unidad didÁctica 3 oficina de farmacia
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UNIDAD DIDÁCTICA 3
La gestión del aprovisionamiento
La gestión de aprovisionamiento de las oficinas de farmacia incluye los procedimientos de análisis, selección y compra de los productos que efectúan para satisfacer la atención farmacéutica de la población.
Una buena gestión del aprovisionamiento nos permitirá saber cuántos productos y cuántas unidades de cada uno tener, cuándo comprarlos o a quién pedírselos.
La gestión del aprovisionamiento
El surtido óptimo
El surtido óptimo es la selección más adecuada de artículos para satisfacer las necesidades de la población y dispensarlos de forma rentable.
Es el objetivo más importante de la gestión de aprovisionamiento.
Depende de:
La variedad de productos que seleccionamos.
La cantidad que deseamos tener de cada uno.
De forma general, debe cumplir una serie de requisitos:
Mantener cubiertas las necesidades de atención farmacéutica.
Acomodarse a las necesidades de la población atendida.
Proporcionar la mejor rentabilidad.
La gestión del aprovisionamiento
Criterios para la gestión del aprovisionamiento
Los más importantes son los siguientes:
La previsión de ventas (qué productos se demandan, en qué cantidades y con qué frecuencia).
Los parámetros económicos (condiciones de venta y compra, y la financiación).
Las condiciones logísticas (tiempo de entrega, entregas de urgencia, días de entrega en la zona...).
Las opciones de almacenaje (espacio libre en el almacén y volumen de los productos que se comprarán).
La previsión de ventas
¿Qué debemos evaluar?
Qué productos queremos tener en la farmacia.
Qué ventas esperamos para cada uno.
Qué frecuencia van a tener las ventas de cada producto:
Si las ventas van a ser continuadas o solo estacionales.
Si van a experimentar picos en determinadas épocas…
La previsión de ventas
¿Qué debemos evaluar?
La rotación de los productos
La rotación de un producto es la relación entre la cantidad vendida durante un periodo y la cantidad media que solemos tener en la farmacia.
Distinguimos entre:
Productos de alta rotación.
Productos de baja rotación.
Identificando estos productos:
Conseguiremos tener cantidad suficiente de productos muy demandados para no perder ventas.
Evitaremos la acumulación de productos que se venden poco.
Como norma general, se siguen estos pasos:
1. Obtener información. Se recopila la información útil para la previsión de ventas.
2. Estimar las ventas de cada producto. Para facilitar la tarea se agrupan los productos en distintas categorías.
La previsión de ventas
¿Qué debemos evaluar?
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
¿Qué debemos evaluar?
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
La recogida de información
Esta fase será muy distinta si se trata de:
Una farmacia nueva que hace su aprovisionamiento inicial.
Una farmacia que ya está operativa.
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
La recogida de información
La información para un aprovisionamiento inicial
Antes de comprar los productos, habremos:
Efectuado un análisis de la posible demanda según:
La ubicación del establecimiento.
La tipología de la población.
Decidido el enfoque de nuestra oferta.
El planteamiento de ventas inicial es diferente para:
Los productos de parafarmacia.
Los medicamentos.
La recogida de información
La información para un aprovisionamiento inicial
Previsión para la parafarmacia
El análisis del entorno orienta mucho en el enfoque inicial.
Los dos factores más destacados son:
La ubicación.
El poder adquisitivo medio en la zona.
Tras el análisis del entorno decidiremos:
Si queremos potenciar alguna sección en especial.
Si ofreceremos de todo pero con poca variedad de productos.
Para orientar la previsión podemos:
Recurrir a publicaciones especializadas o a revistas técnicas.
Recabar información sobre la participación de los productos en las ventas totales.
La recogida de información
La información para un aprovisionamiento inicial
Previsión para los medicamentos
A cada empresa mayorista le conviene aconsejarnos bien, para figurar como nuestra principal empresa proveedora.
Se puede orientar a partir de:
La experiencia comercial del farmacéutico/a.
El Catálogo de Medicamentos del CGCOF.
