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DIPLOMADO EN SEGURIDAD SOCIAL MÓDULO III: SEGURO DE SALUD
UNIDAD DIDÁCTICA IV: ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS
DE SALUD
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Unidad Didáctica IV: Administración de los Servicios de Salud
Introducción.
1. Administración de los Servicios de salud.
2. Organización del Seguro de Salud.
3. Administración de Recursos Humanos de salud
4. Afiliación de empleadores y trabajadores.
5. Prestación de los Servicios de Salud.
6. Administración financiera.
7. La importancia de las buenas prácticas en administración.
Resumen.
Glosario.
Bibliografía.
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Introducción.
El proceso de envejecimiento y el cambio en el perfil de enfermedades está originando en
todos los países del mundo, una mayor demanda de la población para recibir servicios de
salud. Conforme el tiempo pasa, este incremento se hace más evidente, tanto en volumen
como en su complejidad, representando un reto constante para las instituciones, y en especial
para los gobiernos, que cada vez requieren de mayores recursos para cumplir con su
responsabilidad social de otorgar servicios médicos a la comunidad.
El desafío de los sistemas de salud en nuestro tiempo, entre otros, consiste en desarrollar
capacidades administrativas en las personas encargadas de dirigirlos. En la actualidad, la
administración en los sistemas de salud requiere un conjunto de conocimientos, habilidades y
técnicas con base en un equilibrio armónico que proporcione la preparación suficiente al
directivo y le permita llevar a cabo una secuencia de acciones para alcanzar objetivos
determinados en la solución de problemas prioritarios.
La obligación del directivo de la atención de la salud es que en sus instituciones se presten
servicios oportunos al menor costo y de la mejor calidad posible, considerando al paciente
como individuo, como integrante de una familia y como miembro de la sociedad. Por lo tanto,
el propósito de los directivos del sistema de salud es lograr que las actividades y funciones de
sus organismos (institutos, hospitales, clínicas, centros de rehabilitación, departamentos,
programas, proyectos) se racionalicen y cumplan las funciones de promoción de la salud,
prevención de enfermedades, curación de padecimientos y rehabilitación, así como las de
educación e investigación, y que estas funciones se logren con eficiencia.
Los sistemas de salud y sus subsistemas (clínicas, hospitales, unidades médicas, etcétera)
deben contar con una administración eficiente, con el objeto de poder cumplir las metas que
contemplen sus diferentes programas de salud, y con ello dar respuesta a las necesidades
que la sociedad les demande.
La administración posee herramientas que, aplicadas al ramo de los sistemas de salud,
pueden ayudar a éstos a desarrollar una visión de conjunto del sistema, optimizando recursos
humanos, técnicos y financieros, para poder llevar a las instituciones de salud a un estado de
crecimiento y eficiencia.
Frecuentemente, los médicos destacados en su especialidad son llamados a administrar en
los distintos niveles jerárquicos del sistema de salud, careciendo las más de las veces de
experiencia y preparación específica en administración. Por otro lado, también encontramos
directivos que son expertos en administración, pero que desconocen los problemas de salud.
Finalmente se destaca la necesidad de dar capacitación administrativa al médico, ya que la
razón de ser de las instituciones que conforman el sistema de salud es precisamente el
servicio a esta última, por lo que las decisiones importantes deben ser tomadas por médicos.
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1. Administración de los Servicios de salud.
Toda administración existe con un único propósito: proporcionar un servicio eficaz y eficiente
de acuerdo a las necesidades de los clientes. En el contexto del seguro de salud de la
seguridad social, la noción de «cliente» engloba a los derechohabientes de un régimen, que
son por lo general, las personas que trabajan para un empleador y a veces a los propios
empleadores. Según la estructura de cada programa de seguro social de salud, el concepto
puede incluir también a otros sectores de la población, como los trabajadores independientes
y las personas sin empleo.
Existen diversas normas y reglamentos que se han de respetar para la provisión de los
servicios y que la administración debe aplicar de manera imparcial; además los clientes o
beneficiarios deberán tener derechos claramente definidos para recurrir contra las decisiones
administrativas que, a su juicio, los perjudiquen.
Por lo tanto, la administración ideal es aquella que actúa a la vez con eficacia y eficiencia, y
que trabaja junto a sus clientes ofreciéndoles ayuda, consejos y un servicio de óptima calidad.
En la práctica, muy pocas instituciones de seguridad social pueden afirmar que no necesitan
mejorar el funcionamiento de su administración.
Además, no hay que olvidar que los regímenes de seguro social de salud tratan con seres
humanos, y que cada persona tiene derecho a esperar un servicio y un trato excelente de
parte de la institución de seguridad social.
El concepto de administración hace referencia a la organización de las empresas, ya sean
públicas o privadas y la forma en que gestionan los recursos, los procesos y los resultados de
sus actividades. La administración en salud se puede concebir como la ciencia social
relacionada con la planeación, organización, dirección y control de las empresas
públicas o privadas del sector salud, mediante la gestión y optimización de recursos
financieros, tecnológicos y humanos. En otras palabras, la administración en salud es la
administración de empresas aplicada a las empresas proveedoras de servicios de salud a las
personas usuarias, a quienes -dentro del establecimiento de salud- se les denomina clientes
y/o pacientes.
A la administración en salud también se la conoce con los nombres de gestión en salud,
gestión sanitaria, gestión clínica, administración de empresas de salud, administración
de servicios de salud y gerencia de servicios de salud.
La gestión en salud, también se conoce como la planeación de un conjunto de procesos
que permitan garantizar el funcionamiento o la operación de un sistema organizacional
como es el caso de una institución de salud- para la provisión de los servicios con los
mejores estándares de calidad, optimizando recursos y maximizando la satisfacción de
los usuarios.
Los elementos de la administración son: La Planificación, Organización, Dirección, y
Control.
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Planeación, es un proceso que permite prever y decidir en forma organizada, las acciones
necesarias para cambiar el presente hacia un futuro deseable, es decir es el proceso que
define la dirección que debe recorrer una organización para lograr sus objetivos y metas y
para adecuarse a los cambios y a las demandas que impone el entorno. La acción de planear
en la gestión se refiere a la formulación y ejecución de planes, proyectos, acciones,
mecanismos de evaluación y recursos para lograrlo.
Para lograr la planeación, se requiere de la realización de las siguientes 4 etapas: el
Diagnóstico de salud: en donde estamos (debilidades y fortalezas); Formulación de planes:
diseñar la estrategia, objetivos, metas; Instrumentación del plan: poner en práctica los
proyectos, acciones, recursos para lograr las metas; y Evaluación de los planes; dar
seguimiento y evaluar resultados para corregir desviaciones.
Organización, es la determinación de la estructura orgánica más idónea que adopte la
institución de salud, las funciones y actividades necesarias para cumplir los objetivos, las redes
de comunicación y el flujo de la información. Debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable
por determinados resultados; de esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la
ambigüedad y/o duplicidad de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de
toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
Dirección, es el elemento de la administración cuya función consiste en orientar las acciones
de una empresa, una organización o una persona hacia un determinado fin. El director debe
fijar metas, tomar decisiones y guiar a sus subordinados. Pone en marcha todos los
lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. A través de ella se logran
las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional Su
calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización
y en la eficacia de los sistemas de control.
Control, es una etapa de la administración y del proceso de planeación que tiene como
finalidad dar seguimiento, medir, evaluar el desempeño de las actividades de la empresa o
institución de salud y tomar las acciones correctivas o de mejora cuando sea necesario, para
asegurar el cumplimiento de metas y objetivos. Pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, la alta
dirección no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos que se
pretenden alcanzar.
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La mejor forma de administrar cualquier organización hoy en día es bajo un enfoque de gestión
estratégica. La dirección estratégica para los servicios de salud incluye un conjunto de planes
conceptuales, operativos e indicativos de los distintos servicios de salud de las
organizaciones. Como cualquier empresa, el plan estratégico de centros de salud suele ser
cualitativo y cuantitativo, es decir, describe en términos medibles los objetivos y estrategias
de la organización. El plan estratégico es también temporal, enmarcado en intervalos de
tiempo concretos y explícitos, los cuales suelen ser de mediano plazo 5-6 años, con una
expresión anual.
Proceso de planeación Estratégica:
En la planeación se hace indispensable crear estrategias de mejoramiento, tales como planes,
programas, proyectos, y actividades de salud encaminadas a mejorar las condiciones en salud
de las comunidades, mejorar la calidad de la atención y dignificar la función de los
profesionales y los centros de salud.
La calidad como estrategia es un factor indispensable en la gestión de los sistemas de salud
actual. La calidad en el resultado final que percibe el cliente o usuario, se debe enfocar tanto
en la eficiencia del servicio técnico-profesional que otorgan los profesionales de la salud, como
en un cambio favorable en la actitud y el trato a los usuarios al ser atendidos por los sistemas
y servicios de salud.
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La administración de la salud necesita de profesionales que cuenten además de los
conocimientos gerenciales modernos, con la capacidad de análisis y evaluación de los
problemas locales de salud de la población, garantizando soluciones y aportando respuestas.
Los administradores o directivos de servicios médicos y de salud, planifican, dirigen, coordinan
y supervisan los servicios de cuidado de la salud. Estos trabajadores son especialistas a cargo
de un departamento clínico específico o generalistas que administran la totalidad de las
instalaciones o un sistema.
La estructura y el financiamiento del cuidado de la salud están cambiando rápidamente. Los
futuros administradores de servicios médicos y de salud deben estar preparados para
ocuparse de la tendencia a la integración de los sistemas, del cuidado de la salud de las
personas, de las innovaciones tecnológicas, de un entorno cada vez más regulado, de la
reestructuración del trabajo y de un enfoque cada vez mayor en el cuidado preventivo.
Las grandes unidades de salud a menudo cuentan con varios administradores asistentes que
ayudan al administrador principal y se ocupan de las decisiones diarias. Los administradores
asistentes dirigen las actividades en las áreas clínicas, como enfermería, cirugía, terapia,
historias clínicas e información de la salud.
En las unidades pequeñas, los administradores principales se ocupan más de los detalles de
las operaciones diarias. Por ejemplo, muchos administradores de residencias geriátricas
administran el personal, las finanzas, el funcionamiento de las instalaciones y las admisiones,
al tiempo que brindan atención a los pacientes.
Los administradores clínicos tienen capacitación o experiencia en un área clínica determinada
y, consecuentemente, asumen responsabilidades más específicas que los generalistas. Los
administradores de información de salud son responsables del mantenimiento y la seguridad
de todos los registros de los pacientes. Las regulaciones recientes del gobierno federal exigen
que todos los proveedores de atención sanitaria mantengan registros electrónicos de sus
pacientes y que esos registros sean seguros.
A partir de la segunda mitad del siglo XX las ciencias de la salud se han beneficiado, tal vez
más que cualquier otra área del conocimiento, de permanentes avances tecnológicos. Son
innumerables los avances en diferentes frentes: el desarrollo de nuevas y cada vez más
complejas moléculas para el tratamiento de diferentes patologías; el desarrollo de técnicas
quirúrgicas cada vez más sofisticadas y menos invasivas; la aparición de técnicas de
diagnóstico (laboratorio e imágenes) con mayor sensibilidad y especificidad; el progresivo
entendimiento de los mecanismos de la enfermedad y, por consiguiente, de las mejores
estrategias de prevención.
La administración de los servicios de salud no ha sido ajena a estos avances. Cada vez se
aplican técnicas y estrategias gerenciales más sofisticadas en todas las organizaciones con
el fin de manejar más eficientemente los recursos financieros, retener y motivar al mejor talento
humano disponible, mejorar los niveles de seguridad de los procesos de atención al paciente,
mantener una cultura de servicio con altos estándares de calidad, entre otros desafíos.
Cada vez más, las organizaciones de salud son concebidas como grandes y complejas redes
de información, no solamente clínica, sino demográfica, epidemiológica, financiera. La
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información seguirá y acompañará al paciente antes, durante y después de los procesos de
prestación de servicios, a los profesionales de la salud durante la atención, y a los funcionarios
administrativos durante los procesos de apoyo, servicio y seguimiento permanente de los
indicadores clave de la organización.
