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Manual de
procedimientos
administrativos
2011
El Colegio de Veracruz
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 1 de 108
I N D I C E
Presentación 3
Estructura Orgánica 4
Simbología 5
Descripción de Procedimientos 8
Sistemas de Información 9
Jurídico y Vinculación 13
Subdirección Académica 17
Selección de Personal Académico 17
Evaluación Académica 23
Departamento de Servicios Escolares 26
Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso 26
Elaboración de boletas de calificaciones 32
Departamento de Educación Continua y Unidad de Género 36
Coordinación de eventos de educación continua 36
Oficina de Tecnología Educativa 40
Mantenimiento y actualización del campus virtual 40
Administración de infraestructura tecnológica 43
Subdirección de Investigación 46
Reunión de Consejo Técnico 46
Presentación, control y seguimiento de los proyectos de
investigación y otras actividades
49
Departamento de Publicaciones y Difusión 55 1
Fecha
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Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
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Dirección General
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Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 2 de 108
Difusión de eventos de educación continua 55
Difusión de comentarios editoriales de los Profesores-
Investigadores en Radio y TV
58
Oficina de Servicios Bibliotecarios 61
Adquisición, control y préstamo de libros 61
Subdirección Administrativa 65
Elaboración del Estado Económico de los ingresos y egresos 65
Departamento de Recursos Financieros 68
Elaboración del Estado del ejercicio del presupuesto 68
Registro contable de las operaciones financieras y elaboración
de los estados financieros
71
Elaboración de conciliaciones bancarias 76
Departamento de Recursos Materiales 79
Solicitud y control de bienes de consumo 79
Adquisición de bienes muebles y de consumo 83
Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo 88
Oficina de Recursos Humanos 91
Elaboración de la nómina 91
Contratación de personal 94
Control de incidencias 97
Cálculo anual de I.S.R. 100
Directorio 103
Firmas de Autorización 106
Créditos 107 1
Fecha
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Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 3 de 108
P R E S E N T A C I O N
La modernización de la administración es un tema de relevante importancia, bajo esta premisa
El Colegio de Veracruz se ha dado a la tarea de llevar a cabo acciones tendientes a su
desarrollo, una de ellas ha sido su reestructura orgánica y con ello la actualización de los
manuales administrativos para estar acorde y congruente con la misma.
Además de considerar que las administraciones exitosas tienen un sello distintivo, el hecho de
dedicar tiempo a la implantación de políticas y lineamientos acordes con la realidad, con
ingredientes claves cuya esencia distintiva sea precisamente el sentido humano.
Por ello que la importancia de contar con un Manual de procedimientos actual está enfocada a
su utilidad, son la base para certificar procesos, pero sobre todo desde un primer momento
proporciona la información necesaria al personal de nuevo ingreso en su entrenamiento y
capacitación.
Es así que tomando en cuenta estas reflexiones, se dirigieron los trabajos para llevar a cabo la
actualización del ”Manual de Procedimientos Administrativos”, cuyo objetivo primordial es dotar
de información detallada, ordenada, sistemática e integral las actividades del área de acuerdo
a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas.
Fecha
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Autorización
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 4 de 108
E S T R U C T U R A O R G A N I C A
Fecha
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Autorización
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Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 5 de 108
S I M B O L O G I A
Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación
Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a
realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios
caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba,
se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden
identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o
nombre correspondiente; así como el número de copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se
usa generalmente combinado con el símbolo "Documento" y se
le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A = Alfabético N = Numérico C = Cronológico
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 6 de 108
S I M B O L O G I A
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o
provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo
permanente.
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la
que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que deben
realizarse las distintas operaciones.
Preparación
Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de
principio a fin para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 7 de 108
S I M B O L O G I A
Sistema Informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga
del procedimiento
Aclaración
Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento.
Disquete
Representa la acción de respaldar la información generada en el
procedimiento en una unidad magnética.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 8 de 108
D E S C R I P C I O N D E P R O C E D I M I E N T O S
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 9 de 108
DIRECCIÓN GENERAL
Sistemas de Información
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Solicitud de soporte técnico. Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso. Eventual
NORMAS
El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual deberá ser llenado lo más específicamente posible.
Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un desperfecto en su equipo
de cómputo.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Sistemas de Información
1
Recibe del área solicitante de El Colegio, el reporte de reparación en un tanto, donde solicita la reparación y/o mantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenado de manera cronológica temporal para su posterior reparación.
Pasa el tiempo
2
Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivo cronológico temporal y determina el tipo de reparación ya sea de software o hardware, así como si es de su competencia.
¿Es de su competencia?
2A
En caso que no sea de su competencia: Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo de falla para su reparación y archiva el reporte de reparación en un tanto de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo
2A.1
Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para su posterior entrega al usuario.
Continúa con la actividad número 4.
3
En caso que sea de su competencia: Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en el software y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo.
4
Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba la firma de recepción en el reporte de reparación y archiva manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 11 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
5
Elabora reporte de servicio en original y copia, informando al Subdirector de Planeación de las incidencias detectadas para su conocimiento, archiva la copia del reporte de servicio de manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 12 de 108
D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Sistemas de Información
Nombre del procedimiento:
Solicitud de soporte técnico
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 13 de 108
DIRECCIÓN GENERAL
Jurídico y Vinculación
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico. Celebrar convenios de intercambio con Instituciones de educación superior para vincular a El Colegio, en materia de docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas de la institución. Esporádica.
NORMAS
El Director General será la persona facultada para la firma de contratos y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto de Creación de El Colegio.
El Consultor Jurídico y de Vinculación verificará que las instituciones de educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia solvencia académica.
El Consultor Jurídico y de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los convenios firmados con dichas instituciones.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 14 de 108
D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Jurídico y Vinculación
1
Realiza la vinculación con las instituciones de educación superior, a través de la investigación y consulta en los directorios de universidades de las escuelas afines a las actividades de El Colegio, las cuales podrán ser nacionales o extranjeras, efectuando la difusión de las actividades que realiza la Institución.
