faktor yang mempengaruhi keberhasilan...
TRANSCRIPT
Makalah
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN
DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DALAM PENERAPANNYA DI SUATU
ORGANISASI
Sistem Informasi Manajemen
Dosen: Prof. Dr. Ir. Arif Imam Suroso
Oleh:
Juniar Prayogi
P056132092.46e
MB - IPB
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ...................................................................................................... i
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... ii
1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1 Latar belakang ........................................................................................ 1
1.2 Tujuan ................................................................................................... 2
1.3 Manfaat ................................................................................................. 2
2 TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................. 3
2.1 Konsep Dasar Sistem ............................................................................ 3
2.2 Konsep Dasar Informasi......................................................................... 3
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ............................................................. 4
2.4 Komponen Sistem Informasi ................................................................. 5
2.5 Jenis-Jenis Sistem Informasi .................................................................. 7
2.6 Fungsi Utama Sistem Informasi ............................................................. 9
3 HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................................... 11
3.1 Penyebab Kegagalan Sistem Informasi ............................................... 11
3.1.1 Faktor SDM dan Manajemen ................................................ 11
3.1.2 Faktor Terknis dan Infrastruktur ........................................... 15
3.1.3. Faktor Lain ........................................................................... 16
3.2 Faktor Keberhasilan Sistem Informasi ................................................ 17
4 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 20
4.1 Kesimpulan .......................................................................................... 20
4.2 Saran ................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 21
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Komponen-komponen dan Skema SIM (Sumber: O‟Brien, 2005) ......... 5
Gambar 2 Jenis-jenis sistem informasi ................................................................... 7
1
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Fenomena yang terlihat sejak pertengahan tahun „80-an adalah
perkembangan di bidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) yang
sedemikian pesatnya. Bila digambarkan secara grafis, kemajuan yang terjadi
terlihat secara eksponensial. Tidak ada yang dapat menahan lajunya
perkembangan teknologi informasi, keberadaannya telah menghilangkan garis-
garis batas antar negara dalam hal aliran informasi, tidak ada negara yang dapat
mencegah mengalirnya informasi dari atau ke luar negara lain, karena batasan
antara negara tidak dikenal dalam dunia maya.
Penerapan teknologi seperti LAN, WAN, GlobalNet, Intranet, Internet,
Ekstranet, semakin hari semakin merata dan membudaya di masyarakat.
Perusahaan-perusahaan pun sudah tidak terikat pada batasan fisik lagi. Melalui
virtual world of computer, perusahaan dapat mencari pelanggan di seluruh lapisan
masyarakat dunia yang terhubung dengan jaringan internet.
Pada dasarnya, seorang pelanggan dalam memilih produk atau jasa yang
dibutuhkannya, akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa tersebut
dengan beberapa kriteria yaitu cheaper (lebih murah), better (lebih baik), dan
faster (lebih cepat). Di sinilah peranan sistem informasi sebagai salah satu
komponen utama dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan untuk
dapat memenuhi ketiga kriteria tersebut.
Kunci dari kinerja perusahaan terletak pada bagaimana proses yang terjadi,
baik di dalam perusahaan maupun yang langsung bersinggungan dengan
pelanggan. Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses (business process)
yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik maka sebuah perusahaan akan
memiliki kinerja yang handal, untuk itu dibutuhkanlah suatu manajemen sistem
informasi, dimana dalam manajemen ini digabungkan peranan komputer dan
teknologi informasi, dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur
organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya,
sehingga terbentuk sistem informasi yang baik.
2
Kenyataan bahwa lingkungan bisnis yang sering berubah dan dinamis pada
saat ini, menjadi tantangan besar para manajemen. Perubahan yang terjadi tidak
hanya sebagai dampak kompetisi yang sedemikian ketat, namun karena adanya
faktor-faktor eksternal lain seperti politik, ekonomi, sosial budaya, yang secara
tidak langsung menghasilkan kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan baru
yang harus ditaati perusahaan. Secara operasional, tentu saja hal ini sangat
menyulitkan praktisi teknologi informasi dalam menyusun sistemnya, tidak jarang
di tengah-tengah konstruksi sistem informasi, terjadi perubahan kebutuhan
sehingga harus diadakan analisa ulang terhadap sistem yang akan dibangun.
