procedimiento de diseÑo y pruebas - sicom · 2020. 9. 22. · procedimiento de diseÑo y pruebas...

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y

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1. OBJETIVO Llevar a cabo el diseño de la operación estadística: “Transacción de volúmenes de combustibles líquidos derivados del petróleo”. 2. ALCANCE Aplica para la entidad productora Ministerio de Minas y Energía, Usuarios y/o

Partes Interesadas de la Operación Estadística.

3. DEFINICIONES

Accesibilidad: Facilidad con que la información estadística puede ser

ubicada y obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se

provee, los medios de difusión, así como la disponibilidad de los metadatos

y los servicios de apoyo para su consulta.1

Cobertura Geográfica: Descripción de los lugares o zonas geográficas

cubiertas por el registro administrativo: municipal, departamental, nacional,

regional, provincial, área metropolitana, principales capitales de

departamento, etc.2

Coherencia: Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los

conceptos utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados

producidos por la operación.3

Comparabilidad: Es la característica que permite que los resultados de

diferentes operaciones estadísticas puedan relacionarse, agregarse e

interpretarse entre sí o con respecto a algún parámetro común.4

1 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de

estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.1 2 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de



estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.3


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Continuidad: Hace referencia a la garantía de la producción permanente de

la operación estadística, basada en la adecuación de los recursos, así

como en el soporte normativo.5

Dato: Conocido también como información, es el valor de la variable

asociada a un elemento de una población o una muestra.6

Desagregación Geográfica: Se refiere al nivel de detalle hasta el cual se

puede obtener información estadísticamente significativa a partir de los

datos disponibles.7

Difusión: Divulgación de la información generada por la operación,

considerando los requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda

tener la información en sí. Esta divulgación no necesariamente debe ser

hacia el exterior de la entidad, sino incluso entre las mismas dependencias

que la conforman.8

Diseño Estadístico: Es el esquema o estructura lógica de acción que

permite mantener constante el flujo de información mediante la

determinación de las variables. Este tiene varios aspectos, tales como: la

recolección de la información, su organización, el análisis, los resultados y

finalmente su presentación y difusión.9

Divipola: La División Político-administrativa de Colombia Divipola es un

estándar de codificación que permite contar con un listado organizado y

actualizado de la totalidad de unidades en que está dividido el territorio

nacional, dándole a cada departamento, municipio, corregimiento

departamental y centro poblado, el máximo de estabilidad en su

identificación. Esta codificación, acorde con la dinámica territorial del país,

es actualizada periódicamente por el Departamento Administrativo Nacional

de Estadística (DANE), de acuerdo con la información suministrada por las


estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.2.4 6 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 7 DANE. Línea base de indicadores. Estrategia para el fortalecimiento estadístico territorial. Herramientas

estadísticas para una gestión territorial más efectiva 8 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de


estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 6.4


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administraciones municipales y departamentales, constituyéndose en fuente

de consulta sobre la organización administrativa y política del país.10

Fuente Primaria: Es aquella en la que los datos estadísticos se obtienen a

partir de un relevamiento propio, como por ejemplo a partir de una

encuesta.11

Fuente Secundaria: Es aquella persona o institución que proporciona datos

estadísticos, es decir los datos se obtienen a partir de un relevamiento de

otros recopiladores.12

Fuentes de Datos: Medios de donde procede la información. Los datos

pueden reunirse de diferentes fuentes de información ya existentes o

pueden obtenerse mediante censos, encuestas y estudios experimentales

para conseguir nuevos datos.13

Medio de Difusión: Forma con la que el usuario encuentra la información

generada por el registro administrativo: archivos en medio magnético,

tabulados, CD-ROM, publicación, etc.14

Metadatos: Se han definido como los datos acerca de los datos. Estos

constituyen un conjunto común de términos y definiciones que describen las

principales propiedades o características de los datos. La organización de

la información en metadatos permite establecer líneas de solución a los

problemas de la actividad estadística y a las dificultades que, en materia de

información, señalen los usuarios.15

Microdatos: Cada uno de los datos sobre las características de las unidades

de estudio de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre

otras) que se encuentran consolidados en una base de datos.16

Operación Estadística: Es el conjunto de actividades que partiendo de una

recogida de datos individuales conduce a la presentación de resultados

agregados en forma de tablas o de índices.17

10 DANE. Glosario Geoportal 11 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 12 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 13 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 14 DANE. Dirección de regulación, planeación, estandarización y normalización – DIRPEN. Metodología de

planificación estadística estratégica institucional - PEEI 15 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de