La información obtenida del CAP de la zona y su personal.
La información de profesionales de farmacias cercanas.
Estudios de mercado publicados o comprados.
Consejos de alguna empresa mayorista importante.
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
La recogida de información
La información para una farmacia operativa
La previsión se hace desde tres puntos de vista, todos con carencias:
Burocrático. Se incrementan o disminuyen los datos del año anterior según la tendencia estimada del mercado.
Técnico. Se procede en función de la oferta existente.
Volumétrico. Se centra en la demanda del mercado, sin tener en cuenta la oferta disponible.
Se acaba efectuando la previsión de ventas combinando los tres sistemas:
La información histórica sirve para definir incrementos o disminuciones.
Se matiza y ajusta según las tendencias del mercado en cada producto.
Se orienta según las posibilidades o intereses que tengamos en determinados productos.
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
La previsión de ventas
Se puede efectuar con diferente grado de detalle, en función de:
Nuestras necesidades de información.
Las posibilidades tecnológicas de obtenerla y procesarla.
En general, se utiliza la clasificación ABC, que:
Agrupa los productos en distintas categorías.
Aplica distinto grado de detalle a cada categoría.
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
La previsión de ventas
La clasificación ABC de los productos
Se basa en el principio siguiente:
Una cantidad pequeña de productos aporta la mayor cantidad de actividad a un negocio.
La gran mayoría contribuyen muy poco a la cifra de ventas total.
Así pues, clasificaremos todos nuestros productos en tres grupos:
Productos A. Son clave para sostener la actividad y requieren especial atención.
Productos B. Contribuyen con cierto volumen al negocio y se debe cuidar su reposición.
Productos C. Son la mayoría de productos, contribuyen poco al total de ventas y no es esencial un control tan estricto.
La previsión de ventas
La clasificación ABC de los productos
¿Qué interés tiene esta clasificación?
Si ajustamos en detalle los productos A y B y evaluamos bien los C que tengan un elevado interés sanitario:
Obtendremos una previsión de ventas:
Suficiente y muy ajustada a la realidad.
Con relativo esfuerzo en tiempo y equipamiento.
Útil para la posterior gestión del aprovisionamiento.
La previsión de ventas
La clasificación ABC de los productos
¿Cómo se lleva a la práctica?
Debemos escoger los criterios para saber qué productos incluimos en cada categoría.
Entre los más habituales destacamos:
Las unidades vendidas.
El beneficio.
La especialización.
La necesidad o la obligación de atención sanitaria.
La clasificación:
No sigue una pauta establecida.
Se guía por los criterios y prioridades que se establezcan en cada caso.
¿Cómo se hace la previsión de ventas?
La previsión de ventas
El horizonte temporal de la previsión de ventas
La previsión temporal debe tener en cuenta los productos de venta estacional.
La previsión de ventas se suele efectuar para un año:
Para los productos A y B se hace la previsión anual por meses.
Para los C se suele hacer solo la previsión anual.
La previsión mensual resulta útil porque:
Señala las necesidades de productos en periodos bastante cortos.
Las aplicaciones informáticas de gestión de oficinas de farmacia:
Agrupan por meses la información histórica de ventas.
Son la principal fuente para las previsiones del año siguiente.
Los parámetros económicos
Están en la base de la negociación con proveedores y en la operativa de la compraventa.
Los aspectos económicos más destacados de la gestión del aprovisionamiento son:
Los relacionados con las condiciones de venta.
Los relacionados con las condiciones de compra.
La financiación.
Los parámetros económicos
Las condiciones de venta
Los parámetros más importantes en cuanto a las condiciones de venta son:
El precio de venta.
Los impuestos.
El margen comercial.
Los parámetros económicos
Las condiciones de venta
El precio de venta
La fijación de precios a los agentes de la cadena del medicamento empieza con el Precio de Venta del Laboratorio (PVL).
Cuando un laboratorio es autorizado por la AEMPS para comercializar un medicamento nuevo, formula la solicitud de autorización del precio.
