laporan monitoring dan evaluasi program subsidi pembinaan smk tahun 2007

PANDUAN

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

TINGKAT KABUPATEN/KOTA TAHUN 2015

DIREKTORAT PEMBINAAN SMK

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

TAHUN 2015

UNTUK PETUGAS

Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 1

KATA PENGANTAR

Direktorat Pembinaan SMK telah merencanakan sejumlah program/kegiatan yang dikelola baik oleh pusat maupun daerah. Program-program tersebut ada yang merupakan program bantuan dan program non-bantuan. Sejumlah program bantuan dengan dana pusat dikelola oleh Direktorat Pembinaan SMK yang disalurkan secara langsung ke SMK atau institusi terkait sesuai karakteristik jenis programnya. Selain itu ada sejumlah program bantuan Direktorat Pembinaan SMK yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi melalui dana dekonsentrasi. Deskripsi program-program tersebut secara lengkap ada dalam Program Kerja Direktorat Pembinaan SMK dan Garis-garis Besar Pelaksanaan Program Pembinaan SMK, sebagaimana juga dalam Panduan Pelaksanaan (Panlak).

Untuk melakukan evaluasi hasil pelaksanaan program/kegiatan tersebut terhadap rencana dan standar yang telah ditentukan serta mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi di lapangan maka Direktorat Pembinaan SMK melakukan kegiatan Pemantauan dan Evaluasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada saat pelaksanaan program pada tahun sebelumnya dan sedang berjalan (ongoing), bersifat evaluasi formatif dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan. Secara umum pemantauan dan evaluasi ini dilakukan terhadap empat komponen, yakni konteks, input, process dan product. Oleh karena itu instrumen pemantauan dan evaluasi disusun sesuai dengan komponen-komponen tersebut dan standar dari masing-masing program sebagaimana dalam Panlak.

Untuk memberikan hasil yang optimal dan mencapai sasaran yang diinginkan maka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program-program bantuan dilakukan dengan kunjungan lapangan. Panduan ini disusun untuk memberikan petunjuk teknis sebelum, selama dan sesudah pelaksanaan sehingga diharapkan data atau informasi yang diperoleh memiliki kualitas yang baik.

Jakarta, Mei 2015 Direktur Pembinaan SMK Drs. M. Mustaghfirin Amin, MBA NIP. 19580625 198503 1 003

2 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK

D

r

s

.

M

.

M

u

s

t

a

g

h

f

i

r

i

n

A

m

i

n

,

M

B

A


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................... 1

DAFTAR ISI ..................................................................................... 3

BAB I PENDAHULUAN .................................................................... 5

A. LATAR BELAKANG ........................................................................... 5

B. PENGERTIAN .................................................................................. 6

C. TUJUAN ........................................................................................ 7

BAB II PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI ................... 9

A. PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI ....................................... 9

B. TAHAPAN PELAKSANAAN ................................................................ 10

C. MEKANISME PELAKSANAAN ............................................................ 10

1. Mekanisme Sebelum Keberangkatan ................................. 10

2. Mekanisme Pelaksanaan di Lapangan ............................... 11

BAB III INSTRUMEN DAN PENGAMBILAN DATA ........................... 15

A. MODEL PEMANTAUAN DAN EVALUASI .............................................. 15

B. INSTRUMEN ................................................................................. 15

1. Judul dan Identitas Sekolah ................................................ 17

2. Pertanyaan/Pernyataan ..................................................... 18

3. Keterangan Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi ......... 21

C. RESPONDEN ................................................................................ 22

D. PENGAMBILAN DATA .................................................................... 22

1. Wawancara/interview ........................................................ 22

2. Observasi ............................................................................ 22

3. Analisis Dokumen ............................................................... 23

BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN .................................................... 25