2
Elabora proyecto de convenio para presentarlo al Director General y a la Institución con que se vincula, a fin de dar a conocer las cláusulas de derechos y obligaciones.
3
Turna al Director el proyecto de convenio o contrato para su conocimiento y aprobación respectiva.
Pasa el tiempo
4
Recibe del Director General el proyecto de convenio y verifica si lo aprobó.
¿Aprueba el Director General el proyecto de convenio?
4A
En caso de no aprobar el Director General el proyecto de convenio: Realiza las correcciones al proyecto de convenio y turna nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto.
Continúa con actividad número 5.
5
En caso de aprobar el Director General el proyecto de convenio: Envía proyecto de convenio o contrato a la institución con quien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 15 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
6
Recibe de la institución el proyecto de convenio y verifica si lo aprobó.
Pasa el tiempo.
¿Aprueba la institución proyecto de convenio?
6A
En caso de no aprobar la institución el proyecto de convenio: Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto.
Continúa con actividad número 7.
7
En caso de aprobar la institución el proyecto de convenio: Concerta a través de llamada telefónica fecha de firma de convenio entre El Colegio y la institución vinculada, a fin de preparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugar que hayan convenido las partes involucradas.
Pasa el tiempo
8
En pleno del acto protocolario recaba la firma del Director General y el representante de las instituciones académicas, comprometiéndose a llevar a cabo actividades para el mejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de convenios celebrados.
Pasa el tiempo
9
Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas de El Colegio, vía económica, las actividades desarrolladas en el ámbito de los acuerdos celebrados e informa al director General mediante tarjeta informativa del desarrollo del convenio.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 16 de 108
D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Jurídico y Vinculación
Nombre del procedimiento:
Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
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Autorización Oficina de
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Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 17 de 108
DIRECCIÓN GENERAL
Subdirección Académica
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Selección de personal académico. Seleccionar catedráticos en sus tres programas académicos o en su caso recontratarlos para futuros semestres, tomando en consideración su profesionalidad, responsabilidad, experiencia y conocimientos. Semestral.
NORMAS
La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico.
La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre con los perfiles académicos requeridos.
La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el contrato individual de trabajo.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 18 de 108
D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Subdirección Académica
1
Elabora en un tanto, el proyecto de Convocatoria para contratación de Profesores de asignatura y la presenta a la autorización del Director General.
Pasa el tiempo.
2
Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Contratación de Profesores de asignatura y revisa si indicó modificaciones a la misma.
¿Indica modificaciones?
2A
En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores en un tanto y desecha el documento incorrecto.
¿Aprueba el Director General el proyecto de convenio?
2A.1
Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria para contratación de profesores para la autorización respectiva.
Pasa el tiempo.
Continúa la actividad número 3.
3
En caso de no haber modificaciones: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 19 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
4
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio origina y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico.
Continúa la actividad número 3.
5
Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimiento establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes a profesores de asignatura la documentación curricular solicitada y verifica que está completa y correcta.
¿Esta correcta y completa?
5A
En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular.
Pasa el tiempo
Fin.
6
En caso de estar correcta y completa: Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores de asignatura y archiva de manera cronológica temporal la documentación curricular de cada aspirante.
Pasa el tiempo.
7
Elabora y turna reporte al Director General, informando de los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, el cual autoriza la contratación de los profesores de asignatura una vez analizada la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 20 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
8
Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal.
9
Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura su aceptación a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al archivo.
Pasa el tiempo
10
Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal.
11
Realiza la contratación de los profesores de asignatura, archivando conjuntamente con la documentación curricular de manera cronológica permanente.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 21 de 108
D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Subdirección Académica
Nombre del procedimiento:
Selección de personal académico
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 22 de 108
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 23 de 108
DIRECCIÓN GENERAL
Subdirección Académica
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Evaluación académica. Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura, incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la calidad académica de la institución. Mensual.
NORMAS
La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la Subdirección Académica.
Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura incluyendo a los profesores-investigadores.
Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una auto-evaluación.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 24 de 108
D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Subdirección Académica
1
Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticos utilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contiene preguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático, horario asignado, entre otras cosas.
2
Registra las respuestas formuladas por los profesores, anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado de manera individual.
3
Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios y determina las fallas que pudieran presentarse en la impartición de la docencia.
4
Elabora reporte global original para presentarlo al Director General, realizando las sugerencias de mejoras que se consideren pertinentes.
5
Recibe instrucciones del Director General, a fin de realizar actividades de mejora a la impartición de la docencia.
6
Archiva el reporte de manera cronológica permanente en el expediente de evaluaciones académicas, conjuntamente con los cuestionarios aplicados.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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Página 25 de 108
D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Subdirección Académica
Nombre del procedimiento:
Evaluación académica
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 26 de 108
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Departamento de Servicios Escolares
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso. Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar a El Colegio. Mensual.
NORMAS
La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en los medios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet de El Colegio.
El Colegio integrará un Comité de Evaluación con personal académico y de la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo en el tiempo establecido el cual será inapelable.
El Departamento de Servicios Escolares verificará que la documentación presentada por los aspirantes a ingresar a El Colegio cumpla invariablemente los requisitos establecidos en la convocatoria.
El Departamento de Servicios Escolares remitirá al Comité de Evaluación los expedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientes cinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de solicitudes.
El Departamento de Servicios Escolares, una vez entrevistados los aspirantes por el Comité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantes admitidos y aspirantes rechazados.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 27 de 108
D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Servicios Escolares
1
Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevo ingreso y la presenta a la autorización del Director General.
Pasa el tiempo.
2
Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Nuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma.
¿Indica modificaciones?
2A
En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudes a nuevo ingreso en un tanto y desecha el documento incorrecto.
2A.1
Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria a nuevo ingreso para la autorización respectiva.
Pasa el tiempo.
Continúa la actividad número 3.
3
En caso de no haber modificaciones: Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General.
4
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 28 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Pasa el tiempo.
5
Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodo establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes la documentación curricular solicitada y verifica que este correcta y completa.
¿Esta correcta y completa?
5A
En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular.
Fin.
6
En caso de estar correcta y completa: Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante.
