Download - Caja Chica
CAJA CHICA
MSc. ROCÍO PAZMIÑO ACOSTA
CONCEPTO, OBJETIVO, AMBITO
FONDO DE CAJA CHICA
Tiene como objeto el de regular y establecer las normas y la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que estos cumplan con el propósito para el cual se los autoriza. Estos fondos servirán únicamente y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo.
OBJETIVO
CONCEPTO Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques
Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este reglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administración y manejo.
AMBITOS DE APLICACIÓN
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN
PROGRAMACIÓN Y APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA.
DE LA SOLICITUD DEL FONDO
• Obtener la autorización del Presidente Ejecutivo
·Aprobada la solicitud será enviada al Vicepresidente·Estos recursos no serán utilizados para mantener cuentas.·En caso de que el administrador incurra en pagos no contemplados, se objetará por escrito con sus razones
En función de las necesidades de las áreas correspondientes que lo soliciten y la disponibilidad presupuestaria.
SOLICITUD
Y
AUTORIZACIÓN
Para la creación del Fondo de Caja Chica, los vicepresidentes o la máxima autoridad del área que estableciere la necesidad de ampliar el fondo, formulará la solicitud correspondiente al Presidente, en la que justificará el requerimiento de apertura o ampliación del Fondo de Caja Chica caso contrario se devolverá al área solicitante señalando las razones
El monto del Fondo de Caja Chica será hasta un monto que no excederá de US$ 500.00, el mismo que será aprobado por el Presidente, y será utilizado únicamente y exclusivamente para el fin creado.
DE LA CUANTÍA DEL FONDO
El valor máximo por cada pago no podrá sobrepasar el 20% incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja Chica.
En caso contrario, se realizará con aprobación de la máxima autoridad hasta el 40% del fondo.
CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS
DESIGNACIÓN
UTILIZACIÓN Y
PROHIBICIONES
DEL FONDO DE
CAJA CHICA
Arreglo Adquisición de registros oficialesAdquisición de mapas, planos, etc.Suministros y materiales de menor cuantíaAdquisición útil de aseo y limpieza.Certificados de cheques, etc.
Se utiliza para pagar la adquisición en efectivo con visto bueno del jefe inmediato.
UTILIZACIÓN DEL FONDO
En caso de vacaciones, enfermedad, comisión o ausencia temporal justificada de la persona responsable, el superior jerárquico se encargará de su administración.
CAMBIO DE ADMINISTRADOR
La designación de la custodia la realizará la máxima autoridad de cada área.
DESIGNACIÓN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL.
Haber recibido la inducción del manejo de Caja Chica por parte de las autoridades.
Ser empleado o funcionario de la Empresa.
En caso de rotación o traslado administrativo de la persona responsable, la máxima autoridad delegará a otra persona con una acta de custodia saliente y otra acta de custodia entrante.
PROHIBICIONES
Pago de servicios personales.
Gastos de uso personal de los funcionario o empleadosAnticipo de viáticos.Cambio de cheques personales.Reposición de gastos con fechas anteriores, etc.
DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN Y PROHIBICIÓN
MANEJO, USO Y REPOSICIÓN
MANEJO,
USO Y
REPOSICIÓN
DEL FONDO
DE CAJA
CHICA DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA CHICA
La orden de pago por concepto de reposición.El formato consolidado de pagos y retenciones.Soporte de los pagos originales.Las copias de los comprobantes de retención.En los comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso el sello de responsabilidad del área.
Cuando esté utilizado el 60% del Fondo de Caja Chica Por efectos del Régimen Tributario los comprobantes de venta y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes.Entregar con los documentos soporte.
No se incluirá facturas o planillas de pago que por su naturaleza no están determinadas para el fin al cual fueron destinadas.
Los gastos se resumirán en un formulario en orden numérico y secuencial, legalizada con firma de responsabilidad, haciendo constar las retenciones.El responsable de la custodia velará que se cumpla todas estas normas de control y el incumplimiento dará lugar a establecer responsabilidades.
Para crear la cuenta el fondo, se debita la cuenta caja chica y se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO
ASIENTO DE CREACIÓN DE CAJA CHICA
FECHA DETALLE PARCIAL
DEBE HABER
02/02 -23-CAJA CHICA BANCOS
v/Se crea Caja Chica
$100,00
$100,00
Para reponer el fondo, se debita la cuenta gastos y se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO
ASIENTO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
FECHA DETALLE PARCIAL
DEBE HABER
02/03 -28-GASTOSÚtiles aseoGasto transporteGasto servicio BANCOSv/Se repone Caja Chica
30,0025,0035,00
$90,00
$90,00
Para disminuir la cuenta de caja chica , se debita la cuenta bancos y se acredita la caja chica
LIBRO DIARIO
ASIENTO DE DISMINUCIÓN DE CAJA CHICA
FECHA DETALLE PARCIAL
DEBE HABER
02/04 -36-BANCO CAJA CHICA
v/Se disminuye Caja Chica
$40,00
$40,00
La caja chica se basa en reglamentos legales específicos, documentos que respaldan los gastos, Auxiliares contables pertinentes y asientos contables
1. Lea el reglamento del manejo del fondo de Caja Chica y elabore un mapa conceptual
2. Vamos a visitar una empresa y observaremos el manejo de la cuenta caja chica (realizar una guía de observación)
3. Realizaremos un ejercicio aplicado a una empresa, con los documentos que sustenten el proceso contable
TAREAS
Actividades para tarea 1 : Formen grupos. Al momento de asistir a la Universidad busque 3
compañeros del mismo nivel, tome en cuenta que el trabajo en grupo permite aprender con más eficiencia
Busquen en la página web y lean el reglamento El grupo debe analizar y exponer el contenido
científico de la lectura, para elaborar un mapa conceptual de lo más relevante de la normativa y reglamento del manejo de caja chica
www.pacifictel.net/transparencia/docs/ReglaFondoCajaC.pdf -
PROCESO
Actividades para tarea 2 :
Elijan libremente la empresa que van a visitar Observen el proceso contable del manejo
de cuenta caja chica y realicen una guía de observación
Realicen un flujo del efectivo del fondo de caja chica. Pueden apoyarse en la siguiente web www.educarchile.cl/Portal.Base/Web/VerContenido.aspx?
ID=135594
PROCESO
Actividades para la tarea 3 : Simulen a las personas que manejan el fondo de caja chica
como son: el contador, el auxiliar de contabilidad, y la persona que realiza las transacciones correspondientes a los gastos supuestos del mes
El contador debe elaborar los registros contables pertinentes
El auxiliar de contabilidad deben elaborar los 6 primeros documentos que sustentan los gastos y el auxiliar de la cuenta caja chica
La persona que realiza los gastos deberá proporcionar al auxiliar de contabilidad el documento legal que respalde el gasto.
Debemos reunir toda la información y realizar una sola carpeta para que sea entregada a tu tutor. Puede apoyarse en la siguiente web
www.associatedcontent.com/article/83491/cmo_usar_una_caja_chica_en_su_pequea.html - 73k -
PROCESO
TABLA DE VALORACION DE LA CUENTA CAJA CHICAMarque con la letra que le corresponda en la escala de:
Totalmente (T), en Gran Parte (GP), Parcialmente(P), Ninguno (N), califica de acuerdo al grado de cumplimiento.
EVALUACIÓN
ITEMS
1. El mapa conceptual justifica la parte legal del manejo de caja chica ( )
2. El mapa conceptual contiene los elementos ( )
3. y pasos de la aplicación de caja chica ( )
4. La guía de observación responde al manejo del fondo de caja chica ( )
5. El grupo participó activamente en la elaboración de flujo del efectivo ( )
6. Las páginas web fueron de ayuda para las tareas ( )
7. Los documentos que se deben realizar en el manejo de este fondo son pertinentes ( )
8. El auxiliar de la cuenta caja chica está elaborado con sus elementos ( )
9. El trabajo final tiene la documentación legal y contable ( )
El manejo correcto de la cuenta caja chica le va a posibilitar aplicar en forma personal y profesional.
Se transfiere que el fondo es manejado por 2 personas diferentes, el Contador solo emite el cheque y contabiliza, mientras la persona encargada del manejo de este fondo, deberá conocer la parte legal y tendrá que manejar con ética profesional.
CONCLUSIONES
