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Plantilla 2.1
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
Guatemala, noviembre de 2019
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 2
Índice
Índice ___________________________________________________________________________ 2
Introducción ______________________________________________________________________ 4
Propósito del manual ______________________________________________________________ 4
Normas, procesos y procedimientos ___________________________________________________ 5
1. Unidad de Género ____________________________________________________________________ 5
Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas __________________________________________ 5
Planificación de Actividades ____________________________________________________________________ 5
Ejecución de Actividades _______________________________________________________________________ 6
Preparación de Informes _______________________________________________________________________ 6
2. Planificación _______________________________________________________________________ 11
Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas _________________ 11
Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Formulación
Presupuestaria ______________________________________________________________________________ 11
Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución ______________ 13
Elaboración, actualización, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional –PEI- _________________ 19
Elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional –PEI- ____________________________________ 19
Seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional –PEI-. _____________________________________ 21
Elaboración del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual –POM- y seguimiento al Plan Operativo
Anual –POA- __________________________________________________________________________________ 25
Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional ______________ 25
Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA) _______________________________________________________ 27
Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metas ___________________________________ 31
Seguimiento a la Programación Cuatrimestral de Metas _____________________________________________ 31
Seguimiento a la Ejecución mensual de Metas _____________________________________________________ 32
Informe Cuatrimestral de Ejecución Física y Financiera a la Secretaría de Planificación y Programación de la
Presidencia (SEGEPLAN) _______________________________________________________________________ 32
Informe Cuatrimestral de Gestión y Rendición de Cuentas ___________________________________________ 33
Autorización de reprogramación de subproductos ____________________________________________________ 37
Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución Ministerial ______________________ 37
Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución de la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional –DIPLANDI-. _____________________________________________________________ 38
Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional ________________________ 42
3. Cooperación Externa _________________________________________________________________ 48
Adquisición de Bienes o Servicios financiados con Recursos de Cooperación Externa ________________________ 48
Programación de Adquisiciones ___________________________________________________________________ 52
Planificación de monitoreo y evaluación ____________________________________________________________ 56
Validación de la matriz de Resultados ______________________________________________________________ 59
Elaboración de informes de cooperación externa ____________________________________________________ 63
Informe de Avance Físico y Financiero (IAFF) de Préstamos y Donaciones _______________________________ 63
Informe para la Ley de Acceso a la Información Pública y Congreso de la República _______________________ 64
Revisión de informes de productos de consultoría ____________________________________________________ 69
Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones ______________________________________ 73
Seguimiento al cumplimiento de condiciones previas _________________________________________________ 77
Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia________________ 79
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 3
-SEGEPLAN- ___________________________________________________________________________________ 79
Identificación de Posibles Cooperantes _____________________________________________________________ 83
Proceso de Gestión y Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Préstamos _____________ 85
Proceso de Gestión Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Donaciones ______________ 90
Regularización Donación en Especie (Servicios, bienes y suministros) ____________________________________ 94
Proceso de Liquidación y Cierre de Operaciones de la Cooperación Reembolsable y no Reembolsable ________ 101
Elaboración de Solicitud de Desembolsos __________________________________________________________ 111
4. Gestión de Calidad _________________________________________________________________ 119
Gestión de Reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio
de Finanzas Públicas ___________________________________________________________________________ 119
Gestión para la Actualización de Manuales _________________________________________________________ 128
Gestión Mejora de Procesos ____________________________________________________________________ 136
Gestión de Proyectos __________________________________________________________________________ 143
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 4
Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo
Institucional del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y
estandarizar los criterios y procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por
las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Planificación y Desarrollo
Institucional. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y
otras partes interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad
aplicable a los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y
funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 5
Normas, procesos y procedimientos
1. Unidad de Género
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Unidad de género 03 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Brindar asesoría técnica a las dependencias del Ministerio sobre los mecanismos, actividades y el contenido que deben implementar, cada una según su competencia, para el efectivo cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades, (PNPDIM-PEO 2008-2023) de acuerdo con las directrices emanadas de la Secretaría Presidencial de la Mujer (SEPREM) y el Gabinete Especifico de Desarrollo Social Inicia: Identificación de compromisos a cumplir por las direcciones según manda el Plan de Equidad de Oportunidades
-PEO-. Finaliza: Incorporación de los compromisos en los planes y mecanismos internos avalados por las direcciones.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo 130-2001, artículo 13 Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría Presidencial de la Mujer
b) Acuerdo Gubernativo 91 - 2007 que aprueba la Política Nacional en Discapacidad como Política de Estado c) Acuerdo Gubernativo 302-2009, artículo 2 Política Nacional de Promoción y Desarrollo Institucional d) Acuerdo Gubernativo 260-2013, Implementación de las Unidades de Género en Ministerios y Secretarías del
Organismo Ejecutivo.
e) Acuerdo Gubernativo 143-2014 Política Pública para la Eliminación de la Discriminación Racial f) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas g) Acuerdo Gubernativo 11-2019 Gabinete Específico de Desarrollo Social (GEDS). h) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Oficio Circular en la cual se invita al proceso de transferencia de Información Normativa y Lineamientos para el proceso de Planificación y Presupuesto en el marco de la Gestión por Resultados para el ejercicio fiscal y Multianual
Planificación de Actividades
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Coordina con la Secretaría Presidencial de la Mujer –SEPREM- y la Mesa Temática
de Mujeres del Gabinete Específico de Desarrollo Social para el acompañamiento y monitoreo que realiza a las diversas instituciones del Estado, en la implementación de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades -PNPDIM-PEO-, a través de las reuniones de coordinación bilaterales, convocatorias de la Secretaría Presidencial de la Mujer SEPREM a las unidades de género para Consejo Consultivo u otros requerimientos.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
2.
Coordina con las autoridades administrativas superiores de cada Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, para la identificación de mecanismos y actividades que debe desarrollar el Ministerio de Finanzas Públicas para el cumplimiento de los compromisos que le manda la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO, en el marco de las funciones que les define a cada Dependencia el Reglamento Orgánico Interno.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
3.
Acompaña a las autoridades superiores del Ministerio de Finanzas Públicas en la preparación y seguimiento de las acciones, mecanismos y orientaciones estratégicas para transversalisar a Igualdad y otras medidas pertinentes.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Acompaña a las autoridades superiores del Ministerio de Finanzas Públicas en los Gabinetes o convocatorias del Congreso de la República y otras coordinaciones en que sea requerido.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
5.
Asesora a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas para que incorporen actividades en sus Planes Operativos y Presupuestos anuales, buscando la oficialización de las mismas, incorporándolas al Plan Operativo Multianual y Anual para la Transversalización del Enfoque de Género e Interseccionalidad de Derechos -POA TEG-ID-
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
6.
Asesora a la Dirección de Planificación y Dirección Financiera para que se visibilice en los Planes Operativos Anuales –POAS- y Presupuestos de las Dependencias, las actividades que se definan para el cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
7.
Asesora a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, acompaña a la Dirección Técnica del Presupuesto y dependencias del Ministerio para que, en lo que corresponda, apliquen el clasificador de género en la planificación y en los informes de ejecución.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
Ejecución de Actividades
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Asesora conceptualmente al personal de las dependencias responsables de implementar las actividades de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
2.
Asesora metodológicamente a las dependencias para el desarrollo de las actividades ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
3. Acompaña a las direcciones en la ejecución de las actividades ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
4. Asiste en las actividades que sean asignadas por la Dirección o el Despacho Ministerial.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
5. Impulsa la capacitación y calificación del personal en temas de derechos humanos Coordinadora de la Unidad de
Género (CUG
Preparación de Informes
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Asesora al Subdirector de Planificación en la integración del Plan Operativo Multianual y Anual para la Transversalización del Enfoque de Género POM POA TEG a partir de las actividades de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO realizadas por el Ministerio de Finanzas, para los informes a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-, la Secretaría Presidencial de la Mujer –SEPREM- u otros requeridos.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
2. A solicitud de las autoridades, integra informes para organismos nacionales o internacionales sobre el avance en materia de derechos humanos para las mujeres, desde un enfoque interseccional y otros temas relacionados.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3. Participa en las convocatorias que realizan organismos nacionales o internacionales para el monitoreo y evaluación del cumplimiento de los derechos humanos de las mujeres por parte del Estado de Guatemala.
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
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Diagramas de Flujo
Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES ( 1 de 1)
Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)
Inicio
Coordina con la SEPREM y la Mesa Temática de Mujeres del Gabinete Específico de
Desarrollo Social para el acompañamiento y monitoreo que realiza a las diversas
instituciones del Estado, en la implementación de la PNPDIM-PEO, a través de las reuniones de coordinación bilaterales, convocatorias de
la SEPREM a las unidades de género para Consejo Consultivo u otros requerimientos
Coordina con las autoridades administrativas superiores de cada Dependencia del MINFIN,
para la identificación de mecanismos y actividades que debe desarrollar el MINFIN
para el cumplimiento de los compromisos que le manda la PNPDIM-PEO, en el marco de las funciones que les define a cada Dependencia
el Reglamento Orgánico Interno
Acompaña a las autoridades superiores del MINFIN en la preparación y seguimiento de las acciones, mecanismos y orientaciones
estratégicas para transversalisar a Igualdad y otras medidas pertinentes
Asesora a la Dirección de Planificación, acompaña a la Dirección Técnica del
Presupuesto y dependencias del Ministerio para que, en lo que corresponda, apliquen el clasificador de género en la planificación
y en los informes de ejecución
Asesora a la Dirección de Planificación y Dirección Financiera para que se visibilice
en los POAS y Presupuestos de las Dependencias, las actividades que se
definan para el cumplimiento de la PNPDIM-PEO
Acompaña a las autoridades superiores del MINFIN en los Gabinetes o convocatorias del
Congreso de la República y otras coordinaciones en que sea requerido
Fin
Asesora a las dependencias del MINFIN para que incorporen actividades en sus Planes
Operativos y Presupuestos anuales, buscando la oficialización de las mismas,
incorporándolas al Plan Operativo Multianual y Anual para la
Transversalización del Enfoque de Género e Interseccionalidad de Derechos POA TEG-ID
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Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES (1 de 1)
Coordinadora de la Unidad de Género
(CUG)
Inicio
Asesora conceptualmente al personal de las dependencias
responsables de implementar las actividades de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y
Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades
PNPDIM-PEO
Asesora metodológicamente a las dependencias para el desarrollo de
las actividades ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad
de Oportunidades PNPDIM-PEO
Asiste en las actividades que sean asignadas por la Dirección o el
Despacho Ministerial
Fin
Acompaña a las direcciones en la ejecución de las actividades
ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y
Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades
PNPDIM-PEO
Impulsa la capacitación y calificación del personal en temas de derechos
humanos
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Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas
PREPARACIÓN DE INFORMES (1 de 1)
Coordinadora de la Unidad de Género
(CUG)
Inicio
Asesora al Subdirector de Planificación en la integración del Plan Operativo Multianual y Anual para la Transversalización del Enfoque
de Género POM POA TEG a partir de las actividades de cumplimiento de la Política
Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de
Oportunidades PNPDIM-PEO realizadas por el Ministerio de Finanzas, para los s informes
a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN,
la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEPREM
u otros requeridos
A solicitud de las autoridades, Integra informes para organismos nacionales o
internacionales sobre el avance en materia de derechos humanos para las mujeres, desde
un enfoque interseccional y otros temas relacionados
Participa en las convocatorias que realizan organismos nacionales o internacionales para el monitoreo y evaluación del cumplimiento de los derechos humanos de las mujeres por
parte del Estado de Guatemala
Fin
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2. Planificación
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Planificación y Programación. 01 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas, en cumplimiento al marco normativo aplicable.
Inicia: Recepción de lineamientos emitidos por parte de la Secretaria General de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), para el proceso de Planificación y Presupuesto anual y multianual, en el marco de la Gestión por Resultados (GpR).
Finaliza: Actualización dentro de los sistemas informáticos correspondientes y archivo de expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto. b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Modificaciones a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
año fiscal e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Estructura Orgánica interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de
Formulación Presupuestaria
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe invitación por parte de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), para recibir lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA). Traslada a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Ministro de Finanzas Públicas
2
Reciben y analizan lineamientos emitidos por parte de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-; instruyen para que la Red de Producción y de Categorías Programáticas sea elaborada en función del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual. Trasladan al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Nota: la verificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas debe realizarse cada año con la elaboración del Plan Operativo Multianual o Plan Operativo Anual y de acuerdo a los lineamientos del Plan Estratégico Institucional -PEI-.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y
Subdirector de Planificación
3 Recibe y revisa la Red de Producción y de Categorías Programáticas vigente. Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
4
Elabora proyecto de memorándum y propone cronograma de trabajo para discutir con las direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas, la continuidad de la Red de Producción y de Categorías Programáticas vigente. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
5 Valida proyecto de memorándum y cronograma de trabajo para discutir la continuidad de la Red de Producción y de Categorías Programáticas vigente. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
6 Firma y sella memorándum y cronograma de trabajo para discutir la continuidad de la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada a la asistente
Director (a) de Planificación y
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 12
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de la Dirección para socializar dicha invitación. Desarrollo Institucional
7
Revisan Red de Producción y de Categorías Programáticas, en función a los Lineamientos emitidos por parte de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN, Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.
¿La Red de Producción y de Categorías Programáticas requiere modificación?
No: se solicita a cada dependencia validar mediante oficio la continuidad de la misma, continua en actividad 12.
Sí: la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional socializa con el enlace administrativo-financiero y Autoridad Superior de la dependencia, instrumentos para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas y continúa procedimiento.
Subdirector de Planificación/ Jefe de Departamento de
Planificación y Programación / Autoridad Superior de la
dependencia / Director(a) Financiero o persona designada
8 Traslada mediante oficio a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, instrumentos con información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas.
Autoridad superior de la dependencia
9 Recibe oficio con instrumentos e información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación y Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
10 Recibe y revisa con el Jefe del Departamento de Planificación y Programación la propuesta presentada.
Subdirector de Planificación
11 Define Red de Producción y de Categorías Programáticas y elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera para validar la Red de Categorías Programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación para validación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
12 Valida proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera, adjuntando Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo institucional.
Subdirector de Planificación
13 Valida Red de Producción y traslada Categorías a la Dirección Financiera para validar la estructura presupuestaria.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
14
Recibe Red de Producción y de Categorías Programáticas propuesta.
¿Procede la validación de la estructura presupuestaria?
Sí: valida estructura presupuestaria y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa procedimiento.
No: regresa a la actividad 11
Director(a) Financiero
15 Recibe validación y traslada al Departamento de Planificación y Programación. Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
16 Elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías Programáticas para ser revisado y aprobado por el Despacho Ministerial. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
17 Valida proyecto de oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías Programáticas para ser revisado y aprobado por el Despacho Ministerial. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
18
Firma y sella oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías Programáticas para ser revisada y aprobada por el Despacho Ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para remitir documentación al Despacho Ministerial.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
19 Recibe, revisa y firma oficio y devuelve a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Ministro
20 Recibe y envía oficio y Red de Producción y de Categorías Programáticas a la Dirección Técnica del Presupuesto para su respectiva actualización dentro de los sistemas informáticos correspondientes.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 13
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
21 Actualiza en los sistemas informáticos correspondientes en función de los cambios realizados a la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Informa al Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Dirección Técnica del Presupuesto
22
Actualiza en el Sistema Informático de Gestión (SIGES), los cambios en la red de producción y de categorías programáticas, que incluye la información siguiente:
a. Definición de resultados institucionales b. Productos y subproductos c. Definición de la tipología de detalle de insumos d. Actualización de categorización de centros de costos y asociación de
subproductos
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
23 Informa a las dependencias sobre la definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas del ejercicio fiscal en proceso de formulación. Archiva expediente.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe solicitud de la dependencia interesada para la modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.
Nota: la solicitud presentada por la dependencia, debe contener oficio con instrumentos e información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2 Recibe y traslada solicitud de modificación de red de producción y categorías programáticas al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Subdirector de Planificación
3
Recibe, revisa y analiza la solicitud de modificación a la red de producción y categorías programáticas.
¿Esta correcta la solicitud de modificación?
Sí: Procede a elaborar la propuesta de modificación, continúa procedimiento.
No: Devuelve a la dependencia interesada para modificaciones, finaliza procedimiento.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
4 Elabora proyecto de oficio solicitando a la Dirección Financiera validar la propuesta de modificación realizada a la red de producción y de categorías programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
5 Recibe y valida proyecto de oficio. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
6 RR
Valida Red de Producción y traslada a la Dirección Financiera para validar la estructura presupuestaria.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
7
Recibe Red de Producción y de Categorías Programáticas propuesta.
¿Procede la validación de la estructura presupuestaria?
Sí: valida estructura presupuestaria y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa procedimiento.
No: Regresa para que atienda las observaciones, regresa actividad No. 4
Director (a) Financiera
8 Recibe validación y traslada al Departamento de Planificación y Programación. Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional.
9
Recibe modificación validada y elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto solicitando anuencia para modificar la de la red de producción y de categorías programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
10 Recibe, revisa y valida proyecto de oficio. Traslada al Director (a) de Subdirector de Planificación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 14
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Planificación y Desarrollo Institucional.
11 Recibe, firma y sella oficio. Traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
12
Recibe y analiza la solicitud de modificación.
¿Cumple técnicamente con lo requerido?
Sí: Emite anuencia y traslada expediente a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa procedimiento.
No: Devuelve expediente a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para realizar correcciones, actividad No. 3.
Dirección Técnica del Presupuesto
13 Recibe anuencia de la Dirección Técnica del Presupuesto y traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
14 Recibe expediente y elabora proyecto de resolución ministerial e informe ejecutivo para modificar red de producción y de categorías programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
15 Recibe, revisa y valida proyecto de resolución ministerial e informe ejecutivo. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
16 Recibe, revisa y firma y sella informe ejecutivo, rubrica proyecto de resolución ministerial. Traslada al Despacho Superior.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
17 Recibe, revisa y firma resolución y devuelve a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Ministro
18 Recibe expediente con la resolución ministerial firmada y remite al Departamento de Planificación y Programación.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
19 Recibe y traslada expediente a Secretaría General solicitando asignación de número y fecha a la resolución ministerial.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
20 Asigna correlativo y entrega copia certificada de la resolución ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación
Secretaría General
21
Recibe copia certificada de resolución ministerial y elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto para solicitar la incorporación de los cambios en los sistemas informáticos correspondientes. Adjuntando copia del expediente y resolución ministerial. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
22 Recibe, revisa y valida proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto. Adjuntando copia del expediente y resolución ministerial. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
23 Recibe, revisa, firma y sella oficio. Traslada y adjuntando copia del expediente y resolución ministerial.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
24
Recibe expediente, modifica la red de producción y de categorías programáticas en los sistemas informáticos correspondientes, notifica a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional los cambios ejecutados según resolución ministerial
Dirección Técnica del Presupuesto
25 Informa a la dependencia solicitante que ya fueron incorporados los cambios dentro de los sistemas informáticos correspondientes. Archiva expediente.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 15
Diagrama de Flujo
Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas
Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Formulación Presupuestaria (1 de 2)
Ministro de Finanzas Públicas
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y Subdirector
de Planificación
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Subdirector de Planificación
Director (a) de Planificación y Desarrollo
Institucional
Subdirector de Planificación/ Jefe de Departamento de Planificación y Programación / Autoridad Superior de la
dependencia / Director(a) Financiero o persona designada
Autoridad superior de la
dependencia
INICIO
Recibe invitación por parte de la Secretaria de
Planificación y Programación de la Presidencia
(SEGEPLAN),
Reciben y analizan lineamientos emitidos por
parte de la SEGEPLAN; instruyen para que la Red de Producción y de Categorías
Programáticas sea elaborada en función del Plan
Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y
Plan Operativo Anual
Recibe y revisa la Red de Producción y de Categorías
Programáticas vigente
Elabora proyecto de memorándum y propone
cronograma de trabajo para discutir con las direcciones
del MINFIN
Valida proyecto de memorándum y cronograma de
trabajo para discutir la continuidad de la Red de Producción y
de Categorías Programáticas
vigente
Firma y sella memorándum y cronograma de
trabajo
Revisan Red de Producción y de Categorías Programáticas,
en función a los Lineamientos emitidos por
parte de SEGEPLAN
¿La Red de Producción y de
Categorías Programáticas
requiere modificación?
No
se solicita a cada dependencia validar mediante oficio la continuidad de la
misma
A
Sí
la DIPLANDI socializa con el
enlace administrativo-
financiero y Autoridad Superior de la dependencia
Traslada mediante oficio a la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional, instrumentos con
información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas
Recibe oficio con instrumentos e
información para modificar la Red de
Producción y de Categorías
Programáticas
Recibe y revisa con el Jefe del
Departamento de Planificación y
Programación la propuesta presentada
Define Red de Producción y de Categorías Programáticas y elabora proyecto de oficio
dirigido a la Dirección Financiera para validar la Red de Categorías
Programáticas
Valida proyecto de oficio dirigido a la
Dirección Financiera,
adjuntando Red de Producción y de
Categorías Programáticas
Valida Red de Producción y
traslada Categorías a la Dirección
Financiera para validar la estructura
presupuestaria
1
A
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 16
Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas
Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Formulación Presupuestaria (2 de 2)
Director(a) Financiero Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Subdirector de Planificación MinistroDirección Técnica del
Presupuesto
Recibe Red de Producción y de Categorías Programáticas
propuesta
Recibe validación y traslada al Departamento de
Planificación y Programación
Elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías
Programáticas para ser revisado y aprobado por el Despacho
Ministerial
Valida proyecto de oficio e informe
ejecutivo, adjunta Red de Producción y
de Categorías Programáticas para
ser revisado y aprobado por el
Despacho Ministerial
Firma y sella oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de
Producción y de Categorías Programáticas para ser
revisada y aprobada por el Despacho Ministerial
1
¿Procede la validación de la
estructura presupuestaria?
No
Regresa a la actividad 11
2
Sí
valida estructura presupuestaria y
envía a la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Recibe, revisa y firma oficio y
devuelve
Recibe y envía oficio y Red de Producción y de
Categorías Programáticas a la Dirección Técnica del
Presupuesto para su respectiva actualización
Actualiza en los sistemas informáticos
correspondientes en función de los cambios realizados a la
Red de Producción y de Categorías Programáticas
Actualiza en el Sistema Informativo de Gestión
(SIGES) los cambios en la red de producción y de
categorías programáticas
Informa a las dependencias sobre la definición y
validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas del ejercicio
fiscal
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 17
Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas
Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución (1 de 2)
Director(a) de Planificación y Desarrollo
InstitucionalSubdirector de Planificación
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Director (a) Financiera
INICIO
Recibe solicitud de la dependencia interesada para la modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al
Subdirector de Planificación
Recibe y traslada solicitud de modificación de red de producción y categorías programáticas al Jefe de
Departamento de Planificación y Programación
Recibe, revisa y analiza la solicitud de modificación a la
red de producción y categorías programáticas
¿Esta correcta la solicitud de
modificación?Sí
Procede a elaborar la
propuesta de modificación
No
Devuelve y finaliza
procedimiento
Elabora proyecto de oficio solicitando a
la Dirección Financiera validar la
propuesta de modificación
Recibe y valida proyecto de oficio
Valida Red de Producción y traslada a la Dirección
Financiera para validar la estructura presupuestaria
Recibe Red de Producción y de
Categorías Programáticas
propuesta
A
¿Procede la validación de la
estructura presupuestaria?Sí
valida estructura presupuestaria y
envía
No
Devuelve para atender
modificaciones
A
Recibe validación y traslada al
Departamento de Planificación y Programación
Recibe modificación validada y elabora proyecto de oficio
dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto solicitando
anuencia para modificar la de la red de producción y de categorías programáticas
Recibe, revisa y valida proyecto de
oficio
Recibe, firma y sella oficio
2
1
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 18
Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas
Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución (2 de 2)
Dirección Técnica del PresupuestoDirector (a) de Planificación y Desarrollo
Institucional
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Subdirector de Planificación Ministro Secretaría GeneralDirección Técnica del
Presupuesto
Recibe y analiza la solicitud de
modificación
2
¿Cumple técnicamente
con lo requerido?No
Devuelve expediente a
DIPLANDI para realizar
correcciones
Sí
Emite anuencia y traslada
expediente a la DIPLANDI
3
Recibe anuencia de la Dirección Técnica del Presupuesto y
traslada al Departamento de Planificación y Programación
Recibe expediente y elabora proyecto de resolución ministerial e informe ejecutivo para modificar red de producción y de
categorías programáticas
Recibe, revisa y valida proyecto de
resolución ministerial e
informe ejecutivo
Recibe, revisa y firma y sella informe ejecutivo,
rubrica proyecto de resolución ministerial
Recibe, revisa y firma resolución y
devuelve
Recibe expediente con la resolución
ministerial firmada
Recibe y traslada expediente a Secretaría General solicitando
asignación de número y fecha a la resolución ministerial
Asigna correlativo y entrega copia
certificada de la resolución ministerial
Recibe copia certificada de resolución ministerial y elabora
proyecto de oficio dirigido a DDirección Técnica del
Presupuesto para solicitar la incorporación de los cambios
en los sistemas
Recibe, revisa y valida proyecto de oficio dirigido a la
DDirección Técnica del Presupuesto
Recibe, revisa, firma y sella oficio
Recibe expediente, modifica la red de
producción y de categorías programáticas en los sistemas informáticos
correspondientes
Informa a la dependencia solicitante que ya fueron incorporados los cambios
dentro de los sistemas informáticos correspondientes
Fin1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 19
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Desarrollo de la planificación estratégica institucional 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración, actualización, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional –PEI-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Mostrar la situación estratégica institucional actual desde los mandatos jurídicos, el marco de las políticas, la problemática identificada, los resultados estratégicos institucionales que se esperan alcanzar en el marco estratégico, los proyectos estratégicos, el seguimiento y evaluación.
Por medio de este procedimiento, se busca identificar las actividades sustantivas y los responsables, que deben contribuir de manera efectiva a la elaboración, actualización seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional PEI del Ministerio de Finanzas Públicas.
Inicia: Con la recepción de los lineamientos emitidos por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN y del Ministro de Finanzas Públicas para que se proceda a la elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional PEI.
Finaliza: Archiva informe de seguimiento y evaluación del PEI y nota de entrega al Ministro de Finanzas Públicas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley del Organismo Ejecutivo c) Ley Orgánica del Presupuesto d) Ley de Contrataciones del Estado e) Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado f) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del año
fiscal g) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto h) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas i) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas j) Acuerdo emitido para la aprobación de las Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de
Cuentas DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Oficio Circular en la cual se invita al proceso de transferencia de Información Normativa y Lineamientos para el proceso de Planificación y Presupuesto en el marco de la Gestión por Resultados para el ejercicio fiscal y Multianual
Elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional –PEI-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe invitación para elaborar o actualizar el Plan Estratégico Institucional –PEI- por parte de Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- y traslada a Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Ministro de Finanzas Públicas
2.
Recibe los lineamientos por parte de Secretaría de Planificación y Programación de
la Presidencia –SEGEPLAN- para elaborar o actualizar el Plan Estratégico
Institucional.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y
Subdirector de Planificación
3. Analiza lineamientos recibidos, propone cronograma y metodología de trabajo a la Dirección.
Subdirector de Planificación
4.
Recibe propuesta del cronograma y metodología de trabajo, determina si está de acuerdo con la misma.
¿Está de acuerdo con el cronograma y metodología de trabajo?
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 20
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: Valida cronograma y metodología de trabajo y continúa en actividad No. 5. No: Regresa para correcciones a la actividad No. 3.
5.
Diseña la estructura del contenido del Plan Estratégico Institucional -PEI- con base a los lineamientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-.
Subdirector de Planificación
6. Distribuye tareas en función del cronograma y estructura del Plan Estratégico Institucional –PEI-.
Subdirector de Planificación
7. Recopila información a lo interno y externo del Ministerio de Finanzas Públicas de acuerdo a las tareas asignadas.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
8. Clasifica y analiza información recopilada. Jefe del Departamento de
Planificación y Programación
9.
Realiza convocatoria a las Dependencias del Ministerio de Finanza Públicas para participar en talleres de trabajo de elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional -PEI-.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
10. Realiza talleres de trabajo con las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas sobre temas específicos para incorporarlos en el Plan Estratégico Institucional -PEI-.
Subdirector de Planificación
11. Realizan análisis y discusión de resultados que deben ser incorporados al Plan Estratégico Institucional -PEI-.
Subdirector de Planificación y Jefe del Departamento de
Planificación y Programación
12. Elaboran versión preliminar del Plan Estratégico Institucional -PEI- y trasladan a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación y Jefe del Departamento de
Planificación y Programación
13.
Recibe y revisa el Plan Estratégico Institucional –PEI-.
¿El documento es correcto?
Sí: Valida el PEI y traslada al Ministro de Finanzas Públicas, continúa en actividad No. 14. No: Regresa para correcciones a la actividad No. 12.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
14.
Recibe y revisa el Plan Estratégico Institucional –PEI-.
¿Aprueba el Plan Estratégico Institucional -PEI-?
Sí: Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 15. No: Solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 12.
Ministro de Finanzas Públicas
15.
Recibe Plan Estratégico Institucional –PEI- aprobado y solicita al Subdirector de Planificación elaborar proyecto de oficio para envío a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
16. Elabora proyecto de oficio y envía al Ministro de Finanzas Públicas para la firma. Subdirector de Planificación
17.
Remite el Plan Estratégico Institucional –PEI- aprobado a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y traslada copia del Plan Estratégico Institucional -PEI- y oficio de recibido a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para su archivo.
Ministro de Finanzas Públicas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 21
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
18.
Realiza revisión del Plan Estratégico Institucional -PEI- enviado por el Ministerio de Finanzas Públicas.
¿El Plan Estratégico Institucional -PEI- es aprobado?
Sí: Envía documento aprobado al Ministerio de Finanzas Públicas. Continúa en actividad No. 25.
No: Realiza recomendaciones y traslada al Ministerio, continúa en actividad No. 19.
Secretaría de Planificación y Programación de la
Presidencia –SEGEPLAN-
19.
Recibe recomendaciones al Plan Estratégico Institucional -PEI- por parte de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para el análisis correspondiente.
Ministro de Finanzas Públicas
20.
Recibe el Plan Estratégico Institucional –PEI- con recomendaciones de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- para el análisis correspondiente y traslada a Subdirector de Planificación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
21. Analizan e incorporan recomendaciones que se consideran pertinentes y envía a Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación y Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
22. Aprueba y envía a Ministro de Finanzas Públicas. Director de Planificación y
Desarrollo Institucional
23. Envía Plan Estratégico Institucional -PEI- actualizado a la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Ministro de Finanzas Públicas
24. Aprueba y traslada al Ministro de Finanzas Públicas. Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-
25. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional el oficio de aprobación del Plan Estratégico Institucional –PEI-.
Ministro de Finanzas Publicas
26. Elabora memorándum para entrega oficial del Plan Estratégico Institucional -PEI- a las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
27.
Traslada el Plan Estratégico Institucional -PEI- en versión electrónica a la Dirección de Comunicación Social para su publicación en la página Web del Ministerio de Finanzas Públicas y archiva Plan Estratégico Institucional -PEI- versión final.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
Seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional –PEI-.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora o actualiza herramientas para recopilar información a nivel de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional –PEI-.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
2. Presenta herramientas a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para su validación.
Subdirector de Planificación
3. Valida herramientas y cuando proceda solicita modificaciones. Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 22
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Elabora oficio dirigido a las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas para socializar las herramientas de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI-.
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
5. Socializa herramientas de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI- con las Direcciones involucradas.
Subdirector de Planificación
6. Solicita por medio de oficio a las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas la información del seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI-.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
7. Recibe información de las Direcciones involucradas de acuerdo a las herramientas establecidas.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
8. Clasifica, analiza la información recibida, elabora informe de seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional –PEI- y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación y Jefe del Departamento de
Planificación y Programación
9. Recibe y revisa informe de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI-, cuando proceda solicita modificaciones.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
10. Aprueba el informe, traslada por medio de oficio al Ministro de Finanzas Públicas, traslada para archivo copia del informe y oficio recibido.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 23
Diagramas de Flujo
Ministro de Finanzas Públicas
Elaboración o actualización del Plan Estrategico Institucional PEI
INICIO
Recibe Invitación para elaborar o
actualizar el Plan Estratégico
Institucional -PEI-, traslada
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Recibe los lineamientos para
elaborar o actualizar el Plan Estratégico
Institucional
Siubdirector de Planificación
Analiza lineamientos
recibidos, propone cronograma y
metodología de trabajo
Recibe propuesta del cronograma y metodología de
trabajo, determina si esta de acuerdo
con la misma
¿Esta de acuerdo?
Valida cronograma y metodología de
trabajo
SI
NO
Diseñala estructura del conteido del PEI
con base a los lineamientos de
SEGEPLAN
Distribuye tareas en función del
cronograma y estructura del PEI
Jefe del Departamento de Planificación y
Programación
Recopila información a lo interno y externo del Ministerio de
acuerdo a las tarea asignadas
Subdirector de Plani ficación y Jefe del Departamento de
Planificacion y Programación
Clasifica y analiza información recopilada
Realiza convocatoria a las Dependencias del Ministerio para
participar en talleres de trabajo Realiza los talleres
de trabajo con las Direcciones del
Ministerio sobre temas específicos para incorporarlos
al PEI
Responsable: Secretar ía de Planificación y
Programación de la Presidencia
Realizan analisis y discusión de
resultados que deben ser
incorporados al PEI
Elaboran versión preliminar del PEI y
trasladan
Recibe y revisa el PEI
¿El documento es correcto?
NO
Valida el PEI y traslada
Recibe y revisa el PEI
SI
¿Aprueba el PEI?
Recibe PEI aprobado y solicita elaborar proyecto
de oficio
SI Elabora proyecto de oficio y envía para
firma
Remite el PEI aprobado y traslada
copia y oficio de recibido a DIPLANDI
para su archivo
Realiza revisión del PEI
¿El PEI es aprobado?
Recibe recomendaciones al
PEI y traslada el análisis
correspondiente
NO
SI
Recibe el PEI con recomendaciones
para el análisis correspondiente y
traslada
Analizan e incorporan
recomendaciones que se consideran pertinentes y envía
Aprueba y envíaEnvía PEI
actualizado
Aprueba y traslada
Traslada el oficio de aprobación del PEI
Elabora memorándum para entrega oficial del
PEI a las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas
Traslada PEI en versión electrónica
a la Dirección de Comunicación Social para su publicación en la pagina Web y archiva PEI versión
final
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 24
Jefe del Departamento de Planificación y Programación
Seguimiento y Evaluación al Plan Estratégico Institucional PEI
INICIO
Elabora o actualiza herramientas para
recopilar información a nivel de seguimiento y evaluación del PEI
Subdirector de Planificación
Presenta herramientas para
su validación
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Valida herramientas y cuando proceda
solicita modificaciones
Elabora oficio dirigido a las
Direcciones del Ministerio de
Finanzas Públicas para socializar las herramientas de
seguimiento y evaluación del PEI
Socializa herramientas de
seguimiento y evaluación del PEI con las Direcciones
involucradas
Solicita por medio de oficio la
información del seguimiento y
evaluación del PEI
Recibe información de acuerdo a las
herramientas establecidas
Clasifica, analiza la información
recibida, elabora informe de
seguimiento y evaluación al PEI y
traslada
Subdirector de Planificación y Jefe del Departamento de
Planificación y Programación
Recibe y revisa informe de
seguimiento y evaluación del PEI,
cuando proceda solicita
modificaciones
Aprueba el informe, traslada pro medio
de oficio al Ministerio de
Finanzas Públicas, traslada para
archivo copia del informe y oficio
recibido
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 25
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación 01 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual –POM- y seguimiento al Plan Operativo Anual –POA-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), en igual forma el seguimiento al Plan Operativo Anual, con el objetivo de disponer de un instrumento de planificación, que permita la cuantificación, monitoreo, medición y control de los productos, subproductos, enmarcados dentro de un modelo de gestión por resultados con especial énfasis en la vinculación de plan-presupuesto.
Inicia: Recepción de lineamientos por parte de Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Finaliza: Entrega del seguimiento al Plan Operativo Anual –POA- al Despacho Superior.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del año
fiscal d) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas g) Acuerdo emitido para la aprobación de las Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de
Cuentas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Oficio Circular en la cual se invita al proceso de transferencia de Información Normativa y Lineamientos para el proceso de Planificación y Presupuesto en el marco de la Gestión por Resultados para el ejercicio fiscal y Multianual
Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe invitación por parte de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, para recibir lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Multianual –POM- y Plan Operativo Anual –POA-. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Ministro de Finanzas Públicas
2.
Reciben y analizan lineamientos recibidos por parte de la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-. Trasladan al Jefe de Departamento de Planificación y Programación para que el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual sean elaborados en función de la planificación estratégica institucional de este Ministerio.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y
Subdirector de Planificación
3.
Recibe y analiza lineamientos por parte de la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-. Elabora proyecto de memorándum y propone cronograma de trabajo para socializar lineamientos y metodología para la elaboración del que el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual, traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
4.
Recibe y rubrica proyecto de memorándum y cronograma de trabajo para socializar lineamientos y metodología para elaboración del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
5. Recibe, firma y sella memorándum. Traslada a la asistente de la Dirección para socializar dicha invitación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
6. Define lineamientos específicos e instructivos para la elaboración del Plan Jefe de Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 26
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Operativo Multianual y Plan Operativo Anual. Planificación y Programación
7.
Socializa en reunión de trabajo los lineamientos e instructivos con los enlaces administrativos-financieros de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas para la elaboración del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.
Subdirector de Planificación y Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
8. Realiza seguimiento y da asesoría a los enlaces administrativos-financieros de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas para la elaboración del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
9. Elabora el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual de la dependencia y solicita Visto Bueno a la Autoridad Administrativa Superior. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Enlace administrativo-financiero
10. Recibe el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
11.
Analiza la información con base a los lineamientos y resultados estratégicos institucionales y determina el cumplimiento de requisitos.
¿Cumple con los requisitos?
No: Solicita las correcciones al enlace administrativo-financiero, regresa a la actividad 9.
Sí: Continua en actividad No. 12.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
12.
Consolida el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional, según modelo e instrumentos establecidos por la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo. Traslada al Subdirector de Planificación.
Nota: adjunto al expediente se remite proyecto de oficio dirigido a la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia
-SEGEPLAN- y Contraloría General de Cuentas, para la entrega del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
13.
Revisa el documento del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional, proyecto de oficio e informe ejecutivo.
¿Cumple con los lineamientos?
Sí: valida documento y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 14.
No: solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 12.
Subdirector de Planificación
14.
Revisa documento del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional, proyecto de oficio e informe ejecutivo.
¿Cumple con los lineamientos?
Sí: valida el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual, firma y sella oficio e informe ejecutivo. Traslada al Despacho Ministerial, continúa en actividad No. 15.
No: solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 12.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
15.
Revisa el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional.
¿Cumple con los lineamientos?
Sí: Firma y sella oficio. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y continúa en actividad No. 16.
No: solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 12.
Despacho Ministerial
16.
Recibe el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional y coordina el envío a las entidades siguientes: Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Contraloría General de Cuentas, Archiva copia del oficio de la documentación generada.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 27
Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora o actualiza herramientas para recopilar información a nivel de seguimiento del Plan Operativo Anual.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
2.
Elabora proyecto de oficio circular para solicitar herramientas de seguimiento al Plan Operativo Anual, dirigido a las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas. Traslada a Subdirector de Planificación.
Nota: con la socialización del Oficio Circular, emitido de forma cuatrimestral por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, se dan a conocer algunos lineamientos que regulan procesos de planificación operativa, programación y evaluación del cumplimiento de planes de este Ministerio
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
3. Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio circular. Subdirector de Planificación
4. Firma y sella oficio circular. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para coordinar la entrega del mismo.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
5. Recibe información de las Direcciones sobre avances del Plan Operativo Anual, de acuerdo a las herramientas establecidas.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
6. Recibe, clasifica, analiza la información recibida, elabora informe de seguimiento al Plan Operativo Anual, adjunta proyecto de oficio y traslada al Subdirector para su revisión.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
7. Revisa y rubrica proyecto de oficio e informe de seguimiento al Plan Operativo Anual. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
8. Firma y sella oficio, traslada informe al Departamento de Planificación y Programación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
9. Recibe y coordina él envió al Despacho Ministerial. Archiva copia del oficio de recibido.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 28
Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) y seguimiento al POA Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional (1 de 2)
Ministro de Finanzas
Públicas
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y
Subdirector de Planificación
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Subdirector de
Planificación
Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Planificación y Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
Desarrollan la o las reuniones de acuerdo a la
programación de las visitas con las dependencias
Recibe y analiza lineamientos. Elabora
proyecto de memorándum y propone cronograma de
trabajo para socializar lineamientos y metodología
para la elaboración del PLan Operativo Multianual
y PLan Operativo Anual
Recibe y rubrica proyecto de
memorándum y cronograma de
trabajo para socializar
lineamientos y metodología
Reciben y analizan lineamientos recibidos por
parte de la Secretaría General de Planificación y
Programación de la Presidencia (SEGEPLAN)
Recibe, firma y sella memorándum. Traslada a la
asistente de la Dirección para socializar dicha invitación
Inicia
Define lineamientos específicos e
instructivo para la elaboración del PLan Operativo
Multianual y PLan Operativo Anual
Socializa en reunión de trabajo los lineamientos e instructivo con los enlaces administrativos-financieros
Realiza seguimiento y da asesoría a los
enlaces administrativos-
financieros
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 29
Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) y seguimiento al POA Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional (2 de 2)
Enlace administrativo-
financiero
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Subdirector de Planificación Ministro
Elabora PLlan Operativo
Multianual y PLan Operativo Anual de
la dependencia y solicita Visto Bueno
a la Autoridad Administrativa
Superior
Analiza la información con base a los lineamientos y resultados estratégicos
institucionales y determina cumplimiento de requisitos
Revisa documento del PLan OPerataivo Multianual y PLan OPerativo Anual institucional, proyecto de oficio e informe
ejecutivo
Recibe el PLan Operativo Anualy Plan Operativo
Multianual de las dependencias del MINFIN
1
¿Cumple con los requisitos?
No
Solicita las correcciones
al enlace administrativo
-financiero
Sí
Consolida PLan OPerativo Multianual y PLan OPerativo
Anual institucional, según modelo e instrumentos
establecidos por: Secretaría General de Planificación y
Programación de la Presidencia SEGEPLAN y
elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo
¿Cumple con los lineamientos?
No
solicita modificaciones
Sí
valida documento y traslada
A
Revisa documento del PLan Operativo Multianual y PLan Operativo Anual
institucional
¿Cumple con los lineamientos?
No
solicita modificaciones
Sí
valida PLan Operativo
Multianual y PLan Operativo Anual,
firma y sella oficio e informe ejecutivo
Revisa PLan OPerativo
Multianual y PLan OPerativo Anual
institucional
¿Cumple con los lineamientos?
No
solicita modificaciones
B
C
Sí
Firma y sella oficio. Traslada
Recibe el POM y POA institucional y coordina el envío a
las entidades
Fin
A
B
C
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 30
Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) y seguimiento al POA
Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA) (1 de 1)
Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de
Planificación
Elabora o actualiza herramientas para
recopilar información a nivel de seguimiento del
Plan Operativo Anual
Elabora proyecto de oficio circular para solicitar
herramientas de seguimiento al PLan
OPerativo Anual, dirigido a las Direcciones del
MInisterio de Finanzas Públicas
Inicia
Recibe, revisa y rubrica proyecto de
oficio circular
Firma y sella oficio circular. Traslada al Departamento
de Planificación y Programación para
coordinar la entrega del mismo
Recibe información de las Direcciones sobre avances del PLan Operativo Anual,
de acuerdo a las herramientas establecidas
Recibe, clasifica, analiza la
información recibida, elabora
informe de seguimiento al Plan
Operativo Anual
Revisa y rubrica proyecto de oficio e
informe de seguimiento al PLan
Operativo Anual
Firma y sella oficio
Recibe y coordina el envió al Despacho
Ministerial
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 31
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación. 01 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la programación y ejecución de metas, en el marco de la normativa aplicable, a fin de dar cumplimiento a objetivos y resultados definidos.
Inicia: Elaborando proyecto de oficio, conteniendo lineamientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Finaliza: Enviando oficio y archivando expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
año fiscal d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas e) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
Seguimiento a la Programación Cuatrimestral de Metas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Elabora proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada al Subdirector de Planificación. Nota: los lineamientos contienen información referente a las solicitudes de reprogramación de subproductos, modificaciones al plan operativo anual, programación y ejecución de metas físicas, calendario de entrega, entre otro tipo de información referente a la planificación institucional.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
2
Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
¿Cumple con lo requerido?
Sí: valida proyecto de oficio y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 3.
No: solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 1.
Subdirector de Planificación
3 Recibe, revisa y firma Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada a la Asistente de Dirección para copia del oficio a las dependencias de este Ministerio.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
4 Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba dentro del Sistema Informático de Gestión, programación cuatrimestral de metas. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Dependencias del Ministerio
5 Recibe programación cuatrimestral y traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
6
Recibe y verifica programación cuatrimestral.
¿Fue realizado correctamente?
Sí: continúa en actividad No. 7.
No: solicita modificación a la Unidad Ejecutora y regresa a la actividad No. 4.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
7 Archiva comprobantes firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Jefe de Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 32
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Superior de la dependencia. Planificación y Programación
Seguimiento a la Ejecución mensual de Metas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Elabora proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada al Subdirector de Planificación. Nota: los lineamientos contienen información referente a las solicitudes de reprogramación de subproductos, modificaciones al plan operativo anual, programación y ejecución de metas físicas, calendario de entrega, entre otro tipo de información referente a la planificación institucional.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
2
Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
¿Cumple con lo requerido?
Sí: valida proyecto de oficio y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 3.
No: solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 1.
Subdirector de Planificación
3 Recibe, revisa y firma Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada a la Asistente de Dirección para remitir copia del oficio a las dependencias de este Ministerio.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
4 Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba dentro del Sistema Informático de Gestión, ejecución de metas y elabora informe descriptivo. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Dependencias del Ministerio
5 Recibe ejecución de metas física, informe descriptivo y traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
6
Recibe y verifica ejecución mensual de meta física.
¿Fue realizado correctamente?
Sí: continúa en actividad No. 7.
No: solicita modificación a la Unidad Ejecutora y regresa a la actividad No. 4.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
7 Archiva comprobantes firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Informe Cuatrimestral de Ejecución Física y Financiera a la Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia (SEGEPLAN)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe lineamientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, para la elaboración y entrega de informe cuatrimestral de ejecución física-presupuestaria a nivel de productos y subproductos. Traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2
Recibe, revisa y define fechas en base a requerimientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- para elaborar reportes cuatrimestrales de ejecución física y financiera del Ministerio de finanzas Públicas en base a la información de los sistemas Sistema Informático de Gestión y Sistema de Contabilidad Integrada.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
3 Ingresa información de ejecución física y financiera cuatrimestral institucional al Sistema de Planes Institucionales -SIPLAN- de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 33
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4
Genera reportes de ejecución física y financiera cuatrimestral del Sistema de Planes Institucionales –SIPLAN-, adjunta informe narrativo y elabora proyecto de oficio dirigido a Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia
-SEGEPLAN-. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
5
Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio e informe narrativo para remitir a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, información relacionada a la ejecución física y financiera. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de Planificación
6 Recibe, revisa, firma y sella oficio para remitir información financiera a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-. Traslada a al Departamento de Planificación y Programación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
7
Gestiona envía a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- adjuntando informe narrativo y reportes de ejecución física y financiera cuatrimestral del Sistema de Planes Institucionales –SIPLAN-, en las fechas establecidas.
Departamento de Planificación y Programación
Informe Cuatrimestral de Gestión y Rendición de Cuentas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Genera del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- reportes de ejecución física y financiera del Ministerio de Finanzas Públicas; conforme lo regulado en el artículo 4 del Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, artículos 20 y 38 del Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto.
Nota: se generan los reportes de acuerdo al Sistema de Contabilidad Integrada
–SICOIN-.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
2 Elabora proyecto de oficio para solicitar a la Dirección Financiera, firma de los reportes generados dentro del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
3 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera para solicitud de firma de los reportes con información financiera. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
4 Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido a la Dirección Financiera para solicitud de firma de los reportes con información financiera. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para gestionar el envío correspondiente.
Director (a) de Planificación y Programación
5 Gestiona la entrega del oficio y de los reportes. Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
6 R Recibe, revisa, firma y sella reportes con información financiera. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Director (a) Financiero
7 Recibe información de la Dirección Financiera y traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
8 Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, adjunta reportes con información financiera y sobre ejecución de metas. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
9 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio a la Dirección Técnica del Presupuesto. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
10 Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto para remitir informe de rendición de cuentas. Traslada Al Departamento de Planificación y Programación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
11 Gestiona envío de oficio. Archiva copia del expediente. Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 34
Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metasSeguimiento a la Programación Cuatrimestral de Metas (1 de 1)
Jefe de Departamento de Planificación y
Programación
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de PlanificaciónDependencias del
Ministerio
Elabora proyecto de Oficio Circular que
contiene lineamientos
cuatrimestrales
Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos
cuatrimestrales
Inicia
¿Cumple con lo requerido?
No
solicita modificaciones
valida proyecto de oficio y traslada
Sí
Recibe, revisa y firma Oficio Circular
que contiene lineamientos
cuatrimestrales
Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba
dentro del SIstema Informático de
Gestión
Recibe programación cuatrimestral
Recibe y verifica programación cuatrimestral
¿Fue realizado correctamente?No
solicita modificación a la Dependencia
B
B
Sí
Archiva comprobantes
firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Fin
B
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 35
Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metasSeguimiento a la Ejecución mensual de Metas (1 de 1)
Jefe de Departamento de Planificación y
Programación
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de PlanificaciónDependencias del
Ministerio
Elabora proyecto de Oficio Circular que
contiene lineamientos
cuatrimestrales
Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos
cuatrimestrales
Inicia
¿Cumple con lo requerido?
No
solicita modificaciones
valida proyecto de oficio y traslada
Sí
Recibe, revisa y firma Oficio Circular
que contiene lineamientos
cuatrimestrales
Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba
dentro del SIstema Informático de
Gestión, ejecución de metas y elabora informe descriptivo
Recibe ejecución de metas física,
informe descriptivo
Recibe y verifica ejecución mensual
de meta física
¿Fue realizado correctamente?No
solicita modificación a la Dependencia
A
A
Sí
Archiva comprobantes
firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Fin
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 36
Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metasInforme Cuatrimestral de Ejecución Física y Financiera (SEGEPLAN) (1 de 1)
Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de
PlanificaciónDirector (a) Financiero
Genera del Sistema de Contabilidad
Integrada (SICOIN) reportes de
ejecución física y financiera del MInisterio de
Finanzas Públicas
Elabora proyecto de oficio para solicitar a la Dirección
Financiera, firma de los reportes generados dentro del SIstema de Contabilidad
Integrada
Inicia
Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio dirigido a la
Dirección Financiera para solicitud de
firma de los reportes con información financiera
Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido
a la Dirección Financiera para
solicitud de firma de los reportes con
información financiera
Gestiona la entrega del oficio y de los
reportes
Fin
Recibe, revisa, firma y sella reportes con
información financiera
Recibe información de la Dirección
Financiera y traslada
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, adjunta reportes con información
financiera
Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio a la Dirección
Técnica del Presupuesto
Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido
a la Dirección Técnica del
Presupuesto para remitir informe de
rendición de cuentas
Gestiona envío de oficio. Archiva copia
del expediente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 37
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación. 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Autorización de reprogramación de subproductos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable, con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.
Inicia: Solicitud de reprogramación de subproductos presentada por parte de la (s) Unidad (es) Ejecutora (s).
Finaliza: Resguardo de Expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
año fiscal d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas e) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Oficio Circular emitido de forma cuatrimestral por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-, el cual contiene lineamientos que regulan procesos de planificación operativa, programación y evaluación del cumplimiento de planes de este Ministerio.
Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución Ministerial
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe solicitud de reprogramación de subproductos y, traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Nota: la solicitud de reprogramación de subproductos se presenta únicamente por alguna variación en la meta o meta y presupuesto.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2
Revisa expediente y determina cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? Si: continúa en actividad No. 3. No: Devuelve el expediente a la Dependencia solicitante, para atender las modificaciones realizadas, finaliza procedimiento.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
3 Elabora proyecto de resolución ministerial que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos y proyecto de informe ejecutivo. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
4 Recibe, revisa y rubrica proyecto de informe ejecutivo y de resolución ministerial. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
5 Revisa y rubrica proyecto de resolución, firma informe ejecutivo. Traslada a al Departamento de Planificación y Programación.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
6 Recibe resolución y gestiona el envío al Despacho superior para firma. Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
7 Recibe, revisa y firma resolución y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Despacho Superior
8 Recibe resolución y traslada al Departamento de Planificación y Programación. Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
9 Recibe y traslada expediente a la Secretaría General solicitando asignación de número y fecha en Resolución.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
10 Asigna correlativo y entrega copia certificada de la resolución ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Secretaría General
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 38
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11 Recibe copia certificada de resolución ministerial y realiza los registros dentro del o los sistemas correspondientes, e imprime comprobante, firma y sella. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
12 Recibe, firma y sella comprobante. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Subdirector de Planificación
13 Notifica a la Unidad Ejecutora solicitante y cuando aplique a la Dirección Financiera (modificación de meta y presupuesto).
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
14
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, informando sobre la autorización de reprogramación de subproductos. Traslada a subdirector de Planificación. Nota: la notificación debe realizarse en el plazo establecido en el Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del presupuesto del ejercicio fiscal vigente.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
15 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
16
Firma y sella, oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, adjuntando copia de la resolución Ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
17 Coordina y gestiona él envió de expedientes. Archiva copia de los oficios enviados a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución de la Dirección de
Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe expediente de solicitud de reprogramación de subproductos y traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2
Revisa expediente y determina cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? Sí: Continúa en actividad No. 3. No: Devuelve el expediente a la Dependencia solicitante para atender incumplimiento de requisitos, finaliza procedimiento.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
3 Elabora proyecto de Resolución que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos y comprobante en estado de Registrado dentro del Sistema Informático de Gestión –SIGES-. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
4 Recibe, revisa y rubrica proyecto de Resolución que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
5 Recibe, revisa y firma Resolución emitida, que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos. Traslada al Subdirector de Planificación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
6 Recibe expediente de reprogramación de subproductos y valida registro dentro del Sistema Informático de Gestión –SIGES-. Traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.
Subdirector de Planificación
7 Imprime comprobante validado dentro del Sistema Informático de Gestión -SIGES-, firma y sella. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
8 Recibe, firma y sella comprobante (s). Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Subdirector de Planificación
9 Notifica autorización de reprogramación de subproductos a la Unidad Ejecutora y Dirección Financiera, adjuntando copia de resolución emitida por la Dirección
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 39
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de Planificación y Desarrollo de Planificación –DIPLANDI-.
10
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, para informar sobre la autorización de reprogramación de subproductos, adjunta copia de la resolución y de los comprobantes debidamente firmados y sellados. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
11
Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
12 Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
13 Coordina y gestiona él envió de expedientes. Archiva copia de los oficios enviados a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 40
Autorización de reprogramación de subproductosAutorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución Ministerial (1 de 1)
Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Planificación
Jefe de Departamento de Planificación y
ProgramaciónDespacho Superior Secretaría General
Recibe solicitud de reprogramación de
subproductos
Revisa expediente y determina
cumplimiento de requisitos
Inicia
Recibe, revisa y rubrica proyecto de informe ejecutivo y
de resolución ministerial
Fin
Revisa y rubrica proyecto de
resolución, firma informe ejecutivo
¿Cumple requisitos?
Sí
Elabora proyecto de resolución ministerial que autoriza solicitud
de reprogramación de subproductos y proyecto de
informe ejecutivo
No
Devuelve el expediente a la Dependencia
solicitante, finaliza procedimiento
A
Recibe resolución y gestiona el envío al Despacho superior para firma
Recibe, revisa y firma resolución y
traslada
Recibe resolución y traslada
Recibe y traslada expediente a la Secretaría
General solicitando asignación de número y
fecha en Resolución
Asigna correlativo y entrega copia
certificada de la resolución ministerial
Recibe copia certificada de resolución ministerial y
realiza los registros dentro del o los sistemas correspondientes
Recibe, firma y sella comprobante
Notifica a la Unidad Ejecutora solicitante y
cuando aplique a la Dirección Financiera
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Scretaría de Planificación y Programación
de la Presidencia y La Dirección Técnica del Presupuesto, informando sobre la
autorización de reprogramación de subproductos
Recibe, revisa y rubrica proyecto de
oficioFirma y sella, oficio
dirigido a la SSecretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia y la
Dírección Técnica del Presupuesto
Coordina y gestiona el envió de expedientes. Archiva
copia de los oficios enviados a Secretaría de Planificación
y Programación de la Presidencia y La Dirección Técnica del Presupuesto
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 41
Autorización de reprogramación de subproductosAutorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (1 de 1)
Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional Subdirector de Planificación Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Recibe expediente de solicitud de
reprogramación de subproductos
Revisa expediente y determina
cumplimiento de requisitos
Inicia
Recibe, revisa y rubrica proyecto de
Resolución que autoriza solicitud de reprogramación de
subproductos
Fin
Recibe, revisa y firma Resolución
emitida, que autoriza solicitud de reprogramación de
subproductos
¿Cumple requisitos?
Sí
Elabora proyecto de Resolución que autoriza solicitud de
reprogramación de subproductos y comprobante en estado de Registrado dentro del SIstema Informático de Gestión
No
Devuelve el expediente a la Dependencia
solicitante, finaliza procedimiento
A
Recibe expediente de reprogramación de
subproductos y valida registro dentro del SIstema
Informático de Gestión
Imprime comprobante
validado dentro de Sistema Informático de Gestión, firma y
sella
Recibe, firma y sella comprobante
Notifica autorización de reprogramación de subproductos a la Unidad Ejecutora y Dirección
Financiera
Elabora proyecto de oficio dirigido a Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia y La DIrección Técnica del Presupuesto para
informar sobre la autorización de reprogramación de subproductos,
adjunta copia de la resolución y de los comprobantes debidamente firmados y
sellados
Recibe, revisa y rubrica proyecto de
oficio dirigido a Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia y
DIrección Técnica del Presupuesto
Firma y sella, oficio dirigido a la
Secretaría de Planificación y
Programación y Dirección Técnica del Presupuesto
Coordina y gestiona el envió de expedientes. Archiva copia de los oficios enviados a Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia y la Dirección Técnica del Presupuesto
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 42
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para la elaboración de Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas Públicas, con el objeto de documentar y presentar los logros y resultados de la gestión institucional, de acuerdo a la normativa aplicable. Inicia: Definición de metodología de trabajo.
Finaliza: Entrega de Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas Públicas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto. b) Ley del Organismo Ejecutivo. c) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas e) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Elabora metodología de trabajo para la elaboración de la Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas Públicas. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Nota: como parte de la metodología se elabora la guía de trabajo, herramientas de recopilación, estructura de contenido y cronograma de trabajo.
Subdirector de Planificación
2
Revisa metodología de trabajo para elaboración de memoria de labores.
¿Valida metodología?
Sí: aprueba y traslada al Subdirector de Planificación, continúa en actividad No. 3.
No: solicita atender modificaciones, regresa a la actividad No. 1.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
3 Recibe y solicita elaboración de proyecto de oficio. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Subdirector de Planificación
4 Recibe y elabora proyecto de memorándum dirigido a todas las dependencias del Ministerio, adjuntando la metodología de trabajo. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
5 Recibe, revisa y rubrica proyecto de memorándum. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
6 Firma y sella memorándum. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para coordinar la entrega.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
7 Reciben memorándum con la metodología de trabajo para elaborar Memoria de Labores. Recopilan información y elabora memoria de labores y trasladan a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas
8 Recibe memoria de labores y traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
9
Revisa y analiza la información de las dependencias.
¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de trabajo?
Sí: Integra la información recibida para la elaboración de la versión preliminar de la memoria de labores institucional. Traslada al Subdirector de Planificación.
No: Se solicita la modificación y/o ampliación de la información. Regresa a la
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 43
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
actividad 7.
10
Revisa, analiza y valida versión preliminar de la Memoria de Labores.
¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de trabajo?
Si: Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 11.
No: realiza observaciones al documento y regresa a la actividad 9.
Subdirector de Planificación
11
Revisa versión preliminar de la memoria de labores.
¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de trabajo?
Sí: Valida y traslada a Despacho Superior para revisión, continúa en actividad No. 12.
No: Solicita modificaciones, regresa a la actividad 9.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
12
Revisa versión preliminar de la memoria de labores institucional.
¿Aprueba memoria de labores?
Sí: traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional la versión final sin diagramación, continúa en actividad No. 13.
No: solicita modificaciones, regresa a la actividad 11.
Despacho Superior
13 Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores institucional. Traslada al Subdirector de Planificación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
14 Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores, solicita elaborar proyecto de oficio dirigido a la Dirección de Comunicación Social para la edición y diagramación. Traslada al Jefe de Planificación y Programación.
Subdirector de Planificación
15 Elabora proyecto de oficio para solicitud de edición y diagramación de la memoria de labores versión final a la Dirección de Comunicación Social.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
16 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
17 Recibe, firma y sella oficio. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para gestionar envío de oficio.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
18 Gestiona envío del oficio a la Dirección de Comunicación Social. Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
19 Recibe oficio para edición y diagramación de la memoria de labores institucional y traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional para revisión.
Director (a) de Comunicación Social
20
Revisa edición y diagramación de memoria de labores institucional
¿Aprueba versión final editada y diagramada?
Sí: Solicita a la Dirección de Comunicación Social la impresión del documento, continúa en actividad No. 21.
No: Solicita modificaciones, regresa a la actividad 19.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
21 Imprime Memoria de Labores Institucional y entrega a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Director (a) de Comunicación Social
22 Recibe Memoria de Labores impresa. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
23 Recibe Memoria de Labores, elabora proyecto de oficios e informes ejecutivos para trasladar a las instituciones que corresponda de acuerdo a la normativa vigente. Traslada al Subdirector de Planificación.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
24 Revisa proyecto de oficios e informes ejecutivos y rubrica únicamente informes ejecutivos. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Planificación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 44
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
25 Recibe, revisa y rubrica oficios, firma informes ejecutivos y traslada al Departamento de Planificación y Programación para gestionar el envío al Despacho Superior, adjuntando los ejemplares de la memoria de labores.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
26 Gestiona envío de la Memoria de Labores. Archiva copia de la documentación generada.
Jefe de Departamento de Planificación y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 45
Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional (1 de 3)
Subdirector de Planificación Director(a) de Planificación y Desarrollo InstitucionalJefe de Departamento de Planificación y
Programación
Dependencias del Ministerio
de Finanzas Públicas
INICIO
Elabora metodología de trabajo para la elaboración de la Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas
Públicas
Revisa metodología de trabajo para elaboración de
memoria de labores
¿Valida metodología?
Sí
aprueba y traslada
No
solicita atender modificaciones
Recibe y solicita elaboración de proyecto
de oficio
Recibe y elabora proyecto de memorándum dirigido a todas las
dependencias del Ministerio, adjuntando la metodología de trabajo
A
Recibe, revisa y rubrica proyecto de
memorándum
Recibe memoria de labores y traslada
Revisa y analiza la información de las
dependencias
A
Firma y sella memorándum
Reciben memorándum con la metodología de
trabajo para elaborar Memoria
de Labores. Recopilan
información y elabora memoria de
labores
¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de
trabajo?Sí
Integra la información
recibida para la elaboración de la versión preliminar de la memoria de
labores institucional
No
Se solicita la modificación y/o ampliación de la
información
B
B
1
2
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 46
Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional (2 de 3)
Subdirector de Planificación Director(a) de Planificación y Desarrollo
InstitucionalDespacho Superior
Jefe de Departamento de
Planificación y Programación
Revisa, analiza y valida versión preliminar de la
Memoria de Labores
¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de
trabajo?
Sí
realiza observaciones al documento
No
Traslada al Director (a)
Revisa versión preliminar de la
memoria de labores
1
2¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de
trabajo?
Sí
Valida y Traslada a Despacho Superior
para revisión
No
Solicita modificaciones
3
Revisa versión preliminar de la
memoria de labores institucional
¿Aprueba memoria de
labores?Sí
traslada al Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional la versión final sin
diagramación
solicita modificaciones
A
A
Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores institucional
Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores, solicita
elaborar proyecto de oficio dirigido a la Dirección de Comunicación Social
para la edición y diagramación
Elabora proyecto de oficio para solicitud de edición y diagramación
de la memoria de labores versión final
Recibe, revisa y rubrica proyecto de
oficio
Recibe, firma y sella oficio
Gestiona envío del oficio a la Dirección de Comunicación
Social
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 47
Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional (3 de 3)
Director (a) de Comunicación SocialDirector(a) de Planificación y Desarrollo
InstitucionalSubdirector de Planificación
Jefe de Departamento de Planificación
y Programación
Recibe oficio para edición y diagramación de la memoria
de labores institucional
Revisa versión preliminar de la
memoria de labores
4
¿Aprueba versión final editada y diagramada?
Sí
Solicita a la Dirección de
Comunicación Social la impresión del
documento
No
Solicita modificaciones
Imprime Memoria de Labores
Institucional y entrega a Director
Recibe Memoria de Labores impresa
Recibe Memoria de Labores, elabora proyecto de oficios e informes ejecutivos para trasladar a las
instituciones que corresponda de acuerdo a la normativa vigente
Revisa proyecto de oficios e informes
ejecutivos y rubrica únicamente informes
ejecutivos
Recibe, revisa y rubrica oficios, firma informes
ejecutivos y traslada
Gestiona envío de la Memoria de
Labores. Archiva copia de la
documentación generada
A
A
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 48
3. Cooperación Externa
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 01 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adquisición de Bienes o Servicios financiados con Recursos de Cooperación Externa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para la ejecución del proceso de adquisición de bienes o servicios enmarcados en el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos de adquisición establecidos por los Organismos Cooperantes. Inicia: Recepción de solicitud de parte de la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria. Finaliza: Integración y resguardo del expediente de adquisición.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Instrumentos de Formalización de Cooperación d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas a) Políticas, normas y procedimientos definidos por los Organismos Cooperantes en materia de Adquisiciones.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Toda solicitud de No Objeción ante el Organismo Cooperante, requiere previo al envío, el visto bueno del Subdirector de Cooperación Externa.
2. Para los procesos de adquisición de bienes o servicios, independientemente de la modalidad de contratación que se utilice, deben ser publicados en Guatecompras.
3. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de adquisición de bien o servicio, aprobado por la máxima autoridad de la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas; en caso de Entidades beneficiarias, con visto bueno de las autoridades correspondientes; y comunica la solicitud al Subdirector de Cooperación externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2. Recibe solicitud y la comunica al Responsable de las Adquisiciones para que inicie el procedimiento.
Subdirector de Cooperación Externa
3.
Revisa que la solicitud de adquisición de bien o servicio, contenga: Si es Bien:
a. Especificaciones técnicas. b. Dictamen técnico (cuando corresponda). Verifica en la
programación del Plan de Adquisiciones (monto, nombre de la actividad).
Si es Servicio:
a. Términos de Referencia b. Especificaciones técnicas (según corresponda). c. Dictamen técnico (cuando corresponda). Verifica en la
programación del Plan de Adquisiciones (monto, nombre de la actividad).
¿La información consignada en la solicitud es correcta?
Sí: Procede a la elaboración de documentos según modelos establecidos
por modalidad de compra (cuando corresponda); y continúa la gestión de
adquisición de conformidad con las Normas, Políticas y procedimientos
Responsable de las Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 49
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
establecidos en materia de adquisiciones, por el Organismo Cooperante
que esté financiando la Operación. Continúa en la actividad número 5.
No: Comunica a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad Beneficiaria, para que aclare, corrija o complemente la información de la solicitud de adquisición de bien o servicio. Continúa procedimiento.
4. Aclara, corrige o complementa la información de la solicitud de adquisición de bien o servicio y la traslada al Responsable de las Adquisiciones
Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad
beneficiaria
5.
Recibe y continúa la gestión de adquisición de conformidad con las Normas, Políticas y procedimientos establecidos en materia de adquisiciones, por el Organismo Cooperante que esté financiando el Programa o Proyecto. ¿Se logró solicitar la No Objeción a la adquisición? Si: Continua procedimiento en la actividad número 6. No: Finaliza la gestión de adquisición, comunicando al Organismo Cooperante lo actuado, finaliza procedimiento.
Responsable de las Adquisiciones
6. Comunica que otorga No Objeción a la contratación del Proveedor adjudicado.
Organismo Cooperante
7. Recibe No Objeción y notifica al Proveedor, solicitando presente los documentos legales correspondientes para formalizar la contratación.
Responsable de las Adquisiciones/ Subdirector de
Cooperación Externa
8. Envía documentación legal conforme requerimiento. Proveedor
9.
Recibe documentos, emite Orden de Compra o Contrato y gestiona firmas. Nota: En el caso de contratos se registran en el Sistema de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.
Responsable de las Adquisiciones
10. Envía copia de contrato firmado a Proveedor. Responsable de las
Adquisiciones/ Subdirector de Cooperación Externa
11. Integra y resguarda expediente de adquisición. Responsable de las Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 50
Diagrama de Flujo
Adquisición de Bienes o Servicios Financiados con Recursos de Cooperación Externa (1 de 2)
Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de las Adquisiciones
Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria
INICIO
Recibe solicitud de adquisición de bien o servicio, aprobado
por la máxima autoridad de la
Dependencia del Ministerios de
Finanzas Públicas; en caso de Entidades
beneficiarias, con visto bueno de las
autoridades correspondientes; y
comunica la solicitud
Recibe solicitud y la comunica para que
inicie el procedimiento
Revisa la solicitud de adquisición de
bien o servicio
¿La información consignada en la solicitud es
correcta?
Procede a la elaboración de
documentos según modelos
establecidos por modalidad de
compra y continúa la gestión de adquisición
No
Comunica a la Dependencia del
Ministerio de Finanzas Públicas o
Entidad Beneficiaria, para
que aclare, corrija o complemente la
información de la solicitud de
adquisición de bien
Sí
Aclara, corrige o complementa la
información de la solicitud de
adquisición de bien y la devuelve
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 51
Adquisición de Bienes o Servicios Financiados con Recursos de Cooperación Externa (2 de 2)
Responsable de las Adquisiciones
Organismo Cooperante
Responsable de las Adquisiciones/ Subdirector
de Cooperación ExternaProveedor
Recibe y continúa la gestión de adquisición de conformidad con las
Normas, Políticas y procedimientos
establecidos en materia de adquisiciones por el Organismo Cooperante que está financiando el programa o proyecto
¿Se logró solicitar la No Objeción a la adquisición?
1
Sí
Comunica al Organismo
Cooperante lo actuado
No
Comunica que otorga No Objeción a la contratación del
Proveedor adjudicado
Recibe No Objeción y notifica al Proveedor,
solicitando presente los documentos
legales correspondientes para formalizar la
contratación
Envía documentación legal conforme requerimiento
Recibe documentos, emite Orden de
Compra o Contrato y gestiona firmas
Envía copia de contrato firmado
Integra y resguarda expediente de
adquisición
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 52
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación de Adquisiciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para una adecuada programación de las adquisiciones de bienes, servicios y contratación de obras; enmarcados en el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos de adquisición establecidos por los Organismos Cooperantes. Inicia: Integración de requerimientos de la entidades beneficiarias. Finaliza: Aprobación del Plan de Adquisiciones.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Instrumentos de Formalización de Cooperación d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas e) Políticas, normas y procedimientos definidos por los Organismos Cooperantes en materia de
Adquisiciones.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Toda solicitud de No Objeción ante el Organismo Cooperante requiere previo al envío, el visto bueno del Subdirector de Cooperación Externa.
2. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos (Cuando corresponda)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe oficio de solicitud aprobada por la máxima autoridad de la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas; en caso de Entidades beneficiarias, con visto bueno de las autoridades correspondientes; y comunica la solicitud al Subdirector de Cooperación Externa
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2. Recibe oficio de solicitud y se lo comunica al Responsable de las Adquisiciones para que inicie el procedimiento.
Subdirector de Cooperación Externa
3.
Verifica que la solicitud esté acorde a la finalidad del programa o proyecto. Nota: En el caso de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, la solicitud deberá contar con el Vo. Bo. del Viceministro a cargo. ¿El requerimiento es coherente con el objeto del programa o proyecto? Sí: continúa procedimiento en la actividad número 5. No: Traslada solicitud de aclaración y corrección a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria. Continúa en actividad No. 4.
Responsable de las Adquisiciones
4. Aclara, corrige o complementa la información de la solicitud de adquisición y la traslada al Responsable de las Adquisiciones.
Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o
Entidad beneficiaria
5.
Integra y/o actualiza el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto en los formatos establecidos por los Organismos Cooperantes; elabora solicitud de No Objeción y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Nota: En el caso de los Organismos Cooperantes que utilizan un Sistema de Ejecución, el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto, deberá registrarse en el mismo.
Responsable de las Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 53
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Revisa, firma y envía el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto y la solicitud de No Objeción al Organismo Cooperante.
Nota: En el caso de los Organismos Cooperantes que utilizan un Sistema de Ejecución, el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto, deberá enviarse tanto en físico como a través del sistema según corresponda.
Subdirector de Cooperación Externa
7.
Verifica que el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto esté correctamente elaborado conforme a sus políticas y/o normas en materia.
¿Está correctamente elaborado?
Sí: continúa procedimiento en la actividad número 10.
No: Traslada observaciones al Responsable de las Adquisiciones para su corrección. Continúa en actividad No. 8
Organismo Cooperante
8. Aclara, corrige o complementa la información del Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto y lo devuelve al Organismo Cooperante.
Responsable de las Adquisiciones
9. Revisa y confirma que fueron atendidas las observaciones enviadas. Organismo Cooperante
10. Otorga No Objeción al Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto. Organismo Cooperante
11. Recibe No Objeción y traslada a Responsable de las Adquisiciones. Subdirector de Cooperación
Externa
12. Recibe y archiva la No Objeción. Responsable de las
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 54
Diagrama de Flujo
Programación de Adquisiciones (1 de 2)
Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de las Adquisiciones
Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria
Organismo Cooperante
INICIO
Recibe oficio de solicitud aprobada
por la máxima autoridad de la
Dependencia del Ministerio de
Finanzas Públicas; en caso de Entidades
beneficiarias, con visto bueno de las
autoridades correspondientes; y
comunica la solicitud
Recibe oficio de solicitud y la
comunica para que inicie el
procedimiento
Verifica que la solicitud esté
acorde a la finalidad del Programa o
Proyecto
¿El requerimiento es coherente con
el objeto del Programa o
Proyecto?
No
Traslada solicitud de aclaración y corrección y
continua
Si
Aclara, corrige o complementa la
información de la solicitud de
adquisición y la traslada
2
Integra y/o actualiza el Plan de
Adquisiciones del Programa o
Proyecto en los formatos
establecidos, elabora solicitud de
No Objeción y traslada
Revisa, firma y envía el Plan de
Adquisiciones del Programa o
Proyecto y la solicitud de No
ObjeciónVerifica que el Plan
de Adquisiciones del Programa o
Proyecto esté correctamente
elaborado conforme a sus políticas y/o
normas en materia
¿Esta correctamente
elaborado?
Traslada observaciones para
su corrección
No
Continua procedimiento
Si1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 55
Programación de Adquisiciones (2 de 2)
Responsable de las Adquisiciones
Organismo Cooperante
Subdirector de Cooperación Externa
2
Aclara, corrige o complementa la
información del Plan de Adquisiciones del
Programa o Proyecto y lo devuelve
Recibe y archiva la No Objeción
Revisa y confirma que fueron
atendidas las observaciones
enviadas
Otorga No Objeción al Plan de
Adquisiciones del Programa o
Proyecto
Recibe No Objeción y traslada
FIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 56
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Planificación de monitoreo y evaluación
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de monitoreo, seguimiento y evaluación de las operaciones de préstamos y donaciones en ejecución.
Inicia: Recibe el convenio de donación o contrato de préstamo de cada operación. Finaliza: Integra un cronograma de monitoreo y seguimiento de cláusulas contractuales para los préstamos y las donaciones.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Ley de Acceso a la Información Pública b. Ley Orgánica del Presupuesto c. Ley anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado conforme el ejercicio fiscal d. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto e. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f. Instrumentos de Formalización de Cooperación g. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. En caso de que la cooperación externa se refiera únicamente a asistencia técnica, se acordará con el donante y las entidades beneficiarias los procedimientos de coordinación, monitoreo y seguimiento.
2. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Traslada el convenio de donación o contrato de préstamo recibido por el Despacho Superior con la instrucción de ejecutar la operación.
Director(a)de Planificación y Desarrollo Institucional
2.
Revisa contenido y acuerda una reunión con la Dirección o entidad beneficiaria, para establecer las actividades a realizar, así como las fechas a tener en cuenta para el cumplimiento de las cláusulas contractuales.
Subdirector de Cooperación Externa
3.
Traslada convenio de donación o contrato de préstamo al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para que defina el plan de monitoreo y seguimiento de la operación en base a lo acordado con la Dirección o entidad beneficiaria de la operación.
Subdirector de Cooperación Externa
4.
Recibe convenio y revisa las cláusulas específicas relacionadas con el
monitoreo y evaluación de los contratos de préstamo o convenios1 de
donaciones, basado en los cuales elabora un cronograma para su cumplimiento.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
5.
Revisa las normas nacionales tales como la Ley Orgánica del Presupuesto, Ley de Acceso a la Información Pública y otras normas que establecen la obligatoriedad de entrega de informes periódicos de ejecución de préstamos y donaciones vigentes, y establece los tiempos de cumplimiento. Elabora un plan de monitoreo y evaluación y lo traslada al Subdirector de Cooperación Externa para su revisión y aprobación.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
6.
Recibe el plan de monitoreo y evaluación y lo revisa.
¿Está de acuerdo?
Si: da visto bueno y traslada. Continúa procedimiento.
No: solicita realizar los cambios correspondientes. Regresa a la actividad
Subdirector de Cooperación Externa
1Los contratos o convenios son suscritos entre el Estado de Guatemala y un Organismo Financiero Internacional.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 57
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
número 5.
7. Recibe el plan de monitoreo y evaluación aprobado y le da seguimiento y cumplimiento.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 58
Diagramas de Flujo
Planificación de monitoreo y evaluación (1 de 1)
Director(a) de Planificación y Desarrollo
InstitucionalSubdirector de Cooperación Externa
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación
INICIO
Traslada el convenio de donación o
contrato de préstamo recibido por el Despacho Superior con la instrucción de
ejecutar la operación
Revisa contenido y acuerda una reunión con
Dirección o entidad beneficiaria, para
establecer las actividades a
realizar así como las fechas a tener en
cuenta para el cumplimiento de las
cláusulas contractuales
Traslada convenio de donación o
contrato de préstamo para que
defina plan de monitoreo y
seguimiento de la operación en base a lo acordado con la Dirección o entidad
beneficiaria de la operación
Recibe convenio y revisa las cláusulas
específicas relacionadas con el
monitoreo y evaluación de los
contratos de préstamo o
convenios de donaciones, basado
en los cuales elabora un
cronograma para su cumplimiento
Revisa las normas nacionales tales
como la Ley Orgánica del
Presupuesto, Ley de Acceso la
Información Pública y otras normas y
establece los tiempos de
cumplimiento. Elabora un plan de
monitoreo y evaluación y lo
traslada
Recibe el plan de monitoreo y
evaluación y lo revisa
¿Está de acuerdo?
Da visto bueno y traslada
NO
Solicita realizar los cambios
correspondientes
SI
Recibe el plan de monitoreo y evaluación
aprobado y le da seguimiento y cumplimiento
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 59
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Validación de la matriz de Resultados
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades necesarias para verificar que la Matriz de Resultados del proyecto o programa financiado con préstamo o donación corresponde al contexto real y actual al inicio de la ejecución de cada operación.
Inicia: Localiza o solicita el documento de proyecto de la operación que contenga la Matriz de Resultados.
Finaliza: Procede a dar seguimiento a los indicadores conforme a los plazos establecidos.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Ley Orgánica del Presupuesto b. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c. Instrumentos de Formalización de Cooperación d. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Instruye al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para realizar una revisión de la matriz de resultados, al inicio de la ejecución de cooperaciones externas.
Subdirector de Cooperación Externa
2. Localiza o solicita el documento de proyecto específico de cada operación, identificando la Matriz de Resultados correspondiente.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
3.
Envía la Matriz de Resultados vigente a la Dirección o entidad beneficiaria solicitando su opinión respecto a la pertinencia y/o viabilidad para cumplir con los indicadores establecidos en la Matriz de Resultados.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
4.
Revisa la Matriz de Resultados evaluando su pertinencia y viabilidad para cumplir con los indicadores establecidos y confirma su aceptación o no, respondiendo a lo solicitado anteriormente por el Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.
Director de la Dirección o entidad beneficiaria
5.
Recibe la respuesta de la Dirección o entidad beneficiaria.
¿Es positiva la respuesta?
Sí: traslada a Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación, y continúa en la actividad No. 11.
No: se solicita una propuesta de Matriz de Resultados a la Dirección o entidad beneficiaria y continúa en la actividad No. 6.
Subdirector de Cooperación Externa
6.
Recibe propuesta de Matriz de Resultados por parte de la Dirección o entidad beneficiaria y la envía al especialista responsable de la operación en el organismo cooperante para una revisión y aceptación previa.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
7.
Recibe notificación de aceptación previa de propuesta de Matriz de Resultados y notifica a la Dirección o entidad beneficiaria para que presenten solicitud formal de modificación.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
8. Recibe a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional la solicitud formal por parte de la Dirección o entidad beneficiaria para gestionar ante el organismo cooperante correspondiente, la actualización
Subdirector de Cooperación
Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 60
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de la Matriz de Resultados. Lo traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para realizar las gestiones para su actualización.
9. Prepara la documentación y remite la solicitud (con el aval de la autoridad superior) al organismo financiero solicitando la No Objeción.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
10.
Recibe a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional la No Objeción a la nueva Matriz de Resultados, se procede a informar a la Dirección o entidad beneficiaria y se traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.
Subdirector de Cooperación
Externa
11. Recibe la matriz actualizada y lo integra al expediente de la cooperación correspondiente.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 61
Diagramas de Flujo
Validación de la Matriz de Resultados (1 de 2)
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de Monitoreo, Seguimiento
y Evaluación
Director de la Dirección o entidad beneficiaria
INICIO
Instruye al Responsable de
Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación para realizar una revisión
de la matriz de resultados, al inicio de la ejecución de
cooperaciones externas
Localiza o solicita el documento de
proyecto específico de cada operación,
identificando la Matriz de
Resultados correspondiente
Envía la Matriz de Resultados vigente
a la Dirección o entidad beneficiaria
solicitando su opinión respecto a la pertinencia y/o
viabilidad para cumplir con los
indicadores establecidos en la
Matriz de Resultados
Revisa la Matriz de Resultados
evaluando su pertinencia y
viabilidad para cumplir con los
indicadores establecidos y
confirma su aceptación o no,
respondiendo a lo solicitado
anteriormenteRecibe la respuesta
de la Dirección o entidad beneficiaria
¿Es positiva la respuesta?
Traslada
NO
Se solicita una propuesta de Matriz
de Resultados a la Dirección o entidad
beneficiaria
SI
Recibe propuesta de Matriz de
Resultados y la envía para una
revisión y aceptación previa
Recibe notificación de aceptación
previa de propuesta de Matriz de Resultados y
notifica para que presenten solicitud
formal de modificación
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 62
Validación de la Matriz de Resultados (2 de 2)
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
2
Recibe la solicitud formal para
gestionar ante el organismo ejecutor
cooperante correspondiente, la actualización de la
Matriz de Resultados. Lo traslada para
realizar las gestiones para su
actualización
Prepara la documentación y remite la solicitud (con el aval de la
autoridad superior) al organismo
financiero solicitando la No
Objeción
Recibe la No Objeción a la nueva
Matriz de Resultados, se
procede a informar a la Dirección o
entidad beneficiaria y se traslada Recibe la matriz
actualizada y lo integra al
expediente de la cooperación
correspondiente
1
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 63
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de informes de cooperación externa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades necesarias para elaborar los informes relacionados con la cooperación externa.
Inicia: Actualización de información de ejecución de préstamos y donaciones por parte del área técnica, financiera y adquisiciones. Finaliza: Entrega de informes en versión impresa y magnética o archivos digitales a las entidades correspondientes.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Ley de Acceso a la Información Pública b. Ley Orgánica del Presupuesto c. Ley anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado conforme el ejercicio fiscal d. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto e. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f. Instrumentos de Formalización de Cooperación g. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos (cuando corresponde)
Informe de Avance Físico y Financiero (IAFF) de Préstamos y Donaciones
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recopila información actualizada de los préstamos y donaciones de las áreas técnicas, financiera y adquisiciones para actualizar los informes de Avance Físico y Financiero IAFF de préstamos y donaciones.
Los informes de Avance Físico y Financiero IAFF de préstamos se realizan de manera mensual.
Los informes de Avance Físico y Financiero IAFF de donaciones se realizan de manera bimestral.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
2.
Actualiza los informes IAFF de acuerdo a los formatos o sistema establecidos.
En el caso de los préstamos se utiliza el formato establecido por la Dirección de Crédito Público según OFICIO CIRCULAR DCP/SO/DAEPE/142/2014.
En el caso de las donaciones, se actualizan los informes en línea en el Sistema de Gestión, Ejecución y Análisis de la Cooperación Internacional (SIGEACI).
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
3.
Traslada para revisión los borradores de informes al Subdirector de Cooperación Externa. Realiza las correcciones de acuerdo a las observaciones y comentarios del Subdirector, hasta obtener el Visto Bueno.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
4.
Imprime y gestiona las firmas de los informes con: Director de la Dirección o entidad beneficiaria, del Subdirector de Cooperación Externa y/o del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y la firma de la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
5.
Entrega formalmente, a través de oficio, en forma impresa y magnética los informes de Avance Físico y Financiero de préstamos y donaciones de la siguiente manera:
Informe de Avance Físico y Financiero de préstamos, se entrega mensualmente a la Dirección de Crédito Público y a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Informe de Avance Físico y Financiero de Donaciones, se entrega
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 64
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
bimestralmente a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección de Crédito Público con copia al Ministerio de Relaciones Exteriores.
6. Archiva copia del oficio de entrega con sello de recibido y de los informes entregados, en versión impresa y digital en formato de documento portátil –PDF-
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Informe para la Ley de Acceso a la Información Pública y Congreso de la República
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recopila mensualmente información actualizada de ejecución
financiera/presupuestaria de los préstamos y donaciones en el Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN-, con apoyo del área financiera/presupuestaria.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
2.
Elabora los informes de acuerdo a los formatos establecidos por la Secretaría General (en el caso de los informes para el Congreso de la República en formato Excel) y por la Dirección de Recursos Humanos (en el caso de informes para la Ley de Acceso a la Información Pública en formato Word).
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
3.
Traslada los borradores de informes al área financiera/presupuestaria para su
revisión y procede a realizar las correcciones indicadas por el área
financiera/presupuestaria.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
4. Gestiona la revisión y aprobación del Subdirector de Cooperación Externa, previo
a su envío.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
5.
Recibe los informes aprobados vía electrónica y envía en versión digital por correo electrónico a la Secretaría General en el caso de los informes para el Congreso de la República, y a la Dirección de Recursos Humanos en el caso de los informes de la Ley de Acceso a la Información Pública.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
6. Archiva copia digital de los informes enviados. Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
Informes Trimestrales, Semestrales o Informes Finales de Préstamos y Donaciones
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recopila información actualizada de la ejecución de los préstamos y donaciones de la Dirección o entidad beneficiaria, y de las áreas, financiera/presupuestaria y adquisiciones.
Nota: La elaboración y entrega de los informes trimestrales, semestrales o informes finales es para dar cumplimiento con lo establecido en los contratos y convenios de préstamos y donaciones suscritos, que normalmente corresponde a los trimestres o semestres calendarios de cada año (trimestres: enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre, octubre-diciembre; semestres: enero-junio y julio-diciembre), así como al cierre de cada proyecto y/o programa.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
2.
Elabora en formato digital los borradores de informes trimestrales semestrales o Informes Finales de ejecución de préstamos y donaciones, de acuerdo a los formatos utilizados por los organismos cooperantes.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
3. Gestiona la revisión y aprobación del Subdirector de Cooperación Externa. Responsable de Monitoreo,
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 65
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Seguimiento y Evaluación
4.
Revisa y aprueba informe trimestral, semestral o Informe Final y gestiona el visto bueno del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y de las autoridades que correspondan.
Subdirector de Cooperación Externa
5.
Recibe y envía los informes a través de oficios, en versión impresa y magnética y/o por correo electrónico (según sea requerido) a los organismos cooperantes correspondientes, solicitando la No Objeción al cumplimiento de las Cláusulas contractuales específicas.
Subdirector de Cooperación Externa
6.
Realiza seguimiento de la No Objeción de los organismos cooperantes a los informes enviados. Al recibir la No objeción, a través del Subdirector de Cooperación Externa, procede a archivar la documentación correspondiente a los informes trimestrales, semestrales o Informes Finales.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 66
Diagrama de Flujo
Informe de Avance Físico y Financiero (IAFF) de Préstamos y Donaciones (1 de 1)
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación
INICIO
Recopila información actualizada de los préstamos y donaciones
de las áreas técnicas, financiera y adquisiciones para actualizar los
informes de Avance Físico y Financiero de préstamos y
donaciones
Actualiza los informes de Avance Físico y Financiero de acuerdo a
los formatos o sistema establecidos
Traslada para revisión los borradores de informes. Realiza las correcciones de acuerdo a las observaciones y comentarios del
Subdirector hasta obtener el Visto Bueno
Imprime y gestiona las firmas correspondientes de los
informes
Entrega formalmente, a través de oficio, en forma impresa y
magnética los informes de Avance Físico y Financiero de
préstamos y donaciones
Archiva copia del oficio de entrega con sello de recibido y de los informes entregados, en
versión impresa y digital en formato de documento portátil -
PDF-
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 67
Informe para la Ley de Acceso a la Información Pública y Congreso de la República (1 de 1)
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
INICIO
Recopila mensualmente información actualizada de
ejecución financiera/presupuestaria de los
préstamos y donaciones en el Sistema de Contabilidad
Integrada SICOIN
Elabora los informes de acuerdo a los formatos
establecidos
Traslada los borradores de informes al área financiera/
presupuestaria para su revisión y procede a realizar las correcciones indicadas
Gestiona la revisión y aprobación previo a su envío
Recibe los informes aprobados vía electrónica y envía en versión digital por correo electrónico según
corresponda
Archiva copia digital de los informes enviados
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 68
Informes Trimestrales, Semestrales o Informes Finales de Préstamos y Donaciones (1 de 1)
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Subdirector de Cooperación Externa
INICIO
Recopila información
actualizada de la ejecución de los
préstamos y donaciones
Elabora en formato digital los
borradores de informes
trimestrales, semestrales o
Informes Finales de ejecución de préstamos y
donaciones, de acuerdo a los
formatos utilizados por los organismos
cooperantes
Gestiona la revisión y aprobación
Revisa y aprueba informe trimestral,
semestral o Informe Final y
gestiona el visto bueno del Director de Planificación y
Desarrollo Institucional y de las
autoridades que correspondan
Recibe y envía los informes a través de
oficios, en versión impresa y
magnética y/o por correo electrónico
(según sea requerido) a los
organismos cooperantes
correspondientes, solicitando la No
Objeción al cumplimiento de las
Cláusulas contractuales
específicas
Realiza seguimiento de la No Objeción de los organismos cooperantes a los
informes enviados. Al recibir la No
objeción, procede a archivar la
documentación correspondiente a
los informes trimestrales,
semestrales o Informes Finales
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 69
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Revisa los contratos y Términos de Referencia de las consultorías individuales contratadas con fondos de los préstamos y donaciones coordinadas por Cooperación Externa, y da seguimiento al cronograma de entrega de productos, establecidos en los contratos y Términos de Referencia –TDR-.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
2.
Recibe de la Dirección o entidad beneficiaria los productos de consultorías para su revisión, con lo cual procede a verificar que cada producto, cumpla con lo estipulado en los contratos y Términos de Referencia –TDR-, emite sus comentarios y recomendaciones.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
3.
Envía al Subdirector de Cooperación Externa, los comentarios y observaciones para su revisión y aprobación, previo a devolver el producto a la Dirección o entidad beneficiaria. De ser necesario, realiza los cambios necesarios a solicitud de la autoridad del área indicada, hasta su aprobación.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
4.
Envía los comentarios y observaciones a la Dirección o entidad beneficiaria solicitando que sean atendidos los cambios y recomendaciones indicadas en el documento digital revisado. La Dirección o entidad beneficiaria a su vez, realiza el requerimiento al consultor/a.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
5.
Recibe el producto corregido a través de la Dirección o entidad beneficiaria, y si todo está bien, procede a informar al Subdirector de Cooperación Externa, y solicitar su aprobación para requerir la entrega formal del producto, a través de la Dirección o entidad beneficiaria,
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
6.
Solicita a la Dirección o entidad beneficiaria, requerir la entrega formal del producto incluyendo toda la documentación necesaria para el caso: Carta de entrega del producto aprobado y solicitud de pago emitida por la Dirección o entidad beneficiaria, copia de la carta de entrega del producto por parte del consultor/a; Formato de aprobación del producto firmado y sellado por el consultor y los responsables de la aprobación (según Términos de referencia –TDR-) y el producto correspondiente. Se entrega en original y copia tanto impreso como magnético en CDs.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
7.
Recibe el producto aprobado con la documentación indicada en el punto anterior y remite a procesos de pago al área financiera/presupuestaria. Según requerimiento de organismo financiero, en algunos casos se requiere No Objeción para el pago del Producto Final que para estos casos se procede a la actividad siguiente. En caso contrario, se procede a la actividad No. 9.
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
8. Remite el producto final al organismo cooperante para su No objeción, previo a remitirlo a
procesos de pago al área financiera/presupuestaria. Según requerimiento de organismo
Subdirector de Cooperación Externa
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Revisión de informes de productos de consultoría
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades necesarias para la revisión de productos intermedios y finales de las consultorías individuales contratadas con recursos de préstamos y donaciones con el fin de garantizar el cumplimiento de lo establecido en los Términos de Referencia –TDR- de dichas consultorías. Inicia: Revisión de contratos y Términos de Referencia –TDR- de consultorías para establecer el cronograma de entrega de productos. Finaliza: Aprobación de productos de consultoría y remitir a procesos de pagos.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Reglamentos y/o Lineamientos Operativos (cuando corresponde)
2) Contratos y Términos de Referencia –TDR- de consultorías individuales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 70
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
financiero.
9. Archiva un ejemplar del producto. Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 71
Diagramas de Flujo
Revisión de informes de productos de consultoría (1 de 2)
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
INICIO
Revisa los contratos y Términos de Referencia -TDR- de las consultorías individuales contratadas con fondos
de los préstamos y donaciones coordinadas y da seguimiento al
cronograma de entrega de productos, establecidos en los
contratos y Términos de Referencia -TDR-
Recibe los productos de consultorías para su revisión, con lo cual procede
a verificar que cada producto, cumple con lo estipulado en los
contratos y Términos de Referencia -TDR-, emite sus comentarios y
recomendaciones
Envía los comentarios y observaciones para su revisión y aprobación, previo a devolver el
producto De ser necesario, realiza los cambios necesarios a solicitud de la autoridad del área indicada, hasta
su aprobación
Envía los comentarios y observaciones solicitando que sean
atendidos los cambios y recomendaciones indicadas en el
documento digital revisado a su vez, realiza el requerimiento al
consultor/a
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 72
Revisión de informes de productos de consultoría (2 de 2)
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Subdirector de Cooperación Externa
1
Recibe el producto corregido y si todo
está bien, procede a informar y solicitar su aprobación para requerir la entrega
formal del producto
Solicita requerir la entrega formal del
producto incluyendo toda la
documentación necesaria para el
caso. Se entrega en original y copia
tanto impreso como magnético en CDs
Recibe el producto aprobado con la documentación
indicada en el punto anterior y remite a procesos de pago
Según requerimiento de
organismo financiero
¿Requiere No Objeción ?
Remite el producto final al organismo
cooperante para su No objeción, previo
a remitirlo a procesos de pago al
área financiera/presupuestaria.
Según requerimiento de
organismo financiero
SI
Archiva un ejemplar del producto
NO
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 73
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades a las cuales se le debe dar seguimiento durante los procesos de liquidación de operaciones.
Inicia: Revisión de las cláusulas contractuales relativo a los tiempos para realizar la liquidación de una operación.
Finaliza: Archiva el expediente de cada operación liquidada/finalizada.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Ley Orgánica del Presupuesto b. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c. Instrumentos de Formalización de Cooperación d. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Procedimientos de la Dirección de Crédito Público y Tesorería Nacional.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa los tiempos establecidos en las cláusulas contractuales relativos a la liquidación del programa.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
2. Realiza seguimiento a los procesos de contratación, realización y entrega de informe de auditoría final de cada operación de préstamo o donación.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
3.
Da seguimiento en el área financiera/presupuestaria para la gestión de la
devolución de saldo de los recursos desembolsados así como a la solicitud de
desobligación de los recursos no desembolsados, si fuera el caso.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
4. Solicita a donde corresponda que le entreguen los oficios o no objeciones en el que se confirman las devoluciones y/o desobligación de recursos.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
5.
Da seguimiento a la solicitud de liquidación de los saldos de las cuentas secundarias de las operaciones, trasladándolas a la cuenta del fondo común, así como la inhabilitación de las cuentas secundarias correspondientes.
Nota: Este proceso se realiza a través de la Dirección de Crédito Público (DCP), quien a su vez solicita a la Tesorería Nacional. La Tesorería Nacional realiza los procedimientos de traslado del saldo de cuenta secundaria a la cuenta del fondo común y responde mediante oficio la solicitud, tanto a la Dirección de Crédito Público –DCP- como a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
-DIPLANDI-.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
6.
Solicita al área financiera/presupuestaria copia del oficio de confirmación del traslado del saldo de la cuenta secundaria a la cuenta del fondo común, así como la inhabilitación o desactivación de la cuenta secundaria de la operación liquidada.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
7.
Basado en los documentos obtenidos en el proceso de devolución del saldo desembolsado, de la desobligación de los recursos no desembolsados y en la confirmación del traslado del saldo de cuenta secundaria a la cuenta del fondo común y la inhabilitación de la cuenta secundaria correspondiente, prepara el expediente para gestionar ante las entidades correspondientes la finalización de la operación.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
8. Procede a solicitar a las entidades rectoras correspondientes (Dirección de Crédito Público –DCP-, Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia
Subdirector de Cooperación Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 74
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
-SEGEPLAN- y Ministerio de Relaciones Exteriores –MINEX-) para dar por finalizada la operación correspondiente en sus sistemas.
9.
Recibe el oficio de confirmación de la finalización o liquidación de la operación por parte de las entidades rectoras. En caso de donación se realiza la gestión ante la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-, Crédito Público y Ministerio de Relaciones Exteriores; en caso de préstamo la gestión se realiza ante la Dirección de Crédito Público; y comunica a la Dirección
Subdirector de Cooperación Externa
10. Procede a archivarlo en el expediente de la operación. Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 75
Diagramas de Flujo
Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones (1 de 2)
Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación
INICIO
Revisa los tiempos establecidos en las
cláusulas contractuales relativos a la
liquidación del programa
Realiza seguimiento a los procesos de
contratación, realización y
entrega de informe de auditoría final de cada operación de
préstamo o donación
Da seguimiento en el área financiera/
presupuestaria para la gestión de la
devolución de saldo de los recursos
desembolsados así como a la solicitud
de desobligación de los recursos no
desembolsados, si fuera el caso
Solicita a donde corresponda que le
entreguen los oficios o no
objeciones en el que se confirman
las devoluciones y/o desobligación de
recursos
Da seguimiento a la solicitud de
liquidación de los saldos de las
cuentas secundarias de las operaciones, trasladándolas a la cuenta del fondo
común, así como la inhabilitación de las cuentas secundarias
correspondientes
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 76
Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones (2 de 2)
Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación
Subdirector de Cooperación Externa
1
Solicita al área financiera/
presupuestaria copia del oficio de confirmación del traslado del saldo
de la cuenta secundaria a la
cuenta del fondo común, así como la
inhabilitación o desactivación de la cuenta secundaria
de la operación liquidada
Prepara el expediente para
gestionar ante las entidades
correspondientes la finalización de la
operación
Procede a solicitar a las entidades
rectoras correspondientes
para dar por finalizada la operación
correspondiente en sus sistemas
Recibe el oficio de confirmación de la
finalización o liquidación de la
operación por parte de las entidades
rectoras
¿Qué tipo de caso es:
Donación o Préstamo?
Realiza la gestión ante Segeplan,
Crédito Público y Ministerio de
Relaciones Exteriores
Donación
Realiza gestión ante Crédito Público; y
comunica a la Dirección
Préstamo
FIN
Procede a archivarlo en el expediente de
la operación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 77
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento al cumplimiento de condiciones previas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades necesarias para dar seguimiento durante los procesos de cumplimiento de condiciones previas.
Inicia: Recepción del contrato, convenio u acuerdo suscrito con organismo financiero internacional.
Finaliza: No objeción al cumplimiento de condiciones previas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Instrumentos de Formalización de Cooperación d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional el convenio de donación o contrato de préstamo trasladado por el Despacho Superior con la instrucción de ejecutar la operación.
Subdirector de Cooperación Externa
2.
Revisa las cláusulas contractuales relativas al cumplimiento de condiciones previas para el primer desembolso de las nuevas operaciones de préstamos y donaciones; establece prioridades y traslada al Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación para su seguimiento.
Subdirector de Cooperación Externa
3. Elabora una lista de las condiciones previa a cumplir, basado en el convenio de cooperación correspondiente.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
4. Elabora un cronograma de los tiempos/fechas establecidos en las cláusulas contractuales para el cumplimiento de condiciones previas y da seguimiento a su cumplimiento.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
5. Apoya los procesos de preparación de la documentación para el cumplimiento de las condiciones previas correspondientes a cada operación. Las que corresponden a la unidad ejecutora.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
6 Da seguimiento, ante la Dirección de Crédito Público, al proceso de gestión de la No Objeción al cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
7
Recibe copia o notificación de la No Objeción a las condiciones previas al primer desembolso, a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional, remitido por la Dirección de Crédito Público, y traslada al Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación y al área financiera/presupuestaria.
Subdirector de Cooperación
Externa
8. Recibe y archiva copia física y digital de la documentación del cumplimiento de las condiciones previas, que incluye la No Objeción.
Responsable de monitoreo,
seguimiento y evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 78
Diagramas de Flujo
Seguimiento al cumplimiento de condiciones previas (1 de 1)
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de monitoreo, seguimiento y
evaluación
INICIO
Recibe a través del Director de la Dirección de
Planificación y Desarrollo
Institucional, el convenio de
donación o contrato de préstamo
trasladado por el Despacho Superior con la instrucción
de ejecutar la operación
Revisa las cláusulas contractuales
relativas al cumplimiento de
condiciones previas para el primer
desembolso de las nuevas operaciones
de préstamos y donaciones;
establece prioridades y
traslada para su seguimiento
Elabora una lista de las condiciones
previa a cumplir, basado en el convenio de cooperación
correspondiente
Elabora un cronograma de los
tiempos/fechas establecidos en las
cláusulas contractuales para el cumplimiento de condiciones previas y da seguimiento a su cumplimiento
Apoya los procesos de preparación de la
documentación para el
cumplimiento de las condiciones previas correspondientes a
cada operación
Da seguimiento al proceso de gestión de la No Objeción al cumplimiento de las condiciones previas
al primer desembolso
Recibe copia o notificación de la No
Objeción a las condiciones previas
al primer desembolso y
traslada
Recibe y archiva copia física y digital
de la documentación del cumplimiento de las condiciones previas,
que incluye la No Objeción
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 79
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 01 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para la gestión de opinión técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN a los documentos de formalización de cooperación internacional (convenios, memorándum, carta de ejecución, etc.).
Inicia: Recepción de requerimiento de parte de la Dirección de Crédito Público. Finaliza: Traslado de la opinión técnica a Crédito Público y archivo de los documentos generados.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe oficio y expediente de solicitud de la Dirección de Crédito Público, para la gestión de opinión técnica de un convenio o contrato de cooperación internacional, a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y lo traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.
Nota: Dicha solicitud debe traer el expediente con los documentos requeridos por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Subdirector de Cooperación Externa
2.
Recibe y revisa el expediente.
¿Está completo el expediente?
Si: continúa procedimiento.
No: realiza las gestiones ante la Dirección de Crédito Público para completar el expediente.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
3. Digitaliza el expediente e ingresa la información en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED-.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
4.
Genera el formulario de Solicitud de Opinión Técnica de Cooperación Internacional en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED- y lo traslada al Subdirector de Cooperación Externa para su revisión y aprobación.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
5.
Revisa proyecto del formulario de Solicitud de Opinión Técnica de Cooperación Internacional.
¿Está elaborado correctamente el formulario?
No: Devuelve al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para que
Subdirector de Cooperación Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 80
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
atienda las observaciones, regresa a la actividad No. 4.
Si: Aprueba firma y traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación, continúa en actividad No. 6.
6.
Recibe el formulario firmado e integra al expediente y elabora el informe ejecutivo para solicitar la firma del Ministro a los oficio de “Solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” y traslada para su revisión al Subdirector de Cooperación Externa.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
7.
Revisa y rubrica el informe ejecutivo y traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para que gestione la firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Cooperación Externa
8. Firma y sella el informe ejecutivo y traslada al Despacho Superior. Director(a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
9.
Firma y sella los oficios de “Solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” y traslada al Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Ministro
10.
Recibe, a través Director de Planificación y Desarrollo Institucional, los oficios de “solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” firmadas por el Ministro y traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para su seguimiento.
Subdirector de Cooperación Externa
11.
Recibe los oficios de “Solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” firmadas por el Ministro, lo digitaliza y lo integra en el expediente físico y digital, y lo envía a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, para lo cual se realiza lo siguiente:
Envía el expediente completo en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED-.
Entrega el expediente impreso en las oficinas de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
12.
Realiza seguimiento del estatus de la solicitud en la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED-.
Realiza las gestiones para atender los comentarios del Comité de Emisión de Dictamen.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
13. Recibe la Opinión Técnica a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional, lo traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.
Subdirector de Cooperación Externa
14.
Recibe la Opinión Técnica y agrega al expediente correspondiente y lo remite a la Dirección de Crédito Público por medio de oficio firmado por el Director de Planificación y Desarrollo Institucional, para que continúe el proceso correspondiente.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
15. Archiva copia de los documentos generados. Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 81
Diagrama de flujo
Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- (1 de 2)
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
INICIO
Recibe oficio y expediente de
solicitud para la gestión de opinión
técnica de un convenio o contrato
de cooperación internacional, a
través del Director de Planificación y
Desarrollo Institucional y lo
traslada
Recibe y revisa el expediente
¿Está completo el expediente?
No
Realiza las gestiones ante la Dirección de Crédito Público para
completar el expediente
Digitaliza el expediente e
ingresa la información en el
Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/
Opinión Técnica
Genera el formulario de
Solicitud de Opinión Técnica de
Cooperación Internacional en el Sistema de Control
de Emisión de Dictámenes/
Opinión Técnica y lo traslada para su
revisión y aprobación
Revisa proyecto del formulario de
Solicitud de Opinión Técnica de
Cooperación Internacional
¿Está elaborado correctamente el formulario?
Devuelve para que atienda las
observaciones
No
Aprueba firma y traslada
SíRecibe el formulario firmado e integra al
expediente y elabora el informe
ejecutivo para solicitar la firma del
Ministro a los oficios de “solicitud de Opinión Técnica”
y de “Pronunciamiento
de Capacidad Técnica y
Administrativa” y traslada para su
revisión
1
Sí
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 82
Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- (2 de 2)
Subdirector de Cooperación Externa
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
MinistroResponsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
1
Revisa y rubrica el informe ejecutivo y traslada para que gestione la firma
Firma y sella el informe ejecutivo y
traslada
Firma y sella los oficios de “solicitud de Opinión Técnica”
y de “Pronunciamiento
de Capacidad Técnica y
Administrativa” y trasladaRecibe los oficios de
“Solicitud de Opinión Técnica” y
de “Pronunciamiento
de Capacidad Técnica y
Administrativa” firmadas por el
Ministro y traslada para su seguimiento
Recibe los oficios de “solicitud de Opinión
Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y
Administrativa” firmadas por el Ministro, lo digitaliza y lo integra en el expediente físico y
digital, y lo envía a Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia
Realiza seguimiento del estatus de la solicitud en
Secretaría de Planificación y
Programación de la Presidencia y en el
Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/
Opinión Técnica
Recibe la Opinión Técnica a través del
Director de Planificación y
Desarrollo Institucional, lo
traslada al Responsable de
Monitoreo, Seguimiento y
Evaluación
Recibe la Opinión Técnica y agrega al
expediente correspondiente y lo
remite a la Dirección de Crédito Público por
medio de oficio firmado por el Director de
Planificación y Desarrollo Institucional,
para que continúe el proceso
correspondiente
Archiva copia de los documentos generados
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 83
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación externa 01 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Identificación de Posibles Cooperantes
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades necesarias para la Identificación de posibles cooperantes para financiar programas y proyectos de interés para el Ministerio de Finanzas Públicas.
Inicia: Recepción de instrucción del Director de Planificación y Desarrollo Institucional. Finaliza: Entrega de informe de posibles cooperantes.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe instrucción del Director de Planificación y Desarrollo Institucional para identificación de posible donante de un proyecto específico y notifica al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.
Subdirector de Cooperación Externa
2.
Recibe instrucción, identifica cooperantes y elabora un análisis de los cooperantes identificados para financiar el proyecto específico y lo traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
3.
Recibe el listado de posibles cooperantes y realiza reuniones de presentación del proyecto a cooperantes identificados.
¿Hay algún cooperante para financiar el proyecto?
Si: Notifica al Director de Planificación y Desarrollo Institucional. Continúa en actividad No. 4.
No: Solicita actualizar el listado al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación. Regresa a la actividad No. 2.
Subdirector de Cooperación Externa
4. Recibe notificación del posible cooperante de proyecto específico e informa a donde corresponda.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 84
Diagrama de Flujo
Identificación de posibles cooperantes (1 de 1)
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
INICIO
Recibe instrucción para identificación de posible donante
de un proyecto específico y notifica
Recibe instrucción, identifica
cooperantes y elabora un análisis de los cooperantes identificados para
financiar el proyecto específico
y lo traslada
Recibe el listado de posibles
cooperantes y realiza reuniones de
presentación del proyecto a
cooperantes identificados
¿Hay algún cooperante para
financiar el proyecto?
Notifica
No
Solicita actualizar el listado al
Responsable de Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación
Sí
Recibe notificación del posible
cooperante de proyecto específico e informa a donde
corresponda
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 85
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación Externa 01 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Proceso de Gestión y Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Préstamos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para llevar a cabo el proceso de desembolso por pago directo en el exterior por préstamos, a través del Organismo Financiero Internacional.
Inicia: Traslado de contrato y documentación de respaldo por el Responsable de Adquisiciones. Finaliza: Archivo de expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Modificaciones Presupuestarias para las Entidades de la Administración Central c) Manual de Procedimientos, para la administración de cuentas de depósitos monetarios y otras modalidades de
ejecución financiadas con recursos provenientes de Organismos Multilaterales y Bilaterales de Inversión d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para realizar las gestiones de espacio presupuestario es necesario el traslado al Responsable Financiero el Plan de Adquisiciones, indicando los cambios en el caso de actualizaciones con sus respectivas no objeciones.
2. Los Contratos con sus No Objeciones deben ser trasladados al Responsable Financiero para el análisis presupuestario y financiero correspondiente.
3. Para la creación de insumos, es necesario obtener del Responsable de Adquisiciones las características técnicas específicas al detalle de los bienes y servicios a adquirir.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Traslada documentación de respaldo, solicitando la gestión de pago directo en el exterior.
Nota: Para el primer pago debe adjuntarse el contrato suscrito y su respectiva No Objeción a la contratación.
Responsable de Adquisiciones
2.
Recibe y revisa la documentación de respaldo y traslada al Responsable presupuestario
Nota: La documentación de respaldo dependerá de la Normativa del Organismo Internacional y de la naturaleza de la adquisición, conforme al listado de documentos para cada caso.
Responsable Financiero
3.
Verifica la programación de pagos, disponibilidad de espacio presupuestario, saldo financiero, cuota financiera, insumos y documentación recibida.
¿Cumple con lo requerido?
Sí: continúa en actividad No. 4.
No: procede a realizar la modificación presupuestaria correspondiente con base al manual de modificaciones presupuestarias, y la programación de cuotas, continúa en actividad No. 4
Responsable Presupuestario
4. Contacta a la empresa o consultor internacional, solicitando el recibo de pago y la información bancaria para la transferencia de fondos en el exterior.
Responsable Presupuestario
5.
Elabora y envía solicitud de desembolso por pago directo en el exterior con visto bueno del Subdirector de Cooperación Externa y gestiona las firmas registradas, a la Tesorería Nacional requiriendo su visto bueno
Responsable Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 86
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Recibe la solicitud, revisa la documentación.
¿La documentación es correcta?
Sí: emite visto bueno y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 7.
No: devuelve documentación para su corrección, regresa actividad No. 5
Tesorería Nacional
7. Recibe expediente de Tesorería Nacional y traslada al Subdirector de Cooperación Externa
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
8. Recibe expediente y solicita al Organismo Cooperante el desembolso por pago directo en el exterior.
Subdirector de Cooperación Externa
9. Recibe solicitud y realiza la acreditación correspondiente al desembolso del pago directo en el exterior solicitado.
Organismo Cooperante
10. Notifica el aviso de desembolso por pago directo en el exterior a la Dirección de Crédito Público y al Subdirector de cooperación externa.
Organismo Cooperante
11. Recibe y realiza el proceso de registro de ingreso del desembolso por pago directo en el exterior en la cuenta virtual de préstamos.
Dirección de Crédito Público
12. Traslada el Comprobante Único de Registro –CUR- de ingresos y la documentación de soporte a la Dirección de Contabilidad del Estado.
Dirección de Crédito Público
13. Analiza y verifica la información y aprueba el Comprobante Único de Registro
–CUR- de ingresos, generando el asiento contable de forma automática.
Dirección de Contabilidad del Estado
14. Remite copia del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingresos aprobados al Director de Planificación y Desarrollo Institucional
Dirección de Crédito Público
15. Recibe copia de Comprobante Único de Registro –CUR- y traslada a Subdirector de Cooperación Externa
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
16.
Recibe y solicita al responsable Financiero iniciar registro contable en de gasto del desembolso por pago directo en el exterior, en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- afectando la cuenta virtual de préstamos, en la que se generó el ingreso
Subdirector de Cooperación Externa
17.
Recibe y solicita iniciar registro contable de gasto del desembolso por pago directo en el exterior, en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- afectando la cuenta virtual de préstamos, en la que se generó el ingreso al responsable presupuestario.
Responsable Financiero
18. Realiza registro y solicita revisión al Responsable Financiero Responsable presupuestario
19. Revisa ingreso en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita autorización al Subdirector de Cooperación Externa.
Responsable Financiero
20.
Autoriza el registro contable en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- y envía copia del Comprobante Único de registro –CUR- impreso, a la Dirección de Contabilidad del Estado mediante oficio de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, con copia a la Dirección de Crédito Público y traslada Comprobante Único de registro –CUR- original al responsable Financiero.
Subdirector de Cooperación Externa
21. Recibe y traslada expediente Responsable Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 87
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
22.
Archiva el expediente.
Nota: Para solicitar un nuevo desembolso por pago directo en el exterior al Organismo Financiero Internacional, deberá haberse registrado el último desembolso.
Responsable presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 88
Diagrama de Flujo
Proceso de gestión y regularización de pagos directos en el exterior financiados por préstamos (1 de 2)
Responsable de Adquisiciones
Responsable Financiero
Responsable Presupuestario
Tesorería Nacional
INICIO
Traslada documentación de
respaldo, solicitando la
gestión de pago directo en el
exterior
Recibe y revisa la documentación de respaldo y traslada
Verifica la programación de
pagos, disponibilidad de
espacio presupuestario, saldo financiero, cuota financiera,
insumos y documentación
recibida
¿Cumple con lo requerido?
Continúa en actividad No. 4
SI
Procede a realizar la modificación
presupuestaria correspondiente
con base al manual de modificaciones
presupuestarias, y la programación de
cuotas
NO
Contacta a la empresa o consultor
internacional, solicitando el recibo
de pago y la información
bancaria para la transferencia de
fondos en el exterior
Elabora y envía solicitud de
desembolso por pago directo en el exterior con visto
bueno y gestiona las firmas registradas
requiriendo su visto bueno
Recibe la solicitud, revisa la
documentación
¿La documentación
es correcta?
Emite visto bueno y traslada
NO
Devuelve documentación
para su corrección
SI
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 89
Proceso de gestión y regularización de pagos directos en el exterior financiados por préstamos (2 de 2)
Director de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Cooperación Externa
Organismo CooperanteDirección de Crédito
PúblicoDirección de
Contabilidad del EstadoResponsable Financiero
Responsable presupuestario
1
Recibe expediente y traslada
Recibe expediente y solicita el
desembolso por pago directo en el
exterior
Recibe solicitud y realiza la
acreditación correspondiente al
desembolso del pago directo en el exterior solicitado
Notifica el aviso de desembolso por
pago directo en el exterior
Recibe y realiza el proceso de registro
de ingreso del desembolso por
pago directo en el exterior en la
cuenta virtual de préstamos
Traslada el Comprobante Único
de Registro de ingresos y la
documentación de soporte
Analiza y verifica la información y
aprueba el Comprobante Único
de Registro de ingresos, generando el asiento contable
de forma automática
Remite copia del CUR de ingresos
aprobados
Recibe copia de Comprobante Único
de Registro y traslada Recibe y solicita al
responsable iniciar registro contable en
de gasto del desembolso por
pago directo en el exterior, en el
sistema informático de gestión (SIGES)
afectando la cuenta virtual de
préstamos, en la que se generó el
ingreso
Recibe y solicita iniciar registro
contable de gasto del desembolso por pago directo en el
exterior, en el sistema informático de gestión (SIGES)
afectando la cuenta virtual de
préstamos, en la que se generó el
ingreso al responsable
presupuestario
Realiza registro y solicita revisión
Revisa ingreso en el Sistema Informático de Gestión y solicita
autorización
Autoriza el registro contable en el
Sistema Informático de Gestión y envía
copia del Comprobante Único de Registro impreso mediante oficio de
la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional, con
copia a la Dirección de Crédito Público y traslada Cur original
Recibe y traslada expediente
Archiva el expediente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 90
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación Externa 01 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Proceso de Gestión Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Donaciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los pasos para llevar a cabo el proceso de desembolso por pago directo en el exterior de una donación, a través del Organismo Cooperante.
Inicia: Traslado de contrato y documentación de respaldo por el Responsable de Adquisiciones. Finaliza: Archivo de expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Registro de Donaciones c) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Los Contratos con su No Objeción, deben ser trasladados al Responsable Financiero para el análisis financiero correspondiente.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Traslada la documentación de respaldo, solicitando la gestión de pago directo en el exterior.
Nota: Para el primer pago debe adjuntarse el contrato suscrito y su respectiva No Objeción a la contratación.
Responsable de Adquisiciones
2.
Recibe y revisa la documentación de respaldo.
¿Cumple con lo requerido?
Sí: traslada al responsable presupuestario, continua en actividad No. 3
No: Devuelve documentación. Regresa actividad No. 2
Nota: La documentación de respaldo dependerá de la Normativa del Organismo Cooperante y de la naturaleza de la adquisición, conforme al listado de documentos para cada caso.
Responsable Financiero
3.
Verifica la programación de pagos, saldo financiero y documentación recibida.
¿Cumple con lo requerido?
Sí: Contacta a la empresa o consultor internacional, solicitando el recibo de pago y la información bancaria para la transferencia de fondos en el exterior Continúa en actividad No. 4.
No: se solicita completar la documentación. Regresa actividad No. 2.
Responsable Presupuestario
4. Elabora oficio de solicitud para Organismo Cooperante del desembolso por pago directo en el exterior y traslada expediente al responsable financiero.
Responsable Presupuestario
5.
Recibe y revisa expediente de solicitud.
¿Está correcto el expediente de solicitud?
Sí: rubrica y traslada al Subdirector de cooperación externa, continua en actividad No. 6.
No: devuelve para que se atiendan las correcciones, regresa actividad No. 4.
Responsable Financiero
6. Recibe y revisa expediente de solicitud.
¿Está correcto el expediente de solicitud?
Subdirector de Cooperación Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 91
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: firma y traslada al Organismo cooperante, continua en actividad No. 7.
No: devuelve para que se atiendan las correcciones, regresa actividad No.5.
7.
Recibe solicitud y realiza la acreditación correspondiente al desembolso del pago directo en el exterior solicitado y notifica el desembolso realizado al Subdirector de Cooperación Externa.
Organismo Cooperante
8. Recibe y traslada aviso de desembolso al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación
Externa
9.
Recibe y realiza el procedimiento para el registro contable de ingreso y gasto del desembolso por pago directo en el exterior, en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES- y notifica al subdirector de cooperación externa para su autorización en el sistema.
Responsable Financiero
10. Revisa y autoriza en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita a Responsable Financiero seguir con la gestión.
Subdirector de Cooperación Externa
11.
Imprime y envía copia del Comprobante Único de Registro –CUR- a la Dirección de Crédito Público con oficio, adjuntando copia del aviso de desembolso por pago directo en el exterior; y traslada Comprobante Único de Registro –CUR- original al Responsable Presupuestario
Responsable Financiero
12.
Recibe y archiva el expediente.
Nota: Para solicitar un nuevo desembolso por pago directo en el exterior al Organismo Financiero Internacional, deberá haberse registrado el último desembolso.
Responsable Presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 92
Diagrama de Flujo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 93
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 94
ll NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Cooperación Externa 01 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Regularización Donación en Especie (Servicios, bienes y suministros)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para el registro de la regularización de donación en especie de organismos internacionales.
Inicia: Recibe documentación para gestionar la creación de los códigos específicos. Fin: Recibe, remite copia del Comprobante Único de Registro –CUR- a la Dirección de Crédito Público y archiva el expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b. Manual de Registro de Donaciones c. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas d. Instrumento de Formalización de Cooperación
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No hay disposiciones internas para este procedimiento”
Elaboración de solicitud de códigos específicos.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe la documentación legal de la donación en especie y traslada al Financiero, para gestionar la creación de los códigos específicos.
Director (a) De Planificación y Desarrollo Institucional
2. Recibe y revisa la documentación legal, traslada al Responsable Financiero, para elaboración de oficio de solicitud de creación de códigos específicos.
Subdirector de Cooperación Externa
3. Elabora oficio de solicitud de creación de códigos específicos y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Responsable Financiero
4.
Recibe y revisa solicitud.
¿Es correcta la solicitud?
Sí: da visto bueno y traslada al Director para firma correspondiente, continua en actividad No. 5.
No: devuelve para atender observaciones, regresa a actividad No. 3.
Subdirector de Cooperación Externa
5. Recibe y firma oficio de solicitud de creación de códigos específicos y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo institucional
6. Recibe y traslada oficio de solicitud de creación de códigos específicos y traslada oficio de solicitud de creación de códigos a la Dirección de Crédito Público.
Subdirector de Cooperación Externa
7. Recibe solicitud, realiza la creación de códigos solicitados y notifica al Director de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-.
Dirección de Crédito Público
8. Recibe la notificación de la creación de códigos y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
9. Recibe la notificación de la creación de códigos y traslada al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación
Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 95
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Recibe la notificación y traslada a Responsable Presupuestario. Responsable Financiero
11. Recibe y archiva expediente. Responsable presupuestario
Regularización de servicios.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación de la Dirección de Crédito Público, del pago del servicio realizado por el Organismo Cooperante y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2. Recibe, conoce y traslada la notificación al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación
Externa
3.
Recibe, revisa y traslada notificación solicitando al Responsable presupuestario que realice el registro en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.
Responsable Financiero
4.
Recibe notificación, opera la gestión en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita al Responsable Financiero la aprobación correspondiente en el sistema.
Responsable presupuestario
5.
Revisa el registro contable en el módulo de donaciones en especie.
¿Está correcto el registro?
Sí: aprueba el registro en el sistema, Imprime Comprobante Único de Registro –CUR- de regularización con firma electrónica y traslada a Responsable presupuestario, para que remita copia a la Dirección de Crédito Público. Continua en actividad No. 6
No: rechaza registro para atender observaciones, regresa actividad No.4
Responsable Financiero
6. Recibe, remite copia a la Dirección de Crédito Público y Archiva el expediente. Responsable presupuestario
Regularización de bienes y suministros
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación de la entrega de los bienes por parte del Organismo Cooperante y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2. Recibe, conoce y traslada la notificación al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación
Externa
3. Recibe, convoca y gestiona la recepción de los bienes de acuerdo al convenio suscrito.
Responsable Financiero
4.
Revisan los bienes a entregar.
¿Los bienes a entregar corresponden a lo establecido en el convenio suscrito?
Sí: continúa en actividad No. 5
No: rechaza entrega por incumplimiento de convenio y finaliza procedimiento.
Responsable Financiero /Persona nombrada por la
sección de Almacén y sección de Inventario
5. Recibe y suscribe acta de recepción. Responsable Financiero /persona nombrada por la
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 96
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
sección de Almacén y sección de Inventario
6.
Registra los bienes y/o suministros en el módulo de almacén en el sistema correspondiente y traslada expediente.
¿A quién corresponde el registro?
Bienes: continúa en actividad No. 7.
Suministros: continúa en actividad No.8
Sección de almacén
7. Recibe expediente y registra los bienes en el módulo de inventario en el sistema correspondiente y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa.
Sección de inventario
8. Recibe expediente, y solicita al Responsable Financiero el registro en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.
Subdirector de Cooperación Externa
9.
Recibe, revisa y traslada expediente solicitando a Responsable presupuestario, que realice el registro en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.
Responsable Financiero
10.
Recibe expediente, opera la gestión en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita al Responsable Financiero, la aprobación correspondiente en el sistema.
Responsable presupuestario
11.
Revisa el registro contable en el módulo de donaciones en especie.
¿Está correcto el registro?
Sí: aprueba el registro en el sistema, Imprime Comprobante Único de Registro –CUR- de regularización con firma electrónica y traslada al Responsable presupuestario, para que remita copia a la Dirección de Crédito Público. Continúa en actividad No. 12.
No: rechaza registro para atender observaciones, regresa actividad No.10
Responsable Financiero
12. Recibe, remite copia del Comprobante Único de Registro –CUR- a la Dirección de Crédito Público y archiva el expediente.
Responsable presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 97
Diagrama de Flujo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 98
Diagrama de Flujo
Regularización de servicios (1 de 1)
Director de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable Financiero Responsable
presupuestario
INICIO
Recibe notificación del pago del servicio
realizado por el Organismo
Cooperante y traslada
Recibe, conoce y traslada la
notificación
Recibe, revisa y traslada notificación
solicitando que realice el registro en el módulo de donaciones en
especie del SIGESRecibe notificación, opera la gestión en
el módulo de donaciones en
especie del SIGES y solicita la
aprobación correspondiente en
el sistema
Revisa el registro contable en el
módulo de donaciones en
especie
¿Está correcto el registro?
Aprueba el registro en el sistema,
Imprime CUR de regularización con firma electrónica y traslada para que remita copia a la
Dirección de Crédito Público
NO
Rechaza registro para atender
observacionesSI
Recibe, remite copia y Archiva el expediente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 99
Diagrama de Flujo
Regularización de bienes y suministros (1 de 2)
Director de P lanificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable Financiero
Jefe de Departamento Financiero, persona nombrada por la sección de Almacén, persona nombrada por la sección de
Inventario
Sección de almacén
INICIO
Recibe notificación de la entrega de los bienes por parte del
Organismo Cooperante y
traslada
Recibe, conoce y traslada la
notificación
Recibe, convoca y gestiona la
recepción de los bienes de acuerdo
al convenio suscrito
Revisan los bienes a entregar
¿Los bienes a entregar
corresponden a lo establecido en el
convenio suscrito?
Continúa procedimiento
SI
Rechaza entrega por incumplimiento de
convenio
NO
Recibe y suscribe acta de recepción
¿A quien corresponde el
registro?
Continúa procedimiento
Registra los bienes y/o suministros en
el módulo de almacén en el
sistema correspondiente y
traslada expediente
BIENES
Continua
SUMINISTROS
2
1
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 100
Regularización de bienes y suministros (2 de 2)
Sección de inventarioSubdirector de
Cooperación Externa
Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa
Responsable presupuestario
Responsable Financiero
Recibe expediente y registra los bienes en el módulo de inventario en el
sistema correspondiente y
traslada expediente
Recibe expediente, y solicita el registro
en el módulo de donaciones en
especie del SIGES
Recibe, revisa y traslada expediente
solicitando que realice el registro en el módulo de donaciones en
especie del SIGES
FIN
3
Recibe expediente, opera la gestión en
el módulo de donaciones en
especie del SIGES y solicita la
aprobación correspondiente en
el sistema
Revisa el registro contable en el
módulo de donaciones en
especie
¿Está correcto el registro?
Aprueba el registro en el sistema,
Imprime CUR de regularización con firma electrónica y traslada para que remita copia a la
Dirección de Crédito Público
NO
Rechaza registro para atender
observacionesSI
Recibe, remite copia del CUR y archiva el
expediente1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 101
ll NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Subdirección de Cooperación Externa 01 1 de 10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Proceso de Liquidación y Cierre de Operaciones de la Cooperación Reembolsable y no Reembolsable
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades que conlleva el cierre de una operación de cooperación reembolsable y no reembolsable.
Inicia: El periodo de cierre se inicia según el plazo definido en el Convenio o Documento de formalización de la cooperación reembolsable o no reembolsable.
Finaliza: Se archiva expediente
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Procedimientos, para la Administración de cuentas de depósitos monetarios y otras modalidades de
ejecución financiadas con recursos provenientes de Organismos Multilaterales y Bilaterales de Inversión c) Manual de Registro de Donaciones d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas e) Instrumento de Formalización de Cooperación
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Firma registrada en liquidación y oficio subdirector 2. En ausencia de los titulares de los procedimientos se debe delegar a las personas que se consideren
Liquidación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita al Responsable Financiero, realizar la liquidación final de los recursos desembolsados por el Organismo Cooperante.
Subdirector de Cooperación Externa
2. Recibe instrucción y solicita a Rresponsable presupuestario, elaborar la liquidación final de acuerdo a los recursos desembolsados por el Organismo Cooperante.
Responsable Financiero
3. Elabora la liquidación final, borrador de oficio y traslada al Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa para su revisión.
Responsable presupuestario
4.
Recibe y revisa expediente de liquidación.
¿El expediente está correcto?
Sí: firma liquidación y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa. Continúa en actividad No. 5.
No: devuelve al Responsable presupuestario para atender observaciones, regresa actividad No.3
Responsable Financiero
5.
Recibe y revisa expediente de liquidación.
¿La liquidación esta correcta?
Sí: firma liquidación, oficio y envía a Organismo Cooperante, continúa en actividad No. 6.
No: devuelve al Responsable Financiero para atender observaciones, regresa actividad No. 4.
Subdirector de Cooperación Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 102
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Recibe el visto bueno de la liquidación final por parte del Organismo Cooperante y notifica al Responsable Financiero.
Subdirector de Cooperación Externa
7. Recibe notificación y traslada expediente al Responsable presupuestario para su archivo.
Responsable Financiero
8. Recibe el expediente y archiva. Responsable presupuestario
Devolución de saldo no ejecutado.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe y traslada informe final de auditoría al Subdirector de Cooperación Externa. Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
2.
Recibe y revisa informe final de auditoría.
¿El informe de auditoría refleja saldo no ejecutado?
No: finaliza procedimiento.
Sí: traslada expediente y solicita gestionar la devolución del saldo no ejecutado al Responsable Financiero, continúa en actividad No. 3.
Subdirector de Cooperación Externa
3. Recibe informe final de auditoría, y solicita al Responsable presupuestario preparar expediente de devolución.
Responsable Financiero
4. Prepara expediente de devolución y borrador de oficio de solicitud a la Tesorería Nacional, traslada al Responsable Financiero
Responsable presupuestario
5.
Recibe y revisa expediente.
¿Está correcto el expediente?
Sí: rubrica oficio y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 6.
No: devuelve expediente a los responsables para atender las observaciones, regresa actividad No. 4.
Responsable Financiero
6.
Revisa expediente para gestionar la devolución.
¿Está correcto el expediente?
Sí: rubrica y gestiona firma de oficio con el Director y traslada expediente al Responsable Financiero de, continúa en actividad No. 7.
No: devuelve expediente al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No. 5.
Subdirector de Cooperación Externa
7. Recibe expediente y gestiona firmas registradas de la Dirección Financiera ante la Tesorería Nacional y entrega oficio y expediente a la Tesorería Nacional.
Responsable Financiero
8.
Recibe y revisa expediente
¿Está correcto el expediente?
Sí: Realiza la devolución del saldo no ejecutado a la cuenta que corresponda, continúa en actividad No. 9.
No: devuelve expediente para atender observaciones, regresa actividad No. 6.
Tesorería Nacional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 103
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. Recibe nota de débito y crédito, traslada Subdirector de Cooperación Externa. Director (a) de Planificación y
Desarrollo Institucional
10. Recibe y solicita Responsable financiero, elaborar borrador de oficio de notificación de la devolución realizada al Organismo Cooperante.
Subdirector de Cooperación Externa
11.
Elabora el oficio de notificación de la devolución realizada al Organismo Cooperante con copia a la Dirección de Crédito Público, traslada a Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa para revisión.
Responsable Financiero
12.
Recibe y revisa oficio de notificación
¿Está correcto el oficio de notificación?
Sí: Firma oficio de notificación, traslada al Organismo Cooperante, continúa en actividad No. 13.
No: devuelve expediente para atender observaciones, regresa actividad No. 11
Subdirector de Cooperación Externa
13. Recibe oficio de notificación, e informan a la Unidad Ejecutora la finalización de la operación.
Organismo Cooperante
14. Recibe y traslada notificación de la finalización de la operación al Responsable Financiero.
Subdirector de Cooperación Externa
15. Recibe notificación y traslada al Responsable presupuestario para su archivo. Responsable Financiero
16. Recibe el expediente y archiva. Responsable presupuestario
Cierre de cuentas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita iniciar gestión de cierre de cuentas al Financiero. Subdirector de Cooperación
Externa
2. Recibe instrucción y solicita al Responsable presupuestario, elaborar borrador de oficio dirigido a la Dirección de Crédito Público, para gestionar el cierre de cuentas.
Responsable Financiero
3. Elabora borrador de oficio y traslada al Responsable Financiero. Responsable presupuestario
4.
Recibe y revisa oficio de solicitud.
¿Está correcto el oficio de solicitud?
Sí: rubrica oficio y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 5.
No: devuelve para que atienda las observaciones, regresa actividad 3.
Responsable Financiero
5.
Recibe y revisa expediente de solicitud.
¿Está correcto el expediente?
Sí: da Visto Bueno y traslada al Director, continúa en actividad No. 6.
No: devuelve al Responsable Financiero para que atienda las observaciones, regresa actividad 4.
Subdirector de Cooperación Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 104
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Recibe y revisa expediente de solicitud.
¿Está correcto el expediente?
Sí: firma oficio y traslada expediente a la Dirección de Crédito Público, continúa en actividad No. 7.
No: devuelve al Subdirector de Cooperación Externa para que atienda las observaciones, regresa actividad 5.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
7.
Recibe oficio por parte de la Dirección de Crédito Público, notificando la inhabilitación de las cuentas correspondientes y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
8. Recibe oficio de inhabilitación de las cuenta y traslada a la Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación
Externa
9. Recibe oficio de inhabilitación de las cuenta y traslada al Responsable presupuestario.
Responsable Financiero
10. Recibe oficio de inhabilitación de las cuenta y archiva. Responsable presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 105
Diagrama de Flujo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 106
Diagrama de Flujo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 107
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 108
Devolución de saldo no ejecutado (3 de 3)
Organismo Cooperante
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable Financiero
Responsable presupuestario
Recibe oficio de notificación, e informan de la
operación
FIN
4
Recibe y traslada notificación de la finalización de la
operación
Recibe notificación y traslada para su
archivo
Recibe el expediente y
archiva
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 109
Diagrama de Flujo
Cierre de cuentas (1 de 2)
Subdirector de Cooperación Externa Responsable Financiero Responsable
presupuestario
INICIO
Solicita iniciar gestión de cierre de
cuentas
Recibe instrucción y solicita elaborar
borrador de oficio para gestionar el cierre de cuentas
Elabora borrador de oficio y traslada
¿Está correcto el oficio de solicitud?
Rubrica oficio y traslada expediente
NO
Devuelve para que atienda las
observaciones
Da Visto Bueno y traslada
Recibe y revisa oficio de solicitud
SI
Recibe y revisa expediente de
solicitud
¿Está correcto el expediente?
NO
Devuelve para que atienda las
observacionesSI
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 110
Cierre de cuentas (2 de 2)
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de Cooperación Externa
Responsable Financiero
Responsable presupuestario
1
Recibe y revisa expediente de
solicitud
¿Está correcto el expediente?
Firma oficio y traslada expediente
SI
Devuelve para que atienda las
observaciones
NO
2
Recibe oficio por parte de la
Dirección de Crédito Público, notificando la inhabilitación de
las cuentas correspondientes y
traslada
Recibe oficio de inhabilitación de las
cuenta y traslada
Recibe oficio de inhabilitación de las
cuenta y traslada
Recibe oficio de inhabilitación de las
cuenta y archiva
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 111
ll NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Subdirección de Cooperación Externa 01 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Solicitud de Desembolsos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para llevar a cabo el proceso de desembolsos a través del Organismo Cooperante.
Inicia: Subdirector solicita la elaboración de la solicitud
Finaliza: Archivo de expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Procedimientos, para la Administración de cuentas de depósitos monetarios y otras modalidades de
ejecución financiadas con recursos provenientes de Organismos Multilaterales y Bilaterales de Inversión c) Manual de Registro de Donaciones d) Instrumentos de Formalización de Cooperación
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No hay disposiciones internas para este procedimiento”
Elaboración de solicitud para primer desembolso de una Operación no Reembolsable (Donación)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita por medio escrito al Responsable Financiero Contable iniciar con la elaboración de la solicitud.
Subdirector de Cooperación Externa
2. Recibe instrucción y requiere al Responsable Financiero presupuestario, preparar solicitud de desembolso.
Responsable Financiero
3.
Prepara solicitud de acuerdo a la proyección de gastos en base del plan de adquisiciones y las normas del Organismo Cooperante y traslada al Responsable Financiero.
Responsable presupuestario
4.
Recibe y revisa solicitud.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: rubrica y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 5.
No: devuelve al Responsable financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.3
Responsable Financiero
5.
Recibe y revisa solicitud.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: Firma y traslada al Organismo Cooperante, continúa en actividad No. 6.
No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.3
Subdirector de Cooperación Externa
6.
Recibe notificación de operación del desembolso por parte del Organismo cooperante y traslada al Responsable Financiero para elaborar la solicitud de registro de ingreso en el sistema correspondiente, a la Dirección de crédito Público.
Subdirector de Cooperación Externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 112
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Recibe la notificación de la operación de desembolso e instruye al responsable presupuestario para elaborar borrador de oficio para la Dirección de Crédito Público solicitando el registro del ingreso en el sistema correspondiente.
Responsable Financiero
8.
Elabora borrador de oficio para solicitar a la Dirección de Crédito Público el registro del ingreso en el sistema correspondiente y traslada al Responsable Financiero.
Responsable presupuestario
9.
Recibe y revisa oficio de solicitud.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: rubrica y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continua en actividad No. 10.
No: devuelve a la Responsable presupuestario para atender las observaciones, regresa actividad No. 8.
Responsable Financiero
10.
Recibe y revisa oficio de solicitud.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: firma y traslada a la Dirección de Crédito Publico, continúa en actividad No. 11.
No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.9
Subdirector de Cooperación Externa
11.
Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso por parte de la Dirección de Crédito Público y traslada al Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa.
Subdirector de Cooperación Externa
12. Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso y traslada al responsable financiero presupuestario de cooperación externa
Responsable Financiero
13. Recibe Comprobante Único de Registro –CUR- y archiva el expediente. Persona responsable
financiero presupuestario de cooperación externa
Elaboración de solicitud de desembolsos para una Operación Reembolsable (Préstamo) y de segundo y más
desembolsos para una operación No reembolsable (Donaciones)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita al Responsable Financiero iniciar con la elaboración de la solicitud de desembolso al Organismo Cooperante y de visto bueno a la Tesorería Nacional.
Subdirector de Cooperación Externa
2. Recibe instrucción y requiere al Responsable presupuestario preparar las solicitudes.
Responsable Financiero
3.
Prepara solicitud de desembolso de acuerdo a la proyección de gastos con base al plan de adquisiciones y las normas del Organismo Cooperante y la solicitud de visto bueno de la Tesorería Nacional y traslada al Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa.
Responsable presupuestario
4.
Recibe y revisa solicitudes.
¿Están correctas las solicitudes?
Sí: rubrica solicitudes y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 5.
No: devuelve al Responsable presupuestario de cooperación externa para atender las observaciones, regresa actividad No.3
Responsable Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 113
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Recibe y revisa solicitudes.
¿Están correctas las solicitudes?
Sí: rubrica solicita al Responsable del Departamento Financiero, gestionar las firmas registradas para la solicitud de visto bueno de la Tesorería Nacional, continúa en actividad No. 6.
No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa a la actividad No. 4.
Subdirector de Cooperación Externa
6. Recibe solicitudes, gestiona firmas registradas de la Dirección Financiera, entrega expediente a la Tesorería Nacional para Visto Bueno.
Responsable Financiero
7.
Recibe y revisa solicitud para Visto Bueno.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: da visto bueno y traslada a Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 8.
No: devuelve al Subdirector Cooperación Externa para atender observaciones, regresa actividad No. 3.
Tesorería Nacional
8. Recibe solicitud con visto bueno de Tesorería Nacional y traslada a Subdirector de Cooperación Externa.
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
9. Envía el expediente al Organismo Cooperante. Subdirector de Cooperación
Externa
10.
Recibe notificación de operación del desembolso del Organismo Cooperante y traslada al Responsable Financiero para elaborar la solicitud de registro de ingreso en el sistema correspondiente, a la Dirección de crédito Público.
Subdirector de Cooperación Externa
11.
Recibe la notificación de la operación de desembolso e instruye al Responsable presupuestario para elaborar borrador de oficio para la Dirección de Crédito Público solicitando el registro del ingreso en el sistema correspondiente.
Responsable Financiero
12.
Elabora borrador de oficio para solicitar a la Dirección de Crédito Público el registro del ingreso en el sistema correspondiente y traslada al Responsable Financiero.
Responsable presupuestario
13.
Recibe y revisa oficio de solicitud.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: rubrica y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 14.
No: devuelve Responsable presupuestario de cooperación externa para atender las observaciones, regresa actividad No.12.
Responsable Financiero
14.
Recibe y revisa oficio de solicitud.
¿Esta correcta la solicitud?
Sí: firma y traslada a la Dirección de Crédito Público, continúa en actividad No. 15.
No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.13.
Subdirector de Cooperación Externa
15. Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso por parte de la Dirección de Crédito Público y traslada al Responsable Financiero.
Subdirector de Cooperación Externa
16. Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso y traslada al Responsable presupuestario.
Responsable Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 114
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
17. Recibe Comprobante Único de Registro –CUR- y archiva el expediente. Responsable presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 115
Diagrama de Flujo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 116
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 117
Diagrama de Flujo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 118
Elaboración de solicitud de desembolsos para una Operación Reembolsable (Préstamo) y de segundo y más desembolsos para una operación No reembolsable (Donaciones) (2 de 2)
Tesorería Nacional Director de Planificación y
Desarrollo InstitucionalSubdirector de Cooperación
ExternaResponsable Financiero Responsable presupuestario
Recibe solicitud con visto bueno y
trasladaEnvía el expediente
Recibe notificación de operación del
desembolso y traslada para
elaborar la solicitud de registro de ingreso en el
sistema correspondiente
1
Recibe y revisa solicitud para Visto
Bueno
¿Esta correcta la solicitud?
Da visto bueno y traslada
SI
Devuelve para atender
observaciones
NO
2
Recibe la notificación de la
operación de desembolso e instruye para
elaborar borrador de oficio para el
registro del ingreso en el sistema
correspondiente
Elabora borrador de oficio para solicitar
el registro del ingreso en el
sistema correspondiente y
traslada
Recibe y revisa oficio de solicitud
¿Esta correcta la solicitud?
Rubrica y traslada
NO
Devuelve para atender las
observacionesSI
Recibe y revisa oficio de solicitud
¿Esta correcta la solicitud?
Firma y traslada
NO
Devuelve para atender las
observacionesSI
Recibe notificación del CUR de ingreso y
traslada
Recibe notificación del CUR de ingreso y
traslada
Recibe CUR y archiva el
expediente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 119
4. Gestión de Calidad
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Desarrollo institucional 01 1 de 10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades y criterios necesarios para la gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, en función de las oportunidades de mejora identificadas en los procesos, leyes y normativa aplicable.
Inicia: Recepción de solicitud de modificación de estructura organizacional.
Finaliza: Traslado de expediente para el archivo correspondiente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley del Organismo Ejecutivo b) Ley del Plan Anual de Salarios y Normas para su Administración c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS: 1. La revisión de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio, puede realizarse por solicitud de las dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas o lineamientos del Despacho Ministerial. 2. Para el proceso de reformas al Reglamento Orgánico Interno, la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
(DIPLANDI) podrá realizar la coordinación necesaria con la Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Auditoría Interna, Dirección de Asesoría Jurídica, así como con las autoridades de las dependencias objeto de modificación de funciones y estructura.
3. Todo requerimiento de modificación a la estructura organizacional de las Dependencias del Ministerio, que no afecte el Reglamento Orgánico Interno, deberá ser entregado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, mediante oficio firmado por el Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante, debiendo contar con el visto bueno del Despacho Ministerial que corresponda.
4. En el caso de una modificación de la estructura organizacional de una o varias dependencias, que afecte el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio, deberá ser entregado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, mediante oficio firmado por el Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante, debiendo contar con el visto bueno del Despacho Ministerial que corresponda y con la autorización del Despacho Superior.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de modificación de estructura organizacional de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante, con documento de propuesta técnica que justifique la necesidad de tal modificación. Remite al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
2. Recibe y revisa solicitud de modificación de estructura organizacional. Asigna a personal asignado del área de Desarrollo Institucional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
3. Identifica la(s) dependencia(s) objeto de análisis y recopila la normativa aplicable. Personal asignado del área de
Desarrollo Institucional
4.
Analiza la información recopilada de las áreas incluidas en la modificación de la estructura organizacional de la dependencia solicitante y revisa el expediente presentado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-, el cual debe incluir como mínimo la información siguiente:
1. Oficio de solicitud de modificación de la estructura organizacional interna firmado por el Director o Puesto equivalente de la Dependencia solicitante, con visto bueno del Despacho Ministerial del área que corresponde y para las modificaciones que requieran reformas al Reglamento Orgánico Interno, además deberá contar con la autorización del Despacho Superior
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 120
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 2. Justificación técnica y legal 3. Estructura organizacional actual y propuesta de la dependencia 4. Estructura de puestos propuesta en función a la modificación o reforma de la
estructura organizacional de la dependencia 5. Funciones de las unidades administrativas incluidas en la modificación o reforma de
la estructura y/o puestos a crear o modificar 6. Acciones de puestos identificadas de acuerdo a la estructura de puestos propuesta 7. Cuantificación del incremento de la nómina de acuerdo a la modificación o reforma
de la estructura organizacional
Nota: La información podrá variar en función al tipo de modificación de estructura organizacional de que se trate.
