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DEPARTAMENTODELA

PROSPERIDADSOCIAL

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE LA PROSPERIDAD SOCIAL

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Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22

3 Estudio de trámites Y/o servicios ......................................................................................................... 25

3.1 E18-4 - Inscripción Jóvenes en acción ......................................................................................... 26

3.2 E18-6 - Inscripción de enfoque diferencial étnico (IRACA) ........................................................... 41

3.3 E18-8 - Inscripción al programa más Familias en Acción ............................................................. 57

3.4 E18-10 - Verificación del estado de vinculación de usuarios a la estrategia UNIDOS ................. 72

3.5 E18-11 - Emprendimiento individual ............................................................................................. 84

3.6 E18-12 - Empleabilidad ................................................................................................................. 99

4 Plan de acción .................................................................................................................................... 114

5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 131


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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 114

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 131


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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


9

B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite E18-4 Jóvenes en Acción E18-6 Inscripción de enfoque diferencial étnico (iraca) E18-8 Inscripción al programa más Familias en Acción E18-10 Verificación del estado de vinculación de usuarios a la estrategia UNIDOS E18-11 Emprendimiento individual E18-12 Empleabilidad

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• Sistema de Información Jóvenes en Acción (SIJA)


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3.1 E18-4 - Inscripción Jóvenes en acción

3.1.1 Situación Actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=2309 Fecha de actualización: 8/27/2013

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Inscripción Jóvenes en acción

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Generar y/o mejorar las capacidades, competencias, habilidades y destrezas para el trabajo de población joven vulnerable, a través de un modelo de transferencia condicionada, que les permita a los participantes superar las barreras que tienen para el acceso al mercado laboral y la generación de ingresos.

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Entrega de incentivo monetario condicionado

Obs.

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 3 meses

Obs.

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 Presencial Presencia

Obs3.

ATENCIÓN

Dato

Obs.

Información normativa

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


27

REQUISITOS

Dato SUIT

1.Condición:Jóvenes entre 16 y 24 años

2.Condición: Ser graduado de bachiller (11 grado)

3.Condición: Pertenecer a alguna de las poblaciones focalizadas por el Programa: 1. Red para la Superación de la Pobreza Extrema UNIDOS o la que haga sus veces. 2. Sistema de identificación para potenciales beneficiarios de los programas sociales - SISBEN III o el que haga sus veces, con un puntaje inferior al nivel 2. 3. Registro Único de Población Desplazada – RUPD o la que haga sus veces.

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

No hay normatividad relacionada con este trámite

Obs.

SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No identificado Potestativo

Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


28


CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN

Artículo45delaConstituciónPolítica

Constitucional El adolescente tiene derecho a la protección y a la formación integral. El Estado y la sociedad garantizan la participación activa de los jóvenes en los organismos públicos y privados que tengan a cargo la protección, educación y progreso de la juventud.

Artículo23delaConstituciónPolítica

Constitucional Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artículo13delaLey1755de2015

LegalEstatutaria

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.

El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado, o de persona mayor cuando se trate de menores en relación a las entidades dedicadas a su protección o formación.

Inciso2delArtículo170delaLey1448de2011

LegalOrdinaria

Ordena la transformación de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional en un Departamento Administrativo que se encargue de fijar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la asistencia, atención y reparación a las víctimas de la violencia a las que se refiere el artículo 3 de dicha ley, la inclusión social, la atención a grupos vulnerables y la reintegración social y económica.

Artículos1,3y4delDecreto2559de2015

Reglamentaria Establece la fusión de La Agencia Nacional para la superación de la pobreza extrema y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Define el objeto de esta entidad en el entendido de que está instituido para dirigir las políticas en materia de inclusión social, reconciliación y superación de pobreza, entre otras. Para lograr lo anterior tiene la facultad de formular, dirigir, coordinar, ejecutar políticas encaminadas a estos fines.

COMPETENCIA

Artículo2,Artículo10ynumerales8y7delArtículo18delDecreto4155de2011

Reglamentaria

El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social tiene como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la superación de la pobreza, la inclusión social, la reconciliación, la recuperación de territorios, la atención y reparación a víctimas de la violencia, la atención a grupos vulnerables, población discapacitada y la reintegración social y económica y la atención y reparación a víctimas de la violencia a las que se refiere el artículo 3 de la Ley 1448 de 2011, las cuales desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos competentes.

Entre las funciones del Director del departamento está la de definir los criterios de enfoque diferencial para la intervención de la


29


población beneficiaria del Departamento.

Ente las funciones de la Dirección de Ingreso de Ingreso Social están las de: i) definir los criterios de vinculación y promoción de beneficiarios para cada uno de los programas de la Dependencia y velar por su cumplimiento y ii) verificar el cumplimiento de los criterios de focalización y de enfoque diferencial que defina la Dirección para cada uno de los programas de la Dependencia.

Resolución01970del21denoviembrede2012.

Reglamentaria Establece que hará parte de la Dirección de Ingreso Social el Grupo de trabajo Jóvenes en Acción que tiene dentro de sus actividades “crear, ajustar y administrar todos los procesos y actividades relacionadas con el programa Jóvenes en Acción e Ingreso para la Prosperidad Social” y “Mejorar las oportunidades de los participantes en el mercado laboral a través de la formación para el trabajo”.

CONDICIONES Parte4.2.2.delManualOperativoProgramaJeA

Reglamentaria El registro es el paso previo para que un joven sea considerado como Potencial Elegible del Programa JeA. Se encuentra a cargo del DPS y consiste en la verificación de la pertenencia a las poblaciones focalizadas, del rango de edad y de la actualización de los datos personales, de contacto y de nivel de formación del joven potencial participante interesado en el Programa. La actualización de datos se realiza a partir de la verificación de la documentación requerida y exigida para el Registro. Tiene validez de un año.

Las condiciones son las siguientes:

• Ser un joven entre los 16 y los 24 años. • Ser graduado de bachiller. • Pertenecer a alguna de las poblaciones focalizadas por el

Programa. REQUISITOS

DOCUMENTALES

Parte4.2.2.delManualOperativoProgramaJeA

Reglamentaria Paralainscripciónsesolicita:Documentodeidentidad,enoriginalyfotocopialegibleyActaodiplomadegradoenoriginalofotocopia.

COSTO Ninguno

PLAZODE

RESPUESTA

Artículo14inciso1LeyEstatutaria1755de2015

LegalEstatutaria

Salvonormalegalespecialysopenadesancióndisciplinaria,todapeticióndeberáresolversedentrodelosquince(15)díassiguientesasurecepción.

Dentrodeesteplazolaentidadreportaefectuareltrámitedeinscripciónalprogramacomoelegible,demanerainmediata.NoobstanteenelSUITsereportauntiempode3meses,elcualcorrespondealtiempoquetardaelprocesodiseñadoparalaentregadelIncentivoMonetarioCondicionado.

PROCEDIMIENTO Ningunoconcarácterespecial

PorremisiónexpresadelArtículo34delaLey1437de2011,atodaactuaciónoprocedimientoadministrativoquenocuenteconregulaciónespecialseleaplicaránlasdisposicionesqueregulanelderechodepeticióneninterésgeneraly/oparticular.Comoconsecuenciadeello,resultanaplicablesalprocedimientodeestetrámiteenparticular,lasdisposicionescontenidasenlosartículos13a17delaLey1755de2015,estatutariadelderechodepetición.


30

C. MAPA DEL PROCESO

Elementos relevantes

Elementos del proceso

¿Está en SIJA?

SIJA es una Base de Datos

5. Contestar mail adjuntando documentos

Se debe adjuntar documento de identidad y fotocopia del diploma


31


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Atender la solicitud de registro DPS

PresencialVentanillaFrontOffice

Ser un joven entre los 16 y los 24 años

Ser graduado de bachiller

Pertenecer a alguna de las poblaciones siguientes focalizadas por el Programa:

• Red para la superación de la pobreza extrema UNIDOS (o la que haga sus veces.

• Sistema de identificación para potenciales beneficiarios de los programas sociales – SISBEN III (o el que haga sus veces), con un puntaje inferior al nivel 2.

Contar con Registro Único de Población Desplazada –RUPD (o la que haga sus veces) ICBF y comunidades indígenas.

Legal: Ninguno

Reglamentario: Manual Operativo del Programa JeA

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Verificación en el SIJA (Sistema de Información Jóvenes en Acción) y posterior solicitud de documentos al solicitante.

DPS BackOffice Ninguno

Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento.

Recibir los documentos allegados por el solicitante

DPS PresencialVentanillaFrontOffice

Fotocopia del documento de identidad

Fotocopia del Diploma de Bachiller

Legal: Ninguno

Reglamentario: Reglamentario: Manual Operativo del Programa JeA

Envío de correo electrónico confirmatorio de inscripción y de recordatorio de registrarse en el SENA o Universidad

DPS VirtualVentanillaFrontOffice Ninguno

Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite de inscripción.


32

E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

0 6

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❸ Adecuada

ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad

Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


33

3.1.2 Situación Propuesta


Información

No hay cambios en este aspecto

Administración


Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E18-4-5 El solicitante debe iniciar el proceso visitando

la ventanilla del DPS para llenar el formulario, entregar requisitos y solicitar la orden de consignación

- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web de la entidad

Largo

E18-4-7 El solicitante debe entregar los requisitos en la

ventanilla de DPS para poder iniciar con el procedimiento

- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E18-4-9 El solicitante debe entregar la cédula de

identidad para poder iniciar el procedimiento Eliminar la cédula de identidad como un requisito para iniciar el trámite ya que se puede obtener por medio de inter operabilidad con la Registraduría Nacional

Largo


34


Elementos eliminados

No hay elementos eliminados

Elementos agregados

9. Hacer solicitud en línea: El solicitante puede llenar la solicitud de inicio del procedimiento a través

del portal web de la entidad

Elementos modificados


35

1. Llenar formulario en ventanilla: el funcionario llena el formulario directamente en el sistema. La cédula de identidad ya no es requerida como un requisito para iniciar el trámite ya que se obtiene por inter operabilidad C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

A C M L


❶ ❶ ❶ ❸ Avanzado

❷ ❷ ❷ ❷ Regular

0 0 ---6 6 0%



36

D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de

control ex ante

que no generan

valor agregado

Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales

extralegales

Se solicita fotocopia de la cédula de ciudadanía y

fotocopia del Diploma de Bachiller

Ninguna de estas exigencias tiene sustento legal o

reglamentario. Pese a las facultades del DPS para

definir y verificar los criterios de valoración para el

ingreso a los programas, para estos efectos la

entidad debe dar cumplimiento al principio

constitucional de reserva legal consagrado en el

Artículo 84 de la Constitución Política, así como a lo

ordenado por los artículos 13 del decreto Ley 2150

de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de

2011, 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley

962 de 2005, que disponen respectivamente lo

siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones

públicas quedan prohibidas las exigencias de copias

o fotocopias de documentos que la entidad tenga en

su poder, o a los que la entidad pública tenga

facultad legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o

formalidades adicionales, de conformidad con el

artículo 84 de la Constitución Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando

un trámite ante la administración, se prohíbe exigir

actos administrativos, constancias, certificaciones o

documentos que ya reposen en la entidad ante la

cual se está tramitando la respectiva actuación. A

partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas

contarán con los mecanismos para que cuando se

esté adelantando una actuación ante la

administración y los documentos reposen en otra

entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad

en la cual reposan para que ella los requiera de

manera directa, sin perjuicio que la persona los


37


pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra

entidad pública.

Y la cuarta determina que, cuando las entidades de

la Administración Pública requieran comprobar la

existencia de alguna circunstancia necesaria para la

solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra entidad pública,

procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha

información. En tal caso, la carga de la prueba no

corresponderá al usuario. Será permitido el

intercambio de información entre distintas entidades

oficiales, en aplicación del principio de colaboración.

El envío de la información por fax o cualquier otro

medio de transmisión electrónica, proveniente de

una entidad pública, prestará mérito suficiente y

servirá de prueba en la actuación de que se trate

siempre y cuando se encuentre debidamente

certificado digitalmente por la entidad que lo expide y

haya sido solicitado por el funcionario superior de

aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una

entidad pública requiera información de otra entidad

de la Administración Pública, esta dará prioridad a la

atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas

en un término no mayor de diez (10) días, para lo

cual deben proceder a establecer sistemas

telemáticos compatibles que permitan integrar y

compartir información de uso frecuente por otras

autoridades.

Se observa que la exhibición de la cédula de

ciudadanía o la información del número de

identificación al momento de la solicitud, resulta

suficiente para que el DPS proceda a la verificación

correspondiente mediante comunicación, consulta o

intercambio de información con la Registraduría

Nacional del estado Civil. De igual manera, para

acceder al Diploma de Bachiller, resulta suficiente

que el solicitante suministre los datos requeridos por

la entidad, de manera que ésta en forma oficiosa

realice los intercambios de información o consultas

con los establecimientos educativos o en su defecto,


38


con la base de datos de que el Estado disponga para

acopiar la información relativa a establecimientos

educativos y estudiantes graduados de bachiller.

Exigencias

documentales

redundantes

Se solicita fotocopia de la cédula de ciudadanía y

fotocopia del Diploma de Bachiller

Estos requisitos documentales además de ser

extralegales, por las mismas razones ya señaladas

en el acápite anterior resultan redundantes, en la

medida en que la entidad tiene la prohibición legal de

su exigencia por reposar tales informaciones en

otras entidades del Estado, es su deber de desplegar

mecanismos para acceder a la información que

requiera para las verificaciones pertinentes con la

Registraduría y con los establecimientos educativos

o con los organismos nacionales o territoriales a

cargo de la información acerca de los graduados

bachilleres.

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en

la ley

Ninguna

La entidad cuenta con potestad para señalar los

criterios de acceso y focalización de los programas

que bajo sus competencias legales desarrolla.

Bajo control

regulatorio

El trámite se ha integrado al SUIT bajo exigencia de

requisitos documentales que deben sustituirse por

medios de consulta o intercambio de información

interinstitucional.

Los pasos reportados en el SUIT integran actividades

posteriores que solamente se deben desplegar una

vez se ha obtenido la inscripción, que es la salida

final del trámite en sí mismo. El SUIT reporta como

salida del trámite la entrega del incentivo monetario

condicionado, caso en el cual el trámite no se debe

denominar Inscripción en el programa JeA sino

solicitud de acceso al incentivo monetario no

condicionado del programa JeA.

Los trámites integrados al SUIT deben dar estricto

cumplimiento a las órdenes legislativas en materia

de simplificación, racionalización y optimización de

trámites y gestión pública contenidas en artículos 13

del decreto Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5

de la Ley 1137 de 2011, 9 del Decreto Ley 019 de

2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, vulnerándose con

ello el principio constitucional de reserva legal

contemplado en el Artículo 84 de la Constitución

Nacional.

De acuerdo con el levantamiento del procesos, los

pasos posteriores a la comunicación que se efectúa

por parte de la entidad al joven que ha sido inscrito

en el Programa, son una consecuencia de la salida

del trámite por lo que hacen parte de la funcionalidad

propia del mismo más no constituyen pasos del

trámite de inscripción, siendo responsabilidad del

inscrito dar cumplimiento a ellas en los términos y

plazos que señale la entidad y responsabilidad de

ésta, efectuar el seguimiento al cumplimiento de las

mismas para otorgar el incentivo monetario

condicionado, por ejemplo: asistir al taller, concurrir


39


al proceso de matrícula en el establecimiento

educativo, realizar proceso de bancarización, recibir

incentivo monetario condicionado, asistir al programa

educativo. De acuerdo con ello, la descripción

general del trámite corresponde al beneficio que

ofrece éste servicio del Estado y que puede obtener

el joven que accede al programa y no al trámite

exclusivo de inscripción al mismo.


40


A C M L

❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


41

3.2 E18-6 - Inscripción de enfoque diferencial étnico (IRACA)





NOMBRE

Dato SUIT4

Inscripción de enfoque diferencial étnico (iraca)

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Promover el etnodesarrollo propio de las comunidades vulnerables, en riesgo de desaparición física y cultural, así como en situación de desplazamiento forzado, fortaleciendo la seguridad alimentaria, la generación de ingresos, la gestión comunitaria y la sustentabilidad socioeconómica

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Capacitación en prácticas productivas, aspectos sociales y organizacional, materiales, herramientas e insumos

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 mes

Obs.



Obs6.

ATENCIÓN

Dato

Obs.




42

REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadano

1.Cédula de ciudadanía

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Documento técnico 1 de 2015, (Artículo 1. Enfoque Diferencial - IRACA)

2.Documento técnico 3616 de 2009, (todos)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


43



ORIGEN

Artículo 13 de la

Constitución

Política

Constitucional

Todaslaspersonasnacenlibreseigualesantelaley,recibiránlamismaprotecciónytratodelasautoridadesygozarándelosmismosderechos,libertadesyoportunidadessinningunadiscriminaciónporrazonesdesexo,raza,origennacionalofamiliar,lengua,religión,opiniónpolíticaofilosófica.ElEstadopromoverálascondicionesparaquelaigualdadsearealyefectivayadoptarámedidasenfavordegruposdiscriminadosomarginados.ElEstadoprotegeráespecialmenteaaquellaspersonasqueporsucondicióneconómica,físicaomental,seencuentrenencircunstanciadedebilidadmanifiestaysancionarálosabusosomaltratosquecontraellassecometan.

Sentencia T-025

de 2004 (y

autos de

seguimiento),

Autos 004 y 005

de 2009.

Jurisprudencia

Constitucional

En estas providencias se delimitan parte de los grupos a los cuales va enfocado el programa. En este sentido, estas han ocasionado que el Estado tome acciones encaminadas a satisfacer sus derechos.

Documento

CONPES 3616

del 28 de

septiembre de

2009

Acto

Administrativo

de carácter

nacional

Enfoque diferencial: Las políticas públicas deben considerar las diferencias poblacionales y las características específicas de los hogares y personas que son objeto de intervención. Los lineamientos de la Política de Generación de Ingresos deben prever el desarrollo de medidas afirmativas a favor de las mujeres, los indígenas, los afrocolombianos y personas con discapacidad. Lo anterior en concordancia con el inciso 2 del Artículo 13 de la Constitución Política de Colombia que establece que, “El Estado promoverá las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adoptará medidas a favor de grupos discriminados” y la Sentencia T – 025 de 2004 sobre la Existencia del Estado de Cosas Inconstitucional en la atención a la población desplazada y sus autos de seguimiento, en especial los Autos 092 y 237 de 2008, 004 y 006 de 2009

Documento

técnico 1 de

2015 (en su

título “Variables

de la oferta de

inclusión

productiva

rural”) del DPS

Acto

Administrativo

de carácter

interno

1.ENFOQUEDIRERENCIAL-IRACABusca promover el desarrollo propio de las comunidades étnicas vulnerables, en riesgo de desaparición física y cultural, así como en situación de desplazamiento forzado, a través de acciones para la generación de ingresos, el fortalecimiento de la seguridad alimentaria, la gestión territorial y la sustentabilidad socioeconómica.

Artículos 1, 3 y

4 del

Decreto 2559

de 2015

Reglamentaria

Establece la fusión de La Agencia Nacional para la superación de la pobreza extrema y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Define el objeto de esta entidad en el entendido de que está instituido para dirigir las políticas en materia de inclusión social, reconciliación y superación de pobreza, entre otras. Para lograr lo anterior tiene la facultad de formular, dirigir, coordinar, etc. políticas encaminadas a estos fines.


44


COMPETENCIA

Artículo 2,

Artículo 10 y

numerales 3 y 4

del Artículo 20

del Decreto 4155

de2011

Reglamentaria


Entre las funciones del Director del departamento está la de definir los criterios de enfoque diferencial para la intervención de la población beneficiaria del Departamento.

Ente las funciones de la Dirección de Proyectos Especiales están las de: i) definir los criterios de vinculación y promoción de beneficiarios para cada uno de los programas de la Dependencia y velar por su cumplimiento y ii) verificar el cumplimiento de los criterios de focalización y de enfoque diferencial que defina la Dirección para cada uno de los programas de la Dependencia

CONDICIONES Documento

técnico 1 de

2015 (en su

título “Variables

de la oferta de

inclusión

productiva

rural”) del DPS

Acto

Administrativo

de carácter

interno

• PerteneceragruposétnicosdeespecialprotecciónconstitucionalsegúnAutos004y005de2009-SeguimientoalaSentenciaT-025/2009yotrosAutosespecíficosdirigidosaestapoblación.

• HogaresquehabitenenterritoriosétnicoscolectivoslegalmentetituladosporelIncoderoreconocidosporelMinisteriodelInterior.

• Comunidadesconplandevidaoetnodesarrolloconstruidooenprocesodeconstrucción.

• Comunidadesconacuerdodeconcertaciónfirmado,dondesedefinaloscompromisosdelaspartesylascondicionesdecorresponsabilidad.

