Download - Buku tatacara kws 2012
-
TATACARA PENGURUSAN
PERAKAUNAN KUMPULAN
WANG SEKOLAH
BAHAGIAN AKAUN,
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
2012
_____________________________________________________________________________________
HAK CETAK TERPELIHARA
-
Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan2013 yang perlu dilakukan bagi menghasilkan
salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangancekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan Sehubungan itu, bagi merealisasikan pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakankewangan yang cekap di peringkat sekolah pelbagai jenis peruntukan dan bantuan Tatacara Pengurusan Perakaunan diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kaudit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturanSemoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah buku panduan ini dengan sebaik mungkin berkesan di peringkat sekolah. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan. Sekian, terima kasih. Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia
Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam 1 Malaysia.
engetua/Guru Besar selaku Pengurus sahaja dikehendaki mahir dalam bidang tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,
khususnya pengurusan kewangan sekolah.
Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM)2013 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang
alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewanganbagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala spendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum.kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerim
antuan daripada Kerajaan.
Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
Kementerian Pelajaran Malaysia
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
engurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan
mahir dalam bidang pengurusan,
Malaysia (PPPM), menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan
perubahan yang mana alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang
, sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
secara efisyen dan optimum. Pengurusan kerana pihak sekolah menerima
Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
dapat menggunakan agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
-
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah
Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan
di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G
perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap
Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan
panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan
kewangan di sekolah. Penerbitan
peraturan-peraturan kewangan
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaita
aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapa
peringkat sekolah untuk menguruskan
meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat me
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada
Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Sekian, terima kasih. Wassalam
Hj. Senin Bin Yusof Ketua Akauntan Kementerian Pelajaran Malaysia
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam Sejahtera,
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi
dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah Tahun 2012.
yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam
pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah
memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang
digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah
rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan
Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan
peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan,
set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan
peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping
akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku
cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Wassalam.
Kementerian Pelajaran Malaysia
abarakatuh dan
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana
dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
dalam tadbir urus
pentadbir di peringkat Sekolah
sumber yang disediakan oleh
digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
ini adalah sebagai garis
rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan
Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan
. Pentadbir Sekolah adalah juga
n dengan kewangan, perolehan,
set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
pegawai perakaunan
kewangan dengan berkesan di samping
akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
watankuasa Penerbitan Buku
tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
-
KANDUNGAN
i
BAB TAJUK MUKASURAT
1 PENGENALAN
1.1 Pendahuluan 1
1.2 Tujuan 2
1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
2
1.4 Kesimpulan 3
2 AKAUNTABILITI
2.1 Pendahuluan 4
2.2 Penurunan Kuasa 4
2.3 Serahan Tugas 5
2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6
2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6
2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7
2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8
2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk
Pengauditan
9
2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9
2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9
2.11 Surcaj dan Penalti 10
Lampiran 11 - 12
3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.1 Pendahuluan 13
3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13
3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13
3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14
3.5 Kumpulan Wang Asrama 16
PERAKAUNAN
4 TERIMAAN
4.1 Pendahuluan 17
4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17
4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19
4.4 Kutipan Melalui Bank 22
Lampiran 27 - 40
Carta Aliran 41 - 43
-
KANDUNGAN
ii
BAB TAJUK MUKASURAT
5 PEMBAYARAN
5.1 Pendahuluan 44
5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44
5.3 Daftar Bil 45
5.4 Baucar Bayaran 46
5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46
5.6 Pulangan Balik Kutipan 48
5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi
Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan
49
5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49
5.9 Pengeluaran Cek 50
5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51
5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52
5.12 Penggantian Cek Hilang 53
5.13 Stok Buku Cek 53
5.14 Caj Bank 54
Lampiran 56 - 63
Carta Aliran 64
6 BUKU TUNAI
6.1 Pendahuluan 65
6.2 Jenis Buku Tunai 65
6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66
6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67
6.5 Akaun Subsidiari 69
6.6 Akaun Bank 69
6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70
6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang
Tamat Operasi
73
Lampiran 75-86
7 PANJAR WANG RUNCIT
7.1 Pendahuluan 87
7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87
7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88
7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88
7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88
-
KANDUNGAN
iii
BAB TAJUK MUKASURAT
7.4.3 Pembayaran PWR 89
7.4.4 Rekupmen 90
7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada
Akhir Tahun
90
7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91
Lampiran 92 - 102
Carta Aliran 103
8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN
8.1 Pendahuluan 104
8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
104
8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105
8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105
8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105
8.6 Kunci Kira-kira 106
8.7 Nota Kepada Akaun 108
8.8 Penyata Lain 109
8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109
Lampiran 110 -112
9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)
9.1 Pendahuluan 113
9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Bayar (ABB)
113
9.3 Daftar ABB 113
9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114
9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114
9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114
9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115
9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115
Lampiran 117 - 118
10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
10.1 Pendahuluan 119
10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Terima (ABT)
119
10.3 Daftar ABT 119
10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119
10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120
-
KANDUNGAN
iv
BAB TAJUK MUKASURAT
10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120
Lampiran 121 - 123
PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR
11 PEROLEHAN
11.1 Pendahuluan 124
11.2 Jenis-jenis Perolehan 124
11.3 Kaedah Perolehan 125
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126
11.3.3 Pembelian Terus 127
11.3.4 Sebut Harga 128
11.4 Tatacara Perolehan 130
11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131
11.5.1 Pembelian Terus 131
11.5.2 Sebut Harga 134
11.5.3 Tender 146
11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146
11.7 Permohonan Perolehan ICT 147
11.8 Perolehan Harta Modal 147
Lampiran 148 - 158
Carta Aliran 159 - 165
12 PENGURUSAN ASET ALIH
12.1 Pendahuluan 166
12.2 Definisi
Aset Aset Alih
166
12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166
12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167
13 PENGURUSAN STOR
13.1 Pendahuluan 168
13.2 Definisi
Stor Stok Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis) Pengurusan Kawalan Stok
168
13.3 Kategori Stor Sekolah 169
-
KANDUNGAN
v