Sedangkan sukses tidaknya suatu organisasi/ perusahaan dalam beradaptasi pada
perubahan, bisa dikatakan sangat bergantung pada sistem manajemen
informasinya. Di dalam tulisan ini akan dibahas faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan dan kegagalan sistem informasi.
1.2 Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan menganalisis faktor-faktor apa saja yang
dapat mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi
manajemen, dalam perannya sebagai sarana pendukung kegiatan operasional
organisasi.
1.3 Manfaat
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah, dengan diketahuinya faktor-
faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan maupun kegagalan penerapan
sistem informasi manajemen, suatu organisasi, baik manajer maupun praktisi
teknologi informasi dapat merumuskan upaya-upaya pencegahan maupun upaya-
upaya solutif untuk memecahkan persoalan yang ada.
3
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Saripudin (2008), konsep dasar sistem ada dua pendekatan, yaitu
penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya. Sistem yang
lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan
definisi sistem yg lebih menekankan pada komponen/elemen adalah kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem memiliki karakteristik, yaitu mempunyai komponen, batas sistem,
lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah/proses, dan
sasaran atau tujuan. Singkatnya, sistem adalah kesatuan prosedur atau komponen
yang saling berkaitan satu sama lain dan bekerja bersama sesuai dengan aturan
yang diterapkan untuk mencapai tujuan yang sama. Di dalam suatu sistem
tersebut, apabila terjadi satu bagian saja yang tidak bekerja atau rusak, maka suatu
tujuan bisa terjadi kesalahan pada hasil akhirnya atau outputnya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Definisi informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Saripudin,
2008). Data sendiri adalah fakta atau kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan representasi dunia
nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa,
pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk
angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus diolah untuk
menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan untuk
4
mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus
pengolahan data (siklus informasi).
Kualitas informasi tergantung pada beberapa hal diantaranya:
1. Akurat, informasi yang akurat berati bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti
harus jelas mencerminkan maksudnya. Komponen akurat meliputi :
- Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
- Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki kebenaran.
- Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki keamanan.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab
informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga
bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat
berakibat fatal.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaan.
4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi
tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, akan tetapi
dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
5
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Saripudin, 2008).
Atau dengan kata lain, sistem informasi adalah kerangka kerja yang
mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah
masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran
organisasi/perusahaan.
2.4. Komponen Sistem Informasi
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi
melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.
Menurut O‟brien (2005) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people,
hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini
disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan
menyebarkan informasi dalam organisasi. Pada Gambar 2 berikut tampak skema
aktifitas serta komponen dalam SIM.
Gambar 1. Komponen-komponen dan Skema SIM (Sumber: O’Brien, 2005)
Sistem informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut blok
bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,
6
komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen
software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut
saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk
mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang
dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi yang digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi. Berfungsi sebagai tempat untuk menampung database, atau
lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar
dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di hardware komputer dan
7
menggunakan sofware untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dan
diorganisasikan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses dengan software yang disebut DBMS
(Database Management System).
8. Komponen kontrol
Kontrol atau pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
9. Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan perangkat komputer dalam satu kesatuan diperlukan
media berupa komponen jaringan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan
software jaringan. Hardware berupa kartu penghubung jaringan (Network
Interface Card), media penghubung jaringan seperti HUB (konsentrator),
repeater, bridge, dan router. Sedangkan komponen software jaringan berupa
sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.
2.5. Jenis-jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda,
tergantung pada kebutuhan dalam organisasi. Sistem informasi dapat dibagi
menjadi beberapa jenis yang dapat dilihat pada gambar berikut (gambar 1) :
Gambar 2. Jenis-jenis sistem informasi
8
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan
untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti
daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang
memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data
yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja
data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya
menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara
keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek
OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan
komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung
para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu
menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka menyampaikannya ke
organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas
organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat
keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat
keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis
yang sudah terkomputerisasi (basis data). Dari pengertian di atas, dapat ditarik
kesimpulan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk
memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam
rangka mencapai tujuan. Data-data tersebut diolah oleh manajemen menjadi
sebuah informasi.