• Comunidadesquetengancomomínimo100hogaresdispuestosparaseratendidos.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Ninguna

Es un trámite gratuito.

PLAZO DE

RESPUESTA

Ningunocon

carácterespecial

Legal

Estatutaria

Antelaausenciaderegulaciónespecial,porremisiónexpresadelArtículo34delaLey1437de2011debedarseaplicaciónalodispuestoenelArtículo14delaLey1755de2015,queseñalalosiguiente:Salvonormalegalespecialysopenadesancióndisciplinaria,todapeticióndeberáresolversedentrodelosquince(15)díassiguientesasurecepción.

LaentidadyelSUITreportanuntiempode1mes,elcualcorrespondealtiempoquetardaelprocesointerinstitucionaldefocalización,socializacióndelprograma,trabajoconlacomunidadfocalizada,diseñodelproyectoporpartedelDPSeiniciodesuejecución.

PROCEDIMIENTO Ningunocon

carácterespecial

PorremisiónexpresadelArtículo34delaLey1437de2011,atodaactuaciónoprocedimientoadministrativoquenocuenteconregulaciónespecialseleaplicaránlasdisposicionesqueregulanelderechodepeticióneninterésgeneraly/oparticular.Comoconsecuenciadeello,resultanaplicablesalprocedimientodeestetrámiteenparticular,lasdisposicionescontenidasenlosartículos13a17delaLey1755de2015,


45


estatutariadelderechodepetición.


46

C. MAPA DEL PROCESO


1. Realizar propuesta de comunidades potenciales a tomar en cuenta

Es un proyecto a una población focalizada, es decir, no hay convocatorias abiertas. Las poblaciones

atendidas son principalmente indígenas o afrodescendientes.


47

3. Presentar el programa

El programa consiste en una asesoría para proyectos propuestos cuyo tiempo de ejecución tarda 18

meses aproximadamente.

7. Ejecutar el proyecto

El beneficio a la población o comunidad se entrega en especie


48


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Realizar propuesta de comunidades potenciales a tomar en cuenta

Ministerio del Interior

Interinstitucional Back Office

Ninguno Legal: Ninguna

Reglamentario: Ninguna

Generar plan anual con base en el presupuesto

DPS Back Office Ninguno Legal: Ninguna


Presentar programa a la comunidad focalizada y seleccionada

DPS Presencial Front Office en el territorio



Recibir los planteamientos e ideas de proyectos productivos formuladas por la comunidad

DPS Presencial Front Office en el territorio



Definir el proyecto, estimar recursos y caracterizar la población.



Iniciar ejecución del proyecto




49


1 6

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES





No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


50



Información


Administración

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E18-6-19 La caracterización de la población es llenada por un funcionario del DPS, lo que hace que el trámite tenga riesgo de retraso cuando la agenda del funcionario está llena.

Designar al SISBEN para que realice las visitas de caracterización de la población. En caso de que el SISBEN ya haya hecho la caracterización de la población foco, el DPS podrá tener la información disponible mediante el acceso a la BDD de SISBEN.

Medio

Tecnología


Interoperabilidad



51



52



Elementos agregados

No hay elementos agregados


5. Realizar la caracterización de la población: Esta visita a la población la puede realizar el SISBEN

mediante sus visitadores o bien, el DPS puede obtener la información de la BDD en caso de que la

caracterización de esta población ya haya sido realizada para otros procedimientos.


A C M L


❶ ❶ ❶ ❶ Básico


1 0 -100%6 6 0%



53



Prácticas de

control ex ante que

no generan valor

agregado

Ninguna La actuación corresponde a un Servicio Social del

Estado que no se ajusta a la caracterización propia de

un trámite.

Acreditaciones

documentales

extralegales

Se exige fotocopia de la cédula de ciudadanía

No existe sustento normativo legal que autorice a la

entidad a exigir este requisito documental en ninguna

de las actividades del proceso. Si bien de la

caracterización de la población objetivo se deduce la

necesidad de la correspondiente identificación, para la

toma de datos correspondiente no se requiere más

que la exhibición del documento de identificación. Al

no existir procedimiento regulado de manera especial,

se debe dar aplicación a lo dispuesto en el Artículo 13

de la Ley Estatutaria 1755 de 2015. La exigencia

vulnera el principio de Reserva Legal contenido en el

Artículo 84 de la Constitución Nacional.

Exigencias

documentales

redundantes

Se exige fotocopia de la cédula de ciudadanía

La entidad está en la obligación de verificar

oficiosamente la identidad de la población objetivo

que ha sido focalizada sin exigencia de acreditación

documental distinta a la exhibición del documento de

identidad, conforme lo establecen el legislador en los

artículos 13 del decreto Ley 2150 de 1995, Artículo 9

numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del Decreto Ley

019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, que

disponen respectivamente lo siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones

públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o

fotocopias de documentos que la entidad tenga en su

poder, o a los que la entidad pública tenga facultad

legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o

formalidades adicionales, de conformidad con el

artículo 84 de la Constitución Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando

un trámite ante la administración, se prohíbe exigir


54


actos administrativos, constancias, certificaciones o

documentos que ya reposen en la entidad ante la cual

se está tramitando la respectiva actuación. A partir del

1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán

con los mecanismos para que cuando se esté

adelantando una actuación ante la administración y

los documentos reposen en otra entidad pública, el

solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan

para que ella los requiera de manera directa, sin

perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo

tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y

procedimientos el suministro de información que

repose en los archivos de otra entidad pública.

Y la cuarta determina que, cuando las entidades de la

Administración Pública requieran comprobar la

existencia de alguna circunstancia necesaria para la

solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra entidad pública,

procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha

información. En tal caso, la carga de la prueba no

corresponderá al usuario. Será permitido el

intercambio de información entre distintas entidades

oficiales, en aplicación del principio de colaboración.

El envío de la información por fax o cualquier otro

medio de transmisión electrónica, proveniente de una

entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de

prueba en la actuación de que se trate siempre y

cuando se encuentre debidamente certificado

digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido

solicitado por el funcionario superior de aquel a quien

se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública

requiera información de otra entidad de la

Administración Pública, esta dará prioridad a la

atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas

en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual

deben proceder a establecer sistemas telemáticos

compatibles que permitan integrar y compartir

información de uso frecuente por otras autoridades. a

través de mecanismos de intercambio o consulta con

la entidad oficial que administra dicha información.

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en

Ninguna

El trámite carece de regulación.


55


la ley

Bajo control

regulatorio

El procedimiento diseñado para la funcionalidad del

Programa no se ajusta a la lógica de un trámite,

corresponde al ejercicio de una función oficiosa que

misionalmente corresponde al DPS, por lo que su

integración en el SUIT bajo este parámetro

distorsiona la funcionalidad del mismo y genera

interpretaciones jurídicas no adecuadas, además de

restar coherencia a la información suministrada al

ciudadano.

Teniendo en cuenta el hallazgo señalado, se

considera que las normas que sustentan el trámite se

encuentran ajustadas al Documento Técnico que

sustenta el Programa, sin embargo no resultan un

sustento normativo adecuado de cara al ciudadano

por las siguientes razones:

1. La naturaleza del Documento Técnico es la de un

Acto Administrativo de carácter interno cuya

exigibilidad y fuerza vinculante compete

exclusivamente a las entidades y funcionarios

involucrados, no al ciudadano.

2. Si se admite que el acceso a este Servicio Social

del Estado puede ser solicitado por un ciudadano,

ante la ausencia de normas legales y reglamentarias

que regulen en forma especial el procedimiento, debe

darse aplicación estricta a las disposiciones que

regulan el derecho Fundamental de Petición. Ninguna

de estas normas se ha introducido en el SUIT como

sustento normativo del trámite.

3. Bajo esta misma hipótesis, si es el ciudadano quien

solicita la activación del procedimiento,

necesariamente debe darse respuesta a dicha

solicitud, en términos de aceptación o negación de la

solicitud. En este caso la actuación tipificaría como un

derecho de petición en interés general o particular que

tiene como efecto activar o no una actuación, pero su

descripción general debe ser adecuada en función de

este objetivo, lo que obtiene el ciudadano, el tiempo

de respuesta, los pasos, los requisitos y condiciones

exigible, que se repite, son las estrictamente

establecidas la Ley Estatutaria del Derecho

Fundamental de Petición.



56

A C M L

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



57

3.3 E18-8 - Inscripción al programa más Familias en Acción





NOMBRE

Dato SUIT7

Inscripción al programa más Familias en Acción

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Contribuir a la reducción, superación y prevención de la pobreza y la desigualdad de ingresos, a la formación de capital humano y al mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y vulnerables, mediante un complemento al ingreso.

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Incentivo monetario por cumplimiento de compromisos

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 2 meses

Obs.



Obs9.

ATENCIÓN

Dato

Obs.



58


REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadanos y extranjeros

1.Cédula de ciudadanía

2.Registro civil con el Número Único de de Identificación Personal - NUIP y/o tarjeta de identidad

3.Carné de control y de crecimiento y desarrollo por cada menor de 7 años

4.Certificado o constancia escolar del año en curso

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Ley 1532 de 2012, (Artículo 4, 7)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


59



ORIGEN


LegalOrdinaria El programa Familias en Acción desarrollará sus acciones bajo la dirección y coordinación del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, entidad encargada de regular, ejecutar, vigilar y realizar el respectivo seguimiento de las acciones, planes y mecanismos implementados, en el marco de este programa.


LegalOrdinaria Programa Familias en Acción: Consiste en la entrega, condicionada y periódica de una transferencia monetaria directa para complementar el ingreso y mejorar la salud y, educación de los menores de 18 años de las familias que se encuentran en condición de pobreza, y vulnerabilidad. Se podrán incorporar las demás transferencias que el sistema de promoción social genere en el tiempo para estas familias.

Artículos1,3y4delDecreto2559de2015

Reglamentaria Establece la fusión de La Agencia Nacional para la superación de la pobreza extrema y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Define el objeto de esta entidad en el entendido de que está instituido para dirigir las políticas en materia de inclusión social, reconciliación y superación de pobreza, entre otras. Para lograr lo anterior tiene la facultad de formular, dirigir, coordinar, etc. políticas encaminadas a estos fines.

COMPETENCIA


Reglamentaria El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social tiene como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la superación de la pobreza, la inclusión social, la reconciliación, la recuperación de territorios, la atención y reparación a víctimas de la violencia, la atención a grupos vulnerables, población discapacitada y la reintegración social y económica y la atención y reparación a víctimas de la violencia a las que se refiere el artículo 3 de la Ley 1448 de 2011, las cuales desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos competentes.


