congres: ketenregie in facility management - het fb van rivm in regie
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1 29 september 2011
Het FB van RIVM in regie
Seminar ketenregie
september 2011
Connie Brouwer
Pauline Jansen
29 september 20112
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
29 september 20113
RIVM
Hoe houden we onszelf en onze leefomgeving gezond?
Het Rijksinstituut voorVolksgezondheid en Milieu verrichtonderzoek, adviseerten ondersteunt de overheid op dit bredegebied.
29 september 20114
Hoe doet het RIVM dat?● Effectief bestrijden van infectieziekten
● Bieden goede zorg
● Mensen gezond houden
● Veiligheid van consumenten bewaken
● Onderzoek bij milieu ongevallen
● Een gezonde leefomgeving bevorderen
29 september 20115
Over RIVM
59 gebouwen
148.000 m2
kantoorof
laboratorium-
ruimte
215.000 m2
Ca. 1.600 mw
29 september 20116
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 10 jaar evenveel aardgas als het RIVM (ALT) per dag
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 21 jaar evenveel elektriciteitals het RIVM (ALT) per dag
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 3 jaar evenveel water als het RIVM per dag
En qua verbruik?
29 september 20117
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
29 september 20118
Aanleiding reorganisatie
RIVM
● Krimp RIVM vanwege taakstellingen
– Krimp FB vanwege taakstellingen (-80 fte!)
● Mogelijke verhuizing naar de Uithof
Aansluiten op de Rijksoverheid
● SSO
● VWS/Rijksbrede regie op facilitaire dienstverlening
29 september 20119
Doelen reorganisatie
● Kleine, flexibele, toekomstgerichte facilitaire organisatie
● Opdrachtgevers beter betrekken
● Samen bepalen van de (gestandaardiseerde) dienstverlening
● Werken met efficiënte interne processen
29 september 201110
Fasering reorganisatie
Activiteiten per fase Activiteiten per fase Activiteiten per fase
- Programma-aanpak - Plaatsingsproces - O&F structuur
- Organisatiestructuur - Voorbereiden regie - Plaatsingsproces
- Organisatie&Formatie rapport - Ontwikkelen regie
- Missie/visiebepaling
Ontwerp Veranderingnaar regie
HerinrichtingAfdeling uitvoering
mei 2009 – juli 2010 mei 2011 – oktober 2011aug 2010 - 2011
29 september 201111
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
29 september 201112
Inrichtingsprincipes
Regieorganisatie
● Managen van vraag en aanbod van facilitaire diensten
● Beleid, lange termijn planning en kaderstelling (strategische taken)
● Plannen, coördineren en controleren van de dienstverlening (tactische taken)
Uitvoering
● Operationele coördinatie (samen met externen)
● Aansturing onderaannemers
29 september 201113
Veranderingen op hoofdlijnen - structuur
29 september 201114
Nieuwe organisatiestructuur per 01-03-2011
29 september 201115
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
29 september 201116
Bestanddelen van geplande verandering
ZakelijkeInterne
verhoudingen
Communicatie
Fasering
Rollen/actoren
Sturing/reflectie
Interventies
Planmatig werken
Veranderaanpakhoe van A naar B
Historie
Omgeving
Aanleiding
Filosofie
Verander-strategie
Veranderanalysewaar zit veranderkracht
ProfessioneelLeveranciersmanagement
Klantgerichte processen en
informatie
Resultaatgerichtsturen
Veranderuitkomst‘functionerende afdeling regie’
29 september 201117
Veranderkundige analyse
● Met relevante binnen- en buitenstaanders kijken naar
– Hoe werkt het FB nu?
– Wat willen we behouden, wat niet?
– Hoe ervaren klanten het FB?
– Wat zijn veranderervaringen tot nu toe?
– Waar zitten krachten en remmende factoren?
● Komen tot de essentie van wat er anders moet in de regieorganisatie.
29 september 201118
Uitkomsten veranderkundige analyse● Complexe relaties met de klantorganisatie
● FB-diensten verkopen zichzelf (niet)
● Nut en noodzaak verandering niet overal helder
● Vakkennis, maar ook eilandvorming tussen facilitaire disciplines
● Veel managementaandacht op dagelijkse operatie
● Grote veranderinspanning gevraagd bij medewerkers en managers
29 september 201119
Hoofdlijnen veranderstrategie
● Samen met de klant veranderen
● Benutten van diversiteit en sturen op samenhang
● Veranderingen verankeren in de dagelijkse werkpraktijk
● Verbinden van verandering en going concern
● Werken aan profilering en communicatie
29 september 201120
Fasering veranderen naar regie
Fase 1: Voorbereiden op regie (augustus 2010 – december 2010)
– Werken aan nieuwe afspraken met de klant
– Managementsturing herijken
– Ontwerp nieuwe organisatie detailleren
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2011)
– FB brede interventies
– Interventies afdeling Regie
29 september 201121
Fase 1: Ontwikkelen naar regie (1/3)
Werken aan nieuwe afspraken met klant
● Instellen en werkend krijgen FB-raad en gebruikerspanels
● Herijken facilitaire kaders (spelregels besturing)
● Ontwerpen proces voor integrale dienstverleningsplanning
● Bepalen (versoberd) dienstverleningspakket
● Optimaliseren klantcommunicatie
29 september 201122
Fase 1: Ontwikkelen naar regie (2/3)
Managementsturing herijken: intensiever sturen op keten van vraagen aanbod
● Minder op operationele zaken
● Meer integraal
Door
● Workshop met leidinggevenden
● Ontwikkelen stuurinformatie via KSF en KPI’s (hoofdlijnen)
● Managementrapportages aanscherpen
29 september 201123
Fase 1: Ontwikkelen naar regie (3/3)
Organisatieontwerp detailleren
● Detailleren processen
– Klantmanagement
– Leveranciersmanagement en inkoop
– Huisvesting en onderhoud
● Werksessies met gemengde teams
– Onteilanden
– Benutten diverse expertise
– Werken aan veranderbewustzijn
29 september 201124
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (1/2)
Werken aan beeldvorming binnen FB
● Profielbrochure FB
● Centrale kernboodschappen
● Uitdragen kernboodschappen via communicatiemiddelen en leidinggevenden
Stimuleren samenhang Regie en Uitvoering
● Uitwisseling tussen afdelingen
● Teambuilding FB breed
● Cases
● Leerprogramma leidinggevenden
29 september 201125
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2/2)
Toerusten leidinggevenden voor begeleiden verandering
● Leer- en ontwikkelkaart
● Kort leerprogramma voor begeleiden verandering
● Toolbox
Afdelings- en teamplannen door teams
● Versterken sturing op plannen en resultaten
● Werken aan ontwikkeling van teams
Teambuilding
29 september 201126
Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
29 september 201127
Mijn ervaringen tot nu toe…
● Wat viel me op in mijn eerste weken als hoofd Regie?
● Waar focus ik nu op?
– Verdere implementatie Regie/Uitvoeringsmodel
– PDC 2012, maar ook vast die van PDC 2018
29 september 201128
Wat gaat goed
● Verschillende disciplines aan tafel � gedeeld beeld
● Enthousiaste discussies leveren nuttige informatie op
● Interactie op kleine schaal, informeren op grote schaal
● Leidinggevenden als ambassadeurs
● Enthousiasme over leerprogramma
● Opdrachtgever goed geïnformeerd en betrokken
● Stimuleren ondernemerschap en expertrol afdeling uitvoering
29 september 201129
Wat gaat nog minder goed
● Werken vanuit opdrachtgevers-/opdrachtnemersrol
● FMIS optimaal gebruiken
– geen meldsysteem voor openstaande werkzaamheden
● Spanning tussen going concern en daadwerkelijke veranderingen
● Invulling beoogde formatieplaatsen
29 september 201130
Vragen