Pengembangan Sistem Informasi Page
Tugas Mata Kuliah SIM:
Pengembangan Sistem Informasi
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
Oleh:
Yuniar Endah Palupi
P056132441.51
Dosen:
Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Pengembangan Sistem Informasi Page i
DAFTAR ISI
1 PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Tujuan 1
2 INFORMASI & SISTEM INFORMASI 2
Konsep Dasar Informasi 2
Konsep Dasar Sistem Informasi 5
3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 9
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life
Cicle - SDLC) 9
Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi 11
Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem 12
4 PEMILIHAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM
PENGEMBANGAN SIM 16
Insourcing, Selfsourcing dan Outsourcing 16
Contoh Kasus: Pengembangan Sistem Informasi Kediklatan Pusdiklatwas
BPKP 18
5 KESIMPULAN 19
DAFTAR PUSTAKA 20
Pengembangan Sistem Informasi Page 1
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
System informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk
mendukung kelangsungan perusahaan.. Akibat yang dapat ditimbulkan oleh
system informasi yang tidak dapat diandalkan adalah perusahaan nantinya akan
mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, tidak mampu mengambil
keputusan-keputusan strategis, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan
dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Dalam upaya untuk memenangkan persaingan dan mempertahankan
kelangsungan perusahaan, system informasi harus terus dikembangkan dan
disempurnakan untuk memenuhi tuntutan perubahan teknologi yang sangat cepat.
Dalam upaya untuk mengembangkan system informasi, perusahaan harus
memperhatikan kondisi didalam perusahaan sendiri, kebutuhan yang harus
dipenuhi, tujuan yang harus dicapai serta keberadaan sumber daya dalam
perusahaan.
Keputusan yang diambil dalam pengembangan system informasi, akan
memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan sehingga perlu
dipertimbangkan dengan matang, dan dilakukan secara komperhensif oleh seluruh
bagian dari perusahaan.
Tujuan
Tulisan ini dibuat dengan tujuan untuk mengkaji dan menganalisis
keputusan untuk melakukan pengembangan system informasi dalam perusahaan.
Pengembangan Sistem Informasi Page 2
2 INFORMASI & SISTEM INFORMASI
Konsep Dasar Informasi
Data dan Informasi
Informasi tidak dapat dipisahkan dengan data, tetapi sering kali terjadi
kesalahpahaman dalam menginterpretasikan data dan informasi, terkadang orang
terbalik-balik dalam mengartikannya. Pada dasarnya data dan informasi adalah
hal yang berbeda tetapi sangat berkaitan.
Data menurut Kadir (2003:29) adalah deskripsi tentang benda, kejadian,
aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh
secara langsung kepada pemakai. Data memerlukan adanya pengolahan untuk
dapat dipakai oleh pengguna data. Data berupa sesuatu yang berwujud seperti
gambar, suara, huruf dan angka.
Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam penggambilan keputusan.
Menurut Anton M. Meliono (1990: 331), “Informasi adalah data yang telah
diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan
sebuah keputusan”. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena
infomrasi dapat memberikan pengetahuan kepada pengguna dan menurunkan
tingkat ketidakpastian situasi.
Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi dapat dilakukan dengan
pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan
sebagainya. Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi dan
dapat di presentasikan dalam bentuk apapun.
Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki unsur-
unsur sebagai berikut:
1. Relevan, artinya informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansinya
dengan masalah yang dihadapi
2. Kejelasan, artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan
3. Akurasi, artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan
lengkap
4. Tepat waktu, artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir
Siklus Informasi
Proses pengolahan data sehingga menjadi sebuah informasi disebut juga
dengan siklus informasi. Berikut adalah gambaran sebuah siklus Informasi
Pengembangan Sistem Informasi Page 3
Gambar 1. Siklus Informasi
Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana data diolah melalui sebuah
proses (model) menjadi informasi. Kemudian diterima oleh penerima informasi
untuk dijadikan dasar dalam pembuatan keputusan dan melakukan tindakan.. Dari
hasil tindakan tersebut akan ditangkap lagi data sebagai input dan diproses
kembali melalui model tersebut, sehingga membentuk sebuah siklus.
Karaterisitik Data dan Informasi
Karateristik data informasi dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu:
1. Tipe data
Ada beberapa tipe data yang masing-masing memiliki kelebihan dan
kekurangan, sehingga harus disesuaikan penggunaannya dengan tujuan kenapa
informasi tersebut dibutuhkan. Tipe data terformat biasanya digunakan untuk
menyimpan data yang berhubungan dengan waktu, misalnya jam kedatangan,
jam keberangkatan dan lain-lain. Tipe data teks biasa digunakan untuk
mendiskripsikan sesuatu, misalnya biodata seseorang. Tipe data suara untuk
merekam data dalam bentuk bunyi/suara, dan data video dan gambar untuk
merekam aktifitas yang ditangkap oleh mata manusia
2. Akurasi dan Presisi
Akurasi adalah tingkat kebenaran dari suatu data, yang dapat menentukan
keandalan dan realiabilitas suatu informasi, sedangkan presisi berkaitan
dengan tingkat kerincian suatu data, sehingga dapat menghasilkan informasi
yang lengkap
Pengembangan Sistem Informasi Page 4
3. Usia dan Rentang Waktu
Waktu adalah hal yang sangat penting dalam mendifinisikan sebuah data dan
infomasi. Usia informasi menggambarkan kapan informasi itu dihasilkan
hingga pada saat diakses. Keandalan informasi ditentukan pula dengan
ketepatan waktu, dimana usia data sangat berpengaruh dengan keputusan yang
diambil, sehingga diperlukan rentang waktu yang cukup dalam menyimpan
informasi agar keputusan yang diambil mempunyai tingkat keandalan yang
tinggi.
4. Tingkat keringkasan dan kelengkapan
Informasi yang terlalu detail akan berkesan membingungkan dan bertele-tele,
terkadang terlalu banyak informasi membuat keputusan lebih sulit diambil,
maka dari itu perlu dipertimbangkan penyajian informasi yang ringkas tetapi
tetap lengkap sehingga dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan.
5. Kemudahan akses
Informasi seharusnya dapat diperoleh dengan mudah pada saat pengguna
membutuhkan. Oleh karena itu, kemudahaan memperoleh informasi adalah
penting, agar keputusan yang diambil dapat didasarkan atas semua informasi
yang dibutuhkan.
6. Sumber
Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Informasi yang
didapat dari dalam perusahaan adalah informasi internal, sedangkan yang
berasal dari luar perusahaan disebut dengan informasi ekternal
7. Relevansi dan nilai
Informasi yang paling banyak memberika manfaat bagi pengambilan suatu
keputusan adalah informasi yang paling relevan. Sehingga nilai relevansi dari
informasi tergantung dari keputusan apa yang akan dibuat. Sedangkan nilai
informasi diperoleh dengan menghitung perbedaan manfaat yang akan
diperoleh dengan informasi tersebut dengan mengurangkannya dengan biaya
yang harus dikeluarkan untuk mendapatkannya.
Pengembangan Sistem Informasi Page 5
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem
Suatu sistem adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan
yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.secara
sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain, dan terpadu.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan sistem memiliki
karakteristik yaitu :
1. Komponen atau elemen yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan.
2. Proses atau kegiatan untuk mengkoordinasi komponen yang terlihat dalam
sebuah sistem.
3. Tujuan mengenai sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi
komponen tersebut.
System dapat dikelompokkan sesuai dengan karateristik system tersebut,
yaitu:
1. Sistem tertutup
Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungan eksternal sehingga
sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang
berada diluar batas sistem.
2. Sistem relatif tertutup
Sistem semacam ini memilih penghubung yang menghubungkan system
dengan lingkunganya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap
proses yang dilakukan oleh sistem.
3. Sistem terbuka
Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali,
sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau input yang tidak terkendali
akan mempengaruhi proses dalam sistem. Sistem yang dirancang dengan baik
dapat meminimumkan gangguan tersebut dengan cara melakukan antisipasi
terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya
menciptakan proses dan cara menanggulangi gangguan tersebut.
4. Sistem umpan balik
Yaitu sistem yang digunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk
proses yang sama di masa berikutnya.