Hoy hablamos de redes integradas de prestación de servicios: desde la atención primaria en
salud hasta el escenario de más alta complejidad, los sistemas basados en una única Historia
Clínica Digital o Electrónica apoyan el continuum de los procesos de atención, que se
benefician de información disponible en línea, en tiempo real, para la toma de decisiones
clínicas y administrativas. El software de aseguramiento en salud permite administrar la
información de grandes poblaciones. Las soluciones de software médico basadas en Historia
Clínica Electrónica acompañan los procesos de decisión clínica en todos los escenarios de
atención.
2. Organización del Seguro de Salud.
El seguro social de salud se puede organizar de distintas maneras que van desde las
organizaciones privadas con fines de lucro hasta los seguros sociales financiados con
recursos públicos. Sin embargo, en cada una de ellas se debe tener en cuenta la necesidad
de cumplir con determinados requisitos para lograr los objetivos de equidad, eficiencia y
calidad para los pacientes.
A continuación, se presenta una clasificación que ha sido seleccionada debido a que facilita
identificar las diferencias entre un seguro de salud privado y otro de la seguridad social:
Características distintivas de los Seguros Sociales y Privados de Salud
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Existen diversas modalidades de organización del seguro de salud, entre ellas destacan:
Administración pública descentralizada del gobierno federal, con personalidad
jurídica y patrimonio propio y cuyo director es nombrado por el ejecutivo (pe IMSSS-
ISSSTE);
Órgano desconcentrado de algún ministerio o Secretaría de salud con autonomía
técnica, administrativa y operativa (pe Seguro Popular)
Ente autónomo creado por la legislación, cuyo director puede ser nombrado por el
gobierno, por el congreso o con la participación de sindicatos y empleadores;
Organización no gubernamental (ONG) en cuyo caso, el Estado le delega la
responsabilidad de organizar el seguro de salud (no obstante, el Estado puede estipular
las reglas),
Diversos regímenes privados que compiten para conseguir afiliados; cada vez más
países optan por este modelo.
En aquellos países donde existen diversos regímenes para distintos grupos de trabajadores —
empleados públicos, sector privado, determinadas empresas, etc. — cada uno de ellos puede
organizarse según las modalidades citadas.
En los sistemas públicos de salud, por lo general cuentan con un órgano de gobierno tipo junta
directiva y una comisión de vigilancia o supervisora integradas por representantes
gubernamentales, las organizaciones de trabajadores y las organizaciones de empleadores, es
decir, una «junta tripartita». Esta última se ocupará de la administración global, de la rendición
de informes y cuentas de su gestión, y de la coordinación entre el o los regímenes de seguro
social y los organismos gubernamentales.
Cualesquiera que sean las modalidades de organización y administrativas, la institución de
seguro social de salud debe regirse por una ley y un reglamento, en los cuales se definen todos
los elementos de organización, operación y funcionamiento.
Independientemente de que el seguro social de salud sea una institución única en el país o que
sea de carácter nacional, regional, estatal o municipal, su estructura debe incluir determinadas
funciones, entre las que destacan las siguientes:
Legislación y reglamentación
Afiliación de empleadores, trabajadores, asegurados y familiares derechohabientes
Recaudación y registro de las cotizaciones
Plan general del sistema de salud
La organización, las responsabilidades y la instancia responsable de las decisiones;
Cumplimiento de las obligaciones
Gestión de las solicitudes
Prestaciones que ofrece el régimen de salud
Acopio de datos y divulgación de información
Gestión de las relaciones con los proveedores
Administración financiera
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Cada país decidirá qué asuntos reglamenta cada uno de estos instrumentos. No obstante,
existen algunos elementos que permiten diferenciar las clases de reglamentación.
El instrumento jurídico (Ley) debe contener todos los elementos que permitirán que la
organización funcione con eficiencia sin restringir la realización de las actividades.
No existe un modelo particular o especial, ni un patrón único que rija la estructura o la
organización administrativas del seguro social de salud. Esto no tiene nada de sorprendente,
si se considera la enorme diversidad de regímenes de seguridad social existentes en todo el
mundo.
A situaciones distintas corresponden estructuras diferentes. La mayoría de las instituciones de
seguridad social actuales se han desarrollado en gran medida sobre la base de “lo que parecía
apropiado, en un momento dado, para satisfacer determinadas necesidades”. Pero también se
han ido adaptando con el tiempo, al compás de los cambios y el crecimiento de los regímenes.
El Convenio sobre la seguridad social de la OIT (núm. 102, de 1952) estipula que los Estados
Miembros deberán «asumir la responsabilidad general de la buena administración de las
instituciones y servicios» que se ocupen de la seguridad social. También dispone que, cuando
la administración no esté confiada a una institución reglamentada por las autoridades públicas,
los representantes de las personas protegidas — es decir, de los afiliados al sistema —
«deberán participar en la administración o estar asociados a ella, con carácter consultivo».
Las comisiones administrativas o juntas directivas de las instituciones de seguridad social en
su mayoría con este requisito, pues están compuestas, en principio, por representantes de los
trabajadores y de los empleadores, y funcionarios de los principales organismos públicos
involucrados en el tema.
Por regla general, los representantes de los trabajadores y de los empleadores en estos
órganos de gobierno son elegidos o nombrados por los sindicatos y las organizaciones de
empleadores, respectivamente. A menudo, también forma parte de los órganos de gobierno el
director o el jefe titular de la organización de seguridad social supervisada por este órgano.
Independientemente de la estructura que adopte la institución de la seguridad social, todas
tienen una tarea común: la necesidad de procesar, calcular y recabar las contribuciones,
así como proveer las prestaciones de manera precisa y oportuna. Otras actividades
comunes son: la planificación de funciones, la contabilidad financiera, la gestión financiera y la
supervisión del cumplimiento satisfactorio de la legislación, en especial en lo que respecta al
pago de cotizaciones.
Los puntos precedentes representan sólo algunos de los elementos más importantes para
lograr los objetivos de equidad, calidad y eficiencia a los que toda organización de servicios de
salud debe aspirar.
A manera de ejemplo enseguida se señalan las estructuras orgánicas-administrativas
adoptadas por el ISSSTE y el IMSS para los servicios de salud.
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3. Administración de Recursos Humanos de los Servicios de salud.
La administración de un organismo de seguridad social es casi igual — cuando no similar —
a la administración de cualquier otra organización, institución o empresa, sean públicas o
privadas. En realidad, la seguridad social es una empresa, que en la mayoría de los países se
encuentra entre las más importantes.
Cada vez que se aborde el tema de los recursos humanos habría que recordar que detrás de
este concepto se encuentran personas de carne y hueso, y que en toda organización las
personas tienen necesidades y aspiraciones individuales.
Director General ISSSTE
Dirección Médica 35 Delegaciones12 Hospitales de Alta
Especialidad1 CMN
35 Subdelegaciones Médicas
Subdirección de Gestión y Evaluación
en Salud
Subdirección de Prevención y
Protección a la Salud
Subdirección de Atención Hospitalaria
Subdirección de Infraestructura
Unidad Médica
Unidad Médica
Red de Unidades Médicas
Unidad Médica
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Por lo tanto, los gestores o administradores de la seguridad social — en todos los niveles —
tienen la responsabilidad de buscar constantemente los medios de mejorar y ampliar la
satisfacción laboral colectiva e individual de su personal. En particular, deben asegurar un
trato justo y equitativo para todos sus colaboradores, por ejemplo, adoptando procedimientos
transparentes e imparciales de contratación y promoción, y celebrando convenios colectivos
en materia de remuneraciones y condiciones de empleo, que sean exhaustivos y de cabal
cumplimiento. El respeto mutuo entre la dirección y el personal de la institución es uno de los
factores esenciales de una administración exitosa.
En un mundo caracterizado por la rapidez de los cambios tecnológicos y por una demanda
cada vez mayor de diferentes calificaciones, la necesidad de planificar la mano de obra — es
decir, los recursos humanos — es tan importante como la planificación de cualquier otro
recurso. El avance y la prosperidad de toda organización dependen, en definitiva, de la calidad
de sus recursos humanos y de la medida en que se aprovechen sus competencias y aptitudes.
El objetivo de la administración de recursos humanos son las personas y sus relaciones
dentro de las organizaciones. La administración de recursos humanos sirve para
mantener la organización productiva, eficiente y eficaz, a partir del uso adecuado de su
recurso humano en beneficio del individuo, de la propia institución, de los usuarios y
del país en general.
Para asegurar la provisión de recursos humanos en la organización hay dos funciones
tradicionalmente básicas: la selección y la contratación.
La selección es el conjunto de las actividades que tienen por objeto ubicar a los posibles
postulantes y atraerlos a la organización. En primer lugar se trata de detectar a los candidatos
que, de acuerdo con los antecedentes disponibles, parezcan idóneos para ocupar las vacantes
abiertas; luego, hay que convencer a las personas seleccionadas de que ingresen a la
organización, haciéndoles una oferta de empleo que consideren aceptable.
Las actividades de selección más importantes son los procedimientos de postulación y las
entrevistas. Las cartas o los formularios de inscripción entregan la información básica para el
proceso de selección, que se complementa con entrevistas, exámenes y documentos de
referencias.
El objetivo de la contratación es asegurar que la organización pueda cubrir sus necesidades
de recursos humanos, captando a sus empleados potenciales (postulantes) de manera
rentable y oportuna. El objetivo de la selección es identificar entre los candidatos a las
personas que parezcan más idóneas en función de las competencias profesionales que
requiera la organización. Por lo general, las actividades de contratación de una organización
están a cargo de los empleados del Departamento de Personal.
Dentro del personal de atención a la salud, se identifican a aquellos profesionales que brindan
la atención directa a los pacientes, y que son los que en mayor proporción son responsables
de la satisfacción del mismo, tomando en cuenta que son los que dan la cara al paciente y por
lo tanto tiene que dar un trato amable y esmerado pues es lo que en realidad percibe el
paciente. Este grupo está compuesto por: médicos generales y especialistas, paramédicos
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enfermeras(os), tecnólogos, técnicos de laboratorio, nutricionistas, recepcionistas, y
trabajadoras sociales entre otros.
Por su parte dentro del personal de administración de la institución se agrupan aquellos cuyo
rol es el planificar el desarrollo de la institución en su conjunto, también su trabajo está
centrado en brindar el soporte al funcionamiento de la organización, debe también de
mantener la operatividad de la institución en su conjunto, su responsabilidad está orientada
con la organización y no directamente con los pacientes que en ella se atienden, son los
encargados de transmitir al resto de la organización la visión global de la empresa. El personal
que conforma este tipo de trabajadores son: administradores, economistas, ingenieros de
Sistemas, comunicadores, profesionales de Marketing, secretarias, contadores, auxiliares,
personal de apoyo, etc.
El perfil del administrador o directivo de una institución de salud, cualquiera que sea su
tamaño, debería tener las siguientes características:
Desempeñarse como un profesional que planee, ejecute y controle la gestión de
Servicios de Salud, Saneamiento Básico y Ambiental, con características de eficiencia,
eficacia, productividad y calidad para garantizar el impacto social y la transformación de
las condiciones de salud de la población.
Un profesional líder del cambio para trabajar y adecuarse a un contexto socioeconómico,
cultural, demográfico y ecológico de alta complejidad.
Un profesional que asuma los procesos de Descentralización, Modernización y
Participación con miras al desarrollo de una mejor organización de salud.
Un profesional que desarrolle habilidades para inferir en el manejo de los componentes
administrativo, organizativo, económico, financiero, social, técnico, operativo y contable
de las instituciones de salud.
Un profesional que identifique y priorice las necesidades para contribuir a mejorar la
calidad de vida y como uno de sus componentes más importantes: la salud, los servicios
públicos domiciliarios y el medio ambiente.
Un profesional que integre teoría y praxis, para que sea capaz de generar; contribuir;
innovar y crear con actitud responsable, crítica y científica, un trabajo productivo para
una nueva sociedad.
Un profesional capaz de desarrollar y aplicar instrumentos de acción gerencial, política,
social, económica y cultural al servicio de proyectos locales, regionales y nacionales, con
el fin de responder con eficiencia y alto valor agregado por los recursos que la sociedad
le encomienda.
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Las principales funciones de un directivo o administrador de salud, se pueden sintetizar en el
grafico siguiente:
ADMINISTRADOR
O DIRECTIVO
RECURSOS FUNCIONES PROCESOS DE
PLANEACIÓN
► HUMANOS
► MATERIALES
► FINANCIEROS
► TECNOLÓGICOS
P
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N
E
V
A
L
U
A
C
I
Ó
N
Cada vez es más evidente la necesidad de que la función directiva en las organizaciones de
atención a la salud no sea asignada a quienes no cumplan con la formación correspondiente
en administración en salud, sino que la selección del personal directivo se lleve a cabo de
forma adecuada por competencias y no bajo el esquema de amistad y compadrazgo, aunque
el candidato demuestre sentido común y deseos de asumir el puesto pero desconozca lo más
elemental para ejercer estas posiciones de manera profesional. Cuando se administran los
recursos de una institución de salud, no puede hacerse en forma intuitiva; la responsabilidad
moral y legal es muy grande y para desempeñarla bien es necesario prepararse. No puede
negarse que los resultados serán mejores entre mayor sea la preparación, los conocimientos
y la experiencia en medicina y en administración.
Por otro lado, las escuelas de medicina deben incorporar en sus planes de estudios la materia
de administración en forma permanente y aprovechar en su enseñanza la experiencia de los
directivos de los servicios de salud con el fin de que no haya un divorcio entre la realidad y la
teoría, entre las instituciones de atención a la salud y las universidades.
Sólo una correcta administración en las organizaciones de salud permitirá optimizar los
recursos disponibles para que con ello se pueda ofrecer una atención más eficiente y eficaz a
todos los usuarios.
Instrumentar Planes,
Programas, proyectos y
actividades, para lograr
Objetivos y Metas
Institucionales
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4. Afiliación de Empleadores y Trabajadores
Una de las tareas principales de la administración del seguro social de salud consiste en
garantizar que se cumpla con la reglamentación del régimen, en particular, con los requisitos
de afiliación o inscripción en el registro y con el pago de cotizaciones
En todas las instituciones de seguridad social, el mantenimiento de registros precisos, fiables
y de fácil acceso tiene una importancia capital, a fin de determinar las prestaciones a que tienen
derecho los cotizantes, lo que explica la necesidad de mantener expedientes personales,
detallados y exactos.
Las más de las veces, estos requisitos han dado origen a la práctica de mantener archivos
centrales, a fin de facilitar los procesos de identificación y de registro, en especial cuando los
trabajadores cambian de empleador o de sector.
Sin embargo, a raíz del rápido avance registrado en los últimos años por las tecnologías de la
información y los sistemas computarizados interconectados y en red, la centralización de los
archivos ha perdido paulatinamente su importancia. A ello se ha sumado la creación de nuevos
sistemas para el pago de las cotizaciones, basados en las tecnologías más recientes.
En virtud del sistema de descuento directo de la nómina de sueldos, los empleadores remiten
(en general, todos los meses) las cotizaciones a la institución de seguridad social, desglosadas
por trabajador, para su contabilización en el expediente de cada uno de los miembros.
Cualquiera que sea el sistema que se utilice, un requisito esencial es que a cada trabajador o
empleador, y a todo otro participante, se le asigne un número de referencia único, que se
utilizará mientras esté inscrito en el programa de seguridad social de que se trate.
Los sistemas de afiliación y vigencia de derechos tienen el propósito de llevar un registro
sistemático de los empleadores y los trabajadores que tienen obligaciones para con el sistema
de cotizaciones, unos y otros tienen que estar inscritos en el seguro correspondiente. Es
esencial que esta primera etapa de lo que se convertirá en un largo proceso de recaudación y
registro de las cotizaciones y de pago de prestaciones se efectúe cabalmente, para asegurar
el establecimiento de registros básicos fiables y exactos y lograr que la recaudación de las
cotizaciones se lleve a cabo de conformidad con la legislación.
Por lo tanto, la identificación de los participantes en el régimen — trabajadores y empleadores
— es una de las tareas más extensas e importantes de la administración de la seguridad social.
¿Es necesaria esta identificación? Evidentemente, ello dependerá de la naturaleza del régimen.
Por ejemplo, en un régimen público universal, en que el único requisito que se debe cumplir
para recibir las prestaciones es la nacionalidad y la calidad de residente durante cierto tiempo,
la conservación de los registros es innecesaria, puesto que el cumplimiento del requisito se
puede comprobar en el momento de la presentación de la solicitud de prestaciones.
Por el contrario, en los regímenes de seguro social, en que el derecho a prestaciones depende
de los períodos de afiliación o de las cotizaciones pagadas, es esencial contar con archivos
actualizados y disponibles fácilmente. En otras palabras, es necesario verificar que la persona
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interesada es un miembro legítimo del régimen, y también disponer de un registro de dicha
participación.
La función del empleador en los regímenes de seguridad social es absolutamente esencial, ya
que por su intermedio se administra una gran parte de las actividades del régimen
En este sentido la ley estipulará qué empleadores y trabajadores, han de inscribirse en el
registro de la institución del seguro social de salud. En algunos países resulta más fácil desde
el punto de vista administrativo ir incorporando paulatinamente los grupos de empleadores; por
ejemplo, comenzado por aquellos con un mayor número de trabajadores para luego ir
incluyendo poco a poco a quienes tienen menos hasta que todos estén inscritos en el registro.
Por lo general, el empleador tiene el deber de comunicar a la institución del seguro social de
salud la lista con los datos de todos sus trabajadores y de actualizarla indicando quienes se
incorporan a la empresa y quienes la dejan. La definición de «trabajador» debe figurar en la
ley y los inspectores del seguro social de salud han de ajustarse a ella.
A menudo, los empleadores tratan de limitar o reducir su responsabilidad financiera respecto a
los trabajadores:
Inscribiéndolos en el registro como «personas en formación» en lugar de trabajadores con
plenos derechos;
Remunerándolos con un bajo salario básico al que se añaden varias asignaciones
adicionales (y pagando la cotización correspondiente a dicho salario), o
Reteniéndolos con una serie de contratos a corto plazo y cortas interrupciones entre uno y
otro para no pagar cotizaciones por ellos.
Algunas empresas utilizan ciertos mecanismos para evitar la responsabilidad de cotizar por sus
trabajadores. Aunque suele decirse que en un principio son las pequeñas empresas las que
tienen dificultades para cumplir con las obligaciones determinadas por las instituciones de
seguro social de salud, suelen ser las empresas más grandes las que invierten en mecanismos
que les permiten evitarlo.
