excel napredni kurs

Download Excel Napredni Kurs

Post on 25-Sep-2015

72 views

Category:

Documents

12 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

kurs excel

TRANSCRIPT

  • EXCEL NAPREDNI KURS 0

    EXCEL NAPREDNI KURS

    ZA SAVA OSIGURANJE

    2010

    Velibor Saban sabanv@t-com.me

  • EXCEL NAPREDNI KURS 1

    SUBTOTAL

    Kada raspolaete sloenim podacima u kojima je potrebno da vidite parcijalne zbirove, esto ste u potrebi da umeete dodatne redove u kojima ete postavljati funkcuju za sabiranje. Kada tih podataka ima relativno malo, nema osobitih problema da to napravite kao na ovoj slici:

    Prvi zbirovi su izvedeni verovatno kao klik na polje AutoSum, program je ispravno oznaio podatke koje treba sabrati, a vi ste na kraju samo pripazil ida konani zbir u redu SVE UKUPNO bude izveden kao prosti izraz tri meuzbira.

    Naravno, taj zbir je mogue izvesti i kao funkciju: mogli ste napisati =SUM(B7;B13;B19) i dobili biste isti rezultat. Izraz u primeru je napisan isto kao prosta ilustracija.

    Meutim, situacija postaje znatno komplikovanija ukoliko postoji mnogo vei obim podataka, pa jo i njihova viestruka hijerarhija, kao u sledeem sluaju sa slike:

  • EXCEL NAPREDNI KURS 2

    Pripazite na to da u situaciji na slici ima vie sakrivenih redova: re je o prostoj, ali velikoj strukturi u kojoj postoje polazni podaci za tri kase u pet radnih dana tokom etiri nedelje, sa svim meuzbirovima za svaku nedelju, za svaku kasu i za sve kase.

    U ovom asu bi se ve moglo govoriti o tome da li su polazni podaci oblikovani optimalno: bilo bi zgodnije da je okupljanje organizovano kao ureena lista, kako biste mogli da agaujete alatke za meuzbirove ili izvedenu tabelu. Ali, praksa je nemilosrdna: odve esto biva da polazni podaci nisu tako sreeni.

    Glavni tos koji nas ovog asa interesuje, a koji emo iskoristiti u sluaju iz primera je sledei: da li ste znali da funkcija SUBTOTAL ignorie sve druge funkcije SUBTOTAL u naznaenom opsegu?

    Samo trenutak, kaete vi: ta to znai?

    Pogledajte jo jednom prvu sliku (tri kase, tri dana): bilo bi najlake da ste postavili funkciju =SUM(B3:B19), ali tako biste uhvatili i parcijalne sume. Neko bi se dosetio, pa bi napisao =SUM(B3:B19)/2 i tim trikom bi doao do tanog rezultata... Ali, sve je to labavo: da li biste u sluaju trostepene hijerarhije delili to sa tri? Da li su svi meurezultati izvedeni valjano? Ama, kako bi bilo da svaki meurezultat, bez obzira na nivo u hijerarhiji, bude napravljen kao rezultat polaznih podataka? Ali, funkcija SUM bi onda morala da glasi ovako:

    =SUM(B4:B6;B10:B12;B16:B18)

    Sasvim u redu, valjano i tano, ali ta e se desiti kada se tabela iskomplikuje? ta e biti kada budemo dodali sve dane, sve radne nedelje, petnaest prodavnica? Preureenje formula peice bi dovelo do greke sa verovatnoom od 99%, budite uvereni u to.

    Ovde uskae pomenuta osobina funkcije SUBTOTAL. Pogledajte sliku:

  • EXCEL NAPREDNI KURS 3

    Obratite panju na formulu u eliji B21. Sasvim je oigledno da i tri meuzbira ulaze u opseg, ali rezultat je valjan: funkcija SUBTOTAL je uradila svoj posao efikasnije od funkcije SUM. Dakle, isplatilo se da je primenimo.