Esta solicitud se basa en la suma de:
El coste de fabricación.
Los gastos netos de investigación.
El beneficio empresarial.
Los parámetros económicos
Las condiciones de venta
El precio de venta
Si se aprueba la solicitud, el MSC comunica a la empresa el PVL y también el Precio de Venta al Público (PVP), que:
Tienen la consideración de máximos.
La empresa determina si los acepta o los reduce.
Si los reduce, debe notificarlo y esperar la aceptación del ministerio.
Entre el PVL y el PVP, tenemos el Precio de Venta de Almacén (PVA), que:
Es el que ofrecen los mayoristas o distribuidores.
No está regulado directamente, pero sí de forma indirecta por la normativa.
El precio de venta
Intermediarios
La diferencia entre el PVL y el PVA se debe al coste de enviar los medicamentos de los laboratorios a las oficinas de farmacia.
Para reducir los costes de los laboratorios si hicieran el reparto directamente, el sistema sanitario prevé la figura del intermediario.
Los intermediarios compran a los laboratorios y reparten de forma agrupada a las farmacias, de modo que:
Consiguen volúmenes de productos mayores.
Simplifican la gestión administrativa.
Aportan eficiencia al conjunto con un coste logístico más reducido.
La mayoría de farmacias recurren a ellos, aunque el precio sea un poco más alto.
Distinguimos dos tipos de intermediarios:
Mayoristas:
Disponen de muchas referencias y pueden suministrar casi todos los productos de venta en farmacias.
Desarrollan y mantienen el sistema informático a través del cual las farmacias transmiten uno o dos pedidos diarios.
Los plazos de entrega son muy cortos, y suelen ofrecer servicio de entrega urgente.
Distribuidores:
Combinan la venta de algunos productos en exclusiva con la venta de productos de uso común, como productos sanitarios.
Buscan conseguir un volumen mínimo por pedido para rentabilizar su estructura y ofrecen buenas condiciones de compra.
El precio de venta
Intermediarios
Los parámetros económicos
Las condiciones de venta
Los impuestos
En cuanto a los impuestos, debemos citar:
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
El Recargo de Equivalencia (RE).
Las condiciones de venta
Los impuestos
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Se aplica sobre el precio de venta y determina el importe que se debe abonar por un producto en la oficina de farmacia.
La farmacia vende los productos al PVP + IVA.
Existen tres tipos diferentes de IVA:
Las condiciones de venta
Los impuestos
El Recargo de Equivalenvia (RE)
En lugar de la declaración del IVA, los proveedores:
Aplican a las facturas el RE, que:
Es un impuesto.
Corresponde a la parte que debería tributar la oficina de farmacia por el IVA.
Después ellos hacen la declaración ante Hacienda.
Hay una correspondencia entre el tipo de IVA aplicado y el RE:
Las condiciones de venta
Los impuestos
El Recargo de Equivalenvia (RE)
Se aplica solo cuando el comprador es una oficina de farmacia.
Podemos encontrar diversas posibilidades:
Si el laboratorio vende a la oficina de farmacia: PVL + IVA + RE.
Si el mayorista vende a la oficina de farmacia: PVA + IVA + RE.
Si el laboratorio vende al mayorista, el RE no se aplica: PVL + IVA.
Los parámetros económicos
Las condiciones de venta
El margen comercial
Para gestionar el aprovisionamiento es necesario calcular el margen comercial que deja cada producto.
Entre los agentes de la cadena comercial de los medicamentos se establece un precio de venta:
Al que se van sumando los impuestos correspondientes.
Hasta que se llega al precio final del producto, que paga:
La persona usuaria.
La persona usuaria y la Seguridad Social o la mutualidad que corresponda (productos financiados).
La diferencia entre el precio de coste o de compra y el precio de venta de cada agente determina su margen comercial.
Las condiciones de venta
El margen comercial
El margen comercial de las oficinas de farmacia
El margen comercial de los medicamentos está regulado legalmente, a diferencia del resto de productos.
El Real Decreto-ley 4/2010 establece estos márgenes comerciales, según el precio de venta del laboratorio:
El margen comercial de un producto en una oficina de farmacia es la diferencia entre su precio de adquición y su precio de venta.
Las condiciones de venta
El margen comercial
El margen comercial de las oficinas de farmacia
Los márgenes de las recetas financiables por el SNS se establecen aplicando deducciones a la factura mensual de cada farmacia por dichas recetas:
Los parámetros económicos
Las condiciones de compra
Respecto a los parámetros económicos relacionados con la compra de productos, destacamos:
El descuento comercial.
El recargo comercial.
Las bonificaciones.
El rappel.
Los parámetros económicos
Las condiciones de compra
El descuento comercial
Es un incentivo que los proveedores ofrecen a sus clientes para estimular la venta.
Se justifica por diversas razones:
La compra de un número de unidades superior al habitual.
La compra anticipada de productos de temporada.
El pago avanzado.
Un acuerdo para la promoción de un producto nuevo...
El descuento comercial consiste en restar un porcentaje al precio de compra del producto.
Los parámetros económicos
Las condiciones de compra
El recargo comercial
Lo utilizan mayoristas cuyo sistema de facturación consiste en:
Ofertar un precio mínimo para todos sus clientes.
Establecer un escalado de cargos para cubrir sus gastos.
En este sistema a veces se combinan un recargo y un descuento.
Tiene el inconveniente de que resulta complicado conocer el coste final.
El recargo comercial consiste en aplicar un porcentaje de incremento al precio del producto.
Los parámetros económicos
Las condiciones de compra
Las bonificaciones
Se dan por la compra de un volumen de unidades, la exposición de material publicitario, la consecución de una cifra de ventas…
Se presentan ofertas escaladas como: 10 + 2, 20 + 5, 30 + 9…
Cuantas más unidades se compran, mejor coste unitario.
La bonificación consiste en ofrecer una parte de productos sin coste junto con los productos comprados.
Los parámetros económicos
Las condiciones de compra
El rappel
Al acordar un rappel, se establece:
El objetivo. Los más habituales son:
Una cifra determinada de ventas para todos los productos suministrados.
La venta de un número mínimo de unidades de un producto.
El incremento en un determinado porcentaje de las ventas de un producto.
Un periodo específico para conseguir el objetivo.
Se proponen las compensaciones por cumplir el objetivo.
El rappel es un estímulo que a veces las empresas proveedoras ofrecen a sus clientes para alcanzar un determinado objetivo.
Los parámetros económicos
Las condiciones de compra
El rappel
Cuando comparamos ofertas con diversos descuentos o recargos o combinaciones de los
dos, hay que concretar el precio de partida.
Transcurrido el periodo previsto, se analizan los resultados para decidir si corresponde alguna compensación pactada.
Las compensaciones se instrumentan de muchas formas: entrega de género sin cargo, obsequio de decoración para la farmacia…
El rappel viene a ser un premio por el esfuerzo de potenciar las ventas de uno o varios productos.
Los parámetros económicos
La financiación
Se trata de los distintos tipos de créditos que se solicitan a entidades bancarias, porque:
Al poner en marcha el negocio la inversión inicial es importante.
Cuando la farmacia ya funciona, existen factores que hacen necesaria la financiación:
La necesidad de nuevas inversiones.
Los desfases temporales entre cobros y pagos.
Una previsión de ventas poco ajustada a la realidad.
Los parámetros económicos
La financiación
Nuevas inversiones
Es necesario llevar a cabo inversiones para mantener o incrementar las ganancias.
Cada año se analizarán las inversiones que aporten mejoras de beneficio.
Una vez analizadas las posibilidades de inversión, se seleccionan las más interesantes en función de:
Su urgencia.
Los beneficios que aportarán.
Su importancia para el negocio.
Las posibilidades de financiación.
Los parámetros económicos
La financiación
Desfases temporales entre cobros y pagos
Se producen:
Porque los plazos de pago a los proveedores no coinciden con los cobros mediante la venda.
Por el impago de algún cliente.
Estos desfases pueden:
Ocasionar un saldo negativo en algunos periodos.
Hacer necesaria financiación externa para compensarlo.
Es importante efectuar cierta planificación para determinar posibles necesidades financieras.
Los parámetros económicos
La financiación
Previsión de ventas poco ajustada a la realidad
Pueden provocarla diferentes factores:
Una estimación de ventas mucho más alta que las ventas finales:
Se habrá comprado más producto del necesario.
Se venderá menos de lo previsto.
Un fuerte incremento de precio de los productos comprados:
El precio de venta será más alto, pero mientras no vendamos el producto:
Se deberá responder a una factura del proveedor más alta de lo que se había previsto.
Es posible que haya que pagarla con financiación.
Los proveedores
Además de las condiciones de venta, los aspectos más destacados de los proveedores son los siguientes:
La capacidad de suministro.
Las condiciones de suministro.
Los servicios complementarios.
La calidad de la gestión.
La ponderación de cada criterio responderá al
interés que tengamos en cada uno de ellos según nuestro planteamiento
estratégico.
Los proveedores
La capacidad de suministro
Consiste en:
Analizar la gama de productos disponibles del proveedor.
Valorar si se adecua a nuestras necesidades.
Nos interesarán productos que se adapten a nuestra estrategia según el análisis de la demanda.
Si a partir de los albaranes vemos que el proveedor no puede atender nuestros pedidos:
Nuestra clientela verá que nos faltan productos, y podemos perderla.
Debemos plantearnos buscar otro proveedor.
Los proveedores deben disponer de suficientes productos en el almacén para asegurar el suministro a las oficinas de farmacia.
Los proveedores
Las condiciones de suministro
Se evalúa:
La puntualidad de las entregas.
El número de servicios diarios.
El suministro en días festivos.
El transporte y colocación hasta la zona de recepción de pedidos.
La flexibilidad en cuanto a devoluciones y la respuesta a situaciones urgentes.
El estado de los productos suministrados.
Un proveedor que no cumple en estos aspectos:
Entorpece los procesos de recepción y almacenaje.
Perjudica la eficiencia de la organización.
Los productos pueden llegar rotos, en mal estado o con fecha de caducidad corta; los envases, sucios, y los bultos, desordenados y mal
rotulados.
Los proveedores
Los servicios complementarios
También valoraremos servicios como:
El apoyo a la información técnica y logística sobre los productos.
Los cursos de formación y reciclaje.
La información de avisos sanitarios de retirada de productos o de novedades terapéuticas…
Los proveedores
La calidad de la gestión
Es un aspecto que puede complicar o facilitar el trabajo.
Para optimizarlo se debe:
Revisar:
Cómo se recibe la información en albaranes, facturas y recibos.
Cómo se efectúan los cobros y los abonos.
Analizar:
La puntualidad de los plazos acordados.
El grado de concordancia de los documentos citados con nuestro sistema contable.
Valorar las posibilidades de informatizar las gestiones.
El almacenaje
En la influencia del almacenaje en la gestión del aprovisionamiento, destacamos dos aspectos:
El control de los productos almacenados.
La capacidad del almacén.
El almacenaje
El control de los productos almacenados
Se lleva a cabo mediante programas informáticos, que:
Exigen requisitos:
Cada producto debe estar perfectamente identificado para que el programa lo localice sin ninguna posibilidad de error.
Cada entrada y salida de productos del almacén se debe registrar con exactitud.
Permiten incluir alertas de que el número de unidades almacenadas de un producto está bajo mínimos.
Debemos saber las unidades de cada producto que tenemos en el almacén, para detectar las necesidades de reposición y evitar quedarnos sin algún producto.
El almacenaje
La capacidad del almacén
Es un aspecto básico en la gestión del aprovisionamiento, junto con:
Distribuir correctamente los productos en el espacio disponible.
Asegurarse de que podremos guardar en el almacén los productos que queremos comprar.
Determinar a qué productos nos sale más a cuenta destinar el espacio disponible.