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MANUAL DE CONTABILIDAD

Fecha de Impresión, 04/08/2010

Derechos de autor © 2009 de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.

Todos los derechos están reservados

Impreso en Bogotá D.C. Colombia.

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Asesorías de Colombia S.A.

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Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el

mismo esta sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesorías de Colombia no es responsable de daño

alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.

Control de Distribución

Control de Distribución

Copia Número

1

Distribución Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.

2 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.

Personas que participaron en la preparación de este documento

Función:

Capacitación

Nombre:

María Luisa Sarmiento / Marco Parra

Elaboración y Redacción Luis Ernesto Medina - QuBIT

Lista de Revisión

001

002

Patricia Lago – QuBIT

Marco Antonio Díaz

28/08/09

06/07/10

Aprobado por: Fecha:

Ricardo Pinzón

Luis Fernando Sánchez

30/10/09

30/07/10

Historial de cambio

Versión Fecha Descripción de la Revisión

001

002

30/11/2009

30/07/2010

Conversión de aplicativo a .NET

Pantalla de terceros, pestaña información general.

Actualización de pantalla de informes/estados

generales/terceros.

Actualización de pantalla informes/Auxiliares/Cuentas, Terceros

y Centros.

Se adiciona pantalla de informes/listados

auxiliares/comprobante de diario.

Se adiciona pantalla de informes/impuestos/Anexos de

declaración.

Actualización de pantalla de informes INVENTARIO Y

BALANCE.

Se adiciona pantalla de informes/informes

comparativos/balance generar y estado de resultados.

Pantalla de utilidades/parámetros del modulo, pestaña general.

Actualización de pantalla re-cálculo de saldos.

Pantalla utilidades generales, parámetros informes oficiales.

Se adiciona pantalla de utilidades/adicionales/Cómo Crear los

Parámetros Indicadores Financieros.

Se adiciona pantalla de utilidades/ como generar archivo plano

de la Supersalud.

Documentos Asociados Manual del Usuario del módulo de:

Cartera – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Tesorería Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Pagos – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Inventarios Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Facturación Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Presupuestos – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Activos Fijos Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Nómina – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Costos Hospitalarios – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET

Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria

Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.

Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los

consumidores. ICONTEC

Tabla de Contenido

Contenido Pág.

CAPITULO 1 ........................................................................................................... 8

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ................................................................................................. 8

CAPITULO 2 ........................................................................................................... 9

ENTRADAS Y SALIDAS ................................................................................................................................ 9 Visión general ................................................................................................................................................. 9 Contenido del programa ................................................................................................................................10

CAPITULO 3 ......................................................................................................... 12

OPERACIONES RUTINARIAS....................................................................................................................12 Ingreso de información ..................................................................................................................................12

Cómo tener acceso al módulo de Contabilidad .........................................................................................12 Cómo crear Niveles de Cuenta ..................................................................................................................13 Cómo crear Clases Contables ....................................................................................................................14 Cómo crear el Plan Único de Cuentas .......................................................................................................18 Cómo Realizar el Ingreso de Terceros .......................................................................................................21 Cómo ingresar los Conceptos de Retención ..............................................................................................24 Cómo crear los Anexos de Declaración .....................................................................................................26 Cómo crear los tipos de Comprobante Diario ...........................................................................................27

Cómo crear los Centros de Costo ..........................................................................................................29 Cómo Registrar la Participación Patrimonial ............................................................................................31

CAPITULO 4 ......................................................................................................... 33

PROCESO DE LA INFORMACION ............................................................................................................33 Proceso de la Información .............................................................................................................................33

Cómo Generar Comprobantes Contables ..................................................................................................33 Cómo Imprimir Comprobantes Contables .................................................................................................36 Cómo Repetir Comprobantes ....................................................................................................................38 Cómo desconfirmar movimientos .............................................................................................................40 Cómo Realizar la Interface Contable .........................................................................................................42 Cómo Realizar el Cierre Mensual .............................................................................................................44 Cómo Realizar el Cierre Anual .................................................................................................................44 Cómo Realizar la Confirmación del Cierre Anual.....................................................................................45 Cómo Realizar la Conciliación Bancaria ...................................................................................................47 Cómo Realizar el Presupuesto Contable....................................................................................................49 Cómo Realizar la Consolidación de Empresas ..........................................................................................50

CAPITULO 5 ......................................................................................................... 52

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ........................................................................................................52 Como Generar y Visualizar los Informes de Contabilidad ............................................................................52

Cómo generar los informes de: Listados Generales. .................................................................................53 PLAN DE CUENTAS ...........................................................................................................................53 TERCEROS ...........................................................................................................................................54 CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................................................................................57

Cómo generar los informes de: Informes Financieros. ..............................................................................59 BALANCE DE PRUEBA .....................................................................................................................59 ESTADO DE RESULTADOS ..............................................................................................................61 BALANCE GENERAL .........................................................................................................................63 CAMBIOS EN EL PATRIMONIO .......................................................................................................65 CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA .................................................................................67 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO..................................................................................................70 SALDOS DE OPERACIONES RECIPROCAS (CGN-96-002) ...........................................................72 INDICADORES FINANCIEROS .........................................................................................................75 CATALOGO DE CUENTAS (CGN-96-001) .......................................................................................76

Cómo generar los informes de: Listados Auxiliares ..................................................................................79 CUENTAS, TERCEROS Y CENTROS ...............................................................................................79 COMPROBANTES DE DIARIO .........................................................................................................81 SALDOS DE TERCEROS ....................................................................................................................82 SALDOS DE CENTROS DE COSTOS ................................................................................................83

Cómo generar los informes de: Informe De Impuestos .............................................................................86 RETENCIÓN MENSUAL ....................................................................................................................86 RETENCIÓN ICA-IVA ........................................................................................................................88 I.V.A. BIMESTRAL .............................................................................................................................89 INDUSTRIA Y COMERCIO ................................................................................................................91 LISTADO DETALLADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE ..........................................................93 RECLASIFICACIÓN RETENCIONES PAGADAS ............................................................................95 BIMESTRAL DE IVA ..........................................................................................................................97 ANEXOS DE DECLARACION ...........................................................................................................99

Cómo generar los informes de: Libros Oficiales. ....................................................................................100 DIARIO MAYOR ...............................................................................................................................100 MAYOR Y BALANCE ......................................................................................................................102 INVENTARIO Y BALANCE .............................................................................................................103

Cómo generar los informes de: Informes De Presupuestos .....................................................................106 PRESUPUESTO CONTABLE ...........................................................................................................106

Cómo generar los informes de: Informes Comparativos ........................................................................108 BALANCE GENERAL .......................................................................................................................108 ESTADO DE RESULTADOS ...........................................................................................................109

Cómo generar los informes de: Reportes Generados ...............................................................................111 REPORTES GENERADOS ................................................................................................................111

CAPITULO 6 ....................................................................................................... 113

OPERACIONES NO RUTINARIAS ...........................................................................................................113 Cómo Ingresar los Parámetros Contables ....................................................................................................113

PESTAÑA GENERAL ...........................................................................................................................113 PESTAÑA RECLASIFICACION RETENCIONES ...............................................................................114 PESTAÑA FIRMAS ...............................................................................................................................114

Cómo Generar el Recálculo de Saldos ........................................................................................................115 Cómo Definir el estado del flujo de efectivo ...............................................................................................116 Cómo Definir el estado del flujo de efectivo ...............................................................................................116 Cómo Crear los Parámetros de los Informes Financieros ............................................................................117

Cómo Crear los Parámetros de Informes Oficiales .....................................................................................120 Cómo Parametrizar los Informes con Información Exógena (DIAN) .........................................................121 Cómo Visualizar los Informes con Información Exógena (DIAN) .............................................................124 Cómo Crear los Parámetros Indicadores Financieros ..................................................................................125 Cómo Generar archivo plano de la superintendencia de Salud. ................................................................127

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ERROR........................................................... 128

APÉNDICE B. – GLOSARIO ............................................................................. 129

ÍNDICE ................................................................................................................ 130

Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 8

Módulo de Contabilidad

CAPITULO 1

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS

El módulo de CONTABILIDAD forma parte del sistema de información DINAMICA GERENCIAL

HOSPITALARIA-(DGH). El es el centro de todo el sistema de información, finalmente es a él a quien llegan

todos los documentos que se generan desde cualquier otro módulo. Además, se encarga de controlar todos los

procesos contables requeridos, cumpliendo con todas las normas legales vigentes hasta la fecha y exigidas por

el gobierno para su funcionamiento.

Además, tienen como fin la generación rápida de informes financieros y para los entes de control, además de

permitir el manejo de los periodos contables abiertos durante todo el año. Este módulo cuenta con las

siguientes características:

Clases Contables

Plan de cuentas Parametrizable

Manejo de Centros de Costos

Creación de Conceptos de Retención

Informes Financieros

Generación de Libros Oficiales

Cierre Anual

16 periodos Contables abiertos

Generación certificados de Retención

Conciliación de Cuentas

Consolidación de Empresas



CAPITULO 2

ENTRADAS Y SALIDAS Visión general A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Contabilidad con sus

respectivas entradas y salidas de datos.

ENTRADAS PROCESO SALIDA

Niveles de Cuenta

Clases Contables

Plan Único de

Cuentas

Terceros

Conceptos de

Retención

Anexos de

Declaración

Tipos de

Comprobantes de

Diario

Centros de Costo

Participación

Patrimonial

Listados generales

Listados Auxiliares

Informes de

Presupuestos

Informes de Impuestos


Libros Oficiales

Informe Comparativo

Reportes Generados

Proyecciones

Saldos Mensuales

Saldo Semestral de

Cuentas

Informe de saldos de

operaciones reciprocas

Registrar Movimientos

Imprimir Comprobantes

Repetir Comprobante

Confirmar

Interfase Contable

Presupuestos Contables


Cierre del mes

Cierre Anual

Confirmación Cierre Anual

Conciliación Bancaria

Indicadores financieros

Parámetros Contables

Recálculo de Saldos

Parámetro Informes Financieros

Parámetros Informes Oficiales

Desconformar y Confirmar Movimientos

Des-confirmación de Movimientos

Generar y Visualizar Informes Contabilidad

Parámetros estados de Flujo efectivo

Parámetros Información DIAN

Generar Informes DIAN



Contenido del programa

En la siguiente tabla, se presenta la estructura del módulo de Contabilidad del sistema Dinámica Gerencial

Hospitalaria:

ARCHIVO Niveles de Cuenta

Clases Contables

Plan Único de Cuentas

Terceros

Conceptos de Retención

Anexos de Declaración

Tipos de Comprobante

Centros de Costo

Participación Patrimonial (CGN-98-003)

PROCESOS

Comprobante Contable

Interfaz Contable

Cierre Anual

Cierre Mensual

Confirmación de Cierre Anual


Presupuestos Contables

INFORMES

LISTADOS GENERALES

Plan de Cuentas

Terceros


INFORMES FINANCIEROS

Balance de Prueba

Estado de Resultados

Balance General

Cambios en el Patrimonio

Cambios en la Situación Financiera

Estado de Flujo de Efectivo

Catálogos de Cuentas (CGN-96-001)

Saldos de operaciones Reciprocas (CGN-96-002)

Indicadores Financieros

LISTADOS DE AUXILIARES

Cuentas, Terceros y Centros

Saldos de Terceros

Saldos de Centros de Costo

INFORMES DE IMPUESTOS

Retención Mensual

Retención ICA – IVA

I.V.A Bimestral

Bimestral de I.V.A.

Certificado de Retención

Certificado de ICA –IVA



Industria y Comercio

Listado Detallado de Retención en la Fuente

Reclasificación Retenciones Pagadas

LIBROS OFICIALES

Diario Mayor

Mayor y Balance

Inventario y Balance

INFORMES DE PRESUPUESTO

Presupuesto Contable

REPORTES GENERADOS

Reportes Generados

EMPRESAS


UTILIDADES

Recalcular Saldos

Parámetros

Información Exógena

Parámetros Estado de Flujo de efectivo

Parámetros Informes Financieros

Parámetros Informes Oficiales

TERMINAR



CAPITULO 3

OPERACIONES RUTINARIAS

Ingreso de información

Nota: Para poder comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Contabilidad, usted debió haber

ingresado los parámetros contables como se explica en el la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.

Cómo tener acceso al módulo de Contabilidad

Para tener acceso al módulo de Contabilidad se deberá seguir la siguiente serie de pasos:

1. Localice y haga clic en el icono de Módulos en el menú principal.

2. Seleccione los módulos Financieros.

3.Ubique y haga clic en el módulo de Contabilidad.

4. Seleccione entre las opciones el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes,

Empresas, Utilidades)



Cómo crear Niveles de Cuenta

Esta opción permite crear los diferentes niveles de cuenta existentes en la contabilidad. Los niveles que se

manejan en el PUC son los siguientes:

CODIGO NOMBRE NIVEL AUXILIAR

1 CLASE NO

2 GRUPO NO

3 CUENTA NO

4 SUBCUENTA NO

5 AUXILIAR SI

Para adicionar un nuevo nivel de cuenta se debe realizar la siguiente serie de pasos:

1. Ingrese al menú Archivos.

2. Seleccione la opción Niveles de Cuenta. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un nivel de cuenta específico ingresando el parámetro

que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar

Filtro . También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los niveles existentes.

Agregar Nivel

de Cuenta

Campos de

Búsqueda

Eliminar Nivel

de Cuenta



3. Haga clic en el botón mas ubicado en el panel de control o en la parte inferior, se despliega la

siguiente ventana:

Código: Ingrese el código que desea asignar al nivel de cuenta, según lo indica el PUC (Plan Único

de Cuentas).

Nombre: Ingrese el nombre con el cual desea identificar el nivel de cuenta.

En caso de que el nivel creado sea el último y se quiera identificar como auxiliar, habilite la opción

Nivel Auxiliar.

4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea

abandonar la ventana haga clic en Cerrar .

Cómo crear Clases Contables

Esta opción permite crear las diferentes clases contables existentes en la contabilidad, con las que se llevará a

cabo el procedimiento de organización, contabilización e impresión de informes, las clases son:

CODIGO NOMBRE NATURALEZA

1 Activos Débito

2 Pasivos Crédito

3 Patrimonio Crédito

4 Ingresos Crédito

5 Gastos Débito

6 Costos de Venta Débito

7 Costos de Producción Débito

8 Deudoras Débito

9 Acreedoras Crédito



Para adicionar una nueva clase de cuenta es necesario realizar la siguiente serie de pasos:

1. Ingrese al menú Archivos

2. Seleccione la opción Clases Contables. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una clase contable específica ingresando el parámetro

Agregar Clase

Contable

Campos de

Búsqueda

Eliminar Clase

Contable



que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro

. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar

Filtro y nuevamente aparecen todas las cuentas existentes.



3. Haga clic en el botón Agregar ubicado en el panel de control o en la parte inferior, se

despliega la siguiente ventana:

Código: Campo que le permite digitar el código o número que identifica la clase contable a crear.

Nombre: Campo que le permite digitar el nombre de la clase que se creara.

Naturaleza: Campo que le permite seleccionar con un clic si la clase es de tipo débito o crédito.

Tipo: Campo que le permite seleccionar el tipo de documento al que pertenecerá la clase contable, se

despliega la ventana correspondiente y se debe escoger la opción a través de un clic .

Patrimonio: Campo que le permite seleccionar con un clic si la clase afecta o no al patrimonio.

4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si

desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar .



Cómo crear el Plan Único de Cuentas

Esta opción permite crear el plan de cuentas contables con toda su estructura. Las cuentas contables son el

objeto del proceso de contabilidad, en ellas se ven reflejado los movimientos contables generados desde la

aplicación. Para ello:


2. Seleccione la opción Plan Único de Cuentas. A continuación se despliega la siguiente ventana:

En la pantalla se evidencian los siguientes elementos:

Niveles de Cuenta: Se listan los niveles de cuenta creados hasta el momento.

Clasificación de Cuentas: Se muestran las opciones como pueden ser presentadas las cuentas en la

parte derecha de la ventana.

o Expandir Todo. Se expanden las cuentas, mostrando todos sus niveles.

o Contraer Todo. Se contraen todos los niveles de cuentas.

o Clase Contable. Se realiza el filtro de las clases contables según el rango de códigos deseado.

Listado de Cuentas: Se listan todas las cuentas, al nivel que se desee.

Modificación de las cuentas: Se encuentra la opción de agregar, modificar o eliminar alguna cuenta

contable.

Para crear una nueva cuenta contable es necesario realizar los siguientes pasos:

Modificación

de Cuentas

Clasificación

de cuentas

Niveles de

Cuenta

Listado de

cuentas



1. Hacer clic en el botón Agregar , donde se despliega la siguiente ventana:

Código: Campo que le permite digitar el código que identifica la cuenta según el Plan Único de

Cuentas PUC. Es importante aclarar que el código comenzará por el dígito correspondiente a la

clase contable. Es decir, si 1 corresponde a la clase de activos, la cuenta contable de activos

fijos comenzará por el dígito 1. La creación de las cuentas contables debe conservar la

estructura del plan contable. Clase, Grupo, Cuenta, Su-cuenta, Auxiliar.

Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que identifica la cuenta contable.

Nivel: Indica el nivel al que pertenece la cuenta contable.

Cuenta Mayor

Según el código ingresado se indicará el código y el nombre de la cuenta mayor.

Clase Contable

Según el código ingresado se indicará el código, el nombre y la naturaleza de la clase contable.

2. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar

o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar .



Recuerde...

En el nivel de cuenta auxiliar, al momento de adicionar el Plan único de Cuentas se habilitara una

pestaña adicional llamada Cuenta Auxiliar, la cual solicitara la siguiente información adicional.

Maneja Terceros: Campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no terceros.

En caso afirmativo se habilitarán las siguientes opciones:

Cierre terceros: Campo que le permite al efectuar el cierre anual, trasladar el saldo de la cuenta sin

interesar los terceros; se relaciona el tercero en el campo NITs: campo donde se digita el código del

tercero indicado. Se recomienda habilitar esta propiedad para cuentas de retención.

Número de NIT: Campo que le permite digitar el código del tercero, al que se le cargaran los

movimientos de la cuenta en el cierre anual. Regularmente es el DIAN.

Maneja Retención campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta es de retención ó no.

Sólo se marcan las cuentas de retención, no sobre las que se aplica retención. Las opciones

disponibles para ser seleccionadas son: Ninguna, ReteFuente, ReteIVA, ReteICA y Otras.

Manejo de Centros: Campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no centros

de costos.

Conciliar Cuenta: Campo que le permite seleccionar con un clic si se desea conciliar la cuenta. Se

usa regularmente para cuentas de Bancos.

Disponibilidad: puede ser Corriente, No Corriente o Ambas y se emplea para definir la

disponibilidad definida en cada auxiliar y que se emplea para la generación de los informes de

cuentas Reciprocas y CGN.

Código del Anexo: Campo que le permite digitar el código del Anexo si la cuenta lo maneja.

Si el anexo no ha sido creado, usted puede crearlo con la ayuda del botón Agregar .

Manejo de Ajustes: Campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no ajustes

por inflación. En caso afirmativo, se habilitan los campos Cuenta de Ajustes y Cuenta de

Corrección y deben digitar los códigos respectivos.

Si no lo recuerda, puede realizar la búsqueda con la ayuda del botón Seleccionar que se ubica en

la parte derecha del campo que se desee diligenciar. Se despliega una ventana con las todas las

opciones existentes junto con el campo para ingresar la búsqueda.



Cómo Realizar el Ingreso de Terceros

Esta opción permite el Crear todas las personas naturales y Jurídicas que de alguna u otra forma están

involucrados con la compañía. En ella se crearán: Clientes, Proveedores, Empleados, Socios, entre otros.

Para realizar la creación de ellos, se deberá realizar lo siguiente:


2. Seleccione la opción Terceros. A continuación se despliega la siguiente pantalla, donde se presenta

la lista de terceros actualmente vigentes:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un tercero específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro .

También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar


Limpiar Filtro .

Campos de

Búsqueda



3. Seleccione el tercero que desee modificar o haga clic en Agregar para adicionar un nuevo

tercero.

4. Ingrese la siguiente información en la ventana que aparece:

Documento: Campo que permite digitar el código o numero de identificacion del tercero que

corresponde.

Tipo de Documento: Campo que permite marcar el tipo de documento que corresponde al numero

del documento digitado, puede ser: Nit, Cedula, Cedula de Extranjeria, T. de Indentidad, Tipo de

Documento Extranjero, Documentos definidos para informacion Exogena.

Lugar Exp. Documento: Campo que le permite ingresar el lugar donde fue expedido el documento

anteriormente indicado.

1er Nombre, 2do Nombre 2, 1er Apellido, 2do Apellido: campos que le permiten digitar los

nombres y apellidos de forma separada. El primer nombre nombre y primer apellido son obligatorios

para las personas Naturales, si se marco el tipo de persona juridica solo se digita el primer nombre.

INFORMACION GENERAL

Digitar la siguiente información general del tercero:

Tipo Persona: Campo que permite seleccionar si el tercero es una persona Juridica o Natural.

Ciudad/Municipio: Campo que permite digitar el código asignado al municipio en donde se

encuentra ubicado el tercero; recuerde que el código del municipio esta formado por el código del

Departamento más el código del municipio. Para realizar la busqueda mas rapida podrá escribir el

nombre de la ciudad o municipio, en el campo de busqueda ubicado en este item.

Tipo Entidad: Campo que se habilita cuando el tipo de persona es juridica. Este campo me permite

indicar si mi entidad es centralizada o decentralizada.

Código Entidad: Campo que permite digitar el código de la entidad pública ó mixta definida por los

entes de control, no es obligatorio su diligenciamiento.

CIU: Codigo actividad economica.

Tipo Contribuyente: Campo que define el régimen contributivo al que pertenece el tercero, es decir,

Régimen común, simplificado, gran contribuyente ó empresa Estatal, importante para determinar el

manejo de retenciones.



Retención: Campo que permite seleccionar si el tercero esta exento, es autorretenedor o sí se le debe

hacer retención.

Manejo ICA: Campo que permite seleccionar si se aplica o no ICA. En caso afirmativo digite la

Tarifa a aplicar por este concepto.

Maneja Tope: Campo que le permite seleccionar si se maneja Tope o no. Se debe definir si la

retención ICA se realiza solamente desde un Valor Tope, para lo cual debera digitarse en el campo

respectivo.

Tipo de Empresa: Campo que permite seleccionar el tipo de empresa a la que pertenece el tercero.

Tipo de tercero: Campo que permite seleccionar el tipo de tercero entre los culaes se encunetra

(Cliente, proveedor, empleado, contribuyente, pensionado y otro).

Nacionalidad: campo que permite seleccionar al nacionalidad (nacional exterior).

5. En la parte inferior de la ventana se encuentran los datos de Dirección y Teléfonos del tercero. Para

adicionar nueva información haga clic en Agregar o bien para Modificar e ingrese la

siguiente información.





Cómo ingresar los Conceptos de Retención

Esta opción permite crear los diferentes conceptos de retención que permiten efectuar las liquidaciones

teniendo en cuenta el tipo de contribuyente y el campo de retención del tercero, la base para aplicar las

retenciones, porcentajes y/o valores. Para ello:


2. Seleccione la opción Conceptos de Retención. A continuación visualiza la siguiente pantalla:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un concepto específico ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar


Limpiar Filtro .

3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá,

adicionar un nuevo concepto haciendo clic en Agregar o bien Modificar . Se despliega la

siguiente ventana, la cual deberá diligenciar.

Campos de

Búsqueda



Código: Campo que permite digitar el código con el cual identifica el concepto de retención.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica el concepto de retención. Por ejemplo,

Compras, Servicios Postales, Arrendamientos, etc.

Manejo Retencion: Campo que permite seleccionar si el manejo de este concepto de retención es por

Base, por Rangos o por Variable. Si escoge por Base o Variable, el sistema preguntará la Base

Minima a partir de la cual efectua la liquidación del Porcentaje o % Tasa a retener.

En caso de escoger por rangos se ingresan los valores de rangos en la siguiente tabla.





Cómo crear los Anexos de Declaración

Esta opción permite crear los diferentes conceptos de declaración de renta que se manejan para el formulario

que se le presenta a la DIAN. Estos conceptos son asociados a las cuentas contables para que el contador de

una forma fácil pueda generar la información a presentar. Para ello:


2. Seleccione la opción Anexos de Declaración. Se despliega la siguiente ventana:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un anexo específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro .

También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar

Filtro .


adicionar un nuevo anexo haciendo clic en Agregar o bien Modificar . Se despliega la


Campos de

Búsqueda



Código: Campo que le permite digitar un código, el cual puede ser alfanumérico que identifica el

anexo.

Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que identifica el anexo.



Cómo crear los tipos de Comprobante Diario

Esta opción permite crear los diferentes códigos de comprobantes de Diario. Estos comprobantes son las

clases a manejar en la contabilidad y que se relacionan en todos los módulos que tiene interfase con el módulo

de Contabilidad. Para ello:


2. Seleccione la opción Tipos de Comprobantes. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Campos de

Búsqueda



Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un tipo de comprobante específico ingresando el

parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar


Limpiar Filtro .


adicionar un nuevo comprobante haciendo clic en Agregar o bien Modificar . Se despliega la


Código: Campo que permite digitar un código o número que identifica el codigo del comprobante de

Diario.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identificará el comprobante de Diario.

Número: Campo que permite digitar el número desde el cual iniciará el consecutivo del comprobantes.





Cómo crear los Centros de Costo

Esta opción permite crear todos los centros de costos que tiene la entidad. Con el fin de identificar los gastos e

ingresos que acarrea cada una de las divisiones o áreas de la compañía. Para ello:


2. Escoja la opción Centros de Costo. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de centro de costo específico ingresando el parámetro que



Limpiar Filtro .

3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá:

adicionar un nuevo centro de costo haciendo clic en Agregar o bien Modificar .



Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar.

Código: Campo que permite digitar el código que identificará el nuevo centro de costo.

Nombre: Campo que permite digitar un nombre que identifica el centro de costo.

Estado: Al seleccionar esta opción se indica que el centro de costos se encuentra en estado ACTIVO,

mientras que si se desmarca significara que se encuentra INACTIVO.

4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos haga clic en Grabar o si desea




Cómo Registrar la Participación Patrimonial

Esta opción permite registrar la opción participación por parte de otra empresa en la titular según lo estipula la

ley. Se debe capturar la información de la empresa que ejerce participación y el porcentaje del mismo. Para

ello:


2. Seleccione la opción Participación Patrimonial (CGN-98-003). A continuación se despliega la

siguiente ventana:

Recuerde...

Recuerde que puede hacer una búsqueda de participaciones específicas ingresando el parámetro que



Limpiar Filtro .


adicionar un nuevo comprobante haciendo clic en Agregar o bien Modificar . Se despliega la




Codigo Entidad: Campo que permite digitar el codigo con el que se referencia la entidad que ejerce

participacion.

Nombre Entidad: Campo que permite ingresar el nombre de la entidad que ejerce participación.

% Participación: Campo que permite digitar el porcentaje de participacion que tiene la entidad.





CAPITULO 4

PROCESO DE LA INFORMACION

Proceso de la Información

Cómo Generar Comprobantes Contables

Esta opción permite generar todos los comprobantes contables que se generan en el día a día. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos

2. Seleccione la opción Comprobante Contable. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

En el campo de filtro, podrá realizar el filtro de los comprobantes de acuerdo al año, mes,

comprobante y estado deseados.

3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales se puede

adicionar un nuevo comprobante haciendo clic en Agregar o bien Modificar . Se

despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar.

Campos de

Filtros

Edición de

Comprobantes



Estado: Campo que permite ver el estado actual del comprobante. Los estados posibles son

Registrado, Anulado y Confirmado.

Comprobante: Podrá seleccionar de los comprobantes ya creados el que desee, por medio de la

opción Buscar…▼ o crear uno nuevo haciendo clic en , donde se despliega la siguiente ventana:

Código: Campo que permite ingresar el código que se desee asignar al comprobante.

Nombre: Campo que permite asignarle un nombre al nuevo comprobante.

Numero: Campo que permite asignarle un número al comprobante creado.

Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si


4. Una vez, diligenciada la ventana Comprobante de Diario, haga clic nuevamente en Agregar

donde se podrá ingresar el Movimiento Contable para el registro definitivo dentro del Módulo:



Comprobante: Campo que le indica el comprobante sobre el que se va a efectuar un asiento

contable.

Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable a la que se le asignara el movimiento realizado.

Tercero: Campo que permite digitar el código del tercero. Sólo sí la cuenta maneja terceros se

activara. Si no lo recuerda o desea crearlo, con la ayuda del botón podrá consultarlo o crearlo.

Centro de Costo: Campo que permite digitar el código del centro de costo. Sólo se activa sí la

cuenta maneja centro de costos, debe escribir el código del mismo, o crearlo en caso de no existir

aún.|

Concepto de Retención.

Si la cuenta maneja retención, se habilitara automáticamente los campos de Concepto de Retención,

de lo contrario permanecerá inactiva.

Retención: Campo para digitar o crear el código de retención, Solo si las cuentas son de manejo de

retención.

Porcentaje: Campo que permite observar la tasa de retencion. Solo si existe retención.

Naturaleza: Campo que permite ver observar la naturaleza de la retención.

Valor de la Base: Campo que indica el valor de la base de la retención.

Valor Facturado: Campo que presenta el valor facturado a causa de la retencion seleccionada.

Valor Retención: Indica el valor por concepto de retención.

Valor Debito/Valor Crédito: Campo que permite seleccionar la naturaleza del movimiento y

permite ingresar el valor del movimiento.

Asunto/Detalle: Campo que permite ingresar una breve descripción del movimiento realizado y que

se está registrando.

5. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si


6. Aparecerá el siguiente cuadro de confirmación e impresión. Indique la actividad que desea realizar.



Confirmar: Se valida que todos los cambios realizados al documento están correctos, por lo que no se

podrán realizar futuras modificaciones. Se afecta el saldo.

Imprimir: Se imprime físicamente el comprobante deseado.

Cómo Imprimir Comprobantes Contables

Esta opción permite imprimir los diferentes comprobantes contables realizados en el módulo y los realizados

por interfase. Se puede consultar la información por comprobantes de diarios, por consecutivos de

comprobante o por Fecha, elaborados por el módulo de contabilidad o elaborados por otros módulos. Para

ello:

1. Ingrese al menú Comprobantes Contables

2. En los campos de filtros introduzca los parámetros con los cuales desee buscar. (Año, Mes,

Comprobante y estado)

3. Haga clic en botón Filtrar , en donde se despliega n todos los comprobantes que

cumplen con los parámetros ingresados.



4. Escoja el comprobante deseado y haga doble clic . Se despliega n las cuentas en las que toma parte el

comprobante seleccionado.

5. Seleccione la cuenta que desee imprimir y haga clic en el icono Imprimir situado en el panel

de control superior.

6. Se despliega una imagen pre visualizada del comprobante deseado y se habilitaran las opciones de

edición del mismo. La imagen mostrada será la siguiente:

Recuerde…

Se recomienda que antes de confirmar, se impriman los movimientos para revisarlos pues en

este momento es posible corregir algunos aspectos sobre los mismos. Para modificar el

movimiento una vez ha sido confirmado será necesario hacer movimientos de ajuste.



Cómo Repetir Comprobantes

Esta opción permite crear un comprobante con las mismas características de otro, para otro comprobante con

características similares y en una fecha diferente. Para ello:


2. Seleccione la opción Comprobante Contable. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

3. En los campos de opciones introduzca los parámetros con los cuales desee buscar. (Año, Mes,

Comprobante y estado)

4. Haga clic en botón Filtrar , en donde se despliega n todos los comprobantes que

cumplen con los parámetros ingresados. Seleccione el que desea repetir.

5. Haga clic en el botón Repetir , en donde se despliega la siguiente ventana. Haga clic en

YES para repetir el comprobante.



6. Ingrese los datos del comprobante que desea repetir.

Código del Comprobante origen: Campo que permite ver el código del comprobante que se quiere

copiar. (Es el código Origen).

Consecutivo Origen: Campo que indica el numero de consecutivo que fue asignado al comprobante

origen.

Comprobante destino: Campo que permite digitar el código del comprobante que se va a copiar.

Fecha Destino: Campo que permite digitar la fecha con la que desea, que quede el comprobante

destino que esta copiando.

7. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Repetir o si




Cómo desconfirmar movimientos

Esta opción permite desconfirmar movimientos que previamente fueron confirmados. Esta confirmación se

puede realizar por un rango de consecutivos. Para ello:


2. Seleccione la opción Comprobante Contable. A continuación se despliega la siguiente

pantalla:

3. En los campos de opciones introduzca los parámetros de búsqueda. (Año, Mes, Comprobante o

estado)



4. Haga clic en botón Filtrar de la pantalla Comprobantes de Diario, en donde se

despliega n todos los comprobantes que cumplen con los parámetros ingresados. Seleccione el

que desea desconfirmar y haga doble clic .

5. Haga clic en el botón Desconfirmar

6. Se muestra un aviso indicando que el comprobante ha sido desconfirmado correctamente.



Cómo Realizar la Interface Contable

Esta opción permite unificar movimientos dentro del módulo de contabilidad que han sido generados por

módulos externos ó por otras aplicaciones y que se encuentran en un archivo con terminación .xls o .xlsx.

Para ello:


2. Seleccione la opción Interface Contable. A continuación se visualiza la siguiente ventana:

Recuerde…

Los totales de los valores de crédito y debito deberán ser similares para que exista balance.

En la opción Cargar Archivo, haciendo clic al icono , se podrá seleccionar el archivo del cual se

va a obtener la información.

Fecha: Campo que permite digitar la fecha con la que desea enviar el comprobante, use el siguiente

formato DD/MM/AAAA.

3. Haga clic en el botón Importar para iniciar la interface. Una vez realizada la interface,

los datos importados se presentan en la subventana Movimientos del Comprobante, perteneciente a la

ventana Interfaz de Movimientos Contables.

4. Si los datos ingresados son los deseados, haga clic en Grabar o si prefiere abandonar

la ventana haga clic en Cerrar .



ESTRUCTURA:

La hoja de Excel debe llevar por nombre InterfazContable.XLS y sus parámetros son:

C Tipo de Dato carácter

N Tipo de Dato Numérico

TTipo de Dato Fecha Hora

REGISTRO DEFINICION

TCCODIGO C(5) Código del Comprobante (debe existir en Comprobantes)

COMFECCOM T Fecha y Hora del Comprobante (dd/MM/yyyy)

COMDETALLE C(60) Asunto de la cabecera del Comprobante

COMNUMDOCU C(14) Número del Documento (Con este Número se agrupa la información)

CUECODIGO C(15) Cuenta contable (debe existir en el plan de cuentas)

TERNUMDOC C(15) Código del Tercero (debe existir en terceros)

CCCODIGO C(14) Código del Centro (debe existir en centros)

CMMVALDEB N(18,2) Valor Débito

CMMVALCRE N(18,2) Valor Crédito

COMDETALLED C(60) Detalle del Movimiento

CRCODIGO C(2) Código de Retención (debe existir en retenciones)

CTCRPORCEN N(6,2) Porcentaje de Retención

CTCRVALBAS N(18,2) Valor de la Base para Retención

CTCRVALFAC N(18,2) Valor Facturado

Recuerde…

- Que el sistema verifica que el mes en el que se desea realizar la importación de datos no se

encuentre cerrado de lo contrario no permitirá la importación.

- Que el sistema Verifica que la fecha del comprobante este dentro de la fecha inicial y la fecha final

permitida por contabilidad.



Cómo Realizar el Cierre Mensual

Esta opción permite realizar el cierre mensual, para de esta forma no generar más movimientos en el mes.

Para ello:


2. Seleccione la opción Cierre Mensual. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

3. Seleccione el mes del cual desea realizar el cierre y a continuación haga clic en Procesar

para realizarlo o haga clic en Cerrar para abandonar la ventana.

Cómo Realizar el Cierre Anual

Esta opción permite realizar el cierre anual. Requiere de una confirmación para todos los movimientos

realizados. También requiere que se haya realizado el cierre de todos los meses hasta Noviembre. Una vez

asegurado ello, se deberá realizar lo siguiente:


2. Escoja la opción Cierre Anual. A continuación se desplegará la siguiente ventana:

El sistema presenta esta advertencia antes de comenzar el cierre anual de contabilidad. Una vez se ha

hecho la comparación respectiva, se procesa el cierre realizando un clic sobre el botón Procesar

. Presione el botón Cerrar para descartar los cambios y salir de la ventana.