    Pazite: ovde sam namerno povukao da opseg vrednosti u funkciji bude do elije B20, a ne do B19. To sam uinio zato to u tom sluaju obezbeujem kontekstualnu izmenu formule u sluaju da dodajem redove za sledee kase!

  • EXCEL NAPREDNI KURS 4

    A ako vam jo uvek nije najjasnije, hajde da pogledamo izmenjenu situaciju sa druge slike:

    Da li je potreban ikakav komentar? OK, i ovde sam, ilustracije radi, zadrao skrivene redove. U ovom sluaju, vano je da napomenem taj detalj. Uskoro ete saznati zato je tako.

    Ovakva struktura meurezultata je daleko fleksibilnija, jer su sve formule direktno osetljive na promenu dimenzija polaznih podataka. tavie, ovde se oslanjam i na izvesnu inteligentnost programa kada dodam red (npr. podaci za subotu), gde ete nakon ubacivanja reda i dodavanja podatka uoiti da se meurezultat prvog nivoa menja - zapravo, menja se referenca u formuli; to moete proveriti sami u datoteci sa primerom.

  • EXCEL NAPREDNI KURS 5

    O alatki za dobijanje automatskih meuzbirova govoriemo drugom prigodom, a tada ete videti da Excel koristi upravo funkciju SUBTOTAL da bi to fleksibilnije pruio meurezultate u eljenom obliku.

    A kad smo kod tog pojma "eljeni oblik", hajde da vidimo ta znai prvi argument funkcije SUBTOTAL. Ako koristite Excel 2007, onda prilikom pisanja imate znaajnu pomo; ali, u svakom sluaju, u asu pisanja moete kliknuti na dugme fx levo od polja za unos formula, to e vas odvesti u arobnjak za pisanje funkcija; tu ete pronai i hipervezu ka sadraju iz sistema pomoi...

    Postoji 11 agregatnih funkcija u funkciji SUBTOTAL, koje prozivate odreenim brojem: 1 - AVERAGE (prosek), 2 - COUNT (prebrojavanje numerikih elija), 3 - COUNTA (prebrojavanje nepraznih elija), 4 - MAX (maksimum), 5 - MIN (minimum), 6 - PRODUCT (proizvod), 7 - STDEV (standardna devijacija uzorka), 8 - STDEVP (standardna devijacija ukupne populacije podataka), 9 - SUM (zbir), 10 - VAR (varijansa uzorka) i 11 - VARP (varijansa ukupne populacije podataka). Agregatne funkcije su pobrojane abecednim redom, to je malo blesavo sa stanovita frekventnosti upotrebe (SUM se koristi u barem 90% sluajeva), ali tako je to, sad je kasno da se ita menja. Pa dobro, upamtite makar taj broj 9 za najeu funkciju.

    Kritino vaan detalj: postoje dve varijacije prozivanja funkcija. To su brojevi 1-11 i brojevi 101-111. Naoko, rezultat je isti; meutim, funkcije prozvane brojem uveanim za 100 su karakteristine po tome da e sadraji u skrivenim elijama biti ignorisane. Nemojte se uditi, to je veoma celishodna stvar. Recimo, agregatne funkcije koje se postavljaju na dnu eksplicitnih tabela (lista) se piu ba tako. Kada filtrirate podatke u listi, videete agregatne vrednosti samo za vidljivi opseg podataka.

    U optem sluaju, kada funkciju SUBTOTAL dobijate kao rezultat rada neke napredne operacije u programu, Excel e postaviti pravilan oblik za prozivanje funkcije; ako koristite funkciju sami, pripazite da ne pogreite. Primera radi, situacija na etvrtoj slici sadri skrivene redove. Sve je u redu ba zato to sam koristio broj 9 kao prvi argument; da sam upotrebio sabiranje prozivajui ga brojem 109, posle sakrivanja redova bih dobio netane rezultate!

  • EXCEL NAPREDNI KURS 6

    COUNTIF(range;criteria)

    Range predstavlja opseg elija od kojeg elite da prebrojavate elije.

    Criteria predstavljaju kriterijume u obliku broja, izraza ili teksta koji definiu koje elije e biti prebrojavane. Na primer, kriterijumi mogu biti izraeni kao 32, "32", ">32", "jabuke".

