Jak wpływać na wrażenia kandydata
poprzez aktywną komunikację?
AKTYWNA
KOMUNIKACJA
Z KANDYDATAMI
SPIS TREŚCI
2
AKTYWNA
KOMUNIKACJA
3 8
12 15 18
23 26 31
Kilka słów
o praktykach
pracodawców
Brak komunikacji
z kandydatem –
grzechy główne
rekruterów
Cykl komunikacji
z kandydatem
Kiedy jeszcze
warto nawiązać
kontakt?
Komunikacja
z kandydatami
a rekrutacje ukryte
Komunikacja
agencji doradztwa
z kandydatem
Jak komunikować
się w sytuacjach
trudnych?
Czy rekrutacja
z własnej bazy jest
skuteczna?
www.eRecruiter.pl
KILKA SŁÓW
O PRAKTYKACH
PRACODAWCÓW
3www.eRecruiter.pl
Rozdział 1
Doświadczenie kandydatów, a także wyniki
ankietowych badań przeprowadzonych wśród rekruterów
pokazują, że w większości polskich firm kandydaci biorący
udział w procesie rekrutacji mogą liczyć jedynie na
informację zwrotną dotyczącą wyniku rozmowy
rekrutacyjnej. Jak powszechnie wiadomo, do tego etapu
rekrutacji przechodzi jednak niewiele osób
uczestniczących w procesie.
Sprawia to, że w rękach rekrutera pozostają
dokumenty około kilkudziesięciu osób, które chciałyby
dowiedzieć się, na jakim etapie jest ich aplikacja.
Przesyłanie informacji o statusie każdej aplikacji pojawia
się na pierwszym miejscu wśród czynników budujących
pozytywne wrażenia kandydata z procesu rekrutacji.
Jeśli ze względu na brak informacji zwrotnej po
wysłaniu CV doświadczenia kandydata będą negatywne,
to taki kandydat może całej firmie przynieść realne straty.
4www.eRecruiter.pl
Okazało się, że jeśli kandydat nie dostaje
rekrutacyjnej informacji zwrotnej, w tym zwyczajnego
potwierdzenia, że CV dotarło do danej firmy, zmienia
opinię o niej na negatywną. Podobna liczba osób nie
będzie pozytywnie wyrażać się o takiej firmie, a ponad
połowa dwa razy się zastanowi, zanim kupi jej
produkt/usługę.
Podsumowując: złe doświadczenia rekrutacyjne
wpływają na decyzje konsumenckie kandydatów.
5www.eRecruiter.pl
Amerykańska firma StartWire
przebadała ponad 2000 kandydatów
pod kątem ich decyzji konsumenckich
powiązanych z rekrutacją.
6
12%
25%
22%
23%
7%
11%Potwierdzenie otrzymania CV
Inne sytuacje
Informacja o odrzuceniu po analizie CV
Mailowe potwierdzenie spotkania
Informacja o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej
Informacja o pozytywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej
Rekruterzy kontaktują się z kandydatamiw następujących sytuacjach:
Źródło: Ankieta przeprowadzona podczas webinaru „Aktywna komunikacja
z kandydatami” 27.02.2013 r., N=130.
Wyniki ankiety przeprowadzonej na grupie
uczestników wirtualnego seminarium pokazują, w jakich
sytuacjach rekruterzy najczęściej kontaktują się
z kandydatami.
www.eRecruiter.pl
O doświadczeniach, jakie kandydaci wynoszą
z procesu rekrutacji oraz o tym, jak aktywna komunikacja
wpływa na kształtowanie pozytywnych odczuć
kandydatów wspominaliśmy w e-book’u: Candidate
Experience. Jak wpływać na postrzeganie pracodawcy
przez kandydatów?
Jeśli chcesz dowiedzieć się, co robić, a czego unikać
podczas procesu rekrutacji, by zachęcić kandydatów do
składania aplikacji - pobierz e-book pt.: Candidate
Experience.
