dİ.üt ürün tanıtmalığı dokümanı v2.0 web viewinns.sy.dok.03 Şablon...

Hizmete Özel

İNNOVA Bilişim Çözümleri A.Ş.

DOCUMENTS İNNOVA ÜRÜN TANITMALIĞI

Doküman Kodu: Dİ.ÜTYayım Tarihi: 11.10.2017 Yayım No: 3.0

ONAY BİLGİSİ

ONAYLAR AD SOYAD BÖLÜM UNVANONAY TARİHİ

İMZA

YÖNETİCİ / PROJE YÖNETİCİSİ ONAYI

Selen TOLUN

İçerik ve Süreç

Yönetimi Çözümleri

Proje Yöneticisi

11.10.2017

Hizmete Özel “Bu dokümandaki telif ve tasarım hakları İNNOVA’ya aittir ve bu doküman size sınırlı bir amaç için verilmektedir. Dokümanın içeriğine ilişkin hiçbir bilgi, konusu veya bir

bölümü İNNOVA’nın önceden yazılı izni olmadıkça üçüncü bir kişi ile herhangi bir şekilde paylaşılamaz.”

Telif Hakları Saklıdır © İNNOVA Bilişim Çözümleri A.Ş, 2017

Sayfa: 1 / 19

Kullanılan Şablon: INNS.SY.DOK.03

Rev 4.0

PROJE KISALTMASI Dİ

PROJE ADI Documents İnnova

Hizmete Özel




DEĞİŞİKLİK TARİHÇESİ

YAYIM NO YAYIM TARİHİ DEĞİŞİKLİK AÇIKLAMASIHAZIRLAYAN/ GÜNCELLEYEN

1.0 02.08.2017 İlk Yayın Selen TOLUN2.0 03.10.2017 Güncelleme

1. Amaç ve Kapsam başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.2 İçerik Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.3 Tanımlama ve Belirleme Başlığında ürün tanımı, kılavuz referans dokümanları, uygulama araç ve prosedürleri, devreye alım işlemleri, yazılım kullanımı ve işletimi bilgileri güncellendi.4.1.4 Adresleme Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.5 Ürün Kalitesi ve Fonksiyonel Uygunluk Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.7 Ürün Kalitesi ve Uyumluluk Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.8 Ürün Kalitesi ve Kullanılabilirlik Başlığında ürün tanımı ve yanlış verilen doküman bilgisi güncellendi.4.1.9 Ürün Kalitesi ve Güvenirlilik Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.10 Ürün Kalitesi ve Güvenlik Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.11 Ürün Kalitesi ve Sürdürebilirlik Başlığında ürün tanımı güncellendi.

Selen TOLUN

Hizmete Özel Basılı ise kontrolsüz kopyadır. Güncel sürüm Portal’ dedir.Telif Hakları Saklıdır © İNNOVA Bilişim Çözümleri A.Ş, 2017

Kapak Sayfası Olmayan Dokümanlar Geçersizdir.

Sayfa: 2 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




DEĞİŞİKLİK TARİHÇESİ

YAYIM NO YAYIM TARİHİ DEĞİŞİKLİK AÇIKLAMASIHAZIRLAYAN/ GÜNCELLEYEN

4.1.12 Ürün Kalitesi ve Taşınabilirlik4.1.13 Kullanım Sırasında Kalite ve Etkinlik Başlığında ürün tanımı, standart ismi güncellendi.4.1.14 Kullanım Sırasında Kalite ve Verimlilik Başlığında ürün tanımı güncellendi.4.1.15 Kullanım Sırasında Kalite ve Memnuniyet Başlığında ürün tanımı, şikayet, görüş ve öneri süresi güncellendi.

3.0 11.10.2017 4.1.2 İçerik başlığında resmi gazete tarih ve sayı bilgisi güncellendi.4.1.13 başlığında TSE ibaresi TS olarak değiştirildi.

Selen TOLUN



Sayfa: 3 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




İçindekiler1 Amaç ve Kapsam............................................................................................................................5

2 Referanslar ve Kaynaklar................................................................................................................5

3 Kısaltmalar ve Tanımlar..................................................................................................................5

3.1 Kısaltmalar..............................................................................................................................5

3.2 Tanımlar..................................................................................................................................6

4 Kullanıma Hazır Yazılım Ürünleri İçin Gereksinimler (RUSP)...........................................................6

4.1 Ürün Tanımı İçin Gereksinimler..............................................................................................6

4.1.1 Erişilebilirlik.....................................................................................................................6

4.1.2 İçerik...............................................................................................................................6

4.1.3 Tanımlama ve Belirleme.................................................................................................7

4.1.4 Adresleme.......................................................................................................................8

