Handout PELATIHAN OPERATORSISTEM INFORMASI AKADEMIK

Disusun oleh :Rosalia,S.T

PT. GAMATECHNO INDONESIA2011

1 | P a g e

DAFTAR ISI

Pendahuluan................................................................................................4

1. Tinjauan Sistem.....................................................................................................................4

2. Tujuan...................................................................................................................................4

How to..?......................................................................................................5

A. Proses Registrasi Mahasiswa Baru.............................................................................................5

1. Setup Periode Baru...............................................................................................................5

2. Setup Tarif Pembayaran Mahasiswa.....................................................................................5

3. Entri Data Mahasiswa Baru...................................................................................................7

4. Pembayaran Mahasiswa.......................................................................................................8

5. Pembuatan NIM..................................................................................................................10

6. Verifikasi Mahasiswa Baru..................................................................................................11

B. Mastering Data........................................................................................................................12

1. Data Dosen..........................................................................................................................12

2. Data Mahasiswa..................................................................................................................12

3. Setting Kurikulum................................................................................................................13

4. Setup Matakuliah................................................................................................................13

5. Setup Kesetaraan Matakuliah.............................................................................................14

6. Setup Account Portal Akademik..........................................................................................15

C. Menjelang Semester Baru.......................................................................................................18

1. Setup Semester Baru...........................................................................................................18

2. Setting Penjadwalan............................................................................................................18

3. Pengelolaan KRS..................................................................................................................19

4. Persetujuan KRS..................................................................................................................20

D. Masa Semester Aktif................................................................................................................22

1. Pengelolaan Peserta Kelas..................................................................................................22

2. Cetak Presensi Kelas............................................................................................................23

2 | P a g e

3. Pengelolaan Data Kemahasiswaan......................................................................................23

4. Pengelolaan Ujian...............................................................................................................25

5. Cetak Kartu Ujian................................................................................................................26

E. Masa Akhir Semester...............................................................................................................28

1. Penginputan Nilai................................................................................................................28

2. Penyusunan Transkrip.........................................................................................................29

F. Kelulusan.................................................................................................................................30

1. Pendaftaran Tugas Akhir.....................................................................................................30

2. Pendaftaran Ujian Tugas Akhir............................................................................................31

3. Pengelolaan Ujian Tugas Akhir............................................................................................32

4. Pendaftaran Yudisium.........................................................................................................35

5. Pengelolaan Yudisium.........................................................................................................35

G. Portal Akademik Mahasiswa dan Dosen..................................................................................37

1. KRS Online Mahasiswa........................................................................................................37

2. Melihat Kartu Hasil Studi (KHS) Mahasiswa........................................................................38

3. Virtual Class Bagi Mahasiswa..............................................................................................38

4. Entri Nilai Bagi Dosen..........................................................................................................39

5. Persetujuan KRS Bimbingan Akademik................................................................................40

6. Virtual Class Bagi Dosen......................................................................................................41

3 | P a g e

Pendahuluan1. Tinjauan SistemSistem Informasi Akademik sebagai sistem yang digunakan dalam sebuah institusi pendidikan tinggi untuk mengelola data-data akademiknya. Sistem informasi ini membantu operator untuk mengelola proses akademik secara terpadu dan terintegrasi dengan aplikasi akademik yang lain, sehingga dapat mempermudah semua pihak dalam mendapatkan data akademik secara akurat dan cepat.

Sistem Informasi Akademik merupakan sistem untuk mengelola data-data akademik mahasiswa dimulai dari awal semester perkuliahannya hingga mahasiswa dinyatakan lulus. Setiap proses memiliki keterkaitan dengan proses sebelumnya, sehingga diperlukan pengisian data secara runtut agar dapat menghasilkan laporan data yang akurat.

2. Tujuan

1) Memandu para operator untuk dapat melakukan pengelolaan data-data akademik

2) Membiasakan operator menggunakan alat bantu berupa aplikasi dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pengelolaan data akademik.

4 | P a g e

How to..?A. Proses Registrasi Mahasiswa Baru

1. Setup Periode BaruSebuah periode yang diaktifkan pada aplikasi Registrasi merupakan periode yang terhubung dengan periode pada aplikasi Finansi Pembayaran. Periode ini adalah periode semester aktif dimana mahasiswa melakukan registrasi dan herregistrasi. Hendaknya periode yang diaktifkan pada aplikasi registrasi dan aplikasi finansi pembayaran adalah sama.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada menu utama pilih Menu Registrasi Periode

2. Pada halaman Periode, tekan tombol 3. Selanjutnya akan tampil halaman Tambah Periode, isikan data-data yang diperlukan

seperti : Tahun Akademik, pilih Tahun Akademik tersebut. Periode, pilih Periode tersebut.

4. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode.5. Tekan tombol Aktifkan untuk mengaktifkan sebuah periode semester.

2. Setup Tarif Pembayaran MahasiswaDalam sebuah periode registrasi/herregistrasi, mahasiswa (baik baru maupun lama) akan membayarkan sejumlah uang kepada bagian pengelola pembayaran mahasiswa. Pembayaran dikelola dengan aplikasi pembayaran mahasiswa dan datanya akan terhubung dengan database registrasi dan akademik untuk mengaktifkan status Registrasi mahasiswa. Besarnya tarif pembayaran akan bisa berbeda antara satu prodi dengan prodi yang lain, antara satu angkatan dengan angkatan yang lain.

Langkah-langkah untuk menyeting tarif pembayaran mahasiswa adalah sebagai berikut :

1. Akseslah aplikasi gtFinansi-Pembayaran2. Pilih menu Manajemen Referensi Setting Pembayaran, tekan tombol .3. Pada halaman tambah Setting Pembayaran, isikan data-data yang diperlukan.

5 | P a g e

4. Untuk menambah variable-variabel pembayaran, tekan tombol . Kemudian pilih Jenis-jenis biaya yang harus dibayarkan pada setting pembayaran ini dengan

menekan tombol . Tutup popup jika Jenis biaya sudah selesai dimasukkan.

5. Jenis biaya yang tadi dimasukkan akan tampil dan perlu dimasukkan pula nominal pembayaran yang harus dibayarkan pada masing-masing jenis biaya.

6 | P a g e

6. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data.

3. Entri Data Mahasiswa BaruIni merupakan sebuah proses untuk mengentrikan data mahasiswa baru yang telah dinyatakan lulus seleksi. Data mahasiswa dientrikan melalui aplikasi gtRegistrasi. Data mahasiswa dapat dientrikan satu per satu ataupun dengan mempergunakan template file excel yang disertakan dalam aplikasi.

Adapun langkah-langkah untuk menambahkan data mahasiswa adalah :

1. Pada menu utama pilih Menu Registrasi Mahasiswa2. Untuk entri data mahasiswa secara satu per satu, pada halaman Mahasiswa, tekan

tombol 3. Kemudian akan tampil halaman tambah Mahasiswa, isikan data dengan lengkap sesuai

dengan kebutuhan seperti : data Mahasiswa, Mahasiswa Pindahan, Data Orang Tua/ Wali, SMTA.

Catatan : tanda (*) menunjukkan bahwa data wajib diisi.

7 | P a g e

4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan penambahan data mahasiswa. 5. Untuk entri data mahasiswa secara massal menggunakan file excel, pada halaman

Mahasiswa tekan tombol .6. Unduh file template excel yang telah disediakan, dan isikan data mahasiswa baru yang

akan dientrikan ke dalam file excel tersebut.7. Unggah file excel yang telah diisi dengan data mahasiswa baru, dengan cara menekan

tombol Browse lalu tekan tombol Upload.

8. Beri tanda centang (√) di depan informasi jumlah data mahasiswa yang berhasil diunggah, dan tekan Simpan untuk menyimpan data.

4. Pembayaran MahasiswaProses pengelolaan data pembayaran mahasiswa dilakukan melalui aplikasi gtFinansi Pembayaran. Proses pembayaran ini akan menghasilkan data mengenai mana mahasiswa yang telah melakukan registrasi dan mana yang belum. Data pembayaran digunakan untuk men-generate NIM bagi mahasiswa baru, dan menjadi prasyarat melaksanakan KRS bagi mahasiswa lama.

8 | P a g e

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum menjalankan proses pembayaran mahasiswa adalah :

Setting tarif pembayaran telah dibuat. Data calon mahasiswa telah dientrikan. Periode yang diaktifkan antara aplikasi gtRegistrasi dan gtFinansi Pembayaran telah

sama.

Langkah-langkah untuk pengelolaan pembayaran mahasiswa adalah :

1. Akses aplikasi gtFinansi Pembayaran.2. Pada menu utama pilih Menu Pembayaran Pembayaran Mahasiswa3. Masukkan NIM atau Nomor Tes atau Nama pada kotak pencarian, kemudian tekan

tombol Tampilkan.

4. Pada jendela Pembayaran mahasiswa, pilih periode pembayaran dan Jenis Pembayaran yang akan dilakukan. Setelah kedua opsi tersebut diisi, akan tampil komponen biaya yang harus dibayarkan dan nominalnya. Untuk mencetak kuitansi pembayaran, tekan tombol cetak.

5. Setelah proses pembayaran mahasiswa berhasil, akan muncul notifikasi beserta nomor kuitansi pembayaran seperti pada gambar di bawah ini. Untuk mencetak kuitansi, tekan tombol Cetak Kuitansi.

9 | P a g e

Proses yang dilakukan setelah pembayaran mahasiswa adalah memverifikasi pembayaran tersebut. Dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pada menu utama pilih Menu Pembayaran Verifikasi Mahasiswa.2. Masukkan nomer kuitansi (No. Pembayaran) pada halaman Verifikasi Pembayaran, dan

Tampilkan.3. Akan muncul halaman detail pembayaran yang telah dilakukan. Tekan tombol

Verifikasi untuk memverifikasi pembayaran yang telah dilakukan mahasiswa.

5. Pembuatan NIMNIM (Nomor Induk Mahasiswa) yang diberikan oleh pihak kampus kepada calon mahasiswa dapat dilakukan setelah data pembayaran nya (registrasinya) diverikasi dan dikirimkan ke dalam aplikasi gtRegistrasi dari aplikasi gtFinansi Pembayaran. Data pembayaran yang dikirimkan akan membuat tombol pembuatan NIM menjadi aktif, sehingga calon mahasiswa dapat dibuatkan NIM-nya.

Langkah-langkah untuk melakukan proses pembuatan NIM adalah sebagai berikut :

1. Pada menu utama pilih Menu Registrasi Pembuatan NIM2. Pada halaman Pembuatan NIM, tekan tombol Buat NIM pada kolom Aksi. Tombol ini

hanya akan muncul pada nama-nama calon mahasiswa yang telah diverifikasi pembayarannya.

3. NIM calon mahasiswa akan ter-generate secara otomatis oleh sistem.

10 | P a g e

6. Verifikasi Mahasiswa BaruProses memverifikasi seorang calon mahasiswa merupakan proses pernyataan bahwa calon mahasiswa tersebut telah sah dinyatakan sebagai mahasiswa baru dan datanya akan masuk ke dalam aplikasi akademik (gtAkademik). Proses ini dapat disertai dengan proses pencetakan surat pernyataan dan tanda terima dari mahasiswa baru kepada pihak kampus.

Adapun langkah-langkah untuk memverifikasi seorang calon mahasiswa adalah sebagai berikut :

1. Pada menu utama pilih Menu Registrasi Verifikasi2. Pada halaman Verifikasi, tekan tombol Verifikasi pada kolom Aksi. Tombol ini hanya

akan muncul pada calon mahasiswa yang telah diverifikasi pembayarannya.3. Bila verifikasi berhasil data akan disimpan ke Sistem Informasi Akademik.

11 | P a g e

B. Mastering Data

1. Data DosenPendataan terhadap data dosen diperlukan pada aplikasi ini untuk melengkapi data saat penyusunan jadwal dan pengesetan dosen pembimbing akademik mahasiswa.

Langkah-langkah untuk menambah data dosen adalah sebagai berikut :

1. Pilih Menu Dosen Data Dosen.2. Pada halaman Daftar Dosen, pilih tombol Tambah.3. Isikan data dosen pada Form Tambah Data Dosen dan tekan tombol Simpan.

2. Data MahasiswaPengelolaan data mahasiswa dilakukan dengan mengupdate biodatanya yang terkait dengan data akademiknya. Dengan konfigurasi database yang terkoneksi antara aplikasi akademik dan aplikasi registrasi, maka apabila hendak melakukan penambahan data atau perubahan biodata mahasiswa secara lengkap dapat dilakukan melalui aplikasi registrasi.

Update biodata mahasiswa terkait data akademiknya, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pilih menu Kemahasiswaan Mahasiswa.2. Pada halaman Daftar Mahasiswa, tentukan filter mahasiswa yang ingin diubah pada

bagian Filter dan tekan tombol Tampilkan sehingga akan tampil daftar mahasiswa.3. Pilih data mahasiswa yang akan diubah, dan tekan tombol Ubah pada kolom Aksi.4. Ubah data pada form Ubah Data Mahasiswa mengenai data-data akademik mahasiswa

yang bersangkutan dan tekan tombol Simpan.

12 | P a g e

3. Setting KurikulumKurikulum merupakan haluan pelaksanaan kegiatan akademik yang akan selalu diperbaharui seiring dengan tuntutan di dunia kerja dan kemajuan ilmu pengetahuan. Kurikulum berisi aturan dasar perkuliahan dan matakuliah apa saja yang wajib ditempuh oleh mahasiswa.

Setiting kurikulum dimulai dengan mendefinisikan nama dari kurikulum yang ada. Kemudian diikuti dengan mendata matakuliah apa saja yang ada dalam kurikulum tersebut. Dan diakhiri dengan melakukan setting kesetaraan terhadap kurikulum sebelumnya serta prasyarat pengambilan matakuliahnya.

Untuk menambah kurikulum, lakukan langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu Kurikulum Data Kurikulum.2. Pilih jenis Program Studi dan tekan OK. 3. Tekan Tombol Tambah Kurikulum Baru pada halaman Daftar Kurikulum.4. Isikan data pada form Tambah Kurikulum dan tekan tombol Tambah.

Kesetaraan matakuliah terhadap matakuliah yang ada di kurikulum sebelumnya atau pun penyetingan prasyarat dilakukan untuk masing-masing matakuliah yang ada dalam kurikulum tersebut.

4. Setup MatakuliahPendataan matakuliah yang terdapat pada setiap kurikulum yang dimiliki oleh setiap program studi berfungsi untuk membentuk sebaran matakuliah yang akan ditawarkan sebagai paket semester kepada mahasiswa. Setiap matakuliah dilengkapi dengan data-data detil yang dimilikinya tentang aturan dan sifat pengambilannya.

13 | P a g e

Untuk menambahkan data sebuah matakuliah dalam kurikulum dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pilih menu Kurikulum Matakuliah.2. Pada halaman Daftar Matakuliah, tekan tombol Tambah Mata Kuliah Baru. 3. Pilih kurikulum dan tekan tombol Pilih.4. Isikan data pada Form Tambah Matakuliah Baru dan tekan tombol Tambah.

Beberapa item isian pada detail matakuliah merupakan mandatory item, atau wajib diisi. Ditandai dengan tanda bintang ( * ). Sehingga apabila ada item bertanda (*) dan masih kosong maka sistem akan melakukan pengecekan dan data gagal disimpan.

5. Setup Kesetaraan MatakuliahPada program studi yang mengalami pergantian kurikulum, adanya perubahan mengenai nama-sifat-penawaran sebuah matakuliah kepada mahasiswa adalah sangat mungkin terjadi. Penyetaraan antarmatakuliah dari dua kurikulum yang berbeda sangat diperlukan, agar apabila mahasiswa mengambil matakuliah dari kurikulum baru yang memiliki kesetaraan dari kurikulum lama, akan dicatat sistem bukan lagi sebagai pengambilan pertama.

Kesetaraan matakuliah juga diperlukan dalam setting pengambilan nilai yang akan dimunculkan pada transkrip nilai mahasiswa. Terkait dengan penamaan matakuliah yang akan dianut, besar SKS, dan nilai yang akan digunakan.

Untuk melakukan setting kesetaraan matakuliah, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu Kurikulum Matakuliah Setara2. Pilih jenis Program Studi dan tekan OK. 3. Pada halaman Matakuliah Setara – Pilih Kurikulum, pilih salah satu kurikulum dan

tekan tombol Lihat pada kolom Aksi sehingga tampil halaman Daftar Mata Kuliah Setara.

4. Pilih data matakuliah yang akan ditambah mata kuliah setaranya, dan tekan tombol Ubah pada kolom Aksi.

5. Pilih program studi dimana matakuliah itu terdapat, dan tekan tombol Pilih.6. Pilih kurikulum dimana matakuliah setara itu terdapat dan tekan tombol Pilih.7. Pilih mata kuliah setara yang dimaksud dengan cara memberikan tanda centang pada

checkbox yang tersedia dan tekan tombol Tambah.

14 | P a g e

6. Setup Account Portal AkademikAccount portal akademik diberikan kepada mahasiswa dan dosen untuk dapat mengelola data akademik nya melalui aplikasi portal akademik. Transaksi akademik yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa melalui portal akademik, datanya akan dapat dilihat pula melalui aplikasi akademik back office.

Pembuatan account portal akademik berfungsi untuk memberikan user-password yang akan digunakan oleh dosen dan mahasiswa login ke dalam aplikasi portal akademik dan mempergunakan semua menu dan fungsi yang terdapat di dalamnya.

Pembuatan account portal akademik untuk mahasiswa dapat dilakukan sebagai berikut :

15 | P a g e

1. Pilih menu Portal Akademik Account Mahasiswa.2. Pada halaman Daftar Mahasiswa, jika belum ada data yang tampil, lakukan pencarian

mahasiswa dengan menggunakan form Cari Mahasiswa yang tersedia. Masukkan data-data yang diminta dan klik tombol Tampilkan.

3. Pada tabel Daftar Mahasiswa, pilih data mahasiswa yang ingin dibuat accountnya dengan menekan tombol Buat pada kolom Aksi.

4. Selanjutnya Account Portal Akademik dari mahasiswa yang bersangkutan akan di buat secara

otomatis oleh sistem. Informasi Account akan tampil di halaman Buat Account Portal

Akademik

Sedangkan untuk account portal akademik dosen dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Pilih menu Portal Akademik Account Dosen.2. Pada halaman Daftar Dosen, jika belum ada data yang tampil, lakukan pencarian

dosen dengan menggunakan form Cari Dosen yang tersedia. Masukkan data-data yang diminta dan klik tombol Tampilkan.

3. Pada tabel Daftar Dosen, pilih data dosen yang ingin dibuat accountnya dengan menekan tombol Buat pada kolom Aksi.

4. Selanjutnya Account Portal Akademik dari dosen yang bersangkutan akan di buat secara otomatis oleh sistem. Informasi Account akan tampil di halaman Buat Account Portal Akademik.

16 | P a g e

Reset password merupakan proses untuk men-generate password account portal yang baru bagi mahasiswa. Proses ini bisa dilakukan apabila mahasiswa lupa akan password portal akademiknya yang terdahulu.

Pembuatan account mahasiswa secara massal adalah proses men-generate user dan password account portal bagi mahasiswa secara massal. Hasil yang ditampilkan dapat dicetak dan kemudian didistribusikan kepada masing-masing mahasiswa.

17 | P a g e

C. Menjelang Semester Baru

1. Setup Semester BaruSetiap akan memulai sebuah semester yang baru, seorang operator aplikasi harus melakukan setting untuk semester yang akan diaktifkan. Setting ini terkait dengan aturan-aturan dan periode semester tersebut dijalankan.

Untuk menyeting sebuah semester yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Semester Setting Semester. 2. Pada halaman Daftar Semester, tekan tombol Tambah.3. Isikan data semester baru ke dalam Form Tambah Semester dan tekan tombol

Simpan.

Beberapa hal yang mesti diseting sebelum sebuah sesi semester digunakan adalah :

Periode semester Kurikulum yang digunakan setiap program studi Periode KRS dan revisi KRS Periode input nilai Aturan-aturan pengecekan syarat dalam semester Metode pengambilan nilai yang digunakan

Sesi semester yang telah dirancang, akan bisa digunakan setelah diaktifkan. Tekan tombol Aktifkan untuk mengaktifkan sebuah sesi semester.

2. Setting PenjadwalanPenjadwalan merupakan proses menyusun jadwal perkuliahan maupun jadwal ujian yang dimulai dengan penawaran kelas apa saja yang akan diselenggarakan pada semester yang aktif.

Untuk menyusun penawaran kelas langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :

18 | P a g e

1. Pilih menu Jadwal Kelas.2. Pada halaman Daftar Kelas, tekan tombol Tambah Kelas.3. Pilih salah satu mata kuliah yang ingin ditambahkan ke daftar kelas yang ditawarkan

dan tekan tombol Pilih.4. Isikan data pada Form Tambah Kelas dan tekan tombol Simpan.

Setelah menyusun kelas apa saja yang akan dibuka, kemudian barulah disusun mengenai jadwal tatap muka dan jadwal ujiannya. Pada bagian ini juga ditentukan ruang kuliah mana yang akan digunakan. Susunlah jadwal tatap muka sebagai berikut :

1. Pilih menu Jadwal Jadwal Kelas.2. Pada halaman Daftar Jadwal Kelas, tekan tombol Jadwal.3. Pada halaman Detail Jadwal Perkuliahan, tekan tombol Tambah.4. Isikan data ke dalam Form Tambah Jadwal Kelas, dan tekan tombol Tambah.

Menyusun jadwal ujian untuk sebuah kelas, dilakukan dengan cara :

1. Pilih menu Jadwal Jadwal Ujian.2. Pada halaman Daftar Jadwal Ujian, perhatikan keterangan sesi ujian. Ganti sesi ujian

menjadi sesi ujian yang akan diset jadwalnya dengan menekan tombol Ganti Sesi Ujian.

3. Setelah tampil halaman Daftar Jadwal Ujian dengan sesi yang dikehendaki, tekan tombol Tambah pada kolom Aksi.

4. Pada Form Buat Jadwal Ujian, isikan data dan tekan tombol Simpan.Catatan: Pada form Tambah Jadwal ini terdapat kolom Peserta dan kolom Urutan. Kolom Peserta berfungsi untuk memberikan batas kapasitas peserta untuk sebuah ruang. Sedangkan kolom Urutan berfungsi untuk memberikan urutan ruang berdasarkan prioritas penempatan peserta.

5. Jika proses penambahan jadwal ujian berhasil, maka selanjutnya akan tampil halaman Detail Jadwal Ujian.

6. Untuk menentukan pengawas yang mengawasi ujian pada ruang ujian yg telah ditentukan, tekan link nama ruang pada kolom Kode Ruang.

7. Pada halaman Ubah Pengawas Ujian, pilih nama pengawas dengan memberikan tanda centang pada checkbox yang tersedia.

8. Tekan tombol Simpan.

3. Pengelolaan KRSProses KRS yang dilakukan mahasiswa merupakan proses penyusunan pengambilan matakuliah apa saja yang akan diikuti oleh mahasiswa tersebut untuk semester yang akan datang. Banyaknya matakuliah yang dapat diambil ditentukan oleh Indeks Prestasi (IP) yang diperoleh mahasiswa tersebut pada semester sebelumnya.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum menjalankan pengelolaan KRS adalah sebagai berikut :

19 | P a g e

IP semester sebelumnya untuk mahasiswa telah dihitung, sehingga memunculkan beban SKS yang dapat diambil pada semester ini.

Matakuliah yang ditawarkan sebagai kelas telah disusun, beserta jadwal tatap mukanya untuk menghindari pengambilan kelas yang bentrok jadwalnya oleh mahasiswa.

Prasyarat matakuliah telah diseting.Proses KRS yang dilakukan operator untuk mahasiswa melalui menu Rencana Studi pada aplikasi Back office dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu Rencana Studi Rencana Studi.2. Tentukan filter dari mahasiswa yang ingin ditampilkan dan tekan tombol Tampilkan.3. Pada halaman Daftar Rencana Studi, pilih data mahasiswa pada Daftar Mahasiswa

Belum KRS dan tekan tombol Lihat.4. Pada halaman Daftar Rencana Studi Mahasiswa, tekan tombol KRS.5. Pada halaman Daftar Rencana Studi Mahasiswa Sesi KRS, tekan tombol Tambah/

Ubah KRS.6. Pada halaman Tambah Rencana Studi Mahasiswa Sesi KRS, pilih mata kuliah beserta

kelasnya dengan memberi tanda centang (√) dan tekan tombol Simpan.

4. Persetujuan KRSPersetujuan KRS adalah proses memberikan persetujuan terhadap kelas matakuliah yang diambil oleh mahasiswa untuk diikuti pada semester yang akan datang. Proses persetujuan ini perlu dilakukan agar mahasiswa dapat tercatat sebagai peserta kelas pada setiap kelas matakuliah yang diambilnya.

Proses persetujuan KRS melalui Back Office dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Pilih menu Persetujuan KRS Persetujuan KRS.2. Tentukan filter Program Studi dari mahasiswa yang ingin disetujui KRS-nya. Tekan

tombol OK.3. Pada halaman Persetujuan Kartu Rencana Studi Mahasiswa, pilih mahasiswa yang

akan disetujui KRSnya dengan memberi tanda centang (√) di depan namanya.

20 | P a g e

4. Tekan tombol Setujui KRS untuk menyetujui KRS, atau tombol Batalkan Persetujuan KRS untuk membatalkan persetujuan KRS.

21 | P a g e

D. Masa Semester Aktif

Ketika masa semester berlangsung, terdapat beberapa proses pendataan yang dilakukan, antara lain mengelola peserta kelas, pengelolaan data kemahasiswaan dan pengelolaan ujian.

1. Pengelolaan Peserta KelasPengelolaan peserta kelas berhubungan dengan hal-hal yang dilakukan operator terkait pengelolaan jumlah peserta kelas yang diperoleh setelah proses KRS.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum menjalankan pengelolaan peserta kelas adalah sebagai berikut :

Data KRS mahasiswa telah melalui persetujuan KRS oleh dosen pembimbing akademiknya.

Masa KRS dan masa revisi KRS telah berakhir, sehingga data yang ada merupakan jumlah peserta yang sudah final.

Beberapa yang dilakukan sebagai bentuk pengelolaan atas peserta kelas adalah:

Memindahkan peserta kelas ke kelas yang lain. Membagi sebuah kelas yang pesertanya terlalu besar ke dalam beberapa kelas paralel. Menggabungkan peserta kelas dari beberapa kelas paralel yang sedikit peserta

kelasnya ke dalam sebuah kelas. Membuat dan mencetak presensi tatap muka – presensi ujian UTS/UAS. Definisi akan peran dan pengawas ujian.

Pada bagian presensi, terdapat proses untuk melakukan rekapitulasi mengenai data kehadiran mahasiswa di setiap pertemuan perkuliahan. Proses ini akan menghasilkan prosentase kehadiran mahasiswa dalam kelas tersebut.

22 | P a g e

Proses Rencana Tatap Muka, merupakan proses untuk menyusun jumlah pertemuan akan dilaksanakan sebuah kelas sepanjang semester. Rencana tatap muka ini meliputi jumlah pertemuan dan rencana tanggal pelaksanaan pertemuan.

Proses Presensi, merupakan proses entri data kehadiran peserta kelas dan dosen per kelas per pertemuan. Beserta materi pertemuan yang diberikan dosen.

Proses Rekap Presensi, merupakan menu untuk menampilkan rekapitulasi kehadiran peserta kelas dan dosen. Rekapitulasi ini berupa prosentase kehadiran yang diperoleh dari jumlah kediran dikalikan dengan jumlah pertemuan.

2. Cetak Presensi KelasUntuk mencetak form presensi kehadiran mahasiswa peserta kelas, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pilih menu Peserta Kelas Cetak Presensi.2. Tentukan filter Program Studi dari kelas yang akan dicetak presensi kelasnya. Tekan

tombol OK.3. Pada halaman Cetak Presensi Kuliah, pilih kelas yang akan dicetak presensinya dengan

memberi tanda centang (√) di depan namanya.4. Untuk mencetak presensi dari beberapa kelas sekaligus, dapat dilakukan dengan

mencetang beberapa kelas lalu menekan tombol Cetak Presensi.

23 | P a g e

3. Pengelolaan Data KemahasiswaanPengelolaan data kemahasiswaan dilakukan terkait status setiap mahasiswa pada semester yang sedang berlangsung. Pada bagian ini, seorang operator aplikasi dapat mengelola data mahasiswa yang DO, yang cuti, maupun yang aktif berdasarkan data mahasiswa yang telah melakukan registrasi ulang di awal semester.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum menjalankan pengelolaan data kemahasiswaan adalah masa registrasi/herregistrasi telah berakhir.

Beberapa yang dilakukan sebagai bentuk pengelolaan data kemahasiswaan adalah:

Melakukan pencatatan untuk mahasiswa yang cuti. Mencatat mahasiswa yang dinyatakan Drop Out atau mahasiswa yang mengundurkan

diri/keluar. Mengelola status aktif/non aktif mahasiswa.

Proses pencatatan mahasiswa yang melakukan cuti adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Kemahasiswaan Cuti Mahasiswa.2. Tentukan filter Program Studi dari mahasiswa yang mengambil cuti pada semester

aktif. Tekan tombol Cari.3. Tekan tombol Tambah Cuti Mahasiswa untuk menambahkan data mahasiswa yang

mengambil cuti.4. Pada halaman Daftar Mahasiswa, pilih mahasiswa yang akan dicutikan dengan

menekan tombol aksi Cuti yang ada disamping nama setiap mahasiswa.5. Isikan kelengkapan data cuti nya, lalu tekan tombol Proses untuk menyimpan data

cuti.

Proses pencatatan mahasiswa yang mengundurkan diri/keluar adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Kemahasiswaan Mahasiswa Keluar.2. Tentukan filter Program Studi dari mahasiswa yang akan mengundurkan diri pada

semester aktif. Tekan tombol Cari.3. Tekan tombol Tambah untuk menambahkan data mahasiswa yang mengundurkan

diri.

24 | P a g e

4. Pada halaman Daftar Mahasiswa, pilih mahasiswa yang akan mengundurkan diri dengan menekan tombol aksi Pilih yang ada disamping nama setiap mahasiswa.

5. Isikan kelengkapan data pengunduran dirinya, lalu tekan tombol Proses untuk menyimpan data.

Proses pencatatan mahasiswa yang drop out/dikeluarkan adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Kemahasiswaan Mahasiswa Drop Out.2. Tentukan filter Program Studi dari mahasiswa yang akan dikeluarkan pada semester

aktif. Tekan tombol Cari.3. Tekan tombol Tambah untuk menambahkan data mahasiswa yang akan dikeluarkan.4. Pada halaman Daftar Mahasiswa, pilih mahasiswa yang akan dikeluarkan dengan

menekan tombol aksi Pilih yang ada disamping nama setiap mahasiswa.5. Isikan kelengkapan data Drop Out, lalu tekan tombol Proses untuk menyimpan data.

Proses pengelolaan data mahasiswa menjadi aktif maupun non-aktif merupakan proses pencatatan yang dilakukan terkait dengan kebijakan tertentu mengenai status studi seorang mahasiswa. :

1. Pilih menu Kemahasiswaan Status Aktif dan Nonaktif Mahasiswa.2. Tentukan filter Program Studi beserta status aktif/nonaktif dari mahasiswa yang

akan dirubah statusnya. Tekan tombol Cari.3. Pilih mahasiswa yang akan dirubah statusnya dengan memberi tanda centang (√) di

depan namanya. Tekan tombol Aktifkan untuk mengaktifkan mahasiswa atau tombol Nonaktifkan untuk menonaktifkan mahasiswa.

4. Pengelolaan Ujian

Pelaksanaan ujian, baik ujian tengah semester (UTS) maupun ujian akhir semester (UAS) pada sebuah semester aktif diperlukan pengelolaan terkait dengan pembuatan presensi kehadiran peserta kelas mengikuti ujian.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum mempersiapkan cetakan presensi UTS/UAS adalah :

Jadwal ujian (UTS/UAS) telah disusun beserta dengan ruangan dan pembagian peserta ujian di tiap-tiap ruang ujian.

25 | P a g e

Rekap presensi telah dientrikan untuk mengetahui prosentase kehadiran setiap peserta kelas.

Pembuatan presensi UTS atau UAS memiliki proses yang sama, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu Peserta Kelas Cetak Presensi UTS atau Cetak Presensi UAS.2. Tentukan filter Program Studi dari kelas yang akan dicetak presensi ujiannya. Tekan

tombol OK.3. Beri tanda centang (√) di depan nama kelas yang akan dicetak presensi ujiannya.

Tekan tombol Cetak untuk mencetak presensi ujiannya.4. Untuk mencetak Berita Acara Ujian, tekan tombol Cetak Berita Acara.

5. Cetak Kartu Ujian

Cetak kartu ujian dilakukan menjelang masa ujian berlangsung, setelah melalui beberapa kondisi yang harus terpenuhi antara lain :

Jadwal ujian (UTS/UAS) telah disusun beserta dengan ruangan dan pembagian peserta ujian di tiap-tiap ruang ujian.

Masa pembayaran biaya perkuliahan telah berakhir, sehingga mahasiswa telah menyelesaikan administrasi pembayarannya.

Untuk mencetak kartu ujian bagi mahasiswa dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

26 | P a g e

1. Pilih menu Rencana Studi Rencana Studi.2. Tentukan filter Program Studi dan Angkatan mahasiswa yang akan dicetak kartu

ujiannya. Tekan tombol Tampilkan.3. Setelah muncul Daftar Mahasiswa Sudah KRS, tekan tombol Cetak Kartu UTS atau

Cetak Kartu UAS yang terdapat di kolom aksi di samping setiap nama mahasiswa.

27 | P a g e

E. Masa Akhir Semester

1. Penginputan NilaiProses entri nilai akhir yang diperoleh mahasiswa merupakan salah satu proses yang dilakukan di akhir sebuah semester. Nilai yang dientrikan diperoleh dari masing-masing dosen pengampu matakuliah.

Entri nilai yang dilakukan dapat dengan mengisikan nilai per komponen penilaian ataupun langsung dengan Nilai Relatifnya.

langkah-langkah untuk proses entri nilai adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Input Nilai Input Nilai Per Kelas.2. Pada halaman Daftar Kelas, tekan tombol Input Nilai pada kolom Aksi.3. Beri tanda centang ( √ ) di depan nama mahasiswa yang akan dientrikan nilainya.4. Isikan nilai pada form Input Nilai Mahasiswa, dan tekan tombol Simpan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses entri nilai adalah : Apabila nilai yang dientrikan dengan menyertakan nilai per komponen

penilaian, maka harus dipastikan prosentase penilaian per komponen telah diseting saat membuat kelas ditawarkan.

Bagian kolom absolut merupakan total nilai yang diperoleh mahasiswa dari hasil penghitungan prosentase nilai per komponen nilai dikali dengan nilai yang diperoleh untuk tiap komponen nilai.

Jangan lupakan memberi centang di depan nama mahasiswa yang akan dientrikan nilainya, sebab tanpa dicentang maka nilai untuk mahasiswa tersebut tidak akan tersimpan.

28 | P a g e

2. Penyusunan TranskripTranskrip merupakan daftar nilai terbaik dari seorang mahasiswa dengan mengacu pada sebuah setingan kurikulum tertentu.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum dilakukan penyusunan transkrip seorang mahasiswa adalah sebagai berikut :

Seluruh nilai dari setiap matakuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester tersebut telah dientri.

Kurikulum yang diberlakukan pada mahasiswa yang akan dibuat transkripnya telah diseting.

Kesetaraan matakuliah telah diseting. Untuk mahasiswa pindahan, nilai yang diperoleh dari perguruan tinggi sebelumnya

telah dientri ke dalam sistem.Proses untuk men-generate transkrip bagi mahasiswa dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pilih menu Transkrip Nilai Transkrip.2. Tentukan filter data yang akan ditampilkan dan tekan tombol Tampilkan.3. Pada halaman Daftar Transkrip Mahasiswa, pilih data mahasiswa dan tekan link nama

mahasiswa pada kolom Nama.4. Pada halaman Detail Transkrip, isikan seting pengambilan nilai dan pengembalian

kurikulumnya lalu tekan tombol Buat Transkrip.

29 | P a g e

F. Kelulusan

1. Pendaftaran Tugas AkhirDi masa akhir perkuliahannya, seorang mahasiswa pada umumnya akan membuat sebuah tugas akhir. Tugas akhir sebagai bentuk pertanggungjawaban selama mengikuti pendidikan di universitas/perguruan tinggi. Matakuliah Tugas Akhir diambil oleh mahasiswa melalui proses KRS sehingga nama mahasiswa tersebut dapat didaftarkan sebagai mahasiswa yang mengambil matakuliah Tugas Akhir dan datanya diproses hingga melalui proses yudisium.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum seorang mahasiswa dapat didaftarkan sebagai mahasiswa pengambil Tugas Akhir pada aplikasi adalah sebagai berikut :

Matakuliah Tugas Akhir/Skripsi telah diset dengan sifat matakuliah [W] Tugas Akhir/Skripsi.

Mahasiswa mengambil matakuliah Tugas Akhir/Skripsi dalam KRS dan KRS-nya telah mendapat persetujuan.

Adapun langkah yang dapat digunakan untuk mendaftarkan mahasiswa sebagai yang mengambil matakuliah Tugas Akhir dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Tugas Akhir Pendaftaran Tugas Akhir.2. Tekan tombol Tambah dan lakukan filtering untuk program studi mahasiswa yang

akan dilakukan pendaftaran Tugas Akhir.3. Dari daftar nama mahasiswa yang muncul, tekan tombol Pilih yang terdapat di

samping nama mahasiswa yang akan didaftarkan.4. Lengkapi isian mengenai detil data tugas akhir mahasiswa.5. Untuk memilih dosen pembimbing tugas akhir/skripsi, tekan tombol Pilih Dosen

sehingga dapat menentukan dosen pembimbing beserta perannya.

30 | P a g e

6. Tekan tombol Tambah untuk menyimpan data pendaftaran tugas akhir mahasiswa.

Pada bagian menu Tugas Akhir, dapat pula ditentukan tentang kuota maksimal bimbingan skripsi bagi setiap dosen. Dengan pengaturan kuota ini, apabila seorang dosen telah memenuhi jumlah kuota bimbingannya, maka hendaknya pelimpahan tugas bimbingan Tugas Akhir mahasiswa dapat diberikan kepada dosen yang lain.

2. Pendaftaran Ujian Tugas AkhirPendaftaran ujian tugas akhir merupakan proses yang dilakukan setelah mahasiswa menyelesaikan tugas akhirnya dan/atau telah dinyatakan oleh dosen pembimbingnya layak untuk maju ujian TA.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum seorang mahasiswa dapat mendaftarkan diri untuk mengikuti ujian TA adalah sebagai berikut :

Judul TA nya telah terdaftar di bagian Pendaftaran Tugas Akhir/Skripsi. Oleh dosen pembimbing TA telah dinyatakan layak dan disetujui untuk diujikan.

31 | P a g e

Adapun langkah yang dapat digunakan untuk mendaftarkan mahasiswa untuk mengikuti Ujian TA adalah dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Tugas Akhir Pendaftaran Ujian Tugas Akhir.2. Tekan tombol Tambah dan lakukan filtering untuk program studi mahasiswa yang

akan dilakukan Pendaftaran Ujian Tugas Akhir.3. Nama mahasiswa yang judul TA nya telah terdaftar akan muncul. Tekan pada tombol

Pilih pada nama mahasiswa yang akan didaftarkan Ujian TA.4. Lengkapi isian mengenai detil data pendaftaran ujian tugas akhir mahasiswa.5. Tekan tombol Tambah untuk menyimpan data pendaftaran.

3. Pengelolaan Ujian Tugas AkhirPengelolaan ujian tugas akhir merupakan proses pencatatan hasil pelaksanaan ujian tugas akhir mahasiswa yang telah terdaftar sebelumnya. Pada bagian pengelolaan ini seorang petugas mencatat hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian tugas akhir mahasiswa.

32 | P a g e

Langkah untuk pengelolaan ujian tugas akhir mahasiswa dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pilih Tugas Akhir Pengelolaan Ujian Tugas Akhir.2. Lakukan filtering untuk menampilkan mahasiswa dari sebuah program studi yang akan

dikelola data ujian tugas akhirnya.3. Tekan tombol Ujian TA pada nama mahasiswa yang akan dikelola data ujiannya.

Isikan detail data ujian tugas akhir mahasiswa.4. Set Status Ujian TA menjadi Sudah. Dan set Status Lulus menjadi Lulus.5. Pilih juga dosen yang menguji dalam pelaksanaan ujian Tugas Akhir. Tekan Simpan

untuk menyimpan data detil pengelolaan ujian tugas akhir.

33 | P a g e

34 | P a g e

4. Pendaftaran YudisiumSetelah seorang mahasiswa menyelesaikan kewajibannya mengikuti perkuliahan maka sebelum diwisuda dan dinyatakan lulus dari perguruan tinggi mahasiswa tersebut mengikuti proses yudisium. Proses yudisium sendiri adalah proses untuk membereskan segala urusan administrasi yang terkait dengan perkuliahan, diantaranya adalah proses menyusun daftar nilai akhir mahasiswa, penghitungan IP Kumulatif akhir yang akan tercatum di dalam ijazah seorang mahasiswa.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum proses yudisium dapat berjalan dengan menggunakan aplikasi akademik adalah :

Mahasiswa yang akan mengikuti yudisium, telah dinyatakan lulus dan selesai dari proses Tugas Akhir.

Seting gelar, syarat yudisium dan sesi yudisium telah dientrikan dalam aplikasi.

Adapun langkah yang dapat digunakan untuk mendaftarkan mahasiswa mengikuti yudisium ke dalam sistem dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih Kelulusan Pendaftaran Yudicium.2. Tentukan Filter dan tekan tombol Tampilkan.3. Pada halaman Pendaftaran Yudicium, tekan tombol Tambah.4. Pilih mahasiswa yang ada di daftar mahasiswa lulus tugas akhir yang akan didaftarkan

yudisium dengan cara menekan tombol Pilih pada kolom Aksi. 5. Isikan data pada form dan tekan tombol Tambah.

5. Pengelolaan YudisiumSelanjutnya, setelah mahasiswa didaftarkan sebagai yang akan mengikuti yudisium, operator akademik akan mengelola data-data pendaftar sehingga dinyatakan lulus yudisium.

Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Pilih Kelulusan Pengelolaan Yudicium.2. Tentukan Filter dan tekan tombol Tampilkan.

35 | P a g e

3. Pada halaman Pengelolaan Yudicium, tekan tombol Yudicium pada kolom Aksi yang terdapat di samping nama seorang pendaftar yudisium.

4. Isikan data pada form Yudicium Mahasiswa, pada bagian Status Yudicium, ubah status “Belum” menjadi “Sudah” beserta kelengkapan yang lainnya.

5. Tekan tombol Simpan.

36 | P a g e

G. Portal Akademik Mahasiswa dan Dosen

1. KRS Online MahasiswaProses KRS dapat dilakukan secara mandiri oleh mahasiswa melalui aplikasi Portal Akademik. Data akademik yang muncul di aplikasi Portal Akademik berasal dari data-data yang diseting melalui aplikasi akademik back office. Matakuliah dan kelas yang muncul di menu rencana studi pada portal akademik merupakan kelas-kelas yang diseting pada menu Jadwal di aplikasi back office.

