7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

2.1.1. Pengertian Administrasi

Menurut (Makmur, 2007) mengemukakan bahwa :

Ilmu administrasi merupakan hasil dari pemikiran dan penalaran manusia

yang disusun berdasarkan dengan rasionalitas dansistematika yang

mengungkapkan kejelasan tentang objek forma, yaitu oemikiran untuk

menciptakan suatu keteraturan dari berbagai aksi dan reaksi yang dilakoni

manusia dan objek material, yaitu manusia yang melakukan aktivitas

administrasi dalam bentuk kerja sama menuju terwujudnya tujuan tertentu.

Esensi mendasar objek forma dan material administrasi adalah terciptanya

hubungan antara pengatur dengan yang diatur dalam knteks kerja sama

manusia.

Menurut Herbert A. Simons dalam (Syafiie & Welasari, 2017)

mengemukakan bahwa “Administration can be defined as the activities of groups

cooperating to accomplish common goals. Jadi, baginya administrasi dapat

dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan-

tujuan bersama.”

Menurut Leonard B. White dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan

bahwa “Administration can be defined as the activities of groups efforts, public or

private, civil or military. Jadi, baginya administrasi adalah suatu proses yang umum

ada pada setiap usaha kelompok-kelompok, baik Pemerintah maupun Swasta, baik

sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.”

Menurut Prajudi Atmosudirjo dalam (Syafiie & Welasari, 2017)

mengemukakan bahwa “Administrasi merupakan suatu fenomena sosial,

yaitu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern. Eksistensi dalam

administrasi ini berkaitan dengan organisasi. Jadi, barang siapa hendak

mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari terlebih

dahulu dulu suatu organisasi yang masih hidup, di tempat itu terdapat

administrasi.”

8

Menurut Luther Gulick dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan

bahwa “Administration has to do with getting things done, with the accomplishment

of defined objectives. Jadi, menurut Gulick administrasi berkenaan dengan

penyelesaian hal apa yang hendak dikerjakan, dengan tercapainya tujuan-tujuan yang

telah ditetapkan.”

Menurut The Liang Gie dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan

bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai

tujuan tertentu.”

Menurut Sondang P. Siagian dalam (Syafiie & Welasari, 2017)

mengemukakan bahwa “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan

keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya

dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.”

Menurut Hadari Nawawi dalam (Syafiie & Welasari, 2017) mengemukakan

bahwa “Administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses

pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama

yang telah ditetapkan sebelumnya.”

Definisi pada ahli tentang administrasi ini pada prinsipnya mempunyai

pengertian yang sama menurut (Syafiie & Welasari, 2017) yaitu antara lain :

1. Kerja sama

2. Banyak orang

3. Untuk mencapai tujuan bersama

9

Pengertian di atas dimaksudkan sebagai administrasi dalam arti luas,

sedangkan pengertian dalam arti sempit adalah administrasi sebagaimana yang sering

kita dengar sehari-hari yaitu tata usaha dan tata pembukuan.

Menurut (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa :

Di lihat dari segi arti/rangkaian kata berarti tata usaha merupakan kata

majemuk, yaitu berasal dari kata tata dan usaha. Sesuai dengan hokum DM

(diterangkan dan menerangkan) berarti kata tata menerangkan kata usaha

hingga jadilah kata tata usaha atau tata untuk usaha. Tata artinya atur, menata

berarti mengatur. Jadi tata usaha adalah menata atau mengatur usaha.

Maksudnya tata usaha adalah aktivitas yang dilakukan untuk memberikan

bantuan penataan atau pengaturan usaha dari suatu kerja sama dalam rangka

untuk mencapai tujuan.

Menurut The Liang Gie dalam (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa “Tata

usaha adalah segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan

dalam setiap usaha kerja sama.”

Di lihat dari pengertian dia atas ada 7 (tujuh) pola kegiatan utama

administrasi antara lain sebagai berikut :

1. Kegiatan menghimpun keterangan.

Meliputi pekerjaan mencari, mengumpulkan serta mengusahakan informasi yang

dperlukan.

2. Kegiatan mencatat keterangan.

Meliputi pekerjaan membukukan, membubuhkan atau memateri informasi

dengan menggunakan peralatan tulis-menulis.

3. Kegiatan mengolah keterangan.

Meliputi berbagai kegiatan untuk mengerjakan, menganalisis atau menilai

informasi dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih bermanfaat bagi

organisasi.

10

4. Kegiatan menggandakan keterangan.

Kegiatan yang dilakukan untuk memperbanyak berbagai keterangan dengan di

ketik, di stensil, di fotokopi dan di cetak.

