FRANCE – BELGIQUE – ALLEMAGNE – HONG-KONG - ESPAGNE – SUISSE - BRESIL
POUR
Atelier exposant5 clés pour bien amorcer son processus de dématérialisation
201/05/2023
Réussir sa transformation numérique
Rapport McKinsey publié en 2014 (« Accélérer la mutation numérique des entreprises »)
40%Hausse du
résultat
20%Baisse du résultat
Ne pas tirer profit des possibilités offertes par la digitalisation
3
Economie MatérielleMatériels et fournitures
01/05/2023
Trois grands domaines permettent de distinguer les bénéfices de la dématérialisation :
ProductivitéTemps passé et
personnel employé
BusinessEfficacité des
processus et relations clients/fournisseurs
4
BÉNÉFICES
01/05/2023
• Réduction des coûts de traitement• Réduction des déplacements• Réduction des frais d’impression et d’affranchissement• Réduction de la consommation de papier• Réduction des volumes de stockage
ECONOMIE MATÉRIELLE
5
BÉNÉFICES
01/05/2023
• Accessibilité et disponibilité des documents• Automatisation de l’extraction des données• Déduplication de l’information• Suppression des erreurs liées à la ressaisie• Réduction des tâches à faibles valeur ajoutée
PRODUCTIVITÉ
6
BÉNÉFICES
01/05/2023
• Optimisation de la traçabilité et du contrôle des processus• Compression du cycle d'exploitation• Accélération des circuits de validation• Réduction des risques liés à une carence d’information• Amélioration de la compétitivité• Amélioration des relations clients/fournisseurs/partenaires• Valorisation de l’engagement et de l’image de l’entreprise• Renforcement de la crédibilité (garantie de conformité)
BUSINESS
7
BÉNÉFICES
01/05/2023
91% de réduction des coûts de traitements des factures
46% de raccourcissement du cycle de traitement des factures
12% de baisse du nombre de retards de paiement
30% de diminution de temps de gestion des requêtes fournisseurs
L’EXEMPLE DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES
Source : Aberdeen Group
8
Culture « papier » encore forte
Impacts organisationnels
Adhésion des interlocuteurs
Réglementation parfois complexe à comprendre/appliquer
Coût du projet Interopérabilité des solutions
FREINS
01/05/2023
Markess - Octobre 2014
56%
36%
34%
32%
31%
31%
Notre vision
1PHASE D’ÉTUDES : TROUVER UN SPONSOR DE HAUT NIVEAU
2CAHIER DES CHARGES : INCLURE UN TIERS DE CONFIANCE3MISE EN PLACE : ACCOMPAGNER ET FÉDÉRER4
5 CONTRÔLE DES INDICATEURS
BESOINS : DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS
1BESOIN : DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS
10
11
MOTIVATIONS
01/05/2023
Définir les indicateurs en fonction des motivations
Légende chiffre clé, témoignage client ou autre focus nécessaire
KPI
Réduction des coûts
Hausse de la
productivité
Amélioration de la sécurité
Mise en conformité
légale
Amélioration de la relation client
Créer de nouveaux canaux de distribution
5 à 15%Temps consacré à la
gestion papier en moyenne
3%Chiffre d’affaires
consacré aux impressions en
moyenne
35 000Documents RH / an
dans une entreprise de 1000 salariés
Source : IDC
01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 12
ETUDE DE CASDÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE
JUDICIAIRE
BESOIN DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS
13
L’EXPERTISE JUDICIAIRE : PAPIER
01/05/2023
Expert judicaire AvocatsMagistrat
Un processus coûteux, contraignant et chronophage dans lequel chaque pièce est reproduite.
14
L’EXPERTISE JUDICIAIRE : DÉMATÉRIALISÉE
01/05/2023
Expert judicaire
AvocatsMagistrat
La mise en ligne des expertises accroît leur accessibilité et garantit l’instantanéité des échanges de pièces et dires.
15
DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE JUDICIAIRE
01/05/2023
• Mise à disposition simultanée des pièces• Suppression des délais postaux• Suppression des inégalités entre les parties• Renforcement des principes du contradictoire• Réduction du temps de traitement des procédures• Simplification de la mise à disposition des éléments de preuve• Simplification de l’accès aux arrêts rendus• Réduction des risques de pertes et oublis de documents• Amélioration de la traçabilité sur les activités des différents acteurs• Unification des outils• Amélioration du confort de travail des experts, des avocats, des magistrats
16
DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE JUDICIAIRE
01/05/2023
• Délais pour la désignation d’un expert et sa convocation :
(30min + délais postaux) réduit à 3 min
• Temps moyen de traitement de l’expertise réduit de 6 à 2 mois.
01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 17
ETUDE DE CASCONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
BESOIN DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS
18
CONTRACTUALISATION EN LIGNEDANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
01/05/2023
Abandon du parcours client au moment de retourner le contrat
signé.
Sans signatureélectronique
Auto-génération + Impression + Envoi courrier
19
CONTRACTUALISATION EN LIGNEDANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
01/05/2023
Avec signature électronique
• Réduction du délai entre la demande et la génération du contrat• Abaissement du nombre d’aller-retour• Simplification de la transmission des justificatifs• Allègement de la vérification des pièces justificatives• Diminution des erreurs (pièces justificatives manquantes)• Optimisation des ressources financières et humaines• Réduction du nombre de courriers entrants traités• Diminution des frais d’impression et d’affranchissement• Réduction du cycle de vie du document• Optimisation du taux de rétention• Amélioration du taux de transformation Taux de
transformation
+40%
20
CONTRACTUALISATION EN LIGNEDANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
01/05/2023
0.00 € 5.00 € 10.00 € 15.00 € 20.00 € 25.00 € 30.00 €
1,50 €
7.50 € 15 €
Coût du contrat selon les étapes dé-matérialisées
Génération, émission, signature dématérialisées
Génération et émission dématérialisées
Aucune étape dématérial-isée
2PHASE D’ÉTUDES : TROUVER UN SPONSOR DE HAUT NIVEAU
21
22
PHASE D’ÉTUDES
01/05/2023
Nominationd’une personne portant le projet et ayant autorité, pour le projet, sur les différents départements impliqués.