4.1.5 Ürün Kalitesi – Fonksiyonel Uygunluk...........................................................................11

4.1.6 Ürün Kalitesi – Performans Verimliliği..........................................................................11

4.1.7 Ürün Kalitesi - Uyumluluk.............................................................................................12

4.1.8 Ürün Kalitesi - Kullanılabilirlik.......................................................................................13

4.1.9 Ürün Kalitesi - Güvenilirlik............................................................................................13

4.1.10 Ürün Kalitesi - Güvenlik.................................................................................................13

4.1.11 Ürün Kalitesi - Sürdürülebilirlik.....................................................................................14

4.1.12 Ürün Kalitesi - Taşınabilirlik...........................................................................................14

4.1.13 Kullanım Sırasında Kalite – Etkinlik...............................................................................14

4.1.14 Kullanım Sırasında Kalite – Verimlilik............................................................................15

4.1.15 Kullanım Sırasında Kalite - Memnuniyet.......................................................................15

4.1.16 Riskten Kurtulmak.........................................................................................................16

4.1.17 İçerik Kapsamı...............................................................................................................18



Sayfa: 4 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




1 Amaç ve KapsamBu doküman, İnnova Bilişim Çözümleri A.Ş. tarafından geliştirilmiş olan, Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ı kullanacak olan müşterilerine kullanım sırasında tanıtmak amacıyla hazırlanmıştır.

Doküman kapsamında, Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ın temel işlemleri, kullanıcıların yapması gereken işlemler ve diğer süreçler anlatılmıştır.

2 Referanslar ve KaynaklarTablo 1 Referanslar ve Kaynaklar

Referans/Kaynak Numarası Referans/Kaynak Adı

TS ISO/IEC 25051:2015-08 Yazılım mühendisliği – Sistem ve yazılım Kalite Gereksinimleri ve Değerlendirme (SQuaRE) – Kullanıma Hazır Yazılım Ürünü (RUSP) kalitesi için gereksinimler ve test talimatları

ISO/IEC 25010:2011 Systems and software engineering — Systems and software Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) — System and software quality models

3 Kısaltmalar ve Tanımlar

3.1 KısaltmalarTablo 2 Kısaltmalar

Kısaltma Açıklama

AY Arşiv Yönetim

Dİ Documents İnnova

DYS Doküman Yönetim Sistemi

EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi

ELAS Elektronik Arşivleme Referans Modeli

E-İmza Elektronik İmza

EYS Evrak Yönetim Sistemi

OCR Optical Character Recognition

KEP Kayıtlı Elektronik Posta



Sayfa: 5 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




3.2 TanımlarTablo 3 Tanımlar

Tanım Açıklama

RUSP

Geliştirilen ürünün paket şeklinde satıldığı ve ürünü satın alanın, ürünün özelliklerini belirleme kısmında etkisi olmadığı ürünlerdir. Genellikle bu ürünler önceden paketlenmiş veya web sitesinden indirilebilir şekilde olmaktadır. Bir kullanıcının kurmak zorunda kalmadan bulut üzerinden erişmek suretiyle her yerden kullanabildiği uygulamalar da bu kapsamda değerlendirilir.

4 Kullanıma Hazır Yazılım Ürünleri İçin Gereksinimler (RUSP)

4.1 Ürün Tanımı İçin Gereksinimler

4.1.1 ErişilebilirlikSisteme erişim, daha önceden Active Directory entegrasyonu ve/veya sistem yöneticisi tarafından tanımlanan Sistem Yöneticisi, Süper Kullanıcı, Birim Amiri, Şube Müdürü, Birim Evrakçısı, Genel Evrakçı rolleri atanan ve rolü bulunmayan diğer kullanıcılar tarafından yapılabilmektedir. Dİ.KD Documents İnnova Konfigürasyon Dokümanı’nda “Sisteme Kullanıcı Eklenmesi ve Sonrası Yapılan İşlemler” başlığında rollerin nasıl verildiği anlatılmaktadır.

4.1.2 İçerikDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 temel olarak, 02.02.2015/29255 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik”(Ek-1)’e uygun, elektronik ortamda resmi yazışmaların yapılmasını (Gelen Evrak/Giden Evrak/İç Yazışmalar vb.), yazıların elektronik imza ile imzalanarak havale edilebilmesini, kurum yapısına uygun olarak tasniflenme ve arşivlenmesinin yapılabilmesini sağlamaktadır.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 ; yapısında aşağıda belirtilen modülleri içermektedir,

Doküman Yönetim Sistemi (DYS)

o Doküman sınıfındaki yazışmaların saklanması, klasörlenmesi, versiyonlanarak saklanması, paylaşılması.



