คู่มือคณะกรรมการบริหารสโมสร

คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร (Club Administration Committee Manual) ฉบบป 2009 นจะใชสาหรบคณะกรรมการสโมสรป 2010-11, 2011-12 และ 2012-13 เนอหาสาระในฉบบนมฐานรากมาจากธรรมนญมาตรฐานสโมสรโรตาร, ขอบงคบเสนอแนะของสโมสรโรตาร, ธรรมนญของโรตารสากล, ขอบงคบของโรตารสากล, และประมวลนโยบายโรตาร การเปลยน แปลงใดๆ โดยสภานตบญญตของโรตารป 2010 หรอโดยคณะกรรมการบรหารโรตารสากล จะมผลทาใหตองมการเปลยนแปลงเนอหาสาระในคมอคณะกรรมการบรหารสโมสรฉบบนตามไปดวย

คมอคณะกรรมการบรหารสโมสรเลมน แปลจาก Club Administration Committee Manual ฉบบภาษาองกฤษ โดยไดรบมอบหมายจากโรตารสากล

ถงแมวาคณะกรรมการแปลเอกสารโรตารสากลของศนยโรตารในประเทศไทย ไดแปลและทบทวนอยางละเอยดแลว โรตารสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถทจะรบรองความสมบรณของคมอเลมนได หากมขอความใดทไมชดเจนขอใหอางองไปยงคมอคณะกรรมการ บรหารสโมสรฉบบภาษาองกฤษ

คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารสากลของศนยโรตารในประเทศไทย มกราคม 2553

สารบญ

บทนา 1 1 บทบาทและหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ 3 โปรแกรมของสโมสร 3 สารสโมสรและเวบไซต 5 การเขาประชม 6 กจกรรมมตรภาพ 7 2 ประธานคณะกรรมการบรหารสโมสร 9 คณะกรรมการของทาน 10 คณะอนกรรมการ 11 การกาหนดเปาหมาย 11 งบประมาณ 12 การสอสาร 13 3 ทรพยากร 15

ภาคผนวก สวนของการบรหารสโมสรในแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ 18 ตวอยางวาระการประชมประจาสปดาห 20 คาถามเพอการอภปรายในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร 21 เอกสารปฏบตงาน สรป 22 เปาหมาย 23 แผนปฏบตการ 24 กรณศกษาของคณะกรรมการบรหารสโมสร 25

คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร | 1

บทนา คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร (Club Administration Committee Manual) พฒนาขนเพอชวยใหคณะกรรมการบรหารสโมสรทวโลกไดกาหนดเปาหมายและเขาใจหนาทรบผดชอบทเกยวกบการเพมประสทธภาพของสโมสร เนองจากหนาทของคณะกรรมการแตกตางกนไปตามกฎหมายและการปฏบตทเปนแบบอยางของแตละพนท และวธปฏบตของสโมสรทกาหนดไว ทานควรจะปรบคาแนะนาในคมอนใหเขากบความตองการของสโมสร ตลอดเลมของคมอนจะมการเนนความแตกตางในธรรมเนยมปฏบตของสโมสรโรตารเอาไวในกรอบความรทวโลก (Around the World) ในขณะทคาแนะนาทวไปจะอยในกรอบเตอนความจาโรตาร (Rotary Reminder boxes) คมอเลมนมทงหมด 3 บท บทแรกจะอธบายถงหนาทรบผดชอบหลกของคณะกรรมการ บทท 2 อธบายถงหนาทรบผดชอบเฉพาะของทานในฐานะประธานคณะกรรมการ บทท 3 ประกอบดวยทรพยากรทอาจจะเปนประโยชนสาหรบทานและคณะกรรมการ หลงจากบทท 3 เปนภาคผนวกรวมทงสวนของการบรหารสโมสรในแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ ตวอยางโปรแกรมการประชมประจาสปดาห รายการคาถามเพอการอภปราย รวมทงเอกสารปฏบตงานทจะใชในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร ทานควรจะใชคมอเลมนเพอเตรยมตวรบบทบาทของทานในฐานะประธานคณะกรรมการ บรหารสโมสร นาคมอไปใชในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสรดวย และทบทวนเนอหาไปกอนลวงหนา ใหความสนใจเปนพเศษกบคาถามในภาคผนวก 3 ทจะชวยทานในเรองของการอภปราย (facilitated discussion) ในการประชม หลงจากททานไดรบการอบรมเสรจสมบรณแลว คมอเลมนจะทาหนาทเปนทรพยากรในขณะททางานกบเจาหนาทและสมาชกสโมสรของทาน ภายใตแผนผนาสโมสร โครงสรางการบรหารงานของสโมสรโรตารทแนะนาจะมคณะกรรมการประจา 5 ชดดงตอไปน

บรหารสโมสร สมาชกภาพ

ประชาสมพนธ โครงการบาเพญประโยชน มลนธโรตาร

เตอนความจาโรตาร

ประธานคณะกรรมการควรจะถายเอกสารบทท 1 แจกใหกรรมการทกคน เพอใหรหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ

2 | คมอคณะกรรมการบรหารสโมสร

คณะกรรมการแตละชดจะมหนงสอคมอทใหคาอธบายโดยสรปเกยวกบคณะกรรมการและหนาทรบผดชอบ รวมทงทรพยากรทมอย ทจะชวยสนบสนนทานและกรรมการของทาน แจกจายหรอสอสารขอมลขาวสารทเหมาะสมกบกรรมการของทานใหทราบ สามารถดาวนโหลดไดฟรจาก www.rotary.org และ www.rotarythailand.org คมอนเปนสวนหนงของชดคมอเจาหนาทสโมสร (Club Officers’ Kit — 225-EN) อยางไรกตาม ทานสามารถสงซอคมอแตละเลมไดตางหากจากรายการสงพมพของโรตารสากล (RI Catalog) ในขณะททานเตรยมตวเพอชวยผนาสโมสรของทาน โปรดจาไววาสโมสรโรตารของทานเปนสมาชกของโรตารสากล โดยการเปนสมาชกนทาใหเชอมโยงกบสโมสรมากกวา 33,000 สโมสรทวโลก และมสทธทจะไดรบบรการและใชทรพยากรขององคกร รวมทงสงพมพตางๆ ใน 9 ภาษา ขอมลขาวสารจาก www.rotary.org ทนสนบสนนจากมลนธโรตาร และการสนบสนนของพนกงานทสานกงานใหญโลกและสานกงานระหวางประเทศ 7 แหง คาแนะนา? หากทานมขอสงสยหรอคาแนะนาเกยวกบคมอเลมน หรอเกยวกบทรพยากรในการอบรมของ โรตารสากล โปรดสงมาท Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: [email protected] Phone: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446

บทบาทและหนาทรบผดชอบของคณะกรรมการ | 3

บทท ๑ บทบาทและหนาทรบผดชอบ ของคณะกรรมการ

บทบาทของคณะกรรมการบรหารสโมสร คอ ดาเนนกจกรรมทเกยวกบการปฏบตงานทมประสทธภาพของสโมสร การดาเนนการทมประสทธภาพเทานนทจะทาใหสโมสรโรตารสามารถบาเพญประโยชนแกชมชน รกษาสมาชกภาพ ตลอดจนพฒนาผนาสาหรบสโมสร ภาคและโรตารสากล หนาทรบผดชอบโดยสรปของคณะกรรมการบรหารสโมสรขางลางน มอธบายรายละเอยดอยในบทนดวย สรางเปาหมายของคณะกรรมการเพอใหบรรลเปาหมายประจาปของสโมสร จดโปรแกรมการประชมประจาสปดาหและโปรแกรมพเศษ ผลตสารสโมสรและดแลเวบไซตของสโมสร ชวยเลขานการสโมสรในการตดตามการเขาประชมสโมสร สงเสรมมตรภาพในหมสมาชกสโมสร ดาเนนกจกรรมทเกยวกบการปฏบตงานทมประสทธภาพของสโมสร

เมอทานอานหนาทรบผดชอบเหลานมากขนแลว พจารณาถงเปาหมายของคณะกรรมการ แผนปฏบตการ และทรพยากรททานตองการในระหวางปของทาน โปรแกรมของสโมสร คณะกรรมการบรหารสโมสรมหนาทรบผดชอบพฒนาโปรแกรมการประชมประจาสปดาหของสโมสร ทใหขอมลขาวสารและแรงจงใจทจาเปนในการเพมพนการมสวนรวมในกจกรรมทเปน


อาจจะแตงตงคณะอน- กรรมการเพอจดการหนาทรบผดชอบทหลากหลายของคณะกรรมการ โดย เฉพาะอยางยงหากสโมสรของทานเปนสโมสรใหญ


งานของคณะกรรมการ บรหารสโมสรจะตอบสนองแนวทางการบรการสโมสรและบรการดานอาชพ


การบรการสโมสร ชมชนและโลก การวางแผนงานการประชมประจาสปดาหทมประสทธภาพ ทานควรจะดาเนนการดงตอไปน พฒนาวาระสาหรบการประชมปกตในแตละสปดาห (ดภาคผนวก 2 ตวอยางวาระการประชมประจาสปดาห)

กาหนดโปรแกรมการประชมลวงหนา จดโปรแกรมใหมความสมพนธกบโครงการ กจกรรมและความหวงใยตางๆ หมนเวยนความรบผดชอบในการจดโปรแกรมในหมกรรมการหลายๆ ทาน จดโปรแกรมในโอกาสทเปนวน สปดาหและเดอนแหงวาระพเศษ เตรยมวางแผนรองรบในกรณทโปรแกรมทกาหนดไวตองถกยกเลกไป

จดโปรแกรมการประชมทนาสนใจและมเนอหาเกยวกบโรตารซงจะชวยสงเสรมใหโรแทเรยนมความรเกยวกบโรตาร สงเสรมคณคาของการเปนสมาชกอยางตอเนองและทาใหสมาชกตระหนกถงชมชนทองถนของตนและชมชนโลก ปฏทนโรตาร ปฏทนโรตารจะเปนทรพยากรทใชในการวางแผนการประชมประจาสปดาห ตอนตนปบรหารอาจจดโปรแกรมแนะนาเกยวกบคตพจนใหมของโรตารสากล และในชวงเวลาของการประชมตางๆ เชน การประชมใหญประจาปของภาค และการประชมใหญโรตารสากล อาจจดโปรแกรมเพอพจารณาเรองเหลาน ทานยงอาจวางแผนจดโปรแกรมจากเดอนพเศษทสาคญตางๆ ตลอดปของโรตาร ดงน กรกฎาคม โรตารมไดกาหนด

สงหาคม เดอนแหงการเพมสมาชกและการขยายสโมสร

กนยายน เดอนแหงชนรนใหม

ตลาคม เดอนแหงบรการดานอาชพ

พฤศจกายน เดอนแหงมลนธโรตาร สปดาหอนเทอรแรคทโลก (สปดาหของวนท 5 พฤศจกายน)

ธนวาคม เดอนแหงครอบครวโรตาร

มกราคม เดอนแหงการตระหนกในโรตาร

กมภาพนธ เดอนแหงความเขาใจระหวางกนในโลก 23 กมภาพนธ วนแหงความเขาใจและสนตสขระหวางกนในโลก / วนครบรอบโรตาร

มนาคม เดอนแหงการรหนงสอ สปดาหโรแทแรคทโลก (สปดาหของวนท 13 มนาคม)

เมษายน เดอนแหงนตยสารโรตาร

พฤษภาคม โรตารมไดกาหนด

มถนายน เดอนแหงมตรภาพโรตาร


เมอวางแผนโปรแกรมประจาสปดาห ควรมแผนสารอง เชน ใหสมาชกเปนวทยากรในกรณทแผนแรกลมเหลว

ความรทวโลก

โปรแกรมของสโมสรแตกตางกนไปตามแตละภมภาค ขนอยกบความเหมาะสมทางดานวฒนธรรม


การประชมกจกรรมสโมสร (Club Assemblies) นอกเหนอไปจากโปรแกรมประจาสปดาห คณะกรรมการบรหารสโมสรมหนาทรบผดชอบในการวางแผนการประชมกจกรรมสโมสร ภายใตการอานวยการของนายกและเลขานการ การประชมกจกรรมสโมสรเปนโอกาสสาหรบสมาชกทกคนในการหารอเกยวกบโปรแกรมและกจกรรมของสโมสรรวมทงใหความรแกสมาชก โดยเฉพาะอยางยงสมาชกใหมควรไดรบการสงเสรมใหเขาประชมเพอเรยนรเกยวกบสโมสรใหมากขน ทางานรวมกบนายกสโมสรเพอจดการประชมกจกรรมสโมสร การประชมกจกรรมสโมสรใหโอกาสสมาชกไดทาสงตอไปน ทบทวนจดออนและจดแขงของสโมสร กาหนดเปาหมายและพฒนาแผนปฏบตการ เขาใจวาแผนปฏบตการดาเนนไปไดอยางไร ประสานงานกจกรรมของคณะกรรมการ มสวนรวมในการหารอทไมเปนทางการทจะกระตนใหเกดความคดสรางสรรคสาหรบโครงการตางๆ

เรยนรมากขนเกยวกบโรตารและโปรแกรมของโรตาร หวขอในการอภปรายมอาทเชน เปาหมายประจาปและเปาหมายในระยะยาว โครงการบาเพญประโยชนและกจกรรมสโมสร กลยทธในการเพมและการรกษาสมาชก การประชมใหญประจาปของภาคหรอการประชมอนๆ ของภาคและโรตารสากล โปรแกรมโรตาร หวขอใดๆ ทเปดกวางเพอการอภปราย

การประชมกจกรรมสโมสร 4-6 ครงในระหวางปถอเปนจานวนทมประสทธภาพ มสโมสรจานวนมากทประชมกจกรรมสโมสรทกเดอน สารสโมสรและเวบไซต หนาททสาคญอกประการหนงของคณะกรรมการบรหารสโมสร คอ สอสารกบสมาชกผานสารสโมสรและเวบไซต ซงเปนรากฐานของการทาใหสมาชกไดรบทราบขาวสารของโรตารทอาจจะไมไดแจงในการประชมประจาสปดาหของสโมสร ควรใชสารสโมสรและเวบไซตเพอ ประกาศการประชมประจาสปดาหของสโมสร แจงกาหนดการกจกรรมทกาลงจะเกดขนของสโมสร หารอเรองเปาหมาย แผนงาน และโครงการของสโมสร รายงานการประชมทสาคญๆ ของสโมสรและภาค สงเสรมมตรภาพทเขมแขงโดยใหความสาคญกบงานพเศษๆ ในชวตของสมาชก แจงถงปญหาสาคญๆ ทสโมสรและโรตารสากลกาลงเผชญอย สงเสรมโครงการบาเพญประโยชนของสโมสร และการมสวนรวมของสมาชก


ดรายละเอยดการใชเครองหมายโรตารในสารสโมสรหรอเวบไซตสโมสรไดใน RI Visual Identify Guide (547-EN) บนเวบไซต www.rotary.org


บรรณาธการสารสโมสรและเวบไซตควรจะสอสารกบคณะกรรมการตางๆ และผนาของสโมสรเพอใหแนใจวาปญหาและกจกรรมตางๆ ไดรบการกลาวถงและตพมพอยางพอเพยง แหลงของขอมลขาวสารของสารสโมสรมอาทเชน คณะกรรมการบรหารสโมสร และประธานคณะกรรมการฝายตางๆ สารผวาการภาครายเดอน ผชวยผวาการภาคและคณะกรรมการภาค การประชมระดบสโมสร ภาค โรตารสากล และมลนธโรตาร นตยสารเดอะโรแทเรยน (The Rotarian) หรอนตยสารโรตารประเทศไทย หนงสอพมพโรตารเวรลด (Rotary World) และสงพมพอนๆ ของโรตารสากล เวบไซตของโรตารสากล www.rotary.org และเวบไซตของศนยโรตารในประเทศไทย

www.rotarythailand.org พจารณาสงสารสโมสรถงสมาชกโดยการใชอเมลหรอผลตสารออนไลนเพอสงขนบนเวบไซตของสโมสร เมอผลตสารสโมสรและเวบไซต โปรดใชคาแนะนาดงตอไปน ใสชอสโมสร เมอง จงหวด และประเทศ รวมทงภาคของสโมสรทดานบนของสารสโมสร สารสโมสรควรออกทกสปดาห ใสรปภาพของสมาชกและงานกจกรรมตางๆ ใชชอสโมสรของทานรวมกบชอ ตราสญญลกษณ หรอโลโกโรตาร

การเขาประชม คณะกรรมการบรหารสโมสรรบผดชอบชวยเลขานการในการตดตามและสงเสรมการเขาประชม คณะกรรมการสามารถชวยใหสมาชกสโมสรทกคนรเรองคาแนะนาเกยวกบการเขาประชมสโมสรโรตาร สมาชกทกคนควรเขาประชมปกตของสโมสร สมาชกจะไดรบการพจารณาวาอยในทประชม หากเขาประชมอยางนอย 60% ของการประชม

สงเสรมการเขาประชม ทานควรสงเสรมการเขาประชมปกตโดยวธดงตอไปน มนใจไดวาการประชมประจาสปดาหถกใจสมาชก สนบสนนใหสมาชกประชมทดแทนเมอขาดประชม จดทาแบบสอบถามเพอหาเหตผลวาเหตใดสมาชกจงไมเขาประชมประจาสปดาห ยกยองสมาชกทมประวตการเขาประชมทเปนตวอยาง มอบหมายงานในคณะกรรมการชดหนงและใหสมาชกรบผดชอบงานเฉพาะเรอง

การสนสดความเปนสมาชก สมาชกภาพของโรแทเรยนสนสดลงดวยสาเหตใดสาเหตหนงดงตอไปน หากคณะกรรมการบรหารไมไดยกเวนให ไมชาระคาบารงภายใน 30 วน เวลาการเขาประชมไมถงรอยละ 50 ของการประชมประจาสปดาห (รวมทงการประชมทดแทน) ในแตละครงปโรตาร


URLs สาหรบเวบไซตของสโมสรจะตองเปนไปตามคาแนะนาในการตงชอ ตวอยางชอทถกตองเหมาะสมจะเปนดงน คอ www.rotarydistrictxxx.org และ www.anycity-rotary club.org. ดรายละเอยดเพมเตมการใชตราสญลกษณโรตารอยางถกตองไดใน RI Visual Identify Guide.


สมาชกทขาดประชม 3 ครงตดตอกน ควรไดรบการตดตอและเตอนใหทราบวาการขาดประชมครงท 4 อาจมผลใหขาดสมาชกภาพ หารอกบเลขานการสโมสรซงมหนาทรบผดชอบในการตดตอสมาชกทขาดประชม 3 ครง


เวลาการเขาประชมประจาสปดาหในสโมสรของสมาชกเอง ไมถงรอยละ 30 ในแตละครงปโรตาร

ขาดการประชมหรอมไดประชมทดแทน 4 ครงตอเนองกน ในการประชมประจาสปดาห โดยไมไดรบความยนยอมจากคณะกรรมการบรหารสโมสร

รายงานคะแนนการเขาประชม ทางานรวมกบเลขานการสโมสรในการสงรายงานคะแนนการประชมประจาเดอนไปยงผวาการภาคภายใน 15 วนหลงจากการประชมครงสดทายของเดอนนนๆ สโมสรทไมสงกดภาคตองสงคะแนนการประชมไปยงโรตารสากล สมาชกทขาดประชมโดยไดรบยกเวนจากคณะกรรมการบรหารของสโมสร เนองจากมอายตวเองรวมกบระยะเวลาทเปนสมาชกสโมสรโรตารรวมกนได 85 ปหรอมากกวาหรอเปนเจาหนาทของโรตารสากล ไมนามาคานวณคะแนนการประชมของสโมสร กจกรรมมตรภาพ มตรภาพ หมายถง ความสนทสนมฉนทมตรทสโมสรโรตารสงเสรม เปนสงททาใหสมาชกมความกระตอรอรนในกจกรรมและโครงการของสโมสร ในการบรหารสโมสรควรมมตรภาพเปนสวนหนงของการประชมสโมสรทกครง ทานสามารถสงเสรมมตรภาพไดโดยวธการดงตอไปน พยายามใหสมาชกตดปายชอทกครงทเขาประชมเพอใหแนะนาไดงายขน หมนเวยนการจดทนงเพอใหสมาชกรจกคนเคยกนทกคน แตงตงสมาชกใหทาหนาทแนะนาสมาชกใหม แขกทมาเยอน และผบรรยาย โดยไมซากนในแตละสปดาห

สรางความสมพนธกบสโมสรโรตารอนๆ ในภาค ภมภาค และทวโลก ใหคครองและครอบครวมสวนรวมในกจกรรมมตรภาพและกจกรรมบาเพญประโยชนของสโมสร

ครอบครวโรตาร ครอบครวโรตารมอาทเชน โรทาแรคท อนเทอรแรคท อนเนอรวล ศษยเกาโปรแกรมมลนธโรตาร นกเรยนแลกเปลยน และสมาชกในครอบครวของโรแทเรยน ควรดาเนนการตอไปนในการดแลโรแทเรยนและสมาชกในครอบครวขยายของโรตาร จดจาวนเกดและวนครบรอบตางๆ ชวยเหลอในยามปวยไข ยามตองอยคนเดยวหรอเมอมปญหาตางๆ แบงปนความเศราโศกหลงการสญเสยของครอบครว เฉลมฉลองวนเกด วนแตงงานและวนสาเรจการศกษา


การกระชบมตรแตกตางกนไปในแตละขนบประเพณ สโมสรในสหรฐบางสโมสรใชเวลาชวครในการราลกถงเหตการณทนายนดในชวตของสมาชก เชน การซอรถใหม หรอวนเกดของครอบครว


ดรายละเอยดการประชมทดแทนไดในคมอปฏบตการ (Manual of Procedure)

ประธานคณะกรรมการบรหารสโมสร | 9

บทท ๒ ประธานคณะกรรมการบรหาร สโมสร

เพอเปนการเตรยมตวทาหนาทประธานคณะกรรมการ โปรดเรยนรถงสงทคณะกรรมการบรหารและสมาชกสโมสร ภาคและโรตารสากลคาดหวงจากทานและคณะกรรมการของทาน ทานควรจะชวยงานประธานกรรมการบรหารสโมสรทกาลงจะหมดวาระกอนทจะรบตาแหนง เพอใหเขาใจถงบทบาทของทานไดดขน โดยการถามคาถาม เชน บทบาทของทานในฐานะประธานกรรมการคออะไรบาง ทานจะชวยกรรมการทางานอยางไรบาง เปาหมายระยะยาวและเปาหมายประจาปของคณะกรรมการของทานคออะไร คณะกรรมการของทานจะวางแผนงานสาหรบโปรแกรมประจาสปดาหแบบใด คณะกรรมการบรหารสโมสรจะสงเสรมการประชมปกตไดอยางไรบาง

ในฐานะประธานคณะกรรมการ ทานมหนาทรบผดชอบใหคณะกรรมการของทานทางานไดด มหลายสงหลายอยางททานควรทากอนทจะรบตาแหนงเพอเปนการเตรยมตวในบทบาทของทาน นอกเหนอไปจากการเขารวมวาระการอบรมทการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสรแลว ทานควรจะ ทบทวนคมอนทงเลม ทบทวนขอบงคบสโมสรเพอใหคนเคยกบกฎระเบยบและวธปฏบตของสโมสรของทาน เลอกกรรมการของทานรวมกบนายกรบเลอก เตรยมกรรมการของทานสาหรบปทจะมาถง ตงคณะอนกรรมการตามทจาเปน


ตอบคาถามเพอการอภปรายในภาคผนวก 3 อภปรายกบเพอนจากสโมสรอนในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร (District assembly)


สรางเปาหมายของคณะกรรมการ เพอใหบรรลเปาหมายประจาปและระยะยาวของสโมสร สรางแผนงานการสอสาร ทบทวนและกาหนดเปาหมายระยะยาวและประจาปของสโมสรรวมกบนายกรบเลอก

การเตรยมตวทดนาไปสปททางานไดผลด เมอทานเขารบหนาททานจะมความรบผดชอบในฐานะประธานคณะกรรมการดงตอไปน บรหารงบประมาณของคณะกรรมการของทาน ทางานรวมกบคณะกรรมการอนๆ ในสโมสรและกบคณะกรรมการภาคทเหมาะสม เกยวกบกจกรรมหรอความคดรเรมระหวางสโมสร

วางแผนงานและดาเนนการประชมคณะกรรมการและกจกรรมตางๆ สอดสองดแลสถานภาพการไปสเปาหมายของคณะกรรมการ และรายงานกจกรรมของคณะกรรมการและความกาวหนาใหนายกสโมสร คณะกรรมการบรหาร และสมาชกสโมสรทงหมดรบทราบ

ปรกษากบประธานคณะกรรมการบรหารสโมสรทกาลงจะหมดหนาท เกยวกบหนาททอาจจะเปนเรองเฉพาะในสโมสรของทาน การทารายการหนาทปกตของทานขนมาเองจะชวยใหทานและกรรมการจดเตรยมการและทางานไดตามกาหนดเวลาเสมอ หนาทรบผดชอบหลกดานบนมอธบายในรายละเอยดขางลางน คณะกรรมการของทาน ทางานรวมกบนายกรบเลอกเพอคดเลอกกรรมการในตาแหนงทวางและดาเนนการประชมวางแผนงานกอนเรมป หากเปนไปได กรรมการควรไดรบการแตงตงใหเปนกรรมการในคณะกรรมการชดเดมตดตอกนสามปเพอความตอเนอง กรรมการควรมความรเกยวกบนโยบายของโรตารในเรองการบรหารสโมสรอยางเตมท เมอมการคดเลอกกรรมการใหมควรพจารณาคณสมบตทสาคญๆ ดงตอไปน คอ เปนคนละเอยด มความรเกยวกบนโยบายของโรตาร มความชานาญในการจดองคกร มความชานาญในการเขยนและการสอสาร มประสบการณในการออกแบบหรอการพมพ มความชานาญในเรองคอมพวเตอรและอนเตอรเนต

เมอจดตงคณะกรรมการแลว ทานตองรบผดชอบเตรยมกรรมการในปทจะมาถง ทานสามารถเตรยมกรรมการโดยดาเนนการดงตอไปน แจงใหกรรมการใหมๆ ทราบถงกจกรรมทกาลงดาเนนอยของคณะกรรมการและแผนงานทเกยวเนองกบแผนกลยทธของสโมสร

จบคกรรมการใหมกบกรรมการทมประสบการณ สงเสรมการสอสารของผททางานเหมอนกนในสโมสรอน โดยการใชทาเนยบภาค แบงปนทรพยากรกบคณะกรรมการของทาน ใหรายการประชมและกจกรรมตางๆ ของภาคแกกรรมการ


เลขานการและเหรญญกสโมสรควรเปนสมาชกของคณะกรรมการบรหารสโมสร นายกสโมสรเปนกรรมการโดยตาแหนงในคณะ กรรมการทกชด


คณะอนกรรมการ คณะกรรมการบรหารสโมสรสามารถแบงออกเปนคณะอนกรรมการตามรายการขางลางน หรอตามทสโมสรพจารณาเหนสมควร ทงน ขนอยกบขนาดและเปาหมายของสโมสร โปรมแกรมประจาสปดาห สารสโมสรและเวบไซต การเขาประชม มตรภาพ

พจารณาวาจะใชความรความชานาญและความสนใจของกรรมการใหดทสดอยางไร แลวจงมอบหมายงานใหตามนน เชอมนในความรบผดชอบของกรรมการ และยกยองในการทางานอยางแขงขน การกาหนดเปาหมาย ในฐานะประธานคณะกรรมการ ทานมหนาทรบผดชอบทจะทาใหมนใจไดวาคณะกรรมการ ของทานไดกาหนดเปาหมายและทางานบรรลเปาหมายนน เปาหมายของคณะกรรมการควรเปนไปตามเปาหมายระยะยาวและประจาปของสโมสร พจารณาแผนกลยทธของสโมสรและสงทคณะกรรมการสามารถจะทาไดเพอชวยใหเปนไปตามวสยทศน แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) เปนเครองมอในการกาหนดเปาหมายทชวยนายกรบเลอกให ทางานรวมกบคณะกรรมการสโมสรเพอประเมนสภาพการณในปจจบนของสโมสรและกาหนดเปาหมายประจาปทจะชวยสนบสนนเปาหมายในระยะยาว แนวทางการวางแผนฯ มรายละเอยดสาหรบคณะกรรมการทแนะนาแตละชดททานควรจะนาไปในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร ซงทานจะมโอกาสในการทางานรวมกบนายกสโมสรรบเลอกและผนาสโมสรรบเลอกอนๆ แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) สามารถใชไดตลอดทงปเพอชวยวดความกาวหนาไปสเปาหมายทกาหนดเอาไว โดยควรไดรบการตรวจสอบเปนระยะๆ และทาใหเปนปจจบนตามตองการ เปาหมายทมประสทธภาพ เพอใหมนใจวาเปาหมายทกาหนดเอาไวมประสทธภาพจะตองมนใจวาเปาหมายนนแสดงใหเหนถงความสามารถของคณะกรรมการและความสนใจของสโมสรอยางแทจรง เปาหมายควรจะมลกษณะดงตอไปน มสวนรวม ผทมสวนรวมในการกาหนดเปาหมายและพฒนากลยทธเพอใหบรรลเปาหมายตองมพนธะสญญาในการดาเนนงาน หารอกบผนาสโมสร สมาชกสโมสร และผนาภาคในการกาหนดเปาหมาย

วดและประเมนผลได เปาหมายตองวดไดอยางเปนรปธรรมเพอใหตดตามได ทาทาย เปาหมายตองมความทาทายพอสมควร เหนอกวาเปาหมายทสโมสรเคยประสบความสาเรจมาแลว

สามารถประสบความสาเรจได โรแทเรยนควรสามารถบรรลเปาหมายไดโดยการใชทรพยากรทมอย เปรยบเทยบเปาหมายกบเปาหมายกอนหนานทประสบความสาเรจไดโดยคณะกรรมการและสโมสร


สโมสรมความแตกตางกนในเรองของขนาดและเปาหมาย จงมโครงสรางของคณะ กรรมการตางกน


มเครองมอในการวางแผนงานมากมายสาหรบสโมสร รวมทงแผนผนาสโมสร, คาแนะนาการวางแผนกลยทธ และแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ


มกาหนดเวลาชดเจน เปาหมายควรมการกาหนดวนสนสดหรอกรอบเวลาการทางาน แผนปฏบตการ ทางานรวมกบผนาสโมสรและกรรมการเพอสรางแผนปฏบตการทมขนตอนทจาเปนตอการบรรลเปาหมายแตละเปาหมาย ขนตอนตอไปนจะชวยทานในการสรางแผนปฏบตการ กาหนดกรอบเวลาของแตละขนตอน กาหนดวาใครควรรบผดชอบดาเนนการในแตละขนตอน กาหนดหลกเกณฑในการวดความกาวหนาและความสาเรจในแตละขนตอน พจารณาทรพยากรและเครองมอทมอยจากสโมสร ภาค และโรตารสากลทจะชวยสนบสนนเปาหมาย

เตรยมพรอมในทรพยากรบคคล ทรพยากรขอมลขาวสารและทรพยากรการเงนกอนลงมอปฏบตการ

ประเมนผลสาเรจของเปาหมายกอนหนานและแผนงานในปจจบน ปรบเปลยนไดตามความจาเปน

ประเมนความกาวหนาไปสการบรรลเปาหมายอยางสมาเสมอและปรบเปลยนตามทจาเปน การจงใจ โปรดจาไววาโรแทเรยนเปนอาสาสมคร การมสวนรวมขนอยกบการจงใจแตละคนเปนสวนใหญ หนาทรบผดชอบสวนหนงของทานในฐานะประธานคณะกรรมการ คอ ทาใหกรรมการของทานมแรงจงใจอยางตอเนอง สงทจงใจโดยทวไปไดแก มนใจวาเปาหมายจะเปนประโยชนตอชมชนรวมทงสโมสร ภาคและโรตารโดยรวม โอกาสในมตรภาพ โอกาสในเครอขาย ความเชอทวาเปาหมายจะตองบรรลผล รวมทงโครงการและกจกรรมจะประสบความสาเรจ งานทมอบหมายใหมความทาทายหรอใชความชานาญของเขา การยกยองในความพยายามและเวลาทใชไปในการทางานเพอใหบรรลเปาหมายของคณะกรรมการ

ใชองคประกอบของแรงจงใจเหลานเพอชวยรกษาคามนของสมาชกตอโรตารและสงเสรมใหมสวนรวมในกจกรรมของสโมสรอยางตอเนอง งบประมาณ กอนวนท 1 กรกฎาคม ทางานรวมกบคณะกรรมการของทานและเหรญญกรบเลอกเพอกาหนดวาคณะกรรมการของทานตองการเงนทนอะไรบางเพอการบรรลเปาหมาย รวมทงกจกรรมการหาทนทวางแผนเอาไว มนใจวาความตองการทางการเงนของคณะกรรมการถกรวมเอาไวในงบประมาณของสโมสร ใหการดแลเงนทนของคณะกรรมการ การจดการการเงนและรายงาน และระมดระวงสภาพการเงนงบประมาณของคณะกรรมการของทานตลอดเวลา การประชมกบเหรญญกของสโมสรอยางสมาเสมอจะชวยใหสามารถดาเนนมาตรการทถกตองไดแตเนนๆ หากมปญหาเกดขน


การสอสาร กอนเรมตนป พฒนาแผนการสอสารกบผนาสโมสรซงจะใหคาอธบายวาทานจะสอสารกบใคร เมอใด และอยางไร รวมทงการสอสารกบฝายตางๆ ดงน กรรมการในคณะกรรมการ กรรมการควรมการประชมกนอยางสมาเสมอเพอทบทวนและบงชทรพยากรทมอย หารอถงโครงการทดาเนนอยและความคดรเรมใหมๆ รวมทงพฒนากลยทธเพอใหบรรลเปาหมายของคณะกรรมการและเปาหมายของสโมสร

สโมสรของทาน รายงานกจกรรมของคณะกรรมการของทานรวมทงแผนปฏบตการและความกาวหนาไปสเปาหมาย ใหนายกสโมสร, คณะกรรมการบรหารและสมาชกทกคนไดรบทราบ

คณะกรรมการอนๆ บอยครงทการทางานของคณะกรรมการชดหนงจะมผลตอการทางานของกรรมการอกชดหนง การสอสารทมประสทธภาพจะชวยใหคณะกรรมการทางานรวมกนในการประสานงานโครงการและความคดรเรมใหมๆ คณะกรรมการบรหารสโมสรควรทางานรวมกบคณะกรรมการตางๆ ดงตอไปน เพอใหบรรลเปาหมายการบรหารสโมสร – คณะกรรมการสมาชกภาพ (เพอตอนรบสมาชกใหม ใหสมาชกใหมไดรบทราบถง

นโยบายและวธการปฏบตงานของสโมสร และชวยใหพวกเขามสวนรวมในสโมสร) – คณะกรรมการมลนธโรตารและคณะกรรมการโครงการบาเพญประโยชน (เพอใช

โปรแกรมการประชมประจาสปดาหและสารสโมสรในการสอกจกรรมบาเพญประโยชนทกาลงจะมขน)

– คณะกรรมการประชาสมพนธ (เพอใหแนใจวาสมาชกสโมสรรวาสโมสรไดรบความสนใจอะไรบางในชมชนและสมาชกจะชวยไดอยางไรบาง)

ภาคของทาน หากคณะกรรมการของทานตองการคาแนะนาหรอขอมลขาวสาร ใหตดตอกบกรรมการภาคททางานเหมอนกนหรอผชวยผวาการภาค

ทรพยากร | 15

บทท ๓ ทรพยากร

มทรพยากรมากมายทจะชวยใหคณะกรรมการของทานทาหนาทใหประสบความสาเรจ โปรดใชประโยชนจากทรพยากรดงตอไปน ทงจากโรตารสากลและจากมตรโรแทเรยน ทรพยากรขอมลขาวสาร คมอเลขานการสโมสร (Club Secretary’s Manual – 229-EN) — เปนสวนประกอบของชดคมอเจาหนาทสโมสร (Club Officers’ Kit – 225-EN) ซงกลาวถงหนาทรบผดชอบของเลขานการสโมสร

คมอเหรญญกสโมสร (Club Treasurer’s Manual – 229-EN) — เปนสวนประกอบของชดคมอเจาหนาทสโมสร (Club Officers’ Kit – 225-EN) ซงกลาวถงหนาทรบผดชอบของเหรญญกสโมสร

สารผวาการภาครายเดอน — เปนจดหมายขาวของผวาการภาค (หรอจดพมพบนเวบไซตของภาค) มความมงหมายเพอใหขอมลขาวสาร จงใจผนาสโมสร และ ยกยองความเปนเลศในระดบสโมสร

คมอการปฏบตงาน (Manual of Procedure – 035-EN) — เปนนโยบายและวธการปฏบตทกาหนดโดยมตของสภานตบญญต คณะกรรมการบรหารโรตารสากล และกรรมการมลนธโรตารของโรตารสากล พมพทกๆ สามปหลงจากการประชมสภานตบญญต มเอกสารธรรมนญของโรตารสากลอยดวย

ทาเนยบทางการ (Official Directory – 007-EN) — ขอมลการตดตอกบเจาหนาทของโรตารสากลและมลนธ คณะกรรมการตางๆ และพนกงานของสานกงานเลขาธการ รายชอของภาคและผวาการภาคทวโลก เรยงตามลาดบตวอกษรของสโมสรในภาครวมทงขอมลการตดตอ


ดาวนโหลดสงพมพของ โรตารสากลไดท www.rotary.org/download library หรอสงซอจาก shop.rotary.org, [email protected] หรอสานกงานระหวางประเทศของทาน


ทาเนยบภาค — รายชอผนาภาคและรายการกจกรรมของภาค (หากภาคของทานจดทาทาเนยบภาค)

แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) — เครองมอในการประเมนสโมสรและการกาหนดเปาหมาย ใชเพอการวางแผนงานสเปาหมายของคณะกรรมการบรหารสโมสร (ดภาคผนวก 1)

ขอบงคบเสนอแนะของสโมสรโรตาร และธรรมนญมาตรฐานสโมสรโรตาร — สามารถหาฉบบทเปนปจจบนไดในคมอปฏบตการและ www.rotary.org

หนงสอพมพโรตารเวรลด (Rotary World) — หนงสอพมพรายสามเดอนสาหรบผนาสโมสรและภาค

เดอะโรแทเรยน (The Rotarian) (หรอนตยสารโรตารประเทศไทย – นตยสารภมภาคของ โรตาร) — นตยสารทางการรายเดอนของโรตารซงรายงานโครงการของภาคและสโมสร มตของคณะกรรมการบรหารโรตารสากล และการประชมของโรตารสากล นอกจากนยงมนตยสารภมภาคของโรตารอก 31 ฉบบใน 25 ภาษาซงใหบรการโรแทเรยนทวโลก

ค ม อ เอก ลกษณ ตรา และ สง พมพ (RI Visual Identity Style Manual – 547-EN) — คาแนะนาสาหรบงานออกแบบและการเผยแพรในทกระดบขององคกรโรตาร รวมถงขอมลขาวสารของการใชตราสญลกษณทถกตอง

เวบไซต www.rotary.org แนวทางการวางแผนกลยทธ (Strategic Planning Guide) — เครองมอออนไลนสาหรบสโมสร ทจะใชสรางวสยทศนรวมกบเปาหมายระยะยาวและประจาป

Running a Club (คลกทเมน Members) — มงหวงทจะชวยผนาสโมสรในการรวมรวบขอมลเกยวกบการดาเนนงานทมประสทธภาพ รวมทงลงคไปยงขอมลขาวสารเรองการบรหารสโมสร, สมาชกภาพ, ประชาสมพนธ, โครงการบาเพญประโยชน และมลนธโรตาร และหนาทรพยากรในระดบสโมสร

ประมวลนโยบายของโรตารและมลนธโรตาร — นโยบายและวธปฏบตงานทกาหนดโดยคณะกรรมการบรหารและกรรมการมลนธโรตาร เพอสนบสนนธรรมนญและขอบงคบของ โรตารสากล แกไขเปลยนแปลงหลงการประชมคณะกรรมการบรหารและกรรมการมลนธ โรตารทกครง

ทรพยากรบคคล หารายละเอยดขอมลการตดตอไดจากทาเนยบทางการ เวบไซต www.rotary.org หรอจากผวาการภาคของทาน ผชวยผวาการภาค — โรแทเรยนทไดรบการแตงตงใหชวยเหลอผวาการภาคในเรองการบรหารงานของสโมสรตามทไดรบมอบหมาย ผชวยผวาการภาคของทานจะไปเยยมสโมสรทกๆ 3 เดอน (หรอบอยกวานน) และพรอมจะตอบคาถามหรอใหคาแนะนา

ประธานคณะกรรมการของสโมสรอนๆ ในภาคของทาน — ผนาสโมสรทสามารถทาหนาทเปนทรพยากรเพอชวยสนบสนนโครงการและความคดรเรมใหมๆ ของสโมสร


เวบไซตของโรตารสากลเปนแหลงขอมลออนไลนและขอมลปจจบนในเรองตางๆ ของโรตาร ทานสามารถดาวนโหลดสงพมพตางๆ ไดฟร รวมทงซอสงพมพออนไลน และหาวนเวลาและสถานทประชมของสโมสร โรตาร


ผวาการภาค — เจาหนาทโรตารสากลทใหคาแนะนาเกยวกบกลยทธทจะทาใหสโมสรของทานมประสทธภาพมากขน

อดตประธานคณะกรรมการและผนาสโมสร — โรแทเรยนทมความรทสามารถใหคาแนะนาเมอทานวางแผนงานในปของทานและสามารถรบมอบหมายใหเปนผนากจกรรมตางๆ ของคณะกรรมการ

กลมทรพยากรของมลนธโรตารและโรตารสากล — กลมโรแทเรยนทไดรบการแตงตงจากประธานโรตารสากลเพอชวยสโมสรและภาคโรตารในเรองทประธานโรตารสากลใหความสาคญ

ผแทนฝายสนบสนนสโมสรและภาคของโรตารสากล คอ พนกงานทสานกงานใหญโลกของโรตารสากลหรอสานกงานระหวางประเทศทจะชวยตอบคาถามเกยวกบการบรหารงาน และสงคาถามตางๆ ไปยงพนกงานของโรตารสากลและมลนธโรตารทเหมาะสม

ทรพยากรการเงน การหาทนของสโมสร เงนทนจากผบรจาครายบคคลและธรกจในทองถน ทนสนบสนนจากมลนธอนๆ ทนสนบสนนจากมลนธโรตารสาหรบโครงการเพอเพอนมนษยของสโมสรและภาค


ภาคผนวก 1: สวนของการบรหารสโมสรใน แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ สงหาคม 2009 แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) น เปนเครองมอชวยสโมสรในการประเมนสภาพการณในปจจบนและกาหนดเปาหมายในปทจะมาถง แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพนมพนฐานจากแผนผนาสโมสร กลยทธทใหไวในแตละตอนเปนวธการทสโมสรอาจจะเลอกใชเพอการไปสเปาหมาย สโมสรควรจะพฒนากลยทธทางเลอกเพอใหบรรลเปาหมายไดตามความเหมาะสม นายกรบเลอกควรกรอกแบบฟอรมนรวมกบคณะกรรมการสโมสร และสงใหผชวยผวาการภาคภายในวนท 1 กรกฎาคม ดาวนโหลดแบบฟอรมทเปน Microsoft Word ไดจาก www.rotary.org การบรหารสโมสร

สภาพการณปจจบน สโมสรของทานดาเนนงานภายใตแผนผนาสโมสรหรอไม? ใช ไมใช คณะกรรมการบรหารสโมสรประชมกนเมอไร และบอยเพยงใด? มการประชมกจกรรมสโมสรเมอไร? สโมสรจดเตรยมงบประมาณอยางไร? มการตรวจสอบโดยนกบญชทมใบอนญาตหรอไม? ใช ไมใช สโมสรมแผนกลยทธอยแลวหรอไม? ใช ไมใช สโมสรไดพฒนาระบบผนาทตอเนองในคณะกรรมการบรหาร, คณะกรรมการตางๆ ฯลฯ หรอไม? ใช ไมใช สโมสรไดพฒนาระบบททาใหสมาชกทกคนเขามามสวนรวมในสโมสรหรอไม? ใช ไมใช สโมสรใช Member Access บนเวบไซต www.rotary.org เพอทารายชอสมาชกใหเปนปจจบนหรอไม? ใช ไมใช สโมสรจดพมพสารสโมสรบอยเพยงใด? อธบายถงการจดโปรแกรมประจาสปดาหของสโมสร สโมสรมเวบไซตของตนเองหรอไม? ใช ไมใช สโมสรปรบเปลยนเวบไซตของสโมสรใหเปนปจจบนบอยเพยงใด? สโมสรของทานจดงานในเดอนพเศษตามปฏทนของโรตาร เชน เดอนแหงมลนธโรตาร และเดอนแหงนตยสารหรอไม?

ใช ไมใช สโมสรของทานจดกจกรรมมตรภาพบอยเพยงใด? สโมสรจดใหครอบครวของโรแทเรยนมสวนรวมอยางไรบาง? สภาพการณในอนาคต สโมสรดาเนนงานบรหารสโมสรอยางไรบาง? (ทาเครองหมายตรงชองทตองการ)

กาหนดวนประชมกรรมการบรหารสโมสรอยางสมาเสมอ สโมสรจะทบทวนแผนผนาสโมสรในวนท จะปรบปรงแผนกลยทธและแผนงานการสอสารของสโมสรใหเปนปจจบนในวนทดงน กาหนดใหประชมกจกรรมสโมสร (Club Assembly) จานวน ครง ในวนทดงน สโมสรนาขอบงคบเสนอแนะของสโมสรโรตารฉบบลาสดมาใช หรอแกไขขอบงคบของสโมสรเอง (ซงแนะนาใหทาหลงจากการประชมสภานตบญญตทกครง)


กาหนดวนเลอกตงเจาหนาทสโมสรในวนท จดสงสมาชกอยางนอย คน ไปเขารวมการประชมใหญภาค จดทาสารสโมสร เพอใหขอมลขาวสารแกสมาชก สโมสรจะปรบปรงเวบไซตใหทนสมยปละ ครง พฒนาแผนงานทจะจดโปรแกรมประจาสปดาหทนาสนใจและมความสมพนธกน คะแนนการประชมประจาเดอนจะสงใหผนาภาคภายในวนท ของเดอนถดไป สโมสรของเราจะใชเมน “Member Access” ในเวบไซตโรตารสากลในการปรบปรงขอมลสโมสร (ภายในวนท 1 มถนายน และ 1 ธนวาคม เพอใหรายงานครงปถกตอง) จะรายงานการเปลยนแปลงขอมลสมาชกภายใน วน การรายงานใหโรตารสากล รวมทงการรายงานครงปจะทาใหเสรจสมบรณตามเวลาทกาหนด จะมการจดกจกรรมมตรภาพดงตอไปนใหสมาชกในปน:

อนๆ (โปรดระบ): ขนตอนการปฏบตการ:


ภาคผนวก 2: ตวอยางวาระการประชมประจาสปดาห

เรมตน สนสด ระยะเวลาทแนะนา กจกรรม

5 นาท เปดประชม ตามธรรมเนยมทองถน

30 นาท ชวงเวลาสาหรบรบประทานอาหาร และมตรภาพ 20 นาท ชวงเวลาของนายกสโมสร

แนะนาโรแทเรยนและแขกทมาเยยมสโมสร หนงสอทไดรบและขาวประกาศตางๆ การรายงานของคณะกรรมการ ธรกจของสโมสร

30 นาท โปรแกรม แนะนาผบรรยาย การบรรยายของวทยากร นายกสโมสรกลาวปดประชม

5 นาท ปดประชม


ภาคผนวก 3: คาถามเพอการอภปรายในการประชมภาค ประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร การทบทวนคมอเลมนกอนททานจะเขารวมประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร จะชวยใหทานไดเตรยมตวสาหรบการอบรมทจะรวมถงวาระการอภปรายทจะตอบคาถามขางลางน เมอพจารณาคาถามเหลานขอใหอางองถงสวนตางๆ กอนหนานในคมอเลมน และพดคยกบผนาสโมสรทกาลงจะหมดหนาทและทจะมารบหนาท เพอเปรยบเทยบความคดเหน หนาทรบผดชอบของคณะกรรมการบรหารสโมสรมอะไรบาง และหนาทของทานในฐานะประธานคณะกรรมการมอะไรบาง? ทานจะทาใหการประชมประจาสปดาหนาสนใจ และมความเกยวของกนไดอยางไร? ทานจะวางแผนสาหรบสารสโมสรและเวบไซตอยางไรบาง? ทานจะชวยใหกรรมการของทานทางานไดอยางไรบาง? เปาหมายประจาปและเปาหมายระยะยาวของทานมอะไรบาง?


กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร

เอกสารปฏบตงาน 1: สรป

บนทก

บทบาทและหนาทรบผดชอบการตดตอ

ฉนเรยนร…

ฉนจะ…



เอกสารปฏบตงาน 2: เปาหมาย ใชเอกสารปฏบตงานนเพอรางเปาหมายระยะยาวและประจาปเปนเวลา 3 ปเพอไปสเปาหมายระยะยาว ทาใหแนใจวาเปาหมายของทานมลกษณะดงน มสวนรวม – ผทมสวนรวมในการกาหนดเปาหมายและพฒนากลยทธเพอใหบรรลเปาหมายตองมพนธะสญญาในการ

ดาเนนงาน วดและประเมนผลได – เปาหมายตองวดไดอยางเปนรปธรรมเพอใหตดตามได ทาทาย – เปาหมายตองมความทาทายพอสมควร เหนอกวาเปาหมายทสโมสรเคยประสบความสาเรจมาแลว สามารถประสบความสาเรจได – โรแทเรยนควรสามารถบรรลเปาหมายได โดยการใชทรพยากรทมอย มกาหนดเวลาชดเจน – เปาหมายควรมการกาหนดวนสนสดหรอกรอบเวลาการทางาน ทานจะยงคงทางานตามเปาหมายขนตนเหลานกบทมงานสโมสร ใชแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารทมประสทธภาพในวาระท 4 เปาหมายระยะยาว (เปาหมายของสโมสร 3 ป จากนไป)

เปาหมายในปท 1





เอกสารปฏบตงาน 3: แผนปฏบตการ ในชองวางขางลาง เขยนเปาหมายประจาป 1 แผนจากเอกสารปฏบตงานเปาหมาย แลวจงกาหนดขนตอนการปฏบตเพอใหบรรลเปาหมายน กาหนดผทจะรบผดชอบในแตละขนตอน กรอบเวลา สงบงชความกาวหนา และทรพยากรทจาเปน เปาหมายประจาป: ขนตอนการปฏบตงาน

ใครเปนผรบผดชอบ?

ขนตอนนใชเวลาเพยงใด?

จะวดผลความ กาวหนาไดอยางไร?

ทรพยากรใดทมอย?

1.

2.

3.

4.

5.

ทรพยากรทตองการ:



เอกสารปฏบตงาน 4: กรณศกษาของคณะกรรมการ บรหารสโมสร อานกรณศกษาขางลางน แลวสรางแผนงานเปนขนเปนตอนสาหรบการบรหารสโมสรโรตารฮารเบอรทาวนใหมประสทธ- ภาพมากขน โดยใชแผนปฏบตการกรณศกษาในหนาตอไป พจารณาคาถามทใหไวในขณะททานพฒนาแผนงาน

สโมสรโรตารฮารเบอรทาวน ตงอยในชมชนทมประชากรอย 10,000 คน มธรกจขนาดเลกมากมายและมอตสาหกรรมการประมงขนาดเลกหนงแหง อยางไรกตาม ในชวง 2-3 ปทผานมา เศรษฐกจในทองถนชะลอตวสาเหตใหญเนองมาจากการจบปลามากเกนไป

สโมสรมสมาชก 25 คน ครงหนงสโมสรเคยเปนสวนหนงทมความกระตอรอรนของชมชน แตสโมสรกลดความสาคญลง การประชมประจาสปดาหซงจดขนทหองจดงานเลยงในทองถนมกจะมสมาชกเขาประชมมากกวาครงเลกนอย ผทมารวมประชมนงกบคนทเคยนงดวยกนทกๆ สปดาห ไมคอยมการเชญบคคลภายนอกมาบรรยาย และสวนใหญมาเพอคะแนนการประชมและรบประทานอาหารกลางวน

เมอมสมาชกคนหนงลาออก เพอนของสมาชกนนกมกจะลาออกตามไปดวย สโมสรมกจะสงคาบารงลาชาและบางครงกเกบไมได ผนาสโมสรบางคนไมเขารวมการประชมระดบภาค ไมมการจดเกบรายงานตางๆ เขาแฟมและการเกบเอกสารของสโมสรกไมเปนระเบยบ

กจกรรมทประสบความสาเรจมากทสดของสโมสร คอ งานทอดปลาประจาปเพอชวยศนยเยาวชนในทองถน และการจดการแขงขนกอลฟประจาปทดงดดผรวมงานจากเมองใกลเคยงได สโมสรจดกจกรรมสองอยางนมาแลว 15 ป แมวาสโมสรจะมสมาชกทเสยสละแตกมสงทจะยดเหนยวพวกเขาเอาไวดวยกนนอยลงๆ ผวาการภาคไดแนะนาใหสโมสรคดหาวธการทจะปรบปรงสโมสรใหดขน สโมสรจะปรบปรงการประชมประจาสปดาหไดอยางไร? การปรบปรงโปรแกรมใหดขนจะชวยกระตนใหมการเขารวมประชมมากขนไดอยางไร? การรวมเอาเรองของมตรภาพเขาไวในการประชมประจาสปดาหอาจจะชวยทาใหสมาชกมสวนรวมมากขนไดอยางไร? สโมสรจะใชกจกรรมทประสบความสาเรจในการเพมความพงพอใจใหแกสมาชกไดอยางไร?


กรอกใหเสรจสมบรณในการประชมภาคประจาปเพออบรมเจาหนาทสโมสร แผนปฏบตการกรณศกษา ขนตอนการปฏบตงาน

ใครเปนผรบผดชอบ?

ขนตอนนใชเวลาเพยงใด?

จะวดผลความ กาวหนาไดอยางไร?

ทรพยากรใดทมอย?

1.

2.

3.

4.

5.

ทานเรยนรอะไรบางทจะสามารถนาไปประยกตใชกบสโมสรของทาน?

คู่มือคณะกรรมการบริหารสโมสร

Documents