unidad de politicas y procedimientos

UNIDAD DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

TITULO DE LA POLITICA

POLITICA DE AUTORIDAD FINANCIERA

Documento No. PLS-SP-FN-038Fecha Efectiva Enero 2012Fecha de revisión

N/A

No.REVICION 1.0No. De págs. Pagina 1 de 10

PROCESOSOPORTE

SUBPROCESO AUTORIDAD FINANCIERA

1. Proposito:Establecer una política que defina los niveles de autorización con respecto a los costos operativos inversiones de capital: asi como también las transacciones comerciales y consecuentemente el tratamiento Y firma de los compromisos en nombre de laempresa.

2. HISTORIAL DE VERCIONES:

Fecha Versión No. Cambios Referencia # Solicitud01-01-

20121.0 Creació

n

3. ALCANCE:

Esta política inicia con la asignación de niveles de autoridad a los ejecutivos y/o funcionarios autorizados y finaliza con la ejecución de las autorizaciones según el nivel de autoridad asignado.

4. RESPONSABILIDADES:

-Presidente

1. Velar por el cumplimiento de esta política.

2. Aprobar modificaciones, adiciones y/o cambios a los niveles de autoridad financiera otorgados.

3. Autorizar las compras de bienes, servicios de capital de capital de acuerdo ala autoridad financiera que le corresponde.

-VP de finanzas

1. velar por el cumplimiento de esta política en su área

2. Asignar los niveles de autoridad otorgados a los ejecutivos o funcionarios de su área.

3. Autorizar las compras de bienes, servicios e inversionesde capital de acuerdo a la autoridad financiera que le corresponde.


TITULO DE LA POLITITICA


Documento No. PL-SP-FN-038Fecha efectiva Enero 2012Fecha Revision N/ANo. Revision 1.0No.De págs. Pagina 2 de 10

Director de Servicios Financieros

1. Velar por el cumplimiento de esta política.

2- Realizar cambios en los sistemas por modificaciones de esta política.

3- Revisar la aplicación de la PAF en los diferentes procesos de pagos.

4- Autorizar las compras de bienes, servicios e inversionesde capital de acuerdo a la autoridad financiera que le corresponde.

-Directores/Gerentes/Jefes

1. Velar por el cumplimiento de esta política en su área.

2. Autorizar las compras de bienes, servicios e inversiones de capital de acuerdo a la autoridad financiera que corresponde.

5. POLITICA:

GENERALES

1. El presidente es la persona autorizada para aprobar los niveles de autoridad financiera asignados a cada uno de los ejecutivos y/o funcionarios.

2. Además de los lineamientos y limitaciones establecidos en esta política, cada funcionario o empleado de deberá respetar su contrato de mandato querige los tipos y clases de actos, transacciones o contratos que puedan firmar.

3. Las personas que tienen un nivel de autoridad financiera asignado son completamente responsables por los actos y acciones tomados en nombre de la empresa.

4. En ausencia de la persona que tenga autoridad financiera, el nivel de autoridad asignado deberá ser delegado por el Jefe Superior inmediato a la persona que cubrirá la ausencia.

5. Las asignaciones de autoridad financiera temporales dedichas ausencias se deben circular por medio escrito

limitándose a: un grupo de control interrelacionado con las actividades de la persona que estará ausente ydeberá estar autorizado por el jefe inmediato.

6. Los ejecutivos y/o funcionarios deben respetar los límites de autoridad de cada transacción mencionados en esta política.

7. Cuando aprobamos actos y /o transacciones a favor de la empresa los funcionarios deben seguir los siguientes principios de autorización ;

Jerarquía de Autoridad Restricción de los limites de autoridad

UNIDAD DE POLTICA Y PROCEDIMIENTOS



DocumentoNo.

PL—SP-FN-038

Fecha efectiva

Enero 2012

Fecha Revisión

N/A

No. Revisión

1.0

No, de págs.

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7.1 JERARQUIA DE AUTORIDAD.

Las bases de la jerarquía de la autoridad a ser seguidas por los funcionarios son descritas a continuación

Asamblea de accionistas

Presidente

Vice-Presidente

Directores

Jefes/Gerentes

Limites de política de Autoridad Financiera

Políticas y Procedimientos TITULO DE LA POLITICA


Documento No.

