guia para crear documentos digitales accesibles

AGENCIA PARA LA REINCORPORACIÓN Y LA NORMALIZACIÓN (ARN)

GUIA PARA CREAR DOCUMENTOS DIGITALES ACCESIBLES

BOGOTÁ D.C. JUNIO DE 2022

GUIA PARA CREAR DOCUMENTOS DIGITALES

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"Toda impresión física de este documento se considera Documento no Controlado. La versión vigente se encuentra en el software para la administración de la planeación y la gestión" Página 2 de 54

Contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................. 5

2. ALCANCE ................................................................................................................... 5

3. DEFINICIONES .......................................................................................................... 5

4. CONTENIDO Y DESARROLLO .................................................................................. 6

4.1 CREACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESIBLES EN WORD .................................... 6

4.2 CREACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESIBLES EN POWER POINT .................... 28

4.3 CREACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESIBLES EN EXCEL ................................. 38

4.4 DOCUMENTOS ACCESIBLES EN PDF ............................................................... 49


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Figuras Figura 1 Pasos para seleccionar idioma ............................................................................................ 7 Figura 2 Ventana de dialogo configuración de idioma ....................................................................... 7 Figura 3 Cambiar idioma desde opciones de Word ........................................................................... 8 Figura 4 Selección de idioma de forma rápida ................................................................................... 8 Figura 5 Ejemplo de estructura de títulos .......................................................................................... 9 Figura 6 Selección de estilos ........................................................................................................... 10 Figura 7 instrucciones para alinear los párrafos .............................................................................. 12 Figura 8 Creación de márgenes ....................................................................................................... 12 Figura 9 Selección de espaciado entre líneas y párrafos ................................................................ 13 Figura 10 Selección saltos de página .............................................................................................. 14 Figura 11 Ejemplo uso de viñetas .................................................................................................... 15 Figura 12 instrucciones selección de viñetas ................................................................................... 15 Figura 13 instrucciones selección de numeración ........................................................................... 16 Figura 14 Instrucciones para crear columnas .................................................................................. 17 Figura 15 Selección para insertar títulos a las imágenes ................................................................ 19 Figura 16 Selección para insertar títulos a las tablas ...................................................................... 19 Figura 17 Indicación para crear tablas de contenido ....................................................................... 20 Figura 18 Indicaciones para crear tablas de ilustraciones ............................................................... 21 Figura 19 Indicaciones para colocar números de página ................................................................ 22 Figura 20 Indicaciones para seleccionar la opción texto alternativo ................................................ 23 Figura 21 Indicaciones para digitar en el campo de texto alternativo .............................................. 23 Figura 22 ejemplos de muestras de combinaciones ........................................................................ 25 Figura 23 Pasos para convertir documentos a pdf .......................................................................... 26 Figura 24 Selección de la opción para comprobar accesibilidad ..................................................... 26 Figura 25 Vista de resultados de la comprobación de accesibilidad ............................................... 26 Figura 26 instrucciones para incluir número de diapositiva ............................................................. 28 Figura 27 instrucciones para seleccionar idioma ............................................................................. 30 Figura 28 Indicaciones para incluir texto alternativo ........................................................................ 31 Figura 29 Indicaciones para insertar hipervínculo ........................................................................... 32 Figura 30 Indicaciones para colocar info de pantalla ....................................................................... 32 Figura 31 Vista final del hipervínculo ............................................................................................... 33 Figura 32 Modelo de color RGB ....................................................................................................... 34 Figura 33 Indicaciones para guardar en formato pdf ....................................................................... 36 Figura 34 Indicaciones para comprobar la accesibilidad ................................................................. 36 Figura 35 Verificación de resultados ................................................................................................ 37 Figura 36 Indicaciones para configuración de idioma ...................................................................... 39 Figura 37 indicaciones para editar texto alternativo......................................................................... 40 Figura 38 indicaciones para colocar el texto alternativo .................................................................. 40 Figura 39 Indicaciones para editar texto alternativos en gráficos .................................................... 41 Figura 40 Indicaciones para añadir un texto alternativo en gráficos SmartArt ................................ 41 Figura 41 Panel Texto alternativo. Marcar como decorativa una imagen ....................................... 42 Figura 42 Indicaciones para incluir hipervínculos ............................................................................ 43 Figura 43 Indicaciones para las tablas y encabezados ................................................................... 44 Figura 44 Ejemplo de tablas con encabezados ............................................................................... 44 Figura 45 ejemplo de resultado de error en contraste ..................................................................... 45 Figura 46 Indicaciones para guardar como pdf ................................................................................ 46 Figura 47 Indicaciones para guardar como documento pdf ............................................................. 46 Figura 48 Indicaciones para utilizar la opción Exportar ................................................................... 47 Figura 49 Indicaciones para comprobar accesibilidad ..................................................................... 47


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Figura 50 resultados de la comprobación de accesibilidad ............................................................. 48 Figura 51 Elementos que definen un documento PDF correctamente estructurado. ...................... 50 Figura 52 Indicaciones para guardar como PDF ............................................................................. 53 Figura 53 Indicaciones para la opción “Exportar” ............................................................................ 53 Figura 54 Indicaciones para la opción “Exportar” ............................................................................ 54 Figura 55 Comprobación de accesibilidad ....................................................................................... 54

Tablas Tabla 1 Tipos de estilos .................................................................................................................... 10 Tabla 2 Ejemplo de tabla ................................................................................................................... 17


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1. OBJETIVO Proporcionar una guía para crear contenido digital accesible definiendo la estructura de un documento de manera correcta, proporcionando recomendaciones para el uso del procesador de texto Microsoft Word, en hojas de cálculo del programa de Microsoft Excel, en presentaciones del programa Microsoft PowerPoint y PDF.

2. ALCANCE El presente documento contiene una serie de orientaciones para dar cumplimiento a los requisitos de accesibilidad en un documento elaborado en Word, Excel, PowerPoint y PDF con el propósito de asegurar un buen nivel de legibilidad del contenido para todos los que accedan a éste, independientemente de las dificultades derivadas de la discapacidad o incapacidad temporal.

3. DEFINICIONES ACCESIBILIDAD WEB: Son las condiciones y características de los contenidos dispuestos en medios digitales por parte de los sujetos obligados para que puedan ser utilizados por la mayoría de ciudadanos independientemente de sus condiciones tecnológicas o del ambiente, e incluyendo a las personas con discapacidad. FUENTE SAN SERIF: es una fuente que no tiene terminaciones, llamadas "serifas", al final de los trazos. Las fuentes sans serif tienden a tener una menor variación en la anchura de los trazos que las fuentes serif. Suelen utilizarse para transmitir sencillez y modernidad o minimalismo. JAWS: es un software que convierte a voz la información que se muestra en la pantalla, permitiendo a las personas ciegas hacer un uso autónomo del computador y sus aplicaciones. NVDA (Non Visual Desktop Access): es un lector de pantalla libre y gratuito desarrollado por NV Access que permite a las personas ciegas y con discapacidad visual usar ordenadores. Para ello lee el texto que se muestra en pantalla mediante una voz sintética. Se puede controlar lo que NVDA lee moviendo el cursor al área relevante que contiene el texto, tanto poniendo el ratón encima como usando las flechas del teclado. PDF accesible: es aquel cuyo contenido es accesible para todos los usuarios independientemente de su discapacidad o contexto de uso.


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4. CONTENIDO Y DESARROLLO

4.1 CREACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESIBLES EN WORD

4.1.1 Texto claro

• Para facilitar la comprensión del texto, escribir teniendo en cuenta un lenguaje claro y sencillo, e incluso incorporar un glosario en el documento.

• Utilizar fuente Arial teniendo en cuenta lo establecido en el GD-M-02 Manual de producción de documentos.

• En caso de utilizar abreviaturas definir una tabla de las mismas en el documento.

• Se debe especificar el idioma principal del documento.

• Proporcionar texto alternativo para todos los elementos no textuales (por ejemplo, en gráficos e imágenes).

• Las listas enumeradas o no enumeradas deben crearse a través de la herramienta diseñada para ello y nunca a través de tabulaciones o espacios.

• Asegurarse de que toda la información disponible con color también lo esté si el color no está disponible (mediante el contexto o el marcado).

• Especificar claramente el destino de los enlaces y que sean de un tamaño no demasiado reducido que presenten dificultades a la hora de pulsarlos.

• Usar y aplicar estilos para los diferentes tipos de texto en lugar de seleccionar el texto y modificarlo directamente.

• Usar elementos de encabezado o título para transmitir la organización del contenido del documento y facilitar su lectura.

4.1.2 Idioma del documento

Los usuarios con discapacidad visual utilizan lectores que convierten en voz alta el texto contenido en un documento. Por tanto, es necesario indicar el idioma para que se transmita la información de manera correcta. Instrucciones para establecer o verificar el idioma del documento:

o Opción mediante el uso de mouse o ratón:

Seleccionar la pestaña “Revisar”, en la sección “Idioma” seleccionar la opción “Idioma”, del cual se desglosa un menú con dos opciones, seleccionar “Establecer idioma de corrección”.


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Figura 1 Pasos para seleccionar idioma

Con la opción Establecer Idioma de corrección se abre un dialogo donde se puede configurar el idioma principal del documento, así como marcar los cambios de idioma que sean necesarios en el contenido.

Figura 2 Ventana de dialogo configuración de idioma

Otra forma de modificar el idioma predeterminado es yendo al menú Archivo > Opciones > Idioma.


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Figura 3 Cambiar idioma desde opciones de Word

o Forma rápida: Antes de iniciar la elaboración del documento se puede seleccionar el idioma de forma rápida haciendo clic en “Idioma” en la barra de estado. La barra de estado se encuentra situada bajo el cuadro de edición del documento.

Figura 4 Selección de idioma de forma rápida

4.1.3 Características de la fuente

La tipografía que se utilice en los textos favorece o impide la completa comprensión de la información, se recomienda la utilización de fuentes tipo sans serif como Arial, en tamaño no menor de 12 puntos, evitando en lo posible el uso de letra cursiva y haciendo uso moderado de negrita para resaltar. Tener en cuenta lo descrito en el documento GD-M-02 Manual de producción de documentos. En los casos de usuarios con visión reducida que presentan problemas con el enfoque o la claridad, la hipermetropía, la miopía y la visión de túnel, es muy probable que, en la lectura de documentos, dichos usuarios se auxilien de esquemas de color de alto contraste, fuentes e iconos grandes con la ayuda de ampliadores de pantalla.


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Como norma general, el tamaño de fuente más pequeño que debe utilizarse es de 10 puntos y su uso debe realizarse de acuerdo con lo descrito en el documento GD-M-02 Manual de producción de documentos.

4.1.4 Títulos Al redactar el documento es necesario definir la estructura, y para ello los grupos principales de contenidos y los títulos en los niveles 1, 2 y 3… n que conforman el título principal. A continuación, se indica un ejemplo:

Figura 5 Ejemplo de estructura de títulos

Se presenta un ejemplo de esquema que contiene como elementos: 1. “Seres vivos” título principal 1.1 “Mamíferos” título secundario, con el subtema 1.1.1“Vaca”; 1.2 “Anfibios” título secundario, con los subtemas: 1.2.1“rana”, 1.2.2 “serpiente”; y 1.3 “Aves” título secundario, con los subtemas 1.3.1” cóndores” y 1.3.2 “águilas”. Word dispone de una serie de estilos predefinidos que se puede aplicar al documento para jerarquizarlo, y en caso de ser necesario adaptarlo al contenido.

4.1.5 Estilos Un estilo es un grupo de ajustes de formato almacenados bajo un solo nombre. Utilizar estilos y conjuntos de estilo permite entre otros aspectos los siguientes:

• Proporcionan consistencia y pueden aplicar varias propiedades de formato a la vez.

• Los estilos de encabezado pueden utilizarse para crear tablas de contenido y esquemas.

Instrucciones para la creación de títulos principales y subtítulos:

o Opción con ayuda del mouse o ratón:


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En la pestaña “Inicio”, sección “Estilos”, se establece el formato deseado en el texto del documento.

Figura 6 Selección de estilos

Para elegir el estilo colocar el cursor en cualquier parte del párrafo al que se quiere aplicar el formato y seleccionar de la lista de estilos disponibles el más acorde a la necesidad. Los estilos proporcionan información valiosa sobre la estructura del documento cuando se crea un documento PDF etiquetado a partir del documento fuente. La estructura de encabezados constituye una base fundamental para la creación de marcadores en el archivo PDF. Word posee una serie de estilos predefinidos: Título 1, Título 2, etc., que permiten la creación de un mapa del documento coherente con la estructura del contenido y que son los que se recomienda utilizar. Con ello se conseguirá transmitir la jerarquía del contenido del documento. Si los estilos predefinidos de Word no fueran estéticamente adecuados, podrán modificarse y adaptarse gráficamente, para lo que se deberá modificar las propiedades del estilo correspondiente en lugar de modificar las características del texto concreto. La estructura de apartados (capítulos, subcapítulos, etc.) definidos a través de los encabezados correspondientes deben ser coherentes con la estructura conceptual del documento, de modo que se facilite la comprensión de la información. A continuación, se indican los estilos más comunes y su descripción:

Tabla 1 Tipos de estilos

Estilo Descripción


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Normal El texto del cuerpo principal del documento. Cualquier texto que no utilice otro estilo se establece en Normal.