La gran mayoría de los regímenes de seguro social de salud también prevén la protección de
las personas o familiares derechohabientes a cargo de quienes cotizan. Por lo general, es
imposible inscribir a estas personas a través del empleador y siendo el registro de ellas una
operación bastante difícil, es aconsejable establecer mecanismos que obvien la necesidad de
inscribir por separado a cada persona a cargo. Habida cuenta de la situación local, las
instalaciones de salud, las disposiciones relativas a los proveedores y al número de personas
a cargo, habrá que establecer un sistema de verificación del derecho a prestaciones, ya sea
inscribiendo el nombre y el número de la cédula de identidad de los miembros de la familia en
la tarjeta de afiliación del cotizante o utilizando cualquier otro medio aceptable.
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Afiliación de Empleadores y Trabajadores
5. Prestación de los Servicios de Salud
Es evidente que el alcance y la variedad de las prestaciones de los regímenes de seguridad
social difieren enormemente a través del mundo. Los regímenes más perfeccionados incluyen
toda la gama, mientras que los menos desarrollados sólo pueden ofrecer una cobertura mínima.
A la variedad de prestaciones propuestas por los regímenes corresponde una diversidad de
formas de organización administrativa. Cuando junto con el régimen de seguro social se
administra otro de prestaciones por accidentes del trabajo o enfermedades profesionales, es
muy común que las solicitudes de prestaciones por este concepto sean procesadas por el grupo
a cargo de las prestaciones de salud, ya que las prestaciones por accidente o enfermedad,
salvo las pensiones o prestaciones económicas que se deriven, son de carácter médico.
En lo que respecta a las prestaciones, la tarea de la administración del seguro de salud consiste
principalmente en otorgar servicios a los miembros asegurados, informando sobre las
prestaciones y servicios a los que tienen derecho; comunicando la lista de unidades médicas
por nivel servicio; y prestando ayuda en la gestión de las solicitudes relativas a las prestaciones
a que tienen derecho.
Los requisitos administrativos aumentarán en función del volumen y de la variedad de las
prestaciones ofrecidas. Si estas últimas consisten únicamente en atención primaria de salud, y
servicios básicos a pacientes hospitalizados, la administración requerirá relativamente poca
atención. En cambio, si el conjunto de prestaciones es más complejo, y sobre todo si algunas
de ellas están sujetas a aprobación, entonces, la administración requerirá mucho más trabajo.
Como se ha mencionado en la unidad 1 del presente modulo, el modelo organizativo que ha
evidenciado su eficacia en lograr los objetivos de equidad, eficiencia, y calidad para la
prestación de servicios de salud a los usuarios, es el que distingue tres grandes niveles en la
organización de los servicios personales de salud. Constituye una de las formas de la
Organización Mundial de la Salud (OMS), en la cual los niveles se relacionan con la magnitud
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y severidad de las necesidades de salud de la población:
6. Administración financiera.
Otorgar servicios médicos a las personas, requiere de fuentes variables de recursos que están
en función de: a) la cobertura o nivel de demanda, b) el plan de prestaciones, c) el precio de
los servicios, insumos medicamentos y materiales necesarios. A nivel mundial se observa una
tendencia creciente en el gasto en salud y en todos los sistemas se busca, si bien no siempre
contenerlo, lograr una administración más eficiente y eficaz y obtener al menos un mayor
control sobre el mismo.
Por lo general, las fuentes de financiación de los seguros de salud pueden ser públicas o
privadas. Las primeras corresponden a los sistemas que tienen sus recursos garantizados
desde el Estado a través de leyes, decretos o normas. En mayor proporción se trata de recursos
obtenidos a través de contribuciones sobre la nómina salarial de los empleados del sector
formal de la economía. Estas pueden ser tanto de los empleadores (patronales) como de los
propios asalariados. En algunos casos se mantiene el esquema tripartito y los gobiernos
complementan las contribuciones con recursos fiscales recaudados vía impuestos.
La particularidad que distingue a la financiación pública de la privada es que en el primer caso
el cotizante está obligado a contribuir al seguro mientras que en el segundo es voluntaria y el
asegurado o beneficiario del sistema puede retirarse del mismo si así lo desea. Los seguros de
financiación privada son de afiliación voluntaria y la base de la cotización generalmente está
asociada al riesgo de enfermedad que involucra el asegurado. Este riesgo puede ser calculado
en bases actuariales.
Al igual que en el caso de la inscripción o afiliación en el registro, la recaudación de cotizaciones
resulta más o menos difícil según el tipo y el tamaño de la empresa, y la categoría de
trabajadores. El sistema de recaudación de las cotizaciones reviste una importancia crucial
para los regímenes contributivos de seguridad social. Las cotizaciones constituyen el
mecanismo mediante el cual el régimen obtiene los recursos financieros que le son
indispensables para cumplir su cometido.
La gestión del sistema de recaudación representa a menudo la mayor carga de trabajo de las
instituciones de seguridad social. Por lo tanto, el establecimiento del sistema de recaudación
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debería guiarse según el principio de la simplicidad de la administración, tanto desde el punto
de vista del régimen como de los cotizantes.
De ahí que en muchos países existan diversos medios de pago y recaudación de cotizaciones,
a saber:
Pago quincenal, mensual, bimestral, trimestral o anual;
Pago por transferencia bancaria, pago en efectivo e incluso en especie, y
Pago en oficinas del seguro social de salud o en sucursales de banco y oficinas de correos.
En el caso de las grandes empresas, en particular las industriales, y de los entornos urbanos
incluso en los países en desarrollo, habitualmente el empleador hace pagos mensuales al
régimen que incluyen sus propias cotizaciones por sus trabajadores y las cotizaciones de estos
últimos. Muchos regímenes de seguro social de salud prevén una multa u otra sanción
automáticas si el pago del empleador no se recibe en la fecha estipulada. Cuando las empresas
experimentan dificultades económicas, la institución del seguro de salud a veces autoriza el
pago a plazos.
La administración del seguro social de salud debe estipular requisitos estándar respecto a los
datos, los formularios que han de utilizarse y a los procedimientos de pagos. La nómina del
personal y la contabilidad constituyen la base para el cálculo de las cotizaciones que han de
pagar las empresas; los documentos relacionados con el personal permiten a la institución de
seguro de salud verificar la identidad de los asegurados y la contabilidad, y comprobar los
salarios y las cotizaciones declarados.
Es importante que la ley estipule claramente que la responsabilidad de cualquier cotización al
régimen del seguro de salud pendiente de pago recae en la empresa y no en el trabajador.
En muchos países, la administración del seguro de salud tiene facultades para hacer cumplir
la recaudación de cotizaciones lo que le permite:
Incautar cuentas bancarias y
Embargar bienes.
La ley también debe prever el procesamiento de cualquier empleador que no se inscriba en el
registro o no cumpla con el requisito de pagar las cotizaciones al seguro de salud.
Debe haber disposiciones sobre las medidas que se adoptarán en casos de insolvencia,
liquidación o quiebra; en primer lugar, para que los trabajadores estén protegidos y no se les
nieguen las prestaciones a las que tienen derecho porque el empleador deja de pagar las
cotizaciones al régimen de seguro de salud.
La incapacidad para lograr niveles adecuados de eficacia y efectividad en la recaudación tendrá
forzosamente repercusiones para toda la organización, inclusive en lo relativo al proceso de
otorgamiento de servicios y de prestaciones, que se basa precisamente en los registros de las
cotizaciones.
Por consiguiente, es de vital importancia que todas las instituciones de seguridad social
administren con especial rigor sus sistemas de recaudación y de registro.
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La tarea más ardua de la administración financiera del seguro de salud es la administración del
flujo de caja y de las reservas. Cuanto menor sea el fondo más difícil será, sobre todo, a medida
que los costos de los servicios de salud vayan aumentando, lo que agudiza la necesidad de
mantener una reserva para capear cambios significativos en el flujo de caja.
Reservas
En el campo de la seguridad social existen principalmente dos clases de reservas de recursos:
la reserva técnica y la reserva para contingencias o imprevistos.
La reserva técnica es aquella que se crea para financiar futuros pagos y que, a la vez,
cumple una función en la financiación del costo de las prestaciones, generando ingresos
en concepto de inversiones;
La reserva para imprevistos es aquella que se crea para paliar cualquier insuficiencia
temporal debido a una disminución de los ingresos en concepto de cotizaciones o a un
exceso de gastos en concepto de prestaciones.
Por lo general, la reserva técnica se vincula con las prestaciones de largo plazo, incluyendo las
pensiones pagaderas por discapacidad permanente o por defunción, y la reserva para
imprevistos con prestaciones de corta duración como la asistencia médica.
En el seguro de salud, la reserva para imprevistos suele equivaler, como mínimo, a dos meses
de costos de funcionamiento, pero puede ser más elevada si la cobertura del régimen es baja
y, marginalmente inferior, si dicha cobertura es alta y los riesgos más amplios. Cuando el
régimen de seguro de salud comienza a funcionar, es aconsejable mantener una mayor reserva
para imprevistos y reducirla una vez que los gastos se hayan estabilizado.
Seguridad, liquidez, rendimiento
Por lo regular, la legislación correspondiente estipula los tipos de inversión apropiada de las
reservas a efectos de garantizar la seguridad, el rendimiento y la liquidez de los fondos. En la
mayoría de las legislaciones en materia de seguro social de salud, se restringen las inversiones
al mercado nacional.
La seguridad de las inversiones implica la certeza de recuperar el capital invertido y el
rendimiento del mismo. En lo que respecta a la inflación, por ejemplo, la seguridad de la
inversión significa conservar por lo menos el valor real de las sumas invertidas. En la mayoría
de los regímenes de seguro social de salud no se estipula un requisito de rendimiento mínimo
pero se debe garantizar el mejor rendimiento posible de las inversiones. Obviamente, proteger
el valor de los fondos y aumentarlo en la medida de lo posible es una buena práctica financiera.
La liquidez es la facilidad y la rapidez con que la inversión puede convertirse en efectivo. En el
caso de prestaciones de corto plazo como las del seguro de salud, la liquidez es importante.
La mejora de las prestaciones de atención de salud crea casi siempre una espiral inflacionaria
del costo total de la asistencia médica porque las expectativas de los beneficiarios aumentan
al igual que los costos del personal y del equipo.
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Atribución de responsabilidades
A efectos de velar por la máxima seguridad del fondo, es decir, del dinero recaudado por
concepto de cotizaciones obligatorias, es preciso definir claramente la atribución de
responsabilidades y de supervisión. El reglamento debe estipular:
Quién tendrá derecho a disponer de los fondos del régimen de seguro;
La manera en que se adoptan y fundamentan las decisiones;
Quién estará autorizado a firmar cheques y transferencias bancarias, y
Quién ha de disponer de los recursos en efectivo del régimen.
También han de reglamentarse los procedimientos correspondientes, las exigencias de
seguridad y la supervisión.
Contabilidad
Cabe destacar la función de contabilidad que junto con la frecuente presentación de informes
constituyen la base de la planificación y de una administración eficiente, así como del control y
contención de los costos.
La contabilidad consiste en el asiento de todos los movimientos financieros de ingresos y
desembolsos de las cuentas del régimen del seguro social de salud, y debe reflejar todos los
recursos financieros en concepto de cotizaciones, intereses y demás ingresos, así como todos
los compromisos financieros, incluyendo el pago de proveedores y los gastos administrativos
(el propio personal y los demás honorarios de la institución). A continuación, se presenta un
cuadro simplificado.
INGRESOS GASTOS
Cotizaciones Intereses devengados por las inversiones de
capital Otros ingresos (alquiler, venta de equipo usado,
subsidios, reembolsos, etc.).
Proveedores de los servicios Administración
ACTIVO PASIVO
Bienes inmuebles Títulos, cuentas bancarias Otros bienes (equipos, vehículos, material, etc.)
Capital Reservas Créditos bancarios Facturas y bonos impagos
Los sistemas de contabilidad analítica más complejos no sólo permiten sustentar los flujos
financieros sino también la asignación correcta de los costos por rubros (por ejemplo: plazos,
departamentos individuales, actividades concretas, etc.).
El sistema de contabilidad debe ir acompañado de un sistema eficaz de información porque en
muchos aspectos ambos sistemas van a la par. El primero debe planificarse meticulosamente
porque cualquier cambio ulterior incidirá en la capacidad de comparar las cifras de los distintos
ejercicios y, tratándose de sistemas computarizados requerirá costosas modificaciones de
programas.
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7. La importancia de las buenas prácticas en administración.
Un requisito común de todos los órganos directivos de la seguridad social es la necesidad de
elaborar, adoptar y mantener prácticas de buena administración. Los principios de la buena
gestión de las instituciones de seguridad social son esencialmente los mismos que rigen para
la mayoría de las demás organizaciones, públicas o privadas. Los más ampliamente
reconocidas son los siguientes:
Alcance del control: Se refiere al número óptimo de subordinados sobre los que un
directivo puede ejercer eficazmente sus funciones de control. Al aumentar la cantidad de
subordinados, disminuye el grado y la eficacia de dicho control.
Niveles de administración: Un número excesivo de niveles de administración reduce la
eficacia de la comunicación y el control.
Unidad del mando: Cada persona debe rendir informes a sólo un supervisor o superior
jerárquico
Delegación de funciones: El trabajo se debe delegar a los subordinados, investidos de la
autoridad suficiente para cumplir con sus responsabilidades. Sin embargo, hay que
recordar que las responsabilidades se pueden delegar, pero no abandonar, y que el
directivo que delega una tarea sigue siendo responsable de su realización. «La delegación
de funciones sin control equivale a una abdicación».
Asignación racional de tareas: Las tareas deben asignarse en forma racional y económica,
a fin de asegurar un aprovechamiento total de las competencias del personal.
Decisiones para la acción: Los asuntos que requieren de una decisión deben tratarse en
el círculo más próximo posible al lugar en que se emprenderá la acción correspondiente.
Estructura jerárquica y estructura funcional: Es conveniente separar el control de las
operaciones (función administrativa) de la prestación de servicios o del asesoramiento a
las unidades operacionales.
Administración transparente: Se refiere a la obligación de informar, rendir reportes,
entregar cuentas y sobre todo llevar una contabilidad eficiente y a prueba de auditorías.
Administración con calidad: Cualquier cambio puede ser manejado de dos maneras:
oponiéndose permanentemente o liderándolo. Generalmente nos oponemos al cambio, lo
que está es algo ya establecido y no hay forma de mejorarlo. El cambio hay que enfrentarlo
y liderarlo con competitividad, y la calidad en salud es el elemento diferenciador que nos
puede hacer competitivos. La calidad es un imperativo ético en salud, donde deben
prevalecer el principio de "hacer lo que hay que hacer y hacerlo bien".
Resumen.
La administración posee herramientas que, aplicadas al ramo de los sistemas de salud,
pueden ayudar a éstos a desarrollar una visión de conjunto del sistema, optimizando recursos
humanos, técnicos y financieros, para poder llevar a las instituciones de salud a un estado de
crecimiento y eficiencia. Frecuentemente, los médicos destacados en su especialidad son
llamados a administrar en los distintos niveles jerárquicos del sistema de salud, careciendo
las más de las veces de experiencia y preparación específica en administración.
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Por otro lado, también encontramos directivos que son expertos en administración, pero que
desconocen los problemas de salud. Finalmente se destaca la necesidad de dar capacitación
administrativa al médico, ya que la razón de ser de las instituciones que conforman el sistema
de salud es precisamente el servicio a esta última, por lo que las decisiones importantes deben
ser tomadas por médicos.
Un administrador en salud debe tener una visión holística e integral del sistema; por ello, su
visión y quehacer rebasa la administración de una clínica, hospital, unidad médica o centro de
salud; debe ser capaz del diseño (planeación), desarrollo (operación), sistematización (orden
y registro), evaluación y retroalimentación (análisis y reorientación de acciones y metas) de
los planes y programas de trabajo de los mismos.
El concepto de administración hace referencia a la organización de las compañías, ya sean
públicas o privadas y la forma en que gestionan los recursos, los procesos y los resultados de
sus actividades. La administración en salud se puede concebir como la ciencia social
relacionada con la planeación, organización, dirección y control de las empresas públicas o
privadas del sector salud, mediante la gestión y optimización de recursos financieros,
tecnológicos y humanos. En otras palabras, la administración en salud es la administración de
empresas aplicada a las empresas proveedoras de servicios de salud a las personas usuarias,
a quienes -dentro del establecimiento de salud- se les denominan clientes y/o pacientes.
Los elementos de la administración son: La Planificación, Organización, Dirección, y Control.
Características de la administración de Seguros de Salud
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Glosario:
Administración en salud: Se puede concebir como la ciencia social relacionada con la
planeación, organización, dirección y control de las empresas públicas o privadas del sector
salud, mediante la gestión y optimización de recursos financieros, tecnológicos y humanos.
También se la conoce con los nombres de gestión en salud, gestión sanitaria, gestión clínica,
administración de empresas de salud, administración de servicios de salud y gerencia de
servicios de salud.
Planeación estratégica en Salud: Es un proceso continuo para determinar las líneas
generales de acción, dirigidas al mejoramiento continuo de los procesos, mediante su análisis,
identificación de sus fortalezas y debilidades intrínsecas; así como de las oportunidades y
amenazas del entorno y la reingeniería de aquellos procesos que requieran ser modificados.
Es decir, su propósito consiste en decidir lo qué se quiere, a dónde se quiere llegar en un
tiempo determinado, las acciones que se tomarán, los medios que se utilizarán y los individuos
que serán los responsables de llegar hasta donde se desea y alcanzar en una forma más
efectiva los objetivos organizacionales del futuro.
Política sanitaria: Declaración o directriz oficial dentro de las instituciones (especialmente del
Gobierno) que define las prioridades y los parámetros de actuación como respuesta a las
necesidades de salud, a los recursos disponibles y a otras presiones políticas.
Prestador o Proveedor de Servicios: Se le denomina así a las dependencias y entidades de
las administraciones públicas federal, estatal, municipal y del gobierno del Distrito Federal;
personas físicas y morales de los sectores social y privado, a las instituciones de seguridad
social y a cualquier otro que preste servicios médicos.
Bibliografía:
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en México. Cámara de Diputados. 2013.
2. Organización Iberoamericana de Seguridad Social (OISS), Master en Dirección y Gestión
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8. Revista Médica de la Universidad Veracruzana, Vol. 4, Núm. 1. 2004
9. Sistema Nacional de Salud. Salud pública de México vol. 53, suplemento 2. 2011.