ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

POR QUÉ GOBIERNO EN LÍNEA?

6 Componentes

Manual 3.1

PLAZOS

PLAZOS

TEMATICAS ESTRATÉGICAS

Caracterización de usuarios: Cuando una entidad reconoce la diversidad, e identifica

las características, actitudes y preferencias que diferencian a sus usuarios,

• Aumenta el conocimiento que la entidad tiene de sus usuarios.

• Ofrece elementos que permiten mejorar la comunicación entre la entidad y sus

usuarios.

• Ayuda a determinar las necesidades de los usuarios eficientemente para que puedan

ser satisfechas cuando lo solicitan.

• Permite enfocar los servicios ofrecidos y las comunicaciones hacía aquellos usuarios

que más lo requieren.

• Permite implementar acciones que redunden en el fortalecimiento de la percepción de

confianza que los usuarios pueden tener de la entidad y del Estado en general.

• Entrega elementos para ajustar servicios existentes y favorece el diseño de nuevos

servicios para usuarios relevantes que no están siendo atendidos por los canales de

acceso establecidos.

• Permite, de manera general, la planeación e implementación de estrategias orientadas

hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública.

30%

Tipo de variables a identificar

Pasos para Caracterizar.

Formularios, individual y de organizaciones

Manual 3.1: Garantizar, a través de la sede electrónica, el acceso de la ciudadanía a

toda la información relativa a temas institucionales, misionales, de planeación,

espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general observando las reservas

constitucionales y de ley

43%

Datos Abiertos. Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se

encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y

reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o

privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a

disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el

fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los

mismos.

1. Identificación de la información

2, Análisis de información publicable

3. Priorización de los datos

4. Documentación 5. Estructuración,

cargue y publicación

Pasos para abrir los datos

• Identificación de la información: En esta fase se busca identificar y caracterizar la

información con que cuentan las entidades.

• Análisis de información publicable: En esta fase se clasifica la información que es

publicable y la que no lo es, de acuerdo con el marco Jurídico establecido.

• Priorización de los datos: En esta fase se definen aquellos datos con los cuales se

implementará el proceso de apertura, de acuerdo con un análisis estratégico. Al finalizar

se realiza la definición del inventario a publicar.

• Documentación: En esta fase se describen los datos a publicar, con el fin de hacerlos

comprensibles y facilitar su búsqueda y uso.

• Estructuración, cargue y publicación: En esta fase se identifican los diferentes procesos

de cargue y publicación de los datos en la plataforma tecnológica que permitirá el

posterior acceso a los datos abiertos a los ciudadanos y a la sociedad en general.

• La defensa y seguridad nacional.

• La seguridad pública.

• Las relaciones internacionales.

• La prevención, investigación y persecución de los delitos y las

faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida

de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.

• El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos

judiciales.

• La administración efectiva de la justicia.

• Los derechos de la infancia y la adolescencia.

• La estabilidad macroeconómica y financiera del país.

• La salud pública.

Información exceptuada por daño a los intereses públicos.

Formularios

www.datos.gov.co, www.aplicaciones.gov.co

Interoperabilidad: En la fase de Transformación, las entidades deben realizar cambios

operativos para eliminar los límites con otras entidades y organizar sus trámites y

servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, lo que implica el

desarrollo de cadenas de trámites y el intercambio eficiente de información.

55%

La interoperabilidad, ha sido entendida como la habilidad de dos o más sistemas o

componentes para intercambiar y utilizar información, sin embargo Involucra retos de

diversos tipos para el intercambio efectivo de información, retos relacionados con la

voluntad política, la formación y apropiación al interior de las entidades, la necesidad

de integrar procesos interinstitucionales o la ausencia de un marco legal adecuado que

le otorgue las facultades a una entidad para intercambiar su información.

“El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y

conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la

entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades”.

• Entidades públicas responsables de planear servicios que requieran colaboración

interinstitucional.

• Organizaciones privadas involucradas en la ejecución y/o evolución de la estrategia

Gobierno en línea.

• Gobierno extranjeros

• Comunidad académica.

• Político-legal: disposición de un conjunto de políticas y normas que permiten el

intercambio de información.

• Sociocultural: generación de competencias en las entidades para poder intercambiar

información y a la habilitación de medios para la colaboración entre entidades.

Organizacional: modo en que las misiones, políticas, procesos de negocio y mecanismos

de prestación de estos procesos de una entidad interactúan con aquellos de otras

entidades, a través del intercambio de información.

• Semántico: permite garantizar que, en el momento de intercambiar datos, el significado

de la información es el mismo para todos los actores involucrados.

• Técnico: hace referencia a los aspectos, a nivel técnico, que se requieren para conectar

los sistemas de información para intercambiar información.

Orientado a:

Dimensiones

• Agilidad y calidad de servicio: Al utilizar mecanismos de intercambio de

información comunes, los usuarios de la entidad pueden contar con acceso a

la información en todo momento y por múltiples canales, permitiéndoles así

percibir una mayor calidad en el servicio que reciben.

• Reducir costos para las entidades y el ciudadano: En la actualidad muchas

entidades utilizan folios y papel para transmitirse información entre sí. El

intercambio de información a través de mecanismos electrónicos resulta una

alternativa demostrada para reducción sustancial de esos procesos.

• Lograr mayor transparencia: La documentación que describe a los servicios

de intercambio de información puede ser publicada en el sitio web de la

entidad y en el Portal del Estado Colombiano. De esta manera, los

ciudadanos conocen qué información intercambian las entidades y

entienden los beneficios que esto les significa.

Beneficios

Bajo un escenario funcional de interoperabilidad, cuando una

entidad requiera comprobar la existencia de alguna

circunstancia necesaria para la prestación de un servicio que

obre en otra entidad, no debe solicitarle dicha información al

usuario. Deberá obtenerla de la entidad respectiva, a través

de un medio de transmisión electrónica, un mecanismo

magnético, electrónico o telemático para el intercambio de

información, sin que esto genere costo alguno para la entidad

que solicita la información. Este concepto se denomina

Servicio de intercambio de información

45%

Manual 3. 1:

Incrementar la eficiencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos

de la entidad a través del uso de medios electrónicos y reducir por lo menos en

un 30% el consumo de papel gracias a la implementación de la política de

Cero Papel, así como implementar el intercambio de toda la información

relacionada con cadenas de trámites y los requerimientos de otras entidades

para el desarrollo de sus funciones.

2. Generación documentos electrónicos 2. Administración documentos electrónicos

• Definir modelo de Gestión

• Definir modelo para la gestión de información

• Definir modelo de conservación

• Definir modelo de acceso a la información

• Definir modelo de gestión de TI

• Definir modelo de seguridad

• Definir modelo de segregación de funciones

• Definir interfaces de usuario

• Definir requerimientos de gestión documental

• Definir orientación a servicios

• Definir catálogo de servicios

• Definir requerimientos de procesamiento

• Definir mapa de ruta de proyecto

3. Automatización de procesos

• Clasificación de los procesos

• Clasificar y seleccionar procesos candidatos

• Identificar fase de automatización

• Identificar características de información

• Identificar marco de interoperabilidad

• Identificar uso de Firma Digital

• Identificar uso de Notificaciones Electrónicas

1. Buenas Prácticas

Hacer un diagnóstico y establecer la línea base: ¿cuánto papel se consume?

• Identificar oportunidades clave

• Adoptar buenas prácticas y promover el cambio de

cultura organizacional

• Seguimiento y monitoreo

Evolución Proyectada

Manual 3.1 Incrementar la legitimidad, focalización y respuesta a las necesidades de la

ciudadanía a través de la conformación de espacios virtuales de participación en la

construcción de políticas, planes, programas, proyectos, en la toma de decisiones y en la

solución de problemáticas particulares, en un marco de innovación permanente y

colaborativa.

Como? La adaptación se lleva a cabo en cada uno de los componentes del ecosistema de Gobierno en línea:

o Personas: Mejorando y/o desarrollando en los funcionarios de la entidad las competencias necesarias

para desarrollar la democracia participativa por medios electrónicos.

o Aplicaciones: Identificando y mejorando los servicios y herramientas informáticas.

o Procesos: Identificando en los procesos misionales la forma adecuada para ser incorporada la

participación, colaboración y/o cocreación, para el enriquecimiento en la toma de decisiones y la

construcción de políticas y el control social.

o Infraestructura tecnológica: Estableciendo el soporte tecnológico, canales disponibles y metodologías

informáticas que faciliten la participación por medios electrónicos

15%

Esquema del Proceso

Herramientas

• Redes Sociales: compartir opiniones, ideas y experiencias entre ellos, que podrán ser recogidas

por su entidad youtube, Facebook y twitter

• Foros: establecer temas o hilos de discusión

• Encuestas: Establecer tendencias, desarrollo de productos o servicios, calificación del servicio.

• Wikis: Son herramientas en línea que permiten a un grupo de usuarios el compartir, gestionar, y

crear contenido colaborativamente.

• Espacios de Trabajo: Son herramientas que permiten a sus usuarios compartir información y/o

documentos

• Concursos: Consiste en la búsqueda de soluciones por medio de retos planteados a la

comunidad,

• Aumentan el respaldo de la comunidad a las decisiones del gobierno.

• Sensibilizan al ciudadano sobre las problemáticas de la entidad.

• Facilitan el conocimiento de las necesidades de los segmentos de la comunidad que

cuentan con menor representación.

• Gestionan las expectativas de los ciudadanos frente a los objetivos de la entidad

Mejoran el grado de satisfacción de los usuarios con la entidad y sus servicios.

Para qué?

Formatos guía para incentivar la participación ciudadana