dominique jacquart – juillet 2012. les bases du classement les dossiers physiques créer ou...
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Un classement ne doit rien à la
mémoire, tout à la logique
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Sommaire
Les bases du classement
Les dossiers physiques
Créer ou refondre un classement
Le classement thématique
Conserver un bon classement
Le classement des fichiers numériques
Le classement des mails
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Le classement
Les bases du classement
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1 - Définitions
Classement Ranger méthodiquement en vue d’une recherche
ultérieure
Critère de classement (ou indicatif) Définir l’ordre des différents éléments
Tri Opération qui permet de passer d’un fichier en vrac à un
fichier en ordre
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1 - Définitions
Fichier en ordre
Les valeurs successives de l’indicatif sont uniformément croissantes
Il peut y avoir des trous (absence d’une ou plusieurs valeurs)
Il peut y avoir des répétitions (plusieurs fois la même valeur ou critère)
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1 - Définitions
Fichier en séquence
Le fichier est en ordre
Il n’existe ni trous ni répétitions
Chaque valeur du critère n’est présente qu’une seule fois
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2 - Ordre de classement
Permettre une recherche rapide Plus les recherches sont fréquentes,
plus le temps d’accès doit être réduit
Offrir une sécurité élevée
Être extensible
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2 - Ordre de classement fondamentaux
2.1 – Classement alphabétique
2.2 - Classement numérique
2.3 - Classement idéologique
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2 - Autres ordres de classement
2.4 - Classement décimal
2.5 - Classement chronologique
2.6 - Classement alphanumérique
2.7 - Classement géographique
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2.1 - Classement alphabétique
Basé sur la suite naturelle des lettresde l’alphabet
Classement normalisé
Rubrique = mot ou groupe de mots servant de titre
Mot directeur = mot le plus important d’une rubrique Se choisit selon des règles précises Détermine la place de la rubrique dans le classement
alphabétique
AAbacaAbaissableAbaissantAbaisseAbaisser
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2.1 - Classement alphabétique
Classement normalisé
Indexage alphabétique Manière d’écrire une rubrique pour faciliter son classement
1. Inscrire d’abord le mot directeur et les mots qui suivent
2. Inscrire entre parenthèses les mots qui le précèdent Respecter rigoureusement la forme exacte et l’ordre des mots
Renvoi Inscription supplémentaire d’une rubrique dans le répertoire
alphabétique Renvoi au mot directeur ou à la rubrique principale
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Dénomination à classer
Comporte-t-elle un nom propre ?
Nom depersonne ?
Nom géographique ?
C’est alors un nom publicitaire
Est-ce un sigle ?
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N
N
N
Premier nom propre géographique- Ne pas tenir compte des articles (ex. : le Pont du Gard)- Les points cardinaux et le mot Centre sont considérés comme noms propres s’ils n’ont pas de complément (ex. : La voix du Nord)
Premier nom de personne- Ne pas tenir compte des prénoms ni des particules de et d’ (ex. : Bar de Dupont)- Les noms commençant par Saint, Sainte… sont classés au mot entier (ex. : Menuiserie Saint-Jacques)- Les mots unis par un trait d’union sont considérés comme un seul mot (ex. : Le centre de Toulouse-Lautrec)
Premier nom publicitaire- Ne pas tenir compte des articles et prépositions (ex. : Les bas Le Bourget)
Sigle, si on n’en connait pas la signification (ex. : INSEA)
Sinon, classer à la dénomination complète
Premier nom commun(excepté Société ou Compagnie)
ou adjectif pris substantivement,ou verbe
Exceptions : - Société ou Compagnie si c’est le seul nom commun (ex. : Société de Sécurité)- Adjectif qui précède un nom commun unique (ex. Folles Années)- Adjectif numéral qui précède le premier nom commun (ex. : Aux Quatre Sapins)
O
O
O
O
N
Le classement alphabétiqueNorme NF2 44001
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2.1 - Classement alphabétique
Avantages Simple pour les rubriques ne comportant qu’un seul mot Recherches faciles si on respecte strictement les règles
normalisées Extensible (en théorie)
Inconvénients Délicat pour les rubriques à plusieurs mots Les renvois sont cause de perte de temps et de place Temps d’accès relativement longs pour de gros volumes de
classement Pose des difficultés matérielles pour l’extension Peu sûr visuellement et pas discret
Utilisation À n’utiliser que pour les petits volumes de classement
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2.2 - Classement numérique
Attribuer un numéro d’ordre à chacun des éléments à classer dès son arrivée
Ranger selon la suite naturelle desnombres entiers
Création d’un répertoire alphabétique pour assurer la correspondance entre dénomination et numéro
74230742317423274233742347423574236
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2.2 - Classement numérique
Avantages Très simple Recherches rapides pour de gros volumes de classement Extensible : les éléments à intégrer prennent place à la fin) Sûr : tous les numéros sont affectés jusqu’au dernier élément Discret
Inconvénients La recherche s’effectue en deux temps Le contrôle visuel disparait en cas de « trous » dans la suite des
numéros
Utilisation Réservé aux gros volumes Adapté quelle que soit la nature des éléments à classer
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2.3 - Classement idéologique
Basé sur la division d’un sujet en sous-sujets
Les sous-sujets peuvent être eux-mêmessubdivisés autant que nécessaire
Une analyse est nécessaire pourétablir un plan de classement
Sciences Classification
fondamentalesappliquéesempiriques
Méthodeexpérimentationobservation
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2.3 - Classement idéologique
Avantages Très rationnel lorsqu’il est bien fait Extensible
Inconvénients Plan de classement long et délicat à établir Recherches longues et délicates pour les personnes non
habituées L’extension peut entrainer des problèmes de rangement Le contrôle visuel n’existe pas
Utilisation Idéal pour le classement de documentation, dans les
bibliothèques
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2.4 - Classement décimalDérivé de la classification décimale (imaginé par Dewey en 1875)
Combinaison des classements idéologique et numérique
Chaque sujet est divisé en10 classes maximum Chaque classe est elle-mêmedivisée en 10 sous-classes
1 – Bibliographies et discographies2 – Bibliothéconomie et lectures
20 – Généralités, documentation,
21 – Bibliothèque et société22 – Construction bibliothèques25 – Administration, gestion
250 – Recherche documentaire
251 – Documentations sonore
252 – Collections253 – Catalogue254 – Indexation, cotation255 – Service de prêt
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2.4 - Classement décimal
Avantages Très rationnel lorsqu’il est bien fait Extensible
Inconvénients Les divisions possibles sont limitées à 10 maximum
Utilisation Identique à celle du classement idéologique
(bibliothèques) Utilisé pour le Plan Comptable Général
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2.5 - Classement chronologique
Basé sur la suite naturelle des dates
Années, mois puis quantièmes
Il est souvent doublé d’un classement numérique
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2.5 - Classement chronologique
Avantages Très simple Extensible (l’élément le plus récent sera au-dessus ou en avant des
autres)
Inconvénients Ne peut s’appliquer qu’à des éléments datés Connaitre la date est nécessaire pour retrouver le document Recherche longue si le volume est important Ne comporte pas de contrôle visuel (sauf s’il est doublé d’un
classement numérique)
Utilisation Pour tout élément daté (correspondance, quotidiens, périodiques…)
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2.6 - Classement alphanumérique
Combinaison des classementsalphabétique et numérique
Constitution de tranchesalphabétiques
À l’intérieur de chaque tranche,les éléments sont classés numériquementselon leur ordre d’arrivée
Les numéros attribués dans chaque tranche sont notéssur des répertoires alphabétiques
A – ImpôtsB – Véhicule
B01 – Révision des 20 000
B02 – Chgt pneus 22/05/11
B03 – PV du 07/08/11B04 – Devis carrosserie B05 – Révision des 30
000C – ÉnergieD - Assurances
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2.6 - Classement alphanumérique
Avantages Simple, extensible, sûr et discret Recherches faciles et rapides pour de gros volumes de classement
Inconvénients La recherche s’effectue en deux temps Perte de temps pour des petits volumes à classer Temps d’accès relativement longs lorsque les effectifs par tranche
sont importants Pose des difficultés matérielles pour l’extension
Utilisation Pour des documents concernant des tiers Pour de petits volumes par tranche
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2.7 - Classement géographique
Issu du classement idéologique
Basé sur la division d’un territoire en divisions de plus en plus petites
Chaque division est classée parordre alphabétique ou numérique
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2.7 - Classement géographique
Avantages Simple Extensible en principe
Inconvénients Nécessite des connaissances géographiques (ou recourir à un
répertoire territorial) Pose des problèmes matériels pour l’extension N’offre aucun contrôle visuel
Utilisation Pour les entreprises à succursales, filiales Lorsque les divisions administratives d’une entité sont bien
distinctes
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3 - Mode de rangement
= Choix de moyens matériels
Se définit par rapport à des contraintes de recherche des informations stockées
Définir les conditions d’accès aux informations
Définir les autres critères à respecter pour que le mode de rangement soit efficace
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3 – Mode de rangement
Mode d’accès aux informations rangées
Accès séquentiel L’accès à un support quelconque est lié à
l’accès au support précédent
Accès sélectif Retrouver une information sans être obligé de
consulter celles qui la précèdent dans l’ordre de rangement
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3 – Mode de rangementChoix de l’emplacement
Classement « actif » Documents consultés très souvent, par un seul
utilisateur : Classement individuel au poste de travail
Classement « semi-actif » Documents permanents, consultés assez
fréquemment par plusieurs utilisateurs Classement décentralisé au niveau du bureau ou du service Parfois, classement centralisé dans une cellule spécialisée
Classement « inactif » Documents rarement consultés, archives
Classement centralisé dans un local d’archives
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3 – Mode de rangementAutres critères de choix
Rapidité de recherche Choix judicieux du support, du matériel Signalisation efficace
Sécurité Protection contre les altérations diverses
(poussière, lumière…) Protection contre les déclassements accidentels
(chute des dossiers…) Capacité
Le moins encombrant possible Faire face à des extensions de volume sans
modification des principes de rangement utilisés
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Le classement des dossiers physiques
L’intérêt d’un bon classement
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Les obstacles
Je n’ai pas de système efficacePersonne ne m’a dit comment faireJe pense que je pourrai le faire plus tard
Le classement est une corvée,il n’y a pas de méthode miracle,juste des trucs.
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Principes d’un bon classement
Classer un papier = ce qu’il y avait à faire a été fait
Je sais pourquoi je le garde = ce n’est pas une solution par défaut = ce n’est pas parce que je n’ai pas osé le jeter= ce n’est pas parce que je ne sais pas encore quoi en faire
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Principes d’un bon classement
C’est autour du classement des dossiers que se concentre l’essentiel des pertes de temps
En moyenne, perte de 1 h detemps pour gérer des problèmesde classement
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Principes d’un bon classement
Toute pile de papier est une pile de décisions non prises
Tout document inclassable peut être jeté immédiatement : il ne sera jamais retrouvé
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Principes d’un bon classement
Il n’existe pas de rubriques Divers Je ne sais pas Autres Je verrai plus tard
Bien ranger = bénéficier d’un espace de travail (et non d’un espace de stockage)
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Principe d’un bon classement
Il faut ranger l’information là où on ira la chercher
Question à se poser : « Où irais-je chercher quand j’en aurai besoin ?