1. Berkas Laporan Lengkap..................................................... 25

2. Laporan Petugas ................................................................. 25


PETUNJUK PENULISAN LAPORAN PETUGAS MONEV ...................... 28

BAB V PENUTUP .......................................................................... 29


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada hakekatnya program pendidikan kejuruan diorientasikan pada tujuan strategis pembangunan pendidikan menengah kejuruan yang mengacu pada Rencana Strategis Kementerian Pendidikan Nasional, yaitu tersedianya dan terjangkaunya layanan pendidikan menengah kejuruan yang bermutu, relevan dan berkesetaraan di semua provinsi, kabupaten, dan kota. Program-program tersebut dilaksanakan secara bertahap sebagaimana dicanangkan dalam Renstra Direktorat Pembinaan SMK 2010-2014. Dalam pencapaian target renstra Direktorat Pembinaan SMK telah merencanakan sejumlah program/kegiatan yang dikelola baik oleh pusat maupun provinsi melalui dana dekonsentrasi baik dana APBN maupun APBNP. Terdapat sejumlah program bantuan yang dikelola oleh Direktorat Pembinaan SMK dengan dana pusat yang disampaikan secara langsung ke SMK atau institusi terkait sesuai karakteristik jenis programnya. Selain itu terdapat juga program bantuan Direktorat Pembinaan SMK yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi melalui dana dekonsentrasi. Program-program ini secara spesifik dinyatakan secara lengkap di dalam Program Kerja dan Garis-garis Besar Pelaksanaan Program Pembinaan SMK yang dikeluarkan Direktorat Pembinaan SMK. Untuk mengetahui konteks, serta perbandingan antara realisasi masukan (input), proses (process) dan keluaran (product) terhadap rencana dan standar, serta mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi, maka Direktorat Pembinaan SMK perlu melakukan kegiatan Pemantauan dan Evaluasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada saat implementasi program sedang berlangsung (ongoing) dan program tahun sebelumnya. Evaluasi yang dilakukan adalah evaluasi formatif yang bertujuan pada peningkatan kinerja implementasi program. Secara umum pemantauan dan evaluasi ini dilakukan terhadap empat komponen, yakni konteks, input, process dan product. Oleh karena itu instrumen pemantauan dan evaluasi disusun sesuai dengan komponen-komponen tersebut dan standar dari masing-masing program sebagaimana dalam Panlak. Pemantauan dan evaluasi di sini dilakukan terhadap pelaksanaan program-program bantuan dengan dana pusat yang disebut Pemantauan dan Evaluasi


Tingkat Kabupaten/Kota. Pemantauan dan evaluasi ini dilakukan pada tahun anggaran sebelumnya dan berjalan (ongoing) dengan tujuan untuk peningkatan kinerja dan persiapan akuntabilitas pelaksanaan pelaksanaan program. Karena itu kegiatan ini difokuskan pada keterlaksanaan program/kegiatan, perkembangan realisasi penyerapan dana anggaran, realisasi fisik pelaksanaan kegiatan, dan kendala-kendala yang mungkin terjadi sehingga akan diperoleh gambaran mengenai kecenderungan (trend) kemajuan pelaksanaan program. Untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan tujuan pemantauan dan evaluasi ini, serta komponen dan indikator penilaian untuk tiap aspek yang ditinjau maka telah disusun instrumen pemantauan dan evaluasi dengan mengacu pada Panduan Pelaksanaan (Panlak) Program yang dikeluarkan oleh Direktorat Pembinaan SMK. Instrumen tersebut digunakan petugas pemantauan dan evaluasi yang akan mengambil data ke SMK penerima bantuan. Mengingat pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota melibatkan petugas dari berbagai latar belakang dan unit kerja di lingkungan Direktorat Pembinaan SMK maka panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi diperlukan bagi petugas. B. Pengertian

Pemantauan dan evaluasi memiliki fungsi yang saling melengkapi dan terkait satu sama lain dan merupakan perangkat manajemen yang banyak digunakan untuk pengambilan keputusan dan akuntabilitas pelaksanaan program/ kegiatan. Mengacu pada Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan, pemantauan atau pemantauan dapat diartikan sebagai kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan program/kegiatan dan mengidentifikasi permasalahan yang ada. Pemantauan dilakukan terhadap perkembangan realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target keluaran, dan kendala yang dihadapi. Dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan, evaluasi adalah suatu penilaian sesistematis dan seobjektif mungkin terhadap kegiatan yang sedang berjalan atau yang sudah selesai dalam hal konteks, input, proses dan produk. Berbeda dengan pemantauan yang dilakukan secara terus menerus, evaluasi dilakukan pada waktu tertentu: pada saat kegiatan sedang berjalan (evaluasi


formatif) atau ketika kegiatan sudah selesai dilaksanakan (evaluasi sumatif). Kedua jenis evaluasi ini memiliki tujuan dan fokus yang berbeda. C. Tujuan

Panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ini bertujuan untuk memberikan pedoman bagi para petugas pemantauan dan evaluasi yang melaksanakan pemantauan dan evaluasi ke SMK penerima bantuan dari Direktorat Pembinaan SMK pada tahun anggaran berjalan.


BAB II PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI A. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi

Secara umum kegiatan pemantauan dan evaluasi terdiri dari beberapa tahap, yakni: (1) persiapan, (2) koordinasi, (3) implementasi, dan (4) analisis hasil dan pelaporan. Implementasi evaluasi adalah kegiatan pengambilan data ke SMK dengan instrumen yang sesuai. Pada tahap ini metode pengambilan data yang tepat perlu didiseminasikan pada para instansi terkait dan petugas pelaksananya. Metode yang dapat digunakan di sini adalah wawancara/interview, dokumentasi dan observasi. Selanjutnya data hasil evaluasi kemudian diolah pada tahap analisis hasil evaluasi untuk mendapatkan kesimpulan dan perumusan rekomendasi yang tepat sehingga akan bermanfaat bagi para stakeholders. Secara skematis tahapan secara umum kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Tahapan kegiatan pemantauan dan evaluasi. Dari uraian di atas sangat jelas bahwa hasil pemantauan dan evaluasi sangat ditentukan oleh data dan informasi yang diperoleh petugas pada saat pelaksanaan di lapangan. Oleh karena itu sangat penting bagi petugas untuk memahami: (1) Mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi, dan (2) Instrumen pemantauan dan evaluasi serta penggunaannya.

Persiapan

• Perumusan tujuan ME

• Penyusunan Instrumen

• Koordinasi dengan pihak-pihak terkait

Implementasi

• Pengum-pulan data dan informasi ke lokasi secara kuantitatif dan kualitatif

• Mekanisme pengambilan data

Analisis Hasil ME

• Analisis data hasil ME dengan metode yang tepat sesuai dengan tujuan monitoring dan evaluasi

Kesimpulan dan Rekomendasi

• Pembuatan laporan monitoring dan evaluasi

• Pengambilan kesimpulan

• Perumusan rekomendasi bagi stakeholders


B. Tahapan Pelaksanaan

Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota dilakukan melalui sejumlah tahapan yang dilakukan oleh Direktorat Pembinaan SMK sbb: Penetapan kabupaten/kota dan SMK sasaran

1. Penetapan waktu pelaksanaan 2. Pembentukan petugas 3. Pembekalan bagi petugas 4. Pemberitahuan rencana pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ke

kabupaten/kota 5. Koordinasi dengan petugas dari Dinas Pendidikan Provinsi 6. Pemberangkatan petugas 7. Pengolahan data hasil pemantauan dan evaluasi 8. Pembuatan laporan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi.

C. Mekanisme Pelaksanaan

Sebelum melaksanakan pemantauan dan evaluasi ke lapangan, petugas akan mendapatkan pembekalan mengenai tata laksana pemantauan dan evaluasi, penggunaan instrumen, pelaporan dan hal-hal yang bersifat teknis. Secara garis besar mekanisme pelaksanaan ini dapat dibedakan menjadi dua bagian: (1) mekanisme sebelum keberangkatan; dan (2) mekanisme pelaksanaan di lapangan. 1. Mekanisme Sebelum Keberangkatan

Sebelum petugas berangkat ke lapangan, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah sbb:

1. Petugas yang akan berangkat ke lapangan harus mendapat surat tugas pemantauan dan evaluasi dari Direktorat Pembinaan SMK yang ditandatangani oleh Direktur Pembinaan SMK.

2. Petugas menghubungi Dinas Pendidikan Provinsi dalam rangka koordinasi dengan petugas pemantauan dan evaluasi.

3. Petugas menghubungi Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan SMK terkait untuk menyampaikan rencana pemantauan dan evaluasi. Disampaikan kepada SMK dokumen apa saja yang harus dipersiapkan untuk verifikasi dan objek mana saja yang akan diobservasi.


2. Mekanisme Pelaksanaan di Lapangan

Dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi di lapangan petugas melakukan mekanisme sebagai berikut:

Setelah sampai di kabupaten/kota tujuan, petugas melapor pada Kasubdin Dikmen Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan menunjukkan surat tugas dari Direktorat Pembinaan SMK.

Melapor ke Kepala SMK ketika tiba di sekolah dengan menunjukkan surat tugas dari Direktorat Pembinaan SMK;

Melakukan Temu Awal. Temu awal adalah pertemuan dengan para responden sebelum dilaksanakan pemantauan dan evaluasi. Pada temu awal ini dijelaskan tujuan dan mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi, termasuk:

Siapa saja yang diminta untuk menjadi responden,

Salinan dokumen apa saja yang perlu disiapkan, dan

Apa saja yang akan diobservasi dan didokumentasikan.

Pelaksanaan pengambilan data. Pengambilan data dilakukan sendiri oleh petugas sesuai dengan instrumen yang telah disiapkan. Dalam pengambilan data, para responden bisa ditanya secara terpisah atau secara bersamaan seperti pada FGD. Beberapa hal yang perlu dilakukan pada saat pengambilan data adalah:

Melakukan verifikasi terhadap dokumen pendukung sesuai dengan butir pertanyaan pada instrumen atau hal lain yang dianggap perlu serta melakukan observasi untuk memantau hasil atau proses pelaksanaan program/kegiatan, seperti pembangunan fisik, barang/alat, tempat penempatan alat, kegiatan program yang relevan.

Melakukan dokumentasi, misalnya pemotretan terhadap objek-objek tertentu sebagai bukti pelaksanaan fisik kegiatan.

Melakukan Temu Akhir. Temu akhir adalah pertemuan dengan para responden dan Kepala SMK sebelum petugas meninggalkan SMK. Pada temu akhir ini petugas menyampaikan pada mereka hal-hal apa saja yang menjadi temuan selama pelaksanaan pemantauan dan evaluasi. Pada temu akhir ini petugas dan Kepala Sekolah menandatangani instrumen yang telah diisi dan


dibubuhi dengan stempel sekolah pada bagian pernyataan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di sekolah tersebut.

Pembuatan laporan. Petugas membuat laporan tentang pelaksanaan pemantauan dan evaluasi. Laporan dibuat sesuai dengan format yang telah ditetapkan.

Penyerahan laporan. Laporan diserahkan kepada Koodinator Pemantauan dan Evaluasi Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK paling lambat 1 minggu setelah kembali dari melaksanakan tugas. Laporan diserahkan secara lengkap terdiri dari:

Instrumen yang telah diisi petugas selama pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ke SMK untuk masing-masing program;

Foto hasil observasi di lapangan jika diperlukan;

Laporan individu yang dibuat petugas sesuai dengan format yang diberikan oleh Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK.

Secara skematik, mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi yang dilakukan oleh petugas tergambarkan sebagai berikut.


Gambar 2 Mekanisme Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi


BAB III INSTRUMEN DAN PENGAMBILAN DATA Pemahaman terhadap instrumen pemantauan dan evaluasi adalah esensial bagi petugas pemantauan dan evaluasi. Pada bab ini akan dijelaskan model pemantauan dan evaluasi yang digunakan, bagian-bagian instrumen, dan bagaimana melakukan penilaian menggunakan instrumen tersebut. A. Model Pemantauan dan Evaluasi

Pemantauan dan evaluasi ini meliputi tiga komponen, sebagai berikut:

Konteks (Context)

Masukan (Input),

Proses (Process), dan

Produk (Product). Evaluasi input merupakan penilaian yang terkait dengan anggaran (budgets), rencana kerja, dan strategi-strategi yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan seperti pembentukan tim pelaksana kegiatan. Pada komponen proses, dilakukan pemantauan terhadap kegiatan pelaksanaan program/kegiatan untuk melihat sejauh mana pelaksanaan pogram/kegiatan berjalan sesuai dengan rencana, mendokumentasikan, memonitor realisasi penyerapan dana, realisasi fisik pelaksanaan kegiatan dan bagaimana pengelolaan kegiatan dilakukan. Evaluasi produk difokuskan pada keluaran langsung (output) dari hasil pelaksanaan program/kegiatan, yakni capaian program atau target yang telah ditentukan pada tiap program. B. Instrumen

Sesuai dengan tujuan pemantauan dan evaluasi, yang mengacu pada Panduan Pelaksanaan (Panlak) Program Direktorat Pembinaan SMK, maka petugas perlu memahami Panlak program yang akan dievaluasi. Beberapa program yang akan dievaluasi memiliki aspek-aspek penilaian umum yang sama, disamping aspek-aspek khusus yang khas bagi masing-masing program. Pada komponen input, banyak memiliki aspek-aspek dan indikator-indikator umum yang sama, misalnya penerimaan dana dan keberadaan tim


pelaksana kegiatan. Sedangkan pada komponen proses pada umumnya berbeda untuk tiap program.

Instrumen pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota yang digunakan dalam pengambilan data berbentuk cheklist yang terdiri dari beberapa bagian yakni:

Halaman judul

Indentitas sekolah yang dievaluasi

Butir pertanyaan/pernyataan

Catatan petugas

Keterangan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi (pengesahan data yang terkumpul)

Bagian penting lainnya adalah:

Pilihan jawaban dan kolom isian

Responden, dan

Verifikasi/lampiran


1. Judul dan Identitas Sekolah

Halaman judul memuat informasi penting yakni nama program bantuan dan tahun pelaksanaan. Pastikan bahwa instrumen yang digunakan dan tahunnya adalah sesuai dengan program yang akan dievaluasi.


Identitas sekolah harus diisi secara lengkap pada kolom isian yang telah disediakan.

Sekolah :

NIS :

Alamat : Jalan

Kec.

Kab/Kota

Provinsi

Telepon

Email

Gambar 3 Identitas Sekolah 2. Pertanyaan/Pernyataan

Pertanyaan/pernyataan yang ada pada instrumen adalah untuk menilai tiga komponen yakni: input, proses dan produk. Pembagian ketiga komponen untuk masing-masing butir pertanyaan telah dibedakan secara jelas. Tiap pertanyaan memiliki pilihan jawaban dan/atau kolom isian yang disediakan untuk memasukkan data. a. Pilihan Jawaban

Ada dua jenis pilihan jawaban untuk suatu item pertanyaan: a. Pilihan jawaban tunggal, yakni pilihan jawaban yang hanya boleh dipilih

satu dari beberapa jawaban yang disediakan (misalnya a, b, c). Contoh:

Apakah Rencana Anggaran Biaya (RAB) sesuai dengan ketentuan

penggunaan dana dalam panduan pelaksanaan?

a. Sesuai b. Tidak Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Verifikasi: Dokumen RAB


b. Pilihan jawaban jamak, yakni pilihan jawaban yang boleh dipilih lebih dari satu. Pilihan jawaban yang sesuai diberi tanda silang (X) pada kotak

□ yang disediakan.

Pilihlah Jenis Sarana dan Prasarana yang menunjang

Usaha/Produksi/Perakitan yang telah dimiliki:

Ruang Usaha/Produksi

Lahan Usaha/Produksi

Gudang penyimpanan

Kandang

Kolam

Laboratorium

Kapal penangkap ikan

Bengkel

Workshop

Hotel

Lainnya, sebutkan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Verifikasi: Observasi b. Kolom Isian Bebas

Ada pertanyaan-pertanyaan yang diteruskan dengan isian data pada kolom yang disediakan dengan format tertentu. Kolom isian bebas, dimana petugas boleh mengisinya secara bebas tanpa format yang ditentukan. Contoh:

Apakah dana sudah diterima?

a. Sudah Jumlah : Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( . . . . . %)

Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . b. Belum

Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Verifikasi: Tanda bukti penerimaan dana


Pada gambar di bawah ini ditunjukkan bagian-bagian penting instrumen:

Gambar 4 Bagian-bagian instrumen.

Keterangan gambar:

(1) Komponen yang dinilai, (2) Aspek penilaian, (3) Butir pertanyaan, (4) Responden, (5) Pilihan jawaban tunggal, (6) Kolom isian bebas, (7) Verifikasi.

1 1

1

1

1 4

6

7 1

1 3

2

1 5


3. Keterangan Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi

Setelah pelaksanaan pemantauan dan evaluasi selesai, maka petugas mengisi pernyataan melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang ditandatangani Kepala Sekolah SMK dan dibubuhi dengan stempel sekolah yang bersangkutan.

Gambar 5 Isian keterangan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi


C. Responden

Dalam pengumpulan data ada sejumlah responden untuk memberikan jawaban pertanyaan. Responden tersebut antara lain, adalah:

Kepala Sekolah;

Wakil Kelapa Sekolah;

Bendahara;

Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan;

Guru; dan

Unsur komite sekolah. D. Pengambilan Data

Pengumpulan data terkait dengan tiga komponen evaluasi dilakukan dengan menggunakan instrumen berupa checklist. Informasi lainnya digali melalui wawancara/interview dengan responden, observasi, dan analisis dokumen sesuai dengan kebutuhan. 1. Wawancara/interview

Beberapa hal yang perlu diperhatikan: a. Wawancara dilakukan terhadap responden sesuai dengan pertanyaan

dalam instrumen. b. Buatlah daftar pertanyaan sebagai panduan agar wawancara tidak

melenceng jauh dari tujuan. c. Lakukan secara sistematis agar efisien secara waktu. d. Bersikap netral terhadap jawaban yang disampaikan responden. e. Melakukan wawancara dengan responden terkait lainnya dalam rangka

verifikasi informasi secara triangulasi sumber data. 2. Observasi

Observasi dilakukan terhadap objek pelaksanaan kegiatan untuk pembuktian validitas atau kebenaran data yang terkumpul. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan observasi: a. Pengamatan dilakukan untuk menilai sejauh mana keterlaksanaan

kegiatan dengan tujuan yang harus dicapai. b. Gunakan alat pencatat atau merekam kalau diperlukan. c. Lakukan pemotretan (foto) pada objek-objek yang perlu.


3. Analisis Dokumen

Analisis dokumen adalah upaya verifikasi antara data yang diberikan responden dengan dokumen bukti yang ditunjukkan. Hal-hal pokok dalam melakukan analisis dokumen adalah:

a. Keaslian dokumen; b. Relevansi dokumen dan data yang digali; c. Data dalam dokumen dan kesesuaiannya dengan standar. d. Meminta salinan dokumen yang relevan.


BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN Setiap petugas yang telah selesai melaksanakan Pemantauan dan Evaluasi ke lapangan harus menyerahkan berkas Laporan Lengkap kepada Koordinator Pemantauan dan Evaluasi Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK segera setelah kegiatan telah selesai dilaksanakan. 1. Berkas Laporan Lengkap

Berkas Laporan Lengkap Pemantauan dan Evaluasi terdiri dari sejumlah dokumen yang dibundel menjadi satu yang terdiri dari:

Instrumen asli yang telah diisi oleh petugas selama pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Tk. Kab/Kota ke SMK penerima bantuan sesuai dengan bantuan-bantuan yang diterima oleh sekolah

Foto/dokumentasi hasil observasi di lapangan

Laporan Petugas yang dibuat petugas pemantauan dan evaluasi sesuai dengan format yang diberikan oleh Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK.

2. Laporan Petugas

Laporan petugas adalah laporan individu yang dibuat oleh petugas Pemantauan dan Evaluasi Tingkat Kab/Kota yang telah melaksanakan pemantauan dan evaluasi di sekolah. Laporan individu ini memiliki format yang telah ditentukan yang terdiri dari:

a. Informasi umum b. Deskripsi hasil pemantauan dan evaluasi c. Kesimpulan d. Rekomendasi

Format penulisan laporan petugas disediakan pada bagian terpisah dari Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Tingkat Kabupaten/Kota. Bentuk format laporan diberikan seperti pada gambar di bawah ini. Secara detail laporan ini terdirid dari beberapa bagian yang akan dikelaskan sebagai berikut.


a. Informasi Umum

Bagian informasi umum berisi identitas sekolah penerima bantuan, petugas pemantauan dan evaluasi, dan waktu pelaksanaan. b. Kesimpulan, Kendala dan Catatan Petugas

Deskripsi hasil pemantauan dan evaluasi diberikan pada bagian Kesimpulan secara umum dari hasil pemantauan dan evaluasi yang telah dilaksanakan.


Petugas melaporkan hasil pemantauan dan evaluasi terhadap tiga komponen evaluasi:

Kesimpulan Umum: Uraikan secara ringkas kesimpulan anda secara umum terhadap pelaksanaan program bantuan oleh SMK penerima bantuan pada saat Anda meninjau ke lokasi.

Komponen input: Uraikan secara deskriptif perbandingan realisasi dengan rencana atau standard masukan (input) yang telah ditetapkan sebelumnya. Antara lain: penerimaan dana, dokumen teknis pelaksanaan, dan tim/panitia pelaksana program. Format isiannya adalah sebagai berikut.

Komponen proses: Uraikan secara deskriptif perbandingan realisasi dengan rencana atau standard proses (process) yang telah ditetapkan sebelumnya. Antara lain: keterlaksanaan program, kemajuan penyerapan dana (realisasi penyerapan dana), realisasi pelaksanaan fisik kegiatan, dan kesesuaian dengan persyaratan yang disepakati. Format isiannya adalah sebagai berikut.

Komponen produk: Uraikan secara deskriptif perbandinagn realisasi dengan rencana atau standard keluaran (output) yang telah ditetapkan sebelumnya. Antara lain: kesesuaian sasaran, spesifikasi, dana dan laporan. Format isiannya adalah sebagai berikut.

Rekomendasi: Petugas menuliskan rekomendasi secara umum maupun secara khusus yang memerlukan tindak lanjut segera kepada stakeholders dengan tujuan untuk pengembangan SMK dan meningkatkan kinerja pelaksanaan program (Tujukan rekomendasi dimaksud secara eksplisit, misalnya: Kepada SMK, Kepala Dinas Pendidikan Kab/Kota, Subdit lingkup Dit. PSMK, Direktur Pembinaan SMK, atau ke pimpinan instansi).

Kendala: Petugas menuliskan kendala-kendala apa saja yang ditemui di lapangan dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan bantuan yang diterima oleh SMK.

Catatan Petugas: Petugas harap mencatat segala sesuatu yang menjadi perhatian yang ditemukan di lapangan dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan bantuan yang diterima oleh SMK.


Petunjuk Penulisan Laporan Petugas Monev

Setelah petugas selesai melaksanakan Monev ke SMK di

Kab./Kota maka diharuskan segera menyerahkan:

1. Instrumen asli yang telah diisi oleh petugas, diberi stempel

oleh sekolah dan ditandatangani Kepala Sekolah.

2. Foto/dokumentasi yang relevan dari hasil observasi

lapangan (jika diperlukan)

3. Laporan Petugas Monev yang telah dibuat oleh petugas.

Catatan:

Semua berkas di atas dibundel dalam satu berkas kemudian

diserahkan kepada Koordinator Monev paling lambat tiga hari

setelah petugas kembali dari lapangan.


BAB V PENUTUP Panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ini disusun sebagai pedoman dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi di lapangan. Dengan panduan ini diharapkan petugas akan memiliki pengetahuan yang cukup mengenai teknis pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota di SMK penerima bantuan. Untuk memahami substansi dari tiap program bantuan secara lengkap para petugas diharapkan untuk mempelajari secara intensif Petunjuk Teknis (Juknis) Pelaksanaan Program Bantuan yang dikeluarkan oleh Direktorat Pembinaan SMK.

laporan monitoring dan evaluasi program subsidi pembinaan smk tahun 2007

Documents