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Dott. Matteo Cerea
Documentazione GMP
Corso di Laurea Magistrale in Chimica e TecnologiaFarmaceutiche – E25
Fabbricazione Industriale dei Medicinali – 4 CFU
Sezione di Tecnologia e Legislazione Farmaceutiche Maria Edvige Sangalli
Rosamaria Stilo Quality Assurance GMP Compliance & Auditing Zambon Switzerland
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DOCUMENTAZIONE
GMP
1. INTRODUZIONE
2. PROCEDURE OPERATIVE STANDARD
3. QUALITY AGREEMENT
Riferimenti Normativi
Good Manufacturing Practice (GMP – NBF)
➢ Parte di Quality Assurance che garantisce che i prodotti medicinali destinati
all’uomo siano fabbricati in modo riproducibile e controllati in funzione di
standard di qualità appropriati al loro impiego
➢ La guida per l’interpretazione di questi requisiti si trova in Volume 4 of
“The rules governing medicinal products in the European Union”,
pubblicato dalla European Commission e relativi Annexes
➢ Part I - Basic Requirements for Medicinal Products. Chapter 4
Documentation
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1. INTRODUZIONE
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«If it isn’t written down, it’s just a rumor» Tutto deve essere
documentato e monitorato “Se non è scritto, non esiste
Fai quello che è scritto , scrivi quello che fai e se non lo scrivi è come se non lo avessi fatto.
Requisito importante per la compliance documentale è DOCUMENTARE tutto ciò che si fa. Se non è scritto o è scritto male, può nascere il dubbio che non sia stato fatto o che sia stato fatto in modo inadeguato.
In assenza di una buona documentazione l’industria farmaceutica non è in grado di standardizzare le proprie attività e non può produrre una valida testimonianza di avere processi sotto controllo.
Requisito Normative GMP
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Sistema documentale aziendale
1. GENERAL DOCUMENTATION
-Le linee guida sono documenti funzionali che forniscono direttive generiche.
-Politiche Aziendali documenti emessi dalla direzione aziendale che
descrivono alcuni principi generali: ad esempio un’azienda farmaceutica può
avere un unico Manuale di Qualità che può essere applicato ai suoi diversi siti
produttivi.
Le Politiche Aziendali e le linee guida raccomandano cosa bisogna fare .
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Sistema documentale aziendale
2. DIRECTIVE DOCUMENTATION
-Procedure operative standard: procedure di carattere generale o specifico
che danno istruzioni dettagliate per eseguire operazioni standardizzate per un
dato processo, prodotto, materiale o per la gestione di un sistema.
-Istruzioni operative di Lavoro: riportano tutte le informazioni operative per
applicare, per esempio un metodo analitico, un metodo di produzione (master
batch record), per utilizzare e per pulire le attrezzature e gli strumenti, per
attività di manutenzione.
-Protocolli : nell’ambito di uno studio o di una convalida, hanno la funzione
di descrivere e di documentare un programma di lavoro definendo, gli obiettivi
da perseguire, le modalità di esecuzione e responsabilità.
La tipologia di questi documenti indicano in quale modo fare .
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Sistema documentale aziendale
3. OPERATIVE DOCUMENTATION
-Moduli: documenti la cui compilazione è prevista da procedure operative, che sono predisposti per la raccolta di
dati o per registrare e documentare l’espletamento di una certa attività come ad esempio schede di pulizia, schede
di controllo ed il loro uso è descritto nella procedura a cui si riferiscono.
-Report: riportano i dati e le relazioni finali riguardanti uno studio, una attività di produzione, qualifica,
convalida di attrezzature, di impianti ecc.
Questi documenti indicano cosa si è fatto.
Altri documenti : Specifiche tecniche, Schede di controllo, certificati di analisi, etichette, Protocolli e Rapporti
di Stabilità dei prodotti, Quality Agreement, Master Batch Record, Site Master File*, ecc.
*Il Site Master File è un documento emesso dai produttori farmaceutici e contiene informazioni specifiche sulle
attività del sito produttivo come ad esempio gestione della qualità, produzione, controllo qualità dei prodotti
farmaceutici, operazioni di fabbricazione del sito.
Questo documento viene sottoposto alle autorità ministeriali (AIFA, FDA etc.) e deve fornire informazioni precise
sulle attività connesse GMP del produttore che possono essere utili durante le ispezioni GMP aziendali.
✓Il Site Master File deve essere costituito da circa 20-30 pagine più gli allegati.