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai
sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung
9
pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap
wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Expert System (ES) dan Artificial intelegence (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara
cerdas. ES menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk
menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. ES (juga
disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan
pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu
organisasi. Berbeda dengan DSS yang meninggalkan keputusan terakhir bagi
pembuat keputusan, sedangkan ES langsung menyeleksi solusi terbaik terhadap
suatu masalah khusus.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support
Computer Support Collaborative Work Systems (CSCWS) Bila kelompok,
perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak
terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS
dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah
dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan
skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCWS yang mencakup
pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi
tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS
membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan
menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang
bisa diakses seperti kantor.
2.6 Fungsi Utama Sistem Informasi
1. Mendukung Operasi Bisnis.
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim
informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis
seharihari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka
10
kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan
informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.
Sistim informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu
manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama
dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk
mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu
para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih
bermakna.
3. Mendukung Keunggulan Strategis.
Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran
strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar
11
3 HASIL DAN PEMBAHASAN
Gagalnya sebuah proyek merupakan hal yang tidak diinginkan oleh semua
pihak di dalam sistem. Proyek sistem informasi misalnya, untuk membangun
sistem informasi dibutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Namun, hanya
karena sedikit kesalahan, proyek tersebut dapat mengalami kegagalan. Dan dari
pengalaman para praktisi SI, perencanaan proyek yang matang saja tidak cukup,
ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika ingin proyek menjadi sukses dan
tidak mengalami kegagalan.
3.1 Penyebab Kegagalan Sistem Informasi
Ada beberapa hal yang menyebabkan gagalnya sebuah proyek. Bisa jadi di
antara hal tersebut adalah sesuatu yang sangat kecil tetapi berakibat fatal jika
dilupakan atau disepelekan oleh developer yang membangun sebuah sistem.
Dalam tulisan ini penyebab kegagalan dibagi dalam tiga kategori, yaitu faktor
Sumber Daya Manusia (SDM) dan Manajemen, Teknis dan Peralatan, dan faktor
lain.
3.1.1 Faktor Sumber Daya Manusia dan Manajemen
1. Skill yang kurang memadai (inkompetensi teknologi)
Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang
memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah
berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses
pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan
oleh pemilik sistem.
Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja,
bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya
manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada
perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan
sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten
12
dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut
telah diterapkan.
2. Manajemen yang Buruk
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada
penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang
dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009)
berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak
hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan
organisasional. Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru
diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional.
Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen yang buruk adalah salah satu
faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi. Manajemen adalah hal
penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik mungkin demi keberhasilan
pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen yang buruk adalah salah satu cara
untuk menjamin keberlangsungan proyek. Dengan manajemen yang baik, maka
kebutuhan di dalam proyek akan tercukupi.
3. Perencanaan yang tidak memadai
Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai
aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor
yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika
suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan
perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya
keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya
perancanaan yang matang penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-
sia.
Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang
sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan
dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk
mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang
akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Oleh karena itu,
pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan
13
implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap
sistem yang dikembangkan.
4. Kurangnya dukungan dari pihak manajemen eksekutif
Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika
pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem
informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan
staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam
bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada
proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta
berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang
memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi
perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam
prosesnya. Dengan adanya sistem informasi akan menyebabkan perubahan pada
pengorganisasian pada perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak
mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman
bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan
kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari
pihak manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem
informasi dalam perusahaan.
5. Kesenjangan komunikasi antara pengguna (end user) dengan
perancang sistem informasi
Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta
hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang
menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi.
Sikap tersebut akan menentukan tindakan, dan berkaitan dengan tingkat
penggunaan serta kepuasan terhadap sistem tersebut. Melibatkan pengguna dalam
desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk
mendukung keberhasilan sistem informasi pada perusahaan. Pengguna akan
memiliki kempatan untuk dapat mendisain sistem tersebut sesuai dengan
kebutuhannya dan memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya.
Adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem
informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung
14
memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang
sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer
SIM.
6. Harapan dan Tujuan yang kurang jelas
Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa
terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari
penerapan sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman atau
untuk mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh karena itu
perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan
usaha yang gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau
penerapan sistem informasi dapat terjadi.
7. Kurangnya Komitmen
Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan
pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan.
Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh
setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.
8. Mengambil Jalan Pintas
Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil.
Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip dengan
sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu maka ia
menggunakan sistem yang dahulu pernah ia selesaikan untuk diterapkan di sistem
yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat berakibat fatal jika dilakukan
dengan sembrono, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama
dengan sistem yang akan dibangun saat ini.
9. Terlalu Optimis
Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat
kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek
sistem informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap terlalu optimis ini karena
kita harus selalu siaga terhadap keadaan di lingkungan sekitar yang mungkin saja
berpengaruh terhadap pembangunan sistem.
15
3.1.2 Faktor Teknis dan Infrastruktur
1. Infrastruktur yang kurang memadai
Kebutuhan perusahaan yang jelas tentunya harus ditunjang dengan
perangkat hardware, software, dan network yang akan digunakan perusahaan
dalam sistem informasi tersebut. Pengembangan yang cepat namun tidak diikuti
dengan infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan. Contoh
kecilnya yaitu jika perusahaan ingin menggunakan sebuah software baru untuk
sistem informasi produksinya namun hardware yang digunakan tidak kompatible
atau tidak mampu mendukung penggunaan software yang baru (memorinya sangat
minimum dibawah prasyarat software yang akan digunakan) maka akan terjadi
kegagalan dalam penerapannya.
2. Kesalahan Teknis dalam aplikasi sistem informasi
Kesalahan teknis dalam pengaplikasian sistem informasi dapat berakibat
pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, apabila sistem
informasi yang dibangun tidak dikerjakan (diterapkan) secara cermat dan teliti,
maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kesalahan/kelemahan
teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai
dengan yang diharapkan. Hal ini bila tidak diperhatikan secara seksama akan
mengakibatkan kegagalan dalam sistem informasi di perusahaan.
3. Penerapan sistem informasi yang tidak tepat
Sistem informasi bagi suatu perusahaan dapat memberikan banyak peranan
mulai dari peranan dalam fungsional proses bisnis hingga pada penciptaan
keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Keberhasilan atau kegagalan
pemanfaatan sistem dan teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan
dalam peranan tergantung bagaimana perusahaan tersebut menggunakannya.
Penerapan sistem informasi yang tidak tepat sesuai peruntukannya dan kurang
optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan kerugian bagi organisasi atau
perusahaan.
4. Data yang digunakan
Hal lain yang tidak jarang luput dari penerapan sistem informasi adalah
sistem data. Data juga merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam
sebuah sistem informasi. Karena output yang dihasilkan oleh suatu sistem
16
informasi bermula dari input data. Sehingga, kurangnya perolehan data (data tidak
lengkap atau kurang memadai) dan pengolahan serta keakuratan data dapat
memicu kegagalan dari sebuah sistem informasi yang dibangun oleh suatu
perusahaan. Kurangnya input data dari end user dapat mengakibatkan kesalahan
informasi yang akan dihasilkan, dimana informasi tersebut akan sangat membantu
user dalam melakukan suatu tindakan.
5. Kurangnya sistem Pengamanan
Sistem Pengamanan (security) merupakan kebijakan, prosedur, dan
pengukuran teknis yang digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah,
perubahan program, pencurian, atau kerusakan fisik terhadap sistem informasi.
Sistem pengamanan terhadap teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan
menggunakan teknik-teknik dan peralatan-peralatan untuk mengamankan
perangkat keras dan lunak komputer, jaringan komunikasi, dan data
6. Kesalahan (errors)
Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat
mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, serta aktivitas
operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang terotomatisasi dapat
terjadi di berbagai titik di dalam siklus prosesnya, misalnya: pada saat entri-data,
kesalahan program, operasional komputer, dan perangkat keras.
3.1.3 Faktor Lain
Yang termasuk faktor lain adalah hal-hal diluar faktor SDM maupun teknis
dan peralatan, faktor tersebut adalah bencana yang tidak diduga/ diharapkan akan
terjadi. Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan peralatan-
peralatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh karena adanya
bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek (listrik), tsunami, dan
bencana-bencana lainnya. Jika bencana ini menimpa, mungkin perlu waktu
bertahun-tahun dan biaya yang cukup besar (jutaan dan bahkan mungkin milyaran
rupiah) untuk merekonstruksi file data dan program komputer yang hancur.
17
3.2 Faktor Keberhasilan Sistem Informasi
Dari penjelasan penyebab-penyebab kegagalan SIM diatas, tampak bahwa
peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer
sangat besar, maka perlu peninjauan terhadap masing–masing faktor kegagalan
tersebut secara cermat serta antisipasi yang tepat.
