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Hybride Archivierung
Stuttgart, 25.10.2012
Neue Standards - neue Möglichkeiten bei der ArchivierungDietrich von Seggern, callas software
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PDF/A-”Hülle”
Archivtauglich
Mit Nicht-PDF/A-”Beigaben”
Archivtauglichkeit fraglich
Separat zu ermitteln
Keine Hintertür für Ausnahmen!
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“PDF/A-3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files”
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PDF/A-3: Technisches Konzept (1)
PDF/A-2 mit Nicht-PDF/A-Beigaben
plus:
Art der Beziehung explizit angegeben
Quelle (Source)
Alternativ-Darstellung (Alternative)
Rohdaten (Data)
Ergänzendes (Supplement)
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PDF/A-3: Technisches Konzept (2)
Zuordnung der eingebetteten Dateien zu Objekten in der PDFA-Hülle:
Datei
Seite
Objekt auf der Seite (z.B. pro Bild)
Kommentar oder Formularfeld
Logische Struktureinheit (in tagged PDF)
Zusätzlich/optional: Beschreibungstext
Zusätzlich/optional: XMP-Metadaten
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Dateien in PDFs einbetten: Früher...
Der Klassiker:
Datei-Anhang (file attachment annotation)
Die Moderne:
Kollektion (einfache Darstellung in der Bedienungsoberfläche)
Portfolio (Flash-basierte Präsentation)
»Privates« Einbetten von Dateien
Immer schon an vielen Stellen in einem PDF möglich
Aber unspezifiziert (jeder macht was er will, nichts passt außer mit sich selbst zusammen)
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... und heute in PDF/A-3: »Verbundene Datei«
Expliziter Bezug
Art der Beziehung zwischen PDF und verbundener Datei definiert
Besser auffindbar, auch von anderen Programmen
Künftig auch in PDF 2.0
Kompatibel mit bisherigen Konstrukten
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Beispiel 1
Die Originaldatei ist immer mit dabei
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Szenario »Mein Dokument ist mein Archiv«
Hybrides PDF
Öffnen / Bearbeiten noch möglich
“PDF/A-Hülle” muß immer neu erzeugt werden
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Anwendung »Geschäftsdokumente«
Zweifelsfrei austauschen,
Jederzeit robuste, eindeutige Darstellung
Jederzeit archivierbar
Keine spätere Konvertierung
Trotzdem Ändern und Weiter/Wieder-Verwendung möglich
Z.B. … Vertragssituationen:
So wie jetzt unterzeichnen?
Oder Quelle ändern, PDF erstellen und neu übermitteln?
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Auf längere Sicht
Integriert in die Anwendung
Bereits heute in Open Office oder
Adobe Illustrator
System-basiert (DMS, ECM, Branchenlösung, …)
Derzeit nur händisch z.B. mit pdfaPilot oder einem “PDF-Programm”
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Erzeugung und “Bearbeitung”
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Derzeit händisch z.B. mit pdfaPilot oder einem “PDF-Programm”
Auf längere Sicht
Integriert in die Anwendung
Bereits heute in Open Office oder
Adobe Illustrator
System-basiert (DMS, ECM, Branchenlösung, …)
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Erzeugung und “Bearbeitung”
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Beispiel 2
Digitale PDF/A-3 Akte
aus mehreren Dateien und Ordner-Strukturen
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Szenario »Digitale Akte«
Vorgänge, komplexe Sachverhalte, heterogene Daten
Ersatz für ZIP-Archive für den einfachen Transport von Dateistrukturen
So archivierbar wie möglich, so pragmatisch wie nötig
»Digitale Ausdrucke« zur robusten Archivierung
Hybrider Ansatz mitunter auch einfach nur » kleinstes Übel«
Wegen erforderlicher Prozesskontrolle in der Regel nur auf Basis eines entsprechenden Systems oder einer Fachanwendung
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Anwendung Digitale Akten
Klassiker: E-Mail-Eingang
Umfangreiche Vorgänge zwischen mehrere Beteiligten über längere Zeit
Kombination aus Planungs- und Produktionsdaten, Dokumentation, Marketing (z.B. auf dem Hintergrund rechtlicher Anforderungen)
Architektur, Engineering, Konstruktion
Allgemein: Daten aus vielen Programm-Quellen, von vielen Zulieferern
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Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (1)
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PDF/A-3 Pakete mit pdfaPilot
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Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (2)
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PDF/A-3
Pakete mit pdfaPilot
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Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (3)
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PDF/A-3
Pakete mit pdfaPilot
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Überlegungen für die Praxis
Zu Risiken und Nebenwirkungen
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Fragestellungen
Was ist archivtauglich, und was nicht?
Auf PDF/A-2 bestehen – oder PDF/A-3 zulassen?
Wie den Überblick behalten und Regeln durchsetzen?
Was nützt eine AutoCAD-Datei ohne AutoCAD?
Was ist, wenn PDF und Quelle nicht »matchen«?
Was ist mit der Quelle, wenn das PDF »geändert« wurde (z.B. Kommentare, Metadaten, Seiten entfernt oder eingefügt, mit anderem PDF zusammengeführt, …)?
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Empfehlungen für die Praxis
Beschreibungstext (Description) lohnt sich
Wo immer möglich, XMP Metadaten einsetzen
Prozesse einführen und regelmäßig überprüfen
Integration in das Fachsystem anstreben
Abläufe und Austausch robust gestalten
Moderne Konstrukte (verbundene Dateien) mit erprobten und intuitiv
bedienbaren Funktionen (Dateianhänge) kombinieren
Kompatibilität mit älteren und anderen Anwendungen
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Ernstfall proben
Ausgangspunkt: »nackter« PC
Was muß alles getan werden, um die archivierten Daten nutzen zu können?
Repräsentative Stichprobe archivierter Daten
Protokoll nötiger Software und Schritte (Dokumentation)
Archiv reproduzieren durch »schwarzes Team«
Was kann alles schief gehen?
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PDF/A-3 in der Praxis
PDF/A-3 Vorläufer
B-to-B-Rechnungen in Brasilien (PDF/A-1 mit eingebettetem XML)
Große Industrieunternehmen (z.B. Automotive)
XPersonenstandsregister
Standard zur elektronischen Rechnung (in Arbeit bei BITKOM, FeRD u.a.)
LuraTech PDF-Compressor
callas pdfaPilot
Adobe Acrobat 11
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h
Gegründet 1993, PDF Produkte seit 1997
Beteiligt an der PDF/ISO-Normierung seit 1999
15 Mitarbeiter in Berlin Mitte
PDF/A-Buch: “PDF/A kompakt” (auch in englisch, französisch, italienisch, spanisch)
Produktfamilien:
pdfaPilot: Archivierung und PDF/A
pdfToolbox: Publishing und Print
Automatisierung und Integration über: Hotfolder, Kommandozeile und Softwarebibliotheken
Interaktive Desktop-Produkte: Standalone und PlugIns für Acrobat
Über callas software: Expertise und Produkte
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Dietrich von Seggern
Business Development Manager
www.callassoftware.com
![Page 30: Hybride Archivierung mit PDF/A | Callas Software | ECM Solutions Park DMS Expo 2012](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022081404/558c15fdd8b42ab9558b45a2/html5/thumbnails/30.jpg)
http://ecm-navigator.de/termine/hybride-archivierung-mit-pdfa
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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:
Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 13:30-14:00 Uhr