Tenga en Cuenta

Para realizar el cierre anual, todos los movimientos deben estar confirmados.

Todas las cuentas que manejan Cierre de Terceros Sí, se cierran contra el NIT de la DIAN, para el caso

de las retenciones en la Fuente (243608), Iva Retenido (24362501) y Otras Retenciones. En el caso de

la Retención de Ica, se deben cerrar contra el Nit de la Tesorería Distrital.

El sistema deja en ceros las Cuentas de las clases 4, 5, 6 y 7, determinando la utilidad o pérdida del

ejercicio, la cual pasa al Patrimonio en el Balance General.

Se genera un Comprobante de Cierre Contable.

Se deben habilitar los nuevos diez y seis (16) periodos.

Entre cada proceso se debe salir completamente del aplicativo y volver a entrar, esto con el fin de que

tome los valores de parámetros nuevos.

Cómo Realizar la Confirmación del Cierre Anual

Esta opción le permite confirmar el cierre anual. Al igual que los registros contables requieren de una

confirmación para la totalización de los movimientos, el Cierre Anual tiene su propia confirmación. Se debe

realizar cuando se encuentre seguro de que el Cierre Anual se encuentre completo y que los informes para los

entes de control se encuentran correctos. Se debe hacer copia de datos antes de correr la confirmación anual.

Para ello:

1.Ingrese al menú Procesos

2. Escoja la opción Confirmación Cierre Anual. A continuación se desplegará la siguiente ventana:

El sistema presenta estos mensajes, que permiten conocer lo que realizará este proceso una vez se

ejecute.

3. Una vez se ha hecho la comparación respectiva, se confirma el cierre realizando un clic sobre el botón

Procesar . Presione el botón Cerrar para descartar los cambios y salir de la

ventana.



Tenga en cuenta que...

Todas las cuentas que manejan Cierre de Terceros Sí, se cierran contra el NIT de la DIAN, para

el caso de las retenciones en la Fuente (243608), Iva Retenido (24362501) y Otras Retenciones. En

el caso de la Retención de Ica, se deben cerrar contra el Nit de la Tesorería Distrital.

El sistema deja en ceros las Cuentas de las clases 4, 5, 6 y 7, determinando la utilidad o pérdida

del ejercicio, la cual pasa al Patrimonio en el Balance General.

Se genera un Comprobante de Cierre Contable.

Se deben habilitar los nuevos diez y seis (16) periodos.

Entre cada proceso se debe salir completamente del aplicativo y volver a entrar, esto con el fin de

que tome los valores de parámetros nuevos.



El procedimiento que se debe tener en cuenta es el siguiente:

1. Todos los comprobantes de Diario deben estar confirmados.

2. El proceso de Ajustes por Inflación se debe correr hasta el mes de Noviembre de 200( ).

3. Sacar una copia de seguridad antes del cierre.

4. Ejecutar la opción procesos/Cierre Anual. Ver Cómo Realizar el Cierre Anual.

5. Sacar copia después de cierre y antes de Confirmar el cierre.

6. Revisar, imprimir y guardar en un archivo el comprobante generado por el Cierre.

7. Impresión en forma definitiva de los libros Oficiales de la Institución, ya que el sistema no los guarda

en ningún archivo, para lo cual ingrese por la opción Informes / Libros Oficiales: Mayor, Mayor y

Balances e Inventarios y Balances. efectúe primero la numeración de las hojas y posteriormente

imprima los libros. Ver

8. ANEXOS DE DECLARACION

9. Este informe le permite listar por cada tercero y por cada anexo del valor acumulado de las cuentas que

maneja los anexos seleccionados. Podrá seleccionar todos o algunos de los anexos de declaración

manejados por la empresa, luego preguntará por el rango de terceros, seleccione además el criterio de

presentación dependiendo si se quiere los valores reflejados en cientos, miles o millones.

1.Ingrese al menú Informes

2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos

3.Seleccione el informe Anexos de declaración. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Fecha Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe.

Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe.

RANGOS

ANEXOS DE DECLARACION

Inicial: Indique el código de anexo de declaración inicial, el cual desea generar el informe.

Final: Indique el código de anexo de declaración final, el cual desea generar el informe.

TERCERO

Inicial: Indique el código del tercero inicial, el cual desea generar el informe.

Final: Indique el código del tercero final, el cual desea generar el informe.

OPCIONES

PRESENTACION

Indique la presentación del informe real, cientos, miles o millones

IMPRESIÓN

Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta

Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio.

4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado.



Cómo Realizar la Conciliación Bancaria

Esta opción permite con la ayuda del sistema, efectuar el proceso contable de la Conciliación Bancaria. Este

proceso se realiza a todas las cuentas que se configuraron en el Plan de Cuentas como cuentas de

conciliación. Para ello:

1. Ingrese al menú Proceso

2. Escoja la opción Conciliación Bancaria. A continuación visualiza la siguiente pantalla:

Cuenta Contable: Campo que permite digitar la cuenta del banco a conciliar. Recuerde que esta

cuenta tuvo que haber sido configurada como cuenta de conciliación en la creación de cuentas del Plan

de Cuentas.

Movimientos a: Campo que permite digitar el mes en que hará la conciliación bancaria.

Saldo en libros de tesorería: campo que permite digitar el valor con el que termina en el módulo de

tesorería para el periodo seleccionado la cuenta a conciliar.

Saldo Extracto: Campo que permite digitar el saldo que trae el extracto bancario para empezar la

conciliación con respecto al saldo del sistema.

El siguiente paso es escoger los movimientos (cheques y consignaciones) que se encuentran en el

extracto como confirmación del movimiento. En caso que exista un cheque en el sistema que no

aparece en el extracto, significa que no se cobró el cheque; en este caso no lo confirme y el sistema lo

dejará pendiente para la próxima conciliación.

3. Haga clic en el botón Saldos Iniciales , a continuación se despliega la ventana para la

captura de los saldos iníciales para la conciliación de la cuenta.



Ingrese para el número de cuentas los débitos, créditos y la fecha de corte con la que se

almacenan los Movimientos de saldos iníciales.

4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si


5. Aparecerá el siguiente cuadro de confirmación e impresión. Indique la actividad que desea realizar.

Confirmar: Se valida que todos los cambios realizados al documento están correctos, por lo que no se

podrán realizar futuras modificaciones. Se afecta el saldo.

Imprimir: Se imprime físicamente el comprobante deseado.

Recuerde…

-Para poder realizar una conciliación en determinado mes, se requiere que la conciliación del mes

anterior se encuentre confirmada.

- El proceso no cargará los datos de documentos anulados para la realización de la conciliación

bancaria.



Cómo Realizar el Presupuesto Contable

Esta opción permite planear, proyectar y ejecutar presupuestos a nivel de cuenta y centros de costos, con el fin

de coordinar los ingresos y egresos de la compañía. Para ello:


2. Seleccione la opción Presupuestos Contables. A continuación visualizará:

En los campos contenidos en Presupuesto Contable, encontramos:

Año: Campo para ingresar el año al cual quiere realizar el presupuesto

Incluir Centros de Costo: Campo que permite ver el presupuesto según los distintos centros de

costos anteriormente definidos. Si se selecciona esta opción la misma cuenta contable auxiliar puede

aparecer en varias ocasiones pero atada a centros de costo diferentes, en caso de no hacerlo las

cuentas auxiliares aparecerán una sola vez, pero no se indicará a que centro de costo pertenece.

Criterio de Búsqueda: Campo para ingresar el criterio con el cual queremos encontrar la cuenta

contable deseada.

3. Hacer clic en Traer Presupuesto , para listar las cuentas auxiliares definidas en

este campo.

4. Indicar el monto que se desea asignar a cada cuenta según los meses en los cuales se estima se dé el

gasto o ingreso. Este valor de registra sobre el campo que asocia la cuenta con el mes deseado.



5. Si los datos ingresados son correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea


Cómo Realizar la Consolidación de Empresas

Esta opción permite realizar la consolidación física de empresas, toma las empresas creadas en el sistema y une sus datos para generar una única empresa. La empresa a la cual se va a transferir toda la información se conoce como la Empresa Consolidada, mientras que las empresas que transfieren la información se conocen como Empresas de Producción. Solo es posible realizar la consolidación de datos de contabilidad. Para realizar esta consolidación se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú Empresas

2. Seleccione la opción Consolidación de empresas. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde… Las empresas deben tener las mismas estructuras de tablas y el mismo plan de cuentas.

3. En el campo de selección Empresa de Consolidación elija una empresa destino donde se guardará la información de las otras empresas.

4. Seleccione en la pantalla inferior la(s) Empresas a Consolidar con un clic en los recuadros del lado derecho del nombre.

5. Presione el botón Procesar para generar el proceso o Presione el botón Cerrar

para descartar los cambios y salir de la ventana.



6. Una vez se haya realizado el proceso, seleccione la pestaña Resultados, para detallar si existieron o

no errores en el proceso, en caso de haber existido, se presentan los respectivos avisos señalando en donde ocurrió el error. Realice la corrección de la parametrización de la información y vuelva a procesar. Ver la estructura en: Cómo Realizar la Consolidación de Empresas

Al final del proceso se contendrá los datos de todos los Meses de Movimientos relacionados en el proceso en una sola empresa. La duración del proceso dependerá de la cantidad de movimientos que se tengan en las tablas y la cantidad de empresas.



CAPITULO 5

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)

Como Generar y Visualizar los Informes de Contabilidad Los informes de Contabilidad le permitirán contar con informes de soporte para posteriores análisis. Los

informes que son generados en el modulo de contabilidad se encuentran agrupados en siete grandes grupos los

cuales son:

GRUPO INFORME

Listados Generales

- Plan de Cuentas

- Terceros

- Conciliación Bancaria


- Balance de Prueba

- Estado de Resultados

- Balance General

- Cambios en el Patrimonio

- Cambios en la situación Financiera

- Estado de Flujo de Efectivo

- Saldos de Operaciones Reciprocas

- Indicadores Financieros

- Catalogo de Cuentas (CGN-96-001)

Listados de Auxiliares

- Cuentas, Terceros y Centros

- Comprobantes de Diario

- Saldos de Terceros

- Saldos de Centros de Costo

Informes de Impuestos

- Retención Mensual

- Retención ICA-IVA

- I.V.A. Bimestral

- Certificado de Retención

- Certificado de ICA-IVA

- Industria y Comercio

- Listado Detallado de Retención en la

Fuente

- Reclasificación Retenciones Pagadas

- Bimestral de I.V.A

- Anexos de Declaración

Libros Oficiales

- Diario Mayor

- Mayor y Balance

- Inventario y Balance

Informes de Presupuesto

- Presupuesto Contable

Informes Comparativos Balance general

Estado de Resultados

Reportes Generados - Reportes Generados



Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrán Opciones de Salida, las cuales son opciones que

permiten seleccionar como deseamos obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano.

Dentro de estas opciones encontramos:

- Visualizar : Opción que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte.

- Imprimir : Permite imprimir el reporte en un documento físico.

- Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, EXCEL o WORD.

Cómo generar los informes de: Listados Generales. Esta opción permite listar la información referente a las tablas básicas creadas en el aplicativo como son:

PLAN DE CUENTAS

Este informe permite listar el Plan de Cuentas que se está manejando; para ello, se discrimina por rangos de

cuentas, inferior y superior. Igualmente existe la opción de seleccionar el campo Impresión Cuentas de

Presupuesto si desea incluir las cuentas de presupuesto. Además es posible configurar el tamaño de la hoja en

la cual se desea ver el reporte.

Para generar este reporte es necesario:


2.Ingrese al submenú Listados Generales

3.Seleccione el informe Plan de Cuentas. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

RANGOS

Cuenta Contable Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea generar el Plan Único de

Cuentas.

Cuenta Contable Final: Seleccione la cuenta contable hasta la cual desea generar el Plan Único de

Cuentas.

IMPRESIÓN



Incluir Cuentas de Presupuesto: Campo de selección que permite al momento de generar el Plan

único de Cuentas incluir las cuentas de presupuesto.



4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado.

