Download - Organizacion y psicologia en la comunicacion
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Introducción a la comunicación interna: el criterio de comunicación estratégica Moisés Cielak et al Harvard U. 2011
Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
1.De%inición y desarrollo de la Comunicación interna
La comunicación Interna (CI), es la comunicación que favorece y promuebe las relaciones entre las personas de la organización generando la con8ianzay el compromisocon unas metas y valores comunes.
Comunicación Verdadera comunicación entre personas. La comunicación es multidireccional
Información Transmición de datos o informaciones La información es unidireccional. La organizacióndebe crear una cultura en la que todas las personasse consideren parte de un mecanismo de recepción y difución de información Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
resulte útil en una organización La organización debe ser coordinada por los distintos departamentos
Evitar Duplicidades en la información
Optimizar recursos de la información
Públicosde la comunicación Interna
Integrar la información Para que una información
PublicosInternos Personas de la organización que cobran un sueldo y profesionales contratados temporalmente para tareas puntuales y accionistas.
PúblicosExternos Todas las personas que no están dentro de los públicosinternos
La CI, actúa cómo mediadora entre todos los integrantes de la organizaciòn. Hacer posiblela comprensión y la inteligibilidadde la organización misma
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2.La motivación en el trabajo y la CI
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La Motivación, es una necesidad o un deseo que sirve para activar la conducta y orientarla hacia un objetivo.
Conocer las necesidades, los deseos, las motivaciones, de un trabajador en un momento dado y hacer un seguimientode su evolución Resulta de primaria importanciarealizarlo desde la CI.
Razones por las que es di8ícil implementar una estrategia de motivaciónen una empresa.
¿Porque es di8ícilmedir las necesidades y motivacionesde las personas?
Las propias personas no las conocen
Las propias personaspre8ieiren no decirlas para no sentirse vulnerables
Las propias personas se averguenzan de ellas Por ello, suelen aplicarse test indirectos
Modelos de motivación propuestos por diferentesautores Proponen estudiarlas diferentes necesidades o cuestiones
• • • • •
1. Maslow propone: Necesidades de Autorealización Necesidad de estima Necesidad de a8iliación y afecto Necesidades de seguridad y protección Necesidades 8isiológicas
• • •
2. Mc Clelland propone: Necesidad de Integración social o de a8iliación Necesidad de Poder Necesidad de logro o realización
3. Victor Vroom propone: Relaciones de probabilidad percibida: • ¿que probabilidad supone el sujeto que hay de que sus
esfuerzos le permitan lograr sus objetivos? • ¿Que bene8icios cognitivos cree que le dará lograr el 8in de
la acción? • ¿ este premio, sea real o bajo forma de bene8icios, que
importancia tiene para el sujeto? Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
Son 8 vectores que se reagrupan en 4 ejes. Cada vector está siempre presente e in8luye en motivaciones de manera diferente y en diferentes momentos de la vida. Hay dos ejes centralesy dos distribuidos, que se han separado de los centrales por su importancia y su constante in8luencia en las motivaciones.
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4. El autorpropone: Según lo visto y analizado en las propuestas de los diferentes autores.
Externo
Interno Afectividad
Necesidades Básicas
Raconalidad Pasado
Necesidades Superiores Futuro
Vector Interno: Formado por las variables que surgen del propio sujeto. Vector Externo: Variables Sociales y Culturales. Vector pasado: Experieincias pasadas que nos sirven cómo puntos de referencia para generar nuevas metas. Vector Futuro: Expectativas, que son derivadas de nuestra experiencia pasada y de que y cuanto placer sentiremos al cumplir nuestros objetivos.
Vector Racionalidad: in8luye en lo que vemos y cómo lo vemos. Vector Afectividad: Emociones y sentimientos infuyen en nuestras desiciones. Por ellos la motivación se ve in8luida por aspectos afectivos. NecesidadesBásicas: Fisiológicas y de seguridad. Necesidades Secundarias: Otras necesidades. Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
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La CI debería encargarse de crear un clima de con8ianza que permita conocer las necesidades, deseos y motivaciones de los empleados para satisfacerlas. A través de la CI, se puede trabajar para motivar a los empleados.
Factores motivacionales que se pueden mejorar a través de la CI
Claridad de los objetivos Justicia percibida
Seguridad psicológica Expresión personal
Claridad de las funciones Apoyo Contribución
Reconocimiento Signi%icación laboral Desa%ío
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3.Los grupos y los equipos de trabajo
EQUIPOS GRUPOS Deben sentir que tienen un objetivo en Común que además sea especí8ico y alcanzable.
No es necesario qu etenga unos objetivos Especí8icos percibidos como comunes porque Los objetivos pueden ser vagos.
Se identi8ican como miembro del Equipo y se perciben cómo unidad Diferente de los demás.Todos pueden Conocer esa pertenencia.
No es necesario identi8icarse ante todo el Mundo cómo miembro del grupo.