5. Kegiatan pengiriman keterangan.

Kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan informasi baik secara langsung

atau tidak langsung dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Kegiatan penyimpanan keterangan.

Kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan/arsip dengan cara, teknik dan alat

tertentu.

7. Kegiatan menghapus keterangan.

Kegiatan menghapus berbagai keterangan yang sudah tidak berguna dengan cara

dan alat tertentu.

Menurut (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa :

Dalam arti sempit administrasi juga sering disebut sebagai tata pembukuan

atau administrasi pembukuan. Tata pembukuan juga merupakan kata

majemuk yakni berasal dri kata tata dan pembukuan. Menurut hokum DM

(diterangkan menerangkan) kata tata menerangkan kata pembukuan. Tata

artinya atur, menata berarti mengatur. Jadi tata pembukuan berarti menata

atau pengaturan pembukuan dari suatu usaha kerja sama untuk mencapai

tujuan.

Menurut Morally dalam (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa “Tata buku

adalah kegiatan menyusun atau mengumpulkan data atau mencatat kejadian-kejadian

yang dilakukan setiap hari dalam perusahaan tentang penggunaan keuangan dengan

cara yang teratur.”

Menurut Fenny dan Miller dalam (Supriyanto, 2016) menyatakan bahwa

“Akuntansi adalah seni untuk mencatat, mengelompokkan dan meringkas transaksi

dalam kejadian keuangan dalam suatu perusahaan yang dinyatakan dengan nilai uang

untuk kepentingan laporan, pengawasan dan analisis.

11

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi sebagai tata

pembukuan setidaknya terdiri dari 5 (lima) kegiatan diantaranya sebagai berikut :

1. Kegiatan pencatatan keterangan (recording). Sebagai kegiatan yang dilakukan

untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan baik yang berbentuk kas dan non

kas.

2. Kegiatan pengelompokan keterangan (clasifying). Kegiatan ini dilakukan secara

berkala dan kadang-kadang satu tahun sekali yakni dari nuku jurnal di posting ke

buku besar (ledger).

3. Kegiatan peringkasan keterangan (summarizing). Dari perkiraan yang ada dalam

buku besar diadakan peringkasan.

4. Kegiatan pelaporan keterangan (reporting). Dari neraca percobaan/saldo dan

ditambah dengan jurnal penyesuaian jadilah neraca yang sudah disesuaikan.

5. Kegiatan penafsiran keterangan (intrepreting). Kegiatan ini berbentuk penilaian

kegiatan pelaporan yang dibandingkan baik secara horizontal ataupun vertikal.

2.2. Persediaan

2.2.1. Pengertian Persediaan

Menurut Stice, dkk dalam (Makisurat, Morasa, & Elim, 2014) menyatakan

bahwa “Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam

kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak

langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual.”

Menurut Ishak dalam (Hanum & Rangkuti, 2015) menyatakan bahwa

“Persediaan adalah sebagai sumber daya menganggur karena menunggu proses lebih

lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan

pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi.”

12

Menurut Martono dalam (Wahyudi, 2015) menyatakan bahwa “Persediaan

merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara

kontinu diperoleh, diubah, kemudian dijual kembali.”

Menurut Prasetyo dalam (Manengkey, 2014) menyatakan bahwa “Persediaan

adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud

untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam

pengerjaan /proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi.”

Menurut Tamodia dalam (Fauziah & Ratnawati, 2018) menyatakan bahwa :

Persedian merupakan salah satu aset perusahaan. Peranan pengendalian intern

dalam hal ini sangatlah penting dalam meningkatkan keamanan persediaan

sebagai harta perusahaan, karena cukup banyak jenis produk dan keluar

masuknya barang sehingga dikhawatirkan akan terjadi kehilangan ataupun

pencurian stock barang. Dalam persediaan barang merupakan yang paling

rawan terjadinya tindakan penyelewengan, oleh karena itu di perlunya di

suatu sistem pengendalian intern yang memadai untuk mencegah terjadinya

penyelewengan oleh pihak-pihak yang menangani persediaan.

Menurut (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa “Persediaan

adalah sumber daya menganggut (idle resources) yang menunggu proses selanjutnya,

yang dimaksud dengan proses yang lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan

produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun

kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga.

Menurut Senator Bahagia dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan

bahwa :

Persediaan adalah suatu sumber daya menganggur yang keberadaannya

menunggu proses lebih lanjut dimana proses lebih lanjut disini dapat berupa

kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan

pemasram seperti yang dijumpai pada sistem distribusi, ataupun kegiatan

konsumsi seperti dijumpai pada sistem rumah tangga, perkantoran, dan

sebagainya.