TERCEROS

Este informe permite listar los terceros existentes en la aplicación. Para generar este informe se debe

especificar los documentos de los terceros a los cuales se les desea generar el reporte. Es posible también

realizar la selección según el tipo de tercero que se desee. Y finalmente el informe generado se puede ordenar

ya sea por documento o por nombre para una mayor organización de la información.




3.Seleccione el informe Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:



RANGOS

Documento Inicial: Seleccione el tercero desde la cual desea generar el informe.

Documento Final: Seleccione el tercero desde la cual desea generar el informe.

OPCIONES

Seleccione el grupo de terceros del cual desea generar el informe.

Ordenar Informe por Documento: Opción que permite ordenar el informe por el código.

Ordenar Informe por Nombre: Opción que permite ordenar el informe por el nombre.

IMPRESIÓN

Incluir Cuentas de Presupuesto: Campo de selección que permite al momento de generar el Plan

único de Cuentas incluir las cuentas de presupuesto.






CONCILIACIÓN BANCARIA Informe que permite listar las conciliaciones bancarias según el mes, cuenta contable y estado deseado.

Además es posible configurar el tamaño de la hoja en la cual se desea ver el mismo.




3.Seleccione el informe Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Mes del Informe: Indique el mes para el cual desea generar el informe.

RANGOS

Código Cuenta Contable: Seleccione el tercero desde la cual desea generar el informe.

OPCIONES

Seleccione la opción que más se ajuste para generar el informe.

Sin Conciliar: Selecciona las cuentas Sin Conciliar

Procesados: Selecciona las cuentas Procesadas

Conciliados: Selecciona las cuentas Conciliadas

IMPRESIÓN

Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta

Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio.




Cómo generar los informes de: Informes Financieros. Lista todos y cada uno de los comprobantes con su respectivo valor que afectaron el rango de cuentas

seleccionadas y el rango de terceros en el intervalo de fechas solicitadas. Cuando ingresa a ésta opción el

programa solicitará el rango de cuentas, el rango de fechas del informe y el de terceros.

BALANCE DE PRUEBA

Este informe le permite listar el saldo de las cuentas; se obtiene al definir la fecha del período contable, el

rango de cuentas, el rango de terceros y rango de centro de costos. Igualmente es posible al nivel que se desee

detallar cuentas en ceros (si se incluyen cuentas sin movimientos o no), detallar terceros (si incluye los

terceros afectados por los movimientos de las cuentas que han sido definidas para el manejo de terceros),

detallar centros de costo (Si especifica el centro de costos de la cuenta o no), detallar cuentas 0,8,9 que

afectan los totales e incluir cuentas de presupuesto. Adicionalmente es posible presentar los resultados en la

moneda deseada, por medio de la opción Convertir Moneda.



2.Ingrese al submenú Informes Financieros

3.Seleccione el informe Balance de Prueba. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe.

Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe.

RANGOS

Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe.

Cuenta Contable: Seleccione las cuentas inferior y superior entre las cuales desea generar el informe.



Tercero: Seleccione los terceros inferior y superior entre los cuales desea generar el informe.

Centro de Costo: Seleccione los centros de costo inferior y superior entre los cuales desea generar el

informe.

OPCIONES

Seleccione el nivel en el cual desee detallar aspectos como:

Detallar Terceros: Indique si desea detallar terceros.

Detallar Centros de Costos: Indique si desea detallar centros de costo.

Cuentas en Cero: Indique si desea detallar cuentas en cero.

Cuentas 0, 8, 9 Afectan Totales: Indique si desea detallar las cuentas 0,8,9 que afectan los totales.

Incluir Cuentas de Presupuesto: Indique si desea incluir cuentas de presupuesto.

CONVERTIR MONEDA

Opción que permite generar el reporte en una moneda diferente a pesos colombianos.

Moneda: Indique el nombre de la moneda en la cual desea obtener el reporte.

Factor: Indique el factor de conversión de pesos colombianos a la moneda deseada.

IMPRESIÓN



Recuerde…

Tener en cuenta todos los filtros que son necesarios para generar el reporte.




ESTADO DE RESULTADOS Este informe permite listar el estado de las cuentas y para ello se sigue los criterios de selección:

Visualización (Estándar o Presentación Bancaria), Periodo (determina el período contable que se quiere

listar), Nivel de Cuentas (puede elegir el nivel de cuenta en el que debe existir los saldos de cuenta), detallar

terceros (si incluye los terceros afectados por los movimientos de las cuentas que han sido definidas para el

manejo de terceros), Cuentas en ceros (si refleja las cuentas que solo han tenido movimiento), Solo cuentas

con Centros (si especifica el centro de costos de la cuenta o no) e Incluir Cuentas de Presupuesto.

Adicionalmente se puede elegir en que moneda se desea generar el reporte ingresando el nombre de la

moneda y el factor de conversión.




3.Seleccione el informe Estado de Resultados. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

VISUALIZACION

Estándar: Permite una visualización estándar del informe.

Presentación Bancaria: Permite una visualización de presentación bancaria del informe.

PERIODO



RANGOS



informe.



OPCIONES




Solo Cuentas con Centros: Indique si desea detallar solamente las cuentas que contengan centros.


CONVERTIR MONEDA




IMPRESIÓN

Titulo Reporte: Campo que permite introducir el titulo que se desee tenga el reporte.

Subtitulo Reporte: Campo que permite introducir el subtitulo que se desee tenga el reporte.



Recuerde…

Tener en cuenta todos los filtros necesarios para generar el reporte que desea.




BALANCE GENERAL Este informe permite listar el estado de las cuentas y para ello se siguen los siguientes criterios de selección

explicados en el informe de Estado de Resultados.




3.Seleccione el informe Estado de Resultados. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

VISUALIZACION

Estándar: Permite una visualización estándar del informe.

Presentación Bancaria: Permite una visualización de presentación bancaria del informe.

PERIODO



RANGOS



informe.

OPCIONES




Incluir Cuentas de Orden: Indique si desea incluir cuentas de orden.




CONVERTIR MONEDA




IMPRESIÓN

Titulo Reporte: Campo que permite introducir el titulo que se desee tenga el reporte.

Subtitulo Reporte: Campo que permite introducir el subtitulo que se desee tenga el reporte.



Recuerde…

Tener en cuenta todos los filtros necesarios para generar el reporte que desea.




CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este informe permite listar el estado de cambios en el patrimonio. Para emitir este listado se hace necesario

que el año que se va a analizar se encuentre cerrado. Este informe refleja el saldo de los grupos de patrimonio

a enero primero; el aumento o disminución de dichos grupos en el transcurso del año y el saldo final de los

grupos de patrimonio, pudiendo establecer fácilmente si las cuentas de patrimonio aumentaron, disminuyeron

o permanecieron estables.




3.Seleccione el informe Cambios en el Patrimonio. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

RANGOS


Cuenta Contable Inicial: Seleccione la cuenta inferior desde la cual desea generar el informe.

Cuenta Contable Final: Seleccione la cuenta inferior hasta la cual desea generar el informe.

IMPRESIÓN

Incluir Cuentas en Cero: Opción que permite incluir en el informe generado cuentas en cero.






CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Este informe permite listar los estados de cambios de la situación financiera. Igualmente que el listado

anterior se requiere que el año a analizar ya se encuentre cerrado. Refleja los grupos y/o cuentas del

patrimonio con su saldo a 31 de Diciembre del año objeto de análisis. Adicionalmente, reflejará el aumento o

disminución de dichas cuentas en el transcurso del año.

Al ingresar a ésta opción establezca el rango de cuentas (recuerde que éstas deben ser cuentas del patrimonio),

elija luego el tipo de análisis (horizontal o vertical) y el destino del listado. Tenga en cuenta que si selecciona

análisis vertical adicionalmente refleja el porcentaje que representa el valor de la cuenta para el total de su

grupo y el porcentaje que representará el valor del grupo para el total del patrimonio.


1. Ingrese al menú Informes

2. Ingrese al submenú Informes Financieros

3. Seleccione el informe Cambios en la Situación Financiera. A continuación visualizará la siguiente

pantalla:

4. Seleccione cuales son los años y las empresas a las que les desea comparar la situación financiera en

los campos Año y Empresa y posteriormente seleccione las cuentas contables que desea

parametrizar en haciendo clic los campos de la columna Cuenta Contable.



Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable que desee asignar haciendo clic en Buscar o cree

una nueva cuenta contable haciendo clic en Agregar . Véase Cómo crear el Plan Único de Cuentas.

5. Si la cuenta seleccionada es la correcta hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic

en Cerrar para abandonar la ventana y volver a la ventana Informe de Estado de

Cambios en la Situación Financiera.

6. Luego de realizar la selección de todas las cuentas contables haga clic en Calcular

Valores para realizar la comparación o en Cerrar para abandonar la

ventana.

7. Haga clic en Generar Informe para visualizar el informe.



ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Este informe permite listar el flujo de efectivo definiendo el periodo Mensual, Trimestral o Anual y

seleccionando rango del mes inferior y superior, este informe genera los movimientos comparando el

periodo fiscal seleccionado. Igualmente es posible seleccionar el tipo de hoja en la cual se desea visualizar el

informe a generar.




3.Seleccione el informe Estado de Flujo de efectivo. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Indique el periodo del cual desea generar el informe: Mensual, Bimestral o Anual.



IMPRESIÓN






SALDOS DE OPERACIONES RECIPROCAS (CGN-96-002) Este informe permite listar las operaciones ó movimientos contables entre entidades estatales ó mixtas de

acuerdo con el código de las entidades. Ingresar los meses entre los cuales desea obtener la información.

Igualmente aclarar si es Provisional o Definitivo y especificar las cuentas entre las que se encuentra.




3.Seleccione el informe Saldos de Operaciones Reciprocas. A continuación visualizará la siguiente

pantalla:

PERIODO

Año: Seleccione el año para el cual desea generar el informe.



RANGOS

Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Puede seleccionar

si los rangos que desea establecer son provisionales o definitivos marcando la opción correspondiente.

Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe.

Final: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe.

Nivel Subcuenta sin 0,8,9: Indique si desea que el informe a generar diferencie el nivel subcuenta sin

0,8,9.

IMPRESIÓN





4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Se

despliega la siguiente ventana:

Las cuentas que se muestran en esta ventana son aquellas que en el momento de la parametrización se

definieron como corrientes y no corrientes, para ellas es necesario definir el valor o porcentaje, para ello:

5.Especificar por cada cuenta si es afectada por valor o porcentaje en la columna Afecta Por.

6.En caso de ser por valor, introducir el valor en las columnas Valor Corriente y Valor No Corriente.

7.En caso de ser por porcentaje, indicar el % asignado en las columnas % Corriente y % No Corriente.

8.Si los datos ingresados son correctos hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar

para abandonar la ventana y volver a la ventana Impresiones Operaciones Reciprocas (CGN-

002-96).



INDICADORES FINANCIEROS Este informe permite listar los valores correspondientes para cada mes del periodo fiscal de acuerdo con las

operaciones definidas para cada indicador y las cuentas estipuladas para tal cálculo.




3.Seleccione el informe Indicadores Financieros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

Periodo: Indique el periodo mes y año del cual desea obtener los indicadores financieros.



CATALOGO DE CUENTAS (CGN-96-001)

Este informe permite generar la información exigida por la CGN. genera el reporte del rango de cuentas

definido y para el periodo contable establecido estipulando por Norma que se incluyan los movimientos

débitos y créditos del trimestre y que se distribuya el saldo final en el saldo corriente o no corriente según la

disponibilidad de la cuentas. De desarrollo con directivas (ej red salud Armenia).




3.Seleccione el informe Indicadores Financieros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Año: Seleccione el año para el cual desea generar el informe.



RANGOS

Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Puede seleccionar

si los rangos que desea establecer son provisionales o definitivos marcando la opción correspondiente.



Cuentas en Cero: Indique si desea que el informe a generar diferencie las cuentas en cero.

IMPRESIÓN






Las cuentas que se muestran en esta ventana son aquellas que en el momento de la parametrización se

definieron como corrientes y no corrientes, para ellas es necesario definir el valor o porcentaje, para ello:

5.Especificar por cada cuenta si es afectada por valor o porcentaje en la columna Afecta Por.

6.En caso de ser por valor, introducir el valor en las columnas Valor Corriente y Valor No Corriente.

7.En caso de ser por porcentaje, indicar el % asignado en las columnas % Corriente y % No Corriente.

8.Si los datos ingresados son correctos hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar

para abandonar la ventana y volver a la ventana Impresiones Operaciones Reciprocas (CGN-

002-91).

9.Hacer clic nuevamente en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado.



Cómo generar los informes de: Listados Auxiliares

CUENTAS, TERCEROS Y CENTROS

Este informe permite listar un informe de los movimientos efectuados por cada una de las cuentas auxiliares

dentro del Plan de Cuentas, de las cuentas discriminadas por terceros que se afectaron y de cuentas

discriminadas por centros de costos. Para ello entonces se deberá establecer el periodo en el cual desea ver

los movimientos realizados, igualmente deberá establecer el criterio para obtener el informe, si para cuenta,

para terceros o para centros de costos. Seguidamente deberá determinar el segundo criterio si para Tercero,

Centro y fecha; esto permite que se genere el informe a partir de varias combinaciones. Finamente,

especifique el rango de cuentas, terceros o centros de costos con las fechas respectivas.



2.Ingrese al submenú Listados Auxiliares

3.Seleccione el informe Cuentas, Terceros y Centros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO



RANGOS


Cuenta Contable: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para las cuentas contables.

Tercero: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los terceros.

Centros de Costo: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los centros de costos.

OPCIONES

Esta opción permite realizar un gran número de combinaciones posibles para personalizar su informe.

Criterio: Seleccione el criterio base con el cual desea generar el informe (cuenta contable, tercero o

centro de pago)

Segundo Criterio: Seleccione el criterio con el cual desea generar el informe (cuenta contable,

tercero, centro de pago o fecha). Tenga en cuenta que el criterio y el segundo criterio no pueden ser

parámetros iguales.



Tipos de Comprobante: Seleccione el estado de los tipos de comprobantes con los cuales desea

generar el informe (Todos, registrados, Comprobados o Anulados)

IMPRESIÓN



Resumen: Campo que permite indicar si el informe generado es un resumen.

Borrador: Campo que permite indicar si el informe generado es un borrador.




COMPROBANTES DE DIARIO

Este informe le permite listar los comprobantes de diario. Este informe se encuentra definido por rangos de

comprobante, numero de comprobante, Terceros, centro de costo, por documento y por fecha (inicial y

final), estados de comprobantes (todos, registrados y conformados), además se puede establecer una

visualización en la cual se pude incluir tercero, centro de costos, nivel de cuneta y definir el nivel de

cuenta.




3.Seleccione el informe Comprobantes de Diario. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO



RANGOS


Comprobantes: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los comprobantes de

diario.

Consecutivo: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los consecutivos de un

determinado comprobante.

Tercero: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los terceros.

Centros de Costo: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los centros de costos.

OPCIONES

Esta opción permite realizar un gran número de combinaciones posibles para personalizar su informe.

Tipos de comprobantes: seleccione el filtro que desea para la generación del informe (todos,

registrados o confirmados).

Visualización: seleccione el filtro que desea en la cual puede incluir tercero, centro de costos, nivel

de cuneta y definir el nivel de cuenta.

IMPRESIÓN






SALDOS DE TERCEROS Este informe permite listar los saldos de los terceros. Este listado tiene como criterio de selección el periodo y

si maneja terceros o cuentas. También se encuentra la opción de iniciar o no las cuentas en cero.




3.Seleccione el informe Saldos de Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla:



PERIODO

Indique el mes y año al cual desea generar el informe.


TERCEROS

Inicial: Indique desde que tercero desea generar el informe.

Final: Indique hasta que tercero desea generar el informe.

CUENTAS



CUENTAS EN CERO

Indique si desea que el informe a generar diferencie las cuentas en cero.


SALDOS DE CENTROS DE COSTOS

Este informe permite listar los saldos de los centros de Costos. Este listado tiene como criterio de selección el

código del centro de costo. Luego elija la o las cuentas para las cuales solicita el informe. Igualmente indique

el mes para el cual desea generar el reporte.






3.Seleccione el informe Saldos de Centros de Costos. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Indique el mes y año al cual desea generar el informe.

CENTROS DE COSTO

Inicial: Indique desde que centro desea generar el informe.

Final: Indique hasta que centro desea generar el informe.

CUENTAS



CUENTAS EN CERO

Indique si desea que el informe a generar diferencie las cuentas en cero.




Cómo generar los informes de: Informe De Impuestos Esta opción permite listar los informes que se requieren para efectos tributarios, por lo tanto, deben ser

generados periódicamente para efectos de análisis por la Compañía.

RETENCIÓN MENSUAL

Este informe permite listar la Retención en la Fuente Mensual y saldos actuales. Lo primero que se debe

indicar en la pantalla es el mes para el que desea generar el informe. Adicionalmente, se debe indicar se la

retención es causada o pagada y digitar la cuenta de retención.




3.Seleccione el informe Retención Mensual. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Mes del informe: Indique el mes del que desea generar el informe.

RANGOS

Seleccione si desea ver las retenciones causadas o pagadas.

Código Cuenta Contable: Ingrese el código de la cuenta contable a la cual le desea obtener las

retenciones aplicadas.

IMPRESIÓN






RETENCIÓN ICA-IVA Este informe permite listar el tipo de retención (IVA-ICA-OTRAS), relacionando la retención causada o

pagada en el periodo mensual o bimensual identificando el código de la cuenta, periodo del informe.

Igualmente se debe indicar el tipo de retención (ICA, IVA, Otros) y si ésta es causada o pagada.

El Informe Bimensual verifica el valor base generado para cada tercero en el informe.

El informe totalizara la base del ICA e IVA en cada concepto y general.




3.Seleccione el informe Retención ICA-IVA. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Indique si desea generar el informe mensual o bimensual.



RANGOS

Tipo de Retención: Indique que tipos de retención desea obtener en el informe ICA, IVA o Otras.

Relacionar la Retención: Indique si desea relacionar las retenciones causadas o pagadas.

Código Cuenta Contable: Registre el código de la cuenta que desea hacer objeto del informe.

IMPRESIÓN






I.V.A. BIMESTRAL

Este informe permite listar el I.V.A. por venta y por compras generadas durante dos meses. En la pantalla de

ésta opción se debe especificar el rango de meses los cuales debe generar el informe, si las cuentas son

definitivas o por rangos, las cuentas del I.V.A. por ventas, y las cuentas del I.V.A. por compras.




3.Seleccione el informe I.V.A. Bimestral. A continuación visualizará la siguiente pantalla:



PERIODO



RANGOS

Indique si desea realizar la búsqueda por definidas o por rangos.

Cuenta IVA para Ventas: Indique el rango de cuentas IVA que desee manejar para ventas.

Cuenta IVA para Compras: Indique el rango de cuentas IVA que desee manejar para compras.

IMPRESIÓN






INDUSTRIA Y COMERCIO Este informe permite listar el total de ingresos y el total de devoluciones, rebajas y descuentos en un rango de

meses, con el fin de reflejar el total real de ingresos.




3.Seleccione el informe Industria y Comercio. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO



CUENTAS DE INGRESOS

Inicial: Indique la cuenta contable de ingresos desde la cual desea generar el informe.

Final: Indique la cuenta contable de ingresos hasta la cual desea generar el informe.

CTAS DE DEVOLUCION, REBAJAS Y DESCUENTOS

Inicial: Indique la cuenta contable de devolución, rebajas y descuentos desde la cual desea generar el

informe.

Final: Indique la cuenta contable de devolución, rebajas y descuentos hasta la cual desea generar el

informe.

TIPO DE INFORME Indique si el informe que desea generar es definitivo o es provisional.




LISTADO DETALLADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Este informe permite listar las cuentas que manejaron retención en la fuente, con su respectivo valor

individual y total para el valor de todas las cuentas. Para ello se debe especificar el periodo de retenciones, el

rango de las cuentas y de terceros si la cuenta los maneja. Igualmente se podrá realizar agrupamientos por

cuenta o tercero según lo desee.



2. Ingrese al submenú Informe de Impuestos

3. Seleccione el informe Listado Detallado de Retención en la Fuente. A continuación visualizará la

siguiente pantalla:

PERIODO



CUENTAS DE RETENCION

Inicial: Indique la cuenta contable de retención desde la cual desea generar el informe.

Final: Indique la cuenta contable de retención hasta la cual desea generar el informe.

TERCEROS

Inicial: Indique el tercero desde el cual desea generar el informe.

Final: Indique el tercero hasta el cual desea generar el informe.

AGRUPAMIENTO Indique si desea que la información presentada en el informe se encuentre agrupada por cuentas o por

terceros.




RECLASIFICACIÓN RETENCIONES PAGADAS Este informe permite listar la reclasificación de las cuentas contables seleccionando el mes del informe,

cargando los datos del informe de retenciones. Se deberá indicar si las retenciones son por ICA, IVA o

Rete/Fuente.

Esta opción permite mostrar el reporte y además confirmar la información que se muestra.

Es importante aclarar que luego de confirmar algún mes no es posible volver a realizar el proceso en este

periodo.



2. Ingrese al submenú Informe de Impuestos

3. Seleccione el informe Reclasificación Retenciones Pagadas. A continuación visualizará la siguiente

pantalla:

Indique si desea realizar el filtro por retenciones de ICA, IVA o Rete/Fuente.

Indique el rango de tiempo que desea para obtener el informe, Mensual o Bimensual, adicionalmente

especifique el mes inicial (campo Mes Inicial) y el mes final (campo Mes Final).

Total Retención Cargada: Campo que muestra la sumatoria de todas las retenciones encontradas en

el intervalo de tiempo establecido.

ASIGNACION DE CUENTAS

Cuenta Origen: Seleccione la cuenta origen para realizar la reclasificación.

Cuenta Destino: Seleccione la cuenta destino para realizar la reclasificación.

4. Haga clic en el botón Actualizar para cargar los parámetros ingresados al sistema.

5. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado.



BIMESTRAL DE IVA Presenta los ingresos IVA Generado e IVA descontable en las respectivas cuentas contables definidas,

Cruzando Base gravable excepto y el valor del IVA es Igual al IVA generado.




3.Seleccione el informe Bimestral de IVA. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO



RANGOS

CUENTAS DE INGRESOS

Inicial: Indique la cuenta contable de ingresos desde la cual desea generar el informe.

Final: Indique la cuenta contable de ingresos hasta la cual desea generar el informe.

Cuenta de Devoluciones: Seleccione la cuenta de devoluciones a la cual desea generar el informe.

CUENTA IVA GENERADO

Inicial: Indique la cuenta desde la cual desea generar el informe.

Final: Indique la cuenta hasta la cual desea generar el informe.

CUENTA IVA DESCONTABLE





IMPRESIÓN






ANEXOS DE DECLARACION Este informe le permite listar por cada tercero y por cada anexo del valor acumulado de las cuentas que

maneja los anexos seleccionados. Podrá seleccionar todos o algunos de los anexos de declaración manejados

por la empresa, luego preguntará por el rango de terceros, seleccione además el criterio de presentación

dependiendo si se quiere los valores reflejados en cientos, miles o millones.



7.Seleccione el informe Anexos de declaración. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO



RANGOS

ANEXOS DE DECLARACION

Inicial: Indique el código de anexo de declaración inicial, el cual desea generar el informe.

Final: Indique el código de anexo de declaración final, el cual desea generar el informe.

TERCERO

Inicial: Indique el código del tercero inicial, el cual desea generar el informe.

Final: Indique el código del tercero final, el cual desea generar el informe.

OPCIONES

PRESENTACION

Indique la presentación del informe real, cientos, miles o millones



IMPRESIÓN




Cómo generar los informes de: Libros Oficiales.

DIARIO MAYOR

Este informe permite listar el movimiento por cada uno de los comprobantes de diario, desglosando las

cuentas que los afectaron durante el período seleccionado. Para obtener este informe, se define el mes y día

del informe contable, el tipo de informe (Comprobante, Cuenta, Subcuenta o Auxiliar) y si el informe es

definitivo o no.



2. Ingrese al submenú Libros Oficiales

3. Seleccione el informe Diario Mayor. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Indique el mes del cual desea generar el informe.

RANGOS

Fecha Inicial: Indique el día desde el cual desea generar el informe.

Fecha Final: Indique el día hasta la cual desea generar el informe.

OPCIONES



Tipo de Informe: Indique si el informe que desea generar es comprobante, subcuenta, cuenta o

auxiliar.

Informe Definitivo: Indique si el informe a generar es el definitivo.

IMPRESIÓN






MAYOR Y BALANCE Este listado mostrará a nivel de cuenta mayor el saldo del mes anterior (Débito o Crédito), el movimiento del

mes seleccionado (Débito o Crédito) y el saldo final por cada cuenta. Para emitir este informe deberá elegir

el respectivo mes, establecer el nivel, indicar si quiere ver reflejado en el listado las cuentas con saldo cero y

si es el informe definitivo.




3. Seleccione el informe Mayor y Balance. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

PERIODO

Mes del Informe: Indique el mes del cual desea generar el informe.

OPCIONES

A Nivel: Indique de que nivel desea generar el informe.

Cuentas en cero: Indique si en el informe a generar desea visualizar las cuentas en cero.


IMPRESIÓN






INVENTARIO Y BALANCE Mediante ésta opción obtendrá un informe que mostrará el movimiento de cada tercero dentro de cada cuenta

en el mes seleccionado y que reflejará en la columna el valor parcial, la suma de los movimientos de los

terceros que refleja en el valor Débito o Crédito según el caso y que represente el valor total de la cuenta.




3. Seleccione el informe Inventario y Balance. A continuación visualizará la siguiente pantalla:



PERIODO

Mes del Informe: Indique el mes del cual desea generar el informe.

OPCIONES

A Nivel: Indique de que nivel desea generar el informe.

Cuentas en cero: Indique si en el informe a generar desea visualizar las cuentas en cero.


Solo Numeración: Generación de informe con la numeración del libro oficial.

Detallar Terceros: Opción que permite generar el informe incluyendo los terceros.

Incluir Cuentas de Presupuesto: Opción que permite incluir la cunetas contables de terceros

IMPRESIÓN






La generación de los libros oficiales se realizara con sub-cuenta y auxiliar.



Cómo generar los informes de: Informes De Presupuestos

PRESUPUESTO CONTABLE

Este informe permite listar un informe de los presupuestos mensuales efectuados por cada uno de las cuentas

discriminando el valor proyectado por cada mes del año. Para ello se da la posibilidad de ingresar si lo desea

por rangos de cuentas, debe definirse si el informe se desea discriminando centro de costos, además se deberá

indicar el nivel de cuenta contable al cual se desea obtener el reporte.



2. Ingrese al submenú Informes de Presupuestos

3. Seleccione el informe Presupuesto Contable. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

CUENTAS



CENTRO DE COSTO

Indique si desea visualizar en el informe los centros de costos o no.

AÑO/PERIODO

Indique el año y el mes del cual desea obtener el presupuesto contable

NIVELES

Indique a qué nivel desea generar el informe.

INFORME EN Indique si desea generar el informe en pesos, miles o millones.




Cómo generar los informes de: Informes Comparativos

BALANCE GENERAL

Este reporte permite generar el balance haciendo la comparación filtrándola con un mes inferior y otro

superior de un año respectivo filtrándolo por mes, bimestre, trimestre o semestre, Rango de centros,

seleccionado nivel de cuenta, Filtros de las mismas y generando el titulo y Subtitulo al reporte que se va

a generar. Para generar este reporte es necesario:


2. Ingrese al submenú Informes Comparativos

3. Seleccione el informe Balance general. A continuación visualizará la siguiente pantalla:

VISUALIZACION

La cual se pude generar estándar o presentación bancaria.

PERIODOS

Indique el año y mes inferior y superior a comparar con el cual desea generar el informe.

RANGO

CENTRO DE COSTOS

Indique el rango inicial y final el cual sedea incluir en el informe.

OPCIONES

Indique el nivel de cuenta en la cual desea genera el informe, adicionalmente puede incluir la

siguiente información si así lo desea, detallar terceros, cunetas en cero, incluir cunetas de orden,

incluir cunetas de presupuesto.



IMPRESIÓN




ESTADO DE RESULTADOS

Este reporte permite generar el balance haciendo la comparación con el generado por otra empresa generada

en la aplicación, el filtro es por período y seleccionado las empresas para las que se genera la información del

balance de resultados. Para generar este reporte es necesario:


2. Ingrese al submenú Informes Comparativos

3. Seleccione el informe Estado de Resultados A continuación visualizará la siguiente pantalla:



VISUALIZACION

La cual se pude generar estándar, presentación bancaria y presentación de anexos.

PERIODOS

Indique el año y mes inferior y superior a comparar con el cual desea generar el informe.

RANGO

CENTRO DE COSTOS

Indique el rango inicial y final el cual sedea incluir en el informe.

OPCIONES

Indique el nivel de cuenta en la cual desea genera el informe, adicionalmente puede incluir la

siguiente información si así lo desea, detallar terceros, cunetas en cero, incluir cuentas de

presupuesto.

IMPRESIÓN






Cómo generar los informes de: Reportes Generados

REPORTES GENERADOS

Allí se listaran todos los reportes generados hasta el momento, con la descripción ingresada. Igualmente se

podrán imprimir los reportes deseados.



2. Ingrese al submenú Reportes Generados

3. Seleccione el informe Reportes Generados. A continuación visualizará la siguiente pantalla:



4. Se listan todos los informes que han sido generados hasta el momento con su descripción, de los

cuales puede seleccionar el que necesite imprimir y hacer clic en Imprimir , o bien hacer

clic en Cerrar para abandonar esta ventana.



CAPITULO 6

OPERACIONES NO RUTINARIAS

Cómo Ingresar los Parámetros Contables

Esta opción permite configurar los parámetros del módulo en donde se definen las cuentas contables de

Superávit, Déficit y cuenta de Estado de Resultados. Esta opción solo se configura una vez y al principio del

sistema. Es muy importante que quede muy bien configurada, pues de lo contrario se presentarán dificultades

posteriores para los resultados de los movimientos. Para ello:

1. Ingrese al menú Utilidades

2. Seleccione la opción Parámetros. A continuación se despliega la siguiente ventana:

El sistema postula tres pestañas: GENERALES, RECLASIFICACION RETENCIONES Y FIRMAS.

PESTAÑA GENERAL

Cuenta de Déficit: Campo que permite digitar o seleccionar la cuenta de Déficit. Si no ha sido creada,

hágalo con la ayuda del botón e ingrese la información solicitada, la cual corresponde a Cómo crear

el Plan Único de Cuentas.

Cuenta de Superávit: Campo que permite digitar o seleccionar la cuenta del Superávit. Si no ha sido

creada, hágalo con la ayuda del botón e ingrese la información solicitada, la cual corresponde a la

ventana de la opción Plan Unico de Cuentas.

Cuenta de Ganancias: Campo que permite digitar la cuenta de Ganancias. Si no ha sido creada,

hágalo con la ayuda del botón e ingrese la información solicitada, la cual corresponde a la ventana

de la opción Plan Unico de Cuentas.

Comprobante de Cierre: Campo que permite digitar el código que identifica el comprobante del tipo

cierre.

Nit DIAN: Campo que permite digitar el código que Nit que asigna la DIAN.

Tesorería Distrital: Campo que permite seleccionar o digitar el NIT con el que se identificará la

tesorería.



Comprobante de homologacion: Campo que permite registrar el comnprobante contable para el

proceso de homologacion.

Consolidar Información: Permite mostrar los comprobantes contables agrupados de modo que

permita realizar una organización mejor de la información.

Fecha de Cierre: Campo que indica la fecha del ultimo cierre contable realizado.

Conciliacion: Campo que indica fecha de la ultima conciliacion realizada.

PESTAÑA RECLASIFICACION RETENCIONES

Comprobante de Traslados: Campo que permite realizar el ingreso del codigo de comprobante de

traslado con el cual se realizara la operacion.

Conceptos para reclasificacion de retencion: campo que permite incluir los conceptos de la

reclasificación de retención de IVA, ICA y Retefuente.

PESTAÑA FIRMAS



Imprimir Firmas: Campo que permite seleccionar si los informes del módulo llevarán la firma y

datos del Revisor Fiscal.

Firma: Campo que permite digitar el nombre de la persona encargada de firmar los certificados. Solo

si escogio SI en la impresión de firmas

Cargo: Campo que permite digitar el cargo de la persona encargada de firmar los certificados.

Revisor Fiscal: campo que permite digitar el nombre del funcionario encargado de la Revisoría de la

Institución. Solo si escogio SI en la impresión de firmas.

Tarjeta Profesional: campo que permite digitar el número de tarjeta profesional del registro

porfesional del Revisor fiscal ó Contador. Solo si escogio SI en la impresión de firmas



Cómo Generar el Recálculo de Saldos

Esta opción permite recalcular los saldos de forma general. Se debe determinar el mes que se desea recalcular.

Este proceso verifica la información que se encuentra en los movimientos y la compara con la que se

encuentra en los saldos de cuentas, para de esta forma cruzar los créditos con los débitos. Para ello:


2. Seleccione la opción Recalcular saldos. Luego se desplaza la siguiente pantalla.

3. Indique el mes al cual desea realizarle un recalculo, adicionalmente puede establecer si así lo desea

la validación de información comprobante contable a recalcular y haga clic en Procesar

para realizar la operación o bien haga clic en Cerrar para abandonar la

ventana.



Cómo Definir el estado del flujo de efectivo

Esta opción permite configurar el archivo para reportar el Estado de Flujo de Efectivo, se parametrizan las

cuentas y los movimientos que se requiere incluir en el flujo de efectivo. Para ello:


2. Seleccione la opción Parámetros Estado del flujo de efectivo. A continuación visualizará:

3. Seleccione el parámetro donde desea crear el nuevo parámetro y haga clic en Agregar . Donde se

despliega la siguiente ventana.

Tipo Parámetro: Campo que permite digitar si el campo corresponde a un Total, Subtotal o Detalle de

los movimientos de la cuenta.

Cuenta Contable: Campo que permite digitar el código de la cuenta.

Descripción: Campo que permite ingresar una pequeña descripción de la finalidad del nuevo

parámetro de flujo de efectivo.

Totales: campo que permite seleccionar si el valor que se debe incluir es el del total de la cuenta, de la

diferencia o de Ninguno.

Operación de Parámetro: Campo que permite seleccionar si el parámetro tendrá como finalidad

sumar, restar o ninguna.





Recuerde…

El resultado de este reporte se puede generar en la ruta: Informes / Informes Financieros /

Estado del Flujo de Efectivo. Ver:



Cómo generar los informes de: Informes Financieros.

Cómo Crear los Parámetros de los Informes Financieros

Esta opción permite configurar las firmas que llevaran los informes del CGN. Lo cual define el

comportamiento de los archivos para la Contraloría General De La Nación de acuerdo con la información

solicitada para CGN uno y dos. Para ello:


2. Seleccione la opción Parámetros Informes Financieros. A continuación visualizará:

El sistema muestra una ventana con cuatro pestañas para las firmas. En las cuatro pestañas se digita la

misma información.

PRIMERA FIRMA

Código de informes: Campo que permite digitar el código definido por la contraloría para la

organización y presentación de la información

Nombre: Campo que permite digitar el Nombre que identifica a los funcionarios que reportan y

respaldan la información contenida en el archivo

Cargo: Campo que permite digitar el cargo del funcionario que rinde la información

Tarjeta Profesional: Campo que permite digitar el número de registro profesional del firmante del

reporte

SEGUNDA FIRMA









reporte

TERCERA FIRMA







reporte



CUARTA FIRMA







reporte





Cómo Crear los Parámetros de Informes Oficiales

Esta opción permite configurar el archivo para generar el informe Diario Mayor, Mayor y Balance e

Inventario y Balance. Permite parametrizar las cuentas y los movimientos que se requiere incluir en estos

informes de los libros oficiales. Para ello:


2. Seleccione la opción Parámetros Informes Oficiales. A continuación visualizará:

Tipo de Informe: Campo que permite seleccionar eltipo de informe que se desea parametrizar

(Diario Mayor, Mayor y Balance o Inventario y Balance).

Sufijo del Informe: Campo que permite ingresar el sufijo que se desea asignar a cada informe.

Tipo de Cabecera: Campo que permite seleccionar el tipo de cabecera que se desea adicionar al

informe, estandar o definido en caso de seleccionar definido se habilitarán los siguientes campos:

Primer Titulo, Segundo Titulo y Tercer Titulo.

Numeracion: Indique la numeracion inicial y final del informe oficial

4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en o si desea

abandonar la ventana haga clic en .



Cómo Parametrizar los Informes con Información Exógena (DIAN)

Esta opción permite configurar los distintos formatos que solicita la DIAN. Para ello se deberá:


2. Seleccione la opción Información Exógena. A continuación se visualizan dos pestañas

PARAMETRIZACION Y VISUALIZACION, Seleccione la pestaña de PARAMETRIZACION, a

continuación se presenta la siguiente ventana:

Se listan todos los formatos que por normatividad son solicitados por la DIAN y sobre los cuales se podrá

modificar las cuentas contables relacionadas.

3. Seleccione el formato a modificar y haga clic en Modificar a continuación se despliega la

siguiente ventana:



Ventana que permite Parametrizar las cuentas contables y los conceptos pertenecientes al formato

generado para la DIAN.

4. Para Parametrizar las cuentas contables del formulario seleccionado haga clic en Agregar en

donde se podrá seleccionar la Cuenta Contable que se desee adicionar, junto con el Tipo de Valor

(Saldo, Debito, Crédito o Saldo Acumulado).

5. Haga clic en Grabar para ingresar la cuenta contable o bien haga clic en Cerrar

para abandonar esta opción.

Cuentas

Contables

para

Parametrizar

Conceptos

para

Parametrizar



6. Una vez ingresada la cuenta contable en la ventana del formato, se despliega n todos los conceptos

creados para esa cuenta.

Para Parametrizar los conceptos asociados a la cuenta contable, se debe:

7. Ingresar el valor mínimo que desee manejar por cada concepto completando los campos Valor

Mínimo que aparece al lado derecho de cada concepto, o bien podrá aplicar el mismo valor mínimo

a todos los conceptos diligenciando el campo Valor Mínimo a Reportar y haciendo clic en

Aplicar y luego de Grabar .



Cómo Visualizar los Informes con Información Exógena (DIAN)

Esta opción permite visualizar y generar los distintos formatos que solicita la DIAN. Para ello deberemos:


2. Seleccione la opción Información Exógena. A continuación visualizarán dos pestañas

PARAMETRIZACION Y VISUALIZACION, Seleccione la pestaña de VISUALIZACION, a

continuación se presenta la siguiente ventana:

Se aprecian todos los informes que son solicitados por la DIAN, clasificados por su respectivo código. Para

generarlos se deberá diligenciar la siguiente información:

Mes Inicial: Campo que permite seleccionar el mes desde donde desea generar el reporte indicado.

Mes Final: Campo que permite seleccionar el mes hasta donde desea generar el reporte indicado.

Concepto: Campo que permite seleccionar el tipo de concepto manejado (Reemplazo o Inserción).

Fecha de Envío: Campo que permite seleccionar la fecha con la cual desea generar el reporte.

Año de Envío: Campo que permite seleccionar el año con el que desea generar el reporte.

Versión: Campo que permite indicar la versión del reporte que se desee visualizar.

Consecutivo de Envío: Campo que permite ingresar el consecutivo con el que se lleva el control del reporte

emitido.

La opción Marcar permitirá seleccionar todos los reportes por igual para generarlos todos al

mismo tiempo.

3. Seleccione la carpeta o ruta donde se desea guardar el reporte seleccionado en el campo Destino.

4. Haga clic en Generar , para generar los reportes seleccionados o haga clic en Cerrar

para abandonar la ventana actual.

Recuerde…

Todos los reportes exógenos generados para la DIAN se generan con extensión XML, según

normatividad. Para consultarlos deberá remitirse a la carpeta Destino que contiene el informe.



Cómo Crear los Parámetros Indicadores Financieros

Esta opción permite determinar las cuentas que se tienen en cuenta dentro de las fórmulas de cálculo para

cada uno de los indicadores de gestión. Para ello:

1. Ingrese al menú Utilidades / Específicos

2. Seleccione la opción Parámetros Indicadores Financieros. A continuación visualizará:

Se listan todos los formatos que manejan los indicadores financieros y sobre los cuales se podrá

modificar las cuentas contables relacionadas.

3. Seleccione el formato a modificar y haga clic en Modificar a continuación se despliega la

siguiente ventana:





Codigo: Campo que registra el consecutivo.

Nombre: Campo que permite que permite registrar la descripcion del indicador.

Descripcion del elemento: Campo que permite registrar las descripcion detallada del elemneto.

Descripcion de formula: Campo que permite registrar la formulacion realizada para el indicador.

Lista de cuentas: Campo que permite visulizar las cunetas contables utilizadas.

CUENTAS

Cuenta: Campo que permite registrar la cuneta contable utilizada en la formula.

Lista de cuentas: Campo que permite visulizar las cunetas contables utilizadas.

4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en o si desea

abandonar la ventana haga clic en .



Cómo Generar archivo plano de la superintendencia de Salud.

Esta opción permite generar la información solicitada pos la SUPERSALUD. Esto es posible porque el

módulo de contabilidad esta en línea con los demás módulos que afectan la información de la salud. Para ello:

1. Ingrese al menú Utilidades/especificas

2. Seleccione la opción Archivo plano superintendencia nacional de salud (I.P.S)

Para ñla generación se cuenta con la siguiente información:



Informacion periodo: en este grupo de opciones se define el Año, mes inicial y final de la

generación del archivo plano.

Opciones/Archivos Disponibles: En este grupo de opciones se selecciona el criterio o filtro de

generación de la información la cual puede ser:

Datos generales, balance general, estado de resultados, indicadores, informaciond e

sucursales, pasivos externos, cartera por deudores. Opciones: Campo que permite, capturar la ruta de generaciond e los archivos.

4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en o si desea abandonar

la ventana haga clic en .



APÉNDICE A. - MENSAJES DE ERROR

A continuación se muestra la tabla de los mensajes de que se pueden presentar en el manejo del programa.

MENSAJE SIGNIFICADO SOLUCION

DEBE SELECCIONAR UNA CUENTA DE NIVEL CLASE

Ocurre cuando en el Menú Plan Único Contable: Se trata de agregar un grupo sin estar ubicados en el nivel inmediatamente anterior (Clase).

Ubíquese en el nivel Clase y haga clic en el botón Agregar.

DEBE SELECCIONAR UNA CUENTA DE NIVEL GRUPO

Ocurre cuando en el Menú Plan Único Contable: Se trata de agregar una cuenta sin estar ubicados en el nivel inmediatamente anterior (Grupo).

Ubíquese en el nivel Grupo y haga clic en el botón Agregar.

DEBE SELECCIONAR UNA CUENTA DE NIVEL CUENTA

Ocurre cuando en el Menú Plan Único Contable: Se trata de agregar una subcuenta sin estar ubicados en el nivel inmediatamente anterior (Cuenta).

Ubíquese en el nivel Cuenta y haga clic en el botón Agregar.

DEBE SELECCIONAR UNA CUENTA DE NIVEL SUBCUENTA

Ocurre cuando en el Menú Plan Único Contable: Se trata de agregar un auxiliar sin estar ubicados en el nivel inmediatamente anterior (Subcuenta).

Ubíquese en el nivel Subcuenta y haga clic en el botón Agregar.

DEBE SUMINISTRAR LOS RANGOS DE RETENCION

En el menú conceptos de retención, al momento de ingresar o editar un nuevo concepto, se selecciona que el manejo se realizará por rangos, pero no se ingresa ningún rango.

Si selecciona la opción rangos, asegúrese de incluir mínimo un rango de comparación.

NOMBRE O CODIGO DE USUARIO INCORRECTO

Ocurre al ingresar el usuario o contraseña que no corresponde al usuario asignado.

Revise y vuelva a digitar nuevamente su usuario o contraseña. En caso de persistir el problema consulte con el administrador.

EL CAMPO NO PUEDE ESTAR EN BLANCO

Se presenta la siguiente imagen continua

al campo . Ocurre cuando al realizar el

ingreso de información, se deja un campo en blanco.

El sistema automáticamente, se encuentra diseñado para que cuando ello ocurra no se pueda proseguir con la operación hasta que se complete la información faltante.

EL CODIGO INGRESADO ES INCORRECTO

Se presenta la siguiente imagen continua

al campo . Ocurre cuando en un campo

donde se deba llamar a un comprobante, algún tercero, algún centro de costo o alguna entidad creada, se ingrese un código inexistente.

En tal caso, se deberá realizar la búsqueda del código deseado utilizando la opción de búsqueda ubicada continuamente al campo en cuestión.

EL PERIODO CONTABLE PARA EL AÑO ACTUAL SE ENCUENTRA ACTIVO!

Ocurre al momento de tratar de realizar el cierre anual o la confirmación del cierre sin haber terminado el periodo actual.

Se deberá terminar primero el año contable, antes de realizar el cierre anual y su confirmación.



APÉNDICE B. – GLOSARIO

BARRA DE EDICION: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le

ayudan a administrar la información que se está registrando en las opciones que contienen estos iconos. Los

cuales ayudan a:

ICONO

NOMBRE

FUNCION

ADICIONAR

REGISTRO

Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite

capturar los datos para crear un nuevo registro del

ítem en el cual se encuentra trabajando.

MODIFICAR

Permite modificar el registro en el cual se encuentra

trabajando, ofreciendo la alternativa de volver a

almacenarlo con los nuevos datos ingresados.

GRABAR

Almacena los datos ingresados (registro) en la

pantalla de trabajo.

DESHACER Permite retroceder en la captura de la información

deshaciendo el registro creado recientemente.

CONSULTAR

Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y

visualizar fácilmente los registros creados.

ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.

IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo

CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.

CAMPO: Es el ítem u opción en donde se va a diligenciar la información. El campo normalmente se

identifica con su respectivo nombre, siempre existirá un espacio para el ingreso de la información.

CENTROS DE COSTO: Son subdivisiones en las cuales se puede agrupar la información de la empresa para

hacer más detallada la relación de ingresos y egresos de la misma.

CONSOLIDACION: Unión o grupo de varias empresas principalmente, que se realiza para la generación de

informes.

MAYORIZAR / MAYORIZACION: Es totalizar la cuenta a la que se refiere en la cuenta del nivel

inmediatamente anterior.

REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en

un solo registro pueden ir los ítems de la cuenta, el valor, el centro de costo.

PAAG: Porcentaje Anual del Año Gravable. Este porcentaje sirve para ser aplicado en los activos no

monetarios para realizar posteriormente el proceso de ajustes por inflación.

TERCEROS: Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relación comercial. Por ejemplo

los proveedores, empleados, clientes, entre otros.



ÍNDICE

A Ajustes, 44

Ajustes por Inflación, 16, 44

Anexo de Declaración, 16

Anexos de Declaración, 22

B Balance de Prueba, 48

Balance General, 48

C Catalogo de cuentas, 49

Centros de Costo, 16



CGN, 55, 56, 57, 60

Cierre, 40

Cierre Anual, 39, 40

Cierre Mensual, 39

Clases Contables, 11, 12

Comprobante Diario, 23

Comprobantes Contables, 28

Conceptos de Retención, 20

Conciliación, 41

Conciliación Bancaria, 41, 48

Conciliar Cuenta, 16

Confirmar Cierre., 40

Consolidación, 44

Contables, 51

Contribuyente, 19

Corriente, 16

Crédito, 50

Cuentas, 14, 49

D Débito, 50

DIAN, 60

Diario Mayor, 50

E Estado de Flujo de Efectivo, 48

Estado de Resultados, 48

Extracto, 41

F Flujo de efectivo, 54

I I.V.A. Bimestral, 50

ICA, 19, 49

Indicadores Financieros, 49

Industria y Comercio, 50

Informes, 46

Interface, 37

Interface Contable, 37

Inventario y Balance, 50

M Mayor y Balance, 50

Movimientos, 35

N No Corriente, 16

P PAAG, 26

Parámetros, 51, 55

Participación Patrimonial, 26

Patrimonio, 14, 48

Plan, 14, 41, 49

Plan de Cuentas, 47

Presupuesto Contable, 43

Presupuestos, 43, 50

R Recálculo, 53

Régimen, 19

Registrar, 33, 35, 39

Registro de control, 53

Retención, 16, 30, 49, 50

S Saldo, 41

Saldos iniciales, 44

T Tabla de PAAG, 26

Terceros, 16, 17, 48, 49

este manual es suministrado exclusivamente con … · cartera – dinámica gerencial hospitalaria...

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