5.
Establece si la documentación presentada por la Dependencia para el requerimiento de modificación de la estructura organizacional cumple con la información mínima, dependiendo del tipo de modificación de que se trate: ¿Cumple con la información mínima? Sí: Elabora proyecto de opinión técnica, de Acuerdo Ministerial o Gubernativo, según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos solicitando el dictamen técnico en el ámbito de competencia. Continúa en actividad número 8. No: Informa al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, para que se requiera a la Dependencia solicitante información complementaria o adicional, según sea el caso. Continúa en actividad No. 6.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
6. Solicita a la Dependencia requirente complementar o adicionar información a la propuesta de modificación de estructura organizacional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
7. Envía información complementaria para fortalecer la propuesta de modificación de estructura organizacional, atendiendo el requerimiento realizado por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Regresa actividad número 4.
Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante
8.
Valida proyecto de opinión técnica, de Acuerdo Gubernativo o Ministerial, según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos, cuando aplique realizar cambios. Firma opinión técnica y gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
9.
Firma opinión técnica y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos solicitando dictamen técnico. Traslada documentos al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
10. Integra expediente y gestiona el envío del mismo a la Dirección de Recursos Humanos.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
11. Elabora dictamen técnico favorable en materia de recursos humanos y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Dirección de Recursos Humanos
12. Recibe dictamen favorable de la Dirección de Recursos Humanos, y traslada al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
13. Envía expediente al personal asignado del área de Desarrollo Institucional, solicitando la elaboración del oficio dirigido a la Dirección Financiera para requerir el dictamen de disponibilidad presupuestaria.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
14.
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera e integra al expediente. Gestiona validación del oficio con el Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional y firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional. Coordina envío de expediente a la Dirección Financiera.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
15. Elabora dictamen de disponibilidad presupuestaria favorable y traslada a la Dirección Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 121
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
16. Recibe dictamen de disponibilidad presupuestaria por parte de la Dirección Financiera y traslada expediente al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
17.
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, solicitando emisión de dictamen de disponibilidad presupuestaria, así como informe ejecutivo de traslado al Despacho Superior. Gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional en el informe ejecutivo y rúbrica en el oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto. Coordina envío del expediente al Despacho Superior para firma del oficio.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
18.
Revisa expediente y determina si es procedente continuar con la gestión de aprobación de la modificación de la estructura organizacional que se presenta. ¿Es procedente la aprobación de la modificación de estructura organizacional? Sí: Firma oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, solicitando dictamen de disponibilidad presupuestaria en función a la modificación de estructura organizacional presentada. Continúa procedimiento. No: Regresa expediente a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para que notifique a la Dependencia solicitante y finalice el proceso.
Despacho Superior
19. Recibe Expediente y traslada al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
20.
Verifica si es procedente continuar con la gestión de aprobación de la modificación de estructura organizacional presentada por la Dependencia solicitante. ¿Es procedente continuar? Sí: Coordina el envío del expediente a la Dirección Técnica del Presupuesto, que incluye el oficio de solicitud de dictamen de disponibilidad presupuestaria. Continúa actividad número 22. No: Gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del oficio para notificar a la Dependencia solicitante de que no procede su requerimiento de modificación o reforma de estructura organizacional. Continúa procedimiento.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
21. Gestiona firma del oficio con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina el envío del oficio a la Dependencia solicitante. Finaliza el procedimiento.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
22. Emite dictamen de disponibilidad presupuestaria favorable y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Dirección Técnica del Presupuesto
23.
Recibe expediente con dictamen de disponibilidad presupuestaria favorable; gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del proyecto de oficio dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica. Gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina envío de expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
24.
Emite dictamen jurídico favorable y establece si corresponde a una reforma de Reglamento Orgánico Interno (Acuerdo Gubernativo) o a una modificación de Estructura Orgánica Interna (Acuerdo Ministerial). Acuerdo Gubernativo: Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo envía a la Oficina Nacional de
Dirección de Asesoría Jurídica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 122
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Servicio Civil. Continúa en actividad número 31. Acuerdo Ministerial: Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Continúa en actividad No. 25.
25. Recibe expediente y gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del proyecto de oficio dirigido a la Secretaría General para iniciar proceso de firma del Acuerdo Ministerial.
Subdirector de Planificación y Desarrollo Institucional
26.
Gestiona con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional la firma del oficio dirigido a la Secretaría General, mediante el cual se solicita iniciar con el proceso de aprobación de la modificación de estructura organizacional, mediante la emisión del Acuerdo Ministerial.
Subdirector de Planificación y Desarrollo Institucional
27. Gestiona firma del Acuerdo Ministerial ante el Despacho Ministerial. Secretaría General
28. Firma el Acuerdo Ministerial de aprobación de la modificación de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio, en función al requerimiento presentado por la Dependencia solicitante. Devuelve a la Secretaría General.
Despacho Ministerial
29. Asigna número de Acuerdo Ministerial y entrega expediente con copia certificada del Acuerdo Ministerial emitido, a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Secretaría General
30.
Gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del oficio para notificar a la Dependencia solicitante y al resto de las Dependencias del Ministerio sobre la emisión del Acuerdo Ministerial de aprobación de la modificación de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, en función al requerimiento presentado por la Dependencia solicitante. Coordina envío del oficio de notificación y copia del Acuerdo Ministerial emitido. Continúa actividad número 35.
Subdirector de Planificación y Desarrollo Institucional
31.
Con el visto bueno de la Oficina Nacional de Servicio Civil y con dictamen favorable de disponibilidad presupuestaria por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto, envía expediente a la Procuraduría General de la Nación, para posterior gestión de aprobación ante la Secretaría General de la Nación.
Dirección de Asesoría Jurídica
32.
Coordina con la Dirección de Comunicación Social para la publicación del Acuerdo Gubernativo, de aprobación de reforma al Reglamento Orgánico Interno del Ministerio. Traslada copia certificada del Acuerdo Gubernativo a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Secretaría General
33.
Emitido y publicado el Acuerdo Gubernativo de modificación al Reglamento Orgánico Interno, gestiona la elaboración del oficio para notificar a la dependencia solicitante y al resto de Dependencias del Ministerio, a fin que inicie con las gestiones necesarias para la implementación de la reformas aprobadas.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
34.
Gestiona ante la Secretaría General del Ministerio la actualización del Acuerdo Ministerial de aprobación de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, en función a las reformas realizadas al Reglamento Orgánico Interno, mediante oficio firmado por el Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
35. Traslada expediente al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional para el archivo correspondiente.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 123
Diagramas de Flujo
Procedimiento Gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del MINFIN (1 de 5)
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
Personal asignado del área de Desarrollo InstitucionalDirector o puesto equivalente de la
Dependencia solicitante
INICIO
Recibe solicitud de modificación de estructura
organizacional de la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
¿Cumple con la información
mínima?
Revisa solicitud de modificación de estructura
organizacional. Asigna a personal asignado del área de Desarrollo Institucional
Identifica la(s) dependencia(s) objeto de
análisis y recopila la normativa aplicable
Analiza la información recopilada de las áreas
incluidas en la modificación de la estructura
organizacional de la dependencia solicitante y
revisa el expediente presentado a la DIPLANDI
Establece si la documentación presentada cumple con la información
mínimaElabora proyecto de opinión
técnica, de Acuerdo Ministerial o Gubernativo,
según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de
Recursos Humanos solicitando el dictamen
técnico No
Informa para que se requiera a la Dependencia solicitante información complementaria
o adicional
Sí
Solicita a la Dependencia requirente complementar o adicionar información a la
propuesta
Envía información complementaria para
fortalecer la propuesta de modificación de estructura
organizacional
Valida proyecto de opinión técnica, de Acuerdo Gubernativo o Ministerial, según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos, cuando aplique realiza cambios.
Firma opinión técnica y gestiona firma del Director
de Planificación y Desarrollo Institucional.
A
A
Firma opinión técnica y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos solicitando dictamen técnico.
Integra expediente y gestiona el envío del mismo a la Dirección de Recursos
Humanos.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 124
Procedimiento Gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del MINFIN (2 de 5)
Dirección de Recursos Humanos Director DIPLANDISubdirector de Proyectos y
Desarrollo InstitucionalPersonal asignado del área de
Desarrollo InstitucionalDirección Financiera
1
Elabora dictamen técnico favorable en materia de
recursos humanos
Recibe dictamen favorable de la Dirección de Recursos
Humanos, y traslada
Envía expediente y solicita la elaboración del oficio dirigido a la Dirección
Financiera para requerir el dictamen de disponibilidad
presupuestaria
Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera e integra al
expediente
Gestiona validación del oficio con el Subdirector de
Proyectos y Desarrollo Institucional y firma del Director de DIPLANDI
Coordina envío de expediente a la Dirección
Financiera.
Elabora dictamen de disponibilidad
presupuestaria favorable y traslada
Recibe dictamen de disponibilidad
presupuestaria y traslada
Elabora proyecto de oficio dirigido a la DTP, solicitando
emisión de dictamen de disponibilidad
presupuestaria, así como informe ejecutivo de traslado
al Despacho Superior
Gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional en el informe ejecutivo y rúbrica en el oficio dirigido a la DTP
Coordina envío del expediente al Despacho Superior para firma del oficio.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 125
Procedimiento Gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del MINFIN (3 de 5)
Despacho Superior Director DIPLANDI Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
2
Revisa expediente y determina si es procedente continuar con la gestión de aprobación de la modificación de la estructura organizacional que se presenta
¿Es procedente la aprobación?
4
Firma oficio dirigido a la DTP, solicitando dictamen de disponibilidad presupuestaria en función a la modificación de estructura organizacional presentada
Sí
Regresa expediente a la DIPLANDI para que notifique a la Dependencia solicitante y finalice el proceso.
No
3
Recibe Expediente y traslada
Verifica si es procedente
continuar con la gestión de aprobación
¿Es procedente la aprobación?
Coordina el envío del expediente a la
DTP
Sí
Gestiona con el Personal asignado
del área de Desarrollo
Institucional la elaboración del
oficio para notificar a la Dependencia solicitante de que
no procede su requerimiento de
modificación
No
Gestiona firma del oficio con el Director de DIPLANDI y
coordina el envío del oficio a la Dependencia
solicitante
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 126
Procedimiento Gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del MINFIN (4 de 5)
Dirección Técnica del Presupuesto
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
Dirección de Asesoría Jurídica Secretaría General
4
Emite dictamen de disponibilidad presupuestaria
favorable y envía
Recibe expediente con dictamen de
disponibilidad presupuestaria
favorable
Gestiona con el Personal asignado del área de
Desarrollo Institucional la elaboración del proyecto de oficio
dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica
Gestiona firma del Director de DIPLANDI y
coordina envío de expediente a la
Dirección de Asesoría Jurídica
Emite dictamen jurídico favorable y establece si corresponde a una reforma de Reglamento Orgánico Interno (Acuerdo Gubernativo) o a una modificación de Estructura Orgánica Interna (Acuerdo Ministerial)
Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo
envía a la DIPLANDI
Acuerdo Ministerial
Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo
envía a la Oficina Nacional de Servicio Civil
Acuerdo Gubernativo
Recibe expediente y gestiona con el Personal
asignado del área de Desarrollo Institucional
la elaboración del proyecto de oficio
dirigido a la Secretaría General para iniciar proceso de firma del Acuerdo Ministerial
Gestiona con el Director de DIPLANDI la firma del
oficio dirigido a la Secretaría General, mediante el cual se solicita iniciar con el
proceso de aprobación de la modificación de
estructura organizacional,
mediante la emisión del Acuerdo Ministerial
Gestiona firma del Acuerdo Ministerial ante el Despacho Ministerial
6
5
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 127
Procedimiento Gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del MINFIN (5 de 5)
Despacho Ministerial Secretaría General Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional Dirección de Asesoría Jurídica
6
Firma el Acuerdo Ministerial de
aprobación de la modificación de la
Estructura Orgánica Interna
Asigna número de Acuerdo Ministerial y entrega expediente con copia
certificada del Acuerdo Ministerial emitido
Gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del oficio para notificar a la Dependencia solicitante y al resto de las Dependencias del Ministerio sobre la emisión del Acuerdo Ministerial
Coordina envío del oficio de notificación y copia del
Acuerdo Ministerial emitido
Con el visto bueno de la Oficina Nacional de Servicio
Civil y con dictamen favorable de disponibilidad
presupuestaria por parte de La DTP envía expediente a la Procuraduría General de la
Nación, para posterior gestión de aprobación ante la
Secretaría General de la Nación
5
Coordina con la Dirección de Comunicación Social para la
publicación del Acuerdo Gubernativo, de aprobación de
reforma al Reglamento Orgánico Interno del
Ministerio. Traslada copia certificada del Acuerdo
Gubernativo a la DIPLANDI Gestiona la elaboración del oficio para notificar a la
dependencia solicitante y al resto de Dependencias del
Ministerio, a fin que inicie con las gestiones necesarias para la implementación de la reformas
aprobadas
Gestiona ante la Secretaría General del Ministerio la actualización del Acuerdo
Ministerial de aprobación de la Estructura Orgánica Interna,
mediante oficio firmado por el Director de DIPLANDI
Traslada expediente al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional para el
archivo correspondiente
FIN
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 128
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Desarrollo Institucional 03 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión para la Actualización de Manuales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades necesarias para facilitar a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas la elaboración y/o actualización de los manuales de “Organización y Funciones”, y “Normas, Procesos y Procedimientos”, de forma estandarizada en cuanto a la estructura y presentación de los documentos, promoviendo la disposición de los manuales al personal del Ministerio de Finanzas Públicas y partes interesadas, en cumplimiento a la normativa aplicable. Inicia: Establecimiento de lineamientos generales para el inicio del proceso de la actualización de los manuales.
Finaliza: Recepción de Acuerdo Ministerial por parte de las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias para iniciar proceso de socialización e implementación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Acceso a la Información Pública b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas d) Acuerdo emitido para la aprobación de las Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General
de Cuentas
DISPOSICIONES INTERNAS:
Ambos manuales: 1) El contenido del manual debe ajustarse al establecido en las plantillas elaboradas por la Dirección de Planificación
y Desarrollo Institucional. No agregar títulos o secciones adicionales. 2) Las autoridades de cada unidad administrativa de cada dependencia es responsable de revisar que los manuales
contengan las funciones y procedimientos que se necesitan para el cumplimiento de la normativa que aplique. 3) La vigencia de los manuales será a partir de la fecha estipulada en el acuerdo ministerial de aprobación. 4) La Autoridad Administrativa Superior de cada dependencia será responsable de la divulgación de sus manuales y
capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación según lo estipulado en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental.
5) Toda actualización y/o modificación que se incorpore a los manuales se realiza con intervención de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, deberán tener el visto bueno del Viceministro al que corresponda la dependencia y la aprobación por Acuerdo Ministerial del Ministro.
Manual de Organización y Funciones
1) El organigrama debe contener solamente las unidades organizativas que tienen base legal vigente y deberá cumplir con el modelo establecido por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-.
2) El manual debe ser actualizado inmediatamente después que se apruebe la creación, supresión o cambio de alguna de las unidades organizativas de la dependencia.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
1) Asegurarse que los procedimientos incluidos en el manual son los relevantes de la dependencia, necesarios para cumplir su misión, visión y mandato legal; y que los involucrados principales de cada procedimiento participen en su elaboración y revisión.
2) Las dependencias que realicen procesos de gestión administrativa interna, tales como adquisiciones, manejo de almacén e inventarios, ejecución presupuestaria, entre otros, deben aplicar e incluir en su manual los procedimientos estandarizados en el marco de gestión de calidad.
3) No documentar más de una vez los procedimientos dentro de una misma dependencia, evitar la duplicidad o excesiva documentación de información.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Establece los lineamientos generales para para iniciar el proceso de actualización de los manuales de “Organización y Funciones”, y “Normas, Procesos y Procedimientos”.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
2. Elabora o actualiza cronograma de actividades de las diferentes etapas del proceso de actualización de los manuales.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 129
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Revisa las plantillas vigentes de los manuales, solicitudes de modificación, creación y/o eliminación de documentos, formatos y diagramas de flujo; y cuando corresponda realiza modificaciones a la estructura de la plantilla, en función de aplicar las mejoras que se consideren pertinentes.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
4.
Elabora o realiza ajustes a los documentos de apoyo para la coordinación del proceso de actualización de manuales, según aplique:
1. Lineamientos generales y específicos para la estandarización de los manuales
2. Presentación para la socialización de fundamentos, criterios y plantillas 3. Cronograma de actividades 4. Instructivo para la diagramación 5. Oficio para comunicar a la Autoridad Superior de cada dependencia el
inicio del proceso de actualización de los manuales y fecha de entrega a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. También se solicitará la asignación o confirmación de un enlace para participar en reunión de socialización y quien será responsable de coordinar la actualización en la dependencia
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
5. Traslada documentos de apoyo al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
6. Valida documentos de apoyo al proceso de coordinación para la actualización de manuales y gestiona firma del oficio ante el Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
7. Firma oficio e instruye para envío a la Autoridad Administrativa Superior de cada una de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
8. Socializa los fundamentos, criterios y plantillas vigentes al personal asignado de cada una de las dependencias, según reuniones programadas.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
9.
Coordina la actualización de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos” con las diferentes áreas de su dependencia, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Durante todo el proceso de actualización, se podrán realizar consultas a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Enlace de la dependencia para la actualización de los manuales
10. Coordina la elaboración de las solicitudes de modificación, creación o eliminación de documentos o formatos y solicita a los Jefes de Departamento o Subdirector según corresponda, la firma y sello en el área de solicitud.
Enlace de la dependencia para la actualización de los manuales
11.
Integra la información de los manuales y verifica cumplimiento de los requisitos solicitados por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. De cumplirse los requisitos traslada documentos a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio de entrega de los manuales y solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos o formatos, según modelo establecido por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Enlace de la dependencia para la actualización de los manuales
12.
Aprueba manual de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, rubrica cada una de las hojas que lo conforman, firma y sella en el área de aprobación de las solicitudes de creación, modificación o eliminación y firma también el oficio de entrega de los manuales. Instruye para sellar cada hoja que conforman los manuales.
Autoridad Superior de la dependencia
13. Envía oficio, manuales impresos, y las solicitudes de modificación, creación y/o eliminación de procedimientos o formatos al Viceministro según corresponda para su visto bueno.
Autoridad Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 130
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
14.
Con el visto bueno del Viceministro del área, envía oficio y manuales impresos al Director de Planificación y Desarrollo Institucional, en la fecha señalada para su entrega. Además las solicitudes de modificación, creación y/o eliminación por procedimiento o formato. Nota: También se debe entregar adjunto al oficio copia digital con archivos en PDF y editables de los manuales.
Autoridad Superior de la dependencia
15. Recibe manuales y traslada a Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
16. Recibe manuales y traslada al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
17.
Verifica cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: Incluye en el manual correspondiente los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia para que se gestionen los cambios correspondientes, regresa a actividad No. 10. Sí: Actualiza en el control interno la entrega conforme de los manuales, continúa en actividad No. 18.
Personal asignado área de Desarrollo Institucional
18.
Con la totalidad de los manuales conformes con los requisitos establecidos para la actualización, elabora proyecto de Opinión Técnica y de Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, según el modelo establecido, así como propuesta de oficio para enviar a la Secretaría General, para solicitar la gestión de aprobación correspondiente. Traslada Opinión Técnica y proyecto de Acuerdo Ministerial al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
19.
Revisa y firma Opinión Técnica y valida el proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve documento solicitando modificaciones. Traslada los documentos al Director de Planificación y Desarrollo Institucional para visto bueno.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
20. Firma la opinión técnica y oficio. Devuelve al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
21. Coordina el envío de los manuales a la Secretaría General, para iniciar el proceso de aprobación de los mismos.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
22. Gestiona la aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos” ante el Despacho Ministerial.
Secretaría General
23. Aprueba los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, con la firma del Acuerdo Ministerial correspondiente.
Despacho Ministerial
24. Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
25. Traslada copia certificada del Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales e instruye al Personal Asignado del área de Desarrollo Institucional, para que comunique de la aprobación.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
26. Envía por correo electrónico copia del Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos” a los Enlaces de las dependencias.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
27.
Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y los Manuales en la carpeta de cada dependencia y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del Ministerio de Finanzas Públicas. Registra y archiva los documentos en la carpeta correspondiente.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 131
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
28.
Elabora oficio para comunicar a las Dependencias del Ministerio sobre la aprobación de los Manuales, adjuntando copia del Acuerdo Ministerial y los Manuales originales de las dependencias correspondientes. Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina el envío respectivo.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
29. Recibe Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e implementación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, con el personal de la dependencia.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 132
Diagramas de Flujo
Procedimiento Gestión para la Actualización de Manuales (1 de 4)
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
Personal asignado área de Desarrollo Institucional
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
Enlace de la Dependencia para la actualización de los manuales
INICIO
Establece los lineamientos generales para para iniciar el proceso de actualización de
los manuales
Elabora o actualiza cronograma de actividades de las diferentes etapas del proceso de actualización de
los manuales
1
Revisa las plantillas vigentes y cuando corresponda realiza
modificaciones a la estructura de la plantilla, en
función de aplicar las mejoras que se consideren
pertinentes
Elabora o realiza ajustes a los documentos de apoyo para la coordinación del proceso
de actualización de manuales
Valida documentos de apoyo al proceso de coordinación
para la actualización de manuales y gestiona firma
del oficio ante el Director de DIPLANDI
Firma oficio e instruye para envío a la Autoridad
Administrativa Superior de cada una de las
dependencias
Socializa los fundamentos, criterios y plantillas vigentes al personal asignado de cada
una de las dependencias Coordina la actualización de los manuales con las diferentes áreas de su dependencia, de acuerdo a los lineamientos de la DIPLANDI
Coordina la elaboración de las solicitudes de modificación, creación o eliminación de documentos o formatos y solicita a los Jefes de Departamento o Subdirector según corresponda, la firma y sello en el área de solicitud
Integra la información de los manuales y verifica cumplimiento de los requisitos solicitados por la DIPLANDI
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 133
Procedimiento Gestión para la Actualización de Manuales (2 de 4)
Enlace de la Dependencia para la actualización de los
manualesAutoridad Administrativa Superior
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
1
Establece cumplimiento de requisitos de DIPLANDI
3
¿Cumple requisitos?
Traslada documentos, adjuntando proyecto de oficio de entrega de los
manuales y solicitudes de creación, modificación o
eliminación de documentos o formatos
SíAprueba y rubrica manuales,
firma y sella en el área de aprobación de las solicitudes de creación, modificación o
eliminación y oficio de entrega de los manuales.
Instruye para sellar cada hoja que conforman los
manuales.
Instruye para sellar cada hoja que conforman los manuales
Envía oficio, manuales impresos, y las solicitudes de
modificación, creación y/o eliminación de
procedimientos o formatos al Viceministro según
corresponda para su visto bueno.
Envía oficio, manuales impresos, y las solicitudes de
modificación, creación y/o eliminación de
procedimientos o formatos A DIPLANDI
Recibe y traslada manuales Recibe manuales y traslada
2No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 134
Procedimiento Gestión para la Actualización de Manuales (3 de 4)
Personal asignado área de Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y Desarrollo
InstitucionalDirector de Planificación y
Desarrollo InstitucionalSecretaría General
3
Verifica cumplimiento de requisitos
¿cumple requisitos?
Actualiza en el control interno la entrega conforme de los manuales
Sí
Incluye en el manual correspondiente los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia
No
2
Con la totalidad de los manuales conformes con los requisitos establecidos para la actualización, elabora proyecto de Opinión Técnica y de Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales, así como propuesta de oficio para enviar a la Secretaría General
Traslada Opinión Técnica y proyecto de Acuerdo Ministerial
Revisa y firma Opinión Técnica y valida el proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve documento solicitando modificaciones
Firma la opinión técnica y oficio
Coordina el envío de los manuales a la Secretaría General
Gestiona la aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 135
Procedimiento Gestión para la Actualización de Manuales (4 de 4)
Despacho MinisterialDirector de Planificación y
Desarrollo Institucional
Subdirector de Planificación y
Desarrollo InstitucionalPersonal asignado del área de
Desarrollo Institucional
Autoridad Administrativa
Superior de la Dependencia
4
Aprueba los manuales con la
firma del Acuerdo Ministerial
correspondiente.
Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo
Ministerial de aprobación de los
manuales
Traslada copia certificada del Acuerdo Ministerial de
aprobación de los manuales e instruye para que se
comunique la aprobación
Envía por correo electrónico copia del Acuerdo
Ministerial de aprobación de los manuales a los Enlaces
de las dependencias
Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y los Manuales en la carpeta de cada dependencia y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del MINFIN
Registra y archiva los documentos en la carpeta
correspondiente
Elabora oficio para comunicar a las Dependencias del Ministerio sobre la aprobación de los Manuales adjuntando copia del Acuerdo Ministerial y los Manuales originales
Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de DIPLANDI y coordina el envío respectivo
Recibe Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e implementación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, con el personal de la dependencia
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 136
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Desarrollo Institucional 03 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión Mejora de Procesos PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para el análisis, diseño y mejora de los procesos, en función de las necesidades del servicio y marco normativo aplicable. Inicia: Recepción de requerimiento de análisis de procesos.
Finaliza: Socialización del procedimiento por parte de la Dependencias solicitante.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) El análisis y diseño de los procesos debe realizarse con la participación de los actores principales involucrados,
tanto a nivel interno de las dependencias como a nivel externo.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe requerimiento de análisis de procesos de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante. Traslada solicitud a Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
2. Revisa solicitud de análisis de procesos y asigna a personal del Área de Desarrollo Institucional para que inicie las acciones respectivas.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
3. Identifica la dependencia objeto de análisis y recopila la normativa aplicable. Personal asignado Área de
Desarrollo Institucional
4. Solicita al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional se convoque a las contrapartes de la dependencia solicitante, para conocer información adicional a la presentada en la solicitud.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
5. Realiza comunicación con la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante, para coordinar reuniones y asignación del personal a participar.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
6. Participan en reunión de trabajo con personal de la dependencia solicitante y establecen el plan de abordaje para el análisis de procesos.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional/personal asignado del Área de Desarrollo
Institucional
7. Realiza entrevistas con personal responsable de las áreas objeto de análisis de la dependencia solicitante, para establecer las funciones, usuarios y productos, además de otra información que se identifique relevante.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
8.
Analiza la información recopilada de las Áreas de la dependencia solicitante y normativa aplicable. Genera documento que podrá contener como mínimo el resumen de la estructura de procesos, productos y usuarios. Nota: Durante la etapa de análisis se podrán realizar consultas a personal involucrado en los procesos y complementar información adicional, según corresponda.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
9.
Convoca a las contrapartes de la dependencia solicitante y presenta los resultados del análisis realizado, obteniendo los insumos para complementar la información o realizar los ajustes respectivos. Nota: Podrán realizarse las reuniones que se consideren convenientes para cubrir las necesidades de información.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 137
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10.
Realiza propuesta de estructura de procesos de acuerdo a la normativa aplicable, necesidades del servicio y oportunidades de mejora identificadas en forma conjunta con las contrapartes involucradas y la integra al documento que contiene el análisis realizado. Traslada documento al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional
11. Revisa documento y de estar de acuerdo con el contenido, convoca a la Autoridad Administrativa Superior o personal responsable asignado por parte de la dependencia solicitante.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
12.
Revisan propuesta de estructura de procesos y establecen si corresponde modificación, considerando las necesidades del servicio, la normativa aplicable y aporte de mejoras que faciliten y agilicen la operación de los procesos.
Personal asignado Área de Desarrollo Institucional/Autoridad Administrativa Superior o personal
responsable asignado de la dependencia solicitante
13.
Valida la estructura de procesos e identifican si existe necesidad de actualizar la estructura organizativa de la dependencia. ¿Se necesita modificación de estructura organizativa? Sí: Inicia procedimiento de Gestión de Reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas. No: Establece la necesidad o no de iniciar con la elaboración de la Solicitud de Modificación, Creación y/o eliminación de procedimientos, según corresponda. Continúa procedimiento si requiere actualización al manual de Normas, Procesos y Procedimientos, instruyendo al Enlace o personal participante de la dependencia iniciar con la gestión de solicitud de actualización, caso contrario finaliza el proceso de análisis del proceso.
Autoridad Administrativa Superior dependencia solicitante
14.
Realiza solicitud de creación, modificación y/o eliminación de procedimientos según corresponda, imprime procedimiento y solicita al Jefe de Departamento o Subdirector (según corresponda) la firma y sello en el espacio correspondiente del formato de solicitud.
Enlace o Personal participante de la dependencia solicitante
15.
Traslada documentos a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante para la firma y sello en el formato de solicitud en el área de aprobación, además de la rúbrica y sello en las hojas adicionales. También solicita la rúbrica y sello de todas las hojas que conforman el procedimiento y los diagramas de flujos respectivos. Adjunta el procedimiento.
Enlace o Personal participante de la dependencia solicitante
16.
Recibe documentos, revisa, firma, rubrica y sella, según corresponda. Envía al Despacho del Viceministro correspondiente, el oficio dirigido a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para su visto bueno, adjuntando el procedimiento y solicitudes. Continúa procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior dependencia solicitante
17.
Recibe visto bueno del Viceministro en el oficio, envía documentación (procedimiento y solicitud original) y cd conteniendo el procedimiento en Word a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para iniciar la gestión de aprobación.
Autoridad Administrativa Superior dependencia solicitante
18. Recibe y traslada requerimiento y documentación a Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
19. Recibe e instruye al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional. Subdirector de Proyectos y
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 138
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Desarrollo Institucional
20.
Verifica cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: Realiza los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia o personal designado para que se gestionen los cambios correspondientes. Regresa a la actividad 14. Sí: Continúa en actividad No. 21.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
21.
Elabora proyecto de Opinión Técnica, de Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento y oficio dirigido a la Secretaría General solicitando iniciar la gestión de aprobación respectiva ante el Despacho Ministerial. Traslada Opinión Técnica y proyecto de Acuerdo Ministerial al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
22.
Revisa y firma proyecto de Opinión Técnica y valida proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve documento solicitando modificaciones. Gestiona la firma del oficio y visto bueno del proyecto de Acuerdo Ministerial con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
23. Firma la Opinión Técnica y oficio. Devuelve al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
24. Coordinar el envío del oficio y la documentación a la Secretaría General. Subdirector de Proyectos y
Desarrollo Institucional
25. Gestiona la aprobación del procedimiento ante el Despacho Ministerial. Secretaría General
26. Aprueba el procedimiento y firma Acuerdo Ministerial correspondiente. Despacho Ministerial
27. Certifica copia del Acuerdo Ministerial de Aprobación del procedimiento y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Secretaría General
28. Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
29. Recibe y traslada expediente de aprobación del procedimiento e instruye al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional para que integre la información y comunique la aprobación a la dependencia solicitante.
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
30.
Recibe expediente y copia del Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento, integra al Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la dependencia solicitante y envía por correo electrónico copia del acuerdo a los Enlaces de las dependencias o personal designado de la dependencia que participó en el análisis del mismo.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
31.
Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y el Manual actualizado en la carpeta de la dependencia correspondiente y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del Ministerio de Finanzas Públicas. Registra y archiva los documentos en la carpeta correspondiente.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
32.
Elabora oficio para comunicar a las Dependencia solicitante sobre la aprobación del procedimiento, adjuntando copia del Acuerdo Ministerial e indicando la ruta de la publicación del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos actualizado. Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina el envío respectivo.
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
33. Recibe copia de Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e implementación del procedimiento, con el personal de la dependencia.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 139
Diagramas de Flujo
Procedimiento Gestión de Mejora de Procesos (1 de 4)
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional
Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
INICIO
Recibe requerimiento de análisis de procesos y
traslada
Revisa solicitud de análisis de procesos y asigna a personal
del Área de Desarrollo Institucional
1
Identifica la dependencia objeto de análisis y recopila
la normativa aplicable
Solicita al Subdirector de Proyectos y Desarrollo
Institucional se convoque a las contrapartes de la
dependencia solicitante, para conocer información
adicional a la presentada en la solicitud
Realiza comunicación con la dependencia solicitante, para
coordinar reuniones y asignación del personal a
participar
Participan en reunión de trabajo con personal de la dependencia solicitante y establecen el plan de abordaje para el análisis de
procesos
Realiza entrevistas con personal responsable de las áreas objeto de análisis de la dependencia solicitante, para
establecer las funciones, usuarios y productos,
además de otra información que se identifique relevante
Analiza la información recopilada de las Áreas de la dependencia solicitante y normativa aplicable. Genera documento que podrá contener como mínimo el resumen de la estructura de procesos, productos y usuarios.
Convoca a las contrapartes de la dependencia solicitante y presenta los resultados del análisis realizado, obteniendo los insumos para complementar la información o realizar los ajustes respectivos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 140
Procedimiento Gestión de Mejora de Procesos (2 de 4)
Personal asignado del área de Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y
Desarrollo InstitucionalAutoridad Administrativa Superior de la Dependencia
solicitanteEnlace o Personal participante de la
dependencia solicitante
1
Realiza propuesta de estructura de procesos de acuerdo a la normativa aplicable, necesidades del servicio y oportunidades de mejora identificadas en forma conjunta con las contrapartes involucradas y la integra al documento que contiene el análisis realizado
Revisa documento y de estar de acuerdo con el contenido,
convoca a la Autoridad Administrativa Superior o
personal responsable asignado por parte de la dependencia solicitante
Revisan, conjuntamente con autoridad Administrativa Superior de la Dependencia o personal responsable asignado, la propuesta de estructura de procesos y establecen si corresponde modificación, considerando las necesidades del servicio, la normativa aplicable y aporte de mejoras que faciliten y agilicen la operación de los procesos Valida la estructura del
proceso e identifica si existe la necesidad de actualizar la estructura organizativa de la
dependencia
¿Se requiere modificación de la
estructura?
Inicia procedimiento de Gestión de Reforma del Reglamento
Orgánico Interno o
modificación de Estructura
Orgánica Interna del
MINFIN
Sí
2
Establece la necesidad o no de iniciar con la elaboración de la Solicitud de Modificación, Creación y/o eliminación de procedimientos, según corresponda
No
¿Se requiere actualización del Manual de NPP?
No
Instruye al Enlace o personal participante de la dependencia iniciar con la gestión de solicitud de actualización
Sí Realiza solicitud de creación, modificación y/o eliminación de procedimientos según corresponda, imprime procedimiento y solicita al Jefe de Departamento o Subdirector la firma y sello en el formato de solicitud
Traslada documentos para la firma y sello en el formato de solicitud en el área de aprobación, además de la rúbrica y sello en las hojas adicionales
3
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 141
Procedimiento Gestión de Mejora de Procesos (3 de 4)
Enlace o Personal participante
de la dependencia solicitanteAutoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
Director de Planificación y
Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y
Desarrollo Institucional Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
3
Solicita la rúbrica y sello de todas las
hojas que conforman el
procedimiento y los diagramas de flujos
respectivo
Firma, rubrica y sella los documentos, según
corresponda
Envía al Despacho del Viceministro
correspondiente, el oficio dirigido a la DIPLANDI para su visto bueno, adjuntando
el procedimiento y solicitudes
Recibe visto bueno del Viceministro en el oficio,
envía documentación (procedimiento y solicitud
original) y cd a la DIPLANDI
Recibe y traslada requerimiento y
documentación a Subdirector de Proyectos y
Desarrollo Institucional
Recibe e instruye al Personal asignado del área de
Desarrollo Institucional
Verifica cumplimiento de requisitos
¿cumple requisitos?
Realiza los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia o personal designado para que se gestionen los cambios correspondientes
No
4
Elabora proyecto de Opinión Técnica, de Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento y oficio dirigido a la Secretaría General
Sí
Revisa y firma proyecto de Opinión Técnica y valida proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve
Gestionar la firma del oficio y visto bueno del proyecto de Acuerdo Ministerial con
el Director de DIPLANDI
Firma la Opinión Técnica y oficio
Coordinar el envío del oficio y la documentación a la
Secretaría General
5
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 142
Procedimiento Gestión de Mejora de Procesos (4 de 4)
Secretaría General Despacho MinisterialDirector de Planificación y
Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y
Desarrollo Institucional
Personal asignado del área de
Desarrollo Institucional
Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia solicitante
5
Gestiona la aprobación del procedimiento
Aprueba el procedimiento y firma Acuerdo Ministerial
correspondiente
Certifica copia del Acuerdo Ministerial de Aprobación
del procedimiento
Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo
Ministerial de aprobación del procedimiento
Recibe y traslada expediente de aprobación del
procedimiento e instruye al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional
para que integre la información y comunique la aprobación a la dependencia
solicitante
Recibe expediente y copia del Acuerdo Ministerial de aprobación
del procedimiento, integra al Manual de Normas, Procesos y
Procedimientos de la dependencia solicitante
Envía por correo electrónico copia del acuerdo a los Enlaces de las
dependencias o personal designado de la dependencia que participó en el análisis del mismo
Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y el Manual actualizado en la carpeta de la dependencia correspondiente y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del MINFIN
Registra y archiva los documentos en la carpeta correspondiente
Elabora oficio para comunicar a las Dependencia solicitante sobre la aprobación del procedimiento, adjuntando copia del Acuerdo Ministerial e indicando la ruta de la publicación del Manual actualizado
Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo
Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de DIPLANDI
y coordina el envío respectivo
Recibe copia de Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e
implementación del procedimiento, con el
personal de la dependencia
FIN
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 143
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Proyectos 02 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Proyectos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades que deben realizarse para la gestión de los proyectos del Ministerio de Finanzas Públicas, de inicio a fin, mediante la aplicación de herramientas y técnicas basadas en la guía de buenas prácticas del Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) del Project Management Institute (PMI®). Inicia: Solicita el inicio de la gestión del proyecto. Finaliza: Actualiza el estatus del proyecto o fase.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, es la dependencia designada para la definición de lineamientos y estandarización de procesos y plantillas en materia de gestión de proyectos, así como para el seguimiento de proyectos del Ministerio de Finanzas Públicas.
2. Los proyectos se pueden originar del Plan Estratégico, del Despacho Superior, o de alguna Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, utilizando los diferentes tipos de comunicación.
3. El Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos, podrán ser elaborados según necesidades identificadas por cada Dependencia.
4. La dependencia ejecutora del proyecto es la responsable de la administración de los recursos asignados al proyecto y de los resultados alcanzados.
1. Inicio y Planificación de Proyecto No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, el inicio de la gestión del proyecto.
Director o puesto equivalente de la dependencia interesada
2. Comunica el requerimiento al Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional
3. Recibe y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos. Subdirector (a) de Proyectos y
Desarrollo Institucional
4. Se comunica con enlace de la Dependencia para que complete el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma.
Personal Asignado del área de Proyectos
5. Completan la información del Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y trasladan al Personal Asignado del área de Proyectos, para su revisión, comentarios u observaciones si fueran necesarios.
Enlace de la Dependencia interesada /equipo de proyecto
6. Revisa y traslada el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma al Sub director (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional para agrega comentarios u observaciones si fueran necesarios.
Personal Asignado del área de Proyectos
7. Revisa y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso y envía al Personal Asignado del área de Proyectos.
Subdirector (a) de Proyectos y
Desarrollo Institucional
8. Actualiza el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma con las observaciones recibidas del Subdirector (a), si fuera el caso y envía al enlace de la Dependencia interesada.
Personal Asignado del área de Proyectos
9. Recibe y revisa el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y gestiona las firmas de la Dependencia y Viceministro del área correspondiente.
Enlace de la Dependencia
10. Autoriza el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y envía los documentos a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Despacho Ministerial
11. Recibe y traslada Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma, al Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 144
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12. Recibe Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos.
Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
13. Recibe los documentos para archivo y seguimiento del Proyecto. Personal Asignado del área de
Proyectos
14.
Establece la necesidad de elaborar el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos.
¿Es necesario realizar Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos?
Sí: Completan el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos y envían documentos al Personal Asignado del área de Proyectos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
No: Continúa en Actividad 1 de la Sección de Ejecución
Enlace de la Dependencia interesada/equipo de proyecto
15.
Revisa el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos
¿Hay observaciones?
Sí: Actualiza los documentos y envía al enlace de la Dependencia.
Continúa procedimiento.
No: Archiva y resguarda los documentos.
Personal Asignado del área de
Proyectos
16.
Recibe y revisa el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos
¿Está de acuerdo con las observaciones?
Sí: Actualiza los documentos y regresa a actividad 15 de la Sección Inicio
y Planificación del Proyecto.
No: Continúa en la actividad No. 1 de la sección de Ejecución y
Monitoreo del Trabajo del Proyecto
Enlace de la Dependencia interesada
2. Ejecución y Monitoreo del trabajo del Proyecto No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realizan las actividades planificadas y obtienen los datos de desempeño
del proyecto. Envía al Personal Asignado del área de Proyectos los datos de
desempeño del proyecto, de acuerdo a la frecuencia establecida por la
DIPLANDI.
Enlace de la Dependencia interesada
/Equipo de proyecto
2.
Recibe los datos de desempeño del proyecto y actualiza los datos de desempeño de cronograma del proyecto.
¿Los datos de desempeño indican que es momento de realizar el cierre del proyecto o fase?
Sí: Continúa en la actividad No. 1 de la sección de Cierre del Proyecto o Fase.
No: Regresa a la actividad No. 1 de la sección de Ejecución y Monitoreo del trabajo del Proyecto.
Nota: Los datos de desempeño del cronograma del proyecto seguirán actualizándose hasta que se determine iniciar la sección de cierre del proyecto o fase.
Personal Asignado del área de Proyectos
3.
Determina si el proyecto requiere solicitud de cambio.
¿El proyecto requiere solicitud de cambio?
Sí: Elabora solicitud de cambio y la envía al Personal Asignado del área de Proyectos y continúa procedimiento.
No: Regresa a la actividad No. 1 de la sección de Ejecución y Monitoreo del
Enlace de la Dependencia interesada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 145
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
trabajo del Proyecto
Nota: La solicitud de cambio, la gestionará el enlace, en caso que el proyecto no finalice en tiempo o requiera algún cambio
4. Revisa la Solicitud de Cambio y sugiere observaciones o modificaciones si fuera el caso y traslada al Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional para revisión.
Personal Asignado del área de Proyectos
5. Revisa y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso y envía al Personal Asignado del área de Proyectos.
Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
6. Recibe la Solicitud de Cambio conforme a las observaciones o modificaciones indicadas por el Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional si las hubiere y envía al Enlace de la Dependencia.
Personal Asignado del área de Proyectos
7. Recibe y revisa la Solicitud de Cambio y gestiona las firmas de la Dependencia, Viceministro del área y Ministro de Finanzas Públicas.
Enlace de la Dependencia
8. Autoriza y traslada la Solicitud de Cambio a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Despacho Ministerial
9. Recibe y traslada la Solicitud de Cambio al Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
10. Recibe la Solicitud de Cambio y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos.
Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
11. Recibe y registra la información de la solicitud de cambio autorizada y
archiva.
Personal Asignado del área de
Proyectos
3. Cierre del Proyecto o Fase No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Completa el Documento de Cierre del Proyecto o Fase y envía al Personal Asignado del área de Proyectos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Enlace de la Dependencia interesada /equipo de proyecto
2. Revisa el Documento de Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y sugiere observaciones o modificaciones si fuera el caso y traslada al Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional para revisión.
Personal Asignado del área de Proyectos
3. Revisa el Documento de Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso y envía al Personal Asignado del área de Proyectos.
Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
4. Revisa y actualiza el Documento de Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y envía al enlace de la Dependencia interesada.
Personal Asignado del área de Proyectos
5. Recibe y revisa el Documento de Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y gestiona las firmas de la Dependencia y Viceministro del área correspondiente.
Enlace de la Dependencia
6. Autoriza el Documento de Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Despacho Ministerial
7. Recibe y traslada Documento de Cierre del Proyecto o Fase de Proyecto al Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional.
Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional
8. Recibe Documento de Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos.
Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
9. Recibe el Documento de Cierre o Fase y actualiza el estatus del Proyecto y archiva.
Personal Asignado del área de Proyectos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 146
Diagramas de Flujo
Gestión de Proyectos
Inicio de Proyecto (1 de 2)
Director o puesto equivalente de la dependencia interesada
Director (a) de DIPLANDISubdirector (a) de
Proyectos y Desarrollo Institucional
Enlace de la Dependencia interesada /equipo de proyecto
Enlace de la DependenciaPersonal Asignado del área de
ProyectosDespacho Ministerial
INICIO
Solicita a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, el inicio de la gestión del proyecto
Comunica el requerimiento al Subdirector
(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional
Recibe y traslada al Personal
Asignado del área de
Proyectos
Completan la información del Documento de Inicio
de Proyecto y Cronograma y trasladan al Personal Asignado del
área de Proyectos
Revisa y traslada el Documento de Inicio
de Proyecto y Cronograma
Revisa y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso
Actualiza el Documento de Inicio de Proyecto y
Cronograma con las observaciones recibidas
Se comunica con enlace de la Dependencia para
que complete el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma
Recibe y revisa el Documento de Inicio de
Proyecto y Cronograma y gestiona las firmas de la
Dependencia y Viceministro del área
correspondiente
Recibe y revisa el Documento de Inicio de
Proyecto y Cronograma y gestiona las firmas de la
Dependencia y Viceministro del área
correspondienteRecibe y traslada
Documento de Inicio de
Proyecto y Cronograma
Recibe Documento de
Inicio de Proyecto y
Cronograma y traslada
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 147
Gestión de ProyectosInicio de Proyecto (2 de 2)
Personal Asignado del área de ProyectosEnlace de la Dependencia interesada/equipo de
proyectoEnlace de la Dependencia interesada
1
Recibe los documentos para
archivo y seguimiento del
Proyecto
Establece la necesidad de
elaborar el Registro Inicial de
Interesados y Matriz de Riesgos
¿Es necesario realizar Registro
Inicial de Interesados y
Matriz de Riesgos?
SI
Completan el Registro Inicial de
Interesados y Matriz de Riesgos y envían
documentos al Personal Asignado
del área de Proyectos
NO
Revisa el Registro Inicial de
Interesados y Matriz de Riesgos
Continúa en
Actividad 1 de la
Sección de Ejecución
¿Hay observaciones?
Actualiza los documentos y envía
al enlace de la Dependencia
Archiva y resguarda los documentos
Sí
No
Recibe y revisa el Registro Inicial de
Interesados y Matriz de Riesgos
¿Está de acuerdo con las observaciones?
Sí
Actualiza los documentos y
regresa a actividad 15
B
B
Continúa en la actividad No. 1 de la sección
de Ejecución y Monitoreo
FinA
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 148
Gestión de ProyectosEjecución y Monitoreo del trabajo del Proyecto (1 de 1)
Enlace de la Dependencia interesada /Equipo de proyecto
Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo
InstitucionalEnlace de la Dependencia interesadaPersonal Asignado del área de Proyectos Despacho Ministerial Director(a) de DIPLANDI
INICIO
Realizan las actividades
planificadas y obtienen los datos de desempeño del
proyecto
¿Los datos de desempeño indican que es momento de realizar el cierre del proyecto o fase?
No
Recibe los datos de desempeño del
proyecto y actualiza los datos de
desempeño de cronograma del
proyecto
Regresa a la actividad No. 1
Si
Determina si el proyecto requiere
solicitud de cambio
Revisa la Solicitud de Cambio y sugiere
observaciones o modificaciones si
fuera el caso y traslada
Revisa y coloca observaciones o modificaciones si
fuera el caso y envía al Personal
Asignado del área de Proyectos
Continúa en la actividad No. 1 de la sección de Cierre del Proyecto o
Fase
A
A
¿El proyecto requiere solicitud
de cambio?Sí
Elabora solicitud de cambio y la envía al Personal Asignado
del área de Proyectos No
Regresa a la actividad No. 1 de la
sección de Ejecución y
Monitoreo del trabajo del Proyecto
B
B
Recibe la Solicitud de Cambio
conforme a las observaciones o modificaciones
indicadas
Recibe y revisa la Solicitud de Cambio y gestiona las firmas de la Dependencia,
Viceministro del área y Ministro de Finanzas Públicas
Autoriza y traslada la Solicitud de
Cambio
Recibe y traslada la Solicitud de Cambio
Recibe y registra la información de la
solicitud de cambio autorizada y archiva
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 149
Gestión de ProyectosCierre del Proyecto o Fase (1 de 1)
Enlace de la Dependencia interesada /equipo de
proyecto
Personal Asignado del área de Proyectos
Director(a) de DIPLANDI
Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo
Institucional
Personal Asignado del área de Proyectos
Enlace de la Dependencia
Despacho Ministerial
INICIO
Completa el Documento de
Cierre del Proyecto o Fase y envía al
Personal Asignado del área de
Proyectos de la DIPLANDI
Revisa el Documento de
Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto
y sugiere observaciones o modificaciones si
fuera el caso y traslada
Recibe y remite el Documento de
Cierre del Proyecto o Fase
Revisa el Documento de
Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto
y coloca observaciones o modificaciones
Revisa y actualiza el Documento de
Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y envía al enlace de
la Dependencia interesada
Recibe y revisa el Documento de
Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y gestiona las firmas de la Dependencia y
Viceministro del área
correspondiente
FIN
Autoriza el Documento de
Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase
Recibe y traslada Documento de
Cierre del Proyecto o Fase de Proyecto al Subdirector(a) de
Proyectos y Desarrollo
Institucional
Recibe Documento de Cierre de Proyecto del
Proyecto o Fase y traslada al Personal Asignado del área
de ProyectosRecibe el
Documento de Cierre o Fase y
actualiza el estatus del Proyecto y
archiva