Sin espaciado Texto normal, sin ningún espaciado adicional entre párrafos.

Título 1,2 y 3 Tres niveles de títulos para utilizar en el documento, con niveles de esquema aplicados automáticamente.

Título Un título más grande, útil para el título principal de un documento.

Subtitulo, énfasis sutil Texto de subtítulo, estilizado para complementar el estilo de Título, junto con un estilo adicional de énfasis.

Énfasis, Énfasis intenso, Texto en negrita

Estos estilos tienen como propósito enfatizar texto en un documento. Por lo general, Énfasis aplica formato cursiva, Texto en negrita aplica formato negrita y Énfasis intenso aplica ambos formatos

Cita, Cita destacada Estos estilos separarán bloques de texto para mostrar una cita.

Referencia sutil, Referencia intensa, Título del libro

Estos estilos están pensados para el texto utilizado al citar referencias y títulos de libros.

Párrafo de lista Este estilo se aplica automáticamente cuando el texto se utiliza en una lista numerada o con viñetas.

4.1.6 Párrafos y salto de sección

Párrafos Se debe tener en cuenta en la redacción de los párrafos considerando tres aspectos: la alineación de texto, el ancho de márgenes y espacio entre líneas de texto y párrafos ya que los usuarios que presentan dificultades cognitivas o con baja visión, no pueden percibir el texto y/o perder su punto de lectura si el texto se presenta de una manera que dificulte su lectura. Alineación de texto Las guías de accesibilidad indican los parámetros que facilitan a los usuarios ver y oír el contenido, asimismo, se indica que las personas con ciertas dificultades cognitivas tienen problemas para leer los textos justificados por ambos márgenes, por lo anterior se recomienda que los textos se encuentren alineados a la izquierda lo cual facilita la lectura. Instrucciones para alinear los párrafos al lado izquierdo:

• Opción mediante el uso de mouse o ratón: Seleccionar pestaña “Inicio”, sección “Párrafo” opción “Alinear texto a la izquierda”.

• Opción mediante el uso de teclado: Presionar simultáneamente las teclas “Ctrl + Q”.


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Figura 7 instrucciones para alinear los párrafos

Márgenes Las guías de accesibilidad indican que las líneas de texto no excedan los 80 caracteres, los valores de las márgenes deben seleccionarse de acuerdo con lo descrito en el documento GD-M-02 Manual de producción de documentos. Instrucciones para la creación de márgenes accesibles:

o Opción mediante el uso de mouse o ratón:

Activar la pestaña “Disposición”, seleccionar la opción “Márgenes” y establecer márgenes “Normal” o “Ancho”.

Figura 8 Creación de márgenes

Espacio entre líneas de texto y espacio entre párrafos


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Se recomienda utilizar el interlineado sencillo 1,0 para los párrafos de acuerdo con lo descrito en el documento GD-M-02 Manual de producción de documentos. Excepción: Si el documento a generar tiene como destinatarios usuarios con baja visión, seleccione un espaciado de 1,5 líneas, así los usuarios podrán interpretar mejor el texto. Utilice espaciado 1,5 solo en los casos indispensables. Para facilitar la comprensión y lectura de los textos, los párrafos deben distinguirse fácilmente unos de otros dejando un interlineado entre los mismos. Instrucciones para la creación de espaciado entre líneas y párrafos:

• Opción mediante el uso de mouse o ratón:

Pestaña “Inicio”, sección “Párrafo” opción “Espaciado entre líneas y párrafos”,

Figura 9 Selección de espaciado entre líneas y párrafos

Salto de página o salto de sección Utilizar las opciones de salto de página, o salto de sección, en lugar de recurrir a generar espacios para que el texto cambie de página. Instrucciones para la creación de saltos de sección:


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• Opción mediante el uso de ratón:

Seleccionar pestaña “Disposición”, menú “Saltos”.

Figura 10 Selección saltos de página

• Opción mediante teclado: Seleccionar teclas “CTRL” + “Enter”.

4.1.7 Listas, enumeraciones y viñetas

Se debe evita r en general el uso de guiones, asteriscos o símbolos como elemento de separación, pues al hacerlo, aunque se simule la creación de una lista, no es la forma correcta. Las viñetas se utilizan para títulos que se encuentren por debajo del tercer nivel, cuando se considere necesario. Será un círculo relleno de color negro y si se requiere, se continúa con guiones de acuerdo con lo descrito en el documento GD-M-02 Manual de producción de documentos. Ejemplo:


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Figura 11 Ejemplo uso de viñetas

Instrucciones para la creación de listas numeradas o viñetas:

• Opción mediante el uso del mouse o ratón: Seleccionar la pestaña “Inicio”, sección “Párrafo” opción “Viñetas” o “Numeración”.

Figura 12 instrucciones selección de viñetas


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Figura 13 instrucciones selección de numeración

4.1.8 Columnas y tablas Columnas Es importante indicar que la forma principal de escribir es hacerlo a una sola columna sin embargo cuando se requiera escribir algún texto que implique colocarlo en más de una columna, evitar el uso del tabulador para separar texto o simularlo mediante tablas, estas acciones permiten que el documento sea más fácil de leer para las personas con visión reducida y por los dispositivos de apoyo. Asimismo, al utilizar columnas de texto, se debe asegurar amplios espacios entre cada columna Instrucciones para la creación de columnas de texto:


Seleccionar la pestaña “Disposición”, opción “Columnas”.


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Figura 14 Instrucciones para crear columnas

Tablas Usar tablas solo cuando sea necesario, se pueden incluir tablas dentro del documento con fines de análisis para ello es pertinente que la información contenida se lea de manera coherente línea por línea. Es conveniente, por tanto, describir como una tabla encaja en el contexto del documento actual. Se debe describir un título y proporcionar un resumen como se muestra siguiente ejemplo. Ejemplo: Resumen de contenido de tabla:

Destino Mes Importe Concepto

Colombia Enero 500 Producto B

El Salvador Marzo 200 Producto A

España Febrero 600 Producto B Tabla 2 Ejemplo de tabla

"Detalle de importación de los productos A y B. La tabla se divide en cuatro columnas. En el sentido de izquierda a derecha, la primera columna 'Destinos’ contiene los tres principales destinos de importación: Colombia, El Salvador y España. En la segunda columna se refleja el mes en que se realizó la importación, en este caso enero, marzo y febrero. La tercera columna detalla el importe cuyos valores son 500, 200 y 600. Para la cuarta columna se especifica el tipo de producto que se importó. Como conclusión de los datos mostrados en la tabla, en el caso de Colombia, se realizaron 500 importaciones del producto B en el mes de enero. Para El Salvador,


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200 importaciones del producto A durante el mes de marzo, y desde España en el mes de febrero fueron 600 importaciones del producto B”.

