MELHORIA DE PROCESSO OBJETIVO
Objetivo
Apresentar uma Metodologia de Melhoria de Processo
voltadas para Área de Compras.
otim
izaçã
o maximizar valor
perspectiva do cliente orientados para resultados
prom
ove
mud
ança
s
aprimoramento contínuo
atitude e disciplina
planejamento fluxo contínuo
????
O que é Lean?
LEAN A3 CONCEITOS
É um conjunto de conceitos, princípios e ferramentas usados para maximizar valor sob a perspectiva do cliente, consumindo o mínimo de recursos e utilizando ao máximo
o conhecimento e a habilidade das pessoas envolvidas com o trabalho.
O que é Lean?
LEAN A3 CONCEITOS
Filosofia
Especificar valor sob a ótica do cliente
Alinhar na melhor sequência as atividades que criam valor
Realizar essas atividades sem interrupção
Sempre que alguém as solicita
De maneira cada vez mais eficaz
VALOR
FLUXO DE VALOR
FLUXO CONTÍNUO
SISTEMA PUXADO
PERFEIÇÃO
LEAN A3 CONCEITOS
Princípios Lean
Resolver Problemas (Sistêmicos ou Pontuais)
Cliente sempre define o que é Valor
Reduzir Desperdícios
Distinguir Ações e Etapas que criam Valor
Gerar Evolução e Aprendizado
LEAN A3 CONCEITOS
LEAN A3 CONCEITOS
Estratégia de Compras
Organização de Compras
? Processos de Compras
Área de Compras
LEAN A3 CONCEITOS
Estratégia de Compras
Organização de Compras
• Rotinas Administrativas. • Planejamento de Entrega (Suprimentos). • Gestão de Fornecedores.
Processos de Compras
Área de Compras
LEAN A3 CONCEITOS
• Rotinas Administrativas: • Desenvolvimento ou otimização de processos
estratégicos e operacionais da:
• Própria área de compras.
• Dos stakeholders.
• Aumento da eficiencia através de diminuição de desperdícios e processos de compras multifuncionais.
Processos de Compras
LEAN A3 CONCEITOS
• Planejamento de Entrega (Suprimentos): • Aquisição de material guiado por requisitos de
produção.
• Introdução de grupo de gerenciamento de produto para reduzir os processos de trabalho e para agrupar requisitos.
Processos de Compras
LEAN A3 CONCEITOS
• Gestão de Fornecedores: • Gestão do relacionamento com o fornecedor.
• Gestão orientada de fluxo de valor para a
implementação de estratégia específica para um grupo de fornecedores.
Processos de Compras
LEAN A3 CONCEITOS
Seleção
Solicitação
Precificação
Emissão Acompanhamento
Recebimento
Rotinas Administrativas
Montagem
Pagamento
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Montagem
Receber e analisar as requisições de compras: etapa que compreende o recebimento dos documentos e a montagem do processo de
compra
Seleção
Selecionar fornecedores: etapa que identifica e seleciona os fornecedores para a respectiva concorrência da aquisição do material e/ou
serviço solicitado;
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Solicitação Solicitar cotações: depois da seleção dos
fornecedores, é feita a solicitação de preços para estes fornecedores para a compra.
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Precificação
Determinar o preço certo: etapa que analisa, avalia e negocia as propostas dos
fornecedores;
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Emissão
Emitir a ordem de compra: a ordem de compra é emitida e enviada para o fornecedor
escolhido para fornecer o material e/ou serviço cotado. Quando o fornecedor aceita a ordem de compra, esta se torna um contrato
legal para a entrega das mercadorias;
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Acompanhamento
Acompanhar e entrega: etapa que diligencia a entre ga do material comprado (follow-up);
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Recebimento
Receber e aceitar das mercadorias: os materiais recebidos pela área de recebimento são verificados para se certificar se os itens
correspondem às quantidades certas e a qualidade;
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Pagamento
Aprovar da fatura do fornecedor para pagamento: depois de receber o material
adquirido, a nota fiscal é enviada para a área de contas a pagar, para efetivar o pagamento.
LEAN A3 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
MELHORIA DE PROCESSO PROCESSO
TIPOS DE MODELOS POR QUE USAR MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO
Selecione Problemas da Área de Compras
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ELEMENTOS LEAN
Identificando Problemas
1. Reuna-se em grupo
2. Liste Problemas existentes na área de Compras
3. Selecione 3 Principais Problemas
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Processo - Definir Escopo
Qual é o problema que se pretende resolver?
Quais são as áreas e pessoas envolvidas?
Qual a relação com o Negócio?
Qual a colheita esperada?
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Definindo Escopo
Escopo
Justificativa
Objetivo
Benefícios
Descrever a situação indesejada de um determinado processo. Toda Justificativa deve descrever um cenário ruim e todo Projeto deve ser de melhoria.