BAB TAJUK MUKASURAT
13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169
PENGURUSAN AM
14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170
15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
15.1 Pendahuluan 172
15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia
Sekolah
172
15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan
Multimedia Sekolah
173
16 PINDAH PERUNTUKAN
16.1 Pendahuluan 174
16.2 Bidang Kuasa 175
16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175
16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176
16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177
Lampiran 180 - 183
17 TAKRIFAN 184 - 186
-
Bab 1 PENGENALAN
1
1.1 PENDAHULUAN
1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana
pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang
terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)
2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-
peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.
1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki
menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan
dengan sempurna.
1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:
(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun
berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip
perakaunan yang diterima umum;
(b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya
dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari
31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)
bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun
berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk
membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan
tahunan tersebut jika didapati perlu; dan
(c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak
lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.
Peraturan 6, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996
SPK Bil 4/88
AP 306
Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996
-
Bab 1 PENGENALAN
2
1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk
memastikan:
(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada
Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;
dan
(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan
memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang
berhubungan dengan sekolah tersebut.
1.2 TUJUAN
1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan
mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah
dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat
Tahun 2005, berdasarkan:
(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,
Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran
Malaysia sehingga November 2011; dan
(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara
Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
Edisi Keempat Tahun 2005.
1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di
dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan
surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Peraturan 7, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996
Peraturan 12, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996
-
Bab 1 PENGENALAN
3
1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.
1.4 KESIMPULAN
1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah
bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam
menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
4
2.1 PENDAHULUAN
Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang
ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.
Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai
tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan
tersebut.
Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu
yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui
perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak
yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang
berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.
Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:
(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan
Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-
arahan dari KPM; dan
(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem
kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.
2.2 PENURUNAN KUASA
2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa
Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai
Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk
menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang
menjadi tanggungjawab kepadanya.
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
5
2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas
Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada
pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan
sekolah (Lampiran 2-1).
2.2.3 Sumber rujukan kuasa:
(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang
(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi
(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar
(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)
(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.
Contoh:
- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen
kewangan
- menyelenggara Panjar Wang Runcit
2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah
(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa
kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa
ketiadaannya.
(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan
menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi
tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk
memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat
perwakilan kuasa.
2.3 SERAHAN TUGAS
2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
6
kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota
Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan
Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH
2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan
Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan
Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut
prinsip perakaunan yang diterima umum; dan
Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan
Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan
penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah
Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada
Ketua PTJ.
2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM
2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang
tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan
perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud
kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan
sekolah.
2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan
Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
Pekeliling SPK Bil 4/1988
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
7
2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:
(a) menyemak rekod kewangan;
(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan
(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan
kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat
JPKA.
2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH
2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
(JPKA)
(a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-
Pengerusi : Pengurus Sekolah
Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan
Ahli : Semua Guru Penolong Kanan
Ketua Bidang/Ketua Panitia
Juruaudit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai
(b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus
Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan
kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati
kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang
berkuat kuasa.
(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet,
perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset
dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan
SPK Bil. 6/2009
PP 10/2008
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
8
dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu
meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan
Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang
mengurus hal-hal pengurusan kewangan.
(d) Kekerapan mesyuarat
Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-
kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku
tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu
jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan
perakaunan dengan lebih berkesan.
2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk
Bab 12)
2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)
2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT
2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut
secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam
penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang
berharga.
2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam
enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku
Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-
(a) tarikh dan masa pemeriksaan;
(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan
setem;
PP 10/2008 & SPK6/2009
AP 309
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
9
(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;
(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku
resit dan cek yang belum digunakan;
(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/
SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;
dan
(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN
Pengurus Sekolah bertanggungjawab:
(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan
kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;
(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan
(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau
pemeriksaan.
2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT
Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau
pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau
pertanyaan audit.
2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah
hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang
digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.
AP 306
-
Bab 2 AKAUNTABILITI
10
2.11 SURCAJ DAN PENALTI
2.11.1Surcaj
Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-
(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan
ke atasnya;
(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang
tidak disahkan dengan sempurna;
(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang
awam atau harta benda kerajaan;
(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna
dan teratur; atau
(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-
apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.
2.11.2 Penalti
Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun
Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996
adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila
disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia
(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)
bulan atau kedua-duanya.
Seksyen 18 AAK 1957
Akta Pendidikan 1996 Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002
-
Lampiran 2-1
SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK .
dengan ini memberi kebenaran kepada
no. Kad Pengenalan . Jawatan ...
untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:
1. Menerima wang awam
2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat
3. Menyelenggara Buku Tunai
4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit
5. Menandatangan Pesanan Sekolah
6. Memperaku Baucar Bayaran
7. Memasukkan wang ke bank
8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.
Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.
Dengan ini surat kebenaran (no.rujukan)
bertarikh adalah terbatal.
..
t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh:
Saya . No. Kad Pengenalan .
dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di
atas.
Tandatangan Tarikh:..
-
Lampiran 2-2
BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN Nama Pegawai Bertukar : Jawatan : Nama Pegawai Terima Tugas : Jawatan :
Perihal, Siri dan
No. Borang
Nombor Siri Borang yang digunakan
sehingga tarikh
Nombor Siri
Borang Belum Guna
Catatan
Resit Rasmi Pejabat No. Siri:
Mula Akhir Mula Akhir
Borang Pesanan Sekolah No. Siri :
Cek KWK No. Siri : Cek KWS No. Siri : Cek KWA No. Siri :
Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul. ..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)...................... Nama : Nama : Tarikh : Tarikh :
-
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
13
3.1 PENDAHULUAN
Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang
dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan
diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.
3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-
(a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);
(b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan
(c) Kumpulan Wang Asrama (KWA).
3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun
bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau
bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150
orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu
akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.
3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik
yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik
utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan
Wang Sekolah.
3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN
3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada
lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut
maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.
-
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
14
3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:
(a) Bantuan Persekolahan daripada KPM
(b) Bantuan Biasiswa ;
(c) Faedah bank; dan
(d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran
Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.
3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk
kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa.
3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)
3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan
bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/
pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta
dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan
dengan asrama.
3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:
(a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang
telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-
bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan
1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran
berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa
kecuali yuran PIBG.
(b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;
(c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;
(d) Sumbangan daripada orang awam;
(e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan
sekolah;
(f) Deposit diterima;
SPI 11/2011
-
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
15
(g) Faedah bank; dan
(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.
3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:
(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan
Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada
murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:
(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan (SABK);
(ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan
(iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.
(b) Wang Yang Dikutip Secara Am
Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada
kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan
harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai
merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.
Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh
pihak sekolah untuk:
(i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;
(ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan
kecemasan;
(iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung
kepada murid.
(c) Kegunaan Lain Wang SUWA
Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan
mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang
perolehan dibuat.
-
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
16
3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA
3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan
awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi
bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud
setiap terimaan.
3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:
(a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang
Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);
(b) Bantuan Makanan Asrama (BMA);
(c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);
(d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan
Berkanun
(g) Faedah bank; dan
(h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang
diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang
dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,
Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran
berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.
3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama
Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus
serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan
KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran
makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan
asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.
-
Bab 4 TERIMAAN
17
4.1 PENDAHULUAN
Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan
dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan
dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan
betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin
berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan
penyelewengan.
4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN
4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi
memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah
adalah seperti berikut:
(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh
Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.
(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.
(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.
(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/
penyelia asrama kepada murid.
(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.
(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.
4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi
setiap kumpulan wang.
4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada
Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).
-
Bab 4 TERIMAAN
18
4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh
guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus
Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya
direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.
4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di
Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan
bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah
seperti di Lampiran 4-3A.
4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar
Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk
terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.
Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya
direkodkan di dalam Buku Tunai.
4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah
hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut
untuk direkod dalam Buku Tunai.
4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan
hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.
4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki
jika:
Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan
(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan
oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke
dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah
dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,
-
Bab 4 TERIMAAN
19
tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam
tempoh seminggu selepas diterima.
4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang
akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.
4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan
wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun
bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun
sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank
adalah betul sebelum pungutan dibankkan.
4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan
ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis
kumpulan wang.
4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit
Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya
hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah
dan difailkan dengan sempurna.
4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN
4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara
bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi
pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai
kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang
Awam seperti di Lampiran 4-5.
-
Bab 4 TERIMAAN
20
4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran
bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah
hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,
pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:
(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan
catatan kontra-cek tak laku.