Se crean normas explícitasde Comportamiento que regulan las relaciones.Estas normas tienen que ser formales.
Se crean las normas explícitas, pero pueden ser tácticas,en muchos casos limitadoras de comportamientos.
La Ciquiere ayudar en la creación de equipos,favorecer su buen funcionamiento y relación Con otros equipos.
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Sólo cuando los grupos funcionan la comunicación 8luye de la forma adecuada y se genera la menor cantidad posible de distorción y de rumores. Es necesario crear grupos de trabajo integrados (equipos) y con sentido de pertenencia a la organización.
Característicasañadidasde los equiposfrente a los grupos
Tiposde Características
grupos Formales De8inidos por la organización
Se crean una función Aparecenenelorganigrama
Informales Comportamientos no de8inidos Espontáneos
Demando Reportan directamente a un jefe Permanentes Formales
Detarea Tarea como objetivos Temporales Formales
Deinterés Informales No designados por la organización Songruposdetarea
Temporales Son grupos de tarea
Permanentes Son grupos de mando
Etapasdedesarrollodelosgrupos
Formación
Hay dudas y confusión acerca de casitodo. Etapa termin acuando los miembros se Consideran parte de un equipo.
Con%licto Los miembros aceptan el grupo pero no Quieren ceder poder sobre si mismos.
Regulación
Se forma un sentido de camaradería muy fuerte.La etapa termina cuando el grupo Está regulado y estabilizado
Desempeño
La estructura es aceptada por lo smiembros Y funcionabien.
Desintegra-‐ ción
Esta fase es sólo para los grupos temporales Cómo los de tarea.
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Estas etapas no necesariamente se dan en todos los grupos y muchas veces se pasaa la siguiente sin haber
terminalo la anterior
Elementosestructuralesqueparticipandelos equipos
Elemento Descripción Liderazgo El jefe asignado por la organización para dirigir el
equipo ,deberá conocer bien el tipo de trabajo que ha Desempeñado cada miembro y cómo se tiene que llevar a cabo.
Roles o papeles Roles o papeles que cumple cada miembro dentro del equipo
Normas
Los grupos comparten normas .Estas aveces son implícitas,no dichas ni escritas. Las normas que Permanecen van conformando la cultura de la empresa.
Normas de desempeño
Normas de apariencia
Normas sociales
Normas de reparto de recursos
Tamaño El tamaño del grupo es importante a la hora de crear un equipo, pues tiene relación con la e8icacia del mismo.
Forma La estructura de8ine la jerarquía del grupo y las fuentes de información de cada uno de los miembros.
Ventajas de los grupos Para la organización Para el individuo Mayor productividad si los grupos Crean sinergias
Satisface la necesidad de a8iliación
Mayor compromiso con los objetivos Si los sujetos sesienten parte del Grupo y aceptan las reglas
Aumenta la seguridad
Mayor éxito en las tareas complejas Puede estimular la creatividad
Reparto de tareas en función de las Capacitaciones y preferencias
Estatus
Transmisión de la cultura Autoestima
Facilita la integración de los neuvos Miembros en la organización
Poder
Menos problemas para los individuos
Consecución de las metas individuales(compatiblescon Las de la organización y del equipo)
Puede mejorar la comunicación Entre empleados
Desventajas de los grupos Para la organización
Para el individuo
Consumen más tiempo En general ,las mismas que para la organización
Un individuo o un grupo de Individuos pueden manipular al grupo
Sensación de pérdida de tiempo,aunque a veces no la sea
Difución de responsabilidades Con8lictosinternos
Desarrollo de pensamiento Grupal único
Desarrollo de objetivos,normas y Cultura diferentes e Incompatibles con las de la organización
Menor productividad
Problemas de integración
Creación de subgrupos
Características de los grupos e%icientes y e%icaces
Característica De%inición Objetivos de%inidos Todos los miembros deben tener loso bjetivos claros para que sus esfuerzos vayan
destinados a alcanzarlos.
De%inición defunciones Al igual que los objetivos ,es necesario que las funciones dentro del equipo estén bien de8inidas. Cada miembro debe saber exactamente cuáles son las suyas y qué se espera de él.
Liderazgo Los líderes pueden ser formales o informales y se suelen diferenciar de los seguidores porque la In8luencia que ejercen sobre ellos es mayor que la que reciben.Debe representar con8ianza y saber escuchar.
Capacidad Los miembros del equipo deben de tener respeto y con8ianza en la capacidad de los restantes miembros.
Pertenencia Todos los miembros deben estar orgullosos de pertenecer a su equipo.
Sistema de recompensas
Tienen que haber recompensa tanto individuales como colectivas.
Solución de con%lictos Se de8inen los mecanismos para solucionar los problemas y afrontar los con8lictos.
Comunicación Debe ser 8luida,directa y constante.
Corresponsabilidad Los miembros del equipo deben de tener libertad para actuar dentro de sus responsabilidades.
Cohesión Es el grado en que los miembros del equipo se sienten vinculados unos a otros y quieren seguir siendo Parte del grupo.
Participación Si jefes y colaboradores participan para los objetivos y analizar resultados,las decisiones son mejores Comprendidas y aceptadas.
Compromiso Ha habido un compromiso explícito y voluntario a la hora de permanecer al grupo.
Clima laboral Una de las claves del éxito de los equipos(ydelaCI)es tener éxito a la hora de crear un buen clima laboral.
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4.El Papel de la Comunicación Interna
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CulturaCorporativa
Personalidad de una compañía, manera de comportarse, creencias
Marco dereferencia para sus relaciones con sus stakeholders
ModelotradicionaldeCulturaCorporativa Tradicionalmente, se ha considerado como el conjunto de la Visión/Misióny los valores de una organización.
Misión: ¿Quién queremos ser? ObjetivoFinal de una Organización Tipos: -‐A futuro: expresan deseo u objetivo que debe ser alcanzado en el futuro -‐Presente: situación que ya existe y que se desea mantener. La misión puede tener foco en: En la Organización, en los Clientes o En la Sociedad
Valores: Plasmaciónde la cultura empresarial Implícitos: Empresas muy maduras, con cultura 8irmementeimplantada. Explícitos: formulados, escritos y compartidos con los miembros de la organización. Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
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CómoComunicar laCulturaCorporativa
• Comunicación y Educación Los empleados deben conocer y comprender la estrategiapara poderla llevar a cabo.
• De%inición de Objetivospersonales y objetivos Los empleados deben saber como su labor puede in8luiren el éxito de la organización
• Sistemasde retribución los empleados deben entender que su retribución va ligada al éxito de la organización.
Tres procesos para conseguir que los empleados se alineen con la estrategia:
“Si los empleados no comprenden la visión, es menos probable que comprendanla estrategiadiseñada para hacerla realidad”
(Kaplan y Norton2001)
ClavesdeléxitoenlaComunicaciónInterna delaCulturaCorporativa
Impulso de la Alta Dirección
Alta Dirección CEO
Directivos
CEO
Alta Dirección
Impulsor del proceso de implantación de los valores Transmisor de los valores al máximo de personas Transmitir a colaboradores los valores Transmisor de los valores al máximo de personas Recoger feedback de las personas Transmitir que las personas hacen posible Transmitir a las personas que hacen posible implantar los valores Medición de KPI´s del proceso de implementación
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ElPapeldelaComunicaciónInterna Implementaciónde valores empresariales y de cultura es fundamentalmente comunicativo.
El papel de CI debe ser liderar el programade implementación Debe participaractivamente en la elección y redacción de valores
Evitar el peligro de la percepción de los valores como una imposición de la Alta dirección
Evitar la sensación de que es un programa impulsado por RH
Identi8icacióndel CEO como líder del programano como inventor
Adaptación de los valores a la realidad de la compañía
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5.Estructuras Comunicativas y Posibles objetivos de Comunicación Interna
AltaDirección Com.Interna Profesionales Contenidos De8ineAgenda Elabora Recibe Canales -‐-‐-‐-‐-‐-‐ Decidecanalesy
transmite Recibe
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COMUNICACIÓN INTERNA
PERSONAS
FlujosdeLaComunicación La comunicaciónInterna en sus inicios: Flujo de Comunicación unidireccional descendente
ALTA DIRECCIÓN
AltaDirección Com.Interna Profesionales
Contenidos De8ineagendayrecibe feedback
ElaboraContenidosy sistematizafeedback
De8ine,recibeyda feedback
Canales -‐-‐-‐-‐-‐-‐ Decidecanalesytransmite Recibeydafeedback
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FlujosdeLaComunicación La comunicaciónInterna en la última década de XX: Flujo de Comunicación bidireccional
ALTA DIRECCIÓN
COMUNICACIÓN INTERNA
PERSONAS
AltaDirección Com.Interna Profesionales
Contenidos De8ineagenday recibefeedback
ElaboraContenidosyrecibey transmitefeedback
De8ine,recibeyda feedback
Canales -‐-‐-‐-‐-‐-‐ Decidecanalesytransmite Recibeydafeedback
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Com. Interna
Gestores de Equipos
Personas
FlujosdeLaComunicación La comunicaciónInterna desde principios del XXI: Modelo actual de los %lujos de la comunicación
Alta Dirección
Valor SocioEstrategico “LaCIespartedemi estrategia”
Estratégico Táctico
Consultor “TengounProblema deCI”
AsesorTécnico “Enséñameautilizar lasherramientasde
CI” RedactoryDiseñador “PonloBonito”
Distribuidor “Envíaestopormi”
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LaPosicióndeCIdentrodelaOrganización La posición de CI dentro de la organizaciónevolucionaen función del nuevo modelo de 8lujo comunicativo:
Modelo de evolución de la CI
Distribuidor Redactory diseñador
Asesor Técnico
Consultor Socio Estratégico
Aportapoco Valor.Recoge textostaly comollegany transmitepor canales implementados alefecto
Quienredacta loscontenidos, losmaqueta parahacerlos masatractivos. ClienteInterno decideagenday destinatarios.
