Projectmanagement:
De basisprincipes? Het nut?
Wat is een project?
• Heeft een doel dat bijdraagt tot resultaten van de organisatie
• Is eenmalig
• Heeft uniek resultaat
• Beperkt in tijd, met een duidelijk begin en einde
• Met beperkte middelen
• Met een project organisatiestructuur
Wat kan er mis gaan? • Geen of geen uniforme aanpak projectmanagement
• Geen / niet realiseerbare doelstellingen (verwachtingmanagement)
• Geen of slechte planning
• Geen voortgangsbewaking door projectleider
• Geen transparante rapportering naar managent (risico’s, budget, planning, …)
• Geen of trage besluitvorming
• Geen of onvoldoende ondersteuning van het management. mensen & middelen
• Onvoldoende gemotiveerde teamleden
• Spanningsveld reguliere taken en projectwerking
• Resultaat voldoet niet aan behoeften van de klant
De projectdriehoek
middelen
tijdscope
kwaliteit
Fasen in een project
Opstart
Planning
Uitvoeren
Afsluiten
Rollen in een project • Projectleider: leidt het project en/ of deelprojecten zodat de
afgesproken projectdoelstellingen worden gerealiseerd.
• Sponsor is:
• vaak de opdrachtgever
• de eigenaar van de business case
• verantwoordelijk gemaakt voor het projectsucces
• de belangrijkste beslisser binnen het project
• Senior Klant: vertegenwoordigt de gebruikers die met de
resultaten van het project moeten werken en keurt de resultaten
van het project goed vooraleer die in gebruik worden genomen.
• Senior Leverancier(s) is verantwoordelijk voor het vrijgeven van
de juiste vaardigheden en mensen en middelen benodigd om het
project uit te voeren.
Rollen in een project
• Projectteam: Alle projectmedewerkers die bij het
project betrokken worden en de projectleider.
• De Projectstuurgroep is hoofdverantwoordelijk
voor de zorg dat het project op koers blijft en de
gewenste uitkomsten levert volgens de vereiste
kwaliteit.
Bestaat uit sponsor, senior leverancier, senior klant
• Stuurgroepvergadering = stuurgroep + projectleider
Opstartfase
• Doel:
Een stevige en volledige fundering voor
de initiatie van een project bieden
• Managementproducten:
– Business case
– Projectvoorstel
Inhoud projectvoorstel
• Wie is opdrachtgever en wie projectleider
• Doelgroep / klant / eindgebruikers
• Scope (afbakening van het project)
• Projectaanpak in grote lijnen
• Relatie en / of raakvlakken met andere
projecten
• Belanghebbenden in kaart brengen
• Voorstel van de projectorganisatie
Opstart
Inhoud business case
• Redenen / aanleiding voor starten van project
• Wat willen we bereiken met dit project
• Per alternatief de identificatie van de
voordelen en de kosten
• Tot welke strategische en of operationele
doelstellingen het project bijdraagt
• Weergave van de belangrijkste risico’s voor
het project
Opstart
© Crown Copyright 2005. Reproduced under licence from OGC.
Business case
Ontwikkelpad
Opstart Planning Uitvoeren Afsluiten
Ontwikkelen business case Onderhouden business case
Verifiëren
hoofdlijnen
business case
Verifiëren
gedetailleerde
business case
Business case
actualiseren
& beoordelen
Business case
actualiseren
& beoordelen
Bevestigen
baten
Bevestigen
baten
Opstart
Fase Fase
Planningsfase
• Doel:Verdere uitwerking en planning van het project ná goedkeuring van de business case en het projectvoorstel in de opstartfase.
• Managementproducten:
– Projectinitiatiedocument (PID)
– Risicoregister
– Communicatieplan
Inhoud Project Initiatie Document
• PID bestaat uit
–Goedgekeurd projectvoorstel uit de opstartfase
–Verfijnde business case
–Productbeschrijving
–Gedetailleerde projectaanpak
–Gedetailleerde projecttiming (planning)
–Teamsamenstelling
–Overzicht middelen
–Bevestiging projectorganisatie
Planning
Voorbeeld: Productdecompositie
Planning
Kritiek pad - planning
25/10/2017 19
A
B
C
D
E
F
G
5
9
3
6 6
2
Valkuil voor planning
• Vooral bepaald door 2 wetten en 1 syndroom:
– Wet van Murphy: er zal altijd wel iets mislopen op het moment dat je het niet verwacht (“ook dat nog”)
– Wet van Parkinson: Opgebruiken wat je krijgt• geef mensen 150 dagen en ze zullen er ook 150 dagen
over doen
– Studentensyndroom: uitstellen tot de laatste moment.
• geeft mensen 150 dagen en ze zullen pas op dag 100 eraan beginnen
Uitvoeringsfase
• Doel:
– Uitvoeren en monitoren van het projectwerk
– Geeft aanleiding tot deelresultaten of tot een eindresultaat
– Projectleider bewaakt de afgesproken grenzen: tijd, budget, kwaliteit en risico’s.
• Managementproducten:
– Issueregister
– Rapportering stuurgroep
Rapportering stuurgroep
• De projectleider informeert de stuurgroep– Indien er issues zijn met impact op het project (tijd,
budget, scope, kwaliteit)
=> Stuurgroepvergadering!
• Inhoud:– Stand van zaken
– Problemen
– Planning
– Budget
– Actualisatie business case
– Beslissingen stuurgroep
– (Volgende stuurgroep vastleggen)
Uitvoeren
Afsluitfase
• Doel: – Acceptatie van het eindproduct van het project
– Afchecken projectdoelstellingen
– Overdragen van het project aan de klant
• Door de projectstuurgroep, op aanraden van projectleider
• Kan op eender welk moment tijdens het project
• Managementproducten:– Eindeproject rapport
– Leerpuntenrapport
Projectmatig werken VO
• De toolbox is terug te vinden op:
https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/projectmanagement
24