7www.eRecruiter.pl
BRAK KOMUNIKACJI
Z KANDYDATEM –
GŁÓWNE GRZECHY
REKRUTERÓW
8www.eRecruiter.pl
Rozdział 2
9www.eRecruiter.pl
Jakich rekrutacyjnych grzechów dopuszczają
się rekruterzy?
#1 Brak komunikacji
Brak komunikacji może budzić w kandydacie poczucie,
że jego CV wpadło w „czarną otchłań” oraz podejrzenia
dotyczące celu zbierania danych osobowych przez firmę
publikującą ogłoszenie.
Bardzo prostym, a zarazem skutecznym rozwiązaniem
w tej sytuacji jest wysłanie kandydatowi automatycznej
wiadomości z potwierdzeniem, że otrzymaliśmy jego
dokumenty. Jeśli rekrutacja odbywa się z pomocą skrzynki
pocztowej, taką autoodpowiedź można ustawić na adresie
mailowym widniejącym w ogłoszeniu.
Problem udzielania odpowiedzi wszystkim kandydatom
z osobna nie występuje w sytuacji, kiedy rekruter pracuje
wykorzystując system do zarządzania rekrutacjami. Systemy
tego rodzaju są domyślnie wyposażone w automatyczną
korespondencję dla każdego etapu rekrutacji.
10www.eRecruiter.pl
Oczywistym wydaje się fakt przesłania informacji
zwrotnej do kandydata, który odbył rozmowę rekrutacyjną.
Wystarczy jednak odwiedzić dowolne forum dyskusyjne,
aby przekonać się, że nie jest to tak jednoznaczne.
Wspomniane fora często pękają w szwach od postów
rozgoryczonych kandydatów, którzy – pomimo zapewnień
rekrutera – nie otrzymali informacji zwrotnej nt. wyniku
rozmowy kwalifikacyjnej.
By nie narażać swojej firmy na nieprzychylne opinie,
których wymazanie z pamięci kandydata (a tym bardziej
z przestrzeni wirtualnej) graniczy z cudem – pamiętajmy:
każda obietnica skierowana w stronę kandydata musi
zostać spełniona.
#2 Niedotrzymywanie danego słowa
11www.eRecruiter.pl
W dobie e-maili i korespondencji seryjnej
zamieszczanie w ogłoszeniu formułki „odpowiemy tylko
wybranym kandydatom” jest uznawane za
nieprofesjonalne.
Zastrzeganie prawa do odpowiadania nielicznym
wybrańcom nie znajduje zrozumienia w oczach
aplikujących osób. Dla nich kontakt z kandydatem jest
podstawowym obowiązkiem rekrutera.
Takie zachowanie nie będzie usprawiedliwiane
zwłaszcza w sytuacji, gdy na rynku są dostępne
rozwiązania ułatwiające m.in. zbiorową korespondencję
z kandydatami.
#3 Stosowanie formułki „odpowiemy
tylko wybranym kandydatom”
CYKL KOMUNIKACJI
Z KANDYDATEM
12www.eRecruiter.pl
Rozdział 3
Podstawowa komunikacja z kandydatem w procesie
rekrutacyjnym wpisuje się w pewien naturalny
i konsekwentnie powtarzany cykl.
13www.eRecruiter.pl
Podziękowanie za przesłanie
CV
Preselekcja, czyli analiza CV
Spotkania rekrutacyjne
Zakończenie rekrutacji
Zaproszenie do nowego projektu
CYKL KOMUNIKACJI Z KANDYDATEM
14www.eRecruiter.pl
Warto komunikować się z kandydatami na wszystkich
etapach procesu rekrutacyjnego. W odpowiedzi na
spływające aplikacje wystarczy czasem autoresponder lub
korespondencja seryjna.
W czasach e-maili, smsów oraz
narzędzi do zautomatyzowanej komunikacji,
tłumaczenie się brakiem czasu nie jest już
poważną wymówką, a brak informacji
zwrotnej może nadszarpnąć wizerunek całej
firmy.