Recomendaciones:

• No crear tablas excesivamente grandes, si es posible mantenerlas en una sola página.

• No crear tablas anidadas.

• No combinar celdas.

• Evitar pegar tablas como imágenes.

• Las tablas divididas en varias páginas suelen dar problemas de accesibilidad. En caso de que las tablas sean muy grandes y pasen de una página, se deberá repetir las cabeceras de la tabla en cada nueva página y no dividir filas al pasar de página.

• No deben utilizarse tablas para organizar la información, distribuirla o hacer diseño del documento.

4.1.9 Títulos de ilustración y títulos de tabla

Cuando insertamos una imagen o tabla siempre se debe incluir un título o un pie de foto. Esto ayudará al usuario a identificar el contenido y a los autores del documento a hacer referencias a dicha imagen y estructurar mejor el documento. Instrucciones para la creación de títulos de ilustración o títulos:

• Opción mediante el uso de ratón: Seleccionar la imagen y la pestaña “Referencias”, en la sección “Títulos”, seleccionar la opción “Insertar título”. Se abrirá una ventana con la opción de escribir el título de la imagen. Los pasos deberán repetirse para cada imagen, Word agregará automáticamente títulos similares y la numeración.


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Figura 15 Selección para insertar títulos a las imágenes

Figura 16 Selección para insertar títulos a las tablas

4.1.10 Tablas de contenido y tablas de ilustraciones

Tabla de contenido La tabla de contenido brinda una visualización general del contenido de un documento, esquematiza la estructura de los temas y subtemas que lo conforman, estableciendo enlace directo o referencia a un punto específico del documento en general. Instrucciones para la creación de tablas de contenido:



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Seleccionar pestaña “Referencias”, sección “Tabla de contenido”.

Figura 17 Indicación para crear tablas de contenido

Tabla de ilustraciones Para crear la tabla de ilustraciones o figuras se requiere que cada una de ellas tenga título de acuerdo con el apartado anterior.

Instrucciones para la creación de tablas de ilustraciones:

• Opción mediante el uso de ratón: Se selecciona la pestaña “Referencias”, seleccionar la opción “Insertar Tabla de ilustraciones”.


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Figura 18 Indicaciones para crear tablas de ilustraciones

4.1.11 Números de página

Con el fin de facilitar el acceso a los contenidos del documento es necesaria la creación de números de página, con el fin que el usuario pueda orientarse a través de la tabla de contenido y acceder al número de página que contenga el tema de interés. Instrucciones para la creación de números de página:

• Opción mediante el uso de mouse o ratón: En la pestaña “Insertar”, sección “Encabezado y pie de página”, seleccionar el menú “Número de página” que mostrará las opciones para insertar los números de página en el documento.


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Figura 19 Indicaciones para colocar números de página

4.1.12 Textos alternativos

Los elementos no textuales como imágenes, gráficos o esquemas deberán disponer de un texto alternativo que describa la información que se desea transmitir con ellos, la descripción contenida en estos elementos deberá sustituir la información visual o auditiva con el fin de ayudar a los usuarios con discapacidad sensorial, que acceden al documento utilizando un dispositivo de apoyo como líneas braille o lectores, puedan obtener información completa.

Dentro de los elementos no textuales que requieren texto alternativo se encuentran: imágenes, fórmulas matemáticas, diagramas o esquemas, vídeos, audio y cuadros de texto. Instrucciones para asignar texto alternativo a una imagen Paso 1: Posicionarse en la imagen, dar clic derecho. Paso 2: En la ventana “Formato de imagen” seleccionar la opción “Editar texto alternativo”


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Figura 20 Indicaciones para seleccionar la opción texto alternativo

Paso 3: Escribir una descripción de la información que proporciona la imagen.

Figura 21 Indicaciones para digitar en el campo de texto alternativo

4.1.13 Uso del color


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Con el propósito de proporcionar un diseño accesible se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Uso semántico del color Se sugiere evitar el uso del color como elemento indicador y utilizar otros recursos para distinguir grupos o acciones. En caso de ser necesaria la utilización, verificar que toda la información transmitida a través de los colores también esté disponible sin color. Ejemplo: (…) En relación con la inscripción en el curso de Accesibilidad Web, los grupos que todavía tienen cupo disponible se encuentran marcados como “Disponible”. Los grupos cerrados, es decir, sin cupo disponible se encuentran marcados como “No disponible”.

Grupo 01: lunes y martes (Disponible). Grupo 02: miércoles y jueves (No disponible). Grupo 03: viernes y sábado (No disponible).

Grupo 04: domingo (Disponible). (…) Contraste de color Se debe asegurar que las combinaciones de los colores de fondo y los primeros planos tengan suficiente contraste para que sean percibidos por personas con daltonismo o deficiencia en la percepción de color. Recordar las orientaciones descritas en el numeral 4.1.3 características de la fuente.

Como orientación se indica una muestra de ejemplos de combinaciones entre colores de texto y fondos, representando un alto contraste con el fin de facilitar la lectura a los usuarios con este tipo de deficiencia visual.

