Marstrand A/S
Visuel portefølje-, ressource- og projektstyringBedre beslutninger i tide
Ønsker du mere information er du velkommen til at kontakteLars Villads Krogh mobil: 2614 4545 eller mail: [email protected]
© 2014 Marstrand Innovation A/S 2
Marstrand
Program:
1. Marstrand & Marstrand Planning Intelligence (MPI)2. Case: Sigma Connectivity AB3. Kort MPI demonstration4. Høre mere på vores stand 22. Lige ved hovedtrappen
© 2014 Marstrand Innovation A/S 3
FokusMI fokuserer med MPI på organisationer der håndterer en portefølje med et antal projekter af varierende kompleksitet hvor tidsstyring er kritisk og hvor ressourcestyring er nødvendig
MissionMissionen er at skabe markant højere produktivitet for vores kunder gennem effektiv understøttelse af samspillet mellem ledelse, planlægning og eksekvering
Marstrand
© 2014 Marstrand Innovation A/S 4
Porteføljeledere
Projektledere
Medarbejdere
Marstrand Planning Intelligence (MPI)
© 2014 Marstrand Innovation A/S 5
Marstrand Planning Intelligence (MPI)
Enkelthed
Transparens
Realistiske planer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 6
Udvalgte referencer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 7
Udfordringer
Alt for mange projekter: Er uklare i deres scope, indhold og prioritet Har urealistiske milepæle og leveringstider Respektere ikke den reelle menneskelige kapacitet
Konsekvenserne er ofte: Vigende respekt for ledelsens planlægning Demotivere medarbejdere og manglende disciplin Projekternes potentialet bliver ikke fuldt indfriet
© 2014 Marstrand Innovation A/S 8
Projektporteføljen
Der er en myriade af interne udviklingsaktiviteter i gang på samme tid og nye opstår
Der er ikke et samlet billedeover projekternes og deres indbyrdes sammenhængeOrganisationens
udviklingskapacitet er ikke en kendt størrelse
Mange medarbejder og mellemledere udtrykker en følelse af stress og spild fordi aktiviteterne falder over hinanden
© 2014 Marstrand Innovation A/S 9
Målsætninger
Undgå forskellige versioner af sandheden Skab en realistisk plan og få accept Klar og tydelig prioritering af projekterne
© 2014 Marstrand Innovation A/S 10
Hvem foretager prioriteringen af projekterne? Ledelsen Porteføljeledelsen Projektlederen Linjeledelsen Medarbejderen
Aktiv porteføljestyring
Hvem sikre allokeringen af ressourcerne
til projekterne?
Den store prioriterings opgave
Hovedparten af en virksomhed opgaver er knyttet til håndtering af ressourcer: I det enkelte projekt På tværs af projekter På tværs af afdelinger Over tid …… det er det der skaber udfordringerne og kompleksiteten
© 2014 Marstrand Innovation A/S 11
PMO
Projektledere
Medarbejdere
RollerRessource-
ejereLedelseLeverancer
Aktiv porteføljestyring
© 2014 Marstrand Innovation A/S 12
Porteføljestyring
Projekter:
• Behov for timer
• Estimat to Complete
• Status
• Mm
Projektledere
?
Ledig kapacitet
til projekter
Ledig kapacitet
til andre projekter
• Drift
• Sygdom
• Møder mm
Ressourceejere
Direktionen
Pr. mdr. de næste 3 måneder
© 2014 Marstrand Innovation A/S 13
Ressourceejerne:
Har ansvar for angivelse af forventet
kapacitet samt overholde aftalen om
levering (belægning)
Et fælles overblik?
Direktionen & Styregrupper
PMOKoordinering,
beslutningsgrundlag
Projektlederne:
Har ansvar for angivelse af terminer for
projektet og behov for timer (kapacitet) ,
logs, risici, issues og evt. økonomi
Nye projekter
Prioriteringer
Justeringer
Status
Estimate to Complete
Advarsler
© 2014 Marstrand Innovation A/S 14
Der er virkelig mange penge at hente, hvis man kan optimere sin
projektgennemførelse
Det kan man og det behøver ikke at være så svært
Projektgennemførelse
© 2014 Marstrand Innovation A/S 15
Ressourceejerne:
Har ansvar for angivelse af forventet
kapacitet samt overholde aftalen om
levering (belægning)
MPI Aktiv portefølje gennemførelse
Projektlederne:
Har ansvar for angivelse af terminer for
projektet og behov for timer (kapacitet) ,
logs, risici, issues og evt. økonomi
Direktionen & Styregrupper
PMOKoordinering,
beslutningsgrundlag
© 2014 Marstrand Innovation A/S 16
Visuel og aktiv porteføljestyring
G1 G2 G3 G4
Dream X
© 2014 Marstrand Innovation A/S 17
Porteføljeledere
Projektledere
Medarbejdere
Integration til eksisterende systemer
MPI og integration til øvrige systemerEksempler på MPI skærmbilleder
© 2014 Marstrand Innovation A/S 18
Porteføljestyring
Projekter er forskellige Visualisering af projekterne øger evnen til bedre prioriteringer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 19
Kriterier:
1. Forsinkelser
2. Budgetoverskridelser
Forsinkelser
Bu
dg
eto
vers
kri
dels
. Me
ge
tIn
ge
n
Meget Ingen
Meget kritiskeprojekter
Ikke kritiskeprojekter
Porteføljeoversigt
© 2014 Marstrand Innovation A/S 20
Visning: Tidsafvigelse og økonomiafvigelserVisning: NPV og Urgency
Aktiv portefølje- og ressourcestyring
Meget kritiskeprojekter
© 2014 Marstrand Innovation A/S 21
Kriterier:
1. Antal timer allokeret
2. Antal opgaver allokeret
Antal opgaver
An
tal t
ime
rM
ange
Ikke nøgleressourcer
Mange Få
Få
Nøgle ressourcer
Stortbehov for produktivitet
Mindre behov for produktivitet
Ressourceoversigt
© 2014 Marstrand Innovation A/S 22
Risiko
Væ
rdi
Hø
jL
av
Høj Lav
Ressourcer/afd. teams etc. Projekter
Kan andre medarbejdereovertage opgaven?
