![Page 1: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/1.jpg)
1 29 september 2011
Het FB van RIVM in regie
Seminar ketenregie
september 2011
Connie Brouwer
Pauline Jansen
![Page 2: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/2.jpg)
29 september 20112
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
![Page 3: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/3.jpg)
29 september 20113
RIVM
Hoe houden we onszelf en onze leefomgeving gezond?
Het Rijksinstituut voorVolksgezondheid en Milieu verrichtonderzoek, adviseerten ondersteunt de overheid op dit bredegebied.
![Page 4: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/4.jpg)
29 september 20114
Hoe doet het RIVM dat?● Effectief bestrijden van infectieziekten
● Bieden goede zorg
● Mensen gezond houden
● Veiligheid van consumenten bewaken
● Onderzoek bij milieu ongevallen
● Een gezonde leefomgeving bevorderen
![Page 5: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/5.jpg)
29 september 20115
Over RIVM
59 gebouwen
148.000 m2
kantoorof
laboratorium-
ruimte
215.000 m2
Ca. 1.600 mw
![Page 6: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/6.jpg)
29 september 20116
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 10 jaar evenveel aardgas als het RIVM (ALT) per dag
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 21 jaar evenveel elektriciteitals het RIVM (ALT) per dag
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 3 jaar evenveel water als het RIVM per dag
En qua verbruik?
![Page 7: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/7.jpg)
29 september 20117
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
![Page 8: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/8.jpg)
29 september 20118
Aanleiding reorganisatie
RIVM
● Krimp RIVM vanwege taakstellingen
– Krimp FB vanwege taakstellingen (-80 fte!)
● Mogelijke verhuizing naar de Uithof
Aansluiten op de Rijksoverheid
● SSO
● VWS/Rijksbrede regie op facilitaire dienstverlening
![Page 9: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/9.jpg)
29 september 20119
Doelen reorganisatie
● Kleine, flexibele, toekomstgerichte facilitaire organisatie
● Opdrachtgevers beter betrekken
● Samen bepalen van de (gestandaardiseerde) dienstverlening
● Werken met efficiënte interne processen
![Page 10: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/10.jpg)
29 september 201110
Fasering reorganisatie
Activiteiten per fase Activiteiten per fase Activiteiten per fase
- Programma-aanpak - Plaatsingsproces - O&F structuur
- Organisatiestructuur - Voorbereiden regie - Plaatsingsproces
- Organisatie&Formatie rapport - Ontwikkelen regie
- Missie/visiebepaling
Ontwerp Veranderingnaar regie
HerinrichtingAfdeling uitvoering
mei 2009 – juli 2010 mei 2011 – oktober 2011aug 2010 - 2011
![Page 11: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/11.jpg)
29 september 201111
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
![Page 12: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/12.jpg)
29 september 201112
Inrichtingsprincipes
Regieorganisatie
● Managen van vraag en aanbod van facilitaire diensten
● Beleid, lange termijn planning en kaderstelling (strategische taken)
● Plannen, coördineren en controleren van de dienstverlening (tactische taken)
Uitvoering
● Operationele coördinatie (samen met externen)
● Aansturing onderaannemers
![Page 13: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/13.jpg)
29 september 201113
Veranderingen op hoofdlijnen - structuur
![Page 14: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/14.jpg)
29 september 201114
Nieuwe organisatiestructuur per 01-03-2011
![Page 15: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/15.jpg)
29 september 201115
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
![Page 16: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/16.jpg)
29 september 201116
Bestanddelen van geplande verandering
ZakelijkeInterne
verhoudingen
Communicatie
Fasering
Rollen/actoren
Sturing/reflectie
Interventies
Planmatig werken
Veranderaanpakhoe van A naar B
Historie
Omgeving
Aanleiding
Filosofie
Verander-strategie
Veranderanalysewaar zit veranderkracht
ProfessioneelLeveranciersmanagement
Klantgerichte processen en
informatie
Resultaatgerichtsturen
Veranderuitkomst‘functionerende afdeling regie’
![Page 17: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/17.jpg)
29 september 201117
Veranderkundige analyse
● Met relevante binnen- en buitenstaanders kijken naar
– Hoe werkt het FB nu?
– Wat willen we behouden, wat niet?
– Hoe ervaren klanten het FB?
– Wat zijn veranderervaringen tot nu toe?
– Waar zitten krachten en remmende factoren?
● Komen tot de essentie van wat er anders moet in de regieorganisatie.
![Page 18: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/18.jpg)
29 september 201118
Uitkomsten veranderkundige analyse● Complexe relaties met de klantorganisatie
● FB-diensten verkopen zichzelf (niet)
● Nut en noodzaak verandering niet overal helder
● Vakkennis, maar ook eilandvorming tussen facilitaire disciplines
● Veel managementaandacht op dagelijkse operatie
● Grote veranderinspanning gevraagd bij medewerkers en managers
![Page 19: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/19.jpg)
29 september 201119
Hoofdlijnen veranderstrategie
● Samen met de klant veranderen
● Benutten van diversiteit en sturen op samenhang
● Veranderingen verankeren in de dagelijkse werkpraktijk
● Verbinden van verandering en going concern
● Werken aan profilering en communicatie
![Page 20: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/20.jpg)
29 september 201120
Fasering veranderen naar regie
Fase 1: Voorbereiden op regie (augustus 2010 – december 2010)
– Werken aan nieuwe afspraken met de klant
– Managementsturing herijken
– Ontwerp nieuwe organisatie detailleren
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2011)
– FB brede interventies
– Interventies afdeling Regie
![Page 21: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/21.jpg)
29 september 201121
Fase 1: Ontwikkelen naar regie (1/3)
Werken aan nieuwe afspraken met klant
● Instellen en werkend krijgen FB-raad en gebruikerspanels
● Herijken facilitaire kaders (spelregels besturing)
● Ontwerpen proces voor integrale dienstverleningsplanning
● Bepalen (versoberd) dienstverleningspakket
● Optimaliseren klantcommunicatie
![Page 22: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/22.jpg)
29 september 201122
Fase 1: Ontwikkelen naar regie (2/3)
Managementsturing herijken: intensiever sturen op keten van vraagen aanbod
● Minder op operationele zaken
● Meer integraal
Door
● Workshop met leidinggevenden
● Ontwikkelen stuurinformatie via KSF en KPI’s (hoofdlijnen)
● Managementrapportages aanscherpen
![Page 23: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/23.jpg)
29 september 201123
Fase 1: Ontwikkelen naar regie (3/3)
Organisatieontwerp detailleren
● Detailleren processen
– Klantmanagement
– Leveranciersmanagement en inkoop
– Huisvesting en onderhoud
● Werksessies met gemengde teams
– Onteilanden
– Benutten diverse expertise
– Werken aan veranderbewustzijn
![Page 24: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/24.jpg)
29 september 201124
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (1/2)
Werken aan beeldvorming binnen FB
● Profielbrochure FB
● Centrale kernboodschappen
● Uitdragen kernboodschappen via communicatiemiddelen en leidinggevenden
Stimuleren samenhang Regie en Uitvoering
● Uitwisseling tussen afdelingen
● Teambuilding FB breed
● Cases
● Leerprogramma leidinggevenden
![Page 25: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/25.jpg)
29 september 201125
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2/2)
Toerusten leidinggevenden voor begeleiden verandering
● Leer- en ontwikkelkaart
● Kort leerprogramma voor begeleiden verandering
● Toolbox
Afdelings- en teamplannen door teams
● Versterken sturing op plannen en resultaten
● Werken aan ontwikkeling van teams
Teambuilding
![Page 26: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/26.jpg)
29 september 201126
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
![Page 27: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/27.jpg)
29 september 201127
Mijn ervaringen tot nu toe…
● Wat viel me op in mijn eerste weken als hoofd Regie?
● Waar focus ik nu op?
– Verdere implementatie Regie/Uitvoeringsmodel
– PDC 2012, maar ook vast die van PDC 2018
![Page 28: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/28.jpg)
29 september 201128
Wat gaat goed
● Verschillende disciplines aan tafel � gedeeld beeld
● Enthousiaste discussies leveren nuttige informatie op
● Interactie op kleine schaal, informeren op grote schaal
● Leidinggevenden als ambassadeurs
● Enthousiasme over leerprogramma
● Opdrachtgever goed geïnformeerd en betrokken
● Stimuleren ondernemerschap en expertrol afdeling uitvoering
![Page 29: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/29.jpg)
29 september 201129
Wat gaat nog minder goed
● Werken vanuit opdrachtgevers-/opdrachtnemersrol
● FMIS optimaal gebruiken
– geen meldsysteem voor openstaande werkzaamheden
● Spanning tussen going concern en daadwerkelijke veranderingen
● Invulling beoogde formatieplaatsen
![Page 30: Congres: Ketenregie in Facility Management - Het FB van RIVM in regie](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051817/547ce0d9b4af9fbe158b53ca/html5/thumbnails/30.jpg)
29 september 201130
Vragen