Kontraktsoppfølging i Jernbaneverket
Software Innovation FrokostmøteOslo, 12. mai 2009
Jostein Lingan, Jernbaneverket
Samferdsels-
departementet
Avinor ASStatens vegvesenKystverket
Togselskapene
GodstransportørerReisende
Statens jernbanetilsyn
Storting
Regjering
Fiskeri- og kyst-
departementet
Transportetatene samarbeider om forslag til Nasjonal transportplan (NTP)
Jernbaneverket (JBV)
i samfunnet
Eierskap
I 1996 ble daværende NSB delt i et trafikkselskap
(NSB BA) og en infrastrukturetat (Jernbaneverket)
Jernbaneverket eier:• jernbanespor• perronger og venterom• stasjoner bygget etter 1996• elektrisk baneanlegg• signal- og sikringsanlegg• anlegg for trafikkstyring• telekommunikasjon
Våre hovedprosesser
• planlegge, prosjektere og bygge infrastruktur• drifte og vedlikeholde infrastruktur• kapasitetsfordeling• operativ trafikkstyring
Fredag 08.05.2009 kom St.meld nr 36Det gode innkjøp
• Se bl.a. side 26-28 ang. brudd på regelverket for offentlig innkjøp
• FAD/DIFI har på oppdrag fra Regjeringen gjennomført en ekstern kartlegging av hvilke brudd på regelverket som skjer
• Det kommer bla. fram der at ”det er store mangler knyttet til prosess- og kontraktsoppfølging”
http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/pressesenter/pressemeldinger/2009/offentlig-e-handel-frigjor-store-belop.html?id=560152
JBV er ikke dårligsti klassen når det gjelderå handle………...……handler for ca kr.6 milliarder i året
Jernbaneverkets prosjekt; eHandel i JBV
Prosessene har vært gjennomgått og JBV har et mål om å få bedre styring og kontroll på sine anskaffelser……... ………… ………...………………krav gjennom eNorge2009 (effektivisering av offentlig sektor) og JBVs egne krav gjennom bl.a. vår egen forsyningsstrategi
Hva menes med eHandel for JBV?• Elektronisk handel betyr å modernisere og digitalisere hele ankaffelsesprosessen og omfatter bl.a.
• Elektroniske bestillingssystem/innkjøpsytem• Elektroniske anbuds- og konkurransegjennomføringsprosesser• Elektroniske løsninger for planlegging av anskaffelser• Elektroniske auksjoner• Elektroniske samhandling mellom innkjøp og regnskap/økonomistyring, disposisjonsregnskap• Elektroniske verktøy for avtaleforvaltning, kontraktsoppfølging• Elektroniske løsninger for inngående faktura og betaling• Elektroniske løsninger for utgående fakturaer• Elektroniske løsninger for lagerstyring• Elektronisk overføring av arbeidsordrer/rekvisisjoner fra vedlikeholdssystem ……..og samspillet mellom alle disse tjenestene…… ……(med bl.a tjenesteorientert arkitektur / SOA)
Noen faktatall rundt volum pr. år / totalt i Jernbaneverket
• Antall bestillinger ca. 40 000
• Antall inngående fakturaer ca.100 000• Antall nye kontrakter ca. 500
• Antall gjeldende kontrakter ca. 2 000• Antall rammeavtaleleverandører ca. 300• Antall leverandører mange tusen• Antall koststeder ca. 450• Antall ansatte ca. 3000• Antall bestillere ca. 700-
800
eHandel i Jernbaneverket
• eHandel skal blant annet bidra til:– enklere innkjøp (forenkling)– sikrere innkjøp (redusere feil)– bedre innkjøp (oppnå økonomisk fordelaktighet)– bedre styrings- og ledelsesinformasjon
• eHandel i Jernbaneverket er delt opp i 5 hovedområder/delprosjekter hvor det er valgt verktøy/applikasjonsløsninger innen:1. Planlegging av anskaffelser
2. Konkurransegjennomføring (sourcing, anbud, forespørsler)
3. Kontraktsoppfølging
4. Innkjøp (avrop/bestilling) og lager
5. Økonomioppfølging, eFaktura og innføring av disposisjonsregnskap
Hovedområde/delprosjekt 3 Kontraktsoppfølging
Hovedverktøy som skal benytttes er:
360°koblet/integrert med JBVs økonomisystem; Agresso for økonomioppfølging inkl. disposisjonsregnskap/forpliktelser
Bakgrunn for et eget forprosjekt relatert tilKontraktsoppfølging
• Bakgrunn:– Behovene knyttet til kontraktsoppfølging ble kartlagt som et resultat av en helhetlig
kartleggingsfase i prosjektet ”eHandel i JBV”– Prosesser ble gjennomgått og beskrevet
• Strategi for å oppfylle behovene– Vurdering av om eksisterende løsninger/applikasjoner kunne ivareta behovet eller
deler av behovet (løsninger/applikasjoner JBV allerede hadde ”i hus”)– Konklusjon; Eksisterende løsninger kunne sannsynligvis benyttes, men detaljer
måtte kartlegges bedre
• Forprosjekt gjennomført i 2008– For å kartlegge mer i detalj hvordan og om eksisterende løsninger kunne benyttes– Kom fram til et beslutningsgrunnlag som omfattet:
• En overordnet løsningsbeskrivelse• Kostnadsestimater for implementering og vedlikehold av løsningen• En implementeringsplan sett i lys av alle relevante aktiviteter som
planlegges/pågår– Forprosjektet ga oss også et bedre grunnlag for intern planlegging og for å gå i
dialog med leverandørene vedr. implementeringen
Forprosjekt kontraktsoppfølging
• Aktiviteter i forprosjektet:
– Rammebetingelser/ambisjonsnivå• Den viktigste aktiviteten var å definere ambisjonsnivå• Gradering av viktigheten av behov opp mot mulighetene i løsningen• Inndeling i faser for å muliggjøre rask oppstart
– Arkivstruktur og prosesser i hht ønsker og krav• Definere hva som skiller kontraktsoppfølging fra annen saksbehandling (inkl
roller)• Hvordan ivareta NOARK men samtidig ha fleksibilitet ift samhandling med
eksterne– Brukere og roller– Integrasjon – Samhandling – Microsoft SharePoint-teknologi– Fremdriftsplan – økonomi
Verktøy for kontraktsoppfølging – planlagt/ønsket funksjonalitet
Fremdriftsoppfølging- Milepælsplaner
- Koblinger mot andre avtaler- Varslingsfunksjon
Kontraktsregister- Kontraktsdata (ref. ProArc)
- varslingsfunksjon
Kostnadsoppfølging- Budsjett
- Forpliktelser- Påløpte kostnader
- Mengder
Dokumenthåndtering- Katalog/mappestruktur
- F.eks Systemdok/Brukerdok, FDV-dok.,
Spesifikasj./tegninger, Rapporter, E-post, osv.