Dalsze etapy wymagają nieco bardziej
rozbudowanych wiadomości, ale i liczba analizowanych
aplikacji na każdym z nich się zmniejsza.
15www.eRecruiter.pl
Rozdział 4
CZY REKRUTACJA
Z WŁASNEJ BAZY
JEST SKUTECZNA?
Rekruterzy często zastanawiają się, czy
rekrutacja z własnej bazy rzeczywiście jest
skuteczna.
16www.eRecruiter.pl
Z przeprowadzonych przez nas badań ankietowych
wynika, że zdecydowanej większości badanych rekruterów
udało się zatrudnić kandydata z własnej bazy.
20%
17%
63% tak
nie, ale udało się zaprosić kandydata na spotkanie
nie
Źródło: Ankieta przeprowadzona podczas webinaru „Aktywna komunikacja
z kandydatami” 27.02.2013 r., N=130.
Czy udało Ci się zatrudnić kandydata z własnej bazy?
17www.eRecruiter.pl
Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie kandydata
o czasie/okresie, przez jaki będzie przechowywał jego CV.
Robi to za pomocą w tzw. klauzuli informacyjnej, którą
powinien zamieścić w treści ogłoszenia o pracę. Pracodawca
może uzależnić czas przechowywania CV od treści zgody,
jaką wyraził kandydat w swojej aplikacji, jednak w razie braku
takiej zgody kandydata, pracodawca może przechowywać CV
przez okres, który wskazał w klauzuli informacyjnej.
Należy zapamiętać, że pracodawca przetwarza dane
kandydata na podstawie przepisów prawa*, a nie na
podstawie zgody kandydata wyrażonej w dokumentach
aplikacyjnych. Nie udzielenie przez kandydata „zgody” na
przetwarzanie jego danych osobowych nie ma wpływu na
prawo pracodawcy do posiadania CV tego kandydata”.
* art. 221 Kodeksu Pracy; Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r., a często
również na podstawie dodatkowych przepisów szczegółowych, regulujących procesy rekrutacyjno-
kadrowe w danym sektorze gospodarki czy biznesu.
Jak długo CV kandydata może być przechowywanew naszej bazie i wykorzystywane?
Rekruterzy pytają:
18www.eRecruiter.pl
Jeśli pracodawca prowadzi rekrutacje ciągłe, tzn. są one
powtarzane cyklicznie lub rekrutacja trwa cały czas, to
w klauzuli informacyjnej powinien zawrzeć informację, że
celem przetwarzania danych osobowych są procesy
rekrutacyjne (wiele procesów, nie jeden)”.
Czy jeśli rekrutacje na dany typ stanowiska sąprowadzone nieustannie, to CV kandydata możnaprzechowywać np. 5 lat?
Rekruterzy pytają:
KIEDY JESZCZE
WARTO NAWIĄZAĆ
KONTAKT?
19www.eRecruiter.pl
Rozdział 5
20
Kontakt z kandydatami warto
podtrzymywać w momencie, gdy
rekrutacja się przedłuża bądź została
wstrzymana.
www.eRecruiter.pl
Potwierdzeniem konsekwencji, jakie płyną
z niewystarczającego kontaktu z kandydatem jest
sytuacja, gdy podczas rozmowy o ofercie okazuje się, że
kandydat w międzyczasie przyjął propozycję konkurencji.
Powodem podjęcia przez kandydata takiej decyzji
mógł być zbyt długi okres oczekiwania na informację
zwrotną po spotkaniu.
Ciekawą, a zarazem bardzo
popularną na zachodzie formą
kontaktu z kandydatami są
newslettery zwane jobletterami.
Są to wiadomości cyklicznie wysyłane do kandydatów
zarejestrowanych w naszej bazie. Treści w nich zawarte
powinny być powiązane z możliwościami kariery w firmie,
a więc zawierać linki do aktualnych ofert pracy.
Kandydatów można też kierować na fanpage firmy
w mediach społecznościowych bądź zamieszczać
w korespondencji mailowej linki do artykułów o firmie i jej
nowych pracownikach.
21www.eRecruiter.pl
22www.eRecruiter.pl
Od joblettera już tylko krok do niestandardowego
wykorzystywania własnej bazy CV.
Warunkiem takich działań jest odrębna klauzula ze
zgodą na otrzymywanie treści marketingowych, jaką
kandydat musi wyrazić przy składaniu aplikacji. Prośbę
o dopisanie takiej klauzuli można zamieścić już
w ogłoszeniu. Jeśli aplikowanie odbywa się poprzez
specjalny formularz aplikacyjny, to w nim można
zamieścić odrębne pole na wyrażenie takiej zgody.
Dzięki temu z łatwością odfiltrować
można kandydatów, którzy zaznaczyli „tak”,
a następnie wygenerować listę mailingową
do treści marketingowych.
Wśród innych przykładów warto wspomnieć o firmie,
która zaprasza kandydatów na organizowane przez siebie
eventy, szkolenia oraz targi.
23www.eRecruiter.pl
Na wszelki wypadek warto z nich zrezygnować w temacie
maila, w treści wiadomości jak najbardziej można je
stosować. Ze względu na różne domeny i urządzania,
z których korzystają kandydaci, działania takie jak unikanie
wielkich liter i wykrzykników oraz odpowiednie tytułowanie
wiadomości zmniejszają ryzyko, że mail wpadnie do spamu,
jednak nie są gwarancją sukcesu”.
Jak przedstawia się kwestia umieszczania polskichznaków w mailach do kandydatów? Czy mail jezawierający trafi do spamu?
W tytule takiego maila unikajmy sformułowania
„OFERTA”. Najprostsze rozwiązania w tym wypadku wydają
się najlepsze. Dlatego też polecamy tematy: „propozycja
zawodowa”, „propozycja współpracy”, „zaproszenie do
współpracy”.
Co powinno być zawarte w temacie maila z ofertąpracy, aby zachęcić kandydata do jej przeczytania?
Rekruterzy pytają:
KOMUNIKACJA
Z KANDYDATAMI
A REKRUTACJE
UKRYTE
24www.eRecruiter.pl
Rozdział 6
Zgodnie z literą prawa, na
pracodawcy jako administratorze
danych osobowych ciąży tzw.
obowiązek informacyjny wobec
kandydata.
Rekrutacje ukryte to ogłoszenia pracodawców, którzy
zastrzegli sobie anonimowość i których tożsamości nie
można ujawnić.
25www.eRecruiter.pl
W zakresie komunikacji z kandydatami dużo
wątpliwości budzą tzw. rekrutacje ukryte.
W myśl Ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych powyższych
informacji powinno się udzielać
kandydatowi niezwłocznie po wysłaniu
przez niego aplikacji, a więc bez
zbędnej zwłoki.
Dlatego kandydat powinien otrzymać
następujące informacje:
pełną nazwę firmy oraz adres siedziby administratora
danych
cel zbierania danych oraz informację o odbiorcach
danych
powiadomienie o prawie dostępu do treści swoich
danych oraz ich poprawiania
pouczenie o dobrowolności danych
26www.eRecruiter.pl
KOMUNIKACJA
AGENCJI
DORADZTWA
Z KANDYDATEM
27www.eRecruiter.pl
Rozdział 7
28
Z pewnością komunikacja pomiędzy kandydatami
a agencją doradztwa personalnego ma swoją specyfikę
i pierwszym wyzwaniem dla pracownika takiej agencji może
być przełamanie oporów kandydatów przed rozmowami
z osobą reprezentującą doradztwo, a nie konkretną firmę.
Wśród kandydatów nadal krąży przekonanie, że takie
rozmowy są mniej znaczące niż spotkanie bezpośrednie
z przedstawicielem danej firmy. Dlatego warto uświadamiać
kandydatom, że z naszą agencją współpracuje kilkadziesiąt
firm, co oznacza kilkadziesiąt potencjalnych szans na
zatrudnienie i długofalową współpracę.
Kolejnym wyzwaniem przy okazji direct search
(poszukiwania bezpośrednie) może być zmotywowanie
kandydata do odpowiedzenia na nasz mailing. Jeśli
wysłaliśmy wiadomość z zaproszeniem do rekrutacji i odzew
był znikomy, najprawdopodobniej jest to spowodowane tym,
że kandydaci uznali ją za spam wysyłany hurtowo do
wszystkich, którzy choć trochę pasują do profilu.
www.eRecruiter.pl
29www.eRecruiter.pl
By kandydat zechciał odpowiedzieć na takie
zaproszenie, musimy dać mu odczuć, że nasza oferta
naprawdę do niego pasuje. Starajmy się spersonalizować
naszą wiadomość na tyle, na ile to tylko możliwe.
Jeśli zapraszając kandydata na spotkanie nie możemy
zdradzić nazwy firmy, a kandydat nalega, to:
możemy opowiedzieć o branży, wielkości firmy
i innych jej charakterystycznych elementach,
które nie naruszą zawartej przez nas klauzuli
poufności danych,
możemy zapytać kandydata o firmy, w których nie
chciałby pracować i sprawdzić, czy aby nasz
klient nie znalazł się na liście pracodawców,
którymi kandydat nie jest zainteresowany.
30www.eRecruiter.pl
W takim przypadku odpowiedzią często stosowaną przez
agencje doradztwa personalnego jest informacja o tym, że
projekt został "zamrożony". Warto również zapewnić
kandydata, że jego CV pozostaje w naszej bazie i powrócimy
do niego przy podobnym profilu stanowiska”.
Co zrobić, jeśli klient agencji doradztwa niezdecydował się na żadnego z zaproponowanychkandydatów i pomimo przeprowadzonej rekrutacjinie udzielił informacji zwrotnej lub ostateczniewycofał się z projektu?
Jak przekazać kandydatowi informację o jegoodrzuceniu, jeśli dział HR naszego klienta nie potrafipodać przyczyny odrzucenia, bo np. została onapodjęta przez osobę z wyższego szczebla organizacji?
Uniwersalną odpowiedzią może okazać się w tej sytuacji:
„Doceniamy Pani/Pana umiejętności, niemniej jednak
zdecydowaliśmy się na osobę o profilu bardziej
dopasowanym do tego stanowiska”.
Rekruterzy pytają:
31www.eRecruiter.pl
Jak poradzić sobie w sytuacji, kiedy kandydat słyszało naszym kliencie niepochlebne opinie,a w rzeczywistości są to informacje nieaktualne lubnieprawdziwe?
Jeśli kandydat sugeruje się niepochlebnymi informacjami
o naszym kliencie, możemy użyć argumentacji sugerującej,
że obecnie sytuacja w tej firmie jest zupełnie inna,
a przedstawiciel klienta chętnie się spotka z kandydatem, aby
opowiedzieć o pracy i warunkach panujących w firmie”.
Rekruterzy pytają
KILKA PORAD, JAK
KOMUNIKOWAĆ SIĘ
W SYTUACJACH
TRUDNYCH
32www.eRecruiter.pl
Rozdział 8
W sytuacji, gdy powodem odrzucenia jest
przysłowiowy „brak chemii”, nie można użyć tego
argumentu w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu
kandydata.
Znaczenie lepszym rozwiązaniem jest odwołanie się
do kwestii czysto merytorycznych. Zarówno w życiorysie
kandydata, jak i jego doświadczeniu zawodowym należy
odszukać te elementy, które rzeczywiście nie odpowiadają
wymaganiom i na tych elementach opierać swoją
argumentację.
33www.eRecruiter.pl
Kandydat nie pasuje do
zespołu bądź do kultury
organizacyjnej firmy.
Wyobraźmy sobie sytuację, że prowadzimy rekrutację
na Regionalnego Kierownika Sprzedaży. Kandydat, który
przesłał swoją aplikację na to stanowisko nie spełnia
wymogów, jednak w tym samym czasie mamy otwarty
projekt rekrutacyjny na stanowisko Przedstawiciela
Handlowego.
Nie będzie zatem nietaktem, jeśli zaproponujemy
kandydatowi niższe stanowisko. Przekażmy mu, że jego
kandydatura została oceniona stosunkowo wysoko, ale do
objęcia stanowiska Regionalnego Kierownika Sprzedaży
wymagane jest większe doświadczenie w zarządzaniu
ludźmi. Tymczasem chcielibyśmy zaproponować mu
stanowisko Przedstawiciela Handlowego, do którego
kandydat idealnie pasuje. Po przekazaniu takiej informacji
pozostaje tylko oczekiwanie na decyzję kandydata.
34
Kandydat jest interesujący,
ale nie spełnia wymagań
stawianych na danym
stanowisku.
www.eRecruiter.pl
35www.eRecruiter.pl
W życiu każdego rekrutera przychodzi też taki
moment, gdy dzwoni do kandydata z pozytywną
informacją zwrotną, tymczasem okazuje się, że
w międzyczasie przyjął on ofertę konkurencji.
Najważniejsze jest, żeby nie spisywać takiego
kandydata „na straty”. Postarajmy się nawiązać
z nim rozmowę o naszej ofercie pytając, co zaważyło
na podjęciu decyzji na korzyść konkurencyjnej propozycji
i co mogłoby wpłynąć na ewentualną zmianę jego zdania.
Jeśli bardzo zależy nam na takim kandydacie, po kilku
dniach od rozmowy możemy wysłać mailowe
podziękowanie za udział w rekrutacji i – jeśli to możliwe –
informację, że nasza oferta będzie aktualna np. do końca
tygodnia.
W okresie oczekiwania na
decyzję o zatrudnieniu
kandydat przyjął ofertę
konkurencji.
36www.eRecruiter.pl
W tej sytuacji na pewno nie obrażajmy się na kandydata.
Swoje wysiłki skoncentrujmy raczej na dotarciu do przyczyny
tej decyzji i starajmy się ją zaakceptować. 2-3 miesiące
później można powrócić do tego kandydata z pytaniem, jak
mu się pracuje w nowym miejscu”.
Jak powinien zachować się rekruter, gdy podczasrozmowy kwalifikacyjnej kandydat zachowuje sięniegrzecznie lub jego reakcje są wyjątkowoniespotykane?
Jeśli kandydat powie lub zrobi podczas rozmowy coś
niepokojącego czy też niegrzecznego, rekruter ma prawo
zwrócić mu uwagę. Należy uprzejmie poinformować
kandydata, że takie zachowanie czy sposób wypowiedzi jest
uważany za niegrzeczny i nie będzie akceptowany. Zadaniem
rekrutera w takiej sytuacji jest także ocena, czy kandydat
o takim profilu osobowości będzie pasował do kultury oraz
zasad panujących w firmie”.
Rekruterzy pytają:
Co zrobić, jeśli kandydat zrezygnował z naszej ofertyjuż po wcześniejszym dokonaniu jej akceptacji?
www.facebook.com/
eRecruiter
Życzymy udanych rekrutacji!
Sprawdź, jak eRecruiter pomaga w budowaniu
pozytywnych wrażeń kandydatów.
Wejdź na www.eRecruiter.pl/dostep-testowy
i testuj system eRecruiter przez 21 dni.
Odwiedź nas na:
www.eRecruiter.pl www.linkedin.com/company/
erecruitment-solutions
www.facebook.com/
eRecruiter
www.PrzyjaznaRekrutacja.pl
Koalicja na Rzecz Przyjaznej
Rekrutacji!
Rekrutujesz przyjaźnie?
Dbasz o relacje z kandydatami?
Wejdź na www.PrzyjaznaRekrutacja.pl
i dołącz do inicjatywy.
Odwiedź nas na:
www.PrzyjaznaRekrutacja.pl