Bloque II Hojas de cálculo: Definición, usos, características, ventajas y desventajas.

Definición.

Es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de tabla. Con una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar y representar nuestros datos.

Nota:

Si se combinan diferentes textos, valores numéricos y fórmulas que relacionan los valores. Este se encarga de calcular todos los resultados de las fórmulas. Si se realiza algún cambio en los datos, se re-calculan las fórmulas para mostrar los resultados actualizados. Este tipo de trabajo es muy habitual en muchos terrenos: finanzas, estadística, deportes, etc., por lo que estos programas son ampliamente utilizados.

¿Para qué sirve realmente?

Sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Permite realizar fácilmente tareas financieras y administrativas con un ordenamiento jerarquizado de datos.

Datos útiles:

§  Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos.

§  Presentan los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra.

Otros datos útiles:

§  Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos.

§  Utilizar las órdenes y herramientas de hoja de cálculo para ejecutar operaciones con sus datos.

Mas datos útiles:

§  Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.

§  Se pueden sumar filas y columnas.

Aun datos útiles:

§  Se crean fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.

§  La utilización de las casillas para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores.

Los últimos datos útiles: §  Se pueden insertar y/o eliminar celdas, filas y

columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.

§  Pueden crearse gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, algunos programas disponen de un asistente que nos guían en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

 Entorno de Excel

Elementos de Excel.

Cuadro de nombres. Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

Barra de fórmulas.

Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

Columna.

Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A – ZZZ).

Fila.

Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1 048 576.

Fila y Columna.

Celda.

Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)

Etiquetas de hoja de cálculo. Etiquetas o nombres de las hojas

que componen el libro de Excel.

Botones de desplazamiento. Estos botones se utilizan para el

desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas.

Barra de estado.

Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas, por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq Num Cuando se desea copiar información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

Área de auto-calcular.

Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.

Botón Insertar Hoja de Cálculo. Ubicado a la derecha de las

Etiquetas. Facilita la inserción de nuevas hojas en el documento.

Beneficios de las hojas de cálculo  Las facilidades de hojas de cálculo

hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea.

La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo.

Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados.

Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

Desventajas de las hojas de cálculo Las capacidades de las hojas de cálculo

se están automatizando. Los trabajadores ya no tienen que tener habilidades especiales, y deben competir con mano de obra barata no cualificada. Las hojas de cálculo individuales instaladas en cada uno de los ordenadores en una oficina permiten a los individuos acumular datos y hacer sus propios pronósticos sin cooperar con sus colegas.

Este fenómeno conduce a la duplicación de los datos y el esfuerzo de toda la organización. La estructura de la hoja de cálculo aumenta los requisitos de almacenamiento sobre las necesidades de datos en bruto.

Aparte, en cualquier momento se pueden perder los datos en caso de no haber guardado correctamente las hojas de cálculo, como cualquier archivo de ordenador.

Desgraciadamente no todos los paquetes de Oficina de hojas de cálculo son gratuitos. Algunos se tienen que adquirir por medio de una licencia, como Microsoft Office.

Hojas de cálculo principales

Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Las más importantes son:

Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.

Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice. OpenCalc: paquete OpenOffice. IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de

Linux.

Excel.

Sun: StarOffice Calc

OpenCalc:

IBM/Lotus 1-2-3:

Corel Quattro Pro:

KSpread

Referencias absolutas y relativas

Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas.

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:

Referencias absolutas

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”.

Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:

=$C$1*2