✓È opportuno utilizzare schemi, disegni anziché descrizioni particolarmente lunghe
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Sistema documentale aziendale
GENERAL DOCUMENTANTION
Linee guida etc.
Cosa si deve fare
DIRECTIVE DOCUMENTATION
Procedure Operative Standard , Istruzioni Operative, Master Batch Record , Protocolli, Metodi di analisi e
specifiche
In quale modo
OPERATIVE DOCUMENTATION
Rapporti, quaderni di laboratorio , schede analisi , registri e batch record.
Cosa si è fatto
ARCHIVIAZIONE STORICA
Gestione documentazione GMP
2.Verifica contenuti: eseguita da personale
responsabile e qualificato.
3. Approvazione ed Emissione : il
documento diventa ufficiale
4. Distribuzione, Ritiro e Conservazione
5. Revisione, aggiornamento, change control
1. Preparazione e Stesura Documento :
Attività effettuata da personale competente e preparato
DISTRUZIONE
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Conservazione e Archiviazione della
documentazione GMP
➢ In luogo sicuro
Tutti i documenti GMP devono essere conservati in un ambiente sicuro
affinché non vengano danneggiati da incendi (armadi ignifughi),
allagamenti, etc.
➢ Periodo di tempo definito
Il periodo di conservazione dei documenti deve essere definito per un
tempo limitato (per esempio 6 o 10 anni).
Per un prodotto medicinale, la documentazione del lotto deve essere
conservata per almeno un anno dopo la data di scadenza del lotto cui si
riferisce.
➢Il sistema di archiviazione deve facilitare il reperimento dei documenti,
ci devono essere degli indici e/o elenchi per facilitare l’individuazione
delle informazioni
➢I documenti devono essere rapidamente disponibili durante un’ispezione
soprattutto dove vengono svolte le attività (produzione e/o laboratorio)
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Requisiti per una buona documentazione
Proprietà dei
buoni documenti
Identificabili Necessari Disponibili
Identificabili
Ogni documento deve essere identificato in modo univoco attraverso un processo di codifica che lo renda unico nel sistema
documentale
Necessari
Ogni documento deve essere necessario per le informazioni che esprime il suo contenuto, deve soddisfare specifici bisogni di
utenti ben definiti, che hanno bisogno di specifiche informazioni
Disponibili
Ogni documento deve essere disponibile, come espressione di un contesto organizzato, per soddisfare un bisogno puntuale
dell’utilizzatore, per soddisfare gli obiettivi funzionali richiesti
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2. PROCEDURE OPERATIVE STANDARD
SOP (Standard Operating Procedure)
Le procedure operative standardsono direttive scritte, dettagliate,che danno le istruzioni pereseguire tutte le operazionirilevanti svolte in azienda.
Le procedure operative standarddescrivono le attività, le funzionie le interazioni richiesteall’interno dei reparti, tra i diversireparti e verso l’esterno, perl’esecuzione di uno specificocompito.
Tradurre i concetti e le regolegenerali delle normative (GMP,ISO, decreti ecc.) in modo chesiano comprensibili ed applicabilinella propria realtà aziendale.
Ottenere uniformità dicomportamento da parte di tuttigli operatori durante l’esecuzionedi una specifica attività, definendoprecisamente ed in modoinequivocabile ruoli eresponsabilità.
Scopo principale delle SOP
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SOP (Standard Operating Procedure)
Gli argomenti aziendali che devono essere gestiti attraverso un sistema procedurale sono
principalmente:
• Attività di Produzione e Magazzino: assegnazione numero di lotto, codice, norme di
vestizione per i reparti , procedure di supporto al batch record, manutenzione, pulizia aree e
macchine, ricevimento e verifica dei materiali, modalità di preparazione per la spedizione di un
prodotto ecc.
• Calibrazione e Manutenzione Strumenti: controllo parametri ambientali (temperatura,
umidità, pressione ecc.) gestione dei registri per macchinari/strumenti critici, taratura degli strumenti,
manutenzione ordinaria e straordinaria ecc.
• Attività di laboratorio e analisi del controllo qualità : analisi e review dei dati storici,
approvazione e rifiuto materiali e prodotti, campionamento materie prime e materiali di
confezionamento, controlli in processo, esecuzione analisi, registrazione ed archiviazione risultati,
gestione dei risultati non conformi, gestione reagenti e solventi, gestione strumenti analitici ecc.
• Assicurazione della qualità: addestramento e formazione del personale, gestione dei
cambiamenti (change control), deviazioni, gestione dei reclami, gestione delle convalide, (processi,
metodi, pulizia e attività di qualifica (strumenti, sistemi informativi e macchine), gestione richiamo
del prodotto dal mercato, liberazione del lotto (release) , ispezioni interne, ispezioni esterne e
qualifica dei fornitori, data integrity.
• Gestione della sicurezza: norme comuni di sicurezza dello stabilimento, gestione dei rifiuti,
pronto soccorso ecc.
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Elementi Fondamentali
Le SOP devono avere il giusto livello di dettaglio
Le procedure hanno lo scopo di migliorare l’organizzazione del lavoro non quello di
appesantirla, perciò bisogna scriverle in uno stile molto funzionale, ben comprensibile,
chiaro, preciso, conciso e comprensibile a chiunque, descrivendo le azioni in modo
semplice, sequenziale, fornendo le istruzioni in modo da descrivere progressivamente
tutte le fasi che devono eseguite in successione per compiere l’operazione.
Le SOP non devono essere particolarmente lunghe
➢Difficoltà nell’individuazione delle informazioni
➢ Mancanza di conoscenza da parte dell’utente
➢ Maggiore probabilità di non conformità
RISCHI
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Elementi Fondamentali
Controllo, Revisione ed Aggiornamento periodico
➢ Quando una SOP arriva alla data di scadenza senza avere subito aggiornamenti dovuti a
modifiche, essa dovrà comunque essere sottoposta a revisione. L’aggiornamento deve essere
garantito ed in genere si applica una scadenza di almeno 2 o 3 anni.
Ci deve essere una funzione responsabile che esegue un controllo e verifica della scadenza
delle procedure affinché non siano presenti SOP scadute ed evitare di far riferimento a
documenti obsoleti e non attuali.
A seguito della revisione se il contenuto è attuale
si può confermare ed emettere una nuova edizione
oppure estenderne la validità.
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Elementi Fondamentali
Distribuzione Controllata
➢ L’ente responsabile provvede a distribuire la procedura a tutte le funzioni interessate
fornendo il numero di copie controllate necessarie affinché la SOP sia a disposizione degli
operatori che devono applicarla.
➢ Lo stesso numero di copie controllate precedentemente distribuite verranno ritirate nel
momento in cui la procedura non risulti più attuale e viene sostituita con una nuova
emissione.
➢Una volta ritirate le copie obsolete di una SOP, queste verranno distrutte dall’ente
responsabile che ne traccerà la distruzione stessa.
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Elementi Fondamentali
Training del personale
➢ A seguito dell’introduzione di una nuova procedura o di una nuova edizione di una SOP
già esistente, è necessario addestrare il personale coinvolto alla sua corretta applicazione.
➢ Nel periodo intercorrente tra l’approvazione di una procedura e la sua entrata in vigore,
ciascuna funzione destinataria partecipa ad un corso di addestramento, tenuto dal redattore
della Procedura stessa (o da altro docente qualificato), in cui vengono illustrati i contenuti
della SOP.
➢ Il riscontro delle attività di addestramento deve essere registrato.
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Redigere correttamente una SOP
È buona norma redigere una prima procedura (SOP delle SOP) nella
quale vanno definiti i criteri per la redazione e gestione delle
successive procedure.
Contenuti di una SOP
➢FRONTESPIZIO:
-Logo aziendale (in tutte le intestazioni delle pagine)
-Titolo
-Codice identificativo e numero di edizione
-Data di emissione e di entrata in vigore
-Riferimento alla revisione della SOP precedente
-Nome e firma (con data) di chi ha elaborato la SOP
-Firme di verifica e Approvazione
-Storia delle Revisioni : in questa sezione vengono riepilogate tutte le
versioni del documento e le principali modifiche rispetto alla versione
precedente.
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Contenuti di una SOP
➢PARAGRAFI :
-Scopo: Descrivere brevemente l’obiettivo della procedura cioè le ragioni per
le quali si deve applicare
-Funzioni destinatarie: Le funzioni aziendali che sono tenute ad applicare
quanto descritto in procedura o che devono essere informate di quanto
descritto nella procedura
-Campo di Applicazione: Descrivere l’ambito in cui si applica la procedura,
funzioni ed operazioni che sono oggetto della SOP
-Definizioni: Note di carattere esplicativo relativo a termini specifici, sigle ed
acronimi
-Modalità Operative: Descrizione opportunamente articolata delle operazioni
e strumentazioni coinvolte nella procedura (questo paragrafo indica “come si
deve fare”)
-Responsabilità: Identificazione delle figure coinvolte nella gestione di
quanto descritto e delle relative competenze
-Archivio Documentazione: Identificazione del luogo e dei tempi di
conservazione della documentazione
-Riferimenti: Indicare i riferimenti a normative in vigore o ad altre procedure
-Allegati: Parti di documenti a titolo esemplificativo, diagrammi, disegni
illustrativi etc.
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➢ Non sono permesse variazioni o deroghe arbitrarie rispetto ai
comportamenti descritti nelle SOP.
➢Nel caso sia necessario attuare la deviazione o la modifica , questa deve
essere registrata ed autorizzata da Assicurazione Qualità.
Conclusioni
La presenza di un buon sistema di SOP comunica, all’esterno ed all’interno,
che l’azienda recepisce le norme che regolano l’industria farmaceutica e le
applica allo scopo di perseguire uniformità di comportamento, efficienza e
qualità . Le procedure costituiscono i documenti base durante le ispezioni.
Quando un’autorità regolatoria ispeziona un’azienda controlla sempre che ci
sia un adeguato sistema di procedure.
Elementi Fondamentali
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3. QUALITY AGREEMENT
Riferimenti NormativiEudralex –Volume 4 EU Guidelines to Good Manufacturing Practice Medicinal
Products for Human and Veterinary use- Part I , Chapter 7: Outsourced Activities
Molte aziende farmaceutiche hanno la necessità di esternalizzare la produzione o
parte del processo produttivo, analisi ecc., questa necessità può essere originata da
diversi motivi come ad esempio aumento dei volumi, aspetti di business ecc.
La fabbricazione e le analisi affidate a terzi devono essere definite e concordate tra il
committente (Contract Giver) per la fabbricazione ed il fornitore (Contract
Acceptor) contraente per la fabbricazione. Dovrà esistere un contratto scritto di
natura tecnica (Quality Agreement) che definisca chiaramente i doveri di entrambe le
parti.
Quality Agreement
Il committente (Contract Giver)
➢ Al committente spetta la responsabilità di valutare se il fornitore abbia la
competenza necessaria per svolgere le attività richieste affinché siano rispettate le
Buone Norme di Fabbricazione (GMP).
➢ Il committente dovrà comunicare al fornitore tutti i dati necessari ad effettuare le
operazioni oggetto del contratto in modo corretto e conformemente
all’autorizzazione all’immissione in commercio.
➢ Il committente dovrà garantire che tutti i prodotti ed i materiali lavorati che gli
vengono consegnati dal fornitore risultino conformi alle specifiche che li
riguardano ovvero che tali prodotti siano stati approvati da una Persona
Qualificata.
Quality Agreement
Il fornitore (Contract Acceptor)
➢ Il fornitore deve disporre di locali, attrezzature, conoscenze ed esperienzeadeguate nonché di personale competente per svolgere le attivitàcommissionategli dal committente.
➢ Soltanto un fabbricante titolare di un’autorizzazione alla fabbricazione potràsvolgere per conto terzi un’attività di fabbricazione.
➢ Non dovrà affidare a terzi alcuna attività senza previa approvazione delcommittente.
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Quality Agreement
Il Contratto
➢Il committente ed il fornitore dovranno stipulare un contratto che specifichi le rispettive
responsabilità per la fabbricazione ed il controllo del prodotto.
➢Dovrà essere redatto da personale competente che dispone di una conoscenza adeguata
delle GMP.
➢Tutte le disposizioni riguardanti la fabbricazione e le analisi dovranno risultare
conformi all’autorizzazione all’immissione in commercio ed essere definite di comune
accordo dalle parti contraenti.
➢Il contratto dovrà specificare in che modo la Persona Qualificata che approva un lotto
di prodotto per la vendita garantisce che ogni lotto è stato fabbricato e controllato nel
rispetto delle prescrizioni dell’autorizzazione all’immissione in commercio.
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Quality Agreement
Il Contratto
Esistono diverse tipologie di contratto per la fabbricazione presso terzi :
1. Accordi di lavorazione: le materie prime ed i materiali di confezionamento sono forniti
dal committente che provvede al loro acquisto, ai controlli previsti ed alla consegna presso
il terzista che provvede alle attività di produzione e/o confezionamento ecc.
2. Accordi full-service: il terzista provvede all’acquisto di materie prime e materiali di
confezionamento, alle operazioni di produzione e/o confezionamento ed ai controlli
previsti.
3. Accordi misti : sono di varia natura ad esempio il committente provvede alla fornitura di
tutti i materiali o soltanto di alcuni ed il terzista realizza i controlli.
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Quality Agreement
Il Contratto
Esistono altre tipologie di quality agreement che devono essere stipulati:
-Quality agreement tra committente e fornitore di servizio come può essere un laboratorio
esterno di analisi, un magazzino esterno, un trasportatore ecc., un fornitore che effettua
attività di manutenzione, calibrazione, qualifica, attività di consulenza, studi di stabilità ecc.
-Quality agreement tra committente e fornitori di materie prime, materiali di
confezionamento, materiali di consumo che possono essere ritenuti critici come ad esempio
materiali per analisi di rilascio, indumenti per la produzione ecc. che entrano nel ciclo di
produzione e possono avere un impatto di tipo qualitativo sul prodotto finito.
Struttura base di un Quality Agreement
➢ Frontespizio✓ Intestazione standard con codifica, revisione e titolo del documento
✓ Breve descrizione del prodotto/i oggetto di fornitura
✓ Firme di approvazione da parte del committente
✓ Firme di approvazione da parte del fornitore
➢ Sezioni Interne
✓ Il contratto deve prevedere all’interno delle sezioni del documento la definizione
delle attività e delle responsabilità.
➢ Allegati✓ Gli allegati riportano le informazioni che possono subire facilmente degli
aggiornamenti come lista indirizzi ed elenco dei contatti appartenenti alle due
aziende, certificazioni del fornitore.
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Sezioni interne di un contratto
➢Premessa✓Requisiti normativi e validità del documento
✓Gestione modifiche del contratto (indicazione della scadenza) e subappalto
(consenso scritto da parte del committente)
➢Elenco dei Prodotti ✓Descrizione completa dei Prodotti oggetto del
➢Materie Prime✓Acquisto e fornitura di materie prime e materiali di confezionamento
✓Responsabile dell’acquisto dei materiali
✓Campionamento, analisi e rilascio componenti
Quality Agreement
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Sezioni interne di un contratto
➢Procedimento di Fabbricazione✓Documentazione del lotto : Batch Record, Certificati di analisi, Certificato di GMP
compliance o release dove la Persona Qualificata attesta che il prodotto è stato
fabbricato secondo le Buone Norme di Fabbricazione
✓Modalità Stampa dati variabili (numero di lotto e data di scadenza)
✓Quantità dei Controcampioni (reference e retention samples)
✓Gestione di un eventuale riconfezionamento
✓Imballaggio ed etichettatura
➢Conservazione e Trasporto✓Conservazione del prodotto (indicazione delle condizioni di temperatura)
✓Trasporto (Chi, Come e Dove)
✓Le Norme Incoterms (International Commercial Terms): sono norme utilizzate nel
campo delle importazioni ed esportazioni valide in tutto il mondo e definiscono in
maniera univoca quali costi sono a carico del mittente (venditore)/destinatario
(acquirente) e quando il rischio passa dal mittente (venditore) al destinatario
(acquirente) in caso di perdita della merce.
Quality Agreement
Quality Agreement
Sezioni interne di un contratto
➢ Assicurazione Qualità ✓ Master Batch Record (Gestione-Approvazione-Modifiche)
✓ Rilascio del prodotto sul mercato
✓ Approvazione/rilascio di un lotto per spedizione
✓ Change Control e Deviazioni (notifica di ogni modifica che abbia impatto sullaqualità del prodotto fornito;)
✓ Reclami e richiamo del prodotto (raccolta e analisi dei reclami, responsabilità finaleper il richiamo)
✓ Audit (Gestione e frequenza degli audit al sito di produzione e/o di stoccaggio edistribuzione)
✓ Stesura Product Quality Review (PQR) * (termini di consegna)
• Il PQR è una valutazione critica periodica degli standard di qualità di un prodottoe/o di un processo al fine di evidenziare eventuali trend e valutare il loro impattosulla qualità del prodotto, determinare la necessità di implementare cambi nelprocesso produttivo, nelle procedure di controllo o nelle specifiche ed infineevidenziare la necessità di intraprendere azioni correttive/preventive.
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Allegati
➢Elenco Prodotti (tipo e concentrazione principio attivo, contenitori
primari e secondari e così via)
➢ Tabella delle responsabilità (che permette di visualizzare in
modo immediato chi fa che cosa)
➢Specifiche del prodotto e Metodi di analisi
➢Elenco documenti forniti dal committente (documentazione di
registrazione, schede di sicurezza principio attivo,eccipienti e prodotto
finito, procedure ecc.)
➢Lista riferimenti : elenco di nomi e funzioni delle persone a cui far
riferimento e rivolgersi per qualsiasi problematica
Quality Agreement