Chaque papier a un emplacement et un seul
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Critères d’efficacité du classement
Un « bon classement » n’existe pas dans l’absolu
Un classement est bon quand un manager y retrouve tout ce qu’il cherche en l’absence de son assistant(e)
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Critères d’efficacité du classement
Un classement doit donc :
être accessible
être à jour
être épuré
être fiable
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Le classement des dossiers physiques
Créer ou refondre un classement
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Méthode d’optimisation
Principe de la méthode d’optimisation du travail administratif :
Analyse
Critique
Conception
Mise en œuvre
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Analyse de son classement
Analyse de l’existant
Faire l’inventaire des dossiers
Mettre en évidence : les titres peu précis les doublons les dossiers trop vieux destinés aux archives
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La méthode QQOQCP
Définir les besoins des utilisateurs
QUI ?
QUOI ?
OÙ ?
QUAND ?
COMBIEN ?
POURQUOI ?
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La méthode QQOQCP
Pourquoi ?
Qui ? Qui utilise les dossiers ?
Pour quelle raison ?
Quoi ? Quels documents composent les dossiers ?
Où ? Où sont rangés les dossiers ?Où les consulte-t-on ?
Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ?
(fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant »)
Combien ? Combien de dossiers ?
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Conception d’un classement
Quelle méthode utiliser ?
Alphabétique ?
Numérique ?
Thématique (ou idéologique) ?
Des variantes ou combinaisons de ces
méthodes ?
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Conception d’un classement
Éléments de choix Volume de classement Nature du classement Dossiers homogènes ou hétérogènes
Favoriser une méthode Avec laquelle on est à l’aise En adéquation avec les autres utilisateurs En adéquation avec les spécificités de
l’entreprise
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L’art de savoir jeter
Le classement est une tâche ingrate
Autant faire le vide dans tout ce qui ne sert à rien
Rationnaliser le classement papier c’est aussi
Réduire le volume Supprimer les doublons
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L’art de savoir jeter
Faire la différence stricte entre l’indispensable et l’inutile
Est-ce que ce document est utile ? Est-ce qu’on s’en sert effectivement et à
quelle fréquence ?
Chaque document doit appartenir à un dossier
dont le titre lui correspond parfaitement
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L’art de savoir jeter
Prendre chaque dossier un par un
Jeter tous les documents obsolètes : Tous les brouillons et notes manuscrites Toutes les versions intermédiaires d’un
document terminé Toutes les informations ponctuelles Toutes les copies de documents classés par
ailleurs
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Mise en œuvre d’un classement
Ranger de manière à : Tenir l’information à portée de main
Réduire les temps perdus en recherche En fonction de la fréquence d’utilisation, En fonction de la facilité de manutention
Réduire la distance entre le lieu de rangement et celui d’utilisation
Permettre le repérage facile des documents manquants
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Mise en œuvre d’un classement
Les conditions d’un bon classement :
Efficacité Optimiser les temps de recherche Réduire les manipulations
Sécurité Protéger des indiscrétions Protéger de la destruction
Qualité Faciliter le repérage
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Le classement des dossiers physiques
Le classement thématique
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Le classement thématique
ou classement idéologique
Le classement préféré des secrétaires
Dossiers classés apparemment de manière rationnelle et logique
Idéal pour les documents hétérogènes
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Principes
Regrouper les dossiers par rubriques
Regrouper ces rubriques par grands thèmes
Les dossiers voisinent les uns avec les autres dans l’armoire pour des raisons de proximité d’idées
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Principes
Les dossiers sont regroupés dans des catégories
Adopter un classement thématique= adopter une codification
Étiqueter= le meilleur moyen depourvoir déléguer !
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Principes
Les thèmes ou catégories
Sont fonction de notre logique personnelle
À étudier avec l’ensemble des personnes concernées
il faut se mettre d’accord sur une nomenclature commune
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Principes
Un classement thématique doit être accompagné d’un mode d’emploi
Ce mode d’emploi est composé de deux documents :
Le plan de classement L’index alphabétique
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L’ordinateur aide au classement
L’ordinateur facilite l’accessibilité de tous aux dossiers papier
Le plan de classement pourra être diffusé sur l’intranet
Il pourra être imprimé et affiché à l’intérieur des armoires
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Les catégories en pratique
Une catégorie est un regroupement pertinent
de vos missions
de vos objectifs
de vos activités
En fonction du poste occupé, il y aura entre5 et 10 grands thèmes
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Les catégories en pratique
Méthode :
Faire la liste de vos dossiers existants
Faire la liste de vos objectifs permanents (vos missions) et de vos objectifs ponctuels
Regrouper les deux listes en 5 à 10 ensembles cohérents
Donner à chacun de ces ensembles un nom : ce seront vos grands thèmes
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Les dossiers en pratique
Chaque dossier sera positionné dans un grand thème
Un dossier est un ensemble de documents traitant un même sujet
Il doit y avoir environ 10 à 30 dossiers par thèmes
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Les sous-dossiers en pratique
Créer un premier sous-dossier « Généralités »
Pour classer ce qui n’ira pas dans un sous-dossier particulier
Chaque sous-dossier pourra être codé par le code du dossier suivi d’un tiret et d’un numéro d’ordre
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Le classement en pratique
Le classement des dossiers physiques
Dossiers suspendus pour les dossiers peu volumineux (5 cm maximum d’épaisseur)
Classement en boites pour les dossiers volumineux
Classeurs pour conserver une chronologie des documents (factures, notes…)
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Le classement en pratique
Dans une armoire à dossiers suspendus
Réserver l’étagère la plus haute pour les boites et classeurs rarement utilisés
Réserver l’étagère la plus basse pour les dossiers volumineux et les classeurs d’utilisation fréquente
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Les couleurs dans le classement
Avantages de l’utilisation des couleurs dans le classement
Esthétique du classement Rapidité de repérage
des grands thèmes des contenus des dossiers ou classeurs des contenus des chemises ou sous-chemises
Facilité du reclassement au bon endroit diminution des risques d’erreur
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Les couleurs dans le classement
Inconvénients de l’utilisation des couleurs dans le classement
Nombre de couleurs limité Nécessité d’un stockage plus important
d’éléments de chacune des couleurs utilisées Risque de confusions entre certaines couleurs
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Les couleurs dans le classement
La couleur des dossiers suspendus ou des classeurs
Soit tous de la même couleur Les grands thèmes seront repérés par
la couleur des étiquettes Soit en 2 couleurs, en alternance
Prévoir un stock plus important de dossiers
Utilisation d’étiquettes blanches pour tous
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Les couleurs dans le classement
• La couleur des boites pour les dossiers volumineux Ne mettre qu’un seul dossier par boite Coller sur le devant un rectangle de papier de
la couleur du grand thème Indiquer sur ce papier la référence du dossier
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Les couleurs dans le classement
La couleur des chemises Une couleur pour un grand thème
Une même couleur peut être utilisée pour 2 grands thèmes très différents
Dans tous les cas, écrire le code et le nom précis du dossier sur chaque chemise
La couleur des sous-chemises Envisager une couleur par type de document
en fonction de sa durée de conservation
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Le classement des dossiers physiques
Un classement est vivant
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La mise à jour du classement
Dispositions pour la mise à jour :
Stocker des chemises vierges dans un dossier suspendu pour chaque grand thème
Stocker de la même manière les étiquettes d’identification (y compris celles pour les classeurs et les boites)
Stocker dans un bas d’armoire quelques dossiers suspendus vides
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La mise à jour du classement
Penser à l’avenir pour gérer le passé
Chaque document sera un jour soit jeté soit archivé
Prévoir son classement en fonction de la durée de vie des documents de leur destination finale
Objectif : gagner du temps pour l’archivage annuel
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La mise à jour du classement
Suppression d’un dossier
1. Retirer les documents de la chemise
2. Stocker en bas d’armoire le dossier
suspendu avec sa ou ses chemises après
avoir enlevé les étiquettes
3. Archiver ou jeter
4. Supprimer ce dossier du plan de
classement
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La mise à jour du classement
Ajout d’un dossier
1. Prendre une chemise de la couleur du
thème
2. Y inscrire le titre du dossier ainsi que son
code
3. Placer un dossier suspendu au bon endroit
4. Étiqueter ce dossier
5. Placer la chemise dans le dossier
6. Mettre à jour le plan de classement
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Conserver un bon classement
Définir des règles de classement
Simples
Écrites
Accessibles
Dire très clairement ce qu’il ne faut pas faire
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Conserver un bon classement
Identifier toutes les erreurs possibles dans le classement
Mettre en place des solutions pour les éviter
Rendre visibles toutes les sources potentielles d’anomalies
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Conserver un bon classement
Que faire des documents au quotidien ? Jeter Rediriger Classer Ranger Traiter
La régularité s’acquière si la routine quotidienne est toute petite, toute légère
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Conserver un bon classement
Avant d’imprimer, se demander :
Où ce document va-t-il être classé ?
Comment ?
Pourquoi ?
Se débarrasser régulièrement des documents devenus inutiles
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Conserver un bon classement
Attention, le mieux est l’ennemi du bien ! Un objet a plus de chance de revenir à sa
place s’il faut moins de 5 gestes pour le ranger
Les chemises cartonnées sont plus économes en mouvement que les classeurs
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Formaliser, faire respecter, progresser
Favoriser continuellement le progrès Veiller à l’application quotidienne des règles
de classement Faire respecter les procédures Expliquer autant que nécessaire l’importance
du classement Ne pas hésiter à s’améliorer et s’adapter au
contexte Prendre en compte les changements
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Le classement des fichiers numériques
Papiers et fichiers, même combat !
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Problème de logique commune
Pourquoi… classer d’une certaine manière sur son PC ? classer d’une autre manière sur le serveur ? classer différemment dans ses armoires ? classer encore d’une autre façon ses e-mails ?
Les dossiers physiques et numériques doivent avoir le même nom
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Réorganiser ses fichiers
Réutiliser le plan de classement des dossiers physiques
Ne garder qu’un seul et même système de thèmes
Les niveaux hiérarchiques peuvent être un peu plus nombreux
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Réorganiser ses fichiers en pratique
Créer tout d’abord un dossier pour chaque thème
Nom du dossier = code + nom du thème Ils seront toujours classés dans le même ordre
Créer ensuite les dossiers et sous-dossiers
Ranger les différents fichiers à l’intérieur En profiter pour renommer certains noms de
fichiers peu explicites !
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Réorganiser ses fichiers en pratique
Pour les dossiers utilisés quotidiennement
Créer un dossier « Raccourcis » soit sur le bureau soit au niveau supérieur (dans « Mes documents »)
Y glisser tous les raccourcis pointant sur les fichiers souvent utilisés pour un accès rapide, limiter le nombre de raccourcis penser à éliminer ceux devenus inutiles
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Réorganiser ses fichiers en pratique
Pour un accès encore plus rapide aux raccourcis de fichiers :
1. Clic droit dans la barre des tâches
2. « Barre d’outils »
3. « Nouvelle barre d’outils »
4. Sélectionner le dossier « Raccourcis »
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Créer une nouvelle barre d’outils dans la barre des tâches
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Réorganiser ses fichiers en pratique
Ajouter aux dossiers de thèmes un dossier « Archives »
À placer au niveau supérieur (« Mes documents »)
Classer dans ce dossier tous les fichiers dont l’équivalence papier a été archivée
Penser à le compresser pour gagner de la place sur le disque dur
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Le classement des mails
Pour ne pas se laisser envahir
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L’excès de zèle des mails
Quand on reçoit 50, 80, 120 mails par jour ou plus…
Gérer ses mails est un casse-tête quotidien La boite de réception déborde très
rapidement par excès d’informations La messagerie se transforme en passetemps
chronophage et stressant
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L’excès de zèle des mails
Optimiser pour ne pas être dépassé Limiter les abonnements
Paramétrer sa boite de messagerie Automatiser le classement des mails en provenance
de certaines sources dans un dossier spécifique
Ne pas guetter le mail comme l’essentiel de son activité
Se donner du temps
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Donner le bon exemple
Avant d’envoyer un mail
S'interroger systématiquement sur la pertinence du message et son efficacité
Mettre un « objet » clair
Ne traiter qu’un sujet par mail
Ne pas exiger de réponse immédiate Si on a besoin d’une réponse urgente, on utilise le
téléphone !
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Le classement des mails
Traiter sa boite de messagerie comme sa boite aux lettres classique
Procédure pour une boite aux lettres classique : Ouvrir son courrier Jeter les courriers sans valeur ou sans intérêt Mettre de côté les courriers à traiter rapidement Ranger dans leurs dossiers les documents qui n’ont
pas à être traités
Qui laisserait du courrier « pour plus tard » dans sa boite aux lettres ?
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Les mails en pratique
Organisation des mails : Créer un nombre restreint de dossiers Copier à l’identique son plan de classement des
dossiers physiques Éliminer le maximum Éviter d’aller au-delà de 4 niveaux de
rangement
Rationnaliser le classement informatique comme pour le papier :
Réduire le volume Supprimer les doublons
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Le traitement des mails
Dès qu’un mail est lu, il doit être affecté à une destination :
Poubelle
À traiter soit immédiatement soit dans la journée soit plus tard
À conserver
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5 pistes pour traiter ses mails
1) La réception des mails
Réserver par exemple 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails
Le reste de la journée, la messagerie électronique reste fermée
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5 pistes pour traiter ses mails
2) L’efficience dans les réponses Formaliser ses réponses à l’image de l’entreprise
Introduire un système de numéro d’enregistrement
(à l’image des références d’un courrier papier)
Adopter des formulaires rapides à compléter pour certains courriers
Intituler les objets de façon très précise pour faciliter le suivi des échanges
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5 pistes pour traiter ses mails
3) Supprimer régulièrement
les mails inutiles
les échanges informels périmés publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc.
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5 pistes pour traiter ses mails
4) Classer immédiatement les mails traités Envisager à l’intérieur des dossiers un mode
de classement par catégorie de valeur dossier 1 : mails vitaux traçant des décisions ou des
échanges de première importance pour l’entreprise dossier 2 : mails justificatifs traçant des faits
pouvant justifier une action (financière, technique, commerciale)
dossier 3 : mails de suivi interne n’engageant pas réellement l’entreprise mais permettant de comprendre le suivi des affaires
dossier 4 : mails éphémères n’ayant d’impact que pour l’organisation personnelle
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5 pistes pour traiter ses mails
5) Se fixer l’objectif suivant :
À la fin de la journée, la boite de messagerie doit être vide !
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En guise de conclusion…
Se fixer un objectif réaliste Le bazar n’est pas arrivé en une nuit Ranger une armoire est un objectif réaliste
Adopter des habitudes quotidiennes Changer sa façon de traiter les documents Créer de nouvelles habitudes qui remplaceront celles qui ont
fait déborder les armoires
Ce qui rentre doit aussi sortir Jeter ou archiver directement certains documents Remplacer systématiquement l’ancienne version par la
nouvelle
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Conclusion
Pour diminuer le volume, consommez moins 1 boite de stockage pour faire de la place dans une
armoire= juste une bonne intention…
Imprimer moins Dupliquer moins
Tout est question d’équilibre Accepter une petite désorganisation parfois
Manque de temps Fatigue Surcharge de travail…
Ne pas être extrémiste !