7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Administrasi
2.1.1. Pengertian Administrasi
Menurut (Makmur, 2007) mengemukakan bahwa :
Ilmu administrasi merupakan hasil dari pemikiran dan penalaran manusia
yang disusun berdasarkan dengan rasionalitas dansistematika yang
mengungkapkan kejelasan tentang objek forma, yaitu oemikiran untuk
menciptakan suatu keteraturan dari berbagai aksi dan reaksi yang dilakoni
manusia dan objek material, yaitu manusia yang melakukan aktivitas
administrasi dalam bentuk kerja sama menuju terwujudnya tujuan tertentu.
Esensi mendasar objek forma dan material administrasi adalah terciptanya
hubungan antara pengatur dengan yang diatur dalam knteks kerja sama
manusia.
Menurut Herbert A. Simons dalam (Syafiie & Welasari, 2017)
mengemukakan bahwa “Administration can be defined as the activities of groups
cooperating to accomplish common goals. Jadi, baginya administrasi dapat
dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan-
tujuan bersama.”
Menurut Leonard B. White dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan
bahwa “Administration can be defined as the activities of groups efforts, public or
private, civil or military. Jadi, baginya administrasi adalah suatu proses yang umum
ada pada setiap usaha kelompok-kelompok, baik Pemerintah maupun Swasta, baik
sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.”
Menurut Prajudi Atmosudirjo dalam (Syafiie & Welasari, 2017)
mengemukakan bahwa “Administrasi merupakan suatu fenomena sosial,
yaitu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern. Eksistensi dalam
administrasi ini berkaitan dengan organisasi. Jadi, barang siapa hendak
mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari terlebih
dahulu dulu suatu organisasi yang masih hidup, di tempat itu terdapat
administrasi.”
8
Menurut Luther Gulick dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan
bahwa “Administration has to do with getting things done, with the accomplishment
of defined objectives. Jadi, menurut Gulick administrasi berkenaan dengan
penyelesaian hal apa yang hendak dikerjakan, dengan tercapainya tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan.”
Menurut The Liang Gie dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan
bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai
tujuan tertentu.”
Menurut Sondang P. Siagian dalam (Syafiie & Welasari, 2017)
mengemukakan bahwa “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan
keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya
dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.”
Menurut Hadari Nawawi dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan
bahwa “Administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses
pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama
yang telah ditetapkan sebelumnya.”
Definisi pada ahli tentang administrasi ini pada prinsipnya mempunyai
pengertian yang sama menurut (Syafiie & Welasari, 2017) yaitu antara lain :
1. Kerja sama
2. Banyak orang
3. Untuk mencapai tujuan bersama
9
Pengertian di atas dimaksudkan sebagai administrasi dalam arti luas,
sedangkan pengertian dalam arti sempit adalah administrasi sebagaimana yang sering
kita dengar sehari-hari yaitu tata usaha dan tata pembukuan.
Menurut (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa :
Di lihat dari segi arti/rangkaian kata berarti tata usaha merupakan kata
majemuk, yaitu berasal dari kata tata dan usaha. Sesuai dengan hokum DM
(diterangkan dan menerangkan) berarti kata tata menerangkan kata usaha
hingga jadilah kata tata usaha atau tata untuk usaha. Tata artinya atur, menata
berarti mengatur. Jadi tata usaha adalah menata atau mengatur usaha.
Maksudnya tata usaha adalah aktivitas yang dilakukan untuk memberikan
bantuan penataan atau pengaturan usaha dari suatu kerja sama dalam rangka
untuk mencapai tujuan.
Menurut The Liang Gie dalam (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa “Tata
usaha adalah segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap usaha kerja sama.”
Di lihat dari pengertian dia atas ada 7 (tujuh) pola kegiatan utama
administrasi antara lain sebagai berikut :
1. Kegiatan menghimpun keterangan.
Meliputi pekerjaan mencari, mengumpulkan serta mengusahakan informasi yang
dperlukan.
2. Kegiatan mencatat keterangan.
Meliputi pekerjaan membukukan, membubuhkan atau memateri informasi
dengan menggunakan peralatan tulis-menulis.
3. Kegiatan mengolah keterangan.
Meliputi berbagai kegiatan untuk mengerjakan, menganalisis atau menilai
informasi dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih bermanfaat bagi
organisasi.
10
4. Kegiatan menggandakan keterangan.
Kegiatan yang dilakukan untuk memperbanyak berbagai keterangan dengan di
ketik, di stensil, di fotokopi dan di cetak.
5. Kegiatan pengiriman keterangan.
Kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan informasi baik secara langsung
atau tidak langsung dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Kegiatan penyimpanan keterangan.
Kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan/arsip dengan cara, teknik dan alat
tertentu.
7. Kegiatan menghapus keterangan.
Kegiatan menghapus berbagai keterangan yang sudah tidak berguna dengan cara
dan alat tertentu.
Menurut (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa :
Dalam arti sempit administrasi juga sering disebut sebagai tata pembukuan
atau administrasi pembukuan. Tata pembukuan juga merupakan kata
majemuk yakni berasal dri kata tata dan pembukuan. Menurut hokum DM
(diterangkan menerangkan) kata tata menerangkan kata pembukuan. Tata
artinya atur, menata berarti mengatur. Jadi tata pembukuan berarti menata
atau pengaturan pembukuan dari suatu usaha kerja sama untuk mencapai
tujuan.
Menurut Morally dalam (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa “Tata buku
adalah kegiatan menyusun atau mengumpulkan data atau mencatat kejadian-kejadian
yang dilakukan setiap hari dalam perusahaan tentang penggunaan keuangan dengan
cara yang teratur.”
Menurut Fenny dan Miller dalam (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa
“Akuntansi adalah seni untuk mencatat, mengelompokkan dan meringkas transaksi
dalam kejadian keuangan dalam suatu perusahaan yang dinyatakan dengan nilai uang
untuk kepentingan laporan, pengawasan dan analisis.
11
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi sebagai tata
pembukuan setidaknya terdiri dari 5 (lima) kegiatan diantaranya sebagai berikut :
1. Kegiatan pencatatan keterangan (recording). Sebagai kegiatan yang dilakukan
untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan baik yang berbentuk kas dan non
kas.
2. Kegiatan pengelompokan keterangan (clasifying). Kegiatan ini dilakukan secara
berkala dan kadang-kadang satu tahun sekali yakni dari nuku jurnal di posting ke
buku besar (ledger).
3. Kegiatan peringkasan keterangan (summarizing). Dari perkiraan yang ada dalam
buku besar diadakan peringkasan.
4. Kegiatan pelaporan keterangan (reporting). Dari neraca percobaan/saldo dan
ditambah dengan jurnal penyesuaian jadilah neraca yang sudah disesuaikan.
5. Kegiatan penafsiran keterangan (intrepreting). Kegiatan ini berbentuk penilaian
kegiatan pelaporan yang dibandingkan baik secara horizontal ataupun vertikal.
2.2. Persediaan
2.2.1. Pengertian Persediaan
Menurut Stice, dkk dalam (Makisurat, Morasa, & Elim, 2014) menyatakan
bahwa “Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam
kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak
langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual.”
Menurut Ishak dalam (Hanum & Rangkuti, 2015) menyatakan bahwa
“Persediaan adalah sebagai sumber daya menganggur karena menunggu proses lebih
lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan
pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi.”
12
Menurut Martono dalam (Wahyudi, 2015) menyatakan bahwa “Persediaan
merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara
kontinu diperoleh, diubah, kemudian dijual kembali.”
Menurut Prasetyo dalam (Manengkey, 2014) menyatakan bahwa “Persediaan
adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud
untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam
pengerjaan /proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi.”
Menurut Tamodia dalam (Fauziah & Ratnawati, 2018) menyatakan bahwa :
Persedian merupakan salah satu aset perusahaan. Peranan pengendalian intern
dalam hal ini sangatlah penting dalam meningkatkan keamanan persediaan
sebagai harta perusahaan, karena cukup banyak jenis produk dan keluar
masuknya barang sehingga dikhawatirkan akan terjadi kehilangan ataupun
pencurian stock barang. Dalam persediaan barang merupakan yang paling
rawan terjadinya tindakan penyelewengan, oleh karena itu di perlunya di
suatu sistem pengendalian intern yang memadai untuk mencegah terjadinya
penyelewengan oleh pihak-pihak yang menangani persediaan.
Menurut (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa “Persediaan
adalah sumber daya menganggut (idle resources) yang menunggu proses selanjutnya,
yang dimaksud dengan proses yang lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan
produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun
kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga.
Menurut Senator Bahagia dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan
bahwa :
Persediaan adalah suatu sumber daya menganggur yang keberadaannya
menunggu proses lebih lanjut dimana proses lebih lanjut disini dapat berupa
kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan
pemasram seperti yang dijumpai pada sistem distribusi, ataupun kegiatan
konsumsi seperti dijumpai pada sistem rumah tangga, perkantoran, dan
sebagainya.
Menurut Rangkuti dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa :
Persediaan merupakan aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan
dengan maksud untuk dijual dalam suatu usaha tertentu, atau persediaan
barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun
persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses
produksi.
13
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan
sumber daya yang disediakan untuk mengantisipasi permintaan pasar yang tidak
pasti serta menjaga agar aktivitas produksi perusahaam tidak terkendala dan padat
dilaksanakan sesuai rencana.
2.2.2. Fungsi Persediaan
Menurut Rangkuti dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa
Persediaan memiliki beberapa fungsi decoupling, fungsi economic lot sizing, dan
fungsi antisipasi yang akan dipaparkan dibawah ini :
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan
pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan
agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal
kuantitas dan waktu pengiriman.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot sizing ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan
pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya.
Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih
besar dibandingkan biaya-biaya yang timbul karena besasrnya persediaan (biaya
sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya).
3. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan
dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu
permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan
musiman (seasional inventories). Disamping itu, perusahaan juga sering
14
menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan barang-
barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan
persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock/inventories).
Menurut (Siahaya, 2016) menyatakan bahwa dalam penyelenggaraan
kegiatan pengadaan (persediaan) barang dalam perusahaan terdapat beberapa fungsi
yang berhubungan dengan usaha diantanya :
1. Pembelian (Purchasing)
Merupakan bagian dari kegiatan pengadaan yang lebih difokuskan kepada
pembelian barang (material) seoerti bahan baku untuk proses produksi dan
pembelian peralatan (equipment). Pelaksaaan pembelian melibatkan unsur
Pembeli (Buyer) dan Pemasok (Supplier). Ikatan perjanjian Pembelian barang
berbentuk Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan.
2. Pekerjaan Konstruksi (Construction)
Merupakan pelaksanaan kegiatan pekerjaan untuk membangun wujud fisik dan
wujud lainnya. Ikatan perjanjian pekerjaan konstruksi berbentuk Kontrak
(Contract).
3. Konsultasi (Concultant)
Merupakan kegiatan jasa keahlian (professional).
4. Penyewaan (Leasing)
Merupakan kegiatan sewa-menyewa baik secara sewa murni atau sewa dengan
opsi untuk membeli.
5. Pekerjaan Inspeksi (Inspection)
Merupakan kegiatan pengujian teknis.
6. Swakelola (Self Management)
15
Merupakan kegiatan yang dilaksanakan dan diawasi sendiri atau perusahaan lain
yang ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan dimaksud.
7. Tukar Tambah (Trade-in)
Merupakan kegiatan tukat-menukar barang dengan mebayar selisih harga, untuk
memperoleh barang yang sesuai dengan kebutuhan operasi dan bertujuan untuk
menghindari kerugian.
8. Beli Kembali oleh Pabrik (Factory Buy-back)
Merupakan kegiatan pembelian kembali suku cadang kondisi baru yang tidak
terpakai, oleh pabrik pembuat untuk mengurangi kerugian.
9. Barter (Exchange)
Merupakan kegiatan tukar-menukar barang secara langsung yang lazim disebut
tukar guling.
2.2.3. Jenis Persediaan
Menurut (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa Jenis persediaan
diklasifikasi berdasarkan keadaan tahapan dalam proses produksi. Atas dasar ini,
jenis persediaan adalah sebagai berikut :
1. Persediaan bahan baku (raw material)
Persediaan ini adalah persediaan bahan mentah yang akan diproses dalam proses
produksi.
2. Persediaan berupa suku cadang (spare part)
Persediaan yang akan digunakan dalam proses produksi.
3. Persediaan barang setengah jadi (work in process)
Persediaan diadakan sebagai hasil proses produksi tahap pertama untuk
menunjang proses produksi tahap berikutnya.
16
4. Disamping bahan baku berupa bahan mentah juga terdapat bahan penolong yang
perlu dibeli dan juga disediakan. Bahan baku penolong tersebut penting
disediakan sebab tanpa bahan baku penolong tersebut proses produksi pasti tidak
bisa berjalan.
5. Persediaan bahan jadi (finished goods stock), yakni persediaan barang yang telah
selesai diolah atau diproses dan siap dijual kepada konsumen termasuk konsumen
akhir.
2.2.4. Tujuan Persediaan
Menurut (Siahaya, 2016) menyatakan bahwa tujuan Pengadaan/ Persediaan
(Procurement Goal) diantaranya :
1. Mewujudkan keterpaduan untuk memperoleh barang dan jasa yang tepat kualitas,
kuantitas, sumber, waktu dan tempat dengan biaya yang optimal untuk memenuhi
kebutuhan Lembaga dan masyarakat.
2. Mewujudkan sistem Pengadaan yang bermanaat bagi masyarakat, mengutamakan
kepentingan nasional dan mampu mengembangkan potensi nasional serta
meningkatkan penggunaan produk dalam negeri.
3. Mewujudkan sistem Pengadaan strategis yang berorientasi pada optimalisasi
hasil dan manfaat, persaingan usaha sehat dan kontrak jangka panjang.
4. Memberikan akses keterbukaan bagi masyarakat untuk berpartisipasi
memberikan informasi dalam proses Pengadaan untuk memperoleh tata kelola
Pengadaan yang baik, sesuai prinsip dan aturan.
5. Memberikan jaminan, pelindungan dan kepastian hokum serta kepastian berusaha
bagi para pihak dalam kegiatan Pengadaan.
17
2.2.5. Faktor-Faktor yang Menetukan Tingkat Persediaan
Menurut Tampubolon dalam (Pujiwidodo, 2015) menyatakan bahwa dalam
menentukan kebijaksanaan tingkat persediaan barang secara optimal, perlu diketahui
faktor – faktor yang menentukannya yaitu :
1. Biaya Persediaan.
2. Seberapa besar permintaan barang oleh pelanggan dapat diketahui. Apabila
permintaan barang dapat diketahui, maka korporasi dapat menentukan barang
dalam suatu periode.
3. Lama penyerahan barang antara saat dipesan dengan barang tiba atu disebut
sebagai lead time atau delivery time.
4. Terdapat atau tidak ada kemungkinan untuk menunda pemenuhan dari pembeli
atau disebut sebagai backlogging.
5. Kemungkinan diperolehnya discount atas pembelian dalam jumlah yang besar.
2.2.6. Akibat Kekurangan atau Kelebihan Persediaan
Perusahaan sering kali mengalami permasalahan persediaan. Masalah
persediaan biasanya terjadi karena adanya kelebihan persediaan atau kekurangan
persediaan, sehingga akan mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.
Menurut Benny Alexandri dan Linna Ismawati dalam (Pujiwidodo, 2015)
menerangkan bahwa akibat kelebihan dan kekurangan persediaan adalah :
1. Akibat Kelebihan Persediaan
a. Beban bunga meningkat
b. Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang meningkat
c. Resiko rusak
d. Kualitas menurun
18
2. Akibat Kekurangan Persediaan
a. Proses penjualan terganggu
b. Ada kapasitas aktiva tetap yang tidak terpakai
c. Pesanan tidak dapat dipenuhi
2.2.7. Metode Pengendalian Persediaan
Menurut (Sutarman, 2017) menyatakan bahwa “Fenomena persediaan dapat
dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yaitu (1) persediaan yang bersifat
deterministik, (2) persediaan bersifat probabilistik, (3) persediaan dengan pola tak
tentu.”
Pada kesempatan ini pokok bahasannya adalah difokuskan kepada persediaan
deterministik, yang ditandai dengan dimilikinya 3 parameter, yaitu (1) terdapat
permintaan yang pasti, (2) diketahuinya biaya simpan dan biaya pesan yang
mendukung biaya persediaan, (3) adanya waktu tenggang (lead time).
2.2.8. Tujuan Pengendalian Persedian
Menurut Ishak dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa
definisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan pengendalian
persediaan yang berbeda diantaranya :
1. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan
persediaan dalam jumlah yang banyak.
19
2. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplementasikan order
produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk
mengurangi set up mesin). Disamping itu juga produksi menginginkan
persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga proses
produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan.
3. Pembelian (Purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginginkan persamaan
produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan yang kecil dalam
jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan sebagai pembatas
kenaikan harga dan kekurangan produk.
4. Keuangan (Finance) menginginkan minimasi semua bentuk investasi persediaan
karena biaya investasi dan efek negative yang terjadi pada perhitungan
pengembalian asset (return of asset) perusahaan.
5. Personalia (personel and industry relationship) menginginkan adanya persediaan
untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan PHK tidak perlu
dilakukan.
6. Rekayasa (engineerring) menginginkan persediaan minimal untuk
mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineerring.