desain sistem akuntansi terinci - cicilia_el.staff...
TRANSCRIPT
Jogiyanto HM, 2008. 1
Minggu 8
DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI
Sub pokok bahasan :
1) Desain Output terinci
a. Bentuk laporan
b. Pedoman desain laporan
c. Alat-alat desain output terinci
d. Mengatur tata letak isi output
e. Penjelasan data di kamus data output
2) Desain input terinci
a. Dokumen dasar
b. Cara mengurangi jumlah masukan
c. Kode
d. Petunjuk pembuatan kode
e. Tipe dari kode
A. Desain Output terinci
Desain output yang akan dibahas ini adalah untuk output berbentuk laporan dimedia
keras.
1. Bentuk laporan
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling
banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk tabel dan
berbentuk grafik atau bagan.
a) Laporan berbentuk tabel
Berikut ini adalah macam – macam laporan yang berbentuk tabel yang
menekankan pada kualitas isi serta kegunaannya :
Notice report
Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan
ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas karena dimaksudkan
supaya permasalahan – permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas
sehingga dapat langsung ditangani. Contoh notice report sebagai berikut :
Jogiyanto HM, 2008. 2
Equipoised report
Isi dari equispoised report adalah hal – hal yang bertentangan. Laporan ini
biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya
informasi yang berisi hal –hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai
dasar didalam pengambilan keputusan. Contoh equispoised report adalah
sebagai berikut :
Variance report
Laporan ini menunjukan selisih (variance) antara standar yang sudah di
tetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari
variance report sebagai berikut :
Jogiyanto HM, 2008. 3
Comparative report
Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang
lainnya. Misalnya pada laopran laba/rugi atau neraca dapat dibandingkan
antara nilai – nilai elemen tahun berjalan dengan tahun – tahun
sebelumnya. Contoh dari Comparative report adalah sebagai berikut :
b) Laporan berbentuk grafik
Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan
diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan
bagan pastel (pie chart).
Bagan garis (Line chart)
Pada bagan garis variasi dari data ditunjukan dengan suatu garis atau
kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu :
1) Dapat menunjukan hubungan antara nilai dengan baik
2) Dapat menunjukan bebrapa titik
3) Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya
4) Mudah dimengerti
Jogiyanto HM, 2008. 4
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan,
yaitu :
1. Bila terlalu banyak garis dan kurva (sekitar lebih dari 4 buah
garis atau kurva) maka akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada 2 dimensi
3. Spasi dapat menyesatkan
Bagan batang (bar chart)
Nilai – nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam
bentuk batang – batang vertikal ataupun batang – batang horizontal.
Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut :
1. Baik untuk perbandingan
2. Dapat menunjukan nilai dengan cepat
3. Mudah dimengerti
Kelemahannya :
1. Terbatas hanya pada satu titik saja
2. Spasi dapat menyesatkan
Bagan pastel (pie chart)
Bagan pastel merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai
kue pastel (pie). Tiap – tiap potong dari pie dapat menunjukan bagian
dari data. Kelebihan dari bagan pastel adalah sebagai berikut :
1. Baik untuk perbandingan sebagaian dengan keseluruhan
2. mudah di mengerti
Kelemahannya :
1. Penggunaannya terbatas
2. Ketepatannya kurang
3. Tidak dapat menunjukan hubungan beberapa titik
Jogiyanto HM, 2008. 5
2. Pedoman desain laporan
Berikut ini adalah pedoman – pedoman di dalam pembuatan suatu laporan,
sebagai berikut :
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama,
yaitu :
a. Judul laporan
b. Tubuh laporan
c. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan
2. Untuk laporan – laporan yanng penting, gunakanlah kertas yang berkualitas
baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap – tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm,
sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal – hal yang ingun di tonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar,
tebal atau di garisbawahi.
6. Gunakanlah huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari
penggunaan font yang sulit dimemgerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan gunakalah tanda “.” Atau “-“ .
bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan
sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakanlah informasi yang mendetail dilampiran dan gunakanlah petunjuk
yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laopran letak dari
informasi detail tersebut.
9. Usahakan didalam laopran berisi keterangan – keterangan yang diperlukan
yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan –
keterangan tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring
dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan di distribusikan tepat pada waktunya.
12. Laporan harus sederhana tapi jelas
13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah
dimengerti dan dipahami oleh pemakainya
Jogiyanto HM, 2008. 6
14. Isi laopran harus akurat
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk – bentuk laporan
yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang
menggunakannya.
16. Laporan harus berguna
17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.
3. Alat-alat desain output terinci
Dua buah alat desain sistem yang dapat digunakan untuk desain output
terinci, yaitu sebagai berikut :
1. Printer layout atau printer spacing chart atau printer layout chart
merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa
bentuk dari output diprinter.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dan arus
data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci
tentang data yang akan disajikan dilaporan.
4. Mengatur tata letak isi output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari
output untuk dipahami dan dimegerti. Pengaturan tata letak output merupakan
pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem
maupun bagi programmer.
Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output
apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan
digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang
diinginkan.
Programmer membutuhkan desain iutput ini untuk menentukan posisi kolom,
baris dan informasi yang harus disajikan disuatu output. Pengaturan tata letak isi
output yang akan di cetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer
(printer layaout chart) dan kamus data output.
Jogiyanto HM, 2008. 7
5. Penjelasan data di kamus data output
Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan
digunakan oleh programmer didalam membuat program. Programmer perlu
diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang isi dari output tersebut.
Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data
output dibuat berdasarkan kamus data arus data dan desain tata letak dibagan
tata letak printer.
2) Desain input terinci
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan
mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi yang
dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk
sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang
dimasukan.
Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai
penangkapan input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak di desain
dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang.
Desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode – kode yang
digunakan untuk input.
A. Dokumen dasar
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan
untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat
didokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi
untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting didalam arus data di sistem
informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data
sebagai berikut :
1. Dapat menunjukan macam dari data yang harus dikumpulkan dan
ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan
disebutkan satu – persatau didalam dokumen dasarnya.
Jogiyanto HM, 2008. 8
4. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari
formulir – formulir tersebut dapat diberikan kepada individu – individu
atau departemen yang menbutuhkan.
5. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadi suatu
transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail.
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file
– file data dikomputer.
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan
baik. Berikut ini merupakan petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar
yang baik, sebagai berikut :
1. Kertas yang dipergunakan
2. Ukuran dari dokumen dasar
3. Warna yang digunakan
4. Judul dokumen dasar
5. Nomor dokumen dasar
6. Nomor urut dokumen dasar
7. Nomor dan jumlah halaman
8. Spasi
9. Pembagaian area
10. Caption
Adalah kata – kata yang dicetak di dokumen dasar untuk menunjukan
siapa yang harus mengisi dan apa yang harus di isikan. Berikut ini
merupakan macam – macam caption yang dapat dipergunakan, sehingga
pengisian data dapat lebih mengena.
a. Box caption
Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data
harus disikan didalam kotak tersebut juga.
b. Yes/No check off caption
Menunjukan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus
mengisikan tidak.
Jogiyanto HM, 2008. 9
c. Horizontal check off caption
Menunjukan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan
secara mendatar.
d. Checklist caption
Menunjukan daftar pilihan yang dapat dipilih.
e. Blocked space caption
Menunjukan kotak – kotak ruang kosong yang harus di isi dengan
data.
f. Scannabel form caption
Caption yang menunjukan tempat – tempat yang harus di isi pada
formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya oleh OMR
reader. Dokumen dasar yang baik harus bersifat self – insruction,
artinya harus berisi instruksi – instruksi yang jelas bagi pengisi
untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.
B. Cara mengurangi jumlah masukan
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi jumlah input
yang akan dimasukan ke sistem tanpa mengurangi kelengkapannya. Cara – cara
yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Menggunakan kode
2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan
3. Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem
4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem
C. Kode
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke
dalam komputer dan untuk mengambil beberapa macam – macam informasi
yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf
dan karakter – karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, : dan lain sebagainya).
Kode numerik menggunakan 10 macam kombinasi angka di dalam kode. Kode
alpabetik menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alpanumerik
Jogiyanto HM, 2008. 10
merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter –
karakter khusus.
D. Petunjuk pembuatan kode
Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu
sebagai berikut :
1. Harus mudah diingat
2. Harus unik
3. Harus fleksibel
4. Harus efisien
5. Harus konsisten
6. Harus distandarisasi
7. Spasi dihindari
8. Hindari karakter yang mirip
9. Panjang kode harus sama
E. Tipe dari kode
Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem
informasi, diantaranya adalah :
1. Kode Mnemonik
Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat . kebaikan dari kode ini
adalah mudah diingat dan kelemahanya adalah kode dapat menjadi terlalu
panjang.
2. Kode urut
Disebut juga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut antara
satu kode dengan kode berikutnya.
Kebaikannya :
a. Sangat sederhana
b. Mudah diterapkan
c. Kode dapat pendek tetapi unik
d. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui
Jogiyanto HM, 2008. 11
e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif,
sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan
demikian file tidak perlu di index.
f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah
diketahui.
Kelemahannya :
1. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan
tidak dapat disisipkan
2. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang
diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja.
3. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.
3. Kode blok
Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum
yang diharapkan.
Kebaikannya :
a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah
tertentu.
b. Mudah diperluas
c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian
d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih
mudah.
Kelemahannya :
a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode
menjadi cukup panjang.
b. Kurang mudah diingat.
4. Kode grup
Merupakan kode yang berdasarkan field – field dan tiap – tiap field kode
mempunyai arti.
Jogiyanto HM, 2008. 12
Kebaikannya :
a. Nilai dari kode mempunyai arti
b. Mudah diperluas
c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian
d. Dapat menunjukan jenjang dari data
Kelemahannya :
a. Kode dapat menjadi panjang
5. Kode desimal
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka
desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai
dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.