Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Kommunereform
Erfaringer fra IKA Kongsberg
Torleif Lind Fagleder
IKA Kongsberg
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Kort om IKA Kongsberg
• Stiftet av 14 kommuner i 1992
• 18 fast ansatte • 45 eiere fra Buskerud,
Vestfold og Telemark • Fra 1.1.2017 – 44 eiere • Fra 1.1.2018 – 41 eiere
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
http://www.kulturradet.no/vis-publikasjon/-/publikasjon-kommunesammenslaing-og-arkivsporsmal
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Påbegynte sammenslåinger
• Stokke, Andebu og Sandefjord Sandefjord kommune fra 1.1.2017
• Hof og Holmestrand Holmestrand kommune fra 1.1.2018 • Lardal og Larvik Larvik kommune fra 1.1.2018 • Tjøme og Nøtterøy Færder kommune fra 1.1.2018
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Nytt kommunekart i Vestfold
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Målsetning
• Unngå dokumentasjonstap med årsak i sammenslåingen • Å jobbe godt og riktig langs to spor:
• Planlegging av den nye kommunens arkiv • Omsorg for de gamle kommunenes avsluttede arkiver
• Unngå å havne i samme situasjon som sist • Enorm ryddejobb i papirarkivene • Umulig ryddejobb i de elektroniske arkivene
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner (SAS) • Første notat fra arkivleder i Stokke: september 2014 • Intensjonsavtale: 19.12.2014 • Samarbeidsinvitasjon arkiv: januar 2015 • Formalisert samarbeid arkiv: mai 2015 • Rapport om arkiv og kommende oppgaver: september 2015 • Oppstart kravspesifikasjon: 29.10.2015 • Etablering av hovedprosjekt «Sikre dokumentforvaltningen for
nye Sandefjord kommune» med delprosjekter: november 2015
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Dette gjelder også for prosjektet «Sikre dokumentforvaltningen for Nye Sandefjord kommune»
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Konkrete tips
• Skaff dere oversikt over dagens situasjon • Sørg for at det er ryddig i arkiver og databaser • Vær tidlig ute (gjerne tidligere enn dere «har lov til») • Vær nøyaktig, tydelig og overbevisende i anbefalingene • Vær forberedt på kulturforskjeller • Dra nytte av andres erfaringer • Benytt andres dokumenter • Bruk IKAH
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS