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DIRECTIVA

"ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y

CONSERVACIÓN DE BIENES BIBLIOGRÁFICOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL PROYECTO

ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO"

TARAPOTO, ABRIL 2014

P ROVECT O ESPl:CIAL HUALLAGA CE NTRAL V BAJO MAYO

DIRECTIVA PARA LA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y

CONSERVACIÓN DE BIENES BIBLIOGRAFICOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL PROYECTO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y

BAJO MAYO

l. OBJETIVO

Artíc ulo 1° Establecer las disposiciones que regulen la organización, administración, custodia y conservaciones de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental producidas y recibidas por el PEHCBM; asl como transferencia, eliminación de los mismos, con la finalidad de optimizar el tratamiento, preservación y aprovechamiento de la información que el PEHCBM posee. en cuanto a su legitimidad, oportunidad, mérito o conveniencia.

11. FINALIDAD

Articulo 2° Establecer los lineamientos sobre la administración y organización de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental de acuerdo a la Legislación Archivlstlca vigente.

Articulo 3° Garantizar la custodia y conservación de Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental de la Institución.

Artículo 4° Facilitar la disponibilidad de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental a los usuarios (Trabajadores, Órganos de Control y público usuario en general). ajustándose a las normas legales y administrativas vigentes.

Artic u lo 5° Programar y coordinar la integridad y conservación del Patrimonio Documental concerniente a los PIPs que ejecuta la Institución en formato original por triplicado, con sus respectivos archivos digitales en PDF.

Artíc u lo 6" Programar y coordinar las transferencias de Documentos de Archivo cuyos periodos de retención hayan vencido en los diferentes niveles de archivo.

Articu lo 7° Programar y coordinar la selección y eliminación de Documentos de Archivo cuyos periodos de retención hayan vencido en los diferentes niveles de archivo.

Articulo 8° Agilizar la localización oportuna de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio

OFICINA 06 PLANIFICACIÓN Y PRESUPU6STO - PEHCBM ·2014 Página 1

Documental, para uso de la información en las diferentes modalídades de servicio archivlstico: Consulta, Préstamo y Expedición de copias.

Articulo 9° Definir las medidas de contingencia ante casos siniestros, con el fin de sáliláguál'étéif los Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental de la Institución.

Articulo 10" Viabílizar la eliminación de documentos de valor temporal en Jos diferentes niveles de archivo, de acuerdo a las normas establecidas.

Articulo 11º Aprovechar convenientemente el espacio flsico, el mobiliario y los equipos disponibles.

111. BASE LEGAL

Articulo 12" Para la Directiva de organización, administración, custodia y conservación de Bíenes Bibliográficos y Patrimonio Documental del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo - PEHCBM, se considera la siguiente base legal:

1. Constitución Polltica del Perú, Art. Nº 21. 2. Decreto Ley Nº 19414(16.05.1972) "Ley de Defensa, Conservación e

Incremento del Patrimonio Documental de Ja Nación". 3. Ley Nº 25323 (11.06.91) "Ley del Sistema Nacional de Archivos·. 4. Decreto Supremo Nº 008-92.JUS (26.06.92), Reglamento de la Ley Nº ,

25323. 5. Resolución Jefatura! Nº 073-85/AGN.J (31.05.85), que aprueba las •

Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. 6. Resolución Jefatura! Nº 133-85/AGN.J (04.10 95.) que precisa Ja

aplicación de la Resolución Jefatura! Nº 073-85- AGN.J. 7. Resolución Jefatura! Nº 117 -86/ AGN-DGA J, "Normas de Ja

Formulación, Ejecución y Evaluación del Plan Anual de Archivo Administrativo del Sector Público Nacional".

8. Resolución Jefatura! Nº 173-86/AGN.J. (18.11 .96) que Aprueba las Normas para Ja Formalízación del Programa de Control, Transferencia, Eliminación y Conservación de Documentos:

./ Directiva Nº· 004-86/AGN-OGAJ "Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional" .

./Directiva Nº 005-86/AGN-DGAJ -"Normas para la Trasferencia de Documentos en Jos Archivos Administrativos del Sector Público Nacional" .

./ Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI - "Normas para la Eliminación de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público

Ol'ICINA DE PLANll'ICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Páglna2

. -· ·- ------~-----------------------

lsan~t! ~ Nacional".

PROYECTO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

"' Directiva Nº 007/86-AGN-DGAl-ªNonnas para la Conservación de • Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional• .

.,- Directiva Nº 001/92-AGN-DNDA- 818.09.92) "Normas Complementarias para la Transferencia del Archivo Documental en los Organismos Públícos en el Proceso de Desactivación, Fusión y Privatlzación·.

9. Resolución Jefatura! Nº 153-92-AGN/J (19.08.1992). que aprueba las "Normas Complementarias para la Transferencia del Acervo Documental en los Organismos Públicos en Proceso de Desactivación, Fusión y/o Privatización·.

10. Resolución Jefatura! Nº 112-93-AGN/J (06.09.1993), que aprueba las 'Nonnas para la Supervisión y Asesoramiento de los Archivos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos•.

11. Ley Nº 27444 (21.03.2001), Ley del Procedimiento Administrativo General.

12. Ley Nº 27806 (02.08.2002), Ley de Transferencia y Acceso a la Información Pública.

13. Decreto Supremo Nº 072-2003-0CM (06.08.2003), Reglamento de la Ley de Transferencia y Acceso a la lnfonnación Púbf1ca.

14. Directiva General Nº 002-96-AG-VM-OA, Norma para la Foliación MINAG.

15. Manual de Procedimientos Archivísticos del PEHCBM, elaborado según nonnatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nación.

IV. ALCANCE

Artículo 13º La presente directiva rige a partir de fecila de aprobación y es de cumplimiento obligatorio en los archivos de las administraciones de obra en los diferentes puntos del ámbito de acción de la Institución, archivos de gestión y/o secretariales de las Direcciones. Oficinas, Unidades y Archivo Central del PEHCBM.

V. DEFINICIONES Y NOMENCLATURAS

Artículo 14° Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de estas Normas técnicas, debe entenderse por:

1. Archivo Central: Unidad técnico-administrativa que actúa como órgano rector y asesor de los archivos de gestión y/o secretariales.

2. Archivo de Gestión y/ o Secretaria! y Administraciones de Obra: Archivos de documentos administrados por las diferentes dependencias del PEHCBM (Direcciones, Oficinas, Administraciones

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página 3

de Obra). 3. Comité: Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CSED). 4 . Dependencia: Unidad administrativa dentro de la estructura

organizacional del PEHCBM. 5. Documento: Medio textual, gráfico, sonoro, audiovisual, electrónico o

informático, que actúa como testimonio ofreciendo pruebas y justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administradores y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuente de historia.

6. Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna información de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia del mismo y para su fácil manejo.

7. Patrimonio documental, Documentos de archivo o Acervo documental: Está integrado por el conjunto de documentos sean de cualquier tipo documental que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del sistema. El patrimonio documental comprende una amplia gama de registros inscritos textuales y no textuales; imágenes (fijas); registros sonoros, audiovisuales y virtuales que son conservables, reproducibles y trasladables, que a través de su estudio y difusión contribuyen al conocimiento de una sociedad, un tiempo o un proceso determinado y a crear vínculos entre el pasado y el presente.

6. PEHCBM: Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo. 9. Servidor: Personal que prestan sus servicios materiales, intelectuales

o de ambos géneros al PEHCBM a nombre y por cuenta de ésta como parte de su organización, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo, representativo, remunerado, permanente o público de la actividad respectiva.

10. Tabla de Plazos de Conservación de Documentos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en el PEHCBM. Igualmente, se determina su vigencia administrativa y legal, su valor cientlfico-cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en que clase documental están almacenados, y otros datos de carácter general que permite controlar la producción documental en el PEHCBM.

11 . Tipo documental: Se refiere a la forma en que esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar

. de actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, oficios, memorándums, comprobantes de pago, convenios, cierres contables, acuerdos, licitaciones, otros.

VI. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

6.1. Del Sistema de Archivos

Articulo 15º

OFICINA DE Pl..ANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página4

PROYECTO ESPECIAL ltUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

El Sistema de Archivos del PEHCBM está conformado por.

1. El Archivo Central, centraliza el acervo documental y material bibliográfico del PEHCBM.

2. Los Archivos de Gestión y/o Secretariales, conjunto de documentos generados o recibidos en las diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades del PEHCBM.

3. Archivos de las Administraciones de Obra, está integrado por el conjunto de documentos sean de cualquier tipo generados o recibidos en los díferentes obras en ejecución del ámbito de acción del PEHCBM.

6.2. Del propósito del Archivo Central

Articulo 16º El Archivo Central es la unidad rectora que asesora el Sistema de Archivos de la Institución, encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, y facilitar la documentación producida y recibida. Es la Unidad encargada de cumplir y hacer cumplir la Directiva.

6.3. De In fUnclon .. del Archivo Central

Articulo 17º.· El Archivo Central tendrá las siguientes funciones:

1. Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 25323, artlculos 2.

2. Coordinar con las diferentes dependencias de la Institución, la organización y administración de los Archivos de Gestión y/o Secretariales y de las Administraciones de Obra, que son las fuentes primarías de información para alimentar el Archivo Central.

3. l:jercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y conservación de la documentación custodiada.

4. Velar porque el sistema de archivos disponga de los medios técnicos que faciliten su labor.

5. Brindar asesoría técnica y capacitación a los encargados de los archivos de gestión y/o secretaria!, archivos de las administraciones de obra, para facilitar el desarrollo archivlstico del PEHCBM.

6. Atender las consultas técnicas sobre los documentos custodiados. 7. Examinar y valorar los documentos de acuerdo a su Importancia y valor

histórico. 8. Revisar si los plazos de conservación de los documentos son aún

válidos, asl como determinar si los criterios están acordes a la vigencia del documento.

9. Elaborar y mantener actualizados los procedimientos e Instructivos del Archivo Central.

6.4. De las ínstalacíon .. del Archivo Central

Artículo 18º El lugar destinado para el Archivo Central deberá contar con cuatro áreas

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,-

definidas:

1. Administrativa. 2. De consulta. 3. De depósito.

PROYECTO ESh:Ll'"'l HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

4. De microfilmación o digitalización.

6.5. Del propósito de los Archivos de Gestión y/o Secretarlales de las diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades.

Articulo 19º Los Archivos de Gestión y/o Secretariales, son los archivos de las diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades encargadas de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida, recibida. Así mismo revisar los que hayan cumplido su vigencia administrativa para ser transferidos al Archivo Central.

6.6. De las funciones de los Archivos de Gestión y/o Secretariales de las diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades.

Articulo 20º.- Los Archivos de Gestión y/o Secretariales de las diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades, tendrá las siguientes funciones:

1. Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 25323. 2. Coordinar la organización y administración de todo documento, que son

la fuente primaria de información para alimentar el Archivo Central en función a los plazos establecidos.

3. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y conservación de la documentación custodiada.


6.7. Del propósito de los Archivos de las Administraciones de Obra en los diferentes puntos del ámbito de acción del PEHCBM.

Artículo 21º Los Archivos de las Administraciones de Obra son las encargadas de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, y facilitar la documentación producida y recibida. Asi mismo revisar Jos que hayan cumplido su vigencia administrativa para ser transferidos al Archivo Central

6.8. De las funciones de los archivos de las administraciones de obra.

Articulo 22º.- Los archivos de las administraciones de obra tendrán las siguientes funciones:

1. Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 25323.

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· lsan~ -- PROYECTO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

2. Coordínar la organízaclón y administración de todo documento, que son la fuente primaria de información para alimentar el Archivo Central en función a los plazos establecidos.

3. Velar por la integridad y conservación del patrimonio documental concerniente a los PIPs que eíecuta y está bajo su administración, considerando todo el proceso desde la aprobación del expediente hasta la liquidación de obra, el cual debe guardarse en el archivo central en triplicado original con sus respectivos archivos digitales en PDF.

4. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y conservación de la documentación custodiada.


VII. CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

7 .1. De la claaiflcación documental.

Articulo 23º El Material Bibliográfico y Patrimonio Documental que se conserva en el sistema de archivos del PEHCBM se organizará por medio de los sistemas de clasiflcación y los métodos de ordenación archivisticos definidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

7 .2. De la conservación de loa documentos.

Artículo 24º El Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias para garantizar la conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz e insectos o situaciones similares. Además, deberá contar con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.

Artículo 25º Para la preservación de los documentos que conserva el Sistema de Archivos del PEHCBM, deben respetarse las siguientes medidas:

1. Para la conservación de los documentos debe observarse lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 25323.

2. Existirán los equipos de extinción de fuego necesarios. 3. Se realízará al menos una fumigación anual con los químicos

adecuados que no perjudiquen los documentos ni la salud del personal y los usuarios. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación. Velar porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte del personal del sistema de archivos y usuarios en general.

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014 Página 7

... :;:, L.'- -HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

VIII. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

Artículo 26º El Archivo Central recibirá debidamente organizada toda la documentaclón dispersa que ha sido producida y recibida por las Direcciones, Oficinas I Unidades I Administraciones de Obra del PEHCBM, de acuerdo con los plazos de conservación y requisitos establecidos.

Artículo 27º La remisión de los documentos de los Archivos de Gestión y/o Secretaríales y Administraciones de Obra al Archivo Central, debe hacerse con las siguientes indicaciones:

1. Que su trámite administrativo haya tenninado. 2. La documentación debe estar, debidamente clasificada, ordenada,

foliada y en su respectivo file fonnalmente rotulado, indicando su contenido.

3. Cuando se incluya coplas del mismo documento, indicar claramente con un sello COPIA.

4. Toda documentación debe enviarse con su respectiva hoja de remisión, detallada en orden organlzacional y fecha de la emisión del documento.

5. Enviar al Archivo Central por correo electrónico borrador de la tabla de plazos y hoja de remisión para corregir errores y deficiencias que note.

6. El Archivo Central reenviará por el mismo medio la tabla de plazos y la hoja de remisión analizada y corregida. Igualmente facultará a los archivos del sistema para que efectúen la transferencia de los documentos de confonnidad con lo descrito en la hoja de remisión.

7. Los trabajadores del Archivo Central, confrontarán los documentos con sus respectivas hojas de remisión.

8. La transferencia que no cumpla con las indicaciones antes mencionados, no será admitida.

Artículo 28" En caso de que alguna dependencia de la Institución desaparezca por reestructuración organizacional, toda su documentación deberá ser remitida al Archivo Central.

IX. DEL PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Artículo 29º El préstamo de documentos puede hacerse a los trabajadores del PEHCBM, previa solicitud con el fonnato de préstamo diseñado para tal fin; pero no podrán salir de las instalaciones flsicas del PEHCBM, salvo con la autorización expresa del Jefe de la Dirección u Oficina que solicita.

Artículo 30° Para el préstamo externo de documentos a entidades públicas autorizadas para ello (Tribunales de Justicia, de la Contralorfa General de la República,



de otras instancias públicas por motivos debidamente fundamentados), aquel deberá operar ante mandamíento expreso emitido para tales efectos. La remisión se hará por medio de Oficio, que deberá hacer mención del mandamiento recibido, fecha de emisión y de la autoridad que lo solicita, tipo de documento(s) que pretende, número de folios que contiene, y fecha de entrega o envio, conservándose copia del mismo con el respectivo recibido. El préstamo externo estará supedítado al mandato o necesidad del solicitante, mencionando en el formato el tiempo de devolución.

Articulo 31º El préstamo interno no podrá exceder el término de ocho dlas hábiles, salvo casos de excepción debidamente acreditados y autorizados por el responsable del Archívo Central, Director o Jefe de Oficina o Administrador de Obra según corresponda.

Articulo 32º El Archivo Central y los Archívos de Gestión y/o Secretaria! o de Administraciones de Obra llevarán un control de préstamo interno o de usuarios de consulta en el mismo Archivo, préstamo externo, mediante la utilización del formato llamado "Préstamo de Documentos• que contiene la siguiente· información:

1. Nombre del usuario o de la dependencia solicitante. 2. Descripción del material o documentación solicitada. 3. Número de folios y signatura del documento solicitado, de acuerdo con

la hoja de remisión. 4. Nombre, firma, cédula y teléfono de quien retira . 5. Fechas de la solicitud, entrega y devolución del documento. 6. Nombre y firma del funcionario del Archivo Central, del Archivo de

Gestión ylo Secretaria! o Archivo de Administraciones de Obra.