Endringshåndtering- Endringsanmodning- Endringsforespørsel
- Endringsordre- Endringsoversikt
Godkjenning av dokumenter- Godkjenningsflyt- Varslingsfunksjon
Oversikter- F.eks Bankgarantier,
sanksjoner, garantier, erstatninger, risiko (matrise),
revisjoner- varslingsfunksjon
Erfaringsdata- leverandør
- kontraktstype- kostnader
- varslingsfunksjon
Samhandling- mellom lev og JBV
- internt i JBV- varslingsfunksjon
Søk
Rapporter- Inngåtte
kontrakter- Utløp av
kontrakter- Forpliktelser- erfaringsdata
Kontraktsoppfølging – øvrige
• Tilgangsstyring– Kun utvalgte interne brukere skal ha tilgang (for eksempel
kan den som oppretter kontrakten definere tilgangene)– Leverandør skal ha begrenset tilgang
Verktøy for kontraktsoppfølging – grensesnitt/integrasjon
Fremdriftsoppfølging - Varsling i Outlook
Kontraktsregister- Primære kontraktsdata fra
Konkurransegjennomførings-verktøyet (KGV)
- Kontraktsdata til ISY og Maximo
- Varsling i Outlook- Agresso: leverandørregister
og prosjektregister
Kostnadsoppfølging- Forpliktelser fra/til ISY- Omsetningstall fra
Agresso/Maximo- Agresso: Forpliktelser,
fakturerte kostn, sjekk av gyldige konteringsverdier
Dokumenthåndtering- Saksbehandling i 360°(maler,
arkivverdig dokumentasjon)
Endringshåndtering- Saksbehandling i 360° (arkivverdig dokumentasjon)
Godkjenning av dokumenter- Varsling i Outlook
Oversikter- Eksport til fil
- Varsling i Outlook
Erfaringsdata- Event. fileksport
Samhandling- Varsling i Outlook
Søk
Rapporter- Kopling til
Datavarhus/BI
Verktøy for kontraktsoppfølging – foreslått løsning i JBV
FremdriftsoppfølgingKontraktsregister Kostnadsoppfølging
Dokumenthåndtering EndringshåndteringGodkjenning av
dokumenter
Oversikter ErfaringsdataSamhandling
Søk
Rapporter
KontraktsoppfølgingFremdriftsplan/
Milepæler
Kontraktstittel
Defineres ulike dokumenttyper (endringsordre,
møtereferat, godkjenningsdokument)
Merknadstyper: - Erfaringsdata lev
- Erfaringsdata kontrakt
Egen sakstype for kontraktsoppfølging
Kontraktsnr.Gyldighetsperiode
KoststedKontraktsstatus
Egen fane for økonomi (Agresso):
- Forpliktelse- Bestilt/fakturert- Kontraktsverdi
Kontraktstyper (rammeavtale,
kontrakt, salgskontrakt)
Det videre arbeidet med Kontraktsoppfølging må sees i lys av en helhetlig løsning for eHandel i JBV
• Forprosjektet Jernbaneverket fra 2008 ligger til grunn • Kontraktuelle forhold må ordentlig på plass• Implementeringsløpet må sees i lys av
– Pågående IKT-aktiviteter og prosjekter og sammenhengen mellom disse• Roadmap for de neste årene utarbeides, hva skal gjøres når• Se på avhengigheter, integrasjon, samhandling• Kontraktsoppfølging må spesielt sees opp i mot
Oppgraderingen av DocuLive til 360°Oppgradering av Microsoft og spesielt Sharepoint, Office2007, WindowsRollen til applikasjonen ProArc som JBV også benytter - opp i mot 360°
– Realismen i ressurssituasjonen (interne og eksterne)– Realismen i budsjett– Brukerne opp i alt dette – Kan ikke sette i gang alt på en gang
Trappeprinsippetsteg for steg videre
Takk foroppmerksomheten !
Jostein LinganJernbaneverketmail: [email protected]: 916 55391