Colaboracon ClienteInterno paradecidir contenidosya quienes transmitir. Enseña funcionamient odeloscanales deCIparaque elclientelos transmitaa travésdeellos
CIllevaacabo unalaborde apoyointernoa losdirectivosy gestoresde equipos.Anteel requerimientode unodelos clienteselabora planesde Comunicacióny participade formaactivaen su implementación
Asumedeforma preactivasu funciónyse anticipaalas necesidadesde clienteinterno, quelaincorpora comoparte fundamentalde suestrategia. Losplanesse elaboranconel objetivode anticiparsea posibles problemas.
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LaPosicióndeCIdentrodelaOrganización Fases
CI:¿ComunicaciónoRecursosHumanos?
Recursos Humanos ¿Cuando? Idónea cuando la cultura corporativa no esta arraigada aún. Hay cambios profundosen el negocio, fusiones y adquisiciones donde es importante potenciar o crear cultura corporativa. Visiónde CI Centrada en temas “soft” centrada en las personas, creación de equipo orgullo, imagen de marca
Comunicación ¿Cuando? La organizaciónalcanza madurez en la Cultura Corporativa. Ventajas Credibilidad al no ser relacionadadirectamentecon RH. Alineación de objetivos Comunicacionales. Comunicaciónconsistente,los profesionalesse mantienen informadosde la actualidadde la compañía y el sector. Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
CanalesyContenidos Fases
Distribuidor Redactor y diseñador
Asesor Técnico Consultor Socio
Estratégico
Distribuidor,Redactor y diseñador, AsesorTécnico: Foco informativo – Interés en comunicar Consultor y Socio Estratégico: Foco en contenidos – Alcanzar objetivos correspondientes a los planes de comunicación. Análisis de Canales: Para lograr un buen proceso en los canales y contenidoses necesario hacer una revisión periódica. Este análisis se hace desde tres aspectos, los cuales están relacionados entre sí:
Eficacia: Eficiencia: EfecGvidad:
Llegar a toda la audiencia y transmiGr la información Llegar a toda la audiencia y transmiGr la información Medido en el impacto real del canal
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Distribuidor Redactory diseñador
Asesor Técnico
Consultor Socio Estratégico
Cartero.Actitud reactiva dependientede lasnecesidades delosotros. Objetivos encaminadosa tenerseguridad enlacapacidad detransmitirun mensaje
Losobjetivos hacenreferencia alae8icaciay e8iciencia.Lo importanteno esqueeenviela información sinoquelalean
Garantizarque las herramientas seanutilizadas
Gradode satisfaccióncon losproductosy servicios.
Losmismos objetivosdel consultor+ (más)Énfasisen lamejora internade imagen
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CanalesyContenidos
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¿ObjetivosdeCIparaotros?
¿A Quienes? Alta Dirección y Gestores de Equipos
Para Asegurar Que le prestan a la comunicación con sus colaboradores la atención adecuada
¿Cómo? Estableciendo objetivos precisos y fáciles de comprender
¿A través de? Herramientas adecuadas (Insumo: Recopilaciónde feedback)
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Canales Off/line
Canal # 1 Canal #N
Canales On/Line
Canal # 1 Canal #N
LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas primeras etapas
Director de CI
La actividad de CI se centra más en la implantación y desarrollo de canales efectivos
Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N
Modelo Basado en Herramientas: Se enfoca más a los clientes internosque hacia canales.
LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas etapas Posteriores Director CI HerramientasOff-‐Line Herramientas On-‐Line Herramientas de CI “Cara a Cara”
Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N
LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas etapas Posteriores Director CI ComunicaciónAscendente ComunicaciónDescendente ComunicaciónHorizontal
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Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N
Organización de la CI por Contenidos: Une en un solo foco contenidosy 8lujos de comunicación.
LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas etapas Posteriores Director CI Herramientasde Participación Herramientasde Información Herramientasde Colaboración
Distribuidor Redactor y diseñador
Asesor Técnico
Consultor Socio Estratégico
CUANTITATIVO #de informaciones Enviadas y evolución Temporal (trimestral, semestral,anual) Gradode cumplimiento plazosde proyecto %deaudiencia alcanzado
CUANTITATIVO #de usuarios de Cada canal o% Sobre el total del Target de audiencia.
CUALITITATIVO
Análisis de Satisfacción del Cliente interno Con las Herramientas y Servicio de CI.
CUALITITATIVO Gradode Satisfacción del Cliente interno Con la función de CI.
