DASAR-DASAR PENGAWASAN

Pengertian pengawasanAdalah: fungsi manajemen yang mengukur dan mengkoreksi

semua kegiatan dan memastikan bahwa tujuan dan rencana organisasi tercapai. Berkenaan dg cara-cara membuat kegiatan sesuai dengan rencana. Menunjukkan adanya hubungan yang erat antara perencanaan dan pengawasan. Juga dengan fungsi lainnya (penggorganisasian dan pengarahan / penggerakan).

Tipe-tipe pengawasan :

1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control): Dirancang untuk mengantisipasi masalah/ penyimpangan dari standar /tujuan dan memungkinkan untuk dilakukan koreksi sebelum tahapan kegiatan tertentu diselesaikan. Mendeteksi masalah sehingga dpt mengantisipasi untuk mengambil tindakan sebelum terjadi.

2. Pengawasan bersamaan kegiatan (concurrent control): dilakukan selama kegiatan masih berlangsung. Karenanya diperlukan kesepakatan syarat dan prosedur yang harus dipenuhi sebelum melanjutkan kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik (feedback control): Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab terjadinya penyimpangan dari rencana / standar yang telah ditetapkan guna mendptkan tindakan koreksi untuk kegiatan serupa pada masa akan datang. Bersifat historis

Tahap-tahap dalam proses pengawasan :1. Penetapan standar pelaksanaan:

Standar: Suatu pengukuran yang digunakan sebagai ukuran untuk penilaian hasil.

a. Standar fisik: kuantitas dan kualitasb. Standar moneter: dlm rupiah (biaya, laba)c. Standar waktu: batas waktu pekerjaan.Standar kuantitas: memungkinkan untuk dpt dikomunikasikan dgn anggota organisai.Standar kualitas: lebih sulit dicapai tetapi penting untuk diawasi (standar-standar yang berkaitan dg personalia)

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan: Beberapa pertanyaan penting yang dapat digunakan: berapa kali (how often); dalam bentuk apa (what form) dan siapa (who) yang akan terlibat.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan: Beberapa cara pengukuran: pengamatan; laporan-laporan; metoda-metoda otomatis; inspeksi, pengujian.

4. Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

5. Pengambilan tindakan koreksi melalui:• Mengubah standar mula-mula• Mengubah pengukuran pelaksanaan• Mengubah cara dalam menganalisa penyimpangan

Pentingnya pengawasan1. Perubahan lingkungan organisasi : adanya

PP, tehnologi & inovasi baru dsb2. Peningkatan kompleksitas organisasi:

Semakin besar organisasi perlu pengawasan yg lebih

3. Kesalahan-kesalahan: yang dilakukan bawahan

4. Kebutuhan manajer mendelegasikan wewenang:diperlukan untuk memeriksa pelaksanaan tugas bawahan

Karakteristik-karakteristik pengawasan efektif :

1. Akurat : Data tidak akurat, sistim pengawasan dpt keliru mengambil tindakan koreksi bahkan dpt menciptakan masalah baru

2. Tepat-waktu: Evaluasi dan perbaikan harus dilakukan secepatnya

3. Obyektif dan menyeluruh: Informasi mudah dipahami dan bersifat obyektif

4. Terpusat pada titik-titik penugasan strategik: harus terpusat pada bidang-bidang yang paling sering terjadi penyimpangan yang berakibat kerusakan fatal.

5. Realistik secara ekonomi: menyangkut biaya pengawasan yang lebih rendah.

6. Realistik secara organisasional: 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi:

informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukan

8. Fleksibel : harus fleksibel untuk memberikan tanggapan/reaksi thd ancaman atau kesempatan yang ada

9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional: pengawasan efektif harus menunjukkan deteksi & tindakan koreksi yang harus diambil

10. Diterima anggota organisasi: mampu mengarahkan pelaksanaan kerja dan mendorong tanggung-jawab.

Metoda Pengawasan :

1. Pengawasan Non-kuantitatif: Mengawasi keseluruhan (overall) organisasi. Tehnik-tehnik yang digunakan :• Pengamatan• Inspeksi teratur dan langsung• Pelaporan lisan dan tertulis• Evaluasi pelaksanaan• Diskusi antara pimpinan dan bawahan

2. Tehnik pengawasan kuantitatif :• Anggaran (budget)• Audit • Analisa Break-even• Analisa Rasio: likuiditas; profitabilitas; aktifitas• Bagan / teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan

seperti PERT (Program Review Technique); CPM (Critical Path Method)