    Primedba

    Microsoft Excel obezbeuje dodatne funkcije koje mogu da se koriste za analizu vaih podataka u zavisnosti od nekog uslova. Na primer, da biste izraunali sumu zasnovanu na niski teksta ili na broju unutar niza, upotrebite funkciju za radni list SUMIF. Da bi formula dala jednu ili dve vrednosti zasnovane na nekom uslovu, na primer na udeo u dobiti u zavisnosti od nivoa prodaje, upotrebite funkciju IF.

    1

    2

    3

    4

    5

    A B

    Podaci Podaci

    jabuke 32

    pomorande 54

    breskve 75

    jabuke 86

    Formula Opis (rezultat)

    =COUNTIF(A2:A5;"jabuke") Broj elija sa jabukama u prvoj gornjoj koloni (2)

    =COUNTIF(B2:B5;">55") Broj elija sa vrednou veom od 55 u drugoj gornjoj koloni (2)

  • EXCEL NAPREDNI KURS 7

    SumIf

    Za sumiranje podataka u Excel-ovom radnom listu mogu se koristiti dve funkcije: "SUM" i "SUMIF". Kao to smo u prethodnim prilozima obradili funkciju "SUM", do ove funkcije dolazimo unoenjem formule:

    =SUM (blok celija)

    ili preko dugmeta "AutoSum" na Standard paleti. Druga funkcija, "SUMIF", se koristi ukoliko elimo da sumiramo podatke iz odreenih elija, tj. vrimo selektivno sumiranje po odreenom kriterijumu. Funkcija izgleda ovako:

    =SUMIF (blok celija, kriterijum, podrucje sumiranja)

    gde je "blok celija" skup elija koje se proveravaju da li zadovoljavaju odreeni "kriterijum", i ije e se vrednosti iz podruja "podrucje sumiranja", sumirati.

    U sledeem primeru videemo kako se radi sa ovom funkcijom. U Excel-ov radni list unesite podatke kao na slici, znai, imamo neke magacine u kojima se nalaze neki artikli, i to u odreenoj koliini. Prvo emo imenovati blok elija od C4 do C9, i to imenom "Artikli". Ovo emo uraditi tako to selektujemo dati blok elija i pozovemo padajui meni "Insert -> Name -> Define...", i u sledeem dijalog prozoru unesemo u polje "Names in workbook" naziv datog bloka elija. Ovo isto emo uraditi i za blok od D4 do D9, koji emo nazvati "Kolicine".

    U eliji D11 (Uslovni zbir) izvriemo uslovno sumiranje. Napisaemo sledeu formulu:

    =SUMIF ( Artikli ; "=Sok" ; Kolicine)

    ta e desiti, izvrie se sumiranje podataka iz bloka "Kolicine", i to onih koji u bloku elija "Artikli" sadre naziv "Sok". Znai na ovaj nain smo sumirali sve "Sokove", iz svih magacina (od 1 do 6) i dobili ukupno stanje artikla "Sok" na "lageru".

  • EXCEL NAPREDNI KURS 8

    Filteri

    Postavljanje filtera je jednostavan i brz nacin da se pronadje i radi sa dijelom podataka koji su navedeni u tabeli.Filter lista pokazuje samo redove koji zadovoljavaju kriterijume koje ste naznacili za kolonu.Excel omogucuje komande za dvije filter liste:

    Auto filter koji ukljucuje biranje po izboru za jednostavnije kriterijume Napredni filter za kompleksne kriterijume

    Za razliku od sortiranja filtriranje ne preuredjuje tabelu.Filtriranje privremeno sakriva listu koju, zbog lakseg snalazenja, ne zelite prikazati. Kada Excel filtrira redove mozete editovati,formatirati i stampati podtabelu bez preuredjivanja.

    Osnovni auto filter

    Kada koristote autofilter komandu pojavljuju se autofilter strelice na desnoj strani naslovnih celija kolona. Kako filtrirati listu ?

    Koristenje autofilter strelica