CUALITITATIVO
Grado de Satisfacción del Cliente interno Con CI. Análisis de Objetivos de CI De cada uno de Los clientes.
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MedicióndeResultados
LasencuestasdeSatisfaccióndeempleados Los resultadosde las encuestas si bien pueden ser orientativos, están demasiado sesgados por diferentes condicionantes:
Redacción Condiciona los resultados
Subjetividad Interpretación de los resultados
Con%idencialidad Las personas dudan de ella
Globalidad Demasiados temas de tema global
Participación Cuales son llenadas de forma Honesta
Limitación Temporal Foto de un momento
Falta de perspectiva Descontento de retribución salarial
concreto Las limitacionese las encuestas de satisfacciónde empleados superan los bene8icios aportadospor ellas. Su utilidad es más que cuestionable.
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6.Las Herramientas de Comunicación Interna
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HerramientasdeCI
Primero debe preguntarse:
¿Qué se quiere transmitir?
¿Cómo se quiere hacerlo?
¿Y a través de que canales? A través de cada medio puede llegar a diferentes receptores
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Manualde Acogida
-‐Facilita la integración de los Nuevos miembros -‐Permite tener una visión Introductoria adecuada -‐Ayuda a crear cultura de empresa
-‐Es necesario mantenerlo actualizado -‐Puede ser que no selea ouse -‐Si no hay
Retroalimentación Puede que no se haya entendido
Herramientasalternativas: Plandeformacióninicial,Coaching,Mentoring
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
PlandeAcogida
-‐Permite formación personalizada -‐Permite asegurarse que el Nuevo empleado adquiere los Conocimientos mínimos necesarios
-‐Eltiempodedicado poreltutor
Herramientasalternativas: Manualdeacogida,Coaching,Mentoring
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Manualde Funciones
-‐Facilita los contactos -‐Permite que se sepa mejor a Quien dirigirse -‐Cada uno conoce sus responsabilidades
-‐Supone esfuerzo mantenerlo actualizado
Herramientasalternativas: Directorio,ManualdeAcogida
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Mentoring
-‐Permite una rápida transmisión De valores y cultura de la empresa -‐Permite una rápida integración -‐Aumenta la con8ianza y si se Recibe con generosidad,futuro Altruismo del nuevo empleado.
-‐Requiere tiempo del mentor.Dedicación Que tiene que ser reconocida. -‐Puede no haber un Buen entendimiento.
Herramientasalternativas: Coaching,Manualdeacogida;Manualdefunciones;SeminariosyCursosde
formación
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Coaching
-‐Permite un aprendizaje cara a cara -‐Permite transmitir de una Forma e8icaz conocimientos, Valores y cultura
-‐Tiempo dedicado por Parte del coach
Herramientasalternativas: Mentoring,Manualdeacogida,Manualdefunciones
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Comunicados escritos
-‐Permanecen -‐Reducen los malentendidos -‐Pueden ser periódicos -‐Son el mayor medio de Transmisión formal -‐El transmisor y el receptor no Tienen que coincidir en el Tiempo para comunicar -‐La comunicación escrita tiene mayor credibilidad -‐Ayudan a evitar rumores
-‐Pueden ser excesivos O escasos -‐No transmiten tan Bien como la Comunicación cara a cara -‐Si la comunicación es Excesiva o poco clara Pierde efectividad -‐Supone un esfuerzo Para que sea una Comunicación clara
Herramientasalternativas: Reuniones8ísicasovirtuales,teléfono
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Carta del Presidente
-‐Suimpacto,sinoseabusade ella. -‐Usolimitado
Herramientasalternativas: Reunionesconlosmásaltosdirectivos;todotipodecomunicaciónvertical
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Correo electrónico
-‐Es inmediato -‐Permite ir directamente a la Información deseada a través De los hipervínculos -‐No tiene Coste de envío/distribución -‐Permite segmentaciones Relativamente rápidas
-‐Su abuso provoca que No se lea -‐Información Importante se puede Perder en el 8lujo de datos -‐Es necesario tener las herramientas Electrónicas para Poder acceder a el
Herramientasalternativas: Correointerno,Tablóndeanuncios,Memo,MensajesamóvilesporBlueTooth, smsomultimedia
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Mensajes a Móvil y agendas electrónicas
-‐Son inmediatos -‐Consiguen contactar con el Empleado esté donde esté y a Cualquier hora -‐Se leen
-‐Menos el Blue-‐Tooth, Tienen un coste -‐Si se abusa de estas herramientas,se Puede provocar el Rechazo del empleado
Herramientasalternativas: Correoelectrónico,CorreoInterno,Tablóndeanuncios,Memo
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Tablón de anuncios
-‐Se puede leer en Ratos de espera -‐la información se Pone y se quita rápidamente
-‐Exige detenerse para leer -‐Esta limitado por su ubicación -‐Tiene un espacio limitado -‐A menos que exista cristal protector,el material colocado Puede ser roto,escrito o Eliminado por cualquiera -‐Si nadie actualiza el material Colgado puede quedar obsoleto -‐La información ha de ser Dirigida a todos(a menos que Este dividida en secciones)
Herramientasalternativas: Correoelectrónico,Correointerno,Memo,MensajesaMóvilyAgendas
electrónicas
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Cartasinternas
-‐Dan o8icialidad a la Comunicación a través de Las 8irmas y sellos -‐Puede ser necesario enviar Documentos originales -‐Otorgan importancia al contenido,si no se abusa De ellas -‐Se suelen leer,si no se Abusa de ellas
-‐Ocupan tiempo para la redacción,impresión, envío,y si es necesario Guardarlas para el almacenado -‐Ocupan espacio si se almacenan -‐Puede ser di8icultoso Encontrarlas si no están Bien almacenadas
Herramientasalternativas: Correoselectrónicos,mensajesaagendaselectrónicasoporBlue-‐Toothosms.
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Utilidad Ventajas Inconvenientes
Memorando
-‐Permanencia -‐Se puede leer más veces -‐Se puede guardar ordenadamente -‐Se puede distribuir solo a aquellas personas a las que va Dirigida la comunicación -‐La información que se da esta pensada -‐Es información mas o menos limitada
-‐El receptor puede no Leer la información -‐No se comprueba si la Información esta bien comprendida -‐Es unidireccional: de arribaabajo -‐Da un sentido de Obligatoriedad y autoridad
Herramientasalternativas: Correoelectrónico,mensajesaagendaselectrónicasymóviles
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Utilidad Ventajas Inconvenientes
Línea de teléfono
-‐Atención personalizada y humana
-‐Coste de mantenimiento
Herramientasalternativas: Informaciónenlaintranetoenlapáginaelectrónicadelaempresa
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Buzón de sugerencias
-‐Permite retroalimentación de Abajo hacia arriba -‐Además de conocer Percepciones negativas de Algunos empleados permite innovar
-‐El trabajador no se Tiene que sentir Amenazado en su seguridad -‐Se tiene que asegurar El anonimato o su uso fracasará
Herramientas alternativas: Encuestas;correoselectrónicosdesdeunadirecciónounordenadoranónimo, concursosdeideas
HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Megafonía
-‐Se puede escuchar mientras se Realizan otras tareas -‐Llega fácilmente a todo el Mundo que se encuentra presente
-‐No se pude utilizar en Horario de apertura al público -‐Es necesario que Llegue el sonido -‐Es necesario estar presente
Herramientasalternativas: Correoselectrónicos,mensajesporBlue-‐Toothosms,memorando;cartainterna
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Encuesta
-‐Permite análisis estadísticos 8iables -‐Las encuestas online permiten Recoger grandes cantidad de datos De forma rápida -‐A los directivos les gustan los Datos objetivos de estas -‐Es una canal de comunicación ascendente
-‐Es necesaria una retroalimentación
adecuada -‐Una frecuencia Excesiva provoca rechazo -‐Aveces los empleados No son sinceros
Herramientasalternativas: BuzóndeSugerencias;Entrevista
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Reunión
-‐Comunicación directa -‐Fuerzas +habilidades de integrantes -‐Transmiten información de Forma e8icaz -‐Permite retroalimentación inmediata -‐Máxima 8lexibilidad en la información
-‐Si la reunión no esta Bien preparada se Puede perder el Tiempo fácilmente
Herramientasalternativas: Memorando,Convenciones
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Utilidad Ventajas Inconvenientes
Estudio de clima laboral
-‐Estudio exhaustivo con datos Cuantitativos y cualitativos
-‐Puede tener rechazo Por el tiempo que requiere -‐Puede causar rechazo si la información obtenida se puede usar para tomar represalias
Herramientasalternativas: Encuestas,Reuniones;Buzóndesugerencias
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Estudio de clima laboral
-‐Estudio exhaustivo con datos Cuantitativos y cualitativos
-‐Puede tener rechazo Por el tiempo que requiere -‐Puede causar rechazo Si seinte rpreta que la Información obtenida Se puede usar para Tomar represalias
Herramientasalternativas: Encuestas,Reuniones;Buzóndesugerencias
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Formación
-‐Los empleados están Actualizados y preparados para cambios -‐Se pueden preparar para tener mas integración en la empresa Y equipos -‐Momento en el que se puede Obtener una retroalimentación
-‐Necesario que sea continua -‐Di8icultades de la
personalización
Herramientasalternativas: Formaciónvirtual,Videos;Convenciones;Reuniones
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Convenciones
-‐Ayudan a la integración de la plantilla -‐Aumentan el sentimiento de pertenencia -‐Permite comunicación directa
-‐Si la plantilla tiene Problemas de Comunicación y no hay plan de CI para ellos, Se pueden aumentar tensiones
Herramientasalternativas: Seminarios,Cursosdeformación,Encuentros,Entrevistas
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Grupos de empresa
-‐Permiten integración de empleados -‐Permiten a los empleados Organizar su tiempo libre de Una forma relacionada con la empresa -‐Si los grupos son solidarios,los Empleados se sentirán bien Consigo mismos y con su empresa
-‐Se pueden formar Por los grupos de presión
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HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Revistainterna
-‐Puede releerse y comprender mejor -‐Guardar para consultar -‐Fotogra8ías, grá8icos diseño atractivo -‐En intranet: interactiva y Cómo da para navegar -‐Sirve como tarjeta de Presentación a proveedores -‐Reduce rumores de desinformación -‐Vinculo entre empresa y trabajadores -‐Expresión de todos los grupos -‐Información verídica -‐Transmitir imagen corporativa y valores
-‐Informa cada cierto tiempo -‐Limitado en el espacio -‐Si es 8ísica requiere almacenamiento -‐No toda la Información que Quiere dar la Dirección es aplicable -‐No hay control sobre a quien llega -‐Riesgo de no ser leída -‐Impresa:Costo -‐No segmenta -‐Alto costo de mantenimiento
Herramientasalternativas: Intranet;Vídeointerno ComunicaciónOrganizacional-‐Ciclode Fundamentación
HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Actividades Sociales para la
familia
-‐Aumenta el compromiso con la organización -‐Agradecimiento muchas veces no consciente -‐Integración familiar en la Cultura de la empresa -‐Fortalecimiento de las Relaciones sociales -‐Un fuerte sentimiento de pertenencia
Herramientasalternativas: Vídeo y revista internos distribuidos a las familias;acceso aparte de la Intranet
Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Video interno -‐Habilidades públicos internos para recibir información audiovisual
-‐Costes de Producción -‐Tiempo de Producción
Herramientas alternativas: Revista en papeluon-‐line
Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
HerramientasdeCI
Utilidad Ventajas Inconvenientes
Intranet Corporativa
-‐Flexibilidad -‐Concentrainformación -‐Permitepersonalización -‐Permiteactualización -‐Reducecostededistribución -‐Facilitacolaboraciónadistancia -‐Interactiva
-‐Suele requerir Formación si hay un -‐fallo de seguridad Puede ser desastroso -‐Mantenimiento Constante -‐Actualización diaria -‐Falta de contacto humano -‐Puede abrumar
Herramientas alternativas: Esta herramienta puede ser alternativa para todas las demás
Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación
HerramientasdeCI
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7.Modelo de un plan de Comunicación interna
Situaciónactual Audiencias Clientesinternos Condicionantes delnegocio
Detecciónde necesidades
Benchmarking
Qué canales de comunicación Formales e informales Existen en la compañía? Cual es el nivel de Efectividad de cada Uno de los canales? E8icaz: % de Cobertura E8iciente: Costo por ontacto
Se realiza una segmentación Audiencia de acuerdo a diferentes variables como:sexo,edd, función,localización geográ8ica, Antigüedad en la empresa,formación, etc. Las audiencias De8inen los canales
Quienes son nuestros clientes internos? Se hace una tipi8icación de Audiencias según el grado De credibilidad y uso de las CI:1.Alta credibilidad–Bajo uso 2.Alta credibilidad–alto uso 3.Baja credibilidad–bajo uso 4.Baja credibilidad-‐alto uso
Se identi8ican Características de: Sector donde opera lacompañía. Compañía: Productos,cultura Formal e informal, trayectoria. Se evaluan competidores principales
Las necesidades se deben evaluar asi: Comunicación ascendente: Mecanismos de participación Comunicación descendente: Estadísticas de uso e Impacto real Comunicación horizontal: Catalogar grupos Existentes y la Comunicación del contenido
Identi8icar mejores Prácticas de colegas Que nos puedan Servir de orientación Para el desarrollo de Nuestro propio modelo.
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Modelodeunplandecomunicacióninterna
Fase 1. Análisis
EVP EmployeeValue
preposition
Posicionamiento delaCIenla
empresa
Canalesy herramientas Testconlalínea
Objetivos, seguimiento, medición
Alineaciónconla estrategiacorporativa
Se identi8ica la Propuesta de valor Para los empleados: Ventaja competitiva Como empleador parapersonal Actual y potencial. EVP permite determinar Atributos y Potenciar la cultura yvalores corporativos
Se utiliza el modelo de posicionamient
o, Con sus ventajas e inconvenientes, asi Como riesgos que Puedan presentarse En caso de no Completarse el proceso
Se identi8ican los Canales y herramientas De acuerdo a los Objetivos de CI,cuales Son los canales que más Aportan a su consecución? -‐Cuales son las Herramientas más Efectivas en la Actualidad , porqué y cuales son potenciales? -‐-‐Veri8icación del retorno De inversión y Aprovechamiento de las Nuevas tecnologías -‐Qué contenido en cual herramienta?
Veri8icar si nuestro planteamiento Corresponde a las Expectativas y necesidades Establecer plande trabajo Crear uncomité de Diferentes áreas operativas Reuniones con Responsables para Presentar el plan y Recibir comentarios
Se establece una Medición a través Del Balance Scord Card asignando a Cada objetivo corporativoun Objetivo de CI Establecer Indicado resclaves De desempeño De8inir Responsables de Cada objetivo
Se debe dar un solo Mensaje consistente y veraz Estrategia corporativa =marca= comunicación externa= comunicación interna Agrupar todas las Actividades comunicativas De la empresa en una sola Unidad organizativa
Modelodeunplandecomunicacióninterna
Fase 2. Diseño
Implicación de la alta gerencia
Marketing Interno Revisión y actualización
Se requiere el apoyo y Cooperación de la alta gerencia haga presentaciones Individuales a cada directivo incorpore los comentarios de ellos con nombre propio a lPCI distribuya un documento de8initivo en un formato Creativo haga participe a la alta gerencia de las actualizaciones periodicas
Elabore estrategias y acciones de comunicación interna e8icaces Adecue sus campañas a las Diferentes audiencias Valore los resultados obtenidos y aplique lo aprendido a campañas Futuras Incluya en sus campañas los Atributos de la marca y adopte una línea grá8ica consistente en El tiempo que genere un estilo en las campañas internas
Fije las frecuencias de las revisiones y actualización :anual,semestral,etc. Revíselo de forma periódica Revise que ajustes requiere su plan en términos de cambios del negocio,nuevas tecnologías,cambios de Segmentación en las audiencias, recursos,funciones y Retroalimentación de la línea y resto de clientes internos Incluyeaclientes internos en el Proceso de actualización Comunique todas las actualizaciones a quien sea preciso.
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Modelodeunplandecomunicacióninterna
Fase 3. Implementación
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8.Principios y modelos de comunicacióninterna
1.Observar el entorno: De8inir objetivos, problemas,necesidades y posibilidades de apoyo
2.Ejecutar y hacer Seguimiento de la CI Teniendo en cuenta la cultura organizacional
3.Gestióndelcambio La CI es una herramienta de La gestión del cambio, puede mover a la gente entérmino sde Objetivos estratégicos, Comunicación interna con externa, ejecución de Programadas de calidad total,clima organizacional, etc.
4.Un buen programa de CI ayuda a mejorar el rendimiento. Facilita la negociación y Comunicación entre las partes.
5.Elprogramade CI facilita las solución de Problemas y es un integrador de las distintas áreas de la organización. Permite diagnosticar y analizar causas de problemas internos que pueden estar afectando el rendimiento Y puede establecer la satisfacción de los clientes internos,a mayor satisfacción,mayor rendimiento.
Principiosymodelosdecomunicacióninterna Principioscomunicativos
La razones fundamentales por la que se lleva a cabo la CI es: -‐ Generar sentido de pertenencia -‐Fidelizara las personas -‐Motivar e implicara a los empleados
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Principiosymodelosdecomunicacióninterna Modelodeorganizacióndelacomunicacióninterna Primerodentro,Primeroarriba
Primero adentro,primero arriba Primero dentrode los directivos. Se debe ejercitar la comunicación intra-‐ personal, escuchar sus fortalezas y debilidades Primer arriba. El entrenamiento desde los cargos directivos en forma de cascada permite llegar a toda la organización de forma descendente, con mensajes coherentes y alineados, mejorando la imagen externa de la organización
Dirección Conocer necesidadesde los directivos
Institución Analizarel estado de comunicación de la compañía
Departamento CI
Al serviciode Resto de personal Detectar necesidadesde las personasde la compañía Auditoriay plani8icación
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9.El éxito de la comunicación interna
Comunicación exitosa Mala comunicación
Flexible a los cambios que se puedan producir Debe ofrecer información veraz y transparente Atractiva, ayuda a la mejor atención y aceptación. Incluya un factor sorpresa Adecuada a la audiencia Oportuna y rápida,justo en el momento en que se necesita ,para evitar rumores amigable Coherente con la cultura y valores del grupo o receptor Integradora,que la audiencia retroalimente el sistema de comunicación continua y periódica
Estructura de la organización: Cuan más compleja sea la estructura más di8ícil resultará establecer un canal ascendente efectivo y más importante se convierte la CI. Estilo de dirección: Si por ejemplo es un estilo autocrático ,puede propiciar falta de comunicación y de todo tipo de retroalimentación. Los con8lictos entre personas in8luye a una Comunicación lenta La elección de canales equivocados,el canal lo de8ine la audiencia Cantidad inadecuada de información Falta de seguimiento a que el mensaje haya sido Recibido y comprendido Fracaso al crear una cultura de comunicación
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El éxito de la comunicación interna