Dentro de la sociedad en la que nos desarrollamos, podemos encontrar relaciones de poder que se generan entre los individuos que componen la misma sociedad.
El "poder" se entiende como cada oportunidad o posibilidad existente en una relación social que permite a un individuo cumplir su propia voluntad.
La autoridad es ganada por la facultad que se tiene de ordenar sobre otros, de manera voluntaria respetando el orden.
1. Relación entre autoridad y poder
Un administrador puede tener el
poder (o derecho) de hacer algo,
pero puede carecer del poder
(habilidad) para hacerlo. O al revés
uno puede tener el poder de hacer
algo, pero carecer de la autoridad
para ello. Esto describe una
organización estable.
Fracasar en igualar el poder y la
autoridad de una forma adecuada
en todos los niveles causara un
conflicto en la organización.
La autoridad representa uno de los ``ingredientes´´ que permite que una organización se conserve unida. Desde un punto de vista organizacional, la autoridad es el derecho que tiene un administrador de exigir o solicitar a un subordinado que haga algo con el fin de alcanzar las metas organizacionales.
La autoridad podría venir desde arriba (supervisores) o desde abajo (subordinados). Las personas están dispuestas a conceder autoridad a personas de mayor grado o fuentes de autoridad de la sociedad por razón de: creencias fundamentales, rango, cualidades personales, puesto y tradición.
Dentro de una organización la autoridad de un administrador consiste en el derecho de hacer cosas como tomar decisiones dentro de la propia autoridad, asignar tareas y exigir resultados satisfactorios de sus subordinados.
La delegación de autoridades refiere al proceso mediante el cual un supervisor le brinda al subordinado autorización para realizar un trabajo. El proceso de delegación de autoridad constantemente esta ocurriendo dentro de una organización formal grande.
El administrador no puede delegar por entero la autoridad, para realizar las funciones administrativas de planeación, organización, motivación y control. El riesgo que asumen los administradores cuando delegan autoridad es inherente en el trabajo de administración.
El poder es la habilidad para hacer algo.
El poder de un administrador puede
medirse en términos de la capacidad para
otorgar recompensas, prometer
recompensas, amenazar retirar
recompensas actuales, retirar
recompensas actuales, amenazar con
castigos e imponer castigos.
El poder se ve influido por factores
subjetivos, incluyendo consideraciones
éticas y morales. El poder puede
pensarse en función de la capacidad que
tiene una persona para influir en otra.
En muchas organizaciones, los gerentes aplican la autoridad dividiéndola en autoridad lineal y autoridad staff. Estos tipos de autoridad difieren de acuerdo con el tipo de poder en el que se fundamentan.
Autoridad lineal
Los gerentes que tienen la autoridad lineal son aquellas personas de la organización que tienen la responsabilidad directa de alanzar las metas de la organización.
La autoridad de línea esta representada por la cadena normal de mando, empezando por el consejo de administración y extendiéndose hacia abajo por los diversos niveles de la jerarquía, hasta el punto donde se efectúan las actividades básicas de la organización. La autoridad lineal se basa, primordialmente, en el poder legitimo.
Cuando una organización es pequeña, todos los puestos pueden ser roles de línea.
Corresponde a las personas o los grupos de una organización que ofrecen servicio y asesoría a los gerentes del año.
El staff ofrece a los gerentes toda una serie de ayudas y asesorías de expertos.
La autoridad staff se fundamenta, primordialmente, en el poder del experto. El staff puede ofrecer a los gerentes de línea asesoría para la planificación por medio de investigaciones, análisis y desarrollo de opciones.
El staff también puede ayudar en la aplicación, la vigilancia y el control de las políticas; en cuestiones jurídicas y financieras, así como en el diseño y la operación de sistemas para el procesamiento de datos.
• Para promover el funcionamiento efectivo de las
organizaciones formales se requieren de varias
relaciones de autoridad.
• El razonamiento es: Diferentes gerentes necesitan
diferentes facultades de toma de decisiones, tanto en
un tipo como en cantidad, para hacer que tengan
significado los esfuerzos del grupo formal y sean
efectivos para alcanzar las metas especificas; un
sistema de responsabilidad debe crearse para
implementar el control administrativo y evaluar el
desempeño.
Estos tipos de autoridad, que se
extienden por la estructura
organizacional, dan origen a varias
relaciones formales entre los
gerentes de las unidades
organizacionales, y estas
relaciones son necesarias para
hacer que la organización funcione
como se desea. Para completar
nuestra presentación de la
organización formal, sin embargo,
necesitamos estudiar los diferentes
tipos de autoridad y relaciones
organizacionales subsecuentes que
necesitan. El estudio estará
confinado a los siguientes:
La relación de autoridad superior-subordinado por la cual un superior
toma decisiones y las comunica a un subordinado, quien a su vez
toma decisiones y las comunica a un sub-subordinado, y así
sucesivamente, forma una línea desde la cumbre hasta el nivel inferior
de la estructura organizacional. Esta línea de autoridad da origen al
nombre de autoridad lineal. Esta línea consta de una serie
ininterrumpida de pasos de autoridad y forma un arreglo jerárquico
presente en todo tipo de organización formal (esto es, presidentes a
vicepresidentes a jefes de departamento y así sucesivamente).La
autoridad de línea la entienden con facilidad los miembros de una
empresa. Un superior tiene mando directo sobre su subordinado; ésta
es la esencia de la autoridad de línea. Cada miembro sabe de quien
recibe ordenes y a quien se reporta. La persona con la autoridad de
línea esta a cargo y es responsable del trabajo de la unidad y de su
contribución directa a los objetivos de la empresa. A la autoridad de
línea en ocasiones se le llama autoridad operativa directa. Al gerente
con autoridad de línea se le llama gerente o funcionario de línea.
La palabra Staff significa literalmente bastón que
se lleva en la mamo para apoyarse. De aquí que
la autoridad staff originalmente significa autoridad
utilizada para apoyar a la autoridad de línea. Este
concepto existe en la actualidad y es válido. En
tanto que el funcionario de línea tiene autoridad
directa sobre otros individuos y puede “ordenar”
que las ideas sean utilizadas, una persona de staff
por lo general debe “vender” sus ideas al personal
de línea sobre la base de los méritos.
No es una relación asesora, desempeña un servicio con actividades
separadas del trabajo en línea y por lo general obliga a los gerentes de
línea a utilizarla, por esto la autoridad de línea esta restringida. Toma
decisiones y las hace cumplir, no solo en su propia unidad, también
facilita las actividades de otras unidades organizacionales. La autoridad
de línea solicita y los que tienen la autoridad de staff de servicio
ejecutan la solicitud. En la mayoría de empresas el uso del staff puede
nacer de la necesidad de ayuda en el manejo de los detalles, en la
localización de los datos necesarios para las decisiones y la oferta de
consejo sobre problemas administrativos específicos. En las fuerzas
armadas `por ejemplo, un oficial al mando de un gran grupo no tiene el
tiempo o quizá los conocimientos específicos para procurarse toda la
información necesaria para llegar a decisiones vitales en la campaña.
La mayoría de las relaciones de la autoridad de staff son de gerente a
gerente entre los niveles administrativos de una estructura
organizacional. El destinatario administrativo de la autoridad de staff por
lo general recibe el nombre de ejecutivo o funcionario de staff.
Cuando tanto las autoridades de línea como de staff están
incluidas en una organización, está se conoce como organización
de línea-staff.
En la práctica real, el armonioso trabajo unido
de los miembros administrativos de línea
staff encuentra muchos obstáculos; hay honradas diferencias
de opinión sobre quien debe decidir que, cual decisión es
mejor y quien emprende que acción cuando se adopta una
decisión.
La dificultad por lo general se debe a una combinación de
omisiones:
No identificar y utilizar la autoridad staff
No reconocer la verdadera relación línea-staff
Enfrentarse a un patrón de comportamiento no cooperativo de
parte de algunos miembros de la administración
Es muy común la queja del gerente de línea de que la gente de
staff se apodera del crédito de un trabajo que resulto exitoso y
hecha la culpa a los de línea en el caso contrario.
Los gerentes de staff tienden a sacar provecho de que se
reportan y tienen frecuente acceso a los altos gerentes en
línea. Es fácil para ellos decir al alto gerente de línea por qué
un proyecto tuvo éxito o no.
Otra queja es que el staff asume la autoridad de línea. En su
ansiedad de acelerar sus programas, se salen de sus
prerrogativas de staff. En algún tiempo la mayoría de la
autoridad de staff era sólo asesora; ahora una importante
porción de la autoridad de staff en realidad tiene facultades
mandatarias.
Además en ocasiones afirman los gerentes de línea que la
ayuda del staff no es práctica, esta desbalanceada y omite
tomar en cuenta todas las ramificaciones de una situación. Lo
que se ofrece destaca demasiado la especialidad particular del
staff. Se ignora el cuadro general.
En contraste, los que tienen autoridad de staff no siempre tiene
un buen concepto a los gerentes en línea. Desde el punto de
vista del staff, se presentan dificultades en las relaciones de
línea y staff por que los gerentes de línea se resisten a la
mayoría de las ideas nuevas y son demasiado cautos y
conservadores. En ocasiones se acusa al gerente en línea de
ignorar al staff y de querer administrar el departamento
independientemente del apoyo del staff. La línea tiene al staff
para ayudar pero no hace un uso completo de él o recurre a él
demasiado tarde para realizar los beneficios máximos. Otro
tema común es que no se le da al staff una autoridad apropiada
y adecuada. Los gerentes con autoridad de staff son expertos;
conocen más que los de línea respecto a su especialidad, pero
no se les da la autoridad adecuada en cantidad apropiada para
hacer cumplir sus decisiones.
¿Qué puede hacerse para mejorar estas relaciones?
Puede darse una lista larga, pero bastarán
estas sugerencias:
Adquirir un mejor entendimiento de las relaciones
básicas de autoridad
Formarse un concepto claro de las interrelaciones de los
miembros de la organización con diferentes tipos de
autoridad
Destacar la interdependencia, la separación, de las varias
unidades organizacionales y sus respectivas
administraciones. Apoyando a una mejor comunicación,
aclarando la diferenciación de autoridad entre los varios
miembros administrativo, enfatizando en el desempeño para
el beneficio máximo de toda la empresa, y haciendo
responsables a los miembros por los resultados son medios
útiles adicionales.
Se intenta que la organización logre un equilibrio de trabajo en
equipo.
o Proporciona consejo especializado a los gerentes de línea.
o Un gerente de staff asesor estudia los problemas, ofrece
sugerencias y prepara planes para el uso y la ayuda del gerente
de línea.
o El trabajo del gerente de staff asesor es aconsejar, no buscar el
consejo de un superior sobre un problema. Y los gerentes de línea
deben darse cuenta de que están recibiendo un consejo, no una
orden.
o El gerente de línea lo que necesita es ayuda no que lo humillen.
Sirve de agente a un gerente de línea o indirecto: esto
lo hace mediante la interpretación de políticas,
cumplimiento de procedimientos, o reportes y su
interpretación proporcionados a los gerentes en línea
Ventajas:
1.-Mejora el calibre de la inspección
2.-Reduce los costos de inspección
3.-Permite la especialización en el trabajo de inspección
Se le llama autoridad funcional porque es específica o concierne sólo a ciertas funciones.
Su autoridad está determinada por un gerente en línea y las actividades son delegadas a otro gerente.
Si no se usa con discreción puede dañar la autoridad de línea
Tiene autoridad de staff funcional sobre las actividades,
con obligaciones limitadas y responsabilidades no mayores
de su previsión.
Los factores por los que se crea un ayudante de gerente
son:
1.-Una gran cantidad de documentos por procesar.
2.-Entendimiento de material técnico.
3.-Necesidad de contactos fuera y dentro de la organización.
4.-Tiempo para que el superior ejerza el liderazgo. Necesidad
de puestos para ejecutivos experimentados y de mayor edad.