Artículo 33º El Material Bibliográfico y Patrimonio Documental devueltos producto de préstamos de las diferentes Instancias de los archívos de la Institución, serán revisados por el personal de éstos, para constatar su estado.

Artículo 34° los expedientes de los funcionarios y de los ex funcionarios tienen carácter de confidencialidad, por lo cual su trato obedece a una directiva expresa para tal fin.

Artículo 35° Sobre los documentos devueltos que presenten danos, deberán notificársela al responsable del Archivo Central o Archivo de Gestión y/o Secretaria!, o

.<>ºª•••.. Archivos de las Administraciones de Obra para que se realice las gestiones \•~ •·1· ·11. correspondientes a fin de que sea sancionado el prestatario y éste asuma el \ . J.~} costo de la correspondiente reparación o reposíción, sin prejuicio de las · . • ,., .. ,,; acciones legales que resulten pertinente.

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- ::. -HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

Articulo 36º Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o expedientes al vencimiento del plazo conferido, el Archivo Central o Archivo de Gestión y/o Secretaria!, o Archivos de las Administraciones de Obra, según corresponda, procederá a solicitarle por escrito la entrega dentro de los siguientes tres dias.

Articulo 37° Cuando algún servidor no efectúe la devolucíón del documento dentro de los siguientes tres dlas, se le mantendrá en suspenso cualquier otra solicitud en el tanto persísta esa situación, sin prejuicio de las acciones legales que resulten pertinente.

Articulo 38º Cuando un servidor cese en su relación laboral con el PEHCBM o se ausente por un periodo mayor al del tiempo otorgado para el préstamo de la documentación, ya sea por vacaciones, licencia, o permiso, deberá devolver al Archivo Central o Archivo de Gestión y/o Secretaria!, o Archivos de las Administraciones de Obra, según corresponda, los documentos prestados, dentro de los cinco dlas hábiles a su retiro temporal o definitivo, sin prejuicio de las acciones legales que resulten pertinente.

Artículo 39º El servidor que extravíe o devuelva en mal estado la documentación prestada, no podrá ser objeto de nuevos préstamos y únicamente podrá hacer uso del servicio de consulta dentro del Archivo Central o Archivo de Gestíón y/o Secretaria!, o Archivos de las administraciones de Obra y obtención de fotocopias.

Artículo 40º Cualquiera sea el caso del archivo y el método que utiliza para facilitar la consulta de Material Bibliográfico y Patrimonio Documental, el usuario debe tratar adecuadamente los archivos facilitados, y en caso de daño, el usuario se expondrá a las sanciones disciplinarias aplicables y será responsable de su reparación o reposición, según proceda, todo de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

X. RESPONSABILIDADES EN LOS ARCHIVOS CENTRALES, DE GESTIÓN Y/O SECRETARIALES, Y DE ADMINISTRACIONES DE OBRA

10.1 Del Archivo Central.

Artículo 41 º El responsable del Archivo Central es el encargado de corrtrolar y hacer efectivas las recomendaciones dadas por las Normas Archivlsticas. Este

_.,oREs~ servidor tendrá a su cargo la organización de los documentos de acuerdo con ~ ºt"º' .. ~ ·~ a capacitación y asesoria técnica recibida.

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Articulo 42°


Para la descripción de los documentos, se elaborará registros de entrada y salida de documentos, listas de remisión de documentos, tablas de plazos de conservación y cualquier otro instrumento que facilite la descripción.

10.2 De los Archivos de Gestión y/o Secretarla!.

Articulo 43º En los Archivos de Gestión y/o Secretaria! son las secretarias o fas que hacen sus funciones en las Direcciones, Oficinas o Unidades fas encargadas de controlar y hacer efectivas las recomendaciones dadas por el Archivo Central. Este servidor tendrá a su cargo la organización de los documentos de acuerdo con fa capacitación y asesorfa técnica impartidas por el personal del Archivo Central.

Articulo 44° Para la descripción de los documentos, se elaborará registros de entrada y salida de documentos, listas de remisión de documentos, tablas de plazos de conservación y cualquier otro Instrumento que facilite la descripción.

10.3 De los archivos de fas Administraciones de Obra.

Artículo 45º En los Archivos de las Administraciones de Obra son los Administradores de Obra los encargados de controlar y hacer efectivas fas recomendaciones dadas por el Archivo Central. Este servidor tendrá a su cargo la organización de los documentos de acuerdo con la capacitación y asesorla técnica impartidas por el personal del Archivo Central.

Articulo 46° Para la descripción de los documentos, se elaborará registros de entrada y salida de documentos, listas de remisión de documentos, tablas de plazos de conservación y cualquier otro instrumento que facilite la descripción.

10.4 Genéricas.

Artículo 47° El Sistema de Archivos de la Institución, está en la obligación de facilitar a sus usuarios los documentos en su poder, de acuerdo con lo que establece la Constitución Polftica y la norma del Sistema Nacional de Archivos, para lo cual deberá llevarse un registro de préstamo de documentos.

Articulo 48° Los servidores responsables de los archivos deben:

1. Aplicar y observar el cumplimiento en las dependencias en que laboran las medidas de preservación documental que se Indican en las normas técnicas.

2. Enviar al Archivo Central los documentos descritos en la hoj a de

OFICI NA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUl!STO - PEHCBM -2014 Página 11

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HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

remisión y en la tabla de plazos. Estas remisiones se realizarán en las fechas que el Archivo Central establezca y de acuerdo con las instrucciones dadas en materia de remisión documental.

3. Cumplir y velar porque se ejecuten en los archivos a su cargo estas nonnas técnicas y las disposiciones emanadas del Archivo Central.

4. Abstenerse de eliminar documentos que hayan sido declarados con valor cientlfico y cultural por parte de la Comisión o que no hayan cumplido su plazo de vigencia administrativa y legal.

XI. MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 49º El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo del Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De Igual fonna, cualquier otra tecnologia presente o futura que afecte la gestión documental del PEHCBM. En caso de que alguna dependencia desee aplicar cualquiera de los procesos aqui descritos deberá coordinarlo de previo con el Archivo Central.

Artículo 50° La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro que garantice su conservación, almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes razones:

1. Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor pennanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.

2. . Complemento: Para complementar los fondos cuando los documentos originares relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares.

3. Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de invest(gación de las dependencias y de los archivos.

4. Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio. sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legal.

Artículo 51 º Los documentos que se vayan a microfilmar o digitalizar deben estar debidamente clasificados. ordenados y libres de objetos que produzcan darlos al equipo o distorsiones en la fotografía, (grapas, ligas, clips, etc.) y contar con el indice de localización respectivo, cuando sea necesario.

XII. SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 52° El proceso de selección y eliminación de documentos del Archivo Central,

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deberá estar regulado por el Comité de Selección y Eliminación de Documentos - CSED, el cual lo conformará la Gerencia General del PEHCBM e integrado de la siguiente forma:

1. El encargado de Archivo, quién es responsable del Archivo Central. 2. El Asesor Jurldico o legal. 3. El responsable de la Unidad de Patrimonio o por quién éste delegue.

Dicho Comité tendrá las siguientes potestades:

1. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los archivos de Administración de Obra, Gestión y/o Secretaria!, y en el Archivo Central.

2 . Convocar a reunión a las personas que considere pertinentes para decidir con mayor objetividad la conservación o eliminación de documentos del PEHCBM.

3. Eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.

4. Normalizar los diferentes tipos documentales que se utilizan en la Institución.

Artíc ulo 53º Los miembros del CSED elegirán, por mayoría absoluta, dentro de su seno a un presidente y un secretario, de acuerdo con lo que establ~ al respecto la Ley General de la Administración Pública, quienes durarán en el cargo dos años, pudiendo ser reelectos. Dicho Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.

Artic ulo 54° El CSED podrá solicitar apoyo técnico, cuando el caso se amerite, tomando en cuenta los objetivos y funciones específicos de cada dependencia.

XIII. DE LAS EXPOSICIONES Y CAPACITACIÓN A USUARIOS

Artículo 55° El Archivo Central podré realizar exposiciones de documentos con el fin de colaborar con la cultura del pals, la celebración de los acontecimientos importantes o para divulgación y promoción de los documentos que custodia el Archivo Central.

También podrá organizar conferencias., publicaciones, visitas guiadas u otras actividades que permitan mostrar el funcionamiento y la organización del Archivo Central.

Artic ulo 56°

~-- OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014 Página 13

·· -1·~ñlt!l'!P.! --organicen técnicamente.

XIV. PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS

Articulo 57º Los procedimientos que se aplicarán en los procesos archivístícos con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo en los procesos de transferencia, organización, selección, eliminación y servicio, buscando el principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de archivo del PEHCBM, de acuerdo a los procedimientos indicados en los anexos adjuntos.

XV. DE LA VIGENCIA

Articulo 58º


~~~~~-:::::----:=:-..,-,,~--:====================================~ -· 1san~ PROYECTO ESPECIAL


PROCEDIMIENTOS Nº 01

ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE BIENES BIBLIOGRÁFICOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL

1.1 CONCEPTO:

La administración y organización de bienes bibliográficos y patrimonio documental es un proceso archivlstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada nivel de archivo.

1.2 FINALIDAD;

- Facilitar el rápido acceso a la Información. - Establecer criterios uniformes para la organización de los bienes

bibliográficos y patrimonio documental en los archivos de gestión y/o secretariales, administraciones de obra y archivo central.

- Mantener organizada ta documentación de manera integral y orgánica como producto de las actividades de los archivos del Proyecto Especial Huallaga Central y Elajo Mayo.

- Custodiar la documentación generada por las diferentes dependencias orgánicas del PEHCBM, al vencimiento de su plazo de retención.

- Garantizar la integridad y custodia del patrimonio documental del PEHCBM.

1.3 REQUISITOS:

La administración y organización de bienes bibliográficos y patrimonio documental se deberá establecer basándose en dos criterios:

- La clasificación a través del establecimiento de series documentales. - El ordenamiento cronológico, numérico, alfabético o en su defecto una

combinación de los sistemas indicados.

1 .4 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:

EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y/O SECRETARIALES O ARCHIVOS DE ADMINISTRACIÓN:

- El responsable del archivo de gestión y/o secretaria! o archivo de administración de obra deberá ordenar las unídades documentales que conforman cada serie mediante el sistema más conveniente, numérico cronológico o en su defecto se hará una combinación de los sistemas indicados.

- El responsable de las distintas instancias de archivo, deberá identificar cada unídad de las series documentales para su archivamiento (file de manila, file de palanca, caja, paquetes, etc.) con los siguientes datos:

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./ Unidad orgánica .

./ Serie documental.

./ Fecha .

./ Nº correlativo de la unidad de conservación.

EN EL ARCHIVO CENTRAL:

- Se respetará el príncipio de procedencia y de orden orígen oríentado por la estructura original.

- El responsable del archivo, una vez realizada la transferencia de la documentación dispondrá la colocación de las unidades de archivamiento en la estanterla o en el lugar más adecuado.

- El responsable del archivo, determinara la conservación de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio fisico que exista en el archivo.

- Empleando el sistema de base de datos, ingresará los datos de las senes documentales debidamente codificadas incluyendo el número de código, para facilitar la búsqueda.

1.5DURACIÓN:

El presente procedimiento es de duración permanente.

1.6 FLUJOGRAMA:

La secuencia del procedimiento de la organización documental. fYer Flujograma 01).


•


Flujograma Nº 01: Organización de documentos en el PEHCBM.

ORGANIZACIÓN DE OOCUMENfOS EH El PROVECTO ESKOAL HUAUAGACENTRAL Y 8AJO MAYO

ARCHNOS OE 6'ST1ÓN V/O SECTINHAI. O AltCMIVO CENTRAL

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1 CENTRAL

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PROCEDIMIENTO Nº 02:

TRANSFERENCIA DOCUMENTOS

1.1 OBJETIVOS

Orientar las acciones archivístícas para la transferencia de los documentos de los Archivos de Gestión y/o Secretarial o Archivos de Administración de Obras del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.

1.2 FINALIDAD:

" Descongestionar los Archivos de Gestión y/o Secretarial o Archivos de Administración de Obra para provechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales.

" Custodiar en el Archivo Central, la documentación generada por las diferentes dependencias orgánicas constituidas del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, al vencimiento de sus plazos de retención.

" Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo .

.,' Orientar las acciones archivlstícas para la transferencia de los documentos de los Archivos de Gestión y/o Secretariales y Archivos de Administración de Obra al Archivo Central.

1.3 REQUISITOS:

" Las unidades de conservación serán rotuladas en una parte visible donde se anotara el nombre de la oficina productora.

" Los comprobantes de pago, resoluciones en general, convenios, serán transferidos con una relación pormenorizada por cada tipo documental.

" Los expedientes técnicos, serán transferidos en dos (02} originales, folíados y anillados de ser el caso, con copia digital de respaldo en PDF.

" Serán transferibles los documentos que cuenten con un minimo de un (02} ano de antigüedad, cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido.

1.4 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:

" El Archivo central y los archivos de cada unidad del Proyecto Especial, son los encargados de elaborar el cronograma de transferencias anual, de preferencia tomando en cuenta la jerarqula del archivo de cada unidad del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.

" Los responsables del Archivo de Gestión y/o Secretarial y Archivo de Administración de Obra, encargados de la transferencia, llenaran el formato "Inventario de Transferencia" (Ver Anexo: Formato Nº 01 y 02}, los mismos que tendrán un visto de autorización y sello del jefe o encargado de la Oficina de origen.

" El Archivo Central recepciona y verifica el contenido de las unidades de archivamíento, asi como la cantidad de documentos a transferir; el plazo de verificación no excederá de cinco días hábiles por cada oficina.


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../ En señal de conformidad, el encargado del Archivo Central , pondrá a disposición el formato "Inventario de Transferencia", al jefe de área, procediendo este a colocar sus respectivos sellos y firmas, conservando el original y devolviendo la copia al archivo remitente .

../ El formato original será archivado y conservado para futuras consultas.

1.5 DURACIÓN: La transferencia de documentos, en caso de las unidades, oficinas, direcciones y administraciones de obra no deberá excederse del plazo de 45 dias útiles.

1 .6 FLUJOGRAMA: Se muestra en el inventario de transferencia de documentos. 0fer el Flujograma 02).

Flujograma Nº 02: Transferencia de documentos de los Archivos de Gestión ylo Secretaria!, Administraciones de Obra al Archivo Central

del PEHCBM. TRANSl'OlENCIA OC OOCUME:tn_._ -- LOS AROtfV05 DE OUTION Y /O SCa.T~ O« OeaAAl.~C:ENT'RAl. Dli"L PacrtliPO • SHCIAL Mll•l l itiG.111 CCN'l'RAL. Y atAJO MAYO

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1.7 FORMATOS

El i nventario consta dos partes:

a) Inventario de transferencia de documentos 0fer Anexo: Formato Nº 01).

b) Inventario - Registro 0/er Anexo: Formato Nº 02).

CARACTERÍSTICAS

Material Medidas

INSTRUCCIONES

Papel Bond 80 grs y 1 CD. Tamal'loA-4.

a) Inventario de Transferencia de Documentos.

1. Nombre de la Dirección, Oficina, Unidad u Administración de Obra cuya documentación va a transferirse.

2. Datos de remisión. 3. Indicar el código de identíficación de la Dirección, Oficina, Unidad

u Administración de Obra remitente; ano del envió y el numero secuencial según la primera remisión de documentos efectuada por la unidad orgánica al archivo.

4. Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas extremas.

5. Anotar el número total de los documentos a transferirse. 6. Fecha, nombres, apellidos, firma y sello del jefe de la oficina

remitente y receptor.

b) Inventario-Registro.

1. Número de orden correlativo de las unidades de archivo a transferirse.

2. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivo, según la serie que lo conforman.

3. Indicar las fechas extremas de cada una de las series documentales.

4. Se indicara el número de caja donde se encuentran las series documentales.

5. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor compresión de la documentación transferida.

OFICLNA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página20



SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

1.1 CONCEPTO:

La selección es un proceso archivlstico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de la institución, para determinar sus periodos de retención, en base a los cuales se formulara el Programa de Control de Documentos.

El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de la Institución.

1.2 FINALIDAD:

- Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente. - Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los

diferentes niveles archivo. - Programar la eliminación de documentos de acuerdo a su ciclo vital. - Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio físico y

los equipos disponibles.

1.3 REQUISITOS:

- Acta del Comité Evaluador de Documentos. Programa de Control de Documentos.

- Tabla de Retención de Documentos.

a) Comité de Selección y Evaluación de Documentos (C.S.E.D.)

Conformado por funcionarios nombrados por la Gerencia General, cuya función es evaluar los fondos documentales del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, a fin de que en su oportunidad se realícen los procedimientos establecidos de transferencia o eliminación, conforme a los procedimientos establecidos en las directivas N° 004-86/AGN-DGAI, Nº 005/86-AGN-DGAI y Nº 006/8S..AGN-DGAI.

El Comité estará integrado por:

./ El encargado del Archivo Central, quien actuara como secretario .

./ El Jefe de la Oficina de Asesoría Legal o su representante .

./ El Jefe de la Unidad de Patrimonio o su representante.

b) Programa de Contro l de Documentos (P.C.D.)

El programa de control de documentos (PCD), es un documento de gestión archivistica que establece las series documentales que produce o recíbe la

Página 21

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Institución como resultado de sus actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al archivo del Gobierno Regional o a su eliminación, según Indicaciones de la Resolución del Archivo General de la Nación autorizando su eliminación.

El PCD estará conformado por:

.r Inventario de las Series Documentales .

./ La tabla General de Retenciones de Documentos .

.r El Indice Alfabético de las Series Documentales.

c) Inventarlo de las Serles Documentales.-

El inventario será utilizado para describir las series documentales que conservan una unidad orgánica y sirve para establecer los periodos de retención de las mismas.

d) La Tabla General de Retención de Documentos.

La tabla general de Retenciones de Documentos será utilizada para registrar esquemáticamente los asuntos principales y los tltulos de las series documentales que les integran, asl como sus correspondientes periodos de retención. 0fer Anexo: Formato Nº 03 y 04).

e) El Indice Alfabético del Programa de Control de Documentos.

Será utilizado para anotar en orden alfabético los nombres de las series documentales, el asunto principal y el código respectivo. 0fer Anexo: Formato Nº 05).

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:

CONCEPTO:

La eliminación de documentos son unos procedimientos archivlsticos que consisten en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación.

REQUISITOS:

- Acta del Comité evaluador de Documentos. - Tabla General de Retención de Documentos. - Inventario y Muestras de documentos a eliminar. - Documentación organizada e inventariada.

ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:

~'Es4<1< - El encargado del Archivo Central, formulará el cronograma anual de '/.J>"> o f1C1"r ,

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- Al vencimiento de los periodos de retención de las series documentos establecidos en el "Programa de Control de Documentos•, se identificara y separará la documentación a elíminar.

- Se elaborará el inventario general de documentos a eliminarse 0/er Anexo: Formato Nº 06 y 07), y se extraerá las muestras de cada serie.

- El Comité de Selección y Evaluación de Documentos de Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, en sesión, emitirá opinión favorable o desfavorable sobre la procedencia de eliminación de las series inventariadas, haciendo constar en actas su decisión.

- La Gerencia General del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, solicitara al Archivo General de la Nación la autorización para la eliminación, acompañando el inventario de eliminación documental, la resolución de designación del Comité de Selección y Evaluación de Documentos, el acta suscrita por este comité 0/er Anexo: Formato Nº 08), debidamente legalizada notarialmente y las muestras documentales.

- El encargado del Archivo Central, facilitará la labor de verificación y supervisión que le corresponda ejecutar al funcionario designado por el Gobierno Regional y al funcionario del Archivo General de la Nación.

- Una vez que el Archivo General de la Nación expida la Resolución de Eliminación respectiva, se les hará entrega de la documentación a eliminar, firmándose el Acta de Entrega (orig.inal y copia), entre el encargado del archivo central y el representante del Gobierno Regional designado para tal fin.

1.4 DIAGRAMACIÓN:

La secuencia del procedimiento se muestra en el Diagrama de Flujos.

1.5DURACIÓN:


1.6 FORMULARIO:

Se muestra en la Tabla de "Retención de Documentos•, Indice Alfabético del Programa de Control de Documentos", Inventario General de Documentos a eliminarse·, Acta del Comité de Selección y Evaluación de Documentos• 0/er Anexo: Formatos Nº 03, 04 y 05).

1.7FLUJOGRAMA:

Se muestra en el inventario de transferencia de documentos. 0/er el Flujograma 03).

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Flujograma Nº 03: Eliminación de documentos en el Archivo Central y/o archivos periféricos del PEHCBM

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CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE BIENES BIBLIOGRÁFICOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL.

1.1CONCEPTO:

La custodía y conservación de bienes bibliográficos y patrimonio documental es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación.

1.2 OBJETIVOS:

- Asegurar la integridad física de los documentos. - Garantizar la custodia y conservación de los Bienes Bibliográficos y

Patrimonio Documental del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.

1.3 MEDIDAS DE PRESERVACIÓN:

DEL LOCAL:

../ Preferir el uso de los locales construidos con material noble .

../ Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en perfecto estado, contando con una supervisión periódica .

../ Se usara iluminación (artificial). fluorescentes por tener mayor ámbito de iluminación y se podrá controlar poniendo protectores UV, los mismos que son ubicados entre estante a una distancia de 30 cm. aproximadamente del techo para evitar que dañe el fondo documental.

../ La ventilación ideal es la artificial, se deberá en lo posible, usar los ventiladores de hélice que serán ubicados en las partes céntricas del Archivo .

../ El mobiliario archivlstico debe ser preferente de metal (estantes).

DE DOCUMENTOS:

../ El área destinada para el archivo deberá en lo posible, ser construida con material noble .

../ La fumigación del local debe efectuarse por lo menos una (01) vez por al\o .

../ Ventilación natural o uso de ventilación artificial.

../ Evitar la incidencia de la luz natural o artificial sobre los documentos .

../ No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal.

../ Disponer de extintores de polvo qulmico .

../ Adoptar medidas convenientes a fin de evitar la sustracción de los documentos .

../ Restringir el servicio de los documentos en deterioro.

Página 25

1.4 MEDIDAS DE SEGURIDAD:

- Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustracción Indebida de los documentos, como el ingreso de personas extraflas.

- Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada laboral.

- No fumar, comer, beber en los archivos. - Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente. - No mantener en los archivos materiales inflamables. - Realizar uri plan de Prevención de Siniestros.

1.5 DURACIÓN:


OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PllHCBM -2014 Página26



SERVICIO ARCHIViSTICO

1.1 CONCEPTO:

El servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información.

1.2 FINALIDAD:

- Facilitar al usuario' el servicio de información, regular su acceso, garantizar el uso adecuado de los bienes bibliográficos y patrimonio documental, asi como dar fe del documento que se otorga.

- Orientar las acciones del servicio de consulta, préstamo y expedición de copias de documentos al usuario. en forma eficiente y oportuna.

1.3 BASE LEGAL:

- Decreto Legislativo Nº 120, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación.

- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley Nº de Transferencia y Acceso a la Información Pública. - Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de

Transferencia y Acceso a la Información Público.

1.4 REQUISITOS:

a) Para consulta:

-' Para los usuarios internos, documentos de identidad (fotochek) que acredite ser empleado de la institución.

-' Para los usuarios externos, documento de identídad y verificación del encargado del archivo del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.

-' Para consulta del material del archivo dentro del ambiente de la sala de lectura del archivo Central del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, solo con la autorización del encargado del archivo.

b) Para Préstamo:

-' Estas podrán efectuarse mediante formato de préstamo disel'lados para tal fin.

" Plazo de préstamo de 08 dias hábiles, sin embargo; de acuerdo a la naturaleza del requerimiento, el plazo podrá ser ampliado previo requerimiento del solicitante. ,.úOll~~ e~} Of~(~ ·!to

-i :! f ~ ·.;o. c) para expedición de copias: !!~ ~ ~ ·~\, JJ -' Autorización por escrito del jefe del archivo .

... .,.:...--:".,.l'l>R6 ~ ~Uc~t:



1.5 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:

CONSULTA:

./ la oficina solicitante podrá tener acceso a la documentación requerida, presentando el fonnato de préstamo al encargado del archivo central del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo .

./ El personal del archivo ubicará la documentación solicitada y entregara la infonnación al usuario previa identificación de este .

./ El archivero solicitará al usuario firmar el registro de consulta.

1.6 PRf:STAMO DE MATERIAL DEL ARCHIVO:

./ Los usuarios solicitarán el préstamo de material del archivo. mediante el fonnato de préstamo •solicitud de servicios archivlsticos• 0Jer Anexo: Fonnato Nº 09). autorizado por el jefe de cada área, dirigido al responsable del archivo central del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo .

./ El responsable del archivo central, recepcionará a la solicitud indicando el documento que requiere .

./ El personal ubica y entrega al usuario según corresponda la documentación solicitada

./ El original del fonnato quedara en el archivo y la copia en poder del usuario .

./ El tiempo de permanencia del material del archivo solicitado por los diferentes Usuarios no deberá exceder de los 08 dlas hábiles; en caso que los solicitantes requieran contar con material del archivo por un periodo mayor al establecido, deberá fonnular el requerimiento respectivo al responsable del archivo central del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo .

./ Al vencimiento del plazo de préstamo, el usuario devolverá el material del archivo al Archivo Central y /o archivos. en las mismas condiciones que salió del archivo. El personal del archivo verificará su conservación; si notara irregularidades, estas deben comunicarse inmediatamente al personal del Archivo que verificará su conservación, que deberá ser comunicado inmediatamente al responsable del archivo central según corresponda .

./ El usuario después de devolver el material del archivo, debe verificar que en su copia del formato •préstamo de Material del Archivo•, se anota la palabra "DEVUELTO" .

./ El personal del Archivo, colocará el material del archivo prestado, en su lugar establecido.

PEHCBM -2014 Página28


1.7 EXPEDICIÓN DE COPIAS.

- El usuario solicitara el servicio de •expedición de copias", presentando el formato ·solicitud de servicios archlvisticos", (Ver Anexo: Formato Nº 09), al encargado del archivo del Proyecto especial Huallaga Central y Bajo Mayo.

- El archivero recepcionará, la solicitud de ·expedición de copias• autorizada por el respectivo jefe inmediato que pide la copia.

- El personal ubica el material del archivo requerido. - Seguidamente se procederá a sacar las copias respectivas y /o su

certificación y su entrega. - El usuario dejara constancia del servicio requerido.

1.8 DEL PERSONAL:

- El personal del archivo central brindara este servicio en el siguiente horario:

08:00 a.m. a 01 :00 p.m.

03:00 p.m. a 06:00 p.m.

El personal del archivo deberá orientar a los usuarios, sobre el adecuado uso de los auxiliares descriptivos, informando acerca del contenido, los servicios que ofrece el archivo y la manera de solicitanos.

- Cautelar la integridad de la documentación.

- Exigir a los usuarios respeto y cuidado del material del archivo en caso contrario estará facultando a suspender el servicio.

- Instruirá a los usuarios para que no efectúen anotaciones, escriban sobre los documentos y no humedezcan las páginas, se exigirá el cumplimiento estricto de estas prohibiciones, bajo responsabilidad.

1.9 DURACIÓN:


1.10 FORMULARIO:

Se muestra en "Solicitud de servicio Archivlstioo" y "Préstamo de Documentos• (Ver Anexo: Formatos Nº 09 Y 10).

1.11 FLUJOGRAMA

Se muestra en el inventario de transferencia de documentos. (Ver el flujograma 04).

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Flujograma Nº 04: Atención de servicio de documentos del Archivo Central y/o Archivo Periféricos del PEHCBM.

A"'ltc..uuN DE SERVICIO DE DOCUMENTOS OEl AROllVO C9fTRAL Y/O ARCHIVO PERIFERICOS Da. PltOYECTO [Sll(CIAl llUAUAGll CDfTIIAI. Y BAJO MAYO.

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ANEXO

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1 san~.J!!!! -- HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

PROCEDIMIENTO Nº 02:

TRANSFERENCIA DOCUMENTOS

FORMATO Nº 01

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

(Pág .... de ... Páginas)

1 .- !~FORMACIÓN GENERAL

1.1 Dirección, Oficina, Unidad o Administración de Obra:

1.2 Secretaria/Administrador de obra

1.2 Responsable de Dirección, Oficina, Unidad o Administración de Obra :

1.4 Datos de Remisión : 1.4.1 Código 1.4.2 Ano 1.4.3 Remisión Nº :

11.- DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

111. .- DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE

................................................................... Documentos Transferidos.

IV. LUGAR Y FECHA V. LUGAR Y FECHA

Tarapoto, Tarapoto,

. ... .. .. ... . ............ .. . .. . .. . .. . ... . . ... .. . .. .................................................. - Jefe de la Oficina Responsable del Archivo

~º?::~ (Remitente) (Receptor) ¡? ~

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FORMATO Nº 02

r INVENTARIO -REGISTRO 1 Oficina: •.•••••.•.........................•••••.••....••.•.....•.••..••.••••........................... Desde •...•.....•.........•••••.•.•..•...•••.•.•.....•••••••............................•....•.........• Hasta. ............................................................................................ .........

1.Nº Ord 2. Descripción de 3.Fechas 4. Ubicación s. Documentos Extremas Obser.

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Isa~'!~ -..-O_!!!IOIW.

El inventario consta dos partes:

a) Inventario de transferencía de documentos 0Jer Anexo: Formato Nº 01 ). b) Inventario - Registro 0/er Anexo: Formato Nº 02).

Material Medidas

CARACTERÍSTICAS

Papel Bond 80 grs y 1 CD. Tamalio A-4.

INSTRUCCIONES

a) Inventario de Transferencia de Documentos.

1. Nombre de la Dirección, Oficina, Unidad u Administracíón de Obra. 2. Responsable de la secretaria de la Dirección, Oficina, Unidad u

Administración de Obra remitente; ano del envió y el nl'.lmero secuencial segl'.ln la primera remisión de documentos efectuada por la unidad orgánica al archivo.

3. Señalar' sucintamente las series documentales y sus fechas extremas. 4 . Anotar el nl'.lmero total de los documentos a transferirse. 5. Fecha, nombre, apellidos, firma y sello del jefe de la oficina Remitente.

b) Inventario - Registro.

1. Número de orden correlativo de las unidades de archivamiento a transferirse.

2. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamíento, según la serie que lo conforman.

3. Indicar las fechas extremas de cada una de las series documentales. 4 . Se indicara el número de caja donde se encuentran las series

documentales. 5. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor

compresión de la documentación transferida.

PEHCBM -2014 Página 34

.. ·- -·-- ---- --- ---- - - -·----- - --lsan~ PROYECTO ESPECIAL



SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

FORMATO Nº 03

TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Pág .... ..... .

Oficina Ejecutora : ..... ........ , .........• , ..... ............ .............. ................. ..... ...... ................ . Código .......... .... ........ .... ................. ................... ... .... .... ........ .................... .

CÓDIGO DE

SERIE

TfTULODELA SERIE

DOCUMENTAL

BREVE DESCRIPCIÓN DE LASERJE

DOCUMENTAL

PERIODO DE VALOR RETENCIÓN DELAS

1-~---~---1 SERIES A.S A.C P.P TOTAL

OFICINA QUE CONSERVA EL

MISMO TIPO DOCUMENTAL

Página 35

-- · · .. ~ . l sanf19!!! ---Material Cantidad Medidas

CARACTERISTICAS

Papel Bond 80 grs, 1 CD 2 originales, 2 copias. TamanoA-4

INSTRUCCIONES

1. Información General.

1.1 Anotar el nombre de la oficina o entidad remitente. 1.2 Anotar el nivel de archivo (archivo Secretaria!).

1.2.1 Anotar el nivel del archivo. 1.2.2 Anotar el ano. 1.2.3 Anotar 1-200 ... ..

2. Descripción general de series documentales:

Anotar todas las series documentales generales por la oficina o entidad. (Ej. CONTABILIDAD - BALANCE DE COMPROBACIÓN).

3. Lugar y fecha:

~~. ;..· :!' en::,,._. .... "& 'i:/ , . 'l; I' :.· e ';f .. ~ ;:¡ ~ ~,!\'~: @!! \':-.. ,, '•""': ~ ...... "t ,JA';.~~\ ~-

Anotar en la parte inferior izquierda el lugar, la fecha, y el nombre del jefe de la oficina o entidad remitente. Anotar en la parte inferior derecha el lugar, la fecha y firma del responsable del Archivo (Receptor). Cada oficina deberá presentar el presente documento firmado y con su respectivo sello.

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014 Página36

- --- ··--==-----:==-=---=========== =====

1 --t+í · san~,;;!;! ~~

FORMATO Nº 04

OFICINA EJECUTORA:

PROYE TO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

Anotar el nombre de la oficina.

CÓDIGO: Anotar el código de la oficina.

CÓDIGO DE LA SERIE: La oficina de Archivo Central, será la encargada de codificar cada serie documental.

TITULO DE LA SERIE: Anotar el nombre específico de cada serie documental que se va analizar. (Ej. Contabilidad - Balance de Comprobación).

BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL: Describir brevemente la función que cumple cada serie documental en la institución.

VALOR DE LA SE.RIE DOCUMENTAL: Anotar con la letra T si es valor Temporal, o con la letra Psi es Permanente.

PERIODO DE RETENCIÓN: Anotar los períodos de retención en cada uno de los niveles de archivo:

A.G. (ARCHIVO DE GESTIÓN Y/ O SECRETARIAL o ARCHIVO DE ADMINISTRACIÓN DE OBRA):

En este nivel de archivo, tendrá un máximo de duración de 2 años.

- A.C. (ARCHIVO CENTRAL.): En este nivel de archivo, tendrá un máximo de duración de 25 anos.

- P.P (PLAZO PRECAUCIONAL): Tendrá un máximo de duración de 2 años.

TOTAL: Anotar el número total de anos de retención.

OFICINA QUE CONSERVA EL MISMO TIPO DOCUMENTAL: Anotar todas oficinas que recepcionan por diversos motivos, las series documentales generadas por su oficina.

f . "!/ ··-------------------------------OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPU ESTO - PEHCBM ·2014 Página 3 7

FORMATO Nº 05

INDICE ALFABÉTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.

Pág ... . .... de .•.... .. Págs.

1.- TITULO DE LA SERIE 2.-ASUNTO PRINCIPAL 3.-CÓDIGO DOCUMENTAL

con.r ~ ¡· ~\ CINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página 38

.... _.~,r.~~~ ·~~GP-t ---

1 san'ma-::_!! PROYECTO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

_,,-.="'· .-4' -.t;:Jf,;:,~,: .. ... ~ . ... ,,.,.\ O{• .:· ry

¡,5,., ¡ ·'·-. ·,, -¡ ~ !(;

Material

Cantidad

Medidas

CARACTERISTICAS

Papel bond 80 grs.

Original y 2 copias.

Tamano A-4.

INSTRUCCIONES

1. Anotar el título de las series documentales en orden alfabético. 2 . Indicar el asunto principal de la serie documental. 3. Anotar el código de la serie documental. Ejemplo:

Acta de emisión de bonos

Auxiliar Standars

Comprobante de Pago

Catálogo de Bienes

Contabílidad

Contabilídad

Contabilidad

Abastecimiento

Cont /02.

Cont. 104

Cont. /03.

Abas/07.

Las paginas deberán numerarse consecutivamente, iniciándose con el numero •uno• que será seguido de la p roposición "de" y número total de páginas de las Tablas General.