Ente las funciones de la Dirección de Inclusión Social están las de: i) definir los criterios de vinculación y promoción de beneficiarios para cada uno de los programas de la Dependencia y velar por su cumplimiento y ii) verificar el cumplimiento de los criterios de focalización y de enfoque diferencial que defina la Dirección para cada uno de los programas de la Dependencia.

Artículo6literalcdelaResolución01600del1dejuliode2014.

Reglamentaria Establece que hará parte de la Dirección de Ingreso Social el Grupo de trabajo Familias en Acción que tiene dentro de sus actividades efectuar la correcta ejecución de los procedimientos del Ciclo Operativo de Familias en Acción, de acuerdo con los recursos humanos, técnicos y financieros disponibles y efectuar los registros que corresponda en el Sistema de Información de Familias en Acción - SIFA, generando la interoperabilidad necesaria con las bases de datos y registros existentes en el Sector.

CONDICIONES Artículo4delaLey1532de2012

LegalOrdinaria Encuadrar en las definiciones de familias en situación de pobreza, en situación de desplazamiento o familias indígenas en situación de pobreza y familias afrodescendientes en pobreza extrema que desarrolle el DPS.


60


Numeral 5.3.2 del Manual Operativo de MFA

Reglamentaria Interna

Los requisitos para la inscripción de una familia son:

Que el titular se encuentre incluido en la base de datos utilizada para la focalización según grupo poblacional: Sisbén, SIUNIDOS, RUV o listados censales indígenas;

Haber sido seleccionada la familia en el proceso de focalización realizado por el programa;

Que la familia cuente con miembros niños, niñas o adolescentes menores de 18 años.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Ninguna El trámite es gratuito

PLAZODE

RESPUESTA

Ninguna con carácter especial

Ante ausencia de norma legal o reglamentaria especial que señale el plazo para resolver el trámite, por remisión expresa hecha en el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a lo dispuesto en el Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, que señala: Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.

Dentro de este plazo la entidad reporta efectuar el trámite de inscripción al programa como elegible, la entidad y el SUIT reportan un tiempo de 2 meses, superior al establecido en la Ley Estatutaria.

PROCEDIMIENTO Ninguno con carácter especial

Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, a toda actuación o procedimiento administrativo que no cuente con regulación especial se le aplicarán las disposiciones que regulan el derecho de petición en interés general y/o particular. Como consecuencia de ello, resultan aplicables al procedimiento de este trámite en particular, las disposiciones contenidas en los artículos 13 a 17 de la Ley 1755 de 2015, estatutaria del derecho de petición.


61

C. MAPA DEL PROCESO


Elementos del proceso

5. Entregar colilla de preinscripción

Comprobante de preinscripción


62

8. Verificar si se encuentra en el RUV

Revisar en base de datos

9. Mandar un mail con listado de no RUV cuando el solicitante pide el estado del trámite

Mail con notificación de negativa


PASO

CANAL PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Radicar formulario debidamente diligenciado junto con los documentos de identidad en el lugar que determine la autoridad local

DPS

PresencialVentanillaFrontOfficedispuestaenelterritoriocorrespondiente-Enlace

Formulario de solicitud

Fotocopia de Cédula de ciudadanía

Registro civil con el Número Único de Identificación Personal - NUIP y/o tarjeta de identidad de los menores

Carné de control y de crecimiento y desarrollo por cada menor de 7 años

Certificado o constancia escolar del año en curso de cada menor

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.

Reglamentario: Ninguno

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Verificación del cumplimiento de requisitos y de ser el caso requerir complementación al solicitante

DPS BackOffice Ninguno

Legal: Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015


Recibir complementaciones del solicitante

DPS


Ninguno

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento.

Entregar colilla de preinscripción y activar proceso interno Back Office, remitir lote de solicitudes a Oficina Regional

DPS


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento.

Realizar proceso back office de verificaciones contra RUV

DPS BackOffice-OficinaRegional Ninguno

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento.


63

PASO

CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Si no se halla en el RUV se envía correo electrónico informando la situación. Si se halla se procede a realizar la inscripción al SIFA (no se comunica al solicitante).

DPS BackOffice-OficinaRegional Ninguno

Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, es la salida final del trámite de inscripción.


64


4 9

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige


ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los médios básicos de comunicación

El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores



65



Información


Administración


Tecnología




Largo



- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar.

Largo

E18-8-16 Actualmente la documentación se administra y reparte de manera física.

Digitalizar los documentos en un proceso de Backoffice para mejorar la eficiencia del manejo de documentación, organización y revisión de los mismos.

Corto

Interoperabilidad



66



67



Elementos agregados

13. Llenar formulario en línea: El formulario se llena en línea y permite al solicitante adjuntar los

requisitos a través del portal web de la entidad.

14. Digitalizar los documentos: El funcionario de backoffice digitaliza los requisitos entregados por el

solicitante con el fin de solo manejar documentos digitales


1. Llenar formulario en línea: El funcionario llena el formulario directamente en el sistema


A C M L




4 2 -50%9 7 -22%



68




ex ante que no

generan valor

agregado


Acreditaciones

documentales

extralegales

Se exigen acreditaciones

documentales que no cuentan

con sustento normativo legal.

La exigencia de Fotocopia de Cédula de ciudadanía, Registro civil con

el Número Único de Identificación Personal - NUIP y/o tarjeta de

identidad de los menores, Carné de control y de crecimiento y

desarrollo por cada menor de 7 años, Certificado o constancia escolar

del año en curso de cada menor no tienen consagración legal o

reglamentaria. Tampoco la facultad otorgada al DPS para la fijación de

criterios de ingreso al programa permite deducir una excepción al

principio constitucional de Reserva Legal consagrado en el Artículo 84

de la Constitución Política, que permita establecer cargas

documentales de prueba al ciudadano.

Exigencias

documentales

redundantes

Se exigen acreditaciones

documentales de informaciones a

las que la entidad tiene facultad

legal de acceder por reposar en

otras entidades públicas.

La exigencia de Fotocopia de Cédula de ciudadanía, Registro civil con

el Número Único de Identificación Personal - NUIP y/o tarjeta de

identidad de los menores, Carné de control y de crecimiento y

desarrollo por cada menor de 7 años, Certificado o constancia escolar

del año en curso resultan redundantes, en tanto basta que el

solicitante señale las informaciones solicitadas en el Formulario de

solicitud y a partir de ello la entidad realice las consultas e

intercambios de información interinstitucional requeridos para sus

correspondientes verificaciones y validaciones, tal como lo dispone el

legislador en los artículos 13 del decreto Ley 2150 de 1995, Artículo 9

numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y

14 de la Ley 962 de 2005, que disponen respectivamente lo siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan

prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que

la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga

facultad legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades

adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución

Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante la

administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,


69


certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual

se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de

2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que

cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los

documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda

indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de

manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo

tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el

suministro de información que repose en los archivos de otra entidad

pública.

Y la cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración

Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia

necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a

la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la

prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de

información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del

principio de colaboración. El envío de la información por fax o

cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una

entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la

actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre

debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y

haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se

atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información

de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la

atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no

mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer

sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir

información de uso frecuente por otras autoridades.

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Ninguna

El trámite se encuentra ajustado a la regulación. La entidad tiene

facultad de fijar los criterios para acceder al programa.

Bajo control

regulatorio

En el SUIT no se reporta una

adecuada tipificación normativa

del trámite.

Teniendo en cuenta la ausencia de normas legales y reglamentarias

que señalen específicamente los elementos necesarios para la

caracterización del trámite, las normas que sustentan tales elementos

son las contenidas en la Ley Estatutaria 1755 de 2015 que regula el

derecho de petición. En el descriptivo del SUIT ninguna de ellas se

menciona. El trámite se encuentra parcialmente reglamentado

mediante un Manual Operativo cuya naturaleza es la de un Acto

Administrativo de carácter interno, donde se señala la operatividad del

Programa. En esta medida, tal Manual que no cuenta con la misma


70


naturaleza jurídica de un acto administrativo reglamentario general ni

tampoco sus disposiciones pueden contrariar las legislativas que

regulan un derecho fundamental como es el de petición en interés

general o particular, ni las que regulan los procedimientos o

actuaciones administrativas (Ley 1437 de 2011).


71


A C M L

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



72

3.4 E18-10 - Verificación del estado de vinculación de usuarios a la estrategia UNIDOS



Link SUIT: No está en el SUIT Fecha de actualización: No disponible


NOMBRE

Dato SUIT10

Verificación del estado de vinculación de usuarios a la estrategia UNIDOS

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Consulta realizada por el ciudadano para verificar si es parte de la estrategia UNIDOS del DPS

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Obs. Certificado de inclusión en la estrategia UNIDOS


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Obs. Es gratuito Inmediato


Dato11

Obs12. Virtual

ATENCIÓN

Dato

Obs.




73

REQUISITOS

Dato SUIT

Obs. 1.Cédula de ciudadanía

NORMATIVA

Dato SUIT

Obs. 1.Decreto 2559 2015

2.Resolución 716 2015


Dato

Obs. No aplica Potestativo

PERIODICIDAD

Dato

Obs. No aplica


74



ORIGEN

Artículo 24 de la Ley 1759 de 2007. Modificatorio del Artículo 94 de la Ley 715 de 2001

Legal Ordinaria

En términos generales señala que los diferentes programas sociales del orden nacional o territorial definirán la forma en que aplicarán los criterios e instrumentos para la focalización requerida para su ejecución. Los instrumentos de focalización del gasto social son herramientas estadísticas y técnicas que permiten identificar y clasificar los potenciales beneficiarios de los programas de gasto social.

Artículo 1 del Decreto 4816 de 2008

Reglamentaria La identificación de los potenciales beneficiarios realizada de acuerdo con los criterios e instrumentos mencionados, permite la selección y asignación de subsidios con base en las condiciones socioeconómicas que deben tenerse en cuenta para la aplicación del gasto social, pero no otorga, por sí sola, el acceso a los programas respectivos. El ingreso a cada uno de los programas estará sometido a las reglas particulares de selección de beneficiarios y asignación de beneficios que sean aplicables a cada programa social

Artículo 3 iniciso cuarto del Decreto 4816 de 2008

Reglamentaria Todas las personas incluidas en las bases de datos de los instrumentos de focalización tienen el derecho de conocer, actualizar, solicitar y obtener la corrección de algún dato que les concierne. La actualización de la información se realizará ante la entidad territorial respectiva, de acuerdo a los procesos definidos por el Departamento Nacional de Planeación

Artículo 2 de la Resolución 716 de 2015 expedida por el DPS

Reglamentaria Estrategia para la superación de la pobreza extrema - Red Unidos (Estrategia Red Unidos): conjunto de acciones que coordina la Anspe en pro de mejorar las condiciones de vida de los hogares en situación de pobreza extrema, en función de dimensiones y logros básicos que delimitan su intervención y se desarrolla a través del acompañamiento familiar y comunitario, la gestión de oferta, y la provisión de información que caracteriza las demandas de servicios para la promoción social de los hogares.

COMPETENCIA Artículo 2,Artículo 10 ynumerales 8 y 7del Artículo 18del Decreto 4155de2011

Reglamentaria





75


Artículos 1, 3 y 4 del Decreto 2559 de 2015

Reglamentaria Establece la fusión de La Agencia Nacional para la superación de la pobreza extrema y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Define el objeto de esta entidad en el entendido de que está instituido para dirigir las políticas en materia de inclusión social, reconciliación y superación de pobreza, entre otras.

CONDICIONES

Ninguna

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Ninguna

PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna concarácterespecial

Ante ausencia de norma legal o reglamentaria especial que señale elplazopararesolvereltrámite,porremisiónexpresahechaenelArtículo34 de la Ley 1437 de 2011, debe darse aplicación a lo dispuesto en elArtículo 14 de la Ley 1755 de 2015, que señala: Salvo norma legalespecial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberáresolversedentrodelosquince(15)díassiguientesasurecepción.

Dentro de este plazo la entidad reporta efectuar el trámite demanerainmediata.

PROCEDIMIENTO Ninguno concarácterespecial

Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, a todaactuaciónoprocedimientoadministrativoquenocuenteconregulaciónespecial se le aplicarán las disposiciones que regulan el derecho depetición en interés general y/o particular. Como consecuencia de ello,resultan aplicables al procedimiento de este trámite en particular, lasdisposicionescontenidasenlosartículos13a17delaLey1755de2015,estatutariadelderechodepetición.

Bajoestosparámetros legalesyatendiencoda lanaturalezadeltrámite(obtener información registrada en una base de datos y/o certificaciónde lamisma), la entidad ha implementado la virtualización del trámiteporloquetantolaconsultadelabasededatoscomolaobtencióndelacertificaciónserealizademanerainmediata


76

C. MAPA DEL PROCESO


4. Certificado

Certificado de vinculación al programa UNIDOS


77



Prácticas de control ex ante que no generan valor agregado


Acreditaciones documentales extralegales

Ninguna

El trámite se ajusta a la regulación.

Exigencias documentales redundantes


Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Ninguna


Bajo control regulatorio El trámite no se encuentra integrado en el SUIT.

En la medida en que el resultado de la solicitud obtiene como respuesta una certificación o constancia de inscripción, se considera la necesidad de integrar al SUIT el procedimiento bajo la categoría de trámite.

Debido a las características y circunstancias de la población objetivo, debe darse aplicación a lo dispuesto por el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011, que señala para las entidades la obligación de garantizar la igualdad real y efectiva en el acceso a la administración pública, mediante mecanismos de acceso gratuito a medios electrónicos o permitir el uso de otros procedimientos, se observa la necesidad de complementar los canales de consulta y obtención de la constancia mediante con modalidades telefónica, presencial y correo postal.


78


1 3

❸ Avanzado

❸ Transacción

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❸ Adecuada

❸ Adecuada


Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


ND

CIFRAS RELEVANTES


Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite en línea por medio de pagos en linea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.


El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


79



Información

ID MEJORA

PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO

E18-10-1 El trámite no está publicado en el SUIT

Publicar en el SUIT toda la información de este trámite, de acuerdo a los requerimiento que en la actualidad se le exigen al usuario, y de acuerdo a los tiempos de respuesta, los pasos que debe seguir el ciudadano y todos los otros aspectos que de un trámite se publica en el SUIT

Corto -Todo el trámite

Administración


Tecnología


Interoperabilidad



80



81



Elementos agregados

No hay elementos agregados


No hay elementos modificados


A C M L




1 0 -100%3 3 0%



82




ex ante que no

generan valor

agregado


Acreditaciones

documentales

extralegales

Ninguna


Exigencias

documentales

redundantes


Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Ninguna


Bajo control

regulatorio

El trámite no se

encuentra integrado

en el SUIT.

En la medida en que el resultado de la solicitud obtiene como respuesta una

certificación o constancia de inscripción, se considera la necesidad de integrar al

SUIT el procedimiento bajo la categoría de trámite.

Debido a las características y circunstancias de la población objetivo, debe darse

aplicación a lo dispuesto por el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011, que señala

para las entidades la obligación de garantizar la igualdad real y efectiva en el

acceso a la administración pública, mediante mecanismos de acceso gratuito a

medios electrónicos o permitir el uso de otros procedimientos, se observa la

necesidad de complementar los canales de consulta y obtención de la constancia

mediante con modalidades telefónica, presencial y correo postal.


83


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



84

3.5 E18-11 - Emprendimiento individual





NOMBRE

Dato SUIT13

Emprendimiento individual (cambia de nombre a "mi negocio")

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Capitalizar y poner en marcha unidades de negocio individuales, mediante el fortalecimiento de las capacidades productivas y empresariales para la generación de ingresos autónomos y sostenibles

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Entrega recursos (hasta un millón quinientos mil pesos dependiendo de la unidad de negocio) para la compra de activos, insumos o materia prima

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 año

Obs.



Obs15.

ATENCIÓN

Dato

Obs.




85

REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadanos

1. Condición: Haber sido atendido por el componente Ruta de Ingresos y Empresario – RIE Fase I del 2013 y no haber sido capitalizado durante el 2014

2.Condición: El participante debe ser mayor de edad

3.Condición: Estar incluido y vigente en el Registro Único de Víctimas - RUV

4.Condición: Estar incluido en la Red Unidos

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Documento técnico 1 de 2015, (Inclusión Productiva Urbana Numeral 3. Emprendimiento Individual)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


86



ORIGEN


Legal Ordinaria



Reglamentaria La identificación de los potenciales beneficiarios, permite la selección y asignación de subsidios con base en las condiciones socioeconómicas que deben tenerse en cuenta para la aplicación del gasto social, pero no otorga, por sí sola, el acceso a los programas respectivos. El ingreso a cada uno de los programas estará sometido a las reglas particulares de selección de beneficiarios y asignación de beneficios que sean aplicables a cada programa social.

Documento Técnico 1 de 2015 (Numeral 3. Emprendimiento Individual) del DPS

Acto Administrativo de carácter interno

EmprendimientoIndividualesunaherramientaquebuscafortaleceremprendimientosendesarrollomedianteestrategiasdirigidasalacapitalizaciónydesarrollodelascapacidadesproductivasyempresarialesparalageneracióndeingresosautónomosysostenibles,acordeconsuperfilsocioproductivo,suencadenamientocomercialycontextoterritorial,contribuyendoconelloalaestabilizaciónsocioeconómicadelapoblaciónparticipante.

COMPETENCIA Artículos 1, 3 y 4 del

Decreto 2559 de 2015

Reglamentaria

Establece la fusión de la Agencia Nacional para la superación de la pobreza extrema y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Define el objeto de esta entidad en el entendido de que está instituido para dirigir las políticas en materia de inclusión social, reconciliación y superación de pobreza, entre otras. Para lograr lo anterior tiene la facultad de formular, dirigir, coordinar, implementar y ejecutar políticas encaminadas a estos fines.


Reglamentaria





87


Artículo7literalb.delaResolución01600del1dejuliode2014.

Reglamentaria

Establece que hará parte de la Dirección de Inclusión Productiva y Sostenibilidad el Grupo Interno de trabajo Generación de Ingresos y Empleabilidad que tiene dentro de sus actividades promover la Inclusión Productiva, a través de la formación de capital humano y social, la generación de oportunidades y el acceso a activos encaminados al restablecimiento de medios de subsistencia, empleo temporal y permanente de la población participante, del sector administrativo de la inclusión social y reconciliación y promover la participación de las comunidades en las intervenciones del Grupo Interno de trabajo.

CONDICIONES Documento Técnico 1 de 2015


Paralapuestaenmarchadeunidaddenegocioserequiere:• Sermayordeedad• Personasvíctimasdeldesplazamientoforzadoporviolencia

registradasenelRUV(EstadoIncluidoActivo)• PersonasVulnerablesUnidos• PersonasconpuntajedeSisbenhasta54,86• Contarconelperfildenegocioaprobado,nohabersido

beneficiadoenlosúltimostresañosdeCapitalización,Microempresarial-CM,Sostenibilidad,RutadeIngresosyEmpresarismo–RIEeIncentivoalaCapacitaciónparaelEmpleo-ICE.,

• Habersido(oser)participantedelProgramaFamiliasensuTierra.

SepriorizanmujeresqueparticiparonenelprogramaMujeresAhorradorasenAcción-MAA,poblaciónqueparticipóenelEnRútateenlosúltimosdosaños,unidadesproductivasatendidasporRIEenlosúltimosdosaños,poblaciónbeneficiadaconviviendagratuitaypoblaciónteniendoencuentacriteriosconenfoquediferencial.Paraelfortalecimientodeunidaddenegocio:

• Sermayordeedad• Servíctimasdeldesplazamientoforzadoporviolencia

registradasenelRUV(EstadoIncluidoActivo),• SerpersonasVulnerablesUnidos• PersonasconpuntajedeSisbénhasta54,86;• Emprendimientosconventasmensualespromediodemínimo

$800.000,mínimo6mesesdefuncionamiento,mínimo2trabajadores(incluidoelpropietario),queFabriqueoproduzcalosproductosquevende.

SepriorizanmujeresparticipantesdeprogramaMAA,poblaciónqueparticipóenelEnRútateenlosúltimosdosaños,unidadesproductivasatendidasporRIEenlosúltimosdosaños,poblaciónbeneficiadaconviviendagratuitaypoblaciónteniendoencuentacriteriosconenfoquediferencial.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Ninguna


PLAZO DE RESPUESTA

Ningunaconcarácterespecial

Anteausenciadenormalegaloreglamentariaespecialqueseñaleelplazopararesolvereltrámite,porremisiónexpresahechaenelArtículo34delaLey1437de2011,debedarseaplicaciónalodispuestoenelArtículo14delaLey1755de2015,queseñala:Salvonormalegalespecialysopenadesancióndisciplinaria,todapeticióndeberáresolversedentrodelosquince(15)díassiguientesasurecepción.


88


Dentrodeesteplazolaentidadreportaefectuareltrámiteeneltérminode1año.




89

C. MAPA DEL PROCESO


5. Firma de corresponsabilidad

El solicitante firma un documento de corresponsabilidad para poder dar inicio al proceso.

14. Entrega de recursos

La entrega de recursos se hace en especie (equipo para mejorar el negocio del solicitante)


90


PASO

CANAL

PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Recibir la solicitud verbal DPS Front Office Presencial

Exhibir documento de identidad

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015


Capturar la información, llenar el formulario y generar ficha de caracterización, imprimir documento de corresponsabilidad y recibirlo firmado por el solicitante.

DPS Front Office Presencial



Se diligencia el formulario en BDD y se valida la información en sistemas intra e interinstitucionales de información. Se entrega lista de potenciales beneficiarios a operador.

DPS Back Office Cumplir con los criterios de focalización y acceso al Programa

Legal:


Efectuar convocatoria a vinculados, informarles sobre realización de talleres, ejecutar los talleres hasta finalizar capacitaciones

DPS-Operador Front Office-Interrelación con vinculados al Programa



Entrega de los recursos para emprendimiento o fortalecimiento al individual

DPS-Operador

Front Office Presencial




91


0 13

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







92



Información


Administración


Tecnología



Se ha identificado que la entidad no posee un nivel medio de virtualización para este trámite que le permita al usuario radicar su solicitud de manera remota. Se propone la implementar una ventanilla virtual en la página de la entidad para la radicación de solicitudes de trámite con el objetivo de ahorrarle tiempo y dinero al usuario.

Largo



- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esto evitará que el solicitante invierta tiempo y dinero al tener que ir a la ventanilla a radicar los documentos presencialmente

Largo

E18-11-21 El solicitante debe desplazarse a la ventanilla

de DPS para poder obtener el estado en el que se encuentra el procedimiento.

- Desarrollar una herramienta web que sirva como portal de consulta de trámites hacia el solicitante - Definir una serie de categorías/pasos base para reflejar en que parte del proceso se encuentra el trámite. Ejemplo (en revisión, en firma de resolución, esperando documentación del ciudadano faltante, etc.) - Habilitar una sección de chat en vivo para que un funcionario pueda brindar asesoría directa

Largo

Interoperabilidad



93



94


2. Capturar información: El funcionario ya no debe capturar la información posterior a la recepción de

documentos ya que el solicitante llena el formulario digital en la ventanilla.

Elementos agregados

15. Hacer solicitud en línea: El solicitante puede realizar la solicitud a través del portal web de la

entidad adjuntando los documentos requeridos.

16. Enviar el formulario al solicitante para que lo firme: EL DPS envía la carta de corresponsabilidad

al solicitante por email si el trámite se está realizando de manera virtual

17. Firmar formulario, escanearlo y enviarlo vía web: El solicitante firma de corresponsabilidad y

envía la carta a través del portal web de la entidad.

18. Enviar detalles de los talleres al ciudadano a través de email: Se le envía al ciudadano los

detalles de los talleres a través de email si el trámite se está realizando en línea


1. Llenar formulario: El funcionario llena el formulario de manera digital en la ventanilla


95


A C M L




0 0 ---13 10 -23%



96



Prácticas de

control ex ante

que no generan

valor agregado

Ninguna


Acreditaciones

documentales

extralegales

Ninguna


Exigencias

documentales

redundantes


Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en

la ley

Ninguna

El trámite se ajusta al Documento Técnico 1 de 2015.

La entidad está facultada legal y reglamentariamente

para fijar los criterios de acceso al Programa.

Bajo control

regulatorio

El procedimiento administrativo no responde en su

totalidad a la lógica de un trámite, cuenta con una

fase inicial de solicitud de acceso al Programa que

se ajusta en su naturaleza al derecho de petición, y

otra que responde a la lógica de acceso al servicio

social, previo cumplimiento de responsabilidades

adquiridas por el potencial beneficiario seleccionado

bajo suscripción de un documento de acuerdo de

corresponsabilidad.

Ninguna de las fases cuenta con el debido sustento

normativo integrado al SUIT.

Ante la ausencia de regulación especial para este

trámite de solicitud de acceso al Programa, debe

darse aplicación a las normas contenidas en la Ley

1755 de 2015, relativas a la tramitación de derechos

de petición. Este sustento normativo no se encuentra

integrado al SUIT y en la práctica no se le da

respuesta formal a dicha petición por parte del DPS

(comunicar que ha sido vinculado o que no lo ha

sido).

De otra parte, la entrega de recursos, como salida

final del trámite, depende del cumplimiento de las

responsabilidades adquiridas por el solicitante al

firmar el documento de corresponsabilidad, siempre

que haya sido seleccionado como beneficiario. Ello

supone por naturaleza, que la entrega de este servicio

social de cuota monetaria no recae exclusivamente en

el resorte de la entidad, por lo que a esta fase, que es

la que permite materializar la finalidad del programa y

su salida como cuota monetaria condicionada carece

de sustento normativo específico.

Pese a que se reporta el Documento Técnico 1 como


97


sustento normativo del trámite en el SUIT, este

documento tiene la naturaleza de Acto Administrativo

de carácter interno, siendo exigible exclusivamente a

las entidades y funcionarios involucrados, más no

resulta vinculante respecto al ciudadano. En

consecuencia no debe estar integrado como sustento

normativo del trámite.

Así mismo, es necesario observar que la firma de un

acuerdo de corresponsabilidad entre el DPS y el

Ciudadano, es un acto de naturaleza voluntaria y

contractual, donde las partes supeditan la entrega de

la cuota monetaria al cumplimiento de determinadas

obligaciones a cargo del potencial beneficiario. En

esta medida y dada la naturaleza contractual del

acuerdo, donde éste es ley para las partes, no existe

sustento normativo distinto al contenido mismo del

documento de mediante el cual se condiciona la

entrega de la cuota monetaria. Dicho acuerdo no está

integrado al SUIT, sólo se hace alusión en los pasos a

la necesidad de cumplir con las capacitaciones.


98


A C M L

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



99

3.6 E18-12 - Empleabilidad





NOMBRE

Dato SUIT16

Empleabilidad

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Mejorar las oportunidades de empleo, de acuerdo a las necesidades de las empresas, y en algunos casos realizar procesos de capacitación para el trabajo, según la necesidad del empleo

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Creación de oportunidades de trabajo mediante alianzas realizadas con las empresas y capacitación a los participantes de acuerdo a las necesidades del empleo, entrega de un auxilio para transporte y un refrigerio y un auxilio anti deserción

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 2 meses

Obs. 18 meses



Obs18.

ATENCIÓN

Dato

Obs.




100

REQUISITOS

Dato SUIT

1.Condición:Ser mayor de edad

2.Condición:Estar registrado en la Red Unidos

3.Condición:Estar inscrito en el Sistema de Información de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN con un puntaje hasta 54,86.

4.Condición:Estar registrado y vigente en el Registro Único de Víctimas - RUV

5.Condición:No haber sido beneficiado de Capitalización Microempresarial, Sostenibilidad, Ruta de Ingresos y Empresario e Incentivo a la Capacitación para el Empleo - ICE en los últimos tres años

6.Condición:Se priorizan participantes del Programa Jóvenes en Acción, población que participó en Enrútate - TU en los últimos 2 años, y población teniendo en cuenta criterios de enfoque diferencial

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Documento técnico 1 de 2015, (Variables de la Oferta de Inclusión Productiva Urbana 1. Empleabilidad)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


101



ORIGEN


Legal Ordinaria



Reglamentaria La identificación de los potenciales beneficiarios, permite la selección y asignación de subsidios con base en las condiciones socioeconómicas que deben tenerse en cuenta para la aplicación del gasto social, pero no otorga, por sí sola, el acceso a los programas respectivos. El ingreso a cada uno de los programas estará sometido a las reglas particulares de selección de beneficiarios y asignación de beneficios que sean aplicables a cada programa social.

Documento técnico 1 de 2015 (Numeral 3. Empleabilidad) del DPS


Esteprogramabuscamejorarlascondicionesdeempleabilidadatravésdeunmodeloflexibleyacordeconlasnecesidadesdeformaciónencompetenciaslaborales,enactividadescomoeldesarrollodemegaproyectos,procesosdeampliacióndelpersonalrequeridoenlasempresasoparagarantizarymejorarlashabilidadesdelosempleosexistentes.

COMPETENCIA Artículos 1, 3 y 4 del

Decreto 2559 de 2015

Reglamentaria

Establece la fusión de La Agencia Nacional para la superación de la pobreza extrema y la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Define el objeto de esta entidad en el entendido de que está instituido para dirigir las políticas en materia de inclusión social, reconciliación y superación de pobreza, entre otras. Para lograr lo anterior tiene la facultad de formular, dirigir, coordinar, etc. políticas encaminadas a estos fines.


Reglamentaria





102


Artículo7literalbdelaResolución01600del1dejuliode2014.

Reglamentaria

Establece que hará parte de la Dirección de Inclusión Productiva y Sostenibilidad el Grupo Interno de trabajo Generación de Ingresos y Empleabilidad que tiene dentro de sus actividades promover la Inclusión Productiva, a través de la formación de capital humano y social, la generación de oportunidades y el acceso a activos encaminados al restablecimiento de medios de subsistencia, empleo temporal y permanente de la población participante, del sector administrativo de la inclusión social y reconciliación y promover la participación de las comunidades en las intervenciones del Grupo Interno de trabajo.

CONDICIONES Documento técnico 1 de 2015


Sermayordeedadyperteneceralassiguientespoblaciones:poblaciónpertenecienteaRedUnidos,opoblaciónconpuntajedeSisbénhasta54,86;poblaciónencondicióndeDesplazamiento(RegistroÚnicodeVíctimas),nohabersidoenlosúltimostresañosbeneficiadodeCapitalizaciónMicroempresarial,Sostenibilidad,RutadeIngresosyEmpresarismoeIncentivoalaCapacitaciónparaelEmpleo–ICE.Sepriorizanjóvenesenacción,poblaciónqueparticipóenelenrutateenlosúltimos2años,ypoblaciónteniendoencuentacriteriosconenfoquediferencial.

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO Ninguna


PLAZO DE

RESPUESTA

Ningunaconcarácterespecial

Anteausenciadenormalegaloreglamentariaespecialqueseñaleelplazopararesolvereltrámite,porremisiónexpresahechaenelArtículo34delaLey1437de2011,debedarseaplicaciónalodispuestoenelArtículo14delaLey1755de2015,queseñala:Salvonormalegalespecialysopenadesancióndisciplinaria,todapeticióndeberáresolversedentrodelosquince(15)díassiguientesasurecepción.

DentrodeesteplazoelSUITreportauntiempode2meses,mientrasquelaentidadreportaeneltrabajodecampoquelatotalidaddelprocesotarda18meses.




103

C. MAPA DEL PROCESO


5. Validar cédula con BDD SISBEN, UNIDOS, Más Familias, Víctimas (desplazados). 1 semana

El solicitante debe estar inscrito en al menos uno de estos programas

8. Convocar a las personas para vincularlas

Se convoca a las personas seleccionadas para iniciar el proceso de vinculación al proyecto


104


105


PASO

CANAL

PRESENCIAL


SUSTENTO NORMATIVO

Solicitar trámite verbal DPS Front Office

Presencial

Exhibir cédula de

ciudadanía

Legal: Artículo 13 de la Ley

1755 de 2015.


Capturar la información, llenar el formulario y generar ficha de caracterización.

DPS Front Office

Presencial

Ninguno Ninguna: Corresponde a un

paso del procedimiento.

Diligenciar el formulario en BDD. Validar la información en bases de datos interinstitucionales. Entregar al Operador lista de potenciales beneficiarios que cumplen con las condiciones exigidas para ser beneficiarios del Programa.

DPS Back Office Cumplir con los criterios de

focalización y acceso al

Programa

Ninguna: Corresponde a un


Convocar a las personas para su vinculación. Diligenciar formulario de caracterización e identificar perfiles.

DPS-Operador Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un


Imprimir y recibir firmado el documento de corresponsabilidad por parte del beneficiario vinculado

DPS-Operador Front Office

Presencial



Definir talleres de acuerdo a perfiles. Iniciar ejecución de talleres hasta finalización de la capacitación.

DPS-Operador Front Office

Presencial



Se realiza negociación con la empresa que actuará como empleador. Si hay acuerdo proceder a la firma del contrato con el participante. (*)

DPS-

Operador-

Empresa

empleadora

Front Office

Presencial


paso del procedimiento. Es la

salida final del trámite


106


0 18

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❶ Inadecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES







107



Información

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E18-12-1 La información del SUIT no está actualizada. "Debido a que la ley determina que un trámite

o requisito debe estar publicado en el SUIT para que sea oponible y exigible al particular, proponemos actualizar los siguientes campos de este trámite: - Requisitos: Agregar 1. Estar inscrito en el Sistema de Información de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN con un puntaje hasta 34.5 2. Estar registrado y vigente en el Registro Único de Víctimas - RUV en calidad de desplazado -Notas adicionales: Agregar 1. Se priorizan participantes del programa Jóvenes en Acción, población que participó en Enrútaté TU en los últimos 2 años, y población teniendo en cuenta criterios de enfoque diferencial Lo anterior, con el objetivo de comunicar claramente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se le ha informado".

Corto

Administración

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E18-12-19 La caracterización de la población es llenada

por un funcionario del DPS, lo que hace que el trámite tenga riesgo de retraso cuando la agenda del funcionario está llena.

Designar al SISBEN para que realice las visitas de caracterización de la población. En caso de que el SISBEN ya haya hecho la caracterización de la población foco, el DPS podrá tener la información disponible mediante el acceso a la BDD de SISBEN.

Largo

Tecnología




Largo



- Habilitar campos especiales en la página web en dónde se soliciten los documentos requeridos y el ciudadano pueda adjuntarlos, además de que se pueda desplegar una ventana/pestaña explicando a detalle el requisito que se debe entregar. Esto evitará que el solicitante invierta tiempo y dinero al tener que ir a la ventanilla a radicar los documentos presencialmente

Largo


108

Interoperabilidad



109



3. Capturar información: El funcionario ya no debe capturar la informción del solicitante en backoffice

ya que la información se digitalizará al momento en el que el solicitante llene el formulario en ventanilla

con ayuda de el funcionario.

Elementos agregados


110

24. Llenar solicitud en línea: El solicitante puede llenar la solicitud de inicio del procedimiento a través

del portal web de la entidad


1. Llenar formulario: El funcionario llena el formulario de manera digital en la ventanilla


A C M L




0 0 ---18 14 -22%



111



Prácticas de

control ex ante

que no generan

valor agregado

Ninguna


Acreditaciones

documentales

extralegales

Ninguna


Exigencias

documentales

redundantes


Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en

la ley

Ninguna

El trámite se ajusta al Documento Técnico 1 de 2015.

La entidad está facultada legal y reglamentariamente

para fijar los criterios de acceso al Programa.

Bajo control

regulatorio

El procedimiento administrativo no responde en su

totalidad a la lógica de un trámite, cuenta con una

fase inicial de solicitud de acceso al Programa que

se ajusta en su naturaleza al derecho de petición, y

otra que responde a la lógica de acceso al servicio

social, previo cumplimiento de responsabilidades

adquiridas por el potencial beneficiario seleccionado

bajo suscripción de un documento de acuerdo de

corresponsabilidad y de la aceptación de una

empresa, con el fin de vincular al trabajador bajo

suscripción de un contrato laboral, hecho que

constituye la salida final del servicio.

Ninguna de las fases cuenta con el debido sustento

normativo integrado al SUIT.

Ante la ausencia de regulación especial para este

trámite de solicitud de acceso al Programa, debe

darse aplicación a las normas contenidas en la Ley

1755 de 2015, relativas a la tramitación de derechos

de petición. Este sustento normativo no se encuentra

integrado al SUIT y en la práctica no se le da

respuesta formal a dicha petición por parte del DPS

(comunicar que ha sido vinculado o que no lo ha

sido).

De otra parte, la suscripción del contrato laboral,

como salida final del trámite, depende del

cumplimiento de las responsabilidades adquiridas por

el solicitante al firmar el documento de

corresponsabilidad, siempre que haya sido

seleccionado como beneficiario, y también supone la

voluntad de la empresa empleadora de vincular

laboralmente al beneficiario. Ello supone por

naturaleza, que la entrega del beneficio de este

servicio social no recae exclusivamente en el resorte

de la entidad, por lo que a esta fase, que es la que

permite materializar la finalidad del programa y su

salida como un empleo a favor del beneficiario carece

de sustento normativo específico.


112


Pese a que se reporta el Documento Técnico 1 como

sustento normativo del trámite en el SUIT, este

documento tiene la naturaleza de Acto Administrativo

de carácter interno, siendo exigible exclusivamente a

las entidades y funcionarios involucrados, más no

resulta vinculante respecto al ciudadano. En

consecuencia no debe estar integrado como sustento

normativo del trámite.

Así mismo, es necesario observar que la firma de un

acuerdo de corresponsabilidad entre el DPS y el

Ciudadano y la firma del contrato laboral entre la

empresa y el beneficiario, son actos to de naturaleza

voluntaria y contractual, donde las partes, en el

primero de ellos, supeditan la posibilidad de suscribir

el contrato laboral al cumplimiento de determinadas

obligaciones a cargo del potencial beneficiario. En

esta medida y dada la naturaleza contractual del

acuerdo, donde éste es ley para las partes, no existe

sustento normativo distinto al contenido mismo del

documento mediante el cual se condiciona la entrega

del empleo. Dicho acuerdo no está integrado al SUIT,

sólo se hace alusión en los pasos a la necesidad de

cumplir con las capacitaciones. En el segundo de los

actos, el contrato laboral, sus suscripción y la

vinculación laboral no depende totalmente de la

voluntad de la entidad, por lo que se hace necesario

dar claridad a este aspecto contractual dentro de la

descripción del trámite y su sustento normativo,

recordando para ello con los contratos laborales se

rigen en términos generales por las disposiciones del

Código Sustantivo del Trabajo.


113


A C M L

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



114

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT INF-2 INFORMACION Cargar toda la información en SUIT ADM-7 ADMINISTRATIVO Tercerización de las visitas ADM-9 ADMINISTRATIVO Eliminar los registros redundantes para la recepción del trámite TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades

NOR-2 NORMATIVO Adecuación del proceso en función de la naturaleza jurídica de la actuación

Tabla 2. Listado de Planes de acción


115

INFORMACION

Acción Actualizar datos en SUIT

ID INF-1

Descripción

Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

2 Semanas

Justificación

Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de quejas o reclamos relacionados con la información del

trámite


116


E18-12 Empleabilidad


1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


117

INFORMACION

Acción Cargar toda la información en SUIT

ID INF-2

Descripción

Realizar un análisis de las características que componen un trámite y publicar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

4 Semanas

Justificación

El derecho de los ciudadanos a informarse implica que la información brindada cuente con atributos que garanticen la eliminación de barreras para acceder a los trámites y servicios que brinda el Estado, por lo que tal información debe responder a los principios de integridad y completitud, bajo los cuales el ciudadano puede obtener la claridad necesaria y suficiente para entender adecuadamente la manera en que debe dar cumplimiento a sus obligaciones o solicitar un pronunciamiento determinado, así como para tener certeza respecto al procedimiento, los tiempos de respuesta, los costos, las posibles interacciones y lo que recibirá como salida final de su solicitud. En esta medida, la ausencia de información en el SUIT o la presencia injustificada de campos en blanco o campos no diligenciados adecuada y coherentemente, supone la necesidad de acoger acciones, medios e instrumento que permitan controlar tanto al Departamento Administrativo de la Función Pública como a la propia entidad, la calidad de la información que se carga en el sistema, evitando que el ciudadano se enfrente a barreras por ausencia total o parcial de información.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x x x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Encuestas a ciudadanos sobre

cómo se informó de los requisitos y pasos para realzar el trámite


118


E18-10 Verificación del estado de vinculación de usuarios a la estrategia UNIDOS


1 El proceso de inscripción de un trámite en el SUIT debe comenzar con el análisis de la información que caracteriza al trámite. Este análisis debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos a publicarse en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimiento establecido para la inscripción del trámite en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


119

ADMINISTRATIVO

Acción Tercerización de las visitas

ID ADM-7

Descripción

Adelantar un convenio o contrato con una entidad o empresa para que se encargue de realizar las visitas de campo. Permitiendo por un lado, liberar tiempo al funcionario de la entidad, y por otro volver eficiente el proceso de las visitas como consecuencia de las economías de escala que se generan al agrupar en una sola empresa la realización de visitas de campo que no requieren de un alto nivel de experticia.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de

planeación

ADMINISTRATIVO

12 Meses

Justificación

La realización de las visitas por parte del personal de la entidad incurre en un esfuerzo de tiempo y costo para la entidad. Si el propósito de las visitas no incurre en temas estrictamente técnicos ni de decisión estos pueden ser realizados por un tercer actor. Esta situación se observa en varias entidades dentro de una misma zona geográfica, lo cual genera una oportunidad para concentrar estos esfuerzos en una sola empresa que aproveche los requerimientos de visitas de varias entidades optimizando las rutas de visitas y los costos implicados.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales de la entidad y

de otras en la misma zona geográfica

x Planeación

2 Diseñar nuevos procesos

x x Planeación

3 Analizar la viabilidad técnica y económica

x Planeación

4 Contratar proveedores x x x x Contrataciones

5 Implementar nuevos procesos

x x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

ALTO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

cada trámite


120


E18-6 Inscripción de enfoque diferencial étnico (iraca) E18-12 Empleabilidad


1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que gestiona la entidad e identificar los que requieren la realización de visitas de carácter no técnico y sin toma de decisión. Estos procesos son los que implican el desgaste en tiempo y costo por que los funcionarios deben realizar las visitas dejando de cumplir con el resto de pasos que requieren de ellos para otros trámites en la entidad. Este proceso se puede consensuar con otras entidades en la misma zona geográfica para identificar sinergias. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la realización de la visita.

2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a que las visitas sean realizadas por un tercero y no por los propios funcionarios. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.

3 Con base en la información elaborada de los procesos actuales y los deseados se debe realizar un estudio de viabilidad económica y técnica para identificar las necesidades y posibilidades de inversión para que se puedan implementar los procesos futuros. En este punto es importante estar coordinados con el resto de entidades interesadas en la misma zona geográfica. Ya que se crea mayor demanda y masa crítica para la contratación del servicio externo.

4 Redactar los pliegos de condiciones para poder realizar la contratación de la entidad externa. Estos estarán basados en los procesos futuros. Es importante considerar las herramientas de TI para el cruce de información entre la entidad y la empresa a contratarse.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado y la inclusión de la empresa contratada. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


121

ADMINISTRATIVO

Acción Eliminar los registros redundantes para la recepción del trámite

ID ADM-9

Descripción

Implementar la conectividad del sistema de gestión de ventanilla con cada una de las áreas, evitando tener que realizar dos veces la recepción, verificación y escaneo de documentos. Si desde la ventanilla única de la entidad se carga la información al sistema para que cree el expediente en la entidad o área determinada se elimina la duplicidad de actividades.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de

planeación

ADMINISTRATIVO

6 Semanas

Justificación

El paso del registro del trámite por varias ventanillas no aportan valor al fin del trámite. Por otra parte, una premisa para la racionalización de trámites es eliminar los registros en formato papel y pasar a digitalizados en el sistema.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar los procesos actuales

x Planeación / Director del área

misional

2 Diseñar nuevos procesos x x

Planeación / Director del área misional

3 Implementar x x x

Planeación / Director del área misional

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

cada trámite


122


E18-8 Inscripción al programa más Familias en Acción


1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que realiza la entidad e identificar los que requieren el paso por varias ventanillas antes de llegar al funcionario asignado de la realización del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se evidencia el registro en papel de las solicitudes.

2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la digitalización del expediente en la primera ventanilla. El escaneo se realizará con un equipo adecuado, a su vez se debe crear el inicio del trámite en el portal web (que ya debe estar desarrollado) y adjuntar la documentación para que desde este punto el trámite sea completamente virtual. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado. Para esto es importante tomar en cuenta que para este punto ya se realizó el plan de acción para la implementación de un sistema de radicación digital vía web. Se puede usar como base el presente estudio que analizó solo algunos trámites de la entidad.

3 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


123

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


124


E18-4 Jóvenes en Acción E18-8 Inscripción al programa más Familias en Acción E18-11 Emprendimiento individual E18-12 Empleabilidad


1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


125

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

ID TEC-3

Descripción

Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales x x Planeación

2

Definir documentación necesaria por trámite y tipo

de información (imagen, texto, checklist, etc.)

x x x Planeación

3 Estrategias de almacenamiento

x Sistemas

4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión

x x Sistemas

5 Gestionar los servicios de desarrollo

x x x Sistemas

6 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tamaño en MB de los documentos totales

almacenados

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada trámite

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada usuario


126


E18-4 Jóvenes en Acción E18-8 Inscripción al programa más Familias en Acción E18-11 Emprendimiento individual E18-12 Empleabilidad


1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.

3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).

4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.

5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


127

INTEROPERABILIDAD

Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades

ID INT-1

Descripción

Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.

Líder

Categoría

Duración total Jefe Área Responsable de

Sistemas y Tecnología

INTEROPERABILIDAD

18 Meses

Justificación

Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.


1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Responsable

1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico

x Jefe Oficina Planeación de la

entidad

2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad

x x x x x x x x

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

3

Elaborar el plan de acción específico para cada

modelo de interoperabilidad que se acoja

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

4 Elaborar y suscribir convenios

Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite

con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina

Jurídica

5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área

Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la

entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano

6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo

modelo

Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de

Oficina de Servicio al Ciudadano

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

MEDIO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3 No. de requisitos

documentales exigidos antes de la intervención

vs. No. de requisitos documentales

sustituidos por medios de intercambio de

información

No. de convenios o acuerdos suscritos que se

encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la

intervención vs. No. de convenios o acuerdos

suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados

después de la intervención

No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de

entidades con las que se interopera después de la

intervención


128


E18-4 Jóvenes en Acción


1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.

2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.

3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.

4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.

5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.

6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.


129

NORMATIVO

Acción Adecuación del proceso en función de la naturaleza jurídica de la actuación

ID NOR-2

Descripción

Intervenir el ordenamiento jurídico reglamentario y/o eliminar prácticas o interpretaciones institucionales que distorsionan la naturaleza del procedimiento o actuación, para armonizarlo y ajustarlo de acuerdo a su naturaleza con las normas aplicables que regulan el derecho fundamental de petición en cuanto a interacciones y accesibilidad, requisitos y/o condiciones, requisitos documentales, plazos de respuesta y/o costos, según el caso.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

NORMATIVO

4 Meses

Justificación

Se justifica la aplicación de este plan de acción para aquellos procedimientos que de acuerdo a la normatividad integral aplicable al mismo, tienen una naturaleza jurídica distinta que no permite tipificarlos en estricto sentido, como un trámite exigible al ciudadano ni como una actuación oficiosa a cargo de la entidad pero que están cobijados, de manera total o parcial, por las normas que regulan en el derecho fundamental de petición.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el diagnóstico regulatorio

x Abogado de apoyo al área

responsable del trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x Abogado de apoyo al área

responsable del trámite

3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la entidad o su delegado

para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad o su delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x Director Área responsable

del trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de servicios o programas que deben intervenirse en función

de tipificar adecuadamente su

naturaleza vs. No. de servicios o programas ajustados a la normas de procedimientos que regulan el derecho de

petición

No. de servicios o programas integrados al SUIT vs No. de

servicios o programas ajustados y actualizados en el SUIT


130


E18-4 Jóvenes en Acción E18-6 Inscripción de enfoque diferencial étnico (iraca) E18-8 Inscripción al programa más Familias en Acción E18-11 Emprendimiento individual E18-12 Empleabilidad


1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Producir textos regulatorios que fijen con claridad la naturaleza jurídica que corresponde a la actuación y permitan ajustar sus procedimientos en lo que corresponda, a las normas que regulan el derecho fundamental de la petición, bajo la claridad de diferencias que la tipificación de la actuación no responde a la de un trámite sino a la de un servicio o programa.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y su eliminación como trámite exigible al ciudadano. Comprende validar y ajustar el texto versus proceso y procedimiento acogido, bajo la condición de eliminar totalmente la exigibilidad de la actuación como trámite a cargo del ciudadano.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de la entidad, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimiento modificados de ser este el caso. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la eliminación del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad, y su definición/ajuste en éstos como servicio o programa del Estado.


131

5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto a la parte normativa, se encontró que los procedimientos relacionados con esta entidad tienen

sustento en las funciones y competencias de la entidad, sin embargo, desde el ámbito jurídico no cuenta

estrictamente con normas que permitan catalogarlos como trámites sino más bien como servicios o

programas que permiten el acceso a servicios sociales del Estado, por lo que a la hora de traducir sus

elementos esenciales como trámite, deben acogerse las normas aplicables al derecho fundamental de

petición, lo que en la práctica no resulta del todo ajustado respecto al procedimiento acogido por la

entidad, a los plazos de respuesta y a las salidas de los mismos.

A excepción de la inscripción a los Programas Jóvenes en Acción y Familias en Acción, que reportan el

procedimiento en términos de una inscripción, los restantes incorporan una lógica de servicio cuya

1 9

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❸ Adecuada

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del

Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del


La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los médios básicos de comunicación


El proceso no excesivamente complejo e involucra a pocos actores


132

finalidad es la obtención de una ayuda monetaria, la cual requiere para su materialización de una serie de

actividades posteriores a la inscripción, cuya responsabilidad está en cabeza del potencial beneficiario o

de terceros, de forma tal que su cumplimiento no reposa en el resorte de la entidad exclusivamente y

como tal, no resultan aplicables las normas del derecho de petición pues la naturaleza del Programa

implica acuerdos y voluntades, cumplimiento de compromisos y responsabilidades e incluso, materializar

tales en instrumentos que desbordan el derecho de petición, llegando en algunos casos a consolidar

instrumentos jurídicos contractuales como sucede en el caso del Programa de Empleabilidad.

En este sentido, podría decirse que como trámites del DPS podrían ajustarse las fases de inscripción a

los Programas, especificando tiempos y respuestas que se obtiene, pero una vez se concluye esta fase,

las actividades posteriores surgen como mecanismos de corresponsabilidades que no puede ser acogido

estrictamente como un trámite, lo que dificulta su entendimiento y distorsiona la información que se

brinda al ciudadano, pues se repite, no resulta claramente diferenciada la fase que corresponde a un

trámite de la fase que corresponde al cumplimiento voluntario de compromisos adquiridos para acceder a

los beneficios efectivos de los programas.

Teniendo en cuenta la población objetivo, debería permitirse la realización de algunos trámites por vía

electrónica, a la par de garantizar que los usuarios que no cuenten con acceso a internet o a un

dispositivo, puedan hacerlo mediante alguna alternativa mejor.

departamento de la prosperidad social€¦ · departamento de la prosperidad social 5 1.2 objetivos...

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