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1. OBJETIVO Llevar a cabo el diseño de la operación estadística: “Transacción de volúmenes de combustibles líquidos derivados del petróleo”. 2. ALCANCE Aplica para la entidad productora Ministerio de Minas y Energía, Usuarios y/o
Partes Interesadas de la Operación Estadística.
3. DEFINICIONES
Accesibilidad: Facilidad con que la información estadística puede ser
ubicada y obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se
provee, los medios de difusión, así como la disponibilidad de los metadatos
y los servicios de apoyo para su consulta.1
Cobertura Geográfica: Descripción de los lugares o zonas geográficas
cubiertas por el registro administrativo: municipal, departamental, nacional,
regional, provincial, área metropolitana, principales capitales de
departamento, etc.2
Coherencia: Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los
conceptos utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados
producidos por la operación.3
Comparabilidad: Es la característica que permite que los resultados de
diferentes operaciones estadísticas puedan relacionarse, agregarse e
interpretarse entre sí o con respecto a algún parámetro común.4
1 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.1 2 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.6.2 3 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.2 4 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.3
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Continuidad: Hace referencia a la garantía de la producción permanente de
la operación estadística, basada en la adecuación de los recursos, así
como en el soporte normativo.5
Dato: Conocido también como información, es el valor de la variable
asociada a un elemento de una población o una muestra.6
Desagregación Geográfica: Se refiere al nivel de detalle hasta el cual se
puede obtener información estadísticamente significativa a partir de los
datos disponibles.7
Difusión: Divulgación de la información generada por la operación,
considerando los requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda
tener la información en sí. Esta divulgación no necesariamente debe ser
hacia el exterior de la entidad, sino incluso entre las mismas dependencias
que la conforman.8
Diseño Estadístico: Es el esquema o estructura lógica de acción que
permite mantener constante el flujo de información mediante la
determinación de las variables. Este tiene varios aspectos, tales como: la
recolección de la información, su organización, el análisis, los resultados y
finalmente su presentación y difusión.9
Divipola: La División Político-administrativa de Colombia Divipola es un
estándar de codificación que permite contar con un listado organizado y
actualizado de la totalidad de unidades en que está dividido el territorio
nacional, dándole a cada departamento, municipio, corregimiento
departamental y centro poblado, el máximo de estabilidad en su
identificación. Esta codificación, acorde con la dinámica territorial del país,
es actualizada periódicamente por el Departamento Administrativo Nacional
de Estadística (DANE), de acuerdo con la información suministrada por las
5 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.4 6 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 7 DANE. Línea base de indicadores. Estrategia para el fortalecimiento estadístico territorial. Herramientas
estadísticas para una gestión territorial más efectiva 8 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.4.6 9 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 6.4
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administraciones municipales y departamentales, constituyéndose en fuente
de consulta sobre la organización administrativa y política del país.10
Fuente Primaria: Es aquella en la que los datos estadísticos se obtienen a
partir de un relevamiento propio, como por ejemplo a partir de una
encuesta.11
Fuente Secundaria: Es aquella persona o institución que proporciona datos
estadísticos, es decir los datos se obtienen a partir de un relevamiento de
otros recopiladores.12
Fuentes de Datos: Medios de donde procede la información. Los datos
pueden reunirse de diferentes fuentes de información ya existentes o
pueden obtenerse mediante censos, encuestas y estudios experimentales
para conseguir nuevos datos.13
Medio de Difusión: Forma con la que el usuario encuentra la información
generada por el registro administrativo: archivos en medio magnético,
tabulados, CD-ROM, publicación, etc.14
Metadatos: Se han definido como los datos acerca de los datos. Estos
constituyen un conjunto común de términos y definiciones que describen las
principales propiedades o características de los datos. La organización de
la información en metadatos permite establecer líneas de solución a los
problemas de la actividad estadística y a las dificultades que, en materia de
información, señalen los usuarios.15
Microdatos: Cada uno de los datos sobre las características de las unidades
de estudio de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre
otras) que se encuentran consolidados en una base de datos.16
Operación Estadística: Es el conjunto de actividades que partiendo de una
recogida de datos individuales conduce a la presentación de resultados
agregados en forma de tablas o de índices.17
10 DANE. Glosario Geoportal 11 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 12 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 13 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 14 DANE. Dirección de regulación, planeación, estandarización y normalización – DIRPEN. Metodología de
planificación estadística estratégica institucional - PEEI 15 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.7.2 16 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.7.3
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Periodicidad de Difusión: Intervalo de tiempo transcurrido entre cada
divulgación de la información.18
Período de referencia: Período de tiempo específico (día, semana, mes,
año) o punto en el tiempo al que corresponde la observación realizada, o la
variable de interés).19
Población o Universo: Es cualquier conjunto de unidades o elementos
claramente definido, en el espacio y el tiempo, donde los elementos pueden
ser personas, granjas, hogares, manzanas, condados, escuelas, hospitales,
empresas, y cualquier otro. Las poblaciones pueden ser finitas e infinitas.20
Población Objetivo: Es el conjunto de elementos de los que nos interesa
obtener información o tomar decisiones.21
Unidad de Observación: Objeto de observación dentro del universo de
estudio que va a ser investigado o registrado, acerca del cual se registran
sus características o se mide su comportamiento; ejemplo: personas
menores de 18 años, robos de automóviles.22
Universo de Estudio: Comprende el conjunto de elementos, individuos,
objetos o eventos que presenta una característica en común. El universo de
estudio se refiere al grupo de la población que va a ser el objeto de estudio,
por tanto, se debe describir en unidades precisas (personas, hogares,
etc.).23
Variables: Se entiende por variable un aspecto o dimensión de un
fenómeno que tiene como característica la capacidad de asumir distintos
valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Ejemplos: número de
17 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.5.1 18 DANE. Sistema de captura auto diligenciamiento cuestionario 1. Manual de usuario. Plan estratégico
nacional de estadísticas PENDES 19 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.7.4 20 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 21 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.6.13 22 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.6.19 23 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.6.20
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especies, hectáreas, altura total, volumen, personas, número de hogares,
estado civil, edad, número de hectáreas sembradas, etc.24
4. NORMATIVIDAD Ver Normograma. Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial. Proceso: Hidrocarburos. 5. DESARROLLO 5.1 TIPO DE OPERACIÓN ESTADISTICA
El tipo de operación estadística es REGISTROS ADMINISTRATIVOS ya que está basada en un registro de datos que se generan en los procesos de Órdenes de Pedido y Declaración de Información por parte de los Agentes de la Cadena. Todo esto se hace con el uso del aplicativo SICOM. 5.1.1 OBJETIVO GENERAL:
Suministrar información estadística relacionada con la transacción de volúmenes líquidos derivados del petróleo a nivel nacional con el fin de proveer elementos que permitan realizar toma de decisiones para la evaluación de políticas, planes y proyectos desarrollados dentro del marco de las fuentes alternas a los recursos de inversión del Ministerio de Minas y Energía. 5.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Recolectar, procesar y divulgar la información con respecto a los Despachos y
Recibidos, de combustible a nivel Nacional.
Realizar seguimiento y control a los movimientos de combustible realizados en
el país por medio de los Agentes de la Cadena.
Identificar la oferta y demanda de los diferentes productos líquidos derivados
del petróleo comercializados.
5.1.3 DOCUMENTACIÓN
24 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.6.21 - DANE
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Las actividades e instrumentos definidos para el desarrollo de cada una de las
fases del proceso estadístico se definen en el documento Mapa del Proceso
Estadístico del Minenergía.
5.2 DISEÑO TEMÁTICO
5.2.1 MARCO CONCEPTUAL
Marco Teórico:
- Sistema de Información de Combustibles – SICOM
El sistema de información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM), se creó con el objetivo principal de dar cumplimiento a la normatividad vigente, para el control, análisis y gestión del negocio a nivel nacional.
El sistema fue creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Ley 1151 de 2007, Artículo 51, siendo esta la única fuente de información oficial.
La información recopilada por el SICOM permite conocer el comportamiento de la distribución de los productos líquidos derivados del petróleo, identificando variables de compra, venta y consumo de combustibles. La información generada por el Sistema de Información permite analizar diferentes escenarios como: escasez o abundancia de los diversos productos en zona nacional o zona de frontera, carga impositiva de las ventas realizadas por los Agentes de la Cadena en los diferentes departamentos y municipios; el uso de combustible el cual dinamiza los sectores de transporte, minería, petróleo, manufactura y servicios.
La información como instrumento de control: El Sistema de Información de Combustibles Líquidos -SICOM integra a los Agentes de la Cadena en un solo sistema, mediante el cual se organiza, controla y sistematiza la cadena de Distribución de Combustibles Líquidos.
La información como instrumento para toma de decisiones: Con base en la información subsectorial de la UPME y del SICOM, el Ministerio de Minas y Energía, la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME y la Comisión de Regulación de Energía y Gas-CREG, deberán realizar análisis, diagnósticos y evaluaciones de mercado, que serán utilizados para las decisiones sobre las acciones a adoptar en lo de competencia de cada una de estas Entidades.
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Planeación en materia de Combustibles Líquidos: Con fundamento en el Plan Nacional de Desarrollo y en el plan indicativo de abastecimiento de combustibles líquidos, que para el efecto elabore la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME, corresponde al Ministerio de Minas y Energía, adoptar, revisar y actualizar el Plan de Continuidad en el cual se definirán los objetivos, criterios y estrategias tendientes a asegurar la disponibilidad y suministro de los combustibles líquidos, en el mercado nacional, en forma regular y continua.
Responsabilidad por el abastecimiento y confiabilidad: Para garantizar la satisfacción de la demanda interna de los combustibles líquidos, el Ministerio de Minas y Energía es responsable por la adopción de políticas, planes y normativas, tendientes a la disponibilidad de los combustibles líquidos, y los Agentes de la Cadena lo son respecto de la actividad que desempeñen, por el cumplimiento de la normatividad expedida por las autoridades competentes para el adecuado abastecimiento.
5.2.2 REFERENTES INTERNACIONALES Y NACIONALES
a) Referentes Internacionales
Algunos ejemplos de implementación de sistemas de información de combustibles se presentan en algunos países de américa latina, donde su función ha sido contribuir en la regulación y control que debe ejercer el estado en el sector energético, específicamente de los productos combustibles. Por ello, estos sistemas de información combaten la informalidad en la comercialización al establecer registros obligatorios y bases de datos confiables y en línea los cuales producen datos estadísticos que contribuyen a realizar proyecciones y a establecer soluciones en suministro y otros factores.
En Perú, el organismo que regula el sector de los combustibles es el
Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (OSINERGMÍN).
Este Organismo fue creado en 1996 con funciones simplemente de
supervisión. En el año 2004, cambia su naturaleza a organismo regulador. Es
allí donde se crea el SCOPE (Sistema de Control de Ordenes de Pedido)
donde el objetivo de este sistema es registrar las transacciones de compra -
venta que realicen los Agentes que estén autorizados.
La Agencia Nacional del Petróleo (ANP) en Brasil, tiene dentro de sus
funciones controlar y regular la actividad de la comercialización de
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combustibles. Para ello se creó el Sistema de Información de Movimiento de
Productos (SIMP).
En México, todos los procesos se encuentran controlados por PEMEX y esta
empresa implementó el Sistema de Automatización de la Medición y Control de
Volúmenes (SIMCOT).
La Administración de Información Energética de los EE. UU. (EIA) es la
principal agencia del Sistema Estadístico Federal de EE. UU. Responsable de
recopilar, analizar y difundir información energética para promover la
formulación de políticas sólidas, mercados eficientes y la comprensión pública
de la energía y su interacción con la economía y el medioambiente. Los
programas de EIA cubren datos sobre carbón, petróleo, gas natural,
electricidad, energía renovable y energía nuclear. EIA es parte del
Departamento de Energía de los EE. UU.
b) Referentes nacionales
La única fuente de información oficial para el control de transacción de
combustibles es la establecida por el Ministerio de Minas y Energía SICOM
5.2.3 TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA 5.2.3.1 UNIVERSO DE ESTUDIO Son todas las instalaciones móviles o fijas de cualquier tipo de combustible líquido que exista en el país y donde este es transado. Existen diferentes tipos de instalaciones (EDS Automotriz, Aviación, Planta de Abastecimiento, Refinerías, Plantas de Abastecimiento, Carro Tanques, Barcazas, Tanques de Almacenamiento, Poliductos).
5.2.3.2 POBLACIÓN OBJETIVO Son aquellas instalaciones móviles o fijas autorizadas por el Minenergía para operar.
5.2.3.3 UNIDADES ESTADISTICAS DE OBSERVACIÒN Y DE ANALISIS
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Unidad de observación: todas las instalaciones de cualquier tipo que están
autorizadas por el Minenergía para operar. (Se trabaja en toda la población no
se realiza muestreo)
Unidades de análisis: todas las instalaciones de cualquier tipo que están
autorizadas por el Minenergía para operar. (Se trabaja en toda la población no
se realiza muestreo)
Descripción de Variables
VARIABLE DESCRIPCIÓN DE VARIABLES
MODULO RELACIONADO
EN EL SISTEMA
Volumen transado
1. Esta es una variable continua mayor o igual a cero (0).
2. Es la variable principal del proceso estadístico, la cual se mide en galones y representa el volumen transado en una operación comercial entre cualquier dos o más Agentes de la Cadena. (Compra, venta, consumo)
Órdenes de Pedido
Tipo de Agente
1. Es una variable categórica con 7 (siete) niveles los cuales son los diferentes tipos de Agentes y es uno de los actores que interviene en la transacción comercial.
Datos Generales
Subtipo de Agente
1. Es una variable categórica que muestra el detalle del Tipo de Agente (Instalaciones donde se realizan las transacciones)
Datos Generales
Planta 1. Es una variable categórica que relaciona las instalaciones utilizadas para realizar las transacciones.
Datos Generales
Municipio 1. Es una variable categórica con 1101 niveles y representa el municipio donde se
Datos Generales
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da la ubicación de la instalación, del Agente, de la Planta o la Estación de Servicio, etc.
Departamento
1. Es una variable categórica con 32 niveles y representa el Departamento donde se da la ubicación de la instalación, del Agente, de la Planta o la Estación de Servicio, etc.
Datos Generales
Producto
1. Es una variable categórica que representa los diferentes productos. El número de niveles es variable ya que a través del tiempo se puede crear o eliminar nuevos productos.
Datos Generales
Código de Autorización
1. Es una variable categórica que representa una identificación única para cada orden de pedido generada en el sistema.
Órdenes de Pedido
Código SICOM 1. Es una variable categórica que representa una identificación única de cada Agente dentro del Sistema SICOM.
Datos Generales
5.2.3.4 NOMENCLATURA Y CLASIFICACIONES Clasificación de los Agentes de la Cadena (Código SICOM)
El Ministerio de Minas y Energía establece dentro de la Resolución 1073 de 2015, la clasificación para los Agentes que intervienen en la transacción de combustibles de acuerdo a la función de cada uno.
Para el registro de cada Agente de la Cadena al sistema de información SICOM, se asigna un código de 6 dígitos a cada uno de la siguiente manera:
21 0002
Número que identifica a cada tipo de Agente
Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para cada tipo de Agente
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Tipo de Agente Subtipo de Agente N° Identificación
Productor Alcohol Carburante 21
Biodiesel 22
Refinador N/A 11
Importador N/A 16
Distribuidor Mayorista
N/A 33
Distribuidor Mayorista de Quemadores Industriales
N/A 34
Gran Consumidor
Con instalación fija 41
Gran Consumidor con instalación fija - Volumen menor
a 20000 gls 20
Sin instalación 43
Temporal con instalación 42
Distribuidor Minorista
Estación de Servicio Automotriz 63
Estación de Servicio de Aviación
64
Estación de Servicio Fluvial 61
Estación de Servicio Marítima 65
Comercializador Industrial 62
Transportador N/A 91
Almacenador N/A 80
Planta de Abastecimiento
Propia 44
Arrendada 45
Conjunta 46
Codificación de los Usuarios
Cada Agente de la Cadena puede registrar los usuarios que podrán tener acceso al Sistema para realizar las diferentes transacciones en el sistema.
Estos usuarios tendrán asignado un código de 9 dígitos conformado así:
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Código de autorización de la orden de pedido.
El código de autorización que identifica a la orden de pedido en el sistema de
información SICOM líquidos, se genera a partir de una cadena secuencial
establecida automáticamente en el sistema y del código de tipo de Agente.
Este es un número de 15 dígitos el cual es validado por el sistema para evitar
duplicidad y tener como resultado un código de autorización válido.
Ubicación de la instalación.
Para la identificación del Departamento y Municipio donde se encuentra ubicada la instalación se emplea la Divipola (División Político Administrativa de Colombia) ya que es el estándar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber: Departamentos, municipios, corregimientos departamentales, así como los centros poblados, tanto inspecciones de policía, como caseríos y corregimientos municipales en el área rural.
5.2.3.5 PERIODO DE REFERENCIA Desde 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2018 5.2.3.6 FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN: Minuto a minuto 5.2.3.7 FRECUENCIA DE ENTREGA DE RESULTADOS: 2 meses después del corte trimestral.
210020
Código SICOM asignado al Agente
Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para cada usuario por cada tipo de Agente
001
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5.2.3.8 FUENTE DE DATOS (REGISTROS ADMINISTRATIVOS) La información será extraída de las Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes de la Cadena autorizados por el Minenergía para Operar, donde se relaciona el volumen transado en la Compra y Venta de combustible.
5.2.3.9 ALCANCE TEMÁTICO Información de todos los Agentes establecidos por el Ministerio de Minas y Energía que realicen transacción de combustible derivado del petróleo.
5.2.3.10 COBERTURA GEOGRAFICA La operación estadística se ejecuta para agentes de la cadena ubicados en todo el territorio nacional.
5.2.3.10.1 Desagregación geográfica La información se desagrega a nivel nacional por departamento, municipio
5.2.3.10.2 Desagregación temática Combustible
5.2.4 CUADROS DE SALIDA
El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación de un Boletín con información de la Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo”, publicado en la página web del SICOM http://www.sicom.gov.co/index.shtml.
Las herramientas a utilizar para la generar los cuadros salida son: R, Access y Excel.
En este boletín se analiza diferentes comportamientos en las transacciones realizadas por los Agentes trimestralmente, realizando comparaciones con los trimestres anteriores.
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El boletín tendrá la siguiente estructura: 1. Portada
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2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017
3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.
5.2.4.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN
El Ministerio de Minas y Energía por medio de la Ley 1151 del 2007 en el artículo 61 crea el Sistema de Información Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de combustibles líquidos. En el sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.
La estructura del Sistema de Información está diseñada para cumplir son las siguientes funciones:
Registro de los Agentes que van a realizar transacciones de combustibles
líquidos a nivel Nacional.
Series Históricas
Series Históricas
Comparabilidad
Variable 1: Tipo Agente
Variable 2: Volumen
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Realizar las transacciones de combustible por medio de la generación,
aceptación y cierre de Órdenes de Pedido.
Control de las transacciones realizadas por los Agentes por medio de la
Declaración de Información.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente se define que el instrumento de recolección de los datos para llevar a cabo los procesos de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de volumen de combustibles líquidos Derivados del Petróleo es el Sistema de Información SICOM.
En los documentos Manual Técnico Arquitectura documento del operador SICOM y Manual Técnico SICOM documento del operador SICOM se detalla la información que permite visualizar cuales son los componentes principales y las directrices dadas para la construcción del sistema.
El Ministerio de Minas y Energía por medio de licitación realiza la contratación de un Operador que se encargue de realizar el mantenimiento, control y operación del sistema del Sistema de Información.
Por medio del documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM documento del operador SICOM la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía especifica los recursos y las actividades que debe garantizar el Operador del Proyecto SICOM para que el funcionamiento de los procesos que componen el Sistema de Información se ejecute de manera oportuna, segura y confiable.
Dentro de las actividades realizadas por el Operador se encuentra la administración y mantenimiento del Software SICOM. Esta actividad permite realizar modificaciones y correcciones a los formularios establecidos inicialmente en el sistema para la recolección de la información con el fin de fortalecer el control de las transacciones realizadas por el Agente y de facilitar al usuario el manejo de la plataforma.
El mantenimiento realizado al sistema se divide en cuatro tipos: Adaptativo, Correctivo, Evolutivo y Perfectivo, en el documento Procedimiento para Mantenimiento del Sistema de Información SICOM Líquidos documento del operador SICOM se detalla las actividades realizada para la ejecución de cada tipo de mantenimiento.
Una vez realizados los cambios en el ambiente de producción se socializa a los Usuarios las modificaciones realizadas utilizando los siguientes canales de comunicación:
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Notificaciones en la Página Web de SICOM.
Notificaciones en el Área Transaccional de SICOM Líquidos.
Mensaje enviado al buzón de la bandeja de entrada del Área Transaccional.
Mensaje enviado al correo eléctrico del Usuario.
Dependiendo de la modificación realizada y del Usuario al cual afecta se pueden utilizar todos o solo algunos canales de comunicación esto es establecido por la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.
Ejemplo: Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes.
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5.3. DISEÑO ESTADÍSTICO
5.3.1 CONTROL DE SESGO
Los principales factores que afectan el proceso de recolección de la información son:
Falta de conocimiento de los Usuarios para realizar las operaciones en el
Sistema (Generación de Órdenes de Pedido y Declaración de Información).
Falta de experticia del personal contratado que apoya estas actividades para
brindar soporte al Usuario.
Errores presentados en el software que impidan realizar las actividades de
venta y compra de combustible.
Con el fin de garantizar que estos factores afecten de manera en la recolección de información en cada una de las actividades realizadas en el Proceso Estadístico,
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la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía por medio del Operador del SICOM ejecuta las siguientes actividades:
Capacitación en el funcionamiento del Sistema de Información del personal
que ingresa a apoyar las funciones de administración y mantenimiento
(Personal contratado por el Operador) ver documento Procedimiento de
Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM
Capacitación a los Agentes que ingresan a la Cadena de Distribución de
Combustibles Líquidos una vez obtengan la autorización para ejercer su
actividad, para poder realizar acceso al sistema. Esta capacitación es realizada
por el Operador del SICOM. Ver documento Procedimiento de capacitación
y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador
documento del operador SICOM.
Existen controles de validación de información en el Sistema que impide
realizar transacciones si existen datos nulos o erróneos en los formularios
establecidos para la recolección de datos. Ver documentos Consistencia y
Validación del Minenergía y Diccionario de datos-reglas de validación
SICOM líquidos documento del operador SICOM.
Se realiza continuamente mantenimiento por parte del Operador del SICOM.
Ver documento Procedimiento para mantenimiento del Sistema de
Información SICOM líquidos documento del operador SICOM.
5.3.2 DISEÑO DE INDICADORES
La Operación Estadística consta de un indicador principal con el cual se busca identificar la demanda del país en el consumo de combustibles líquidos.
Adicionalmente se pueden analizar los siguientes indicadores:
Comparaciones de despachos y recibidos de un trimestre a otro o de un año a
otro.
Comparaciones de ventas entre Agentes.
Niveles de participación de mercado por distribuidor mayorista.
Participación y número de estaciones de servicio automotriz por departamento
y municipio.
Demanda Combustible Líquido vs Oferta de Combustible Líquido
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Ventas realizadas por productos y se pueden incluir indicadores adicionales
que surjan del resultado del Análisis Estadístico.
5.3.3 MEDIDAS DE CALIDAD Con el objetivo de garantizar la calidad de la información captada a través del sistema de información se ha establecido un plan de calidad identificando, métodos de control, frecuencia, responsable del control y documento y/o registro soporte de lo que se requiera. Ver documento Plan de Control de Calidad del Minenergía. Los métodos de control implementados que involucran la participación de los Usuarios son socializados dependiendo del alcance por medio de alguno de los siguientes medios de comunicación: resoluciones, oficios, notificaciones en el home de SICOM, notificaciones en el área transaccional, buzón del área transaccional o correo electrónico. 5.3 DISEÑO DE LA EJECUCIÓN 5.4.1 DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
5.4.1.1 Instrumento de recolección El instrumento de recolección de la información definido por el Ministerio de Minas y Energía es el Sistema de Información SICOM, en el cual son registrados todos los Agentes de la Cadena para realizar las transacciones de combustibles líquidos. La operación de este sistema es controlada por un contratista. La estructura del instrumento de recolección se visualiza en el documento Manual Técnico de Arquitectura SICOM documento del operador SICOM y en el documento Manual Técnico SICOM documento del operador SICOM. 5.4.1.2 Personal que opera el instrumento de recolección. Para llevar a cabo la operación del sistema el Ministerio de Minas y Energía define en el documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM documento del operador SICOM el perfil y funciones del personal que debe apoyar la operación del Sistema. Ver el documento Organigrama del Operador documento del operador SICOM.
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El personal que ingresa será capacitado en el funcionamiento del sistema y manejo de la Operación. Procedimiento de Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM. 5.4.1.3 Frecuencia y almacenamiento de la recolección de información. La recolección de la información se realiza minuto a minuto de acuerdo a las transacciones realizadas por los Agentes, la información registrada en cada transacción queda almacenada directamente en la Base de Datos del Sistema Transaccional (Oracle). NOTA: Para los Agentes que realizan las transacciones de aceptación y despacho de las órdenes de pedido por medio de la aplicación Web Services, los datos de serán almacenados inicialmente en una base temporal (SQL SERVER) y cada 5 minutos son actualizados en la Base de Datos del Sistema Transaccional. La recolección de la información se divide en las fases en las que se divide todo el proceso de Órdenes de Pedido:
Generación (Datos del Cliente, Datos de Proveedor, Datos exclusivos de la Orden, Datos del Transporte y Datos del Producto)
Aceptación (Datos del Producto, Datos del Transporte, Datos de la Planta de despacho)
Despacho (Datos de la planta de despacho, datos del producto, datos del transporte)
Cierre (Datos del producto, datos del transporte) 5.4.1.4 Reglas de validación y consistencia El sistema realiza validaciones en la aplicación durante la ejecución de la
transacción realizada por el Agente. Se realizan validaciones desde la Base de Datos para garantizar que la
información registrada cumpla con las características de consistencia y confiabilidad. Ver documento OE-F-19 Diccionario de Datos - Reglas de Validación SICOM Líquidos.
5.4.1.5 Sensibilización a los Usuarios.
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Una vez creado el Agente en el sistema de información, antes de hacer entrega del código SICOM y del Usuario asignado se realizará el proceso de capacitación para que el Usuario conozca el funcionamiento del sistema y la importancia de realizar correctamente cada una de las transacciones. Una vez finalizada la capacitación se hace entrega al Usuario de los Guías soporte para la ejecución de cada actividad. Ver documento Procedimiento de capacitación y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador documento del operador SICOM. Para apoyar las inquietudes y/o inconvenientes que presenten los usuarios con respecto al manejo del sistema de información, el Ministerio de Minas y Energía por medio del contratista brinda soporte por medio del Centro de Contacto 24x7x365. Ver documento Procedimiento de soporte al usuario - Modificación y/o Actualización de Datos documento del operador SICOM. 5.5 DISEÑO DEL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS 5.5.1 METODOLOGIA PARA EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El sistema realiza validaciones para verificar el Ingreso de los datos. Ver Documento. Procedimiento de consistencia y validación
Operador del SICOM
Transaccional
Oracle
2. Ingrese en la base de datos Transaccional o la base de datos de Oracle.
Operador del SICOM
3. Ingresar en la base de Datos Temporal
Operador del SICOM
Inicio
Ingresar los datos en el sistema de Información SICOM por parte del
Agente
¿Transaccional u Oracle?
A
1
Entrar en la base de Datos Temporal
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Actualización cada 5 minutos en la base de Datos transaccional
Operador del SICOM
5. Almacenamiento en la base de Datos Transaccional
Operador del SICOM
6. Por medio del Proceso Soporte al Usuario se realizan ajustes a la información ingresada por errores detectados por el personal encargado o por errores identificados por los Agentes de la Cadena. Ver Documento. Procedimiento de soporte al Usuario
Operador del SICOM
7. Se ejecutan 3 consultas llamadas Despachos, Recibidos y Agentes (Ver Anexo) (Códigos)
Operador del SICOM
8. Crear ETL en SSIS que cree los archivos en CSV
Operador del SICOM
9. Desplegar y programar ejecución en producción para obtener los datos
Operador del SICOM
10. Subir los archivos al GIT para entregar datos al Minenergía
Operador del SICOM
A
Almacenar en la base de Datos Transaccional
Ajustar, revisar cambiar y verificar la calidad de datos
Crear consultas sobre Oracle
Crear ETL en SSIS que cree los archivos en CSV
Desplegar y programar ejecución en producción para obtener los datos
Subir los archivos al GIT para entregar datos al Minenergía
Fin
Actualizar cada 5 minutos en la base de Datos transaccional
1
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5.5.2 MODELACIÓN ESTADÍSTICA
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibir archivo fuente entregado por el Operador de SICOM
Ministerio de Minas y Energía
2. Validar consistencia de los datos. Buscar datos vacíos, ceros y datos inconsistentes
Ministerio de Minas y Energía
SI
NO
3. ¿Existen inconsistencias en los datos?
Ministerio de Minas y Energía
4. Se continua con el análisis exploratorio de los datos
Ministerio de Minas y Energía
5. Se procede a solicitar reunión con la Dirección de Hidrocarburos del Minenergía y el área de Análisis del Operador SICOM
Ministerio de Minas y Energía
6. Análisis de Inconsistencias Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
7. Solicitud de análisis de las causas de las inconsistencias al Operador del SICOM
Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
Inicio
Recibir archivo fuente entregado por el Operador de SICOM
¿Existen inconsiste
ncias?
Validar consistencia de los datos
1
Solicitar reunión con la Dirección de Hidrocarburos del Minenergía y el área de Análisis
del Operador SICOM
Analizar las inconsistencias
Solicitar el análisis de las causas de las inconsistencias al Operador del
SICOM
Continuar con el análisis exploratorio de los datos
1
2
3
A
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Revisión de las causas de los datos inconsistentes
Operador SICOM
9. Elaboración y entrega del informe de causas de los datos inconsistentes a la Dirección de Hidrocarburos
Operador SICOM
10. Revisión del informe presentado Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
11. Se evalúa y toma decisiones de los datos inconsistentes
Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
NO
SI
12. ¿Se deben modificar los datos para el análisis?
Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
13. Realizar eliminación o imputación de datos
Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
14. Actualizar el archivo fuente corrigiendo los datos inconsistentes
Operador SICOM
15. Enviar el archivo fuente al Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos.
Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
Revisar las causas de los datos inconsistentes
Elaborar y entregar el informe de causas de los datos inconsistentes
a la Dirección de Hidrocarburos
Revisar el informe presentado
A
Evaluar y tomar decisiones sobre los datos inconsistentes
¿Modificar los datos para el
análisis?
2
Realizar eliminación o imputación de datos
Actualizar el archivo fuente corrigiendo los datos
inconsistentes
Enviar el archivo fuente al Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos
Fin
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5.5.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA NECESARIA PARA LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA. El Ministerio de Minas y Energía determina en el documento Características Técnicas para la operabilidad del SICOM documento del operador SICOM la infraestructura Tecnológica necesaria para la operación de SICOM la cual es controlada por un tercero. El sistema de información SICOM es la herramienta utilizada para la captura, recolección y almacenamiento de datos. Para el procesamiento y generación de resultados, informes y cuadros de salida se establecen las herramientas BI y Dashboard. 5.5.3 DOCUMENTACIÓN PARA USO Y MANTENIMIENTO DEL APLICATIVO. Se menciona a continuación los documentos base establecidos para:
Manejo de las herramientas utilizadas para el mantenimiento y soporte de la operación SICOM.
Funcionalidad del sistema de Operación. (Guías para el Usuario interno y externo).
Seguridad y respaldo de información. La documentación se puede encontrar en el repositorio de información: http://git.sicom.gov.co/users/sign_in Procedimiento de Control de Documentos y Registros documento del operador SICOM. 5.5.3.1 Documentación técnica del aplicativo.
Manual Técnico Arquitectura SICOM. Documento del operador SICOM
Manual Técnico SICOM. Documento del operador SICOM
Manual Módulo de Seguridad. Documento del operador SICOM.
Procedimiento para mantenimiento SICOM Líquidos. (Guías y formatos)
Documento del operador SICOM.
Manual Orden de Pedido. Documento del operador SICOM. – Web Services
Manual Transferencia. Documento del operador SICOM. – Web Services
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Manual Consulta de Información. Documento del operador SICOM. – Web
Services
Manual Base de Datos. Documento del operador SICOM. (Formatos)
Procedimiento Monitoreo Bases de Datos. Documento del operador SICOM.
Procedimiento para el Manejo de Auditoria. Documento del operador SICOM.
Procedimiento simulacro DRP Bases de Datos. Documento del operador
SICOM.
Diccionario de Datos – Reglas de Validación. Documento del operador SICOM
Modelo Entidad – Relación. Documento del operador SICOM
5.5.3.2 Documental funcional del aplicativo.
Procedimiento Creación del Agente (Guías funcionales por tipo de Agente).
Documento del operador SICOM.
Procedimiento Órdenes de Pedido (Guías de Usuario por tipo de Agente).
Documento del operador SICOM.
Procedimiento Soporte al Usuario (Guías funcionales para soporte Nivel 1 y
Nivel 2). Documento del operador SICOM.
Guías de Usuario manejo de la plataforma GLPI. Documento del operador
SICOM.
Guía de Usuario navegación en la plataforma AprendeSicom. Documento del
operador SICOM.
5.5.3.3 Documentación de Seguridad y respaldo de la Información.
Política de Confidencialidad de la Información. Documento del operador
SICOM.
Política para la Gestión de la Seguridad de la información y tratamiento de
datos personales. Documento del operador SICOM.
Políticas de Bases de Datos. Documento del operador SICOM.
Procedimiento de restauración Bases de Datos en Minenergía. Documento del
operador SICOM.
Procedimiento de Toma y Restauración de bases de datos SICOM líquidos.
Documento del operador SICOM.
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5.6 DISEÑO DE ANÁLISIS 5.6.1 HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS Las herramientas tecnológicas establecidas por el Ministerio de Minas y Energía para el Análisis de Información son R, Access y Excel. 5.6.2 COMPARACIÓN DE RESULTADOS (ANÁLISIS DEL CONTEXTO) El Análisis del contexto se realiza teniendo la siguiente metodología:
1. Comparación de la oferta vs demanda. 2. Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la
Cadena. 3. Ventas realizadas por productos. 4. Ventas realizadas por Departamentos y Municipios. 5. Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.
5.6.3 MÉTODO DE ANÁLISIS DE CONSISTENCIA O COHERENCIA El método de análisis de consistencia o coherencia realizado a la información estadística se realiza teniendo en cuenta: 1. Comparación de las transacciones realizadas en periodos anteriores (años, trimestres), por Agentes, Productos y Departamentos. 2. Comparación con los datos emitidos por Ecopetrol en informes entregados el Ministerio de Minas y Energía. 5.7 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO (MAPA DEL PROCESO ESTADÍSTICO)
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Imagen 1. Mapa del proceso estadístico
El documento se puede observar, Ver documento MAPA DEL PROCESO ESTADÍSTICO del Minenergía. En la gráfica Proceso Estadístico se establece el flujograma de trabajo necesario para el desarrollo de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de volúmenes de combustibles líquidos derivados del petróleo. Se establecen los procesos y las herramientas necesarias para la ejecución de cada actividad. La documentación establecida para la ejecución de cada proceso se encuentra relacionada en el registro Control de Documentos documento del operador SICOM. 5.8 DISEÑO DE LA DIFUSIÓN 5.8.1 Productos e instrumentos de difusión. Los resultados de la información serán entregados dependiendo de los Usuarios y de los requerimientos realizados ver Procedimiento Detección y Análisis de Requerimientos del Minenergía.
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El Ministerio de Minas y Energía establece los siguientes canales de difusión de la información estadística: Generación de reportes del Sistema Transaccional
Los reportes solicitados por los Usuarios corresponden a:
Ventas a Minoristas y Grandes Consumidores: todas las ventas que los proveedores hacia minoristas y grandes consumidores
Ventas de etanol – carburante: reporte de ventas de Alcohol Carburante desde productores a Clientes
Reporte con las ventas propias de cada EDS
Cantidad producida de los Refinadores
Reporte de compras por Agentes
Reporte de ventas por Agentes
Reporte de los precios de venta registrados por las EDS Automotriz y Fluvial El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación del Boletín Estadístico
por medio de la Página Web de SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml.
El boletín tendrá la siguiente estructura: 1. Portada
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2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017
3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.
Registrando información respecto a:
Agentes de la Cadena de Distribución de Combustibles líquidos.
Distribución de los Agentes Minoristas.
Comparación de la oferta vs demanda.
Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.
Ventas realizadas por productos.
Series Históricas
Series Históricas
Comparabilidad
Variable 1: Tipo Agente
Variable 2: Volumen
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Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.
Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.
Para la publicación del Boletín en el home del SICOM se tendrá en cuenta el documento Guía para modificación de novedades y noticias en el Home SICOM del Minenergia. 5.8.2 CALENDARIO DE LA DIFUSIÓN ESTADÍSTICA 1. Como proceso de estabilización del producto final de la Operación Estadística el Ministerio de Minas y Energía realizará la publicación del Boletín Estadística para el período de referencia establecido de la siguiente manera:
Imagen 2. Calendario de difusión del proceso estadístico
El documento del Calendario de difusión, Ver documento CALENDARIO DE DIFUSIÓN DEL PROCESO ESTADÍSTICO del Minenergía.
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Para la continuidad del proceso de difusión de la información se tendrá en cuenta
que: 1. Recolección de información: Se realiza los primeros 7 días calendarios de cada
mes. 2. Periodo de estabilización de los datos: Hasta el 15 de cada mes se realiza el
congelamiento de la información. 3. Publicación de boletín: Se realiza el 30 de cada mes, en caso de ser fin de
semana pasa al primer día hábil del mes siguiente. La difusión de los metadatos se realiza por medio de la página Web del SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml. 5.8.3 CONDICIONES DE USO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA. Las directrices generales de protección de la información en la difusión de información son:
Se evitará publicar celdas con frecuencias pequeñas en aquellos cruces de
variables dónde intervenga alguna variable sensible.
Se evitará publicar celdas con magnitudes o variables numéricas donde se
pueda derivar de forma fácil la contribución o contribuciones de algunas de las
unidades estadísticas (empresas, representante legal, cédulas, nit, etc)
Si para el análisis aplicar hacer uso de algún campo con datos sensibles se
podrán aplicar criterios de sensibilidad y técnicas de recodificación de variables
y/o métodos de supresión de celdas que protejan la tabla de forma adecuada y
preserven la mayor cantidad de información posible.
La información suministrada se realiza con el fin de dar a conocer a los
Usuarios el comportamiento de la oferta y demanda de Combustible Líquido
Derivado del Petróleo en el país.
5.9 PRUEBAS AL DISEÑO. Los cambios realizados al Sistema de Información SICOM son solicitados por la Dirección de Hidrocarburos de acuerdo a las necesidades de mejoramiento que se
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requieran. Los cambios son realizados por el Operador del SICOM dejando evidencia de la trazabilidad que se desarrolle en cada cambio solicitado. Estos cambios se pueden realizar en cuatro (4) modalidades:
Evolutivos
Correctivo
Perfectivos
Adaptativos. Las actividades establecidas para el desarrollo de estas actividades se detallan en el documento Procedimiento para mantenimiento del Sistema de Información SICOM líquidos documento del operador SICOM. Las evidencias de estas actividades se realizan teniendo en cuenta lo descrito en el procedimiento. Una vez realizado el cambio se socializa con los Usuarios involucrados por los canales de comunicación establecidos por el Ministerio de Minas y Energía. 6. REGISTROS 7. ANEXOS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cargo: CONTRATISTA Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Cargo:
Dependencia:
OFICINA DE PLANEACION Y GESTION INTERNACIONAL
Dependencia: DIRECCION DE HIDROCARBUROS
Dependencia:
Fecha: 15-05-2019 Fecha: 04-07-2019 Fecha: 11-07-2019