Menurut Rangkuti dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa :

Persediaan merupakan aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan

dengan maksud untuk dijual dalam suatu usaha tertentu, atau persediaan

barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun

persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses

produksi.

13

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan

sumber daya yang disediakan untuk mengantisipasi permintaan pasar yang tidak

pasti serta menjaga agar aktivitas produksi perusahaam tidak terkendala dan padat

dilaksanakan sesuai rencana.

2.2.2. Fungsi Persediaan

Menurut Rangkuti dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa

Persediaan memiliki beberapa fungsi decoupling, fungsi economic lot sizing, dan

fungsi antisipasi yang akan dipaparkan dibawah ini :

1. Fungsi Decoupling

Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan

pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan

agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal

kuantitas dan waktu pengiriman.

2. Fungsi Economic Lot Sizing

Persediaan lot sizing ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan

pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya.

Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih

besar dibandingkan biaya-biaya yang timbul karena besasrnya persediaan (biaya

sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya).

3. Fungsi Antisipasi

Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan

dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu

permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan

musiman (seasional inventories). Disamping itu, perusahaan juga sering

14

menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan barang-

barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan

persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock/inventories).

Menurut (Siahaya, 2016) menyatakan bahwa dalam penyelenggaraan

kegiatan pengadaan (persediaan) barang dalam perusahaan terdapat beberapa fungsi

yang berhubungan dengan usaha diantanya :

1. Pembelian (Purchasing)

Merupakan bagian dari kegiatan pengadaan yang lebih difokuskan kepada

pembelian barang (material) seoerti bahan baku untuk proses produksi dan

pembelian peralatan (equipment). Pelaksaaan pembelian melibatkan unsur

Pembeli (Buyer) dan Pemasok (Supplier). Ikatan perjanjian Pembelian barang

berbentuk Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan.

2. Pekerjaan Konstruksi (Construction)

Merupakan pelaksanaan kegiatan pekerjaan untuk membangun wujud fisik dan

wujud lainnya. Ikatan perjanjian pekerjaan konstruksi berbentuk Kontrak

(Contract).

3. Konsultasi (Concultant)

Merupakan kegiatan jasa keahlian (professional).

4. Penyewaan (Leasing)

Merupakan kegiatan sewa-menyewa baik secara sewa murni atau sewa dengan

opsi untuk membeli.

5. Pekerjaan Inspeksi (Inspection)

Merupakan kegiatan pengujian teknis.

6. Swakelola (Self Management)

15

Merupakan kegiatan yang dilaksanakan dan diawasi sendiri atau perusahaan lain

yang ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan dimaksud.

7. Tukar Tambah (Trade-in)

Merupakan kegiatan tukat-menukar barang dengan mebayar selisih harga, untuk

memperoleh barang yang sesuai dengan kebutuhan operasi dan bertujuan untuk

menghindari kerugian.

8. Beli Kembali oleh Pabrik (Factory Buy-back)

Merupakan kegiatan pembelian kembali suku cadang kondisi baru yang tidak

terpakai, oleh pabrik pembuat untuk mengurangi kerugian.

9. Barter (Exchange)

Merupakan kegiatan tukar-menukar barang secara langsung yang lazim disebut

tukar guling.

2.2.3. Jenis Persediaan

Menurut (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa Jenis persediaan

diklasifikasi berdasarkan keadaan tahapan dalam proses produksi. Atas dasar ini,

jenis persediaan adalah sebagai berikut :

1. Persediaan bahan baku (raw material)

Persediaan ini adalah persediaan bahan mentah yang akan diproses dalam proses

produksi.

2. Persediaan berupa suku cadang (spare part)

Persediaan yang akan digunakan dalam proses produksi.

3. Persediaan barang setengah jadi (work in process)

Persediaan diadakan sebagai hasil proses produksi tahap pertama untuk

menunjang proses produksi tahap berikutnya.

16

4. Disamping bahan baku berupa bahan mentah juga terdapat bahan penolong yang

perlu dibeli dan juga disediakan. Bahan baku penolong tersebut penting

disediakan sebab tanpa bahan baku penolong tersebut proses produksi pasti tidak

bisa berjalan.

5. Persediaan bahan jadi (finished goods stock), yakni persediaan barang yang telah

selesai diolah atau diproses dan siap dijual kepada konsumen termasuk konsumen

akhir.