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Periodicidad de Difusión: Intervalo de tiempo transcurrido entre cada

divulgación de la información.18

Período de referencia: Período de tiempo específico (día, semana, mes,

año) o punto en el tiempo al que corresponde la observación realizada, o la

variable de interés).19

Población o Universo: Es cualquier conjunto de unidades o elementos

claramente definido, en el espacio y el tiempo, donde los elementos pueden

ser personas, granjas, hogares, manzanas, condados, escuelas, hospitales,

empresas, y cualquier otro. Las poblaciones pueden ser finitas e infinitas.20

Población Objetivo: Es el conjunto de elementos de los que nos interesa

obtener información o tomar decisiones.21

Unidad de Observación: Objeto de observación dentro del universo de

estudio que va a ser investigado o registrado, acerca del cual se registran

sus características o se mide su comportamiento; ejemplo: personas

menores de 18 años, robos de automóviles.22

Universo de Estudio: Comprende el conjunto de elementos, individuos,

objetos o eventos que presenta una característica en común. El universo de

estudio se refiere al grupo de la población que va a ser el objeto de estudio,

por tanto, se debe describir en unidades precisas (personas, hogares,

etc.).23

Variables: Se entiende por variable un aspecto o dimensión de un

fenómeno que tiene como característica la capacidad de asumir distintos

valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Ejemplos: número de


estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.5.1 18 DANE. Sistema de captura auto diligenciamiento cuestionario 1. Manual de usuario. Plan estratégico

nacional de estadísticas PENDES 19 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de

estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.7.4 20 INEI. Glosario básico de términos estadísticos 21 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de





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especies, hectáreas, altura total, volumen, personas, número de hogares,

estado civil, edad, número de hectáreas sembradas, etc.24

4. NORMATIVIDAD Ver Normograma. Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial. Proceso: Hidrocarburos. 5. DESARROLLO 5.1 TIPO DE OPERACIÓN ESTADISTICA

El tipo de operación estadística es REGISTROS ADMINISTRATIVOS ya que está basada en un registro de datos que se generan en los procesos de Órdenes de Pedido y Declaración de Información por parte de los Agentes de la Cadena. Todo esto se hace con el uso del aplicativo SICOM. 5.1.1 OBJETIVO GENERAL:

Suministrar información estadística relacionada con la transacción de volúmenes líquidos derivados del petróleo a nivel nacional con el fin de proveer elementos que permitan realizar toma de decisiones para la evaluación de políticas, planes y proyectos desarrollados dentro del marco de las fuentes alternas a los recursos de inversión del Ministerio de Minas y Energía. 5.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Recolectar, procesar y divulgar la información con respecto a los Despachos y

Recibidos, de combustible a nivel Nacional.

Realizar seguimiento y control a los movimientos de combustible realizados en

el país por medio de los Agentes de la Cadena.

Identificar la oferta y demanda de los diferentes productos líquidos derivados

del petróleo comercializados.

5.1.3 DOCUMENTACIÓN


estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.6.21 - DANE


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Las actividades e instrumentos definidos para el desarrollo de cada una de las

fases del proceso estadístico se definen en el documento Mapa del Proceso

Estadístico del Minenergía.

5.2 DISEÑO TEMÁTICO

5.2.1 MARCO CONCEPTUAL

Marco Teórico:

- Sistema de Información de Combustibles – SICOM

El sistema de información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM), se creó con el objetivo principal de dar cumplimiento a la normatividad vigente, para el control, análisis y gestión del negocio a nivel nacional.

El sistema fue creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Ley 1151 de 2007, Artículo 51, siendo esta la única fuente de información oficial.

La información recopilada por el SICOM permite conocer el comportamiento de la distribución de los productos líquidos derivados del petróleo, identificando variables de compra, venta y consumo de combustibles. La información generada por el Sistema de Información permite analizar diferentes escenarios como: escasez o abundancia de los diversos productos en zona nacional o zona de frontera, carga impositiva de las ventas realizadas por los Agentes de la Cadena en los diferentes departamentos y municipios; el uso de combustible el cual dinamiza los sectores de transporte, minería, petróleo, manufactura y servicios.

La información como instrumento de control: El Sistema de Información de Combustibles Líquidos -SICOM integra a los Agentes de la Cadena en un solo sistema, mediante el cual se organiza, controla y sistematiza la cadena de Distribución de Combustibles Líquidos.

La información como instrumento para toma de decisiones: Con base en la información subsectorial de la UPME y del SICOM, el Ministerio de Minas y Energía, la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME y la Comisión de Regulación de Energía y Gas-CREG, deberán realizar análisis, diagnósticos y evaluaciones de mercado, que serán utilizados para las decisiones sobre las acciones a adoptar en lo de competencia de cada una de estas Entidades.


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Planeación en materia de Combustibles Líquidos: Con fundamento en el Plan Nacional de Desarrollo y en el plan indicativo de abastecimiento de combustibles líquidos, que para el efecto elabore la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME, corresponde al Ministerio de Minas y Energía, adoptar, revisar y actualizar el Plan de Continuidad en el cual se definirán los objetivos, criterios y estrategias tendientes a asegurar la disponibilidad y suministro de los combustibles líquidos, en el mercado nacional, en forma regular y continua.

Responsabilidad por el abastecimiento y confiabilidad: Para garantizar la satisfacción de la demanda interna de los combustibles líquidos, el Ministerio de Minas y Energía es responsable por la adopción de políticas, planes y normativas, tendientes a la disponibilidad de los combustibles líquidos, y los Agentes de la Cadena lo son respecto de la actividad que desempeñen, por el cumplimiento de la normatividad expedida por las autoridades competentes para el adecuado abastecimiento.

5.2.2 REFERENTES INTERNACIONALES Y NACIONALES

a) Referentes Internacionales

Algunos ejemplos de implementación de sistemas de información de combustibles se presentan en algunos países de américa latina, donde su función ha sido contribuir en la regulación y control que debe ejercer el estado en el sector energético, específicamente de los productos combustibles. Por ello, estos sistemas de información combaten la informalidad en la comercialización al establecer registros obligatorios y bases de datos confiables y en línea los cuales producen datos estadísticos que contribuyen a realizar proyecciones y a establecer soluciones en suministro y otros factores.

En Perú, el organismo que regula el sector de los combustibles es el

Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (OSINERGMÍN).

Este Organismo fue creado en 1996 con funciones simplemente de

supervisión. En el año 2004, cambia su naturaleza a organismo regulador. Es

allí donde se crea el SCOPE (Sistema de Control de Ordenes de Pedido)

donde el objetivo de este sistema es registrar las transacciones de compra -

venta que realicen los Agentes que estén autorizados.

La Agencia Nacional del Petróleo (ANP) en Brasil, tiene dentro de sus

funciones controlar y regular la actividad de la comercialización de


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combustibles. Para ello se creó el Sistema de Información de Movimiento de

Productos (SIMP).

En México, todos los procesos se encuentran controlados por PEMEX y esta

empresa implementó el Sistema de Automatización de la Medición y Control de

Volúmenes (SIMCOT).

La Administración de Información Energética de los EE. UU. (EIA) es la

principal agencia del Sistema Estadístico Federal de EE. UU. Responsable de

recopilar, analizar y difundir información energética para promover la

formulación de políticas sólidas, mercados eficientes y la comprensión pública

de la energía y su interacción con la economía y el medioambiente. Los

programas de EIA cubren datos sobre carbón, petróleo, gas natural,

electricidad, energía renovable y energía nuclear. EIA es parte del

Departamento de Energía de los EE. UU.

b) Referentes nacionales

La única fuente de información oficial para el control de transacción de

combustibles es la establecida por el Ministerio de Minas y Energía SICOM

5.2.3 TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA 5.2.3.1 UNIVERSO DE ESTUDIO Son todas las instalaciones móviles o fijas de cualquier tipo de combustible líquido que exista en el país y donde este es transado. Existen diferentes tipos de instalaciones (EDS Automotriz, Aviación, Planta de Abastecimiento, Refinerías, Plantas de Abastecimiento, Carro Tanques, Barcazas, Tanques de Almacenamiento, Poliductos).

5.2.3.2 POBLACIÓN OBJETIVO Son aquellas instalaciones móviles o fijas autorizadas por el Minenergía para operar.

5.2.3.3 UNIDADES ESTADISTICAS DE OBSERVACIÒN Y DE ANALISIS


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Unidad de observación: todas las instalaciones de cualquier tipo que están

autorizadas por el Minenergía para operar. (Se trabaja en toda la población no

se realiza muestreo)

Unidades de análisis: todas las instalaciones de cualquier tipo que están

autorizadas por el Minenergía para operar. (Se trabaja en toda la población no

se realiza muestreo)

Descripción de Variables

VARIABLE DESCRIPCIÓN DE VARIABLES

MODULO RELACIONADO

EN EL SISTEMA

Volumen transado

1. Esta es una variable continua mayor o igual a cero (0).

2. Es la variable principal del proceso estadístico, la cual se mide en galones y representa el volumen transado en una operación comercial entre cualquier dos o más Agentes de la Cadena. (Compra, venta, consumo)

Órdenes de Pedido

Tipo de Agente

1. Es una variable categórica con 7 (siete) niveles los cuales son los diferentes tipos de Agentes y es uno de los actores que interviene en la transacción comercial.

Datos Generales

Subtipo de Agente

1. Es una variable categórica que muestra el detalle del Tipo de Agente (Instalaciones donde se realizan las transacciones)

Datos Generales

Planta 1. Es una variable categórica que relaciona las instalaciones utilizadas para realizar las transacciones.

Datos Generales

Municipio 1. Es una variable categórica con 1101 niveles y representa el municipio donde se

Datos Generales


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da la ubicación de la instalación, del Agente, de la Planta o la Estación de Servicio, etc.

Departamento

1. Es una variable categórica con 32 niveles y representa el Departamento donde se da la ubicación de la instalación, del Agente, de la Planta o la Estación de Servicio, etc.

Datos Generales

Producto

1. Es una variable categórica que representa los diferentes productos. El número de niveles es variable ya que a través del tiempo se puede crear o eliminar nuevos productos.

Datos Generales

Código de Autorización

1. Es una variable categórica que representa una identificación única para cada orden de pedido generada en el sistema.

Órdenes de Pedido

Código SICOM 1. Es una variable categórica que representa una identificación única de cada Agente dentro del Sistema SICOM.

Datos Generales

5.2.3.4 NOMENCLATURA Y CLASIFICACIONES Clasificación de los Agentes de la Cadena (Código SICOM)

El Ministerio de Minas y Energía establece dentro de la Resolución 1073 de 2015, la clasificación para los Agentes que intervienen en la transacción de combustibles de acuerdo a la función de cada uno.