Pengembangan Sistem Informasi Page 6
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Selain itu system
informasi juga didifinisikan kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya
(manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok
bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,
komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software,
komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling
berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai
sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi. yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database
atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk
memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
Pengembangan Sistem Informasi Page 7
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer
dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS
(Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak-efisienan,sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Gambar 2. Interaksi Sistem Informasi
Pengembangan Sistem Informasi Page 8
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang,
prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan
komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis
sistem,programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis
prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk
penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat
pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal
masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan
sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,
mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak
melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna
jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi
diantara computer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital
Pengembangan Sistem Informasi Page 9
yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang
disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari
suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan computer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
Gambar 3. Hubungan Enam Elemen Sistem Informasi
3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life
Cicle - SDLC)
Siklus hidup system adalah proses evolusioner yang diikuti dalam
menerapkan system atau subsistem informasi berbasis computer. Secara
konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah:
1. Analisis Sistem, adalah proses untuk menganalisis dan mendefinisikan
masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses
organisasi. Alasan pentingnya mengawali analisis system adalah:
a. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat
berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
Pengembangan Sistem Informasi Page 10
b. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau
lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem
informasi untuk mendukung organisasi.
c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
d. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
2. Perancangan Sistem, adalah proses merancang output, input, struktur file,
program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan
untuk mendukung sistem informasi. Elemen-elemen pengetahuan yang
berhubungan dengan proses desain system informasi, adalah:
a. Sumber daya organisasi, hal ini bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu:
man, machines, material, money dan methods.
b. Informasi kebutuhan dari pemakai, adalah informasi yang diperoleh dari
pemakai selama fase analisis sistem.
c. Kebutuhan system, adalah hasil dari analisis sistem.
d. Metode pemrosesan data, perlu ditentukan apakah proses pemrosesan
data dilakukan dengan manual, elektromechanical, puched card, atau
computer base.
e. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify,
arrange, summarize,calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
f. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll
Prinsip dasar dalam melakukan desain system adalah
Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource
mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif
terutama dalam cost.
Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang
memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem
fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk
berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat
dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data
processing, file update, data storage, data retrival, information report dan
data processing controls.
Untuk memperoleh rancangan yang baik, keterlibatan pada pemakai
diperlukan. Hal ini disebabkan karena tujuan utama adalah pemanfaatannya,
disamping adanya proses kreatif dari ahli teknis (Sabarguna, 2003). Dengan
kata lain, keterlibatan pemakai dari tahap analisis sampai rancangan sistem
diperlukan untuk menjaga agar system yang dirancang benar-benar sesuai
denga kebutuhan.
Pengembangan Sistem Informasi Page 11
3. Pembangunan dan Testing Sistem, adalah membangun perangkat lunak yang
diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat.
Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan
perangkat lunak
4. Implementasi Sistem, adalah proses beralih dari sistem lama ke sistem baru,
melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan, adalah proses untuk mendukung operasi sistem
informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem, adalah proses mengevaluasi sejauih mana sistem telah
dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan
model klasik dari pengembangan sistem informasi. Sedangkan model-model baru,
seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di
atas.
Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi
Menurut Ais Zakiyudin dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen
(2012) , tanggung jawab pengembangan system informasi dalam perusahaan
adalah:
1. Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika system memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi,
direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi
proyek pengembangannya. Ketika lingkup makin kecil maka cukup diawasi
oleh eksekutif yang lebih rendah
2. Komite Pengarah SIM (steering Committee MJS-SC MIS)
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusu, dibawah tingkat komite
eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek system.
Tugas komite tersebut adalah memberi petunjuk, pengarahan dan
pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber
daya computer perusahaan. Fungsi utama komite tersebut adalah menetapkan
kebijakan, menjadi pengendali keuangan dan menyelesaikan pertentangan
3. Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan,
tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua
Pengembangan Sistem Informasi Page 12
orang yang ikut serta dalam pengembangan system berbasis computer.
Pimpinan proyek memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak
seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya
dibubarkan ketika penerapan system telah selesai
Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem
Menurut Tri Suwarni (1996), manajemen puncak harus menetapkan
seperangkat kebijakan dalam pengembangan system informasi, misalnya
intergrasi, interface, kualitas & kegunaan informasi, persyaratan administrasi,
persyaratan efektivitas biaya, factor manusia, dan keperluan untuk studi kelayakan.
Selain itu manajemen puncak harus menyadari bahwa system informasi harus
dikembangkan dan dikelola oleh orang-orang yang professional dan memiliki
ketrampilan teknis yang cukup, sehingga harus pula diputuskan apakah sumber
daya manusia yang ada di dalam perusahaan mempunyai kompetensi dalam
mengembangkan system atau tidak. jika tidak maka perlu dicari alternative lain
untuk mengembangkan suatu system. dan dengan pertimbangan lainnya, seperti
financial, alternative pengembang harus dipertimbangkan dengan matang.
