manual de procedimientos de registros publicos cámara de

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS

PUBLICOS

CÁMARA DE COMERCIO DEL SUR Y ORIENTEDEL TOLIMA

2019

Fecha de actualización: 20/06/2019Actualizado: Directora Jurídica

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ÍNDICE PAG

CAPITULO I - INTRODUCCIÓN 4CAPITULO II - INFORMACIÓN GENERAL 6-11Jurisdicción de la Cámara SedesDías laborales y horarios de atención al públicoInformación al públicoFuncionarios responsables de la prestación del servicio de registroTarifas de los Registros públicos Venta de información comercial CAPITULO III -ASPECTOS DE REGISTRO NORMATIVIDAD - PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR LOS REGISTROS 12-22REGISTROS DELEGADOS POR EL ESTADO ASPECTOS GENERALES REGISTRO MERCANTILREGISTRO DE E.S.AL REGISTRO DE PROPONENTES.-REGISTRO NACIONAL DE TURISMO DE QUE TRATA LA LEY 1101 DE 2006. REGISTRO NACIONAL PÚBLICO DE LAS PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS QUE EJERZAN LAACTIVIDAD DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DE QUE TRATA LA LEY 643 DE 2001. REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ANIMO DE LUCRO SIN ANIMO DELUCRO CON DOMICILIO EN EL EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIADE QUE TRATA EL DECRETO 2893 DE 2001. REGISTRO DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA DE QUE TRATA LA LEY 454 DE 1998. REGISTRO PUBLICO DE VEEDURÍAS CIUDADANAS DE QUE TRATA LA LEY 850 DE 2003. REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE OPERADORES DE LIBRANZAS. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro 23Notificación de actos administrativos 22

Re Recursos contra los actos de inscripción 22C Certificaciones 23

Derechos por concepto de registro y publicidad 23Archivo de los documentos de registro 23Formatos para tramites de registro 25SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN EL ÁREA DE REGISTROS PÚBLICOS 261. Control de homonimia 282. Inscripción de actos y documentos 31

2.1 Inscripción de actos 322.1.1 Nombramientos 322.1.2 Reformas estatutarias 322.1.2 Aumento de capital suscrito pagado 332.1.3 Disolución y liquidación 342.1.4 Situaciones de control o grupos empresariales 342.1.5 Reactivación sociedad comercial 342.2 Inscripción de documentos 352.2.1 Contrato de compraventa 362.2.2 Inscripción contrato de agencia comercial 362.2.3 Contrato de preposición2.3 Otros documentos sujetos a inscripción

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2.3.1 Concesión, revocación, prorroga o suspensión del permiso de funcionamiento de una entidad financiera.

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2.3.2 Derecho de retiro 372.3.3 Situaciones de Control y Grupo Empresarial (Arts. 26, 27 y 28 Ley 222 de 1995) 372.4 Contratos 382.4.1 Contrato de compraventa con reserva de dominio (Art. 952 y s.s. C. Co.) 382.4.2 Contrato de Fiducia Mercantil 382.5 Providencias judiciales 382.5. 1 Medidas cautelares: Embargo y demandas civiles 382.5.2 Prohibición de enajenar bienes 382.6 De los acuerdos de reestructuración 392.6.1 Proceso de reorganización, acuerdo de adjudicación y liquidación judicial. Ley 1116 de 2006 - Acuerdo de adjudicación

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2.6.2 Proceso de liquidación judicial (Ley 1116 de 2006) 402.7 Patrimonios autónomos (Art. 4º Decreto 1038 de 2009) 402.8 Insolvencia transfronteriza 412.9 Capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedad conyugal 412.10 Incapacidades e inhabilidades para ejercer el comercio 412.11 Autorizaciones a menores de edad y revocaciones 41


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2.12 Representación legal de las sucursales del Banco de la República 412.13 LIBROS DEL REGISTRO MERCANTIL QUE LLEVAN LAS CÁMARAS DE COMERCIO 43-47

3. Inscripción de libros 52-544. Matrícula de persona natural y establecimientos de comercio 55-605. Matricula Persona Jurídica 61-736. Renovación de la Matricula de personas naturales, jurídicas, establecimientos de comercio,

sucursales y agencias, de inscripción.74-76

7. Renovación de inscripción 778. Cancelación de matrículas 78-819. Mutaciones del Registro mercantil 81-8410. Depósito de estados financieros 8511. Inscripción, renovación y actualización del registro de proponentes 86-8912. Registro de las entidades sin ánimo de lucro 90-9313. Registro Nacional de Turismo 9414. Registro Nacional público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de

vendedores de juegos de suerte y azar.97-100

15. Registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia

101-102

16. Registro de entidades de la economía solidaria de que trata la ley 454 de 1998 10317. Registro veedurías ciudadanas 104-10618. Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza – Runeol 107-108

CAPITULO IV - 19 CONTROL DE LEGALIDAD EN LAS INSCRIPCIONES 10919. 1 Clasificación de los documentos 110

CAPITULO V 20– OTROS TRAMITES Y SERVICIOS 11120.1 Solicitud y expedición de certificados 112-11420.2 Consulta de expedientes y solicitud de copias 115-11620.3 Devolución de documentos 117-11820.4 Noticia mercantil 119-12020.5 Información 121-12220.6 Consultas y asesorías 123-12420.7 Venta de información comercial 125-12620.6 Capacitaciones 12720.8 Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos 129-13020.9 Sipref – Sistema preventivo de fraudes 131-13320.10 CAE 134-13820.11 RUE 139-14320.12 MODELOS 14420.13 Guía elaboración de actas20.14 Minutas constitución S.A.S

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO


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CAPITULO IINTRODUCCIÓN

De conformidad con el Artículo 2.2.2.38.1.1. Del Dto 1074 de 2015; Naturaleza jurídica. Las cámarascomercio son personas jurídicas derecho privado, de corporativo, gremial y sin ánimo lucro, administradasy gobernadas por los comerciantes matriculados en respectivo registro mercantil que tengan la calidadafiliados. Son creadas oficio o a solicitud de los comerciantes mediante acto administrativo del GobiernoNacional y adquieren personería jurídica en virtud del acto mismo de su creación, previo cumplimiento delos requisitos legales exigidos para el efecto y verificación de su sostenibilidad económica que elcumplimiento eficiente de sus funciones.

Son creadas de oficio o a solicitud de los comerciantes mediante acto administrativo del Gobierno nacionaly adquieren personería jurídica en virtud del acto mismo de su creación, previo cumplimiento de losrequisitos legales exigidos para el efecto y verificación de su sostenibilidad económica que garantice elcumplimiento eficiente de sus funciones. Por lo tanto este manual adquiere un gran valor, como guía parala realización correcta y segura de los quehaceres por parte de cada uno de los funcionarios queconforman el área de registros y consulta para los usuarios.

El presente manual pretende los siguientes objetivos:

Orientar al personal en la ejecución del procedimiento de los diferentes registros, con el fin defacilitar el trabajo y el logro de la calidad del mismo.

Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal ypropiciar la uniformidad en el trabajo.

Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo. Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno de la institución. Facilitar la orientación al usuario.

Se trata de un documento de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad dedirigir, ejecutar y controlar los procedimientos aplicables al registro.

Destinatarios/ El presente manual está dirigido a los funcionarios del área de Registro Mercantil, deProponentes, de Entidades sin Ánimo de Lucro, Registro Nacional de turismo de que trata la ley 1101 de2006, Registro Nacional Publico de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad devendedores de juegos de suerte y azar de que trata la ley 643 de 2001, Registro público de veeduríasciudades de que trata la ley 850 de 2003, Registro Nacional de turismo de que trata la ley 1101 de 2006,Registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior queestablezcan negocios permanente en Colombia de que trata el dto. 2893 der 2001, Registro de laeconomía solidaria de que trata la ley 454 de 1998, Registro Único Nacional de Operadores de Libranza y/o usuarios que deseen conocer los procedimientos del registro.

Manejo y Conservación/ El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa, con el fin de garantizar elbuen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Actualización/ Las modificaciones a efectuar en el presente manual deberán ser realizadas por elSecretario Ejecutivo y/o Director jurídico. Las personas responsables del manejo de este manual, una vezrecibidas las nuevas hojas de sustitución o adición, deben proceder a efectuar los cambioscorrespondientes y a destruir las hojas que se sustituyen a fin de evitar confusiones.

Alcances / El control que se pretende mediante el establecimiento de este manual de procedimientos deregistro, se aplica a todos los funcionarios de las áreas de registro mercantil, de proponentes y deentidades sin ánimo de lucro, Registro Nacional de turismo de que trata la ley 1101 de 2006, RegistroNacional Publico de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores dejuegos de suerte y aza r de que trata la ley 643 de 2001, Registro público de veedurías ciudades de


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que trata la ley 850 de 2003, Registro Nacional de turismo de que trata la ley 1101 de 2006, Registro deentidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcannegocios permanente en Colombia de que trata el dto. 2893 der 2001, Registro de la economía solidariade que trata la ley 454 de 1998, Registro Único Nacional de Operadores de Libranza y /o usuarios quedeseen conocer los procedimientos del registro.

Responsabilidades/ Este manual involucra a los funcionarios de registros, a los funcionarios de atenciónal público y al Representante Legal de la Cámara de Comercio.

CAPITULO IIINFORMACIÓN GENERAL


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Jurisdicción de la Cámara

La jurisdicción de la Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima comprende los municipios delEspinal, Alpujarra, Ataco, Carmen de Apicalá, Coello, Coyaima, Cunday, Chaparral, Dolores, Flandes,Guamo, Icononzo, Melgar, Natagaima, Ortega, Planadas, Prado, Purificación, Rioblanco, Saldaña, SanLuis, Suárez y Villarrica, en el departamento del Tolima.

Sedes

OFICINA PRINCIPAL: El Espinal, Cra 3 Calle 21 Barrio Belén. OFICINAS DELEGADAS:

Melgar. Centro Comercial Paseo la Riviera locales 3 y 4 Tel: 245 0026 Fax. 245 2957 Cel. 320 852 24 09 Chaparral: Casa Darío Echandía Calle 9 N° 9-59 B/Centro, Tel. 2460300 Fax. 246 2683

CONSUL CAMERAL:

Cónsul Purificación: Cra. 9 N° 5 -31 B/ Caicedo y Flores, Tel. 228 0367 Cel. 316 5789422. Cónsul Flandes: Cra. 9 Cll 1 - 40 B/La Paz, Tel. 240 39 01 Cel. 321 3106541. Cónsul Planadas: Cra. 7 Cll 9 Esquina B/Centro, Cel. 311 8110331.

Días laborales y horarios de atención al público

El horario de atención al público determinado por esta Cámara de Comercio en la oficina principal ydelegadas, es de lunes a viernes en el horario que se expresa continuación: De 8:00 Am a 12:30 Pm y de2:00 a 5:30 p.m.

No se podrá terminar la atención diaria al público, hasta tanto se hayan despachado a todos los usuariosque ingresaron a la cámara de comercio a la dependencia de atención al público dentro del horarioprevisto en este manual.

Este horario de atención se publicará en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atenciónal público, que tiene dispuesta la Cámara de Comercio, además se emplean los siguientes mecanismos dedifusión: A través de los folletos e instructivos que contienen tramites y procedimientos de registrospúblicos, de los oficios de devolución, diferentes oficios emanados por la Cámara (respuestas a derechosde petición, comunicaciones), a través del reglamento interno y manual de procedimientos.

Cuando existan circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor que hagan necesariomodificar temporalmente el horario de atención al público, la variación del horario debe ser informada alpúblico por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando las causas que justifiquen ladeterminación y la duración de la variación prevista, fijando en un lugar visible de la sede de la Cámara deComercio y sus oficinas seccionales y receptoras los avisos necesarios o a través de cualquier otromedio. Con la constancia mensual de la reunión de la Junta Directiva, se remitirá a la Superintendencia deIndustria y Comercio, la constancia de haber dado cumplimiento a esta disposición (Circular Única).

Información al público


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De acuerdo con las condiciones socioeconómicas y culturales de la región, el número de usuarios y lasposibilidades de acceso a métodos de difusión, para cada tipo de usuario y para el público en general, laCámara de Comercio, a través de su área de Registros Públicos, informa sobre los siguientes aspectos:

Registro mercantil. Registro de proponentes. Registro de entidades sin ánimo de lucro Registro Nacional de turismo de que trata la ley 1101 de 2006. Registro Nacional Publico de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de

vendedores de juegos de suerte y azar de que trata la ley 643 de 2001. Registro público de veedurías ciudades de que trata la ley 850 de 2003. Registro Nacional de turismo de que trata la ley 1101 de 2006. Registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el

exterior que establezcan negocios permanente en Colombia de que trata el dto. 2893 der 2001. Registro de la economía solidaria de que trata la ley 454 de 1998. Registro Único Nacional de Operadores de Libranza RUNEOL Sistema preventivo de fraudes SIPREF

FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE REGISTRO

REGISTRO MERCANTIL: El Secretario Ejecutivo/ Director Jurídico/ Secretario Jurídico: LUIS FERNANDOOLAYA GUZMÁN – ADRIANA CONDE TAFUR – SANDRA LILIANA MOLINA TIQUE.


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REGISTRO DE PROPONENTES: El Secretario Ejecutivo / Director Jurídico/ Asistente Director Jurídico:LUIS FERNANDO OLAYA GUZMÁN – ADRIANA CONDE TAFUR.

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO: El Secretario Ejecutivo / Director jurídico// AsistenteDirector Jurídico. LUIS FERNANDO OLAYA GUZMÁN – ADRIANA CONDE TAFUR / SANDRA LILIANAMOLINA TIQUE.

FUNCIONARIOS COLABORADORES EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE REGISTRO

SECRETARIO EJECUTIVO:LUIS FERNANDO OLAYA GUZMÁN

DIRECTORA JURÍDICA: ADRIANA CONDE TAFUR

SECRETARIA JURÍDICA: SANDRA LILIANA MOLINA TIQUE

GESTION REGSITROS PUBLICOS: NINI PAOLA MUÑOZ ARIAS

AUXILIAR DE SISTEMAS: LUIS CARLOS GUERRERO MAIRONGO

RECEPCIÓN: GLORIA BEATRIZ SUAREZ

AUXILIAR DE GESTION DOCUMENTAL: MAYRA ALEJANDRA CORTES LOZANO

SUPERNUEMRARIA GESTION DOCUMENTAL: GLORIA JANETTE ORTIZ ZABALA

ASESOR ESPECIALIZADO CAE: LUZ MARY VERA PORTELA

ASESOR ESPECIALIZADO CAE: MARCELA RUBIO OSPINA

CONTROL INTERNO Y CALIDAD: INGRITH RODRÍGUEZ

AUXILIAR DE OFICINA MELGAR: ABELLANEDA CAICEDO

AUXILIAR DE OFICINA MELGAR: YENNY MARITZA HERRAN TAPIERO

DELEGADO OFICINA CHAPARRAL: NAYIBE LORENA PEREZ CARDOZO

CONSUL CAMERAL PURIFICACION: JAIME ALBERTO CORREA NUSTEZ

CONSUL CAMERAL PLANADAS: CAMILO ENCISO SUAREZ / ASOCIACION DE PRODUCTORESECOLOGICOS DE PLANADAS (ASOPEP) DIGITADOR: ROCIO OSUNA VERA

TARIFAS DE LOS REGISTROS PÚBLICOS

Consulte aquí las tarifas de los Registros Públicos para el 2019

http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2019_MERCANTIL.pdf)


http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2019_MERCANTIL.pdf

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VENTA DE INFORMACIÓN COMERCIAL

Valor de listados Por línea Independientemente de la información requerida (Nombre, Dirección, Numerode matrícula, Representante legal o propietario, Nit, Actividad económica, Tamaño, Total activos, CódigoCIIU, Fecha de renovación y sector económico, etc.)


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Impreso: $100 pesos más IVA Virtual: $ 80 pesos más IVA + $ 1.000 del CD (no se cobra si la información e envía por mail)Expedición de copias: $ 150.

Aviso IMPORTANTE

La base de datos de los comerciantes inscritos (personas naturales y jurídicas), así como los deestablecimientos de comercio de todas las Cámaras de Comercio a nivel nacional, incluida la de Cámarade comercio del sur y oriente del Tolima se encuentra a su disposición para consulta gratuita através de la pagina web: http:// mvw.rues.org.co/RUES Web. Si desea mayor información del empresario o un certificado de consulta de algún comerciante inscrito encualquiera de las Cámaras de Comercio del país, a través del correoelectrónico; mesadeayuda4confecamaras.org.co puede solicitar la asignación de una contraseña a laConfederación de Cámaras de Comercio CONFECAMARAS para acceder a este servicio sin ningúncosto.

CAPITULO IIIASPECTOS DE REGISTRO

NORMATIVIDAD - PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR LOS REGISTROS La Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima, para llevar el registro tiene en cuenta las leyes,decretos, resoluciones, sentencias y circulares expedidas por diferentes entidades estatales relacionadascon tales registros.


http://mesadeayuda4confecamaras.org.co/

http://mvw.rues.org.co/RUES

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DECRETOS

410 de 1971 Código de Comercio

2150 de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámitesinnecesarios existentes en la Administración Pública”.

092 de 1998 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámitesinnecesarios existentes en la Administración Pública.

1774 de 2000 “Por el cual se reglamenta la ley 537 del 1° de diciembre de 1999”.

726 de 2000 “Por el cual se reglamenta la elección de directivos de las cámaras de comercio y sedictan otras disposiciones”.

622 de 2000 “Por el cual se fija la jurisdicción de las cámaras de comercio en todo el territorionacional”.

3212 de 2002 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1126 del 27 de mayo de 2002”.

1126 de 2002 Por el cual se modifica parcialmente el decreto 393 del 4 de marzo del 2002.

898 de 2002 “Por el cual se reglamenta el Título VI del Libro Primero del Código de Comercio y sedictan otras disposiciones reglamentarias”.

393 de 2002 “Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 856 de 1994 y 92 de 1998, pormedio de los cuales se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes enlas Cámaras de Comercio y se fijan las relativas a los registros de proponentes ymercantil”.

3401 de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 780 del 28 de marzo del 2003”.

780 de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 3212 del 27 de diciembre de 2002”.

1711 de 2004 “Por el cual se modifica parcialmente el decreto 3401 del 27 de Noviembre de 2003”.

4698 de 2005 “Por el cual se reglamenta el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio y sedictan otras disposiciones”.

2763 de 2005 “Por el cual se deroga parcialmente el Decreto 393 del 4 de marzo de 2002”.

4463 de 2006 “Por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006”.

4881 de 2008 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con laverificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el RegistroÚnico de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otrasdisposiciones”.

1878 de 2008 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 2649 de 1993 y se dictanotras disposiciones”.

1879 de 2008 ”Por el cual se reglamentan la Ley 232 de 1995, el artículo 27 de la Ley 962 de 2005,los artículos 46, 47 y 48 del Decreto Ley 2150 de 1995 y se dictan otrasdisposiciones”.

3083 de 2009 ” Por el cual se modifica el régimen de transición para la Inscripción en el RegistroÚnico de Proponentes”

1690 de 2009 ” Por medio del cual se modifica el artículo 29 del Decreto 393 de 2002 y se dictanotras disposiciones”


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2247 de 2009 ” Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 4881 de 2008 y se dictan otrasdisposiciones”.

836 de 2009 ” Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008”.

1520 de 2009 ” Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2009”.

1464 de 2010 “Por medio del cual se suprimieron los decretos 4881, 836, 1520, 2247, y 3083”.

515 de 2011 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 5,7,48,50 de la ley 1429 de2010”

2645 de 2011 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 2788 de 2004

2820 de 2011 Por el cual de modifica parcialmente el Decreto 2645 de 2011

2893 de 2011 Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones delministerio del interior y se integra el sector Administrativo del interior.

2042 de 2014 Por el cual se reglamenta la Ley 1727 de 2014, el Título VI del Libro Primero delCódigo de Comercio y se dictan otras disposiciones

Decreto 1080 de2015

Por medio del cual se reglamenta el Registro Único Nacional de EntidadesOperadoras de Libranza

Decreto 1650 de2017

Por el cual se adiciona un artículo a la Parte 1 del libro 1; la Sección 1 al Capítulo 23del Título 1 de la Parte 2 del libro 1 y los Anexos No. 2 y 3,al Decreto 1625 de 2016,Único Reglamentario en Materia Tributaria, para reglamentar los artículos 236 y 237de la ley 1819 de 2016

LEYES

643 DE 2001 Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de juegos de suerte yazar.

1258 de 2008 Por la cual se crea la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS)

1116 de 2006 Por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República deColombia y se dictan otras disposiciones.

1014 de 2006 De fomento a la cultura del emprendimiento

962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites yprocedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de losparticulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

794 de 2003(Extractos)

Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el procesoejecutivo y se dictan otras disposiciones.


Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social yse modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo.


Por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal del orden nacional yterritorial; y se dictan otras disposiciones.

716 de 2001 Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en elsector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.

675 de 2001 Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal

610 de 2000 Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=58286#0

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de competencia de las contralorías.

590 de 2000 Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro,pequeñas y medianas empresa

550 de 1999 Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivaciónempresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la funciónsocial de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictandisposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley.

537 de 1999 Por medio de la cual se hace una adición al capítulo II en el artículo 45 del decreto-ley 2150 de 1995.

527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes dedatos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen lasentidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

454 de 1998 Por la cual se determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, setransforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en elDepartamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, se crea laSuperintendencia de la Economía Solidaria, se crea el Fondo de Garantías para lasCooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividadfinanciera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otrasdisposiciones.

446 de 1998 Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del decreto2651 de 1991, se modifican algunas del código de procedimiento civil, se deroganotras de la ley 23 de 1991 y del decreto 2279 de 1989, se modifican y expidennormas del código contencioso administrativo y se dictan otras disposiciones sobredescongestión, eficiencia y acceso a la justicia.

200 de 1995 Por la cual se adopta el código disciplinario único.

190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administraciónpública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupciónadministrativa.

181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, La recreación, elaprovechamiento del tiempo libre y la educación física y se crea el sistema nacionaldel deporte.

115 de 1994 Texto definitivo del proyecto de ley 261-93 senado, 05-92 Cámara "por la cual seexpide la ley general de educación".

133 de 1994 Por la cual se desarrolla el derecho de libertad religiosa y de cultos, reconocido en elartículo 19 de la constitución política.

100 de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otrasdisposiciones.

80 de 1993 Por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.

44 de 1993 Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1994.

06 de 1992 Por la cual se expiden normas en materia tributaria se otorgan facultades para emitirtítulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector públiconacional y se dictan otras disposiciones.

10 de 1991 Por la cual se regulan las empresas asociativas de trabajo.


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50 de 1990Por la cual se introducen reformas al código sustantivo del trabajo y se dictan otrasdisposiciones.

43 de 1990 Por la cual se adiciona la ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de contadorpúblico y se dictan otras disposiciones.

10 de 1990 Por la cual se reorganiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otrasdisposiciones.

79 de 1988 Por la cual se actualiza la legislación cooperativa.

1380 de 2010 Insolvencia para personas Naturales

1429 de 2010 Ley de formalización y primer empleo

Decreto ley 019 de 2012

Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos ytrámites innecesarios existentes en la Administración Pública

850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas

1101 de 2006 Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 – Ley General de Turismo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1437 de 2011

Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo ContenciosoAdministrativo

Ley 1527 de 2012 Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento

directo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1727 de 2014

"Por medio de la cual se reforma el Código de Comercio, se fijan normas para elfortalecimiento de la gobernabilidad y el funcionamiento de las Cámaras de Comercioy se dictan otras disposiciones".

Ley 1755 de 2015

"Por medio de la cual se regula el derecho de petición fundamental de partición y sesustituye un título del Código de procedimiento administrativo y de lo contenciosoadministrativo".

Ley 1753 de 2015

Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevopaís”.

Dto 1074 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio,Industria y Turismo."

RESOLUCIONES

2125 de 1992 Por la cual se determinan los libros necesarios para cumplir la finalidad del registrode proponentes y se impartan instrucciones sobre dicha materia.

2497 de 1994 Por la cual se señalan las especificaciones técnicas para el suministro deinformación sobre co7ntratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos ante elregistro de proponentes.

403 de 1995 Por la cual se modifican las especificaciones técnicas para el suministro deinformación sobre contratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos ante elregistro de proponentes.


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400 de 2000 Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otrasdisposiciones.

8746 de 2000 Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la informacióntributaria a que se refiere el artículo 624 del estatuto tributario, que debe serpresentada por el año gravable 2.000 y siguientes, a la unidad administrativaespecial dirección de impuestos y aduanas nacionales en medios magnéticos, porlas cámaras de comercio.

5149 de 2000 Por la cual se establece el procedimiento para la expedición del boletín deResponsables Fiscales en la Contraloría General de la República.

267 de 2001 Por la cual se establecen los derechos por concepto de apostilla de documentos porparte del Ministerio de Relaciones Exteriores

840 de 2002 Por la cual se modifica el artículo primero de la Resolución 0201 del 10 de diciembrede 1999.

2057 de 2002 Por medio de la cual se modifican parcialmente los artículos 17 y 18 de la resolución0478 del 26 de enero de 2002.

002 de 2003 Por la cual se aprueba el factor de paridad internacional

002 de 2003 Por la cual se aprueba el factor de paridad internacional.

643 de 2004 Por la cual se definen las reglas para el envío electrónico de las copias de lasescrituras públicas sujetas a registro en las Cámaras de Comercio

2507 de 2006 Por la cual se aprueba el factor de paridad internacional.

121 de 2006 Por lo cual se adiciona un parágrafo transitorio al artículo 3° del Decreto 2763 de2005

2482 de 2007 Por la cual se aprueba el Factor de Paridad Internacional.

43130 de 2009 por la cual se autoriza provisionalmente la creación de especialidades en el RegistroÚnico de Proponentes.

10820 de 2009 Por el cual se autoriza provisionalmente la creación de una clasificación y grupo parael registro de proveedores en el Registro Único de Proponentes..

28686 de 2009 Por la cual se autoriza provisionalmente la creación de unos grupos para el registrode proveedores y consultores en el Registro Único de Proponentes.

62497 de 2009 Por la cual se autoriza provisionalmente la creación de una especialidad en elRegistro Único de Proponentes.

64274 de 2009 Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ordenó modificar elprocedimiento de inscripción de actas en el Registro Mercantil.

13011 de 2010 Por la cual se aprueba el Factor de Paridad Internacional (FPI).

Resolución No.34918 del 30 dejunio de 2010.

Mediante el cual se aprueba el Esquema Gráfico del formulario y del certificado delRegistro Único de Proponentes, elaborado y presentado por Confecámaras, deacuerdo con lo dispuesto en el decreto 1464 de 2010.

Resolución No.24693

“Por el cual se autoriza provisionalmente la creación de una especialidad en elRegistro Único de Proponentes”


http://camara.ccb.org.co/documentos/5571_resolucion64274de2009.pdf

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Resolución 3440de 2015

Por medio de la cual se fijan los montos de la contraprestación que debe sufragarse

por concepto del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza.

Resolución No.8934 del 19 defebrero de 2014

“Por el cual se establecen las directrices en materia de gestión documental yorganización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia deindustria y Comercio”.

Resolución65145 de 2015

Por medio de la cual la Superintendencia de Industria y Comercio aprueba elformulario del Runeol.

SENTENCIAS

Sentencia del 11de junio de 2003.CorteConstitucional.Sentencia C-485/03

Demanda de inconstitucionalidad contra los artículos 6º, 7º, 29 Parágrafo y 60 de laLey 788 de 2002 "por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal delorden nacional y territorial, y se dictan otras disposiciones". M.S. Marco GerardoMonroy Cabra.

Sentencia del 23de marzo de2000. Consejode Estado, Salade loContenciosoAdministrativo,Sección Cuarta.Radicación No.10077.

Declaró la nulidad de las siguientes disposiciones del Decreto Reglamentario 856 de1994 (Registro de Proponentes): La expresión debidamente justificado, contenidaen el literal a) del artículo 13; Las expresiones equivalente a doscientos (200)salarios mínimos legales mensuales? y? La caución se constituirá por un término nomenor de nueve (9) meses y se prorrogará por otro tanto si el trámite de laimpugnación o de liquidación de perjuicios y costas excediéndose dicho lapso?,contenida en el literal c) del artículo 13; El artículo 17 que prevé: Los perjuicios ycostas a que haya lugar serán liquidados judicialmente de manera sumaria. Elaparte del inciso final del artículo 20 que establece: y el artículo 94 del Código deComercio.M.P. Ricardo Hoyos Duque.

Sentencia del 8de abril de 2003.CorteConstitucional.C-292/03.

Referencia: expediente PE-016Revisión de constitucionalidad del proyecto de ley numero 022 de 2001 Senado, 149de 2001 Cámara, por medio de la cual se reglamentan las veeduríasciudadanas. M.P. Eduardo Monte alegre Lynett.

Sentencia del 29de julio de 2003.CorteConstitucional.

Referencia: expediente D-4450Demanda de inconstitucionalidad contra los artículos 164 y 442 del Decreto 410 de1971 (Código de Comercio). M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.

Sentencia del 4de septiembrede 1998.Consejo deEstado, Sala delo ContenciosoAdministrativo,Sección Cuarta.Expediente No.8705

Declaró la nulidad del aparte del literal b) del artículo 8º del Decreto 0650 de 1996que fijaba la base gravable para liquidar este tributo cuando se presentaba para suinscripción aumentos de capital suscrito. M.P. Daniel Manrique Guzmán.


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Sentencia del 5de febrero de1999. Consejode Estado, Salade loContenciosoAdministrativo,Sección Cuarta.Expediente No.AI-017

Declaró la nulidad del literal f) del artículo 6º del Decreto 0650 de 1996 que se referíaa la inscripción en el registro mercantil de la certificación correspondiente al capitalpagado y del literal h) del artículo 8º del mismo Decreto que se refería a losaumentos de capital de sucursales de sociedades extranjeras. M.P. Germán AyalaMantilla.

Sentencia del 19de marzo de1999. Consejode Estado, Salade loContenciosoAdministrativo,Sección Cuarta.

Expediente No. 11001-03-27-000-1998-0125-00, Radicación No. 9203. Declaró lanulidad del inciso 6º del artículo 15 del Decreto 0650 de 1996 que fijaba un plazo de15 días hábiles para solicitar la devolución de los pagos hechos en exceso y pago delo no debido. M.P. Daniel Manrique Guzmán.

Sentencia del 17de mayo de2000. CorteConstitucional.C-569/2000.

Declaró exequible el artículo 153 de la Ley 488 del 24 de diciembre de 1998 quedispuso que todo aumento de capital suscrito de las sociedades por acciones,inscritas en el registro mercantil, está sometido al pago de impuesto de registro queestablece el artículo 226 de la Ley 223 de 1995. M.P. Carlos Gaviria Díaz.Esta sentencia es muy importante por lo expresado por la Corte Constitucional encuanto a la integración normativa de este precepto con los artículos 226 y siguientesde la Ley 223 de 1995.

Sentencia del 18de noviembre de1999. CorteConstitucional.C-923/99

Referencia: Expedientes D-2507, D-2512, D-2522, D-2530 y D-2531 (Acumulados).Demanda de inconstitucionalidad contra el artículo 120 de la Ley 489 de 1998 y losartículos 160, 161, 162, 163, 164, 165 y 166 del Decreto 1122 de 1999. M.P. ÁlvaroTafur.

Sentencia del 17de Marzo de2016. CorteConstitucional.C-136

Declara inexequible el artículo 32 de la ley 1727 de 2014

CIRCULARES

Circular 01 del 22de enero de 2015

Mediante la cual se modifica el literal b) en el numeral 2.1.2.1 en el Capítulo Segundodel Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.En relación con el plazo para la remisión del “Informe Estadístico de los Registros Públicos.

Circular 05 del 30 de mayo de 2014

Mediante la cual se modifica el numeral 2.11 en el Capítulo Segundo del Título VIIIde la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Tiene por objetoconstruir a las Cámaras de Comercio respecto de los requerimientos mínimos quedeben adoptar a fin de prevenir los fraudes en los registros públicos que administranen procura de garantizar la seguridad y la confiabilidad. SIPREF.

Circular 04 del 28de mayo de 2014

Mediante la cual se modifica el inciso primero del numeral 1.1.2.1.3 en el CapítuloPrimero del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria yComercio , sobre el procedimiento a seguir para realizar la inscripción de los libros


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de registro de socios o accionistas, y de lo s de actas de asamblea y junta de socios,que se lleven en medios electrónicos por parte de los comerciantes o inscritosRegistro de libros por medios electrónicos.

Circular 03 del 24de febrero de2014

Mediante la cual se modifica el numeral 1.1.9.1. en el Capítulo Primero del Título VIIIde la circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y se deroga laCircular No. 11 del 17 de diciembre de 2013.

Circular Externa02 de 31 de enerode 2014

Por la cual se imparte instrucciones sobre la función de llevar el Registro Único deProponentes (RUP), su inscripción, renovación, actualización, cancelación o larevocación de alguno de los actos inscritos y se define el formato y mecanismo através del cual las entidades estatales deben reportar la información a las Cámarasde Comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución, ejecutados, multas,sanciones e inhabilidades en firme.

Circular 01 del 22de enero de 2014

Adiciona los numerales 1.1.2.1.1, 1.1.2.1.2, 1. 1.2.1.3, 1.1.2.1.4 y 1.1.2.1.5 en elCapítulo Primero del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia deIndustria y Comercio, en la cual se instruye a las Cámaras de Comercio sobre elprocedimiento a seguir para la inscripción de los libros de registro de socios.

Circular 02 del 23de Noviembre de2016

Por la cual se modifica el Título VIII de la Circular Única

REGISTROS DELEGADOS POR EL ESTADO

REGISTRO MERCANTIL – El registro mercantil es una función que la ley ha asignado a las cámaras decomercio, consistente en llevar una matrícula de los comerciantes y sus establecimientos de comercio, asícomo la inscripción o anotación de los diferentes actos u operaciones, libros y documentos que sean decarácter mercantil, o que afecten a la persona del comerciante, con el fin de darles publicidad y los efectos


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jurídicos que la ley señala. Dicha publicidad supone que cualquier persona podrá examinar los libros yarchivos en que se lleva el registro, tomar anotaciones y obtener copias de los mismos. Así mismo,cualquier persona puede obtener prueba de la inscripción de un acto en el Registro Mercantil, mediante lasolicitud del respectivo certificado a la Cámara de Comercio.

REGISTRO DE E.S.AL – A través del registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL), se hace públicala situación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución einscriben los actos determinados por la ley en las cámaras de comercio. Al igual que en los otros registros,cualquier persona puede examinar los libros que se llevan, obtener copia de los documentos que reposanen el expediente y solicitar que se le expidan certificados sobre las inscripciones realizadas.

REGISTRO DE PROPONENTES.- De acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de2007, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal enColombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Únicode Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilioprincipal.

No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los casos de contratación directa;contratos para la prestación de servicios de salud; contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%)de la menor cuantía de la respectiva entidad; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan porobjeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas deproductos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividadescomerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedadesde economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole.

En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera yde organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores de calificación yclasificación que defina el reglamento. El puntaje resultante de la calificación de estos factores seentenderá como la capacidad máxima de contratación del inscrito.

Según lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1464 de 2010,mediante el cual reglamentó la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para elRegistro Único de Proponentes. Recomendamos consultar exhaustivamente el texto de este Decreto antesde iniciar el diligenciamiento del formulario.

Tenga en cuenta que únicamente debe suministrar los datos requeridos para el trámite que adelanta(inscripción, renovación, actualización o modificación y cancelación). La relación funcional de los Registrosde Proponentes y Mercantil no implica afectación alguna de su independencia. Si el proponente no seclasifica en las tres actividades debe llenar con líneas continuas los espacios del formulario que no utiliza,correspondientes a la calificación (experiencia probable, capacidad técnica, capacidad financiera,capacidad de organización y capacidad de contratación).

Para efectos de renovación, actualización o modificación, debe llenar con líneas continuas los espacioscuya información no haya variado. No diligencie con ceros los espacios de los puntajes, valores ocapacidad de contratación que no correspondan a su calificación, ya que el cero es tomado como valor ytenga en cuenta no eliminar aquellos ceros que correspondan a un puntaje o valor obtenido en sucalificación o que se refieran al resultado de la capacidad de contratación. Para el caso de los puntajessobre endeudamiento, liquidez y capacidad financiera debe marcar con una equis (X) si corresponde avalores negativos o positivos, tenga en cuenta emplear punto para miles y coma para decimales.

REGISTRO NACIONAL DE TURISMO DE QUE TRATA LA LEY 1101 DE 2006. De conformidad con elDecreto Nacional 504 de 1997, por el cual se reglamenta el Registro Nacional de Turismo, determina queel objeto de éste es llevar la inscripción de los prestadores de servicios turísticos que efectúen susoperaciones en Colombia, establecer mecanismos de identificación y regulación de los prestadores de


http://camara.ccb.org.co/documentos/5839_decreto_1464.pdf

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servicios turísticos y establecer un sistema de información sobre el sector turístico. Así las cosas, lafinalidad primordial del registro citado es contar con medios de control que permitan vigilar la prestación delos servicios turísticos, ofrecidos por diversos operadores.

REGISTRO NACIONAL PÚBLICO DE LAS PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS QUE EJERZAN LAACTIVIDAD DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DE QUE TRATA LA LEY 643 DE2001. Es el registro que lleva la Cámara de Comercio, de todas las personas naturales o jurídicas queejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar. La inscripción o renovación del registro serealiza a través de un procedimiento ágil y confiable dentro del cual el usuario contará con la asesoría delos funcionarios de la entidad, en los aspectos técnicos y jurídicos del registro. Se encuentra incorporadodentro del Registro Mercantil como una actividad que puede desarrollar profesionalmente un comerciantepersona natural o jurídica.

REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ANIMO DE LUCRO SINANIMO DE LUCRO CON DOMICILIO EN EL EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOSPERMANENTES EN COLOMBIA DE QUE TRATA EL DECRETO 2893 DE 2001.

A la luz del artículo 48 Código de Procedimiento Civil: “Representación de personas jurídicas extranjeras yorganizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro. Las personas Jurídicas extranjeras de derechoprivado y la organizaciones no gubernamentales extranjeras sin ánimo de lucro, con domicilio en elexterior, que establezcan negocios permanentes o deseen desarrollar su objeto social en Colombia,deberán constituir en el lugar donde tengan tales negocios, o en el lugar de su domicilio principal en elpaís, apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Con tal fin se protocolizará en laNotaría del respectivo circuito, prueba idónea de la existencia y representación de dichas personasjurídicas y del correspondiente poder. Un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en elregistro de la respectiva Cámara de Comercio del lugar.

Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia, estaránrepresentadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades previstas en esteCódigo."

REGISTRO DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA DE QUE TRATA LA LEY 454 DE 1998. Es el registro quelleva la Cámara de Comercio, de las personas jurídicas cooperativas, pre cooperativas, fondo deempleados, y asociaciones mutuales. La inscripción o renovación del registro se realiza a través de unprocedimiento ágil y confiable dentro del cual el usuario contará con la asesoría de los funcionarios de laentidad, en los aspectos técnicos y jurídicos del registro.

REGISTRO PUBLICO DE VEEDURÍAS CIUDADANAS DE QUE TRATA LA LEY 850 DE 2003. Es elregistro que lleva la Cámara de Comercio, de todas las personas que en los términos de la Ley 850 de2003 constituyen veedurías ciudadanas en forma plural o a través de organizaciones civiles como:organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, nogubernamentales, sin ánimo de lucro y constituidas con arreglo a la ley.

REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE OPERADORES DE LIBRANZAS. El Registro Único Nacional deEntidades Operadoras de Libranza - Runeol tiene como objeto dar publicidad a las entidades operadorasde libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos para la inscripción, establecidos en la ley, ya las cuales se les haya asignado el código único de reconocimiento a nivel nacional.

Para Mayor información comuníquese con la Línea: 2485377 Extensiones 104, 106, 118, y obtendráuna respuesta inmediata.


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Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro

Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en el artículo 14de la ley 1755 de 2015.

