Kontraktsoppfølging i Jernbaneverket

Software Innovation FrokostmøteOslo, 12. mai 2009

Jostein Lingan, Jernbaneverket

Samferdsels-

departementet

Avinor ASStatens vegvesenKystverket

Togselskapene

GodstransportørerReisende

Statens jernbanetilsyn

Storting

Regjering

Fiskeri- og kyst-

departementet

Transportetatene samarbeider om forslag til Nasjonal transportplan (NTP)

Jernbaneverket (JBV)

i samfunnet

Eierskap

I 1996 ble daværende NSB delt i et trafikkselskap

(NSB BA) og en infrastrukturetat (Jernbaneverket)

Jernbaneverket eier:• jernbanespor• perronger og venterom• stasjoner bygget etter 1996• elektrisk baneanlegg• signal- og sikringsanlegg• anlegg for trafikkstyring• telekommunikasjon

Våre hovedprosesser

• planlegge, prosjektere og bygge infrastruktur• drifte og vedlikeholde infrastruktur• kapasitetsfordeling• operativ trafikkstyring

Fredag 08.05.2009 kom St.meld nr 36Det gode innkjøp

• Se bl.a. side 26-28 ang. brudd på regelverket for offentlig innkjøp

• FAD/DIFI har på oppdrag fra Regjeringen gjennomført en ekstern kartlegging av hvilke brudd på regelverket som skjer

• Det kommer bla. fram der at ”det er store mangler knyttet til prosess- og kontraktsoppfølging”

http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/pressesenter/pressemeldinger/2009/offentlig-e-handel-frigjor-store-belop.html?id=560152

JBV er ikke dårligsti klassen når det gjelderå handle………...……handler for ca kr.6 milliarder i året

Jernbaneverkets prosjekt; eHandel i JBV

Prosessene har vært gjennomgått og JBV har et mål om å få bedre styring og kontroll på sine anskaffelser……... ………… ………...………………krav gjennom eNorge2009 (effektivisering av offentlig sektor) og JBVs egne krav gjennom bl.a. vår egen forsyningsstrategi

Hva menes med eHandel for JBV?• Elektronisk handel betyr å modernisere og digitalisere hele ankaffelsesprosessen og omfatter bl.a.

• Elektroniske bestillingssystem/innkjøpsytem• Elektroniske anbuds- og konkurransegjennomføringsprosesser• Elektroniske løsninger for planlegging av anskaffelser• Elektroniske auksjoner• Elektroniske samhandling mellom innkjøp og regnskap/økonomistyring, disposisjonsregnskap• Elektroniske verktøy for avtaleforvaltning, kontraktsoppfølging• Elektroniske løsninger for inngående faktura og betaling• Elektroniske løsninger for utgående fakturaer• Elektroniske løsninger for lagerstyring• Elektronisk overføring av arbeidsordrer/rekvisisjoner fra vedlikeholdssystem ……..og samspillet mellom alle disse tjenestene…… ……(med bl.a tjenesteorientert arkitektur / SOA)

Noen faktatall rundt volum pr. år / totalt i Jernbaneverket

• Antall bestillinger ca. 40 000

• Antall inngående fakturaer ca.100 000• Antall nye kontrakter ca. 500

• Antall gjeldende kontrakter ca. 2 000• Antall rammeavtaleleverandører ca. 300• Antall leverandører mange tusen• Antall koststeder ca. 450• Antall ansatte ca. 3000• Antall bestillere ca. 700-

800

eHandel i Jernbaneverket

• eHandel skal blant annet bidra til:– enklere innkjøp (forenkling)– sikrere innkjøp (redusere feil)– bedre innkjøp (oppnå økonomisk fordelaktighet)– bedre styrings- og ledelsesinformasjon

• eHandel i Jernbaneverket er delt opp i 5 hovedområder/delprosjekter hvor det er valgt verktøy/applikasjonsløsninger innen:1. Planlegging av anskaffelser

2. Konkurransegjennomføring (sourcing, anbud, forespørsler)

3. Kontraktsoppfølging

4. Innkjøp (avrop/bestilling) og lager

5. Økonomioppfølging, eFaktura og innføring av disposisjonsregnskap

Hovedområde/delprosjekt 3 Kontraktsoppfølging

Hovedverktøy som skal benytttes er:

360°koblet/integrert med JBVs økonomisystem; Agresso for økonomioppfølging inkl. disposisjonsregnskap/forpliktelser

Bakgrunn for et eget forprosjekt relatert tilKontraktsoppfølging

• Bakgrunn:– Behovene knyttet til kontraktsoppfølging ble kartlagt som et resultat av en helhetlig

kartleggingsfase i prosjektet ”eHandel i JBV”– Prosesser ble gjennomgått og beskrevet

• Strategi for å oppfylle behovene– Vurdering av om eksisterende løsninger/applikasjoner kunne ivareta behovet eller

deler av behovet (løsninger/applikasjoner JBV allerede hadde ”i hus”)– Konklusjon; Eksisterende løsninger kunne sannsynligvis benyttes, men detaljer

måtte kartlegges bedre

• Forprosjekt gjennomført i 2008– For å kartlegge mer i detalj hvordan og om eksisterende løsninger kunne benyttes– Kom fram til et beslutningsgrunnlag som omfattet:

• En overordnet løsningsbeskrivelse• Kostnadsestimater for implementering og vedlikehold av løsningen• En implementeringsplan sett i lys av alle relevante aktiviteter som

planlegges/pågår– Forprosjektet ga oss også et bedre grunnlag for intern planlegging og for å gå i

dialog med leverandørene vedr. implementeringen

Forprosjekt kontraktsoppfølging

• Aktiviteter i forprosjektet:

– Rammebetingelser/ambisjonsnivå• Den viktigste aktiviteten var å definere ambisjonsnivå• Gradering av viktigheten av behov opp mot mulighetene i løsningen• Inndeling i faser for å muliggjøre rask oppstart

– Arkivstruktur og prosesser i hht ønsker og krav• Definere hva som skiller kontraktsoppfølging fra annen saksbehandling (inkl

roller)• Hvordan ivareta NOARK men samtidig ha fleksibilitet ift samhandling med

eksterne– Brukere og roller– Integrasjon – Samhandling – Microsoft SharePoint-teknologi– Fremdriftsplan – økonomi

Verktøy for kontraktsoppfølging – planlagt/ønsket funksjonalitet

Fremdriftsoppfølging- Milepælsplaner

- Koblinger mot andre avtaler- Varslingsfunksjon

Kontraktsregister- Kontraktsdata (ref. ProArc)

- varslingsfunksjon

Kostnadsoppfølging- Budsjett

- Forpliktelser- Påløpte kostnader

- Mengder

Dokumenthåndtering- Katalog/mappestruktur

- F.eks Systemdok/Brukerdok, FDV-dok.,

Spesifikasj./tegninger, Rapporter, E-post, osv.

Endringshåndtering- Endringsanmodning- Endringsforespørsel

- Endringsordre- Endringsoversikt

Godkjenning av dokumenter- Godkjenningsflyt- Varslingsfunksjon

Oversikter- F.eks Bankgarantier,

sanksjoner, garantier, erstatninger, risiko (matrise),

revisjoner- varslingsfunksjon

Erfaringsdata- leverandør

- kontraktstype- kostnader

- varslingsfunksjon

Samhandling- mellom lev og JBV

- internt i JBV- varslingsfunksjon

Søk

Rapporter- Inngåtte

kontrakter- Utløp av

kontrakter- Forpliktelser- erfaringsdata

Kontraktsoppfølging – øvrige

• Tilgangsstyring– Kun utvalgte interne brukere skal ha tilgang (for eksempel

kan den som oppretter kontrakten definere tilgangene)– Leverandør skal ha begrenset tilgang

Verktøy for kontraktsoppfølging – grensesnitt/integrasjon

Fremdriftsoppfølging - Varsling i Outlook

Kontraktsregister- Primære kontraktsdata fra

Konkurransegjennomførings-verktøyet (KGV)

- Kontraktsdata til ISY og Maximo

- Varsling i Outlook- Agresso: leverandørregister

og prosjektregister

Kostnadsoppfølging- Forpliktelser fra/til ISY- Omsetningstall fra

Agresso/Maximo- Agresso: Forpliktelser,

fakturerte kostn, sjekk av gyldige konteringsverdier

Dokumenthåndtering- Saksbehandling i 360°(maler,

arkivverdig dokumentasjon)

Endringshåndtering- Saksbehandling i 360° (arkivverdig dokumentasjon)

Godkjenning av dokumenter- Varsling i Outlook

Oversikter- Eksport til fil

- Varsling i Outlook

Erfaringsdata- Event. fileksport

Samhandling- Varsling i Outlook

Søk

Rapporter- Kopling til

Datavarhus/BI

Verktøy for kontraktsoppfølging – foreslått løsning i JBV

FremdriftsoppfølgingKontraktsregister Kostnadsoppfølging

Dokumenthåndtering EndringshåndteringGodkjenning av

dokumenter

Oversikter ErfaringsdataSamhandling

Søk

Rapporter

KontraktsoppfølgingFremdriftsplan/

Milepæler

Kontraktstittel

Defineres ulike dokumenttyper (endringsordre,

møtereferat, godkjenningsdokument)

Merknadstyper: - Erfaringsdata lev

- Erfaringsdata kontrakt

Egen sakstype for kontraktsoppfølging

Kontraktsnr.Gyldighetsperiode

KoststedKontraktsstatus

Egen fane for økonomi (Agresso):

- Forpliktelse- Bestilt/fakturert- Kontraktsverdi

Kontraktstyper (rammeavtale,

kontrakt, salgskontrakt)

Det videre arbeidet med Kontraktsoppfølging må sees i lys av en helhetlig løsning for eHandel i JBV

• Forprosjektet Jernbaneverket fra 2008 ligger til grunn • Kontraktuelle forhold må ordentlig på plass• Implementeringsløpet må sees i lys av

– Pågående IKT-aktiviteter og prosjekter og sammenhengen mellom disse• Roadmap for de neste årene utarbeides, hva skal gjøres når• Se på avhengigheter, integrasjon, samhandling• Kontraktsoppfølging må spesielt sees opp i mot

Oppgraderingen av DocuLive til 360°Oppgradering av Microsoft og spesielt Sharepoint, Office2007, WindowsRollen til applikasjonen ProArc som JBV også benytter - opp i mot 360°

– Realismen i ressurssituasjonen (interne og eksterne)– Realismen i budsjett– Brukerne opp i alt dette – Kan ikke sette i gang alt på en gang

Trappeprinsippetsteg for steg videre

Takk foroppmerksomheten !

Jostein LinganJernbaneverketmail: jol@jbv.nomobil: 916 55391