Untuk menentukan kriteria penentuan prioritas pengembang system, hal-hal
berikut dapat menjadi bahan pertimbangan
1. Kebutuhan perusahaan (misalnya kompatibilitas sitem dengan prioritas
perusahaan yang telah ditentukan)
2. Tersedianya para ahli teknik dalam perusahaan
3. Lama dan kompleksnya aktifitas pengembangan
4. Ketergantungan system , interrelasi dan integrasi
5. Tersedianya perangkat keras pendukung
6. Kesempatan untuk memperoleh manfaat produktifitas
7. Keluwesan
8. Penggabungan proyek yang beresiko tinggi dan rendah.
Karena pengembangan system merupakan hal yang cukup mahal, maka
untuk perusahaan yang kurang cukup dana, dapat mencoba alternative dengan
membeli system pengolahan data utama dari perusahaan konsultan, perusahaan
computer, jasa perangkat lunak, dimana tugas-tugas utama mereka adalah
merancang dan mengembangkan serta mengoperasikan pengolahan data untuk
aplikasi-aplikasi yang umum sifatnya. Tabel berikut menggambarkan keuntungan
dan kelebihan pengembangan system informasi dibandingkan dengan pembelian
system.
Pengembangan Sistem Informasi Page 13
Pengembangan Sendiri Pembelian Sistem
Keuntungan
1. Sistem lentur terhadap persyaratan 1. Sistem teruji dan terbukti
2. Integrasi design sangat tinggi 2. Waktu implementasi dapat
dikurangi
3. Menghemat sumber daya yang
dimiliki oleh perusahaan
3. Kelebihan dan kelemahan dapat
diketahui
4. Keserasian dan keharmonisan
dapat dicapai
4. Pengembangan sumberdaya bebas
dari usaha lainnya
5. Biayanya lebih murah
Kelemahan
1. Waktu pengembangan lebih lama 1. Tak mampu memenuhi segala
persyaratn
2. Biaya dan manfaat tidak jelas 2. Waktu implementasi dapat
dikurangi
3. Bakat-bakat untuk
mengembangkan tidak selalu ada
3. Pemeliharaan dan modifikasi
membawa masalah tersendiri
4. Sering terjadi kerja koreksi 4. Integrasi system sangat lemah
5. Lebih mahal 5. Bersifat demoral untuk para staf
6. Keharmonisan tidak terjaga
Menurut R. Eko Indrajit, dalam e-booknya Manajemen Sistem Informasi
dan Teknologi Informasi, dalam memilih untuk membeli atau membangun system
informasi, perusahaan harus mempertimbangkan 5 hal yaitu:
1. Business Needs Fitness
Dimana setiap perusahaan memiliki keunikan masing-masing, sehingga
mustahil jika ada dua buah perusahaan yang memiliki karateristik sama,
kebutuhan yang sama termasuk informasi. Secara prinsip, tidak ada paket
aplikasi yang akan benar benar dapat memenuhi kebutuhan unik setiap
perusahaan. Sedangkan jika perusahaan membuat aplikasi sendiri, baik
dengan sumberdaya manusia yang ada maupun dengan bantuan pihak ketiga,
dapat dijamin bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya sertaus
persen karena paket tersebut dibangun setelah mempelajari kebutuhan
perusahaan mendetail dan mendalam
2. Expertise Requirements
Membeli paket aplikasi jadi berarti tidak membutuhkan para pakar pembuat
perangkat lunak kecuali spesialis yang akan membantu menginstalasi dan
mengimplementasikannya di perusahaan. Sebaliknya jika ingin melakukan
konstruksi paket aplikasi sendiri,diperlukan para pakar dari berbagai disiplin.
Setidak-tidaknya harus ada empat jenis orang dalam tim tersebut. Tipe
pertama adalah para ahli teknis pembuat paket aplikasi dengan
Pengembangan Sistem Informasi Page 14
latar belakang kompetensi dan keahlian khusus, seperti system analyst,
programmer, system integrator, network specialist, dan lain sebagainya. Tipe
kedua adalah para pakar sistem informasi yang dapat menghubungkan antara
kebutuhan bisnis dan manajemen perusahaan dengan para praktisi teknologi
informasi melalui metodologi dan permodelan.
Tipe ketiga adalah mereka yang memiliki pengalaman pada industri sejenis
dimana perusahaan tersebut berada, sehingga proses analisa dan desain dapat
dilakukan dengan sangat efisien dan efektif. Sementara tipe keempat adalah
tim gabungan yang memiliki kemampuan khusus dalam strategi
mengimplementasikan paket aplikasi di dalam perusahaan (ahli psikologi,
manajemen perubahan, pelatihan, dan lain sebagainya). Tentu saja untuk
membentuk tim multi disiplin ini akan membutuhkan biaya yang sangat besar
disamping kendala dalam mencari orang-orang yang tepat karena keterbatasan
sumber daya yang ada. Tidak jarang sebuah perusahaan harus bekerja sama
dengan konsultan atau software house tertentu untuk bekerjasama dalam
merencanakan dan mengembangkan paket aplikasi yang dibutuhkan.
3. Risk Management
Sebelum paket aplikasi tertentu dijual bebas di pasar, tentu saja telah melalui
tahapan uji coba di Divisi R&D yang dimiliki perusahaan pembuat perangkat
lunak tersebut, sehingga dapat digaransi bahwa tidak akan ada kesalahan fatal
yang akan terjadi. Seandainya adapun, perusahaan penjual paket aplikasi akan
memberikan pelayanannya dalam bentuk pengembalian uang atau pemberian
paket aplikasi versi baru yang telah bebas kesalahan (error free). Tidak jarang
perusahaan-perusahaan besar di dunia yang memenangkan tuntutan terhadap
para pembuat perangkat lunak yang memproduksi paket aplikasi yang belum
sempurna, terlebih-lebih jika akibat dari keadaan tersebut telah merugikan
perusahaan. Di lain pihak, membuat aplikasi sendiri terutama tidak didukung
oleh para pakar di bidangnya akan mendatangkan resiko tersendiri bagi
perusahaan. Karena alasan biaya dan waktu yang mendesak, sangat sering
sebuah paket aplikasi hasilbuatan sendiri tidak terlebih dahulu melalui tahap
uji coba yang matang, sehingga tidak diketahui apakah paket tersebut telah
bebas kesalahan atau tidak. Resiko terbesar harus ditanggung perusahaan
seandainya terjadi kesalahan setelah aplikasi tersebut telah diimplementasikan
cukup lama.
4. Development and Maintenance Cost
Sehubungan dengan pengadaan dan implementasi paket aplikasi dalam
perusahaan, ada dua komponen biaya yang harus dipertimbangkan. Jika ingin
menerapkan strategi membeli paket aplikasi jadi, tentu saja biaya pertama
yang harus dikeluarkan adalah biaya pengadaan aplikasi tersebut. Biaya dalam
proses pengadaan ini dapat dibagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak
Pengembangan Sistem Informasi Page 15
langsung. Biaya langsung menyangkut uang yang harus dikeluarkan untuk
membeli paket yang ada, sesuai dengan harga yang disepakati (spesifikasi
modul-modul yang dibutuhkan). Biaya tidak langsung adalah segala biaya
yang harus dikeluarkan selama proses pengadaan dijalankan, seperti biaya
administrasi, biaya presentasi vendor, biaya pemilihan dan evaluasi paket-
paket yang ditawarkan, dan lain sebagainya. Biaya kedua adalah biaya yang
harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan dan memelihara paket aplikasi
tersebut (supports dan services). Biasanya ada dua strategi pemeliharaan:
dilakukan oleh SDM internal perusahaan, atau diberikan kepada pihak ketiga
(oursourcing) dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya.
Jika ingin membuat aplikasi sendiri biaya terbesar terletak pada tahap
konstruksi. Bahkan sebelum tahap konstruksi dilakukan, harus dikeluarkan
biaya-biaya untuk tahap perencanaan, analisa, dan desain. Tidak seperti pada
paket jadi yang dapat melakukan outsource, pemeliharaan perangkat lunak
bikinan sendiri harus dilakukan oleh SDM internal perusahaan yang membuat
aplikasi tersebut.