PL—SP-FN-038

Fecha efectiva

Enero 2012

Fecha Revisión

N/A

No. Revisión 1.0No, de págs. Pagina 4 de 10

8. Todo funcionario público que estando autorizado por la empresa para suscribir actos contratos o transacciones se excedieren en sus facultades, se obligarían personalmente para con la empresa y terceros en cuanto a la parte sobre la cual no contaracon la autorización respectiva.

9. Si el acto o transacción a nombre de ____requiere de de documentación legal o se trate de un contrato, deberá este ser revisado y aprobado por la Dirección Legal

10. RESTICCIONES EN LOS LIMITES DE AUTORIDAD-LEGAL (CONTRATOS)

Cada funcionario de ___ que estuviere autorizado para suscribir actos, transacciones o contratos a nombre de la empresa deberá previamente contar con un contrato de mandato, en la forma de un poder otorgado en escritura pública, debidamente inscrito en el registro mercantil.

En este poder se establecieron los actos, transacciones o contratos que le funcionario podrá realizar, debiendo limitarse estrictamente a la literalidad de lo permitido

Los funcionarios de la empresa que actúan a favor de la misma, no deben ejecutar ni probar actos y transaccioneslegales que comprometan eternamente la compañía si no les es permitido por un poder especifico emitido por el departamento legal y solo dentro de sus límites del poder y de esta política de autoridad financiera. Ellos deben cumplir con la ley regulaciones y decisiones administrativas vigentes, resoluciones aprobadas por la presidencia y el EXCOM así como políticas internas de lacompañía.

11. REPRESENTACION DE LA COMPAÑÍA

Poderes Otorgado a: Restricciones Internas

1. Autoridad total para actuar independientey firmar en nombre de la compañía

Presidente/VP de finanzas/VP de asuntos corporativos

Presidente no tiene Restricciones VP de finanzas: enajenar bienes inmueblesVP de asuntos Corporativos enajenar bienes inmuebles y otorgar poderes aprofesionales delderecho

2. Completa autoridad para actuar yfirmar en nombre de la Cia. Sobre labase del poder para pleitos otorgado

Abogados Ver política de contratación de abogados externos

3. Completa autoridad para actuar yfirmar en nombre de la compañía dentro de suspropias funciones

Vicepresidentes Funcionales

Actuando y firmando solamente dentro del alcance de las acciones comunes como resultado de su posición y actividades relativas a su puesto




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12. COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS.

a. Para todos los gastos se requiere la aprobación de acuerdo a esta política, las cuales deben ser recibidas en forma anticipada antes de comprometerse a cualquier obligación a nombre de la compañía

b. El monto y la naturaleza del gasto comprometido determina el nivel de aprobación que debe ser recibido antes de comprometer los fondos de la compañía.

c. La aprobación de los gastos asegura que los fondos de lacompañía están siendo usados adecuadamente.

d. Todos los gastos requieren un mínimo de dos firmas, la primera firma representa el originador del gasto quien es el que tiene directo conocimiento de los detalles del gasto, esta es la persona que será la receptora de los bienes, la segunda firma debe ser la firma que autoriza, lacual siempre será de un nivel superior

e. Redistribuciones de gastos, dentro del mismo centro de costos o más centros de costos referidos a la misma área requieren que El Director de planificación Financiera los apruebe.

f. Redistribuciones de gastos incluidos en el mismo presupuesto entre diferentes centros de costos requiere la aprobación del Director de Planificación Financiera y la autorización del Vicepresidente de finanzas.

g. En el proceso de autorización de ciertos gastos puederesultar que esta dada por una persona quien tieneconflicto de interés, entonces la transacción debe seraprobada por un nivel superior de autoridad.

UNIDAD DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS


Documento No. PL-SP-FN-038Fecha Enero 2012


EfectivaFecha Revisión

N/A

No. De Revisión

1.0

No. De págs. Página 6 de 10

13. LIMITES DE AUTORIDAD FINANCIERA.

A continuación los limites de autoridad financiera para cada transacción especifica, para todas las demás transacciones que no se muestran en la siguiente tabla se deben considerar los “Limites Generales de Autorización”.

Compra de capex Limites de autoridad financieraUSD$0.0114999.99 USD$15000.00+249999

.99USD$250,000 en adelante

USD$249,999.99 USD$250,000 en adelanteSubsidiarias Gerente de capex+ Gerente de

producción/Gerente de operaciones Gerente general de subsidiaria+VP de finanzas

+CRC

USD$.0.01 en adelanteGerente de Capex+Director de finacial planing+VP de finanzas +presidente

1. Transferencia de capex

USD$0.01-99,999.99 USD$100,000 en adelante

Gerente de Capex+Director de proyectosde producción+VP de producción

+Director de area+VP de Finanzas

USD$.0.1- en adelanteExcluyendo areade producción Gerente de Capex+Director de proyectos de producción+VP de

producción+VP de producción+Vp de FinanzasGerente de Capex+Gerente General de Subsidiaria+ Director de proyectos de producción+Vp de Finanzas

2. Ventas-activos

LPS.0.01 en adelante

Propiedades terrenos y edificios

Director de servicios financieros+VP de finanzas+Presidente

Activos Fijos, Equipos Vehiculos enseres

Director de servicios financieros+Director de area +VP de area+VP de finanzas+presidente

3. Arrendamientos

Lps.0.01 en adelante

Propiedades equipos y edificios

Director de servicios financieros+VP de finanzas

4. Precios de productos y envases

Lps.0.01 en adelante

SKU. Producto terminado

Gerente de márgenes y precios+VP de mercadeo+VP deventas+ de ventas+VP de Finanzas y mercadeos+

PresidenteDeposito de envase/caja plástica

VP de SCM + VP de mercadeo +VP de Finanzas+ presidente

Subproductos Director de Servicios Financieros + VP de FinanzasMateriales en desnudo y desechos

Director de Servicios Financieros

1. Creditos y cobranzas

Lps.0.01-50,000.00

Lps.0.01-50,000.

LPS.150,00.01 250,000.00

LPS250,000.01-500,000.00

Lps 500,000.00 en

01 adelante Crédit

os a Clientes

GerenteGeneralde Ventas

+ Director Regional de ventas

Directora de Creditos+VPde ventas

+VP de finanzas

+Presidente

Lps,0,01- en adelanteLiquidaciones y Ejecución debïenes propiedades a clientes Director de creditos+Director de legal+Vp de finanzas Cuentas envia judicial

Director regional Director de creditos+VP de ventas+Vp definanzas

Cuentas Incobrables Director de ventas + Director de creditos+Vp de finanzas




Documento No. PL-SP-FN-038Fecha Efectiva

Enero 2012

Fecha Revisión

N/A

No. De Revisión

1.0


Servicios financieros LPS.0.01- en adelante

Impuestos gobierno central y municipales Director de servicios financieros

Retenciones a empleados y aportaciónpatronal

Director Class+ Director de serviciosfinancieros

ENEE Director de area+ Director de servicios

financieros

AguaDirector de planta+Director de servicios

financieros

Correo y gastos postales Director de servicios financieros

Hondutel conatelDirector it+Director de servicios

financieros

Seguro social e INFOPDirector Class+ Director de servicios

financieros

Inversiones finacieras

Director de servicios financieros+ VP definanzas+ presidente

Taza de seguridadGerente de tesorería+Director de servicios

financieros Pagos manuales Director de servicios financieros

servicios bancarios

Servicios bancariosGerente de tesorería+Director de servicios

financieros +VP de finanzas

Matricula de VehiculosGerente de flota+Director de servicios

financieros

Retenciones de impuesto pagados a cuenta de proveedores Director de servicios financieros

Exepciones en operaciones al pago impuestos(renteciones de ISR renta, ventas, exise, tax y otros Director de servicios financieros

LPS.0.01-300,000.00LPS. 300,000.01 en adelante

Anticipo aproveedores

Director de servicios financieros +Vp de finanzas

Pago de multasintereses yrecargos porconcepto deimpuestos

Director de servicios financieros

+Vp definanzas Presidente

contratos con el visto bueno en el área legal

LPS0.01-100,000.00

LPS. 100,000.01-2,000,000.00

2,000,000.00-3.000.000.00

3,000,000.00en adelante

Suministros a clientes

Director de área

+ VP de ventas

+Vp de finanzas + presidente

Lps.0.01-100,000.00

Lps.100,000.01-500,000.00

LPS.500,000.01-2,000,000.00

LPS.2,000,000.01 en adelante

Compra bienes yservicios

Director de área +Vp de área +Vp de finanzas + presidente

Consultorías Director de área +Vp de area +Vp de finanzas + presidenteAuditorias externas

Director de área +Vp de área

+Vp de finanzas + presidente

Ventas Lps. 0.01 en

subproductos adelante Director de servicios financieros + VP de finanzas

9. Gastos de viaje y representación

Lps. 0.01-20,000.00 Lps. 20,000.01-50,000.00 Lps.50,000.01 en adelante

Anticipos y liquidaciones

Director de área +Vp de área + presidente

Compra de boletos aéreos internacionales presidente

Compra de boletos aéreos nacionales VP de área

10. seguros Lps. 0.01 en adelante

De bienes y propiedades

Lps. 0.01-2000.00 Lps. 0.01-2000.01 en

adelante

Flota de vehículos auto asegurado

Director deservicios

financieros + VP definanzas +presidente

Medico y de vida

Director deservicios de

RRHH+VP de finanzas +presidente





Enero 2012

Fecha Revisión

N/A

No. De Revisión

1.0


11 transacciones contables

Lps.0.01 a1,000,000.00

Lps.0.01 a 1,000,000.01 enadelante

GeneralGerente decontabilidad + Director CLASS

Lps.0.01 a100,000.00

Lps.0.01 a 100,000.01 enadelante

Registros contables que afectan el estado de resultados

Gerente decontabilidad + Director CLASS

Registros contables Gentpact gerente de record to report Provisiones Director de Financial planing+ Director CLASS Partidas especiales de cierre Gerente de contabilidad + Director CLASS Execiones en operaciones al pago de impuestos Director de servicios financieros

Ajustes deinventario

Lps.0.01ª 20000.00

Lps. 20000.01-400000.00

Lps.400000.01 a2,000,000.00

Lps. 2,000,000.00 enadelante

Director de región

+VP de area

+VP de finanzas +Presidente

Notas de debitoy crédito

Gerentede area

+director de area +director CLASS

+VP de finanzas

12. Planil

lasLimites de autoridad LPS. 0.01 en adelante

Ejecutiva ExcomGerente de beneficios + Director de servicios

financieros Planillas admonconfidencial

Director CLASS +contabilidad+ Director serviciosfinancieros

Planillas generales

Director CLASS +contabilidad+ Director serviciosfinancieros

Creacion de programas de bonos Director de area+VP de area+ VP RRHH+ presidente Aprobación de pagos tiempo extra Gerente de area+ Director de area

13. SCM

Limites de autoridad LPS. 0.01-1903.00

LPS. 0.01-1903.01-285,450.00

Lps. 285,450.01 en adelante

Compra de materia prima

Director de planificación +director de compras + VP de SCM

14. Tesorería Limites de autoridad Lps. 0.01 – en adelante

Panel de bancosSanmiller plc+ Director de servicios

financieros +VP de finanzas+ presidente

Apertura o cierre de cuantas bancarias

Sanmiller plc+ gerente de tesoreria Directorde servicios financieros +VP de finanzas+

presidente Autorización y cancelación de firmas de bancos

Director de servicios financieros +VP definanzas+ presidente

Transferencias entre cuantas del grupo

Gerente de tesorería + Director de serviciosfinancieros

Transferencias PLCGerente de tesorería + Director de servicios

financieros + VP de finanzas Solicitud de prestamos bancarios

Director de servicios financieros +VP definanzas+ presidente+ Sanmiller plc

Pagos de prestamos bancarios

Gerente de tesorería + Director de serviciosfinancieros + VP de finanzas

Compras créditos fiscales

Director de servicios financieros + VP definanzas+ presidente

Factoring cuentas porcobrar y pagar

Gerente de tesorería+ Director de serviciosfinancieros + VP de finanzas+ presidente

Depósitos a plazo fijo

Director de servicios financieros + VP definanzas

Compra y venta de divisas


Notas de debito y crédito por manejo de cuentas


Autorización de tarjetas de crédito corporativa

Director de servicios financieros + VP definanzas





Enero 2012

Fecha Revisión

N/A

No. De Revisión

1.0


15 RecursosHumanos

LIMITES DE AUTORIDAD LPS. 0.01- en adelante

Requisiciones de contrataciónde personal permanente y cambios en los términos de contrato acordados VP de area +VP de RRHH Requisiciones

VP de area +VP de RRHH+ presidente

de contrataciónde personal permanente y cambios en los términos de contrato acordados fuerade presupuesto Requisicionesde contrataciónde personal permanente y cambios en los términos de contrato acordados VP de area +VP de RRHH Despidos con derechos adquiridos

VP de area+director de estrategia laboral +VP deRRHH

Prestaciones sociales

VP de area+director de estrategia laboral +VP deRRHH+presidente

Reasignacionesy transferencias de personal VP de area +VP de RRHH Asignacion decar allowance VP de area +VP de RRHH Convenios en contrato colectivo

Comisión negociadora+VP de RRHH +VP definanzas+presidente

Aprobación de incremento de salarios

Director de servicios y compensación+VP de RRHH+VPde area+presidente

15. VentasLIMITES DE AUTORIDAD

Descuanto a clientes

Director administartivo de ventas +VP deventas+ Vp de finanzas+presidente

Muestreos Gerente regional de ventas Aprobación de notas de crédito

Gerente director de créditos

por devoluciones de producto

16. Producción

Lps.0.01-20000.00

Lps.0.01-20000.01-386000.00

Lps.386000.01-2000000.00

Lps.2000000.01 enadelante

Descargo de inventario de materia obsoleta (destrucción u otra forma de eliminación)

Directorde planta

+ Vp de producción

+Vp de finanzas +Vp de finanzas

Descargo de inventario y producto terminado en proceso de producción

Gerente/jefe de linea

+Director de producción

+ Vp de producción+Vp de finanzas

+Vp deproducción+Vp de

finanzas Descargo de inventario de repuestos de maquinas obsoletos

Gerente/jefe de linea

+Director de producción

+ Vp de producción+Vp de finanzas

+ Vp deproducción+Vp de

finanzas

17. Distribución Lps.0.01- en adelante

Descuento a distribuidores

Director administrativos de ventas+VP definanzas+presidente

Lps.0.01-20000.00

Lps.20000.01- Lps.

Lps. Lps1-2000000.00

Lps. 2000000.01 enadelante

Descargo de inventario de repuestos de vehiculos obsoletos

Directorde serviciosde distribución

+VP de distribución

+ Vp de finanzas + Vp de finanzas

Descargo deinventario y producto

Gerente/Jefe de centro de

Director de

+ Vp de Director de

+presidente

terminado vencido en bodegas

distribución

serviciosde distribución

servicios de distribución+ Vp de finanzas

18. asunt

os corporativos

Lps.0.01-20000.00

Lps.20000.00-150000.00

Lps 150000.00-2000000.00

Lps 2000000.01

Lps 400000.01 en adelante

Donaciones

Gerente de relaciones corporativas

+Directorde relaciones corporativas

+ VP de asuntos corporativos

+ Vp definanzas

+presidente

Lps. 0.01 en adelante Transferencia para las fundaciones

+ Vp de Director de servicios fiancieros+ + VP deasuntos corporativos + Vp de finanzas

Limites de autoridad financiera

Lps.0.01-19300.00

Lps.19300.01 -380600.00

Lps.380600.01 -1903000.00

Lps.1903000.00- enadelante

TRansaciones Generales

Gerentesde departamento

+ director de area

+ VP de area +Presidente





Enero 2012

Fecha Revisión

N/A

No. De Revisión

1.0


5. DEFINICIONES

CAPEX: por sus siglas en ingles Capital Expediture son los montos invertidos en propiedad y planta equipo para la producción y uso

Car Allowance: Benefico de automóvil y su mantenimiento a ejecutivos de la empresa y a empleados que de acuerdo la naturaleza de su posición se le es asignado.

Containers: Envase retornable y no retornable de nuestro productos de venta.

EXCOM: es el comité ejecutivo de la empresa por sus siglas en ingles Executive Committee

Grupo de Control: Se debe incluir a sus colaboradores directos, director de auditoria interna, director de servicios financieros, gerente de tesorería, gerente de datos maestros.

6. NOMBRES Y AUTORIZACIONES REQUERIDAS Y PERSONAL CONSULTADO

PERSONAL CONSULTADO

NOMBRE POSICION FIRMA FECHAEspecialista en

P y P13-3-12

Gerenteadministrativo

02-3-12

Gerente detesorería

15-3-2012

Director de árealegal

19-3-2012

Director deCLASS

07-3-12

VP de ventas 21-03-12VP de áreatécnica

20-5/12

VP de SCM 15/05/2012

unidad de politicas y procedimientos

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