Dari sisi SDM, faktor kesuksesan penerapan SIM adalah:
1. Kemampuan SDM yang memadai, dengan perekrutan tenaga yang ahli
(teknisi) dalam perancangan SIM.
2. Manajemen yang baik, ditandai dengan dukungan dari pihak eksekutif,
keterlibatan end user, dan komunikasi yang baik antara berbagai pihak
yang berkepentingan.
3. Perencanaan yang memadai, serta tujuan dan harapan yang jelas akan
hasil dari penerapan SIM
4. Komitmen seluruh pihak yang berkentingan
5. Mengambil langkah pembangunan dan penerapan SIM secara bertahap,
tidak sekedar copy-paste sistem yang telah dibuat perusahaan lain atau
dari sistem sebelumnya, perlu disesuaikan dengan kondisi sekarang.
Dari sisi Teknis dan infrastruktur, faktor kesuksesan penerapan SIM adalah:
1. Menggunakan Infrastruktur (hardware, software dan network) yang
sesuai atau bahkan lebih baik dari pada yang dibutuhkan.
2. Sistem pengamanan yang baik
3. Penerapan sistem informasi yang tepat sasaran
4. Keakuratan dan kelengkapan data (input source)
Selain itu sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui
proses yang tepat. Fuadi (1995) menjabarkan empat langkah yang perlu diketahui
perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi. Langkah-langkah
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Analisa sistem.
Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan
kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas
18
informasi yang diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba
untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang
telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei
dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau
mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi
mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem
lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam
sistem tersebut.
2. Desain sistem
Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci
untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana
pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus
dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi,
format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi
dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-
langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk
menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.
3. Implementasi sistem.
Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas
implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan
penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi
pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur
baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem
yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat.
Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk
periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan
bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir
dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.
4. Tinjau ulang sistem (Review).
Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk
mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini
dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat
19
penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara
periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian
yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah
pertama.
20
4 KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Keberhasilan atau kegagalan implementasi dan pengembangan suatu sistem
informasi tergantung dari peranan sumber daya manusia yang ada, baik karyawan
maupun manajer eksekutif. Keputusan dalam menggunakan sistem informasi yang
sudah ada atau mengembangkan sebuah sistem informasi baru yang lebih
menunjang bagi perusahaan merupakan keputusan yang dibuat oleh pihak
manajemen eksekutif. Jika pihak manajemen kurang mendukung pengembangan
suatu sistem informasi baru maka tidak akan ada pengembangan sistem informasi
bagi perusahaan. Selain itu keberhasilan atau kegagalan sistem informasi juga
dipengaruhi oleh kualitas infrastukturnya (hardware dan software) serta teknis
pengoperasiannya.
4.2 Saran
Solusi dari penyebab kegagalan sistem informasi yang teridentifikasi diatas
telah dapat diatasi dan dijabarkan dalam faktor-faktor penyebab keberhasilannya,
sedangkan untuk pencegahan faktor lain seperti bencana yang tidak terduga, atau
meminimalkan dampaknya, setiap organisasi yang dalam aktivitasnya telah
memanfaatkan teknologi informasi sebaiknya sudah memiliki hal-hal berikut:
1. Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal dengan
Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau prosedur yang dibangun
untuk menjaga kesinambungan kegiatan/layanan apabila terjadi bencana.
2. Rencana Pemulihan Dampak Bencana (Disaster Recovery Plan), yaitu
fasilitas atau prosedur untuk memperbaiki dan/atau mengembalikan
kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi semula. Disaster recovery plan ini
juga meliputi kemampuan untuk prosedur organisasi dan back up pemrosesan,
penyimpanan, dan basis data.
21
DAFTAR PUSTAKA
Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.
Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.
O‟Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan
Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems,
12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap
Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem
Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-
Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai
sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan
Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.
Saripudin. 2008. Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen. [pdf].[diakses
pada 20 Oktober 2013]. Tersedia pada http://file.upi.edu/Direktori/FPIPS/
PRODI._MANAJ._PEMASARAN_WISATA/132320795%20-%20saripudi
n/Sistem%20Informasi%20Manajemen%20Pemasaran%20Pariwisata/Lectur
e_ 1 _Gambaran_Umum_Sistem_Informasi_Manejemen_pert-1.pdf