NEGRO SOBRE BLANCO

BLANCO SOBRE NEGRO

AMARILLO SOBRE NEGRO

BLANCO SOBRE AZUL

BLANCO SOBRE ROJO

AZUL SOBRE BLANCO


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ROJO SOBRE BLANCO

AMARILLO SOBRE VERDE

Figura 22 ejemplos de muestras de combinaciones

Así mismo, se requiere tener en cuenta las disposiciones descritas en el documento CO-M-02 Manual de Imagen Institucional. 4.1.14 Enlaces de navegación o hipervínculos Cuando se requiera la utilización de enlaces dentro del documento, debe identificarse claramente hacia donde se dirige al lector al dar clic en el hipervínculo. Ejemplos de textos para hipervínculos: Más información sobre el proceso de inscripción. Realizar la inscripción online

4.1.15 Conversión de documento a PDF/A Para convertir un documento en formato PDF/A, además de cumplir los criterios anteriores se debe configurar las opciones de accesibilidad para la conversión a PDF/A de la siguiente forma:

Paso 1: Seleccionar Archivo y dar clic en la opción “Guardar como” Paso 2: Seleccionar “tipo de archivo” y dar clic en opción “PDF” Paso 3: dar clic en “opciones” y dar clic en la casilla “etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad”


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Figura 23 Pasos para convertir documentos a pdf

4.1.16 Herramientas de validación de accesibilidad Para realizar la comprobación de accesibilidad en Word se cuenta con una herramienta automática para evaluar si un contenido es accesible. Paso 1: En el menú “Revisar” dar clic en “Comprobar accesibilidad”

Figura 24 Selección de la opción para comprobar accesibilidad

A mano derecha aparece una ventana llamada “accesibilidad” con los resultados obtenidos del análisis:

Figura 25 Vista de resultados de la comprobación de accesibilidad


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Tipos de resultados

Errores: Se considera un error de accesibilidad el contenido que dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidad, especialmente a sus ayudas técnicas. Ejemplos de resultados

• Todos los objetos tienen texto alternativo

• Las tablas especifican información de encabezado de columna

• Los documentos largos usan estilos para proporcionar estructura Advertencias: Se presentan las advertencias para mejorar la presentación del contenido que facilite la experiencia a las personas con discapacidad. Ejemplos de resultados

• El texto del hipervínculo es significativo

• La tabla tiene una estructura simple.

• Las tablas no usan celdas en blanco para aplicar formato.

• Evitar el uso de caracteres en blanco repetidos

• Los títulos no son demasiado largos

• Se evita el uso de objetos flotantes Servicios Inteligentes: Se muestran sugerencias de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidad pueden comprender, pero que podría organizarse de mejor forma o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia. Ejemplos de resultados

• Se incluyen subtítulos para vídeo y audio insertados.

• Las tablas de diseño están estructuradas para facilitar la navegación.

• No se usan marcas de aguas de imagen.

• Todos los títulos siguen el orden correcto

4.1.17 Test de usabilidad La validación de accesibilidad y usabilidad de las características del documento por parte del usuario final puede realizarse a través de pruebas con personas con diferentes discapacidades, con diferente nivel de experiencia técnica y


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diferente grado de familiaridad con el contenido, y haciendo uso de herramientas de ayudas técnicas como lectores, entre las que se puede mencionar. JAWS (https://www.convertic.gov.co/641/w3-propertyvalue-15339.html), NVDA (https://nvda.es/)

4.2 CREACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESIBLES EN POWER POINT

Recomendaciones para crear una presentación eficaz A continuación, se brindan algunas recomendaciones para obtener presentaciones eficaces

a. Reducir el número de diapositivas y estructurarlas

• Las diapositivas deben mantener una estructura jerárquica que facilite la comprensión del conjunto de la presentación, utilizando títulos, subtítulos, listas, etc.

• Utilizar la plantilla de presentación dispuesta en SAPYG avalada por la Oficina Asesora de Comunicaciones.

• Incluir, al inicio de la presentación, una diapositiva de índice, que explique la estructura de la presentación

• Incluir el número de diapositiva ayudará al receptor y, al propio autor, a orientarse en la presentación.

Figura 26 instrucciones para incluir número de diapositiva

b. Elegir un tamaño y tipo de fuente adecuado para el público

https://nvda.es/


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• Los tamaños y tipos de letra están definidos en la plantilla diseñada por la Oficina Asesora de Comunicaciones se requiere tener en cuenta las disposiciones descritas en el documento CO-M-02 Manual de Imagen Institucional.

c. Simplificar el texto de la diapositiva

• Usar viñetas o frases cortas, procurando incluir cada una de ellas en una línea.

• Terminar las frases con puntos o punto y coma y utilizar listas con viñetas o listas numeradas.

• Si se utilizan acrónimos en conveniente, en la primera aparición, desarrollar el significado completo de las siglas.

d. Usar controles visuales para ayudar a expresar el mensaje

• Utilizar la plantilla diseñada por la Oficina Asesora de Comunicaciones se requiere tener en cuenta las disposiciones descritas en el documento CO-M-02 Manual de Imagen Institucional.

• Agregar imágenes significativas para complementar el texto ya que las imágenes y los gráficos ayudan a que el público recuerde.

• Evitar el uso de texto como imágenes, que pueden perder claridad.

• Evitar el uso del color como medio expresivo único, por ejemplo, como el uso de los colores de un semáforo para señalar algo permitido, peligroso o prohibido, ya que algunos usuarios no podrán distinguirlo. Si se utiliza añada un texto significativo al color.

e. Aplicar fondos de diapositivas sutiles y coherentes

• Utilizar la plantilla diseñada por la Oficina Asesora de Comunicaciones se requiere tener en cuenta las disposiciones descritas en el documento CO-M-02 Manual de Imagen Institucional.

• Tener en cuenta las recomendaciones del numeral 4.1.15 apartado contraste de color.

f. Utilizar plantillas y patrones

• Evitar incluir información no prescindible en la plantilla de diapositivas ya que no es verbalizado por los lectores de pantalla.


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g. Comprobar la ortografía y gramática

• Definir el idioma de la presentación.

Figura 27 instrucciones para seleccionar idioma

• Utilizar frases cortas y gramaticalmente sencillas que permitan a todo tipo de persona receptora la comprensión del mensaje.

En el siguiente apartado se explican las pautas y las herramientas para crear presentaciones accesibles.

4.2.1 Agregar texto alternativo a imágenes y objetos

Utilizar la plantilla diseñada por la Oficina Asesora de Comunicaciones se requiere tener en cuenta las disposiciones descritas en el documento CO-M-02 Manual de Imagen Institucional con el propósito de apoyar a las personas que utilizan lectores de pantalla a comprender el significado de las de las imágenes se recomienda usar el texto alternativo el cual aparece al pasar el puntero del mouse o ratón por encima de una imagen u objeto. Se debe incluir para los siguientes objetos:

• Imágenes.

• Imágenes prediseñadas.

• Gráficos

• Tablas

• Tablas dinámicas.


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• Formas que no contengan texto.

• Gráficos SmartArt.

• Objetos incrustados.

• Grupos (todos los objetos de la lista, excepto las formas, también deben tener texto alternativo cuando están en grupos).

• Entradas de lápiz.

• Archivos de audio y vídeo. Paso 1 En el menú “formato de imagen” dar clic en la opción “texto alternativo”

Figura 28 Indicaciones para incluir texto alternativo

4.2.2 Comprobar que todas las diapositivas tienen título y son únicos Es imprescindible que cada diapositiva tenga un título y que sea único, es decir que se identifique de forma unívoca. Los títulos de las diapositivas se utilizan para que las personas con problemas de visión puedan navegar y seleccionar la diapositiva adecuada. Los títulos de las diapositivas deben ser significativos y constituyen un modo útil de transmitir la estructura de la presentación al lector. 4.2.3 Usar texto significativo en hipervínculos

El texto que se asocie a los hipervínculos debe proporcionar una descripción clara del destino del vínculo y se presenta en un formato legible. El texto del hipervínculo no debe proporcionar solamente la dirección URL o solamente el nombre de la carpeta a la que se accede, si es el caso.


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Para hacer un hipervínculo más accesible se debe seleccionar el vínculo y pulsar en “Insertar Hipervínculo”. Ejemplo:

Figura 29 Indicaciones para insertar hipervínculo

En el cuadro “Info en pantalla”, escriba una frase que describa brevemente el destino del vínculo.

Figura 30 Indicaciones para colocar info de pantalla

El vínculo se verá en pantalla de la siguiente forma:


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Figura 31 Vista final del hipervínculo

4.2.4 Aumentar la visibilidad para personas con problemas de percepción del color

Es importante elegir elementos que aumenten el contraste visual para las personas que no distinguen los colores. Las siguientes son algunas recomendaciones a tener en cuenta:

• Evitar usar los colores naranja, rojo y verde tanto en la plantilla como en el texto.

• Utilizar animaciones o marcas de círculos para destacar información en lugar de usar punteros láser o colores.

• Utilizar un contraste general alto en toda la presentación. Se requiere tener en cuenta las disposiciones descritas en el documento CO-M-02 Manual de Imagen Institucional La luminosidad del color se ajusta con los valores RGB. Los valores RGB del color usado se pueden obtener en PowerPoint abriendo el menú de color de fuente y seleccionando la opción “Más colores”


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Figura 32 Modelo de color RGB

• Utilizar la plantilla diseñada por la Oficina Asesora de Comunicaciones dispuesta en SAPYG.

• Evitar utilizar colores diferentes para señalar información diferente en los gráficos.

• En los gráficos circulares y de barras pueden usarse escala de grises o rellenos con tramas diferentes.

4.2.5 Evitar animaciones y transiciones automáticas Se debe evitar el uso de animaciones ya que pueden desorientar a determinados usuarios. Igualmente, es conveniente evitar transiciones automáticas entre diapositivas ya que, su uso, podría no dar tiempo a un usuario a ver, escuchar o leer el contenido completo de la diapositiva. El uso de elementos parpadeantes o imágenes animadas puede producir ataques de epilepsia fotosensitiva a determinados usuarios. 4.2.6 Elementos multimedia


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Si el documento contiene audio o vídeo, se debe asegurar que la información que se pretende transmitir sea accesible, procurando que los usuarios que tienen discapacidad visual o auditiva puedan percibir el mensaje. Para que la información sea accesible para todos usuarios, se recomienda tener en cuenta las siguientes alternativas.

• Audiodescripción: Dirigido especialmente a usuarios con discapacidad visual o limitada, donde los vídeos o contenidos de imagen, sean narrados en pantalla, al momento de transmitir un vídeo.

• Subtitulado: Se trata de pasar títulos de lo que están hablando los personajes en un producto audiovisual. Está indicado para personas con discapacidad auditiva.

• Lenguaje braille: Es un sistema por puntos, que utilizan las personas con discapacidad visual, para leer y escribir.

• Lengua de señas o de signos: Es el lenguaje utilizado por las personas sordas para comunicarse.

• Lectura fácil: Los textos en lectura fácil están realizando en un lenguaje resumido y sencillo para que puedan ser comprendidos por personas con problemas cognitivos o discapacidad intelectual.

4.2.7 Convertir a otros formatos Es útil convertir una presentación PowerPoint a otros tipos de archivos, como PDF/A donde la accesibilidad del documento obtenido se mantiene igual a la del documento original. Para ello verificar lo siguiente:

• Documentos PDF: Al seleccionar PDF/A como el tipo de documento en la opción “Guardar como”, en el cuadro de dialogo aparece el botón “Opciones”. Si pulsamos sobre él se abre un nuevo cuadro de diálogo, seleccionar la opción “compatible con PDF/A.


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Figura 33 Indicaciones para guardar en formato pdf

4.2.8 Comprobación de accesibilidad de presentaciones PowerPoint

Ejecutar el comprobador de accesibilidad Para realizar la comprobación de accesibilidad en Power Point se cuenta con una herramienta automática para evaluar si un contenido es accesible.

Figura 34 Indicaciones para comprobar la accesibilidad


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A mano derecha aparece una ventana llamada “accesibilidad” con los resultados obtenidos del análisis:

Figura 35 Verificación de resultados

Tipos de resultados Errores: Se considera un error de accesibilidad el contenido que dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidad, especialmente a sus ayudas técnicas.


• Las tablas especifican información de encabezado de columna Advertencias: Se presentan las advertencias para mejorar la presentación del contenido que facilite la experiencia a las personas con discapacidad.

• El texto del hipervínculo es significativo.


• Las tablas no usan celdas en blanco para aplicar formato. Servicios Inteligentes: Se muestran sugerencias de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidad pueden comprender, pero que podría organizarse de mejor forma o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia.



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4.3 CREACIÓN DE DOCUMENTOS ACCESIBLES EN EXCEL Recomendaciones generales

A continuación, se brindan algunas recomendaciones para uso de Excel:

• Evaluar inicialmente si por el contenido del archivo, es más adecuado utilizar Word. Si el documento a generar no requiriera de cálculos, filtros u operaciones de ordenamiento no utilizar Excel.

• Si se requiere incluir instrucciones, aclaraciones, advertencias éstas deben ser claras y encontrarse al inicio del documento o antes del campo al que hacen referencia

• Evitar dejar columnas/filas vacías

• Ocultar filas y columnas no utilizadas

• Nombrar todas las hojas

• Utilizar una tabla por cada hoja

• Evitar el uso de encabezado y pie de página. 4.3.1 Idioma Para poder modificar el idioma del documento seleccione la opción de menú Archivo > Opciones, en el dialogo Opciones de Excel seleccionaremos la opción Idioma. Una vez seleccionado el idioma, deberemos pulsar el botón Establecer como predeterminado para fijarlo como idioma principal del documento.