Sayfa: 6 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Evrak Yönetim Sistemi (EYS)

o Evrak sınıfındaki yazışmaların hazırlanması, kaydedilmesi, versiyonlanması, güncellenmesi, kopyalanması, yetkiye bağlı görüntüleme işlemleri

İş Akış / Süreç Yönetimi

o Evrakların imzalanması, iş akışına dâhil edilmesi, iş akışlarının gözlemlenmesi

Tarama / OCR

o Kâğıt ortamda gelen evrakların taranarak sisteme dâhil edilmesi, karakter tanıma özelliği ile belge içeriğinden sorgulama yapılabilmesi

Arşiv Yönetimi (AY)

o Devlet arşivlerinin belirlediği yapıya uygun olarak evrakların, saklama ve tasfiye planlarının uygulanması, saklama ve tasfiye işlemlerini yapılabilmesi, arşiv güvenliğinin sağlanması

Elektronik İmza (E-İmza)

o Evrakların 5070 sayılı E-imza kanuna uygun olarak imzalanması

Mobil İmza

o Mobil cihazlardan sisteme erişim sağlanarak imza atılabilmesinin sağlanması ‘dır.

Bu temel modüller dışında, müşteriye özel minör değişiklikler de yapılmaktadır. Bu değişiklikler yapılan analizler ve müşteri sözleşmeleri sonucu belirlenen gereksinimlere uygun olarak, hizmete özel konfigürasyonlarla sağlanmaktadır.

4.1.3 Tanımlama ve BelirlemeDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0, İnnova Bilişim Çözümleri A.Ş. tarafından geliştirilmiştir. Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 kapsamı bakımından “TS 13298 sayılı Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi standardında bildirilen, 9 Ekim 2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, e-Yazışma Teknik Rehberi, 28 Şubat 2009 tarihli Resmi Gazete ’de yayımlanan Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları (2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi), 2009/15169 karar sayılı Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, Standart Dosya Planı, Devlet Teşkilatı Veri tabanı, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu dokümanları ile uyumludur.

Şirket, Türk Telekom Ar-Ge Binası ODTÜ Teknokent Üniversiteler Mah. No:15, B Blok 06800 Çankaya / Ankara Türkiye adresinde faaliyet göstermektedir. Web üzerinden www.innova.com.tr adresinde ulaşılabilir.



Sayfa: 7 / 19


Rev 4.0

http://www.innova.com.tr/

Hizmete Özel




Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 alındıktan sonra müşterideki yaşam döngüsü kapsamında Kullanım danışmanlığı verilmesi, Sistem yönetim işlemlerinin sağlanması, Yeni özellik geliştirmeleri için analiz ve test çalışmalarının yapılması, yeni özellik taleplerinin geliştirilmesi, ihtiyaçlar dahilinde konfigürasyon çalışmalarının yapılması, eğitim hizmetlerinin verilmesi, proje yönetiminin sağlanması, kullanıcı kılavuzlarının temini sağlanmaktadır.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 da devreye alım ve geri yükleme işlemleri Dİ.DA Documents İnnova Devreye Alım,Geri Yükleme ve Yedekleme Dokümanında detaylı bir şekilde anlatılmaktadır.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 da sistemin yönetimi ile ilgili detaylı bilgiler Dİ.KD Documents İnnova Konfigürasyon Dokümanında mevcuttur.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 da devreye alım işlemleri, sunucu ve istemci bilgisayarlarda yapılacak işlemler, Dİ.KUD Documents İnnova Kurulum Dokümanında detaylı bir şekilde anlatılmaktadır.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 da kullanıcı istediğinde Ana Sayfa üzerinde kişiselleştirme, Rapor seçimlerinde farklı kriterler ile raporlama, fonksiyon tuşları ve kısayol tuşları ile işlevlere hızlı erişim sağlayabilmektedir.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 da yazılımın kullanımı ve işletimi ile ilgili; Sistem hem Sql Server hem Oracle veri tabanlarını destekleyecek şekilde geliştirilmiştir. Veri tabanı sorguları genel olarak nhibernate üzerinden yürütülmekte olup, nhibernate O/RM (Object Relational Mapping) kullanarak çalışmaktadır. Raporlar için ise store procedure’ler kullanılmaktadır. Sistem .Net Framework 4.5 ile c# dilini kullanarak yazılmıştır. Sistemi bekletmemek için bazı işlemler Windows servisler üzerine yüklenmiştir(Doküman görüntüleme, doküman çevirme vb.) Sistem Windows server 2012 R2 64bit üzerinde çalışmaktadır. Tarama uygulamasında kullanılan Atalasoft Framework ve doküman çevirme işlemlerinde kullanılan office interop kullanımı hakkında bilgi edinildi. Ürün açıklamaları için kullanılan sayfalar html ile yazılmıştır.

4.1.4 AdreslemeDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 ’a ait gereksinimler aşağıdaki gibidir. Ayrıntılı bilgi için Dİ.KD Documents İnnova Konfigürasyon Dokümanı ve Dİ.SK Documents İnnova Son Kullanıcı Kılavuzu Dokümanları kontrol edilebilir.

1 Dosya tasnif planları 1.1 Dosya planının oluşturulması 1.2 Dosya tasnif planı elemanlarının tanımlanması1.3 Dosya tasnif planının yönetilmesi

2 Saklama planları2.1 Genel2.2 Belge hiyerarşisi2.3 Saklama kriterleri



Sayfa: 8 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




2.4 Saklama süreleri2.5 Tasfiye işlem tanımları

3 Elektronik belgelerin kayıt işlemleri3.1 Genel Özellikler3.2 Dokümanların belgeye dönüştürülmesi ve ilişkilendirme3.3 Belge türleri3.4 Elektronik postaların yönetimi3.5 Taşıma, kopyalama ve silme3.6 Referans kodlarının verilmesi

4 Elektronik Belgelerin Paylaşımı4.1 Kurum Kodlarının Kullanılması4.2 Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)4.3 Elektronik Yazışma Paketi

5 EBYS kullanım özellikleri5.1 Kullanım – Genel kurallar5.2 Arama5.3 Görüntüleme5.4 Yazdırma5.5 Raporlama

6 Erişim kontrolü ve güvenlik6.1 Sisteme Giriş6.2 Erişim hakları6.3 Kullanıcı profilleri6.4 Kullanıcı Rolleri6.5 Kullanıcı grupları6.6 Kayıtlara erişim haklarının atanması ve uygulanması6.7 Üretim sorumluluğu ve mülkiyet6.8 Günlük dosyalarının oluşturulması

7 Sistem Tasarımı ve Yönetimi7.1 Sistem bütünlüğü ve güvenirlik7.2 Kullanım kolaylığı7.3 Performans ve ölçeklenebilirlik7.4 Verilerin Depolanması

8 Belge Özellikleri8.1 Tanımlanabilirlik8.2 Bütünlük8.3 Onay ve Kayıt Bilgisi8.4 Yapısal özellikler8.5 Üretim sorumluluğu ve mülkiyet hakları8.6 Teknolojik özellikler

9 Doküman yönetimi9.1 Giriş9.2 Girdi Yönetimi9.3 Tanımlama ve indeksleme9.4 Dosyalama, düzenleme ve tasnif



Sayfa: 9 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




9.5 Depolama / Yedekleme9.6 Erişim9.7 Çıktı yönetimi9.8 Versiyon kontrolü

10 Elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk10.1 Fiziksel dosya ve belgelerin sisteme dâhil edilmesi 10.2 Tanımlama10.3 Erişim kontrolü ve kullanım10.4 Tasfiye

11 Dijital görüntüleme sistemleri11.1 Genel Prensipler11.2 Görüntülenecek malzeme11.3 Görüntüleme Tekniği11.4 Çözünürlük11.5 Tonlama / Bit derinliği / Tarama modu11.6 Sıkıştırma11.7 Zenginleştirme11.8 Renk yönetimi11.9 Dosya Formatları

12 Elektronik Arşivleme Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM)12.1 Arşiv Malzemesinin tanımı ve özellikleri12.2 Arşiv politikasını belirlenmesi 12.3 Arşiv malzemesinin transfer işlemleri12.4 Tarih ve zaman damgası12.5 Dosya formatları12.6 Depolama Üniteleri12.7 Veri merkezi özellikleri12.8 Erişimin sürekliliği12.9 Teknolojik eskimeye karşı alınacak önlemler

13 Arşiv sisteminin Güvenliği13.1 Genel13.2 Sistem Güvenliği13.3 Bilgi Güvenliği13.4 Sistem Denetimi

14 ELAS/RM Uygulama Kılavuzu14.1 Genel14.2 Arşiv Malzemesinin Transfer İşlemleri14.3 Düzenleme

15 Arşiv Malzemesinin Tanımlanması15.1 Tanımlama seviyeleri15.2 Tanımlama Alanları

16 Üst veri Elemanları16.1 Genel Özellikler16.2 Dosya Tasnif Planı Üst veri Elemanları16.3 Saklama Planı Üst veri Elemanları



Sayfa: 10 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




16.4 Birim/Alt Birim tanımları üst veri elemanları16.5 Seri tanımları üst veri elemanları16.6 Alt Seri tanımları üst veri elemanları16.7 Klasör/Dosya tanımları üst veri elemanları16.8 Belge tanımları üst veri elemanları16.9 Belge bileşeni tanımları üst veri elemanları16.10 Kullanıcı profil tanımları üst veri elemanları16.11 Kullanıcı rol tanımları üst veri elemanları16.12 Kullanıcı grup tanımları üst veri elemanları16.13 Güvenlik seviye tanımları üst veri elemanları16.14 Tasfiye işlem tanımları üst veri elemanları16.15 Sistem kullanımı üst veri elemanları16.16 Dijital Görüntüleme ile Sisteme alınanlara ait üst veri tanımları16.17 Fon/Kurum Üst veri Elemanları16.18 Alt Fon/ Alt Kurum Üst veri Elemanları16.19 Fon Grubu Üst veri Tanımları16.20 Arşiv Kurumları Üst verisi Tanımları16.21 İşlem Tanımları Üst veri Alanları16.22 E-Posta Üst veri Elemanları

4.1.5 Ürün Kalitesi – Fonksiyonel UygunlukDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0, donanıma bağlı büyüyebilme özelliği sayesinde, veri ve kullanıcı sayısı bakımından herhangi bir kısıtlama içermemektedir.

Sistem, doküman ve evrak yönetim sistemi olması sebebiyle, son kullanıcılar tarafından, sisteme dosya yükleme işlemleri sıklıkla yapılmaktadır. Yüksek boyutlu dosyaların yüklenmesi sonucu, sistem işlevselliğinde, performans kaybı yaşanabileceği göz önünde bulundurularak, sisteme yüklenebilmesine izin verilecek dosya boyutlarının dinamik olarak ayarlanabilmesi sağlanmıştır.

Ayrıca rol tabanlı yetkilendirme mekanizması sayesinde, son kullanıcılar birim, unvan, çalışma grupları gibi (TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi, Ekim 2015’de detaylandırılmıştır, ayrıca dinamik yapı ile müşteri isteğine uygun gruplar oluşturmakta mümkündür.) farklı gruplar halinde yetkilendirilebilmektedir. Bu sayede, kullanıcılar yetkisi olmadığı menü, klasör ve belgelerden haberdar olmamakla birlikte, bu verilere erişemeyeceğinden, veriler üzerinde hiç bir işlem gerçekleştirememektedirler.

4.1.6 Ürün Kalitesi – Performans VerimliliğiSon kullanıcı bilgisayarları için sadece bir İnternet tarayıcı olması yeterlidir. Bunun dışında donanımsal gereksinim bulunmamaktadır.

Test için kullanılan sistemin özellikleri



Sayfa: 11 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Uygulama Türü: Web Uygulaması

Erişim Türü: Yerel Ağ Bağlantısı

İşlemci: Intel Xeon E5540 2.53 Ghz

Bellek: 8 GB

İşletim Sistemi: Windows Server 2012 R2 Standart

Belge Yükü: 1 milyon

Sıra No Test Adı Test Sonucu(ms.)

1 50 Belge Görüntüleme 16919,74





6 Sisteme Belge Dahil Etme 60,26

7 Aktif Belgeye Erişim 59,74

8 Pasif Belgeye Erişim 55,66

9 Sayı Numarası ile Arama 590,26

10 Konu ile Arama 67,54

11 Tüm Metin Arama 70500,22

12 Karmaşık Arama (Tarih, Konu, Sayı, Tüm Metin Arama)

78,96

13 Karmaşık Arama (Tarih, Üretici, Sayı, Gizlilik Derecesi) 91

4.1.7 Ürün Kalitesi - UyumlulukDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0, bir web uygulaması olmakla birlikte, Windows 2008/2008 R2 ve üzeri işletim sistemleri ile çalışmaktadır. Veri tabanı olarak, MS SQL Server 2008 R2 ve Oracle 11g ve üzeri veri tabanlarını desteklemektedir.

ExtJS 3.3 teknolojisi yardımıyla geliştirilen ara yüzler son kullanıcılara görsel kolaylık sağlamakla birlikte, işletim sisteminden bağımsız olarak, Internet Explorer 7.0 ve üstü, Chrome 11 ve üstü, Mozilla Firefox 3.0 ve üstü tarayıcılar ile Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 sorunsuz bir şekilde kullanılabilmektedir.



Sayfa: 12 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Servis tabanlı mimarisi ile dış sistemlere entegre olarak çalışabilmektedir. Statik alanların istenilen dile, ara yüzler yardımı ile yetkili son kullanıcılar tarafından çevrilebilmesi ile birçok dilde Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 kullanımı mümkün olmaktadır.

Çoklu dil kullanımının, client bazında bağlantı sayesinde, aynı anda farklı kullanıcıların farklı dillerde kullanmasına imkân sağlamaktadır.

4.1.8 Ürün Kalitesi - KullanılabilirlikDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 için hazırlanmış olan, Dİ.KK Kullanıcı Kılavuzu Dokümanında sistemin kullanılabilirliği ile alakalı detaylı bilgiler mevcuttur.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ın genelinde kullanıcıyı işlem öncesinde uyarmak üzere ipuçları (tooltip), işlem sırasında kontrol için zorunlu alanlar, işlem sonrasında aldığı hataya göre de açıklama verilerek hata yönetimi sağlanmaktadır. Bunun dışında bazı iş ve işlevler için yönetici kontrolleri (örneğin vekalet süreci) yapılmaktadır.

4.1.9 Ürün Kalitesi - GüvenilirlikSistem güvenirliği, yedekleme ve geri yükleme çalışmaları ile sağlanmaktadır. Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 kullanım sırasında sunucuda belirlenen yedekleme servisleri çalışmakta ve yedekleme dosyaları oluşturulmaktadır. Herhangi bir kayıp durumunda, en yakın yedekleme dosyası kullanılarak, kaybı en aza indirgeme amaçlanmıştır (Yedekleme servisleri ve geri yükleme işlemleri, sistem yöneticisi eğitimlerinde ve Dİ.DA Documents İnnova Devreye Alım,Geri Yükleme ve Yedekleme Dokümanı kılavuzlarında anlatılmıştır.).

Yedekleme ve geri yükleme işlemleri Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 ve veriler açısından yüksek risk içerdiğinden, veri tabanı bilgisi olan, sistem yöneticisi eğitimi alan kullanıcılar tarafından yapılması tavsiye edilmektedir.

Sistemde 3 bölümün yedeklenmesi önerilmektedir.

Veri tabanı Yedeği: Sistemin kullanmış olduğu veri tabanların yedeğinin alınmasıdır.

Haftalık Full yedek Günlük Differential Yedek Saatlik Transaction Log/ Archieve log yedeği

Dosya Yedeği: Sistem tarafından üretilen ve sisteme kayıt edilen dosyaların yedeği

Haftalık Full Günlük Differential



Sayfa: 13 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Saatlik Incremental Yedek

Sunucu Yedeği: Sistemin çalıştığı sunucuların imaj olarak yedeklerinin günlük imajlarının alınması önerilmektedir.

4.1.10 Ürün Kalitesi - GüvenlikDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 yapısında, farklı seviyeler için farklı güvenlik özellikleri bulunmaktadır. Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ın kopyalanması ve/veya izinsiz çoğaltımlara karşı güvenliği, satış öncesi ve/veya satış sonrası müşteriler yapılan şartnameler, gizlilik anlaşmaları ile koruma altına alınmaktadır.

Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 , müşteri isteğine bağlı olarak Http ve Https protokollerinde çalışabilecek yapıda olup, onaylı güvenlik sertifikaları ile sertifikalama işlemi yapılmaktadır. Database bazında ise, tek yönlü algoritmalarla kullanıcı kritik bilgileri şifrelenmektedir. Mevcut yapıda MD5 şifreleme algoritması kullanılmakta olup, müşteri isteğine göre farklı algoritmalarda kullanılabilmektedir.

Sisteme erişim, daha önceden Active Directory entegrasyonu ve/veya sistem yöneticisi tarafından tanımlanan kullanıcılar tarafından yapılabilmektedir. Böylece yetkisiz erişimlerin (sisteme tanımlı olmayan kullanıcı girişi) önüne geçilmektedir. Database bazında ise, erişim yine kullanıcı adı ve şifrelerle yapılmaktadır, fakat Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0 kurulumu müşteri lokasyonunda yapıldığından, donanım ve donanıma erişim güvenlikleri konusunda müşterilerinden hassasiyet beklenmektedir.

Tanımlı kullanıcıların sisteme girişi, kullanıcı isteğine bağlı olarak; “Kullanıcı Adı/Şifre”, “Kullanıcı Adı/Şifre ve Giriş Doğrulaması”, “Nitelikli Elektronik İmza” ve “Windows Kullanıcı Bilgileri” ile yapılabilmektedir. Ayrıca kullanıcılar tarafından tanımlanacak şifrelerde de; özel karakterler, şifre uzunluğu ve şifre değişim süre kısıtları bulunmaktadır.

4.1.11 Ürün Kalitesi - SürdürülebilirlikDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ın müşteriye tesliminden sonra yapılan sözleşme çerçevesinde müşteriden taleplere göre yapılan güncellemeler belirli aşamalarda yansıtılmaktadır. Sonrasında güncellemelere ait bilgileri müşteri ile paylaşılmaktadır. Devreye alım ve geri yükleme işlemleri için Dİ.DA Documents İnnova Devreye Alım ve Geri Yükleme Dokümanı, Test işlemleri için Dİ.TS Documents İnnova Test Senaryoları, Kurulum işlemleri için Dİ.KUD Documents İnnova Kurulum Dokümanı kontrol edilebilir.

