Folien zum Seminar Einführung in das Projektmanagement
http://www.fernuni-hagen.de/BWLOR/hms.html
Inhalt
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder
Lernhilfen
Lerninhalte Grundkurs
Rekapitulation Grundkurs
Rekapitulation Lernkontrollen
• Lernziele LZ
• Übungsaufgaben ÜA
• Einsendeaufgaben EA
Lerninhalte Vertiefungskurs
Fallstudie Inventur
Lernhilfen
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 1
Analysieren & Strukturieren & Rekapitulieren & Begreifen Erfassen Vernetzen Lernprozess iterativ
Lernhilfen
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Kein Festbeißen Sinkende Lernkurve
Kein Formallernen Fehlendes Verständnis
Kein Sammeln Keine Wissensvernetzung
Trotz der Strukturhilfen von FeU Lehrtexten
• Notizen in Text/Kopie
• Gespräche mit sich selbst
• Gespräche mit Dritten
• Eigene Zusammenfassungen von Wissensinhalten
Lerninhalte Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 3
Das Projekt
• Begriff und Situation
• Projektorganisation
- Aufbau
? Personen/-gruppen
? Organisationsformen
- Ablauf
• Verlauf
- Idee bis Abschluss
- Verlauf - Gesamtansicht
• Information, Dokumentation und Kommunikation
- Information
- Dokumentation
- Integrative Kommunikation
• Personal
- Motivation und Entwicklung
- Führung
- Auf- und Abbau
Lerninhalte Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 4
Projektmanagement
• Begriff
• Management der P. Definition - ASDT-Analyse - Managementplanung
• Realisierungsplanung
- P. Strukturplan - Abwicklungsplanung
• Projektabwicklung & Kontrolle - Abwicklung - Kontrolle + Steuerung
• Risikomanagement
TECHN IKEN
Checklisten
Strukturpläne
Kreativitätstechniken
Zielbildung
Alternativensuche
Bewertungstechniken
Prognosetechniken
Schätzmethoden
Techniken d. Ablaufplanung
Steuerungstechniken
Risikoanalyse
Kennzahlen
Rekapitulation Grundkurs
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Das Projekt • Begriff und Situation
? Definition nach DIN 69901
? Merkmale Merktafel
? Projektsituation Diagramm
? Phasenmodelle Tabelle
? Fortschritt/Kosten Diagramm
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 6
Merktafel Projektmerkmale
Merkmale Erläuterung Konsequenzen Ziele/ Zielvorgaben
Strategische Ziele, veränderbar im P.-Verlauf
Quantitative oder qualitative Zielvorgaben
Neuartigkeit Ziele neuartige Fragestellungen
wenig Daten hohes Risiko
Endlichkeit Ziele zeitliches oder inhaltliches Ende
Ressourcenverfügbarkeit nur während P.
Komplexität Ziele Vielschichtigkeit der Aufgaben, der Projektabläufe, der wirtschaftlichen Wirkungen und Folgen
Interdisziplinarität, Teamarbeit, Beteiligung mehrerer Funktions- bereiche
Ressourcen Ziele Budget
Konkurrenz
Organisationsform Ziele Sekundärorganisation
Linie vs. Projekt
E i n m
a l i g k e i t
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 7
Diagramm Projektsituation Richtung
-intern -extern
Projektart - Forschung & Entwicklung - Investition und Finanzierung - Organisation/Umstrukturierung - Standortwahl/ -verlagerung - Ausbildung/Schulung usw.
Branche - Industrie - Handel - Banken/Versicherungen - Dienstleister - Öffentliche Hand usw.
Größe
Bedeutung
Projekts i tuation
(Phasen-) Modell
Aufgaben
Methoden/Instrumente
(„Techniken“)
Rekapitulation Grundkurs
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Tabelle Phasenmodelle Anlagenbau, Produktentwicklung Verwaltungs- EDV-
Bauwirtschaft Einzelprodukt Serie projekt Projekt
Grundlagen- ermittlung
Ideenfindung Problem- analyse
Vorstudie System-analyse
Anfrage Konzeption Konzeptfindung Konzeption System-definition
Angebots- bearbeitung
Durchführ- barkeitsstudie
Produktdefinition Detailplanung Detail- organisation
Planung/ Genehmigung/ Konstruktion
Entwurf Produkt- entwicklung
Realisierung Realisierung
Beschaffung/ Fertigung
Ausführungs- planung
Realisierung Einführung Einführung
Versand Herstellung Pilotphase / Produktion
Bau, Montage
Inbetriebnahme Übergabe Abnahme Abnahme Abnahme
a) b) c) d) e)
Rekapitulation Grundkurs
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Diagramm Fortschritt/Kosten
Legende: Zeitablauf z.B. in Wochen ? Projektende ohne PM ¦ Projektende mit PM
Kosten
FortschrittP.-Ende
4 Wochen
5 Wochen
Rekapitulation Grundkurs
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• Projektorganisation
- Aufbau
? Begriffsabgrenzung Projekt/ Linie
? Personen Wer Merktafel
Was Merktafel
? Org. formen Wie Übersichtsdiagramm
Reines Projektmanagement Diagramm RPM
Matrix-Projektmanagement Diagramm MPM
Auftrags-Projektmanagement Diagramm APM
Einfluss-Projektmanagement Diagramm EPM
- Ablauf
? Begriffsabgrenzung Projekt/ Linie
? Phasen/Meilenstein Merktafel
Rekapitulation Grundkurs
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Merktafel Projektperson
Ebene Personen/-gruppen
Auftraggeber Auftraggeber Entscheider
Auftragnehmer Projektleiter Teammitglieder Projektmitarbeiter
Sonstige Stab/Studiengruppe Betroffene
Optionale Berater/Gremien
Lenkungsausschuss
Pate
Rekapitulation Grundkurs
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Merktafel Aufgaben/Befugnisse/Verantwortung
Personen/-gruppe Aufgaben Befugnisse Verantwortlichkeiten
Auftraggeber Projektauftrag Zielvorgaben; Zieländerungen; Projektstopp
Unternehmerische P.-Verantwortung; Bereitstellung P.-Ressourcen
Entscheider Bestimmen Stab bzw. Studiengruppe Leiten Machbarkeitsstudie; Benennen Projektleiter
Zieländerungen Projektstopp; Feststellen Zielerreichung; Absegnen Projektergebnisse
Verantwortung Zielerreichung
Projektleiter Planung von Projektaufgaben + Meilensteinen; Organisation der Projektgruppe
Weisung im Projekt; Koordination, Kontrolle und Steuerung
Projektverantwortung
Rekapitulation Grundkurs
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Personen/-gruppe Aufgaben Befugnisse Verantwortlichkeiten
Teammitglieder Umsetzung Teilaufgaben ziel- und ergebniskonform;
Entscheiden im Rahmen der Sachkompetenz
Termin-, Kosten, Ergebnis- verantwortung bzgl. der Teilaufgaben
Projektmitarbeiter wie Teammitglieder, jedoch nur im Rahmen der Projektarbeit
Lenkungsausschuss wie Auftraggeber + Entscheider
Pate Abstimmung + Harmonisierung aller Personen / Personengruppen
Stab / Studiengruppe
Unterstützung Entscheider bei Projektdefinition
Rekapitulation Grundkurs
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Übersicht Organisationsformen
Reines PM Matrix-PM Einfluss-PM Linien-PM
Auftrags-PM
Vertrags-PM
Rekapitulation Grundkurs
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Diagramm Reines PM Diagramm Matrix-PM
Geschäftsleitung, Projektauftraggeber
Projekt
Projektleiter
Projektteam
(Linie)
Projektmitarbeiter
Lenkungsausschuss E
ntscheider, Pate
Geschäftsleitung, Projektauftraggeber A, B, C
(Linie)
Projekt A Projektmitarbeiter A
Projekt B Projektmitarbeiter B
Projekt C Projektmitarbeiter C
Lenkungsausschuss A
, B, C
E
ntscheider A, B
, C, Pate A
, B, C
• PL u. Team nur im Projekt • PL u. Team in Projekt(en) u. Linie
• PL fachlich u. diszipl. weisungsbefugt • PL nur fachlich weisungsbefugt im Team im Team
• PL volle Verantwortung bzgl. Zielen • PL volle Verantwortung bzgl. Zielen
Rekapitulation Grundkurs
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Diagramm Auftrags-PM Diagramm Einfluss-PM h
Geschäftsleitung, Projektauftraggeber A, B, C
PM
Projekt A
Projekt B Auftragsvergabe
Projekt C
Lenkungsausschuss A
, B, C
E
ntscheider A, B
, C, Pate A
, B, C
(Linie)
• PM eigene Orga.einheit • PL weder fachlich noch diszipl. weisungsbefugt
• PL fachlich und diszipl. weisungsbefugt • PL koordiniert u. steuert mittels Entsch. im Team
• PL vergibt Aufträge an Linie • PL koordiniert u. steuert mittels Einfluss
Geschäftsleitung, Projektauftraggeber
(Linie)
Lenkungsausschuss E
ntscheider, Pate
Projekt
Rekapitulation Grundkurs
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Merktafel Phasen/Meilensteine
Begriff Definition Charakteristika / Aufgaben
Phase Zeitraum der Abwicklung eines Teilprojekts wohlbestimmter Aufgabenpakete
Einbettung zwischen Meilensteinen, Selbständigkeit der Teamarbeit in diesem Zeitraum, Aufgabenpakete mit nachprüfbaren Zwischenergebnissen
Meilenstein Zeitpunkt zu Beginn und Ende einer Phase Berichterstattung an Entscheider/ Lenkungsausschuss durch Projektleiter/ Team; Entscheidung über Projektstatus durch Entscheider/ Lenkungsausschuss
Projektbeginn Genehmigung des Projekts durch Entscheider/ Auftraggeber
Abschluss Definitionsphase; Vorlage Machbarkeitsstudie durch Stab/ Studiengruppe
Projektende Ende aller Projektaktivitäten; Auflösung der Projektgruppe
Abschlussbericht über Projektergebnisse; Entlastung des Projektleiters durch Entscheider; Auflösen Organisationsstruktur und Rückführung des Personals; Dokumentation des Projekts
Rekapitulation Grundkurs
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• Verlauf
? Idee bis Abschluss Flussdiagramm
? Verlauf Gesamtansicht Schaubild
Rekapitulation Grundkurs
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Flussdiagramm Projektverlauf
Projektidee → Strategische Planung, Leitbilder, Anfrage, Anregung
Projektdefinition
• Projektanalyse
• Formulierung Zielsystem • Managementplanung
• Konzeptplanung • Organisationsplanung
• Durchführbarkeitsstudie
→
→
→
→
Untersuchung von Hintergründen und Rahmenbedingungen
Definition messbarer, strategiekonformer Ziele
Mögliche Aufbau- und Ablauforganisationsformen überprüfen
Entwicklung und Bewertung von Lösungsalternativen, Entscheidungs-vorbereitung
nein
P.-Auftrag STOPP Entscheidung über Projektauftrag
Rekapitulation Grundkurs
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ja
Durchführungsplanung
• Grobgliederung
• Feingliederung
• Personalauswahl
→
→
→
Angabe der Hauptaktivitäten als Grundlage der Ablaufplanung und Personalauswahl
Herunterbrechen der Haupt- auf Einzelaktivitäten, bis technischer Ablauf sichtbar ist; Zeit-, Personaleinsatz- und Kostenplanung als Soll-Werte
Zusammenstellung des Teams
Projektdurchführung
• Durchführung der Phasen
• Überwachung/Steuerung
→
Permanente zeitliche, leistungsmäßige und finanzielle Soll-Ist-Kontrolle und Steuerung
Projektabschluss
• Projektauswertung
• Projektdokumentation
→
→
Projektergebnisbewertung Projektmanagementbewertung Entscheidung über Weiterverwendung
• Projekt-Personal • Projekt-Sachmittel
Dokumentation des Projekts zwecks Anwendung erfolgreicher Vorgehens-weise in Linie und Folgeprojekten
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 21
Schaubild Verlauf Gesamtansicht
P.-Auftrag
P-Definition P-Planung P-Durchführung P-Abschluss
Auf
tragg
eber
/Ent
sche
ider
Stab
/Stu
dien
grup
pe/d
esig
. Leit
er
Externe Leistungen
P.-Mitarbeiter
P.-Team
Projektleiter
Auftraggeber Entscheider Pate Lenkungsausschuss
Auf
gabe
n
ZieleMgmt.-Planung Konzept OrganisationMachbarkeit
AufbauInf.-wesenBerichtswesen
ZusammenstellungTeamPlanung Ressourcen
P.-GrobplanungP.-Feinplanung
Vorgang Vorgang Vorgang
Meilensteine
KontrolleSteuerung
Abschlussbericht
Bewertung
Dokumentation
Entlastung
Weiterverwendung
Beteiligte
/ / /
Zeit
Analyse
Rekapitulation Grundkurs
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• Information, Dokumentation und Kommunikation
? Informationsmittel/Informationsträger Merktafel
? Berichte: Flüsse, Inhalte, Häufigkeiten Merkblatt
? Dokumente: Arten, Anforderungen, Freigaben Merkblatt
Verteiler, Status, Archivierung
? Kommunikation: Funktional, Sozial, Integrativ Merkblatt
• Personal
? Motivation und Entwicklung Merkblatt
? Führung Merkblatt
? Aufbau und Abbau Merkblatt
Rekapitulation Grundkurs
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Merktafel Informationsmittel/Informationsträger
Mittel
Verbale Mittel Schriftliche Mittel Audio-visuelle Mittel
• Einzelgespräche
• Besprechungen
• Vorträge
• Präsentationen
• Mitteilungen
• Protokolle
• Berichte
• Veröffentlichungen
• Pläne + Zeichnungen
• Struktugramme
• Animationen
• Multimediale Visualisierungen
Träger
• Telefon
• Telekonferenz-schaltung
• Videokonferenz-schaltung
• Brief
• Fax
• Elektronische Speichermedien
• Overheadprojektor
• Beamer (Data-Show)
• Videofilm
• TV
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 24
Merkblatt Berichte
Projektstatusbericht
• Bezeichnung Projekt
• P.-Verantwortliche / Organigramme
• P.-Status
- Stand Meilensteine
- Arbeitsergebnisse/-fortschritt
- Termin-, Kosten-, -Leistungsanalyse / Abweichungsanalyse
Projektbesprechungen
• Protokolle
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 25
Merkblatt Dokumente
Projekthandbuch Dokumentarten
• Ziele, P. Gegenstand • Vorschriften, Handbücher, Verträge
• PSP und Grobablauf • Pläne, Prozeduren, Zeichnungen
• P.-Organisation, Stellenbe- • Berichte, Protokolle schreibung, Aufgabenverteilung
• Termin- /Kostenplan
• Berichtswesen
• Verträge, Schnittstellen, Ansprech- partner
Rekapitulation Grundkurs
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Merkblatt Kommunikation
Funktionale Kommunikation → Leistungsfähigkeit des Teams
Soziale Kommunikation → Leistungsbereitschaft des Teams
Integrative Kommunikation → beides
IK auf strategischer Ebene: „Wir machen das Richtige!“
IK auf operativer Ebene: „Sind wir die Richtigen?“
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 27
Merkblatt Motivation und Entwicklung
Merkmale: Aufgaben: Instrumente: Ziele/Zielvorgaben Projektdefinition Kreativitätstechniken Neuartigkeit Realisierungsplanung Entscheidungstechniken Endlichkeit Steuerung & Kontrolle Netzplantechnik Komplexität Dokumentation Organisation
Projektsucher Projektmeider Eigenständigkeit Verantwortlichkeit Interdisziplinarität Kritikfähigkeit Teamfähigkeit
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 28
Merkblatt Personalführung
Anforderungsprofil Projektleiter Führung im Projekt vs. Linie
- Fachwissen - Projektmerkmale
- Projektwissen - Teammerkmale
- Methodenwissen - Organisationsmerkmale
- Soziale Kompetenz
partizipativer aufgabenorientierter
Führungsstil
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 29
Merkblatt Aufbau und Abbau
Eigene - , Leih - , freie Mitarbeiter, Vergabe
→
P.-Risiken, P.-Aufwand, P.-Erfolg
→
A & A: Rückführung, Anschluss-P., Weitere P., Abbau
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 30
Projektmanagement
• Begriff
• Management der P. Definition - ASDT-Analyse - Managementplanung
• Realisierungsplanung
- P. Strukturplan - Abwicklungsplanung
• Projektabwicklung & Kontrolle - Abwicklung - Kontrolle + Steuerung
Risikomanagement
TECHN IKEN
Checklisten
Strukturpläne
Kreativitätstechniken
Zielbildung
Alternativensuche
Bewertungstechniken
Prognosetechniken
Schätzmethoden
Techniken d. Ablaufplanung
Steuerungstechniken
Risikoanalyse
Kennzahlen
Rekapitulation Grundkurs
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Projektmanagement
• Begriff
• Management der P. Definition - ASDT-Analyse - Managementplanung
• Realisierungsplanung - P. Strukturplan Beispiel - Abwicklungsplanung Übersicht
Merkblatt Therapievorschlag u. Folgetechniken
P. Situation , Org.formen
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 32
Merkblatt Therapievorschlag u. Folgetechniken Anamnese: Gesprächsrunden, Brainstorming, Brainwriting
Symptome: Gesprächsrunden, Brainstorming, Brainwriting, Erhebungen
Diagnose: Brainstorming, Brainwriting, Stat. Verfahren Delphi
Zielbildung: Brainstorming, Brainwriting, Synektik, Morphologie, Zielbildungsprozess
Maßnahmen: Brainstorming, Brainwriting, Synektik, Morphologie
Personal Zeit : Aufwandsschätzverfahren, PERT, CPM Kosten
Risiko: P. Portfolio, Equi-Risk-Contour, Delphi, Szenariotechnik, PERT
Nutzen: Nutzwertanalyse
Anamnese Symptome Diagnose Therapie Zielbildung Planung Maßnahmen Analyse Aufwand / Nutzen Personal Analyse Risiko Zeit Kosten Nutzen Therapievorschlag zur Vorlage beim Auftraggeber
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 33
Beispiel PSP-Code
Funktionsstruktur (Beschaffung, Warenwirtschaft, Finanzen, Personal, Dienste)
Objektstruktur (Software, Hardware, Logistik, Gebäude, Lager)
Phasenstruktur (Bedarfsermittlung, Anbieterauswahl, Ang.bewertung, Impl. Roll-Out)
Phasenstruktur Funktionsstruktur
1. Bedarfsermittlung
1.1 Software . . .
1.1.5 Pflichtenheft Software
.
.
.
1.2 Hardware
A. Beschaffung . . .
B. Warenwirtschaft . . .
E. Dienste E.1 Bedarfsermittlung
.
.
. E.1.7 Pflichtenheft Software
Rekapitulation Grundkurs
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Übersicht Techniken Abwicklungsplanung
PERT Zeit-, Ressourcen-, Kosten- Grobplanung
Zeit zufallsbehaftet
CPM Zeit-, Ressourcen-, Kosten- Feinplanung, Konfliktbehdlg., Planabgleich
Deterministik
GERT Zeit-, Ressourcen-, Kosten- Planung
Zeit und Struktur zufallsbehaftet
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 35
• Projektabwicklung und Kontrolle
- Abwicklung
? IMV-Matrix Beispiel
? Joblisten Beispiel
Joblisten CPM
? Netzplan Beispiel
Netzpläne PERT, CPM, Zeitrechnung
Ressourcen- und Kostenplanung, Konflikt-
behandlung, Planabgleich
- Kontrolle und Steuerung
? Trendanalyse Beispiel
? Fortschrittsanalyse Projektverfolgung, Kennzahlen, Balkenplan
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 36
Beispiel IMV-Matrix
Arbeitspakete Arbeitsaufwand in Tagen
Beteiligte
B WW A T/L EDV FL
Bedarfsermittlung 4 M M M V
Anbieterauswahl 2 V I
Angebotsbew. + Auftragserteilung
2 V M
Implementierung 10 I M I I V TEL:M
Roll-Out 10 I M I I V LIE:M
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 37
Beispiel Jobliste
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 38
Beispiel Netzplan
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 39
Beispiel Trendanalyse
Monate 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7
Proj
ektfo
rtsch
ritt
geplanteTermine
geplanterMeilenstein
geplanterMeilenstein
geplanterMeilenstein
Proj
ektfo
rtsch
ritt
geplanteTermine
geplanterMeilenstein
geplanterMeilenstein
geplanterMeilenstein
Rekapitulation Grundkurs
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 40
• Risikomanagement Diagramm
- Identifikation Kreativitätstechniken, R. Checklisten, Zuordnungsschemata
- R. Bewertung R. Kennzahl, Delphi, PERT
- R. Klassifizierung R. Portfolio, Equi-Risk-Contour
- R. Behandlung Nutzwertanalyse, Checklisten, Notfallpläne
Diagramm Risikomanagement
P-Definition → P-Ziele ↔ P-Abwicklung
R-Identifikation → R-Bewertung → R-Klassifizierung → R-Behandlung
Rekapitulation Lernkontrollen
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 41
• Lernziele Typ: Wiederholung & Verständnis
• Übungsaufgaben Typ: Beispielkontrolle
Typ: Literaturrecherche/Wissen
Typ: Beispielkontrolle & Literaturrecherche
Typ: Analyse & Wertung qualitativ
Typ: Analyse & Wertung quantitativ
• Einsendeaufgaben Typ: Entwicklung
Lerninhalte Vertiefungskurs (Auszug)
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 42
• Projekt oder Vorhaben: die Vorentscheidung
• Das Instrument ASDT
• Kreativitätstechniken - Brainstorming - Brainwriting
- Synektik
- Morphol. Kasten
• Zielbildung - Zielorientierung - Zielstrukturierung
- Alternativensuche
- Alternativenbewertung ? Präferenzaggregation
? Wertaggregation
? Nutzwertanalyse
• Vorhersage u. Schätzung
- Szenariotechnik - Aufwandschätzmethoden
? Analyt. Methoden
? Expertenbefragung
• Ablaufplanung u. -steuerung
- PERT
- CPM
? Zeitrechnung: Grundlagen
? Zeitrechnung: Erweiterungen
? Ressourcen- und Kostenplanung
? Konfliktbehandlung u. Steuerung
• Risikomanagement - R.-Idendifikation
- R.-Analyse - R.-Behandlung
Lerninhalte Vertiefungskurs (Auszug) Fallstudie Inventur
Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 43
• Projektabschluss • Fallstudie Inventur - Bewertung Projektsache - Bewertung Projektdurchführung
- Erfahrungssicherung
• Multiprojektmanagement
• Management mit Projekten - Integriertes Enterprise PM - Veränderungsprozess und PM
Folien zum Seminar Einführung in das Projektmanagement
http://www.fernuni-hagen.de/BWLOR/hms.html