É a ponte entre a situação indesejada para desejada. Deve sintetizar a ideia, específica, mensurável, alcançável, realista e delimitado no tempo.
Coisas Boas. Geração de Valor. Razão da existência do Projeto.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ELEMENTOS LEAN
Definindo Escopo - Exemplo
Escopo
Justificativa
Objetivo
Benefícios
Baixo Envolvimento
(Parceria)
Atendimento sem Padrão
Variação na Qualidade do
Produto/Serviço
Baixo Incentivo e Recomendações
Melhorar Relacionamento com
Fornecedores
Alinhar Melhores Prazos
Monitorar Performance
Auxiliar no Desenvolvimento
da Gestão da Qualidade
Geração do Programa de
Relacionamento
Gestão de Contratos e Aquisições
Montando Escopo
1. Reuna-se em grupo
2. Selecione um dos Principais Problemas
3. Monte o Escopo conforme template
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Definindo Escopo - Atividade
Escopo – Projeto:
Justificativa
Objetivo
Benefícios
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Mapa do Estado Atual
Uma análise profunda e abrangente,
levando em conta fatos e dados, de forma bem
organizada e articulada, assistida por técnicas e ferramentas.
Entender como as coisas realmente funcionam.
Isso será a base para o Estado Futuro.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Como fazer o Mapa do Estado Atual?
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante
Entender Detalhes
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
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Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante
Entender Detalhes
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
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Mapa do Estado Atual – Dividir-se em Grupos Selecionar Pessoas que contribuam no Mapeamento para: - Desenvolvimento da Consciência Crítica - Construção Coletiva do Saber - Percepção do Todo e das Partes Envolvidas - Engajamento do Grupo na Melhoria
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante
Entender Detalhes
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
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Mapa do Estado Atual – Ir ao GEMBA Entender Problema em Questão
Escute as Pessoas de Forma Apropriada Faça as Perguntas Certas
Para Obter Informação Para Entender Ponto de Vista
Para Fazer Conexões sobre Questões Para Promover Ideias
Para Influenciar Decisões ou Ações
Esquecer sua Posição/Cargo Controle seu Ego
Entender Outras Visões Identificar Oportunidades
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Ir ao GEMBA Vivenciar Processos Chaves do Problema
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante
Entender Detalhes
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
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Mapa do Estado Atual – Compartilhe Experiências Pontos Chaves - Discutir Visões do Processo vivenciado - Entender as Interações do Processo - Reunir Informações para Estado Atual
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual
Desenhar Processo
Dividir-se em Grupos Multidisciplinares
Compartilhar Experiências
Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante
Entender Detalhes
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
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Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo • Identifique os outputs do processo, quem é o cliente final e quais suas necessidades (volume e variedade); • Identifique os inputs do processo (fornecedores fundamentais) • Identifique as principais etapas do processo e as desenhe na ordem em que são executadas; • Represente com cuidado o fluxo de programação; • Adicione as métricas para cada etapa; • Identifique regras de priorização; • Calcule as métricas do fluxo de valor
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo
Caixa de Processo Tempo de Espera
Tempo de Processamento
Tempo de Interrupção Programação
% Completo e Correto
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Caixa de Processo Cada etapa do fluxo de valor é representada por uma caixa, que representa
AÇÃO a ser realizada.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Caixa de Processo - Exemplo
Receber e Organizar
Documentos
Analista
Manual
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Tempo de Espera
Tempo consumido ENTRE etapas do processo.
Ex.: Aguardando em uma fila ou em “caixa de entrada” ou aguardando aprovação.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo % Completo e Correto
Porcentagem de vezes que o conteúdo de trabalho CHEGA à etapa cliente
completo e correto.
Ex.: Faltando informação, com erro, impreciso. Ausência da especificação técnica.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Tempo de Processamento
Tempo REALMENTE utilizado para executar a etapa do processo.
Ex.: Tempo “mão-na-massa”, duração “líquida” da execução. Tempo
executando uma cotação.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Tempo de Interrupção
Tempo consumido DURANTE a etapa, mas não associado ao processamento.
Ex.: Aguardando informação ou decisão, ter o trabalho interrompido por um
telefonema, mudança de foco, etc.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Programação
Como a etapa é programada?
Como as informações a respeito do que fazer e quando chegam até a etapa?
Ex: Envio por e-mail de informações, por atividade, etc.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Pessoas Equivalentes
Capacidade de trabalho DEDICADA à realização da etapa do processo.
Exemplos:
PE = % tempo (qtde pessoas)
PE = 1 (1) - 1 pessoa trabalha tempo integral naquela etapa
PE = 1 (2) - 2 pessoas dedicam 50% de seu tempo
PE = 1 (20) - 20 pessoas dedicam 5% de seu tempo
PE = ¼ (1) - 1 pessoa dedica 25% do seu tempo
PE = 5 (5) - 5 pessoas trabalham tempo integral
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo Lead Time
Tempo total, do INÍCIO AO FIM, de determinada etapa.