DISTRIBUCIÓN.

- Original, al Archivo Central. - Primera y Segunda Copia, al Archivo Regional de San Martln.

!; .~:\ Ji '1~.;~~='.~~"'~of'-F-IC_l_N_A_D_E __ P_LA_N_l_F_ICA_C_l'!'Ó·N·Y·P·R·E·s·u·p·u·E·ST--O·--P-EH_C.BM--·2·0-14-------P~ágm··-a·3-9

FORMATO Nº 06

INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE

Pág ....... de ......... págs ......

INFORMACIÓN GENERAL ?.-Autorización de Elíminación de Documentos.

1. Sector 2. Entidad 3. Unidad 4. Encargado del archivo central 5. Dirección 6 . Teléfono

8.- Descripción General de Documentos a Eliminarse:

9.- Nro de documentos a Eliminarse:

.............................. ......... ........................ ....... .............................

10 .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. Lugar y Fecha Gerencia General

;~ .. ... :.; ~ ~ • • q .. , · ~

o ¿:~

,!.~ .._J ~<\~'"" OFICINA DI! PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página40 ~

- -·-- - ------- --- -------- -----

FORMATO Nº 07


INVENTARIO - REGISTRO J pág ........... de ... ... .... págs.

11 . Número Orden

12. Descripción de las series Documentales

13. Fechas Extremas 14. Observaciones

/;,.,:.~

:,. _r,cne_,,.,.11•""-~~-------------------------------_..J , ¡I· c f •C1% . .,. °:"'

[:( .v :~~ .... --------------------------------,, .ci\, r ,l.~ ~FICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página 41 ... , ... , .... ~ ~

Toda eliminación de documentos se solicitara utilizando el formulario "Inventario General de Documentos a Eliminarse• en original y dos copias.

El Inventario consta de dos partes:

1. Información general (Formato Nº 06), 2. Inventario - Registro (Formato Nº 07).

Material

Medidas

CARACTERISTICAS

Papel bond 60 grs. (original y dos copias) .

TamañoA-4.

INSTRUCCIONES

a).INFORMACIÓN GENERAL (1-10). 1-3 Nombres del sector, la entidad y la unidad orgánica cuya

documentación va a la eliminación. 4 Nombre y apellidos del encargado del archivo central. 5-6 Dirección y teléfono del Archivo Central y/o de los archivos

periféricos. 7 Dejar en blanco para ser usado por el Archivo Regional de San

Martin. 6 Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas

extremas. 9 Anotar el número total en metros iíneales de los documentos a

eliminarse. 10 Fecha y firma de la Gerencia General.

b). INVENTARIO-REGISTRO (11-14).

~'Zi>>¡.. ...... < 2$

11 Indicar el número correlativo de las unidades de conservación a eliminarse.

12 Senalar detalladamente la serle documental que conforman cada unidad de archivamiento.

13 Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada una de las series a elíminarse.

14 Anotar la información complementaria que sea necesaria para mejor compresión de la documentación innecesaria.

¡'3:-,;.~ tt;fV:.·1~:"' :i. i l ., 5 /:1 </

~1·: ~... #r,jjJ'fl-. -------~--------------------"<..~:_~ FICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página 42

·--------- -------·--- -------- - - -- ·- ·- - -' l san'iTFfa-- -FORMATO Nº 08


ACTA DEL COMITÉ DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE MATERIAL DEL ARCHIVO

En la ciudad de Tarapoto, siendo las ...... horas del día ...... del año .......... , en las

instalaciones del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo en la oficina

de........................ .. ................. . . .. .. . .. . . .. .. Provincia de San Martin, se

reunió el Comité de Selección y Evaluación de Documentos designado mediante

resolución Nº ........ ........... de fecha ............... de ... ........... del 2014 con la

asistencia del Asesor Legal o su representante

sel'lor. .............. ................... ................................... .... .... ........ Presidente

del comité, representante de la Oficina de Patrimonio o su representante Señor

.................. ......... .... ........ ............................................ ... .............. y el

representante del Archivo

Sel'lor . ........ ... ..................... ........ ....... .. ............................... .. .

actúa como Secretario de la Comisión.

Central

quien

El presidente del comité evaluador de material del archivo sometió a evaluación

el material seleccionado debidamente suscrito y acordaron proceder de

conformidad con las normas de archivo remitiendo el expediente y solicitando la

autorización del Archivo Regional de San Martln para la eliminación del material

de archivo en mención por resultar innecesarios para esta entidad.

'• , ,..~~'1UCfNA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM · 2014 1LUG~~r..;.'Y/'•'

Página43 ~~

... -~,- ,5an"~t!!!! --PROCEDIMIENTOS Nº 05:

SERVICIO ARCHIVÍSTICO

FORMATO Nº 09

ARCHIVO CENTRAL

SOLICITUD DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS. 1 1 Dependencia solícítante: ......... ......... ... ... ... .. ............. ........... ..... ... ... ..... . 2 Solicitud Nº: ...... ............. ......... .. ... ... ......... ... ... ....................... .... .. ..... . . 3 Consulta ( ) préstamo ( ). Expedición de copias ( ). 4 Objetivo: ... ...... ...... .... ...... ..... ... .. . ... ............ ....... ...... ............ ............ .. . 5 Relación de fa material de archivo requerida: .. .......... ...... ... ...... ....... .. ... .. .

ltem Descripción del Material del Archivo Fecha Observaciones

6 Plazo de préstamo: .................•.. .............. .. ... ......... ... ........... ... ..... dfas. 7 Fecha de la solicitud: ........... .... ......... .................. ............... ... ............. . 8 Nombre del usuario: ........ .......... ............................. , .......... ... ........ ...... .

FIRMA Y SELLO DEL JEFE DE LA OFICINA

SOLICITANTE

SOLICITUD DE SERVICIO:

ARCHIVO CENTRAL

,~oRf-.i; :,,.. RECEPCIÓN: FECHA ~----1 1 # of1c,,..,. \,,"'\ HORA ,

ENTREGA: FECHA ~------1 HORA .

¡;,/¡! Q;' " \· ~~\., { ¿ ' !CIÑA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO- PllHCBM · 2014 ~~4'.11 .., ¡¡.'\l r ..1. ~~t~I';.·~

Página44

••

INSTRUCCIONES

La Solicitud se Servicios Archivístícos se realizará de la siguiente manera:

PARA PRÉSTAMO: mediante un formulario de préstamo.

PARA CONSULTA Y EXPEOICION DE COPIAS: Solo será necesario presentar documento de identificación.

En caso de préstamo, se deberán llenar de la siguiente manera:

1. Señala.r el nombre de la oficina solicitante.

2. Sei'ialar el número de la solicitud.

3. Marcar con una ·x· el tipo de servicio que se requiere.

-4. lndica.r el objetivo principal del requerimiento.

5. Detallar la relación de los documentos requeridos, teniendo en cuenta las siguientes informaciones:

a). ltem: serlalar la correlación numérica de los documentos sottcltados (1 , 2,3 .... ).

b). Descripción documental: lndlca.r especlficamente del documento requerido.

c). Fecha: Indicar las fechas que comprende dicho documento.

d). Observaciones: Anotar Información complementaria que sea necesaria para una mejor identíficación del documento.

6. En caso de requerir el documento en calidad de préstamo, deberá anotar el tiempo que necesitan el documento para su análisis, no excediendo de los 15 dlas hábiles.

7. Anotar la fecha de requerimiento del documento.

8. Anotar el nombre de la persona que está solicitando dichos documentos.

9. Firma y sella el jefe de la oficina dando autorización a dicha solicitud.

ARCHIVO CENTRAL:

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM · 2014 Página4S

,._._,' L-' _,- ~ _. , • .......... ~ HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

FORMATO Nº 10

ARCHIVO CENTRAL

PR~STAMO DE MATERIAL DE ARCHIVO

Solicitud Nº: Sección: Objetivo:

Referencia: Plazo de préstamo:

Relación de documentos en calidad de préstamo:

ítem Unidad de Descripción De Fechas Observación Datos archivo conH rvación Material Extremas

FECHA: .._I ___ __.

Nombre del usuario: Cargo:

' o·~\

HORA:

Firma y sello del encargado del Archivo Central

Firma y sello del Jefe @;:g:;~, de la Oficina Solicitante 1 •• , .. <,,f• ~\

é~ !i ~'~~~.!~;· ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~--'

'\ ..... A.,i'l

• . ·,..,.'lf'iJ-..... ~--------.. ---- -----------------. . !~~71>FICINA DI! Pl..ANIFl(:ACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014 Página 46

_ , - PROYECTO E S P ECI Ai. HUALLAG A CENTRAL Y B AJO MAYO

Instrucciones

Solicitud Nº: Cada Oficina tendrá un correlativo de las Solicitudes que requiera. El Archivo Central colocará el número de solicitud que corresponda.

Sección y/o sub sección : Sella lar el nombre de la oficina que está solicitando el documento.

Objetivo: Sellalar el objetivo principal de dicho préstamo documental.

Referencia: Colocar el documento con que fue solicitado el documento.

Plazo de Préstamo: Sellalar el plazo de préstamo del documento solicitado, no excediendo los 08 dlas hábiles.

ltem: Sellalar la correlación numérica de las unidades de archivamiento.

Unidad de Conservación: Sellalar el tipo de soporte del documento, (ej. anillado, file, libro, etc.).

Descripción Documental: Sellalar detalladamente los documentos que se están dando en calidad de préstamo.

Fechas Extremas: Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada de los documentales.

Observaciones: Anotar información complementaria que sea necesaria para una mejor identiflC8ción del documento.

Datos del Archivo: Sellafar información complementaria para la ubicación del documento.

Fecha y Hora: Sellalar la fecha y la hora exacta en que fue recepcionado el documento requerido.

Nombre del Usuario Sellafar e l nombre y apellido de la persona que recepciona el documento.

Finna y Sello del Jefe de la Oficina Solicitante: Firmará y sellara el jefe del área, previa verificación de la documentación prestada .

...=o-- Flnna y Sello del Encargado del Archivo Central. '~"-'~-.,.Firmará y sellara en el momento en que se envia la documentación .

• (.,ltCbl 1 ' " .. ~ 1. ' :. ! o ·l '

