Download - คู่มือคณะกรรมการบริหารสโมสร
คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร (Club Administration Committee Manual) ฉบบป 2009 นจะใชสาหรบคณะกรรมการสโมสรป 2010-11, 2011-12 และ 2012-13 เนอหาสาระในฉบบนมฐานรากมาจากธรรมนญมาตรฐานสโมสรโรตาร, ขอบงคบเสนอแนะของสโมสรโรตาร, ธรรมนญของโรตารสากล, ขอบงคบของโรตารสากล, และประมวลนโยบายโรตาร การเปลยน แปลงใดๆ โดยสภานตบญญตของโรตารป 2010 หรอโดยคณะกรรมการบรหารโรตารสากล จะมผลทาใหตองมการเปลยนแปลงเนอหาสาระในคมอคณะกรรมการบรหารสโมสรฉบบนตามไปดวย
คมอคณะกรรมการบรหารสโมสรเลมน แปลจาก Club Administration Committee Manual ฉบบภาษาองกฤษ โดยไดรบมอบหมายจากโรตารสากล
ถงแมวาคณะกรรมการแปลเอกสารโรตารสากลของศนยโรตารในประเทศไทย ไดแปลและทบทวนอยางละเอยดแลว โรตารสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถทจะรบรองความสมบรณของคมอเลมนได หากมขอความใดทไมชดเจนขอใหอางองไปยงคมอคณะกรรมการ บรหารสโมสรฉบบภาษาองกฤษ
คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารสากลของศนยโรตารในประเทศไทย มกราคม 2553
สารบญ
บทนา 1 1 บทบาทและหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ 3 โปรแกรมของสโมสร 3 สารสโมสรและเวบไซต 5 การเขาประชม 6 กจกรรมมตรภาพ 7 2 ประธานคณะกรรมการบรหารสโมสร 9 คณะกรรมการของทาน 10 คณะอนกรรมการ 11 การกาหนดเปาหมาย 11 งบประมาณ 12 การสอสาร 13 3 ทรพยากร 15
ภาคผนวก สวนของการบรหารสโมสรในแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ 18 ตวอยางวาระการประชมประจาสปดาห 20 คาถามเพอการอภปรายในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร 21 เอกสารปฏบตงาน สรป 22 เปาหมาย 23 แผนปฏบตการ 24 กรณศกษาของคณะกรรมการบรหารสโมสร 25
คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร | 1
บทนา คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร (Club Administration Committee Manual) พฒนาขนเพอชวยใหคณะกรรมการบรหารสโมสรทวโลกไดกาหนดเปาหมายและเขาใจหนาทรบผดชอบทเกยวกบการเพมประสทธภาพของสโมสร เนองจากหนาทของคณะกรรมการแตกตางกนไปตามกฎหมายและการปฏบตทเปนแบบอยางของแตละพนท และวธปฏบตของสโมสรทกาหนดไว ทานควรจะปรบคาแนะนาในคมอนใหเขากบความตองการของสโมสร ตลอดเลมของคมอนจะมการเนนความแตกตางในธรรมเนยมปฏบตของสโมสรโรตารเอาไวในกรอบความรทวโลก (Around the World) ในขณะทคาแนะนาทวไปจะอยในกรอบเตอนความจาโรตาร (Rotary Reminder boxes) คมอเลมนมทงหมด 3 บท บทแรกจะอธบายถงหนาทรบผดชอบหลกของคณะกรรมการ บทท 2 อธบายถงหนาทรบผดชอบเฉพาะของทานในฐานะประธานคณะกรรมการ บทท 3 ประกอบดวยทรพยากรทอาจจะเปนประโยชนสาหรบทานและคณะกรรมการ หลงจากบทท 3 เปนภาคผนวกรวมทงสวนของการบรหารสโมสรในแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ ตวอยางโปรแกรมการประชมประจาสปดาห รายการคาถามเพอการอภปราย รวมทงเอกสารปฏบตงานทจะใชในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร ทานควรจะใชคมอเลมนเพอเตรยมตวรบบทบาทของทานในฐานะประธานคณะกรรมการ บรหารสโมสร นาคมอไปใชในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสรดวย และทบทวนเนอหาไปกอนลวงหนา ใหความสนใจเปนพเศษกบคาถามในภาคผนวก 3 ทจะชวยทานในเรองของการอภปราย (facilitated discussion) ในการประชม หลงจากททานไดรบการอบรมเสรจสมบรณแลว คมอเลมนจะทาหนาทเปนทรพยากรในขณะททางานกบเจาหนาทและสมาชกสโมสรของทาน ภายใตแผนผนาสโมสร โครงสรางการบรหารงานของสโมสรโรตารทแนะนาจะมคณะกรรมการประจา 5 ชดดงตอไปน
บรหารสโมสร สมาชกภาพ
ประชาสมพนธ โครงการบาเพญประโยชน มลนธโรตาร
เตอนความจาโรตาร
ประธานคณะกรรมการควรจะถายเอกสารบทท 1 แจกใหกรรมการทกคน เพอใหรหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ
2 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
คณะกรรมการแตละชดจะมหนงสอคมอทใหคาอธบายโดยสรปเกยวกบคณะกรรมการและหนาทรบผดชอบ รวมทงทรพยากรทมอย ทจะชวยสนบสนนทานและกรรมการของทาน แจกจายหรอสอสารขอมลขาวสารทเหมาะสมกบกรรมการของทานใหทราบ สามารถดาวนโหลดไดฟรจาก www.rotary.org และ www.rotarythailand.org คมอนเปนสวนหนงของชดคมอเจาหนาทสโมสร (Club Officers’ Kit — 225-EN) อยางไรกตาม ทานสามารถสงซอคมอแตละเลมไดตางหากจากรายการสงพมพของโรตารสากล (RI Catalog) ในขณะททานเตรยมตวเพอชวยผนาสโมสรของทาน โปรดจาไววาสโมสรโรตารของทานเปนสมาชกของโรตารสากล โดยการเปนสมาชกนทาใหเชอมโยงกบสโมสรมากกวา 33,000 สโมสรทวโลก และมสทธทจะไดรบบรการและใชทรพยากรขององคกร รวมทงสงพมพตางๆ ใน 9 ภาษา ขอมลขาวสารจาก www.rotary.org ทนสนบสนนจากมลนธโรตาร และการสนบสนนของพนกงานทสานกงานใหญโลกและสานกงานระหวางประเทศ 7 แหง คาแนะนา? หากทานมขอสงสยหรอคาแนะนาเกยวกบคมอเลมน หรอเกยวกบทรพยากรในการอบรมของ โรตารสากล โปรดสงมาท Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: [email protected] Phone: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446
บทบาทและหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ | 3
บทท ๑ บทบาทและหนาทรบผดชอบ ของคณะกรรมการ
บทบาทของคณะกรรมการบรหารสโมสร คอ ดาเนนกจกรรมทเกยวกบการปฏบตงานทมประสทธภาพของสโมสร การดาเนนการทมประสทธภาพเทานนทจะทาใหสโมสรโรตารสามารถบาเพญประโยชนแกชมชน รกษาสมาชกภาพ ตลอดจนพฒนาผนาสาหรบสโมสร ภาคและโรตารสากล หนาทรบผดชอบโดยสรปของคณะกรรมการบรหารสโมสรขางลางน มอธบายรายละเอยดอยในบทนดวย สรางเปาหมายของคณะกรรมการเพอใหบรรลเปาหมายประจาปของสโมสร จดโปรแกรมการประชมประจาสปดาหและโปรแกรมพเศษ ผลตสารสโมสรและดแลเวบไซตของสโมสร ชวยเลขานการสโมสรในการตดตามการเขาประชมสโมสร สงเสรมมตรภาพในหมสมาชกสโมสร ดาเนนกจกรรมทเกยวกบการปฏบตงานทมประสทธภาพของสโมสร
เมอทานอานหนาทรบผดชอบเหลานมากขนแลว พจารณาถงเปาหมายของคณะกรรมการ แผนปฏบตการ และทรพยากรททานตองการในระหวางปของทาน โปรแกรมของสโมสร คณะกรรมการบรหารสโมสรมหนาทรบผดชอบพฒนาโปรแกรมการประชมประจาสปดาหของสโมสร ทใหขอมลขาวสารและแรงจงใจทจาเปนในการเพมพนการมสวนรวมในกจกรรมทเปน
เตอนความจาโรตาร
อาจจะแตงตงคณะอน- กรรมการเพอจดการหนาทรบผดชอบทหลากหลายของคณะกรรมการ โดย เฉพาะอยางยงหากสโมสรของทานเปนสโมสรใหญ
เตอนความจาโรตาร
งานของคณะกรรมการ บรหารสโมสรจะตอบสนองแนวทางการบรการสโมสรและบรการดานอาชพ
4 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
การบรการสโมสร ชมชนและโลก การวางแผนงานการประชมประจาสปดาหทมประสทธภาพ ทานควรจะดาเนนการดงตอไปน พฒนาวาระสาหรบการประชมปกตในแตละสปดาห (ดภาคผนวก 2 ตวอยางวาระการประชมประจาสปดาห)
กาหนดโปรแกรมการประชมลวงหนา จดโปรแกรมใหมความสมพนธกบโครงการ กจกรรมและความหวงใยตางๆ หมนเวยนความรบผดชอบในการจดโปรแกรมในหมกรรมการหลายๆ ทาน จดโปรแกรมในโอกาสทเปนวน สปดาหและเดอนแหงวาระพเศษ เตรยมวางแผนรองรบในกรณทโปรแกรมทกาหนดไวตองถกยกเลกไป
จดโปรแกรมการประชมทนาสนใจและมเนอหาเกยวกบโรตารซงจะชวยสงเสรมใหโรแทเรยนมความรเกยวกบโรตาร สงเสรมคณคาของการเปนสมาชกอยางตอเนองและทาใหสมาชกตระหนกถงชมชนทองถนของตนและชมชนโลก ปฏทนโรตาร ปฏทนโรตารจะเปนทรพยากรทใชในการวางแผนการประชมประจาสปดาห ตอนตนปบรหารอาจจดโปรแกรมแนะนาเกยวกบคตพจนใหมของโรตารสากล และในชวงเวลาของการประชมตางๆ เชน การประชมใหญประจาปของภาค และการประชมใหญโรตารสากล อาจจดโปรแกรมเพอพจารณาเรองเหลาน ทานยงอาจวางแผนจดโปรแกรมจากเดอนพเศษทสาคญตางๆ ตลอดปของโรตาร ดงน กรกฎาคม โรตารมไดกาหนด
สงหาคม เดอนแหงการเพมสมาชกและการขยายสโมสร
กนยายน เดอนแหงชนรนใหม
ตลาคม เดอนแหงบรการดานอาชพ
พฤศจกายน เดอนแหงมลนธโรตาร สปดาหอนเทอรแรคทโลก (สปดาหของวนท 5 พฤศจกายน)
ธนวาคม เดอนแหงครอบครวโรตาร
มกราคม เดอนแหงการตระหนกในโรตาร
กมภาพนธ เดอนแหงความเขาใจระหวางกนในโลก 23 กมภาพนธ วนแหงความเขาใจและสนตสขระหวางกนในโลก / วนครบรอบโรตาร
มนาคม เดอนแหงการรหนงสอ สปดาหโรแทแรคทโลก (สปดาหของวนท 13 มนาคม)
เมษายน เดอนแหงนตยสารโรตาร
พฤษภาคม โรตารมไดกาหนด
มถนายน เดอนแหงมตรภาพโรตาร
เตอนความจาโรตาร
เมอวางแผนโปรแกรมประจาสปดาห ควรมแผนสารอง เชน ใหสมาชกเปนวทยากรในกรณทแผนแรกลมเหลว
ความรทวโลก
โปรแกรมของสโมสรแตกตางกนไปตามแตละภมภาค ขนอยกบความเหมาะสมทางดานวฒนธรรม
บทบาทและหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ | 5
การประชมกจกรรมสโมสร (Club Assemblies) นอกเหนอไปจากโปรแกรมประจาสปดาห คณะกรรมการบรหารสโมสรมหนาทรบผดชอบในการวางแผนการประชมกจกรรมสโมสร ภายใตการอานวยการของนายกและเลขานการ การประชมกจกรรมสโมสรเปนโอกาสสาหรบสมาชกทกคนในการหารอเกยวกบโปรแกรมและกจกรรมของสโมสรรวมทงใหความรแกสมาชก โดยเฉพาะอยางยงสมาชกใหมควรไดรบการสงเสรมใหเขาประชมเพอเรยนรเกยวกบสโมสรใหมากขน ทางานรวมกบนายกสโมสรเพอจดการประชมกจกรรมสโมสร การประชมกจกรรมสโมสรใหโอกาสสมาชกไดทาสงตอไปน ทบทวนจดออนและจดแขงของสโมสร กาหนดเปาหมายและพฒนาแผนปฏบตการ เขาใจวาแผนปฏบตการดาเนนไปไดอยางไร ประสานงานกจกรรมของคณะกรรมการ มสวนรวมในการหารอทไมเปนทางการทจะกระตนใหเกดความคดสรางสรรคสาหรบโครงการตางๆ
เรยนรมากขนเกยวกบโรตารและโปรแกรมของโรตาร หวขอในการอภปรายมอาทเชน เปาหมายประจาปและเปาหมายในระยะยาว โครงการบาเพญประโยชนและกจกรรมสโมสร กลยทธในการเพมและการรกษาสมาชก การประชมใหญประจาปของภาคหรอการประชมอนๆ ของภาคและโรตารสากล โปรแกรมโรตาร หวขอใดๆ ทเปดกวางเพอการอภปราย
การประชมกจกรรมสโมสร 4-6 ครงในระหวางปถอเปนจานวนทมประสทธภาพ มสโมสรจานวนมากทประชมกจกรรมสโมสรทกเดอน สารสโมสรและเวบไซต หนาททสาคญอกประการหนงของคณะกรรมการบรหารสโมสร คอ สอสารกบสมาชกผานสารสโมสรและเวบไซต ซงเปนรากฐานของการทาใหสมาชกไดรบทราบขาวสารของโรตารทอาจจะไมไดแจงในการประชมประจาสปดาหของสโมสร ควรใชสารสโมสรและเวบไซตเพอ ประกาศการประชมประจาสปดาหของสโมสร แจงกาหนดการกจกรรมทกาลงจะเกดขนของสโมสร หารอเรองเปาหมาย แผนงาน และโครงการของสโมสร รายงานการประชมทสาคญๆ ของสโมสรและภาค สงเสรมมตรภาพทเขมแขงโดยใหความสาคญกบงานพเศษๆ ในชวตของสมาชก แจงถงปญหาสาคญๆ ทสโมสรและโรตารสากลกาลงเผชญอย สงเสรมโครงการบาเพญประโยชนของสโมสร และการมสวนรวมของสมาชก
เตอนความจาโรตาร
ดรายละเอยดการใชเครองหมายโรตารในสารสโมสรหรอเวบไซตสโมสรไดใน RI Visual Identify Guide (547-EN) บนเวบไซต www.rotary.org
6 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
บรรณาธการสารสโมสรและเวบไซตควรจะสอสารกบคณะกรรมการตางๆ และผนาของสโมสรเพอใหแนใจวาปญหาและกจกรรมตางๆ ไดรบการกลาวถงและตพมพอยางพอเพยง แหลงของขอมลขาวสารของสารสโมสรมอาทเชน คณะกรรมการบรหารสโมสร และประธานคณะกรรมการฝายตางๆ สารผวาการภาครายเดอน ผชวยผวาการภาคและคณะกรรมการภาค การประชมระดบสโมสร ภาค โรตารสากล และมลนธโรตาร นตยสารเดอะโรแทเรยน (The Rotarian) หรอนตยสารโรตารประเทศไทย หนงสอพมพโรตารเวรลด (Rotary World) และสงพมพอนๆ ของโรตารสากล เวบไซตของโรตารสากล www.rotary.org และเวบไซตของศนยโรตารในประเทศไทย
www.rotarythailand.org พจารณาสงสารสโมสรถงสมาชกโดยการใชอเมลหรอผลตสารออนไลนเพอสงขนบนเวบไซตของสโมสร เมอผลตสารสโมสรและเวบไซต โปรดใชคาแนะนาดงตอไปน ใสชอสโมสร เมอง จงหวด และประเทศ รวมทงภาคของสโมสรทดานบนของสารสโมสร สารสโมสรควรออกทกสปดาห ใสรปภาพของสมาชกและงานกจกรรมตางๆ ใชชอสโมสรของทานรวมกบชอ ตราสญญลกษณ หรอโลโกโรตาร
การเขาประชม คณะกรรมการบรหารสโมสรรบผดชอบชวยเลขานการในการตดตามและสงเสรมการเขาประชม คณะกรรมการสามารถชวยใหสมาชกสโมสรทกคนรเรองคาแนะนาเกยวกบการเขาประชมสโมสรโรตาร สมาชกทกคนควรเขาประชมปกตของสโมสร สมาชกจะไดรบการพจารณาวาอยในทประชม หากเขาประชมอยางนอย 60% ของการประชม
สงเสรมการเขาประชม ทานควรสงเสรมการเขาประชมปกตโดยวธดงตอไปน มนใจไดวาการประชมประจาสปดาหถกใจสมาชก สนบสนนใหสมาชกประชมทดแทนเมอขาดประชม จดทาแบบสอบถามเพอหาเหตผลวาเหตใดสมาชกจงไมเขาประชมประจาสปดาห ยกยองสมาชกทมประวตการเขาประชมทเปนตวอยาง มอบหมายงานในคณะกรรมการชดหนงและใหสมาชกรบผดชอบงานเฉพาะเรอง
การสนสดความเปนสมาชก สมาชกภาพของโรแทเรยนสนสดลงดวยสาเหตใดสาเหตหนงดงตอไปน หากคณะกรรมการบรหารไมไดยกเวนให ไมชาระคาบารงภายใน 30 วน เวลาการเขาประชมไมถงรอยละ 50 ของการประชมประจาสปดาห (รวมทงการประชมทดแทน) ในแตละครงปโรตาร
เตอนความจาโรตาร
URLs สาหรบเวบไซตของสโมสรจะตองเปนไปตามคาแนะนาในการตงชอ ตวอยางชอทถกตองเหมาะสมจะเปนดงน คอ www.rotarydistrictxxx.org และ www.anycity-rotary club.org. ดรายละเอยดเพมเตมการใชตราสญลกษณโรตารอยางถกตองไดใน RI Visual Identify Guide.
เตอนความจาโรตาร
สมาชกทขาดประชม 3 ครงตดตอกน ควรไดรบการตดตอและเตอนใหทราบวาการขาดประชมครงท 4 อาจมผลใหขาดสมาชกภาพ หารอกบเลขานการสโมสรซงมหนาทรบผดชอบในการตดตอสมาชกทขาดประชม 3 ครง
บทบาทและหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ | 7
เวลาการเขาประชมประจาสปดาหในสโมสรของสมาชกเอง ไมถงรอยละ 30 ในแตละครงปโรตาร
ขาดการประชมหรอมไดประชมทดแทน 4 ครงตอเนองกน ในการประชมประจาสปดาห โดยไมไดรบความยนยอมจากคณะกรรมการบรหารสโมสร
รายงานคะแนนการเขาประชม ทางานรวมกบเลขานการสโมสรในการสงรายงานคะแนนการประชมประจาเดอนไปยงผวาการภาคภายใน 15 วนหลงจากการประชมครงสดทายของเดอนนนๆ สโมสรทไมสงกดภาคตองสงคะแนนการประชมไปยงโรตารสากล สมาชกทขาดประชมโดยไดรบยกเวนจากคณะกรรมการบรหารของสโมสร เนองจากมอายตวเองรวมกบระยะเวลาทเปนสมาชกสโมสรโรตารรวมกนได 85 ปหรอมากกวาหรอเปนเจาหนาทของโรตารสากล ไมนามาคานวณคะแนนการประชมของสโมสร กจกรรมมตรภาพ มตรภาพ หมายถง ความสนทสนมฉนทมตรทสโมสรโรตารสงเสรม เปนสงททาใหสมาชกมความกระตอรอรนในกจกรรมและโครงการของสโมสร ในการบรหารสโมสรควรมมตรภาพเปนสวนหนงของการประชมสโมสรทกครง ทานสามารถสงเสรมมตรภาพไดโดยวธการดงตอไปน พยายามใหสมาชกตดปายชอทกครงทเขาประชมเพอใหแนะนาไดงายขน หมนเวยนการจดทนงเพอใหสมาชกรจกคนเคยกนทกคน แตงตงสมาชกใหทาหนาทแนะนาสมาชกใหม แขกทมาเยอน และผบรรยาย โดยไมซากนในแตละสปดาห
สรางความสมพนธกบสโมสรโรตารอนๆ ในภาค ภมภาค และทวโลก ใหคครองและครอบครวมสวนรวมในกจกรรมมตรภาพและกจกรรมบาเพญประโยชนของสโมสร
ครอบครวโรตาร ครอบครวโรตารมอาทเชน โรทาแรคท อนเทอรแรคท อนเนอรวล ศษยเกาโปรแกรมมลนธโรตาร นกเรยนแลกเปลยน และสมาชกในครอบครวของโรแทเรยน ควรดาเนนการตอไปนในการดแลโรแทเรยนและสมาชกในครอบครวขยายของโรตาร จดจาวนเกดและวนครบรอบตางๆ ชวยเหลอในยามปวยไข ยามตองอยคนเดยวหรอเมอมปญหาตางๆ แบงปนความเศราโศกหลงการสญเสยของครอบครว เฉลมฉลองวนเกด วนแตงงานและวนสาเรจการศกษา
ความรทวโลก
การกระชบมตรแตกตางกนไปในแตละขนบประเพณ สโมสรในสหรฐบางสโมสรใชเวลาชวครในการราลกถงเหตการณทนายนดในชวตของสมาชก เชน การซอรถใหม หรอวนเกดของครอบครว
เตอนความจาโรตาร
ดรายละเอยดการประชมทดแทนไดในคมอปฏบตการ (Manual of Procedure)
8 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
ประธานคณะกรรมการบรหารสโมสร | 9
บทท ๒ ประธานคณะกรรมการบรหาร สโมสร
เพอเปนการเตรยมตวทาหนาทประธานคณะกรรมการ โปรดเรยนรถงสงทคณะกรรมการบรหารและสมาชกสโมสร ภาคและโรตารสากลคาดหวงจากทานและคณะกรรมการของทาน ทานควรจะชวยงานประธานกรรมการบรหารสโมสรทกาลงจะหมดวาระกอนทจะรบตาแหนง เพอใหเขาใจถงบทบาทของทานไดดขน โดยการถามคาถาม เชน บทบาทของทานในฐานะประธานกรรมการคออะไรบาง ทานจะชวยกรรมการทางานอยางไรบาง เปาหมายระยะยาวและเปาหมายประจาปของคณะกรรมการของทานคออะไร คณะกรรมการของทานจะวางแผนงานสาหรบโปรแกรมประจาสปดาหแบบใด คณะกรรมการบรหารสโมสรจะสงเสรมการประชมปกตไดอยางไรบาง
ในฐานะประธานคณะกรรมการ ทานมหนาทรบผดชอบใหคณะกรรมการของทานทางานไดด มหลายสงหลายอยางททานควรทากอนทจะรบตาแหนงเพอเปนการเตรยมตวในบทบาทของทาน นอกเหนอไปจากการเขารวมวาระการอบรมทการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสรแลว ทานควรจะ ทบทวนคมอนทงเลม ทบทวนขอบงคบสโมสรเพอใหคนเคยกบกฎระเบยบและวธปฏบตของสโมสรของทาน เลอกกรรมการของทานรวมกบนายกรบเลอก เตรยมกรรมการของทานสาหรบปทจะมาถง ตงคณะอนกรรมการตามทจาเปน
เตอนความจาโรตาร
ตอบคาถามเพอการอภปรายในภาคผนวก 3 อภปรายกบเพอนจากสโมสรอนในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร (District assembly)
10 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
สรางเปาหมายของคณะกรรมการ เพอใหบรรลเปาหมายประจาปและระยะยาวของสโมสร สรางแผนงานการสอสาร ทบทวนและกาหนดเปาหมายระยะยาวและประจาปของสโมสรรวมกบนายกรบเลอก
การเตรยมตวทดนาไปสปททางานไดผลด เมอทานเขารบหนาททานจะมความรบผดชอบในฐานะประธานคณะกรรมการดงตอไปน บรหารงบประมาณของคณะกรรมการของทาน ทางานรวมกบคณะกรรมการอนๆ ในสโมสรและกบคณะกรรมการภาคทเหมาะสม เกยวกบกจกรรมหรอความคดรเรมระหวางสโมสร
วางแผนงานและดาเนนการประชมคณะกรรมการและกจกรรมตางๆ สอดสองดแลสถานภาพการไปสเปาหมายของคณะกรรมการ และรายงานกจกรรมของคณะกรรมการและความกาวหนาใหนายกสโมสร คณะกรรมการบรหาร และสมาชกสโมสรทงหมดรบทราบ
ปรกษากบประธานคณะกรรมการบรหารสโมสรทกาลงจะหมดหนาท เกยวกบหนาททอาจจะเปนเรองเฉพาะในสโมสรของทาน การทารายการหนาทปกตของทานขนมาเองจะชวยใหทานและกรรมการจดเตรยมการและทางานไดตามกาหนดเวลาเสมอ หนาทรบผดชอบหลกดานบนมอธบายในรายละเอยดขางลางน คณะกรรมการของทาน ทางานรวมกบนายกรบเลอกเพอคดเลอกกรรมการในตาแหนงทวางและดาเนนการประชมวางแผนงานกอนเรมป หากเปนไปได กรรมการควรไดรบการแตงตงใหเปนกรรมการในคณะกรรมการชดเดมตดตอกนสามปเพอความตอเนอง กรรมการควรมความรเกยวกบนโยบายของโรตารในเรองการบรหารสโมสรอยางเตมท เมอมการคดเลอกกรรมการใหมควรพจารณาคณสมบตทสาคญๆ ดงตอไปน คอ เปนคนละเอยด มความรเกยวกบนโยบายของโรตาร มความชานาญในการจดองคกร มความชานาญในการเขยนและการสอสาร มประสบการณในการออกแบบหรอการพมพ มความชานาญในเรองคอมพวเตอรและอนเตอรเนต
เมอจดตงคณะกรรมการแลว ทานตองรบผดชอบเตรยมกรรมการในปทจะมาถง ทานสามารถเตรยมกรรมการโดยดาเนนการดงตอไปน แจงใหกรรมการใหมๆ ทราบถงกจกรรมทกาลงดาเนนอยของคณะกรรมการและแผนงานทเกยวเนองกบแผนกลยทธของสโมสร
จบคกรรมการใหมกบกรรมการทมประสบการณ สงเสรมการสอสารของผททางานเหมอนกนในสโมสรอน โดยการใชทาเนยบภาค แบงปนทรพยากรกบคณะกรรมการของทาน ใหรายการประชมและกจกรรมตางๆ ของภาคแกกรรมการ
เตอนความจาโรตาร
เลขานการและเหรญญกสโมสรควรเปนสมาชกของคณะกรรมการบรหารสโมสร นายกสโมสรเปนกรรมการโดยตาแหนงในคณะ กรรมการทกชด
ประธานคณะกรรมการบรหารสโมสร | 11
คณะอนกรรมการ คณะกรรมการบรหารสโมสรสามารถแบงออกเปนคณะอนกรรมการตามรายการขางลางน หรอตามทสโมสรพจารณาเหนสมควร ทงน ขนอยกบขนาดและเปาหมายของสโมสร โปรมแกรมประจาสปดาห สารสโมสรและเวบไซต การเขาประชม มตรภาพ
พจารณาวาจะใชความรความชานาญและความสนใจของกรรมการใหดทสดอยางไร แลวจงมอบหมายงานใหตามนน เชอมนในความรบผดชอบของกรรมการ และยกยองในการทางานอยางแขงขน การกาหนดเปาหมาย ในฐานะประธานคณะกรรมการ ทานมหนาทรบผดชอบทจะทาใหมนใจไดวาคณะกรรมการ ของทานไดกาหนดเปาหมายและทางานบรรลเปาหมายนน เปาหมายของคณะกรรมการควรเปนไปตามเปาหมายระยะยาวและประจาปของสโมสร พจารณาแผนกลยทธของสโมสรและสงทคณะกรรมการสามารถจะทาไดเพอชวยใหเปนไปตามวสยทศน แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) เปนเครองมอในการกาหนดเปาหมายทชวยนายกรบเลอกให ทางานรวมกบคณะกรรมการสโมสรเพอประเมนสภาพการณในปจจบนของสโมสรและกาหนดเปาหมายประจาปทจะชวยสนบสนนเปาหมายในระยะยาว แนวทางการวางแผนฯ มรายละเอยดสาหรบคณะกรรมการทแนะนาแตละชดททานควรจะนาไปในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร ซงทานจะมโอกาสในการทางานรวมกบนายกสโมสรรบเลอกและผนาสโมสรรบเลอกอนๆ แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) สามารถใชไดตลอดทงปเพอชวยวดความกาวหนาไปสเปาหมายทกาหนดเอาไว โดยควรไดรบการตรวจสอบเปนระยะๆ และทาใหเปนปจจบนตามตองการ เปาหมายทมประสทธภาพ เพอใหมนใจวาเปาหมายทกาหนดเอาไวมประสทธภาพจะตองมนใจวาเปาหมายนนแสดงใหเหนถงความสามารถของคณะกรรมการและความสนใจของสโมสรอยางแทจรง เปาหมายควรจะมลกษณะดงตอไปน มสวนรวม ผทมสวนรวมในการกาหนดเปาหมายและพฒนากลยทธเพอใหบรรลเปาหมายตองมพนธะสญญาในการดาเนนงาน หารอกบผนาสโมสร สมาชกสโมสร และผนาภาคในการกาหนดเปาหมาย
วดและประเมนผลได เปาหมายตองวดไดอยางเปนรปธรรมเพอใหตดตามได ทาทาย เปาหมายตองมความทาทายพอสมควร เหนอกวาเปาหมายทสโมสรเคยประสบความสาเรจมาแลว
สามารถประสบความสาเรจได โรแทเรยนควรสามารถบรรลเปาหมายไดโดยการใชทรพยากรทมอย เปรยบเทยบเปาหมายกบเปาหมายกอนหนานทประสบความสาเรจไดโดยคณะกรรมการและสโมสร
ความรทวโลก
สโมสรมความแตกตางกนในเรองของขนาดและเปาหมาย จงมโครงสรางของคณะ กรรมการตางกน
เตอนความจาโรตาร
มเครองมอในการวางแผนงานมากมายสาหรบสโมสร รวมทงแผนผนาสโมสร, คาแนะนาการวางแผนกลยทธ และแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ
12 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
มกาหนดเวลาชดเจน เปาหมายควรมการกาหนดวนสนสดหรอกรอบเวลาการทางาน แผนปฏบตการ ทางานรวมกบผนาสโมสรและกรรมการเพอสรางแผนปฏบตการทมขนตอนทจาเปนตอการบรรลเปาหมายแตละเปาหมาย ขนตอนตอไปนจะชวยทานในการสรางแผนปฏบตการ กาหนดกรอบเวลาของแตละขนตอน กาหนดวาใครควรรบผดชอบดาเนนการในแตละขนตอน กาหนดหลกเกณฑในการวดความกาวหนาและความสาเรจในแตละขนตอน พจารณาทรพยากรและเครองมอทมอยจากสโมสร ภาค และโรตารสากลทจะชวยสนบสนนเปาหมาย
เตรยมพรอมในทรพยากรบคคล ทรพยากรขอมลขาวสารและทรพยากรการเงนกอนลงมอปฏบตการ
ประเมนผลสาเรจของเปาหมายกอนหนานและแผนงานในปจจบน ปรบเปลยนไดตามความจาเปน
ประเมนความกาวหนาไปสการบรรลเปาหมายอยางสมาเสมอและปรบเปลยนตามทจาเปน การจงใจ โปรดจาไววาโรแทเรยนเปนอาสาสมคร การมสวนรวมขนอยกบการจงใจแตละคนเปนสวนใหญ หนาทรบผดชอบสวนหนงของทานในฐานะประธานคณะกรรมการ คอ ทาใหกรรมการของทานมแรงจงใจอยางตอเนอง สงทจงใจโดยทวไปไดแก มนใจวาเปาหมายจะเปนประโยชนตอชมชนรวมทงสโมสร ภาคและโรตารโดยรวม โอกาสในมตรภาพ โอกาสในเครอขาย ความเชอทวาเปาหมายจะตองบรรลผล รวมทงโครงการและกจกรรมจะประสบความสาเรจ งานทมอบหมายใหมความทาทายหรอใชความชานาญของเขา การยกยองในความพยายามและเวลาทใชไปในการทางานเพอใหบรรลเปาหมายของคณะกรรมการ
ใชองคประกอบของแรงจงใจเหลานเพอชวยรกษาคามนของสมาชกตอโรตารและสงเสรมใหมสวนรวมในกจกรรมของสโมสรอยางตอเนอง งบประมาณ กอนวนท 1 กรกฎาคม ทางานรวมกบคณะกรรมการของทานและเหรญญกรบเลอกเพอกาหนดวาคณะกรรมการของทานตองการเงนทนอะไรบางเพอการบรรลเปาหมาย รวมทงกจกรรมการหาทนทวางแผนเอาไว มนใจวาความตองการทางการเงนของคณะกรรมการถกรวมเอาไวในงบประมาณของสโมสร ใหการดแลเงนทนของคณะกรรมการ การจดการการเงนและรายงาน และระมดระวงสภาพการเงนงบประมาณของคณะกรรมการของทานตลอดเวลา การประชมกบเหรญญกของสโมสรอยางสมาเสมอจะชวยใหสามารถดาเนนมาตรการทถกตองไดแตเนนๆ หากมปญหาเกดขน
ประธานคณะกรรมการบรหารสโมสร | 13
การสอสาร กอนเรมตนป พฒนาแผนการสอสารกบผนาสโมสรซงจะใหคาอธบายวาทานจะสอสารกบใคร เมอใด และอยางไร รวมทงการสอสารกบฝายตางๆ ดงน กรรมการในคณะกรรมการ กรรมการควรมการประชมกนอยางสมาเสมอเพอทบทวนและบงชทรพยากรทมอย หารอถงโครงการทดาเนนอยและความคดรเรมใหมๆ รวมทงพฒนากลยทธเพอใหบรรลเปาหมายของคณะกรรมการและเปาหมายของสโมสร
สโมสรของทาน รายงานกจกรรมของคณะกรรมการของทานรวมทงแผนปฏบตการและความกาวหนาไปสเปาหมาย ใหนายกสโมสร, คณะกรรมการบรหารและสมาชกทกคนไดรบทราบ
คณะกรรมการอนๆ บอยครงทการทางานของคณะกรรมการชดหนงจะมผลตอการทางานของกรรมการอกชดหนง การสอสารทมประสทธภาพจะชวยใหคณะกรรมการทางานรวมกนในการประสานงานโครงการและความคดรเรมใหมๆ คณะกรรมการบรหารสโมสรควรทางานรวมกบคณะกรรมการตางๆ ดงตอไปน เพอใหบรรลเปาหมายการบรหารสโมสร – คณะกรรมการสมาชกภาพ (เพอตอนรบสมาชกใหม ใหสมาชกใหมไดรบทราบถง
นโยบายและวธการปฏบตงานของสโมสร และชวยใหพวกเขามสวนรวมในสโมสร) – คณะกรรมการมลนธโรตารและคณะกรรมการโครงการบาเพญประโยชน (เพอใช
โปรแกรมการประชมประจาสปดาหและสารสโมสรในการสอกจกรรมบาเพญประโยชนทกาลงจะมขน)
– คณะกรรมการประชาสมพนธ (เพอใหแนใจวาสมาชกสโมสรรวาสโมสรไดรบความสนใจอะไรบางในชมชนและสมาชกจะชวยไดอยางไรบาง)
ภาคของทาน หากคณะกรรมการของทานตองการคาแนะนาหรอขอมลขาวสาร ใหตดตอกบกรรมการภาคททางานเหมอนกนหรอผชวยผวาการภาค
14 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
ทรพยากร | 15
บทท ๓ ทรพยากร
มทรพยากรมากมายทจะชวยใหคณะกรรมการของทานทาหนาทใหประสบความสาเรจ โปรดใชประโยชนจากทรพยากรดงตอไปน ทงจากโรตารสากลและจากมตรโรแทเรยน ทรพยากรขอมลขาวสาร คมอเลขานการสโมสร (Club Secretary’s Manual – 229-EN) — เปนสวนประกอบของชดคมอเจาหนาทสโมสร (Club Officers’ Kit – 225-EN) ซงกลาวถงหนาทรบผดชอบของเลขานการสโมสร
คมอเหรญญกสโมสร (Club Treasurer’s Manual – 229-EN) — เปนสวนประกอบของชดคมอเจาหนาทสโมสร (Club Officers’ Kit – 225-EN) ซงกลาวถงหนาทรบผดชอบของเหรญญกสโมสร
สารผวาการภาครายเดอน — เปนจดหมายขาวของผวาการภาค (หรอจดพมพบนเวบไซตของภาค) มความมงหมายเพอใหขอมลขาวสาร จงใจผนาสโมสร และ ยกยองความเปนเลศในระดบสโมสร
คมอการปฏบตงาน (Manual of Procedure – 035-EN) — เปนนโยบายและวธการปฏบตทกาหนดโดยมตของสภานตบญญต คณะกรรมการบรหารโรตารสากล และกรรมการมลนธโรตารของโรตารสากล พมพทกๆ สามปหลงจากการประชมสภานตบญญต มเอกสารธรรมนญของโรตารสากลอยดวย
ทาเนยบทางการ (Official Directory – 007-EN) — ขอมลการตดตอกบเจาหนาทของโรตารสากลและมลนธ คณะกรรมการตางๆ และพนกงานของสานกงานเลขาธการ รายชอของภาคและผวาการภาคทวโลก เรยงตามลาดบตวอกษรของสโมสรในภาครวมทงขอมลการตดตอ
เตอนความจาโรตาร
ดาวนโหลดสงพมพของ โรตารสากลไดท www.rotary.org/download library หรอสงซอจาก shop.rotary.org, [email protected] หรอสานกงานระหวางประเทศของทาน
16 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
ทาเนยบภาค — รายชอผนาภาคและรายการกจกรรมของภาค (หากภาคของทานจดทาทาเนยบภาค)
แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) — เครองมอในการประเมนสโมสรและการกาหนดเปาหมาย ใชเพอการวางแผนงานสเปาหมายของคณะกรรมการบรหารสโมสร (ดภาคผนวก 1)
ขอบงคบเสนอแนะของสโมสรโรตาร และธรรมนญมาตรฐานสโมสรโรตาร — สามารถหาฉบบทเปนปจจบนไดในคมอปฏบตการและ www.rotary.org
หนงสอพมพโรตารเวรลด (Rotary World) — หนงสอพมพรายสามเดอนสาหรบผนาสโมสรและภาค
เดอะโรแทเรยน (The Rotarian) (หรอนตยสารโรตารประเทศไทย – นตยสารภมภาคของ โรตาร) — นตยสารทางการรายเดอนของโรตารซงรายงานโครงการของภาคและสโมสร มตของคณะกรรมการบรหารโรตารสากล และการประชมของโรตารสากล นอกจากนยงมนตยสารภมภาคของโรตารอก 31 ฉบบใน 25 ภาษาซงใหบรการโรแทเรยนทวโลก
ค ม อ เอก ลกษณ ตรา และ สง พมพ (RI Visual Identity Style Manual – 547-EN) — คาแนะนาสาหรบงานออกแบบและการเผยแพรในทกระดบขององคกรโรตาร รวมถงขอมลขาวสารของการใชตราสญลกษณทถกตอง
เวบไซต www.rotary.org แนวทางการวางแผนกลยทธ (Strategic Planning Guide) — เครองมอออนไลนสาหรบสโมสร ทจะใชสรางวสยทศนรวมกบเปาหมายระยะยาวและประจาป
Running a Club (คลกทเมน Members) — มงหวงทจะชวยผนาสโมสรในการรวมรวบขอมลเกยวกบการดาเนนงานทมประสทธภาพ รวมทงลงคไปยงขอมลขาวสารเรองการบรหารสโมสร, สมาชกภาพ, ประชาสมพนธ, โครงการบาเพญประโยชน และมลนธโรตาร และหนาทรพยากรในระดบสโมสร
ประมวลนโยบายของโรตารและมลนธโรตาร — นโยบายและวธปฏบตงานทกาหนดโดยคณะกรรมการบรหารและกรรมการมลนธโรตาร เพอสนบสนนธรรมนญและขอบงคบของ โรตารสากล แกไขเปลยนแปลงหลงการประชมคณะกรรมการบรหารและกรรมการมลนธ โรตารทกครง
ทรพยากรบคคล หารายละเอยดขอมลการตดตอไดจากทาเนยบทางการ เวบไซต www.rotary.org หรอจากผวาการภาคของทาน ผชวยผวาการภาค — โรแทเรยนทไดรบการแตงตงใหชวยเหลอผวาการภาคในเรองการบรหารงานของสโมสรตามทไดรบมอบหมาย ผชวยผวาการภาคของทานจะไปเยยมสโมสรทกๆ 3 เดอน (หรอบอยกวานน) และพรอมจะตอบคาถามหรอใหคาแนะนา
ประธานคณะกรรมการของสโมสรอนๆ ในภาคของทาน — ผนาสโมสรทสามารถทาหนาทเปนทรพยากรเพอชวยสนบสนนโครงการและความคดรเรมใหมๆ ของสโมสร
เตอนความจาโรตาร
เวบไซตของโรตารสากลเปนแหลงขอมลออนไลนและขอมลปจจบนในเรองตางๆ ของโรตาร ทานสามารถดาวนโหลดสงพมพตางๆ ไดฟร รวมทงซอสงพมพออนไลน และหาวนเวลาและสถานทประชมของสโมสร โรตาร
ทรพยากร | 17
ผวาการภาค — เจาหนาทโรตารสากลทใหคาแนะนาเกยวกบกลยทธทจะทาใหสโมสรของทานมประสทธภาพมากขน
อดตประธานคณะกรรมการและผนาสโมสร — โรแทเรยนทมความรทสามารถใหคาแนะนาเมอทานวางแผนงานในปของทานและสามารถรบมอบหมายใหเปนผนากจกรรมตางๆ ของคณะกรรมการ
กลมทรพยากรของมลนธโรตารและโรตารสากล — กลมโรแทเรยนทไดรบการแตงตงจากประธานโรตารสากลเพอชวยสโมสรและภาคโรตารในเรองทประธานโรตารสากลใหความสาคญ
ผแทนฝายสนบสนนสโมสรและภาคของโรตารสากล คอ พนกงานทสานกงานใหญโลกของโรตารสากลหรอสานกงานระหวางประเทศทจะชวยตอบคาถามเกยวกบการบรหารงาน และสงคาถามตางๆ ไปยงพนกงานของโรตารสากลและมลนธโรตารทเหมาะสม
ทรพยากรการเงน การหาทนของสโมสร เงนทนจากผบรจาครายบคคลและธรกจในทองถน ทนสนบสนนจากมลนธอนๆ ทนสนบสนนจากมลนธโรตารสาหรบโครงการเพอเพอนมนษยของสโมสรและภาค
18 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
ภาคผนวก 1: สวนของการบรหารสโมสรใน แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ สงหาคม 2009 แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) น เปนเครองมอชวยสโมสรในการประเมนสภาพการณในปจจบนและกาหนดเปาหมายในปทจะมาถง แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพนมพนฐานจากแผนผนาสโมสร กลยทธทใหไวในแตละตอนเปนวธการทสโมสรอาจจะเลอกใชเพอการไปสเปาหมาย สโมสรควรจะพฒนากลยทธทางเลอกเพอใหบรรลเปาหมายไดตามความเหมาะสม นายกรบเลอกควรกรอกแบบฟอรมนรวมกบคณะกรรมการสโมสร และสงใหผชวยผวาการภาคภายในวนท 1 กรกฎาคม ดาวนโหลดแบบฟอรมทเปน Microsoft Word ไดจาก www.rotary.org การบรหารสโมสร
สภาพการณปจจบน สโมสรของทานดาเนนงานภายใตแผนผนาสโมสรหรอไม? ใช ไมใช คณะกรรมการบรหารสโมสรประชมกนเมอไร และบอยเพยงใด? มการประชมกจกรรมสโมสรเมอไร? สโมสรจดเตรยมงบประมาณอยางไร? มการตรวจสอบโดยนกบญชทมใบอนญาตหรอไม? ใช ไมใช สโมสรมแผนกลยทธอยแลวหรอไม? ใช ไมใช สโมสรไดพฒนาระบบผนาทตอเนองในคณะกรรมการบรหาร, คณะกรรมการตางๆ ฯลฯ หรอไม? ใช ไมใช สโมสรไดพฒนาระบบททาใหสมาชกทกคนเขามามสวนรวมในสโมสรหรอไม? ใช ไมใช สโมสรใช Member Access บนเวบไซต www.rotary.org เพอทารายชอสมาชกใหเปนปจจบนหรอไม? ใช ไมใช สโมสรจดพมพสารสโมสรบอยเพยงใด? อธบายถงการจดโปรแกรมประจาสปดาหของสโมสร สโมสรมเวบไซตของตนเองหรอไม? ใช ไมใช สโมสรปรบเปลยนเวบไซตของสโมสรใหเปนปจจบนบอยเพยงใด? สโมสรของทานจดงานในเดอนพเศษตามปฏทนของโรตาร เชน เดอนแหงมลนธโรตาร และเดอนแหงนตยสารหรอไม?
ใช ไมใช สโมสรของทานจดกจกรรมมตรภาพบอยเพยงใด? สโมสรจดใหครอบครวของโรแทเรยนมสวนรวมอยางไรบาง? สภาพการณในอนาคต สโมสรดาเนนงานบรหารสโมสรอยางไรบาง? (ทาเครองหมายตรงชองทตองการ)
กาหนดวนประชมกรรมการบรหารสโมสรอยางสมาเสมอ สโมสรจะทบทวนแผนผนาสโมสรในวนท จะปรบปรงแผนกลยทธและแผนงานการสอสารของสโมสรใหเปนปจจบนในวนทดงน กาหนดใหประชมกจกรรมสโมสร (Club Assembly) จานวน ครง ในวนทดงน สโมสรนาขอบงคบเสนอแนะของสโมสรโรตารฉบบลาสดมาใช หรอแกไขขอบงคบของสโมสรเอง (ซงแนะนาใหทาหลงจากการประชมสภานตบญญตทกครง)
ทรพยากร | 19
กาหนดวนเลอกตงเจาหนาทสโมสรในวนท จดสงสมาชกอยางนอย คน ไปเขารวมการประชมใหญภาค จดทาสารสโมสร เพอใหขอมลขาวสารแกสมาชก สโมสรจะปรบปรงเวบไซตใหทนสมยปละ ครง พฒนาแผนงานทจะจดโปรแกรมประจาสปดาหทนาสนใจและมความสมพนธกน คะแนนการประชมประจาเดอนจะสงใหผนาภาคภายในวนท ของเดอนถดไป สโมสรของเราจะใชเมน “Member Access” ในเวบไซตโรตารสากลในการปรบปรงขอมลสโมสร (ภายในวนท 1 มถนายน และ 1 ธนวาคม เพอใหรายงานครงปถกตอง) จะรายงานการเปลยนแปลงขอมลสมาชกภายใน วน การรายงานใหโรตารสากล รวมทงการรายงานครงปจะทาใหเสรจสมบรณตามเวลาทกาหนด จะมการจดกจกรรมมตรภาพดงตอไปนใหสมาชกในปน:
อนๆ (โปรดระบ): ขนตอนการปฏบตการ:
20 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
ภาคผนวก 2: ตวอยางวาระการประชมประจาสปดาห
เรมตน สนสด ระยะเวลาทแนะนา กจกรรม
5 นาท เปดประชม ตามธรรมเนยมทองถน
30 นาท ชวงเวลาสาหรบรบประทานอาหาร และมตรภาพ 20 นาท ชวงเวลาของนายกสโมสร
แนะนาโรแทเรยนและแขกทมาเยยมสโมสร หนงสอทไดรบและขาวประกาศตางๆ การรายงานของคณะกรรมการ ธรกจของสโมสร
30 นาท โปรแกรม แนะนาผบรรยาย การบรรยายของวทยากร นายกสโมสรกลาวปดประชม
5 นาท ปดประชม
ทรพยากร | 21
ภาคผนวก 3: คาถามเพอการอภปรายในการประชมภาค ประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร การทบทวนคมอเลมนกอนททานจะเขารวมประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร จะชวยใหทานไดเตรยมตวสาหรบการอบรมทจะรวมถงวาระการอภปรายทจะตอบคาถามขางลางน เมอพจารณาคาถามเหลานขอใหอางองถงสวนตางๆ กอนหนานในคมอเลมน และพดคยกบผนาสโมสรทกาลงจะหมดหนาทและทจะมารบหนาท เพอเปรยบเทยบความคดเหน หนาทรบผดชอบของคณะกรรมการบรหารสโมสรมอะไรบาง และหนาทของทานในฐานะประธานคณะกรรมการมอะไรบาง? ทานจะทาใหการประชมประจาสปดาหนาสนใจ และมความเกยวของกนไดอยางไร? ทานจะวางแผนสาหรบสารสโมสรและเวบไซตอยางไรบาง? ทานจะชวยใหกรรมการของทานทางานไดอยางไรบาง? เปาหมายประจาปและเปาหมายระยะยาวของทานมอะไรบาง?
22 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร
เอกสารปฏบตงาน 1: สรป
บนทก
บทบาทและหนาทรบผดชอบการตดตอ
ฉนเรยนร…
ฉนจะ…
ทรพยากร | 23
กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร
เอกสารปฏบตงาน 2: เปาหมาย ใชเอกสารปฏบตงานนเพอรางเปาหมายระยะยาวและประจาปเปนเวลา 3 ปเพอไปสเปาหมายระยะยาว ทาใหแนใจวาเปาหมายของทานมลกษณะดงน มสวนรวม – ผทมสวนรวมในการกาหนดเปาหมายและพฒนากลยทธเพอใหบรรลเปาหมายตองมพนธะสญญาในการ
ดาเนนงาน วดและประเมนผลได – เปาหมายตองวดไดอยางเปนรปธรรมเพอใหตดตามได ทาทาย – เปาหมายตองมความทาทายพอสมควร เหนอกวาเปาหมายทสโมสรเคยประสบความสาเรจมาแลว สามารถประสบความสาเรจได – โรแทเรยนควรสามารถบรรลเปาหมายได โดยการใชทรพยากรทมอย มกาหนดเวลาชดเจน – เปาหมายควรมการกาหนดวนสนสดหรอกรอบเวลาการทางาน ทานจะยงคงทางานตามเปาหมายขนตนเหลานกบทมงานสโมสร ใชแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพในวาระท 4 เปาหมายระยะยาว (เปาหมายของสโมสร 3 ป จากนไป)
เปาหมายในปท 1
เปาหมายในปท 2
เปาหมายในปท 3
24 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร
เอกสารปฏบตงาน 3: แผนปฏบตการ ในชองวางขางลาง เขยนเปาหมายประจาป 1 แผนจากเอกสารปฏบตงานเปาหมาย แลวจงกาหนดขนตอนการปฏบตเพอใหบรรลเปาหมายน กาหนดผทจะรบผดชอบในแตละขนตอน กรอบเวลา สงบงชความกาวหนา และทรพยากรทจาเปน เปาหมายประจาป: ขนตอนการปฏบตงาน
ใครเปนผรบผดชอบ?
ขนตอนนใชเวลาเพยงใด?
จะวดผลความ กาวหนาไดอยางไร?
ทรพยากรใดทมอย?
1.
2.
3.
4.
5.
ทรพยากรทตองการ:
ทรพยากร | 25
กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร
เอกสารปฏบตงาน 4: กรณศกษาของคณะกรรมการ บรหารสโมสร อานกรณศกษาขางลางน แลวสรางแผนงานเปนขนเปนตอนสาหรบการบรหารสโมสรโรตารฮารเบอรทาวนใหมประสทธ- ภาพมากขน โดยใชแผนปฏบตการกรณศกษาในหนาตอไป พจารณาคาถามทใหไวในขณะททานพฒนาแผนงาน
สโมสรโรตารฮารเบอรทาวน ตงอยในชมชนทมประชากรอย 10,000 คน มธรกจขนาดเลกมากมายและมอตสาหกรรมการประมงขนาดเลกหนงแหง อยางไรกตาม ในชวง 2-3 ปทผานมา เศรษฐกจในทองถนชะลอตวสาเหตใหญเนองมาจากการจบปลามากเกนไป
สโมสรมสมาชก 25 คน ครงหนงสโมสรเคยเปนสวนหนงทมความกระตอรอรนของชมชน แตสโมสรกลดความสาคญลง การประชมประจาสปดาหซงจดขนทหองจดงานเลยงในทองถนมกจะมสมาชกเขาประชมมากกวาครงเลกนอย ผทมารวมประชมนงกบคนทเคยนงดวยกนทกๆ สปดาห ไมคอยมการเชญบคคลภายนอกมาบรรยาย และสวนใหญมาเพอคะแนนการประชมและรบประทานอาหารกลางวน
เมอมสมาชกคนหนงลาออก เพอนของสมาชกนนกมกจะลาออกตามไปดวย สโมสรมกจะสงคาบารงลาชาและบางครงกเกบไมได ผนาสโมสรบางคนไมเขารวมการประชมระดบภาค ไมมการจดเกบรายงานตางๆ เขาแฟมและการเกบเอกสารของสโมสรกไมเปนระเบยบ
กจกรรมทประสบความสาเรจมากทสดของสโมสร คอ งานทอดปลาประจาปเพอชวยศนยเยาวชนในทองถน และการจดการแขงขนกอลฟประจาปทดงดดผรวมงานจากเมองใกลเคยงได สโมสรจดกจกรรมสองอยางนมาแลว 15 ป แมวาสโมสรจะมสมาชกทเสยสละแตกมสงทจะยดเหนยวพวกเขาเอาไวดวยกนนอยลงๆ ผวาการภาคไดแนะนาใหสโมสรคดหาวธการทจะปรบปรงสโมสรใหดขน สโมสรจะปรบปรงการประชมประจาสปดาหไดอยางไร? การปรบปรงโปรแกรมใหดขนจะชวยกระตนใหมการเขารวมประชมมากขนไดอยางไร? การรวมเอาเรองของมตรภาพเขาไวในการประชมประจาสปดาหอาจจะชวยทาใหสมาชกมสวนรวมมากขนไดอยางไร? สโมสรจะใชกจกรรมทประสบความสาเรจในการเพมความพงพอใจใหแกสมาชกไดอยางไร?
26 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร
กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร แผนปฏบตการกรณศกษา ขนตอนการปฏบตงาน
ใครเปนผรบผดชอบ?
ขนตอนนใชเวลาเพยงใด?
จะวดผลความ กาวหนาไดอยางไร?
ทรพยากรใดทมอย?
1.
2.
3.
4.
5.
ทานเรยนรอะไรบางทจะสามารถนาไปประยกตใชกบสโมสรของทาน?