Para peticiones generales 15 días; peticiones de documentos e información 10 días, no responder entérmino, implica una aceptación a la solicitud y las copias se deben entregar en los 3 días siguientes. Eltérmino para resolver consultas es de 30 días. Cuando no se pueda resolver en estos plazos, se debe


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informar al interesado antes del vencimiento del término los motivos de la demora y el plazo pararesponder, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

Sin embargo una vez es radicado un documento para estudio, la Cámara de Comercio estableció comotermino promedio de respuesta; (registro o devolución) cuarenta y ocho horas (48) hábiles. Sin que porningún motivo exceda el término legal.

Notificación de actos administrativos

De conformidad con el artículo 70 de la ley 1437 de 2011 Los actos de inscripción realizados por lasentidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe lacorrespondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse adicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de las 48 horas hábiles siguientes al recibo del (los)documento(s).

Los tramites de registro (inscripciones), se notifican el día en que se efectúa la anotación a través de cadauno de los certificados expedidos, dejando al final de cada certificado la leyenda:

“DE ACUERDO CON LO ESTABLCIDO EN EL CODIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DELO CONTENCIOSO Y DE LA LEY 962 DE 2005, LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE REGISTRO AQUÍCERTIFICADOS QUEDAN EN FIRME DIEZ (10) DIAS HABILES DESPUES DELA FECHA DEINCRIPCION, SIEMPRE QUE NO SEAN OBJETO DE RECURSOS”.

Para los actos administrativos en el Registro Único de Proponentes se hace notificación en el RUE y deigual forma se notifica al final de cada uno de los certificados con la leyenda: “LA INFORMACIONRELATIVA A LA CLASIFICACION Y ALA CALIFICACION DELPROPONENETE AQUÍ CERTIFICADA SEENCUENTRA EN FIORME”

Los trámites previstos para los recursos (reposición y apelación) se efectúan conforme al Código deProcedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Art. 74 y siguientes.

Recursos contra los actos de inscripción

Contra los actos de inscripción en el registro mercantil proceden los recursos de reposición y de apelación.Contra el acto que niega la apelación procede el recurso de queja.

El recurso de reposición deberá interponerse ante la misma Cámara de Comercio del Sur y oriente delTolima, para que ella confirme, aclare o revoque el respectivo acto de inscripción.

El recurso de apelación deberá interponerse ante la misma Cámara de Comercio del Sur y Oriente delTolima para que la Superintendencia de Industria y Comercio confirme, aclare o revoque el acto deinscripción expedido por la primera entidad.

El recurso de queja deberá interponerse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para que elladetermine si es procedente o no el recurso de apelación que haya sido negado por la Cámara deComercio del Sur y oriente del Tolima.

Los recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificaciónpersonal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento deltérmino de publicación, según el caso.

Al escrito contentivo del recurso de queja deberá anexarse copia de la providencia negativa de laapelación.


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Los recursos deberán interponerse dentro del término legal, expresar las razones de la inconformidad,expresar el nombre y la dirección del recurrente y relacionar cuando sea del caso las pruebas quepretendan hacerse valer, a la luz del Art. 77 del Código de Procedimiento Administrativo y de loContencioso Administrativo.

Adicionalmente, los recursos deberán presentarse personalmente por el interesado o por su representanteo apoderado debidamente constituido. Sólo pueden ser apoderados los abogados en ejercicio para estosefectos.

Certificaciones

Con base en lo establecido en los artículos 86 número 3 del código de comercio, por la circular 1 de 1983,circular conjunta Superintendencia Bancaria y Superintendencia de Industria y Comercio SB40SIC009 de1993, artículos 20, 21 y 25 inciso 2 de la resolución 2125 de 1994, 5 de la resolución 412 de 1996 y lacircular 11 de 1996, Circular Única No.10 del 19 de julio de 2001 de la SIC, las certificaciones expedidaspor la Cámara de Comercio deberán cumplir con los parámetros establecidos en las citadas normas.

Derechos por concepto de registro y publicidad

La Cámara de Comercio cobrará a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y las tarifasautorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los decretos 457 y 458 de 1995,393 de 2002 y las circulares 1 y 3 de 1998 y el artículo 42 de la resolución 2125 de 1994.

Estas tarifas lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias de los asientos deRegistros, se encuentran publicadas en este manual y en el área de atención al público.

Archivo de los documentos de registro

Con base en las técnicas de archivo, el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 del Código deComercio, la Ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, el funcionario de archivo debe observar elsiguiente procedimiento:

a. Examinar los documentos que se registraron clasificando el tipo de registro (E.S.A.L, registro mercantil,proponentes). b. Escanear los documentos. c. Digitalizar las imágenes (número de matrícula, nombre,inscripción, libro, fecha del documento y de la inscripción, libro archivo y caja, código de barras y recibo decaja, código de la persona que registra). d. Archivo del documento en el respectivo libro. e. Numerar lacarátula de cada expediente, libro y caja.

Actualmente la Cámara de Comercio tiene digitalizados en un 80% los expedientes de los registrospúblicos, se cuenta con dos (2) puntos de auto consulta, en donde el usuario virtualmente podrá teneracceso a los documentos que reposan en un expediente con la restricción de manipular la información queallí se encuentra consignada, todo esto a fin de evitar la manipulación física de los documentos, el riesgode arrugar, dañar o romper el papel, de que sean sustraídos o destruidos, entre otros factores que atentencontra la integridad de los documentos custodiados por la Cámara. Cuando se solicite ver el expedientefísico el comerciante podrá tener acceso, con la compañía del funcionario responsable del área de archivo.

¡AVISO IMPORTANTE!

La Cámara de Comercio dispone de avisos visibles en la entrada de cada área de atención al público y encada una de sus oficinas receptoras, en los cuales se indica que “los archivos, libros y documentos de losregistros pueden ser consultados y el interesado puede obtener copias de los mismos, pagando el valorcorrespondiente de la fotocopia, la consulta no tiene costo alguno

CONSULTA EL ESTADO DEL TRÁMITE:


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Ingrese a www.ccsurortolima.org.co, seleccione la opción: SERVICIOS REGISTRALES, y allí debeproceder a crear usted mismo su usuario y contraseña de acuerdo con las indicaciones del aplicativo,después de ingresar al sistema selecciona la opción CONSULTA ESTADO DE SU TRAMITE, e ingrese elnumero de radicado que aparece en la factura (código de barras) o puede utilizar los demás criterios debúsqueda como número de identificación, numero de matricula o fecha del trámite. Para mayorinformación también puede comunicarse al 2485377 ext. 120.

FORMATOS PARA TRÁMITES DE REGISTRO

Para mayor facilidad usted puede realizar algunos trámites de registro, a través de los siguientes formatos, los cuales puede adquirir de manare gratuita en cualquiera de las sedes de la Cámara, oficinas delegadas y cónsules camerales en el siguiente enlace

http://www.ccsurortolima.org.co/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=360&Itemid=170

R-SICA-705-01-01 AUTORIZACION NOTIFICACION ELECTRONICAR-SICA-705-01-02 CONTRATO DE COMPRAVENTAR-SICA-705-01-03 CANCELACIÓN DE MATRICULAR-SICA-705-01-04 REGISTRO DE LIBROS


http://www.ccsurortolima.org.co/

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R-SICA-705-01-06 MUTACIONES DE REGISTROR-SICA-705-01-21 FORMATO DE SUGERENCIAS R-SICA-705-01-37 SOLICITUD CORRECCIÓN DE CERTIFICADOS R-SICA-705-01-50 CAMBIO DE DOMICILIO FUERA DE LA JURISDICCIÓNR-SICA-705-07-02 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE COSTUMBRE MERCANTILR-SICA-705-07-16 FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACIÓN

SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN EL ÁREA DE REGISTROS PÚBLICOS

1. Control de homonimia2. Inscripción de actos y documentos

2.1 Inscripción de actos2.1.1 Nombramientos2.1.2 Reformas estatutarias2.1.2 Aumento de capital suscrito pagado 2.1.3 Disolución y liquidación 2.1.4 Situaciones de control o grupos empresariales2.2 Inscripción de documentos2.2.1 Contrato de compraventa2.2.2 Inscripción contrato de agencia comercial


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2.2.3 Contrato de preposición2.3 Otros documentos sujetos a inscripción2.3.1 Concesión, revocación, prorroga o suspensión del permiso de funcionamiento de una entidad financiera. 2.3.2 Derecho de retiro2.3.3 Situaciones de Control y Grupo Empresarial (Arts. 26, 27 y 28 Ley 222 de 1995)2.4 Contratos2.4.1 Contrato de compraventa con reserva de dominio (Art. 952 y s.s. C. Co.)2.4.2 Contrato de Fiducia Mercantil2.5 Providencias judiciales2.5. 1 Medidas cautelares: Embargo y demandas civiles2.5.2 Prohibición de enajenar bienes2.6 De los acuerdos de reestructuración2.6.1 Proceso de reorganización, acuerdo de adjudicación y liquidación judicial. Ley 1116 de 2006 - Acuerdo de adjudicación2.6.2 Proceso de liquidación judicial (Ley 1116 de 2006)2.7 Patrimonios autónomos (Art. 4º Decreto 1038 de 2009)2.8 Insolvencia transfronteriza2.9 Capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedad conyugal2.10 Incapacidades e inhabilidades para ejercer el comercio2.11 Autorizaciones a menores de edad y revocaciones2.12 Representación legal de las sucursales del Banco de la República2.13 LIBROS DEL REGISTRO MERCANTIL QUE LLEVAN LAS CÁMARAS DE COMERCIO

3. Inscripción de libros4. Matrícula de persona natural y establecimientos de comercio

5.Matricula Persona Jurídica6. Rrenovación de la Matricula de personas naturales, jurídicas, establecimientos de comercio, sucursales y

agencias, de inscripción.7. Renovación de inscripción8. Cancelación de matrículas9. Mutaciones del Registro mercantil 10. Depósito de estados financieros11. Inscripción, renovación y actualización del registro de proponentes12. Registro de las entidades sin ánimo de lucro13. Registro Nacional de Turismo14. Registro Nacional público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos

de suerte y azar.15. Registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que

establezcan negocios permanentes en Colombia16. Registro de entidades de la economía solidaria de que trata la ley 454 de 199817. Registro veedurías ciudadanas18. Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza – Runeol

CAPITULO IV - 19 CONTROL DE LEGALIDAD EN LAS INSCRIPCIONES 19.1 Clasificación de los documentos

CAPITULO V 20– OTROS TRAMITES Y SERVICIOS20.1 Solicitud y expedición de certificados20.2 Consulta de expedientes y solicitud de copias20.3 Devolución de documentos20.4 Noticia mercantil20.6 Información 20.7 Consultas y asesorías20.8 Venta de información comercial20.9 Capacitaciones20.10 Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos20.11 Sipref – Sistema preventivo de fraudes20.12 CAE20.13 RUE20.14 Guía elaboración de actas


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4- CONTROL DE HOMONIMIA A NIVEL NACIONAL

Cuando una persona natural comerciante o una persona jurídica van a desarrollar sus labores comercialesteniendo uno o varios establecimientos de comercio abiertos al público, el nombre asignado no puede serigual al de otro comerciante o persona jurídica que ya se encuentre inscrito en cualquiera de las Cámarade Comercio de Colombia.

Igual sucedería con el nombre mismo de la persona jurídica que se registraría como comerciante (dueña ono de establecimientos de comercio). No puede tener un nombre de otra persona jurídica ya inscrita en lasCámaras de Comercio de Colombia.


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Ese control antes mencionado es lo que se denomina el control a la homonimia (tener nombres idénticos)y es algo que la norma contenida en los artículo 35 y 607 del Código de Comercio le exigen a las cámarasde Comercio.

Con el RUE “Registro Único Empresarial” se hace el control a nivel Nacional. Este mismo control aplicapara el caso de inscripción de las personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Por último, conviene mencionar los criterios fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio parael control de homonimia según un concepto No.98065639 de dic.4 de 1998. En ese concepto se dispuso:

“Así las cosas, y con el presupuesto fundamental que las cámaras sólo pueden abstenerse de matricularun comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre, entendiendo por ello un nombreigual o idéntico, pueden surgir algunas reglas de utilidad en el manejo del tema, que son las siguientes:

1. No debe tenerse en cuenta el artículo 607 del Código de Comercio para la aplicación del artículo 35,que es autónomo en sus señalamientos.2. Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (Ltda., S.A., S. en C., etc.) no formanparte del nombre (C. Co., arts. 303, 324, 357, 373) y, por lo tanto, no sirven de diferenciador.3. La sola igualdad fonética no es criterio suficiente para considerar que dos nombres son idénticos.4. La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos.5. Dos nombres integrados por las mismas palabras pero en distinto orden, no son idénticos.6. Los diminutivos son diferenciadores.7. En nombres conformados con palabras como bancos, corporaciones y cooperativas se aplican lasnormas pertinentes (D. 1997/88 y L. 78/79). Si hay duda debe consultarse a la Superintendencia Bancaria,respecto de los nombres que pueden indicar intermediación, tal como lo señala el decreto mencionado”.

Objeto Establecer si existe otro nombre o razón (es) social (es) igual(es) depersonas jurídicas, de personas naturales o establecimientos decomercio matriculados en cualquier cámara de comercio del país.

Funcionario(s) Responsable(s) y/o cargo(s)

Cajeros, Asesores especializados, delegados de las oficinas,cónsules camerales. (Ver página 6 de este manual). SecretarioEjecutivo, Director Jurídico y/o Asistente Director Jurídico.

Documentos involucrados Solicitud de matrícula o documento de constitución.

Acceso al servicio Se accede a este servicio gratuitamente en el horario de atención al


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público, en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsulescamerales, centro de atención empresarial y en cualquier Cámarade Comercio del país a través del servicio RUE. Servicio que notiene costo alguno.

Costo del servicio Gratuito

Alcance Registro mercantil, E.S.AL.

Fundamento legal Art. 35 del C. de Cio, Art. 1 del 0427/96

Término de respuesta Inmediato

PROCESO CONTROL DE HOMONIMIA A NIVEL NACIONAL

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Una vez al usuario le corresponda el turno para la atención,puede consultar con los Cajeros, Asesores especializados,delegados de las oficinas, cónsules camerales si existe otronombre o razón (es) social (es) igual(es) de personas jurídicas,de personas naturales o establecimientos de comerciomatriculados en cualquier cámara de comercio del país, através del programa SII.

Igualmente puede hacer la consulta de homonimia en


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cualquiera de las pantallas de auto consultas disponibles en lasala de atención al usuario a través del programa SII, para locual puede solicitar ayuda de cualquier funcionario de lacámara.

2. ASESORÍA JURÍDICA

Si existen dudas sobre la existencia de la homonimia, elfuncionario debe preguntar al Secretario Ejecutivo o al AsesorJurídico para seguridad y certeza en la respuesta que se le daal usuario.

2- INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS

La inscripción de actos y documentos consiste en la anotación que se hace de un acto, libro o documentorespecto del cual la ley ha dispuesto dicha formalidad para que sea conocido por la comunidad y susefectos les sean oponibles a terceros.

¿Cuál es la importancia de la inscripción?

A través de la inscripción, un acto privado que inicialmente sólo conocen las partes, se hace público, nopudiendo ninguna persona afirmar, después de efectuado su registro, que no ha tenido conocimiento del


Inicio Inicio

ORIENTACION (Asesores

Especializados, Cajeros, delegados

de las oficinas, cónsules camerales.)

ORIENTACION (Asesores

Especializados, Cajeros, delegados

de las oficinas, cónsules camerales.)

ASESORIA JURIDICA(Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y/o Asistente Director

Jurídico.)

ASESORIA JURIDICA(Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y/o Asistente Director

Jurídico.)

VERIFICACION EN EL SISTEMA

VERIFICACION EN EL SISTEMA

FINFIN

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mismo. Por tanto, cuando el acto está sujeto a dicha formalidad, solamente a partir de la inscripción, elacto surte efectos frente a terceros

Los actos registrados y los documentos soporte de los mismos, quedarán en el archivo de la Cámara, locual permite que cualquier persona los examine y además, a solicitud del interesado, y previo el pago delos respectivos derechos de ley, se podrán expedir copias y certificar sobre ellos, toda vez que losregistros llevados para tal efecto son públicos.

¿Cuál es la oportunidad de la inscripción?

Por regla general, la inscripción puede solicitarse en cualquier tiempo, salvo las excepcionesexpresamente establecidas en la ley, pero el acto o documento respectivo no producirá efectos frente aterceros, sino a partir de la fecha en que se haga la inscripción (numeral 4 Artículo 29 Código deComercio).

¿Dónde se realiza la inscripción?

Los actos, contratos y documentos deben ser inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en ellugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, seinscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento (numeral 1Artículo 29 Código de Comercio).

La matrícula del comerciante y las inscripciones no previstas en el numeral 1 del Artículo 29 del citadoCódigo, se harán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada oafectada con ellos (numeral 2 Artículo 29 Código de Comercio).

Respecto de las personas jurídicas (sociedades, empresas unipersonales, empresas asociativas detrabajo) la inscripción debe hacerse en la cámara de comercio del domicilio principal (Artículo 111 Códigode Comercio y Artículo 80 Ley 222 de 1995).

Reglas generales en materia de inscripción

1.- Solo se registran los actos expresamente indicados en la ley. 2.- No se inscribe ningún acto que sehaya celebrado sin las solemnidades exigidas por ley o por los estatutos para su formación o cuando faltealguno de los elementos esenciales. 3.- Todo documento sujeto a registro debe ser autentico. 4.- Losactos objeto de inscripción deben estar contenidos en escritura pública, acta, o documento privado,legalmente reconocido cuando así lo exija la ley. 5.- Si en un mismo documento constan varios actossujetos a inscripción y no procede el registro de todos, la Cámara de Comercio inscribirá aquellos respectode los cuales sea viable el registro. 6.- La Cámara de Comercio solo podrá abstenerse de efectuar lainscripción de libros actos o documentos, cuando esté facultada por la ley. 7.- Si el documento presentainconsistencias de orden legal que por ley no impidan su inscripción, ésta se efectuará.

2.1 INSCRIPCIÓN DE ACTOS

2.1.1 NOMBRAMIENTOS.

¿Qué nombramientos deben inscribirse en la Cámara de Comercio? Representantes Legales(Presidente, Gerente, suplentes, subgerentes, liquidadores, directores, etc.). Órganos colegiados deadministración, (Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo de Administración, etc.). Órganos defiscalización, (revisores fiscales y sus suplentes). Administradores de agencias y sucursales

¿Que debe contener el acta? Nombre completo de la sociedad. Domicilio (ciudad), lugar y fecha,hora de inicio y terminación de la reunión. Forma en que se realizó la convocatoria. Persona u órgano


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que la efectuó. Medio a través del cual se llevo a cabo la convocatoria, es decir, carta, aviso de prensa,etc. Antelación, la fecha en la que se realizó la citación a la reunión. El requisito de la convocatoria noes necesario cuando se halle presente la totalidad de los asociados, es decir el 100%, de los cual se debedejar constancia escrita en el acta. El número total de asociados hábiles convocados y el número total deasociados hábiles (presentes y representados) o delegados que asistieron. La constancia de aprobacióndel texto del acta por parte del órgano social que se reúne o por todas las personas que integran lacomisión designada para aprobar el acta. Firma del presidente y secretario de la reunión. Cuando seremita copia del acta debe ser autorizada por el secretario de la reunión o por cualquier representantelegal, dejando constancia que es fiel copia de su original o podrá allegarse una fotocopia certificada porNotaria. La copia del acta o documento que se remita debe ser totalmente legible.

Aceptación del cargo. Cuando las personas designadas no hayan dejado constancia expresa de suaceptación al cargo en el texto del acta, deben anexarse las cartas donde conste dicha aceptación eindicarse el número de identificación, adjuntando copia del mismo.

Utilidad de la inscripción. El registro del acta hace que los nombramientos surtan efectos frente aterceros a partir de la fecha de inscripción y le permite probar con al certificado que le expide la Cámara deComercio, quienes son los actuales representantes legales, miembros de juntas directivas y revisoresfiscales, entre otros.

Costo de la inscripción Se cobra un derecho de inscripción por cada nombramiento. Se cobraimpuesto de registro sin cuantía por cada nombramiento.

2.1.2 REFORMAS.

¿Qué es una reforma? Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se introduzca alcontrato de sociedad. La reforma a los estatutos podrá constar en documento privado o por acta suscritapor Presidente y Secretario el cual deberá estar aprobado por la asamblea de accionistas o junta desocios, según el caso. Si la reforma implica transferencia de bienes o se haya constituido por escriturapública, el acta o documento deberá elevarse a ésta.

¿QUE REFORMAS SE DEBEN REGISTRAR?


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1. Cambio de la razón social.2. Reforma de la vigencia.3. Reforma del objeto.4. Reforma del sistema de representación legal.5. Reforma a las facultades del representante legal.6. Transformación.7. Conversión de empresas unipersonales.8. Cambio en el domicilio.9. Fusión.10. Escisión11. Disolución12. Entre otras

¿DONDE SE DEBEN REGISTRAR?

La solicitud de registro del documento de reforma debe formularse en la cámara de comercio conjurisdicción en el lugar donde la sociedad tiene el domicilio social.

Adicionalmente, todos los documentos en donde consten las reformas del contrato social se registrarántambién en las Cámaras de Comercio correspondientes a los lugares en donde la sociedad establezcasucursales (Artículo 160 del Código de Comercio).

VERIFICACIONES PREVIAS A LA ADOPCION DE LAS REFORMAS

Antes de adoptar cualquier reforma estatutaria por favor validar:

Órgano social competente.

Documento idóneo para realizar la reforma estatutaria

Quórum y mayorías especiales para aprobación de reformas.

Identificar el Artículo que se requiere reformar.

Si la sociedad requiere autorización especial por parte de alguna autoridad para aprobar reformas estatutarias según lo dispuesto en la Ley 222 de 1995 y Ley 1116 de 2006.

¿COMO SE REALIZAN LAS REFORMAS ESTATUTARIAS?

La decisión de reforma de estatutos deberá ser aprobada por el órgano social competente (Junta desocios, Asamblea de Accionistas) según sea el caso, decisión de la cual se deberá dejar constancia pormedio de acta con el lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio).

Las sociedades constituidas en virtud de lo establecido por el artículo 110 del Código de Comerciodeberán reformar sus estatutos por medio de escritura pública.

Aquellas sociedades que se benefician de lo estipulado en la ley 1014 de 2006 y su DecretoReglamentario 446 del 2003 Artículo 2, podrán realizar las reformas por acta o documento privado en elque además de la reforma, el representante legal debe dejar constar que la sociedad todavía conservauno de los dos requisitos exigidos por el artículo 22 de la norma en mención (menos de diez trabajadoreso activos netos, excluida la vivienda, inferiores a 500 SMMLV), siempre y cuando en sus estatutos no


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hubieren establecido la formalidad de la escritura pública para reformas estatutarias y no se estérealizando reforma que implique transferencia de bienes mediante escritura

Para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), las reformas se harán constar pormedio de acta o documento privado, a menos que la reforma implique la transferencia de bienes medianteescritura pública, caso en el cual se regirá por dicha formalidad.

¿QUÉ SE REQUIERE PARA SU INSCRIPCIÓN?

Presentar para registro copia de la escritura pública en donde conste la protocolización del acta de Juntade socios, Asamblea de Accionistas según sea el caso.

Si no se requiere protocolizar a escritura la reforma estatutaria, se deberá remitir copia del acta, con ellleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio). Se debe tener encuenta que el acta original deberá reposar en el libro de actas de la sociedad.

Por disposición del inciso segundo del artículo 42 de la ley 1429 de 2010, las actas de órganos sociales yde administración de las sociedades, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por elrepresentante de la respectiva persona jurídica, se presumen auténticas, por lo cual no se requierepresentación personal de las mismas.

¿QUE DEBE CONTENER EL DOCUMENTO DE REFORMA?

Numero del acta. Designación del presidente y secretario de la reunión. El nombre de la sociedad. Lugar, fecha y hora de la reunión. Órgano social que se reúne. Numero de acciones suscritas. Laforma y antelación de la convocatoria. La lista de los asistentes con indicación del número de accionespropias o ajenas que representen. La reforma adoptada indicando específicamente los cambiosrealizados. Votos emitidos para aprobar la reforma. Aprobación del acta. Fecha y hora de la clausurade la reunión. Toda reforma de los estatutos deberá ser aprobada conforme a la mayoría establecida enlos estatutos, pero en ausencia de previsión estatutaria, sobre dichas mayorías deberá verificarse de lasiguiente manera: - El quórum deliberatorio deberá conformarse con la mayoría de los miembros queconforme a los estatutos tengan voto deliberativo. - Las decisiones se tomaran con la mayoría de los votosde los miembros presentes o representados. En caso contrario no procede la inscripción. Registro de lareforma Una vez elaborado el documento privado o escritura pública donde conste la reforma, deberáinscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la sociedad, la cualdeberá presentar: Acta de la junta de socios o asamblea de accionistas en la que conste la decisión de lareforma y su aprobación con el quórum previsto en los estatutos o en la ley, en caso que la reformaimplique transferencia de bienes o se haya constituido por escritura pública, el acta deberá elevarse aesta. Debe acreditarse el pago del impuesto de registro. Cancelación de los derechos de inscripción.

REQUISITOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA EN ALGUNAS REFORMAS:

A) CESION DE CUOTAS

Los socios tendrán derecho a ceder sus cuotas, lo cual siempre implicará una reforma al contratosocial. Para lo anterior, la escritura pública en donde conste dicha cesión, deberá estar otorgadapor cedente, cesionario y representante legal.

Si dicha reforma estatutaria se realiza en virtud a lo dispuesto en el Artículo 2 del DecretoReglamentario 446 del 2003, cedente y cesionario deberán realizar presentación personal deldocumento privado o acta (ver instructivo actas) ante funcionario autorizado de la Cámara deComercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario (Artículo 17 Decreto 0019 de2012).


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Se deberá dejar constancia en el documento donde se realiza la cesión que se dio cabalcumplimiento del proceso de oferta y derecho de preferencia previsto en los artículos 363, 364,365 y 367 del Código de Comercio.

Así mismo, se debe indicar en el documento a que título se realiza la cesión, el valor de la mismay el número de cuotas a ceder.

Si la cesión de cuotas se realiza entre personas naturales, se deberá acreditar el pago del impuesto de retención en la fuente.

Si las cuotas que se ceden se encuentran afectadas por la inscripción de un embargo, no procede la inscripción de la cesión de cuotas, hasta tanto no se inscriba en el registro mercantil la correspondiente providencia que ordenó el desembargo.

La cesión de cuotas sólo produce efectos respecto de terceros y de la sociedad, a partir de la fecha en que sea inscrita en el registro mercantil. (Artículo. 366 Código de Comercio).

B) CAMBIO DE RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL

Se podrá realizar cambios a la razón social, verificando previamente que dicha razón social no figureregistrada en el Registro Único Empresarial y Social (Homonimia). La consulta la puede realizar en lasterminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara deComercio o a través de la dirección de internet del Registro único Empresarial y Social RUESwww.rues.org.co. Recuerde tener en cuenta las recomendaciones de búsqueda.

C) REFORMAS EN EL CAPITAL

¿Qué es el capital suscrito? Es la parte del capital autorizado que los accionistas de una sociedad poracciones se comprometen a pagar. Corresponde a los aportes que los socios entregan a la compañía yque pueden ser pagados de contado o a plazos.

¿Qué es el capital suscrito? Es la parte del capital autorizado que los accionistas de una sociedad poracciones se comprometen a pagar. Corresponde a los aportes que los socios entregan a la compañía yque pueden ser pagados de contado o a plazos.

¿Qué es el capital pagado? Es la parte del capital suscrito que ha sido efectivamente cancelado por losaccionistas. Requisitos para la inscripción del aumento de capital suscrito y/o pagado Cuando el aumentoobedece a una emisión de acciones por reglamento de colocación se debe presentar certificación suscritapor el contador público o el revisor fiscal de la sociedad si éste ha sido nombrado, indicando el valor delaumento y la nueva composición del capital suscrito y/o pagado según se trate. En la certificación deberáindicarse la fecha de vencimiento del plazo para suscribir acciones cuando se trate de capital suscrito y elplazo para pagar acciones si es capital pagado. Cuando el aumento del capital suscrito y pagado seaconsecuencia de una transformación, fusión o escisión de sociedades, el documento idóneo para registroserá la escritura pública, en que se solemniza dicha reforma estatutaria y el acta de la asamblea deaccionistas donde conste la aprobación del aumento de capital sin que se requiera certificación adicional.Así mismo, cuando el aumento obedezca a un pago de dividendo en acciones o a una capitalización decuentas del patrimonio, solo se requerirá adjuntar la copia del acta del máximo órgano social.

Aumento de Capital

Para las sociedades de personas (Colectiva, Limitada o en Comandita Simple), el aumento de capital social siempre constituirá una reforma estatutaria.


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Cuando dicho aumento de capital corresponda al ingreso de un nuevo socio, se deberá manifestaren el documento en el cual ser realiza la reforma estatutaria nombre completo, documento de identificación y domicilio del nuevo socio.

Para las sociedades por acciones (Anónima, Comandita por acciones y SAS), solo implica una reforma estatutaria el aumento del capital autorizado.

Se debe indicar con precisión cuál es el monto total del capital, el número de cuotas o acciones y su valor nominal, indicando al final como queda la conformación del capital después de la aprobación de la forma estatutaria.

Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, el pago del valor correspondiente alimpuesto de registro debe efectuarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Todo aumento de capital que se haga con reavalúo de activos será ineficaz. (Artículo 122 del Códigode comercio.

Plazo para solicitar el registro, Cuando se trata del aumento de capital suscrito y/o pagado porreglamento de emisión y colocación de acciones, el certificado deberá presentarse dentro del messiguiente al vencimiento del plazo para suscribir acciones o del plazo para el pago de las accionessuscritas. Cuando se trata del aumento por capitalización de las cuentas del patrimonio, o disminuciónde capital, el documento deberá presentarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha deldocumento.

Costo de la inscripción. Se cobra impuesto con cuantía sobre el valor del aumento del capitalsuscrito, esto es la diferencia entre el capital suscrito que se encuentra inscrito en la Cámara deComercio y el nuevo valor que informa el documento. Cuando se informa el aumento de capitalpagado, no causará impuesto de registro. Cuando en el capital de la sociedad participen entidadespúblicas y particulares, la base gravable está constituida por la proporción del capital suscrito quecorresponda a los particulares.

Diminución del capital

Toda disminución del capital social será constituirá una reforma al contrato social y deberá adoptarse de acuerdo a lo dispuesto en el Código de Comercio (Artículo 147 del Código de Comercio).

D) MODIFICACION DEL TÉRMINO DE DURACIÓN

Para evitar la liquidación de la sociedad por vencimiento del término de duración, se podrá realizar reformaestatutaria ampliando el término de duración de la sociedad.

El acta en la cual consta la decisión de prorrogar el término de duración de la sociedad, debe correspondera una reunión de fecha anterior a la fecha del vencimiento de termino de duración de la sociedad,


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independientemente de que el otorgamiento de la escritura se realice con posterioridad a dicho vencimiento.

También procede la modificación del término de duración de la sociedad, posterior a la aprobación de reactivación de la sociedad en virtud de lo dispuesto en el artículo 29 de la ley 1429 de 2010.

E) FUSIÓN

El artículo 172 del Código de comercio establece que:

Habrá fusión cuando una o más sociedades se disuelvan, sin liquidarse, para ser absorbidas por otra o para crear una nueva.

La absorbente o la nueva compañía adquirirá los derechos y obligaciones de la sociedad o sociedades disueltas al formalizar dicho acuerdo de fusión.

El documento por el cual se apruebe el acuerdo de fusión por parte del máximo órgano social, deberá contener los siguientes requisitos del Artículo 173 Código de Comercio:

En la fusión se traspasan todos los activos, pasivos derechos y obligaciones

1. Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará;

2. Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de las sociedades interesadas, que hubieren servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión;

3. La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las sociedades que serán absorbidas, y de laabsorbente;

4. Un anexo explicativo de los métodos de evaluación utilizados y del intercambio de partes de interés, cuotas o acciones que implicará la operación, y

5. Copias certificadas de los balances generales de las sociedades participantes.

Cuáles son los efectos

La sociedad absorbida se disuelve sin liquidarse.

La sociedad absorbente adquiere el total del patrimonio, activos y pasivos de la sociedad absorbida. Si dentro de la transferencia se incluyen los establecimientos de comercio de la sociedad absorbida, se deberá dejar constancia de dicha situación en el documento donde se apruebe el proyecto de fusión.

Si como consecuencia de la fusión se genera la creación de una nueva sociedad, se deberá adjuntar a la solicitud de fusión, la inscripción y matricula mercantil respectiva.

Por la fusión se cancela la matrícula de la sociedad absorbida.

F) ESCISIÓN

Una sociedad sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades.

Una sociedad se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en dos o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se destinan a la creación de nuevas sociedades.

La sociedad o sociedades destinatarias de las transferencias resultantes de la escisión, se denominarán sociedades beneficiarias.

Los socios de la sociedad escindida participarán en el capital de las sociedades beneficiarias en la misma proporción que tengan en aquélla, salvo que por unanimidad de las acciones, cuotas sociales o partes de interés representadas en la asamblea o junta de socios de la escindente, se apruebe una participación diferente.


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El documento por el cual se apruebe el proyecto de escisión por parte del máximo órgano social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas) según sea el caso de sociedades ya existentes, deberá contener los siguientes requisitos del Artículo 4 de la Ley 222 de 1995:

1. Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.2. El nombre de las sociedades que participen en la escisión.

3. En el caso de creación de nuevas sociedades, los estatutos de la misma.

4. La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la sociedad o sociedades beneficiarias.

5. El reparto entre los socios de la sociedad escindente, de las cuotas, acciones o partes de interés que les corresponderán en las sociedades beneficiarias, con explicación de los métodos de evaluación utilizados.

6. La opción que se ofrecerá a los tenedores de bonos.

7. Estados financieros de las sociedades que participen en el proceso de escisión debidamente certificados y acompañados de un dictamen emitido por el revisor fiscal y en su defecto por contador público independiente.

8. La fecha a partir de la cual las operaciones de las sociedades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la sociedad o sociedades absorbentes. Dicha estipulación sólo produce efectos entre las sociedades participantes

G) TRANSFORMACIÓN

Con el fin de adecuar la sociedad a las necesidades del mercado, de los socios o accionistas, se contempla la posibilidad de cambiar el tipo societario adoptado al momento de la constitución. Por lo anterior, una sociedad podrá antes de su disolución, adoptar cualquiera otra forma de sociedad comercial regulada en el Código de Comercio, mediante una reforma al contrato social. Artículo 167 del Código de Comercio).

El documento por el cual se apruebe la transformación de la sociedad por parte del máximo órgano social, deberá cumplirse de manera estricta las mayorías decisorias establecidas en los estatutos o en la ley para la adopción de este tipo de reformas, como para el caso de la transformación a Sociedad por Acciones Simplificada, en la cual se requiere el voto unánime de todos los socios o accionistas

En el mismo documento se deberá aprobar y adjuntar los estatutos de transformación, los cuales deberán ajustarse a los requisitos exigidos por la ley para el tipo societario seleccionado y balance de transformación según lo dispuesto en el artículo 170 del Código de Comercio.

H) CAMBIO DE DOMICILIO

Si la sociedad se traslada de domicilio hacia otro municipio por fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali, deberá inscribir la respectiva reforma estatutaria, indicando de manera adicional los nuevos datos de dirección y contacto del nuevo domicilio. Se procederá con la cancelación de la matricula mercantil y el traslado de los documentos que reposan en la carpeta de la sociedad a la nueva cámara de comercio.

COSTOS DE LA INSCRIPCIÓN DE LA REFORMA

Para proceder a realizar la inscripción de las reformas estatutarias, se deberá cancelar los derechos que lainscripción origina (Artículo 45 del C. Co).


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DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE UNA SOCIEDAD

Disolución de la sociedad Una sociedad comercial puede disolverse por distintas causas, pero la máscomún es por la expiración del término de duración, sin embargo el Código de Comercio establece variasrazones por medio de las cuales la sociedad puede disolverse.

Según lo establecido en el artículo 218 del código de comercio una sociedad comercial puede disolverse:

• Por vencimiento del término establecido en el contrato social, si este no hubiera sido prorrogado antes desu expiración. • Por el hecho no poder desarrollar su actividad social. • Por reducirse el número de socios amenos de lo que se requiere para ese tipo de sociedad o por el aumento del máximo de miembros que serequieren. • Por las causas que de manera expresa hayan contemplado los socios en el contrato desociedad. • Por decisión de los socios. • Por decisión de autoridad competente, en los casos expresamenteestablecidos en la ley. • Por las demás causas contempladas en la ley en relación con cualquier tipo desociedad.


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¿Cómo efectuar el registro? Presentar copia del acta del órgano competente para tomar la decisión dedisolución y el nombramiento de liquidador en las oficinas de la Cámara de Comercio. El acta debecontener los requisitos legales. La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible. La inscripcióndel acta o de disolución causa unos derechos de inscripción y un impuesto de registro a favor deldepartamento del Tolima. Observaciones • La sociedad declarada en disolución no puede continuardesarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidación. • A partir de la declaratoria dedisolución, la sociedad entra en proceso de liquidación. • A partir de la declaratoria de disolución, alnombre de la sociedad deberá adicionarse la expresión “en liquidación”.

¿Cómo se registra la liquidación? Una vez finalizado el proceso de liquidación, se debe enviar pararegistro el acta final de liquidación la cual debe cumplir con los requisitos señalados en los artículos 247 y248 del Código de Comercio. En ella deberá constar la aprobación de la distribución de remanentes y delas cuentas de los liquidadores.

¿Dónde se registra la liquidación de la sociedad? La solicitud de registro de la liquidación debeefectuarse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar del domicilio principal de la sociedad.

Para tener en cuenta:

Si la sociedad que se va a liquidar no ha cumplido con la obligación legal de renovar la matrículamercantil deberá previamente a la inscripción del documento que contenga la liquidación, pagar elvalor correspondiente a los años pendientes, en las oficinas de la Cámara de Comercio.

Si la sociedad que se liquida tiene establecimientos de comercio matriculados, deberá hacerse lasolicitud expresa de cancelación de la matrícula de los establecimientos de comercio,diligenciando el formato de Informe de Novedades suscrito por el representante legal y reconocidopersonalmente ante notario ó ante el funcionario correspondiente de la Cámara de Comercio.

Costo de la inscripción Al solicitar la inscripción del documento debe cancelar el valor que leliquidará el cajero. La inscripción del acta o de liquidación causa adicionalmente un impuesto deregistro a favor del departamento del Tolima, con base en el valor del remanente a distribuir entre lossocios.

2.1.4 Situaciones de control o grupos empresariales

¿Que son las situaciones de control y grupos empresariales? Una sociedad será subordinada ocontrolada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas queserán su matriz o controlante. Si el control es directo se denominará filial, si es con el concurso o porintermedio de la subordinada de la matriz, se llamará subsidiaria. La matriz o controlante puede ser unasociedad, persona natural, o una persona jurídica de naturaleza no societaria. El grupo empresarial existecuando además de vínculo de subordinación, existe entre las entidades, unidad de propósito yadministracion.

Contenido del documento Tanto las situaciones de control como de grupo empresarial deberánhacerse constar en documento privado suscrito por el representante legal de la sociedad controlante ydeberá reunir los siguientes requisitos: Nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados. Presupuesto que da lugar a la situación de control. Fecha de configuración de la situación de control ogrupo empresarial. Cuando se trate de grupo empresarial además se debe indicar que se presenta unidadde propósito y dirección. Cualquier modificación de la situación de control o de grupo empresarial, seinscribirá en el Registro Mercantil. La calidad de matriz o subordinada, así como la situación de grupoempresarial deberán constar en el certificado de existencia y representación legal. Cuando se hayaregistrado el grupo empresarial, no es necesaria la inscripción de la situación de control entre lassociedades que lo conforman, porque precisamente uno de los presupuestos para la existencia del grupoempresarial es que medie la situación de control. (Ley 222 de 1995, Art. 30).


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Presunciones de subordinación Será subordinada una sociedad cuando se encuentre en uno o más delos siguientes casos:

1.- Cuando más del cincuenta por ciento (50%), del capital pertenezca a la matriz, directamente o porintermedio o con el concurso de sus subordinadas, o de las subordinadas de éstas. Para tal efecto, no secomputaran las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto. 2.- Cuando la matriz y lassubordinadas tengan conjunta o separadamente de derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoríamínima decisoria en la junta de socios, o en la asamblea, o tenga el número de votos necesario para elegirla mayoría de miembros de la junta directiva, si la hubiere. 3.- Cuando la matriz, directamente o porintermedio o con el concurso de las subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedadcontrolada o con sus socios, ejerza influencia dominante en las decisiones de los órganos deadministracion de la sociedad.