2.2.4. Tujuan Persediaan

Menurut (Siahaya, 2016) menyatakan bahwa tujuan Pengadaan/ Persediaan

(Procurement Goal) diantaranya :

1. Mewujudkan keterpaduan untuk memperoleh barang dan jasa yang tepat kualitas,

kuantitas, sumber, waktu dan tempat dengan biaya yang optimal untuk memenuhi

kebutuhan Lembaga dan masyarakat.

2. Mewujudkan sistem Pengadaan yang bermanaat bagi masyarakat, mengutamakan

kepentingan nasional dan mampu mengembangkan potensi nasional serta

meningkatkan penggunaan produk dalam negeri.

3. Mewujudkan sistem Pengadaan strategis yang berorientasi pada optimalisasi

hasil dan manfaat, persaingan usaha sehat dan kontrak jangka panjang.

4. Memberikan akses keterbukaan bagi masyarakat untuk berpartisipasi

memberikan informasi dalam proses Pengadaan untuk memperoleh tata kelola

Pengadaan yang baik, sesuai prinsip dan aturan.

5. Memberikan jaminan, pelindungan dan kepastian hokum serta kepastian berusaha

bagi para pihak dalam kegiatan Pengadaan.

17

2.2.5. Faktor-Faktor yang Menetukan Tingkat Persediaan

Menurut Tampubolon dalam (Pujiwidodo, 2015) menyatakan bahwa dalam

menentukan kebijaksanaan tingkat persediaan barang secara optimal, perlu diketahui

faktor – faktor yang menentukannya yaitu :

1. Biaya Persediaan.

2. Seberapa besar permintaan barang oleh pelanggan dapat diketahui. Apabila

permintaan barang dapat diketahui, maka korporasi dapat menentukan barang

dalam suatu periode.

3. Lama penyerahan barang antara saat dipesan dengan barang tiba atu disebut

sebagai lead time atau delivery time.

4. Terdapat atau tidak ada kemungkinan untuk menunda pemenuhan dari pembeli

atau disebut sebagai backlogging.

5. Kemungkinan diperolehnya discount atas pembelian dalam jumlah yang besar.

2.2.6. Akibat Kekurangan atau Kelebihan Persediaan

Perusahaan sering kali mengalami permasalahan persediaan. Masalah

persediaan biasanya terjadi karena adanya kelebihan persediaan atau kekurangan

persediaan, sehingga akan mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.

Menurut Benny Alexandri dan Linna Ismawati dalam (Pujiwidodo, 2015)

menerangkan bahwa akibat kelebihan dan kekurangan persediaan adalah :

1. Akibat Kelebihan Persediaan

a. Beban bunga meningkat

b. Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang meningkat

c. Resiko rusak

d. Kualitas menurun

18

2. Akibat Kekurangan Persediaan

a. Proses penjualan terganggu

b. Ada kapasitas aktiva tetap yang tidak terpakai

c. Pesanan tidak dapat dipenuhi

2.2.7. Metode Pengendalian Persediaan

Menurut (Sutarman, 2017) menyatakan bahwa “Fenomena persediaan dapat

dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yaitu (1) persediaan yang bersifat

deterministik, (2) persediaan bersifat probabilistik, (3) persediaan dengan pola tak

tentu.”

Pada kesempatan ini pokok bahasannya adalah difokuskan kepada persediaan

deterministik, yang ditandai dengan dimilikinya 3 parameter, yaitu (1) terdapat

permintaan yang pasti, (2) diketahuinya biaya simpan dan biaya pesan yang

mendukung biaya persediaan, (3) adanya waktu tenggang (lead time).

2.2.8. Tujuan Pengendalian Persedian

Menurut Ishak dalam (Permadi & Okdinawati, 2016) menyatakan bahwa

definisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan pengendalian

persediaan yang berbeda diantaranya :

1. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan

persediaan dalam jumlah yang banyak.

19

2. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplementasikan order

produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk

mengurangi set up mesin). Disamping itu juga produksi menginginkan

persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga proses

produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan.

3. Pembelian (Purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginginkan persamaan

produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan yang kecil dalam

jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan sebagai pembatas

kenaikan harga dan kekurangan produk.

4. Keuangan (Finance) menginginkan minimasi semua bentuk investasi persediaan

karena biaya investasi dan efek negative yang terjadi pada perhitungan

pengembalian asset (return of asset) perusahaan.

5. Personalia (personel and industry relationship) menginginkan adanya persediaan

untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan PHK tidak perlu

dilakukan.

6. Rekayasa (engineerring) menginginkan persediaan minimal untuk

mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineerring.