Dorothy B. Johnson Pre-K Center

Head Start NC Pre-Kindergarten

NHCS Exceptional Children’s Program

2017-2018 Family Handbook

1100 McRae Street, Wilmington NC 28401 Phone (910) 251-6155

Parent Orientation Agenda ● Introduction 

○ Staff and School Website ○ Program Purpose & School Readiness ○ Goal of Orientation 

● Review of Parent Handbook and Policies 

Communication   

● Green NHCS Registration Sheet (Complete) ● Home Language Survey ● Phone Calls to School ● Connect 5 Calls and E-Mail Messages ● Daily Communicator ● Newsletters ● Parent Teacher Conferences/Home Visits ● Family Assessment (Sign) ● Family Goal Setting ● Student Image Form (Sign) 

Attendance 

● 2017-2018 School Calendar (Back of Handbook) ● School Times ● Arrival and Departure Procedures ● Attendance and Tardies (3 Day Rule) ● Dress Code 

Transportation  

● Arrival Procedures & Dismissal Procedures ● Car Riders ● Bus & Pedestrian Safety Policy (Sign) ● Transportation Policies (Sign) ● Bus Routes and Pick up Times (ID Required) ● Bus Warnings ● "Authorization for Pick-Up Form" 

Curriculum 

● Teaching Strategies GOLD Objectives ● Child Outcomes ● Code of Conduct  ● 8410 Form (Sign) ● Discipline and Behavior Management Policy (Sign) 

Health & Safety 

● Health Assessments: Lead & Hemoglobin Required ● Health Screenings (Hearing, Vision, Heights & Weights) ● Behavior Observation Form (Sign) ● Community Resource Directory ● Dental Exam and Verification Forms ● Health Insurance and Applications ● Medication in School ● Nutrition Information Form (Sign) ● Food Policy (No outside food) ● Drills 

Parent Involvement Form  (Parents Sign) 

● Throughout the School Year ● Workshops & Committees 

○ Health Advisory ○ Policy Council ○ School Improvement Team 

Disabilities  ● Special Education & 504 Plans Confidentiality  ● FERPA (Sign) Appendix  ● Child Care Laws and Rules & Community Resources 

○ Receipt of Policies (Sign) 

1

   Dear Parents and Guardians,  On behalf of our staff, I am writing to let you know that we are so excited for you and your child(ren) to join the Dorothy B. Johnson Pre-K Center Family.  Our Early Childhood Education Team has compiled information to answer frequently asked questions about our program.  In the following pages you will learn about school procedures along with New Hanover County Schools (NHCS) School Board policies and governmental regulations we follow to maintain a safe, encouraging, and developmentally appropriate environment to enable your children to thrive.    We welcome your continuous involvement and expertise.  Thank you for entrusting us with the lives of your children.  We are committed to join you in caring for their needs, preparing them for elementary school and inviting them to dream big dreams.  Sincerely,  Rachel Greer Principal  rachel.greer@nhcs.net 

 

2

Table of Contents Introduction 

Head Start and Preschool Philosophy School Readiness Nondiscrimination 

Communication Automated Phone Answering System Connect 5 Parent/Teacher Communication Folders Home/School Communication Log Weekly Newsletters Family Newsletters Home Visits and Parent Conferences Grievance Procedure 

Attendance School Readiness If Your Child Must Be Absent or Tardy What Should Your Child Bring to School? What Should Children Wear to School? Are There Times I Should  Keep My Child at Home? In Case of an Emergency 

Transportation Arrival Procedures Considerations for Car Riders Dismissal Procedures Requirements for Preschool Age Children on Public School Buses 

Curriculum Creative Curriculum Outside Play/Inclement Weather Social Emotional 

Code of Conduct Program Discipline and Behavior Management Policy 

Health & Safety Parent Authorization for Health Services Health Assessment Hearing & Vision Screening Growth Assessment 

3

Behavioral Observation Screening Dental Program Health Insurance Health and Nutrition Curricula Nutrition Medication Toilet-Training Policy Cleaning and Sanitation Procedures Mental Health Drills 

Parent Involvement Ideas for Involvement throughout the School Year 

Parent Orientation Open House Events & Activities Field Trips Sign in Sheets Parents as Partners Parent Committees School Improvement Team Policy Council for Head Start 

Disabilities Notice of Rights Under Section 504 1973 Rehabilitation Act Grievance Procedure 1973: Rehabilitation Act Section 504 

Confidentiality New Hanover County Schools Annual  Notice  about Educational Records Transition Policy 

Employment Bus Drivers Substitute Teachers Qualifications Online Applications 

Appendix Student Dress Code Policy 8520 Bus Warning Summary of the North Carolina Child Care Law for Child Care Centers Community Resources for Behavioral & Emotional Services and Support Lockdown and Shelter in Place Safety Procedures 

4

Introduction  Dorothy B. Johnson Pre-K Center is a child and family-centered program seeking to increase the social and cognitive competencies of the children we serve. It is our belief that children learn best when teachers intentionally plan for all aspects of their development. Your child will experience individual, small group, and large group instructional time. There will be opportunities for indoor and outdoor learning. Teachers carefully plan for a fun-filled day that incorporates the following 8 domains:  

● Language Development ● Literacy ● Mathematics ● Science ● Creative Arts ● Social and Emotional Development ● Approaches to Learning ● Physical Health and Development 

 Realizing that this broad vision cannot be accomplished alone, we seek to form meaningful partnerships with families and community agencies to achieve our goals. Children learn best when the classrooms they attend are connected to the families and cultures they represent. This is why it will be important for you to remain active participants in the education of your child. We need you to teach us many things about your child. We, in turn, can offer the support you need in the very difficult job of parenting. Together we can find ways to do our jobs better, always keeping your child's best interests foremost in our minds.  Our school is committed to cultivating community partnerships. Through the establishment of meaningful links with community organizations focused on early childhood development, family support, literacy, health, dental, etc.; our Center is committed to providing an array of access to individualized services for your child. Our collaborative work with a variety of agencies helps to ensure that our program works to meet your child's educational, physical, mental health, and nutritional needs. We welcome your involvement with our community partners. 

Head Start and Preschool Philosophy What we believe about each child in a Preschool  Program: 

● Each child has unique experiences and strengths and can learn ● Each child needs a comprehensive, interdisciplinary program that fosters development ● Each child needs high quality educational services in a safe and attractive classroom 

setting ● Each child needs developmentally appropriate curriculum and materials ● Each child needs positive, supportive, nurturing, caring, academically competent 

teachers and aides ● Each child needs developmentally appropriate socialization ● Each child needs complete and comprehensive health screenings and follow-up 

treatments as needs  indicate.  What we believe about their families: 

5

● Families are the child's first and primary teacher and remain the principal influence on the child's development 

● Families regularly participate directly in the child's education ● The child's entire family as well as the community must be involved ● Families must be connected to on-going services within the community ● The child and the family's sense of dignity and self-worth can be enhanced through the 

program ● The child and the family's ability to relate to one another and others will be increased 

   What we believe about interagency relationships: 

● Cooperation, coordination, and collaboration are essential in order to maximize services to children and their families 

● Joint training of staff and parents yields consistency ● There must be written procedures for: referrals, evaluations, IEP development, and 

placements ● An annually updated written agreement must address transition and the procedure for 

sharing resources  What we believe about the program: 

● The program should strive to meet and exceed quality standards ● The program connects the family with on-going services (i.e. medical and dental) within 

the community ● Each child's unique experiences and strengths should be maximized through the 

program 

School Readiness School Readiness is the process of early learning and development, from infancy to school age, when children gain the skills and attitudes they need to succeed in  school. With developmentally appropriate programming, infants, toddlers, and preschoolers make advances that prepare them for school. Early childhood experts describe school readiness in various ways, but typically refer to five areas of readiness: health and physical development; social and emotional development; approaches to learning; language development and communication; and cognition and knowledge.  Dorothy B. Johnson Pre-K Center has a School Readiness Plan and you are a very important part of the process. The plan is shared with the parents at the  first parent meeting. We look forward to your input as we work together for your child's school readiness. 

Nondiscrimination The New Hanover County Schools Early Childhood Education Program does not and will not discriminate in relation to race, sex, age, religion, national background , handicap and other human differences in all matters concerning our customers. This policy of nondiscrimination  is in accordance  with local NHCS School Board  Policy 1710.  

 

6

Communication Automated Phone Answering System Dorothy B. Johnson Pre-K Center Office (910) 251-6155  When you call Dorothy B. Johnson Pre-K Center, the automated answering system will provide you with options of how you may direct your call. If you wish to speak to an office person from 7:00 a.m. until 3:30 p.m., simply press zero and your call will be answered. If you want to speak to your child's teacher, you may enter his or her extension and leave a voicemail message. Teachers can receive direct calls before or after instructional hours. Therefore, if you have time sensitive information such as a change of pickup, direct the call to the office. If you do not have your party's extension you may access our directory by dialing 411. For your convenience, classroom and office staff extensions are listed below.  

Room  Extension    Room  Extension 

A1  217  D1  231 

A2  216  D2  229 

A3  215  D3  230 

A4  214  D4  231 

B1  223  K1  219 

B2  224  K2  220 

B3  225  K3  221 

B4  226  K4  222 

C1  237  SE2 - Speech  210 

C2  239  SE3  209 

C3  240  Family Specialists 

208 Meza, 263 Price, 261 Taylor 

C4  238  Nurse  244 

Office  201  Cafeteria  207 

Connect 5 New Hanover County Schools has established a county-wide email and  telephone calling system that will notify groups of people of events or cancellations. We use this system to notify parents of parent meetings, school closings and other family events. Please update the office when your phone number changes.The Connect 5 Replay Call number is 1-855-473-7529. 

7

Parent/Teacher Communication Folders Each child will be given a folder when they start school. The folder: 

● Comes home everyday ● Contains weekly newsletters, samples of your child's work, and a Home-School 

Communication Log ● Will need to be checked everyday for notes from home ● Includes items in the section  "Keep at home" or send back  to school the items in the 

"Return to School" section 

Home/School Communication Log The "Home/School Communication Log" will: 

● Come home every day ● Include comments from your child's Teacher or Instructional Assistant ● Invite parents to suggest field trips and/or  units of study - if you have something you feel 

should be covered in the classroom, please write the suggestion on  the log ● Include a place for comments, write any comments you may have, and sign it daily so  we 

will know you have seen it 

Weekly Newsletters ● Come home on the first day of the week ● Inform parents of any activities they are encouraged to participate in that week ● Inform parents of what their child is doing in school,  School Readiness activities that can 

be done at home, general information/reminders from the Teachers, Principal, Social Worker, Family Specialists or from the Director of Early Childhood Education. 

Family Newsletters ● In the fall and spring, newsletters from the  center/ Family Specialists in coordination 

with classroom staff are sent for parents and families to enjoy ● Seek to maintain and improve family and community partnerships, keep you informed of 

many topics including child health and safety , parent involvement and School Readiness activities, Parent Committee Meetings, and access to community resources and other topics of interest 

Home Visits and Parent Conferences Dorothy B. Johnson Pre-K Center requires that teachers and parents meet at least four times each year to discuss children's progress and needs. Two of the  visits are required in the home and two may be scheduled at school or home, whichever is most convenient to our families. Home Visits are valuable in building respectful relationships with parents, setting goals for the family, and joining together to meet the established goals. 

● First Meeting:  Getting to Know You Home Visit ● Second Meeting:  Fall Conference on child’s acclimation to school, Teaching Strategies 

Gold Family Conference Form shared ● Third Meeting:  Home Visit on child’s progress according to developmental progressions, 

TSG Family Conference Form shared ● Fourth Meeting:  Spring conference transition to Kindergarten or second year of 

preschool, TSG Family Conference Form shared 

 8

Grievance Procedure If a community member of New Hanover County needs to submit a complaint regarding any issues or concern, New Hanover County Schools Grievance Policy will be followed with the addition of the following: 

Complaint associated with the field of Education or Family Support: 1. Contact the building Principal. 2. The Principal then notifies the Director. 3. The Director then attaches the complaint to the upcoming Policy Council Agenda for 

discuss ion. 

 Attendance Dorothy B. Johnson Pre-K Center serves children: 

● who are 3 or 4 years old on or before August 31   ● according to the New Hanover County Schools' Pre-K calendar.  ● on scheduled school days, which do not include designated days off and/or teacher 

work days ● Monday-Friday for 6.5 hours a day ● enrolled full time (part-time spots are not available) 

 

School Readiness  Start great school habits by showing your child that school is an  important place to be by  being on time to school and attending school (unless  your child is sick).   Children are expected to be at school on  time and stay all day. 

● Establishing consistent routines: ○ Gives your child security ○ Helps to build a relationship between the classroom and home 

● Children who have irregular attendance or who are consistently late: ○ Miss  breakfast and lunch ○ Miss  valuable activities 

If Your Child Must Be Absent or Tardy ● Call the school to notify them as soon as possible on the date of the absence or  tardy ● New Hanover County Schools policy is  for parents to send a note with the reason for the 

absence/ tardiness when the child returns to school in the blue “Communicator” folder ● Absences because of illness for 3  or more consecutive days may require confirmation 

from a doctor.  After three consecutive absences: ● If the school is unable to contact you,  the Early Childhood Education office is 

notified ● In a team effort, the Teacher, Social Worker or Family Specialist will attempt to 

contact you (phone and/or home visit) ● The Principal and Early Childhood Education Program Leadership Team will 

decide if or when the child should be terminated from the program  

9

If excessive tardies, early  releases, late pickups and absences for your child occur, parents and staff will need to discuss joint concerns  for continuation or termination of enrollment. Parents will be contacted after the third consecutive tardy, early release, late pickup and absence to discuss the child's participation status.  

What Should Your Child Bring to School? 1. An extra change of clothes (seasonal - including pants/shorts, shirt, socks/underwear) 2. A towel or small blanket for rest time 3. If you purchase a book bag - it needs to be 

a. A zippered backpack (no wheels, suitcase-type or shoulder bags) b. Large enough to hold the folder, blanket, and clothes  

What Should Children Wear to School? Dorothy B. Johnson Pre-K Center is hands-on, exploratory and provides MANY "messy opportunities to your child.  Please let your child know it is okay to get dirty.  Children go outside everyday.  Please dress and/or send with your child, clothing that matches the weather. For cold weather, make sure to include hats, gloves/mittens, & warm jackets/coats. We require the following:  

● NHCS Dress Code is followed (Appendix) ● Comfortable and washable clothes ● Shoes or sneakers should be worn every day instead of flip flops or slip-on shoes. ● A complete change of clothing (shirt, shorts/pants, underwear, & socks)  in a zip locked 

bag labeled with your child's name (using permanent ink) to use for accidents/spills. ● Labeled clothing (especially coats) with your child's name will help us keep clothing with 

the right child.  We try very hard to keep track of clothing, but cannot be responsible for any that is lost or unmarked.  Children have their own storage area for clothing and other personal belongings. Please check this  area every afternoon, taking home everything except the change of clothing. 

Are There Times I Shou ld  Keep My Child at Home? 1. For some illnesses, children cannot be at school: 

● Chicken Pox, Diarrhea, Measles, Mumps ● Hepatitis A, Hepatitis B, Hepatitis C ● Impetigo, MRSA, Meningitis, Pink Eye ● Strep Throat, Scarlet Fever, Tuberculosis, Whooping Cough 

2. Children with diarrhea, vomiting and/or fever are excluded from school until symptoms have stopped for 24 hours. 

3. Children with head lice are excluded from school - see  Head Lice Policy 4. Children with ringworm must be brought to school by the parent with the used 

medication box as proof of  treatment.  Ringworm must be covered at all times. 5. Children who are sent home from school with an illness may not return to school until 

they are free of symptoms for 24 hours.  Children may not return the following day. It is  important to recognize that many people carry infectious diseases and are often contagious before they appear sick or are aware that they are ill.  Staff members need to protect themselves and the children they serve by carrying out sanitation procedures on a routine basis. 

10

In Case of an Emergency Emergency information is kept on file for each child so the program knows who to call in case your child gets sick or hurt at school.  

1. Phone numbers should always be kept updated. 2. It is the responsibility of the parent to keep the center informed of any address or 

telephone changes. 3. We must know at all times how to contact a parent or guardian in case of emergency . 4. If needed, 911  will be called along with the parents or next  emergency contact if the 

parent or guardian cannot be reached.  

Transportation Dorothy B. Johnson Pre-K Center offers free limited school bus transportation. Transportation is not required, but a privilege. Failure to pick-up your child from the bus stop and/or the school can result in review of your child's enrollment status. We do not offer before or after school care, wrap-around care, holiday or summer care.  Some day-care providers do pick-up for after school care from our site.  Activities, instruction or communication which promotes religious beliefs are not part of  the school day. We serve breakfast and lunch on all regular school days.   Your child's safety is our most important concern. For that reason, Dorothy B. Johnson Pre-K Center has set procedures for Car Riders and Bus Riders that must be followed. 

Arrival Procedures Your cooperation will ensure a safe arrival and departure each day.  When driving to and from school, please park in a marked space, assist your child out of the vehicle and hold his or her hand until the child is in his or her classroom.  (Times subject to change based on bus routes designed by the transportation department.)  School begins each day at 7:15 a.m. All car rider students will be escorted to their classroom by the person bringing them to school. Once in the classroom, please let the child's teacher know that you have arrived so that the arrival time may be recorded. Children arriving after 7:45 am will be marked tardy.  Parents arriving at school with their child after 7:45  a.m. must sign in at the office, receive a pass, and deliver the child to the classroom. 

Considerations for Car Riders ● An adult (not a sibling) must accompany all children to and from the classroom. ● Greet the teacher or instructional assistant when entering the classroom and make sure 

the teacher or instructional assistant knows you have arrived/are leaving with a child. ● Parents/Guardians must sign the child in and out of school on the "Sign In and Sign Out" 

sheet in  the child's classroom and in the office if the child  is tardy.  ● For the safety of your child, we are unable to accept phone calls designating other 

people for pick-up.  Written notification is required when anyone other than the designated adult arrives to pick up the child. 

● Center staff will not release children without proper identification, and inclusion of their name on the Authorized Pick-Up List. 

11

Dismissal Procedures Dismissal begins at 1 :45 p.m.  Our dismissal routine is conducted with student safety as the priority and is meant to ensure that each child is accounted for at the end of the day.  Students that ride buses are escorted to buses by Dorothy B . Johnson staff members. Students that are after school daycare van riders will be escorted by teachers to the loading area on the McRae Street side of the building and will be assisted into the vans by Dorothy B . Johnson staff members also. Children that are Car Riders must be picked up beginning at 1:45 PM, and  no later than 2:00 p.m.  If someone other than the parent or guardian is picking up your child, their names must be listed on the  "Authorization for Pick Up" section at the bottom of the transportation form that is included in the enrollment packet. Please inform the individuals listed that they will be required to show their identification prior to taking the child from campus.  

Requirements for Preschool Age Children on Public School Buses  (Head Start 1310-effective  waiver) The preschool program is responsible for ensuring that the following is implemented: 

● Emergency information is available for each child on the bus and must be kept current. ● Medication is not to be transferred on the bus. ● Safe pickup and drop-off procedures are in place as identified below: 

a. Transportation may not be available for children who live within a 5 mile radius of the preschool site they have been assigned to attend. 

b. Pick-up Procedure -Responsible adult (16 years+) must be waiting at the bus stop ten minutes prior to pick-up time with the child  and remain there  until they are safely  seated  on the  bus .    Bus  Driver/and  or monitor  will:   

■ Record the time that the child boards the bus. ■ Aid the child in securing the seat belt.  ■ Upon arrival at school, the monitor will: record the time the child departs 

the bus and meets the preschool staff; notify staff member of any absences, parent communications or behavior issues. 

c. 3Drop-off Procedure - Johnson Staff will:   ■ Deliver children to the bus.   ■ Notify bus driver/monitor of  any parent pick-ups and parent 

communication.   d. Johnson staff will not release children without  proper  identification. 

 ● Written warnings will be given for any behavior problems and for pick-up and drop off 

procedure violations. After the third written warning, it is the parent's responsibility to provide transportation to and from school. (See Appendix) 

● If no one is at the bus stop at the time of delivery,  the child will be returned back to the school. The school will call the emergency numbers listed for the child and it will be the parent's responsibility to see that the child is picked up in a timely fashion. The parent will be issued a written warning. If this happens three times, transportation will be the parent's responsibility. 

● Number of Children - A bus monitor will be present on every bus as needed. ● If the child misses the bus , it is the parent's responsibility to bring the child to school, on 

time, so that the daily schedule and activities for the child are not interrupted. ● Our responsibility is to review these Transportation Policies with you so that parents 

understand their role in regards to releasing the child to the driver, ensuring a 

12

responsible adult is available to receive the child, and providing up-to-date emergency contact  information.  The parent shall sign that they have reviewed and understand the procedures. 

● Before school starts, parent(s)/guardian(s) will sign a form stating they have read and understand the New Hanover County Schools Early Childhood Education Requirements for Preschool age Children on Public School Buses located in the Early Childhood Education handbook.  Parent will adhere to the transportation rules and give permission for their child to ride the bus (childcare licensing). 

 

Curriculum Creative Curriculum The philosophy and goals of our program are reflected through our curriculum. The Creative Curriculum 5th Edition is used in all class rooms. Modifications are made in the curriculum, environment, and staffing pattern as needed in order to meet the special needs of all our children.  Ongoing assessment of the objectives from Creative Curriculum is documented in a program entitled, Teaching Strategies Gold.  Reports from this program will be available after Fall, Winter, and Spring Checkpoints to ensure your understanding of your child’s progress.  Not only do we measure academic skills associated with cognition, literacy, and mathematics; but we also include gross and fine motor skills and social emotional development.  The daily schedule provides a balance of activities including individual, small group and large group activities. Activities alternate between quiet and active play. Transitions between activities are used as learning opportunities. To encourage large and fine motor development as well as social skills, there are daily outdoor activities (weather permitting).  The classroom is bright,  safe, clean and comfortable. This fosters a secure environment in which learning and play can take place. We encourage good safety and nutritional practices. Children's artwork is displayed to brighten the classroom as well as to foster self-esteem and to encourage an appreciation of the arts.We incorporate culturally diverse toys and materials into our environment and promote a positive view of each.child's diverse background. 

Outside Play/Inclement Weather Dorothy B. Johnson Pre-K Center will follow ECERS-R requirements in regards to playing outside. Weather that poses health risk shall include: 

● Wind Chill-at or below 15 degrees F ● Heat Index -at or above 90  degrees F 

(ECERS/DCDEE) Children can be outdoors almost every day, unless there is  active precipitation or public announcements that advise people to stay indoors due to weather conditions. Teaching staff refers to the Weather Watch Chart to determine if outdoor play is appropriate. 

Social Emotional Teaching and practicing appropriate student behavior is a very important component of early learning experience. Appropriate student behavior is required in order to provide a school climate that is safe for your child and conducive to effective teaching and learning.  

13

Our program goals for helping children develop self-control and learn acceptable forms of social behavior are: 

1. Learn empathy through language concepts such as “same-different,” and “why-because,” identifying feelings and how to recognize them in others, as well as showing care and concern for others. 

2. Learn emotion management through identifying strong feelings , ways to calm down, managing anger and belly breathing. 

3. Learn the basic steps to problem-solving (1-How do I feel? 2-What is the problems? 3-What can Ido?), learning pro-social behaviors and skills for making and keeping friends. 

 We help children resolve conflict and develop problem solving skills with peers  by: 

● Helping children acquire the language concepts needed to resolve conflict ● Being a mediator throughout the problem-solving process ● Encouraging children to try to work out problems with their language skills. 

 We ensure staff follow the program's discipline and behavior management policies and practices and use behavior strategies appropriately by: 

● Requiring the use of Conscious Discipline and Second Step social skills, anti-violence and empathy curriculum. 

● Providing training to any staff members who do not have behavior management courses in their experience. 

● Behavior Specialists are to aid teachers in employing strategies for behavior management when other strategies fail. 

 Intervention Plans may be put into place by the Behavior Specialist and Intervention Team to help with your child's individual needs.  Parents are encouraged to participate in these meetings.  Teaching and practicing appropriate student behavior is a very important component of the early learning experience. Appropriate student behavior is required in order to provide a school climate that is  safe for your child and conducive to effective teaching and learning. In order to support the children’s social and emotional development, we provide instruction of social skills, and opportunities to practice those skills in the classroom, cafeteria, and outdoor learning environment.   Some formal processes to support your children include our NHCS Code of Conduct and Program Discipline and Behavior Management Policy.  Code of Conduct Employees and volunteers are critical to the success of our students, and must agree to adhere to the following code of ethical conduct: 

● Respect and promote the unique identity of each child, family , staff member and volunteer and refrain from stereotyping on the basis  of gender, race, ethnicity, culture, religion, or disability; 

● Follow the program confidentiality policies concerning information about children, families, staff, volunteers, and/or internal operating procedures; 

● Adhere to New Hanover County Schools' policies and procedures for filing a community complaint; 

14

● Adhere to New Hanover County Schools' policies and procedures for filing an employee complaint; 

● Refrain from accepting or soliciting personal favors , gratuities, or anything else of significant value from contractors or potential contractors and employees or potential employees of the program; 

● Assure that no child will be left alone or unsupervised while in my care; ● Use only positive  methods of child guidance & will not engage in corporal punishment, 

emotional or physical abuse or humiliation. ● Not employ methods of discipline that involve isolation, the use of food as a punishment 

or reward, or the denial of basic needs. 

This policy is in accordance with Head Start Performance Standard 1304.52-  Standards of Conduct, and New Hanover County Schools Code of Conduct  Program Discipline and Behavior Management Policy Praise and positive reinforcement are effective methods of behavior management of children. When children receive positive, non-violent and understanding interactions from adults and others, they develop good self-concepts, problem solving abilities and self-discipline. Based on this belief of how children learn and develop values, all staff members will practice the following discipline and behavior management  policy:  

● We DO praise, reward and encourage the children. ● We DO reason with and set limits for the children. ● We DO model appropriate behavior for the children. ● We DO modify the classroom environment to attempt to prevent problems. ● We DO listen to the children. ● We DO provide alternatives for inappropriate behavior to the children. ● We DO provide the children with natural and logical consequences for their behaviors. ● We DO treat the children as people and respect their needs , desires and feelings. ● We DO ignore minor misbehaviors. ● We DO explain things to children on their levels . ● We DO stay consistent in our behavior management program. ● We DO use effective guidance and behavior management techniques that focus on a 

child's development. ● We DO use short supervised periods of time-out sparingly.

 ● We DO NOT spank, shake,  bite, pinch, push, pull, slap or otherwise physically punish the 

children. ● We DO NOT make fun of,  yell at, threaten, make sarcastic remarks about, use profanity, 

or otherwise verbally abuse the children. ● We DO NOT shame or punish the children when bathroom accidents occur. ● We DO NOT deny food or rest as punishment. ● We DO NOT relate discipline to eating, resting or sleeping. ● We DO NOT leave the children alone, unattended or without supervision. ● We DO NOT place the children in locked rooms , closets or boxes as punishment. ● We DO NOT allow discipline of children by children. ● We DO NOT criticize, make fun of, or otherwise belittle children's parents , families or 

ethnic groups. 

15

Health & Safety Parent Authorization for Health Services 

● Parents will be advised of all planned health and dental services in advance. ● Children may not receive health or dental services without advance parent authorization. 

Health Assessment In order to comply with North Carolina Child Care Licensing Regulations (See Appendix) and New Hanover County Schools requirements, Dorothy B. Johnson requires that all children entering the program have an Early Childhood Education Health Assessment with the results recorded on the Preschool Health Assessment form. This form must be completed by a Medical Doctor, Physician's Assistant,  Health Dept. or other licensed medical personnel or facility to the authority to complete and sign this form. 

Hearing & Vision Screening If a child does not have a hearing and vision screening completed on the Health Assessment form, they will receive a hearing and vision screening within 45 days of enrollment by appropriate staff members. Parents will have agreed or disagreed to this  on the initial application. 

Growth Assessment If a child has an outdated growth assessment,  they will receive a growth assessment within 30 days of enrollment by the appropriate staff member. Children will receive a growth assessment at the completion of the year to measure their growth. Parents will have agreed or disagreed to this on the initial application. 

Behavioral Observation Screening The Center identifies children who need mental health services as early in the school year as possible and accesses these services without delay. An  initial classroom observation by a licensed mental health practitioner is completed within 45 days of enrollment. Parental consent is  obtained for all mental health observations. 

Dental Program Did you know what the most common chronic disease affecting children with a rate that is 5x more common than asthma is tooth decay and dental problems? Sweet Tea, Soda, Gatorade and Juices are not healthy for your child's teeth.  Substitute with water whenever possible.  Our program, and dentists, would like for parents to consider going to the dentist as natural as going to the movies or going out to eat.  Currently, going to the dentist is considered a luxury and many do not go regularly, if at all. Medicaid typically covers dental exams once a year and provides almost 100%  coverage. Most dental policies allow 1  or 2 cleanings  a year (6 months apart). Please check your dental benefits so that your family can take advantage of all the opportunities for dental work the insurance provides. Research is showing  that dental health, good or bad, affects more than just the teeth and gums.  Dorothy B. Johnson Pre-K Center offers dental services  through the New Hanover County Health Department Mobile Dental Clinic for families who have not already established a dental home.  

16

Each child enrolled in the program who has not already had a dental examination will receive, with parental permission: 

● A dental examination by a dentist; ● Follow-up treatment as indicated; ● Demonstration of proper tooth-brushing and flossing techniques; ● Daily tooth-brushing in the classroom with supervision. 

 It is  very important for you to follow-up with any recommendations from the dentist including future visits. Dental health is  an important part of your child's development in these early years and sets the foundation for good lifelong dental health  habits.Health Services personnel also offer dental education programs for children and parents as needed. 

Health Insurance ● Dorothy B. Johnson Pre-K Center works to assist families who do not have private 

medical and/or dental insurance to apply for Medicaid/Health Choice insurance options to help ensure that children's health and dental needs are met. 

● Please keep the program notified of any changes in the child's health insurance. ○ We can send home Medicaid/Health Choice applications if needed. 

● It is very important for families with Medicaid/Health Choice to keep the insurance current and not let health coverage lapse. 

● During the year, parents may be asked for a copy of the recent Medicaid/Health Choice card. 

Health and Nutrition Curricula Dorothy B. Johnson Pre-K Center implements several programs to teach children and families about health and nutrition, making healthy choices and making exercise fun. 

● The Head Start initiatives "I am Moving, I am Learning" ● www.beactivekids.org ● www.mypyramid.gov 

Nutrition ● Dorothy B. Johnson Pre-K Center provides a healthy and nutritious breakfast and lunch 

served in a family-style setting ● New Hanover County Schools Child and Nutrition Department will provide all USDA 

meals and process all reimbursement ● A Registered Dietician makes the menus for the Center, which are available on the 

website: http://www.nhcs.net/nutrition/menus.htm ● Preschool meals will vary from K-12 meals served due to nutritional guidelines for 

preschoolers ● Children with special dietary needs must submit a note from a doctor with the approved 

food and drink substitution ● This doctor's note is forwarded to the school nurse and cafeteria manager. Aramark 

then makes the appropriate substitutions for the child. ● Please note that health regulations prohibit the center from giving children snacks sent 

from home and cannot accept outside food and drink of any kind. This includes food brought for holidays or birthdays. 

 

17

Medication If it becomes necessary for a student to take any form of medication at school, the following procedures must be  followed:  Parents: 

1. Must bring the medication to the school in the original container along with the "Permission to Administer Medication at school" form signed by the parent and doctor. 

2. Medication cannot be sent to school in the child's book bag or on a Public School Bus . 3. All medication given to children by the facility staff must be prescription medication and 

be in the original container. 4. Preschool personnel cannot administer nonprescription drugs or over the counter 

medicines to students. 5. Parents may be asked to come to class to dispense their child's medication. 6. Ensure the pharmacy includes enough for the school in the proper container with all 

pertinent information. 7. Please make arrangements  at the end of the year to come to the school and get your 

child's medication. Medication not picked up from school will be discarded.  Staff: 

1. School Nurse will bring medication to assigned staff following "check-in" of medication 2. Complete a log showing the date, time, person assisting,  and any observations or 

comments any time medication is used. 3. Epi-pens and medication for children with asthma and severe allergies is  kept in the 

emergency backpack with the doctor's orders.   This is kept at school and will travel on the bus and on field trips. 

 

Toilet-Training Policy Parents are encouraged to have their children toilet-trained prior to entering the program. In accordance with North Carolina Department of Environmental and Natural Resources, Division of Environmental Health, Environmental Health Services Section 15A NCAC 18A.2819: Any  child who is not toilet-trained, but meets all eligibility requirements may be served at a location other than his/her home school due to the need for toilet training.   If a  child has a documented medical condition that affects his/her ability to be trained at a level that is age appropriate, he/she will not be excluded from the program. In this instance, modifications to their school day may need to be addressed including the possibility of attending a school not in the child's home district in order to meet North Carolina Department of Environmental and Natural Resources, Division of Environmental Health, Environmental Health Services Section 15A NCAC 18A.2819 . "Toilet-trained" is defined as,  "no longer requiring the use of a diaper, pull-ups, or plastic pants during school hours". Children who are accepted and are not completely toilet-trained under the previous definition, will be provided with a potty-training packet to assist  the parent in completing this fundamental parenting responsibility. 

Cleaning and Sanitation Procedures Purpose: Effective hygiene and sanitation procedures will reduce health risks to children and adults by limiting the spread of infectious germs. Touching a contaminated object or surface 

18

may spread illness.  Many types of infectious germs may be contained in human waste (urine, feces) and body fluids (saliva, nasal discharge, tissue and  injury discharges, eye discharges, blood), and need to be cleaned and sanitized immediately. Because many people carry communicable diseases without having symptoms , and many are contagious before they experience a symptom, staff members need to protect themselves and the children they serve by carrying out sanitation procedures.  Definitions: 

● Cleaning - Removing dirt and soil with water and soap ● Sanitizing - Removing dirt and soil and certain bacteria so that the number of germs is 

reduced to such a level that the spread of disease is unlikely.  

1. Hand Washing - Staff will wash their hands  using the Hand Washing Procedure. 2. Cleaning and Sanitation -Tables will be cleaned and sanitized with bleach solution before 

and after each meal: a. Surfaces will be cleansed and rinsed; b. Spray surface with bleach solution; c. Wipe bleach solution over the surface with a paper towel. Do not dry off; d. If the surface cannot be air dried, allow to dry for 3 minutes before wiping. 

3. Trash storage will be emptied daily, lined with trash bag and a covered lid. 4. Bathrooms will be cleaned and sanitized daily by custodial staff. 5. All blood and body fluid spills will be cleaned utilizing Standard Precautions. 6. Food preparation and serving procedures will be followed. 7. Furniture and toys will be cleaned monthly and as needed. 8. Blankets and dress-up clothes will be washed weekly. 9. Children will be provided with an individual cubby and rest cot. 

a. If child's belongings (coats, blankets, etc.) do not fit in  their individual cubby, items will be placed in plastic bags to prevent cross-contamination. 

b. Cots should be cleaned weekly and as needed. 10. Toothbrushes are labeled and stored separately with a ventilated cover to prevent 

cross-contamination. a. Toothbrushes are discarded and replaced every three months; and b. Discarded and replaced individually in the event of child reported to have 

communicable disease (Upper respiratory infections, Strep throat, etc). 11. Child health teaching topics will include, but are not limited to: 

a. Hand washing; b. How germs are spread - avoid sharing cups, toothbrushes, food, hats, etc; c. Covering mouth when coughing or sneezing;  and d. Tooth brushing and personal hygiene. 

Mental Health Dorothy B. Johnson Pre-K Center staff strive to work collaboratively with parents to: 

● Ask for parental input about their child's mental health through parent observation and/or concerns. 

● Share staff observations and have discussions with parents when needed to anticipate children's behavior and development, including separation and attachment issues. 

● Discuss and identify with parents appropriate responses to their child's behaviors. 

19

● Discuss how to strengthen nurturing, supportive environments and relationships in the home and at the program. 

● Help parents to better understand mental health issues and community supports (See Appendix) 

● Supporting parents' participation in any needed mental health interventions. ○ The school provides this service to our families by regularly utilizing the services 

of mental health professionals. The goal of mental services is to enable the timely and effective identification of and intervention in family and staff concerns about a child's mental health 

○ Dorothy B. Johnson Pre-K Center does this by including on-site mental health consultation involving the mental health professional, program staff, and parents.   

● Ultimately, the program will: ○ Design and implement program practices responsive to the identified behavioral 

and mental health concerns of an individual child or group of children; ○ Promote children's mental wellness by providing group and individual staff and 

parent education on mental health issues ; ○ Assist in providing special help for children with atypical behavior or 

development; and ○ Utilize other community mental health resources, as needed. 

Drills Drills are conducted as required by our school district, state, and national guidelines.  In addition to monthly fire drills, annual tornado and severe weather drills, we also teach students what to do if we need to “Shelter in Place,” of “Lockdown” to keep our of harm’s way.  Information about the different between Shelter in Place and Lockdown Procedures are noted in the Appendix.  

Parent Involvement  You are your child's first teacher, and  spend more time with your child over the course of his or her lifetime than any teacher will.  You play a very positive role in your child's educational development.  Ways you can support the academic learning and social-emotional development of your child include:  Home & Community 

1. Ensure your child is well rested with an early bedtime 2. Find out what happened at school each day and how your child felt about it 3. Refine and extend your parenting skills 4. Have books, magazines, and other print in your home 5. Read and write with your child 6. Take your child to the library 

School 1. Meet your child's teacher early in the year and regularly throughout 2. Call, write notes, or stop  in to keep in touch with the teacher 3. Voice concerns and questions 4. Recognize how difficult a teacher's job is 5. Ask for  ways to reinforce what the teacher does in class 6. Volunteer to help in school projects (at school or at home) 

20

7. Serve on your school's advisory committee 8. Support school rules and goals 

 A project of The Florida Partnership for Parent Involvement 

Many parents worry as their children start the first day of preschool. This transition from home to school can also be scary for children.  Learning to be apart from their families is  one of the toughest, but necessary, tasks  of young children's lives. Research has shown that parents' involvement decreases a child's anxiety about school and is directly correlated to children's social, emotional, and academic success. Therefore, Dorothy B. Johnson Pre-K Center views parents and families as partners  in this process. Please take note of the information found in this  section as you help to build a strong foundation for your child's academic career.  

Ideas for Involvement throughout the School Year  Parent Orientation The Orientation gives families an opportunity to hear about policies and procedures and finish signing the required paperwork for children to start school. 

● All parents must attend this  session  at the beginning of the year in August ● If the child is enrolled after the school year begins, this meeting is combined with the 

first home visit before the child starts school  Open House 

● In August, parents and children are invited to an Open House before school starts to see the classroom. 

● During the year, parents and children are invited to visit the  classroom before starting school. 

 Events & Activities We strongly encourage and welcome participation in your child's activities. Volunteering is one of the best ways to familiarize yourself with the philosophy,  goals, and curriculum of our program. We also encourage parents to participate on all field trips and other experiences beneficial to children. Talk with your child's teacher to make arrangements for special events or activities that you would like to be involved in. Volunteering in the classroom is beneficial for several reasons: 

● You will  gain knowledge of what the classroom is  doing for your child and ways you can help your child at home. 

● You  will show your child that you are interested in his/her program. ● You will  give the teacher and other staff the opportunity to get to know you better and 

learn from you.  Field Trips 

● They provide opportunities for children to build experiences for learning. ● You will be notified in advance if your child is scheduled to participate in a field trip. ● You will be required to sign permiss ion slips prior to your child's attendance on a field 

trip ● The school will provide adequate supervision. 

21

● There are no charges or fees for field trips for children enrolled in the Center. ● Whenever possible, parents are encouraged to attend field trips. 

Procedures for our field trips are as follows: ● Children are supervised by their teachers and/or designated adults/chaperones . ● A First-Aid kit will always be carried on field trips.  Children's emergency contact 

information will be carried on all trips.  ● Children ride in buses. Children may not ride to a field trip with the parent but the parent 

can check the child out of school on the field trip and leave with the child. ● We welcome and encourage parents to participate in as many field trips as possible; 

however, siblings may not ride the buses/vans due to liability reasons . In addition, all field trips are not appropriate for siblings. 

 Sign in Sheets All activities will have a sign-in sheet / volunteer sign in sheet to document parent's participation. Make sure to sign in whenever you visit the classroom or attend a special event or meeting  Parents as Partners Parents are the driving force behind policies and procedures developed for New Hanover County Schools Early Childhood Education Program.  Parents will be asked to attend: 

● Parent Committee Meetings ● Parent Workshops ● School Improvement Team Meetings ● Health Advisory Committee Meetings (twice a year- fall and spring) 

 These meetings offer a time for all parents to: 

● Meet and greet each other and early childhood education staff ● Discuss issues that affect the site and their children ● Resources and parent education opportunities are offered at these meetings 

 All parents are encouraged to make every effort to attend these meetings.   Parent Committee Meetings are administered by the Dorothy B. Johnson Pre-K Center Staff.  Parent Committees Officers 

● Chairperson - monitors the meetings and follows the agenda ● Vice-Chairperson - backup in case chairperson is absent and helps as needed ● Secretary - records the events of the meeting and signs the meeting minutes form. 

Functions and Responsibilities of the Parent Committee ● Advise staff  in developing and implementing local program policies. activities, and 

services ● Provide input for classroom activities and menu choices ● Provide input for Parent Activity funds ● Attend at least four meetings a year in conjunction with parent workshops focused 

around recommendations 

22

● Plan, conduct, and participate in informal, as well as formal,  programs and activities for parents and staff 

● Help with the implementation of daily operations and activities of the site ● Plan with teachers activities that you would like to see at the site ● Parents are elected to represent the center on the Policy Council. 

 School Improvement Team Every public school in North Carolina is required to have a School Improvement Team. School Improvement Planning provides a mechanism for identifying needs and establishing a common approach to meeting those needs at the school level. The team is made up of representatives from the school staff and parents of current students at Dorothy B. Dorothy B. Johnson Pre-K Center. Because students typically only stay with us for one or two years, we must frequently create a new School Improvement Team (SIT) without having carry-over members from the previous year.  We are looking for parents to serve as members on the team. The SIT is responsible for developing a School Improvement Plan that serves as a guide to direct us as we help children get ready for kindergarten. The SIT meets monthly during the school year to review the School Improvement Plan and to make adjustments to the plan if needed . The SIT meetings alternate between afternoon meetings and evening meetings in order to accommodate parent schedules. Being a parent or guardian of a current Dorothy B. Johnson Pre-K Center student qualifies you to be a member of the team.  If you would like to be a member of the Dorothy B. Johnson Pre-K Center's School Improvement Team, please let your child's teacher know or contact the school office with your name and phone number.   Vision: Dorothy B. Johnson Pre-K Center program is committed to creating a strong foundation that prepares all students for academic, social and emotional success as they continue through the 21st century.  Mission: Dorothy B. Johnson Pre-K Center is committed to establishing a foundation of learning by inspiring, guiding, and teaching the children in our program while serving their families and the community. We believe that all children have individual worth and can succeed in the 21st century when given a positive foundation of learning.  Policy Council for Head Start The Policy Council is the governing body for large-scale programmatic issues. It is comprised of two types of representatives: parents of currently enrolled children and community representatives. The Policy Council community representatives are limited to a 5-year term, and parents must be elected each year from the Parent Committee. Other representatives are selected annually.    

● 51 % of the Policy Council membership must consist of current Head Start parents. ● At the beginning of each program year, parents are elected by the Parent Committees to 

represent the Centers. ● No staff or members of their immediate family will serve on the Policy Council. 

23

Disabilities  Each child, regardless of developmental level or physical challenges, learns best in an inclusive environment,  either  at home or  in school.  Therefore, no otherwise  qualified child with a disability,  solely  by reason of the  disability,  shall be  excluded from participation in, be denied benefits of, or be subject to discrimination from any program or activity of New  Hanover County  Early  Childhood  Education  Program.  Dorothy B. Johnson Pre-K Center seeks to locate and identify children with disabilities who may qualify for the program.  We participate in the Multiple Tiered Systems of Support model to develop interventions for students who are not meeting age level expectations.  We honor Individualized Education Plans for students with disabilities that impact learning and qualify for special education services. 

Notice of Rights Under Section 504 1973 Rehabilitation Act 

1. Section 504 of the 1973 Rehabilitation Act is a  non-discrimination statute barring discrimination on the basis of  disability. 

2. It is the policy of the New Hanover County Schools (NHCS) not to discriminate on the basis of  disability in its  educational programs, activities or employment  policies as required by the Act. 

3. The 1973  Rehabilitation Act requires the school system to locate, evaluate and determine if the student is  a qualified individual requiring accommodations necessary to provide access to educational programs. The accommodations will be provided in the least restrictive environment for the student. 

4. Parents are entitled to have the opportunity to review relevant educational records under the Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA).  The  requirements are described in the local board of education policy manual and implementation procedures. 

5. Parents or guardians disagreeing with the decisions reached by school personnel regarding necessary accommodations for access to educational programs may request a hearing before an impartial hearing officer by notifying the school principal. 

6. Compliance with Section 504 is  managed by the Exceptional Programs Office which can be contacted by calling 254-4445. 

Grievance Procedure 1973: Rehabilitation Act Section 504 When parents or guardians and the school are unable to agree about services  proposed under Section 504 of the Rehabilitation Act of  1973,  it is  expected that the disagreement be resolved at a  level closest  to the student. The first attempt to reach accord should be through a meeting involving the classroom teacher(s) that serve the student and the principal at the local school level.  If no resolution is  reached, the parent or guardian may request, in writing, a review. Address the written request for a review to NHCS Section 504 Compliance, Exceptional Programs Office, 1802 South  15 th Street, Wilmington, NC 28401. As a part  of  this  review, the parent or guardian will receive the formal Grievance Procedures adopted by New Hanover County Schools.  At any point in this  grievance procedure, the complainant has  the right to file formal complaints with the Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 330 C Street, S.W., Washington, D.C. 20202. 

24

Confidentiality  It is the policy of the Dorothy B. Johnson Pre-K Center to maintain children's records in a manner that will assure the protection of rights, and privacy of children, parents, and families. All agency records, data, or information related to individual children shall be treated as confidential.  New Hanover County Schools Annual  Notice  about Educational Records  The Family Educational Right and Privacy Act (FERPA) requires New Hanover County Schools to annually notify parents and student who are 18 years  of age or older  about their rights concerning educational records. The following information summarizes these rights.  Parents and students 18 years of age or older have the:  

● Right to confidentiality of the Official Record at the collection, storage,  disclosure and destruction stages 

● Right to inspect, review and obtain free copies of the Official Record ● Right to have a representative of your choosing inspect and review  the  Official Record 

with you ● Right to a full explanation, interpretation and analysis of the Official Record by the 

principal or designee ● Right to add data or information to the Official Record which explains or clarifies 

information contained in the Official Record · ● Right to a list of the types of and the location of all records maintained and disclosed by 

New Hanover County Schools ● Right to know that written consent is required to disclose the  Official  Record to others 

EXCEPT for the following: NHCS  officials, teachers  and  other employees (list posted at each school), other schools where a student intends to enroll,  state and federal education authorities, financial aid applications, studies and research, accrediting organizations, judicial order or subpoena, health or safety emergency, and Directory Information 

● Right to request the correction or removal of information from the Official Record if you believe it is inaccurate, outdated, irrelevant, misleading or violates privacy 

● Right to a hearing, if NHCS refuses your request to correct or remove information from the Official Record 

● Right to file a complaint regarding records with the U.S. Department of Education, FERPA Office, Washington , D.C. 20202  . Complaint s  must be written and specify allegations of fact 

● Right to obtain copies of the New Hanover County School Board Policies on records from the New Hanover County Schools Superintendent's Office 

● Right to know that the New Hanover County Board of Education has designated a student's name and school of enrollment as Directory Information 

● Right to know that Directory Information is disclosed as a part  of  officially designated school activities such as : team/activity rosters, scholar athlete awards, athletic eligibility, honor society, honor roll, good citizens, academic scholars, presidential awards 

25

● Right to refuse to allow New Hanover County Schools disclose Directory Information by notifying the principal within 10 days of receipt of this notice 

● Right to know that when records are no longer needed, NHCS destroys them according to a destruction schedule. NHCS  permanently  maintains  only the following information: student name, address, phone number , grades, attendance, classes attended, grade levels completed, date of birth and identification numbers 

● Right to know that a graduating senior's name, address, phone number and school name are disclosed to the military 

 NHCS has designated the Deputy Superintendent as the school official responsible for ensuring confidentiality of the Official Record. A student's principal also is responsible for maintenance and security of the Official Record. Please direct any  questions or requests concerning  your rights and the Official Record to the principal.  

Transition Policy Dorothy B. Johnson Pre-K Center, in partnership with families and local communities, works to create smooth transitions for our children to other programs and into the public school system. 

Employment Bus Drivers New Hanover County Schools is seeking responsible friendly individuals to drive our students to school.  This part-time employment opportunity is a paid position as described in the online employment applications.  

Substitute Teachers Qualifications ● Be at least twenty-one (21) years of age ● Have a high school diploma (for substitutes) or GED (for monitors) ● Have at least two references ● Submit to a Health Examination ● Not be prevented from lawfully becoming employed because of VISA or Immigration 

Status 

Online Applications All applications are done online. Information can be found by selecting Employment Opportunities from the sidebar menu of our NHCS website: http://www.nhcs.net/humanresources/  

    

26

Appendix Student Dress Code Policy 8520  Students are expected to adhere to the standards of cleanliness and dress that are compatible with the requirements of a productive and safe school environment. Those standards generally acceptable to the community as appropriate in a public setting shall be the determining criteria governing student dress.  A student's appearance, mode of dress, or condition of personal hygiene shall not be permitted to disrupt the educational process or constitute a threat to the health or safety of others .  The principal may make reasonable accommodations to this Policy based on a student's religious beliefs or medical conditions.  Therefore, the following rules shall be followed: 

● The  shoulder  width  of  shirts  or  blouses  must  completely  cover undergarments.No spaghetti strap tops, tube tops, or tank tops are allowed; 

● Net shirts, bare midriffs  , or other revealing attire are not acceptable; ● Short dresses, short skirts, or short shorts will not be allowed; ● No underwear shall be revealed; ● Headgear, hats, or sunglasses are not to be worn in the building except  for medical 

and/or safety reasons; ● No clothing, jewelry or buttons with letters, initials, symbols, or wording that is obscene, 

offensive, inflammatory, or detrimental to the instructional process are allowed; ● No gang-related clothing, accessories or symbols as identified by local law enforcement 

agencies will be allowed; ● All students  in grades 9-12 will be required to display  identification cards with their 

picture and their name while on the school grounds; and ● No clothing, jewelry, book bags or other items may be worn which are associated with 

intimidation, violence or violent groups, and about which students have been notified.  When, in the judgment of the principal, a student's appearance violates the intent of this Policy, or the policy of a school which has established a standard dress code, the student will be required to make necessary modifications. Continued violations of the dress code policy shall result in an out-of-school suspension.    Adopted:  prior to 1986 Revised:   04/14/87, 05/07/91, 07/02/96, 07/20/99, 09/07/99, 10/19/99, 02/05/02, 04/05/11 

 

   

27

Bus Warning   Date: ________________________________ 

 

Re: (Child's Name) ________________________________  Dear Parent(s) or Guardian(s),  Thank you for contributing to your child's education by helping your child get on and off the bus. Although we understand people run late sometimes, it is important that we adhere to our bus schedule and safety procedures to ensure the prompt arrival of your child and the other children who share the New Hanover County school buses and drivers who support our site.  According to the bus driver on ________________________________ your child was not ready at the bus stop to be picked up or  dropped off with an adult who was listed on the Authorized Pick-up List with a valid photo identification.  Please make sure your child and an adult are ready for the bus every morning and afternoon. We want your child to continue riding our school bus.  At the fourth occurrence your child's bus privileges will be revoked, and it will be your responsibility to transport your child to and from school.  This is your  (circle) 1st         2nd        3rd   warning. 

● Your child may not ride the bus again until you have a conference with me, our school social worker, or a family specialist. 

● At this meeting, we will discuss what happened and make a plan to prevent it from happening again. 

 Thank you for your support in this matter. If you would like to discuss this matter further, please feel free to contact me, our school social worker, or a family specialist.   Respectfully,  Rachel Greer  Principal 

 

   

28

Summary of the North Carolina Child Care Law for Child Care Centers  What Is Child Care? The law defines child care as: 

● three or more unrelated children under 13  years  of age receiving care from a non-relative ● on a regular basis, of at least once a week ● for more than four hours per day but less  than 24 hours. 

It is  only when all of these conditions exist  that regulation is required. The North Carolina Department of Health and Human Services is  responsible for regulating child care.This is  done through the Division of Child Development and Early Education.The purpose of regulation is to protect the wellbeing of children while they are away from their parents. The law defining child care is in the North Carolina General Statutes, Article 7, Chapter 110.  The North Carolina Child Care Commission is responsible for adopting rules to carry out the law. Some counties and cities in North Carolina also have local zoning requirements for child care programs.  Star Rated Licenses Centers that meet the minimum licensing requirements will receive a one star  license. Programs that choose to voluntarily meet higher standards can apply for a two through five star rated license. The number of stars a program earns is based upcn the education  levels their staff meet and the program standards met by the program.  Child Care Centers Licensing as a center  is  required when six or more children are cared for in a residence or when three or more children are in care in a building other than a residence. Religious sponsored programs are exempt from some of the  regulations described below if they  choose not to be licensed. Programs that operate for less  than four consecutive months,  such as  summer camps, are exempt from licensing. Child care centers may voluntarily meet higher standards and receive a license with a higher rating.Centers will be visited at least annually to make sure they are following the law and to receive technical assistance  from child care consultants.  Child Abuse or Neglect Abuse occurs when a parent or caregiver injures or allows another to injure a child physically or emotionally. Abuse may also occur when a parent or caregiver puts a child at risk of serious injury or allows another to put a child at risk of serious  injury.  Neglect occurs when a child does not receive proper care, supervision, or discipline, or when a child is  abandoned. North Carolina law requires any person who suspects child abuse or neglect to report the case to the county department or social services. In addition, any person can call the Division or Child Development and Early Education at 919-527-6335  or 1-800-859-0829  and make a report of suspected child abuse or neglect in a child care operation. Reports can be made anonymously. A person cannot be held liable for a report made in good faith.  How to Report a Problem North Carolina law requires staff from the Division of Child Development and Early Education to investigate a child care center when there has been a complaint. Child care providers who 

29

violate the law or rules may be fined up to $1,000 and  may have their licenses s uspended or revoked. If you believe that a child care provider fails to meet the requirements here, or if you have questions,please call the Division or Child Development and Early Education at 919-527-6335  or 1-800 -859-0829 .  

Reviewing Files A public file is  maintained in the Division's main office in Raleigh for every licensed center. These files can be viewed during work hours or  requested via the Division's website at www.ncchildcare.nc.qov,  or,requested by contacting the Division at 1-800-8 59-0829 .  Licensed ce nters must, at a minimum, meet requireme nts in the following areas: Staff The administrator of a child care center must be at least 21 ,and have at least a North Carolina Early Childhood Administration Credential or its equivalent. Lead teachers in a child care center must be at least  18  and have at least a North Carolina Early Childhood Credential or its equivalent. If administrators and lead teachers do not meet this requirement, they must begin credential coursework within six months of being hired. Staff younger than 18 years  of age must work under the direct supervision of staff 21 years of age or older. All staff must complete a minimum number of training hours annually including ITS-SIDS training for any caregiver that works with infants 12 months  of age or younger. All staff must also undergo a criminal records background check initially, and every three years thereafter. As of December 2007 ,criminal records checks will be done every three years.  Ratios Ratios are the number of staff required to supervise a certain number of children. Group size is the maximum number of children in one group. Ratios and group sizes  for licensure are shown below and must be  posted in each classroom. 

Age Teacher: Child Ratio Maximum Group Size  

0-12 months  1:5  10 12-24  months 1:6 12 2 years old 1:10 20 3 years old 1:15 25 4 years old 1:20 25  Records  Centers must keep accurate records such as children's attendance, immunizations,and emergency phone numbers.A record of monthly fire drills practiced with safe evacuation of children must also  be maintained.  Curriculum The Division of Child Development and Early Education does not promote or require any specific curriculum over another. Child care programs choose the type of curriculum appropriate for the ages of the children enrolled. Activity plans must be available to parents and must show a balance of active and quiet activities. Rooms must be arranged to encourage children to explore and use materials on their own. 

30

Health and Safety Children must be immunized on schedule. Each licensed center must ensure the health and safety of children by sanitizing areas and equipment used by children.  Meals and snacks must be nutritious, and children must have portions large enough to satisfy their hunger. Food must be offered at least once every four hours. Local Health, building,and fire inspectors visit  licensed programs to make sure standards are met. All children must be allowed to play outdoors each day (weather permitting) and must have space and time provided for rest. Transportation Child care centers providing transportation for children must meet all motor vehicle laws, including inspection, insurance, license, and restraint requirements. Children may never be left alone in a vehicle and child-staff ratio must be maintained. 

Discipline Each program must have a written policy on discipline, must discuss it with parents, and must give parents a copy when the child is enrolled. Changes in discipline policy must be shared with parents in writing before going into effect. Corporal punishment (spanking,slapping, or other physical discipline)is prohibited in all centers. Religious-sponsored programs which notify the Division of Child Development and say that corporal punishment is part of their religious training are exempt from that part of the law. The law and rules are developed to establish minimum requirements. Most parents would like more than minimum care. Childcare resource and referral agencies can provide help in choosing quality care. For more information about quality child care, parents can visit the Resources in  Child Care website at www.ncchildcare.nc.qov . For more information on the law and rules, contact the Division of Child Development and Early Education at 919-527 -6335  or 1-800 -859-0829 ;or visit our homepage at www.ncchildcare.nc.qov  .  This summary shall be posted for the public to view in accordance with GS 110-102  Parental Rights 

● Parents have the right to enler a center at any time while their child is present. ● Parents have the right to see the license displayed in a prominent place. ● Parents have the right to know how their child will be disciplined. 

 Space and Equipment To meet licensing requirements, there must be at least 25  square feet per child indoors and 75 square feet per child outdoors.Outdoor play space must be fenced. Indoor equipment must be clean,safe, well-maintained, and age-appropriate. Outdoor equipment and furnishings must be child size, sturdy,  and free or hazards  that could injure children.   Division of Child Development and Early Education NC Department of Health and Human Services 319 Chapanoke Road Raleigh, NC 27603  Revised  December 2014   

31

Community Resources for Behavioral & Emotional Services and Support  Access Family Services, Inc.   725 Wellington Ave.  Wilmington, NC 28401 (910) 392-4881 www.accessfamilyservices.com   Coastal Horizons Center Inc.  615 Shipyard Blvd.  Wilmington, NC 28412 (910) 343-0145 www.coastalhorizons.org   Coastal Kids Therapy 219 Racine Drive, Suite 1-A  Wilmington, NC 28403 (910) 792-6706 www.coastalkidstherapy.com   Coastal Behavioral Sciences 710 Military Cutoff Rd., Suite 120  Wilmington, NC 28405 (910) 254-4818 www.coastalbehavioralsciences.com   Exceptional Educators  5022-C Wrightsville Ave.,  Wilmington, NC 28403 (910) 399-5211 www.exceptionaleducators.com  

Horizon Wellness Services, LLC 5917 Oleander Dr. #202  Wilmington, NC 28403 (910) 769-9691 www.horizonwellnessservices.com   New Hanover County Health Department Parent-Child Interaction Therapy Susan Henley, Licensed Clinical Therapist 2029 S. 17th St.  Wilmington, NC 28401 (910) 798-6690 www.health.nhcgov.com/   Smart Start of New Hanover County  Parenting Classes & Services 

● Parents as Teachers ● Circle of Parents ● Positive Parenting Program 

3534 South College Rd., Suite F Wilmington, NC 28412 (910) 815-3731 www.newhanoverkids.org/services/family-support/parenting-classes-services/   Sand Dollar Wellness Center 1136 Shipyard Blvd.  Wilmington, NC 28412 (910) 833-5902 http://sanddollarwellnesscenter.com  

 

    

32

Lockdown and Shelter in Place Safety Procedures  What is a school lockdown? A school lockdown confines staff and students to the classroom due to a perceived or real threat.  Lockdowns (all lockdowns are to be treated the same): NHCS 

● Lockdown drills led by the principal; principal-led drills are usually done twice a year and help students and staff practice the procedures of a lockdown.Lockdown drills led by the NHCS director of school safety and school resources officer(s); these unannounced drills help the safety director assess lockdown performance and make recommendations so improvements and/or changes can be made. 

● Lockdowns led by law enforcement; these are not drills and are typically put in place because of a situation happening on or off school campus. They are precautionary measures to keep students, staff and visitors safe until law enforcement has controlled the situation. Examples of off-campus situations include potentially dangerous persons, animals or natural threats such as gas leaks . Internal threats can be led by law enforcement. 

 What happens during a lockdown or shelter-in-place? 

● Principals make a school-wide announcement that a lockdown or shelter-in-place is in effect. 

● All building doors are locked and no one can come in or out of the building or classrooms. 

● Students are kept calm by the classroom teacher. ● Once the lockdown is lifted, normal instruction and activities resume. 

 Is there a difference between a lockdown and shelter-in-place? Yes, a lockdown carries a heightened sense of security while a shelter-in-place allows instruction and other activities to continue. Both require doors to be  locked with no one permitted to enter or leave the building.  What should parents do during lockdowns? 

● Refrain from picking up your child at school. Lockdowns prohibit the entrance, dismissal or release of any persons until the lockdown is lifted. 

● Be on alert for announcements from the NHCS automated messaging system, website, Facebook and Twitter. 

● Trust NHCS and the steps in place to keep students , employees and visitors safe.  Dave Spencer Director of School Safety  1802 S.  1501 Street, Wilmington,  NC 28401  (910) 254-4179 NHCS Administration Building 6410 Carolina Beach Road, Wilmington,  NC 28412 (910) 254-4200 

33