Beberapa warning yang terjadi pada saat KRS melalui portal akademik adalah :

1. Bentrok Jadwal (jadwal tatap muka dan jadwal ujian).

2. Informasi belum memenuhi prasyarat pengambilan matakuliah.

3. Informasi melampaui jatah SKS.

4. Informasi kuota kelas telah penuh.

Langkah-langkah untuk menambah data rencana studi mahasiswa melalui portal akademik adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Kartu Rencana Studi.2. Tekan tombol Tambah Matakuliah.3. Pilih matakuliah yang akan diambil pada semester bersangkutan dengan cara

memberikan tanda centang pada checkbox yang tersedia pada kolom Kelas/Matakuliah dan tekan tombol Tambah.

Setelah proses pengambilan matakuliah ini, akan ada informasi mengenai matakuliah yang berhasil ditambahkan dan matakuliah yang gagal ditambahkan, beserta dengan warning bentrok apabila terjadi.

37 | P a g e

2. Melihat Kartu Hasil Studi (KHS) MahasiswaMahasiswa dapat melihat KHS nya juga melalui aplikasi portal akademiknya. Untuk melihat KHS nya mahasiswa dapat melihat melalui menu Kartu Hasil Studi.

1. Pilih menu Kartu Hasil Studi.2. Pilih semester yang akan dilihat dan tekan tombol Lihat. Akan tampil halaman Kartu

Hasil Studi seperti pada gambar di bawah. 3. Untuk mencetak Kartu Hasil Studi ini tekan tombol Cetak.4. Pilih menu File Print.5. Tekan tombol Print/OK.

3. Virtual Class Bagi MahasiswaVirtual Class berfungsi sebagai alat bantu dalam pelaksanaan proses belajar mengajar. Portal Virtual Class Mahasiswa di bagi dalam 9 kategori yaitu : Materi kuliah, Pengumuman, Tugas Kuliah , Diskusi Online, Agenda Kelas, Agenda Pribadi, File Sharing, dan Referensi.

Salah satu contoh dari virtual kelas adalah Tugas Kuliah.

Fungsi ini digunakan oleh Mahasiswa untuk melihat tugas-tugas yang diberikan dosen untuk mata kuliah yang diikutinya.

38 | P a g e

Mahasiswa dapat melihat detail daftar tugasnya dengan cara :

1. Pilih menu Tugas Kuliah.2. Pada halaman Daftar Tugas pilih dan klik link judul tugas yang terdapat pada kolom

JUDUL. Selanjut nya akan tampil detail Data Tugas, seperti gambar di bawah ini.

4. Entri Nilai Bagi DosenPenggunaan portal akademik bagi dosen salah satunya adalah fasilitas untuk entri nilai secara mandiri ke dalam sistem akademik. Dosen pengampu sebuah kelas dapat memberikan nilai akhir bagi peserta kelasnya melalui menu Pengelolaan Nilai yang terdapat pada aplikasi portal akademik.

Langkah-langkah dalam pemberian nilai akhir adalah :

1. Pilih menu Pengelolaan Nilai.2. Pada halaman Pengelolaan Nilai, tentukan sistem informasi akademik dan jenis

semester dari mata kuliah yang akan dikelola nilainya dan tekan tombol Lihat.

39 | P a g e

3. Pilih kelas matakuliah yang akan dientrikan nilainya dengan cara menekan link nama kelas pada kolom Kelas.

4. Akan ada 3 kondisi yang mungkin terjadi:a. Dosen berhak memasukkan nilai atau merubah nilai.

Tentukan nilai untuk masing-masing mahasiswa dan tekan tombol Ubah Nilai.

b. Dosen tidak berhak memasukkan nilai karena tidak berada dalam masa (periode) pengisian nilai untuk semester yang dipilih.

c. Dosen tidak berhak memasukkan nilai karena tidak mempunyai hak input nilai. Hal ini dapat terjadi jika dosen yang bersangkutan tidak diberi kewenangan untuk memberikan nilai melalui portal akademiknya.

5. Persetujuan KRS Bimbingan AkademikPersetujuan atas KRS yang dilakukan mahasiswa bimbingan akademik dapat dilakukan dosen melalui portal akademik. Seorang dosen pembimbing akademik memiliki kewenangan untuk melihat data KRS mahasiswa dan kemudian menyetujui pengambilan matakuliahnya.

Langkah-langkah untuk memberikan persetujuan atas KRS mahasiswa bimbingan akademiknya dapat dilakukan dengan cara :

1. Pilih menu Bimbingan Akademik.2. Pada halaman Daftar Bimbingan Akademik pilih mahasiswa yang ingin dilihat

KRSnya dan tekan link KRS yang terdapat pada kolom Lihat sehingga akan tampil halaman Kartu Rencana Studi dari mahasiswa yang bersangkutan.

40 | P a g e

3. Pada KRS mahasiswa dosen dapat melakukan penambahan dan pembatalan matakuliah yang telah diambil. Untuk menyetujui KRS mahasiswa bimbingan dosen tekan tombol Setujui KRS. Tekan tombol Cetak untuk mencetak KRS mahasiswa tersebut atau tekan tombol Kembali untuk kembali ke halaman Daftar Bimbingan Akademik.

6. Virtual Class Bagi DosenVirtual Class ini berfungsi sebagai alat bantu dalam pelaksanaan proses belajar mengajar bagi dosen. Untuk Fungsionalitas Portal Virtual Class Dosen di bagi dalam 8 kategori yaitu : Materi kuliah, Pengumuman, Tugas Kuliah , Diskusi Online, Agenda Kelas, Agenda Pribadi, File Sharing, dan Referensi.

Salah satu contoh dari virtual kelas Tugas Kuliah.

Fungsi ini digunakan oleh Dosen untuk mengupload dan menyimpan data tugas-tugas kuliah pada mata kuliah yang diampunya.

41 | P a g e

Seorang dosen pengampu matakuliah dapat mengupload tugas kuliah untuk peserta kelasnya melalui portal akademik ini dengan cara sebagai berikut :

1. Pilih menu Tugas Kuliah.2. Pada halaman Daftar Tugas, tekan tombol Tambah. 3. Pada halaman form Tugas Baru upload file tugas yang ingin ditambahkan dan tekan

tombol Simpan.

Sedangkan untuk memberikan nilai terhadap tugas yang telah dikumpulkan peserta kelasnya dapat dilakukan dengan,

1. Pilih menu Tugas Kuliah.2. Pada halaman Daftar Tugas pilih matakuliah yang diampu oleh dosen yang

bersangkutan dan tekan tombol Tampilkan. 3. Selanjutnya klik link Nilai yang terdapat pada kolom Aksi.4. Pada halaman Nilai Tugas, isikan nilainya pada kolom Nilai dan tekan tombol Simpan.

42 | P a g e