5. Implementation Strategy
Strategi pengadaan perangkat lunak akan mempengaruhi teknik atau strategi
implementasi di perusahaan. Seperti halnya makanan yang siap disantap oleh
mereka yang lapar, paket aplikasi yang dibeli di pasar siap diimplementasikan
dengan segera, sehingga perusahaan dapat dengan cepat merasakan
manfaatnya. Sementara jika ingin membuat paket aplikasi sendiri, perusahaan
harus menunggu beberapa waktu. Untuk paket yang relatif kecil, paling tidak
perusahaan harus menunggu 3-6 bulan sebelum aplikasi tersebut siap
diimplementasikan. Dapat dibayangkan berapa lama waktu yang diperlukan
jika perusahaan ingin membuat aplikasi berskala besar, yang terdiri dari
berpuluh-puluh modul. Terhadap kenyataan ini, perusahaan harus dapat
menyusun strategi implementasi agar perusahaan dapat dengan cepat
mendapatkan manfaat dari pengembangan aplikasi yang ada. Misalnya dengan
mendahulukan konstruksi modul-modul yang menjadi prioritas agar dapat
dengan segera diimplementasikan.
6. Third Party Dependency
Membeli paket jadi berarti menggantungkan diri pada perusahaan atau vendor
perangkat lunak pembuat paket aplikasi tersebut. Mau tidak mau, suka tidak
suka, jika terjadi apa-apa pada paket aplikasi yang dibeli, perusahaan harus
meminta bantuan pembuat paket aplikasi tersebut. Alasan utamanya karena
merekalah yang menyimpan source code dan dokumen teknis mengenai paket
aplikasi yang dikembangkan. Sehinggajika perusahaan ingin mengembangkan
perangkat aplikasi tersebut, tidak ada jalan lain kecuali meminta bantuan
mereka. Ketergantungan kedua disebabkan karena mereka memiliki para ahli
Pengembangan Sistem Informasi Page 16
yang memiliki kompetensi dan keahlian dalam memelihara paket aplikasi
tersebut. Sementara hal ketiga yang memaksa perusahaan untuk selalu
menjalin hubungan dengan vendor pembuat aplikasi karena yang bersangkutan
akan memperkenalkan dan menawarkan paket aplikasi dalam versi barunya.
Resiko yang sama dihadapi perusahaan yang lebih memilih untuk membuat
aplikasi sendiri. Tentu saja kunci ketergantungan adalah kepada tim yang
terdiri dari individu-individu pembuat aplikasi tersebut. Berbagai macam
kemungkinan dapat terjadi pada para individu ini, seperti mengundurkan diri,
pindah kerja, meninggal dunia, dan lain sebagainya. Untuk mengurangi
ketergantungan pada mereka, kunci yang harus selalu dipegang adalah
dokumentasi teknis yang baik. Disiplin dan konsistensi dalam membuat dan
selalu merevisi dokumen teknis seandainya ada perubahan merupakan dua
faktor utama yang harus selalu dilakukan oleh siapapun yang diserahi
perusahaan untuk bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemeliharaan
paket aplikasi.
4 PEMILIHAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DALAM PENGEMBANGAN SIM
Insourcing, Selfsourcing dan Outsourcing
Menurut Muhammad Firdaus, ketika perusahaan memutuskan untuk
melakukan pengembangan system informasi, maka dari hasil pengkajian / studi
kelayakan, dapat diketahui apakah perusahaan mampu melakukann
pengembangan secara insourcing, selfsourcing, atau outsourcing
Insource, adalah membangun sistem informasi manajemen tanpa bantuan
spesialis dari luar organisasi. Strategi ini bisa menjadi pilihan bagi organisasi yang
sudah memiliki tenaga ahli atau spesialist yang mampu membangun sendiri sistem
informasi untuk organisasinya.
Selfsource, yakni pengguna membangun sendiri system informasi tanpa atau
dengan hanya sedikit bantuan dari tenaga ahli. Dengan semakin mudahnya
penggunaan aplikasi komputer yang sering dilengkapi dengan fasilitas macro,
fungsi-fungsi standar dan modul-modul siap pakai atau sejenisnya, semakin
banyak pula pengguna yang bisa menciptakan sendiri sistem informasi sesuai
dengan keinginannya.
Keuntungan selfsourcing adalah bahwa kebutuhan pengguna teridentifikasi
secara akurat karena yang membangunnya adalah pengguna itu sendiri. Selain itu,
rasa kepemilikan akan sistem informasi yang dibangun sangat tinggi sehingga
mendukung daya guna sistem. Keuntungan lainnya adalah proses pembangunan
berlangsung cepat karena tidak ada ketergantungan pada pihak luar. Hanya saja,
Pengembangan Sistem Informasi Page 17
sistem informasi yang dikembangkan dengan cara ini terbatas pada yang berskala
kecil.
Terlepas dari keuntungan selfsourcing yang disebutkan di atas, terdapat pula
beberapa kelemahan diantaranya level keahlian pengguna yang tidak tinggi bisa
membuat pengembangan sistem tidak optimal. Selain itu, ada kecenderungan
sistem yang terbangun bersifat sangat pribadi dan tidak terfokus pada dukungan
terhadap organisasi. Kelemahan lainnya adalah bahwa pengguna yang
membangun sendiri sistem informasi biasanya tidak peduli dengan dokumentasi
sistem sehingga kelangsungan sistem tersebut tidak terjamin terutama ketika
pembangunnya sudah dimutasikan ke tempat lain atau keluar dari organisasi.
ketiga adalah outsourcing, yaitu mengontrakkan pekerjaan pembangunan
sistem informasi kepada pihak ketiga. Ada beberapa gradasi outsourcing yang bisa
ditempuh oleh organisasi. Pertama, membeli perangkat lunak sistem informasi
yang siap pakai. Kedua, membeli perangkat lunak siap pakai dan meminta
pembuatnya untuk memodifikasi sistem tersebut sesuai kebutuhan organisasi.
Ketiga, membeli perangkat lunak siap pakai beserta izin untuk memodifikasi
sendiri sistem tersebut sesuai kebutuhan organisasi. Keempat, mengontrakkan
sepenuhnya pembangunan sistem informasi baru ke pihak ketiga.
Kelemahan dari outsourcing adalah bahwa ketika perusahaan memilih
melakukan outsourcing, bukan berarti organisasi pemilik atau pemesan tidak perlu
melakukan apa-apa dan tinggal menerima sistem yang sudah jadi.
Kesalahpahaman seperti ini bisa berakibat fatal. Organisasi pemesan dan
pengembang pada tahapan tertentu perlu bekerja bersama-sama untuk kepentingan
bersama. Pada satu sisi, pihak ketiga harus mampu dan secara aktif
mengungkapkan kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi kliennya terkait
dengan sistem informasi manajemen. Pada sisi lain, organisasi pemesan juga harus
secara aktif melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pekerjaan pihak ketiga
serta pemeliharaan sistem secara berkelanjutan. Antara pihak pertama dan pihak
ketiga harus terjalin komunikasi yang baik dan terbuka.
Masih menurut Muhammad Firdaus, ada beberapa permasalahan dalam
outsourcing yang sering menyebabkan sistem informasi gagal, yaitu
1. lemahnya kemampuan organisasi pemesan untuk mengartikulasikan
permasalahan pelayanan dan kebutuhan mereka yang memerlukan solusi dari
sistem informasi pada satu sisi
2. Ketidakpedualian pihak ketiga untuk menggali dan memahami secara
mendalam dan akurat permasalahan pelayanan pihak pertama yang
membutuhkan solusi dari sistem informasi. Biasanya pihak ketiga menempuh
jalan pintas dengan sekedar mereplikasi sistem informasi yang pernah
dibangun untuk organisasi lain
3. Ketidakmampuan pihak ketiga untuk memahami dan menerjemahkan
kompleksitas proses pelayanan organisasi pemesan kedalam desain
Pengembangan Sistem Informasi Page 18
4. Ketergantungan instansi pemerintah pada pihak ketiga untuk menghasilkan
sistem tanpa pengendalian yang memadai.
Contoh Kasus: Pengembangan Sistem Informasi Kediklatan Pusdiklatwas
BPKP
Sistem informasi kediklatan Pusdiklatwas BPKP dibangun diawali dengan
penggunaan tenaga insourcing, pengembangan system informasi ini cukup baik,
walaupun memakan waktu yang sangat panjang, kurang lebih 10 tahun, agar
system informasi kediklatan dapat dipergunakan dengan maksimal. Hal ini
disebabkan oleh:
1. kurangnya tenaga bidang teknologi informasi yang direkrut oleh Pusdiklatwas
BPKP, sampai saat ini hanya 4 orang tenaga TI, sedangkan system informasi
yang harus ditangani mencakup internet, intranet dan ekstranet
2. Tingginya turnover pejabat pengambil keputusan, sehingga jika ada pejabat
penganti baru, maka keputusan bisa berubah
3. Tingginya turnover pegawai TI, karena Pusdiklatwas BPKP adalah bagian dari
BPKP, maka perputaran pegawai ditentukan oleh kantor pusat BPKP, dimana
tenaga TI adalah tenaga yang cukup dibutuhkan di kantor pusat, sehingga
sering terjadi pemindahan pegawai dari Pusdiklatwas ke kantor Pusat BPKP.
4. Tingginya turnover pengguna, sama hal nya dengan alasan diatas, pengguna
system kediklatan juga sangat sering berganti sehingga tiap kali berganti
pengguna, pengguna baru harus beradaptasi dengan system, dan baru akan
benar benar menggunakan system pada jangka waktu tertentu.
5. Terbatasnya sumber dana untuk melakukan peremajaan hardware yang
dibutuhkan sesuai system dalam jangka waktu yang singkat, sehingga
membutuhkan bertahun-tahun untuk melakukan peremajaan.
Oleh karena tuntutan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna
diklat, Pusdiklatwas BPKP harus terus berbenah sehingga mampu memberikan
pelatihan terbaik dan mudah dijangkau dari seluruh penjuru Indonesia. Untuk
memenuhi tuntutan tersebut, Pusdiklatwas BPKP mengembangkan pendidikan
jarak jauh dengan menggunakan teknologi e-learning. Dengan keterbatasan
tenaga TI yang dimiliki oleh pusdiklatwas BPKP, maka tahun 2014 ini dibuka
pelelangan pekerjaan pengembangan e-learning untuk dilakukan oleh pihak ketiga
(outsourcing). Sehingga tenaga TI yang ada dan terbatas lebih focus untuk
menoperasikan dan mengembangkan system informasi kediklatan yang sudah ada,
sementara untuk kegiatan e-learning dilakukan oleh tenaga outsourcing.
Pengembangan Sistem Informasi Page 19
5 KESIMPULAN
Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling
mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat
menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting
pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka
terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi
baru.
Pemilihan pelaksana pengembangan Sistem informasi pada sebuah lembaga
sangat ditentukan oleh kondisi sumber daya yang ada dalam perusahaan. Dalam
pemilihan pelaksana pengembangan tidak ada kriteria benar atau salah, semua
tergantung dari kondisi perusahaan itu sendiri dan sesuai dengan pertimbangan
kebutuhan perusahaan. Pengembang system informasi bisa pula digabungkan
antara satu dengan yang lain, agar tujuan pengembangan system lebih maksimal
dengan biaya yang lebih efisien.
Pengembangan Sistem Informasi Page 20
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta,
Yogyakarta: 2003, hal 29.
Anton M. Meliono, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Penerbit Balai Pustaka,
Jakarta: 1990, hal331.
Zakiyudin, Ais. Sistem Informasi Manajemen Edisi 2, Penerbit Mitra Wacana
Media, Jakarta: 2012,
Suwarni, Tri, Dra. Ak. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi Offset,
Yogyakarta; 1996.
Indrajit, Richardus Eko, DR. Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi
Informasi (kumpulan artikel) , Penerbit Stimik Perbanas Renaissance Center,
Jakarta.
Firdaus, Muhammad. Strategi dan Pendekatan Sistem Informasi. Di download dari
http://fridaus.org/docs/sims3/w4pengembangansim.pdf , Diakses pada: 20
Maret 2014.
Pusat Informasi Wisata Budaya Jawa di Yogyakarta. 2013. Tinjauan Umum Pusat
Infomrasi Pariwisata dan Wisata Budaya Jawa. Diakses dari: http://e-
journal.uajy.ac.id/4226/3/2TA12265.pdf. Diakses pada: 9 Maret 2014.
Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Mengelola Informasi Diakses dari:
http://directory.umm.ac.id/tik/Modul%2009-Mengola%20Informasi.pdf.
Diakses pada: 9 Maret 2014.
Anonim. Gambaran Umum Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Diakses
dari:
file:///D:/2.%20KULIAH/2.%20TUGAS/suttle%20express/Gambaran%20umu
m%20SI_TI.pdf. Diakses pada: 10 Maret 2014.
Anonim. Pengantar Sistem Informasi Diakses dari: http://apr1l-
si.comuf.com/PengatarSI.pdf Diakses pada: 10 Maret 2014.
Anonim. Sistem Informasi Diakses dari: http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf Diakses
pada: 10 Maret 2014.
Anonim. Pengembangan Sistem Informasi Diakses dari:
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/Pengembangan%20SI.htm
Diakses pada: 19 Maret 2014.