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ドキュメントワークフロー変⾰による競争⼒強化AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems | June 2017

AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems

DX ＝デジタル・トランスフォーメーション

モビリティクラウドビッグデータ

企業のDXが進⾏

これらを駆使してビジネス変⾰を実現すること

ドキュメントのデジタル化が必要に

契約書

紙ベースのワークフローのままでの競争⼒強化は困難

デジタル化

時間短縮

コスト削減

⾒える化

IDCからの提案

企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）への取り組みが進展するなか、競争⼒を強化するためには、契約書などの社外ドキュメントのプロセスを改善し、「早い／安い／⾒える」を早期に実現することが必要である。このため、企業はドキュメントのデジタル化を推進すると同時に「電⼦サイン」を導⼊し、ドキュメントプロセスのスピード向上を進めることを提案する。

ソーシャル

サマリー

1

「電⼦サイン」の導⼊で企業の競争⼒を強化「クラウド型電⼦サインサービス」でスピーディな導⼊を実現

AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems国内企業におけるドキュメントのデジタル化の状況

8割近くの企業が、いまだに社外ドキュメントを紙ベースで運⽤

Source: IDC Japan, March 2017(n=634)

企業や消費者は、効率／利便性の向上を求めて急速にデジタル化へシフトしている。しかし国内企業でのドキュメントおよびドキュメント承認フローは紙ベースが多く残っている。本調査で、企業のドキュメントおよびドキュメント承認フローのデジタル化に対する成熟度は77％が「レベル3」以下の状態にあり、ドキュメント／承認フローの電⼦化は進んでいないことが判明した。

2

社内外のドキュメントはデジタル化され、社内外の承認フローも電⼦化されている。

社内外のドキュメントはデジタル化され、社内の承認フローが電⼦化されている。

社内ドキュメントの多くがデジタル化され、社外のドキュメントの多くは紙のまま。承認フローは社内の⼀部が電⼦化されているが、社外は電⼦化されていない。

社内ドキュメントの多くがデジタル化され、社外ドキュメントの多くは紙のまま。社内外の承認フローは電⼦化されていない。

社内外のドキュメントのほとんどが紙のまま。社内外の承認フローは電⼦化されていない。

レベル1

77％

レベル2 レベル3 レベル4 レベル5

AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems企業ドキュメントワークフローの課題

ドキュメントのデジタル化を⾏う前の課題

※「紙が多すぎた」以外の回答で、合計25%を超えた項⽬を集計※「最も重視」は必須回答、「2 番⽬に重視」と「3 番⽬に重視」は任意回答

契約や承認の時間

ドキュメントの保管コスト

過去のドキュメントの検索

ドキュメントワークフローの3⼤課題

ドキュメントのデジタル化を⾏った企業がデジタル化以前に感じていた課題は「契約や承認の時間（が遅い）」「ドキュメント保管コスト（が⾼い）」「過去のドキュメント検索（が⾒えない）」であり、これらの課題を解決するためにドキュメントのデジタル化を進めたと考えられる。これらの項⽬はドキュメントを扱うすべての企業に共通することであり、調査対象となったデジタル化を達成した企業固有の課題ではないとIDCでは考えている。

33%

30%

30%

3

Source: IDC Japan, March 2017

最も重視 (n=227) 2番⽬に重視 (n=213) 3番⽬に重視 (n=205)

AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems電⼦サインのメリット

電⼦サインシステムの導⼊後に感じたメリット

契約や承認のスピード向上

33%ドキュメント保管コスト削減

ドキュメントの検索性向上

電⼦サイン導⼊で３⼤課題が解消

⼀⽅、電⼦サインを導⼊している企業が感じたメリットは、「契約や承認のスピード向上（早い）」「コピー／⼈件費のコスト削減（安い）」「ドキュメントの検索性向上（⾒える）」が多数を占めており、25％以上の企業がこうしたメリットを挙げている。電⼦サインの活⽤によって、デジタル化以前に感じていたドキュメントの課題を解決している。

25%

25%

4


※「紙が多すぎた」以外の回答で、合計25%を超えた項⽬を集計※「最も重視」は必須回答、「2 番⽬に重視」と「3 番⽬に重視」は任意回答

最も重視 (n=227) 2番⽬に重視 (n=211) 3番⽬に重視 (n=205)

AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems電⼦サイン導⼊済企業のドキュメント利⽤状況

⾒積書発注書契約書

(n=227)

1位 2位 3位

電⼦サインを導⼊している企業を対象に調査したところでは、電⼦サインの適⽤ドキュメントは、発注書、契約書、⾒積書に及び、サインが必要な社外重要ドキュメントにも電⼦サインが適⽤されていることが判明した。発注書、⾒積書、契約書などの⾦銭に関わる書類に対しても、約2割程度の企業が電⼦サインを適⽤しているとしている。電⼦サインは法的に有効であり、セキュリティが確保されている環境下では社外向け重要ドキュメントにも適⽤可能である。

5


電⼦サイン導⼊企業の約2割が、発注/契約関連の⽂書で電⼦サインを活⽤


電⼦サインシステムによって短縮できた時間ドキュメント別

5⽇程度 3⽇程度 1⽇程度2週間程度

75%以上の企業が

多くの企業で関⼼の⾼い「契約や承認のスピード向上」について、電⼦サインによって短縮できた具体的な時間を電⼦サインを導⼊した企業を対象に調査した。この結果、75％以上の企業が電⼦サインによって 3⽇から2週間程度のドキュメントワークフロー短縮を実感している。このことは、パートナー、顧客などの社外ステークホルダーの満⾜度を向上させると同時に、企業内の効率化を実現していることになる。特に契約書／検収書などは売上に直結するため、ビジネス効率の向上に寄与する。

3⽇以上の短縮効果を実感

6

12% 57% 25%

22% 52% 24%

21% 57% 16%

6%

2%

6%


電⼦サインの効果

75％

⾒積書 (n=60)

発注書 (n=107)

契約書 (n=75)

AN IDC InfoBrief, sponsored by Adobe Systems電⼦サインの導⼊事例

「Adobe Sign」

導⼊後のコメント

導⼊の⽬的導⼊した電⼦サインシステム導⼊の効果

スピードアップと利便性の改善による顧客満

⾜度の向上

プロセス改善によるスピードアップ

7

The Royal Bank of Scotland(RBS)の事例RBSは、⾦融危機や低⾦利時代にあっての利益率低下によって、経営体質を変化させる必要があり、リテイルバンク部⾨の改⾰を⾏った。リテイル⼝座の開設を容易にして、顧客から⾒た「スピード」に基づいたKPI設計を⾏い、⽀店から離れた場所に居住する申込客や来店の煩わしさを嫌う顧客層の、オンライン⼝座開設の向上を⽬指した。この際、RBSではAdobe Signを採⽤して、顧客の⼝座開設プロセスやRBS⾏内の承認プロセスを短縮し、結果としてオンライン⼝座開設率を向上させた。電⼦サインによるドキュメントワークフローのスピードアップを⾏い、社内効率化と顧客満⾜度向上によって顧客獲得を増加している。電⼦サインは規制の強い⾦融機関にも採⽤されているITツールである。

我々のような保守的な⽼舗銀⾏にできた変⾰が、他の企業にできないわけはない“

“


Copyright Notice:

本レポートは、IDCの製品として提供されています。本レポートおよびサービスの詳細は、IDC Japan株式会社セールス（Tel：03-3556-4761、[email protected]）までお問い合わせ下さい。

また、本書に掲載される「Source: IDC Japan」および「Source: IDC」と出典の明⽰されたFigure やTableの著作権はIDCが留保します。Copyright © 2017 IDC Japan 無断複製を禁じます。

8

本レポートは、IDCが発⾏したWhite Paperをベースに作成したものである。DX時代のドキュメントワークフローの成功要因を探る：電⼦サインの有効性 (Sponsored by アドビシステムズ)発⾏時期： 2017年3⽉

同ホワイトペーパー作成に際し、「企業のデジタルドキュメントの利⽤状況調査」を実施した。調査時期： 2016年12⽉

調査⽅法： Webアンケート

調査対象：従業員規模100⼈以上の国内ユーザー企業

サンプルサイズ： 634サンプル(社内外ドキュメントの起案／承認業務にかかわる課⻑職以上）

Methodology

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