Costo de la inscripción Se cobra un derecho de inscripción, independiente que el documentopresentado conste tanto de situación de control, como grupo empresarial. Se cobra un derecho deinscripción si el documento contiene una modificación a la situación de control o el grupo empresarial. Secobre impuesto de registro sin cuantía. NOTA: Es necesario, realizar los cobros de derecho de inscripcióne impuesto de registro acorde con el número de matrículas que indique el documento.

2.1.5 Reactivación sociedad comercial

En virtud de la le 1429 de 2010, o también denominada Ley de Formalización y Generación de Empleo,las sociedades estando ya en proceso de Liquidación, pueden reactivarse, incluso transformarse a SAS,claro está, bajo unas condiciones.

Una sociedad que voluntariamente haya declarado la disolución y por ende, se haya iniciado el trámite deliquidación, pueden acordar su reactivación, incluso podrían transformarse en SAS.

Lo anterior, se puede dar, siempre y cuando se cumplan unas condiciones: 1. La decisión sea tomada porel Máximo Órgano Social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios) o en el caso de Accionista Único,por éste. (también se puede dar la reactivación para sucursales en Colombia de sociedades extranjeras).2. El Pasivo Externo, NO supere el 70% de los activos sociales. 3. No se haya iniciado la distribución deremanentes entre socios o accionistas.

INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

2.2.1 Inscripción de contrato de compraventa de un establecimiento comercial.

¿Qué es la venta de un establecimiento de comercio? Es un contrato por medio del cual se transfieretotal o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio. No obstante el procedimientoseñalado en esta guía se aplica también para la cesión, dación en pago, permuta, donación delestablecimiento o cuando el mismo se aporta en el acto de constitución de una sociedad.

Contenido del contrato Los contratos sobre los establecimientos de comercio, deben contenercomo mínimo la siguiente información:

Nombre y apellido completo, documento de identificación y domicilio de las partes, si se actúa porapoderado, debe anexarse el respectivo poder o copia autentica del mismo. Objeto del negocio, debeindicarse claramente que no se trata de razón social o de local, sino de un establecimiento de comercio. Identificación completa del establecimiento de comercio, dirección y número de matrícula. En caso de no


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mencionar la matricula o la dirección, pero el establecimiento se puede identificar, procede la inscripción.Pero si el establecimiento de comercio no corresponde al que aparece en los registros de la cámara biensea por dirección, nombre, etc., deberá devolverse. El valor del contrato y forma de pago. Para efectuarla transferencia a cualquier título, el bien debe estar libre de embargos. Firma de las partes. Reconocimiento del documento. En el caso de enajenación del establecimiento de comercio, a cualquiertítulo, el acreedor del enajenante que no acepte al adquirente como su deudor, debe inscribir la oposiciónen el registro mercantil, mediante documento privado auténtico, dentro de los dos (2) meses siguientes ala inscripción.

¿Dónde debe realizarse su inscripción? Cualquier acto que afecte la propiedad o la administración deun establecimiento de comercio deberá ser inscrito en el registro mercantil, en la Cámara de Comercio conjurisdicción en el lugar donde funciona el establecimiento de comercio y deberá constar en documentoprivado, el cual debe ser reconocido por los otorgantes ante el Secretario de la Cámara de Comercio, anteNotario, o Juez. La Cámara de Comercio debe informar al comprador que en caso de no estar matriculadodebe cumplir con esta obligación. Costo de la inscripción Se cobra un derecho de inscripción por cadaacto sujeto a registro. Se cobra el impuesto de registro de acuerdo a la cuantía del contrato. En loscasos de cesión a título gratuito se liquida como un acto sin cuantía.

2.2.2 Inscripción contrato agencia comercial

¿Qué es el contrato de agencia comercial?

Por medio del contrato de agencia, un comerciante asume en forma independiente y de manera estable elencargo de promover o explotar negocios en un determinado ramo y dentro de una zona prefijada en elterritorio nacional, como representante o agente de un empresario nacional o extranjero o como fabricanteo distribuidor de uno o varios productos del mismo. La persona que recibe dicho encargo se denominagenéricamente “Agente” (Art. 1317 Código de Comercio).

¿Que debe contener el contrato de agencia comercial? (Art. 1320 Código de Comercio) Nombre,domicilio e identificación del empresario y del agente. El objeto del contrato y el ramo de actividad adesarrollar. Las facultades del agente y sus limitaciones. Termino de duración de las actividades. Territorio en el que el agente va a desarrollar sus actividades. Para que proceda la inscripción del contrato,debe otorgarse en la jurisdicción de la Cámara. Si el agente no figura registrado en el registro mercantil, esnecesario que cumpla con esta obligación legal, por cuanto su actividad implica el ejercicio del comercioen forma independiente Registro del contrato de agencia comercial Para la formalización del contratodeberá presentar ante la Cámara de Comercio del lugar donde se ejecuta el contrato, lo siguiente: Elcontrato de agencia comercial con reconocimiento realizado ante Juez, Notario, o con presentaciónpersonal ante el secretario de la Cámara de Comercio, por parte de quienes suscriben el contrato. Debeacreditarse el pago del impuesto de registro. Cancelar los derechos de inscripción.

2.2.3 Inscripción del contrato de preposición.

¿Qué es el contrato de preposición? Es una forma de mandato que tiene por objeto la administración deun establecimiento de comercio o de una parte o ramo de la actividad del mismo. La persona queadministra se llama factor y el propietario del establecimiento se llama preponente. Contenido del contrato Los contratos de preposición, deben contener la siguiente información: Nombres, apellidos, domicilio (ciudad) y documento de identificación de quien da en administracion elestablecimiento (propietario o preponente). Nombres, apellidos, domicilio (ciudad) y documento deidentificación de quien recibe la administracion del establecimiento (administrador o factor). Lasfacultades y limitaciones en la administracion otorgados al factor. La identificación del establecimiento decomercio a través de su nombre completo, dirección y número de matrícula.



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El contrato puede efectuarse por escritura pública o documento privado. Si consta en documentoprivado, deberá reconocerse ante Juez o Notario, el contenido del documento y las firmas de losotorgantes o en su defecto, quienes suscriben el documento, pueden hacer presentación personal ante elfuncionario autorizado por la Cámara de Comercio. Entregar para inscripción copia autentica delcontrato, una vez haya sido reconocido o presentado personalmente por los otorgantes. La copia que seremite debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico. Cancelar losderechos de ley que le liquidara el cajero. La inscripción del contrato causa adicionalmente un impuestode registro a favor del departamento delTolima. Inscribir en el registro mercantil de la Cámara, cualquiermodificación al contrato o su cancelación. Utilidad de la inscripción El registro del contrato hace que elmismo surta efectos frente a terceros a partir de la fecha de inscripción y permite probar con el certificadoque le expide la Cámara de Comercio, quién es el administrador y las facultades otorgadas en su gestión.

2.3 OTROS DOCUMENTOS SUJETOS A INSCRIPCIÓN

2.3.1 Concesión, revocación, prorroga o suspensión del permiso de funcionamiento de una entidadfinanciera Requisitos:

Resolución auténtica y debidamente ejecutoriada del ente competente, en la cual conste la decisión.

2.3.2 Derecho de retiro - Comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerce elDerecho de Retiro, con reconocimiento notarial o presentación personal ante la Cámara de Comercio. - Elmismo requisito aplica cuando se readquieren los derechos en virtud de revocación de la decisión queoriginó el derecho de retiro. - La entidad que ejerce la inspección, vigilancia y control, podrá determinar laimprocedencia del Derecho de Retiro, para lo cual se registra el acto administrativo que debe estardebidamente ejecutoriado.

2.3.3 Situaciones de Control y Grupo Empresarial (Arts. 26, 27 y 28 Ley 222 de 1995) La matriz ocontrolante puede ser una sociedad, una persona natural o una persona jurídica de naturaleza nosocietaria. Requisitos: Comunicación suscrita por el representante legal o acta del órgano competente quecontenga los siguientes datos: - El nombre, domicilio, nacionalidad, actividad de los vinculados - Elpresupuesto que da lugar a la situación de control. - La configuración de un Grupo Empresarial osimplemente de una situación de control. Para entidades financieras se deberá exigir, además, la fecha enque se inició la situación de control o en que se conformó el grupo empresarial.

2.4 Contratos

2.4.1 Contratos Contrato de compraventa con reserva de dominio (Art. 952 y s.s. C. Co.) - Copiaauténtica de la escritura pública o del documento privado, suscrito por el comprador y el vendedor, el cualdebe contener: - Nombres, apellidos, documento de identificación y domicilio del comprador y delvendedor. - El precio de la venta y la forma de pago. - La fecha de vencimiento de la obligación. - Larelación de los bienes vendidos y el lugar donde permanecerán. - La estipulación acerca de la reserva deldominio o propiedad de los bienes. Cualquier modificación al contrato de compraventa con reserva dedominio, así como su cancelación deberá inscribirse.

Observaciones - Sólo se inscribe el contrato de compraventa con reserva de dominio sobre bienesmuebles. - El registro del contrato se efectúa en la matrícula del comprador.

2.4.2 Contrato de Fiducia Mercantil Contrato de Fiducia Mercantil La fiducia mercantil es un negociojurídico en virtud del cual una persona llamada fiduciante o fideicomitente transfiere uno o más bienesespecificados a otra llamado fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos, para cumplir unafinalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o un tercero llamado beneficiario ofideicomisario (Art. 1226 del C. de Co.) La sociedad fiduciaria nunca adquiere la propiedad absoluta de losbienes recibidos a título de fiducia. Requisitos para la inscripción (Decreto 2785 de 2008, el cual


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reglamenta el art. 123 de la ley 1116 de 2006. Este artículo fue modificado por el art. 41 de la ley 1429 de2010):

- Se inscriben los contratos de fiducia mercantil con fines de garantía - Deben constar en documentoprivado. Si llega por escritura pública no se inscribe. - Se hará de acuerdo con lo establecido en el artículo7°del Decreto 650 de 1996. - La constitución, terminación y las modificaciones de la fiducia en cuanto a laclase de contrato, las partes y los bienes fideicomitidos, se inscriben por fideicomitente en el registromercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio del fideicomitente, sin perjuicio de lainscripción o registro que, de acuerdo con la clase de acto o con la naturaleza de los bienes, deba hacerseconforme a la ley. - La inscripción de las modificaciones y la terminación de los contratos de fiduciamercantil con fines de garantía, se considerarán como actos, contratos o negocios jurídicos sin cuantíapara los efectos del impuesto de registro mercantil, siempre y cuando no impliquen una modificación a losderechos apreciables pecuniariamente incorporados en el contrato y en favor de particulares, caso éste enel cual se deberá observar lo dispuesto en el artículo 6°del Decreto 650 de 1996.

2.5 Providencias judiciales

2.5.1 Providencias judiciales Medidas cautelares:

Embargo y demandas civiles En primer lugar, debe comprobarse que tanto los oficios de embargo comoaquellos que comunican demandas civiles se refieran a derechos cuya mutación esté sujeta a registromercantil.

Son objeto de esta medida: - Las cuotas sociales, derechos o partes de interés en una sociedad. - Elinterés social inherente a la calidad de socio gestor en las sociedades comanditarias. - El establecimientode comercio. - Bienes dados en prenda cuando la mutación de estos bienes esté sujeta a inscripción en elregistro mercantil (establecimientos de comercio, cuotas o partes de interés). No son objeto de inscripciónen el registro mercantil: - El embargo sobre la sociedad - La razón social - Acciones - Vehículos -Inmuebles - Bienes dados en prenda cuya mutación no esté sujeta a inscripción. - Bienes que el deudorposea fiduciariamente (artículo 1677 código civil). Embargos sobre establecimientos de comercio nomatriculados o cancelados. - Si el establecimiento de comercio no pertenece al ejecutado. En caso que lamedida cautelar no sea objeto de inscripción en el registro mercantil, la Cámara de Comercio se abstendráde inscribir la medida e informará al juez de tal situación.

Requisitos de los oficios de embargo: - Deben estar dirigidos a la Cámara de Comercio. - Los bienesdeben pertenecer al ejecutado o demandado. - Copia autentica. - El objeto de embargo debe estarclaramente especificado.

2.5.2 Prohibición de enajenar bienes En cuanto a los oficios o providencias judiciales en los cualesse ordene la prohibición de enajenar bienes, se debe tener en cuenta lo siguiente: - Si el imputadofigura inscrito como comerciante, el cajero deberá crear el concepto al -1 y si tiene establecimientos decomercio, también deberá crear el recibo a la matrícula de todos los establecimientos de comercio quetenga matriculados. El abogado efectuará la inscripción en ambas matrículas (libros 15 y 6) y enviará eldocumento por la ruta “grabación/inscripción” - Si el imputado figura cancelado ó no figura inscrito, secreará reseña (num consecutivo). En este caso no se realiza inscripción. Únicamente se hace la anotaciónen observaciones, por lo cual el digitalizador enviará directamente por la ruta “observación imputados”, sinpasar por revisión jurídica.

2.6 De los acuerdos de reestructuración

De los acuerdos de reestructuración Conforme lo establece el inciso 4 del artículo 6 de la Ley 550 de1999, las Cámaras de Comercio conocen de las solicitudes de los Acuerdos de Reestructuración que seanpresentados por los empresarios cuyo domicilio principal corresponda a la jurisdicción de la respectivaCámara de Comercio y que el domicilio de la sociedad no se encuentre dentro de la órbita de competencia


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de una Intendencia Regional de la Superintendencia de Sociedad, en cuyo caso esta última conocerá delmismo.

De conformidad con la Circular Única No. 10 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio,todos los actos relacionados con los acuerdos de reestructuración se inscriben en el libro IX De lassociedades comerciales e instituciones financieras a saber: - El aviso que informe sobre la promoción delacuerdo de reestructuración. - El aviso que informe la convocatoria a la reunión de determinación de votosy acreencias. - La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración. - La noticia dela celebración del acuerdo. - La parte pertinente del acuerdo de reestructuración donde se establezca laobligación a cargo del empresario de someter a la autorización del comité de vigilancia la enajenación delos bienes de la empresa. - La constancia de terminación del acuerdo. - Al aumento de capital provenientede la capitalización de pasivos.

2.6.1 Proceso de reorganización, acuerdo de adjudicación y liquidación judicial. Ley 1116 de 2006Proceso de reorganización Actos sujetos a registro: 1. La providencia de inicio del proceso de insolvenciacon constancia de ejecutoria y el aviso que informa sobre el inicio del proceso. Debe inscribirse en eldomicilio principal del deudor y en el de sus sucursales. (Artículo 4 del decreto 2785 de 2008). En estaprovidencia se ordenará que se certifique la razón social del deudor seguida de la expresión “enliquidación por adjudicación”, y que se inscriba en el registro mercantil la designación del promotor comorepresentante legal del deudor. Tratándose de procesos de insolvencia que adelanten los jueces civiles delcircuito, hecha la inscripción de la providencia que da inicio al proceso de insolvencia, la Cámara deComercio informará de ello a la Superintendencia de Sociedades y a la Superintendencia que ejerza lainspección, control o vigilancia del deudor. (Parágrafo 1°artículo 4°decreto 2785 de 2008). 2. Laprovidencia que contenga medidas relacionadas con los bienes del deudor (bienes sujetos a inscribirse enel registro mercantil). 3. La providencia que contenga el levantamiento de medidas cautelares sobre bienesembargados antes del inicio del proceso de reorganización. 4. La parte del acuerdo de reestructuraciónque contenga las reformas estatutarias. La ley 1116 prevé una excepción consistente en que se lereconoce al acuerdo y al acta correspondiente a la audiencia de confirmación del acuerdo el mismo valorque se le da a la escritura pública. (Art. 44) 5. La providencia que confirme el acuerdo, la cual deberá serenviada por el juez e inscrita en la Cámara de Comercio del domicilio del deudor y del lugar o de loslugares donde hayan sucursales (Art. 36 y 39). Junto con esta providencia se inscribirá la parte del actaque contenga el acuerdo de reorganización. 6. Cuando un fideicomitente sea convocado a un proceso deinsolvencia, en la providencia de inicio deberá indicarse por el juez del concurso los contratos de fiduciamercantil celebrados por éste, los que fueron terminados por efectos de la insolvencia del fideicomitente ylos contratos de fiducia mercantil que continuaron vigentes. 7. La providencia que confirme la reforma delacuerdo de reorganización. 8. La providencia que contenga la terminación del acuerdo de reorganización.La terminación será decretada por el juez, providencia que se inscribirá en el registro mercantil; y en elcaso de liquidación judicial, dicha inscripción, implica la extinción de la entidad deudora cuandocorresponda (se cancela la matrícula mercantil tanto de la sociedad como del establecimiento si no fueadjudicado) De acuerdo con el artículo 7° del decreto 2785 de 2 008; hecha la inscripción la Cámara deComercio informará de ello a la Superintendencia de Sociedades y a la Superintendencia que ejerza lainspección, control o vigilancia del deudor.

Acuerdo de adjudicación La ley 1116 consagra que vencido el término para presentar el acuerdo dereorganización sin que este hubiere sido presentado, o no confirmado el mismo, el juez proferirá auto enque se adoptarán las siguientes decisiones: 1. Se designará liquidador, a menos que el proceso dereorganización se hubiere adelantado con promotor, caso en el cual hará las veces de liquidador. 2. Sefijará plazo para la presentación del inventario valorado, y 3. Se ordenará la actualización de los gastoscausados durante el proceso de reorganización. Si no hay confirmación de la adjudicación, el juez delconcurso procederá a adjudicar los bienes del deudor, respetando la prelación legal. (Artículo 39 ley 1429de 2010).

En este procedimiento se registra: 1. La providencia de iniciación del procedimiento en la cual sedetermina: - La disolución de la persona jurídica. - La inscripción del promotor como liquidador de la


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sociedad. - Se levantan las medidas cautelares que reposen sobre los bienes de la sociedad. 2. Laprovidencia que contenga la aprobación del acuerdo de adjudicación, consagrando a quien seránentregados los bienes y extinguiendo la persona jurídica. 3. Cuando el acuerdo tenga por objeto transferir,modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre bienes sujetos a registro mercantil, ordenará lainscripción en el registro mercantil de la parte pertinente del acta que contiene el acuerdo, debidamenteautenticada, no siendo necesario el otorgamiento previo de ningún documento. Las providencias queordenan o confirman la adjudicación se considerarán sin cuantía para efectos de timbre, impuestos yderechos de registro.

2.6.2 Proceso de liquidación judicial (Ley 1116 de 2006) Se registran en el libro XIX: 1. El avisoinformativo sobre la expedición de la providencia que da apertura al proceso de liquidación judicial. Seinscribe en la Cámara de Comercio del domicilio del deudor y las sucursales. 2. La providencia que determinación al proceso, la cual contendrá la correspondiente cancelación de la matricula mercantil y de losestablecimientos de comercio que la sociedad posea. 3. Providencia que dispone el archivo del expedienteuna vez terminado el proceso de liquidación judicial (artículo 63 de la ley 1116 de 2006)

2.7 Patrimonios autónomos (Art. 4º Decreto 1038 de 2009)/ Patrimonios autónomos (Art. 4º Decreto1038 de 2009)

Se inscriben: - El contrato que le dio origen, junto con sus modificaciones en cuanto a la clase de contrato,las partes y los bienes fideicomitidos. - En el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicciónen el domicilio del fideicomitente, sin perjuicio de la inscripción o registro que, de acuerdo con la clase deacto o con la naturaleza de los bienes, deba hacerse conforme a la ley.

2.8 Insolvencia transfronteriza

Insolvencia transfronteriza Inscripción de las providencias dictadas por la autoridad colombianacompetente con ocasión de la aplicación del Régimen de Insolvencia Transfronteriza Se inscribe: - Laprovidencia de reconocimiento de un proceso extranjero, constancia de ejecutoria, dictada por laautoridad colombiana competente (en el registro mercantil del domicilio principal del deudor y en el de sussucursales o establecimientos de comercio, y en las de los lugares donde se halle el centro de susprincipales intereses u operaciones y el deudor ejerza una actividad económica de manera permanente).Artículo 8° Decreto 2785 de 2008. Una vez la Cámara de Comercio haya efectuado la referida inscripción,informará de ello a la Superintendencia de Sociedades para que esta le dé publicidad en su página deInternet durante la vigencia de la inscripción correspondiente. - La providencia de reconocimiento deproceso extranjero de las sociedades extranjeras sin sucursal en el país y de las personas naturalesextranjeras (se inscribe en la cámara de comercio del domicilio del representante designado paraadministrar sus negocios). Parágrafo 1º Art. 8º Decreto 2785 de 2008. - Toda providencia que consigne uncambio importante respecto de la situación del proceso reconocido o del nombramiento del representanteextranjero. Parágrafo 2º Art. 8º Decreto 2785 de 2008.

2.9 Capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedad conyugal

La escritura pública auténtica mediante la cual se celebren, modifiquen o revoquen capitulacionesmatrimoniales. - La providencia judicial o la escritura pública por la cual se liquida la sociedad conyugal ose protocolice la sentencia que apruebe la liquidación de la misma, Condiciones: - Deben inscribirsesiempre y cuando el marido y la mujer o alguno de los dos sea comerciante. - La escritura pública seinscribe en la matrícula de la persona natural y en la del establecimiento de comercio cuando se trate deliquidación de sociedad conyugal.

2.10 Incapacidades e inhabilidades para ejercer el comercio - La providencia por la cual se declare odecrete la incapacidad o inhabilidad para ejercer el comercio - La providencia por medio de la cual sesuspenda, revoque o de por terminada la inhabilidad. Observaciones: - Cuando un comerciante tomaposesión de un cargo que lo inhabilita para ejercer el comercio, deberá verificarse la autenticidad del acta


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de posesión o del certificado expedido por el funcionario ante quien se surtió dicha posesión. - Igualmentedebe acreditarse la cesación de la inhabilidad para ejercer el comercio, cuando dicha inhabilidad haprovenido de la ley.

2.11 Autorizaciones a menores de edad y revocaciones - Las autorizaciones que conforme a la ley seotorgan a los menores de edad para ejercer el comercio y la revocación de las mismas, deberá constar endocumento privado, suscrito por los representantes legales del menor, reconocida notarialmente opresentada personalmente ante la cámara de comercio. Tener en cuenta que para poder ejercer elcomercio debe tratarse de un menor adulto, es decir entre 14 y 18 años, conforme a la C-534 de 2005 dela Corte Constitucional. - El formulario de matrícula lo diligencia el menor de edad, que es quien va afigurar como comerciante. - Los impúberes son absolutamente incapaces de conformidad con el artículo1504 del código civil, por lo cual no pueden ejercer el comercio.

2.12 Representación legal de las sucursales del Banco de la República De acuerdo con el numeral2 del artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, relativo a la prueba de la existencia yrepresentación legal de las entidades sujetas al control y vigilancia de la Superfinanciera, establece que:“De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades vigiladas, lacertificación sobre su representación legal corresponde expedirla a la Superintendencia Bancaria, sinperjuicio de lo supuesto en el numeral anterior. La misma regla se aplicará sobre la persona que ejerza lagerencia de una sucursal de las entidades mencionadas. Sin embargo, a partir del 30 de junio de 1993, enrelación con las atribuciones de los gerentes de las sucursales se aplicará lo previsto en los artículos 196 y263 del Código de Comercio y la certificación sobre su representación se sujetará a lo dispuesto en elrégimen legal de sociedades”. Así mismo, los artículos 46 y 47 de la Ley 31 de 1992 (Ley orgánica delBanco de la República) establecen que la inspección, vigilancia y control del Banco de la República estaráa cargo del Presidente de la República, sin perjuicio que pueda delegarla. En desarrollo de esadisposición, el Decreto 239 de 1993 delegó en la Superintendencia Bancaria (hoy SuperintendenciaFinanciera) la función de inspección y vigilancia, quien empleará las mismas funciones y procedimientosque las normas legales le atribuyen para la inspección y vigilancia de las demás instituciones sometidas asu control. La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Circular N. 005 de 2009 creó elLibro XXI de Registro Mercantil, en el cual se inscriben únicamente: El acto o acuerdo donde conste ladesignación, remoción o revocación del representante legal de la sucursal. El acto que afecte omodifique la representación legal o sus facultades.

2.13 LIBROS DEL REGISTRO MERCANTIL QUE LLEVAN LAS CÁMARAS DE COMERCIO

Libro I. De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales. Laescritura pública o el documento privado mediante el cual se celebren, modifiquen o revoquencapitulaciones matrimoniales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante; y Laprovidencia judicial o la escritura pública por la cual se liquide la sociedad conyugal o se protocolice lasentencia que apruebe la liquidación de la misma, siempre que el marido y la mujer o alguno de ellos seacomerciante.

Libro II. De las incapacidades e Inhabilidades. La providencia por la cual se declara o decrete lainhabilidad o incapacidad para ejercer el comercio; La providencia por la cual se suspende, revoque o dépor terminada la inhabilidad o incapacidad; El acta o diligencia de posesión o certificado expedido por elfuncionario ante quien se surtió la diligencia del comerciante que tome posesión de un cargo que loinhabilite para ejercer el comercio; y El documento que acredite la cesación de la inhabilidad para ejercerel comercio. La providencia que dispone la sanción de inhabilidad para ejercer el comercio por parte depersonas naturales comerciantes (artículo 83 de la Ley 1116 de 2006).


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Libro III. Del concordato y la liquidación obligatoria. La providencia de apertura del concordato; Laprovidencia de aprobación del acuerdo concordatario con la parte pertinente del acta que contenga elacuerdo concordatario; La parte pertinente del acta cuando el acuerdo concordatario tenga por objetotransferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre los bienes cuya mutación esté sujeta alregistro, constituir gravámenes o cancelarlos; La providencia que declare cumplido el acuerdoconcordatario; La providencia de apertura del trámite de liquidación obligatoria, así como la providenciacontentiva del nombramiento o remoción del liquidador; La providencia por la cual se declare terminadala liquidación obligatoria; La providencia que remueva los administradores y/o al revisor fiscal dentro delconcordato o la liquidación obligatoria.

Libro IV. De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones.

La autorización que conforme a la ley, se otorgue a menores para ejercer el comercio, y la revocación delas mismas. Libro V. De la administración de los bienes del comerciante. Todo acto en virtud del cual seconfiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes o negocios delcomerciante.

Libro VI. De los establecimientos de comercio. La apertura y cierre de sucursales y agencias desociedades y entes cooperativos de grado superior de carácter financiero; Los actos que afecten omodifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio o su administración; La oposición de losacreedores del enajenante del establecimiento de comercio a aceptar al adquirente como su deudor; Elacto en virtud del cual se protocolicen los documentos necesarios para que una sociedad extranjera puedaemprender negocios en Colombia y sus modificaciones; El acto de designación o remoción de losrepresentantes y revisores fiscales de una sucursal de sociedad extranjera en el país; La resoluciónmediante la cual se otorgue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento a una sociedad extranjerapara operar en Colombia; La liquidación en los negocios en Colombia de las sucursales de sociedadesextranjeras; La providencia por medio de la cual se apruebe la liquidación de una sucursal de unasociedad extranjera; La escritura de constitución y las reformas de las sociedades que establezcansucursales, cuando el domicilio de la sociedad corresponda a otra jurisdicción; La providencia deapertura, aprobación y terminación del concordato en las cámaras de comercio con jurisdicción en el lugarde ubicación de las sucursales, agencias y establecimientos de comercio; El documento por medio delcual se haga constar la configuración y modificación de una situación de control o de grupo empresarial,en las cámaras de comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales de las vinculadas; y El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupoempresarial, en las cámaras de comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursalesvinculadas. La parte pertinente del acuerdo de reorganización o de adjudicación, proferido conforme a loprevisto en el Régimen de Insolvencia de que trata la Ley 1116 de 2006, cuando dicho acuerdo contengala transferencia, modificación o limitación del dominio u otro derecho real sobre un establecimiento decomercio de su propiedad (artículos 36, inciso 3º, y 44 de la Ley 1116 de 2006). La providencia deadjudicación proferida dentro del proceso de liquidación judicial cuando contenga la adjudicación deestablecimientos de comercio (artículo 58 de la Ley 1116 de 2006). La sentencia que decrete larevocación o la simulación de actos o contratos relacionados con establecimientos de comercio,demandados dentro del proceso de insolvencia, y la inscripción del deudor como nuevo titular de losderechos que le correspondan, (artículo 75 de la Ley 1116 de 2006). La parte pertinente del acuerdo dereorganización, proferido conforme a lo previsto en el Régimen de Insolvencia, cuando dicho acuerdocontenga la constitución, modificación o cancelación de garantías o la suspensión o conservación de suexigibilidad derivadas del mismo, sobre establecimientos de comercio (artículo 43, numeral 5°de la Ley1116 de 2006). El acto de reactivación de los negocios en Colombia de las sucursales de sociedadesextranjeras. (artículo 29 de la ley 1429 de 2010).

Libro VII. De los libros. Los libros de comercio y demás actos para los cuales la ley establezca laformalidad del registro. La dirección de la página web y sitios de Internet, respecto de personasnaturales, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el


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interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cámara de comercio lareferida dirección.

Libro VIII. De las medidas cautelares y demandas civiles. Los oficios y providencias que comuniquenembargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil,así como la cancelación de los mismos; Las demandas u otras medidas cautelares dentro del proceso deliquidación obligatoria así como la cancelación de la misma. La dirección de la página Web y sitios deinternet, respecto de personas naturales, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la ley 633 de 2000,para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a larespectiva cámara de comercio la referida dirección. La parte pertinente de la providencia de inicio delproceso de reorganización en la que se decreten medidas cautelares respecto de bienes del deudorsujetos a registro mercantil (artículo 19, numeral 7°de la L ey 1116 de 2006). La parte pertinente de laprovidencia de confirmación del acuerdo de reorganización o de adjudicación en la que se ordena ellevantamiento de las medidas cautelares vigentes respecto de los bienes del deudor sujetos a registromercantil (artículo 36 de la Ley 1116 de 2006). La providencia de inicio del proceso de liquidación judicialen la que se dispongan medidas cautelares sobre bienes del deudor sujetos a registro mercantil (artículo48, numerales 3°y 54 de la Ley 1116 de 2006).

Libro IX. De las sociedades comerciales e instituciones financieras. La escritura de constitución,reforma y disolución de las sociedades comerciales e instituciones financieras, así como las providenciasreferentes a estos actos; El acto o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de losadministradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos; Las escrituraspúblicas por las cuales se delegue la administración en las sociedades colectivas y en comandita, asícomo aquellas en virtud de las cuales se reasuma la administración; La resolución por la cual seconceda, prorrogue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento de una institución financiera, asícomo la que aprueba la liquidación de la misma; La aprobación de la liquidación de las sociedadescomerciales; La certificación del revisor fiscal sobre capital suscrito y pagado; La resolución por la cualse autorice la emisión de bonos; El nombramiento del representante legal de los tenedores de bonos,con la copia del acto administrativo en el cual conste que la entidad fue designada como representante delos tenedores; El nombramiento del representante de los accionistas con dividendo preferencial sinderecho a voto; La escritura de escisión de una sociedad o institución financiera; El acuerdo deadquisición de una entidad financiera; La comunicación del representante legal de la sociedad o del socioque ejerce el derecho de retiro; La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio queejerció el retiro informando que readquiere sus derechos en virtud de la revocación de la decisión que looriginó; El acto administrativo mediante el cual se determine la improcedencia del derecho de retiro; Eldocumento por medio del cual la sociedad controlante haga constar la configuración y modificación de lasituación de control respecto de sus vinculados; El documento por medio del cual se haga constar laconfiguración y modificación de grupos empresariales; El acto administrativo por medio del cual sedeclare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial; El programa de fundación y elfolleto informativo de promoción de las acciones objeto de oferta, en los casos de constitución desociedades anónimas; Copia de la escritura pública de conversión de sociedad a empresa unipersonal; Copia de la escritura pública de conversión de empresa unipersonal a sociedad; El documento deescritura pública de constitución de la empresa unipersonal; El documento de reforma, disolución yliquidación de la empresa unipersonal; El documento mediante el cual el titular de la empresaunipersonal ceda total o parcialmente las cuotas sociales; y El documento por el cual se delega laadministración de la empresa unipersonal, así como la reforma y la revocación de la delegación. Ladirección de la página web y sitios en Internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a larespectiva cámara de comercio la referida dirección. La parte pertinente del acuerdo de reorganización ode adjudicación, proferido conforme a lo previsto en el Régimen de Insolvencia de que trata la Ley 1116 de2006, cuando dicho acuerdo contenga la transferencia, modificación o limitación del dominio u otroderecho real sobre cuotas o partes de interés de las cuales sea titular el deudor (artículos 36, inciso 3º, y44, de la Ley 1116 de 2006). La parte pertinente del acta correspondiente a la audiencia pública en laque se realice el sorteo de designación del promotor dentro de un proceso de reorganización, cuando éste


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asuma la representación legal del deudor (artículo 38, numeral 2°de la Ley 1116 de 2006). La partepertinente del acuerdo que contenga la decisión de fusión o escisión de sociedades sometidas al Régimende Insolvencia, (artículo 44, último inciso, de la Ley 1116 de 2006). La parte pertinente del acuerdo dereorganización que contenga cláusulas que reformen los estatutos del deudor persona jurídica (artículo 44,último inciso, de la Ley 1116 de 2006). La providencia de adjudicación de cuotas o partes de interésproferida dentro del proceso de liquidación judicial (artículo 58 de la Ley 1116 de 2006). La sentencia quedecrete la revocación o la simulación de la cesión de cuotas o partes de interés demandada dentro delproceso de insolvencia, y la inscripción del deudor como nuevo titular de los derechos que le correspondan(artículo 75 de la Ley 1116 de 2006). El acta que contenga la determinación de reactivar la sociedad.

Libro X. De la reserva de dominio. El pacto de reserva de dominio, su modificación y la cancelación enla compraventa comercial de bienes muebles. (Artículo 952 y sub del Código de Comercio).

Libro XI. De la prenda sin tenencia. La constitución, modificación o cancelación del contrato de prendasin tenencia. (artículo 532 del Código de Comercio). La parte pertinente del acuerdo de reorganización,proferido conforme a lo previsto en el Régimen de Insolvencia, cuando dicho acuerdo contenga laconstitución, modificación o cancelación de prendas sin tenencia o la suspensión o conservación de suexigibilidad derivadas del mismo (artículo 43, numeral 5° de la Ley 1116 de 2006).

Libro XII. De la agencia comercial. El contrato de agencia comercial, su modificación o cancelación.(Art. 1317 y sub. del Código de Comercio.

Libro XIII. De las sociedades civiles. La constitución, reforma, disolución y liquidación de sociedadesciviles, así como las providencias referentes a estos actos; El acta o acuerdo en que conste ladesignación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como las providenciasreferentes a estos actos; La certificación del revisor fiscal sobre los aumentos de capital suscrito ypagado; y Los demás actos que de conformidad con el inciso 2º del artículo 100 de la ley 222 de 1995deberán registrarse respecto de las sociedades civiles.

Libro XIV. De las empresas asociativas de trabajo. El acta de constitución acompañada de losestatutos, las reformas, disoluciones y liquidación de las empresas asociativas de trabajo, así como lasprovidencias referentes a estos actos; El acta en que conste la designación o remoción del directorejecutivo; y La comunicación emanada del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante la cual sesolicite la cancelación de la personería jurídica.

Libro XV. De los matriculados. La matrícula y las mutaciones referentes a la actividad comercial; y Lacancelación de las matrículas.

Libro XVI. De las sociedades comerciales de hecho. Copia de las providencias judiciales relacionadascon la disolución y liquidación de sociedades de hecho.

Libro XVII. De los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. La escritura pública por la cual seconstituyen los fondos de pensiones de jubilación e invalidez y demás actos que las normas legalesordenen inscribir en relación con dichos fondos.

Libro XVIII. De los acuerdos de reestructuración. El aviso que informe sobre la promoción delacuerdo de reestructuración. El aviso que informe la convocatoria a la reunión de determinación de votosy acreencias. La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración. La noticia decelebración del acuerdo. La parte pertinente del acuerdo de reestructuración donde se establezca laobligación a cargo del empresario de someter a la autorización del comité de vigilancia la enajenación delos bienes de la empresa. La constancia de terminación del acuerdo. El aumento de capital provenientede la capitalización de pasivos.


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XIX. De las providencias jurisdiccionales y de los actos y documentos proferidos en desarrollo delos procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial. La providencia que decreta elinicio del proceso de reorganización, así como el aviso que informa su expedición (artículo 19, numerales2 y 7, y artículos 20 y 48 de la Ley 1116 de 2006). La providencia en la que se ordena la celebración delacuerdo de adjudicación y se fija la fecha de extinción de la persona jurídica del deudor (artículo 35, incisofinal, de la Ley 1116 de 2006). El acuerdo de reorganización o adjudicación (artículo 39, inciso 1º, de laLey 1116 de 2006). La providencia que decreta la terminación del acuerdo de reorganización (artículo 45par. de la Ley 1116 de 2006). El aviso informativo sobre la expedición de la providencia que da inicio alproceso de liquidación judicial (artículo 48, numeral 7°, de la Ley 1116 de 2006). La providencia quedispone el archivo del expediente una vez terminado el proceso de liquidación judicial (artículo 63 de laLey 1116 de 2006).

Libro XX. De los contratos de fiducia mercantil. Los contratos de fiducia mercantil que consten endocumento privado, (artículo 123 de la Ley 1116 de 2006).

Libro XXI. De la representación legal de las sucursales del Banco de la República. El acto oacuerdo en que conste la designación, remoción o revocación del representante legal. El acto que afecteo modifique la representación legal y sus facultades.

Libro XXII. Del Registro de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan las Actividades deVendedores de Juegos de Suerte y Azar. La Persona Natural o Jurídica que Ejerza Actividades deVendedor de Juegos de Suerte y Azar. La cancelación de la inscripción en el Registro de PersonasNaturales y Jurídicas que Ejerzan las Actividades de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar. Losdemás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción, en relación con su condición decomerciante, tales como nombramientos, reformas estatutarias, disolución, administración de sus bienes,incapacidades e inhabilidades entre otros.

Objeto I Inscribir y dar publicidad a los actos y documentos radicados en el Registro Mercantily Registro Entidades sin Ánimo de Lucro (nombramientos, reformas, cambios dedirección y otros actos que impliquen mutación en el registro mercantil).

Funcionario(s) Responsable(s) y/o cargo(s).

Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados

E E o Documento privado o público que se presenta para inscripción.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en cajade la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales y en cualquier Cámarade Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de lastarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en lascarteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co(http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2019_MERCANTIL.pdf) oen el presente manual (ver índice). La excepción del pago de los derechos deinscripción se presenta para aquellos documentos emanados de autoridades oentidades públicas (embargos, resoluciones, etc).

Costo de inscripción

5.24 % SMMLV, más el impuesto de registro: Documento con cuantía 0.7%SMMLV Documento sin cuantía 4 SMDL

Alcance Registro mercantil y entidades sin ánimo de lucro.

Fundamento legal Código de Comercio, Art. 28 y 29. Decreto 2150 de 1995 Circular Única (SIC,Circular externa 10 de 2001) Circular Externa No. 004 de 2007 SIC Circular Externa



http://www.surortolima.org.co/

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No. 008 de 2007 SIC Resolución 681 de 2000 Decreto Reglamentario 650 de 1996,Art. 2,3,4,6,7,8,9,11,12,14,15,16 y demás normas concordantes.

Término de respuesta

Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términosseñalados en la ley 1755 de 2015, es decir; un término de quince (15) días hábilespara dar respuesta a estas peticiones, no obstante, para su comodidad la cámarade comercio propenderá para que su petición sea resuelta en un término no mayorde 48 horas, contados a partir de la presentación del documento. En el caso deque el documento sea presentado directamente a la Cámara, en el evento de quese presente a través del servicio RUE, ser resolverá en un término no superior a(24) horas, sin que por ningún motivo exceda el término legal.

CONSULTA EL ESTADO DEL TRÁMITE

Ingrese a www.camaespi.telecom.com.co/ seleccione la opción: ServiciosRegistrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas: haga clic enConsulta del Estado del Trámite e ingrese el número de radicado que aparece ensu factura. También puede hacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.

PROCESO INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido.

Dependiendo el tipo de documento a inscribir, se brinda lainformación precisa, se verifica que los documentos esténcompletos con la información básica para su recepción,firmados por quién(es) suscribe(n) el(los) documento(s), conpresentación personal o reconocimiento de sus firmas antejuez o notario, se hace una liquidación previa y se indica alcliente que debe dirigirse a Caja para cancelar los derechosde inscripción y al Banco para cancelar los derechos deimpuesto de registro.


En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente yse le informa los parámetros legales que debe seguir paradar trámite a su solicitud

3. RADICACIÓN Y PAGO

Se reciben los documentos pretendidos en registro, severifica nuevamente que estén completos, se identifica eltipo de documento y los actos a liquidar, se le informa el valora pagar por concepto de inscripción, e impuesto de registro,se ingresa por el sistema y se genera el correspondienterecibo que contiene el código de barras, se le entrega elrecibo original al cliente.


http://www.camaespi/

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4. REPARTO Finalmente el documento pretendido en registro es repartidoen el sistema y entregado al Secretario o abogado según seael caso (R- SICA 705-01-35). En caso que el trámite solicitado sea nacional ver(Procedimiento Trámites Nacionales). (R- SICA 705-01-35).

5. REVISIÓN/ REGISTRO O DEVOLUCIÓN

Los abogados y/o secretarios verifican que los documentosreúna los requisitos legales para proceder con su inscripción,en caso afirmativo se procede de conformidad, ingresando alsistema el código de barras, seleccionando la clase dedocumento, el acto y el libro respectivo, se digita lainformación del acto para la noticia mercantil y se imprime elsello de inscripción y se firma. En caso contrario, de que noreúna los requisitos indispensables para proceder con lainscripción, se devuelve mediante oficio para que adecuen deconformidad con la normatividad vigente.

6. DIGITACIÓN El Secretario o abogado según sea el caso que hayaprocedido con el registro del documento pretendido enregistro, hace la entrega de los mismos a la digitadora através del R- SICA -705-01-19, quien se encarga de ingresaral sistema los datos de los formularios, la escritura odocumento privado, en fin todos los datos que conforman elcontenido del certificado.

7. REVISIÓN DEL CERTIFICADO

Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadoraprevio a la expedición de los certificados, entrega losdocumentos al Secretario o abogado a través del R. SICA705-01-49, con el fin de que se verifique que la informacióndigitada sea correcta. En caso afirmativo seda visto bueno yse cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que puedaser expedido en caja o puntos de pago. En caso contrario,de que se constante que la información digitada no escorrecta, se deja constancia de este hecho a través del R.SICA 705-01-49 y se devuelve a digitación para que sehagan las correcciones del caso, Una vez subsanada se dael visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago elcertificado.

8. ESCANEO, DIGITACIÓN Y ARCHIVO

El Auxiliar de archivo recibe los documentos de la digitadora,a fin de ser escaneados y digitados, finalmente sonarchivados.


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INICIOINICIO

ORIENTACION(Asesores Especializados)


ASESORIA JURIDICA(Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director

Jurídico )


Jurídico )

RADICACION Y PAGO(Cajeros, asesores Especializados)

RADICACION Y PAGO(Cajeros, asesores Especializados)

REPARTO(Auxiliar de Archivo)


REVISION/INCRIPCION O DEVOLUCION

(Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director

Jurídico )

REVISION/INCRIPCION O DEVOLUCION


Jurídico )

DIGITACION(Digitador)


REVISION DE CERTIFICADOS


Jurídico )



Jurídico )

ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO


FINFIN

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3 – INSCRIPCIÓN DE LIBROS

¿Registro de los libros de comercio?

El registro de los libros de comercio no cumple una función de publicidad. Es una medida que brindaprotección a la integridad material de los libros, identifica su propietario y el destino para el cual seregistran. Son libros que se registran en blanco y cuyo contenido está comprobado por la reservagarantizada en la Constitución Política para los libris y papeles privados de toda persona.

Se registran: - Los libros de los socios o accionistas. - Los libros de actas de asambleas y juntas de socios.(Art. 28 del C. de Co. Modificado por el art. 175 del decreto ley 019 de 2012).

Objeto XX Permitir que los inscritos en el Registro Mercantil y Registro Entidades sinÁnimo de Lucro den cumplimiento a lo establecido por la Ley.


Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual).


Solicitud inscripción de libros.

Para el efecto puede diligenciar y aportar el formato dispuesto para el efecto através de la página http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/R-SICA-705-01- 04_REGISTRO_DE_LIBROS.pdf o presentar su solicitud que deberácontener la siguiente información:

Requisitos para solicitar el registro de libros:

Fecha de solicitud. Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros. Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir. Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza yen cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20. Código de cada libro, si es de hojas continuas

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente encaja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo a lacancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran adisposición del usuario en las carteleras de la entidad, página webwww.surortolima.org.co(http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2016_MERCANTIL.p




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df) o en el presente manual (ver índice).

Costo de inscripción 1.74% SMMLV

Alcance Registro mercantil y entidades sin ánimo de lucro.

Fundamento legal Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 artículos 56,123 a 131, Estatuto Tributario artículos 654 y 655 y artículos 173 y 174 delDecreto Ley 019 de 2012.

Término de respuestaLos Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términosseñalados en la ley 1755 de 2015, es decir; un término de quince (15) díashábiles para dar respuesta a estas peticiones, no obstante, para su comodidadla cámara de comercio propenderá para que su petición sea resuelta en untérmino no mayor de 48 horas, contados a partir de la presentación deldocumento. En el caso de que el documento sea presentado directamente a laCámara, en el evento de que se presente a través del servicio RUE, serresolverá en un término no superior a (24) horas, sin que por ningún motivoexceda el término legal.

CONSULTA ELESTADO DELTRÁMITE

Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: ServiciosRegistrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas: haga clic enConsulta del Estado del Trámite e ingrese el número de radicado que apareceen su factura. También puede hacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.




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PROCESO INSCRIPCIÓN DE LIBROS

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite. En caso de serrequerido, se hace entrega de manera gratuita del formato R-SICA 705-01-04 “registro de libros” y se le indica el valor acancelar.


En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y sele informa los parámetros legales que debe seguir para dartrámite a su solicitud.

3. ENTREGA DE LIBROS Y PAGO

Los asesores Especializados o cajeros reciben los librospretendidos en registro, verifican que el formato R- SICA 705-01-04 “registro de libros” o la carta de solicitud de inscripcióncontenga la información necesaria para su registro, que seencuentre suscrito por el representante legal o comerciantesegún sea el caso, verifican que el consecutivo de las hojas estecorrecto, se identifica el tipo de documento a liquidar, se leinforma el valor a pagar por concepto de inscripción, se ingresapor el sistema y se genera el correspondiente recibo quecontiene el código de barras, se le entrega el recibo original alcliente.

4. RUBRICACIÓN DE LIBROS

Los asesores Especializados o cajeros que reciben los librosproceden a colocar sello a cada hoja útil del libro en la partesuperior derecha.

5. REPARTO Finalmente el (los) libro(s) pretendido(s) en registro es (son)repartido(s) en el sistema y entregado al Secretario o abogadosegún sea el caso, para su registro.

6. REVISIÓN/ INSCRIPCIÓN O DEVOLUCIÓN

El abogado y/o secretario verifica que los datos de la solicitudconcuerden con los libros presentados para registro, si existen ono libros anteriores registrados con el fin de que se proceda deconformidad, en caso afirmativo se procede con el registroingresando al sistema el código de barras, seleccionando laclase de documento, los códigos de los libros, digitando lacantidad y código de los mismos, es decir; se digita lainformación del acto para la noticia mercantil, se imprime el sellode inscripción y se firma. En caso contrario, de que no reúna losrequisitos indispensables para proceder con el registro, sedevuelven mediante oficio para que adecuen de conformidadcon la normatividad vigente.

7. ESCANEO, DIGITACIÓN Y

Se hace entrega al auxiliar de archivo la solicitud de inscripciónde libros con el fin de que lo escanee, digite y finalmente lo


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ARCHIVO archive en el expediente del usuario

8. ENTREGA AL CLIENTE

El Secretario o abogado, según sea el caso que haya procedidocon el registro del documento pretendido en registro hace laentrega de los mismos a la recepcionista con el fin de queproceda a entregar los libros al usuario.


INICIOINICIO




Jurídico )


Jurídico )

ENTREGA DE LIBROS Y PAGO

(Cajeros, asesores Especializados)

ENTREGA DE LIBROS Y PAGO

(Cajeros, asesores Especializados)



REVISION/INSCRIPCION O DEVOLUCION

(Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y

Asistente Director Jurídico )

REVISION/INSCRIPCION O DEVOLUCION

(Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y

Asistente Director Jurídico )


(AUXILIAR DE ARCHIVO)


(AUXILIAR DE ARCHIVO)

ENTREGA AL CLIENTE (RECEPCIONISTA)

FINFIN

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4 - MATRÍCULAS DE PERSONAS NATURALES y ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO.

¿Qué es la matrícula mercantil? Es el registro que por disposición legal deben efectuar todas laspersonas naturales y jurídicas que ejercen profesionalmente el comercio y sus establecimientos decomercio. Además de ser el medio de identificación del comerciante y de sus establecimientos decomercio, el cual brinda publicidad y facilita la prueba de calidad de comerciante.

Con la matrícula mercantil se pretende dar a conocer a los terceros, ciertas condiciones personales delinscrito en el registro y de las circunstancias en que se desarrolla sus negocios. Es por ello que en elformulario de matricula se deben incluir, entre otros, los siguientes datos; nombre del comerciante,nacionalidad, domicilio, dirección, lugar o lugares donde desarrolla sus negocios, los bienes que posee,sus establecimientos comerciales, referencias bancarias, y comerciales y datos sobre su situaciónfinanciera, patrimonio, activos y pasivos.

Quienes son Comerciantes? Son comerciantes las personas que se ocupan profesionalmente enalguna de las actividades que la ley considera mercantiles (Artículo 10 Código de Comercio). Los menoresadultos (mujeres y hombres desde 14 años de acuerdo con la sentencia C-534 del 24 de Mayo de 2005,Corte Constitucional) pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividadesmercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.Deben matricularse - Las personas naturales que ejerzan profesionalmente el comercio, bien seaindividualmente, en sociedad de hecho o en copropiedad. - Las sociedades comerciales e institucionesfinancieras. - Los establecimientos de comercio. - Las sucursales y agencias de sociedades nacionales. -Las empresas unipersonales. - Las sucursales de sociedades extranjeras. - Las empresas asociativas detrabajo. - Las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte yazar. Es importante tener en cuenta que Las sociedades civiles se inscriben en la cámara de comercio desu domicilio principal pero no se matriculan.

Donde deben matricularse? La matrícula de los comerciantes personas naturales y jurídicas y de losestablecimientos de comercio, debe efectuarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilioprincipal del comerciante y en el de sus sucursales y agencias.

¿Qué es un establecimiento de comercio?

El Código de Comercio en su artículo 515 establece que “se entiende por establecimiento de comercio unconjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una mismapersona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comerciopodrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales”.

¿Cuándo y dónde debe matricularse el establecimiento de comercio?

El propietario del establecimiento de comercio tiene la obligación de matricularse dentro del mes siguientea la fecha en que abra su establecimiento al público. Se presume propietario del establecimiento quien


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aparezca matriculado en el Registro Mercantil. El establecimiento debe matricularse en la Cámara deComercio con jurisdicción en el lugar donde funcione el establecimiento.

Para inscribir establecimientos de comercio de personas jurídicas “agencias”, se debe allegar copiaauténtica del documento donde se decidió abrir la agencia (acta, escritura, documento privado etc). Si ladecisión proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, solamente sedebe presentar el formulario de matrícula mercantil firmado por él mismo. Se debe entregar copiaauténtica del documento donde se realizó el nombramiento del administrador o factor de la agencia y lasfacultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación y la aceptación al cargo.También se podrá enviar copia auténtica del contrato de preposición. Se debe hacer entrega decertificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal.

Para inscribir establecimientos de comercio de personas jurídicas “sucursales”, se debe allegar Copiaauténtica del documento donde se decidió abrir la sucursal (acta, escritura, documento privado etc).

Si se remite acta donde conste la decisión de apertura de la sucursal, ésta debe provenir del órgano socialcompetente, sea este, la junta de socios, la asamblea de accionistas o junta directiva, de acuerdo con losestatutos sociales. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o delrepresentante legal o autenticada ante notario público. Si la decisión proviene del representante legal, deacuerdo con sus facultades, es necesario que allegue el documento donde se decide la apertura de lasucursal debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o el secretario dela cámara. Copia autentica del documento donde se realizó el nombramiento del representante legal de lasucursal y las facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos, identificación y aceptación alcargo. Si la sociedad abre la sucursal en una ciudad diferente a la jurisdicción de su domicilio principal, esnecesario que adjunte los siguientes documentos: Certificación de existencia y representación legal de lasociedad propietaria o casa principal. Copia auténtica de la escritura de constitución. Copia auténtica decada una de las escrituras de reforma. Cuando las personas designadas no suscriben el documento deapertura debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado. Anexe un certificado de existenciay representación legal de la sociedad propietaria o casa principal. Deber de renovar la matricula

La renovación de la matricula debe realizarse durante los tres primeros meses de cada año, es decir entreel 1 de enero y el 31 de marzo. Para su renovación es necesario diligenciar el formulario del RUES ycancelar los derechos de renovación de acuerdo al valor de los activos comerciales del establecimiento.

Objeto XX Dar legalidad al comerciante para el ejercicio de sus actividades.


Asesoras CAE, Auxiliar Oficinas, Delegadas (Ver directorio funcionarios


E Formulario caratula única empresarial y anexo, formulario registro únicotributario y formulario de Registro de información tributaria RIT.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente encaja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo a lacancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran adisposición del usuario en las carteleras de la entidad, página webwww.surortolima.org.co(http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2016_MERCANTIL.pdf) o en este manual.

Costo del tramite (http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2016_MERCANTIL.pdf)






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Alcance Registro mercantil.

Fundamento legal Código de Comercio, Art. 32, 515 y sig. Ley 590 de 2000, Circular externa 10de 2001de la SIC. Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por lascirculares 14 y 20 del mismo año). Ley 6 de 1992, Ley 232 de 1995, Ley 788de 2002, Ley 863 de 2003.

Término de respuestaLos Una vez se cancelan los derechos correspondientes la matricula mercantil seefectúa inmediatamente. En todo caso sin que por ningún motivo exceda eltérmino legal.


Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: Servicios Registralesy en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas: haga clic en Consulta delEstado del Trámite e ingrese el número de radicado que aparece en su factura.También puede hacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.



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PROCESO MATRICULA DE PERSONAS NATURALES Y ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Los asesores especializados brindan la información necesaria pararealizar el trámite de la matrícula mercantil.

Se brinda la información precisa, se le indica que debe comprar elformulario Registro Único empresarial y su anexo y se efectúa unaliquidación previa para que se entere de la suma de dinero acancelar.

Se realiza el control de homonimia local y nacional, se le indicacómo diligenciar los formularios.


En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y sele informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámitea su solicitud

3. TRÁMITE DEL RUT

Se reciben los documentos, verificando que se encuentrencompletos, se ingresa a la página de la DIAN en el vínculoInscribir RUT, selección de "tipo de inscripción Cámara deComercio" para nuevos comerciantes que aún no cuentan con elNIT ( número de identificación tributaria) y que requieren elregistro mercantil, donde se digitan los datos requeridos paratramitar el RUT, se confirman los datos digitados con el cliente, segraba la información y se imprime el formato para tramite encámara de comercio. En el caso de que un comerciante ya tengaNIT, la página muestra un aviso donde informa que la persona yatiene asignado un numero de NIT y debe acercarse a la DIAN (sele informa al cliente que para poderse matricular tiene que traeruna fotocopia del RUT expedido por la DIAN).

4. TRÁMITE DE MATRÍCULA

El asesor especializado o cajero ingresa por la páginawww.crearempresa.com.co, por el usuario asignado y seleccionola opción digitador. Pagina web contiene 3 pasos 1. Consulta. 2Diligenciamiento. Y 3. Formalización. El funcionario realiza el primer paso que es la No. 1 CONSULTApara verificar que no se presente homónima, ingresa lainformación de comerciante que se va a matricular y guarda. Lapágina Web envía un mensaje en donde se indica “exitosa lagrabación”. Posteriormente selecciono el usuario digitado y seprocede con el segundo paso No.2. DILIGENCIAMIENTO OpciónB formulario: en donde se seleccionó cualquiera de estas dosopciones: Obtener datos de la Dian; cuando se ha efectuado eltrámite de PRERUT en la cámara o ya tengo NIT, en el queingreso el número del formulario y el teléfono o número de Nit, yformulario según sea el caso, y luego se guarda la información.Posteriormente se accede al servicio virtual de diligenciamiento de


http://www.crearempresa.com.co/

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formularios caratula Única empresarial y su anexo en el que secompleta la información (nombre del establecimiento, activos,personal vinculado etc.). Se le da la opción siguiente para seguircompletando la información del formulario hasta terminar. Para elcaso de establecimientos de comercio se sigue el mismoprocedimiento y se le da la opción enviar formulario. Finamentedigito la opción No3. FORMALIZACIÓN. Opción Impresión. Verdocumentos, se selecciona los documentos a imprimir. OpciónAbrir (formato pdf) y se imprimir el formulario en original y copia. Una vez se tienen los formularios físicos, se diligencian el formatoANEXO CAE, en el evento de que el comerciante se a delmunicipio del Espinal adicionalmente se debe diligenciar elFORMATO RIT “REGISTRO DE INFORMACION TRIBUTARIA”,los cuales deben ser firmados por el comerciante. Posteriormenteel asesor especializado o cajero ingresa por el sistema SII, opciónmatriculas con el fin de asignarlas.

5. LIQUIDACIÓN Y PAGO

Los asesores especializados o cajeros ingresan al sistema por elprograma SII para seleccionar el acto a procesar, se realiza larespectiva liquidación, se le informa al cliente el valor a cancelar,se registra el código de barras, se recauda el dinero, se entregaal cliente original del recibo de caja y copias de los formularios.En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver(Procedimiento Trámites Nacionales).

6. DIGITACIÓN El Secretario o abogado según sea el caso que haya procedidocon el registro del documento pretendido en registro hace laentrega de los mismos a la digitadora a través del R- SICA -705-01-19, quien se encarga de ingresar al sistema los datos de losformularios y del documento, en fin todos los datos queconforman el contenido del certificado.

7. REVISIÓN DELCERTIFICADO

Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadoraprevio a la expedición de los certificados, entrega losdocumentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-49 “Control de calidad de certificados”, con el fin de que severifique que la información digitada sea correcta. En casoafirmativo seda visto bueno y se cambia el estado del certificadode 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago.En caso contrario, de que se constante que la información digitadano es correcta, se deja constancia de este hecho a través del R.SICA 705-01-49 “Control de calidad de certificados” y se devuelvea digitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vezsubsanada se da el visto bueno y se cambia el estado delcertificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntosde pago el certificado.

8. IMPRESIÓN ROTULO

El auxiliar de archivo imprime el sello de inscripción y pasa parafirma del Secretario Ejecutivo o Abogado para firma.


El Auxiliar de archivo recibe los documentos del Ejecutivo oAbogado para escanearlos y digitalizarlos, finalmente archivarlos.


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INICIOINICIO

ORIENTACION(Asesores

EspecializadosCajeros)



ASESORIA JURIDICA(Secretario Ejecutivo,

Director Jurídico y Asistente Director

Jurídico )



Jurídico )

TRAMITE DEL RUT(Cajeros, asesores Especializados)


TRAMITE DE MATRICULA

(Cajeros, asesores especializados)



LIQUIDACION Y PAGO


LIQUIDACION Y PAGO





(Digitador)


(Digitador)

IMPRESION ROTULO(Auxiliar de archivo)


ESCANEO DIGITACION Y

ARCHIVO(Auxiliar de archivo)



FINFIN

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5. MATRÍCULA PERSONA JURÍDICA

Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o enotros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa oactividad social.

La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los sociosindividualmente considerados.” (Art. 98 Código de Comercio).

Requisitos de constitución

Tipo de persona jurídica Control de legalidad CCSSociedades por acciones simplificadas –SAS

Art. 5º ley 1258 de 2008. Importante: Cuandolos activos aportados a la sociedadcomprendan bienes cuya transferencia requieraescritura pública, la constitución de la sociedaddeberá hacerse de igual manera e inscribirsetambién en los registros correspondientes.

Sociedades comerciales (por documentoprivado)

Art. 22 de la ley 1014 de 2006 y art. 1º deldecreto 4463 de 2006. Solo procede para lassociedades pluripersonales (inciso 2º artículo46 ley 1258 de 2008). Importante: Cuando losactivos aportados a la sociedad comprendanbienes cuya transferencia requiera escriturapública, la constitución de la sociedad deberáhacerse de igual manera e inscribirse tambiénen los registros correspondientes.

Sociedades comerciales (por escriturapública)

Como mínimo, los siguientes requisitos (Art.110 C, de Co.); y los esenciales establecidos enla ley para cada tipo de sociedad: 1.-Comparecencia y firma de sus socios oapoderados. 2.- Nombre, domicilio eidentificación de los socios. 3.- El nombre de lasociedad. 4.- El domicilio social 5.- El objetosocial, enunciando en forma clara lasactividades principales so pena de ineficacia. Sieste es indeterminado no deberá inscribirse,pues así lo establece el artículo 110 numeral 4del Código de Comercio. Si en el desarrollo delobjeto principal se van a realizar actividadessecundarias, que no tengan relación directa conel principal, tales estipulaciones no producen


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efectos legales frente a terceros pero procedela inscripción del documento. Si el objeto sociales múltiple, cada uno de sus componentesdebe estar determinado. Si las actividadessecundarias se enuncian de manera general,procede la inscripción. Ejemplo: “La sociedadpodrá celebrar todo acto o contrato que serelacione directa o indirectamente con el objetosocial”. 6.- El capital social, el número decuotas en que se divide, el valor de cada cuotay los aportes que corresponden a cada socio.En las sociedades por acciones, el capitalautorizado, suscrito y pagado, el número deacciones y el valor de cada acción. En caso deaporte de inmuebles, debe hacerse unadescripción clara de cada inmueble que incluyalinderos y matrícula inmobiliaria, en estoscasos, se debe acreditar el pago del impuestode registro, el cual es liquidado y recaudado enla correspondiente oficina de registro deinstrumentos públicos. 7.- La forma deadministración o representación legal de lasociedad. 8.- La duración precisa de lasociedad. Si la escritura no contiene término deduración o contiene dos términos diferentesdeberá devolverse. 9.- Los nombramientos derepresentantes legales y órganos deadministración y fiscalización. Importante: Enrelación con las sociedades en comandita,estas poseen un régimen especial en lo querespecta a la administración y representaciónlegal, la cual recae en los denominados sociosgestores, siendo estos los únicos obligados asuscribir la escritura pública de constitución. Detal manera que no existirán otrosnombramientos, a menos que los gestoresdecidan delegar sus funciones derepresentación legal, caso en el cual quedaráninhibidos para desarrollarlas, aunque podránreasumirlas en cualquier tiempo. Así mismo seacostumbra a designar un gestor suplentequien debe manifestar su aceptación ya seafirmando la escritura pública ó adjuntando sucarta de aceptación con reconocimiento decontenido ante notario ó hacer la presentaciónpersonal ante el funcionario de la cámara decomercio. 10.- La constancia de aceptación delos cargos y sus identificaciones, salvo que laspersonas designadas firmen la escriturapública. Cuando se trata de JUNTASDIRECTIVAS, se inscribirá la elección pero nose certificará a aquellos que no hayan aceptadoel cargo o firmado el respectivo documento. Silos que han aceptado no conforman la mayoría,


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no procederá el registro de dichosnombramientos. Sin embargo la escritura deconstitución si se inscribe. El mismoprocedimiento se aplicará para elnombramiento de revisores fiscales. 11.- Laforma de hacer la liquidación, una vez disueltala sociedad, con indicación de los bienes quehayan de ser restituidos o distribuidos enespecie. El cargo de revisor fiscal no necesitacreación estatutaria, en atención a que sudesignación se encuentra prevista en la ley.Cuando se trate de nombramientos derepresentantes legales, miembros de juntas orevisores fiscales de sociedades vigiladas poralguna Superintendencia, procederá lainscripción siempre que se acompañe carta deautorización expedida por la Superintendenciaque ejerza la inspección y vigilancia.

Sociedades civiles Se constituyen por escritura pública. - Debencontener los requisitos del art. 110mencionados anteriormente. - Las actividadesque se enuncien en su objeto no deben tenercarácter mercantil de acuerdo con loestablecido en el artículo 23 del C. de Co. - Seinscriben en el libro 13.

Empresas unipersonales Art. 72 ley 222 de 1995 ARTÍCULO72 .Requisitos de formación. La empresaunipersonal se creará mediante documentoescrito en el cual se expresará: - Nombre,documento de identidad, domicilio y direccióndel empresario. - Denominación o razón socialde la empresa, seguida de la expresión“empresa unipersonal”, o de su sigla E.U., sopena de que el empresario respondailimitadamente. - El domicilio. - El término deduración, si éste no fuere indefinido. - Unaenunciación clara y completa de las actividadesprincipales, a menos que se exprese que laempresa podrá realizar cualquier acto lícito decomercio. - El monto del capital haciendo unadescripción pormenorizada de los bienesaportados, con estimación de su valor. Elempresario responderá por el valor asignado alos bienes en el documento constitutivo.Cuando los activos destinados a la empresacomprendan bienes cuya transferencia requieraescritura pública, la constitución de la empresadeberá hacerse de igual manera e inscribirsetambién en los registros correspondientes.Véase Código de Comercio Art. 354. - Elnúmero de cuotas de igual valor nominal en quese dividirá el capital de la empresa. - La formade administración y el nombre, documento deidentidad y las facultades de sus


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administradores. A falta de estipulaciones seentenderá que los administradores podránadelantar todos los actos comprendidos dentrode las actividades previstas. Delegadatotalmente la administración y mientras semantenga dicha delegación, el empresario nopodrá realizar actos y contratos a nombre de laempresa unipersonal. - PARÁGRAFO LasCámaras de Comercio se abstendrán deinscribir el documento mediante el cual seconstituya la empresa unipersonal, cuando seomita alguno de los requisitos previstos en esteartículo o cuando a la diligencia de registro noconcurra personalmente el constituyente o surepresentante o apoderado. Véase Código deComercio, Art. 28 Núm. 10, 824 Véase CircularExterna 4 de 2002, Supersociedades

Empresas Asociativas de Trabajo Ley 10 de 1991 y decreto 1100 de 1992 Seconstituyen por documento privado, debe estarreconocido notarialmente por todos losasociados o hacer presentación personal anteel Secretario de la cámara de comercio.Requisitos: - La razón social debeacompañarse de la denominación EMPRESAASOCIATIVA DE TRABAJO. - El número deasociados no deber ser inferior a tres (3) nisuperior a diez (10) cuando se trate deproducción de bienes y máximo veinte (20)cuando se trate de servicios. El objeto puedeser de dos clases. 1. La producción ydistribución de bienes básicos de consumofamiliar, cual es el proceso de aplicación en latransformación de los recursos naturales,insumos y productos, para genera bienesdestinados a la satisfacción de las necesidadesdel núcleo familiar o individual.

Empresas Asociativas de Trabajo 2. La prestación de servicios individuales oconjuntos de sus miembros; encaminadas a laproducción, comercialización y distribución debienes de consumo familiar y a la prestación delservicio individual o asociativo para facilitar elbienestar de la sociedad. Los aportes puedenser: Laborales: Debe constatarse que ningúnasociado posea más del 40% de los aporteslaborales. En el evento que no se realicen estosaportes, deberá devolverse el documento. Lossiguientes aportes son optativos: LaboresAdicionales: No pueden exceder el 25% deltotal de los aportes de carácter laboral. Endinero En activos



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1.- Si dentro del capital los socios o accionistas han aportado bienes inmuebles, deben anexar fotocopiade la boleta fiscal, correspondiente al impuesto de registro pagado en la Gobernación. 2.- El domicilio de la sociedad debe hacer parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio del Sur yOriente del Tolima. 3.- No pueden constituirse como SAS (Deben ser sociedades anónimas):

Bancos - Corporaciones financieras - Compañías de financiamiento - Almacenes Generales de Depósito -Fiduciarias - Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías - Capitalizadoras - Compañías deSeguros - Corredores de Seguros - Bolsas de valores - Administradoras de Fondos de Inversión -Administradores de depósitos centralizados de valores - Comisionistas de Bolsa - Titularizadoras deactivos hipotecarios - Titularizadoras de activos no hipotecarios - Sociedad portuaria - Reaseguradoras

Otras sociedades que no pueden constituirse como SAS:

- Empresas de vigilancia y seguridad privada (deben ser sociedades limitadas). Se deben constituir porescritura pública. Ver concepto Supersociedades 220-099861 del 20 de Julio de 2009 - Agenciascolocadoras de seguros, (sólo pueden ser sociedades colectivas, en comandita simple o deresponsabilidad limitada). Excepción a que se pueda constituir por acto unilateral: - Empresas de ServiciosPúblicos Domiciliarios (artículo 19 Ley 142 de 1994) - Sociedades de economía mixta (ley 489 de 1998 art97). - Empresas de servicios temporales (Decreto 4369 de 2006). Otros casos: - Empresas de serviciostemporales: Deben constituirse por Escritura Pública y su objeto no puede ser indeterminado. Su objetoúnico debe ser “Contratar la prestación del servicio con terceros beneficiarios para colaborartemporalmente en el desarrollo de las actividades de la empresa usuaria”. - Comercializadorasinternacionales: Su objeto debe ser “Comercialización y venta de productos colombianos en el exterior,adquiridos en el mercado interno o fabricados por productores socios de las mismas”. Pueden contemplaractividades de importación de bienes o insumos para abastecer el mercado interno o para la fabricación deproductos exportables.

Casos que requieren autorización previa

Actividad u objeto Superintendencia NormatividadFinanciera y/o de seguros Superfinanciera Decreto 663 de 1993, decreto

4327 de 2005 y ley 1238 de2009

Servicio de salud prepagado(medicina, servicio deambulancia, etc.)

Supersalud Art. 2°del decreto 1486 de1994

Vigilancia y seguridad privada Superintendencia de vigilanciay seguridad privada

Art. 9° del decreto 356 de1994, modificado art. 102decreto 19 de 2012

Constitución de sociedades por suscripción sucesiva

Para constituir una sociedad por suscripción sucesiva, los promotores elaborarán el programa defundación junto con el folleto informativo de promoción de las acciones objeto de la oferta. El programa defundación y el folleto informativo de promoción de las acciones se inscribirán en la Cámara de Comerciocorrespondiente al lugar donde vaya a establecer el domicilio principal de la sociedad. Debe verificarseque se trate de una sociedad por acciones, el programa de fundación debe estar suscrito por todos lospromotores; el folleto informativo deberá ser suscrito, además por los representantes de las entidades quese encarguen de la colocación de la emisión o del manejo de los recursos provenientes de la suscripción.


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El programa de fundación deberá contener, por lo menos: 1. Nombre, nacionalidad, identificación ydomicilio de todos los proponentes. 2. El proyecto de los estatutos. 3. El número, clase y valor nominal delas acciones. 4. El monto mínimo al que deberá ascender el capital suscrito, el número de emisiones, elplazo y demás condiciones para la suscripción de acciones y el nombre de la entidad donde lossuscriptores deben pagar la suma de dinero que están obligados a entregar para suscribirlas. 5. Cuandose proyecten aportes en especie, se indicarán las características que deberán tener y las condiciones parasu recibo. 6. La forma de hacer la convocatoria para la asamblea general constitutiva y las reglas conformea las cuales deba celebrarse. 7. La participación concedida a los promotores, si fuera el caso. 8. La formacomo deberán manejarse los ingresos provenientes del capital aportado y los gastos en que incurran lospromotores. Identificación de los socios • Si son personas naturales deben identificarse con la cédula deciudadanía. • Si son menores de edad pero mayores de 7 años, con la tarjeta de identidad. • Si sonmenores de 7 años se identifica con el NUIP y el tutor o representante del menor con su cédula deciudadanía. • Si es persona jurídica con su respectivo NIT • Si es persona jurídica extranjera con su NITasignado por la DIAN o en su defecto con el certificado de su país donde se acredita su existencia yrepresentación. • Si es persona natural extranjera con su cedula de extranjería o su pasaporte. Nombre orazón social de la sociedad Verificar antes de cualquier registro, que en las Cámaras de Comercio del paísno existe inscrito un nombre igual para evitar la homonimia.


No puede olvidarse que las palabras como banco, corporación financiera, corporación de ahorro yvivienda, y en general, cualquier palabra que haga presumir que la entidad es intermediariofinanciero o realiza actividades de manejo, aprovechamiento o inversión de fondos provenientesdel ahorro privado, solo pueden ser utilizadas por entidades del sector financiero, de lo contrario laCámara de Comercio debe abstenerse del registro.

Adicionalmente, el artículo 607 del código de comercio consagra la prohibición para terceros deutilizar el nombre comercial, ya sea mismo o similar a un nombre comercial ya usado para elmismo ramo de negocios. En caso de similitud, las Cámaras de Comercio no pueden abstenersede inscribir, sin embargo, cuando se evidencie una similitud en el nombre de algún inscrito, se ledeberá informar esta situación al usuario. Objeto social El objeto deberá enunciarse en forma claray completa. Si el objeto es indeterminado no procederá la inscripción salvo que se trate de SAS oEU, donde se permita la indeterminación del mismo mientras sea lícito.

Capital social En las sociedades de responsabilidad limitada y en las en comanditas simples,deberá pagarse íntegramente el capital al constituirse la compañía, así como al realizar cualquieraumento. Si el capital no ha sido pagado en su totalidad o no se dividió en cuotas, de todas formasla Cámara debe proceder a la inscripción, pero deberá informarse al usuario para que décumplimiento de dicho requisito, so pena de que se le imponga la sanción establecida en elartículo 355 del Código de Comercio.

Cuando el pago incluya aportes de inmuebles, debe hacerse una descripción clara del mismo conlinderos y matrícula inmobiliaria y acreditarse el pago del impuesto de registro en la oficina deregistro de instrumentos públicos. En estos eventos la constitución deberá ser por escriturapública.

En las sociedades anónimas o en comandita por acciones deberá expresarse en el momento de laconstitución, el capital autorizado, la parte de este que se suscribe (capital suscrito) que por lomenos será la mitad del autorizado y la parte que se paga (capital pagado) que deberá ser por lomenos la tercera parte del suscrito. Debe exigirse que se indique en el acto de constitución elnúmero, clase de acciones y el valor nominal de las mismas. (El valor nominal de la acción debeser igual en TODOS los capitales en las sociedades constituidas con base en la ley 1014 de 2006Dcto. 4463 de 2006 Art. 1, Art. 5 y 6 de la ley 1258 de 2008.) El no hacerlo faculta a las cámaraspara abstenerse de registrar. (Par. Art. 1 Dcto. 4463 de 2006, Art. 6 ley 1258)

En el acto de constitución deberá indicarse el capital social pagado por cada constituyente y entratándose de sociedades por acciones el capital suscrito por cada uno, para efectos de hacer elreporte correspondiente a la información exógena que requiere la DIAN.


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En las SAS la suscripción y pago del capital autorizado podrá hacerse en plazos y proporcionesdistintas pero en ningún caso excederá de dos (2) años.

En las SAS y cualquier otro tipo societario, si existe aporte de inmuebles se requiere constituir lasociedad por escritura pública. En caso de incumplimiento de los anteriores requisitos, la Cámarase abstendrá de registrar el documento.

Número de socios Las sociedades limitadas necesitan mínimo dos socios y máximo veinticinco(25) socios para funcionar. En caso de exceder dicho límite la sociedad será nula pero procede lainscripción. Las sociedades anónimas no podrán constituirse, ni funcionar con menos de cinco (5)socios. Las Empresas Unipersonales se constituyen con una persona natural o jurídica. Las SASse constituyen por una o más personas naturales o jurídicas. Las sociedades en comanditarequieren como mínimo dos socios para funcionar uno con la calidad de Gestor y otro comoComanditario, en caso contrario no procede la inscripción. Las sociedades en comandita poracciones requieren como mínimo cinco (5) accionistas para funcionar e indispensablemente elsocio gestor, si este falta no procede el registro.

Duración de la sociedad Debe señalarse claramente el término de duración de la sociedad, de locontrario no procede la inscripción. Si se trata de SAS este podrá ser indefinido e incluso noindicarse. En el caso de las E.U. puede ser indefinido. Representación legal Si no se precisan lasfacultades del representante legal no impide el registro, excepto en las SAS en las cuales si no secumple como mínimo con lo señalado en el artículo la cámara de comercio debe abstenerse derealizar el registro (art. 6 Ley 1258 de 2010).

Pueden crearse dentro de la constitución los cargos de quienes han de reemplazar alRepresentante Legal, sin embargo, la omisión en el nombramiento de estos no impide el registrode la constitución. Es importante que los nombramientos efectuados correspondan a los cargoscreados en los estatutos, de lo contrario no procede la inscripción. Ejemplo: Se creó el cargo desuplente del gerente y nombran SUBGERENTE. Con relación a las sociedades en comandita,estas poseen un régimen especial de administración y representación legal, el cual recae siempreen los socios gestores o colectivos quienes la pueden ejercer directamente o por sus delegados.

Los socios comanditarios NO pueden ejercer funciones de representación sino como delegadosde los gestores o para negocios determinados. Si hay nombramientos dentro del documento deconstitución es importante recordar que se requiere la carta de aceptación al cargo, suscrita por eldesignado, con indicación de su documento de identidad, salvo que haya estado presente duranteel acto de constitución y allí mismo manifieste su aceptación, de lo contario no procede lainscripción de la constitución.

Juntas Directivas Cuando en el documento de constitución haya designación de juntas directivas,se inscribirá el nombramiento de la misma como cuerpo colegiado pero se requiere la aceptacióndel cargo de cada uno de los designados en la misma salvo que hayan suscrito el acto deconstitución, caso en el cual se entiende su aceptación. Si faltare la aceptación de alguno de ellosse efectuará la inscripción del cuerpo colegiado certificando únicamente a aquellos que aceptaronsu designación. Si no hay ninguna aceptación, se realizará la inscripción parcial de la juntadirectiva y se realiza la inscripción del documento de constitución. Se considerará que existeaceptación del nombramiento si esta consta dentro del documento de constitución con indicaciónde las identificaciones de cada uno de los designados o si la aceptación consta dentro del actaobjeto de inscripción.

Las SAS no están obligadas a tener Junta directiva y de crearla no tienen que cumplir con elmínimo de integrantes prescrito en el Art. 434 del C. de Cio. En las sociedades anónimasconstituidas según el Código de Comercio o las de la Ley 1014 de 2006, la omisión en la creacióndel cargo de Junta Directiva o la omisión expresa de que la tendrán, no impide el registro de laconstitución. En las sociedades que tengan creado el cargo de Junta Directiva, los nombramientosdeben coincidir con los cargos creados en los estatutos, sin embargo, si se efectúa en formadiferente, esto no impide el registro de la constitución, debe elaborarse carta de inscripción parcialinformando los motivos por los cuales no se registró el nombramiento de Junta Directiva.

Revisor Fiscal En el caso de su nombramiento se siguen las mismas reglas que para cualquiernombramiento, es decir, aceptación expresa dentro del documento de constitución, con indicaciónde su documento de identidad y su tarjeta profesional. En caso contrario carta de aceptación


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suscrita por el mismo. De lo contrario no procede la inscripción del nombramiento. Sin embargo, sino se allega carta de aceptación, esto no impide el registro de la constitución, debe elaborarsecarta de inscripción parcial informando los motivos por los cuales no se registró el nombramientode revisor fiscal.

En las SAS el cargo de revisor fiscal no tiene que estar creado, salvo que se cumplan lossupuestos de ley para ello. En las sociedades anónimas el cargo de revisor fiscal es obligatorio,sin embargo, si en los estatutos no se crea el cargo o no se efectúa la designación, esto no impideel registro de la constitución. Ahora, si el cargo no está creado en los estatutos, pero se efectúa elnombramiento se procede a la inscripción, porque es la ley la que indica que en esas sociedadesdebe existir revisor fiscal. De igual forma, si dentro de los estatutos sociales está creado el cargode revisor fiscal y no se realiza el nombramiento, esto no impide el registro de la constitución.