Ex.: Duração “bruta” da execução. Tempo Total da atividade de cotação.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Mapa do Estado Atual – Atividade - Reuna o Grupo novamente - Desenvolva o Mapa do Estado Atual do Problema escolhido - Apresente Mapa do Estado Atual
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Análise de Desperdícios
O alvo máximo do Lean é a total
eliminação dos desperdícios.
É qualquer coisa que adicione custo ou
tempo sem acrescentar valor.
O primeiro passo é reconhecê-los no
Mapa do Estado Atual.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Espera
Transporte
Estoque
Superprocessamento Movimentação
Defeitos
Análise de Desperdício
Superprodução
Perfil e Segurança
Transferência desnecessária de
informações e materiais
Excessos, formação de lotes desnecessários e
informações sem propósito
Layouts inadequados, deslocamentos e esforços
desnecessários
Retrabalhos, correções e problemas. Ausência de Procedimentos e Padrões.
Etapa redundante ou desnecessária
Fazer mais do que o necessário
Pessoas aguardando informações, materiais, aprovações
Pessoas na Posição Errada e Ausência de normas,
regulamentações e padrões
Onde Analisar Desperdícios?
1 No atendimento ao Cliente e suas expectativas
2 Na execução do trabalho dentro das etapas
3 Interação entre as etapas
4 No Gerenciamento do Processo de forma Pontual ou Sistêmica
5 Identificando anomalias e desvios
6 Na maneira como as pessoas lidam com os problemas
7 No fluxo de informações entre departamentos/áreas
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ANÁLISE DE DESPERDÍCIOS
Análise – Atividade
- Reunam-se em Grupos
- Pegue Mapa do Estado Atual
- Promova Análise do Mapa
- Discuta e Faça Observações
- Liste Desperdícios
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Estado Futuro – Definindo a Estratégia
KAIKAKU Redesenho Radical
Muitas Etapas Críticas Mudança Disruptiva
KAIZEN Aprimoramento Constante
Poucas Etapas Críticas Passo a Passo (KATA)
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Tipos de Melhoria Sistêmica / Pontual
Melhoria Sistêmica Processo como um todo, do início ao fim, como unidade de análise Foco nas conexões entre etapas.
Melhoria Pontual Cada etapa, individualmente, como unidade de análise; Foco nas atividades desempenhadas dentro de cada etapa.
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Quem é Responsável por melhorias?
Melhorias Sistêmicas
Melhorias Pontuais
Alta Gerência
Linha de Frente
Média Gerência
FOCO
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO
Estado Futuro – Pontos Chaves
Combine as Etapas para Fluir Elimine Etapas que não Agregam Valor
Defina Atendimento da Demanda Definir Momento de Ressuprimento
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO
Estado Futuro – Pontos Chaves
Definir Necessidades de Acordo de Serviço Nivelamento
Trabalho Padronizado Controles Visuais
0
10
20
30
40
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO
Estado Futuro – Faça Estimativas Que resultados podem ser estimados? Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?
MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO
Estado Futuro – Atividade Em Grupo, projete Mapa do Estado Futuro
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Estado Futuro - Plano de Implementação
Resultado documentado do processo de planejamento.
Deve conter:
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
Estado Futuro – Faça Estimativas Que resultados podem ser estimados? Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
ESCOPO
MAPA DO ESTADO ATUAL
ANÁLISE
ESTADO FUTURO
FOLLOW UP
PLANO DE AÇÃO
Follow Up Como saber se as ações tomadas estão causando o impacto planejado?
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
MELHORIA DE PROCESSO PROCESSO
Follow Up Como saber se as ações tomadas estão gerando valor?
1 Criar Indicadores
2 Medir Resultados
3 Analisar Performance
MELHORIA DE PROCESSO PROCESSO
Follow Up - Atividade Definam os Indicadores de Desempenho Monte o A3 e Apresente
Estado Futuro – Atividade
- Reunam-se em Grupos
- Apresente o A3 completo
LEAN A3 ESTRUTURA E IMPLEMENTAÇÃO
MAPEANDO FLUXO DE VALOR PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO
TIPOS DE MODELOS POR QUE USAR MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO
SHOOK, John. Gerenciando para o Aprendizado. Lean
Institute Brasil. São Paulo, 2008.
TAPPING, Don & SHUCKER, Tom. Lean Office. Leopardo
Editora, 2010.
WOMACK, J.P. & JONES, D.T. A Mentalidade Enxutas nas
Empresas. Lean Thinking. Elimine o desperdício e crie
riqueza. Editora Elsevier. Rio de Janeiro, 2004.