Portefølje- og ressourcestyring
Tjek belastning
Rolle/type ressource
Antal opgaver
An
tal t
ime
r
Mange Få
Man
geFå
© 2014 Marstrand Innovation A/S 23
Differencer: Behov, aftale og leveret
Behov/timer for april
Aftalte timer for april
Leveret antal timer april
© 2014 Marstrand Innovation A/S 24
Belastningsoversigt
Ressourcer/roller sorteret efter belastning i Q2
© 2014 Marstrand Innovation A/S 25
Overblik over porteføljen og sammenhænge
Dash Boards, rapporter
Projekt Gantt
Forsinkelser i dage
Ove
rskri
de
lse
r i D
KK
.
Projekt diagram med trafiklys Ressource Gantt, flaskehalse
© 2014 Marstrand Innovation A/S 26
Eksempel på Dashboard/Cockpit
DreamX
© 2014 Marstrand Innovation A/S 27
Case
© 2014 Marstrand Innovation A/S 28
Case
Karakteristika:• Ca 250 ansatte• Ca 200 projekter pr. år• Projekterne er store og lange varighed op til 1-3 år• Projekterne planlægges hovedsagligt af projektlederne, der
planlægger på budgetressourcer (roller med kompetencer)• Antallet af budgetressourcer er omkring 20• Projekterne planlægges med få niveauer (ofte kun ét niveau)
© 2014 Marstrand Innovation A/S 29
Sigma Connectivit AB
Marstrand Planning Intelligence (MPI): • Blev gennemført i løbet af en 2-dages workshop og derefter en pilot med en lille gruppe,
hvor uddannelsen blev gennemført på 2-3 dage.• MPI anvendes af omkring 30 personer, projektledere og linjeledere• Projektledere opretter projekterne med behov i form af budgetressourcer og linjecheferne
”mapperne” de reelle ressourcer der skal opfylde behovet.• Forecast projekter oprettes og planlægges i MPI for at få en god prognose for ressourcerne• Tidligere blev der brugt mange forskellige Excel ark - med alle de udfordringer dette
indebærer
Resultater:• Fordelene ved MPI er mange, men det vigtigste er at alt planlægning nu er samlet ét sted
projektlederne og linelederne har samme billede og samme fælles forståelse af planen• Dette fører til projekter af højere kvalitet, bedre lønsomhed, medarbejdertilfredshed, etc.• Mere realistiske planer/prognoser for projekternes leveringstids, ressourcebelægning og
forventede indtægter
© 2014 Marstrand Innovation A/S 30
Belægning i timer
Belægning
Opgaver
Java prg. HW Ing. Audio
Kapacitet
Ressource planlægning
Budgetlægning af Rollen
Belægning af medarbejderen
Kapacitet bestemmes af:• Ugeprofil• Virksomheds kalender• Afdelingskalender• Personlig kalender
© 2014 Marstrand Innovation A/S 31
Tid
Januar Februar Marts
• Angiver behov for ressourcerne på rolleniveau eller gruppe af ressourcer• Hvornår der er behov for ressourcerne er angives i ugenummer/måned
Projektleder
Afd. /Linieleder
47 48 49 50 51 52
December
100 timerDesigner
250 timerHW Engineering
100 timerTest
Allokering af ressourcer
• Angiver hvem (navn) der skal på opgaven• Hvornår der skal arbejdes på opgave dag eller ugenummer
50 timerOle/Designer
50 timerJørgen/Designer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 32
Projekt og ressourcer
Timer til rådighed
Projektleder
Afd./Teamleder
© 2014 Marstrand Innovation A/S 33
Ressourceoversigt
Timer til rådighedBehov for timer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 34
Søgning efter ekstra kapacitet
© 2014 Marstrand Innovation A/S 35
Sigma Connectivity
Audio
Projekter hvor Audio indgår som Rolle/ressource
Budget Roller
Projekt vælges
Behov timer Audio
Projektnavn
Projekt behov (sum timer) alle roller
© 2014 Marstrand Innovation A/S 36
Sigma Connectivity.
Valgt Rolle
Jørgen
Jørgen
Behov Allokeret AdvarselValgt projekt
Audio
Valgt Individ
Roller bliver til individer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 37
MPI demonstration