(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di
Lampiran 4-6.
(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.
(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah
dipatuhi semula.
4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh
dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima
wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua
muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.
4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan
ditandatangan oleh pegawai yang sama.
4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan
semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-
sama salinannya untuk tujuan pengauditan.
4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh
pegawai yang menandatangan resit.
-
Bab 4 TERIMAAN
21
4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak
bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.
Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang
helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan
perakuan berikut:-
Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............
helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
.................. hingga nombor ...........................
Tandatangan Pemungut ....
Nama Penuh Pemungut.
Tarikh :
4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit
seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang
diterima dan dikeluarkan.
4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar
Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.
4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.
4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga
akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian
Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya
dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok
Buku Resit.
-
Bab 4 TERIMAAN
22
4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat
(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam
Daftar Stok Buku Resit.
4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500
atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah
disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung
berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang
menjaga.
4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih
dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.
4.4 KUTIPAN MELALUI BANK
4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke
akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:
(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk
memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai
format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;
(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi
keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan
dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:
(i) Dicetak terus atas borang.
No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K
(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).
Nama dan alamat sekolah.
Nombor Akaun Bank.
Tujuan bayaran (Jenis kutipan)
-
Bab 4 TERIMAAN
23
(ii) Diisi oleh murid.
Nama.
Nombor Kad Pengenalan.
Tingkatan.
Amaun.
(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM
dengan mengemukakan:
(i) Persetujuan bertulis dari bank.
- persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:
Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima
pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank
selain daripada yang telah dipersetujui.
(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.
(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk
tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar
Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar
Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah
seperti di Lampiran 4-9A.
(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan
(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.
(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa
sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.
(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar
Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan
diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti
kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat
dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.
-
Bab 4 TERIMAAN
24
4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank
(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan
Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar
Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat
pada ruang Tunai/Cek di resit. Nombor resit tersebut hendaklah
direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama
berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank
diterima.
(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan
kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-
lewatnya hari kerja berikutnya.
(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada
guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan
sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.
(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit
Rasmi Pejabat dikeluarkan.
(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah
berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.
(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,
pihak sekolah hendaklah:
(i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam
Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan
(ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang
di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.
-
Bab 4 TERIMAAN
25
4.4.3 Deposit Diterima
(a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur
Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.
(b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada
pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada
tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan
bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.
Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan
pemulangan deposit.
4.4.4 Sewaan
(a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.
(b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku
tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain-
lain.
(c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi
setiap jenis sewaan.
4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan
(a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/
Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak
yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada
bank.
(b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah
lajur yang telah ditetapkan.
Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78
-
Bab 4 TERIMAAN
26
(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan
di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.
4.4.6 Faedah Bank
Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu
dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh
dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan
wang berkenaan.
-
Lampiran 4-1
RESIT RASMI PEJABAT
RP.01(Pin.09) A ASAL
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: .
TAHUN:
Diterima daripada: .
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
...
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)
*No.: ..
Tarikh: .. .
(Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.
-
Lampiran 4-1A
RESIT RASMI PEJABAT
RP.01(Pin.09) A ASAL
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: .
TAHUN:
Diterima daripada: .
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
...
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)
*No.: ..
Tarikh: .. .
(Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.
1 2
3
4 5
6
7
8
9
10 11
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Perihal penerimaan
5. Amaun yang diterima
6. Jumlah amaun yang diterima
7. Jumlah terimaan dalam perkataan
8. Kaedah pembayaran
9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT
10. Tarikh terima wang
11. Tandatangan Pengurus Sekolah
-
Lampiran 4-2
RESIT RASMI MURID
RM.01(Pin.09) B ASAL
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
SEKOLAH:
TAHUN: .
Diterima daripada: ...
Kelas: ...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama
(Potong yang tidak berkenaan)
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1 Kokurikulum
2 Kertas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
. ...
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang
(Potong yang tidak berkenaan)
*No. : ..
Tarikh: .. .
(Tandatangan dan Cop)
Pengetua/Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.
-
Lampiran 4-2A
RESIT RASMI MURID
RM.01(Pin.09) B ASAL
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
SEKOLAH:
TAHUN: .
Diterima daripada: ...
Kelas: ...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama
(Potong yang tidak berkenaan)
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1 Kokurikulum
2 Kertas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
. ...
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang
(Potong yang tidak berkenaan)
*No. : ..
Tarikh: .. . (Tandatangan dan Cop)
Pengetua/Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.
1
2
3
4
5 6
7
8
9
10
11
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Kumpulan Wang yang dikenakan
5. Perihal penerimaan
6. Amaun yang diterima
7. Jumlah amaun yang diterima
8. Jumlah terimaan dalam perkataan
9. Kaedah pembayaran
10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang
11. Tarikh terima wang
12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa
12
-
NA
MA
GU
RU
:T
ahu
n :
DA
RJA
H /
TIN
GK
AT
AN
:B
ilan
gan
Mu
rid
:
JUM
LA
H K
UT
IPA
N H
AR
IAN
JUM
LA
H K
UT
IPA
N T
ER
KU
MP
UL
JUM
LA
H S
EP
AT
UT
NY
A
Lam
pir
an
4-3
BO
RA
NG
KU
TIP
AN
DA
N S
ER
AH
AN
GU
RU
KE
PE
JA
BA
T
Tar
ikh
No
. S
iri
Res
it
Mu
rid
Bil
.Mu
rid
JEN
IS K
UT
IPA
NJu
mla
h B
ayar
anR
esit
Ras
mi
Pej
abat
Tu
nai
/Cek
Mel
alu
i
Ban
k
Jum
lah
Bes
arN
om
bo
rT
arik
h
JUM
LA
H S
EP
AT
UT
NY
A
JUM
LA
H B
EL
UM
TE
RIM
A
Isi
dal
am 2
sal
inan
set
iap k
ali
sera
han
dib
uat
(sa
tu s
alin
an d
isim
pan
ole
h g
uru
G
uru
/Peg
awai
yan
g m
enyer
ahkan
wan
g;
Peg
awai
yan
g m
ener
ima
wan
g
dan
sat
u s
alin
an d
isim
pan
ole
h p
ejab
at).
Tan
dat
angan
Guru
Tan
dat
angan
(Nam
a :
)(N
ama
:
)
Tar
ikh:
T
arik
h:
-
NA
MA
GU
RU
: P
uan
No
rlai
la b
t. A
liT
ahu
n :
20
05
Bil
angan
Mu
rid
:3
0
3.1
.2005
051-060
10
120
100
120
15
40
395
395
A 0
01
3.1
.2005
3.1
.2005
061-070
10
120
100
120
15
40
395
395
A 0
02
3.1
.20
05
JEN
IS K
UT
IPA
NJu
mla
h B
ayar
an
Jum
lah
Bes
arN
om
bo
r
Lam
pir
an
4-3
A
BO
RA
NG
KU
TIP
AN
DA
N S
ER
AH
AN
GU
RU
KE
PE
JA
BA
T
DA
RJA
H /
TIN
GK
AT
AN
:2
A
Tar
ikh
No
. S
iri
Res
it
Mu
rid
B
il.M
uri
dT
arik
h
Res
it R
asm
i P
ejab
at
Yu
ran
Kh
asK
erta
s U
jian
Maj
alah
Insu
ran
sM
SS
D/
MS
SM
Tu
nai
Mel
alu
i
Ban
k
1
28
67
5
4
3
Panduan m
engis
i bora
ng:
1. N
am
a G
uru
kela
s2. N
am
a d
arjah/t
ingkata
n
3. T
ahun k
ew
angan
4. Jum
lah m
urid d
ala
m k
ela
s5. T
arikh terim
aan t
unai ata
u S
lip B
ayar
Masuk B
ank
6. N
om
bor
siri re
sit m
urid (
dari -
hin
gga)
7. B
ilangan m
urid m
em
bayar
yura
n (
ruju
k r
esit)
8. A
maun m
engik
ut
analis
a p
eru
ntu
kan y
ang d
iterim
a
9. Jum
lah b
ayara
n m
ela
lui tu
nai dan m
ela
lui bank
10. Jum
lah k
utipan
harian y
ang d
iterim
a11. Jum
lah k
utipan
yang
tela
h d
iterim
a (
jika a
da)
ditam
bah jum
lah k
utipan h
arian
12. Jum
lah s
epatu
tnya d
iterim
a m
engik
ut
jum
lah m
urid d
ala
m k
ela
s13. Jum
lah b
elu
m t
erim
a14. T
andata
ngan d
an t
arikh G
uru
Kela
s y
ang m
enyera
hkan w
ang k
e p
aja
bat
15. T
andata
ngan d
an t
arikh p
egaw
ai yang d
iberi k
uasa m
enerim
a w
ang d
iperingkat
peja
bat
16. N
om
bor
resit p
eja
bat
dan t
arikh d
ikelu
ark
an r
esit.
91
6
JUM
LA
H K
UT
IPA
N H
AR
IAN
24
02
00
240
30
80
395
395
790
JUM
LA
H K
UT
IPA
N T
ER
KU
MP
UL
JUM
LA
H S
EP
AT
UT
NY
A3
60
30
0360
45
12
01185
JUM
LA
H B
EL
UM
TE
RIM
A1
20
10
01
20
15
40
395
Isi
dal
am 2
sal
inan
set
iap k
ali
sera
han
dib
uat
(sa
tu s
alin
an d
isim
pan
ole
h g
uru
G
uru
/Peg
awai
yan
g m
enyer
ahkan
wan
g;
Peg
awai
yan
g m
ener
ima
wan
g
dan
sat
u s
alin
an d
isim
pan
ole
h p
ejab
at).