Processus ExternesMarketing / Expérience utilisateur
Juridique / Aspects légaux
Processus internesRessources humaines , Finances, Achats
23
RESPONSABLE DU PROJET
01/05/2023
Missions• Impliquer les responsables opérationnels concernés
• Intégrer tous les composants potentiels d’un projet de dématérialisation : fonctionnel, technologique, juridique.
• Mobiliser des équipes et animations de groupe de travail « métier / informatique »
• Trouver un sponsor de haut niveau membre du CODIR
• Officialisation du projet et légitimité de son responsable• Dépassement de la considération du « simple » projet informatique• Valorisation de la dématérialisation comme un projet stratégique• Possibilité de revoir les circuits, les rôles des personnes et
l’organisation
Vision
360°
01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 24
ETUDE DE CASCONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
PHASE D’ÉTUDESTROUVER UN SPONSOR
25
DSI Directeur marketing
Directeur commerci
al
LE SPONSOR
01/05/2023
Hugues CHAVRIER
Directeur général, Vivens Santé
01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 26
ETUDE DE CASDÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE
JUDICIAIRE
PHASE D’ÉTUDESTROUVER UN SPONSOR
27
LES SPONSORS
01/05/2023
Luc FERRAND
Directeur de projet Nouvelles technologies au Secrétariat Général du Ministère de la Justice
Didier Faury
Président du Conseil National des Compagnies
d’Experts de Justice
MaîtrePatrick Le Donne
Ancien Bâtonnier du barreau de Nice,
Président de la commission NTIC du CNB
3CAHIER DES CHARGES : INCLURE UN TIERS DE CONFIANCE
28
29
ÉTABLIR UN CAHIER DES CHARGES
01/05/2023
Quelles sont les grandes étapes du processus ? Quelles méthodes de capture des données adopter ? Quels sont les impératifs légaux ? Quels sont les technologies adaptées ?
Le Tiers de confiance aide à établir le cahier des charges.
Il aide à transposer le processus papier en électronique car il maitrise les ressorts légaux.
Il aiguille sur les technologies adaptées au niveau de sécurité et aux contraintes appliquées aux documents.
01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 30
ETUDE DE CASDÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE
JUDICIAIRE
CAHIER DES CHARGESINCLURE UN TIERS DE CONFIANCE
31
TECHNOLOGIES ADAPTÉES
01/05/2023
Code de la procédure civile
Authentification forte+
Signature électronique+
Horodatage+
Plateforme sécurisée (chiffrement, traçabilité…)
Les garanties :• l’information est accessible en même temps aux parties• l’expéditeur est identifié• aucune personne non identifiée ne peut y accéder• les pièces échangées ont valeur de preuve
Unique
plateforme
agrée
32
UNE SOLUTION UN MÉTIER
01/05/2023
Double difficulté• Trois publics impliqués dans l’expertise judiciaire
• L’un d’eux extrêmement hétérogène : « Expert » est un titre pas le métier premier (pompiers, médecin, comptable…)
Plateforme« User friendly »
Tableau de bord personnaliséFonctionnalités adaptées
Certificats électroniquesCarte expert NEW
Carte agent NEW
Clé avocat (42 000/62 000 avocats déjà équipés)
01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 33
ETUDE DE CASCONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
CAHIER DES CHARGESINCLURE UN TIERS DE CONFIANCE
34
OBLIGATIONS LÉGALES ET TECHNOLOGIE ADAPTÉE
01/05/2023
Pourquoi faire appel à un Tiers de confiance pour la contractualisation en ligne ?• La signature est un acte juridique
• C’est un impératif absolue
• Mais toutes les signatures ne se valent pas
• Elle doit être opposable au tiers
Obligation de faire appel à un Tiers de confiance ou un éditeur qui intègre des solutions de confiance numérique.
35
Justificatifs :- Pièce d’identité- RIB- Justificatif de domicile- Carte vitale
UNE SOLUTION UN MÉTIER
01/05/2023
Comment implémenter la confiance dans un processus de contractualisation en ligne ?
Signature électronique
Génération du contrat
Récupération des données et justificatifs
Enrôlement
Sécurisationdes échanges
Acte juridique
Prise d’effet du contratValeur de preuve
4MISE EN PLACE : ACCOMPAGNER ET FÉDÉRER
36
37
IMPLÉMENTER UNE SOLUTION DE CONFIANCE NUMÉRIQUE
01/05/2023
Renvoyer vers un web serviceou
S’appuyer sur un site via des APIou
Développer une plateforme sur mesure
3 joursà
1 an
Quels outils déjà en place ?Quelles ressources pour quelles qualifications ?
Le choix du modèle est aussi fonction de la culture de l’entreprise.
38
DÉVELOPPEMENT D’UNE SOLUTION SUR MESURE
01/05/2023
Légende chiffre clé, témoignage client ou autre focus nécessaire
• Organisation d’une commission « Démat »
Besoins
+1 an
5CONTRÔLE DES INDICATEURS
39
Oodrive - France26, rue du faubourg Poissonnière
75010 PARIS