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Objeto XX Dar legalidad a la Persona Jurídica para el desarrollo de su objeto social ycertificar su existencia y representación legal.


Secretario Ejecutivo, Abogados


E Formulario caratula única empresarial y anexo, formulario registro únicotributario y formulario de Registro de información tributaria RIT, documentode constitución.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamenteen caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo ala cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran adisposición del usuario en las carteleras de la entidad, página webhttp://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2016_MERCANTIL.pdf o en el presente manual.

Costo de inscripción Se cobra un derecho de inscripción por el documento de constitución. • Secobra derechos de matrícula por establecimiento de comercio si lo tiene, seliquida derechos de matrícula por el comerciante persona jurídica. • Se cobraimpuesto de registro con cuantía, sobre el capital social y en el caso de lassociedades por acciones sobre el capital suscrito. Inscripcion: 5.24 %SMMLV, más el impuesto de registro: Documento con cuantía 0.7% SMMLVDocumento sin cuantía 4 SMDL.


Fundamento legal Código de Comercio, Art. 34 y sig.; 110 y sig. * Ley 590 de 2000 Circularexterna 10 de 2001de la SIC. * Circular externa 05 de 2002 de la SIC(modificada por las circulares 14 y 20 del mismo año). * Ley 6 de 1992 * Ley788 de 2002 * Ley 863 de 2003 * Ley 222 de 1995 * Ley 1014 de 2006 * Ley811 de 2003 * Decreto 4463 de 2006 y demás normas concordantes.

Término de respuestaLos Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términosseñalados en la ley 1755 de 2015, es decir; un término de quince (15) díashábiles para dar respuesta a estas peticiones, no obstante, para sucomodidad la cámara de comercio propenderá para que su petición searesuelta en un término no mayor de 48 horas, contados a partir de lapresentación del documento. En el caso de que el documento seapresentado directamente a la Cámara, en el evento de que se presente através del servicio RUE, ser resolverá en un término no superior a (24)horas, sin que por ningún motivo exceda el término legal.

CONSULTA EL ESTADODEL TRÁMITE

Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: Servicios Registrales yen la sección de Registro Mercantil, elija Consultas: haga clic en Consulta delEstado del Trámite e ingrese el número de radicado que aparece en sufactura. También puede hacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.





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PROCESO MATRÍCULA PERSONAS JURÍDICA

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido.

Dependiendo el tipo de documento a inscribir, se brinda lainformación precisa, se verifica que los documentos esténcompletos con la información básica para su recepción, firmadospor quién(es) suscribe(n) el(los) documento(s), con presentaciónpersonal o reconocimiento de sus firmas ante juez o notario, sehace una liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirsea Caja para cancelar los derechos de inscripción y al Banco paracancelar los derechos de impuesto de registro.



3. TRÁMITE DEL RUT

Se reciben los documentos, verificando que se encuentrencompletos, se ingresa a la página de la DIAN en el vinculoInscribir RUT, selección de "tipo de inscripción Cámara deComercio" para nuevos comerciantes que aun no cuentan con elNIT ( número de identificación tributaria) y que requieren elregistro mercantil, donde se digitan los datos requeridos paratramitar el RUT, se confirman los datos digitados con el cliente, segraba la información y se imprime el formato para tramite encámara de comercio. En el caso de que un comerciante ya tengaNIT, la pagina muestra un aviso donde informa que la persona yatiene asignado un numero de NIT y debe acercarse a la DIAN (sele informa al cliente que para poderse matricular tiene que traeruna fotocopia del RUT expedido por la DIAN).

4. TRÁMITE DE MATRÍCULA

Se pueden presentar dos (2) opciones: 1. Cuando el comerciantetrae el documento de constitución o 2. Cuando lo elabora deldocumento de constitución a través de la páginawww.crearempresa.com.co. 1. Cuando el comerciante trae el documento de constitución, sediligencian los formularios Registro Único empresarial y su anexode manera física, si la empresa es del municipio del Espinal, sediligencia el formulario RIT “REGISTRO INFORMACIONTRIBUTARIA”. 2. Cuando el comerciante elabora el documento de constitución através de la página www.crearempresa.com.co. El asesorespecializado o cajero ingresa por esta página, por el usuarioasignado y selecciono la opción control. Pagina web contiene 3pasos 1. Consulta. 2 Diligenciamiento. Y 3. Formalización. El funcionario realiza el primer paso que es la No. 1 CONSULTApara verificar que no se presente homónima, ingresa lainformación de la empresa que se va a matricular y guarda. La página Web envía un mensaje en donde se indica “exitosa lagrabación”. Posteriormente selecciono el usuario digitado y seprocede con el segundo paso




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No.2. DILIGENCIAMIENTO En donde se selecciono Obtenerdatos de la Dian; y se guarda la información. Posteriormente se accede al servicio virtual de diligenciamiento deformularios caratula Única empresarial y su anexo en el que secompleta la información (nombre del establecimiento, activos,personal vinculado etc.). Se le da la opción siguiente para seguircompletando la información del formulario hasta terminar. Para elcaso de establecimientos de comercio se sigue el mismoprocedimiento y se le da la opción enviar formulario. Finamente digito la opción No3. FORMALIZACION. OpciónImpresión. Ver documentos, se selecciona los documentos aimprimir. Opción Abrir (formato pdf) y se imprimir el formulario enoriginal y copia. Una vez se tienen los formularios físicos, se diligencian el formatoANEXO CAE, en el evento de que la sociedad sea del municipiodel Espinal adicionalmente se debe diligenciar el FORMATO RIT“REGISTRO DE INFORMACION TRIBUTARIA”, los cuales debenser firmados por el usuario.


Los asesores especializados, efectúan la recepción de losdocumentos a través del R- SICA 705-01-05 “Recepción dedocumentos” ingresan al sistema por el programa SII paraseleccionar el acto a procesar, se realiza la respectiva liquidación(Se cobra un derecho de inscripción por el documento deconstitución. • Se cobra derechos de matrícula por establecimientode comercio si lo tiene, se liquida derechos de matrícula por elcomerciante persona jurídica. • Se cobra impuesto de registro concuantía, sobre el capital social y en el caso de las sociedades poracciones sobre el capital suscrito), los cajeros informan al clienteel valor a pagar, se registra el código de barras, se recauda eldinero, se entrega al cliente original del recibo de caja y copias delos formularios. En caso de que el trámite solicitado sea nacionalver (Procedimiento Trámites Nacionales).

6. REPARTO Los documentos pretendido(s) en registro es (son) repartido(s) enel sistema y entregado al Secretario o abogado según sea el casopara su registro, por el auxiliar de archivo.

7. REVISIÓN/ INSCRIPCIÓN O DEVOLUCIÓN

El abogado y/o secretario verifica que los documentospresentados para registro reúnan los requisitos legales paraproceder de conformidad. En caso afirmativo se inscribe, seimprime el sello de inscripción y firma, de lo contrario sedevuelven mediante oficio para que adecuen de conformidad conla normatividad vigente.

8. DIGITACIÓN El Secretario o abogado que haya procedido con el registro deldocumento pretendido en registro hace la entrega de los mismosa la digitadora a través del R- SICA -705-01-19, quien se encargade ingresar al sistema los datos de los formularios y deldocumento, en fin todos los datos que conforman el contenido delcertificado.


Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadoraprevio a la expedición de los certificados, entrega losdocumentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-


76

49 “Control de calidad de certificados”, con el fin de que severifique que la información digitada sea correcta. En casoafirmativo seda visto bueno y se cambia el estado del certificadode 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago.En caso contrario, de que se constante que la información digitadano es correcta, se deja constancia de este hecho a través del R.SICA 705-01-49 “Control de calidad de certificados” y se devuelvea digitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vezsubsanada se da el visto bueno y se cambia el estado delcertificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntosde pago el certificado.


El Auxiliar de archivo recibe los documentos para escanearlos ydigitalizarlos, finalmente son archivados.


77


INICIOINICIO






Director Jurídico y Asistente Director Jurídico )


Director Jurídico y Asistente Director Jurídico )







LIQUIDACION Y PAGO (Cajeros, asesores especializados)

LIQUIDACION Y PAGO (Cajeros, asesores especializados)

REPARTO (Auxiliar de Archivo)

REPARTO (Auxiliar de Archivo)

REVISION , INSCRIPCION O DEVOLUCION

(Secretario Ejecutivo, Director Juridico,

Asistente Director Juridico)

REVISION , INSCRIPCION O DEVOLUCION





REVISION DEL CERTIFICADO







(Auxiliar de archivo)



FIN

78

6. RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA DE PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS, ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, SUCURSALES Y AGENCIAS

Tanto la matrícula de las personas naturales o jurídicas como la de sus establecimientos de comerciodeben renovarse anualmente, dentro de los meses de enero a marzo de cada año (Artículo 33 Código deComercio). Para tal efecto, debe utilizarse la misma clase de formulario usado para la matricula.

El objeto de la renovación e actualizar anualmente la información que reposa en el registro respecto detodos los datos que se entregaron en el momento de efectuar la matrícula para conocimiento de lacomunidad.

Objeto XX Cumplir con un deber legal (Art. 33 del Código de Comercio).


Cajeros, Asesores especializados, Cónsul Cameral, Delegados oficinas.(Verpágina 3 de este manual).


E Formulario caratula única empresarial y anexo.

Acceso al servicio y costo

Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente encaja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y encualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a lacancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran adisposición del usuario en las carteleras de la entidad, página webwww.surortolima.org.co o ( http://www.ccsurortolima.org.co/portal/images/TARIFAS_2016_MERCANTIL.p df ) o en el presente manual.


Fundamento legal Código de Comercio, Art. 33, Circular externa 10 de 2001de la SIC. Circularexterna 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y 20 del mismoaño). Decreto 898 de 2002, ley 1429 de 2010 y demás normas concordantes.

Término de respuestaLos Inmediato


Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: ServiciosRegistrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas: haga clic enConsulta del Estado del Trámite e ingrese el número de radicado que apareceen su factura. También puede hacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.

PROCESO RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA DE PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS,ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, SUCURSALES Y AGENCIAS








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ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se indicacómo debe diligenciar el formulario para la renovación, se haceuna liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirse aCaja para cancelar los derechos de renovación.




Los asesores especializados o cajeros verifican que losformularios Caratula única empresarial y anexo se encuentrecorrectamente diligenciados (firma, sin tachones, sinenmendaduras, etc), ingresan al sistema por el programa SII paraseleccionar el acto a procesar, se realiza la respectiva liquidación,se le informa al cliente el valor a pagar, se registra el código debarras, se recauda el dinero, se entrega al cliente original delrecibo de caja y copias de los formularios.En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver(Procedimiento Trámites Nacionales).

4. DIGITACIÓN Los asesores especializados o cajeros digitan la informaciónconsignada en los formularios.


Los asesores especializados o cajeros realizan una revisión a lainformación digitada con el fin de constatar que se hizocorrectamente y posteriormente cambian el estado en el sistemade 4 a 6.


Los asesores especializados o cajeros realizan la entrega de losformularios y anexos si los hay al Auxiliar de archivo, quien losescanea, digita y finalmente los archiva.


80


INICIOINICIO







Jurídico )



Jurídico )

LIQUIDACION Y PAGO (Cajeros,

Asesores Especilaizados).



DIGITACION (Digitador)

DIGITACION (Digitador)

REVISION DEL CEERTIFICADO

(Asesores Especializados y

cajeros)

REVISION DEL CEERTIFICADO

(Asesores Especializados y

cajeros)

ESCANEO, DIGITACION Y




FIN

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7- RENOVACIÓN DE INSCRIPCIÓN

De conformidad con el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012, con el objeto de mantener laactualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, la inscripción en los registros que integran elRegistro Único Empresarial y Social, y el titular del registro renovará actualmente dentro de los tresprimeros meses del año.

Los derechos de renovación serán liquidados de acuerdo con las tarifas vigentes para el registro mercantil,tal como lo establece el artículo 43 del Decreto 2150 de 1995. ¿QUIÉNES DEBEN RENOVAR? Todos aquellos inscritos en los registros que lleva la cámara de comercio:

Asociaciones, Fundaciones y Corporaciones. Veedurías Ciudadanas Entidades de la Economía Solidaria (Cooperativas, Precooperativas, Fondos de Empleados y

Asociaciones Mutuales). Entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior.

DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN

Para el año en curso, diligenciar, firmar y presentar el formulario de Registro Único Empresarial ySocial.

La Cámara de Comercio del sur y oriente del Tolima ha dispuesto en su sitio web eldiligenciamiento de los formularios virtuales de renovación con la posibilidad de pagardirectamente a través de INTERNET [email protected]

AL MOMENTO DE PRESENTAR LOS DOCUMENTOS VERIFIQUE QUE: • Haya diligenciado todas las casillas de los formularios.• Los formularios no presenten tachones o enmendaduras.• Que se encuentren debidamente firmados por el representante legal o su apoderado. NOTA Por regla general, las inscripciones de los actos y contratos, así como la matrícula y las modificacionesgeneran unos derechos a favor de la Cámara de Comercio, así como un impuesto de registro.


http://www.ccc.org.co/

82

8. CANCELACIÓN DE MATRÍCULAS

La persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe solicitar la cancelación de la Matriculamercantil diligenciando el respectivo formato, previo el pago de los derechos de ley en las ventanillas deatención al público de la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima. Oficinas delegadas, cónsulescamerales o en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE.

Cuando se cierra el establecimiento de comercio en forma definitiva, debe solicitarse la cancelación de suMatrícula con el mismo procedimiento anterior.

Los comerciantes que no ejercen actividad mercantil o que han cerrado sus establecimientos de comercioy que no deban años anteriores, podrán cancelar las respectivas matriculas sin que tengan que renovar elpresente año: lo anterior, si realizan el trámite de cancelación entre el 10 y 31 de Marzo.

La cancelación de la Matrícula de una sucursal o agencia nacional, procede previa inscripción del actamediante la cual el órgano competente autorice su cierre o se diligencie el anterior formato, si la facultad latiene el representante legal. La cancelación se inscribirá una vez se cancelen los respectivos derechos deinscripción e Impuesto de registro.

La cancelación de la matrícula de sociedades, empresas asociativas de trabajo, sucursales de sociedadesextranjeras y empresas unipersonales sólo procederá con la inscripción del documento mediante el cual seapruebe su liquidación, previo el pago de los respectivos derechos de inscripción e Impuesto de registro.

El Artículo 8 del Decreto 898 de 2002 dispone que "En desarrollo de lo dispuesto por el Artículo 35 delCódigo de Comercio, la matrícula se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya obtenido, unavez pague los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdocon la tarifa vigente en cada año 9causado (subrayado fuera de texto). En consideración a lo anterior,cuando se pretenda cancelar la Matricula mercantil, debe exigirse el pago de las renovaciones de los añosanteriores que no se han pagado.

Finalmente, si se allega a la Cámara de Comercio el documento de una autoridad competente donde seordene la liquidación, deberá inscribirse el mismo, y se enviará carta informativa a la sociedad y a laautoridad competente, indicando que no se canceló la matrícula de la sociedad, por no estar al día con larenovación. Si la autoridad competente ordena la cancelación de la matrícula y la sociedad no harenovado, la Cámara de Comercio deberá cancelar la matrícula y enviar carta informativa a dichaautoridad comunicando que la sociedad en mención no cumplió con su obligación legal de renovar laMatrícula mercantil.

Objeto XX Dar cumplimiento al Artículo 33 del Código de Comercio.


Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas, El Secretario Ejecutivo,Director Jurídico y Asistente Director Jurídico.(Ver página 3 de estemanual).

Documentos involucrados E Solicitud inscripción de libros, libros.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público,directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsulescamerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través delservicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, lascuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de laentidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6


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de este manual.

Alcance Registro Mercantil.

Fundamento legal Código de Comercio Art. 33 y 35. Circular externa 10 de 2001de la SIC.Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y20 del mismo año). Decreto 898 de 2002, Art. 8°. CIRCULAR EXTERNANo. 003 DEL 13 DE MAYO DE 2005.

Término de respuesta L Inmediato. La excepción es que se encuentre un documento en trámitepara registro (disolución y liquidación), en cuyo caso será entregado enun promedio de 48 horas, sin que por ningún motivo exceda el términolegal.


Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: ServiciosRegistrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas: hagaclic en Consulta del Estado del Trámite e ingrese el número de radicadoque aparece en su factura. También puede hacerlo llamando a la línea2485377 ext. 120.

PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRÍCULAS



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ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se indicaque debe presentar un escrito o que puede acceder al FORMATOR- SICA 705-01-03” FORMATO DE CANCELACION DEMATRICULAS Y DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO,mediante el cual indique la (s) matricula (s) a cancelar, documentoque debe ser reconocido ante juez o notario, o contar conpresentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámarade Comercio, se hace una liquidación previa y se indica al clienteque debe dirigirse a Caja para cancelar los derechoscorrespondientes.

Para el caso de las personas jurídicas se les indica quepreviamente para que proceda la cancelación es necesario que seinscriba la disolución y cuenta final de liquidación (VER PROCESODE INSCRIPCION, ACTOS Y DOCUMENTOS).



3. LIQUIDACIÓN, PAGO E INSCRIPCIÓN

Los asesores especializados o cajeros verifican que la matriculase en encuentre al día, libre de embargos, gravámenes, olimitaciones del dominio y tienen en cuentas las instruccionesimpartidas por la SIC. Ingresan al sistema por el programa SIIpara seleccionar el acto a procesar, se realiza la respectivaliquidación, se le informa al cliente el valor a pagar, se recauda eldinero, se entrega al cliente original del recibo de caja.En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver(Procedimiento Trámites Nacionales).En el caso de matrícula de persona jurídica, la cancelación laefectúa el Secretario Ejecutivo o Abogados por cancelación dematricula no automática, teniendo en cuenta que hay undocumento en estudio y requiere ser inscrito previamente.




Los asesores especializados o cajeros realizan la entrega de lasolicitud de cancelación de matricula al Auxiliar de archivo, quienlos escanea, digita y finalmente los archiva.


85

9. MUTACIONES DEL REGISTRO MERCANTIL


INICIOINICIO







Jurídico )



Jurídico )





IMPRESION ROTULO

(Auxiliar de Archivo)

IMPRESION ROTULO



ARCHIVO (Auxiliar de

archivo)



archivo)

FIN

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Se considera como mutación, aquella modificación o actualización en la información reportada en elregistro mercantil.

Objeto XX Permitir al comerciante la modificación y/o actualización de lainformación reportada en el registro mercantil.


Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas, El SecretarioEjecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados E S Solicitud de mutación.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público,directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas,cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país através del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifasfijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuarioen las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.coo en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual.

Alcance Registro Mercantil.

Fundamento legal Art. 33 del C. de Cio.

Término de respuesta L Inmediato


Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: ServiciosRegistrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas:haga clic en Consulta del Estado del Trámite e ingrese el númerode radicado que aparece en su factura. También puede hacerlollamando a la línea 2485377 ext. 120.

PROCESO MUTACIONES DEL REGISTRO MERCANTIL



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ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se indicaque debe presentar un escrito o que puede acceder al FORMATOR- SICA 705-01-06”SOLICITUDES MUTACIONES” en el cualindique en qué consiste su solicitud de mutación o que puedeutilizar el, documento que debe ser reconocido ante juez o notario,o contar con presentación personal ante el funcionario autorizadopor la Cámara de Comercio, se hace una liquidación previa y seindica al cliente que debe dirigirse a Caja para cancelar losderechos correspondientes.



3. LIQUIDACIÓN, PAGO E INSCRIPCIÓN

Los asesores especializados o cajeros identifican el documento, la(s) mutación(es) que se realiza(n), el libro que afecta, ingresan alsistema por el programa SII para seleccionar el acto a procesar,realiza la respectiva liquidación, se le informa al cliente el valor apagar, se recauda el dinero, se entrega al cliente original delrecibo de caja.




Los asesores especializados o cajeros realizan la entrega de lasolicitud de cancelación de matricula al Auxiliar de archivo, quienlos escanea, digita y finalmente los archiva.


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INICIOINICIO







Jurídico )



Jurídico )

LIQUIDACION, PAGO E

INSCRIPCION (Cajeros, Asesores

Especilaizados).

LIQUIDACION, PAGO E

INSCRIPCION (Cajeros, Asesores

Especilaizados).

IMPRESION ROTULO


IMPRESION ROTULO




archivo)



archivo)

FIN

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10. DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS

De conformidad con el Art. 150 del decreto anti trámites 019 de enero de 2012, el cual modificóartículo 41 de la Ley 222 de 1995, Los estados Financieros reportados a Supersociedades no seseguirán depositando en las cámaras de Comercio.

No será exigible la obligación de depositar los estados financieros de propósito general, junto consus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domiciliosocial, contenida en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, para las sociedades comerciales,sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, inspeccionadas, vigiladas ocontroladas por la Superintendencia de Sociedades.

11. INSCRIPCIÓN, RENOVACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROPONENTES


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¿Qué es el RUP?

El Registro Único de Proponentes contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con lasentidades estatales, obtenida mediante la verificación de los requisitos habilitantes y demás informaciónrelacionada y la clasificación que cada interesado realiza al momento de su inscripción, renovación oactualización, aportando la documentación que se exige, y que es objeto de verificación documental porparte de la Cámara de Comercio respectiva. En el RUP, reposa la información relacionada con laexperiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad organizacional y clasificación delproponente. Así mismo los reportes efectuados por la Entidades Estatales de los contratos, multas,sanciones e inhabilidades en Firme del proponente Trámites que puede realizar: Inscripción Renovación Actualización Cancelación

¿Qué es la inscripción? Es el asentamiento de la información correspondiente a los requisitoshabilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad organizacional y laclasificación que realiza el interesado, con el objeto de celebrar contratos con las entidades estatales.Cuando no procede la inscripción, renovación o actualización: Cuando se presenta ante la Cámara deComercio información, que no es suficiente, ya sea por inconsistencias o que no contenga la totalidad delos requisitos señalados en el Decreto 1510 de 2013 y en la Circular Única de la SIC.

¿Donde se realiza la inscripción? Los proponentes podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámarade Comercio, pero la inscripción la realizara, donde está fijado el domicilio principal del proponente.

¿Qué es la renovación? Es el acto mediante el cual se prorroga la vigencia de la inscripción en el RUP ysus efectos, este acto se debe realizar anualmente a partir del 1° de enero y hasta el quinto día hábil delmes de abril de cada año.

¿Qué sucede si no se renueva la inscripción? Si el proponente no renueva su inscripción en el RUPdentro del término establecido en el Decreto 1510 de 2013, cesaran sus efectos hasta tanto se vuelva ainscribir.

¿Qué es la actualización? Es el acto mediante el cual un proponente inscrito modifica o suprime lainformación inscrita en su registro, la cual se puede realizar en cualquier tiempo, al formulario se debeadjuntar la documentación necesaria, que soporte los cambios que requiere.

Costo Se cobra el derecho de inscripción, de renovación o de actualización realizada por el proponente.

Procesos de inscripción, renovación, actualización y/o cancelación: El proponente interesado en realizarcualquiera de los trámites antes mencionados, deberá presentar el formulario debidamente diligenciado,junto con la documentación que soporte dicha información. Para realizar cualquiera de los trámitesmencionados, el proponente debe ingresar a la página web de la Cámara de Comercio, opción serviciosen línea, opción sistema de registro de proponentes web y allí en el aplicativo web de proponentes,selecciona el trámite a realizar. Posteriormente el proponente presenta la Cámara de Comercio elformulario, las certificaciones que arroja el aplicativo y la documentación necesaria para el trámite deacuerdo al Decreto 1510 de 2013 y a la Circular Única de la SIC, el cual debe ser revisado completamentepor la Directora Jurídica y de Registro Públicos, verificando que toda la información presentada por elproponente sea coherente con los formularios diligenciados para determinar la congruencia de losrequisitos habilitantes

Objeto Inscribir, renovar y actualizar la información diligenciada por losproponentes y certificar su registro para efectos de la contratación


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estatal.


Cajeros, El Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de estemanual).

Documentos involucrados E S Formulario y documentos soportes.


Alcance Registro de Proponentes

Fundamento legal Circular externa 10 de 2001, Circular externa 05 de 2002 de la SIC(modificada por las circulares 14 y 20 del mismo año). Ley 80 de1993, Decreto 856 de 1994, Decreto 92 de 1998, Ley 789 de 2002 ,Decreto 393 de 2002 y sus decretos reglamentarios, Ley 1150 de2007, Decreto 4881 de 2008, Decreto 836 de 2009, Resolución10820 del 04 de marzo de 2009 Diario Oficial No. 47283 de 2009Circular Externa de la S.I.C. publicada en el Diario Oficial No.47.283 de marzo 06 de 2009 Resolución 13011 del 9 de marzo de2010, Resolución 65134 del 16 de Diciembre de 2009, Resolución62497 del 1 de diciembre de 2009,Resolución 58484 del 18 denoviembre de 2009,Resolución 47998 del 25 de septiembre de2009, Resolución 43130 del 28 de agosto de 2009 , Resolución28686 del 5 de Junio de 2009, Resolución 25094 del 21 de mayode 2009, Circular externa 002 del 17 de Abril de 2009 SIC, Circularexterna 006 del 29 de Septiembre de 2009 SIC, Decreto 3083 del18 de agosto de 2009, Decreto 2247 del 16 de junio de 2009,Decreto 1520 del 30 de abril de 2009, Decreto 1464 de 2010,Decreto 734 del 13 de marzo de 2012.

Término de respuesta Los Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con lostérminos señalados en la ley 1755 de 2015, es decir; un término dequince (15) días hábiles para dar respuesta a estas peticiones, noobstante, para su comodidad la cámara de comercio propenderápara que su petición sea resuelta en un término no mayor de 48horas, contados a partir de la presentación del documento. En elcaso de que el documento sea presentado directamente a laCámara, en el evento de que se presente a través del servicioRUE, ser resolverá en un término no superior a cinco (5) díashábiles, sin que por ningún motivo exceda el término legal.



PROCESO INSCRIPCIÓN, RENOVACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROPONENTES



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ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Los asesores especializados o cajeros orientan al usuario cómoefectuar el trámite requerido. Se realiza el control de homonimialocal y nacional. Se suministra la información concerniente a losrequisitos legales para inscribir, renovar, actualizar o cancelar elRUP, se hace entrega de los modelos de certificacióncorrespondientes. Se le indica que debe adjuntar: Los soportesdocumentales descritos en el decreto 734 de 2012 y demásdecretos reglamentarios, certificación de la persona natural,representante legal y/o revisor fiscal del cumplimiento a ley789/2002.



3. RADICACIÓN Y PAGO

Los asesores especializados o cajeros revisan que el formulariovenga firmado y que no presente enmendaduras ni tachones, severifica que el número de hojas que reporta el proponente esténcompletas y que se anexen los soportes documentales con losrequisitos de ley y las certificaciones necesarias, se ingresa alsistema los datos necesarios para la respectiva liquidación, serecauda los dineros y se entrega copia del recibo y del formularioal cliente, se coloca sello, fecha, numero de recibo, firma y valortotal de la liquidación en la tercera hoja del formulario.

4. SCANEO Finalmente el documento pretendido en registro es esceneado enel sistema y entregado al Secretario o abogado según sea el caso(R- SICA 705-01-35). En caso que el trámite solicitado seanacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). (R- SICA 705-01-35).

5. REVISIÓN/ REGISTRO O DEVOLUCIÓN

Los abogados y/o secretarios verifican que los documentos reúnalos requisitos legales para proceder con su inscripción, en casoafirmativo se procede de conformidad, ingresando al sistema elcódigo de barras, seleccionando la clase de documento,seleccionando el acto y el libro respectivo, se digita la informacióndel acto para la noticia mercantil y se imprime el sello deinscripción y se firma. En caso contrario, de que no reúna losrequisitos indispensables para proceder con la inscripción, sedevuelve mediante oficio para que adecuen de conformidad con lanormatividad vigente.


El Auxiliar de archivo recibe los documentos del abogado paraescanearlos y digitalizarlos, finalmente son archivados.


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12- REGISTRO DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO


INICIOINICIO


Especializados, cajeros)


Especializados, cajeros)

ASESORIA JURIDICA(Secretario ejecutivo ,

abogados)

ASESORIA JURIDICA(Secretario ejecutivo ,

abogados)

RADICACION Y PAGO(Asesores especializados,

cajeros)

RADICACION Y PAGO(Asesores especializados,

cajeros)

REPARTO(Auxiliar de archivo)

REPARTO(Auxiliar de archivo)

REVISION , REGISTRO O DEVOLUCION

(Secretario Ejecutivo, Abogados)

REVISION , REGISTRO O DEVOLUCION


ESCANEO , DIGITACION y DIGITACION


ESCANEO , DIGITACION y DIGITACION


FINFIN

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ASPECTOS GENERALES REGISTRO DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Régimen Común: Hace referencia a las entidades sin ánimo de lucro reguladas por el Código Civil(artículos 633 y ss), (Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones).

Régimen Especial: Hace referencia a las entidades del sector solidario (E.S.S.), definidas en la ley 454de 1998 (Artículo 6ºparágrafo 2º).

¿Qué es una entidad sin ánimo de lucro o ESAL?

Las Esales son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otraspersonas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceraspersonas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros.(Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio)

¿Cómo se constituye una entidad sin ánimo de lucro o ESAL?

Una entidad sin ánimo de lucro o ESAL se puede constituir mediante los siguientes documentos:

• Por acta de constitución junto con los estatutos: los asociados pueden realizar una reunión donde sedecide crear o reconstituir la Esal. Se elaborará un acta de constitución, que debe contener los estatutosque van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parteintegral del acta. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretariode la reunión, ambas firmas deben ser reconocidas ante Notario, o con presentación personal ante juez oante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento.

• Por documento privado: Los constituyentes o sus apoderados, anexando el poder correspondiente,pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, losmismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parte integral del documento, conlos requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, orealizar la diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio, almomento de radicar los documentos por todos los constituyentes, o sus apoderados.

• Por escritura pública: se puede constituir por escritura pública ante una Notaría, a ella debencomparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando elpoder correspondiente, a suscribir el instrumento público que debe contener los estatutos con losrequisitos que más adelante señalan. La entidad sin ánimo de lucro utilizará esta formalidad de maneraobligatoria únicamente siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble.

Es importante tener en cuenta que el nombre de los constituyentes, la identificación y el domicilio debecoincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o escritura pública donde se hagareferencia a ellos. Ej. Constituyentes, firmas y nombramientos

¿Qué requisitos debe contener el documento de constitución de la entidad sin ánimo de lucro oESAL?

• El nombre, identificación y domicilio (Ciudad o Municipio donde desarrolla de manera habitual susactividades) de las personas que intervengan como otorgantes y constituyentes puede ser diferente aldomicilio de la Entidad. • Nombre de la Esal previo el control de Homonimia que puede realizar por la página del RUES (.RegistroÚnico Empresarial y Social).• Clase de persona jurídica (Fundación, Cooperativa, etc.).• Domicilio de la entidad que puede o no ser diferente al domicilio de los constituyentes y debe serindicado de manera independiente (Con el fin de determinar la competencia de la Cámara de Comercio )


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• Objeto. Es la relación de los fines a los que se va a dedicar la asociacion, se verificara que no seencuentre en las actividades exceptuadas previstas en el decreto 2150 de 1995 y 427 de 1996 sinembargo no se puede negar la inscripción cuando en el objeto se establezcan entre otras actividadesaquellas que están exceptuadas del registro. Así mismo de acuerdo con la circular 012 de 2012 de la SIC,se deben inscribir todas las entidades del sector solidario, sin importar que su objeto se encuentreexcluido. • Patrimonio y la forma de hacer los aportes. (Es necesario indicar el patrimonio inicial de la entidad encaso de que lo haya), tenga en cuenta que en el caso de las fundaciones, las mismas deben contar con unpatrimonio inicial. Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, debehacerse una descripción clara de cada inmueble que incluye linderos y número de matrícula Inmobiliaria yacreditar el pago del impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos (Copia delrecibo de pago emitido por la Beneficencia de Cundinamarca o Certificado de libertad en el que conste lainscripción de la escritura pública. En este caso es obligatorio elevar a escritura pública el documento deconstitución.• La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo laadministración y representación legal. No es obligatoria la composición del órgano de administración comojunta directiva o consejo de administración, bastará con el representante legal. Indicando el cargo y el o losnombramientos de los mismos conforme aparecen creados en los estatutos allegados. • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reunionesextraordinarias por cada órgano de dirección o administración creados estatutariamente. • La duración precisa de La entidad y las causales de disolución. En el caso de las fundaciones y lasentidades del sector solidario se debe señalar que la vigencia es indefinida. • La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o fundación. • Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. (Si el cargo está creado en los estatutosde cada entidad, se debe realizar el nombramiento),• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales. • Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales yrevisores fiscales si figura el nombramiento. (Artículo 42 del Decreto- Ley 2150 de 1995).o En eldocumento se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores,representantes legales y revisores fiscales, si figuran nombrados. Si las personas designadas no suscribenel documento de constitución deben anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el número deIdentificación, país de origen si es pasaporte. Fotocopia del documento de identificación de las personas designadas comoadministradores o revisores fiscales. Nombre de la entidad que ejercerá la inspección y vigilancia. Lerecomendamos incluir, si es del caso las siguientes cláusulas: Las facultades y obligaciones del revisor fiscal. Para las entidades del sectorsolidario es de creación legal. Para las demás es facultativo de la entidad crear elcargo y asignarle funciones, no obstante lo anterior para aquellas entidades delsector solidario que cumplan con los requisitos de la Circular 007 de 2008 de laSupersolidaria no es necesario realizar el nombramiento si cumple con los mismos yasí se indica expresamente en el respectivo documento sujeto a inscripción. Cláusula compromisoria. La cláusula compromisoria le permite solucionarconflictos eventuales entre los constituyentes a través del arbitraje; mecanismo pormedio del cual las partes involucradas en un conflicto de carácter transigible,defieren su solución a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente investidode la facultad de administrar justicia, profiriendo una decisión denominada laudoarbitral. Pactar la cláusula compromisoria le da acceso a una solución más rápida,económica, eficaz, reservada e idónea de sus conflictos.

¿Cómo efectuar el registro del documento de constitución de una ESAL?


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• Presente el documento de constitución Allegue una copia original o autentica deldocumento, del acta de constitución o la escritura pública de constitución (menos laprimera copia) o una fotocopia autenticada ante notario, con los requisitos antesenunciados. Verifique que los documentos de constitución que presenta parainscripción sean legibles y completos.

EN EL CASO DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO. El documento deconstitución de cualquier E.S.S deberá allegarse suscrito por todos los asociadosfundadores y tener constancia de la aprobación de los estatutos indicando que hacenparte integral del acta si no están contenidos en el mismo documento de constitución(Artículo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995; Ley 79 de 1988 y 454 de 1998; Decretos2150 de 1995 y 427 de 1996; Decreto ley 019 de 2012). La presentación de unaconstancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representantelegal, en la cual manifiesta haber dado acatamiento a las normas especiales yreglamentarias que regulan a la Entidad que se constituye. Adjuntar la certificaciónde acreditación de educación solidaria (Decreto ley 019 de 2012 art 146) deben serinstituciones aprobadas por la Unidad Administrativa especial para entidadessolidarias que contengan el numero de la Resolución que autoriza. Nombramiento derevisor fiscal a no ser que se acoja a la circular 7 de 2008 Superintendencia deeconomía solidaria. Vigencia indefinida.

COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO O COOPERATIVAS DEEDUCACIÓN, requiere acto administrativo que acredite su reconocimiento por partede la entidad que ejerce inspección y vigilancia en donde indique a) El cumplimientode los requisitos previstos en la ley, b) La autorización del régimen de trabajo y decompensaciones expedida por el Ministerio de Trabajo

PRECOOPERATIVAS, la vigencia es de 5 años, prorrogables (Ley 79 de 1988 Art 125)(circular Externa 8 de 2012 Superintendencia de Industria y Comercio). Las entidadesdel sector solidario, deben indicar la información sobre la dirección, el teléfono, el faxy el correo electrónico, estos 2 últimos solo serán obligatorias si los hubiere (circularExterna 8 de 2012 Superintendencia de Industria y Comercio). Es preciso señalarque, las entidades del sector solidario que manejen, aprovechen o inviertan recursosde asociados o terceros o que desarrollen cualquier actividad que requieraautorización o reconocimiento especial, deberán obtenerlos y presentarlospreviamente, para que proceda la respectiva inscripción y registro ante la entidadcompetente para tal fin.(Circular 008 de 2012. SIC)

• Formularios: La ausencia en la presentación de los formularios, o la presencia deerrores en los mismos no impiden la inscripción del documento de constitución. Sinembargo la información no podrá ser enviada a la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales DIAN para efectos de asignación del NIT, caso en el cual una vez inscritoel documento de constitución debe solicitarse la asignación del NIT directamente enla DIAN.

• Formulario Registro Único Empresarial y Social El formulario RegistroÚnico Empresarial y Social lo puede adquirir en forma impresa en cualquiera denuestros puntos de atención o a través de nuestra página webhttp://www.ccsurortolima.org.co/portal- Servicios en línea, Formularios en Línea.


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Cuando diligencie el formulario Registro Único Empresarial y Social verifique: • Elformulario debe ser diligenciado conforme las instrucciones anexas al mismo. • Quese haya diligenciado el nombre y la sigla (esta última en el caso que se tenga) de laEsal en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos junto con la clasede entidad a constituir. (El nombre o razón social debe ser igual al del documento deconstitución y los demás formularios). • Que esté firmado por el Representante Legalo su apoderado, anexando poder. • Que el número de teléfono informado sea elmismo del formulario Pre- RUT. • Que la dirección informada coincida con elformulario Pre- RUT y el recibo de servicio público que se debe anexar. • Que nocontenga tachones ni enmendaduras, así mismo que se diligencia de forma legible(Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes dediligenciarlo).

• Formulario de Registro con otras entidades: Este formulario debe serdiligenciado para suministrar la información que no se encuentra en el formularioRegistro Único Empresarial y Social y que es requerida para realizar su inscripción enel Registro Único Tributario RUT y para la asignación de su Número de IdentificaciónTributaria NIT administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas NacionalesDIAN; así mismo, para realizar su inscripción en el Registro de Información tributariaRIT ante la Secretaría de Municipal (cuando la actividad a desarrollar sea gravadacon ICA). Para el diligenciamiento del formulario es importante: • Que se hayandiligenciado todas las casillas correctamente. • Que esté diligenciado el número deformulario DIAN. • Indicar la fecha de inicio de actividades (la cual debe ser delmismo día en que se hace la solicitud o con fecha futura). • Que el formulario seencuentre firmado por el representante legal o apoderado, anexando poder.

• Formulario RUT Formulario del Registro Único Tributario RUT: Ingrese alportal www.dian.gov.co: Seleccione la opción solicitud de inscripción RUT y en laventana TIPO DE INSCRIPCIÒN seleccione CAMARA DE COMERCIO. Si no tiene NIT yno ha guardado el borrador de un formulario pulse el botón continuar, se desplegaráel formulario del Registro Único Tributario en blanco para que sea diligenciado. Deigual forma podrá realizar el trámite con ayuda de nuestros asesores en cualquierade las sedes de la Cámara de Comercio del sur y oriente del Tolima. Imprima elformulario RUT que saldrá con la leyenda “Para trámite en Cámara” el cual contieneel número de formulario que debe ser registrado en el formulario Adicional deRegistro con Otras Entidades, en la casilla correspondiente al “Número de FormularioDIAN” Personas autorizadas para realizar la solicitud: a) El representante legal de laentidad interesada en realizar la inscripción. b) Apoderado del interesado (poderotorgado por el representante legal) debidamente acreditado mediante poder. No seacepta documento de autorización a un tercero diferente al poder. El poder puedeser especial o general, ya sea por Escritura Pública o Documento Privado, y decirexpresamente que tiene facultad para realizar el trámite de matrícula y/o asignacióndel NIT o con las más amplias facultades de representación. Documentos que debeallegar para asignación del NIT: a) Fotocopia de documento de identidad de quiénrealiza el trámite con exhibición del original. b) Cuando el trámite se realicemediante poder la persona debe adjuntarlo en original o fotocopia. c) Formularioborrador del Rut (Pre- RUT), el cual debe contener la anotación “Para Trámite enCámara”.


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Pagos

• Realice los siguientes pagos: - Cancele el valor de los derechos de inscripción por elacta de constitución, documento privado, la escritura pública, según el caso. - Lainscripción de documento de constitución causa, adicionalmente, un impuesto deregistro a favor del Departamento del Tolima en una tarifa del 0,7% sobre el valor delpatrimonio. Este rubro no se causará si se aportaron bienes inmuebles al patrimoniode la entidad, por lo que en este caso debe anexar documento que acredite lacancelación del impuesto de registro en la Oficina de Instrumentos Públicos. Tengaen cuenta que el Decreto 650 de 1996 estableció que se tiene como máximo dosmeses si han sido otorgados en el país, a partir de la fecha de emisión deldocumento de constitución para presentarlo a registro. De presentarse por fuera deese término, se cobrará una sanción por mora, que liquidará el sistema de maneraautomática, teniendo en cuenta la fecha del documento

A través del registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL), se hace pública la situación de laspersonas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución e inscriben los actosdeterminados por la ley en las cámaras de comercio.

Al igual que en los otros registros, cualquier persona puede examinar los libros que se llevan, obtenercopia de los documentos que reposan en el expediente y solicitar que se le expidan certificados sobre lasinscripciones realizadas.

Objeto Inscribir y dar publicidad a los actos y documentos radicados en elRegistro de Entidades sin Ánimo de Lucro (Constitución,nombramientos, reformas, cambios de dirección y otros actos queimpliquen mutación en el registro).


El Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados Documento privado o público que se presenta para inscripciónEstatutosRelación de asociados /nombre completo, número del documentode identificación y domicilio)Cartas de aceptación de cargos (en el caso de que en acta noexista constancia de aceptación del cargo). Formulario Registro Único Empresarial y SocialFormulario de Registro con otras entidadesFormulario RUT


Alcance Registro de las entidades sin ánimo de lucro.

Fundamento legal Decreto 2150 de 1995, Decreto Reglamentario 427 de 1996,Circular Única de la SIC, Normas Especiales, Circular 4 y 8 de


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2007 de la SIC.

Término de respuesta Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con lostérminos señalados en los artículos 13 y siguientes del Código deProcedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.



REFORMA DE ESTATUTOS EN LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

ASPECTOS QUE SE VERIFICAN

RégimenRégimen Común Se inscribirán los documentos o actas que contengan: Nombre entidad, fecha,

órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio, firma otorgantes.

Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum delibera torio y decisorioestatutario o legal (Corporaciones y Asociaciones). En estos eventos no seinscribe. En las Fundaciones cuando no se cumple el quórum de liberatorioestatutario hay inexistencia. En estos casos no se inscribe.

Régimen Especial(no aplica paraFondos deEmpleados)

Se inscribirán las actas (se aplica el artículo 189 del c. de Co.) que contengan:Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, convocatoria, quórum deliberatorio y decisorio, aprobación del acta y firma de presidente y secretario.

Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum deliberatorio estatutario olegal. En estos eventos no se inscribe. En los demás casos se inscribe.En las E.S.S. vigiladas por Superfinanciera se exigirá la autorización previa paraconversión, escisión y cesión de activos, ya que si no cuenta con ésta esineficaz.

Régimen Especial (Fondos de Empleados)

Se inscribirán las actas (se aplica el artículo 38 del decreto 1481 de 1989) quecontengan: Nombre entidad, lugar, fecha, hora, órgano que se reúne,convocatoria, quórum deliberatorio y decisorio. Las actas serán aprobadas yfirmadas por el presidente y secretario. Hay ineficacia cuando no se cumple conla convocatoria y el quórum de liberatorio estatutario o legal. En estos eventosno se inscribe. En los demás casos se inscribe.



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NOMBRAMIENTOS EN LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

ASPECTOS QUE SE VERIFICAN

RégimenRégimen Común Se inscribirán los documentos o actas que contengan: Nombre entidad, fecha,

órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio, constancia deaceptación y número de identificación y firma otorgantes. Se aplican losartículos 163 y 164 del Código de Comercio. Se inscribirán únicamenterepresentantes legales, administradores y revisores fiscales.

No se inscribirá cuando el documento o acta no contenga todo lo señalado ycuando no se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum deliberatorioo decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria, cuando elnombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no secumpla con la conformación estatutaria.NO SE CALIFICA EL VICIO.

Régimen Especial(no aplica paraFondos deEmpleados)

Se inscribirán las actas que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que sereúne, convocatoria, quórum de liberatorio y decisorio, constancia deaceptación y número de identificación, aprobación del acta y firma de presidentey secretario. Se aplican los artículos 163 y 164 del Código de Comercio.

Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisoresFiscales. No se inscribirá cuando el acta no contenga todo lo señalado y cuandono se cumpla con: órgano competente estatutario o legal, quórum de liberatorioo Decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria o legal (en cuanto aórgano), cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en losestatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria. NO SECALIFICA EL VICIO.

Régimen Especial (Fondos de Empleados)

Se inscribirán las actas que contengan: Nombre entidad, lugar, fecha, hora,órgano que se reúne, convocatoria, quórum de liberatorio y decisorio.Constancia de aceptación y número de identificación, Las actas seránaprobadas y firmadas por el presidente y secretario. Se aplican los artículos 163y 164 del Código de Comercio. Se inscribirán únicamente representanteslegales, administradores y revisores fiscales.


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No se inscribirá cuando el acta no contenga todo lo señalado y cuando no seCumpla con: órgano competente estatutario o legal, quórum de liberatorio odecisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria o legal (en cuanto aórgano), cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en losestatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria. NO SECALIFICA EL VICIO.

En las E.S.S. vigiladas por Superfinanciera se exigirá la posesión de miembros de juntas directivas,representantes legales y revisores fiscales.

En los demás casos, basta la constancia de aceptación del cargo y el número del documento deidentificación. Para la renuncias se aplica lo mismo que para registro mercantil. NO SE CALIFICA ELVICIO.

ASPECTOS VARIOS EN LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

ORDENES DE AUTORIDAD COMPETENTE

Providencias judiciales y administrativas.Embargos.- Copia auténtica y que recaiga sobre un bien sujeto a registro.Medidas cautelares.- Copia auténtica.Si no son medidas cautelares además deben venir con constancia de ejecutoria.Toma de posesión y nombramiento de agente especial.- deben exigir posesión e identificación deldesignado.

PODERES

•Facultad del otorgante.•Nombre e identificación del apoderado.•Relación de las facultades del apoderado.•Suscrito por el poderdante.•Si fue suscrito en el exterior (apostilla o cadena de autenticaciones).

PROCESO REGISTRO DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

(VER PROCESOS INSCRIPCION, DE ACTOS, LIBROS Y DOCUMENTOS)


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13. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO

De conformidad con el Decreto Nacional 504 de 1997, por el cual se reglamenta el Registro Nacional deTurismo, determina que el objeto de éste es llevar la inscripción de los prestadores de servicios turísticosque efectúen sus operaciones en Colombia, establecer mecanismos de identificación y regulación de losprestadores de servicios turísticos y establecer un sistema de información sobre el sector turístico. Esteregistro es obligatorio para su funcionamiento y debe actualizarse anualmente.

Así las cosas, la finalidad primordial del registro citado es contar con medios de control que permitanvigilar la prestación de los servicios turísticos, ofrecidos por diversos operadores. Al igual que en los otros registros, cualquier persona puede examinar los libros que se llevan, obtenercopia de los documentos que reposan en el expediente y solicitar que se le expidan certificados sobre lasinscripciones realizadas.

En cuanto a este registro, anteriormente asumido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, lasinscripciones, actualizaciones, mutaciones y demás modificaciones de los diferentes prestadores deservicios turísticos serán administradas por las Cámaras de Comercio y deben realizarse únicamente demanera virtual a través del portal http://rnt.rue.com.co/Tenga en cuenta que el Registro Nacional de Turismo no genera derechos de inscripción ante lasCámaras de Comercio, sin embargo, deberá realizar el pago del impuesto de registro (Artículo 226 de laLey 223 de 1995) que es recaudado en la cámara de comercio.

Nota: este impuesto es de carácter departamental y se genera por cualquier inscripción que se realice enla Cámara de Comercio. Dicho impuesto será recaudado por la Gobernación del Tolima.

Trámites que se realizan en el RNT:

Inscripción Actualización Modificación Reactivación Suspensión voluntaria Cancelación

Procedimiento La inscripción se hace en el momento que el Prestador de Servicios Turísticos iniciesus actividades, ingresa a la página de registro nacional de turismo y allí encontrara las instrucciones pararealizar su inscripción. La Actualización del registro debe realizarse dentro los tres primeros meses decada año, es decir entre el 1 de enero y el 31 de marzo, de lo contrario, pasara su estado de activo asuspendido, y será multado por parte del FONTUR, dicha actualización la realiza el PST a través de laweb. Posteriormente el Abogado de la Cámara de Comercio, ingresa al portal revisa la solicitud deinscripción verificando el cumplimiento de los requisitos dependiendo del tipo de establecimiento decomercio de acuerdo a la Circular 008 de 2012 de la Superintendencia de Industria y Comercio y el recibode pago por concepto de impuesto de registro. El termino que tiene el funcionario para realizar el registroes de 30 días hábiles. Procede a activar, devolver, rechazar, suspender o cancelar la solicitud,


http://rnt.rue.com.co/

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dependiendo del cumplimiento de los requisitos de acuerdo a lo establecido en la Circular 008 de 2012 dela Superintendencia de Industria y Comercio. Revisa la información del PST la cual debe coincidir con lainformación reportada en la DIAN y en el Registro Mercantil, y que esté debidamente adjuntado el recibodel pago del impuesto de registro departamental. Cada vez que la Cámara realice una gestión sobre lasolicitud de inscripción y cambie de estado la misma, se genera un correo electrónico al PST que quedarácontrolado por un número de notificación. Si el trámite es DEVUELTO por el Abogado de la cámara, debecompletar la solicitud y reenviarla para nueva revisión, cuando la solicitud de registro quede en estadoACTIVO el PST podrá con su usuario y contraseña generar e imprimir su Certificado de RNT. Costo ElPST pagará el derecho correspondiente al impuesto de registro favor de la Gobernación del Tolima, perono tiene ningún otro costo

Paso a paso para inscribirse en el Registro Nacional de Turismo

PASO 1 Ingrese al portal REGISTRO NACIONAL DE TURISMO: http://rnt.rue.com.co/

PASO 2 Obtenga su usuario y contraseña a través de la opción “REGISTRARSE”

PASO 3 Con el usuario y contraseña, ingrese a la opción “Ingresa RNT” y diligencie elformulario de solicitud de inscripción en la opción “MIS ESTABLECIMEINTOS” (Registrar nuevoestablecimiento de comercio)

PASO 4 Imprima el formulario de solicitud de inscripción en el REGISTRO NACIONAL DE TURISMO

PASO 5 Cancele en cualquiera de las cajas de la cámara de comercio, los derechos correspondientesal impuesto de registro.

PASO 6 Digitalice el comprobante de pago del impuesto de registro e ingrese con el mismo USUARIOY CONTRASEÑA al portal del Registro Nacional de Turismo http://rnt.rue.com.co/, haga CLIC en la opción“MIS ESTABLECIMEINTOS REGISTRADOS” y adjunte el archivo que contiene la imagen del pago delimpuesto de registro.

Al finalizar la solicitud de inscripción, el sistema le suministrará un número de radicación. Según lo dispuesto por el Decreto 504 de 1997, el tiempo de respuesta para este registro es de 30 díascalendario.

Para más información, consulte: Decreto ley 019 de 2012 / Circular 008 de 2012.

Objeto Llevar la inscripción de los prestadores de servicios turísticos queefectúen sus operaciones en Colombia, establecer mecanismos deidentificación y regulación de los prestadores de servicios turísticosy establecer un sistema de información sobre el sector turístico.


Abogados (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados E D Formulario de solicitud de inscripción, pago del impuesto de registro.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público,


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directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas,cónsules camerales, previo a la cancelación del pago del impuestode registro.

Alcance Registro Nacional de turismo

Fundamento legal Decreto ley 019 de 2012 / Circular 008 de 2012.

Término de respuesta De conformidad con la ley la cámara tiene un plazo de 30 díascalendario para dar trámite a las peticiones del RNT, sin embargoson tramitados dentro del segundo y hasta el 5 día de la petición.





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14. REGISTRO NACIONAL PÚBLICO DE LAS PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS QUE EJERZAN LA ACTIVIDAD DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DE QUE TRATA LA LEY 643 DE 2001.

Marco Legal: Ley 643 de 2001, Decreto 1350 de 2003 y Circular Única de la SIC.

Se encuentra incorporado dentro del Registro Mercantil como una actividad que puede desarrollarprofesionalmente un comerciante persona natural o jurídica.

*Definición Juegos de suerte y azar: Según el artículo 5º de la ley 643 de 2001 son de suerte y azaraquellos juegos en los cuales, según reglas predeterminadas por la ley y el reglamento, una persona, queactúa en calidad de jugador, realiza una apuesta o paga por el derecho a participar, a otra persona queactúa en calidad de operador, que le ofrece a cambio un premio, en dinero o en especie, el cual ganará siacierta, dados los resultados del juego, no siendo este previsible con certeza, por estar determinado por lasuerte, el azar o la casualidad.

Son de suerte y azar aquellos juegos en los cuales se participa sin pagar directamente por hacerlo, y queofrecen como premio un bien o servicio, el cual obtendrá si se acierta o si se da la condición requeridapara ganar.

Exclusiones: Están excluidos del ámbito de esta ley los juegos de suerte y azar de carácter tradicional,familiar y escolar, que no sean objeto de explotación lucrativa por los jugadores o por terceros, así comolas competiciones de puro pasatiempo o recreo; también están excluidos los sorteos promociónales querealicen los operadores de juegos localizados, los comerciantes o los industriales para impulsar susventas, las rifas para el financiamiento del cuerpo de bomberos, los juegos promociónales de lasbeneficencias departamentales y los sorteos de las sociedades de capitalización que solo podrán serrealizados directamente por estas entidades.Registro de vendedores: Con fundamento en el artículo 55 de la ley 643 de 2001 se establece que laspersonas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar, quedeberán inscribirse en las Cámaras de Comercio del lugar y cuando éstas no existieren, por delegación dela Cámara de Comercio, la inscripción se hará en la Alcaldía de la localidad, la cual deberá reportar lacorrespondiente diligencia de registro.

En toda vinculación de vendedor con empresario será necesario que estén debidamente registradas laspersonas que intervengan en el acto o convenio. El reglamento establecido por el Consejo Nacional deJuegos de Suerte y Azar señalará las faltas y las sanciones por la omisión de este requisito.

De igual forma el artículo 21 del Decreto 1350 de 2003 hace extensivo el registro a todo vendedor deljuego de apuestas permanentes o chance, quien debe estar inscrito en el registros nacional público devendedores de juegos de suerte y azar de las cámaras de comercio de su jurisdicción.


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*Inscripción: Con fundamento en la circular 008 del 27 de Febrero de 2012, se crea dentro del RegistroMercantil el libro XXII denominado: Del Registro de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan lasActividades de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, dentro del cual se inscriben:

La persona natural o jurídica que ejerza actividades de vendedor de juegos d suerte y azar La Cancelación de la inscripción en el registro de persona naturales y jurídicas que ejerzan las

actividades de vendedores de juegos de suerte y azar Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción, en relación con su condición de

comerciante, tales como nombramientos, reformas estatutarias, disolución entre otros.


Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción:Servicios Registrales y en la sección de Registro Mercantil, elijaConsultas: haga clic en Consulta del Estado del Trámite e ingreseel número de radicado que aparece en su factura. También puedehacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Los asesores especializados brindan la información necesaria pararealizar el trámite de la matrícula mercantil.

Se brinda la información precisa, se le indica que debe comprar elformulario Registro Único empresarial y su anexo y se efectúa unaliquidación previa para que se entere de la suma de dinero acancelar.

Se realiza el control de homonimia local y nacional, se le indicacómo diligenciar los formularios.



3. TRÁMITE DEL RUT

Se reciben los documentos, verificando que se encuentrencompletos, se ingresa a la página de la DIAN en el vinculoInscribir RUT, selección de "tipo de inscripción Cámara deComercio" para nuevos comerciantes que aun no cuentan con elNIT ( número de identificación tributaria) y que requieren elregistro mercantil, donde se digitan los datos requeridos paratramitar el RUT, se confirman los datos digitados con el cliente, segraba la información y se imprime el formato para tramite encámara de comercio. En el caso de que un comerciante ya tengaNIT, la pagina muestra un aviso donde informa que la persona yatiene asignado un numero de NIT y debe acercarse a la DIAN (sele informa al cliente que para poderse matricular tiene que traeruna fotocopia del RUT expedido por la DIAN).

4. TRAMITE DE MATRÍCULA

El asesor especializado o cajero ingresa por la páginawww.crearempresa.com.co, por el usuario asignado y seleccionola opción digitador. Pagina web contiene 3 pasos 1. Consulta. 2Diligenciamiento. Y 3. Formalización. El funcionario realiza el primer paso que es la No. 1 CONSULTApara verificar que no se presente homónima, ingresa lainformación de comerciante que se va a matricular y guarda.




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La página Web envía un mensaje en donde se indica “exitosa lagrabación”. Posteriormente selecciono el usuario digitado y seprocede con el segundo paso No.2. DILIGENCIAMIENTO OpciónB formulario: en donde se selecciono cualquiera de estas dosopciones: Obtener datos de la Dian; cuando se ha efectuado eltrámite de PRERUT en la cámara o ya tengo NIT, en el queingreso el numero del formulario y el teléfono o numero de Nit, yformulario según sea el caso, y luego se guarda la información.Posteriormente se accede al servicio virtual de diligenciamiento deformularios caratula Única empresarial y su anexo en el que secompleta la información (nombre del establecimiento, activos,personal vinculado etc.). Se le da la opción siguiente para seguircompletando la información del formulario hasta terminar. Para elcaso de establecimientos de comercio se sigue el mismoprocedimiento y se le da la opción enviar formulario. Finamente digito la opción No3. FORMALIZACION. OpciónImpresión. Ver documentos, se selecciona los documentos aimprimir. Opción Abrir (formato pdf) y se imprimir el formulario enoriginal y copia. Una vez se tienen los formularios físicos, se diligencian el formatoANEXO CAE, en el evento de que el comerciante se a delmunicipio del Espinal adicionalmente se debe diligenciar elFORMATO RIT “REGISTRO DE INFORMACION TRIBUTARIA”,los cuales deben ser firmados por el comerciante. Posteriormente el asesor especializado o cajero ingresa por elsistema SII, opción matriculas con el fin de asignarlas.


Los asesores especializados o cajeros ingresan al sistema por elprograma SII para seleccionar el acto a procesar, se realiza larespectiva liquidación, se le informa al cliente el valor a cancelar,se registra el código de barras, se recauda el dinero, se entregaal cliente original del recibo de caja y copias de los formularios. Encaso de que el trámite solicitado sea nacional ver (ProcedimientoTrámites Nacionales). De conformidad con la ley 1429 de 2010“ley de formalización y primer empleo” las personas naturales yjurídicas no pagan derechos por concepto de matricula mercantil.

6. REPARTO A ABOGADO

El documento es repartido por los asesores especializados ocajeros al abogado para efectos de realizar la inscripción en ellibro XXII Del Registro de Personas Naturales y Jurídicas queEjerzan las Actividades de Vendedores de Juegos de Suerte yAzar.




El Auxiliar de archivo recibe los documentos del Ejecutivo oAbogado para escanearlos y digitalizarlos, finalmente archivarlos.


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INICIOINICIO







Jurídico )



Jurídico )







LIQUIDACION Y PAGO


LIQUIDACION Y PAGO


REPARTO ABOGADO INSCRIPCION LIBRO

XXII

REPARTO ABOGADO INSCRIPCION LIBRO

XXII







FINFIN

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15. REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ANIMO DE LUCROCON DOMICILIO EN LE EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTE ENCOLOMBIA DE QUE TRATA EL DECRETO 2893 DE 2001.

¿Qué es el registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro? Es la inscripción delapoderado que ha designado la Entidad sin Ánimo de Lucro de Derecho Privado con domicilio en elexterior, para representarla en el territorio Colombiano.

Artículo 48 Código de Procedimiento Civil: “Representación de personas jurídicas extranjeras yorganizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro. Las personas Jurídicas extranjeras de derechoprivado y las organizaciones no gubernamentales extranjeras sin ánimo de lucro, con domicilio en elexterior, que establezcan negocios permanentes o deseen desarrollar su objeto social en Colombia,deberán constituir en el lugar donde tengan tales negocios, o en el lugar de su domicilio principal en elpaís, apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Con tal fin se protocolizará en laNotaría del respectivo circuito, prueba idónea de la existencia y representación de dichas personasjurídicas y del correspondiente poder. Un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en elregistro de la respectiva Cámara de Comercio del lugar.

Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia, estaránrepresentadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades previstas en esteCódigo."

Tramites Inscripción del apoderado de la Entidad sin Ánimo de Lucro de Derecho Privado ExtranjeraTramite para la inscripción del apoderado: Presentar ante la Cámara de Comercio la escritura pública en lacual se protocolice la prueba de la existencia y representación legal de la entidad sin ánimo de lucroextranjera, junto con el correspondiente poder y la manifestación del apoderado del lugar escogido comoel domicilio para el desarrollo de los negocios en Colombia. Deberá acreditarse el pago del impuesto deRegistro a favor del Departamento del Tolima.

Procedimiento de Inscripción en las Cámaras de Comercio

Las cámaras de comercio realizaran la inscripción del certificado expedido por el Ministerio delInterior emitido para estos efectos.

Las cámaras de comercio conformaran un expediente por cada entidad en la cual conservaran losdocumentos trasladados por el Ministerio del Interior y de Justicia con ocasión de la presentereglamentación.

Para el registro de los apoderados a que se hace mención, las cámaras de comercio debeninscribir la escritura pública mediante la cual se protocolice prueba idónea de la existencia yrepresentación de dichas personas jurídicas y del correspondiente poder y la manifestación quedicho apoderado haga del lugar del domicilio de los negocios en Colombia.

Las cámaras de comercio solo podrán abstenerse del registro solicitado por las siguientes razones:

En la escritura presentada no se protocolicen los documentos citados. No pueda establecer su competencia territorial. El nombramiento del apoderado no tenga facultades para representar judicialmente a la persona

jurídica.

DE SU INTERÉS:

A partir del primero (1°) de marzo de dos mil doce (2012), cuando se soliciten certificadosespeciales históricos, las cámaras de comercio estarán en la obligación de expedirlos,identificando claramente los actos que fueron inscritos en el registro público que llevan los entes


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camerales, así como los actos que fueron registrados o que obran en el expediente entregado porel Ministerio del Interior.

Frente a los actos inscritos con anterioridad al primero (1°) de marzo de dos mil doce (2012) lascámaras de comercio dejarán constancia en la certificación solicitada, que esa información seexpide conforme a los documentos aportados por el Ministerio del Interior.

Las cámaras de comercio no asumirán ninguna responsabilidad respecto de la legalidad de lasinscripciones realizadas por el Ministerio del Interior, pero sí sobre las constancias o forma decertificación de las mismas.

En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar control de legalidad sobre laadecuación del contenido de los documentos a las normas que los regulan.



16. REGISTRO DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA DE QUE TRATA LA LEY 454 DE 1998.



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Economía Solidaria

De acuerdo con el Artículo 143 del Decreto 2150 de 1995, las entidades de naturaleza cooperativa, losfondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y lasinstituciones auxiliares del cooperativismo, son Entidades Sin Ánimo de Lucro y se constituirán porescritura pública o documento privado.

Este documento deberá ser suscrito por todos los asociados fundadores y contener instancia acerca de laaprobación de los estatutos.

Trámites relacionados con este registro:

Constitución de las Entidades Sin Ánimo de Lucro de las que trata la Ley 454 de 1998, así comosus reformas, disolución, liquidación y providencias referentes a estos actos.

Designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como lasprovidencias referentes a estos actos.

Inscripción del certificado especial expedido por la Superintendencia de la Economía Solidaria enel evento de tener registro en esta Superintendencia.

Actos que exijan inscripción respecto según la ley.



17. REGISTRO PÚBLICO DE VEEDURÍAS CIUDADANAS DE QUE TRATA LA LEY 850 DE 2003


http://www.ccb.org.co/content/download/1799/27214/file/5239_decreto2150de1995.pdf


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El artículo 1 de la Ley 850 de 2003, define a las veedurías ciudadanas así: “ Se entiende por Veeduríaciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentesorganizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades,administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de lasentidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacionalque operen en el país, encargadas.

¿Quiénes pueden constituir una veeduría ciudadana?

En los términos de la Ley 850 de 2003 pueden constituir veedurías ciudadanas todos los ciudadanos enforma plural o a través de organizaciones civiles como: organizaciones comunitarias, profesionales,juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, sin ánimo de lucro y constituidascon arreglo a la ley.

Funciones de las Veedurías

Las funciones de las veedurías ciudadanas fueron establecidas en la Ley 850 de 2003 (Ley General deVeedurías Ciudadanas) entre las cuales se destacan:

Vigilar los procesos de planeación, para que conforme a la Constitución y la Ley se départicipación a la comunidad.

Vigilar que en la asignación de los presupuestos se prevean prioritariamente la solución denecesidades básicas insatisfechas según criterios de celeridad, equidad, y eficacia.

Vigilar porque el proceso de contratación se realice de acuerdo con los criterios legales. Vigilar y fiscalizar la ejecución y calidad técnica de las obras, programas e inversiones en el

correspondiente nivel territorial. Recibir los informes, observaciones y sugerencias que presenten los ciudadanos y organizaciones

en relación con las obras o programas que son objeto de veeduría. Solicitar a interventores, supervisores, contratistas, ejecutores, autoridades contratantes y demás

autoridades concernientes, los informes, presupuestos, fichas técnicas y demás documentos quepermitan conocer el cumplimiento de los respectivos programas, contratos o proyectos.

Comunicar a la ciudadanía, mediante asambleas generales o en reuniones, los avances de losprocesos de control o vigilancia que estén desarrollando.

Remitir a las autoridades correspondientes los informes que se desprendan de la función decontrol y vigilancia en relación con los asuntos que son objeto de veeduría.

Denunciar ante las autoridades competentes los hechos o actuaciones irregulares de losfuncionarios públicos.

Objetivos de las Veedurías

El artículo 6 de la Ley 850 señala: Fortalecer los mecanismos de control contra la corrupción en la gestión pública y la contratación

estatal. Fortalecer los procesos de participación ciudadana y comunitaria en la toma de decisiones, en la

gestión de los asuntos que les atañen y en el seguimiento y control de los proyectos de inversión. Apoyar las labores de las personerías municipales en la promoción y fortalecimiento de los

procesos de participación ciudadana y comunitaria. Velar por los intereses de las comunidades como beneficiarios de la acción pública. Propender por el cumplimiento de los principios constitucionales que rigen la función pública. Entablar una relación constante entre los particulares y la administración por ser este un elemento

esencial para evitar los abusos de poder y la parcialización excluyente de los gobernantes. Democratizar la administración pública. Promocionar el liderazgo y la participación ciudadana.


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Procedimiento de Inscripción

Las Cámaras de Comercio sólo podrán abstenerse de inscribir el documento de constitución de laentidad sin ánimo de lucro de que trata el artículo 2° de la Ley 850 de 2003, cuando talesdocumentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 3° de laLey 850 de 2003.

Cómo se formalizan las veedurías ciudadanas según la Ley 850 de 2003?

Las veedurías, como cualquier grupo, deben organizarse. La Ley exige cierto procedimiento:

Elaborar un documento o acta de constitución en la cual conste el nombre de los integrantes,documento de identidad, el objeto de la vigilancia, nivel territorial, duración y lugar de residencia.

Inscribir este documento ante las personerías municipales o distritales o ante las Cámaras deComercio.

En el caso de las comunidades indígenas esta función será asumida por las autoridades propias.

¿Cuál es el procedimiento para registrar una veeduría?

La inscripción de veedurías puede efectuarse en las cámaras de comercio o en las personerías. Para elprimer caso, la veeduría se inscribe como entidad sin ánimo de lucro y se constituye a través de un Actade Asamblea de Constitución la cual debe contener como mínimo:

Los estatutos que van a regir la entidad Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión.

La entidad debe presentar su solicitud de registro en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugardonde va a tener su domicilio principal con los siguientes documentos:

Solicitud de inscripción. Acta de constitución y estatutos Registro Único Tributario – RUT (Diligenciar formulario que encontrará en www.dian.gov.co/).

El Artículo 21 de la Ley 850 de 2003, define a las Redes de veedurías así: “Los diferentes tipos deveedurías que se organicen a nivel nacional o de las entidades territoriales, pueden establecer entre símecanismos de comunicación, información, coordinación y colaboración permitiendo el establecimiento deacuerdos sobre procedimientos y parámetros de acción, coordinación de actividades y aprovechamientode experiencias en su actividad y funcionamiento, procurando la formación de una red con miras afortalecer a la sociedad civil y potenciar la capacidad de control y fiscalización.

La inscripción y reconocimiento de las redes de veedurías se hará ante la Cámara de Comercio decualquiera de las jurisdicciones a que pertenecen las veedurías que conforman la red.”.





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18. Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza – Runeol

Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (Runeol)Desde el 10 de septiembre de 2015, la Cámara de Comercio del Sur y prete del Tolima comenzó aadministrar este registro a través de un servicio totalmente virtual. Conózcalo.El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza - Runeol tiene como objeto darpublicidad a las entidades operadoras de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos para


http://190.216.204.68/Runeol/Default.aspx

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la inscripción, establecidos en la ley, y a las cuales se les haya asignado el código único dereconocimiento a nivel nacional.

Beneficios para los empresarios

Con este registro, su empresa podrá conocer si la entidad con la que pretende adquirir productos yservicios financieros o bienes y servicios se encuentra inscrita como entidad operadora de libranza odescuento directo que ha obtenido el código único de reconocimiento.

Quiénes lo solicitan

Las cajas de compensación familiar y las personas jurídicas o patrimonios autónomos descritos en elartículo 2 literal c) de la Ley 1527 de 2012 .

Paso a paso para registrarse y para renovar Ingresar al portal web del Registro Único Nacional de Operadores de Libranza (Runeol) luego

haga clic en el botón Registrarse. Diligenciar el formulario único electrónico de solicitud de anotación electrónica de inscripción,

modificación, renovación y cancelación en el Runeol. Adjuntar los documentos según corresponda.

Normatividad

Ley 1527 de 2012. Por medio de la cual se establece el marco general para la libranza o descuento directoy se dictan otras disposiciones. Decreto 1840 de 2015. Por medio del cual se reglamenta el Registro Único Nacional de EntidadesOperadoras de Libranza.Ley 1753 de 2015. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevopaís”. Resolución 3440 de 2015. Por medio de la cual se fijan los montos de la contraprestación que debesufragarse por concepto del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza. Resolución 65145 de 2015. Por medio de la cual la Superintendencia de Industria y Comercio aprueba elformulario del Runeol.

Requisitos

Los documentos soporte que debe acompañar a su solicitud de anotación electrónica en el Runeol son lossiguientes:

Comprobante de pago. Certificado con una vigencia no superior a treinta (30) días calendario en el cual conste la vigencia

del contrato con bancos de datos de información financiera, crediticia y de servicios (se refiere alcontrato con centrales de riesgos como Datacrédito, Cifin, Procrédito, etc.), donde se acredite laobligación de reportar la información a dichas entidades.

Certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, con una vigencia nosuperior a treinta (30) días calendario, expedido por la entidad que reconoce su personería jurídicapara las entidades operadoras de libranza que por su naturaleza jurídica o su régimen especial nose inscriben en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro de lascámaras de comercio.

Certificado de existencia y representación legal de la Superintendencia Financiera, con unavigencia no superior a treinta (30) días calendario, para aquellas entidades que se encuentrensometidas a vigilancia de esta Superintendencia.

Además en el caso de los patrimonios autónomos:


http://www.ccb.org.co/content/download/11045/148214/file/Ley%201527%20de%202012.pdf



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Certificación de existencia del patrimonio autónomo expedido por el administrador fiduciario, conuna vigencia no superior a treinta (30) días calendario, en el cual se señale que el objeto delcontrato permite la realización de operaciones de libranza o descuento directo. Adicionalmente sedeberá identificar el contrato de fiducia mercantil, número de contrato, nombre del patrimonioautónomo y el NIT.

Certificado de existencia y representación legal de la Superintendencia Financiera de la sociedadfiduciaria, con una vigencia no superior a treinta (30) días calendario.

Tarifas Para nuevos registros y su renovación: $34.000 (5.24 % del salario mínimo mensual vigente). Para mutaciones (actualización y cancelación): $9.000 (1.40 % del salario mínimo mensual

vigente). Los operadores de libranza o descuento directo obligados a renovar su inscripción, podrán hacerlo

sin costo alguno hasta el 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con la información que transfiera elMinisterio de Hacienda y Crédito Público a las cámaras de comercio.

19. CONTROL DE LEGALIDAD DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO

La competencia de las Cámaras de Comercio es restringida; solamente les es permitido ejercer uncontrol sobre los actos sometidos a registro conforme lo determina la ley. Dicho control es taxativo yeminentemente formal. Por lo tanto, la competencia arriba citada es reglada, no discrecional, lo queimplica que sólo se puede proceder a efectuar un registro en los casos previstos en la norma, oabstenerse de efectuar una inscripción, por vía de excepción.

- Casos en los cuales las cámaras deben abstenerse de efectuar el registro


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Cuando la Ley expresamente lo autorice Se refiere a los supuestos en los cuales el legislador le haotorgado a las Cámaras de Comercio una potestad de negarse a realizar el registro por causalesespecíficas.

Estos son algunos ejemplos:

1.- Artículo 163 del Código de Comercio: “La designación o revocación de los administradores orevisores fiscales previstas en la ley o en el contrato social no se considerará como reforma, sinocomo desarrollo o ejecución del contrato, y no estará sujeta sino a simple registro en la cámara decomercio, mediante copias del acta o acuerdo en que conste la designación o la revocación. Lascámaras se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción de la designación o revocación cuandono se hayan observado respecto de las mismas las prescripciones de la ley o del contrato (...)”

- Artículo 159 del Código de Comercio: “Las Cámaras de Comercio e abstendrán de registrar lasescrituras de reforma sin la previa autorización de la superintendencia, cuando se trate de sociedadessometidas a su control (...)” 3.- Artículo 72 Ley 222 de 1995: “La empresa unipersonal se crearámediante documento inscrito en el cual se expresará: (...) Parágrafo: Las Cámaras de Comercio seabstendrán de inscribir el documento mediante el cual se constituya la empresa unipersonal, cuandose omita uno de los requisitos previstos en este artículo o cuando a la diligencia de registro noconcurra personalmente el constituyente o su representante o apoderado”.

- Inexistencia del acto o contrato Dispone el artículo 898 del Código de Comercio que “(...) Seráinexistente el negocio jurídico cuando se haya celebrado sin las solemnidades sustanciales que la leyexija para su formación, en razón del acto o contrato y cuando falte alguno de sus elementosesenciales”. Nuestro estatuto mercantil no establece cuáles son los requisitos esenciales del acto ocontrato, por lo tanto, en virtud del artículo 822, debe aplicarse lo dispuesto por el Código Civil quepara el efecto señala: Artículo 1501 del Código Civil “(...) Son de la esencia de un contrato aquellascosas sin las cuales, no produce efecto alguno, o degenera en otro contrato diferente (...)”. Al efecto sedeben distinguir dos tipos de elementos esenciales del contrato, a saber: 1.- Elementos generales: Loscuales son exigidos en los contratos: Consentimiento: Entendido como tal el acuerdo de dos o másmanifestaciones de voluntad encaminadas a la producción de efectos jurídicos.

Objeto posible y determinable: Artículo 1517 Código Civil: “Toda declaración de voluntad debe tenerpor objeto una o más cosas, que se trata de dar, hacer o no hacer. El mero uso de la cosa o sutenencia puede ser objeto de la declaración”. Causa: Artículo 1524: “(...) Se entiende por causa elmotivo que induce el acto o contrato (...)”

Solemnidades: Se refiere a la formalidad que la ley exige para un negocio en particular, por ejemplo,la escritura pública para la enajenación de bienes raíces. 2.- Elementos especiales: Los cuales seexigen según el tipo de contrato en particular, por ejemplo, acuerdo sobre el bien y el precio en elcontrato de compraventa. La ausencia de alguno de estos requisitos produce la inexistencia delnegocio, la cual no requiere declaración judicial e implica que el acto no produzca ningún efecto.

- Ineficacia del acto o contrato Establece el artículo 897 del Código de Comercio que: “Cuando eneste Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de plenoderecho, sin necesidad de declaración judicial”. Las causales de ineficacia de los actos o contratos sepresentan a lo largo de todo el Código de Comercio y en otras normas, una de ellas es la contenida enel artículo 190 del Código de Comercio: “Las decisiones tomadas en una reunión celebrada encontravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces (...)” El artículo 186 dispone por suparte: “Las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en lasleyes y en los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum. (...)”. Cuando se presentan las causalesde ineficacia las Cámaras de Comercio se abstienen del registro, tal como lo señala el Consejo deEstado, porque: “No admite discusión el hecho de que frente a un acto ineficaz la Cámara deComercio pueda abstenerse de su registro ya que del contenido del artículo 897 del Código de


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Comercio así se infiere, cuando expresa que un acto que no produce efectos es ineficaz de plenoderecho, sin necesidad de decisión judicial. Luego ante una ineficacia, no puede accederse al registropara que no obstante ella, en virtud de éste, pueda producir efectos que por mandato de la ley noestán llamados a producirse” (Agosto 05 de 1994, Exp. 2878).

Con relación a los actos y contratos viciados de nulidad absoluta o relativa, vale la pena recordarcuáles son las causales de nulidad en materia comercial. El código de comercio señala que sonanulables (nulidad relativa en términos del Código Civil): 1.- Los negocios jurídicos celebrados porpersona relativamente incapaz. 2.- Los negocios jurídicos en los cuales el consentimiento estuviereviciado de error, fuerza o dolo conforme al código civil (Artículos 1504 y siguientes). Por su parte sonnulos absolutamente los negocios jurídicos que: - Contraríen una norma imperativa, salvo que la leyimponga otra sanción. - Tengan objeto y causa ilícita. - Se hubieren celebrado por personaabsolutamente incapaz. En vista que los actos y contratos se presumen válidos hasta que lajurisdicción se pronuncie en contrario, las Cámaras de Comercio, aún cuando el vicio de nulidad seaevidente, deben proceder a efectuar el registro del acto o contrato. Corresponderá a quien estélegitimado conforme a la legislación solicitar la declaratoria de nulidad ante el Juez competente yproceder a la inscripción de la sentencia ante la Cámara de Comercio respectiva.

19.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

“Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes,deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva Cámara”(artículo 40 Código de Comercio)

Tipo de documento Requisito DocumentoDocumento privado de representantes legales,firmas de revisoría fiscal, reporte de novedades,certificaciones de aumento de capital suscrito ypagado, documentos privados de empresasunipersonales y, en general, todo documentoprivado que no se presuma auténtico

Requieren presentación personal en la cámarade comercio o reconocimiento de contenidoante Notario Documentos privados deconstitución de SAS Solo reconocimiento decontenido y firma ante Notario

Documentos privados de constitución de SAS Solo reconocimiento de contenido y firma anteNotario. No se acepta presentación personal enla Cámara de Comercio

Documentos privados de constitución desociedades pluripersonales, de acuerdo con laley 1014 de 2006

De acuerdo con el parágrafo 2º del artículo 1del decreto 4463 de 2006, el documento debeser presentado personalmente en la Cámara deComercio; sin embargo, se acepta que esté conreconocimiento de contenido y firma anteNotario

Actas De acuerdo con el artículo 42 de la ley 1429 de2010, se presumen auténticas, por lo tanto norequieren presentación personal niautenticación en Notaría. *Cuando se trata desociedades que se hayan constituido pordocumento privado, se debe revisar losestatutos para revisar el tema de la cesión decuotas, en algunos estatutos se indica quedicho acto se realizará por escritura pública. Enestos casos, no aplicar el art. 42 de la ley 1429de 2010 ya que se debe realizar la respectivapresentación personal o reconocimiento delcontenido por parte del cedente, cesionario y


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representante legalOficios, resoluciones y providencias judiciales yadministrativas

Se presumen auténticas. Para su registro, lasprovidencias judiciales deben estarejecutoriadas. Los documentos producidos porlas autoridades públicas o los particulares quecumplan funciones administrativas en susdistintas actuaciones se consideran auténticos,siempre que reposen en sus archivos.

Cartas de aceptación de nombramientos No requieren presentación personal, pues no esun acto sujeto a registro

Contratos sujetos a registro Requieren presentación personal oreconocimiento de contenido y firma anteNotario, excepto la firma del representante legalo apoderados de entidades financieras.

Otros Cuando se presenten escrituras públicas conconstancia de pago de boleta fiscal, se aceptacopia simple de este pago.

CAPÍTULO V20. OTROS TRÁMITES Y SERVICIOS

20.1 SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Por disposición del Art. 86 num.3 del Código de Comercio, las Cámaras de Comercio deberán certificarsobre las matriculas de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, lo mismo sobre los actos,libros y documentos inscritos en el registro mercantil.

En desarrollo de esta función, se expiden fundamentalmente los siguientes certificados: Existencia yrepresentación legal de sociedades, empresas asociativas de trabajo y empresas unipersonales, Dematricula mercantil y su cancelación, Certificados textuales de inscripción de contratos, De inscripción de


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libros de comercio, Certificados históricos o de fecha especial de actos y documentos inscritos, certificadosnegativos,

Objeto XX Expedir el documento mediante el cual se acredita la calidad decomerciante, existencia y representación legal de la personajurídica y/o inscripción como proponente; dando publicidad a sumatrícula, inscripción en el RUP y/o inscripción de actos, libros ydocumentos.


Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas.(Ver página 3 de estemanual).

Documentos involucrados E So Solicitud verbal o escrita

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público,directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas,cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país através del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifasfijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuarioen las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.coo en la Página 4 de este manual.

Alcance Registro mercantil, E.S.A.L, y de proponentes

Fundamento legal Código de Comercio, Art. 86. Circular externa No. 10 de 2001

Término de respuesta Lo Inmediatamente. La excepción es que se encuentre un documentoen trámite para registro, en cuyo caso será entregado en unpromedio tres (3) días, sin que por ningún motivo exceda el términolegal.



PROCESO SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

ACTIVIDADES

1. ORIENTACIÓN AL CLIENTE

Los asesores especializados o cajeros verifican en el programaSII por la opción "consulta" el numero de cedula, Nit o nombre dela persona natural o jurídica que se va a certificar, seleccionar laclase de certificado, informar el valor a pagar, generar el recibo,realizar el cobro y entregar copia del recibo al cliente. En caso deque el trámite solicitado sea nacional ver (ProcedimientoTrámites Nacionales).



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2. ENTREGA DEL CERTIFICADO

Los asesores especializados o cajeros entregan de manerainmediata el certificado.

3. VERIFICACIÓN DE INCONSISTENCIA

Cuando se verifique alguna inconsistencia en la informacióncontenida en el certificado, los asesores especializados ocajeros de manera inmediata ponen en conocimiento alSecretario Ejecutivo o abogados, quien a verificara la existenciao no de la inconsistencia, para el efecto diligenciara el R- SICA705-01-49 “CONTROL INTERNO DE CALIDAD DECERTIFICADOS”.

4. CORRECCIÓN DEL CERTIFICADO

El Secretario o abogado según sea el caso que haya conocidode este evento de manera inmediata ordenará al digitador lacorrección del certificado.


Una vez es digitada la información, El Secretario o abogadoverificara nuevamente el certificado antes de ser expedido alusuario.

6. EXPEDICIÓN CERTIFICADO

Los asesores especializados o cajeros expedirán nuevamente elcertificado.


INICIOINICIO

ORIENTACION AL CLIENTE (Asesores especializados o

cajeros )

ORIENTACION AL CLIENTE (Asesores especializados o

cajeros )

ENTREGA DE CERTIFICADOS(Asesores especializados o

cajeros)

ENTREGA DE CERTIFICADOS(Asesores especializados o

cajeros)

VERIFICACION DE INCONSISTENCIA

(Asesores especializados o

cajeros, Usuarios)

VERIFICACION DE INCONSISTENCIA


cajeros, Usuarios)

CORRECION DEL CERTIFICADO(Digitador)

CORRECION DEL CERTIFICADO(Digitador)





EXPEDICION DEL CERTIFICADO


cajeros)

EXPEDICION DEL CERTIFICADO


cajeros)

FINFIN

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20.2. CONSULTA DE EXPEDIENTES Y SOLICITUD DE COPIAS

“Por instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y en aplicación de lo dispuesto en elArt. 26 del C. de Cio y el numeral 1.4.7 del capítulo primero del título VIII de la circular 10 de 2001, losarchivos, libros y documentos de los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente y el interesadopuede obtener copia de los mismos”

Objeto XX Permitir el acceso a los documentos que reposan en el área dearchivo de los registros efectuados.


Auxiliar de Archivo (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados E Solicitud expedición de copias.

Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario deatención al público, en la oficina 105 de la sede principal de laCámara de Comercio o a través de la línea telefónica 2485377-248369 Ext. 104.


Fundamento jurídico Art. 26 del C. de Cio y el numeral 1.4.7 del capítulo primero deltítulo VIII de la circular 10 de 2001

Término de respuesta Lo inmediato.

PROCESO CONSULTA DE EXPEDIENTES Y SOLICITUD DE COPIAS

ACTIVIDADES


Los asesores especializados, cajeros o recepcionista le indican alusuario como acceder al servicio.


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2. SOLICITUD Para la solicitud de copias debe mediar una solicitud del usuarioen el que indique su requerimiento, para el efecto puedediligenciar el formato que se encuentra a disposición enrecepción el cual no tiene costo alguno. Para la consulta de imágenes de expedientes el usuario lo puedehacer directamente en cualquiera de los puntos de auto consultadispuestos en el área de atención al público, para lo cual solicitaen recepción la colaboración necesaria (Este servicio no generacosto alguno).

3. VERIFICACIÓN DE IMÁGENES

Los asesores especializados, cajeros o recepcionista ingresan alprograma DOCUARCHI, ingresando el código del usuario ypasword del usuario, una vez ingresa digita el numero dematricula a consulta, selecciona las imágenes o documentos quele indique al usuario; es decir identifica las copias a expedir yhacen el conteo del número de hojas.


Los asesores especializados o cajeros, ingresan al sistema losdatos necesarios para la respectiva liquidación, se recauda losdineros y se entrega copia del recibo, previo.

5. EXPEDICIÓN DECOPIAS

Una vez son cancelados los derechos, se hace entrega de lasolicitud de copias a la recepcionista para que proceda con laexpedición de copias.

6. ENTREGA DE COPIAS

La recepcionista hace entrega de las copias al usuario.


INICIOINICIO

SOLICITUD(Usuario)

SOLICITUD(Usuario)

VERIFICACION DE IMAGENES (Asesores

especializados, cajeros o recepcionista )

VERIFICACION DE IMAGENES (Asesores

especializados, cajeros o recepcionista )

LIQUIDACION Y PAGO

(Asesores especializados,

Cajeros)

LIQUIDACION Y PAGO

(Asesores especializados,

Cajeros)

EXPEDICION DE COPIAS

(Recepcionista)

EXPEDICION DE COPIAS

(Recepcionista)

ENTREGA DE COPIAS

(Recepcionista)

ENTREGA DE COPIAS

(Recepcionista) FINFIN

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20.3. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

Objeto XX Facilitar al usuario la corrección de los documentos devueltos paraque se ajuste a los requisitos legales.


El Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados E D Documento privado o público que se presenta para inscripción.

Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario deatención al público, en la oficina 105 de la sede principal de laCámara de Comercio o a través de la línea telefónica 2485377-248369 Ext. 104.


Fundamento jurídico Código de Comercio Art. 28 y 29 concordado con la Circularexterna No. 10 del 2001 de la SIC, y circulares reglamentarias, Art.12 del C. C. A y demás normas concordantes.

Término de respuesta Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con lostérminos señalados en la ley 1755 de 2015, es decir; un término dequince (15) días hábiles para dar respuesta a estas peticiones, noobstante, para su comodidad la cámara de comercio propenderápara que su petición sea resuelta en un término no mayor de 48horas, contados a partir de la presentación del documento. En elcaso de que el documento sea presentado directamente a laCámara, en el evento de que se presente a través del servicioRUE, ser resolverá en un término no superior a (24) horas, sin quepor ningún motivo exceda el término legal.


Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción:Servicios Registrales y en la sección de Registro Mercantil, elijaConsultas: haga clic en Consulta del Estado del Trámite e ingrese



125

el número de radicado que aparece en su factura. También puedehacerlo llamando a la línea 2485377 ext. 120.

PROCESO DEVOLUCION DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES

1. ELABORACIÓN OFICIO DE DEVOLUCIÓN

Previo a la identificación de causales para que la cámara puedaabstenerse de inscribe un acto, libro o documento, el SecretarioEjecutivo o abogado, elabora el oficio de devolución en el que seindican la causales de devolución por el cual no procede lainscripción.

2. ENTREGA OFICIO DE DEVOLUCIÓN Y DOCUMENTOS

El Secretario Ejecutivo o Abogado hace entrega de losdocumentos pretendidos en registro junto con el oficio dedevolución a la recepcionista con el fin de que llame a losusuarios y les informe que ya pueden pase a retirarlos,igualmente hará la entrega inmediata en el evento de que elusuario se acerque directamente a solicitarlos.

3. ENTREGA AL USUARIO

La recepcionista hace la entrega de los documentos con susanexos pretendidos en registro y el oficio de devolución suscritopor el Secretario Ejecutivo o abogados.

4. REINGRESO DEDOCUMENTOS

Una vez los usuarios ajustan la documentación pretendida enregistro, ingresan sin ningún costo nuevamente los documentosa través de los asesores especializados, o cajeros, quienesrecepcionan a través del R- SICA 705-01-05.


126

20.4. NOTICIA MERCANTIL

Objeto XX Publicar los actos y documentos inscritos en los Registro Públicos.


El Secretario Ejecutivo, Administrador del sistema (Ver página 3 deeste manual).

Documentos involucrados E los actos y documentos inscritos en los Registro Públicos

Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario deatención al público, en la oficina 105 de la sede principal de laCámara de Comercio o a través de la línea telefónica 2485377-248369 Ext. 104. Los actos y documentos inscritos en los Registro


INICIOINICIO

ELABORACION OFICIO DE

DEVOLUCION(Secretario

Ejecutivo, abogados)

ELABORACION OFICIO DE

DEVOLUCION(Secretario

Ejecutivo, abogados)

ENTREGA OFICIO DE DEVOLUCIONY DOCUMENTOS

(Secretario Ejecutivo, abogados)

ENTREGA OFICIO DE DEVOLUCIONY DOCUMENTOS

(Secretario Ejecutivo, abogados)

ENTREGA AL USUARIO

(Recepcionista)

ENTREGA AL USUARIO

(Recepcionista)

REINGRESO DE DOCUMENTOS

(Asesores especializados, o

cajeros)

REINGRESO DE DOCUMENTOS

(Asesores especializados, o

cajeros)

FINFIN

127

Públicos, puede ser consultada de manera virtual en la página webwww.surortolima.org.co.

Alcance Registros delegados por el estado.

Fundamento jurídico Código de Comercio, Art. 86 - Núm. 4 Circular externa No. 10 del2001 Circular externa No. 013 del 2001 Decreto 898 del 2002, Art.10 Núm. 4

Término de respuesta Lo I Mensual


Ing Ingrese a www.ccsurortolima.org.co seleccione la opción: ServiciosRegistrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas:haga clic en Consulta del Estado del Trámite e ingrese el númerode radicado que aparece en su factura. También puede hacerlollamando a la línea 2485377 ext. 120.

PROCESO NOTICIA MERCANTIL

ACTIVIDADES

1. GENERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Dentro de los tres (3) primeros días hábiles del mes eladministrador del sistema ingresa al programa SII, en la base dedatos de los registro públicos, genera un archivo plano en elservidor y hace una copia en su equipo.

2. ORGANIZACIÓNDE LA INFORMACIÓN

Dentro de los tres (3) primeros días hábiles del mes eladministrador del sistema organiza la información concerniente alas inscripciones de actos y documentos efectuadas en el mes.

3. REVISIÓN Y VERIFICIÓN DE LA INFORMACIÓN

Dentro del días hábil al paso anterior El Secretario Ejecutivoverifica toda la información presentada por la administradora delsistema estén bien, que las noticias se encuentren completas,que corresponda al libro que es, numero y clase de documentoetc.

4. ELABORACIÓN Y ENVIO DE CERTIFICACIÓN

Para dar cumplimiento a la Circular 013 de 2001, el asesorespecializado o administrador del sistema elabora la certificaciónpara ser firmada por el Representante legal de la Cámara yenviada a la SIC, en la que se informa el cumplimiento de lapublicación mensual y la fecha.

5. PUBLICACIÓN DE LA NOTICIA

Para conocimiento y consulta de cualquier usuario elNOTICAMARA se encuentra a disposición de los usuarios en lapágina web de la cámara, en recepción, oficinas delegadas.



128

20.5 INFORMACIÓN Y FOLLETOS

La Cámara de Comercio brinda información personalizada o a través de folletos información relacionada con trámites de registro.


INICIOINICIO

GENERACION DE LA INFORMACION

(Administrador del sistema)

GENERACION DE LA INFORMACION


ORGANIZACION DE LA INFORMACION


ORGANIZACION DE LA INFORMACION


REVISION Y VERIFICACION DE LA

INFORMACION (Seretario Ejecutivo)

REVISION Y VERIFICACION DE LA

INFORMACION (Seretario Ejecutivo)

ELABORACION Y ENVIO DE

CERTIFICACION(Asesor especializado,

Administrador del sistema Secretario

Ejecutivo)

ELABORACION Y ENVIO DE

CERTIFICACION(Asesor especializado,

Administrador del sistema Secretario

Ejecutivo)

PUBLICACION DE LA NOTICIA

(Administrador del sistema del sistema y Secretario Ejecutivo).

PUBLICACION DE LA NOTICIA

(Administrador del sistema del sistema y Secretario Ejecutivo).

FINFIN

129

Objeto XX Dar publicidad de los trámites de registro.


Recepcionista, Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas.(Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados E Folletos

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, demanera gratuita en la sede principal de la Cámara, oficinasdelegadas, cónsules camerales.

Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. y de proponentes

Fundamento jurídico Código de Comercio, Circular Única de la SIC.

Término de respuesta LosI Inmediato

PROCESO INFORMACIÓN Y FOLLETOS

ACTIVIDADES


Los asesores especializados, cajeros o recepcionista brindan laorientación necesaria para que el usuario acceda a estainformación.

2. ENTREGA DEINFORMACIÓNY FOLLETOS

Los asesores especializados o cajeros, hacen entrega demanera gratuita de la información y folletos relacionados con losregistros públicos.


INICIOINICIO

ORIENTACION AL CLIENTE

(Asesores especializados y

cajeros)



cajeros)

ENTREGA DE INFORMACION Y

FOLLETOS (Asesores especializados

y cajeros)

ENTREGA DE INFORMACION Y

FOLLETOS (Asesores especializados

y cajeros)

FINFIN

130

20.6- CONSULTAS Y ASESORIAS

Cuando el usuario tenga un interrogante, una dificultad o una inquietud sobre trámites o requisitos que seencuentre relacionada con los registros públicos puede ser atendido por los funcionarios responsables deeste servicio.

Objeto XX Proporcionar a sus usuarios la información requerida en cualquiertrámite de registro.


Secretario Ejecutivo, Director jurídico, Asistente Director jurídico,asesores CAE. (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados Solicitudes de información

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, demanera gratuita en la sede principal de la Cámara o vía telefónica através de los números 2485377-2483369 Ext. 104-106-118.


Fundamento jurídico Código de Comercio, Circular Única de la SIC.

Término de respuesta Inmediato

PROCESO CONSULTAS Y ASESORIAS


131

ACTIVIDADES


Los asesores especializados y cajeros brindan la orientaciónnecesaria para realizar los diferentes trámites.

2. ASESORÍAJURÍDICA

El Secretario Ejecutivo y abogados brindan la asesoría jurídicaen materia de registros públicos de acuerdo a los requerimientosde los usuarios.


INICIOINICIO



cajeros)



cajeros)


Abogados)


Abogados)

FINFIN

132

20.7 VENTA DE INFORMACIÓN COMERCIAL

Consiste en el suministro y la venta de información que la Cámara produce de los registros públicos y lacual es útil para la investigación de mercados, telemercadeo, y oportunidades de inversión de lasempresas e instituciones o particulares de la región.

La información que la Cámara suministra, incluye la clasificación de las personas naturales, sociedades yestablecimientos de la región por: actividad económica, municipio, activos, número de empleados, ventas,patrimonio, entre otros. También se ofrece información de tipo general como: razón social, identificación,dirección, teléfono, fax, representante legal, información financiera, fecha de inscripción y renovación de lamatrícula, así como información relacionada con el registro de proponentes y de las entidades sin ánimode lucro.

Esta información puede ser suministrada a través de listados, bases de datos y/o estadísticas, según lorequiera el solicitante.

Objeto XX Suministrar información que la Cámara produce de los registrospúblicos y la cual es útil para la investigación de mercados,telemercadeo, y oportunidades de inversión de las empresas einstituciones o particulares de la región.


Administradora del sistema (Ver página 3 de este manual)

Documentos involucrados E Solicitud

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, encaja de la sede principal, oficinas delegadas y cónsules camerales,previo al pago de las tarifas adoptadas por la Cámara (Pagina 6).


Fundamento jurídico Circular Única de la SIC.

Término de respuesta Los Inmediato

PROCESO VENTA DE INFORMACIÓN COMERCIAL

ACTIVIDADES


Los asesores especializados o cajeros brindan la orientaciónnecesaria para que el usuario adquiera la información comercialoriginada de los registros públicos.

2. RADICACIÓN DE SOLICITUD

El usuario mediante petición eleva su solicitud de requerimientode Información comercial de acuerdo a sus necesidades, la cuales radicada en recepción, oficinas delegadas o cónsules


133

camerales.

3. REPARTO DE SOLICITUD

La recepcionista hace entrega de la solicitud del usuario aladministrador del sistema para que procese la informaciónrequerida por el usuario e indique el valor agregado quegenerado el entregar dicha información.


Los asesores especializados o cajeros, ingresan al sistemaliquidan los derechos correspondientes e informan al cliente elvalor a cancelar y recaudan el dinero.

5. ENTREGA DE INFORMACIÓN

Los asesores especializados o cajeros efectúan de manerainmediata la entrega de la información por el medio solicitado.


INICIOINICIO



cajeros)



cajeros)

RADICACION DE LA SOLICITUD

(Asesores especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados)



REPARTO DE LA SOLICITUD(Asesores

especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados)

REPARTO DE LA SOLICITUD(Asesores

especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados)

LIQUIDACION Y PAGO(Asesores

especializados y cajeros)

LIQUIDACION Y PAGO(Asesores

especializados y cajeros)

ENTREGA DE INFORMACION


cajeros)



cajeros)

FINFIN

134

20.8 CAPACITACIONES

Cuando los usuarios solicitan una capacitación o charla sobre registros públicos o en cualquier tema deinterés con este tema, la Cámara de Comercio estará presta para atender dicha solicitud.

Objeto XX Actualización de normatividad.


Director jurídico, Asistente Director jurídico (Ver página 3 de este manual).

Documentos involucrados E Solicitud.

Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario de atención al público, en la oficina Jurídica.


Fundamento jurídico Cc Código de Comercio, Dto. 898 de 2002 y Circular Única de la SIC.

Término de respuesta Lo De acuerdo a los requerimientos del usuario.


135

PROCESO CAPACITACION

ACTIVIDADES


Los asesores especializados, cajeros o recepcionista brindan laorientación necesaria para que el usuario acceda a este servicio.

2. SOLICITUD El usuario mediante petición eleva su solicitud de requerimientode capacitación de acuerdo a sus necesidades, la cual esradicada en recepción, oficinas delegadas o cónsules camerales.

3. REPARTO La recepcionista efectúa el reparto de la solicitud de capacitaciónal Secretario Ejecutivo o abogados.

4. PREPARACIÓN DE CAPACITACIÓN

El Secretario Ejecutivo o abogados conciertan con el usuario,lugar, fecha y hora para realizar la capacitación.

5. CAPACITACIÓN El Secretario Ejecutivo o abogados realizan la capacitación a losusuarios.


INICIOINICIO


(Asesores especializados, recepcionista)







REPARTO DE LA SOLICITUD

(Recepcionista)


(Recepcionista)

PREPARACION DE LA CAPACITACION


cajeros)



cajeros)


(Secretario Ejecutivo y Abogados)



CAPACITACIONCAPACITACION

136

20.9 SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS P.Q.R´ s

Con el propósito de mejorar la calidad en el servicio al cliente, la Cámara de Comercio de Comercio delSur y Oriente del Tolima ha implementado el SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, parael beneficio de todos los usuarios de la entidad.

Este sistema aplica a todas las personas naturales o jurídicas que utilicen los servicios de la Cámara deComercio del sur y oriente del Tolima, en todos y cada uno de los tramites y/o procedimientos que debenagotarse para la presentación de las peticiones, quejas y reclamos ante la Cámara de Comercio y laforma, términos y procedimientos que deben cumplirse para dar respuesta oportuna y eficaz a los mismos,teniendo como principal objetivo garantizar al usuario la optima utilización y acceso oportuno a losservicios, orientación al usuario en la realización de todos los tramites y procedimientos necesarios paraacceder a los mismos, atender, investigar y solucionar las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios detal manera que se aclaren y resuelvan sus inquietudes, con relación a los servicios ofrecidos, analizar lainformación recibida por medio de las peticiones, quejas y reclamos.

Objeto XX Acceder al sistema de peticiones, quejas y reclamos.


Abogados

Documentos involucrados E f Formato o escrito contentivo del P`QRS.

Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario deatención al público, en la oficina 105 de la sede principal de laCámara de Comercio, a través de los buzones puestos adisposición en atención al público de las oficinas delegadas o através de la línea telefónica 2485377-248369 Ext. 104 o 118.

Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. de proponentes, Desarrolloempresarial, conciliación, arbitraje y amigable composición,Administrativo y financiero.

Fundamento Resolución 073 del 2001 de la Cámara de Comercio del Sur yOriente del Tolima.

Término de respuesta Lo Quejas y Reclamos 5 días, Peticiones: Promedio de 5 días. Sin quepor ningún motivo exceda el término legal.


137

PROCESO SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS P.Q.R´ s

ACTIVIDADES


El director jurídico, asesores especializados, cajeros orecepcionista brindan la orientación necesaria para que el usuarioacceda a este servicio.

2. RADICACIÓN PQR`S

El usuario a través del R- SICA 502-01-05 “presentación depeticiones, quejas o reclamos” radica su Pqr`s en recepción o através del buzón destinado para el efecto, o por la líneatelefónica 2485377- Ext. 104 o correo electró[email protected].

3. REPARTO La recepcionista o Administradora del sistema hace la entregadel PQR`S a la responsable del sistema.

4. ACCIÓNCORRECTIVA YPREVENTIVA

Se toman las acciones correctivas y preventivas a que hubierenlugar, tendientes.

5. RESPUESTA ALUSUARIO

Dentro de los cinco (5) días al recibo de la PQR`S se darespuesta al usuario a la dirección suministrada.


INICIOINICIO










(Recepcionista)


(Recepcionista)



cajeros)



cajeros)





CAPACITACIONCAPACITACION

FINFIN

138

20.10 SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES

¿Qué es el SIPREF?

El Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF- es un conjunto de herramientas gratuitas en la queintervienen todas las cámaras de comercio del país, las personas naturales y jurídicas matriculadas einscritas en el registro mercantil; las Entidades sin Ánimo de Lucro, los proponentes y los usuarios de lainformación registral con la finalidad de garantizar la seguridad y confiabilidad de los registros públicos yevitar fraudes en la información registral ( Ley 1429 de 2010, Decreto 489 de 2013 y Circular 005 de mayo30 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio).

Recuerde actualizar la información del registro y verificar periódicamente su valiosa información. ¡ElSIPREF nos protege a todos!

¿PARA QUÉ SIRVE EL SIPREF?

El SIPREF beneficia a la comunidad en general porque permite tomar medidas tempranas para proteger lainformación registral que reposa en las cámaras de comercio del país.

¿CÓMO FUNCIONA EL SIPREF?

Las personas que entreguen documentos en cámara de comercio para su registro deben presentar suCÉDULA ORIGINAL (amarilla con hologramas) o la CÉDULA DE EXTRANJERÍA VIGENTE (para lascédulas de extranjería es necesario adjuntar copia de la misma).

La información de identificación del solicitante se valida con el sistema de información de la RegistraduríaNacional del Estado Civil para verificar que los datos del documento de identificación coincidan y que nocorrespondan con una persona fallecida.

¿A QUIÉNES SE EXIGE LA PRESENTACIÓN DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA O DE EXTRANJERÍA VIGENTE?

Para todas las personas naturales que presenten documentos o solicitudes de registro.

1. PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Quien presenta la documentación debe exhibir su cédula, original y vigente, al funcionario que recibe los documentos para su radicación, quien debe dejar constancia escrita de la verificación.

2. ENVÍO DE ALERTA PREVIA AL ÚLTIMO CORREO ELECTRÓNICO DE NOTIFICACIÓN JUDICIAL OCOMERCIAL, Y MENSAJE DE TEXTO AL CELULAR REGISTRADO Y AUTORIZADO POR LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA CUANDO SE RADICANLOS DOCUMENTOS

3. REINGRESO DE DOCUMENTOS:

La persona que entrega los documentos a las asesoras debe exhibir su cédula de ciudadanía o deextranjería en original y vigente. Cuando la identificación es la cédula de extranjería, es necesario adjuntarcopia de la misma. De la exhibición se dejará constancia escrita que se anexa a los documentos. Además,se envía la alerta al correo electrónico de notificación judicial o comercial y mensaje de texto al celular, siautorizó, informando la solicitud de registro.


139

4. REGISTRO DE LA SOLICITUD:

Se hará el envío de la alerta al correo electrónico de notificación judicial o comercial y mensaje de texto acelular, si autorizó, informando la procedencia del registro solicitado o la abstención del mismo.

IMPORTANTE!

SI AL MOMENTO DE EXHIBIR LA CÉDULA DE CIUDADANÍA SE PRESENTAN ICONSISTENCIAS ENLA IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE CON LA VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAREGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, NO SE PODRÁ RADICAR LA PETICIÓN

¿QUIÉNES SE EXCEPTÚAN DEL SIPREF?

Solicitudes y órdenes de las autoridades judiciales o administrativas, embargos, inscripciones de demanda y cualquier otra orden similar.

Trámites relacionados con el Registro Nacional de Turismo. Registro de libros electrónicos

¿CÓMO FUNCIONA EL SIPREF EN LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE NOMBRAMIENTOS DEREPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES Y ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN?

Es necesario informar la fecha de expedición de la cédula y el número de la misma para efectuar lavalidación de la identificación, mediante uno de los siguientes documentos:

Copia de la cédula legible por ambos lados.En la carta de aceptación, informar la fecha de expedición de la cédula

¿QUIÉNES SON CONSIDERADOS MATRICULADOS O INSCRITOS ACTIVOS?

Las personas naturales o jurídicas que en los últimos tres (3) años han actualizado su información a travésde inscripciones y/o renovaciones.

Para la renovación de los matriculados o inscritos activos, no se necesitará la exhibición de la cédula dequien presenta la documentación en las taquillas o en el reingreso de la renovación, sin embargo, se envíala alerta de radicación de la petición.

¿QUIÉNES SON CONSIDERADOS MATRICULADOS O INSCRITOS INACTIVOS?

Las personas naturales o jurídicas que NO hayan actualizado sus datos por la no inscripción de actos odocumentos, o por omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción, en los últimos tres (3)años.

* Las peticiones de registro de quienes se encuentran inactivos, la deberán presentar únicamente las siguientes personas:

En las sociedades de personas el representante legal inscrito, alguno de los socios, revisores fiscales ocualquier miembro de órganos de administración inscritos, es decir, que su nombre conste en el certi ficadode existencia y representación legal.

En las sociedades por acciones y entidades sin ánimo de lucro el representante legal inscrito, revisoresfiscales si se encuentran nombrados o cualquier miembro de órganos de administración inscritos.


140

*Si la persona natural o jurídica titular de la información verifica que la solicitud de registro no es de su procedencia, puede desistir del trámite acercándose a una de nuestras sedes.

20.11 CAE

El CAE es un programa implementado por la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima enconvenio con la Alcaldía municipal del Espinal, orientado a promover la creación de empresas en laciudad, mediante el apoyo a los nuevos empresarios en la asesoría tendiente a la legalización de nuevosestablecimientos de comercio, y este programa está dirigido a aquellas personas que creen empresa y querequieran información, orientación y asesoría para su debido funcionamiento. El objetivo primordial es facilitarle de manera radical la creación y constitución de su empresa. Nuestramisión es servir como único contacto entre usted y las demás entidades que intervienen en el proceso decreación de su negocio.

Objeto XX Promover la creación de empresas en la ciudad, mediante el apoyoa los nuevos empresarios en la asesoría tendiente a lalegalización de nuevos establecimientos de comercio


Asesor(es) especializado(s) CAE, Secretario Ejecutivo Ver página3 de este manual).

Documentos involucrados E Solicitud inscripción de documentos.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, demanera gratuita en la sede principal de principal de la Cámara.


Fundamento jurídico Convenio Interinstitucional No. 439 del 18 de Mayo de 2009.

Término de respuesta L Inmediatamente





141

PROCESO SERVICIO CAE

ACTIVIDADES 1. ORIENTACIÓN Loa asesores especializados orientan a los usuario cómo accedera este servicio, quien recibe información general acerca de lostrámites y documentos necesarios para legalizarse, deberes comocomerciante, responsabilidades y obligaciones tributarias,Inscripción en el Registro Único Tributario (R.U.T.),diligenciamiento del formulario de registro Único Empresarial y deestablecimiento de Comercio, diligenciamiento del FormularioInformación Tributaria RIT y notificación otras entidades,clasificación de la actividad económica según el Estatuto TributarioMunicipal y código CIIU, revisión Jurídica Previa del documento deconstitución de una persona Jurídica (Cuando éste ya se hasolicitado por el Usuario), requisitos para la operación yfuncionamiento del Establecimiento de comercio abierto al Público,si es su voluntad puede acceder a los puntos de auto consulta odirectamente ante el asesor especializado. Igualmente se le indicaal usuario que debe cancelar los derechos de impuesto de registroante el Banco.

El primer caso sucede si empresario ya ha recibido asesoríaespecializada y quiere iniciar de inmediato el proceso delegalización de su empresa. El segundo caso sucede cuando elempresario llega por primera vez a la entidad.

2. CONSULTAS PREVIAS

El empresario consulta bajo su propia responsabilidad en laspantallas de auto-consulta o accediendo por Internet a la páginawww.crearempresa.com.co, en el link consultas: Normatividad deusos del suelo para determinar la compatibilidad de la zona con laactividad que va a desarrollar (Informativo de Uso del Suelo), elnombre del establecimiento para verificar que no se encuentraregistrado (Consulta en el Registro Único Empresarial RUE),consulta del código CIIU de la actividad comercial, de maneraopcional, consulta el registro de Marcas ante la Superintendenciade Industria y comercio, costos de legalización.

3. MINUTA VIRTUAL

Solo para Personas Jurídicas, que se constituyen a través deEscritura pública o documento Privado. El usuario envía a travésde Internet, la Minuta de Constitución, la cual es revisada por elasesor especializado de la Cámara de Comercio y por la notaría.Una vez lista la Minuta, la Notaría procede a elevarla a escriturapública para posterior firma del Usuario y del Notario.

4. FORMALIZACIÒN

Posteriormente el usuario solicita turno con el asesor especializadoo caja, en donde realiza el pago de la matrícula Mercantil y lacancelación de los derechos de inscripción, si se trata de PersonaJurídica. Previa presentación de los siguientes documentos:Formulario de matrícula en el Registro Único Empresarial RUE -Pre-inscripción en el Registro Único Tributario Pre-RUT -


142

Formulario de Inscripción en el Registro de Información TributariaRIT - Documento Público o Privado de Constitución (Solo paraPersonas Jurídicas)

El asesor especializado graba la Información del empresario en elSoftware SII y solicita a la DIAN la Asignación del Número deIdentificación Tributaria NIT. Finalmente si se trata de una personaNatural, hace entrega de manera inmediata de los siguientesdocumentos: - Copia del formulario de matrícula en el RegistroÚnico Empresarial RUE - Registro Único Tributario RUT (Con elNIT Asignado) - Copia del Formulario de Inscripción en el Registrode Información Tributaria RIT- Certificado Mercantil. NOTA: A laspersonas Jurídicas se les hará entrega de el RUT y del primercertificado de Existencia y representación legal, al día siguiente dela Solicitud de Matrícula, siempre y cuando el documento público oprivado de constitución esté conforme a los requisitos legales yproceda su inscripción en el Registro Mercantil.

5. NOTIFICACIÓN A OTRAS ENTIDADES

Diariamente, al finalizar la Jornada laboral, se enviará por parte dela Cámara de Comercio a la Secretaría de Hacienda Municipal –Industria y comercio, a La Secretaría de planeación Municipal, a laSecretaría Social – División Sanidad, a la Secretaría de GobiernoMunicipal y al Benemérito Cuerpo de Bomberos Voluntarios de ElEspinal, a través de correo electrónico, la información siguiente delos nuevos empresarios: NIT, Nombre empresa, nombreestablecimiento de comercio, nombre y cédula del representanteLegal, Dirección, barrio, teléfono, Correo Electrónico, Actividadeconómica principal y secundaria y Fecha de Inicio de Actividades.Igualmente se enviarán en medio electrónico la base de datos delos empresarios que hubiesen solicitado actualizaciones omutaciones al registro mercantil.

El primer día hábil de cada semana, se enviará a la Secretaría deHacienda – industria y comercio, los Formularios de Registro deInformación Tributaria RIT de los empresarios matriculados o quesolicitaron actualización o mutación durante la semanainmediatamente anterior, con una copia del RUT. Para el efecto cada entidad procederá de la siguiente manera:INDUSTRIA Y COMERCIO: la Información que es enviada enmedio electrónico por la Cámara, será descargada diariamente porun funcionario de esta dependencia, para que directamentealimente la base de datos que registran los contribuyentes en elRIT. PLANEACIÓN MUNICIPAL La Información que es enviadapor la Cámara en medio electrónico, deberá ser consultadadiariamente por esta dependencia para que se realice la visita deinspección correspondiente en un término máximo de 15 días. Unavez realizada, se reportará a la Secretaría de Gobierno Municipal,mediante oficio, la relación de empresarios que no cumplen losrequisitos de ubicación y destinación según el plan básico deordenamiento Territorial vigente, para que se inicie proceso de ley232 de 1995. SECRETARIA SOCIAL (SANIDAD): La Informaciónque es enviada por la Cámara en medio electrónico, deberá serconsultada diariamente por esta dependencia para que se realice


143

la visita de inspección correspondiente en un término máximo de15 días. Una vez realizada, se reportará a la Secretaría deGobierno Municipal, mediante oficio, la relación de empresariosque no cumplen los requisitos sanitarios, según lo establecido en laLey 9 de 1979 y demás normas complementarias, para que seinicie proceso de ley 232 de 1995. BENEMÉRITO CUERPO DEBOMBEROS VOLUNTARIOS: La Información que es enviada porla Cámara en medio electrónico, deberá ser consultadadiariamente por esta entidad para que se realice la visita deinspección correspondiente en un término máximo de 15 días. Unavez realizada, se reportará a la Secretaría de Gobierno Municipal,mediante oficio, la relación de empresarios que no cumplen losrequisitos de seguridad industrial, según lo establecido en la Ley 9de 1979 y demás normas complementarias, para que se inicieproceso de ley 232 de 1995. SECRETARÍA DE GOBIERNO MUNICIPAL: Recepciona lainformación sobre las empresas que no cumplen los requisitoslegales apara la apertura y funcionamiento, mediante oficio desdelas dependencias anteriormente relacionadas en este ManualOperativo, para dar inicio al proceso administrativo según loestablece la Ley 232 de 1995 y demás normas complementarias.En ningún caso se podrá sancionar al empresario si en una visitade inspección, no presenta el concepto o certificado físico de Usode Suelo, Ambiental, Sanitario o de Seguridad, toda vez que esterequisito no es obligatorio según la ley 232 de 1995 y el decreto1879 de 2008.


144

20.12 RUEFecha de actualización: 20/06/2019

Actualizado: Directora Jurídica

INICIOINICIO





CONSULTAS PREVIAS(Asesores espcializados,

cajeros, usuario)

CONSULTAS PREVIAS(Asesores espcializados,

cajeros, usuario)

MINUTA VIRTUAL(Usuario)

MINUTA VIRTUAL(Usuario)

FORMALIZACION(Asesor

Especilaizado)

FORMALIZACION(Asesor

Especilaizado)

NOTIFICACION A OTRAS ENTIDADES

(Asesor Especializado)

FIN FIN

145

El RUE o REGISTRO UNICO EMPRESARIAL es aquel sistema que permite que todas las cámaras de comercio del país estén conectadas en red, es decir que cualquier comerciante puede realizar sus trámites desde cualquier parte del país

Objeto XX Dar cumplimiento a la Ley 590 de 2000 permitiendo el acceso deservicios de las Cámaras a nivel Nacional.


Cámara receptora, cámara responsable, Administradora delsistema, digitadora, Secretario Ejecutivo y abogados.

Documentos involucrados E Documento privado o público que se presenta para inscripción.

Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público,directamente en caja de la sede principal y oficinas delegadas, yen cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicioRUE.

Alcance Registro mercantil y proponentes.

Fundamento jurídico Código de Comercio, Art.2,

Decreto 1520 de 1978

Ley 590 de 2000Circular externa 10 de2001Circular externa 01 de2002Circular externa 05 de2002

Ley 6 de 1992

Término de respuesta L 16 horas hábiles sin exceder las 24.





146

PROCESO DEL SERVICIO RUE PROCESO COMO CAMARA RECEPTORA

ACTIVIDADES

1. ORIENTACIÓN Los asesores especializados brindan la orientación necesariapara la realización del trámite nacional solicitado. Se hace controlde homonimia local y nacional (Matrícula). Se le informa al clientelos requisitos necesarios para el trámite nacional solicitado y seremiten los documentos al Secretario Ejecutivo o abogados.


Los asesores especializados o cajeros reciben los documentos,verificando que se encuentren completos, bien diligenciados, serealiza nuevamente la consulta de homonimia (Matrícula), seliquida y se le informa al cliente el valor a pagar (para la cámararesponsable), se ingresa al sistema para seleccionar el acto aprocesar y realizar la liquidación respectiva, se recauda el dineroentregando copias de pago.

3. ESCANEO DE DOCUMENTOS

Los asesores especializados o cajeros que recibieron ladocumentación entrega a la auxiliar de archivo con el fin de queescanee los documentos que serán remitidos a la Cámararesponsable del proceso.

4. FIRMA DIGITAL Y ENVIO DE IMÁGENES

La auxiliar de archivo una vez escanea los documentos abre elprograma firmar documento (certifirma) y se selecciona la imagenque se va a firmar digitalmente, lo anterior con el fin de darleseguridad al documento soporte, posteriormente y ya firmado eldocumento se trasladan las imágenes del computador al servidory finalmente envía la imagen a la cámara responsable.

5. RESPUESTA DECAMARA RESPONSABLE

La administradora del sistema o digitadora, cajeros, hacenseguimiento al documento entrando al programa SII por la opción"consulta transacción a RUE" se verifica el estado de dichotrámite. En caso de haber sido devuelto el trámite por la Cámararesponsable, se imprime y se le entrega al cliente el oficio y losdocumentos correspondientes al usuario.

6. ARCHIVO La auxiliar de archivo Deja soporte físico del trámite nacional yarchiva los documentos soportes en carpetas organizadas paralas cámaras de comercio.


147

PROCESO COMO CÁMARA RESPONSABLE


INICIOINICIO





LIQUIDACION Y PAGO(Asesores espcializados,

cajeros)

LIQUIDACION Y PAGO(Asesores espcializados,

cajeros)

ESCANEO DE DOCUMENTOS (Auxiliar de

archivo)

ESCANEO DE DOCUMENTOS (Auxiliar de

archivo)

FIRMA DIGITAL Y ENVIO DE

IMAGENES (Auxiliar de

archivo)

FIRMA DIGITAL Y ENVIO DE

IMAGENES (Auxiliar de

archivo)

RESPUESTA(Camara

responsable)

RESPUESTA(Camara

responsable)

ARCHIVO(Auxiliar de

archivo)

ARCHIVO(Auxiliar de

archivo)

FINFIN

148

ACTIVIDADES

1. VERIFICACIÓN DE TRÁMITES RECIBIDOS

La administradora del sistema o digitadora verifican en elprograma SII por la opción "consulta a transacciones RUE" siexisten trámites pendientes para ésta Cámara de Comercio, encaso afirmativo proceden a imprimir las imágenes y pasar alSecretario Ejecutivo o abogados para la revisión jurídica.

2. REPARTO La administradora del sistema o digitadora, según sea el casoingresando en el sistema por el programa SII efectúa el repartoal Secretario Ejecutivo o abogados para la revisión jurídica.

3. REVISIÓN JURÍDICA

Los abogados y/o secretarios verifican que los documentosreúna los requisitos legales para proceder con su inscripción, encaso afirmativo se procede de conformidad, ingresando alsistema el código de barras, seleccionando la clase dedocumento, seleccionando el acto y el libro respectivo, se digitala información del acto para la noticia mercantil y se imprime elsello de inscripción y se firma. En caso contrario, de que noreúna los requisitos indispensables para proceder con lainscripción, se devuelve mediante oficio para que adecuen deconformidad con la normatividad vigente, oficio que es enviado ala Chamara de comercio receptora del trámite de registro.

4. DIGITACIÓN El Secretario o abogado según sea el caso que haya procedidocon el registro del documento pretendido en registro hace laentrega de los mismos a la digitadora a través del R- SICA -705-01-19, quien se encarga de ingresar al sistema los datos de losformularios, la escritura o documento privado, de en fin todoslos datos que conforman el contenido del certificado.


Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadoraprevio a la expedición de los certificados, entrega losdocumentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-49, con el fin de que se verifique que la información digitadasea correcta. En caso afirmativo seda visto bueno y se cambia elestado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido encaja o puntos de pago. En caso contrario, de que se constanteque la información digitada no es correcta, se deja constancia deeste hecho a través del R. SICA 705-01-49 y se devuelve adigitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vezsubsanada se da el visto bueno y se cambia el estado delcertificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja opuntos de pago el certificado.

6. ESCANEO, DIGITACIÓN

El Auxiliar de archivo recibe los documentos de la Digitadora paraescanearlos y digitalizarlos.

7. ARCHIVO La auxiliar de archivo Deja soporte físico del trámite nacional yarchiva los documentos soportes en carpetas organizadas paralas cámaras de comercio.


149

20.13 GUIA ELABORACIÓN DE ACTAS


INICIOINICIO

VERIFICACION DE TRAMITES RECIBIDOS

(Administrador del sistema, digitador)

VERIFICACION DE TRAMITES RECIBIDOS

(Administrador del sistema, digitador)

REPARTO(Administrador del sistema,

digitador )

REPARTO(Administrador del sistema,

digitador )

REVISION JURIDICA(Secretario Ejecutivo,

Abogados)

REVISION JURIDICA(Secretario Ejecutivo,

Abogados)







ESCANEO y DIGITACION


ESCANEO y DIGITACION


ARCHIVO (Auxiliar de archivo)

ARCHIVO (Auxiliar de archivo)

FINFIN

150

Un acta es un documento en el que se registra lo sucedido, tratado y acordado en una reunión del máximoórgano o del órgano de administración de una persona jurídica. Es una evidencia histórica que da fe de laevolución y de las decisiones que se toman. Los elementos esenciales que la integran aplican para lasreuniones de cualquier órgano colegiado: asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva,reuniones del máximo órgano de Entidades sin Ánimo de Lucro y del órgano de administración

REQUISITOS DE UN ACTA

Un acta debe contener:

Número de acta y nombre de la persona jurídica a la que pertenece. Órgano que se reúne (junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva, asamblea de

asociados, asamblea de corporados, fundadores, consejo de administración o el nombre que, deacuerdo con los estatutos, se haya estipulado para los órganos de administración de la Entidadsin Ánimo de Lucro).

Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su carácter ordinario o extraordinario;por derecho propio, segunda convocatoria o universal.

Fecha (día – mes - año) y hora de la reunión. Lugar de la reunión: el órgano de administración se reunirá en el domicilio de la sociedad, salvo

que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas, caso en el cual puedenreunirse por fuera del domicilio social. Las decisiones tomadas en contravención de esta normaserán ineficaces (artículos 186 y 190 del Código de Comercio). Se sugiere verificar estatutos parala Sociedad por Acciones Simplicidad y para las Entidades sin Ánimo de Lucro.

Nombramiento de presidente y secretario de la reunión (artículo 189 del Código de Comercio).

Convocatoria a la reunión:

Identificación expresa del medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo con lo indicado enlos estatutos o en su defecto en la Ley (artículos 186 y 424 del Código de Comercio). Órgano opersona que realizó la convocatoria de conformidad con los estatutos o en su defecto la Ley. Se debeinformar con cuántos días de antelación se citó a la reunión o la fecha en que se realizó la citación deacuerdo con los estatutos o, en su defecto, con la Ley. Para contabilizar la antelación no se tendrá encuenta ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión.

Verificación del quórum legal o estatutario: indicar el nombre de los socios o el número de cuotaspresentes o representadas para el caso de las sociedades de personas (limitada, comanditasimple, colectiva). Para las sociedades por acciones, tales como la Sociedad Anónima, laSociedad por Acciones Simplicada y la Sociedad en Comandita por Acciones, es necesario dejarconstancia del número de acciones suscritas representadas en la reunión.

Para las entidades sin ánimo de lucro es necesario consultar en los estatutos la forma de verificarel quórum; una vez revisado deberá indicarse el número total de personas de la entidad queostentan la calidad exigida en los estatutos para la verificación del quórum y el número deasistentes a la reunión que ostentan dicha calidad (artículo 186 del Código de Comercio).

Aprobación de cada una de las decisiones con indicación del número de acciones suscritas afavor y número de acciones suscritas en contra para el caso de las sociedades por acciones.Si la decisión se aprobó por la totalidad de los accionistas, así debe indicarse en el acta odejar constancia de la aprobación unánime. Tanto para las sociedades de personas y lasEntidades sin Ánimo de Lucro se debe indicar el número de votos a favor y en contra de ladecisión o, si es el caso, dejar expresa la aprobación unánime (artículo 189 del Código deComercio).


151

Recuerde:

* Verificar, según la decisión, si se requiere de una mayoría especial por disposición estatutaria olegal.

* Debe tener claro el órgano competente para la aprobación del nombramiento, así como lacorrespondencia con los cargos previstos en los estatutos o, en su defecto, en la Ley.

*Según la decisión y el tipo societario, es importante revisar si el acta debe ser protocolizada ennotaría. Tenga en cuenta que si presenta para registro el acta y se requería su protocolizacióndeberá solicitar la devolución de dinero por dicho documento y será necesario pagar por laescritura pública como un documento nuevo.

Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano que se reúne, o de lacomisión nombrada para tal efecto (artículo 189 del Código de Comercio).

Fecha y hora de la terminación de la reunión. Firmas o constancia de las ramas del presidente y del secretario o, en su defecto, del revisor -

fiscal (artículos 189 y 431 del Código de Comercio). En caso de presentar copia del acta para registro, esta debe estar autorizada por el secretario

de la reunión o por uno de los representantes legales de la sociedad mediante una nota al finaldel documento donde se deje constancia de que es el copia tomada de la original con la firmaautógrafa de una las personas facultadas para ello.

Recuerde:

* Los extractos del acta no pueden omitir los requisitos legales ya indicados.

VERIFICACIÓN DE LA LISTA DE CHEQUEO PARA EL PRESENTE TRÁMITE:

Quien presenta la documentación en nuestras ventanillas debe exhibir el original de alguno de lossiguientes documentos (Ley 1429 de 2010; artículos 4, 5 y 6 Decreto 489 de 2013; Circular 005 de mayo30 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio):

Cédula de ciudadanía Original y copia de la cédula de extranjería. Entregar copia del acta autorizada o auténtica en cámara de comercio.Copia de la cédula de extranjería o de ciudadanía de las personas nombradas donde se pueda verificar sufecha de expedición, en caso de no haberlo informado en la carta de aceptación del cargo.

* Para la presentación de los documentos en cámara de comercio, es necesario verificar que la personajurídica no haya estado inactiva (no haber actualizado sus datos, no presentar solicitudes de inscripción deactos o documentos o no haber renovado dentro de los últimos 3 años).

En caso de estar inactiva, cuando se trate de sociedades por acciones o entidades sin ánimo de lucro, lasolicitud de inscripción solo la puede presentar de forma presencial, el representante legal, revisor Fiscal,o cualquier miembro del órgano de administración inscrito; Para las sociedades de personas,adicionalmente a los cargos indicados anteriormente, la documentación puede ser presentada por algunode los socios inscritos (Circular 005 de mayo 30 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio).


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ENTREGA DE DOCUMENTOS EN LAS VENTANILLAS

Al momento de presentar los documentos en las asesoras, se liquidan y reciben los derechos deinscripción autorizados por la Ley para la actividad registral. Además, usted deberá realizar el pago delimpuesto de registro de carácter departamental para cada acto o documento que lo genere; el lugar derecaudo de dicho tributo está sujeto a las disposiciones de la Gobernación correspondiente (Ley 223 de1995 y Decreto reglamentario 650 de 1996).

* Señor usuario, si luego de revisar la solicitud de registro la Cámara de Comercio del Sur y Oriente delTolima advierte que faltan requisitos o gestiones que pueden ser resueltas por parte del peticionario, yhace un requerimiento para que se cumplan y continuar con la inscripción, el interesado contará con eltérmino de un (1) mes contado a partir de la fecha de la comunicación, para cumplir con lo solicitado. Sivencido el plazo no se cumplen los requerimientos, se entenderá que el interesado ha DESISTIDO de supetición de registro y la Cámara de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 del Código de Procedimientoadministrativo y de lo Contencioso Administrativo, emitirá resolución que declara el abandono de lasolicitud y ordena el archivo del trámite.

Corrección de actas (Arts. 131 y 132 del Decreto 2649 de 1993) - Cuando inadvertidamente en las actasse omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario,pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. - Cuando se trate de aclarar o hacer constardecisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personasque éste hubiere designado para tal efecto

Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la páginarespectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar sucorrección

CONSULTA EL ESTADO DEL TRÁMITE:

Ingrese a www.ccsurortolima.org.co, seleccione la opción: SERVICIOS REGISTRALES, y allí debeproceder a crear usted mismo su usuario y contraseña de acuerdo con las indicaciones del aplicativo,después de ingresar al sistema selecciona la opción CONSULTA ESTADO DE SU TRAMITE, e ingrese elnumero de radicado que aparece en la factura (código de barras) o puede utilizar los demás criterios debúsqueda como número de identificación, numero de matricula o fecha del trámite. Para mayorinformación también puede comunicarse al 2485377 ext. 120.

20.14 MODELO CONSTITUCION S.A.SFecha de actualización: 20/06/2019

Actualizado: Directora Jurídica


153

“Éste modelo simplemente es una guía de cómo elaborar la constitución de una SAS, por lo tanto no debeutilizar los nombres y datos ficticios establecidos en el modelo, sino digitar los datos propios de laSociedad, elaborando su documento propio y atendiendo las indicaciones correspondientes. Por loanterior, la utilización de estos formatos es responsabilidad del comerciante. La Cámara de Comercio delSur y Oriente del Tolima no se hace responsable de los efectos jurídicos que pueda producir la inscripciónde este acto ni por la indebida utilización del mismo. El presente texto no suple la normatividad vigente nievita la aplicación de la misma”.

MODELO DE CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS – S.A.S.

En la ciudad de ____________, Departamento del Tolima, República de Colombia, el __ de ___________del año 20__, _____________________________, mayor de edad, identificado con Cedula de Ciudadaníanúmero _________________ expedida en __________________, de estado civil ___________domiciliado en la ciudad de ______________ en la dirección __________________, mayor de edadidentificado con Cedula de Ciudadanía número _________________ expedida en _______________, deestado civil ________________ domiciliado en la ciudad de __________________ en la dirección____________, quien para todos los efectos se denominarán los constituyentes, mediante el presenteescrito manifestamos nuestra voluntad de constituir una Sociedad por Acciones Simplificada, que seregulará conforme lo establecido en la ley y en los siguientes estatutos: -----------------------------------------ARTÍCULO PRIMERO TIPO O ESPECIE DE SOCIEDAD QUE SE CONSTITUYE La sociedad que seconstituye por medio de este documento es por acciones, del tipo Sociedad por Acciones Simplificada,esta se regirá por las disposiciones contenidas en los presentes estatutos, por las normas que de maneraespecial regulan esta especie de compañía en Código de Comercio y por las generales que en la anteriornormativa rigen para las sociedades, teniendo en cuenta que tanto las especiales como las generalessean compatibles con su calidad de una Sociedad por Acciones Simplificada. ---------------------------------ARTÍCULO SEGUNDO DOMICILIO SOCIAL La compañía tendrá como domicilio principal la ciudad de______________, pero podrá abrir sucursales o agencias en cualquier parte del territorio nacional, para locual se procederá como aparece previsto en las normas legales. --------------------------------------------------ARTÍCULO TERCERO NOMBRE DE LA SOCIEDAD La sociedad actuará bajo la denominación social_______________ S.A.S.; -----------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO CUARTO TÉRMINO DE DURACIÓN La sociedad tendrá un término de duración INDEFINIDO,pero podrá disolverse anticipadamente cuando sus accionistas así lo decidan. ---------------------------------ARTÍCULO QUINTO OBJETO SOCIAL La sociedad tendrá por objeto, el desarrollo de las siguientesactividades: A) Producción, composición, edición, publicidad radial y televisiva de himnos nacionales. B)Cualquier actividad comercial o civil de forma lícita y todas las demás inherentes al desarrollo del objetosocial. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO SEXTO CAPITAL AUTORIZADO, SUSCRITO Y PAGADO El capital autorizado de la sociedadestá expresado en PESOS y es de CINCUENTA MILLONES ($50'000,000), divididos en CINCO MIL(5,000) acciones de igual valor nominal, a razón de DIEZ MIL ($10,000) cada una. Los accionistasconstituyentes han suscrito CINCO MIL (5,000) por un valor nominal total de CINCUENTA MILLONES($50'000,000), capital que se encuentra suscrito y pagado en dinero en su totalidad, La clase de accionesaquí suscrita son de clase ORDINARIAS. Parágrafo.- El capital suscrito podrá aumentarse por cualquierade los medios que admite la Ley, igualmente, podrá disminuirse con sujeción a los requisitos que la Leyseñala, en virtud de la correspondiente reforma estatutaria, aprobada por sus accionistas e inscrita en elregistro mercantil: ACCIONISTAS N° DE ACCIONES CAPITAL % ________________2500$25,000,000.00 50.00% ____________ 2500 $25,000,000.00 50.00% TOTAL 5000 50,000,000.00 100.00% . ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO SEPTIMO CARACTERÍSTICAS DE LAS ACCIONES Las acciones de la sociedad en que sehalla dividido su capital son de clase: OTORGANTES TIPO ACCION CANTIDAD RAFAEL WENCESLAONÚÑEZ MOLEDO Acción Ordinaria 2500 ORESTE SINDICI Acción Ordinaria 2500. ----------------------ARTÍCULO OCTAVO TÍTULOS DE LAS ACCIONES A cada uno de los accionistas se le expedirá un solo


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título representativo de sus acciones, a menos que prefieran tener varios por diferentes cantidadesparciales del total que le pertenezca. El contenido y las características de los títulos se sujetarán a lopreceptuado en las normas legales correspondientes. Mientras el valor de las acciones no hubiere sidopagado totalmente, la sociedad sólo podrá expedir certificados provisionales. Para hacer una nuevainscripción y expedir el título al adquirente, será menester la previa cancelación de los títulos del tradente.ARTÍCULO NOVENO LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONES La sociedad llevará un libro de registro deacciones, previamente registrado en la cámara de comercio correspondiente al domicilio principal de lasociedad, en el cual se anotará el nombre de cada accionista, la cantidad de acciones de su propiedad, eltítulo o títulos con sus respectivos números y fechas de inscripción, las enajenaciones y traspasos, lasprendas, usufructos, embargos y demandas judiciales, así como cualquier otro acto sujeto a inscripciónsegún aparezca ordenado en la Ley. --------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO EMISIÓN DE ACCIONES Corresponde a los accionistas decidir sobre la emisión deacciones de que disponga la sociedad y que se encuentren en la reserva.------------------------------------ARTÍCULO DECIMO PRIMERO REGLAMENTO DE EMISIÓN DE ACCIONES Corresponde a losaccionistas constituyentes expedir el reglamento aplicable a la suscripción de las acciones reservadas,ordinarias y de capital emitidas por la sociedad. ----------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO GERENCIA La representación legal de la sociedad y la gestión de losnegocios sociales estarán a cargo de un GERENTE, a su vez la sociedad podrá nombrar unSUBGERENTE, quien reemplazará al gerente en sus ausencias temporales y absolutas contando con lasmismas atribuciones que el gerente cuando éste entre a reemplazarlo. -----------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO TERCERO FACULTADES DEL GERENTE El gerente está facultado para ejecutar, anombre de la sociedad, todos los actos y contratos relacionados directamente con el objeto de la sociedad,sin límite de cuantía. Serán funciones específicas del cargo, las siguientes: a) Constituir, para propósitosconcretos, los apoderados especiales que considere necesarios para representar judicial oextrajudicialmente a la sociedad. b) Cuidar de la recaudación e inversión de los fondos sociales. c)Organizar adecuadamente los sistemas requeridos para la contabilización, pagos y demás operaciones dela sociedad. d) Velar por el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones de la sociedad en materiaimpositiva. e) Certificar conjuntamente con el contador de la compañía los estados financieros en el casode ser dicha certificación exigida por las normas legales. f) Designar las personas que van a prestarservicios a la sociedad y para el efecto celebrar los contratos que de acuerdo a las circunstancias seanconvenientes; además, fijará las remuneraciones correspondientes, dentro de los límites establecidos en elpresupuesto anual de ingresos y egresos. g) Celebrar los actos y contratos comprendidos en el objetosocial de la compañía y necesarios para que esta desarrolle plenamente los fines para los cuales ha sidoconstituida. h) Cumplir las demás funciones que le correspondan según lo previsto en las normas legales yen estos estatutos. Parágrafo.- El gerente queda facultado para celebrar actos y contratos, en desarrollodel objeto de la sociedad, con entidades públicas, privadas y mixtas. ------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO CUARTO RESERVAS La sociedad constituirá una reserva legal que ascenderá porlo menos al cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito y se formará con el diez por ciento (10%) de lasutilidades líquidas de cada ejercicio. Los accionistas podrán decidir, además, la constitución de reservasvoluntarias, siempre que las mismas sean necesarias y convenientes para compañía, tengan unadestinación específica y cumplan las demás exigencias legales. --------------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO QUINTO UTILIDADES No habrá lugar a la distribución de utilidades sino con baseen los estados financieros de fin de ejercicio, aprobados por sus accionistas, aprobación que se presumepor el hecho de la certificación mientras ocupe el cargo de gerente. Tampoco podrán distribuirse utilidadesmientras no se hayan enjugado las pérdidas de ejercicios anteriores que afecten el capital, entendiéndoseque las pérdidas afectan el capital cuando a consecuencia de las mismas se reduzca el patrimonio netopor debajo del monto del capital suscrito. Las utilidades de cada ejercicio social, establecidas conforme alos estados financieros aprobados con los que estén de acuerdo sus accionistas, se distribuirán conarreglo a las disposiciones siguientes y a lo que prescriban las normas legales. 1.- El diez por ciento (10%)de las utilidades líquidas después de impuestos se llevará a la reserva legal, hasta concurrencia delcincuenta por ciento (50%), por lo menos, del capital suscrito. Una vez se haya alcanzado este límitequedará a decisión de los accionistas continuar con el incremento de la reserva, pero si disminuyere seráobligatorio apropiar el diez por ciento (10%) de las utilidades líquidas hasta cuando dicha reserva lleguenuevamente al límite fijado. 2.- Efectuada la apropiación para la reserva legal se harán las apropiaciones


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para las demás reservas que, con los requisitos exigidos en la Ley, decidan sus accionistas. Estasreservas tendrán destinación específica y clara, serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan, yel cambio de destinación o su distribución posterior sólo podrán autorizarse por los accionistas. 3.- Sihubiere pérdidas de ejercicios anteriores, no enjugadas que afecten el capital, las utilidades se aplicarán ala cancelación de tales pérdidas antes de cualquier apropiación para reservas legal, voluntarias uocasionales. 4.- Las apropiaciones para la creación o incremento de reservas voluntarias u ocasionales,deberán ser aprobadas por sus accionistas. 5.- El remanente de las utilidades, después de efectuadas lasapropiaciones para reserva legal y para reservas voluntarias u ocasionales, se destinarán al pago deldividendo de cada accionista. ------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO SEXTO DISOLUCIÓN DE LA SOCIEDAD La sociedad se disolverá por decisión desus accionistas o cuando se presente alguna de las causales previstas en la Ley y compatibles con laSociedad por Acciones Simplificada constituida por medio de este documento. La disolución, de acuerdo acausal presentada, podrá evitarse con sometimiento a lo prescrito en la normativa comercial para el efecto.ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO LIQUIDADOR El liquidador y su suplente serán designados por losaccionistas y esta designación, una vez ellos manifiesten la aceptación, se llevará a cabo su inscripción enel registro mercantil. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO OCTAVO PROCESO DE LIQUIDACIÓN Cuando se trate del denominado procesode liquidación privada o voluntaria, se seguirán las normas que aparecen en los artículos 218 y siguientesdel Código de Comercio. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO DECIMO NOVENO TRANSITORIO - NOMBRAMIENTOS El cargo de GERENTE seráocupado por, ____________________________, identificado con Cedula de Ciudadanía número11111111 de _____________________ y se nombra como SUBGERENTE a_______________________________, con Cedula de Ciudadanía número 22222222 de BOGOTA.Ambas personas estando presentes en este acto constitutivo, aceptan los cargos para los cuales fuerondesignados. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO VIGESIMO DECLARACIÓN DEL SOCIO CONSTITUYENTE Los constituyentes de lasociedad ___________________., identificado así: _______________________, identificado con Cedulade Ciudadanía número 11111111 de _________________ y ______________________, con Cedula deCiudadanía número 22222222 de _____________________.; declaran que la sociedad constituida pormedio de este documento privado, reúne los requisitos exigidos por la Ley. En constancia firman:_____________________ C.C. 11111111 expedida en ____________ y __________________C.C.22222222 expedida en _____________________

20.15 ACTA DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS DE LA SOCIEDAD


156

Número de Acta:i DIGITAR NÚMERO DE ACTA ii

iii REDACTAR NOMBRE DE LA SOCIEDAD iv

NIT. DIGITAR EL NÚMERO DE NITEn siendo

las del día

, la Asamblea de Accionistas se reúne en sesiónv vi y de

formavii viiiprevia convocatoria realizada el

ix a través de: xREDACTAR EL O LOS MEDIOS UTILIZADO PARA

CONVOCAR (CITAR) A LA REUNIÓNxi y realizada por:xii REDACTAR EL NOMBRE DE LA PERSONA EINDICAR EL CARGO QUE CONVOCÓ (CITO) A LA REUNIÓNxiii

Orden del Día

1. Designación de Presidente y Secretario2. Verificación de Quórum3. Nombramiento de Representante Legal4. Aprobación de Acta5. Firmas

1. Designación Presidente y Secretario de la reuniónxiv

Se nombran para estos cargos a:

Presidentexv: REDACTAR EL NOMBRE DEL PRESIDENTE DE LA REUNIÓN, identificado con la No. REDACTAR EL NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN de

Secretarioxvi: REDACTAR EL NOMBRE DEL SECRETARIO DE LA REUNIÓN, identificado con la No. REDACTAR EL NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN de

2. Asistencia (Quórum Deliberatorio)xvii

Revisada la asistencia se constata que estuvieron en la reunión las siguientes:

xviii Acciones Suscritas Presentes xixxx INDICAR NÚMERO ACCIONES

SUSCRITAS PRESENTES xxi

3. Nombramiento de Representante Legal

La Asamblea de Accionistas designa a: REDACTAR EL NOMBRE DE LA PERSONA DESIGNADA,identificado con la No. REDACTAR EL NÚMERO

DE IDENTIFICACIÓN de como

Representante Legal , en reemplazo de:

REDACTAR EL NOMBRE DE LA PERSONA QUE SE REEMPLAZA.


157

La persona designada

La Asamblea de Accionistas aprueba el nombramiento efectuado con la siguiente votación:xxii

xxiiiREDACTAR EL NÚMERO DE xxivACCIONES SUSCRITAS PRESENTES QUE VOTAN A FAVOR

xxvREDACTAR EL NÚMERO DE xxviACCIONES SUSCRITAS PRESENTES QUE VOTAN ENBLANCO

xxviiREDACTAR EL NÚMERO DE xxviiiACCIONES SUSCRITAS PRESENTES QUE VOTAN ENCONTRA

4. Aprobación de Actaxxix

xxx

Finalizada la reunión, la Asamblea de Accionistas lee y manifiesta la aprobación del acta por unanimidad:xxxi

Finaliza la sesión siendo las

xxxii xxxiii xxxivxxxv xxxvi xxxvii xxxviii xxxix xl xli xlii xliii xliv xlv xlvi xlvii xlviii xlix l li lii liii liv lv lvi lvii lviii lix lx Presidentelxi

REDACTAR EL NOMBRE DEL PRESIDENTE DE LA REUNIÓNREDACTAR EL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN

lxii lxiii lxiv lxv lxvi lxvii lxviii lxix lxx lxxi lxxii lxxiii lxxiv lxxv lxxvi lxxvii lxxviii lxxix lxxx lxxxi lxxxii lxxxiii lxxxiv lxxxv Secretario

REDACTAR EL NOMBRE DEL SECRETARIO DE LA REUNIÓNREDACTAR EL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN


158

MODELO DE DOCUMENTO PRIVADO DE EMPRESA UNIPERSONAL PARA

NOMBRAMIENTO DE REPRESENTANTE LEGAL

NOMBRE COMPLETO DE LA EMPRESA UNIPERSONAL)

En la ciudad de _______________________, siendo las ___________ (a.m./p.m.), deldía __________ (fecha) el(la) suscrito(a), en calidad de empresario constituyente y/otitular de la empresa unipersonal denominada________________ (indicar nombrecompleto de la empresa unipersonal),de conformidad con lo previsto en el artículo_________ de los estatutos, decido nombrar para el cargo de representante legal_______________________(Indicar el nombre), identificado con número dedocumento______________.

A esta decisión se le dará la formalidad legal y se inscribirá en el registro mercantil tal como loconsidera el Código de Comercio y en constancia de lo anterior firmo:

Firma:_____________________________

Nombre: ___________________________

C.C.: ______________de______________

(Nota: Aporte carta de aceptación a los cargos y copias de los documentos de identidadde las personas nombradas, o en su defecto, deje constancia de aceptación al cargodentro del acta e informe la fecha de expedición del documento de identidad.)


159

(Nota: El documento debe estar autenticado ante notario por el titular de la EmpresaUnipersonal, o en su defecto, con presentación personal ante la Cámara de Comercio)


i CORRESPONDE AL NÚMERO O INDEXACIÓN DEL DOCUMENTO DE ACUERDO AL CONSECUTIVO QUE TIENE EN EL LIBRO DE ACTAS DE LA SOCIEDAD

ii CORRESPONDE AL NÚMERO O INDEXACIÓN DEL DOCUMENTO DE ACUERDO AL CONSECUTIVO QUE TIENE EN EL LIBRO DE ACTAS DE LA SOCIEDAD

iii EL NOMBRE DE LA SOCIEDAD DEBE CORRESPONDER CON LO QUE ESTA ESTIPULADO EN LOS ESTATUTOS SOCIALES, REGISTRADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

iv EL NOMBRE DE LA SOCIEDAD DEBE CORRESPONDER CON LO QUE ESTA ESTIPULADO EN LOS ESTATUTOS SOCIALES, REGISTRADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

v LA CLASE DE REUNIÓN QUE POR ESTATUTOS PUEDE LLEVARSE A CABO, ORDINARIA LA QUE SE LLEVA PERIÓDICAMENTE (POR LO GENERAL UNA VEZ, LOS 3 PRIMEROS MESES DEL AÑO) Y DESTINADA PARA LA REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LA SOCIEDAD EN EL AÑO ANTERIOR. LA EXTRAORDINARIA, ES LA DESTINADA A REVISAR SITUACIONES URGENTES, NO PREVISTAS Y QUE NO PUEDAN ESPERAR A TRATARSE EN LA SIGUIENTE SESIÓN ORDINARIA.

vi LA CLASE DE REUNIÓN QUE POR ESTATUTOS PUEDE LLEVARSE A CABO, ORDINARIA LA QUE SE LLEVA PERIÓDICAMENTE (POR LO GENERAL UNA VEZ, LOS 3 PRIMEROS MESES DEL AÑO) Y DESTINADA PARA LA REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LA SOCIEDAD EN EL AÑO ANTERIOR. LA EXTRAORDINARIA, ES LA DESTINADA A REVISAR SITUACIONES URGENTES, NO PREVISTAS Y QUE NO PUEDAN ESPERAR A TRATARSE EN LA SIGUIENTE SESIÓN ORDINARIA.

vii PRESENCIAL: CUANDO LA REUNIÓN ESTÁN LOS SOCIOS PRESENTES O DEBIDAMENTE REPRESENTADOS EN LA SESIÓN QUE SE LLEVA A CABO. **************************************************************************************** FORMA VIRTUAL, (NO PRESENCIAL) UTILIZANDO LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS QUE CONSIDEREN NECESARIOS (MAIL, VIDEOCONFERENCIA, LLAMADA, ETC.) DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS DEL ARTÍCULO 19 Y 20 DE LA LEY 222 DE 1995 (ESTA ACTA DEBE SER FIRMADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA SOCIEDAD Y EL SECRETARIO). **************************************************************************************** HAY OTRO TIPO DE REUNIONES QUE NO ESTÁN ESTIPULADAS EN ESTE FORMATO :

**SEGUNDA CONVOCATORIA: EL ELEGIR ESTE TIPO DE REUNIÓN DEBERÁ INDICAR EL DÍA, MES Y AÑO DE LA PRIMERA CONVOCATORIA Y EL DÍA, MES Y AÑO EN LA QUE SE EFECTUÓ LA PRIMERA SESIÓN QUE NO PUDO DESARROLLARSE POR FALTA DE QUÓRUM.**REUNIÓN POR DERECHO PROPIO: EN LOS TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 422 DEL CÓDIGO DE COMERCIO

viii PRESENCIAL : CUANDO LA REUNIÓN ESTÁN LOS SOCIOS PRESENTES O DEBIDAMENTE REPRESENTADOS EN LA SESIÓN QUE SE LLEVA A CABO. ****************************************************************************************

NO PRESENCIAL : CUANDO LA REUNIÓN SE EJECUTA DE FORMA VIRTUAL, (NO PRESENCIAL) UTILIZANDO LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS QUE CONSIDEREN NECESARIOS (MAIL, VIDEOCONFERENCIA, LLAMADA, ETC.) DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS DEL ARTÍCULO 19 Y 20 DE LA LEY 222 DE 1995 (ESTA ACTA DEBE SER FIRMADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA SOCIEDAD Y EL SECRETARIO). **************************************************************************************** HAY OTRO TIPO DE REUNIONES QUE NO ESTÁN ESTIPULADAS EN ESTE FORMATO :**SEGUNDA CONVOCATORIA: EL ELEGIR ESTE TIPO DE REUNIÓN DEBERÁ INDICAR EL DÍA, MES Y AÑO DE LA PRIMERA CONVOCATORIA Y EL DÍA, MES Y AÑO EN LA QUE SE EFECTUÓ LA PRIMERA SESIÓN QUE NO PUDO DESARROLLARSE POR FALTA DE QUÓRUM.**REUNIÓN POR DERECHO PROPIO: EN LOS TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 422 DEL CÓDIGO DE COMERCIO

ix FECHA EN LA QUE SE CONVOCÓ A LA REUNIÓN, SE COMUNICÓ O SE ENVÍO LA CITACIÓN A LOS ACCIONISTAS PARA QUE ASISTIERAN A LA REUNIÓN.

x INDICAR CON TOTAL DETALLE, LOS MEDIOS UTILIZADOS PARA CONVOCAR, SIEMPRE SIGUIENDO LITERALMENTE LAS ÓRDENES IMPARTIDAS EN ESTATUTOS

xi INDICAR CON TOTAL DETALLE, LOS MEDIOS UTILIZADOS PARA CONVOCAR, SIEMPRE SIGUIENDO LITERALMENTE LAS ÓRDENES IMPARTIDAS EN ESTATUTOS

xii CARGO QUE DE ACUERDO A LOS ESTATUTOS TENÍA LA OBLIGACIÓN O COMPETENCIA DE EFECTUAR LA CITACIÓN A LA REUNIÓN

xiii Cargo que de acuerdo a los estatutos tenía la obligación o competencia de efectuar la citación a la reunión

xiv EL PRESIDENTE ES LA PERSONA ELEGIDA POR LOS MIEMBROS DEL ÓRGANO QUE SE REÚNE COMO MODERADOR DE LA SESIÓN, EL SECRETARIO ES LA PERSONA ENCARGA DE REALIZAR TODAS LAS FUNCIONES SECRETARIALES Y ADMINISTRATIVAS PARA EL CORRECTO DESARROLLO DE LA SESIÓN (EJ. LEVANTAMIENTO DE ACTA)

xv EL PRESIDENTE ES LA PERSONA ELEGIDA POR LOS MIEMBROS DEL ÓRGANO QUE SE REÚNE COMO MODERADOR DE LA SESIÓN

xvi EL SECRETARIO ES LA PERSONA ENCARGA DE REALIZAR TODAS LAS FUNCIONES SECRETARIALES Y ADMINISTRATIVAS PARA EL CORRECTO DESARROLLO DE LA SESIÓN (EJ. LEVANTAMIENTO DE ACTA)

xvii EN LAS SOCIEDADES POR CAPITALES, DONDE NO HAY CONOCIMIENTO PÚBLICO DE LOS ACCIONISTAS O PERSONAS QUE HACEN PARTE DE LA SOCIEDAD COMO SOCIOS, LA VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM SE REALIZA SOBRE EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS (CON DERECHO A VOTO Y A PARTICIPAR CON PLENOS DERECHOS POLÍTICOS SOBRE LA SOCIEDAD) QUE ESTABAN PRESENTES EN LA SESIÓN. **********************************************************************EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES NO PUEDE SER SUPERIOR AL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN EL REGISTRO MERCANTIL (REVISAR ESTATUTOS Y CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL).

xviii EN LAS SOCIEDADES POR CAPITALES, DONDE NO HAY CONOCIMIENTO PÚBLICO DE LOS ACCIONISTAS O PERSONAS QUE HACEN PARTE DE LA SOCIEDAD COMO SOCIOS, LA VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM SE REALIZA SOBRE EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS (CON DERECHO A VOTO Y A PARTICIPAR CON PLENOS DERECHOS POLÍTICOS SOBRE LA SOCIEDAD) QUE ESTABAN PRESENTES EN LA SESIÓN. **********************************************************************EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES NO PUEDE SER SUPERIOR AL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN EL REGISTRO MERCANTIL (REVISAR ESTATUTOS Y CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL).xix EN LAS SOCIEDADES POR CAPITALES, DONDE NO HAY CONOCIMIENTO PÚBLICO DE LOS ACCIONISTAS O PERSONAS QUE HACEN PARTE DE LA SOCIEDAD COMO SOCIOS, LA VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM SE REALIZA SOBRE EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS (CON DERECHO A VOTO Y A PARTICIPAR CON PLENOS DERECHOS POLÍTICOS SOBRE LA SOCIEDAD) QUE ESTABAN PRESENTES EN LA SESIÓN. **********************************************************************EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES NO PUEDE SER SUPERIOR AL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN EL REGISTRO MERCANTIL (REVISAR ESTATUTOS Y CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL).xx EN LAS SOCIEDADES POR CAPITALES, DONDE NO HAY CONOCIMIENTO PÚBLICO DE LOS ACCIONISTAS O PERSONAS QUE HACEN PARTE DE LA SOCIEDAD COMO SOCIOS, LA VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM SE REALIZA SOBRE EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS (CON DERECHO A VOTO Y A PARTICIPAR CON PLENOS DERECHOS POLÍTICOS SOBRE LA SOCIEDAD) QUE ESTABAN PRESENTES EN LA SESIÓN. **********************************************************************EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES NO PUEDE SER SUPERIOR AL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN EL REGISTRO MERCANTIL (REVISAR ESTATUTOS Y CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL).xxi EN LAS SOCIEDADES POR CAPITALES, DONDE NO HAY CONOCIMIENTO PÚBLICO DE LOS ACCIONISTAS O PERSONAS QUE HACEN PARTE DE LA SOCIEDAD COMO SOCIOS, LA VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM SE REALIZA SOBRE EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS (CON DERECHO A VOTO Y A PARTICIPAR CON PLENOS DERECHOS POLÍTICOS SOBRE LA SOCIEDAD) QUE ESTABAN PRESENTES EN LA SESIÓN. **********************************************************************EL NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES NO PUEDE SER SUPERIOR AL QUE SE ENCUENTRA REGISTRADO EN EL REGISTRO MERCANTIL (REVISAR ESTATUTOS Y CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL).xxii INDICAR LOS VOTOS EMITIDOS POR CADA UNA DE LAS ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN CON CAPACIDAD PARA TOMAR DECISIONES.

xxiii NÚMERO DE DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN QUE VOTARON A FAVOR

xxiv NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN QUE VOTARON A FAVOR

xxv NÚMERO DE DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN QUE VOTARON EN BLANCO

xxvi NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN QUE VOTARON EN BLANCO

xxvii NÚMERO DE DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN QUE VOTARON EN CONTRA

xxviii NÚMERO DE ACCIONES SUSCRITAS PRESENTES EN LA REUNIÓN QUE VOTARON EN CONTRA

xxix CON LA APROBACIÓN DEL ACTA, LOS MIEMBROS DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS (ACCIONES SUSCRITAS) PRESENTES EN LA REUNIÓN, MANIFIESTAN QUE LO DOCUMENTADO EN EL ACTA SE AJUSTA A LA REALIDAD DE LO SUCEDIDO EN LA REUNIÓN.

xxx CON LA APROBACIÓN DEL ACTA, LOS MIEMBROS DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS (ACCIONES SUSCRITAS) PRESENTES EN LA REUNIÓN, MANIFIESTAN QUE LO DOCUMENTADO EN EL ACTA SE AJUSTA A LA REALIDAD DE LO SUCEDIDO EN LA REUNIÓN.

xxxi CON LA APROBACIÓN DEL ACTA, LOS MIEMBROS DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS (ACCIONES SUSCRITAS) PRESENTES EN LA REUNIÓN, MANIFIESTAN QUE LO DOCUMENTADO EN EL ACTA SE AJUSTA A LA REALIDAD DE LO SUCEDIDO EN LA REUNIÓN.

xxxii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxiii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxiv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxvi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxvii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxviii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xxxix CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xl CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xli CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xlii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xliii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xliv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xlv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xlvi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xlvii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xlviii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

xlix CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

l CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

li CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

liii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

liv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lvi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lvii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lviii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lix CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lx CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxiii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxiv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxvi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxvii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxviii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxix CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxx CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxiii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxiv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxvi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxvii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxviii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxix CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxx CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxxi CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxxii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxxiii CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxxiv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

lxxxv CON LA FIRMA EL PRESIDENTE Y SECRETARIO, DAN FE Y CERTIFICAN QUE EL DOCUMENTO ES AUTENTICO Y VERAZ.

manual de procedimientos de registros publicos cámara de

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