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Figura 36 Indicaciones para configuración de idioma

4.3.2 Imágenes Todos los objetos visuales (imágenes, elementos gráficos SmartArt, las formas, los grupos, los gráficos, los objetos insertados, las entradas de lápiz y los videos) deben incluir un texto alternativo. Agregue el texto alternativo a fotos, imágenes, gráficos dinámicos u otros elementos gráficos para que los lectores de pantalla puedan leer el texto con el fin de transmitir la información de la imagen. Opción 1. Botón derecho sobre la imagen y seleccionar Editar texto alternativo. Se despliega el panel lateral Texto alternativo donde se describe el texto que explica la imagen.


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Figura 37 indicaciones para editar texto alternativo

Opción 2. Seleccionar en el menú Formato > Texto alternativo. Se despliega el panel lateral Texto alternativo donde se describe el texto alternativo de la imagen.

Figura 38 indicaciones para colocar el texto alternativo

En el caso de los gráficos dinámicos, la forma de incluir la alternativa textual es igual a las opciones descritas para las imágenes. Se recomienda describir adecuadamente el gráfico.


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Figura 39 Indicaciones para editar texto alternativos en gráficos

También podremos añadir un texto alternativo a los gráficos Smart de la forma anteriormente descrita.

Figura 40 Indicaciones para añadir un texto alternativo en gráficos SmartArt

En los casos en los que los elementos gráficos sean decorativos, es posible marcarlos sin necesidad de indicar un texto alternativo. Para ello seleccionaremos la opción Marcar como decorativo en el panel Texto alternativo.


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Figura 41 Panel Texto alternativo. Marcar como decorativa una imagen

4.3.3 Enlaces

Los enlaces deben incluirse como hipervínculos en el documento, de esta manera se garantiza su compatibilidad. El texto de los enlaces debe ser claro e identificar su destino cuando se lea fuera de su contexto. Para incluir un enlace se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda en la que se quiere agregar un hipervínculo. 2. En el menú Insertar, seleccione Vínculo. 3. En el cuadro Texto, se mostrará el contenido de la celda que seleccione.

Este es el texto de hipervínculo. Para cambiarlo, escriba el nuevo texto de hipervínculo.


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Figura 42 Indicaciones para incluir hipervínculos

4. En el campo Dirección, agregue la URL del hipervínculo. 5. Seleccione el botón Info. en pantalla… para en caso de ser necesario incluir

más información de contexto que ayude a entender el enlace.

4.3.4 Tablas y encabezados Es importante que se realice la identificación correcta de los encabezados para mejorar la accesibilidad del documento y, en su caso, la posterior exportación a PDF. Para definir una fila de encabezados en una tabla se realiza de la siguiente forma: 1. Seleccionar las celdas que formarán parte de la tabla. 2. Elegir Insertar > Tabla. 3. En el cuadro de diálogo Crear tabla, seleccione la casilla la tabla tiene

encabezados.


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Figura 43 Indicaciones para las tablas y encabezados

4. Si en la primera fila seleccionada ya se han descrito nombres y se selecciona la opción La tabla tiene encabezados, serán estos nombres los que Excel establecerá como encabezados. En otro caso, Excel crea una fila de encabezados con los nombres predeterminados Columna1, Columna2, etc.

5. Por último, se pueden modificar estos nombres de columna creados automáticamente con nombres significativos

Figura 44 Ejemplo de tablas con encabezados

4.3.5 Uso de color accesible. Contraste suficiente Use el Comprobador de accesibilidad para analizar la hoja de cálculo y encontrar contrastes de color insuficientes ver apartado 4.3.7 donde se describe su uso.


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Se comprobarán los siguientes elementos en el texto de la hoja de cálculo:

• Color de página.

• Fondos de celda.

• Aspectos importantes.

• Relleno de cuadros de texto.

• Sombreado de párrafos.

• Rellenos de SmartArt.

• Encabezados, pies de página y vínculos.

Figura 45 ejemplo de resultado de error en contraste

4.3.6 Convertir un documento de Excel en pdf

• Seleccionar la opción Guardar como de la pestaña Archivo.


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Figura 46 Indicaciones para guardar como pdf

• Verificar que en el Tipo de archivo está seleccionado PDF (*.pdf).

• Dar clic en el botón Opciones para acceder al cuadro de diálogo con las opciones de configuración y verificar que estén marcadas las opciones:

o Propiedades del documento, para que las propiedades del documento de Excel se incluyan también en el documento PDF.

o Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad.

Figura 47 Indicaciones para guardar como documento pdf

• Existe otra forma para generar el PDF desde el documento seleccionando la opción Exportar de la pestaña Archivo. El proceso continúa igual que la opción Guardar cómo.


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Figura 48 Indicaciones para utilizar la opción Exportar

4.3.7 Evaluación de la accesibilidad en Excel Opción 1 1. Ir a Archivo > Información > Comprobar si hay problemas.

Figura 49 Indicaciones para comprobar accesibilidad

Opción 2 1. Ir a Revisar > Comprobar accesibilidad. Se despliega el panel lateral Accesibilidad en el que puede ver los resultados del análisis. Si además se quiere recibir notificaciones de problemas de accesibilidad en el documento mientras se elabora, marcar la opción Mantener el Comprobador de accesibilidad funcionando mientras trabajo.


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Figura 50 resultados de la comprobación de accesibilidad

Tipos de resultados

Errores: Se considera un error de accesibilidad el contenido que dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidad, especialmente a sus ayudas técnicas. Ejemplos de resultados


• Las tablas especifican información de encabezado de columna

• Los documentos largos usan estilos para proporcionar estructura Advertencias: Se presentan las advertencias para mejorar la presentación del contenido que facilite la experiencia a las personas con discapacidad. Ejemplos de resultados

• El texto del hipervínculo es significativo


• Las tablas no usan celdas en blanco para aplicar formato.


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• Evitar el uso de caracteres en blanco repetidos

• Los títulos no son demasiado largos

• Se evita el uso de objetos flotantes Servicios Inteligentes: Se muestran sugerencias de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidad pueden comprender, pero que podría organizarse de mejor forma o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia. Ejemplos de resultados


• Las tablas de diseño están estructuradas para facilitar la navegación.

• No se usan marcas de aguas de imagen.

• Todos los títulos siguen el orden correcto

4.4 DOCUMENTOS ACCESIBLES EN PDF 4.4.1 Qué es un pdf y que tipos existen El formato PDF (Portable Document Format) fue desarrollado por Adobe en el año 1993. En 2008 se convirtió en un estándar formal y abierto publicado por la ISO (Organización Internacional de Estandarización) como ISO 32000-1:2008 (Document management -- Portable document format-- Part 1: PDF 1.7, disponible de forma gratuita en la web de Adobe. El formato PDF se ha convertido en el principal formato digital para distribuir documentación en Internet debido a sus características:

• Es multiplataforma.

• Se puede generar un PDF desde cualquier aplicación, y hay numerosos software libre para crear o visualizar documentos PDF.

• Puede integrar una amplia combinación de contenidos heterogéneos: textos, imágenes, vídeo, formularios, etc.

• Es fiable, robusto y mantiene la integridad de la información: muestra el mismo aspecto y estructura que el documento original, independientemente del programa desde el que se generó o desde el que se visualice.

• Admite opciones de seguridad y firma digital.

• Tiene capacidad de búsqueda.

• Puede ser accesible para los usuarios de lector de pantalla si se tienen en cuenta unas buenas prácticas.

http://www.adobe.com/content/dam/Adobe/en/devnet/pdf/pdfs/PDF32000_2008.pdf

http://www.adobe.com/content/dam/Adobe/en/devnet/pdf/pdfs/PDF32000_2008.pdf


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Los documentos PDF pueden ser principalmente de dos tipos:

Imágenes PDF, generalmente, corresponden a un documento escaneado o digitalizado, necesitan de un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir las imágenes en texto. Documentos generados a partir de un archivo de texto. Este tipo de PDF puede ser procesado para soportar varias características de accesibilidad. 4.4.2 Características de un documento PDF accesible

Se recomienda tener en cuenta las siguientes características para identificar un documento PDF

Figura 51 Elementos que definen un documento PDF correctamente estructurado.

4.4.3 Orden lógico de lectura

Para que un lector de pantalla lea de forma eficiente la información de una página se deben proporcionar indicaciones para determinar el orden de lectura del texto. Para especificar un orden lógico de lectura es necesario usar documentos PDF etiquetados que identifiquen los diferentes bloques y elementos del texto que forman la estructura del documento, como títulos, capítulos, cabeceras. Etiquetar el documento correctamente, es decir, indicar internamente de que tipo es cada contenido (un encabezado, una tabla, una lista, etc.) Así el lector de pantalla anuncia adecuadamente cada contenido y el usuario puede "revisar


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preliminarmente" el documento saltando de un tipo de elemento al siguiente mediante teclado. 4.4.4 Texto alternativo para las imágenes Para las imágenes se debe proporcionar un texto descriptivo (texto alternativo) que pueda ser leído para brindar al usuario información sobre la imagen. En el caso de imágenes cuyo contenido tenga una función decorativa, el texto alternativo deberá ser un espacio en blanco. Ver los apartados de Word, Excel y power point donde se brindan las indicaciones al respecto. 4.4.5 Lenguaje del documento

Los lectores de pantalla podrían leer los documentos de diferente manera según se esté usando un idioma u otro (diferente pronunciación, acento, entonación, etc.). Por eso es necesario especificar el idioma en que está escrito el documento para hacer que sea accesible. Ver los apartados de Word, Excel y power point donde se brindan las indicaciones al respecto. 4.4.6 Enlaces

El documento debería tener enlaces útiles y bien definidos a otras partes del documento de forma que los usuarios puedan ir directamente a la sección que deseen. Ver los apartados de Word, Excel y power point donde se brindan las indicaciones al respecto.

4.4.7 Navegación

Un documento PDF accesible debería disponer de ayudas para la navegación y organización, como una tabla de contenidos, y marcadores o cabeceras de forma que se facilite al usuario el moverse por todo el documento sin necesidad de leer todo el contenido hasta encontrar lo que esté buscando. 4.4.8 Creación de documentos PDF accesibles

Se debe realizar una revisión preliminar del documento Word (ver 4.1) o de la presentación PowerPoint (ver 4.2) con el fin de detectar determinados problemas que pueden afectar la accesibilidad del archivo PDF que se intenta crear.


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Por tanto, para llegar a obtener un archivo PDF accesible, al menos, el cumplimiento de los siguientes puntos debería ser verificados en el archivo origen

• Descripción de propiedades del archivo origen, es conveniente que el documento o presentación tenga establecidos ciertos atributos que lo identifiquen, como: autores, título, fecha de creación y palabras clave.

• Uso de texto alternativo para todos los elementos no textuales (como imágenes, audio o vídeo).

• Uso de lenguaje claro y sencillo.

• Verificación de que la información disponible con color también lo esté sin que el color esté disponible.

• Uso de numeración y viñetas para crear listas de elementos.

• Definición completa de enlaces o vínculos de navegación.

4.4.9 Creación de archivos PDF a partir de documentos Crear un documento PDF accesible depende del origen del documento. Si se ha escrito el documento con el propio procesador de texto, se puede convertir en un documento PDF a través de la impresora virtual de Adobe Acrobat. Para generar documentos PDF accesibles es imprescindible que los documentos gestionados a través de un procesador de textos (Microsoft Word) o de cualquier otro programa, sean accesibles.

4.4.10 Generación de archivos PDF a partir de Microsoft Word Si se va a generar un documento PDF desde Microsoft Word aplicar los siguientes pasos: Dar clic en Archivo elegir “Guardar como” dar clic en “Examinar” en la opción “Tipo” elija el formato PDF y seleccione la ubicación donde almacenará el documento.


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Figura 52 Indicaciones para guardar como PDF

El procedimiento también se puede realizar de la siguiente manera:

• Dar clic en Archivo elegir “Exportar” seleccionar “Crear documento PDF/XPS”.

• En el cuadro de diálogo que aparece, ingresar un nombre para el archivo PDF; en el menú desplegable “Tipo”, seleccionar PDF y elegir la ubicación donde se guardará el archivo. Para finalizar el proceso hacer clic en el botón “Guardar”.

Figura 53 Indicaciones para la opción “Exportar”

4.4.11 Creación de PDF a partir de presentaciones accesibles Se presenta el proceso a seguir para crear un archivo PDF a partir de una presentación PowerPoint accesible.


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• Dar clic en Archivo elegir “Exportar” seleccionar “Crear documento PDF/XPS”.

• En el cuadro de diálogo que aparece, ingresar un nombre para el archivo PDF; en el menú desplegable “Tipo”, seleccionar PDF y elegir la ubicación donde se guardará el archivo. Para finalizar el proceso hacer clic en el botón “Guardar”.

Figura 54 Indicaciones para la opción “Exportar”

4.4.12 Evaluación de la accesibilidad de un documento PDF

Esta evaluación es posible para usuarios que cuenten con el software Adobe Acrobat Pro.

Figura 55 Comprobación de accesibilidad

guia para crear documentos digitales accesibles

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