7
Turna ficha técnica y documentación curricular al Comité de Evaluación para su valoración y selección, realizándolo a través de entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando los antecedentes escolares de los aspirantes.
Pasa el tiempo.
8
Recibe del Comité de Evaluación las fichas técnicas de los aspirantes y la documentación curricular de cada aspirante y los archiva de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo
9
Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevo ingreso por parte del Comité de Evaluación, recibe del propio Comité la relación de los aceptados y rechazados.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 29 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
¿Aprueba la evaluación?
9A
En caso de no aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su descalificación en el proceso de evaluación, elaborando oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante anexando la documentación curricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector Académico.
Fin.
10
En caso de aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico.
Pasa el tiempo.
11
Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de El Colegio, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal.
12
Registra en el formato Kardex los datos de los alumnos inscritos y archiva la documentación curricular de manera cronológica permanente en los expedientes de cada alumno.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 30 de 108
D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Servicios Escolares
Nombre del procedimiento:
Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 31 de 108
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 32 de 108
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Departamento de Servicios Escolares
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración de boletas de calificaciones. Registrar en un documento oficial las calificaciones de los alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas por los profesores de asignatura. Semestral.
NORMAS
Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los formatos establecidos por la Subdirección Académica.
Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la Evaluación correspondiente.
Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del semestre, instruyan los profesores de cada asignatura.
Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios Escolares.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Servicios Escolares
1
Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura el formato identificado como “concentrado semestral de calificaciones” en un tanto, el cual deberá ser llenado conforme a la norma establecida.
Pasa el tiempo.
2
En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos “concentrado semestral de calificaciones” debidamente requisitados de los profesores de asignatura en original y copia en los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos.
3
Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo las instrucciones de llenado y las normas establecidas
¿Está correcto?
3A
En caso de no estar correcto: Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral de calificaciones en original y copia para su correcto llenado.
Pasa el tiempo.
Continúa la actividad número 2.
4
En caso de estar correcto: Sella de recibido la copia del concentrado semestral de calificaciones y la entrega al profesor de asignatura.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
5
Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cada alumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdo con el concentrado semestral de calificaciones original.
6
Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en original y copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de El Colegio, archiva de manera cronológica permanente con el kardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boleta de calificaciones original y copia.
Pasa el tiempo
7
Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten la boleta de calificaciones correspondiente que obtiene previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firma en la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno.
8
Archiva la copia de la boleta de calificaciones de manera cronológica permanente.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Servicios Escolares
Nombre del procedimiento:
Elaboración de boletas de calificaciones
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Departamento de Educación Continua y Unidad de Género
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Coordinación de eventos de educación continua. Planear, organizar y cumplir con el evento de educación Continúa, antes, durante y después del mismo para que se cumpla con el objetivo establecido y se desarrolle óptimamente. Eventual.
NORMAS
Recibe El Programa Mensual de eventos de educación continua aprobada por el Director General con Visto Bueno del Subdirector Académico y de Investigación, con 30 días de anticipación.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Educación Continua y Unidad de Género
1
Recibe Programa Mensual de eventos de la Subdirección Académica y lo difunde a través de medios electrónicos y en los estrados del Colegio.
2
Analiza el Programa para precisar a qué tipo de público va dirigido, conozca el objetivo de evento y determine con que recursos cuenta, qué recursos necesita y con ello elaborar un plan de trabajo que le permita cumplir con el objetivo del evento.
3
Se solicita al área de Sistemas de Información la elaboración de las invitaciones impresas, digital, carteles, trípticos, según sea el caso, con 10 días de anticipación a la celebración del evento.
4
Se solicita al Departamento de Recursos Materiales las necesidades de servicio logístico que se requieran en el evento: equipo, presídium, servicio de café, personificadores con 10 días de anticipación.
5
Solicita al área de Recursos Materiales realice la entrega de invitaciones al evento de acuerdo al público que va dirigido con 10 días de anticipación.
6
Difunde el Evento a través de medios electrónicos al interior del Colegio y al exterior considerando la base de datos creada para el fin, con 10 días de anticipación y realiza una notificación 3 días antes del evento.
7
Elabora Control de Registro de asistencia para mantener actualizada la base de datos de participantes y dar seguimiento al programa.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
8
El día del evento verifica que la logística que todo esté instalado, funcionando en perfectas condiciones y de acuerdo a los requerimientos, para que se lleve a cabo exitosamente.
9
Concluido el evento se realiza la actualización de la base de datos del directorio.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Educación Continua y Unidad de Género
Nombre del procedimiento:
Coordinación de eventos de educación continua
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Oficina de Tecnología Educativa
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Mantenimiento y actualización del campus virtual. Mantener la consistencia en las bases de datos institucionales y la actualización del campus virtual. Llevar a cabo las adecuaciones que se requieran en el campus virtual para el correcto funcionamiento y mejorar los servicios que presta. Eventual.
NORMAS
Recibir una observación por parte de las academias, la subdirección académica o recomendaciones de los alumnos.
Verificar la factibilidad de la realización del cambio o actualización.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Tecnología Educativa
1
Recibe solicitud de las academias, la subdirección académica o alumnos.
2
Analiza el planteamiento de los requerimientos y la funcionalidad que deberá implementarse o datos a actualizar.
3
Requiere al área solicitante la información necesaria.
4
Presenta una propuesta a la subdirección académica sobre las funcionalidades.
5
Procede a la actualización del Campus Virtual.
6
Realiza pruebas para comprobar el correcto funcionamiento del Campus Virtual.
7
Se avisa a los usuarios de las nuevas funcionalidades y se capacita en su uso de ser necesario
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Oficina de Tecnología Educativa
Nombre del procedimiento:
Mantenimiento y actualización del campus virtual
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Oficina de Tecnología Educativa
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Administración de infraestructura tecnológica. Administrar los servicios de la red institucional, servidores, red inalámbrica y pizarrones electrónicos para su correcto funcionamiento. Diario.
NORMAS
Se llevará a cabo diariamente en todos los servidores, equipos de comunicación y pizarrones del Colegio de Veracruz.
Se llevará a cabo en cualquier momento que reporten alguna falla de servicio general.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Tecnología Educativa
1
Acceder al servidor u equipo a administrar.
2
Revisa que estén ejecutándose todos los servicios necesarios en el equipo.
3
Si alguno no se está ejecutando o marca alguna falla. Revisar y corregir dicha falla.
4
Si están ejecutándose todos procesos termina.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Oficina de Tecnología Educativa
Nombre del procedimiento:
Administración de infraestructura tecnológica
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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DIRECCIÓN GENERAL
Subdirección de Investigación
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Reunión de Consejo Técnico. Reunir a los integrantes del Consejo Técnico a fin de tratar asuntos académicos y de investigación de El Colegio. Mensual.
NORMAS
El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de los integrantes del Consejo Técnico, con una anticipación de por lo menos tres días a la celebración de la misma.
El Secretario del Consejo levantará el acta correspondiente con las incidencias y acuerdos que sean tomados.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Dirección General
1
Convoca a reunión a los miembros del Consejo Técnico, solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge como Secretario, elabore oficio de convocatoria.
Subdirección de Investigación
2
Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora y orden del día y anexando al mismo los documentos de los asuntos a tratar para cada miembro del Consejo.
Pasa el tiempo.
3
Una vez celebrada la reunión del Consejo Técnico, se formula el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba las firmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva, presentándola al Director General para su conocimiento y archiva el acta de manera cronológica permanente en el expediente de reuniones de Consejo Técnico.
4
Consulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados, solicitando a los miembros del Consejo, informen de los avances de los asuntos tratados para presentarlos en la próxima reunión.
Pasa el tiempo.
5
Informa al Director General y a los miembros del Consejo Técnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a los acuerdos.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Subdirección de Investigación
Nombre del procedimiento:
Reunión de Consejo Técnico
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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DIRECCIÓN GENERAL
Subdirección de Investigación
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. Presentar ante el Consejo Técnico los proyectos de investigación de los investigadores contratados por El Colegio, a fin de que sean autorizados para su realización; así como llevar un seguimiento de los mismos. Bimestral.
NORMAS
Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para someterlos ante el Consejo Técnico para su revisión y aprobación, así como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando además las actividades realizadas.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Subdirección de Investigación
1
Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos de investigación, dirigido a los investigadores.
2
Turna oficio original a cada uno de los investigadores solicitando sus proyectos de investigación y entrega copia al Director General, estipulando fecha de recepción de los mismos.
Pasa el tiempo.
3
Recibe de los investigadores los proyectos de investigación en un tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas.
¿Cumple líneas de investigación?
3A
En caso de no cumplir: Presenta el Proyecto de Investigación al Consejo Técnico para su autorización respectiva, por caso de excepción, considerando la importancia del trabajo a desarrollar por el investigador.
Continúa actividad número 4.
4
En caso de cumplir: Presenta al Consejo Técnico para su análisis y aprobación en la reunión convocada para tal fin, el cual somete a la consideración de los integrantes la aprobación del proyecto.
¿Aprueba el proyecto?
4A
En caso de no aprobar: Turna el proyecto al investigador para su corrección y posterior presentación.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 3.
5
En caso de aprobar: Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajo en base al proyecto de investigación autorizado y archiva el proyecto de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
6
Presenta bimestralmente al Consejo Técnico los reportes de seguimiento de los investigadores, elaborando el formato denominando “Reporte Bimestral” y archiva los mismos de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
7
Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta al Consejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajo de investigación desarrollado, analizando los integrantes el contenido y realizando la aprobación respectiva.
¿Aprueba el Consejo Técnico la investigación?
7A
En caso de no aprobar el Consejo Técnico la investigación: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación.
Continúa actividad número 8.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
8
En caso de aprobar el Consejo Técnico la investigación: Envía a la Comisión Dictaminadora el documento final del trabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener el dictamen de autorización para la publicación del libro respectivo.
¿Autoriza la Comisión Dictaminadora?
8A
En caso de no autorizar la Comisión Dictaminadora: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 8.
9
En caso de autorizar la Comisión Dictaminadora: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorial para la impresión y publicación del libro y recaba en este la firma del Director General.
10
Envía a la editorial el documento final del trabajo de investigación desarrollado para llevar a cabo la impresión del libro correspondiente, a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General y la segunda copia al Investigador.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Subdirección de Investigación
Nombre del procedimiento:
Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Departamento de Publicaciones y Difusión
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Difusión de eventos de educación continua. Difundir, promover y dar a conocer a la ciudadanía en general las actividades relevantes de carácter académico que el Colegio realiza. Eventual.
NORMAS
Recibe del Departamento de Educación Continua y Unidad de Género el Programa Mensual de Eventos.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Publicaciones y Difusión
1
Recibe y Analiza el Programa Mensual de Eventos de Educación Continua identificando a qué tipo de público va dirigido, el objetivo, y con esta información.
2
Elabora un plan de trabajo y le da seguimiento.
3
Se convoca a los medios de comunicación elegidos para cubrir el evento, prensa, radio y televisión a través de de medios electrónicos en donde se hacen las especificaciones de la hora, día, lugar, nombre del evento, objetivo, nombre de conferencista, invitados especiales, anexando el cartel diseñado para el evento, con 10 días de anticipación.
4
Se lleva a cabo la confirmación de la asistencia de los representantes de medios de comunicación vía telefónica, recordando el tipo de evento, nombre del conferencista, el objetivo, el día, hora, lugar que se celebrará.
5
El día del Evento recibe a los representantes de los medios otorgándoles las facilidades necesarias para que lleven a cabo eficientemente su trabajo.
6
Presenta a los representantes de los medios con las autoridades del Colegio, así como con el Conferencista y los invitados que participar directamente el evento.
7
Concluido el evento elabora un boletín informativo para inserción en medios y se los envía a través de medios electrónicos.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Publicaciones y Difusión
Nombre del procedimiento:
Difusión de eventos de educación continua
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Departamento de Publicaciones y Difusión
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Difusión de comentarios editoriales de los Profesores-Investigadores en Radio y TV. Presentar y dar a conocer a la ciudadanía en general los aportes que los Profesores Investigadores realizan haciendo comentarios del análisis en temas relevantes y de coyuntura emitiendo un juicio reflejando su criterio basado en su ideología y postura. Eventual.