~~~'•~. ,_ ..• (¿; .. ~;r.--------~---------------------'·~··' FICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014 Página 47

l'"RC>VIEC:TC> F~lrF< t"l •tlJAl LAGA C:ENTR.l'\l V ' '" JC:t ...... AVC>

• Resolución Gerencial

VISTO:

Nº J 15 - 2014-GRSM-PEHCBM/GG Tarapoto, 06 de Junio del 2014

El Informe Nº O 19·2014·GRSM·PEHCBMIGG., de fecha 09 de Mayo del 2014, del ]efe de Planificación y Presupuesio del Proyeao Especial Huallaga C~11ral y BA/o Mayo, que remiie la Dlrealva: Organización, Administración, CuJtodla y Conservadón de Bienes Blbllográfkos y Patrimonio Document.il del Proyecto E.speclal Hual/aga Cenera/ y Bajo Mayo", para su aprobadón, y¡

CONSIDERANDO:

Que, con Ley Nº 25323 se aprueba la Ley del Sistema Nacional de Archivos y mediante Decreto Supremo Nº 008·92·JUS, se aprueba el Reglamento de la Ley 25323;

Que, medlance Resolución Jefatura/ Nº 117·86/AGN·DGA ], se aprueba las "Normas de la Fonnul.Jdón, E/ecudón y Evalwáón del Plan de Anual de Archivo Administrativo del Sector Públko Nacional"

Que, mediante Resolución Jefawral Nº 173·86/AGN·], se aprueba las Normas para la Formaflzaclón del Programa de Control, Translt!ré~, E/imirodón y Conservadón de Documentos";

Que, medlanc.e Resoluc/6n Jefatura/ Nº l 12·93·AGNI], se aprueba las "Normas para la Supervisión y Asesoramiento de los Archivos lnterrantes del S/s1ema Naciorol de Archivosn

Que, es necesario establecer las dlSPOsldones que reKUlan la organlzadón, admlnistraCÍÓll, custodia y conservaciones de los bienes blbllogr~ficos y patrimonio documental producidas y recibidds por el Proyecto Espec/.JJ Hwffaga Central y Ba/o Mayo¡ as/ como iransferencla, effmlnac/6n de Jos mismos, con la finalidad de optimizar el tratamiento preservación y aprcwedlamienco de la lnformadóo que la Entidad posee, en cuanto a su l~tlmldad, oportuniddd, mérito o conveniencia, por lo que debe aprobarse la Direaiva correspondiente¡

Estando a las conslderadones expuestas y en uso de l.u facult.ides conferidas en la Resolución Ejecutiva Regional Nº 926·2011-GRSMIPGR, y Resoludón E/ecuclva ReBforol Nº 1555·2011-GRS~PGR, ratificado con Reso/udón Ejecutiva Reetonal Nº 1 199·201 J. GRSM/PGR, y co las vlsaclones de la Oficina de Asesor/a Legal, Of/dna de Plan/f/cac/ón y Presupuesto y Ofic a de Administración.

f"R<>VFC 1 C> 1 S f ,F< I A t .._ 1 1 l 1At 1 A.C.'' C FN 1 RA L V t l A ll«> MAVO

• Resolución Gerencial

SE RESUELVE:

Nº J 15 - 2014-GRSM-PEHCBM/GG Tarapoto, 06 de Junio del 2014

Artlculo Onlco.· Aprobar /a Directiva Nº 002-2014-GRSM·PEHCBM, sobre: "Organización, Administración, Custodia y Conservación de Bienes BlbflogrJflcos y Patrimonio Documental del Proyect-0 Espeda/ Hual/aia Central y Bajo M;ryo", que entrará en vigencia a p;¡rrir del dfa siguiente de su aprobación.

directiva organizaciÓn, administraciÓn ......lsan~t! nacional". proyecto especial huallaga...

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