Arbeitsmethodik

Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook

Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

Struktur

• Thema• Einleitung• Effizienter Umgang• Zusammenfassung• Demo• Fragen

Thema Einleitung Umgang Zusammenfassung Demo Fragen

E-Müll für dich

• Wie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen

• Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten?

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Die häufigsten Probleme

• Ständige Unterbrechungen• Andere „Zumüllen“• Unklares Formulieren• Der emotionale Faktor• Im Halbschlaf antworten ohne nachzudenken• Mangelnde Ordnung führt zum Datenfriedhof

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Wie die E-Mail Flut bewältigen

• Lassen Sie sich nicht dauernd ablenken• E-Mail nur an Empfänger senden, die diese

Nachricht wirklich benötigen• Schreiben Sie Empfänger orientiert • Schaffen sie sich ein System zum abarbeiten

eingehender Nachrichten• Halten Sie sich Ihren Posteingang aufgeräumt

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Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen.

• Erziehen Sie dränglende Absender• Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über

neue Mails• Arbeiten Sie Mails im Block ab• Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens• Vermeiden Sie unnötige Mails

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Das AHA System

• AbfallDas Beste und Zeitsparenste, was Sie mit eingehenden Mails tun können. Löschen

• HandelnBesonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind, bearbeiten sie sofort

• AblageWenn die Bearbeitung einer Nachricht mehr als fünf Minuten dauern würde und nicht sofort erledigt werden muss, sortieren Sie diese in Ihrer Ablage

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Beim effektiven Umgang mit der Nachrichtenflut ist der Papierkorb unser bester Freund und Verbündeter

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Bei UnsicherheitIst eine Reaktion

oder Folgeaktivität gefordert

Ist eine Blosse Antwort erforderlich

Benötige ich das Email später zum

nachschlagen

Nein

Nein

Nein

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Email in die Ablage einsortieren

• Klare Folgeaktivität erforderlich, auf einen bestimmten Termin

• Die Nachricht erfordert eine spätere Rückantwort

• Sie möchten die Nachricht zum späteren Nachschlagen aufbewahren

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Zusammenfassung

• Kommunizieren Sie überlegt• Schreiben Sie Empfängerorientiert

– Ist die Nachricht für den Empfänger Relevant– Was ist Ihnen Klar aber dem Empfänger nicht– Sind alle Benötigten Informationen eingefügt– Welcher Stil bevorzugt der Empfänger

• Formulieren Sie kurz, konkret und glasklar

• Mach das Wichtige vor dem Dringenden

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Outlook Ablagenstruktur

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Kurz Demo

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Buch TippZeitmanagement mit

Microsoft OutlookISBN 978-3-86645-417-0