NORMAS
Recibe del Departamento de Educación Continua y Unidad de Género el Programa Mensual de Eventos.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Publicaciones y Difusión
1
Se solicita la Agenda Política del Gobierno del Estado a la Dirección General de Comunicación Social.
2
Se elabora cronograma de participación de los Profesores Investigadores de acuerdo al perfil de cada uno se le indica el comentario editorial que deberán redactar para presentarán en los medios: Radio y Televisión, considerando la agenda.
3
Se elabora oficio personalizado a los Profesores Investigadores para informarles el tema sobre el cual realizará el comentario notificándole el día, la hora y el medio en el que deberá presentarse y los requerimientos específicos.
4
Un día antes de la participación se notificará vía correo electrónico o telefónico la hora en que deberá reunirse con el titular del área para que lo presente con la persona indicada en la Radio o la Televisión según sea el caso.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Publicaciones y Difusión
Nombre del procedimiento:
Difusión de comentarios editoriales de los Profesores-Investigadores en Radio y TV
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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Página 61 de 108
SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
Oficina de Servicios Bibliotecarios
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Adquisición, control y préstamo de libros. Establecer un control adecuado del material bibliográfico propiedad de El Colegio, realizando un registro de los libros adquiridos y prestados a los alumnos y público en general. Diaria.
NORMAS
La Oficina de Servicios Bibliotecarios será responsable del uso del material bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del alumno para el préstamo de los libros.
El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de ejemplares. El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la demanda que exista
de los ejemplares por parte de los alumnos de El Colegio.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Servicios Bibliotecarios
1
Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en la biblioteca de El Colegio y clasifica los libros por temas, materias y autores en los anaqueles o libreros.
2
Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia de libros a través de la demanda por parte de los estudiantes y profesores de asignatura, cuando realizan la visita a la biblioteca para consulta del material que sea de su interés y archiva el inventario de manera cronológica permanente.
3
Elabora requisición en original y una copia para enviarla a la Subdirección Administrativa para la adquisición de libros, recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación.
4
Turna a la Subdirección de Administración la requisición original para su adquisición y distribuye la copia al Director General para su conocimiento.
Pasa el tiempo
5
Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición de los libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado para tal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por el sector público o privado o por particulares.
6
Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta en los libreros respectivos.
Pasa el tiempo.
7
Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés y verifica que existan en el acervo bibliográfico.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
¿Existen libros?
7A
En caso de no existir: Informa al usuario que se carece del libro solicitado.
Fin.
8
En caso de existir: Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo y archiva de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
9
Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale de préstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal y ordena el libro en el casillero correspondiente.
10
Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológica permanente, el cual servirá para tener un antecedente del uso del acervo bibliográfico.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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Área responsable:
Oficina de Servicios Bibliotecarios
Nombre del procedimiento:
Adquisición, control y préstamo de libros
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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DIRECCIÓN GENERAL
Subdirección Administrativa
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos. Determinar los ingresos y egresos del ejercicio. Trimestral
NORMAS
La determinación del estado se efectúa con base en el Estado Económico de los Ingresos y Egresos del año anterior, el Estado del Ejercicio del Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación y el Estado de Resultados.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Subdirección Administrativa
1
Realiza el vaciado en el formato de reporte del Estado Económico de los Ingresos y Egresos, tomando como base los ingresos o el presupuesto ejercido en el año anterior, los cuales toma del archivo cronológico permanente del expediente de Estados Financieros.
2
Analiza los ingresos aprobados y egresos ejercidos del documento de presupuesto del año, el cual toma del archivo cronológico permanente.
3
Determina las variaciones de la Ley de ingresos o presupuesto de egresos ejercidos respecto al período anterior y actual y elabora en original el Estado Económico de los Ingresos y Egresos.
4
Turna de manera económica, el Estado Económico de los Ingresos y Egresos original, a la Subdirección de Administración para su conocimiento.
5
Envía, a través de oficio, original del Estado Económico de los Ingresos y Egresos a la Secretaría de Finanzas y Planeación y previo acuse de recibido, archiva una copia de manera cronológica permanente en el expediente de los Estados Financieros.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Subdirección Administrativa
Nombre del procedimiento:
Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Recursos Financieros
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto. Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El Colegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Mensual
NORMAS
La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la Balanza de Comprobación del mes.
Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticas emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Recursos Financieros
1
Analiza la balanza de comprobación del mes, la cual contiene los movimientos y saldos de las cuentas de gasto.
2
Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto en original, entre el presupuesto ejercido y comprometido por capítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos por partida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto del ejercicio y archiva la balanza de comprobación de manera cronológica permanente.
3
Coteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto la partida 1000 de servicios personales contra la nómina del mes y los honorarios erogados, la cual obtiene del archivo cronológico permanente del expediente mensual de nómina, así como los demás capítulos de gasto corriente observando las políticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
4
Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto, las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dando la suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayan a ejercer en el periodo.
5
Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuesto presentándolo al Subdirector de Administración para conocimiento y recaba la firma respectiva.
6
Integra al documento que contiene los Estados Financieros, para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación
7
Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Recursos Financieros
Nombre del procedimiento:
Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Recursos Financieros
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros. Presentar la posición Financiera de El Colegio a una fecha determinada. Mensual
NORMAS
Los Estados Financieros se integrarán con los siguientes documentos: Balance General, Estado de Resultados, Origen y Aplicación de Recursos, Flujo de Efectivo, Balance General Consolidado, Balanza de Comprobación, Notas a los Estados Financieros y Conciliaciones Bancarias.
La información contable-presupuestal se integrará con los Estados Financieros, Avance del Programa Operativo Anual y el Estado del Ejercicio del Presupuesto.
El registro contable de las operaciones financieras se realizarán en las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario.
El registro de las operaciones de los egresos se apegarán a lo estipulado en el catálogo clasificador por objeto del gasto emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y al Código Financiero para el Estado de Veracruz.
La emisión de los Estados Financieros se efectuarán dentro de los diez primeros días del mes siguiente del que se registran las operaciones.
El cierre del Ejercicio Fiscal y la emisión de los Estados Financieros correspondientes se llevarán a cabo dentro del primer mes del año siguiente a su conclusión.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Recursos Financieros
1
Recaba los documentos comprobatorios originales de los ingresos y egresos efectuados en el mes que se realizan.
2
Verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y normativos que señalan la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General y asigna el número de cuenta a afectar de acuerdo al catálogo clasificador por objeto del gasto para las operaciones de egresos y al catálogo de cuentas contables para los ingresos.
¿Cumplen requisitos?
2A
En caso de no cumplir: Devuelve comprobantes originales de ingresos y egresos.
Pasa el tiempo.
2A.1
Recibe los documentos que cumplan la normatividad y los requisitos fiscales.
Continúa con la actividad número 3.
3
En caso de cumplir: Elabora póliza respectiva por las operaciones diarias que se generan en El Colegio y clasifica las pólizas por cheques, ingresos y diario.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 73 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
4
Registra y captura las pólizas respectivas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral, afectando sistemáticamente las partidas contables correspondientes y archiva de manera cronológica permanente en los expedientes correspondientes de pólizas.
5
Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral la balanza de comprobación, colocando en forma ordenada los saldos de las cuentas, obteniendo la sumatoria de las mismas y verifica que la información esté correcta.
¿Está correcta?
5A
En caso de no estar correcta: Revisa los registros de las pólizas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral y realiza las correcciones que sean necesarias.
Continúa con la actividad número 6.
6
En caso de estar correcta: Elabora hoja de cálculo de excel y clasifica las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, tomando los saldos que muestra la balanza de comprobación.
7
Emite los Estados Financieros respectivos y recaba firmas del Director General y del Subdirector Administrativo.
8
Envía, a través de oficio original, los Estados Financieros a la Secretaría de Finanzas y Planeación previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Recursos Financieros
Nombre del procedimiento:
Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Recursos Financieros
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración de conciliaciones bancarias. Verificar de manera sistemática que los registros contables de las cuentas bancarias que se tienen aperturadas, coincidan con los movimientos que se presentan en los estados de cuenta proporcionados por las diversas instituciones bancarias. Mensual
NORMAS
Se determinará la diferencia de los saldos en las cuentas bancarias con base en el estado de cuenta de la institución bancaria y el auxiliar de bancos, observando siempre principios de contabilidad generalmente aceptados.
La conciliación bancaria se realizará al cierre contable del mes correspondiente. Las diferencias detectadas se notificarán inmediatamente a la institución bancaria para
su bonificación.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Recursos Financieros
1
Recibe de la institución bancaria el estado de cuenta en el cual se encuentra asentados los movimientos bancarios del mes.
2
Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral el reporte auxiliar de la cuenta de bancos.
3
Realiza la conciliación bancaria entre el reporte auxiliar de bancos y el estado de cuenta, verifica que no existan diferencias
¿Existen diferencias?
3A
En caso que existan diferencias: Envía oficio original de notificación a la institución bancaria para la bonificación respectiva, previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente copia del mismo.
3A.1
Recibe notificación vía económica del banco de la bonificación del cargo indebido.
Continúa con la actividad número 4.
4
En caso que no exista diferencias: Elabora reporte en un tanto de la conciliación bancaria y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Estados Financieros.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Área responsable:
Departamento de Recursos Financieros
Nombre del procedimiento:
Elaboración de conciliaciones bancarias
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Recursos Materiales
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Solicitud y control de bienes de consumo. Realizar la entrega a las áreas de El Colegio de los bienes de consumo para llevar a cabo sus actividades. Diaria
NORMAS
El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de entregar los bienes de consumo.
El inventario físico de existencias de almacén se realizará de manera semestral, tal y como lo establece la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D E S C R I P C I O N N A R R A T I V A
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Recursos Materiales
1
Recibe del área, de manera económica, la solicitud de los bienes consumibles de papelería o de cómputo.
2
Verifica de manera física la existencia del artículo solicitado.
¿Existe artículo?
2A
En caso de no existir: Solicita vía telefónica al proveedor la mercancía, realizando de esta manera la compra directa del bien o bienes
2A.1
Recibe del proveedor la mercancía y la factura en original y copia y elabora vale de entrada al almacén de bienes y archiva de manera cronológica permanente el vale de entrada al almacén.
2A.2
Sella de recibido la factura original y copia, devuelve al proveedor la factura original y archiva de manera cronológica permanente la copia de la misma.
Continúa con la actividad número 3.
3
En caso de existir: Entrega bien o bienes al área solicitante, elabora vale de salida y recaba firma respectiva de la persona que recibe la mercancía y archiva de manera cronológica permanente el vale de salida.
4
Registra en el kardex individual de artículos la salida del almacén de la mercancía entregada.
Pasa el tiempo.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 81 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
5
Elabora reporte mensual de salidas de almacén, turnando mediante oficio original al Departamento de Recursos Financieros para la afectación contable respectiva de la cuenta de almacén, previo acuse de recibido archiva copia del mismo de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
6
Realiza inventario físico de existencias de artículos de consumo, cuantifica en cantidad e importe de manera individual y total la mercancía.
7
Elabora en original y copia, reporte de existencias o inventario físico de almacén y turna de manera económica reporte original al Subdirector de Administración para su conocimiento.
8
Archiva de manera cronológica permanente copia del reporte de existencias de almacén.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del procedimiento:
Solicitud y control de bienes de consumo
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 83 de 108
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Recursos Materiales
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Adquisición de bienes muebles y de consumo. Realizar la adquisición de materiales y suministros que requieren las diversas áreas del Colegio para el desarrollo de sus actividades cotidianas. Anual.
NORMAS
La licitación de los bienes o servicios se apegarán al procedimiento estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles de Veracruz.
Los montos a adquirir deberán contar con partida y suficiencia presupuestal debidamente autorizada por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Recursos Materiales
1
Determina los requerimientos a licitar con base al Programa Anual de Adquisiciones, que obtiene del archivo cronológico permanente.
2
Elabora el oficio de invitación y las bases de licitación, especificando el número de licitación, la descripción del bien o servicio a adquirir, así como las condiciones de entrega, presentación de propuestas y pago de las adquisiciones, de igual manera el anexo técnico donde se describen las características de los bienes o servicios.
3
Envía el oficio original de invitación acompañado de las bases de licitación y el anexo técnico a cuando menos tres proveedores, a las cámaras de comercio y a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General y archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitaciones.
Pasa el tiempo
4
Elabora la lista de asistencia, una vez recibidas las propuestas técnicas y económicas de los participantes, e inicia el acto de apertura de propuestas y realiza el registro de participantes.
5
Recibe de los proveedores o participantes una propuesta técnica y una propuesta económica por cada uno.
6
Realiza la apertura de propuestas técnicas y económicas, da lectura al contenido de estas, verifica y determina que cumplan con lo solicitado en las bases de licitación y el anexo técnico.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
7
Elabora el acta de apertura con el registro técnico y económico de las propuestas, en la cual asienta la descalificación de los participantes que no cumplan con las especificaciones solicitadas así como con los que continúen en el proceso de licitación por cumplir con lo solicitado.
8
Obtiene la firma de los participantes en el acta de apertura de propuestas, fotocopia la misma y proporciona a los participantes un tanto de la misma acta y sus respectivos anexos.
Pasa el tiempo.
9
Analiza las propuestas técnicas y económicas y elabora el dictamen, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando las propuestas solventes que mas convienen a la convocante.
Pasa el tiempo.
10
Notifica, ya sea en un acto público o por medio de oficio, al participante que se ha hecho acreedor a la adjudicación del contrato del bien o servicio y archiva copia previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitación.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Página 86 de 108
ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
11
Integra en el expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes: Oficio de invitación en original. Antecedentes (Programa Anual de Adquisiciones) en copia.
Registro de participantes en original. Propuestas técnicas en original. Propuestas económicas en original. Acta de apertura de propuestas en original con sus
respectivos cuadros. Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de
análisis. Oficio de notificación en original.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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D I A G R A M A D E F L U J O
Área responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del procedimiento:
Adquisición de bienes muebles y de consumo
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Departamento de Recursos Materiales
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo. Realizar verificación física de los bienes propiedad de El Colegio a fin de elaborar y/o actualizar los resguardos respectivos. Semestral.
NORMAS
Se realizara el levantamiento de inventario de mobiliario y equipo de El Colegio de manera semestral, tal y como lo señala la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.
El levantamiento del inventario se realizará de acuerdo a los resguardos firmados por los responsables.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Departamento de Recursos Materiales
1
Realiza inventario físico de los bienes de mobiliario y equipo, llevando a cabo una revisión general a las áreas de El Colegio, así como al almacén general.
2
Coteja la existencia física de los bienes contra los resguardos previamente firmados por los responsables del mobiliario y equipo asignado y determina, en caso de existir, diferencias de lo físico contra los resguardos.
¿Existe diferencia?
2A
En caso de existir diferencia: Solicita al responsable del bien, informe vía económica la situación de la diferencia, pudiendo encontrarse sobrantes o faltantes de bienes.
2A.1
Elabora resguardos por los bienes sobrantes y cancela por el mobiliario y equipo enviado a otras áreas de El Colegio y archiva de manera cronológica permanente.
Continúa con la actividad número 3.
3
En caso de no existir diferencia: Elabora en original reporte de la existencia de los bienes, cuantificando en cantidad e importe y turna mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para su registro en los Estados Financieros.
4
Archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Área responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del procedimiento:
Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Oficina de Recursos Humanos
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Elaboración de nómina. Pago correcta y oportuno de los emolumentos al personal realizando los cálculos de impuestos y retenciones que por Ley deben ser efectuados. Mensual.
NORMAS
La nómina de pago se elaborará de acuerdo a los criterios establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación en la ley de Egresos del año correspondiente y a la normatividad fiscal vigente.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Recursos Humanos
1
Elabora el reporte de movimientos de personal y el de incidencias de personal.
2
Captura los registros en sistema de nómina, registra descuentos y realiza los cálculos necesarios; valida y afecta archivos haciendo el respaldo de la nómina en archivo electrónico.
3
Imprime nómina en original y dos copias con los recibos correspondientes.
4
Valida, firma y turna a la Subdirección Administrativa la nómina en original y copia.
5
Recaba firma en recibos de nómina.
6
Recibe de la Subdirección Administrativa la nómina original firmada por el titular así como por el Director General, para archivo.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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Área responsable:
Oficina de Recursos Humanos
Nombre del procedimiento:
Elaboración de la nómina
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Oficina de Recursos Humanos
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Contratación de personal. Formalizar la relación laboral formal entre El Colegio y el Personal propuesto por los titulares de las áreas. Eventual.
NORMAS
La contratación de personal, se realizará mediante petición del titular del área solicitante, a la Oficina de Recursos Humanos, observando las disposiciones legales aplicables.
La contratación de personal procederá previa verificación de suficiencia presupuestal.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Recursos Humanos
1
Recibe el movimiento de personal del área solicitante autorizado por el Director General, con el currículum vitae de la persona a contratar.
2
Proporciona al personal de nuevo ingreso la relación de requisitos de ingreso, así como la cédula de identificación personal.
3
Recibe y revisa que se cumpla debidamente con los documentos requeridos.
4
Procede al registro de huella digital para el reloj checador.
5
Acude al área de Sistemas de Información para toma de fotografía para la elaboración de credencial de identificación.
6
Proporciona al personal de nuevo ingreso la inducción verbal, haciendo entrega de los Lineamientos de Personal Administrativo.
7
Integra el expediente de personal.
8
Realiza el alta al IMSS a través del sistema IDSE, turnando al trabajador copia del aviso de afiliación.
9
Realiza el control de movimientos de personal del mes correspondiente.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
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Área responsable:
Oficina de Recursos Humanos
Nombre del procedimiento:
Contratación de personal
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Oficina de Recursos Humanos
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Control de incidencias. Regular y mantener el registro y control de asistencias del personal. Mensual.
NORMAS
El control de las incidencias deberá apegarse a lo estipulado en los Lineamientos de Personal Administrativo de El Colegio.
El reporte de incidencias debe validarse con las solicitudes de permisos presentadas por los trabajadores durante el mes correspondiente, para determinar la aplicación de descuentos en el caso de retardos y faltas.
Las incidencias se aplicarán, de acuerdo a los registros de asistencia que se indican en el Sistema de huella digital.
Los descuentos por inasistencia y/o retardos se aplicarán en el mes siguiente en que hubiere ocurrido el incumplimiento del trabajador.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Recursos Humanos
1
Recibe del trabajador solicitud de permiso y/o incapacidad del I.M.S.S. debidamente requisitado en original y copia.
2
Verifica en sistema de control de asistencia si procede la solicitud de permiso y de ser así, recaba firma de autorización del titular de la subdirección correspondiente, y firma dando el visto bueno.
3
Sella y devuelve copia al interesado.
4
Captura en sistema de control de asistencia y archiva el permiso.
5
Emite del sistema del reloj checador el reporte de asistencia y verifica si existe justificación oficial de faltas o retardos.
6
Realiza el cálculo de los descuentos por faltas y/o retardos y elabora resumen de incidencias de personal.
7
Emite reporte de descuento y turna al titular del área para visto bueno.
8
El titular del área turna el documento validado al analista para aplicar en nómina el descuento correspondiente.
9
Archiva de manera cronológica el reporte de Incidencias en un tanto u las solicitudes de permiso y justificantes en original.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Área responsable:
Oficina de Recursos Humanos
Nombre del procedimiento:
Control de incidencias
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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Subdirección Administrativa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Oficina de Recursos Humanos
PROCEDIMIENTO
Nombre: Objetivo: Frecuencia:
Cálculo anual de I.S.R. Generar información necesaria para ajuste de impuestos, para estar en posibilidades de aplicar en la nómina las diferencias resultantes a favor o en contra de los trabajadores. Anual.
NORMAS
El cálculo anual de I.S.R. deberá apegarse a lo estipulado en la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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ÁREA
ACT.
DESCRIPCIÓN
Oficina de Recursos Humanos
1
Concilia mes a mes las percepciones y deducciones de nómina contra los estados financieros.
2
Elabora acumulado de nómina mensual, donde vacía los conceptos de percepciones y deducciones por empleado.
3
Informa al analista administrativo el personal que solicitó no se le realice cálculo anual de I.S.R por presentar su declaración de manera personal.
4
Determina el personal sujeto a cálculo anual de dicho impuesto.
5
Realiza cálculo aplicando al ingreso acumulado la tabla anual para I.S.R.
6
Al resultado del I.S.R. anual se compara con cálculos del acumulado mensual retenido por empleado y realiza el ajuste correspondiente de más o de menos, aplicándolo en la nómina de pago del mes de diciembre.
Fin del procedimiento.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
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Subdirección Administrativa
Dirección General
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Área responsable:
Oficina de Recursos Humanos
Nombre del procedimiento:
Cálculo anual de I.S.R.
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
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Página 103 de 108
D I R E C T O R I O
Á R E A
R E S P O N S A B L E
Consejo Técnico
Dr. Jesús Alberto López González Director General
Dr. José Jesús Borjón Nieto Consejero
Mtro. José Daniel Sousa Oliva Consejero
Lic. Lauro Rubén Rodríguez Zamora Consejero
Mtro. Héctor Carreón Rojano Secretario
Dr. Alejandro de la Fuente Alonso Consejero Investigador
C. Jorge Ignacio Rodríguez Olivares Consejero Alumno
Dirección General
Dr. Jesús Alberto López González Director General
Mtro. José Daniel Sousa Oliva Encargado de Sistemas de Información
Lic. Lauro Rubén Rodríguez Zamora Consultor Jurídico y de Vinculación
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Á R E A
R E S P O N S A B L E
Subdirección Académica
Dr. José Jesús Borjón Nieto Subdirector Académico
Mtra. Elisa López Ballesteros Jefa del Departamento de Servicios Escolares
Mtra. Gwendoline Marzin Jefa del Departamento de Educación Continua y Unidad de Género
L.I. Héctor Oscar Sampieri Cessa Jefe de la Oficina de Tecnología Educativa
Subdirección de Investigación
Mtro. Héctor Carreón Rojano Subdirector de Investigación
Lic. Antonio Garibay Millán Jefe del Departamento de Publicaciones y Difusión
Lic. Sabine Monique Bulin Jefa de la Oficina de Servicios Bibliotecarios
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Á R E A
R E S P O N S A B L E
Subdirección Administrativa
L.A.E.T. Grisel Muñoz Carlín Subdirectora Administrativa
C.P. Juan Díaz Jefe del Departamento de Recursos Financieros
L.C. Nancy Bárcenas Mejorada Jefa del Departamento de Recursos Materiales
L.A.E. Miralda González Ortiz Jefa de la Oficina de Recursos Humanos
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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F I R M A S
Autorizó:
Dr. Jesús Alberto López González Director General
Revisó:
L.A.E.T. Grisel Muñoz Carlín Subdirectora Administrativa
Elaboró:
L.A.E. Miralda González Ortiz Jefa de la Oficina de Recursos Humanos
Fecha
Elaboración
Revisión
Autorización
Elaboración
Autorización Oficina de
Recursos Humanos
Subdirección Administrativa
Dirección General
Enero 2011
Enero 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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C R E D I T O S
Coordinación General Dr. Jesús Alberto López González
Coordinación Operativa L.A.E.T. Grisel Muñoz Carlín
Análisis de la Información L.A.E. Miralda González Ortíz
Captura y Diseño L.C.C. Ana Marina Andrade García
Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave El Colegio de Veracruz
Carrillo Puerto No. 26 Zona Centro C.P. 91000 Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave