Arbeitsmethodik
Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook
Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen
Struktur
• Thema• Einleitung• Effizienter Umgang• Zusammenfassung• Demo• Fragen
Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen
E-Müll für dich
• Wie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
• Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten?
Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen
Die häufigsten Probleme
• Ständige Unterbrechungen• Andere „Zumüllen“• Unklares Formulieren• Der emotionale Faktor• Im Halbschlaf antworten ohne nachzudenken• Mangelnde Ordnung führt zum Datenfriedhof
Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen
Wie die E-Mail Flut bewältigen
• Lassen Sie sich nicht dauernd ablenken• E-Mail nur an Empfänger senden, die diese
Nachricht wirklich benötigen• Schreiben Sie Empfänger orientiert • Schaffen sie sich ein System zum abarbeiten
eingehender Nachrichten• Halten Sie sich Ihren Posteingang aufgeräumt
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Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen.
• Erziehen Sie dränglende Absender• Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über
neue Mails• Arbeiten Sie Mails im Block ab• Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens• Vermeiden Sie unnötige Mails
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Das AHA System
• AbfallDas Beste und Zeitsparenste, was Sie mit eingehenden Mails tun können. Löschen
• HandelnBesonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind, bearbeiten sie sofort
• AblageWenn die Bearbeitung einer Nachricht mehr als fünf Minuten dauern würde und nicht sofort erledigt werden muss, sortieren Sie diese in Ihrer Ablage
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Beim effektiven Umgang mit der Nachrichtenflut ist der Papierkorb unser bester Freund und Verbündeter
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Bei UnsicherheitIst eine Reaktion
oder Folgeaktivität gefordert
Ist eine Blosse Antwort erforderlich
Benötige ich das Email später zum
nachschlagen
Nein
Nein
Nein
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Email in die Ablage einsortieren
• Klare Folgeaktivität erforderlich, auf einen bestimmten Termin
• Die Nachricht erfordert eine spätere Rückantwort
• Sie möchten die Nachricht zum späteren Nachschlagen aufbewahren
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Zusammenfassung
• Kommunizieren Sie überlegt• Schreiben Sie Empfängerorientiert
– Ist die Nachricht für den Empfänger Relevant– Was ist Ihnen Klar aber dem Empfänger nicht– Sind alle Benötigten Informationen eingefügt– Welcher Stil bevorzugt der Empfänger
• Formulieren Sie kurz, konkret und glasklar
• Mach das Wichtige vor dem Dringenden
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Outlook Ablagenstruktur
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Kurz Demo
Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen
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Buch TippZeitmanagement mit
Microsoft OutlookISBN 978-3-86645-417-0