enmienda no. 1 invitaciÓn a licitar pnud/ial-011/2015
TRANSCRIPT
ENMIENDA No. 1
INVITACIÓN A LICITAR PNUD/IAL-011/2015
“Contratación del Servicio de Gerenciamiento de Eventos para las Juntas anuales de Gobernadores del Fondo Monetario Internacional y del Banco Mundial a realizarse en
Octubre 2015”
1. Bases de licitación, Sección 3 – Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas – Términos de
Referencia, numeral II. Descripción del Servicio Donde dice:
SERVICIO 1: 1.1 Montaje y desmontaje de espacios oficiales (salas, áreas de prensa, estaciones de trabajo, lounges, etc.) acorde a la agenda de la Conferencia. 1.2 Supervisión y monitoreo en todos los espacios oficiales 1.3 Servicio de supervisión de limpieza general en cada una de las sedes y el Colegio Manuel Gonzáles Prada 1.4 Distribución de útiles de oficina a los Business Centers 1.5 Supervisión de Servicios de Catering y operaciones de Cafeterías/Restaurantes 1.6 Búsqueda de Concesionario para el Servicio de cafeterías y Restaurante en la Biblioteca Nacional del Perú y Lima Centro de Convenciones
Se modifica a:
SERVICIO 1: 1.1 Montaje y desmontaje de espacios oficiales (salas, áreas de prensa, estaciones de trabajo, lounges, etc.) acorde a la agenda de la Conferencia.
1.2 Supervisión y monitoreo en todos los espacios oficiales 1.3 Servicio de supervisión de limpieza general en cada una de las sedes y el Colegio Manuel Gonzáles Prada 1.4 Distribución de útiles de oficina a los Business Centers 1.5 Supervisión de Servicios de Catering y operaciones de Cafeterías/Restaurantes 1.6 Búsqueda de Concesionario para el Servicio de cafeterías y Restaurante en la
Biblioteca Nacional del Perú y Lima Centro de Convenciones y contratación del Servicio de Catering a Salones y Eventos Oficiales para los siguientes locales: Biblioteca Nacional del Perú, Gran Teatro Nacional, Museo de la Nación y Lima Centro de Convenciones.
Especificaciones Técnicas para la Contratación del Servicio de Catering a Salones y Eventos
Oficiales
1. OBJETO DEL SERVICIO
El Proveedor se encargará de la búsqueda y pre-selección de potenciales interesados en brindar el servicio de Catering a salones oficiales. Para ello, deberá presentar un listado de 3 empresas interesadas.
La empresa elegida proporcionara servicios de catering que estarán disponibles a lo largo de la Junta de Gobernadores FMI/BM Lima 2015. Estos servicios se ofrecen en múltiples lugares, con altos niveles de servicio.
La calidad y la presentación son de la mayor importancia. El catering se proporcionará a clientes de alto nivel de diversos orígenes
Será responsabilidad del Proyecto Especial y del PNUD la selección de la empresa de catering, que será responsable de brindar los servicios antes descritos. Una vez seleccionado el concesionario, deberán firmar una carta compromiso con la empresa de Gerenciamiento de Eventos adjudicada. De la misma manera, dentro de los 15 días calendario siguientes a la firma de la carta compromiso, el concesionario queda obligado a presentar una carta fianza bancaria y/o cheque de gerencia emitida por una entidad legalmente establecida en el Perú, con domicilio en Lima, bajo supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS), por concepto de Garantía de Compromiso, a favor del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo hasta por la suma de USD 5,000.00. Asimismo, se deja constancia que el concesionario no deberá realizar ningún pago adicional al correspondiente a la contra prestación de sus servicios
2. ALCANCE Y DESCRIPCION DEL SERVICIO
2.1 Características
Servicio de catering a salones de reuniones oficiales y eventos que se requieran durante la conferencia en los edificios de la Biblioteca Nacional del Perú, El Gran Teatro Nacional, el Museo de la Nación y el Lima Centro de Convenciones.
2.2 Actividades
El Proveedor realizará el servicio en las cantidades, horarios, fechas y lugares que determine el BM/FMI.
Las cantidades señaladas a continuación son estimadas y referenciales (para mayor detalle ver Anexo 01 - Catering Report Tokyo 2012) por lo que durante el desarrollo del contrato éstas podrán aumentar o disminuir, estando el proveedor obligado a mantener los precios unitarios de su oferta, durante la ejecución del contrato:
N°
Actividades del Servicio
Número de Eventos
Referenciales
Número de Personas por evento
Mínimo Máximo
1 Desayuno (Servido/Buffet) 14 10 150
2 Coffee break 90 20 500
3 Almuerzo/Cena (Servido/Buffet) 20 20 250
4 Working Lunch 5 10 30
5 Cocktail 15 20 150
6 Café, Infusiones y galletas permanente para Prensa
28 300 400
Las cantidades señaladas a continuación son estimadas y referenciales, por lo que durante el
desarrollo del contrato éstas pueden variar incrementando o disminuyendo, debiendo en
cualquier caso, mantener el precio unitario de la oferta presentada:
Spring Meetings Washington 2014 Annual Meetings Washington 2013
Detalle de las Actividades del Servicio:
El proveedor debe presentar menús con precios que sean personalizados y creativos, el cual deberá incluir opciones peruanas.
Estos menús deben ser presentados en inglés y español basados en los siguientes servicios:
a) Menú a la carta
Garantizar el servicio de catering a las oficinas que se encuentren en el Museo de la Nación, Biblioteca Nacional del Perú y Centro de Convenciones.
El Proveedor debe presentar un formato de pedido con alternativas de comida basados en los siguientes servicios:
Bebidas calientes y frías
Panes dulces y salados
Fruta fresca
Sandwiches
Ensaladas
Dulces
Ver modelo de Formato (Anexo 02- Office Service Form Tokyo 2012)
b) Atención de Desayunos
Presentar 4 opciones de desayuno servido y 2 de desayuno Buffet. Para mayor información remitirse al Numeral 5 – Opciones de Menú.
Nota:
Serán servidos en mesa para cada invitado y/o estará en una estación en el caso de servicio tipo buffet.
c) Atención de Coffee breaks
Presentar 6 opciones de coffee break. Incluir los siguientes ítems como mínimo:
Café, té e infusiones
Jugos variados
Gaseosas
Mini sandwich
Galletas variadas
Mini postres peruanos
Nota:
Serán servidos en mesa de coffee break.
d) Atención de Almuerzos
Almuerzo Servido:
Presentar 7 opciones de almuerzo que incluya plato de entrada, plato de fondo, postre, bebida gaseosa y café e infusiones.
Almuerzo Buffet:
Presentar 4 opciones de Buffet incluyendo como mínimo 4 opciones de entrada/salad bar, 4 opciones de platos de fondo, 4 guarniciones y 4 postres. Incluye servicio de café, té y bebidas gaseosas
Nota:
Servicio en mesas de buffet
e) Working Lunch
Presentar 3 opciones de working lunch que incluya como mínimo:
Sandwich personal
Ensalada
Postre
Snack salado
Incluye servicio de café, té y bebidas gaseosas
Nota:
Servicio en estación o mesa.
f) Atención de Cocktails
Presentar 5 opciones de cocktail con bebidas y bocaditos peruanos e
internacionales que incluya como mínimo:
Bebida gaseosa, aperitivos, hielo necesario
Bocaditos fríos, calientes y dulces
Opciones de Estaciones
Nota:
Servicio pasado y estaciones.
g) Atención de Cenas
Presentar 5 opciones de cenas que incluya como mínimo:
Entrada
Plato de Fondo (cárnico tipo carne, pollo o pescado
Postre
Gaseosas
Café e infusiones
Nota:
Servicio en mesas.
h) Café, Infusiones y galletas permanente para Prensa
Servicio de café, infusiones y galletas a las 08:00am, 10:00am, 1:00pm y 3:30pm.
Cada servicio será para 300 pax (por 7 días). Excepto el día 6 que se servirá 100
cafés adicionales en dos horarios por definir.
Nota:
Con vasos to go y removedores de plástico.
Para mayor detalle de la presentación de la propuesta ver Anexo 03 (Menús
Washington 2014)
2.3 Cocina Principal de Catering
El Centro de Convenciones de Lima contará con una Cocina de Catering que servirá para producir todos los alimentos necesarios para las Reuniones Anuales del BM/FMI 2015 y distribuirlos en las cuatro sedes.
El Proveedor deberá prestar el servicio de operación de la cocina durante el evento (lavado de vajillas, ollas, etc.), usando detergentes biodegradables y amigables con el medio ambiente. El espacio destinado está ubicado en el 7mo. piso y cuenta con las siguientes características:
Area: 395.90 mt2
La cocina contará con las siguientes áreas: - Depósito de Basura Se han destinado zonas de depósito de basura orgánica e inorgánica. Serán
áreas cerradas e independientes.
- Zona de Recepción Diseñada con mesas de trabajo de acero inoxidable, mesa con desconche,
un tacho de basura, 2 pozas, una balanza de plataforma de capacidad aproximada de 150 kg, 2 parihuelas o bases de almacenamiento y una manguera retráctil.
- Oficina Administrativa Se ha ubicado una oficina del área de Cocina para control.
- Almacén de Secos Contará con estantería ventilada y bases de almacenamiento. La estantería
ventilada tiene 4 niveles.
- Zona de Cámaras Frigoríficas Se contará con 3 cámaras frigoríficas, dos de refrigeración y una de
congelados. Con capacidad aproximada de 500 pies cúbicos en cada cámara. Una de las cámaras de refrigeración será para carne, pollo, fiambres y lácteos, y la otra para verduras y frutas.
- Pre-elaborado Carnes-Aves En esta zona se harán todos los cortes de las carnes que luego pasarán a la
zona de cocción. Habrá también una cortadora de fiambres.
- Pre-elaborado Pescados En esta zona se trabajará todo lo que es pescados y mariscos que luego
pasará a la zona de cocción.
- Pre-elaborado frutas y verduras En esta zona se lavarán y cortarán todas las frutas y verduras tanto para la
cocción como para la preparación de platos fríos, ensaladas, etc.
- Cocina Fría La Cocina fría contará con el siguiente equipamiento:
1 Empacadora al vacío de sobremesa 1 Abatidor de temperatura Multifresh 1 Máquina de helado de 20 litros 1 Mesa refrigerada de 2 puertas sólidas
- Cocina Caliente
La Cocina Caliente contará con el siguiente equipamiento:
2 Marmitas a gas de 150 litros 1 Horno Self cooking center de 20 bandejas a Gas 3 Cocinas Mural a gas de 4 quemadores y parrilla inferior 1 Fornillón de 1 quemador 3 Planchas lisas a gas y parrilla inferior 1 Campana Extractora mural 1 Sistema de Extracción para campanas 2 Mesas refrigeradas de 2 puertas sólidas 17 Coches Isotérmicos de dos niveles para bandejas 1/1
- Pastelería-Panadería Contará con el siguiente equipamiento:
1 Cocina mural a gas de 2 quemadores y parrilla inferior 1 Self cooking center de 10 bandejas 1/1 a gas 1 Campana extractora mural 1 Sistema de extracción para campanas 1 Batidora mezcladora de 28 litros 1 Coche térmico calentador y fermentador – Puerta sólida 1 Armario de refrigeración de dos puertas
- Despacho Contará con 2 mesas grandes para despacho de cocina y 3 mesas grandes
para despacho de pastelería. En estas mesas se arman los platos para luego ponerlos en los coches isotérmicos que mantengan la temperatura del plato (tanto frío como caliente) para poder después servir a todos los comensales al mismo tiempo.
- Zona de Lavado de Ollas Zona de lavado de ollas, sartenes y utensilios que se utilicen en las zonas de
preparación y cocción.
- Zona de Lavado de Vajilla Los platos sucios llegarán por el corredor de servicio y el mozo los pondrá
sobre la mesa de recepción de vajilla sucia. Esta mesa contará con desconche para eliminar los residuos de los platos con un tacho inferior y una poza para hacer un prelavado. En la parte superior de la mesa se ubicará una repisa porta racks para almacenar los racks de plástico que entrarán al lavavajillas. Luego de la mesa de entrada se ubica el lavavajillas de arrastre que deberá tener una capacidad de lavado de aprox. 250 racks/hora. Se contará con una mesa de salida de vajilla limpia y estantería para almacenar la vajilla.
Nota: Ver anexo Anexo 04 – Plano Equipamiento Cocina Piso 7.
2.4 Reuniones Oficiales de Comités y Grupos
Parte de las cotizaciones solicitadas en las diversas alternativas son para atender las reuniones oficiales que se detallan en Anexo 05 del presente documento.
2.5 Reglamentos Sanitarios
El manipuleo, insumos y demás productos a utilizarse en la prestación del servicio deberán satisfacer como mínimo los siguientes requerimientos:
La atención del servicio de Catering debe reunir los requisitos sanitarios establecidos en el Reglamento sobre Vigilancia y Control Sanitario de Alimentos y Bebidas aprobado con D.S. N° 007-98-SA y deben recibirse en condiciones que no afecten su calidad y sanidad.
Todos los productos deberán satisfacer estándares de primera calidad señalados en las normas sanitarias que establece el Ministerio de Salud y las Normas Técnicas Peruanas Vigentes, de los Productos Alimenticios a utilizarse en la preparación del servicio de Catering.
Todas las personas que manipulen los alimentos deberán adoptar precauciones razonables para proteger el/los alimento(s) contra los riesgos de contaminación.
La atención del servicio de Catering, se harán en condiciones adecuadas de protección de cualquier riesgo de contaminación.
El proveedor deberá garantizar bajo responsabilidad, los hábitos de higiene de su personal, todo manipulador de alimentos deberá lavarse las manos con agua y jabón después de haber utilizado los servicios higiénicos, o haber realizado cualquier otra labor que pueda llevar a una acción de contaminación.
El proveedor será supervisado en temas de buenas prácticas e inocuidad de los
alimentos por personal del Ministerio de Salud para lo cual se solicita
colaboración con el área en todo momento.
El Proveedor será supervisado por la empresa logística de eventos que resulte adjudicada como resultado del proceso que se realice.
3. DEL PROVEEDOR
3.1 Perfil del Proveedor Las Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del BM/FMI es uno de los eventos más grandes e importantes que se realizará en el Perú. Los niveles de exigencia y calidad necesarios para brindar los servicios requeridos por este evento, hacen necesario e indispensable que el proveedor a contratar cuente con demostrada experiencia en eventos de más de 5,000 personas con requerimientos igual de exigentes.
a) Experiencia El proveedor deberá contar con un mínimo de diez (10) años de experiencia proporcionando servicios de catering de alto nivel, y tener capacidad para atender a por lo menos10 salas en simultáneo, para 100 pax cada una.
Presentar la siguiente información:
Proporcionar un mínimo de tres (3) referencias para el mismo tipo de compromisos. El licitante deberá incluir descripción breve de proyectos, así como fotos de la comida plateada, bebidas y servicio y nombres de clientes.
Proporcionar una lista de antiguos clientes con un perfil similar al FMI/BM con el que la compañía ha tenido un contrato en los últimos diez (10) años.
b) Aspectos Generales del Personal
Será responsabilidad del Proveedor contratar y capacitar el personal necesario para realizar, de manera satisfactoria, este servicio, y asegurarse que éstos cumplan con la identificación y los permisos requeridos.
El Proveedor deberá mantener la dotación adecuada de personal a fin de garantizar un servicio eficiente y oportuno. Se debe cumplir con la capacidad de atención de acuerdo con la capacidad de operación de cada sitio, para tal efecto, la estructura organizacional deberá ser aprobada previo a su implementación.
El Proveedor deberá mantener un personal para la operación de la caja la cual no podrá estar involucrada en la preparación de los alimentos ni en la atención de los clientes.
El personal de servicio deberá estar debidamente uniformado. El Proveedor deberá proveer uniformes a sus empleados los que deberán ser usados en todo momento dentro de las instalaciones del evento. El proveedor no permitirá atención al público con personal que no use el uniforme.
El personal de cocina (cocineros, ayudantes de cocina y otros) deberá contar obligatoriamente con los siguientes requisitos: - Carnet de Salud y Manipulador de Alimentos vigentes. - Uniforme adecuado y aseado. - Experiencia comprobada en el desarrollo de sus labores.
Acceso del Personal a las Instalaciones del Evento - El personal del proveedor ingresará a las instalaciones del evento
únicamente con la credencial que sea suministrada por el PE. - El proveedor presentará la lista de su personal para el evento a más
tardar el 15 de septiembre de 2015. Dicha lista debe incluir el nombre completo, número de DNI, fecha de nacimiento y el cargo que desempeñará.
- En caso de pérdida de la credencial antes indicada el proveedor deberá reportarlo, con la denuncia policial, al PE para solicitar la autorización de la emisión de una nueva credencial. El proveedor deberá efectuar el pago correspondiente por la nueva credencial.
c) Perfil del Personal El equipo responsable de la planificación, implementación y operación del evento debe estar compuesto por profesionales y técnicos de primer nivel que cuenten con experiencia en proveer servicios de catering a eventos con más de 5,000 personas.
El personal que el Proveedor asigne a gerencias, supervisión, coordinación y atención al cliente (mozos) debe tener dominio del idioma inglés (escrito y hablado), ya que el idioma oficial del evento es el inglés y toda la documentación se circulará en ese idioma, como por ejemplo los (BEOs, planos, listas, agendas,
etc.) los cuales contienen instrucciones específicas para la diversas actividades a realizarse en la conferencia.
En caso de enfermedad o indisposición de cualquiera de los miembros del equipo de trabajo, el Proveedor deberá garantizar que el personal reemplazante tenga el mismo nivel de estudios, certificación, preparación, conocimientos y experiencia que el personal saliente. El nuevo personal propuesto deberá contar con la aprobación del PE.
El Proveedor deberá presentar un organigrama de todo el personal responsable que utilizará durante la ejecución contractual, detallando cargos, responsabilidades y relaciones de dependencia, que debe incluir mínimo:
c.1 Gerencia del Proyecto
i. Gerente de Cuenta: 01
Profesional responsable de asegurar que los servicios requeridos se han ejecutado correctamente. Dicha persona deberá consultar con la Responsable de Conferencias, Programas e Instalaciones del PE para resolver los problemas de rendimiento.
Se espera que la persona propuesta, sea un profesional calificado, de trato cortés, que brinde respuestas en forma rápida con un plazo no mayor a dos (2) horas, durante el horario de oficina y sea capaz de responder con prontitud todas las solicitudes. Deben estar disponibles en horas extensas de trabajo.
Este Gerente recibirá los BEOs (Orden del Evento) por parte del BM/FMI y en base a dicha información programará al personal a cargo del servicio. Recibirá los cambios que puedan surgir antes y durante el evento. (Ver Anexo 06 - Modelo BEO).
Garantizará la distribución oportuna de todos los BEOs a las áreas correspondientes (Chef y Supervisores Operativos).
Confirmará las revisiones de agenda, las salas reservadas, etc. y notificará a los departamentos correspondientes de manera oportuna.
Programará BEO Meeting diario a fin de que la información sea la misma para todos.
Se ubicará durante los días del evento en la oficina ubicada en la cocina de catering del piso 7 para atender las llamadas y pedidos de último minuto y los cambios que se produzcan.
Tendrá a su cargo un Coordinador/a.
ii. Coordinador(a) del Evento: 01 Esta persona estará bajo la supervisión del Gerente de Cuenta y tendrá como responsabilidad apoyar en las coordinaciones generales del evento y la pronta respuesta de las solicitudes del BM/FMI y Responsable de Conferencias, Programas e Instalaciones del PE.
Participará de los BEO Meeting y coordinará directamente con los Coordinadores de Sede y Supervisores Operativos durante el evento de tal forma que todo fluya de manera correcta y a tiempo.
Recibirá todas las solicitudes y cambios de BEOs, antes y durante el evento. Se ubicará durante los días del evento en la oficina ubicada en la cocina de catering del piso 7 para atender las llamadas y pedidos de último minuto y los cambios que se produzcan.
iii. Chef Ejecutivo
Es la persona responsable de organizar, dirigir y coordinar el trabajo del personal a su cargo.
Realizará funciones de planificación, organización y control de todas las áreas propias del departamento de cocina y repostería.
El Chef Principal se encargará de diseñar el menú y participar en su elaboración.
Durante el servicio, controlará que los alimentos solicitados salgan en las condiciones exigidas.
c.2 Profesionales para la Etapa de Ejecución
Adicionalmente al personal antes indicado, el proveedor deberá contar con el siguiente personal:
i. Coordinadores de Sede: 04
Se requieren cuatro (4) coordinadores de sede para el Centro de Convenciones de Lima, Museo de la Nación, Gran Teatro Nacional y Biblioteca Nacional del Perú.
Los coordinadores estarán a cargo de dirigir, desarrollar y elaborar un plan para el funcionamiento de las sedes.
Los coordinadores deben entender el funcionamiento y propósito de cada local y las actividades que se desarrollan en las sedes. Deberán conocer las diversas rutas de acceso y escape.
En coordinación con los Supervisores Operativos asegurarán la puntualidad del montaje de los servicios de catering de cada sala.
Requisitos:
- Bachiller de la carrera de Administración, Turismo y Hotelería o afines - 5 años de experiencia organizando eventos en general.
Nota: El uniforme de todo el personal debe contar con el logo de la empresa de tal forma que se le pueda identificar rápidamente.
Asimismo, el licitante deberá de sugerir e incluir en su propuesta qué puestos adicionales a los anteriormente mencionados serán requeridos para este servicio.
3.2 Materiales, Equipos e Instalaciones
El Proveedor deberá proporcionar mesas y sillas adecuadas a la cantidad de participantes y tipo de servicio como se vea necesario.
Se vestirán las mesas con mantelería sobria y elegante acorde con el evento. Así mismo se usará servilletas de tela blanca.
Se colocarán arreglos de flores naturales.
Se colocará decoración acorde al tipo de servicio como velas, arreglos de buffet, etc.
El Proveedor deberá prestar el servicio utilizando el menaje y la vajilla en perfecto estado, sin rajaduras, roturas, astillados, etc. y en óptimas condiciones de higiene.
El menaje (vajilla, cubiertos y demás) utilizado en la prestación del servicio contratado deberá ser de metal, loza, vidrio o acero inoxidable, resistente al calor; quedando prohibida la utilización de menaje de material plástico o similar.
Menú impreso en el caso de algunos servicios específicos.
Spring Meetings Washington 2014
3.3 Plan de Trabajo El Proveedor, dentro de los 60 días de suscrito el contrato de servicio, deberá
presentar lo siguiente:
Muestras del menaje, mesas y mantelería a ser utilizado para el servicio.
Política de cancelación de pedidos.
Procedimiento para la gestión de los reclamos de los usuarios.
Procedimiento para la tramitación de las órdenes de último minuto y tiempo de atención.
Un formato de pedido de órdenes de servicio para oficinas, en cuyo reverso se explicite una breve descripción y foto de las opciones peruanas que se están presentando.
3.4 Ejecución Durante la etapa de ejecución del servicio se requerirá que el proveedor efectúe lo
siguiente:
Controle la calidad y cantidad antes del envío, para asegurar que los ingredientes o servicios obsoletos/defectuosos o faltantes sean reemplazados sin costo adicional.
Presentar informes diarios de ocurrencia personalizados que serán enviados al personal de BM/FMI y la Responsable de Conferencia, Programas e Instalaciones del PE.
Se debe considerar la producción de la “Marcha Blanca” el día 15 de setiembre de 2015, la cual debe contemplar servicio de almuerzo servido para 50 pax en el LCC (horario por definir).
El BM/FMI enviará los BEOs (Ordenes de Servicio) 14 días antes del evento.
Los cambios podrán ser realizados hasta 3 días antes del servicio.
Las cancelaciones se podrán hacer hasta 5 días antes del evento.
En caso el servicio no llegue a la hora solicitada, el servicio será entregado pero el cliente no abonará pago alguno.
El personal que designe el Proveedor (de preferencia dos personas) deberá viajar a Washington D.C. entre el 16 y 21 de abril del 2015 para observar el desarrollo de las Reuniones de Primavera del Banco Mundial y Fondo Monetario Internacional, debiendo el proveedor considerar dentro de su oferta dichos costos.
3.5 Sistema de comunicación La empresa debe contar con un sistema de comunicaciones para conectar a todo su
personal interno y externo (proveedores), lo cual debe incluir al área de conferencias,
programas e instalaciones.
3.6 Alimentación y transporte del staff de la empresa La empresa debe proveer alimentación y transporte para su personal.
4. LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN
4.1 Lugar
La sede principal de la Conferencia Anual de Gobernadores de BM/FMI se
desarrollará en Perú, en el departamento de Lima, en el distrito de San Borja y tendrá
lugar en los siguientes 4 edificios:
Biblioteca Nacional ubicada en Av. De la Poesía, No. 160, San Borja
Gran Teatro Nacional ubicado en Av. Javier Prado Este 2465, San Borja
Museo de la Nación ubicado en Vía Expresa Javier Prado Este 2466, San Borja
Lima Centro de Convenciones ubicado Vía Expresa Javier Prado Este s/n, San Borja
4.2 Plazo
El plazo de ejecución de la prestación se llevará a cabo a partir del día siguiente de la
suscripción del hasta el 19 de octubre de 2015.
5. OPCIONES DE MENÚ
OPCIONES DE MENU
ITEMS DESGLOSADOS
Mini panes dulces y salados variados por docena Mini postres por docena Café y Té para mínimo 10 pax (precio por pax) Bebidas gaseosas Jugo natural de fruta Agua mineral con y sin gas Variedad de mini sándwiches (fuente para 10 pax) Ensaladas (fuente para 10 pax) Frutas en tajadas (fuente para 10 pax) Chocolate caliente
Desayunos Desayuno Servido: Opción A:
Variedad de panes dulces y salados Mantequilla, mermelada y queso crema Fuente de fruta en tajadas Opción de jugo natural Café, Infusiones y leche
Opción B: Variedad de panes dulces y salados Mantequilla, mermelada y queso crema Opciones con huevos, jamones y quesos Opción de jugo natural Café, Infusiones y leche Opción C: Variedad de panes dulces y salados Mantequilla, mermelada y queso crema Opciones criollas Opción de jugo natural Café, Infusiones y leche Desayuno Buffet Opción A: Fuente de frutas Yogurt Jamones y quesos Huevos
Pancakes Salchichas o champiñones o tocino Variedad de panes Variedad de panes dulces y salados Mantequilla, mermelada y queso crema Opción de jugo natural Café, Infusiones y leche Opción B: Fuente de frutas Yogurt Jamones y quesos Opciones peruanas Camote frito o Papas salteadas Variedad de panes Variedad de panes dulces y salados Mantequilla, mermelada y queso crema Opción de jugo natural Café, Infusiones y leche
Coffe Break: Opción A Café, infusiones y leche Jugo natural Variedad de gaseosas y agua mineral 3 tipos de mini sándwiches 2 opciones dulces Opción B Café, infusiones y leche Jugo natural Variedad de gaseosas y agua mineral 2 tipos de mini sándwiches 1 opción dulce
Almuerzos:
Almuerzo Servido Opción A: Entrada Plato de Fondo (cárnico tipo carne, pollo o pescado) Postre Gaseosas Café e infusiones Opción Vegetariana: Entrada Plato de Fondo Postre Gaseosas Café e infusiones
Almuerzo Buffet:
Opción A: 2 entradas 2 fondos 2 postres 2 guarniciones Gaseosas Café e infusiones Opción B: 3 entradas 3 fondos
3 postres 3 guarniciones Gaseosas Café e infusiones Working lunch Sandwich personal con guarnición Postre Gaseosa Café e infusiones Cocktail Opción A: Una Ronda mixta de cocktail Gaseosas y agua mineral 3 bocaditos frios 3 bocaditos calientes 3 petit fours Opción B: Una Ronda mixta de cocktail Gaseosas y agua mineral 4 bocaditos frios 4 bocaditos calientes 4 petit fours 2 opciones de estaciones de comida (carving y jamones y quesos) Cena: Opción A: Entrada Plato de Fondo (cárnico tipo carne, pollo o pescado) Postre Gaseosas Café e infusiones Opción Vegetariana: Entrada Plato de Fondo Postre Gaseosas Café e infusiones Nota: Hay posibilidad que algunas delegaciones hagan solicitudes de platos que no contengan cerdo, alcohol y res.
6. COORDINACION Y SUPERVISIÓN
El Proveedor coordinará y será supervisado por la empresa Logística de Eventos que se contrate, el BM/FMI y la Responsable de Conferencia, Programas e Instalación del Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI – 2015 Perú del Ministerio de Economía y Finanzas para cuyo efecto sostendrá reuniones de coordinación con el Proveedor desde el día siguiente de la firma del contrato.
7. RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR
El Proveedor es responsable de cualquier daño que pueda sufrir el personal a su cargo, durante la ejecución del servicio, para lo cual debe contar con los seguros pertinentes, quedando liberado de esta responsabilidad el Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI – 2015 Perú.
El proveedor deberá garantizar que el traslado de los alimentos y bienes destinados al servicio se realicen observando los estándares de higiene, temperatura y el acondicionamiento debido, con el fin de asegurar el buen estado y óptima calidad de los mismos. Para ese efecto el proveedor tomará las previsiones del caso para contar con transporte y equipos apropiados.
8. FORMA DE PAGO
a) Las órdenes de servicio provendrán del BM, FMI, Proyecto Especial y/o el Banco Central de Reserva del Perú (BCRP), por lo que el proveedor deberá contar con cuentas maestras para cada uno de ellos donde se computarán los pedidos para la liquidación y pago dentro de los 30 días de efectuada la facturación. En el caso del BM/FMI el proveedor deberá entregar la boleta de venta más el formato requerido por estas entidades que incluye un detalle en Excel de cada servicio prestado para su correspondiente pago de estas entidades.
Los comprobantes de servicio (micros checks) deben incluir el lugar de entrega del servicio y el correspondiente código que proporcionará el BM y FMI al momento de la orden.
En el caso de las órdenes de servicio del BCRP, el pago del servicio prestado será efectuado por dicha institución.
En el caso de las órdenes de servicio del Proyecto Especial, el pago del servicio prestado será efectuado por el PNUD.
b) Para el caso de las órdenes de servicio que deben ser pagados por las Delegaciones, el proveedor deberá realizar el cobro del servicio durante el mismo. Este pago se
realizará con tarjeta de crédito/débito extranjeros (visa y mastercard) y/o efectivo, por lo que el Proveedor debe contar con un sistema de cobranza para estas tarjetas.
Para proceder a los pagos, la empresa deberá enviar todas las conformidades de servicio firmadas por el cliente.
9. OTROS Como parte de sus prestaciones, el Contratista deberá realizar una degustación de todas las opciones seleccionadas para el personal del BM/FMI. Oportunamente, se informará al proveedor sobre la fecha en que se realizará dicha degustación.
10. ANEXOS
Anexo 1 - Catering Report Tokyo 2012
Anexo 2 - Office Service Form Tokyo 2012
Anexo 3 - Menus Washington 2014
Anexo 4 - Plano Equipamiento Cocina Piso 7
Anexo 5 - Reuniones Oficiales de Comités y Grupos
Anexo 6 - Modelo BEO
2. Bases de licitación, Sección 3 – Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas – Términos de Referencia, numeral II. Descripción del Servicio - 1.6 Concesionario para Servicio de Cafeterías y Restaurante de la Biblioteca Nacional del Perú y Lima Centro de Convenciones Donde dice:
1.6 CONCESIONARIO PARA SERVICIO DE CAFETERÍAS Y RESTAURANTE DE LA
BIBLIOTECA NACIONAL DEL PERU Y LIMA CENTRO DE CONVENCIONES
El Proveedor se encargará de la búsqueda y pre-selección de potenciales interesados en brindar el servicio de cafetería y restaurante ubicados en los edificios de la Biblioteca Nacional y el Lima Centro de Convenciones. Para ello, deberá presentar un listado de 6 a 8 empresas para cada local que brinden servicio de cafetería y restaurante, con capacidad suficiente para la magnitud de este evento.
Perfil para los potenciales proveedores:
Mínimo seis (6) años de experiencia en el rubro de cafetería.
Mínimo 3 experiencias en el mismo tipo de compromisos para un mínimo 500 personas en forma simultánea.
Para efectos referenciales se adjunta el Anexo 8 Número de pax por día Tokyo 2012 en donde se indica el número de participantes en el venue principal por día.
Se modifica a:
El Proveedor se encargará de la búsqueda y pre-selección de potenciales interesados en brindar el servicio de cafetería y restaurante ubicados en los edificios de la Biblioteca Nacional y el Lima Centro de Convenciones. Para ello, deberá presentar una lista de 6 empresas para cubrir los 3 locales que se requiere, con capacidad suficiente para la magnitud de este evento. Perfil para los potenciales proveedores:
Mínimo seis (6) años de experiencia en el rubro al que postula.
Mínimo 3 experiencias en el mismo tipo de compromisos para un mínimo 500 personas en forma simultánea.
Para efectos referenciales se adjunta el Anexo 8 Número de pax por día Tokyo 2012 en donde se indica el número de participantes en el venue principal por día.
Será responsabilidad del Proyecto Especial y del PNUD la selección de los concesionarios finales que serán responsables de brindar los servicios antes descritos. Una vez seleccionado el/los concesionario/s, deberán firmar una carta compromiso con la empresa de Gerenciamiento de Eventos adjudicada. De la misma manera, dentro de los 15 días calendario siguientes a la firma de la carta compromiso, el/los concesionario/s queda/n obligada/s a presentar una carta fianza bancaria y/o cheque de gerencia emitida por una entidad legalmente establecida en el Perú, con domicilio en Lima, bajo supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS), por concepto de Garantía de Compromiso, a favor del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo hasta por la suma de USD 5,000.00. Asimismo, se deja constancia que el/los concesionario/s no deberán realizar ningún pago adicional al correspondiente a la contra prestación de sus servicios
Lima, 10 de febrero de 2015