Para el registro de cada Agente de la Cadena al sistema de información SICOM, se asigna un código de 6 dígitos a cada uno de la siguiente manera:

21 0002

Número que identifica a cada tipo de Agente

Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para cada tipo de Agente


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Tipo de Agente Subtipo de Agente N° Identificación

Productor Alcohol Carburante 21

Biodiesel 22

Refinador N/A 11

Importador N/A 16

Distribuidor Mayorista

N/A 33

Distribuidor Mayorista de Quemadores Industriales

N/A 34

Gran Consumidor

Con instalación fija 41

Gran Consumidor con instalación fija - Volumen menor

a 20000 gls 20

Sin instalación 43

Temporal con instalación 42

Distribuidor Minorista

Estación de Servicio Automotriz 63

Estación de Servicio de Aviación

64

Estación de Servicio Fluvial 61

Estación de Servicio Marítima 65

Comercializador Industrial 62

Transportador N/A 91

Almacenador N/A 80

Planta de Abastecimiento

Propia 44

Arrendada 45

Conjunta 46

Codificación de los Usuarios

Cada Agente de la Cadena puede registrar los usuarios que podrán tener acceso al Sistema para realizar las diferentes transacciones en el sistema.

Estos usuarios tendrán asignado un código de 9 dígitos conformado así:


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Código de autorización de la orden de pedido.

El código de autorización que identifica a la orden de pedido en el sistema de

información SICOM líquidos, se genera a partir de una cadena secuencial

establecida automáticamente en el sistema y del código de tipo de Agente.

Este es un número de 15 dígitos el cual es validado por el sistema para evitar

duplicidad y tener como resultado un código de autorización válido.

Ubicación de la instalación.

Para la identificación del Departamento y Municipio donde se encuentra ubicada la instalación se emplea la Divipola (División Político Administrativa de Colombia) ya que es el estándar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber: Departamentos, municipios, corregimientos departamentales, así como los centros poblados, tanto inspecciones de policía, como caseríos y corregimientos municipales en el área rural.

5.2.3.5 PERIODO DE REFERENCIA Desde 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2018 5.2.3.6 FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN: Minuto a minuto 5.2.3.7 FRECUENCIA DE ENTREGA DE RESULTADOS: 2 meses después del corte trimestral.

210020

Código SICOM asignado al Agente

Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para cada usuario por cada tipo de Agente

001


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5.2.3.8 FUENTE DE DATOS (REGISTROS ADMINISTRATIVOS) La información será extraída de las Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes de la Cadena autorizados por el Minenergía para Operar, donde se relaciona el volumen transado en la Compra y Venta de combustible.

5.2.3.9 ALCANCE TEMÁTICO Información de todos los Agentes establecidos por el Ministerio de Minas y Energía que realicen transacción de combustible derivado del petróleo.

5.2.3.10 COBERTURA GEOGRAFICA La operación estadística se ejecuta para agentes de la cadena ubicados en todo el territorio nacional.

5.2.3.10.1 Desagregación geográfica La información se desagrega a nivel nacional por departamento, municipio

5.2.3.10.2 Desagregación temática Combustible

5.2.4 CUADROS DE SALIDA

El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación de un Boletín con información de la Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo”, publicado en la página web del SICOM http://www.sicom.gov.co/index.shtml.

Las herramientas a utilizar para la generar los cuadros salida son: R, Access y Excel.

En este boletín se analiza diferentes comportamientos en las transacciones realizadas por los Agentes trimestralmente, realizando comparaciones con los trimestres anteriores.

http://www.sicom.gov.co/index.shtml


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El boletín tendrá la siguiente estructura: 1. Portada


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2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017

3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.

5.2.4.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN

El Ministerio de Minas y Energía por medio de la Ley 1151 del 2007 en el artículo 61 crea el Sistema de Información Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de combustibles líquidos. En el sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.

La estructura del Sistema de Información está diseñada para cumplir son las siguientes funciones:

Registro de los Agentes que van a realizar transacciones de combustibles

líquidos a nivel Nacional.

Series Históricas

Series Históricas

Comparabilidad

Variable 1: Tipo Agente

Variable 2: Volumen


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Realizar las transacciones de combustible por medio de la generación,

aceptación y cierre de Órdenes de Pedido.

Control de las transacciones realizadas por los Agentes por medio de la

Declaración de Información.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente se define que el instrumento de recolección de los datos para llevar a cabo los procesos de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de volumen de combustibles líquidos Derivados del Petróleo es el Sistema de Información SICOM.

En los documentos Manual Técnico Arquitectura documento del operador SICOM y Manual Técnico SICOM documento del operador SICOM se detalla la información que permite visualizar cuales son los componentes principales y las directrices dadas para la construcción del sistema.

El Ministerio de Minas y Energía por medio de licitación realiza la contratación de un Operador que se encargue de realizar el mantenimiento, control y operación del sistema del Sistema de Información.

Por medio del documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM documento del operador SICOM la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía especifica los recursos y las actividades que debe garantizar el Operador del Proyecto SICOM para que el funcionamiento de los procesos que componen el Sistema de Información se ejecute de manera oportuna, segura y confiable.

Dentro de las actividades realizadas por el Operador se encuentra la administración y mantenimiento del Software SICOM. Esta actividad permite realizar modificaciones y correcciones a los formularios establecidos inicialmente en el sistema para la recolección de la información con el fin de fortalecer el control de las transacciones realizadas por el Agente y de facilitar al usuario el manejo de la plataforma.

El mantenimiento realizado al sistema se divide en cuatro tipos: Adaptativo, Correctivo, Evolutivo y Perfectivo, en el documento Procedimiento para Mantenimiento del Sistema de Información SICOM Líquidos documento del operador SICOM se detalla las actividades realizada para la ejecución de cada tipo de mantenimiento.

Una vez realizados los cambios en el ambiente de producción se socializa a los Usuarios las modificaciones realizadas utilizando los siguientes canales de comunicación:


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Notificaciones en la Página Web de SICOM.

Notificaciones en el Área Transaccional de SICOM Líquidos.

Mensaje enviado al buzón de la bandeja de entrada del Área Transaccional.

Mensaje enviado al correo eléctrico del Usuario.

Dependiendo de la modificación realizada y del Usuario al cual afecta se pueden utilizar todos o solo algunos canales de comunicación esto es establecido por la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.

Ejemplo: Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes.


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5.3. DISEÑO ESTADÍSTICO

5.3.1 CONTROL DE SESGO

Los principales factores que afectan el proceso de recolección de la información son:

Falta de conocimiento de los Usuarios para realizar las operaciones en el

Sistema (Generación de Órdenes de Pedido y Declaración de Información).

Falta de experticia del personal contratado que apoya estas actividades para

brindar soporte al Usuario.

Errores presentados en el software que impidan realizar las actividades de

venta y compra de combustible.

Con el fin de garantizar que estos factores afecten de manera en la recolección de información en cada una de las actividades realizadas en el Proceso Estadístico,


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la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía por medio del Operador del SICOM ejecuta las siguientes actividades:

Capacitación en el funcionamiento del Sistema de Información del personal

que ingresa a apoyar las funciones de administración y mantenimiento

(Personal contratado por el Operador) ver documento Procedimiento de

Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM

Capacitación a los Agentes que ingresan a la Cadena de Distribución de

Combustibles Líquidos una vez obtengan la autorización para ejercer su

actividad, para poder realizar acceso al sistema. Esta capacitación es realizada

por el Operador del SICOM. Ver documento Procedimiento de capacitación

y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador

documento del operador SICOM.

Existen controles de validación de información en el Sistema que impide

realizar transacciones si existen datos nulos o erróneos en los formularios

establecidos para la recolección de datos. Ver documentos Consistencia y

Validación del Minenergía y Diccionario de datos-reglas de validación

SICOM líquidos documento del operador SICOM.

Se realiza continuamente mantenimiento por parte del Operador del SICOM.

Ver documento Procedimiento para mantenimiento del Sistema de

Información SICOM líquidos documento del operador SICOM.

5.3.2 DISEÑO DE INDICADORES

La Operación Estadística consta de un indicador principal con el cual se busca identificar la demanda del país en el consumo de combustibles líquidos.

Adicionalmente se pueden analizar los siguientes indicadores:

Comparaciones de despachos y recibidos de un trimestre a otro o de un año a

otro.

Comparaciones de ventas entre Agentes.

Niveles de participación de mercado por distribuidor mayorista.

Participación y número de estaciones de servicio automotriz por departamento

y municipio.

Demanda Combustible Líquido vs Oferta de Combustible Líquido


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Ventas realizadas por productos y se pueden incluir indicadores adicionales

que surjan del resultado del Análisis Estadístico.

5.3.3 MEDIDAS DE CALIDAD Con el objetivo de garantizar la calidad de la información captada a través del sistema de información se ha establecido un plan de calidad identificando, métodos de control, frecuencia, responsable del control y documento y/o registro soporte de lo que se requiera. Ver documento Plan de Control de Calidad del Minenergía. Los métodos de control implementados que involucran la participación de los Usuarios son socializados dependiendo del alcance por medio de alguno de los siguientes medios de comunicación: resoluciones, oficios, notificaciones en el home de SICOM, notificaciones en el área transaccional, buzón del área transaccional o correo electrónico. 5.3 DISEÑO DE LA EJECUCIÓN 5.4.1 DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

5.4.1.1 Instrumento de recolección El instrumento de recolección de la información definido por el Ministerio de Minas y Energía es el Sistema de Información SICOM, en el cual son registrados todos los Agentes de la Cadena para realizar las transacciones de combustibles líquidos. La operación de este sistema es controlada por un contratista. La estructura del instrumento de recolección se visualiza en el documento Manual Técnico de Arquitectura SICOM documento del operador SICOM y en el documento Manual Técnico SICOM documento del operador SICOM. 5.4.1.2 Personal que opera el instrumento de recolección. Para llevar a cabo la operación del sistema el Ministerio de Minas y Energía define en el documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM documento del operador SICOM el perfil y funciones del personal que debe apoyar la operación del Sistema. Ver el documento Organigrama del Operador documento del operador SICOM.


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El personal que ingresa será capacitado en el funcionamiento del sistema y manejo de la Operación. Procedimiento de Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM. 5.4.1.3 Frecuencia y almacenamiento de la recolección de información. La recolección de la información se realiza minuto a minuto de acuerdo a las transacciones realizadas por los Agentes, la información registrada en cada transacción queda almacenada directamente en la Base de Datos del Sistema Transaccional (Oracle). NOTA: Para los Agentes que realizan las transacciones de aceptación y despacho de las órdenes de pedido por medio de la aplicación Web Services, los datos de serán almacenados inicialmente en una base temporal (SQL SERVER) y cada 5 minutos son actualizados en la Base de Datos del Sistema Transaccional. La recolección de la información se divide en las fases en las que se divide todo el proceso de Órdenes de Pedido:

Generación (Datos del Cliente, Datos de Proveedor, Datos exclusivos de la Orden, Datos del Transporte y Datos del Producto)

Aceptación (Datos del Producto, Datos del Transporte, Datos de la Planta de despacho)

Despacho (Datos de la planta de despacho, datos del producto, datos del transporte)

Cierre (Datos del producto, datos del transporte) 5.4.1.4 Reglas de validación y consistencia El sistema realiza validaciones en la aplicación durante la ejecución de la

transacción realizada por el Agente. Se realizan validaciones desde la Base de Datos para garantizar que la

información registrada cumpla con las características de consistencia y confiabilidad. Ver documento OE-F-19 Diccionario de Datos - Reglas de Validación SICOM Líquidos.

5.4.1.5 Sensibilización a los Usuarios.


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Una vez creado el Agente en el sistema de información, antes de hacer entrega del código SICOM y del Usuario asignado se realizará el proceso de capacitación para que el Usuario conozca el funcionamiento del sistema y la importancia de realizar correctamente cada una de las transacciones. Una vez finalizada la capacitación se hace entrega al Usuario de los Guías soporte para la ejecución de cada actividad. Ver documento Procedimiento de capacitación y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador documento del operador SICOM. Para apoyar las inquietudes y/o inconvenientes que presenten los usuarios con respecto al manejo del sistema de información, el Ministerio de Minas y Energía por medio del contratista brinda soporte por medio del Centro de Contacto 24x7x365. Ver documento Procedimiento de soporte al usuario - Modificación y/o Actualización de Datos documento del operador SICOM. 5.5 DISEÑO DEL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS 5.5.1 METODOLOGIA PARA EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. El sistema realiza validaciones para verificar el Ingreso de los datos. Ver Documento. Procedimiento de consistencia y validación

Operador del SICOM

Transaccional

Oracle

2. Ingrese en la base de datos Transaccional o la base de datos de Oracle.

Operador del SICOM

3. Ingresar en la base de Datos Temporal

Operador del SICOM

Inicio

Ingresar los datos en el sistema de Información SICOM por parte del

Agente

¿Transaccional u Oracle?

A

1

Entrar en la base de Datos Temporal


PRUEBAS

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4. Actualización cada 5 minutos en la base de Datos transaccional

Operador del SICOM

5. Almacenamiento en la base de Datos Transaccional

Operador del SICOM

6. Por medio del Proceso Soporte al Usuario se realizan ajustes a la información ingresada por errores detectados por el personal encargado o por errores identificados por los Agentes de la Cadena. Ver Documento. Procedimiento de soporte al Usuario

Operador del SICOM

7. Se ejecutan 3 consultas llamadas Despachos, Recibidos y Agentes (Ver Anexo) (Códigos)

Operador del SICOM

8. Crear ETL en SSIS que cree los archivos en CSV

Operador del SICOM

9. Desplegar y programar ejecución en producción para obtener los datos

Operador del SICOM

10. Subir los archivos al GIT para entregar datos al Minenergía

Operador del SICOM

A

Almacenar en la base de Datos Transaccional

Ajustar, revisar cambiar y verificar la calidad de datos

Crear consultas sobre Oracle

Crear ETL en SSIS que cree los archivos en CSV

Desplegar y programar ejecución en producción para obtener los datos

Subir los archivos al GIT para entregar datos al Minenergía

Fin

Actualizar cada 5 minutos en la base de Datos transaccional

1


PRUEBAS

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5.5.2 MODELACIÓN ESTADÍSTICA


1. Recibir archivo fuente entregado por el Operador de SICOM

Ministerio de Minas y Energía

2. Validar consistencia de los datos. Buscar datos vacíos, ceros y datos inconsistentes


SI

NO

3. ¿Existen inconsistencias en los datos?


4. Se continua con el análisis exploratorio de los datos


5. Se procede a solicitar reunión con la Dirección de Hidrocarburos del Minenergía y el área de Análisis del Operador SICOM


6. Análisis de Inconsistencias Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos

7. Solicitud de análisis de las causas de las inconsistencias al Operador del SICOM

Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos

Inicio

Recibir archivo fuente entregado por el Operador de SICOM

¿Existen inconsiste

ncias?

Validar consistencia de los datos

1

Solicitar reunión con la Dirección de Hidrocarburos del Minenergía y el área de Análisis

del Operador SICOM

Analizar las inconsistencias

Solicitar el análisis de las causas de las inconsistencias al Operador del

SICOM

Continuar con el análisis exploratorio de los datos

1

2

3

A


PRUEBAS

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8. Revisión de las causas de los datos inconsistentes

Operador SICOM

9. Elaboración y entrega del informe de causas de los datos inconsistentes a la Dirección de Hidrocarburos

Operador SICOM

10. Revisión del informe presentado Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos

11. Se evalúa y toma decisiones de los datos inconsistentes


NO

SI

12. ¿Se deben modificar los datos para el análisis?


13. Realizar eliminación o imputación de datos


14. Actualizar el archivo fuente corrigiendo los datos inconsistentes

Operador SICOM

15. Enviar el archivo fuente al Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos.


Revisar las causas de los datos inconsistentes

Elaborar y entregar el informe de causas de los datos inconsistentes

a la Dirección de Hidrocarburos

Revisar el informe presentado

A

Evaluar y tomar decisiones sobre los datos inconsistentes

¿Modificar los datos para el

análisis?

2

Realizar eliminación o imputación de datos

Actualizar el archivo fuente corrigiendo los datos

inconsistentes

Enviar el archivo fuente al Ministerio de Minas y Energía Dirección de Hidrocarburos

Fin


PRUEBAS

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5.5.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA NECESARIA PARA LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA. El Ministerio de Minas y Energía determina en el documento Características Técnicas para la operabilidad del SICOM documento del operador SICOM la infraestructura Tecnológica necesaria para la operación de SICOM la cual es controlada por un tercero. El sistema de información SICOM es la herramienta utilizada para la captura, recolección y almacenamiento de datos. Para el procesamiento y generación de resultados, informes y cuadros de salida se establecen las herramientas BI y Dashboard. 5.5.3 DOCUMENTACIÓN PARA USO Y MANTENIMIENTO DEL APLICATIVO. Se menciona a continuación los documentos base establecidos para:

Manejo de las herramientas utilizadas para el mantenimiento y soporte de la operación SICOM.

Funcionalidad del sistema de Operación. (Guías para el Usuario interno y externo).

Seguridad y respaldo de información. La documentación se puede encontrar en el repositorio de información: http://git.sicom.gov.co/users/sign_in Procedimiento de Control de Documentos y Registros documento del operador SICOM. 5.5.3.1 Documentación técnica del aplicativo.

Manual Técnico Arquitectura SICOM. Documento del operador SICOM

Manual Técnico SICOM. Documento del operador SICOM

Manual Módulo de Seguridad. Documento del operador SICOM.

Procedimiento para mantenimiento SICOM Líquidos. (Guías y formatos)

Documento del operador SICOM.

Manual Orden de Pedido. Documento del operador SICOM. – Web Services

Manual Transferencia. Documento del operador SICOM. – Web Services

http://git.sicom.gov.co/users/sign_in


PRUEBAS

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Manual Consulta de Información. Documento del operador SICOM. – Web

Services

Manual Base de Datos. Documento del operador SICOM. (Formatos)

Procedimiento Monitoreo Bases de Datos. Documento del operador SICOM.

Procedimiento para el Manejo de Auditoria. Documento del operador SICOM.

Procedimiento simulacro DRP Bases de Datos. Documento del operador

SICOM.

Diccionario de Datos – Reglas de Validación. Documento del operador SICOM

Modelo Entidad – Relación. Documento del operador SICOM

5.5.3.2 Documental funcional del aplicativo.

Procedimiento Creación del Agente (Guías funcionales por tipo de Agente).


Procedimiento Órdenes de Pedido (Guías de Usuario por tipo de Agente).


Procedimiento Soporte al Usuario (Guías funcionales para soporte Nivel 1 y

Nivel 2). Documento del operador SICOM.

Guías de Usuario manejo de la plataforma GLPI. Documento del operador

SICOM.

Guía de Usuario navegación en la plataforma AprendeSicom. Documento del

operador SICOM.

5.5.3.3 Documentación de Seguridad y respaldo de la Información.

Política de Confidencialidad de la Información. Documento del operador

SICOM.

Política para la Gestión de la Seguridad de la información y tratamiento de

datos personales. Documento del operador SICOM.

Políticas de Bases de Datos. Documento del operador SICOM.

Procedimiento de restauración Bases de Datos en Minenergía. Documento del

operador SICOM.

Procedimiento de Toma y Restauración de bases de datos SICOM líquidos.



PRUEBAS

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5.6 DISEÑO DE ANÁLISIS 5.6.1 HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS Las herramientas tecnológicas establecidas por el Ministerio de Minas y Energía para el Análisis de Información son R, Access y Excel. 5.6.2 COMPARACIÓN DE RESULTADOS (ANÁLISIS DEL CONTEXTO) El Análisis del contexto se realiza teniendo la siguiente metodología:

1. Comparación de la oferta vs demanda. 2. Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la

Cadena. 3. Ventas realizadas por productos. 4. Ventas realizadas por Departamentos y Municipios. 5. Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.

5.6.3 MÉTODO DE ANÁLISIS DE CONSISTENCIA O COHERENCIA El método de análisis de consistencia o coherencia realizado a la información estadística se realiza teniendo en cuenta: 1. Comparación de las transacciones realizadas en periodos anteriores (años, trimestres), por Agentes, Productos y Departamentos. 2. Comparación con los datos emitidos por Ecopetrol en informes entregados el Ministerio de Minas y Energía. 5.7 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO (MAPA DEL PROCESO ESTADÍSTICO)


PRUEBAS

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Imagen 1. Mapa del proceso estadístico

El documento se puede observar, Ver documento MAPA DEL PROCESO ESTADÍSTICO del Minenergía. En la gráfica Proceso Estadístico se establece el flujograma de trabajo necesario para el desarrollo de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de volúmenes de combustibles líquidos derivados del petróleo. Se establecen los procesos y las herramientas necesarias para la ejecución de cada actividad. La documentación establecida para la ejecución de cada proceso se encuentra relacionada en el registro Control de Documentos documento del operador SICOM. 5.8 DISEÑO DE LA DIFUSIÓN 5.8.1 Productos e instrumentos de difusión. Los resultados de la información serán entregados dependiendo de los Usuarios y de los requerimientos realizados ver Procedimiento Detección y Análisis de Requerimientos del Minenergía.


PRUEBAS

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El Ministerio de Minas y Energía establece los siguientes canales de difusión de la información estadística: Generación de reportes del Sistema Transaccional

Los reportes solicitados por los Usuarios corresponden a:

Ventas a Minoristas y Grandes Consumidores: todas las ventas que los proveedores hacia minoristas y grandes consumidores

Ventas de etanol – carburante: reporte de ventas de Alcohol Carburante desde productores a Clientes

Reporte con las ventas propias de cada EDS

Cantidad producida de los Refinadores

Reporte de compras por Agentes

Reporte de ventas por Agentes

Reporte de los precios de venta registrados por las EDS Automotriz y Fluvial El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación del Boletín Estadístico

por medio de la Página Web de SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml.

El boletín tendrá la siguiente estructura: 1. Portada



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2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017

3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.

Registrando información respecto a:

Agentes de la Cadena de Distribución de Combustibles líquidos.

Distribución de los Agentes Minoristas.

Comparación de la oferta vs demanda.

Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.

Ventas realizadas por productos.

Series Históricas

Series Históricas

Comparabilidad

Variable 1: Tipo Agente

Variable 2: Volumen


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Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.

Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.

Para la publicación del Boletín en el home del SICOM se tendrá en cuenta el documento Guía para modificación de novedades y noticias en el Home SICOM del Minenergia. 5.8.2 CALENDARIO DE LA DIFUSIÓN ESTADÍSTICA 1. Como proceso de estabilización del producto final de la Operación Estadística el Ministerio de Minas y Energía realizará la publicación del Boletín Estadística para el período de referencia establecido de la siguiente manera:

Imagen 2. Calendario de difusión del proceso estadístico

El documento del Calendario de difusión, Ver documento CALENDARIO DE DIFUSIÓN DEL PROCESO ESTADÍSTICO del Minenergía.


PRUEBAS

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Para la continuidad del proceso de difusión de la información se tendrá en cuenta

que: 1. Recolección de información: Se realiza los primeros 7 días calendarios de cada

mes. 2. Periodo de estabilización de los datos: Hasta el 15 de cada mes se realiza el

congelamiento de la información. 3. Publicación de boletín: Se realiza el 30 de cada mes, en caso de ser fin de

semana pasa al primer día hábil del mes siguiente. La difusión de los metadatos se realiza por medio de la página Web del SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml. 5.8.3 CONDICIONES DE USO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA. Las directrices generales de protección de la información en la difusión de información son:

Se evitará publicar celdas con frecuencias pequeñas en aquellos cruces de

variables dónde intervenga alguna variable sensible.

Se evitará publicar celdas con magnitudes o variables numéricas donde se

pueda derivar de forma fácil la contribución o contribuciones de algunas de las

unidades estadísticas (empresas, representante legal, cédulas, nit, etc)

Si para el análisis aplicar hacer uso de algún campo con datos sensibles se

podrán aplicar criterios de sensibilidad y técnicas de recodificación de variables

y/o métodos de supresión de celdas que protejan la tabla de forma adecuada y

preserven la mayor cantidad de información posible.

La información suministrada se realiza con el fin de dar a conocer a los

Usuarios el comportamiento de la oferta y demanda de Combustible Líquido

Derivado del Petróleo en el país.

5.9 PRUEBAS AL DISEÑO. Los cambios realizados al Sistema de Información SICOM son solicitados por la Dirección de Hidrocarburos de acuerdo a las necesidades de mejoramiento que se



PRUEBAS

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requieran. Los cambios son realizados por el Operador del SICOM dejando evidencia de la trazabilidad que se desarrolle en cada cambio solicitado. Estos cambios se pueden realizar en cuatro (4) modalidades:

Evolutivos

Correctivo

Perfectivos

Adaptativos. Las actividades establecidas para el desarrollo de estas actividades se detallan en el documento Procedimiento para mantenimiento del Sistema de Información SICOM líquidos documento del operador SICOM. Las evidencias de estas actividades se realizan teniendo en cuenta lo descrito en el procedimiento. Una vez realizado el cambio se socializa con los Usuarios involucrados por los canales de comunicación establecidos por el Ministerio de Minas y Energía. 6. REGISTROS 7. ANEXOS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: CONTRATISTA Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Cargo:

Dependencia:

OFICINA DE PLANEACION Y GESTION INTERNACIONAL

Dependencia: DIRECCION DE HIDROCARBUROS

Dependencia:

Fecha: 15-05-2019 Fecha: 04-07-2019 Fecha: 11-07-2019

procedimiento de diseÑo y pruebas - sicom · 2020. 9. 22. · procedimiento de diseÑo y pruebas...

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