Tan
dat
angan
Guru
Tan
dat
angan
(Nam
a :
)
(Nam
a :
)T
arik
h:
T
arik
h:
14
1314
. T
andata
ngan d
an t
arikh G
uru
Kela
s y
ang m
enyera
hkan w
ang k
e p
aja
bat
15. T
andata
ngan d
an t
arikh p
egaw
ai yang d
iberi k
uasa m
enerim
a w
ang d
iperingkat
peja
bat
16. N
om
bor
resit p
eja
bat
dan t
arikh d
ikelu
ark
an r
esit.
121
0
15
11
-
T.T
.
PE
NE
RIM
A
NO
. R
ES
IT
PE
JA
BA
TC
AT
AT
AN
Lam
pir
an
4-4
DA
FT
AR
PE
NE
RIM
AA
N W
AN
G M
EL
AL
UI P
OS
NO
.
RU
JU
KA
N
ME
L
NO
.
CE
K/W
AN
G
PO
S
TA
RIK
H
TE
RIM
AB
ILN
AM
A
PE
NG
IRIM
AM
AU
N
(RM
)P
ER
IHA
LN
AM
A D
AN
JA
WA
TA
N
PE
NE
RIM
A
-
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK
dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan
Resit Rasmi Murid kepada:
Nama : _________________________________________________________
Kad Pengenalan : _________________________________________________
Jawatan :________________________________
2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-
i) _______________________________________________
ii) _______________________________________________
iii) _______________________________________________
3. Kebenaran ini diberi mulai sehingga .
atau kebenaran ini ditarik balik.
Lampiran 4-5
SURAT KEBENARAN
MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT
(AP 69 dan AP 70(a)(iv))
atau kebenaran ini ditarik balik.
..
t.t PENGETUA / GURU BESAR
COP NAMA DAN JAWATAN
Saya..
yang telah diberi seperti di atas.
..
TARIKH
Nota :
i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah
ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon
iii. Asal disimpan oleh penerima kuasa
iv. Pendua disimpan dalam fail sekolah
.
TANDATANGAN
TARIKH
dengan ini menerima kebenaran
-
La
mp
ira
n 4
-6
Na
ma
Pe
ng
irim
No
. C
ek
Ta
rik
hA
ma
un
(R
M)
Se
ba
b C
ek
Ta
k L
ak
uC
ata
tan
DA
FT
AR
CE
K T
AK
LA
KU
Pe
rih
al C
ek
Ta
k L
ak
uT
ari
kh
Ce
k T
ak
La
ku
Dit
eri
ma
Da
ri B
an
k
Bil
-
TE
RIM
AA
N
Ba
ki
(Na
ska
h)
Ca
tata
nT
ari
kh
Ju
mla
h
Na
ska
hK
ep
ad
a (
Na
ma
& J
aw
ata
n)
Ta
nd
a
tan
ga
n
Pe
ne
rim
a
KE
LU
AR
AN
No
mb
or
Sir
iN
om
bo
r S
iri
Ta
rikh
Ju
mla
h
Na
ska
hO
leh
(N
am
a &
Ja
wa
tan
)
Lam
pir
an
4-7
Da
riH
ing
ga
Da
riH
ing
ga
DA
FT
AR
ST
OK
BU
KU
RE
SIT
-
3.01.10
10AB251001
AB251500Hj. Ahmad Karim (GB)
ahmad
10
4.01.10
1AB251001
AB251050Siti Azrina Daud (PT)
sad
9KWK
Tarikh
Jum
lah
Naskah
Ole
h (
Nam
a &
Jaw
ata
n)
La
mp
ira
n 4
-7A
Dari
Hin
gga
Dari
Hin
gga
DA
FT
AR
ST
OK
BU
KU
RE
SIT
TE
RIM
AA
N
Baki
(Naskah)
Cata
tan
Tarikh
Jum
lah
Naskah
Kepada (
Nam
a &
Jaw
ata
n)
Tanda
tangan
Penerim
a
KE
LU
AR
AN
Nom
bor
Siri
Nom
bor
Siri
12
34
56
78
91
01
1
Pa
nd
ua
n m
en
gis
i :
1.
T
ari
kh
te
rim
a s
tok
bu
ku
re
sit
2.
Ju
mla
h b
uk
u r
esi
t ya
ng
dit
eri
ma
3.
N
om
bo
r si
ri p
ert
am
a b
uk
u p
ert
am
a h
ing
ga
no
mb
or
siri
te
rak
hir
bu
ku
te
rak
hir
4.
N
am
a P
eg
aw
ai
Pe
mu
ng
ut
da
n j
aw
ata
n
5.
T
ari
kh
bu
ku
resi
t d
ike
lua
rka
n
6.
Ju
mla
h b
uk
u r
esi
t ya
ng
dik
elu
ark
an
7.
N
om
bo
r si
ri b
uk
u r
esi
t ya
ng
dik
elu
ark
an
8.
N
am
a P
eg
aw
ai
ya
ng
me
ng
en
da
lik
an
bu
ku
re
sit
da
n j
aw
ata
n
9.
T
an
da
tan
ga
n p
en
eri
ma
bu
ku
re
sit
10
. B
ak
i st
ok
bu
ku
re
sit
ya
ng
be
lum
dig
un
ak
an
10
. B
ak
i st
ok
bu
ku
re
sit
ya
ng
be
lum
dig
un
ak
an
-
Contoh Slip Bayar Masuk Bank
TUNAI
BUKAN TUNAI
NAMA PENERIMA: No. Akaun:
ALAMAT PENERIMA: Nama:
Tingkatan:
No. KP
Bank Pembayar No. Cek: Tempat: Amaun
Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)
Lampiran 4-8
LogoSekolah
Nama & alamat Sekolah:....
LogoBank
Nama & alamat bank:......
BORANG MASUKKIRA-KIRA SEMASA Tarikh: .
NO. SIRI: ..
Sah apabila ada cetakan komputer
PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS
Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of
ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer.
Peringatan:1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.
2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.
3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.
4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
-
NA
MA
GU
RU
/WA
RD
EN
/PE
NY
EL
IA A
SR
AM
A :
..
KE
LA
S/B
LO
K/D
OR
M A
SR
AM
A :
.
NO
. S
IRI S
LIP
AM
AU
NN
O. R
ES
ITT
AR
IKH
BIL
.N
AM
A M
UR
IDB
AY
AR
MA
SU
K(R
M)
RA
SM
I M
UR
IDR
ES
IT
BA
NK
Lam
pir
an
4-9
SE
RA
HA
N S
LIP
DA
FT
AR
SL
IP B
AY
AR
MA
SU
K B
AN
K (
UN
TU
K K
UT
IPA
N Y
UR
AN
ME
LA
LU
I B
AN
K S
AH
AJA
)
TE
RIM
AA
N S
LIP
CA
TA
TA
N
-
NA
MA
GU
RU
/WA
RD
EN
/PE
NY
EL
IA A
SR
AM
A :
..
KE
LA
S/B
LO
K/D
OR
M A
SR
AM
A :
.
NO
. S
IRI S
LIP
AM
AU
NN
O. R
ES
ITT
AR
IKH
BIL
.N
AM
A M
UR
IDB
AY
AR
MA
SU
K(R
M)
RA
SM
I M
UR
IDR
ES
IT
BA
NK
1.
Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar
2110
200.00
AK 913413
16.01.2010
2.
Dania Aisyah Binti Iskandar
2111
600.00
AK 913410
16.01.2010
3.
Nurul Ain Binti M
ohd Amin
2112
200.00
AK 913411
16.01.2010
4.
Siti Fatim
ah Binti Ahmad
2113
200.00
AK 913412
16.01.2010
Lam
pir
an
4-9
A
SE
RA
HA
N S
LIP
DA
FT
AR
SL
IP B
AY
AR
MA
SU
K B
AN
K (
UN
TU
K K
UT
IPA
N Y
UR
AN
ME
LA
LU
I B
AN
K S
AH
AJA
)
TE
RIM
AA
N S
LIP
CA
TA
TA
N
Hjh. Ram
lah bt Ismail
Asram
a Kenanga
1
2
34
56
78
Pa
nd
ua
n m
en
gis
i :
1.
N
am
a P
eg
aw
ai
ya
ng
dib
eri
ku
asa
me
mb
ua
tk
uti
pa
n
9
Pa
nd
ua
n m
en
gis
i :
1.
N
am
a P
eg
aw
ai
ya
ng
dib
eri
ku
asa
me
mb
ua
tk
uti
pa
n
2.
N
am
ak
ela
s/b
lok
/do
rm a
sra
ma
3.
B
ila
ng
an
mu
rid
/pe
ng
hu
ni
asr
am
a
4.
N
am
a m
uri
d/p
en
gh
un
ia
sra
ma
5.
N
om
bo
rsi
ri S
lip
Ba
ya
r M
asu
k B
an
k m
en
gik
ut
seti
ap
mu
rid
/pe
ng
hu
ni
asr
am
a
6.
Ju
mla
h k
uti
pa
n y
an
g p
erl
u d
ije
lask
an
ole
h m
uri
d/p
en
gh
un
i a
sra
ma
7.
N
om
bo
r ru
juk
an
Re
sit
Ra
smi
Mu
rid
ya
ng
dik
elu
ark
an
8.
T
ari
kh
Re
sit
Ra
smi
Mu
rid
dik
elu
ark
an
ke
pa
da
mu
rid
/pe
ng
hu
ni
asr
am
a
-
BAB 4 - TERIMAAN
TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Terima kutipan daripada murid / pembayar.
Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Terima Kutipan
Mula
Sedia Resit Rasmi Murid (RM01)
Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
Rekod Dalam Buku
Kedatangan Murid
Tamat
1. Wang Kutipan 2. Buku Resit Murid 3. Borang (Lampiran 5-5)
Serah Ke
Pejabat
Resit Rasmi
Murid (RM01)
Murid /
Pembayar
Kutipan terus ke bank?
Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank
Ya
Tidak
Dapatkan Resit Pejabat
-
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Terima kutipan dari murid / pembayar.
Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.
Warden/Pegawai
yang diberi kuasa
Warden/Pegawai yang diberi kuasa
Warden/Pegawai
yang diberi kuasa
Warden/Pegawai yang diberi
kuasa
Warden/Pegawai yang diberi
kuasa
Warden/Pegawai yang diberi
kuasa
Warden/Pegawai yang diberi
kuasa
Warden/Pegawai yang diberi
kuasa
Terima Kutipan
Mula
Sedia Resit Rasmi Murid (RM01)
Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
Rekod Dalam Buku
Kedatangan Murid
Tamat
4. Wang Kutipan 5. Buku Resit Murid 6. Borang (Lampiran 5-5)
Serah Ke
Pejabat
Resit Rasmi
Murid (RM01)
Murid /
Pembayar
Kutipan terus
ke bank?
Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank
Ya
Tidak
Dapatkan Resit Pejabat
No Resit Pejabat
-
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT).
Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah
Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan melalui pos. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama.
PT / Penyelia Asrama
PT / Penyelia
Asrama
PT / Penyelia
Asrama & Pengurus Sekolah
PT / Penyelia Asrama
PT / Penyelia
Asrama
PT / Penyelia Asrama
Terima Kutipan
Mula
Rekod Daftar Mel
Sedia Resit Pejabat (RP01)
Serah Kutipan
Tamat
Resit Pejabat (RP01)
Melalui Pos
Pembayar
Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan)
Sediakan Slip Bayar Masuk Bank Bank
Tunai/ Cek/
EFT
-
Bab 5 PEMBAYARAN
44
5.1 PENDAHULUAN
Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.
Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk
melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai
Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,
Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan
yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di
sekolah.
5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan
bahawa:
(a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi
dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.
(b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari
tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan
sempurna.
(c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah
serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen
sokongan.
(d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.
(e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu
perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan
dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.
AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara
Kewangan 1957
(Akta61)
AP 92b
-
Bab 5 PEMBAYARAN
45
5.3 DAFTAR BIL
5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah
seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di
Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi
memastikan:-
(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)
direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh
ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini
semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh
terima.
(b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir
tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum
Bayar.
5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik
sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.
Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan
dan cek bayaran dikeluarkan.
5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh
Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah
ditandatangan beserta tarikh.
5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak
diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,
hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat
pembayaran.
AP 103(a)
AP 103(b)
-
Bab 5 PEMBAYARAN
46
5.4 BAUCAR BAYARAN
5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan
sesuatu pembayaran dibuat.
5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-
(a) Baucar Bayaran ( DKS 006 )
(b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
5.4.3 Baucar Bayaran
(a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan
yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.
(b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.
(c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.
5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui
Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar
Wang Runcit).
5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang
lengkap diterima.
5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal
hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan
salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
-
Bab 5 PEMBAYARAN
47
5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah
diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.
(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) -
penyemak dan pengesah.
(b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus
5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan
oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.
(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) -
penyemak dan pengesah
(b) perakuan II (Penolong Kanan)
(c) perakuan III (Pengurus Sekolah)
5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan
yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu
penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.
5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang
lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja
seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak
tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,
baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
tersebut.
5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali
berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian yang lain.
5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran
hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan
peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah
seperti berikut :
AP 99(a)
AP 99(b)
-
Bab 5 PEMBAYARAN
48
Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal
tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran.
5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah
memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi
dibuat dengan menyemak Daftar Bil.
5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di
dalam Buku Tunai.
5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua
dokumen sokongan hendaklah dicop TELAH BAYAR bagi
mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.
5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan
mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.
5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN
5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat
pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:
(a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak
dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan
(b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan
kepada butiran peruntukan berkenaan.
-
Bab 5 PEMBAYARAN
49
5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/
PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN
5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima
wang tersebut.
5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan
Pengurus Sekolah.
5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai
nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah
diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama
Baucar Bayaran.
5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam
peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas
nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama
Baucar Bayaran.
5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK
5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun
bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang
tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.
5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama
jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad
pengenalan penerima.
AP 96(a)
AP 96(b)
AP 97(b)
-
Bab 5 PEMBAYARAN
50
5.9 PENGELUARAN CEK
5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek
yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat
kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di
para 5.7.2 sahaja.
5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran
agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua
Sekolah atau Guru Besar Sekolah. Nama dan nombor kad
pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh
salah seorang pe