curs4 - interclasarea
DESCRIPTION
informaticaTRANSCRIPT
INTERCLASAREA
Jecan Sergiu
Curs 4 – Drawing si Interclasarea (16 – 20 martie 2009)Curs 10 – Powerpoint si Outlook (4 – 8 mai 2009)Curs 13 – Retele de calculatoare (25 – 29 mai 2009)
Reactualizare cunostinte
Header Insert Picture Creare scrisori
=> o metoda simplista de management a documentelor
De ex: o firma trebuie sa trimita felicitari de sarbatori la toti angajatii
Definitie
Interclasarea, înlănţuirea sau fuzionarea, reprezintă operaţia prin care două sau mai multe fişiere sunt prelucrate împreună în vederea realizării unui nou fişier, conform unor criterii specificate.
Sablon
Baza de date:
Acces, Excel, Word, contacte, etc
Documentul interclasat
Actori
şablonul, sau documentul principal, care este un document cu un anumit format ce conţine text, eventuale elemente grafice şi denumiri de câmpuri de date,
sursa de date, care împreună cu şablonul, constituie intrările, şi
documentul interclasat (desfăşurat, ieşirea), adică un document rezultat în urma aplicării şablonului asupra unei părţi sau întregii surse de date, într-o ordine oarecare.
Etapele interclasarii
Editarea formatului şi a părţilor fixe ale şablonului,
Crearea sau încărcarea sursei de date, Inserarea câmpurilor de date în cadrul
şablonului, Aplicarea criteriilor de filtrare şi ordonare
asupra sursei, Obţinerea documentului interclasat.
Realizarea interclasarii
Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard…
Wizard -> 6 pasi
Pasul 1 – Selectarea tipului de document
Scrisorile (Letters) – nu necesita un format special al hartiei, iar fiecare scrisoare incepe pe pagina noua
Mesajele e-mail (E-mail messages) – crearea unor mesaje electronice personalizate
Plicurile (Envelopes) – dimensiunea unui plic; adresa expeditorului e identica, adresa destinatarului e diferita
Etichetele (Labels) – pentru produse; necesita imprimante speciale
Cataloagele (Directory) – nu sunt pe pagini diferite precum scrisorile
Alegerea tipului de document
• Exista 6 pasi care trebuie urmati
• Se trece la pasul urmator cu Next
• Se poate reveni la pasul anterior cu Previous
Pasul 2 – Alegerea documentului pentru sablon
Documentul curent (Use the current document)
Sablon predefinit (Start from a template)
Document preexistent (Start from existing document)
Pasul 3 – Stabilirea si selectarea sursei de date
O bază de date deja creată (Use an existing list) – se pot utiliza fisiere Word, Excel, Access, fisiere text, baze de date
Datele de contact din Microsoft Outlook (Select from Outlook contacts)1
O nouă bază de date (Type a new list) – o baza de date Access
1Funcţionează doar dacă acest utilitar de mail este instalat şi selectat ca fiind programul implicit de gestionare a corespondenţei electronice.
Crearea sursei de date
Utilizarea unei baze de date deja existenta
Pasul 4 – Elaborarea sablonului
Presupune redactarea propriu-zisă a şablonului scrisorii, a mesajului electronic, a plicului, etichetei, sau a catalogului
Unde intervin elementele variabile (câmpuri) va trebui să utilizăm, fie link-ul More items... din panoul de sarcini, fie dacă afişăm paleta de componente Mail Merge, butonul Insert Merge Fields
Elementele prevăzute între paranteze unghiulare sunt denumirile câmpurilor
Realizarea sablonului
Realizarea sablonului
Observaţie:Referirea unui element variabil nu se poate realiza prin tastare directă, ci doar prin una din modalităţile expuse anterior. Aşadar, introducerea tastată a unei denumiri de câmp între paranteze unghiulare va avea ca efect doar adăugarea textului respectiv în cadrul şablonului, şi nimic mai mult.
Inainte de generarea documentului final, este bine să se verifice modul în care codurile utilizate pentru câmpuri au fost sau nu înlocuite cu succes de către valorile memorate în cadrul sursei de date
Implicit, se va vizualiza prima înregistrare din sursa de date. Putem naviga între înregistrări, utilizând fie butoanele din bara de instrumente Mail Merge , fie cele din cadrul panoului de sarcini sau . Comutarea între afişarea codului şi valoarea care îl substituie se realizează la acţionarea butonului . Şi la acest pas se poate reveni asupra editării sursei de date şi a criteriilor, precum şi eventuala excludere a unor intrări din această sursă (Exclude this recipient). După efectuarea tuturor modificărilor se poate realiza interclasarea documentelor: Complete the merge ...
Pasul 5 – Previzualizarea documentului
Pasul 6 – Finalizarea procesului de interclasare
Conţinutul panoului de sarcini poate diferi in functie de alegerea de la pasul 1. Astfel, în cazul scrisorilor tradiţionale găsim link-ul Edit individual letters ..., a cărui rezultat final va fi crearea unui document care să conţină toate scrisorile individualizate, conform criteriilor menţionate, fiecare scrisoare începând la pagină nouă.
Se recomandă salvarea atât a şablonului, cât şi a documentului rezultat, în vederea utilizării lor ulterioare, şi evident, în vederea imprimării scrisorilor.
Documentul interclasat
Studiu de caz
Sablonul Word Sursa de date Documentul interclasat
TEMA: realizarea unor felicitari de Pasti pentru angajati.