4.1.12 Ürün Kalitesi - TaşınabilirlikSistemin kurulacağı kurumun büyüklüğü ve bu kurumdaki personel sayısına göre minimum ve maksimum kullanılacak sistem gereksinimleri farklılık göstermektedir. Kurulum işlemleri konfigürasyon yöneticisi tarafından yapılmaktadır. Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç



Sayfa: 14 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ın çalışması ve kurulumu ile ilgili detaylı bilgiye Dİ.KUD Documents İnnova Kurulum Dokümanı’ndan ulaşılabilir.

Sisteme ait işlemlerin yapılması, yönetilmesi ve kontrol edilmesi sistem yöneticileri tarafından yapılmaktadır.

4.1.13 Kullanım Sırasında Kalite – EtkinlikDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0, dışardan gelen bir dokümanın sistem içerisinde TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standardının belirlemiş olduğu üst veriler ile alınması sonrasında uygun iş akışı ile ilgilisine ulaştırılmasını sağlar. Sistem üzerinde daha önceden oluşturulmuş olan şablonlar kullanılarak ilgili alıcılara taslak belge oluşturularak e-imza sürecine gönderimini sağlar. Sistem tarafında belgeleşmiş olan dokümanların standart dosya planına göre tasniflenerek arama ve arşiv işlemlerinin sağlanması etkinliklerini içermektedir.

4.1.14 Kullanım Sırasında Kalite – VerimlilikDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0, aynı anda birden fazla kullanıcının web tarayıcı üzerinden kullanabileceği şekilde tasarlanmıştır. Aynı anda kullanabilecek olan maksimum 500 kullanıcı ve 1 milyon belge yükü ile performanslı bir şekilde çalışabilmektedir.

4.1.15 Kullanım Sırasında Kalite - MemnuniyetDocuments innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’ da olabilecek sorunlara aşağıda verilen seviyelere göre müdahale ve çözüm süresi sağlanmaktadır.

Arıza

Seviyesi

Açıklama İş Günü İçerisinde İş Günü Dışında

Müdahale

Süresi

Çözüm

Süresi

Müdahale

Süresi

Çözüm

Süresi

Seviye 1 Sistem çökmüş,

durmuş veya

operasyon devam

etmiyorsa

2 saat 6 saat 4 saat 8 saat

Seviye 2 Sorun çalışmayı 6 saat 48 saat 8 saat 3 gün



Sayfa: 15 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




engellemiyorsa,

fakat genel

anlamda tekrar

eden sorunlara yol

açıyorsa

Seviye 3 Sistem üzerinde

daha performanslı

çalışmayı

sağlayacak genel

düzenlemeler

12 saat 5 gün 16 saat 5 gün

Müşterilerden gelen şikâyet, görüş ve öneriler [email protected] adres mail adresine yönlendirilerek, servis masasında takip edilmektedir. Yazılım ekibi ile görüş ve öneriler paylaşıldıktan sonra güncelleme ile Documents innova Elektronik Belge, Arşiv ve Süreç Yönetim Sistemi, 18.09.2017 tarih ve v2.0’a yansıtılmaktadır.

4.1.16 Riskten KurtulmakRisk Yönetimi, proje boyunca uygulanacak ve etkin biçimde izlenecektir. Risk yönetiminin başarı ölçütü, proje süresince belirlenen risklerin gerçekleşmeden önlenmesidir. Risk yönetimi, bu konuda proje risk yönetim eğitim ve deneyimine sahip olması nedeniyle, proje yöneticisi tarafından yürütülecektir.

Riskler tüm proje paydaşları tarafından önerilebilecek, proje yöneticisi tarafından onaylanacaktır. Proje ekibi ile yapılan periyodik toplantılarda, ayda birden daha az olmamak kaydıyla toplantı sırasında riskler gözden geçirilerek izlenecektir.

Riskler, Maliyet, Süre, Teknik ve Kalite kategorileri üzerinden analiz edilecektir. Her bir kategori için 1-5 skalasında bir puan Etki değeri olarak, yine 1-5 skalasında bir puan Olasılık değeri olarak ilgili Risk için puanlanacaktır.

Etki Skalası:

1: Zararsız

Maliyet: Maliyeti arttırmıyor.



Sayfa: 16 / 19


Rev 4.0

mailto:[email protected]

Hizmete Özel




Süre: Süreyi arttırmıyor.

Teknik: Altyapıyı, tasarımı değiştirmiyor.

Kalite: Riskten kaynaklanan değişiklik yapılmış testleri etkilemiyor.

2: Tolere edilebilir

Maliyet: Maliyeti arttırıyor, bütçe ilerleyen zamanlarda dengelenebilir, bütçe aşımına sebep olmuyor.

Süre: Süreyi arttırıyor; projenin mihenk taşlarının tarihlerini değiştirmiyor.

Teknik: Tasarım değişikliği gerektirmiyor, ara yüzlerde değişiklik gerektirmiyor. Lokal geliştiricinin kodda yapması gereken değişikliklere sebep oluyor.

Kalite: Yeni test durumlarının oluşturulması gerekiyor. Bu test durumları diğer modüllerin durumlarını etkilemiyor. Regresyon testlerinin tekrarı gerekiyor.

3: Orta

Maliyet: Maliyeti proje bütçesinin %10’undan fazla arttırıyor. Projenin karlılığı azalıyor.

Süre: Süreyi, toplam sürenin %10undan fazla arttırıyor. Fakat geçici kabul tarihleri etkilenmiyor.

Teknik: Mimari değişikliğe sebep olmuyor, tasarım değişikliklerine sebep oluyor.

Kalite: Test durumları yaratılması, var olanların yeni tasarıma göre güncellenmesi gerekiyor.

4: Ciddi

Maliyet: Bütçe hedeflerinin başarılmasını imkânsız hale getiriyor. Proje kendisini fonlayabilir.

Süre: Süre hedeflerini başarmak olanaksız, geçici veya resmi kabul tarihlerinde sarkma var.

Teknik: Mimari değişiklik gerektiriyor.

Kalite: Test tasarımın yeniden yapılması gerekli, regresyon ve entegrasyon test durumları yeniden yapılmalı.

5: Felaket Getiren

Maliyet: Proje kendisini fonlayamaz.

Süre: Süre aşımı yüzünden cezaya giriyor.



Sayfa: 17 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Teknik: Projeyi yeniden tasarlamak gerekiyor.

Kalite: Testler yeni baştan yapılacak.

Olasılık risk olarak tanımlanan olayın gerçekleşme sıklığıdır ve 1-5 arasında derecelendirilmiştir

1: Projede gerçekleşmesi beklenmeyen olay.

2: Projede nadiren gerçekleşmesi beklenen olay.

3: Proje boyunca gerçekleşmesi sık görülebilecek bir olay.

4: Projede periyodik şekilde tekrar eden ve gündemi meşgul eden bir olay.

5: Gerçekleşme olasılığı 1’e yakın olay.

Riskin hasar derecesi, olasılığı ve etkisinin çarpımıdır. Çarpımlar renk tablosuyla kodlanmıştır. Proje yöneticisi değerlendirme sonucunda riski aşağıdaki risk hasar derecesi tablosuna yerleştirir. Risklerin çözüm önceliklendirmeleri renk kodlarına göre yapılacaktır:

Kırmızı: Çözülme önceliği ilk

Sarı: Çözülme önceliği ikinci

Yeşil: Sarılar bittikten sonra çözülecekler

Pembe: Çözülmeyebilir, durumu izlemede

Mavi: Çözülmeyecek, kayıt altında bulunacak.

OLASILIK

ETKİ

/ÖN

EM

5 4 3 2 1

5

4

3

2

1 Hizmete Özel Basılı ise kontrolsüz kopyadır. Güncel sürüm Portal’ dedir.

Telif Hakları Saklıdır © İNNOVA Bilişim Çözümleri A.Ş, 2017Kapak Sayfası Olmayan Dokümanlar Geçersizdir.

Sayfa: 18 / 19


Rev 4.0

Hizmete Özel




Risk analizi sonucunda riski yönetmek için proje yöneticisi tarafından karar verilir. Analize göre riskler,

• Olduğu gibi kabul edilebilir;• Riskler dağıtılabilir,• Risk kaynakları ortadan kaldırılabilir,• Riskin etkisi azaltılabilir,• Riskler etkileri belli bir eşik değerini geçene kadar izlenebilir.

Eğer risk gerçekleşmişse etkisini azaltmak için düzeltici faaliyetler planlanır. Yapılan kaçınma ve düzeltici faaliyet planları, Proje Yönetim Planıyla uyumlu olarak yönetilir. Bu planlar, her risk değerlendirme periyodunda gözden geçirilir, değişiklik varsa güncellenir.

4.1.17 İçerik Kapsamıİçerik ile ilgili ayrıntılı anlatımlar bu doküman içerisinde 4.1.4 Adresleme başlığında bildirilen gereksinimlere ait bilgiler Dİ.KD Documents İnnova Konfigürasyon Dokümanı ve Dİ.SK Documents İnnova Son Kullanıcı Kılavuzu Dokümanı’nda mevcuttur.



Sayfa: 19 / 19


Rev 4.0